Het programma Een Leven Lang Leren Gids 2012

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I

Het programma Een Leven Lang Leren Gids 2012 Deel I: Algemene bepalingen

http://ec.europa.eu/llp

1

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Inhoud 1.

ALGEMEEN OVERZICHT VAN HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN...................... 3 1.A. 1.B. 1.C. 1.D. 1.E. 1.F.

2.

WAT IS DE LEVENSCYCLUS VAN EEN PROJECT? ........................................................................ 17 2.A. 2.B. 2.C.

3.

DE ADMINISTRATIEVE CYCLUS............................................................................................................... 17 DE FINANCIËLE CYCLUS ......................................................................................................................... 18 GELDENDE REGELS ................................................................................................................................ 18

WAARUIT BESTAAN DE INDIEN- EN SELECTIEPROCEDURES? ............................................... 21 3.A. 3.B.

4.

WAT IS DE STRUCTUUR VAN HET PROGRAMMA?...................................................................................... 5 WELKE ACTIECATEGORIEËN WORDEN ONDERSTEUND?............................................................................ 8 WELKE LANDEN NEMEN DEEL AAN HET PROGRAMMA?.......................................................................... 10 WIE KAN DEELNEMEN? .......................................................................................................................... 11 WIE DOET WAT?..................................................................................................................................... 12 ENKELE BASISBEGRIPPEN ....................................................................................................................... 15

PROCEDURE VOOR HET INDIENEN VAN SUBSIDIEAANVRAGEN ............................................................... 21 PROCEDURE VOOR DE EVALUATIE EN SELECTIE VAN AANVRAGEN ......................................................... 24

FINANCIËLE BEPALINGEN .................................................................................................................. 33 4.A. ALGEMENE FINANCIËLE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP ALLE ACTIES ......................................... 33 4.B. SOORTEN FINANCIERINGEN .................................................................................................................... 34 4.C. MOBILITEITSSUBSIDIES VOOR NATUURLIJKE PERSONEN ........................................................................ 35 4.D. SUBSIDIES VOOR ORGANISATIES DIE MOBILITEIT ORGANISEREN (ERASMUS, LEONARDO DA VINCI EN GRUNDTVIG)...................................................................................................................................................... 42 4.E. PARTNERSCHAPPEN ............................................................................................................................... 45 4.F. MULTILATERALE PROJECTEN, NETWERKEN, FLANKERENDE MAATREGELEN .......................................... 48 4.G. JEAN MONNET-PROGRAMMA – KERNACTIVITEIT 1 ................................................................................ 58

5. VERSPREIDING EN GEBRUIK VAN RESULTATEN IN HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN .................................................................................................................................................... 63 5.A. 5.B.

WAT WORDT VERSTAAN ONDER VERSPREIDING EN GEBRUIK VAN RESULTATEN? .................................. 64 HET OPSTELLEN VAN EEN STRATEGIE EN PLAN VOOR DE VERSPREIDING EN HET GEBRUIK VAN RESULTATEN ...................................................................................................................................................... 66 5.C. ALGEMENE KENMERKEN VAN PROJECTRESULTATEN ............................................................................ 69 5.D. PUBLICITEIT ........................................................................................................................................... 70 5.E. BESCHERMING VAN DE PRIVACY ............................................................................................................ 71


2


Inleiding Deze gids bevat aanvullende informatie bij de jaarlijkse oproep tot het indienen van voorstellen voor het programma Een Leven Lang Leren. Wij raden aanvragers ook aan om de websites van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) in Brussel of van het relevante Nationale Agentschap (zie sectie 1.E) te raadplegen. Deze gids heeft als doel: •

Aanvragers te helpen bij het aanvragen van subsidies en het invullen van aanvraagformulieren

•

De aanvragers een gepaste begroting te helpen opstellen voor hun dossier

•

Toelichting te geven bij eventuele onduidelijkheden in de oproep tot het indienen van voorstellen

•

Praktische informatie te verstrekken waarop de aanvragers een beroep kunnen doen tijdens de verschillende fases van het aanvraag- en selectieproces

1. ALGEMEEN OVERZICHT VAN HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN Het EU-Actieprogramma op het gebied van Een Leven Lang Leren (het programma Een Leven Lang Leren – LLP)1 heeft als doel ertoe bij te dragen dat de EU door middel van een leven lang leren een geavanceerde kennismaatschappij met duurzame economische groei, meer en betere banen en een hechtere sociale samenhang wordt. Het programma beoogt in het bijzonder de onderlinge uitwisseling, samenwerking en mobiliteit tussen de onderwijsen opleidingsstelsels in de EU te bevorderen, zodat deze een kwaliteitsreferentie op wereldniveau worden. Op deze manier pakt het programma de modernisering en aanpassing van de onderwijsen opleidingsstelsels in de deelnemende landen aan, in het bijzonder in de context van de doelstellingen die zijn vastgelegd in de EU 2020-strategie2, en biedt het de burgers die deelnemen aan de mobiliteitsacties en andere samenwerkingsacties een Europese meerwaarde. Hieronder worden de verschillende doelstellingen van het programma beschreven. Ze zorgen ervoor dat het programma Een Leven Lang Leren de acties van de lidstaten en de andere deelnemende landen ondersteunt en aanvult, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid voor de inhoud van de onderwijsen opleidingsstelsels en voor hun culturele en taalverscheidenheid. Het programma Een Leven Lang Leren heeft een looptijd van zeven jaar (20072013). Het totale budget voor deze periode is 6,970 miljard EUR. 1

Het programma werd ingesteld bij Besluit nr. 1720/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 november 2006, PB L 327 van 24.11.2006 (en gewijzigd bij Besluit nr. 1357/2008/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2008). 2 Mededeling van de Commissie: Europa 2020 – Een strategie voor slimme, duurzame en inclusieve groei. COM(2010) 2020.


3


ALGEMENE DOELSTELLING

De onderlinge uitwisseling, samenwerking en mobiliteit tussen de onderwijsen opleidingsstelsels in de EU bevorderen, zodat deze tot een kwaliteitsreferentie op wereldniveau worden gemaakt.

SPECIFIEKE DOELSTELLINGEN 1

2

Bijdragen tot de ontwikkeling van een leven lang leren van hoge kwaliteit en het bevorderen van kwalitatief hoogwaardige prestaties, innovatie en een Europese dimensie in de stelsels en in de praktijken in het veld Ondersteunen van de realisering van een Europese ruimte voor een leven lang leren

3

Helpen verbetering te brengen in de kwaliteit, aantrekkelijkheid en toegankelijkheid van de mogelijkheden in de lidstaten om een leven lang te leren

4

Stimuleren van de bijdrage van een leven lang leren tot de sociale samenhang, een actief burgerschap, de interculturele dialoog, gendergelijkheid en persoonlijke ontplooiing

5

Helpen bevorderen van creativiteit, concurrentievermogen, inzetbaarheid en ontwikkeling van de ondernemingszin

6

Bewerkstelligen van een intensievere deelname aan een leven lang leren bij mensen van alle leeftijden, met inbegrip van personen met speciale behoeften en kansarmen, ongeacht hun sociaaleconomische achtergrond

7

Bevorderen van het leren van talen en van de taalkundige verscheidenheid

8

Ondersteunen van de ontwikkeling van innovatieve, op ICT gebaseerde inhoud, diensten, pedagogische benaderingen en praktijken voor een leven lang leren

9

Versterken van de rol van een leven lang leren bij de totstandbrenging van het besef van een Europees burgerschap, gebaseerd op begrip en respect voor mensenrechten en democratie, en stimuleren van tolerantie en respect jegens andere volkeren en culturen

10

Bevorderen van de samenwerking op het gebied van de kwaliteitsborging in alle sectoren van onderwijs en opleiding in Europa

11

Stimuleren dat optimaal gebruik wordt gemaakt van resultaten, innovative producten en processen en uitwisselen van goede praktijken op de door het programma Een Leven Lang Leren bestreken terreinen, ter verbetering van de kwaliteit van onderwijs en opleiding


4

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Zoals aangegeven in artikel 12 van het Besluit over Een Leven Lang Leren moet het programma er ook toe bijdragen dat de verdere ontwikkeling van het beleid van de EU ten aanzien van horizontale vraagstukken ten volle wordt geschraagd door met name: a) b) c)

de bevordering van het besef dat culturele en taalkundige diversiteit in Europa van groot belang zijn en dat racisme, vooroordelen en vreemdelingenhaat moeten worden bestreden de totstandbrenging van voorzieningen voor lerenden met bijzondere behoeften, in het bijzonder door steun bij de bevordering van hun opname in het algemene onderwijsen opleidingsstelsel de bevordering van de gelijkheid van mannen en vrouwen, en door steun bij de bestrijding van alle vormen van discriminatie op grond van geslacht, ras of etnische afstamming, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele gerichtheid.

1.A. WAT IS DE STRUCTUUR VAN HET PROGRAMMA? Het programma Een Leven Lang Leren bestaat uit: ¾

¾

¾

vier sectorale programma's, respectievelijk gericht op het schoolonderwijs (Comenius), het hoger onderwijs (Erasmus), de beroepsopleidingen (Leonardo da Vinci) en de volwasseneneducatie (Grundtvig) een transversaal programma, gericht op sectoroverschrijdende domeinen (beleidssamenwerking en innovatie op het gebied van een leven lang leren, talen, de ontwikkeling van innovatieve ICT-content, de verspreiding en het gebruik van resultaten) een programma ter ondersteuning van onderwijs, onderzoek en bezinning over Europese integratie en de belangrijkste Europese instellingen en verenigingen (Jean Monnet-programma)


5


Het programma Een Leven Lang Leren Sectorale programma’s COMENIUS Scholen

ERASMUS Hoger onderwijs

LEONARDO DA VINCI Beroepsopleiding

GRUNDTVIG

Volwassenen educatie

Transversaal programma Kernactiviteit 1 Beleidssamenwerking & innovatie op het gebied van een leven lang leren Kernactiviteit 2 Talen

Kernactiviteit 3 Ontwikkeling van op ICT gebaseerde inhoud

Kernactiviteit 4 Verspreiding en gebruik van resultaten

Jean Monnet-programma Jean Monnet Actie

Exploitatiesubsidies ter ondersteuning van gespecificeerde instellingen


Exploitatiesubsidies ter ondersteuning van andere Europese instellingen

6


COMENIUSprogramma Schoolonderwijs

ERASMUSprogramma Hoger onderwijs

LEONARDO DA VINCIprogramma Beroepsonderwijs en -opleiding

GRUNDTVIGprogramma Volwasseneneducatie

Kernactiviteit 1 Beleidssamenwerking & innovatie op het gebied van een leven lang leren

Het Comenius-programma is gericht op de eerste fase van het onderwijs, met name het kleuter-, basis- en voortgezet onderwijs. Het is van toepassing op alle mensen uit de onderwijsgemeenschap: leerlingen, docenten, lokale autoriteiten, ouderverenigingen, niet-gouvernementele organisaties, opleidingsinstituten voor docenten, universiteiten en alle andere leden van het onderwijzend personeel. Erasmus is het EU-programma voor onderwijs en opleiding met betrekking tot mobiliteit en samenwerking op het niveau van het hoger onderwijs in Europa. De verschillende acties van dit programma zijn niet enkel bedoeld voor studenten die in het buitenland willen gaan studeren en werken, maar ook voor onderwijzend personeel uit het hoger onderwijs en uit ondernemingen die van plan zijn in het buitenland college te geven, en voor personeelsleden uit het hoger onderwijs die in het buitenland een opleiding willen volgen. Daarnaast ondersteunt Erasmus de samenwerking van instellingen voor hoger onderwijs via intensieve programma's, netwerken en multilaterale projecten, en hun inspanningen voor een betere band met het bedrijfsleven. Het Leonardo da Vinci-programma koppelt het beleid aan de praktijk op het vlak van het beroepsonderwijs en de beroepsopleidingen. Het omvat erg uiteenlopende projecten: van projecten die individuele personen de kans bieden hun competenties, kennis en vaardigheden te verbeteren door een buitenlands verblijf tot pan-Europese samenwerkingsverbanden tussen belanghebbenden in beroepsonderwijs en -opleiding met het oog op het aantrekkelijker maken en het verbeteren van de kwaliteit en de prestaties van beroepsonderwijsstelsels en -praktijken. Behandelt de onderwijsen leerbehoeften binnen alle vormen van volwasseneneducatie die niet in de eerste plaats beroepsopleidingen zijn, evenals van de instellingen en organisaties die dergelijke leermogelijkheden voor volwassenen inrichten of mogelijk maken – van formele, nietformele of informele aard – met inbegrip van die voor de initiële opleiding of nascholing van personeel. Acties met betrekking tot beleidssamenwerking en innovatie: bieden ondersteuning voor studiebezoeken door specialisten op het vlak van onderwijs en beroepsopleidingen, alsook voor netwerken in deze domeinen op Europees niveau. De belangrijkste doelstellingen zijn het ondersteunen van beleidsmaatregelen en samenwerking op het gebied van een leven lang leren, en het zorgen voor voldoende vergelijkbare gegevens, statistieken en analyses.


7

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Kernactiviteit 2 Talen

Kernactiviteit 3 Ontwikkelen van op ICT gebaseerde inhoud Kernactiviteit 4 Verspreiding en gebruik van resultaten Jean Monnet-actie

Exploitatiesubsidies ter ondersteuning van gespecificeerde instellingen

Exploitatiesubsidies ter ondersteuning van andere Europese instellingen

Taalverscheidenheid maakt deel uit van het leven in Europa. Zij kan leiden tot meer economische groei, de interculturele dialoog bevorderen en bijdragen tot ieders persoonlijke ontwikkeling. De EU-acties hebben als doel het leren van talen te bevorderen en de taalverscheidenheid in Europa te ondersteunen. De EU-acties hebben als doel de informatieen communicatietechnologieën (ICT) in te zetten bij de ontwikkeling van innovatieve onderwijsen opleidingspraktijken, om de toegang tot een leven lang leren te verbeteren en om geavanceerde managementsystemen te helpen ontwikkelen. Om het effect van de door het programma Een Leven Lang Leren (of door de eraan voorafgaande programma's) gesubsidieerde activiteiten en projecten te maximaliseren, moeten deze bij zoveel mogelijk potentiële gebruikers bekendgemaakt worden. Daarom dient elk door de Europese Unie gesubsidieerd project te zorgen voor de verspreiding en het gebruik van zijn eigen resultaten. Het Jean Monnet-programma bevordert wereldwijd het onderwijs, het onderzoek en de bezinning over Europese integratie aan instellingen voor hoger onderwijs. Met projecten verspreid over de vijf continenten bereikt het programma elk jaar 250 000 studenten. Er worden subsidies toegekend ter financiering van bepaalde operationele en administratieve kosten van de hieronder genoemde instellingen met een doelstelling van Europees belang: - het Europacollege - het Europees Universitair Instituut - het Europees Instituut voor Bestuurskunde - de Academie voor Europees recht - het Europees Agentschap Ontwikkeling van onderwijs voor leerlingen met specifieke behoeften - het Internationaal Centrum voor Europese Vorming (CIFE) Er worden subsidies toegekend ter financiering van bepaalde operationele en administratieve kosten van Europese instellingen of verenigingen die op het terrein van het onderwijs en de beroepsopleiding werkzaam zijn.

