www.essentialconnection.nl
HOE OVERWIN IK FOCUSVERLIES (over focus en discipline) uit de serie SLEUTELTIPS
Om te weten waar we de oplossing voor een probleem kunnen vinden, zullen we eerst moeten weten waar de oorsprong ligt. Dus stellen we ons de vraag ...
HOE KOMT HET DAT WE ONZE FOCUS VERLIEZEN? Eigenlijk is het niet eens zo moeilijk om dat te achterhalen. Stel jezelf eens de volgende vragen: -
Waar doe ik het ook alweer voor? Waarom besloot ik zus en zo te doen? Welke doelen en resultaten had ik voor ogen?
pag. 2
WORD JE WEER BEWUST VAN HET WAAROM Je kunt je al gauw in de waan van de dag verliezen. Je bent elke dag gefocust op doelen die je in subdoelen hebt opgesplitst, om het beheersbaar en overzichtelijk te houden. Focussen op wat je vandaag moet en kunt doen is essentieel om je niet te verliezen in alleen de leuke dingen van het ondernemen. Leef je je te veel uit in je talenten, dan kost het je meer tijd dan strikt nodig is. Nieuwe producten bedenken kan je sterke kant zijn, net als netwerken en kunnen verbinden. Creatieve oplossingen bedenken voor typische problemen van je doelgroep is een leuke sport; en als een stoomtrein stappen zetten omdat je graag snel vooruitgang ziet kan in eerste instantie bevredigend zijn. Maar als je vooruitgang wildgroei blijkt te zijn in plaats van gerichte groei, dan sla je de plank mis. Met andere woorden, wanneer je teveel tijd spendeert aan alles wat je goed afgaat en waar je veel plezier aan beleeft, dan gaat dat ten koste van zaken die belangrijker en urgenter zijn. “Is het dan niet belangrijk om passie een hoofdrol te geven als je in je kracht wilt blijven?” hoor ik je al zeggen. En je hebt gelijk, alleen is enige nuancering wel aan de orde. Alleen maar leuke dingen doen is natuurlijk leuk, maar zoals met alles, is er ook een andere kant van het verhaal. Het is onmogelijk om in balans te blijven wanneer de weegschaal naar één kant uitslaat. Tegenover leuk staat niet leuk of minder leuk. Aan die kant van de weegschaal staan zaken als verplichtingen of acties en minder leuke beslissingen nemen die het leuke dingen doen rechtvaardigen of mogelijk maken. Al wat je doet én niet doet hoort in dienst te staan van je hogere doel. Soms lijken acties, beslissingen en keuzes niet direct je hogere doel te dienen. En als je dan daaraan te veel tijd spendeert, kan het voorkomen dat je op een gegeven moment niet meer weet waarom of waarvoor je iets doet. Je focus heeft zich verschoven van je hogere doel naar subdoelen op een zodanige manier dat het hogere doel nog slechts een vage schim is.
pag. 3
Wil je je focus behouden op een manier die ertoe doet, focus je dan weer op het grote waarom van de richting de je gekozen hebt te gaan. Weet je weer wat je ogen doet schitteren, je hart sneller doet pompen en je handen doet jeuken? Dan is het gemakkelijker om je aandacht gericht te houden op datgene wat nodig is om dat hogere doel te bereiken.
HOE BLIJF IK GEDISCIPLINEERD EN GEFOCUST Begin elke werkdag met bewust aandacht te geven aan het grote waarom. Wat helpt (zeker als je een beelddenker bent) is een vision board maken en dat in het zicht hangen. Voor een ander kan een A4 met een korte motiverende tekst goed werken.
1. VRAAG JE JE BIJ ELKE ZET AF OF HET JE DOEL DIENT Een van de dingen die ikzelf ben gaan doen is op een strookje papier de woorden DIENT HET MIJN DOEL schrijven. Dat strookje ligt bovenaan op het toetsenbord. Aangezien ik veel op de laptop werk, is dat een perfecte plek voor een reminder aan mijn hogere doel. Kopieer je dit voorbeeld en confronteer je jezelf met deze boodschap, dan geef je jezelf de gelegenheid jezelf af te vragen of dat wat je van plan bent te gaan doen werkelijk je doel dient. Je wordt je weer bewust(er) van je doel achter je acties. Dient wat je wilde doen niet je doel, dan kan je snel je aandacht terugbrengen naar wat wel voor je werkt. Naar acties die je in een rechtere lijn vooruit laat bewegen naar je doel.
