Hoe kan uw overheidsorganisatie professionalisering en verduurzaming van het inkoopproces bewerkstelligen

“Hoe kan uw overheidsorganisatie professionalisering en verduurzaming van het inkoopproces bewerkstelligen”

“Hoe kan uw overheidsorganisatie professionalisering en verduurzaming van het inkoopproces bewerkstelligen”

UITWERKING VAN DE BESPROKEN WERKWIJZE

“HOE KAN UW OVERHEIDSORGANISATIE PROFESSIONALISERING EN VERDUURZAMING VAN HET INKOOPPROCES BEWERKSTELLIGEN” UITWERKING VAN DE BESPROKEN WERKWIJZE Geachte heer, Dit is het stappenplan dat wij voor u hebben gemaakt naar aanleiding van onze bespreking. Onderwerp van gesprek was de combinatie van professionalisering en verduurzaming van de inkoop voor uw overheidsorganisatie. Dit stappenplan dient ook als offerte. Uw overheidsorganisatie heeft de koers voor een duurzame toekomst vastgelegd. Daarbij moeten economische, ecologische en sociaal culturele ontwikkeling hand in hand gaan. Om haar ambities waar te maken heeft uw organisatie besloten om aan duurzaam inkopen een hoge prioriteit toe te kennen. Uw organisatie koopt jaarlijks voor ruim honderd miljoen producten, diensten en werken in. Bij het opstellen van de specificaties en de leverancierskeuze kunnen belangrijke duurzaamheidsdoelstellingen geïntegreerd worden in het inkoopproces. Uw organisatie staat voor de grote uitdaging om de haar beschikbaar gestelde middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Enerzijds wil zij het bedrijfsleven zo veel mogelijk stimuleren, anderzijds heeft uw organisatie zich doelen gesteld op het gebied van duurzaamheid. Deze combinatie van doelen nemen wij als uitgangspunt voor de aanpak van de professionalisering van de inkoopfunctie en het realiseren van duurzame inkoopresultaten. De ontwikkeling van duurzame inkoop is gebaat met professionele inkoop. De ambitie van u is efficiency en verduurzaming hand in hand te laten gaan. Daarbij zijn goede hulpmiddelen nodig. Welke hulpmiddelen effectief zijn, zullen wij in onze aanbevelingen aangeven en motiveren. De ontwikkeling zal dan, in samenwerking met u in de implementatiefase worden opgepakt.

ELKE VERANDERING START MET AMBITIE Samen met de Groene Zaak organiseerde u met De Groene Zaak een rondetafel gesprek over het versnellen van de verduurzaming van de Nederlandse economie. Het doel was zicht te krijgen op de huidige praktijk van het duurzaam ondernemen en de mogelijkheden om een impuls te geven aan (de toepassing van) duurzame innovaties. Dit rondetafelgesprek was het startpunt van het contact tussen u w organisatie en Joost Reedijk (GreenConsultant). De gesprekken die daarop volgden leidden tot het verzoek om dit voorstel aan uw overheidsorganisatie

Wij bieden dit voorstel met veel plezier aan en hopen dat het aansluit bij de ambitie die wij in de gesprekken mochten proeven. Joost Reedijk, Gert Walhof. Datum

Green-Consultant [email protected] - Tel. 06-51861495 Triodos Bank NL17TRIO0254755585 - KvK 58024565 - BTW nummer NL070503849B01

1

GRAFISCH OVERZICHT STAPPENPLAN De duur van de stappen 1 en 3 zijn goed te overzien en daardoor in te plannen. De duur van de stappen 2 en 4 worden vooral beïnvloed door uw organisatie en haar besluitvorming. Mogelijke ondersteuning bieden wij bij deze stappen graag aan op basis van nacalculatie. De duur van stap 5 wordt uitgewerkt in stap 3. Stap 5 willen wij graag begeleiden. In stap 5 worden de resultaten van onze samenwerking met uw organisatie verzilverd.. Met onze directe betrokkenheid nemen wij graag mede verantwoordelijkheid voor de implementatie (stap 5). Wij zien de implementatiefase als een belangrijke en intensieve fase die door een interne projectleider, goed ingeregeld en gestuurd moet worden.


2

BESCHRIJVING STAPPENPLAN STAP 1. o

o

Resultaten: Een helder gestructureerd overzicht van de ambities van de Provincie op het gebied van inkoop en duurzaamheid. Deze ambities plaatsen wij in het rapport naast hetgeen er tot nu gerealiseerd is door de Provincie op dit gebied. Tevens krijgt u inzicht in de mate van professionaliteit van de inkoopfunctie zoals deze nu functioneert. Heldere aanbevelingen over hoe de inkoopfunctie verder te professionaliseren. Een overzicht van welke resultaten op het gebied van duurzaamheid mogen worden verwacht en de randvoorwaarden die van belang zijn. De aanbevelingen zijn praktisch van aard. Doorlooptijd 4 weken.