1.B. WELKE ACTIECATEGORIEËN WORDEN ONDERSTEUND? Het programma Een Leven Lang Leren ondersteunt de volgende actiecategorieën:


8

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Handvest

Certificaat

Mobiliteit

Bilaterale en multilaterale partnerschappen

Multilaterale projecten

Multilateraal netwerk

Unilateraal of nationaal project

Een geschreven document, toegekend door de Europese Commissie, dat aan de in aanmerking komende instellingen voor hoger onderwijs de mogelijkheid biedt deel te nemen aan Erasmusactiviteiten. Het Handvest schetst de fundamentele uitgangspunten waaraan een instelling zich dient te houden bij het organiseren en invoeren van mobiliteit en samenwerking van hoge kwaliteit en bepaalt de vereisten waaraan zij verklaren te zullen voldoen om de hoge kwaliteit van hun dienstverlening en procedures te verzekeren en om betrouwbare en transparante informatie te verstrekken. Een mobiliteitscertificaat is de erkenning dat een instelling of een consortium in staat is om mobiliteitsactiviteiten van uitmuntende kwaliteit uit te voeren. Deze kwaliteitsaspecten omvatten het strategische kader voor de mobiliteitsactiviteit (beleid, strategie, werkprogramma) alsook de operationele en financiële capaciteit van de instelling om mobiliteitsactiviteiten te organiseren. Het wordt gebruikt in het Erasmus-programma (Erasmus Consortium Placement Certificate) en het Leonardo da Vinci-programma (Leonardo da Vincimobiliteitscertificaat). Een periode in een ander deelnemend land doorbrengen om er te studeren of werkervaring op te doen, andere leer-, onderwijs- of opleidingsactiviteiten of verwante administratieve activiteiten uit te voeren, waar nodig ondersteund door voorbereidende cursussen of opfriscursussen in de taal van het gastland of in de werktaal. Een bilaterale of multilaterale overeenkomst tussen instellingen / organisaties uit verschillende deelnemende landen om (gewoonlijk eerder kleinschalige) Europese samenwerkingsactiviteiten op te zetten in hun respectieve domeinen van een leven lang leren (schoolonderwijs, beroepsopleidingen en volwasseneneducatie). Een Europese samenwerkingsactiviteit met een welomschreven en bruikbaar doel, die gezamenlijk wordt ontwikkeld door een formele of informele groep van organisaties of instellingen. Een formele of informele groep van organisaties die in een bepaald domein of een bepaalde discipline of sector van een leven lang leren werkzaam zijn, die gericht is op strategische bezinning, behoefteanalyses en netwerkactiviteiten op het betreffende domein. Een activiteit met een welomschreven en bruikbaar doel, die wordt ontwikkeld door één enkele instelling in één enkel land.


9

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Flankerende maatregelen

Exploitatiesubsidies

Ondersteuning voor verschillende activiteiten die, hoewel zij niet in aanmerking komen voor de hoofdacties van de sectorale programma's, een duidelijke bijdrage zullen leveren tot het bereiken van de doelstellingen van het programma Een Leven Lang Leren. Financiële steun voor de dagelijkse werking van instellingen en verenigingen die actief zijn op de domeinen van het programma Een Leven Lang Leren.

Niet al deze actietypes zijn beschikbaar in ieder deel van het programma.

1.C. WELKE LANDEN NEMEN DEEL AAN HET PROGRAMMA? Het programma is toegankelijk voor: • de 27 EU-lidstaten3 • IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland (de "EVA-EER"-landen, m.a.w. de landen die lid zijn van de Europese Vrijhandelsassociatie en ook tot de Europese Economische Ruimte behoren) • Turkije, Kroatië • "Overzeese landen en gebieden" zoals gedefinieerd in Besluit 2001/822/EG van de Raad (gewijzigd bij Besluit 2007/249/EG): — Groenland — Nieuw-Caledonië en Onderhorigheden — Frans-Polynesië — Franse Zuidelijke en Zuidpoolgebieden — Wallis en Futuna — Mayotte — Saint-Pierre en Miquelon — Aruba — de Nederlandse Antillen — Anguilla — de Kaaimaneilanden — de Falklandeilanden — Zuid-Georgië en de Zuidelijke Sandwicheilanden — Montserrat — Pitcairn — Sint-Helena, Ascension, Tristan da Cunha — de Britse Zuidpoolgebieden — Brits gebied in de Indische Oceaan — Turks- en Caicoseilanden — de Britse Maagdeneilanden

3

Hieronder vallen ook de aanvragers afkomstig uit de volgende regio's: de Canarische Eilanden, Guadeloupe, Martinique, Frans-Guyana, Réunion, de Azoren, Madeira. De specifieke financiële bepalingen voor Overzeese landen en Gebieden gelden ook voor deze regio's.


10

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Ten aanzien van mogelijke andere landen waarvoor het LLP in 2012 toegankelijk is, kunt u op de website van de Commissie, de Nationale Agentschappen (NA) of het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur de actuele lijst van deelnemende landen raadplegen. Volgens artikel 14, lid 2, van het besluit tot vaststelling van het LLP kunnen multilaterale projecten en netwerken in het kader van Comenius, Erasmus, Leonardo da Vinci, Grundtvig en de kernactiviteiten van het transversale programma tevens toegankelijk zijn voor partners van andere ("derde") landen die niet deelnemen aan het LLP krachtens artikel 7 van het besluit, met andere woorden, die welke hierboven zijn genoemd. In de actiespecifieke fiches in deel II van deze Gids staat welke acties dit betreft. Potentiële aanvragers kunnen op de website van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur terecht voor nadere informatie over de regels voor deelname. Aanvragers worden aangemoedigd te overwegen partners uit de volgende derde landen op te nemen: - landen die volgens artikel 7 in de toekomst onder bepaalde voorwaarden kunnen deelnemen aan het LLP maar waarmee de desbetreffende overeenkomsten nog niet zijn gesloten; - landen waarop het Europees nabuurschapsbeleid4 van toepassing is, en Rusland; - landen waaraan de EU bijzondere prioriteit heeft gegeven met het oog op het op gang brengen van een dialoog over een strategisch beleid inzake onderwijs en opleiding of meertaligheid5. Het staat aanvragers echter vrij om zich voor hun project of netwerk sterk te maken voor partners uit andere landen indien de desbetreffende organisatie beschikt over aantoonbare deskundigheid die relevant is voor hun Europese collega’s. In dat geval moet de voorgestelde deelname van partners uit derde landen steeds worden onderbouwd door duidelijk te maken wat zij zullen toevoegen aan de ervaring binnen de Europese landen die aan het programma deelnemen. De Jean Monnet-actie is toegankelijk voor instellingen en verenigingen voor hoger onderwijs uit alle landen die deelnemen aan het programma Een Leven Lang Leren, maar ook voor die uit andere ("derde") landen. Deze deelnemende instellingen en verenigingen uit derde landen moeten voldoen aan alle verplichtingen en moeten alle taken uitvoeren die worden beschreven in het programmabesluit met betrekking tot de instellingen en verenigingen in de lidstaten.

1.D. WIE KAN DEELNEMEN? Het programma Een Leven Lang Leren is toegankelijk voor bijna iedereen die bij onderwijs of opleiding betrokken is:

4

Het Europees nabuurschapsbeleid is opgezet voor de landen waarmee de Europese Unie een gemeenschappelijke land- of zeegrens heeft: Algerije, Armenië, Azerbeidzjan, Belarus, Bezet Palestijns Gebied, Egypte, Georgië, Israël, Jordanië, Libanon, Libië, Marokko, Moldavië, Oekraïne, Syrië en Tunesië. 5 Bij het ter perse gaan van deze Gids waren dat: Australië, Brazilië, Canada, China, India, Israël, Japan, Mexico, NieuwZeeland, Zuid-Afrika, Zuid-Korea, Verenigde Staten.


11

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

¾ ¾ ¾

¾ ¾

Leerlingen, studenten, stagiairs en lerende volwassenen Docenten, opleiders en andere personeelsleden die betrokken zijn bij een aspect van een leven lang leren Mensen op de arbeidsmarkt Instellingen of organisaties die leermogelijkheden verschaffen op welk onderwijs- of opleidingsdomein ook De personen en instellingen die verantwoordelijk zijn voor de stelsels en beleidsregels met betrekking tot specifieke aspecten van een leven lang leren op lokaal, regionaal en nationaal niveau Ondernemingen, sociale partners en hun organisaties op alle niveaus, inclusief handelsorganisaties, beroepsorganisaties en Kamers van Koophandel Organisaties die begeleiding, advies en informatiediensten aanbieden met betrekking tot alle aspecten van een leven lang leren Verenigingen die werkzaam zijn op het vlak van Een Leven Lang Leren, met inbegrip van verenigingen van studenten, stagiairs, leerlingen, docenten, ouders en lerende volwassenen Onderzoekscentra en organisaties die zich bezighouden met vraagstukken op het gebied van onderwijs en opleiding Organisaties zonder winstoogmerk, vrijwilligersorganisaties en niet-gouvernementele organisaties (ngo's)

De rechtspersonen die optreden als Nationale Agentschappen voor het LLP en hun personeel komen niet in aanmerking voor acties in het kader van het programma Een Leven Lang Leren, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld. Raadpleeg de specifieke secties van deze Gids voor informatie over wie aan welk (sub)programma kan deelnemen.

1.E. WIE DOET WAT? Het is de taak van de Europese Commissie (directoraat-generaal Onderwijs en cultuur) om te zorgen voor een doeltreffende en efficiënte uitvoering van het volledige programma Een Leven Lang Leren. De Commissie wordt in haar taak bijgestaan door het LLP-Comité, dat samengesteld is uit vertegenwoordigers van de lidstaten en andere deelnemende landen en dat wordt voorgezeten door de Commissie. Het operationele beheer van het programma is in handen van de Commissie, in nauwe samenwerking met de Nationale Agentschappen (NA) (één of meerdere in ieder van de deelnemende landen) en het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur in Brussel. Nationale Agentschappen (NA): De nationale autoriteiten van de deelnemende landen opgericht om de zogenaamde hebben Nationale Agentschappen "gedecentraliseerde" acties van het programma op nationaal niveau gemakkelijker te kunnen coördineren. De Nationale Autoriteiten houden toezicht op en controleren de Nationale Agentschappen en verzekeren de Commissie ervan dat ze de middelen die de EU ter beschikking stelt voor de gedecentraliseerde acties van het programma, goed beheren.


12

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I De Nationale Agentschappen spelen een belangrijke rol bij de praktische uitvoering van het programma. Zij zijn namelijk verantwoordelijk voor de bekendmaking van het programma op nationaal niveau, het helpen bij de verspreiding en het gebruik van de resultaten en in het bijzonder voor het beheer van het begin tot het einde van de projecten in het kader van de gedecentraliseerde programma-acties op nationaal niveau: •

nationale oproepen tot het indienen van voorstellen uitschrijven of deadlines bekendmaken als aanvulling op de Europese Oproep tot het indienen van voorstellen voor het programma Een Leven Lang Leren

•

informatie over of reclame rond de programma-acties verstrekken, raad geven aan potentiële aanvragers

•

subsidieaanvragen ontvangen, evalueren en selecteren

•

beslissen over het toekennen van subsidies voor goedgekeurde subsidieaanvragen

•

subsidieovereenkomsten sluiten met en de subsidie uitbetalen aan de begunstigden

•

contractuele rapporten van de begunstigden ontvangen en behandelen

•

toezicht houden op de begunstigden van het programma en hen ondersteunen

•

een grondige interne controle (zogenaamde 'desk check'), controles ter plaatse en audits uitvoeren van de gefinancierde activiteiten

•

zorgen voor de verspreiding en het gebruik van de resultaten van de gesteunde activiteiten

•

de uitvoering van het programma en het effect ervan in eigen land analyseren en feedback verschaffen

Het "Uitvoerend Agentschap" in Brussel: de opdracht van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur bestaat uit de uitvoering van een aantal onderdelen van programma's en acties die gesubsidieerd worden door de Europese Commissie op het vlak van onderwijs en opleiding, actief burgerschap, jeugd, audiovisuele media en cultuur. De programmaonderdelen onder beheer van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur zijn allemaal "gecentraliseerd', wat wil zeggen dat aanvragen ervoor direct in Brussel ingediend worden en niet eerst naar een NA gaan. Op basis van het referentiekader dat door de Commissie is opgesteld, is het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur in Brussel verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken: • • • •

specifieke oproepen tot het indienen van voorstellen en publieke aanbestedingen uitschrijven subsidieaanvragen ontvangen, de evaluatie en de selectie van projecten organiseren beslissen over de toekenning van de subsidie na raadpleging van de Commissie subsidieovereenkomsten voor de projecten sluiten met en subsidies uitbetalen aan de begunstigden

•

contractuele rapporten van de begunstigden ontvangen en behandelen

•

toezicht houden op de begunstigden van het programma en hen ondersteunen

•

een grondige interne controle (zogenaamde 'desk checks'), controles ter plaatse en audits uitvoeren van de gefinancierde projecten

Cedefop (het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding) in Thessaloniki/Griekenland: beheert het Europese programma voor studiebezoeken http://ec.europa.eu/llp

13

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I namens de Europese Commissie. Het programma voor studiebezoeken maakt deel uit van kernactiviteit 1 van het transversaal programma en is één van de "gedecentraliseerde" acties, d.w.z. dat de aanvragen ingediend moeten worden bij de Nationale Agentschappen.

Europese Commissie (directoraat-generaal Onderwijs en cultuur) Uitvoerend Agentschap

Nationale Agentschappen6 OOSTENRIJK

BELGIË

BULGARIJE

CYPRUS

KROATIË

TSJECHIË

DENEMARKEN

ESTLAND

FINLAND

FRANKRIJK

DUITSLAND

GRIEKENLAND

HONGARIJE

IJSLAND

IERLAND

ITALIË

LETLAND

LIECHTENSTEIN

LITOUWEN

LUXEMBURG

MALTA

NEDERLAND

NOORWEGEN

POLEN

PORTUGAL

ROEMENIË

SLOWAKIJE

SLOVENIË

SPANJE

ZWEDEN

ZWITSERLAND

TURKIJE

VERENIGD KONINKRIJK

6 De adressen van de NA's en links naar hun websites vindt u op onderstaande website: http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc1208_en.htm


14


1.F. ENKELE BASISBEGRIPPEN Wij raden u aan de volgende definities van termen die in het gehele document gebruikt worden, te bekijken voordat u de volgende hoofdstukken leest: Aanvragende organisatie

Actie

Begunstigde

Consortium Coördinerende organisatie

Gecentraliseerde actie

Gedecentraliseerde actie

De partnerorganisatie(s) die wettelijk verantwoordelijk is (zijn) voor een aanvraag. Na de goedkeuring van de aanvraag, wordt de aanvragende organisatie de begunstigde organisatie. Een algemene activiteit die gesubsidieerd wordt binnen een specifiek programma van het programma Een Leven Lang Leren (zie sectie I.B hierboven en artikel 5 van het besluit tot vaststelling van het programma Een Leven Lang Leren). In financiële termen, de organisatie, de instelling of de persoon waarmee het "contract" (officieel: de "subsidieovereenkomst") voor het ontvangen van de subsidie wordt gesloten. Bij gedecentraliseerde partnerschapsacties worden alle deelnemers van het partnerschap begunstigden. Bij gecentraliseerde acties kan de organisatie waarmee de subsidieovereenkomst wordt gesloten, worden aangeduid als de begunstigde of de coördinator, afhankelijk van het type subsidieovereenkomst. Een groep van organisaties of personen die een gezamenlijk Europees samenwerkingsproject, partnerschap of netwerk uitvoeren. Die organisatie binnen een partnerschap, project of netwerk die verantwoordelijk is voor de algemene leiding en het dagelijkse beheer van het project. De verantwoordelijkheden van de coördinerende organisatie verschillen van actie tot actie. Bij gecentraliseerde projecten en netwerken is de coördinerende organisatie vaak ook de aanvragende organisatie. Bij gecentraliseerde acties kan de organisatie die verantwoordelijk is voor de algemene leiding en het dagelijkse beheer ook worden aangeduid als de "beheersorganisatie". Een actie in het kader van het programma Een Leven Lang Leren die beheerd wordt door het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) in Brussel. Een actie in het kader van het programma Een Leven Lang Leren die beheerd wordt door het Nationaal Agentschap dat door de nationale overheid van het betreffende land aangewezen wordt.