pag. 4
2. INTERNETTEN EN SOCIAL MEDIA OP GEZETTE TIJDEN Is internetten een dagelijkse must, reserveer daarvoor dan standaard een half uur tot maximaal een uur aan een stuk. Verzamel informatie en post één of twee berichten c.q. reacties op andere posts en concentreer je daarna weer op andere taken van de dag. Heb je e.e.a. van je to-do-list af kunnen strepen, dan kun je aan het eind van de dag of ’s avond nog even internetten. Een marketingactie via social media geef je natuurlijk wel aandacht zolang als noodzakelijk. TIP: maak een template, zodat je telkens alleen nog maar de content hoeft te bedenken, maar niet meer de procedurele stappen. Het bespaart je tijd.
3. MAILBOX CHECKEN NIET VAKER DAN 3X Check je mailbox op maximaal drie standaardtijden, bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag, aan het eind van je lunchpauze en aan het eind van de dag. Check beslist niet tussendoor, dat haalt je uit je workflow en kilt je momentum.
4. MAILS BEANTWOORDEN - Mails die beantwoord moeten worden en die je in max. 4 à 5 minuten kunt afwerken, doe je meteen. Doe dat wel in volgorde van urgentie. - Houd je reacties inhoudelijk volledig, maar zo kort mogelijk. - Mails ouder dan een maand kun je het beste verwijderen. Ze verstoppen je mailbox en het geeft je alleen maar een schuldgevoel telkens wanneer je ze ziet. Natuurlijk heb je de belangrijke en urgente mails wel al beantwoord. Dus huppetee, weg ermee met oude mails en schuldgevoel.
5. ZORG VOOR RUST Zorg ervoor dat je ongestoord kunt werken. Elimineer alle afleidingen. Zet je mobiel op stil en hanteer vaste belmomenten. Geef in je voicemail aan op welk moment je telefonisch bereikbaar bent. Doel is om zoveel mogelijk rendement te halen uit je workflow. Eenmaal in een flow ben je in staat om veel meer werk te verzetten dan wanneer je telkens in je momentum gestoord wordt. Onthoud, de wetenschap zegt dat het zo’n 20 minuten duurt voordat je met je aandacht weer volledig terug bent waar je was gebleven. pag. 5
6. EEN DING TEGELIJK Vergeet multitasking, het is een illusie. Je kunt geen verschillende dingen tegelijk doen. Je kunt wel verschillende dingen snel afwisselen, waardoor het lijkt of je meer doet. Tijdefficiënt is het in ieder geval niet. Je bereikt meer én sneller door je te focussen op één taak tegelijk. Door je gerichte aandacht creëer je een degelijke snelheid van werken. Taken op je lijstje kun je sneller afvinken.
7. TO-DO-LIST IN YOUR FACE Zorg dat je je takenlijst van de dag in je blikveld houdt. Laat het niet in je to-dobakje of laat het niet verdwijnen in de stapel papieren op je bureau. Hoe beter het lijstje in beeld is, hoe beter je aandacht aan focus. Hoe duidelijker het voor je is wat je nodig moet doen, des te waarschijnlijker is het dat je je ertoe zet. En vergeet niet, afleiding krijgt pas een kans wanneer je het ‘waarom’ achter je acties niet meer scherp ziet.
8. EERST HET SNELLE WERK Werk eerst weg wat niet langer duurt dan een paar minuten. Bijvoorbeeld iets opzoeken (en je weet al waar je het kunt opzoeken); iemand een mailtje sturen met een bericht dat niet meer dan 4 à 5 minuten kost om het te schrijven; een telefoontje plegen dat niet langer dan 3 minuten hoeft te duren. Hoe meer je van deze snelle acties kunt uitvoeren, hoe fijner je je voelt omdat je al meerdere taken hebt kunnen afvinken en hoe minder erg wordt het oppakken van de tijdrovende zaken.
9. PRIORITEER DE MOEILIJKERE ZAKEN Heb je op een dag meerdere moeilijke of tijdrovende taken uit te voeren, verdeel dan het snelle werk. Doe een aantal snelle zaken voor de ene tijdrovende taak en een aantal voor de volgende tijdrovende taak. Door vóór het oppakken van een moeilijkere taak een reeks succesjes te boeken, is het gemakkelijker om aan die taak te beginnen.
pag. 6
Handel de meer aandacht vragende taken af op volgorde van urgentie en belangrijkheid. Schuif niet het meest vervelende werk naar achteren wanneer het urgent is.