STAP 2. o o

Resultaten: Een beoordeling van en besluit over de aanbevelingen door de opdrachtgever. Format voor het implementatieplan. De doorlooptijd is, met een slag om de arm, 4 weken.

STAP 3. o

o

Resultaten: Gefaseerd implementatieplan. In het plan zijn de doelstellingen SMART geformuleerd. Alle doelen voorzien wij van een schatting van de benodigde inspanningen door medewerkers van de provincie en eventuele externe ondersteuning. Afhankelijk van een projectgerichte of meer programmagerichte aanpak zal het plan zoveel mogelijk inzicht geven in de te verwachten kosten voor interne medewerkers en externe ondersteuning. Doorlooptijd 4 weken.

STAP 4. o

o

Resultaten: Beoordeling van en besluit over het implementatieplan door de opdrachtgever. De planning van dit beoordelingsmoment zullen we afstemmen op de begrotingscyclus van de provincie. Hierdoor kunnen financiele consequenties meegenomen worden in de voorbereiding voor de begroting 2012. De doorlooptijd is, met een slag om de arm, 3 weken.

STAP 5. o

Resultaten: Uitgevoerd implementatieplan. De doorlooptijd is sterk afhankelijk van de aanbevelingen en de gekozen aanpak. Wij hebben de planning tot eind 2012 door laten lopen aangezien veranderingen doorlooptijd vragen en “tijdens de verbouwing de winkel open moet blijven”.


3

WAAROM GERT EN JOOST? Joost Reedijk is een gedreven, dienstbare en resultaatgerichte persoonlijkheid. Hij is eigenaar van het bedrijf Green-Consultant. Met zijn bedrijf is hij partner van de Groene Zaak. Hij heeft een grote veranderkundige kennis en ervaring opgedaan in commerciële- en overheidsorganisaties. Hij treedt meestal op als interim project/implementatie/proces manager. Gert Walhof combineert de activiteiten als adviseur en interim manager met zijn werk als Lector Inkoopmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen. Als adviseur houdt hij zich vooral bezig met vraagstukken op het gebied van het ontwikkelen van inkoopprofessionaliteit (proces en organisatie) en samenwerking. Hij heeft opdrachten uitgevoerd bij publieke- en private organisaties. Meer informatie is te vinden op www.gertwalhofadvies.nl . De combinatie van Joost Reedijk, Green-Consultant en Gert Walhof levert uw organisatie actuele kennis en ervaring op het gebied van duurzaamheid en inkoop op. Joost en Gert zijn praktisch ingesteld en resultaatgericht. Ze zijn gewend om samen te werken in grote complexe organisaties. Zij hebben een actief netwerk op inkoop- en duurzaamheidsgebied. Beiden maken deel uit van het inkopersnetwerk SEPP (www.sepp.nu).

VOORWAARDEN EN CONDITIES         

Contractpartij is Green-Consultant Green-Consultant maakt afspraken met gertwalhofadvies voor de uitvoering van dit project. Werktijd tijdens OV-tijd wordt gedeclareerd volgens de GC-norm Fixed-price onderdelen worden tot 70% van het afgesproken bedrag gefactureerd, 30% wordt gefactureerd bij oplevering van het afgesproken product. Facturering eind van de maand op basis behaalde resultaten Betaling binnen 30 dagen na ontvangst factuur. Wij gaan er van uit dat sleutelmedewerkers voor ons bereikbaar zijn en geïnterviewd kunnen worden over inkoop- en duurzaamheidsonderwerpen. Wij stellen het bijzonder op prijs als de provincie secretariële ondersteuning biedt om de afspraken tussen ons en haar medewerkers te maken. De fixed-price onderdelen bieden wij aan op basis van de randvoorwaarde dat een aantal (inkoop)documenten voor ons ter inzage beschikbaar is. Het betreft de laatste exemplaren van het inkoopbeleidsplan, het inkoopjaarverslag, de categorie indeling van producten en diensten en een spend-analyse.

KOSTEN EN GLOBALE DOORLOOPTIJD


4

• Inventarisatie stappen a t/m g, doorlooptijd 4 weken • Fixed price : € bedrag ,= Stap 1

• Besluit over aanbevelingen, doorlooptijd 4 weken • Naar behoefte o.b.v. nacalculatie en alleen na overleg Stap 2 • Implementatieplan doorloop ruim 4 weken • Fixed price: € bedrag ,= Stap 3 • Besluit over implementatieplan, doorlooptijd 4 weken • Naar behoefte o.b.v. nacalculatie en alleen na overleg Stap 4 • Uitvoering implementatieplan t/m eind 2012 • Naar behoefte en o.b.v. aanvullende offerte Stap 5

Joost Reedijk

Voor akkoord: uw handtekening

Namens Green Consultant

Namens uw organisatie Datum:


5

Hoe kan uw overheidsorganisatie professionalisering en verduurzaming van het inkoopproces bewerkstelligen

Recommend Documents