15

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Wettelijke vertegenwoordiger

De persoon binnen de aanvragende organisatie die wettelijk gemachtigd is om de organisatie te vertegenwoordigen in juridisch bindende overeenkomsten. Deze persoon moet zowel de subsidieaanvraag als de subsidieovereenkomst ondertekenen (wanneer de aanvraag wordt goedgekeurd).


16


2. WAT IS DE LEVENSCYCLUS VAN EEN PROJECT?

2.A. DE ADMINISTRATIEVE CYCLUS d

Indienen van subsidieaanvragen Het indienen van een subsidieaanvraag bij de relevante instelling (Nationaal Agentschap of Uitvoerend Agentschap), afhankelijk van de gekozen actie.

Evaluatie van voorstellen Dit gebeurt door experts, aan de hand van de criteria uit de betreffende Oproep tot het indienen van voorstellen die zowel rekening houden met formele elementen als met kwaliteitsaspecten

Verslag uitbrengen (Enkel voor bepaalde actietypes, voor projecten van langer dan 1 jaar) Indienen van tussentijdse rapporten Halverwege de duur van een project worden aanvragers verzocht om een tussentijds rapport in te dienen waarin informatie wordt verschaft over de uitvoering van het project en de uitgaven die tot dan toe zijn gedaan. Het rapport wordt geëvalueerd. Pas nadat het rapport wordt goedgekeurd, kan de tweede termijnbetaling worden uitgevoerd (indien van toepassing).

Selectieresultaten

Contractfase

Er worden lijsten opgesteld van succesvolle subsidieaanvragen. Alle aanvragers van een subsidie worden op de hoogte gebracht van de beslissing over hun aanvraag. Afgewezen aanvragers krijgen ook feedback over de redenen waarom hun aanvraag is verworpen.

Aanvragers die geselecteerd worden, ontvangen een subsidieovereenkomst (contract) van het Uitvoerend Agentschap of het betreffende Nationaal Agentschap, afhankelijk van de actie in kwestie. De subsidieovereenkomst legt de toegekende subsidie vast en beschrijft de financiële regels die van toepassing zijn. De financiering gebeurt meestal in termijnen.

Voortdurende monitoring van projecten De Nationale Agentschappen en de Europese Commissie / het Uitvoerend Agentschap in Brussel zullen gedurende de volledige duur van het project toezien op de uitvoering ervan. In sommige gevallen vinden er projectbezoeken ter plaatse plaats en worden er initiatieven rond thematische monitoring ondernomen.

Indienen van het eindrapport Na afloop van de contractuele periode worden aanvragers verzocht om een eindrapport in te dienen waarin ze informatie verschaffen over de uitvoering van het project, de behaalde resultaten en de uitgaven die zijn gedaan. De eindbetaling kan enkel plaatsvinden na goedkeuring van het rapport.


17

Toekenningsperiode voor projectactiviteiten De periode waarin er uitgaven kunnen worden gedaan die door de EU-subsidie worden gedekt (de duur van de toekenningsperiode is afhankelijk van de projectduur) en waarin de geplande projectactiviteiten moeten worden uitgevoerd.

Controle achteraf en controles ter plaatse Een steekproef uit de gesteunde projecten zal worden onderworpen aan meer diepgaande controles om te verzekeren dat de Europese middelen correct besteed worden.


2.B. DE FINANCIËLE CYCLUS De hieronder beschreven financiële cyclus is van toepassing op alle acties in het kader van het programma Een Leven Lang Leren. Sommige bepalingen zijn echter alleen op specifieke actietypes van toepassing: 1)

indienen van een geschatte begroting: raadpleeg het hoofdstuk over de financiële bepalingen om te weten te komen welke budgettaire informatie gevraagd wordt bij de aanvraag van de subsidie

2)

evaluatie van de begroting: dit gebeurt op basis van vaste en transparante criteria en kan leiden tot een herziening (aanpassing / vermindering) van de begroting om ervoor te zorgen dat ze voor subsidiëring in aanmerking komt en alleen elementen bevat die beschouwd worden als "nodig voor de uitvoering" van de voorgestelde activiteit. De regels die van toepassing zijn bij het evalueren van een begroting, worden toegelicht in het hoofdstuk over de financiële bepalingen

3)

sluiting van subsidieovereenkomst (het "contract")

4)

betalingsprocedures: deze verwijzen – in chronologische volgorde – naar aspecten zoals het stellen van een financiële waarborg (indien deze nodig is, zoals voor begunstigde organisaties die geen publiekrechtelijke lichamen zijn), regelingen in verband met prefinanciering, saldobetaling, terugvorderingsprocedures, enz.

5)

wijzigingen van de overeenkomst: zijn mogelijk tijdens de uitvoering van het project. De instructies hiervoor zijn opgenomen in of gevoegd bij de subsidieovereenkomst

6)

rapporteringsvereisten: deze zijn van toepassing op het tussentijdse verslag (indien van toepassing) en het eindverslag. De instructies worden met de subsidieovereenkomst verstrekt

7)

vereisten met betrekking tot financiële controle en audits: financiële controles en audits ter plaatse kunnen te allen tijde plaatsvinden tot 5 jaar na de laatste betaling aan of terugbetaling door de begunstigde. De begunstigde moet dus alle relevante documenten gedurende deze periode bewaren.

2.C. GELDENDE REGELS De regels in deze Gids zijn van toepassing op alle acties die door de EU gesubsidieerd worden in het kader van het programma Een Leven Lang Leren. De regels die van toepassing zijn op de administratie en de financiering van de activiteiten die gesteund worden door het programma Een Leven Lang Leren zijn vastgelegd in de volgende documenten: • Besluit nr. 1720/2006/EG van het Europees Parlement en de Raad van 15 november 2006 tot vaststelling van een actieprogramma op het gebied van een leven lang leren (het programma Een Leven Lang Leren); • Besluit nr. 1357/2008/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 december 2008 tot wijziging van Besluit nr. 1720/2006/EG tot vaststelling van een actieprogramma op het gebied van een leven lang leren


18

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I • Verordening van de Raad (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, laatstelijk gewijzigd bij Verordening van de Raad (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van 13 december 2006; • Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002 tot vaststelling van uitvoeringsvoorschriften van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, gewijzigd bij Verordening nr. 478/2007 van de Commissie van 23 april 2007. Het besluit tot vaststelling van het programma Een Leven Lang Leren prevaleert boven alle andere geldende regels. Deze Gids moet samen met de tekst van de oproep tot het indienen van voorstellen en de formulieren voor de subsidieaanvraag gelezen worden. In het geval van tegenstrijdigheden tussen de teksten, moet voor de oproep tot het indienen van voorstellen de volgende orde van voorrang in acht genomen worden: (1) Besluit nr. 1720/2006/EG tot vaststelling van het programma Een Leven Lang Leren (2) De officiële aankondiging van de oproep tot het indienen van voorstellen in het Publicatieblad van de Europese Unie (3) De tekst van de oproep zoals die werd gepubliceerd op de website van de Commissie over het programma Een Leven Lang Leren (4) Deze Gids (5) De aanvraagformulieren Termijnen voor de indiening: Elke actie van het programma heeft een eigen termijn. Raadpleeg de oproep tot het indienen van voorstellen voor de termijn van de actie waarvoor u belangstelling hebt. In sommige gevallen, vooral bij gecentraliseerde acties, kan de procedure voor het toekennen van een subsidie in twee fases georganiseerd worden. In dat geval zullen alle aanvragers gevraagd worden een deel van de informatie te verstrekken voor de termijn van de eerste fase (zoals informatie over het consortium, de inhoud van het project en de begroting). In de tweede fase wordt alleen aan de op de shortlist vermelde aanvragers gevraagd om alle overige documenten te bezorgen (intentieverklaringen, mandaatbrieven, boekhoudkundige en financiële documentatie, enz.). Levenscyclus van een project: De hoofdstukken over de afzonderlijke programma's en acties van deze Gids geven de mijlpalen in elke actie aan, gaande van het indienen van de subsidieaanvraag tot de aanvangsdatum en de maximale duur van de gesteunde activiteit. Gelieve er rekening mee te houden dat deze mijlpalen indicatief zijn op het moment dat de oproep tot het indienen van voorstellen gepubliceerd wordt: eventuele aanpassingen zullen op de website van het relevante Agentschap bekendgemaakt worden. De laatste update zal beschikbaar zijn uiterlijk 10 werkdagen vóór de definitieve termijn voor het indienen van subsidieaanvragen, zoals aangegeven in deze Gids. Duur: Er zullen geen aanvragen aanvaard worden voor activiteiten die langer zullen duren dan de periode die deze Gids aangeeft.


19

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Einde van het project: Indien het voor de begunstigde, na het ondertekenen van de subsidieovereenkomst en de aanvang van het project / de activiteit, door overmacht onmogelijk wordt om het project binnen de geplande termijn af te ronden, kan een verlenging van de subsidiabiliteitsperiode toegekend worden. Deze verlenging wordt evenwel niet automatisch gegarandeerd, maar wordt geval per geval bekeken. Bovendien kan de verlenging van de duur van een project nooit leiden tot een verhoging van de toegekende subsidie of van het percentage van de medefinanciering. Subsidiabiliteitsperiode: De subsidiabiliteitsperiode voor kosten en activiteiten gaat in en eindigt op de data die vermeld worden in de subsidieovereenkomst. In geen geval kan de subsidiabiliteitsperiode voor kosten en activiteiten ingaan vóór de uiterste datum voor de subsidieaanvraag.


20


3. WAARUIT BESTAAN DE INDIENINGS- EN SELECTIEPROCEDURES?

3.A.

PROCEDURE VOOR HET INDIENEN VAN SUBSIDIEAANVRAGEN

Indienen van de subsidieaanvraag Subsidieaanvragen voor financiële steun in het kader van de gedecentraliseerde acties van het programma Een Leven Lang Leren moeten ingediend worden bij het Nationaal Agentschap van het land van de aanvrager. Subsidieaanvragen voor financiële steun in het kader van de gecentraliseerde acties van het programma moeten ingediend worden bij het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) in Brussel. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de procedures met betrekking tot de aanvraag en de toekenning van subsidies. Nationale-agentschapsprocedure 1 (NA1) Op de volgende acties, waarvoor de beslissing over de toekenning van subsidies door de bevoegde Nationale Agentschappen genomen wordt, is de 'Nationaleagentschapsprocedure 1' van toepassing: • • •

mobiliteit van individuele personen bilaterale en multilaterale partnerschappen unilaterale en nationale projecten in het kader van het transversaal programma7

Voor deze acties moeten de subsidieaanvragen ingediend worden bij het Nationaal Agentschap dat door de nationale overheid van het land van de aanvrager aangewezen wordt. De Nationale Agentschappen voeren de selectie uit en kennen de financiële steun toe aan de geselecteerde aanvragers. De Nationale Agentschappen kennen subsidies toe aan begunstigden die in hun land gevestigd zijn. Deze procedure wordt ook gevolgd bij aanvragen voor Erasmus- en Leonardo da Vinci-certificaten. Nationale-agentschapsprocedure (NA2) Op de volgende actie, waarvoor de beslissing over de toekenning van subsidies door de Commissie genomen wordt, maar waarvoor de evaluatie- en contractprocedures uitgevoerd worden door het relevante Nationale Agentschap, is de 'Nationaleagentschapsprocedure 2' van toepassing: •

7

multilaterale projecten: Overdracht van innovatie (Leonardo da Vinci)

Artikel 33 van het besluit.


21

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Voor deze actie moeten de subsidieaanvragen ingediend worden bij het Nationaal Agentschap van het land waarin de aanvrager gevestigd is. Dit Nationaal Agentschap neemt de evaluatie van de aanvragen op zich en legt de Commissie een shortlist met aanvragen ter goedkeuring voor. Om te vermijden dat een project dubbel gesubsidieerd wordt, worden de door de verschillende Nationale Agentschappen voorgestelde lijsten met elkaar vergeleken voordat de Commissie een beslissing neemt over de toekenning van de subsidies. Wanneer de Commissie beslist heeft aan wie ze de subsidies verleent, kennen de Nationale Agentschappen deze toe aan de geselecteerde aanvragers in hun in aanmerking komende/deelnemende landen. Deze zijn vervolgens verantwoordelijk voor het verdelen van de financiering onder alle partners die aan de projecten deelnemen. Commissieprocedure (COM) Op de volgende acties, waarvoor de aanvragen voor projectsubsidies bij de uitvoerende instantie ingediend worden, is de 'Commissieprocedure' van toepassing: • • • •

multilaterale projecten en netwerken flankerende maatregelen exploitatiesubsidies unilaterale en multilaterale projecten in het kader van het Jean Monnetprogramma

Deze procedure zal ook gevolgd worden bij aanvragen voor een Erasmus University Charter. Normaal gesproken krijgen de aanvragers een ontvangstbevestiging van hun aanvraag binnen de 30 dagen na het verstrijken van de indieningstermijn. Instructies voor het correct indienen van een aanvraag 1. Voor alle acties moeten de aanvragen ingediend worden volgens de instructies die gepubliceerd worden door het relevante Agentschap (Nationaal Agentschap of Uitvoerend Agentschap). 2. Voor aanvragen per post geldt het poststempel als bewijs van naleving van de termijn. We raden aanvragers daarom aan om een bewijs te vragen waarop de datum van verzending en het volledig adres van de geadresseerde vermeld staan. 3. Na het verstrijken van de termijn kunnen aanvragers geen wijzigingen meer aanbrengen in hun subsidieaanvraag. 4. Voor acties waarvoor organisaties een subsidieaanvraag kunnen indienen, moeten die organisaties rechtspersonen overeenkomstig de nationale wetgeving zijn. De aanvragen moeten ondertekend zijn door een persoon die wettelijk gemachtigd is om die rechtspersoon te vertegenwoordigen (bevoegde ondertekenaar) in juridisch bindende overeenkomsten. 8 8 Indien een subsidieaanvraag wordt ingediend door een entiteit die krachtens het toepasselijke nationale recht geen rechtspersoonlijkheid bezit, moeten de vertegenwoordigers van die entiteit, overeenkomstig artikel 114, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement, bewijzen dat zij bevoegd zijn om namens de aanvrager juridische verbintenissen aan te gaan en, indien noodzakelijk, financiële garanties bieden die gelijkwaardig zijn met die


22


Aanvraagformulieren Afhankelijk van de actie in kwestie kunnen deze documenten verkregen worden: • op de website van het NA: Nationale Agentschappen per land • op de website van het Uitvoerend Agentschap : http://eacea.ec.europa.eu/llp/index_en.php • voor studiebezoeken – op de website van Cedefop: http://studyvisits.cedefop.europa.eu/

van rechtspersonen. Overeenkomstig punt 7 ("Openbare instellingen of organisaties die leermogelijkheden aanbieden") van de administratieve en financiële bepalingen die aan het LLP-besluit zijn gehecht, "worden alle door de lidstaten gespecificeerde scholen en instellingen voor hoger onderwijs, alsmede alle instellingen of organisaties die leermogelijkheden aanbieden die de laatste twee jaar meer dan 50% van hun jaarlijkse inkomsten van de overheid hebben ontvangen, of die onder het gezag staan van overheidsorganen of hun vertegenwoordigers, door de Commissie behandeld als beschikkend over de nodige financiële, professionele en administratieve capaciteit, samen met de nodige financiële stabiliteit, om projecten uit hoofde van dit programma uit te voeren; zij hoeven geen verdere documentatie voor te leggen om dit aan te tonen. Deze instellingen of organisaties kunnen van de controlevoorschriften worden vrijgesteld overeenkomstig artikel 173, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002."