10. HOUD HET OVERZICHTELIJK Zorg ervoor dat je leven niet warrig en je (werk)omgeving rommelig wordt. Overzie je het niet meer, ben dan niet verbaasd dat je lijf en je hoofd in opstand komen.
Ontspan op z’n tijd. Niet alleen in je vrije tijd, maar ook op je werkdag. Wanneer het je werk is om veel met je hoofd te werken, zoek dan een creatieve en/of sportieve uitlaatklep in je vrije tijd. Heb je een creatieve professie, zoek dan een sportieve hobby. Is je werk voornamelijk sportief of lichamelijk, lees dan eens een boek, surf op internet naar bijzondere wetenswaardigheden of sluit je aan bij een dialoog- of discussiegroep. Ben je in je werk zeer prestatiegericht en/of competitief, doe in je vrije tijd dan eens vrijwilligerswerk. Zit er teveel druk op je hoofd, ga dan eens (als dat mogelijk is) een uiltje knappen. 20 minuten is voldoende. Voel je niet schuldig, want het levert je veel meer op dan wanneer je nóg meer druk op jezelf legt en doorstoomt. Kies welbewust voor een stukje rust. Heb je geen sofa of bank in de buurt, ga dan naar buiten een frisse neus halen. Even een half uurtje lekker wandelen. Je kunt ook overwegen om 10-15 minuten te mediteren. Dat geeft ook hernieuwde rust in je hoofd.
pag. 7
Houd je kantoor en je bureau vrij van rommel. Heb je er moeite mee en ben je niet zo’n opruimerig type, agendeer dan het opruimen. Zorg dat je op z’n minst aan het eind van de week een vast moment hebt om een opgeruimd bureau of werkruimte te creëren. Doel: zorg dat je opgeruimd het weekend ingaat en opgeruimd de week begint.
11. HOUD DE VAART ERIN Een ieder heeft een eigen ritme en tempo. Wordt gewaar van jouw tempo. Is je tempo niet zo snel, zet er dan meer vaart achter. Ben je bewust van je tempo, telkens wanneer je een nieuwe taak uitvoert en stappen zet. Succesvolle mensen zijn vaak sneller dan de gemiddelde persoon in beslissingen nemen, in actie komen, stappen zetten en vooruitgang boeken. Door die ingebakken voortvarendheid is er weinig ruimte over voor aandacht voor afleidingen en alles wat er niet werkelijk toe doet. Geef daarom alles wat je doet (in dienst van je doel) meer energie. Oefening baart kunst. Op den duur zit het ook bij jou ingebakken en laat je je niet meer afleiden. Discipline en focus, was dat nou zo moeilijk?
12. START GEWOON Soms is het groter plaatje een beetje te groot, zeg maar gerust veel te groot. Het verlamt je omdat je te veel dingen ziet die moeten gebeuren. Realiseer je dat je vooruitgang boekt door telkens de eerste stap te zetten. Ga dan ook niet meer stappen willen zetten, dat levert alleen maar onnodige stress op. Houd je aandacht volledig bij die ene stap. Is dat klaar, neem dan pas de volgende stap.
13. VERGEET ALLES WAT JE WILT ONTHOUDEN Het is onzinnig en onbetrouwbaar om alles te willen onthouden. Het lukt je niet en is alleen maar vreselijk belastend. Het creëert stress en je kunt er hoofdpijn van krijgen. Schrijf op wat je niet wilt vergeten. Zo houd je je hoofd vrij voor het bedenken van oplossingen, strategieën, nieuwe ideeën en concepten.
pag. 8
14. GEBRUIK CHECKLISTS Je wilt geen stress, maar je wilt zeker niets vergeten. Alle details onthouden maakt je hoofd alleen maar zwaar, maak daarom checklists. Houd het niet bij enkele steekwoorden, maar maak ze compleet. Wordt de lijst erg uitgebreid? Dat geeft niet, je weet dan zeker dat je niets vergeet. Wellicht is het handig om die dingen die logischerwijs bij elkaar horen en elkaar opvolgen ook bij elkaar te houden. Voor de werkzaamheden die regelmatig terugkeren maak je een standaardlijst. Je hoeft de lijst dan alleen nog uit te printen. Het enige wat je dan nog hoeft te doen, is afvinken wat je hebt gedaan.