23

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I GEDECENTRALISEERDE ACTIES Nationaleagentschapsprocedure 1 – NA1 Van toepassing op

Transnationale mobiliteit Bilaterale en multilaterale partnerschappen

(soort actie)

Unilaterale en nationale projecten (transversaal programma)

GECENTRALISEERDE ACTIES

Nationaleagentschapsprocedure 2 – NA2

Multilaterale projecten: Overdracht van innovatie (Leonardo da Vinci)

Commissieprocedure - COM

Multilaterale projecten en netwerken Exploitatiesubsidies Unilaterale en multilaterale projecten Jean Monnet Flankerende maatregelen

Naar wie moet de aanvraag worden verstuurd?

Het relevante Nationale Agentschap voor iedere instelling of persoon die een aanvraag indient

Het Nationaal Agentschap van de coördinator van de subsidieaanvraag

Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur

De belangrijkste stappen van de procedure

a.

a.

a.

b. c.

Evaluatie van de voorstellen, zowel op basis van formele criteria (geschiktheids- en uitsluitingscriteria) als van kwaliteitscriteria (selectieen toekenningscriteria die in deze Gids worden beschreven) Goedkeuring van de selectielijst door het Nationaal Agentschap De toewijzing van financiële subsidies door de Nationale Agentschappen aan de geselecteerde begunstigden

b. c.

Evaluatie van de voorstellen, zowel op basis van formele criteria (geschiktheids- en uitsluitingscriteria) als van kwaliteitscriteria (selectieen toekenningscriteria), door het Nationaal Agentschap. Samenstelling van de shortlist van aanvragen die het Agentschap ter aanvaarding voordraagt. Goedkeuring van de selectielijst door de Commissie Toewijzing van financiële subsidies door de Nationale Agentschappen aan de geselecteerde voorstellen

b. c.

Evaluatie van de voorstellen, zowel op basis van formele criteria (geschiktheids- en uitsluitingscriteria) als van kwaliteitscriteria (selectieen toekenningscriteria) Goedkeuring van de selectielijst Toewijzing van financiële subsidies aan de geselecteerde projecten

3.B. PROCEDURE VOOR DE EVALUATIE EN SELECTIE VAN AANVRAGEN Bij het proces voor het toekennen van subsidies zijn verschillende actoren betrokken: de Commissie, het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur, de Nationale Agentschappen, de lidstaten en de deelnemende landen en, via het relevante Programmacomité ook de nationale autoriteiten in de lidstaten en andere deelnemende landen. In bepaalde gevallen hebben het Europees Parlement en de Raad "recht van controle"9 op de beslissingen over het toekennen van subsidies.

9 Over het recht van controle van het Europees Parlement en de Raad zie artikel 11 van Verordening (EU) nr. 182/2011


24


Evaluatiecommissie Zorgt ervoor dat er eerlijke procedures gebruikt worden en dat alle aanvragers gelijk en eerlijk behandeld worden. voorstel Het Agentschap zal, met de ondersteuning van experts, de volgende zaken controleren: • Voorwaarden voor aanvragers en aanvragen • Uitsluitingscriteria voor aanvragers • Selectiecriteria in overeenstemming met de operationele en financiële capaciteit van de aanvrager

Aanvragen die niet voldoen aan deze criteria zullen niet aanvaard worden

Evaluatie aan de hand van de toekenningscriteria Scores

expert

Aanvragen die een score behalen die onder de vooraf vastgelegde kwaliteitsdrempel ligt, zullen niet geselecteerd worden

Scores Evaluatie a.d.h.v. de toekenningscriteria Scores

expert

•

•

Voor de meeste Acties zullen minstens twee experts de kwaliteit evalueren Definitieve scores bij consensus

• •

Ranglijst (voorbeeld) Scores

Er wordt een ranglijst opgesteld Aanvragen waarvan de kwaliteit voldoende hoog is, worden in afnemende volgorde goedgekeurd totdat het totale budget uitgeput is

a

Voorstellen

85

Voorstel A

84

Voorstel B

82

Voorstel C

78

Voorstel D

75

Voorstel E

72

Voorstel F

70

Voorstel G

69

Voorstel H

67

Voorstel I

58

Voorstel J

53

Voorstel K

Beschikbaar budget

Het diagram geeft een overzicht van de basisprocedures voor de evaluatie Indien een actie gepubliceerde prioriteiten bevat, kan aanvragen10. evaluatiecommissie besluiten een aanvraag te financieren met een lagere score dan aanvraag die binnen het beschikbare budget valt, teneinde een evenwichtige dekking

van de een van

10 De procedure voor de evaluatie van steunaanvragen in verband met deelname door partnerorganisaties uit "derde" landen aan multilaterale projecten en netwerken in het kader van bepaalde acties van het programma (zie sectie 1.C) wordt beschreven op de website van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur.


25

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I prioriteiten tot stand te brengen. In de voorgaande illustratie zou dit bijvoorbeeld kunnen betekenen dat voorstel I zou kunnen worden gefinancierd indien dit betrekking had op een prioriteit die niet wordt gedekt door de voorstellen erboven. In dat geval zou voorstel H niet worden gefinancierd. DE GROEP VAN EXPERTS

Voor alle programma-acties, behalve voor individuele mobiliteitsacties, zullen alle subsidieaanvragen normaal gesproken door minstens twee experts geëvalueerd worden. In de meeste gevallen gaat het om externe experts (dat wil zeggen experts die niet in dienst zijn bij het Agentschap dat de toekenningsprocedure voor de subsidies organiseert). Zij voeren hun evaluatie uit aan de hand van een vooraf bepaald scoresysteem, waarbij rekening wordt gehouden met de kwaliteit van de aanvraag en (indien van toepassing) de aandacht die is besteed aan de voor de actie beschreven prioriteiten, en van gestandaardiseerde controlelijsten die ook betrekking hebben op de kwaliteitsaspecten. De definitieve score van een subsidieaanvraag wordt gezamenlijk bepaald door de experts die de afzonderlijke evaluaties uitvoeren. Uitgaand van de evaluatie door de experts stelt het organiserende Agentschap een ranglijst op van de subsidieaanvragen, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen aanvragen die ter goedkeuring en aanvragen die ter afwijzing zullen worden voorgedragen, en een reservelijst. Voor de aanvragen die ter goedkeuring voorgedragen worden of die in de reservelijst staan, zal de ranglijst ook het geplande bedrag van de subsidie vermelden. De reservelijst van aanvragers kan gebruikt worden om bijkomende subsidies toe te kennen indien middelen vrijkomen na het intrekken van een reeds goedgekeurde projectaanvraag of bij een verhoging van het programmabudget (bv. als het Europees Parlement extra middelen ter beschikking stelt). In het geval van multilaterale partnerschappen (Comenius, Leonardo da Vinci en Grundtvig) wordt de evaluatie van de aanvraag georganiseerd door het NA van het coördinerende land op basis van gemeenschappelijke kwaliteitscriteria die in alle deelnemende landen gehanteerd worden. Ook met de nationale prioriteiten wordt rekening gehouden (indien van toepassing). DE EVALUATIECOMMISSIE

De ranglijst van subsidieaanvragen die het resultaat is van de hierboven beschreven evaluatieprocedure wordt overhandigd aan een zogeheten "Evaluatiecommissie". De grootte en de samenstelling van de Evaluatiecommissie hangt af van het programma en de actie. Er kunnen leden van de Commissie of van het Agentschap zitting in hebben, naast externe experts en vertegenwoordigers van belanghebbenden. De rol van de Evaluatiecommissie is te waken over de evaluatieprocedure in haar geheel en over de gelijke behandeling van alle aanvragen door een eerlijke en transparante toepassing van de procedures te garanderen. Verder bezorgt het een voorstel voor het toekennen van subsidies aan de persoon die verantwoordelijk is voor het nemen van de beslissing hierover. Dit alles op basis van de volgende aspecten: i.

een eerlijke en transparante toepassing van de gepubliceerde geschiktheids-, selectie-, uitsluitings- en toekenningscriteria http://ec.europa.eu/llp

26

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I ii.

een coherente evaluatie en bepaling van de scores

iii.

een correcte financiële analyse (indien van toepassing)

iv.

een gepaste evaluatie van bijkomende informatie verstrekt door externe actoren (zoals Nationale Agentschappen of delegaties van de Europese Commissie in "derde" landen die deelnemen aan het programma) (indien van toepassing)

v.

evenwichtige toepassing)

aandacht

voor

de

prioriteiten

binnen

de

actie

(indien

van

en in overeenstemming met vi.

de doelstellingen van het programma / de actie

vii.

het beschikbare budget.

DEFINITIEVE BESLISSING OVER HET TOEKENNEN VAN DE SUBSIDIE

Het officiële beslissingsproces hangt af van het feit of het Europees Parlement de beslissing over de toekenning van de subsidie voor het betreffende programma / de betreffende actie controleert of niet. Indien niet, dan wordt de beslissing rechtstreeks door het bevoegde Nationaal Agentschap genomen (voor gedecentraliseerde acties) of door de Commissie of het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (voor gecentraliseerde acties), op basis van het voorstel van de Evaluatiecommissie voor het toekennen van de subsidie. Het Programmacomité en het Europees Parlement worden van een dergelijke beslissing over de toekenning van de subsidie op de hoogte gesteld.

Evaluatiecriteria Aanvragen worden aan de hand van vier soorten criteria geëvalueerd: a. geschiktheidscriteria (voorwaarden) b. uitsluitingscriteria c. selectiecriteria d. toekenningscriteria

a. Voorwaarden Alleen aanvragen die voldoen aan de formele voorwaarden zoals hieronder gespecificeerd komen voor een subsidie in aanmerking. ALGEMENE VOORWAARDEN

Aanvragen moeten aan de volgende criteria voldoen: 1. Naleven van de indieningsprocedures, vastgesteld in de relevante oproep tot het indienen van voorstellen en in sectie 3.A, deel "Instructies voor het correct indienen van een aanvraag" van deze Gids


27

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I 2. Naleven van de termijnen zoals bepaald in de relevante oproep tot het indienen van voorstellen. Ter informatie worden in Deel II van deze Gids voor iedere actie data vermeld, maar de definitieve gepubliceerde oproep voor het indienen van voorstellen moet in elk geval geraadpleegd worden 3. In acht nemen van de regels over de minimale/maximale duur van projecten en het minimum-/maximumaantal betrokken partners en landen, zoals aangegeven in Deel II van deze Gids 4. Indien een aanvraag wordt ingediend door een consortium, moet er minstens één in een EU-lidstaat gevestigde organisatie bij betrokken zijn. Voor multilaterale projecten zullen Europese organisaties met leden die gevestigd zijn in verschillende landen die deelnemen aan het programma Een Leven Lang Leren en die actief deelnemen aan het project, geacht worden te voldoen aan de voorwaarde inzake het minimumaantal landen, zonder dat er andere instellingen van het consortium bij betrokken moeten worden, hoewel dit (waar van toepassing) wel aangeraden wordt. Unilaterale projecten en multilaterale projecten in het kader van Jean Monnet hoeven niet te voldoen aan de voorwaarde dat minstens één in een EU-lidstaat gevestigde organisatie moet deelnemen 5. Opgesteld zijn in één van de officiële talen van de Europese Unie.11 12 13 14 Aanvragen van een consortium moeten in de werktaal van het consortium ingediend worden 6. Mogen uitsluitend ingediend worden via het juiste officiële aanvraagformulier voor de betreffende actie en moeten volledig elektronisch ingevuld worden15 (niet met de hand geschreven) 7. Subsidieverzoek, indien van toepassing, luidend in euro's. Als een aanvraag onontvankelijk verklaard wordt, zal de aanvrager een brief ontvangen met de redenen daarvoor. IN AANMERKING KOMENDE LANDEN

Aanvragers moeten gevestigd zijn in een land dat deelneemt aan het programma Een Leven Lang Leren16. VOORWAARDEN VOOR MOBILITEIT

Om in aanmerking te komen voor een mobiliteitssubsidie, moet een natuurlijk persoon: 11

Met uitzondering van aanvragen voor mobiliteitssubsidies ingediend bij de Nationale Agentschappen van landen binnen de EVA-EER en kandidaat-lidstaten. Deze subsidieaanvragen mogen in de nationale taal van de aanvrager opgesteld zijn. 12 Aanvragers van een Erasmus University Charter zijn verplicht de Erasmus Policy Statement ook in het Engels, Frans of Duits in te dienen. 13 Aanvragen voor het Jean Monnet-programma moeten in het Engels, het Frans of het Duits ingediend worden. 14 Aanvragers van studiebezoeken binnen het transversaal programma moeten het aanvraagformulier in de werktaal van een van de geselecteerde studiebezoeken indienen. 15 Voor bepaalde acties moeten de aanvragers een aanvraagformulier online invullen. 16 Behalve in het geval van het Jean Monnet-programma, dat wereldwijd toegankelijk is voor instellingen voor hoger onderwijs.


28

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I • •

ofwel staatsburger zijn van een land dat deelneemt aan het programma Een Leven Lang Leren ofwel staatsburger zijn van een ander land en voor een reguliere opleiding staan ingeschreven bij een school, een instelling voor hoger onderwijs of beroepsopleiding, of een instelling voor volwassenenonderwijs in een deelnemend land, of werkzaam of woonachtig zijn in een deelnemend land, op de door elk van de deelnemende landen vastgestelde voorwaarden, een en ander met inachtneming van de aard van het programma (zie de website van het desbetreffende Nationaal Agentschap)

In het geval van individuele transnationale mobiliteitsactiviteiten moet ofwel het thuisland ofwel het gastland een EU-lidstaat zijn, behalve wanneer de subsidie wordt toegekend met als doel de begunstigde ervan in staat te stellen om deel te nemen aan een leeractiviteit waarbij deelnemers van verschillende landen betrokken zijn. Deze uitzondering is dus van toepassing op mobiliteitsacties die plaatsvinden in het kader van multilaterale partnerschappen en projecten, en van acties zoals bijscholing in het kader van Comenius en Grundtvig, Intensieve Programma's in het kader van Erasmus, Grundtvig Workshops en Studiebezoeken in het kader van het transversaal programma. Raadpleeg de beschrijvingen van de specifieke acties in Deel II van deze Gids om te controleren of deze regel van toepassing is op de specifieke actie waarvoor u interesse heeft. In bepaalde uitzonderlijke gevallen kan ook mobiliteit binnen één land gesteund worden, in het bijzonder in het geval van subsidies voor voorbereidende bezoeken die toegekend worden met het oog op deelname aan een transnationaal contactseminar dat door het Nationaal Agentschap van het land in kwestie georganiseerd wordt. VOORWAARDEN VOOR AANVRAGENDE ORGANISATIES

Wanneer de aanvraag ingediend moet worden door een instelling of organisatie en niet door een natuurlijke persoon, moeten deze instellingen/organisaties rechtspersonen zijn in overeenstemming met de nationale wetgeving. Raadpleeg Deel II van deze Gids voor andere, bijkomende voorwaarden die gelden voor een bepaald programma en/of een bepaalde actie.

b. Uitsluitingscriteria voor aanvragers Aanvragers zullen van deelneming aan het programma worden uitgesloten als zij zich in één van de volgende situaties bevinden, als vastgesteld in artikel 114 van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Unie: 1. zij verkeren in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling, hun faillissement is aangevraagd, tegen hen loopt een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling, zij hebben hun werkzaamheden gestaakt of verkeren in een overeenkomstige toestand als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale weten regelgeving; 2. zij zijn bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; 3. zij hebben in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; http://ec.europa.eu/llp

29

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I 4. zij hebben niet aan hun verplichtingen voldaan tot betaling van socialezekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij zijn gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd; 5. zij zijn bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de EU schaadt; 6. zij zijn na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht of de procedure voor de toekenning van een subsidie uit de EU-begroting ernstig in gebreke gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen. Aanvragers zullen geen subsidies krijgen als tijdens de procedure voor het toekennen van de subsidie vastgesteld wordt dat: 1. zij in een belangenconflect verkeren met de organisatie of de personen die direct of indirect betrokken zijn bij de procedure voor het toekennen van de subsidie; 2. zij valse verklaringen hebben afgelegd of de verlangde inlichtingen niet hebben verstrekt. Aan begunstigden van een subsidie die schuldig worden bevonden aan misleiding of aan een ernstige inbreuk op hun contractuele verplichtingen met betrekking tot een lopend contract of een eerder toegekende subsidie, kunnen administratieve en financiële sancties opgelegd worden, in overeenstemming met artikelen 93 tot 96 van het Financieel Reglement.

c. Selectiecriteria De selectiecriteria maken het mogelijk te evalueren in hoeverre de organisatie/het partnerschap die/dat de aanvraag indient over de vereiste financiële en operationele capaciteit beschikt om de voorgestelde activiteit uit te voeren. Onderstaande selectiecriteria zijn niet van toepassing op natuurlijke personen die een subsidie aanvragen. Er kan aan aanvragende organisaties gevraagd worden om documenten overr te leggen om hun operationele en financiële capaciteit te bewijzen (zie hieronder). Indien het Agentschap op basis van deze documenten besluit dat de operationele en/of financiële capaciteit niet voldoende bewezen of ontoereikend zijn, kan het de subsidieaanvraag afwijzen of om bijkomende informatie vragen. Organisaties die geacht worden over voldoende financiële, professionele en administratieve capaciteit en financiële stabiliteit te beschikken Organisaties volgens de relevante nationale wetgeving gevestigd als "publiekrechtelijke lichamen" zijn vrijgesteld van de bepalingen die verder onder Operationele Capaciteit en Financiële Capaciteit beschreven worden. Overeenkomstig punt 7 ("Openbare instellingen of organisaties die leermogelijkheden aanbieden") van de administratieve en financiële bepalingen die aan het LLP-besluit zijn gehecht, "worden alle door de lidstaten gespecificeerde scholen en instellingen voor hoger onderwijs, alsmede alle instellingen of organisaties die leermogelijkheden aanbieden die de laatste twee jaar meer dan 50% van hun jaarlijkse inkomsten van de overheid hebben ontvangen, of die onder het gezag staan van overheidsorganen of hun vertegenwoordigers, door de Commissie behandeld als beschikkend over de nodige financiële, professionele en administratieve capaciteit, http://ec.europa.eu/llp

30

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I samen met de nodige financiële stabiliteit, om projecten uit hoofde van dit programma uit te voeren; zij hoeven geen verdere documentatie voor te leggen om dit aan te tonen. Deze instellingen of organisaties kunnen van de controlevoorschriften worden vrijgesteld overeenkomstig artikel 173, lid 4, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002." Desalniettemin zijn deze aanvragers gehouden een verklaring op erewoord te ondertekenen, die normaal gesproken deel uitmaakt van het aanvraagformulier, waarin zij bevestigen aan alle hierboven vermelde voorwaarden te voldoen, en kunnen zij worden verplicht bewijsstukken te leveren voor deze verklaring. Operationele capaciteit Aanvragers zullen geëvalueerd worden met betrekking tot hun professionele competenties en kwalificaties die nodig zijn om de voorgestelde activiteit tot een goed einde te brengen. Indien dit gevraagd wordt in de aanvraagformulieren, moeten de aanvragers de cv's van sleutelpersoneel dat betrokken is bij het project mee indienen, om aan te tonen dat ze de relevante professionele ervaring in huis hebben. Voor consortia geldt deze verplichting voor alle partners. Deze documenten moeten in één van de officiële talen van de Europese Unie ter beschikking gesteld worden, en de procedure voor het toekennen van de subsidie kan bepalen dat zij ingediend moeten worden in de taal die gebruikt wordt voor het indienen van de aanvraag. Financiële capaciteit Aanvragers dienen te beschikken over stabiele en toereikende bronnen van inkomsten om hun activiteit tijdens de volledige duur van het voorgestelde project te kunnen uitvoeren en om bij te dragen tot de medefinanciering ervan. Met uitzondering van de organisaties beschreven in de sectie over "Organisaties die geacht worden over voldoende financiële, professionele en administratieve capaciteit en financiële stabiliteit te beschikken" hierboven, moeten aanvragers, indien zij daarom gevraagd worden in het aanvraagformulier, de volgende documenten indienen als bewijs voor hun financiële capaciteit: • voor subsidieaanvragen voor een bedrag hoger dan 25 000 EUR, een kopie van het officiële jaarverslag van het recentste afgesloten boekjaar17; • voor subsidieaanvragen voor een bedrag hoger dan 500 000 EUR, een extern auditrapport opgesteld door een erkend accountant waarin de boekhouding van het laatste beschikbare jaar doorgelicht wordt. Voor subsidies van minder dan 25 000 EUR wordt gewoonlijk geen bewijs van financiële capaciteit gevraagd. Afhankelijk van het resultaat van de evaluatie van de aanvraag en de doorlichting van de financiële capaciteit van de aanvrager in verband met de subsidieaanvraag, kan aan de aanvrager een subsidieovereenkomst/besluit met de verplichting een garantie te geven voor de prefinanciering, een subsidieovereenkomst zonder prefinanciering of een subsidieovereenkomst die voorziet in prefinanciering in termijnen aangeboden worden. 17 "Officieel" betekent hier: gecertificeerd door een geschikte externe partij en/of gepubliceerd en/of goedgekeurd door de algemene vergadering van de organisatie.


31


d. Toekenningscriteria Toekenningscriteria worden gebruikt om de kwaliteit van de subsidieaanvragen te evalueren. Aanvragen die in aanmerking komen, zullen geëvalueerd worden aan de hand van de gepubliceerde toekenningscriteria voor de desbetreffende actie, rekening houdend met de prioriteiten beschreven in de relevante Oproep tot het indienen van voorstellen. De beschrijving van de acties in deel II van deze Gids bevat de toekenningscriteria die bij de evaluatie gehanteerd zullen worden. Het scoremechanisme en de weging van de toekenningscriteria zullen respectievelijk op de websites van de Nationale Agentschappen of van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur gepubliceerd worden. In het geval van gedecentraliseerde acties zal de weging desalniettemin voor alle Nationale Agentschappen hetzelfde zijn. De bijkomende nationale toekenningscriteria kunnen inhoudelijk van land tot land verschillen, maar hun totale gewicht zal hetzelfde zijn voor alle landen. Alle dergelijke bijkomende nationale toekenningscriteria zullen gepubliceerd worden op de website van het relevante Nationale Agentschap. Om het risico van dubbele subsidiëring uit te sluiten, worden identieke of soortgelijke aanvragen onderworpen aan een speciale evaluatie. De Commissie en de Nationale Agentschappen behouden zich het recht voor identieke of soortgelijke aanvragen van dezelfde aanvrager of hetzelfde consortium niet te subsidiëren. Het besluit tot vaststelling van het programma Een Leven Lang Leren moedigt natuurlijke personen of organisaties die voorheen nog niet deelgenomen hebben aan het programma Een Leven Lang Leren of aan de daaraan voorafgaande programma's, aan om deel te nemen aan gedecentraliseerde acties (artikel 1, lid 3, onder f). De deelname van mensen met speciale behoeften en minder bevoorrechte groepen wordt eveneens aangemoedigd. Subsidies worden toegekend op basis van het beschikbare budget, de relatieve kwaliteit van de aanvragen en (waar relevant) de dekking van prioriteiten, rekening houdend met de maximumbijdrage van de Europese Unie (EU) en, waar van toepassing, het maximale percentage medefinanciering waarin de EU voorziet. Alle aanvragers zullen schriftelijk op de hoogte worden gebracht van het resultaat van de evaluatie. De resultaten van de toekenning van subsidies zullen gepubliceerd worden op de website van het Agentschap in kwestie en dit zo snel mogelijk nadat de beslissingen genomen zijn maar in elk geval ten laatste zes maanden na het nemen van de beslissing. Deze publicatie zal de naam van de begunstigde vermelden, de titel van het gesteunde project en het maximumbedrag van de toegekende subsidie (en het percentage van de medefinanciering, indien van toepassing). Persoonlijke gegevens van natuurlijke personen die geselecteerd werden voor een individuele mobiliteitssubsidie zullen echter niet gepubliceerd worden.


32


4. FINANCIËLE BEPALINGEN

4.A. ALGEMENE FINANCIËLE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP ALLE ACTIES

De toekenning van een subsidie kan op twee manieren officieel gemaakt worden: enerzijds door de ondertekening van een subsidieovereenkomst door de twee partijen (het Agentschap en de begunstigde van de subsidie) en anderzijds door een unilateraal besluit van het Agentschap waarvan de begunstigde van de subsidie op de hoogte gebracht wordt. Deze overeenkomst of dit besluit zal niet alleen de betalingsvoorwaarden bevatten maar ook het bankrekeningnummer of de subrekening waarop de financiering overgeschreven moet worden. Voor elk project kan er maar één subsidie uit de EU-begroting worden toegekend. De subsidie mag niet tot doel, noch als resultaat hebben winst te genereren voor de begunstigde. Bovendien kunnen subsidies niet met terugwerkende kracht toegekend worden voor activiteiten die al voltooid zijn op het moment dat de subsidieaanvraag wordt ingediend. Een subsidie mag onder geen enkel beding het aangevraagde bedrag overschrijden. Ze kan echter wel lager zijn dan het aangevraagde bedrag. Subsidies dienen als aanmoediging om projecten of activiteiten uit te voeren die niet haalbaar zouden zijn zonder de financiële steun van de Europese Unie. Ze zijn gebaseerd op het principe van medefinanciering. In de subsidieovereenkomst worden de maatregelen en tijdsbestekken vastgelegd voor de wijziging, opschorting en beëindiging van de Overeenkomst of de Beslissing. Wanneer begunstigden hun contractuele verplichtingen niet zijn nagekomen, is het mogelijk dat hun overeenkomst wordt geannuleerd en/of dat hun een geldboete wordt opgelegd. Subsidieovereenkomsten of besluiten mogen alleen gewijzigd worden door bijkomende schriftelijke overeenkomsten of besluiten. Zulke bijkomende overeenkomsten of besluiten mogen niet tot doel of als resultaat hebben wijzigingen door te voeren die het besluit om de subsidie toe te kennen in vraag stellen of de gelijke behandeling van de aanvragers in het gedrang brengen. Een bijkomende overeenkomst of een bijkomend besluit kan niet opgesteld worden na de toekenningsperiode voor de kosten en activiteiten die in de oorspronkelijke overeenkomst of het oorspronkelijke besluit vastgelegd werden.


33


4.B. SOORTEN FINANCIERINGEN Let op: de term "project" verwijst in het kader van financiële steun door de Europese Unie (EU) en in heel dit document naar één van de activiteittypes beschreven in sectie 1.B. EU-steun kan de vorm aannemen van een bedrag ineens18, een forfaitair19 bedrag gebaseerd op een schaal van kosteneenheden of de terugbetaling van een percentage van de in aanmerking komende kosten. Afhankelijk van het type kan een subsidie alle of enkele van deze financieringssoorten omvatten. De begroting voor een project moet dienovereenkomstig worden opgesteld. •

Voor subsidies die als bedrag ineens worden toegekend, moet de begunstigde in staat zijn te bewijzen dat de activiteit waarvoor de subsidie wordt toegekend ook daadwerkelijk plaatsgevonden heeft; hij kan dus niet volstaan met een opgave van het feitelijke bedrag van de uitgaven. Als de gefinancierde activiteit op een bevredigende manier wordt uitgevoerd, wordt het volledige subsidiebedrag uitbetaald. Is dit niet het geval, dan wordt er normaal gesproken verwacht dat (een deel van) de subsidie terugbetaald wordt. Dit wordt bepaald op basis van criteria die voor elke gedecentraliseerde actie vastgelegd worden.

•

In het geval van forfaitaire bedragen gebaseerd op een schaal van kosteneenheden (bijvoorbeeld maximale dagvergoedingen voor verblijfkosten) hoeft de begunstigde de daadwerkelijk gemaakte kosten niet te verantwoorden maar moet hij wel bewijzen dat de activiteiten die leidden tot het toekennen van een bepaald subsidiebedrag hebben plaatsgevonden (het maximale bedrag dat voor het verblijf toegekend wordt, wordt bijvoorbeeld berekend op basis van het aantal dagen dat hij of zij in het buitenland doorbrengt).

•

In het geval (een deel van) de subsidie wordt toegekend op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten, zal de begunstigde alle bewijsstukken voor zijn/haar uitgaven die als werkelijke kosten vergoed worden, bewaren en op aanvraag voorleggen.

•

In aanmerking komende kosten: de uitgaven die in aanmerking komen binnen een budget voor een project dat gesteund wordt met medefinanciering door de Europese Unie. De geschatte uitgaven die werden opgegeven in de aanvraag, worden gecontroleerd aan de hand van de regels uit deze Gids. In het geval de uitgaven niet in overeenstemming zijn met deze regels, worden ze volledig of gedeeltelijk als "nietsubsidiabel" beschouwd (d.w.z. niet in aanmerking komend voor medefinanciering door de Europese Unie) Na de controle zal het goedgekeurde budget alleen nog maar de in aanmerking komende kosten dekken.

•

Terugbetaling van een percentage van in aanmerking komende kosten: de aanvrager zal zijn uitgaven als daadwerkelijk gemaakte kosten opgeven (waarop mogelijks

18 "De vaste bedragen (...) worden gebruikt om, in overeenstemming met het bepaalde in de overeenkomst en op grond van een raming, sommige uitgaven te dekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een actie of voor de gewone bedrijfsvoering van een begunstigde." (artikel 108 bis, lid 1, onder b), van het Financieel Reglement) en artikel 180 bis, lid 2, van de Uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement. Zie: http://ec.europa.eu/budget/documents/financial_regulation_en.htm#expand_collapse 19 "De forfaitaire financieringen (...) worden gebruikt om sommige van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën uitgaven te dekken, door toepassing van hetzij een vooraf bepaald percentage, hetzij een tabel van eenheidskosten." (artikel 108 bis, lid 1 onder c), van het Financieel Reglement en artikel 180 bis, lid 3, van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement.


34

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I maximumtarieven van toepassing zijn). De financiering door de Europese Unie zal berekend worden als percentage van de in aanmerking komende daadwerkelijke uitgaven. De bijdrage zal pro rata verminderd worden als het project bij de eindrapportage niet of maar gedeeltelijk afgerond is of als er geld van de financiering werd gebruikt voor "niet-subsidiabele" uitgaven. Wanneer er minder kosten werden gemaakt dan gepland, zal de bijdrage procentueel verminderd worden volgens de percentages uit de subsidieovereenkomst. Meer informatie hierover vindt u in de documentatie over het beheer van subsidieovereenkomsten. 4.C. MOBILITEITSSUBSIDIES VOOR NATUURLIJKE PERSONEN Mobiliteitssubsidies worden toegekend op basis van verschillende kostenelementen. De hieronder opgegeven tarieven, zijn maximumtarieven. De begroting voor mobiliteitsactiviteiten is gebaseerd op (een combinatie van) verblijfkosten, reiskosten en andere kosten. Voor kosten gebaseerd op een schaal van kosteneenheden of daadwerkelijk gedane uitgaven, gelden de algemene voorwaarden (zie hieronder). Voor een korte mobiliteit (behalve Erasmus Mobiliteit van studenten en Grundtvig Workshops) worden de reiskosten berekend op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Voor een langer durende mobiliteit van 13 weken of meer en voor Erasmus Mobiliteit van studenten en Grundtvig Workshops, wordt ervan uitgegaan dat de reiskosten gedekt worden door de subsidie voor verblijfskosten en wordt geen afzonderlijke subsidie voor het reizen zelf toegekend.