15. PLAN MORGEN VANDAAG Sluit de dag af met het plannen van 3 taken voor de volgende dag. Noteer dat op een stuk papier en hang of leg dat op een opvallende plek. Hiermee maak je het jezelf de volgende dag gemakkelijker om snelheid in je werktempo te brengen.
pag. 9
EN ALS LAATSTE Aan het eind van de dag loop je je dag na en kijk je wat je allemaal hebt kunnen wegstrepen. Complimenteer jezelf daarvoor. Beloon jezelf ook. Een lekker wijntje, een knabbeltje en je voeten op tafel kan al een traktatie zijn. Maar wat je ook doet of juist niet doet, zorg dat je je dag eindigt in een positieve stemming. De positieve energie die je hebt gecreëerd, werkt de volgende dag gewoon door. Dus have fun and enjoy! Ik wens je veel succes! Warme groet, Emmy
pag. 10
RESUMÉ
Start elke werkdag met een moment aandacht aan het grote waarom. Vraag je je bij elke zet af of het je doel dient. Ervan bewust zijn houd je gefocust. Beperk online activiteiten tot standaard 0,5-1 uur aan een stuk. Voor online marketing maak je een template voor de procedurele stappen. Check je mailbox op maximaal drie standaardtijden. Checken tussendoor haalt je uit je workflow en kilt je momentum. Beantwoord mails die snel beantwoord kunnen worden in volgorde van urgentie. En verwijder mails ouder dan een maand. Zorg ervoor dat je ongestoord kunt werken. Elimineer alle afleidingen. Het duurt 20 minuten voor je volledige aandacht terug is waar je was gebleven. Doe een ding tegelijk. Vergeet multitasking, het is een illusie. Door je gerichte aandacht creëer je een degelijke snelheid van werken. Zorg dat je je takenlijst van de dag in je blikveld houdt. Laat het niet in je to-do-bakje of tussen de stapel papieren verdwijnen. Werk eerst weg wat niet langer dan een paar minuten duurt. Het geeft je een instant succesgevoel waardoor het werk dat meer inspanning kost minder onaantrekkelijk lijkt. Prioriteer de moeilijkere zaken en verdeel het snelle werk. Houd het overzichtelijk door op tijd te ontspannen. De boog kan niet altijd gespannen zijn. Houd de vaart erin, dan is er weinig ruimte over voor aandacht voor afleidingen en alles wat er niet werkelijk toe doet. Start gewoon en houd je aandacht volledig bij die ene stap. Is dat klaar, neem dan pas de volgende stap. Vergeet alles wat je wilt onthouden, schrijf op wat je niet wilt vergeten. Gebruik checklists Sluit de dag af met het plannen van 3 taken voor de volgende dag. Aan het eind van de dag erken je je successen. Wat geen succes is accepteer je als feedback.
pag. 11
INTELLECTUEEL EIGENDOM De inhoud en de afbeeldingen zijn intellectueel eigendom van Essential Connection. GEBRUIKSRECHT Wil je een van de afbeeldingen ook gaan gebruiken, sein me dan even in. Met toestemming heb ik er geen probleem mee. Zonder toestemming maak je mij minder blij. Heb je belangstelling, mail me dan even voor welk medium je het wilt gebruiken en voor een o zo vriendelijk prijsje voorzie ik je van een exemplaar in een formaat dat daarvoor geschikt is. DE UITGAVE Dit e-boekje is een uitgave van Essential Connection uit de serie Sleuteltips. Wil je meer sleuteltips ontvangen, bezoek dan regelmatig de website en kijk of de volgende al beschikbaar is. Mis je een bepaald thema waar je belangstelling voor hebt, laat het dan weten. Als ik er iets mee kan, zal ik graag handige tips in een aanvulling uitbrengen. En dan zal ik je er persoonlijk van op de hoogte brengen.
pag. 12
ANDERE UITGAVEN
Titel: ONDERSCHEIDEND ONDERNEMEN IS ONDERNEMEN VANUIT JE KERN Dit e-boek is gratis te downloaden. Titel: ONDERNEMERSCHAP EN AUTHENTICITEIT De lancering van het fysieke boek is nog onbekend. Heb je interesse, dan kun je het wel al bestellen. Je ontvangt dan een exemplaar tegen de intekenprijs van € 17,50. Van de opbrengst gaat 10% van de winst naar stichting Play4Kids. Klik op de link om meer te lezen over de stichting die kansarme kinderen een toekomst biedt en die ik een warm hart toedraag. Als je als bedrijf een manier zoekt om uiting te geven aan je sociale betrokkenheid én je wilt je naamsbekendheid vergroten, bezoek dan de website voor meer info. Emmy Soplantila Essential Connection
[email protected] www.essentialconnection.nl Twitter / Facebook / LinkedIn
pag. 13