A. Verblijfkosten Voor alle mobiliteitsacties bestaat de bijdrage voor de verblijfkosten uit een forfaitaire subsidie die wordt berekend op basis van een dag-, week-20 of maandtarief. Onder de verblijfkosten vallen logies, maaltijden, lokaal vervoer, telecommunicatiekosten waaronder fax en internet, verzekering en alle andere verblijfsgerelateerde kosten. De toegekende subsidies voor mobiliteitsacties van minder dan 13 volle weken, dat wil zeggen maximaal 90 dagen (behalve Erasmus Mobiliteit van studenten en Grundtvig Workshops) dekken geen reiskosten. Deze worden terugbetaald op basis van de daadwerkelijk gedane uitgaven. Voor mobiliteitsacties van minstens 13 volledige weken worden de toegekende subsidies beschouwd als een algemene forfaitaire bijdrage voor alle kosten waaronder ook de reiskosten. De steun voor de verblijfkosten wordt berekend als een forfaitair bedrag op basis van de schaal van kosteneenheden van het gastland. Personen met speciale behoeften kunnen gebruik maken van speciale financieringsmaatregelen. Voor het aanvragen van een subsidie in verband met gedecentraliseerde acties van het programma Een Leven Lang Leren, wordt onder een persoon met speciale behoeften verstaan een potentiële deelnemer met een zodanige lichamelijke, geestelijke of gezondheidsconditie dat zijn of haar deelname aan het project of de mobiliteitsactie zonder extra financiële steun niet mogelijk zou zijn. 20 In deze context is een week gelijk aan een mobiliteitsperiode van zeven volledige opeenvolgende dagen, inclusief de heen- en terugreis.


35

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I De extra subsidie voor reis- en verblijfkosten zal individueel bekeken worden en gebaseerd worden op de daadwerkelijk gemaakte kosten. In zulke gevallen is het mogelijk dat de subsidie ook de reis- en verblijfkosten van een begeleider dekt indien dit gerechtvaardigd is. De aanvraag dient een beschrijving van de conditie van de desbetreffende persoon en diens speciale behoeften te bevatten, evenals een specificatie van de extra kosten die daarmee samengaan. Op grond van deze toelichting, de beschikbare middelen, de nationale regelgeving en eventuele nationale prioriteiten zal het Nationaal Agentschap vervolgens beoordelen of extra subsidie kan worden toegekend. Voor sommige acties wordt er een maximumbedrag vastgesteld voor de subsidie die onder deze omstandigheden kan worden toegekend.

OPMERKING: Aanvragers moeten er rekening mee houden dat de bedragen in de volgende tabellen verwijzen naar de absolute maxima die toegestaan zijn in alle landen die deelnemen aan het programma. De werkelijke bedragen die door de specifieke Nationale Agentschappen worden toegekend, hangen af van land tot land en van actie tot actie. In sommige gevallen kunnen ze dan ook aanzienlijk lager liggen dan de maximumbedragen die hier vermeld staan. Bij het bepalen van de toe te kennen bedragen, houden de Nationale Agentschappen vooral rekening met het totale beschikbare budget, het aantal aanvragen in hun land en het feit dat ze alle begunstigden in hun land gelijk moeten behandelen. Daarom raden we alle aanvragers ten stelligste aan de website van het relevante Nationale Agentschap in hun land te raadplegen om de werkelijke bedragen op te zoeken die ze waarschijnlijk zullen ontvangen wanneer hun aanvraag goedgekeurd wordt. Comenius Aanvragers van steun voor mobiliteit voor initiële lerarenopleidingen binnen de multilaterale projecten van Comenius, vinden de maximaal in aanmerking komende weekbedragen in de tabel Verblijfkosten op de website van het EACEA.


36

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Tabel 1a: Het programma Een Leven Lang Leren - Mobiliteit - Verblijf Maximumtarieven (in euro) per gastland en verblijfsduur. (Voor mobiliteit van Erasmus-studenten, zie tabel 1b) Exclusief reis- en visumkosten Totaalbedragen eerste week

1 dag

2 dagen

3 dagen

4 dagen

5 dagen

Inclusief reis- en visumkosten

Totaalbedrag

6 dagen

BE

170

340

510

680

850

1.020

BG

110

220

330

440

550

CZ

150

300

450

600

750

DK

230

460

690

920

DE

160

320

480

EE

130

260

EL

160

320

ES

170

FR IE

Eén week (7 dagen)

Twee weken

Bijkomend bedrag per week (wkn 3 12)*

Totaalbedrag voor de volledige 13 weken **

Bijkomend bedrag per week (wkn 14 45)*

1.190

1.666

190

4.286

190

660

770

1.078

123

2.852

123

900

1.050

1.470

168

3.796

168

1.150

1.380

1.610

2.254

258

5.806

258

640

800

960

1.120

1.568

179

4.023

179

390

520

650

780

910

1.274

146

3.342

146

480

640

800

960

1.120

1.568

179

4.064

179

340

510

680

850

1.020

1.190

1.666

190

4.293

190

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.960

224

5.033

224

190

380

570

760

950

1.140

1.330

1.862

213

4.766

213

IT

190

380

570

760

950

1.140

1.330

1.862

213

4.793

213

CY

150

300

450

600

750

900

1.050

1.470

168

3.788

168

LV

130

260

390

520

650

780

910

1.274

146

3.382

146

LT

130

260

390

520

650

780

910

1.274

146

3.348

146

LU

170

340

510

680

850

1.020

1.190

1.666

190

4.294

190

HU

140

280

420

560

700

840

980

1.372

157

3.607

157

MT

140

280

420

560

700

840

980

1.372

157

3.539

157

NL

180

360

540

720

900

1.080

1.260

1.764

202

4.528

202

AT

180

360

540

720

900

1.080

1.260

1.764

202

4.538

202

PL

130

260

390

520

650

780

910

1.274

146

3.301

146

PT

150

300

450

600

750

900

1.050

1.470

168

3.775

168

RO

120

240

360

480

600

720

840

1.176

134

3.104

134

SI

160

320

480

640

800

960

1.120

1.568

179

4.055

179

SK

140

280

420

560

700

840

980

1.372

157

3.539

157

FI

210

420

630

840

1.050

1.260

1.470

2.058

235

5.293

235

SE

210

420

630

840

1.050

1.260

1.470

2.058

235

5.295

235

UK

230

460

690

920

1.150

1.380

1.610

2.254

258

5.829

258

IS

180

360

540

720

900

1.080

1.260

1.764

202

4.756

202

LI

260

520

780

1.040

1.300

1.560

1.820

2.548

291

6.560

291

NO

260

520

780

1.040

1.300

1.560

1.820

2.548

291

6.563

291

CH

260

520

780

1.040

1.300

1.560

1.820

2.548

291

6.507

291

HR

160

320

480

640

800

960

1.120

1.568

179

4.056

179

TR

140

280

420

560

700

840

980

1.372

157

3.693

157


37

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I * Voor de weken 3-12 en 14-45, worden de bijkomende volledige weken berekend op basis van het bedrag in de kolommen 'Bijkomend bedrag per week voor weken 3-12 en 14-45'. ** Dit omvat een speciaal bedrag dat de reis- en visumkosten dekt, aangezien deze vanaf 13 volle weken inbegrepen zijn. De berekeningsmethode voor een "onvolledige" week bestaat erin het aantal dagen te vermenigvuldigen met 1/7 van het bedrag uit de kolommen 'Bijkomend bedrag per week’ voor de weken 3-12 en 14-45. Er wordt een uitzondering gemaakt voor de tweede onvolledige week. Deze wordt berekend op basis van het aantal bijkomende dagen vermenigvuldigd met 1/7 van het verschil tussen de bedragen voor één week en twee weken. In het geval van een verblijf van tussen 12 en 13 weken (m.a.w. een onvolledige dertiende week) wordt het bedrag als volgt berekend: het bedrag voor een verblijf van 12 weken plus voor elke extra dag 1/7 van het bedrag in de kolom "Bijkomend bedrag per week". Het aldus verkregen totaalbedrag is exclusief reis- en visumkosten.

Tabel 1b: Het programma Een Leven Lang Leren - Erasmus - Mobiliteit Verblijf Studenten - Maximumtarieven (in euro) per gastland inclusief reiskosten21 GASTLAND Belgique/België/Belgien – BE Balgarija – BG Česká republika – CZ Danmark – DK Deutschland – DE Eesti – EE Ellas – EL España – ES France – FR Eire/Ireland – IE Italia – IT Kypros – CY Latvija – LV Lietuva – LT Luxembourg – LU Magyarország – HU Malta – MT Nederland – NL Österreich – AT Polska – PL Portugal – PT Romania – RO Slovenija – SI Slovensko – SK Suomi/Finland – FI Sverige – SE United Kingdom – UK Island – IS Liechtenstein – LI Norge – NO Schweiz/Suisse/Svizzera - CH Hrvatska – HR Türkiye – TR

Maandtarief 640 401 539 858 607 484 607 625 743 698 682 536 476 464 640 507 526 666 680 493 544 445 573 512 764 759 860 648 939 939 939 591 525

21 Voor intensieve programma’s binnen Erasmus zijn deze bedragen exclusief reiskosten die (deels) kunnen worden vergoed op basis van daadwerkelijke kosten.


38


B. Reiskosten Voor mobiliteitsacties van minder dan 13 volle weken, dat wil zeggen maximaal 90 dagen (behalve Erasmus Mobiliteit van studenten en Grundtvig Workshops) zal het NA de reiskosten geheel of gedeeltelijk (aan de hand van een plafond of maximumpercentage) terugbetalen op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten inclusief waar nodig kosten voor inreis-/uitreisvisa. Alle andere kosten in verband met de reis komen niet in aanmerking. Als de deelnemers in één van de overzeese landen of gebieden wonen die vermeld staan in het Besluit 2001/822/EG van de Raad (zie Landen) of een van deze gebieden als bestemming hebben, zullen de daadwerkelijk gemaakte reiskosten – behalve in het geval van Erasmus Mobiliteit van studenten en Grundtvig Workshops – volledig terugbetaald worden, ongeacht de duur van de mobiliteitsactiviteit. Wanneer steun voor reiskosten wordt toegekend op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten, gelden dezelfde regels als voor de reiskosten van multilaterale projecten, netwerken en flankerende maatregelen, maar de kosten voor de reisverzekering en mogelijke annuleringskosten zijn inbegrepen in de verblijfkosten.

C. Andere kosten Naast de hiervoor genoemde vergoedingen van reis- en verblijfkosten zijn voor bepaalde acties van het programma de volgende subsidies beschikbaar:

COMENIUS Bijscholing voor onderwijzend personeel van scholen -

Cursus- of seminarkosten: er kan een bijdrage worden betaald op basis van de daadwerkelijke kosten, tot een op Europees niveau vastgesteld maximum van 150 EUR per dag (deze limiet kan in sommige landen lager zijn) Taalkundige voorbereiding: er kan een “bedrag ineens” worden betaald van maximaal 500 EUR per deelnemer (dit bedrag kan in sommige landen lager zijn). (Opmerking: een subsidie voor taalkundige voorbereiding wordt niet toegekend indien de opleiding zelf uitsluitend of overwegend gericht is op de verbetering van de taalvaardigheid).

Assistentschappen -

Pedagogische, taalkundige en culturele voorbereiding: er kan een “bedrag ineens" worden betaald van maximaal 500 EUR per deelnemer (deze limiet kan in sommige landen lager zijn). In aanmerking komen de volgende activiteiten: inleidende bijeenkomsten, taalkundige voorbereiding en voorbereidingen in verband met Content and Language Integrated Learning (CLIL).

LEONARDO DA VINCI


39


Mobiliteit (initiële beroepsopleiding, mensen op de arbeidsmarkt, beroepspersoneel binnen instellingen voor beroepsonderwijs en -opleiding) -

Pedagogische, taalkundige en culturele voorbereiding: er kan een “bedrag ineens” worden betaald van maximaal 500 EUR per deelnemer (deze limiet kan in sommige landen lager zijn).

GRUNDTVIG Bijscholing voor personeel in het volwassenenonderwijs -

Cursusgeld: er kan een bijdrage worden betaald op basis van de daadwerkelijke kosten, tot een op Europees niveau vastgesteld maximum van 150 EUR per dag (deze limiet kan in sommige landen lager zijn).

-

Pedagogische, taalkundige en culturele voorbereiding: er kan een “bedrag ineens” worden betaald van maximaal 500 EUR per deelnemer (deze limiet kan in sommige landen lager zijn). (Opmerking: een subsidie voor taalkundige voorbereiding wordt niet toegekend indien de opleiding zelf uitsluitend of overwegend gericht is op de verbetering van de taalvaardigheid).

Assistentschappen -


Bezoeken en uitwisselingen -

Conferentie- of seminarkosten: er kan een bijdrage worden betaald op basis van de daadwerkelijke kosten, tot een op Europees niveau vastgesteld maximum van 150 EUR per dag (deze limiet kan in sommige landen lager zijn). Pedagogische, taalkundige en culturele voorbereiding: er kan een “bedrag ineens” worden betaald van maximaal 500 EUR per deelnemer (deze limiet kan in sommige landen lager zijn).

Workshops -


Vrijwilligersprojecten voor 50-plussers -

De "Andere kosten" in verband met de diverse vrijwilligers die deelnemen aan de projecten, worden behandeld in sectie 4.D hieronder.

D SPECIFIEKE FINANCIËLE REGELS VOOR INDIVIDUELE MOBILITEIT VAN LEERLINGEN IN HET KADER VAN COMENIUS

Subsidieaanvragen kunnen alleen worden ingediend door scholen in de landen die deelnemen aan de actie. Zie voor een nadere beschrijving van de regels voor deelname


40

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I het gedeelte uit deel II van de LLP-Gids 2012 waarin een toelichting wordt gegeven op de actie voor individuele mobiliteit van leerlingen in het kader van Comenius. Subsidies voor uitzendende scholen en voor gastscholen Instellingen die optreden als uitzendende of als gastschool, ontvangen een subsidie in de vorm van een "bedrag ineens" bestaande uit de volgende onderdelen: 1. Uitzendende school: • Een "bedrag ineens" van 150 EUR per leerling voor organisatiekosten volgens de taken die zijn vastgelegd in hoofdstuk 2 van de Guide to Comenius Individual Pupil Mobility, "Roles and responsibilities" (Handleiding bij Individuele mobiliteit van leerlingen in het kader van Comenius, Taken en verantwoordelijkheden). • Een "bedrag ineens" van 120 EUR per leerling voor taalkundige voorbereiding. De behoefte aan taalkundige voorbereiding moet door de uitzendende school worden onderbouwd in het aanvraagformulier. 2. Gastschool: • Een "bedrag ineens" van 500 EUR per leerling voor organisatiekosten volgens de taken die zijn vastgelegd in hoofdstuk 2 van de Guide to Comenius Individual Pupil Mobility, "Roles and responsibilities". Het "bedrag ineens"-subsidiebedrag voor de uitzendende school en voor de gastschool wordt aan de uitzendende school betaald door het Nationaal Agentschap. De uitzendende school wordt geacht het desbetreffende bedrag over te maken aan de gastschool na ontvangst van een schriftelijk verzoek daartoe (het formulier voor dat verzoek is opgenomen in de Guide to Comenius Individual Pupil Mobility). Subsidies voor deelnemende leerlingen De subsidie voor deelnemende leerlingen is bedoeld om de volgende kosten te dekken: •

Retourticket (inclusief binnenlands vervoer) wordt volledig vergoed op basis van 100% van de daadwerkelijke subsidiabele kosten. Het gebruik van de voordeligste vervoerwijzen en tarieven (toeristenklasse voor vliegtuig, tweede klasse voor trein) is verplicht. Het Nationaal Agentschap kan een plafond vaststellen om overdreven kosten te vermijden.

•

De maandelijkse toelage wordt toegekend als bedrag ineens (als bijdrage in bijv. studiemateriaal en plaatselijk vervoer). Het bedrag voor de eerste maand is hoger in verband met de extra kosten die aan het begin van het verblijf in het andere land worden gemaakt. Onderstaande tabel 1c geeft een overzicht van het bedrag per gastland:

Tabel 1c: Maandelijkse toelage (per gastland): Land

1ste maand

Vogende maanden

Balgarija- BG

175 110

105 66

Česká Republika - CZ

147

88

België - BE


41

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Land Danmark - DK

1ste maand 235

Vogende maanden 141

Eesti - EE

133

80

Ellas - EL

166

100

España -ES

172

103

France - FR

203

122

Italia - IT

187

112

Latvija - LV

130

78

Lietuva - LT

127

76

Luxembourg - LU

175

105

Magyarorszag - HU

139

83

Malta - MT

144

86

Nederland - NL

182

109

Österreich - AT

186

111

Polska - PL

135

81

Portugal - PT

149

89

România- RO

122

73

Slovenija -SI

158

95

Slovensko -SK

140

84

Suomi - FI

208

125

Sverige - SE

208

125

Island - IS

177

106

Liechtenstein – LI

257

154

Norge - NO Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra - CH Hrvatska - HR

249

154

257 163

154 98

Türkiye - TR

144

86

Het bedrag aan reiskostenvergoeding en het bedrag van de maandelijkse toelage worden aan de uitzendende school betaald door het Nationaal Agentschap van die school. De uitzendende school maakt de maandelijkse toelage over aan de ouder(s)/voogd(en) van de leerling of aan de leerling zelf.

4.D. SUBSIDIES VOOR ORGANISATIES DIE MOBILITEIT ORGANISEREN (ERASMUS, LEONARDO DA VINCI EN GRUNDTVIG) In het geval van mobiliteitsacties in het kader van Erasmus en Leonardo da Vinci en bij bepaalde Grundtvig-acties, worden de mobiliteitsactiviteiten georganiseerd door instellingen/organisaties zoals die voor hoger onderwijs, organisaties voor beroepsonderwijs en -opleiding en organisaties of consortia voor volwasseneneducatie. De uitzendende organisatie of gastorganisatie moet zich voor deze mobiliteitsacties ten volle engageren om de kwaliteit te garanderen van alle aspecten (niet alleen pedagogische maar ook logistieke) van de mobiliteitsperiode. De organisaties zijn ook http://ec.europa.eu/llp

42

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I verantwoordelijk voor het beheer van de mobiliteitssubsidies voor de afzonderlijke deelnemers. De bedragen en regels die van toepassing zijn op deze subsidies zijn hierboven reeds beschreven. Daarnaast ontvangen de organisaties zelf ook een bijdrage in hun kosten voor het organiseren van de mobiliteitsactiviteiten. Deze steun komt ten goede aan de organisatie zelf en dus niet aan de individuele deelnemers.22 ERASMUS EN LEONARDO DA VINCI

Subsidies voor uitzendende instellingen/consortia voor de organisatie van mobiliteit Er is een maximale schaal van kosteneenheden van toepassing voor de berekening van de subsidies voor uitzendende instellingen / consortia voor de organisatie van mobiliteit. De schalen zijn vastgesteld per bezoekersgroep en, in het geval van Erasmus, ook per aantal bezoekende uitgenodigde docenten uit ondernemingen. Voor de eerste 25 personen van de totale in aanmerking komende mobiliteitsactiviteiten is schaal 1 van toepassing. De volgende schaal is van toepassing op de 26e tot 100e persoon enz.

Tabel 2: Erasmus en Leonardo da Vinci - Maximale schaal van kosteneenheden toe te passen op de berekening van subsidies aan instellingen voor hoger onderwijs en stageconsortia om de kwaliteit te verzekeren van de getroffen regelingen voor de mobiliteit ten behoeve van studenten en personeel, inclusief studentenstages in het kader van Erasmus Schaal Schaal Schaal Schaal

1 2 3 4

(1e tot en met 25e persoon) (26e tot en met 100e persoon) (101e tot en met 400e persoon) (> 400e persoon)

€ € € €

390/begunstigde 315/begunstigde 225/begunstigde 180/begunstigde

ERASMUS EN GRUNDTVIG

Subsidies aan instellingen voor het organiseren van Intensieve Taalcursussen in het kader van Erasmus (EILC's), Intensieve Programma's van Erasmus (IP's) en Grundtvig Workshops De subsidie wordt toegekend als bedrag ineens.

22

Alle vermelde bedragen zijn in euro per persoon/begunstigde tenzij anders aangegeven.


43

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Tabel 3a: Erasmus en Grundtvig - Maximale bedragen ineens (in EUR) voor het organiseren van Intensieve Taalcursussen in het kader van Erasmus (EILC's), Intensieve Programma's (IP's) en Grundtvig Workshops

Erasmus EILC’s

Land Belgique/België/Belgien Balgarija Česká republika Danmark Deutschland Eesti Ellas España France Eire Italia Kypros Latvija Lietuva Luxembourg Magyarország Malta Nederland Österreich Polska Portugal Romania Slovenia Slovensko Suomi/Finland Sverige United Kingdom

BE BG CZ DK DE EE EL ES FR IE IT CY LV LT LU HU MT NL AT PL PT RO SI SK FI SE GB

Island Liechtenstein Norge Schweiz/Suisse/Svizzera/Svizra Hrvatska Türkiye

IS LI NO CH HR TR

België Bulgarije Tsjechië Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hongarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Finland Zweden Verenigd Koninkrijk IJsland Liechtenstein Noorwegen Zwitserland Kroatië Turkije

6.160 3.860 5.190 8.260 5.840 4.660 5.840 6.020 7.150 6.720 6.570 5.160 4.580 4.470 6.160 4.880 5.060 6.410 6.540 4.750 5.240 4.280 5.520 4.930 7.360 7.310 8.280 6.240 9.040 9.040 9.040 5.690 5.050

Erasmus IP's en Grundtvig Workshops 7.180 4.500 6.050 9.630 6.810 5.430 6.810 7.010 8.340 7.830 7.650 6.010 5.330 5.210 7.180 5.690 5.900 7.470 7.630 5.540 6.100 4.990 6.430 5.740 8.570 8.520 9.650 7.270 10.530 10.530 10.530 6.630 5.890

GRUNDTVIG –VRIJWILLIGERSPROJECTEN VOOR 50-PLUSSERS

De organisaties die vrijwilligers uitzenden en ontvangen, krijgen één enkele subsidie die uit de volgende elementen bestaat: 1. uitzendkosten: a)

een forfaitaire subsidie op basis van het aantal uitgestuurde vrijwilligers die de organisatiekosten van de gastorganisatie en de kosten die aan het project in zijn geheel zijn verbonden, dekt maar ook de culturele, taalkundige en persoonlijke voorbereiding van de uitgestuurde vrijwilligers http://ec.europa.eu/llp

44

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I en de kosten voor de follow-up van hun ervaringen na hun terugkeer (zie onderstaande tabel 3b) b)

een variabele subsidie voor de reiskosten van de uitgestuurde vrijwilligers die gebaseerd is op de daadwerkelijke reiskosten, die trouwens ook bewezen moeten worden (zie Sectie 4C hierboven)

2. gastkosten: a)

een forfaitaire subsidie op basis van het aantal inkomende vrijwilligers die de organisatiekosten van de gastorganisatie moet dekken en de kosten voor het project in zijn geheel (zie onderstaande tabel 3b)

b)

een forfaitaire subsidie per vrijwilliger op basis van de schalen van kosteneenheden om de kosten van verblijf, verzekering, lokaal vervoer en steun aan de inkomende vrijwilligers te dekken tijdens de vrijwilligersperiode (zie tabel 1a hierboven).

Tabel 3b: Grundtvig - Vrijwilligersprojecten voor 50-plussers – Maximale schalen van kosteneenheden voor het organiseren van de mobiliteit van vrijwillige 50-plussers Per vrijwilliger € 800 € 390

Uitzendende organisatie Gastorganisatie

4.E. PARTNERSCHAPPEN Partnerschappen zijn (vaak kleinschalige) projecten rond een praktische samenwerking tussen organisaties uit minstens 3 verschillende landen, met uitzondering van bilaterale partnerschappen in het kader van Comenius waarbij maar twee landen betrokken zijn. Per partnerschap is één instelling/organisatie "coördinator", de andere instellingen/organisaties zijn gewoon "partners". De aanvraag voor het partnerschap wordt door alle deelnemende instellingen samen voorbereid maar elke instelling afzonderlijk ontvangt zijn subsidie van zijn eigen Nationaal Agentschap. Partnerschapssubsidies worden voor een periode van 2 jaar toegekend. De activiteiten binnen een partnerschap omvatten zowel lokale activiteiten in één van de partnerorganisaties zelf (leeractiviteiten, veldwerk, onderzoek, enz.) als mobiliteitsactiviteiten om de buitenlandse partnerinstellingen te bezoeken (projectbijeenkomsten, studiebezoeken, uitwisselingen van personeel, klassenuitwisselingen, uitwisseling van leerervaringen enz.). De regels zijn grotendeels gelijk voor alle partnerschapsprojecten, ongeacht het programma waaronder ze plaatsvinden (Comenius, Grundtvig, Leonardo da Vinci). De http://ec.europa.eu/llp

45

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I toegekende subsidies kunnen echter enigszins verschillen afhankelijk van het land of het programma.

Bedrag ineens Elke deelnemende instelling ontvangt een projectsubsidie in de vorm van een bedrag ineens als bijdrage in alle projectkosten: reis- en verblijfkosten tijdens de mobiliteitsperioden en kosten in verband met lokale projectactiviteiten. De subsidies worden berekend op basis van het minimumaantal "mobiliteitsacties" dat de deelnemende instelling van plan is uit te voeren tijdens de duur van de overeenkomst. Eén "mobiliteitsactie" komt overeen met één reis naar het buitenland door één persoon in het kader van het partnerschap. De in aanmerking komende soorten mobiliteitsactiviteiten worden in de subsidieovereenkomst gedefinieerd. Bij de eindrapportage wordt de begunstigden niet gevraagd hun onkosten te bewijzen maar wel dat de activiteiten die ze in hun aanvraag hadden vermeld, volledig en op een bevredigende manier werden uitgevoerd.

Let wel: Om rekening te houden met de behoeften van personeel of leerlingen/lerenden met speciale behoeften of als een mobiliteitactiviteit gepland is van of naar partners in één van de gebieden uit de lijst "Overzeese Landen en Gebieden" (zie sectie 1.C "Welke landen nemen deel aan het programma?"), is het mogelijk om het minimumaantal mobiliteitsacties met maximaal 50% te verlagen. Een instelling die hoge extra kosten verwacht voor de mobiliteitsactiviteiten van deelnemers met speciale behoeften bijvoorbeeld, kan aan zijn Nationaal Agentschap vragen om het minimumaantal mobiliteitsacties dat gekoppeld is aan het aangevraagde subsidiebedrag, te verlagen. Als het Nationaal Agentschap het verzoek inwilligt, krijgt de instelling hetzelfde subsidiebedrag maar voor een kleiner aantal minimaal vereiste mobiliteitsacties. Tabel 4: Comenius, Leonardo da Vinci en Grundtvig – maximale bedragen ineens voor partnerschappen In de onderstaande tabel vindt u de maximale subsidiebedragen voor elk partnerschapstype, gebaseerd op het aantal geplande mobiliteitsacties. De daadwerkelijke bedragen die door de Nationale Agentschappen worden toegekend, variëren van land tot land en kunnen in sommige gevallen aanzienlijk lager liggen dan de hieronder aangegeven maximumbedragen. Daarom raden we alle aanvragers ten stelligste aan de website van het relevante Nationale Agentschap in hun land te raadplegen om de daadwerkelijke bedragen op te zoeken die ze waarschijnlijk zullen ontvangen wanneer hun aanvraag goedgekeurd wordt.


46


Minimumaantal mobiliteitsactivi teiten per partner in een 2 jaar durend partnerschap

Partnerschapstype

Multilaterale partnerschap pen

Bilaterale partnerschap pen

Klein aantal mobiliteitsactiviteiten Beperkt aantal mobiliteitsactiviteiten Gemiddeld aantal mobiliteitsactiviteiten Groot aantal mobiliteitsactiviteiten Bilaterale Comeniuspartnerschappen Klassenuitwisseling in kleine groepen van 10 tot 19 leerlingen. Bilaterale Comeniuspartnerschappen Klassenuitwisseling in grote groepen van 20 leerlingen of meer.

Maximale subsidie als bedrag ineens per partner



COMENIUS

LEONARDO DA VINCI

GRUNDTVIG

4

€ 10 000

€ 10 000

€ 15 000

8

€ 15 000

€ 15 000

€ 17 500

12

€ 20 000

€ 20 000

€ 20 000

24

€ 25 000

€ 25 000

€ 25 000

12

€ 20 000

-

-

24

€ 25 000

-

-

Uitzondering: Regiosubsidies van Comenius: De regiosubsidies van Comenius bestaan uit een bedrag ineens voor de mobiliteitsactiviteiten plus een subsidie op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten voor de bijkomende activiteiten. De bijdrage voor deze bijkomende uitgaven is niet opgenomen in het bedrag ineens voor mobiliteit om het voor de regiopartnerschappen binnen Comenius mogelijk te maken om verschillende activiteiten te organiseren, zoals bijvoorbeeld grootschaliger conferenties of de uitvoering van onderzoeksactiviteiten en studies. De subsidie voor bijkomende projectkosten is beperkt tot maximaal 25 000 EUR. De maximale bedragen ineens voor mobiliteit in het kader van Comeniusregiopartnerschappen vindt u in de onderstaande tabel. Zoals bij andere partnerschappen komt één "mobiliteitsactiviteit" overeen met één buitenlandreis van één persoon die werkt voor één van de in de aanvraag genoemde organisaties. Het daadwerkelijk van toepassing zijnde bedrag wordt bepaald door de autoriteiten van de deelnemende landen.


47

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Partnerschapscategorieën

Comenius Regiopartnerschappen

Klein aantal mobiliteitsactiviteiten Beperkt aantal mobiliteitsactiviteiten Gemiddeld aantal mobiliteitsactiviteiten Groot aantal mobiliteitsactiviteiten

Lange afstanden (> 300 km)

Korte afstanden (< 300 km)

4

€ 4 000

€ 2 000

8

€ 8 000

€ 4 000

12

€ 10 000

€ 5 000

24

€ 20 000

€ 10 000

De aanvragers wordt gevraagd een begroting op te maken van alle bijkomende kosten. Op deze begroting zijn de volgende regels van toepassing. • •

•

• •

•

Algemene voorwaarden voor de subsidiabiliteit van de kosten, zoals beschreven in sectie 4.F van deze Gids. Definitie van kostencategorieën (personeelskosten, uitbesteding, uitrusting en andere kosten) volgens sectie 4.F van deze Gids. In de desbetreffende secties staat verder een uitgebreide beschrijving van de voorwaarden waaronder kosten worden geacht in aanmerking te komen voor subsidiëring. Personeelskosten en indirecte kosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring in het kader van Comenius Regio. Indirecte kosten zijn kosten die verband houden met het beheer van het project (bijv. algemene kosten, telecommunicatie en kantoorbenodigdheden). Kosten voor uitbesteding kunnen worden vergoed tot een maximum van 30% van de totale projectkosten (met inbegrip van het "bedrag ineens" voor mobiliteit). Kosten voor uitrusting kunnen worden vergoed tot een maximum van 10% van de totale projectkosten (met inbegrip van het "bedrag ineens" voor mobiliteit). De kosten voor uitrusting moeten worden afgeschreven volgens de fiscale en boekhoudkundige regels die van toepassing zijn op de begunstigde die de kosten maakt. De begunstigde moet bewijsmateriaal verstrekken over de medefinanciering van projectactiviteiten. Deze medefinanciering dient ten minste 25% van de bijkomende kosten te dekken.

4.F. MULTILATERALE PROJECTEN, NETWERKEN, FLANKERENDE MAATREGELEN

Bij de subsidieaanvraag moet een gedetailleerde geschatte begroting worden gevoegd, waarin alle prijzen in euro's worden opgegeven. Aanvragers uit landen van buiten de Eurozone moeten de wisselkoers gebruiken die gepubliceerd werd in de C-serie van het Publicatieblad van de EU op de datum van de publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen.


48

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I In de geschatte begroting voor de aanvraag moeten de inkomsten en uitgaven in evenwicht zijn en moeten de kosten die in aanmerking komen voor financiering uit de EU-begroting duidelijk aangegeven worden. De toegestane subsidie zal maximaal 75% van de in aanmerking komende kosten dekken. De aanvragers moeten de projectbegroting baseren: 1. op de daadwerkelijke dagelijkse personeelskosten. Deze mogen onder geen enkel beding de maximale tarieven uit onderstaande tabel 5a overschrijden. Alle hogere bedragen worden als niet-subsidiabel beschouwd. De juistheid van deze kosten kan worden gecontroleerd aan de hand van een audit; 2. op de daadwerkelijke dagelijkse verblijfkosten. Onder geen beding mogen deze de maximale bedragen vermeld op de website van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) overschrijden. Elke surplus wordt als niet-subsidiabel beschouwd. 3. op de daadwerkelijke andere soorten kosten zoals aangegeven in het aanvraagformulier.

In aanmerking komende kosten Bij het evalueren van de geschiktheid van de kosten, wordt rekening gehouden met hun algemene context, aard en bedrag. De volgende criteria zijn van toepassing op de kostencategorie waarvoor de schatting wordt gegeven, hetzij het bijbehorende aantal eenheden (die aan de hand van de gepaste formule leiden tot de geschatte kosten), hetzij de geschatte kosten op zich. Om in aanmerking te komen, moeten kosten voldoen aan de volgende algemene criteria: •

Ze moeten verband houden met activiteiten voor landen die in aanmerking komen voor deelneming aan het programma. Alle kosten die betrekking hebben op activiteiten die plaatsvinden in andere landen of georganiseerd worden door organisaties die niet geregistreerd zijn in een land dat in aanmerking komt, komen niet in aanmerking tenzij ze nodig zijn voor het voltooien van het project en naar behoren worden toegelicht en gerechtvaardigd in het aanvraagformulier. Wijzigingen van activiteiten waarbij andere landen betrokken zijn, moeten vooraf expliciet worden goedgekeurd door het Uitvoerend Agentschap. Bepaalde kosten die zijn gemaakt in, uit of ten behoeve van derde landen die deelnemen krachtens artikel 14, lid 2, van het besluit tot vaststelling van het LLP komen in aanmerking (zie hoofdstuk 1.C hierboven);

•

Ze moeten gemaakt zijn door de rechtspersonen/instellingen van het officiële consortium23

•

Ze moeten verband houden met het project (d.w.z. relevant en rechtstreeks verbonden zijn met de uitvoering van het project volgens het werkplan)

•

Ze moeten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project

23 Het besluit tot vaststelling van het programma Een Leven Lang Leren gebruikt de term "multilaterale groep" voor projecten met een "projectcoördinator" en "projectpartners" als equivalent voor "consortium".


49

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I •

Ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en overeenstemmen met de principes van gezond financieel beheer24, vooral wat betreft kwaliteit-prijsverhouding en rendabiliteit

•

Ze moeten gegenereerd worden tijdens de duur van het project25

•

Ze moeten daadwerkelijk gemaakt zijn door de begunstigde en leden van het consortium en geregistreerd worden in hun boekhouding volgens de van toepassing zijnde boekhoudprocedures en voldoen aan de vereisten van de toepasselijke belastingen sociale wetgeving

•

Ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn.

De interne boekhoud- en controleprocedures van de aanvrager moeten het mogelijk maken om de kosten en de opbrengsten die na afloop van het project worden gedeclareerd, rechtstreeks te koppelen aan de overeenkomstige boekhoudkundige verklaringen en de ondersteunende documenten. Voor de schalen van kosteneenheden betekent dit dat het "aantal eenheden" geregistreerd moet worden in de relevante documenten (m.a.w. uurroosters, aanwezigheidslijsten, enz.). Wanneer de nationale belastings- en boekhoudregelgeving geen factuur vereist, betekent een boekhoudkundig document van gelijke waarde welk document ook dat voldoet aan de toepasselijke boekhoudwet en dat kan bewijzen dat de gegevens van de boekhouding correct zijn. BELASTING OVER DE TOEGEVOEGDE WAARDE

Btw komt alleen voor subsidiëring in aanmerking als de aanvrager kan bewijzen dat hij deze niet kan terugvorderen. NIET IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

Onder geen enkel beding kunnen de volgende soorten kosten in aanmerking komen: •

rendement van kapitaal

•

schulden en intresten

•

voorzieningen voor verliezen of potentiële toekomstige verplichtingen (voorzieningen voor contractuele of morele verplichtingen, bekeuringen, geldboetes en juridische kosten)

•

verschuldigde rente

•

dubieuze vorderingen

•

wisselkoersverschillen

•

btw, tenzij de aanvrager kan bewijzen dat hij deze niet kan terugvorderen; openbare rechtspersonen, met inbegrip van die welke zijn gespecificeerd in artikel 7 van het Besluit, kunnen geen btw vergoed krijgen

24 Kosten worden gedefinieerd volgens het principe van gezond financieel beheer, m.a.w. volgens het economische principe en de principes van rendement en doeltreffendheid. Het economische principe vereist dat de kosten op tijd gedefinieerd worden in de gepaste hoeveelheid en kwaliteit en tegen de beste prijs. Het rendementsprincipe betreft de beste verhouding tussen de gebruikte middelen en de bereikte resultaten. Bij het doeltreffendheidsbeginsel tenslotte gaat het om het bereiken van de specifieke doelstellingen en de beoogde resultaten. 25 Ze moeten m.a.w. gegenereerd worden door een activiteit die plaatsvindt tijdens de duur van het project / de actie. Activiteiten die plaatsvinden voor of na de periode die wordt aangegeven in de subsidieovereenkomst, komen niet in aanmerking voor financiering.


50

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I •

kosten die door de aanvrager aangegeven worden en die gedekt worden door een andere actie of ander werkprogramma dat een subsidie of andere financiering van de Europese Unie ontvangt

•

buitensporige of ondoordachte uitgaven

•

aankoop van kapitaalgoederen

•

in het geval van huur of leasing van uitrusting, de kosten van de aankoopoptie na afloop van de leasing- of huurperiode

•

kosten in verband met de voorbereiding van de aanvraag voor het programma Een Leven Lang Leren

•

kosten voor de opening en het beheer van een bankrekening (kosten voor het overschrijven van fondsen komen wel in aanmerking)

•

kosten in verband met documenten die samen met de aanvraag ingediend moeten worden (auditrapporten enz.)

IN AANMERKING KOMENDE DIRECTE KOSTEN De in aanmerking komende directe kosten voor de actie zijn die kosten die, in overeenstemming met de geschiktheidsvoorwaarden die hierboven worden uiteengezet, geïdentificeerd kunnen worden als specifieke kosten die rechtstreeks verband houden met de uitvoering van de actie en die daarom als dusdanig geboekt kunnen worden. Dit document bevat de definitie van een aantal kostencategorieën die in aanmerking komen op voorwaarde dat ze voldoen aan de algemene voorwaarden die hierboven werden uiteengezet. IN AANMERKING KOMENDE INDIRECTE KOSTEN De in aanmerking komende indirecte kosten zijn die kosten die, in overeenstemming met de geschiktheidsvoorwaarden die hierboven worden uiteengezet, niet identificeerbaar zijn als specifieke kosten die rechtstreeks verband houden met het project of rechtstreeks als dusdanig geboekt kunnen worden, maar die toch gemaakt zijn voor het beheer van het project. Deze mogen geen in aanmerking komende directe kosten omvatten. De indirecte projectkosten die in aanmerking komen voor financiering door de EU bedragen maximaal 7% van het totale bedrag van de in aanmerking komende directe kosten. Deze kosten hoeven niet gerechtvaardigd te worden met boekhoudkundige documenten. De indirecte kosten van een begunstigde organisatie die voor de periode in kwestie al een exploitatiesubsidie ontvangt van de Commissie, komen niet in aanmerking voor een projectsubsidie. Enkele voorbeelden van indirecte kosten zijn: •

Alle kosten voor de uitrusting die nodig is voor de administratie van het project (bijv. pc's, laptops, enz.)

•

Communicatiekosten (post, fax, telefoon, mailings, enz.)

•

Infrastructuurkosten (huur, elektriciteit, enz.) voor de gebouwen/terreinen waar het project wordt uitgevoerd

•

Kantoorbenodigdheden

•

Fotokopieën


51


Personeelskosten Het volgende is van toepassing op alle partners van een consortium, de regels voor personeelskosten bijvoorbeeld zijn van toepassing op alle partners (inclusief de aanvrager) van het consortium. 1)

De kosten met betrekking tot de volgende personeelscategorieën komen in aanmerking: •

Statutair personeel, met een afzonderlijk tijdelijk contract of een contract voor onbepaalde tijd met een partner van het consortium. Om in deze categorie in aanmerking te komen, moet het personeelslid als werknemer ingeschreven zijn bij de relevante partnerorganisatie

•

Tijdelijke werknemers die via een gespecialiseerd extern agentschap worden aangeworven door één van de partners uit het consortium

Kosten in verband met personeel dat als onderaannemer werkt, vallen onder de categorie "Kosten voor uitbesteding" (zie hieronder) Werknemers van projectpartners mogen niet als onderaannemer werken voor het project. 2)

De aanvragers moeten de projectbegroting baseren op de daadwerkelijke dagelijkse personeelskosten. Deze mogen echter de maximale in aanmerking komende dagtarieven uit onderstaande tabel 5a niet overschrijden. Elke surplus wordt als niet-subsidiabel beschouwd. De juistheid van deze kosten kan worden gecontroleerd aan de hand van een audit.

3)

Alleen de tarieven van het land waarin de partnerorganisatie geregistreerd staat, zullen van kracht zijn - ongeacht waar de taken uitgevoerd worden - (een medewerker van een organisatie uit land A die voltijds of deeltijds werkt in land B zal begroot worden op basis van de tarieven voor land A).

4)

De daadwerkelijke dagelijkse personeelskosten worden berekend aan de hand van de gemiddelde tarieven van het gebruikelijke beloningsbeleid van de aanvrager. Hierin zijn niet alleen het eigenlijke salaris maar ook de sociale bijdragen en andere wettelijke kosten vervat. Niet-verplichte kosten zoals bonussen, bedrijfswagens, onkostenvergoedingen, aanmoedigingspremies of programma's voor winstdeling worden uitgesloten.

5)

De aanvrager moet de personeelscategorie en het aantal dagen dat aan het project besteed zal worden, opgeven. Deze moeten in verhouding staan tot de aard van het project en het werkplan.

6)

De geschatte personeelskosten zijn het resultaat van de vermenigvuldiging van het aantal dagen met de daadwerkelijke dagelijkse personeelskosten.

Personeelskosten mogen voor alle programma's en alle soorten projecten en netwerken opgevoerd worden. De personeelskosten die aan de actie worden toegewezen door de begunstigde of de partners van het consortium, omvatten niet alleen het eigenlijke salaris maar ook de sociale bijdragen en andere wettelijke kosten die deel uitmaken van de beloning.


52

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Tabel 5a: Maximale in aanmerking komende dagelijkse tarieven (in EUR) voor Personeelskosten – Multilaterale Projecten, Netwerken, Flankerende maatregelen Land

Technisch

Administratief

460 40 134 361 419 102 279 321 435 309 454 316 78 75 496 107 119 305 449 109 258 84 240

Onderzoeker Docent Opleider 360 26 88 284 310 73 218 212 351 328 298 217 63 55 331 79 99 262 302 77 181 51 161

240 22 72 236 221 59 142 163 257 239 200 142 50 42 282 57 74 212 244 51 122 34 109

214 15 53 197 203 42 118 117 193 178 174 96 38 34 197 44 58 170 194 39 77 28 89

95 368 360

54 255 256

45 196 226

34 163 176

355 338 449 440 141 478

334 219 302 345 102 354

231 193 244 311 66 252

153 151 194 239 49 232

86

60

42

36

Manager

Belgique/België Balgarija Česká republika Danmark Deutschland Eesti Ellas España France Eire Italia Kypros Latvija Lietuva Luxembourg Magyarország Malta Nederland Österreich Polska Portugal Romania Slovenia Slovenská republika Suomi /Finland Sverige United Kingdom

BE BG CZ DK DE EE EL ES FR IE IT CY LV LT LU HU MT NL AT PL PT RO SI SK

België Bulgarije Tsjechië Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hongarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije

FI SE GB

Island Liechtenstein Norge Hrvatska Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra Türkiye

IS LI NO HR CH

Finland Zweden Verenigd Koninkrijk IJsland Liechtenstein Noorwegen Kroatië Zwitserland

TR

Turkije

Partners in derde landen Personeelskosten in derde landen die niet in bovenstaande tabel zijn opgenomen, moeten worden onderverdeeld in de categorieën 1 tot en met 4 van de internationale standaardclassificatie van beroepen (ISCO). Deze kosten mogen de daadwerkelijke dagelijkse personeelskosten in de betrokken organisatie niet overschrijden. Verder gelden in alle gevallen de volgende maximumbedragen: • • • •

Personeelscategorie Personeelscategorie Personeelscategorie Personeelscategorie

1 2 3 4

(maximumbedrag (maximumbedrag (maximumbedrag (maximumbedrag

450 300 250 125

EUR/dag) EUR/dag) – Universitair docenten EUR/dag) EUR/dag)


53


Verblijfkosten (1)

Verblijfkosten van personeel dat naar een ander deelnemend land reist in het kader van Multilaterale projecten, Netwerken en Flankerende maatregelen komen in aanmerking. De begroting moet gebaseerd worden op het maximumtarief uit onderstaande tabel 5b voor Verblijfkosten. Elke surplus wordt als niet-subsidiabel beschouwd. Het toepasselijke tarief is dat van het land van bestemming, m.a.w. het land waar de kosten voor logies worden gemaakt.

(2)

Er mogen alleen kosten opgevoerd worden voor reizen die direct verband houden met specifieke en duidelijk identificeerbare projectgerelateerde activiteiten. Meer informatie over het in rekening brengen van verblijfkosten voor nietpersoneelsleden, vindt u in de Secties ‘Andere kosten’ en ‘Kosten voor uitbesteding’.

(3)

Hoe de terugbetaling berekend wordt, hangt af van de reeds bestaande interne regels van de Partnerorganisaties. Deze kunnen een berekening op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten (terugbetaling van reçu's) of op basis van een dagvergoeding voorschrijven. In beide gevallen is bewijs dat de activiteit werd bijgewoond en bewijs van de huisvesting nodig om de opgevoerde kosten bij de rapportering te rechtvaardigen.

(4)

De verblijfstarieven dekken logies, maaltijden en alle lokale vervoerkosten op de plaats van bestemming in het buitenland (maar geen lokale vervoerkosten om van de plaats van herkomst naar de bestemming te reizen). Hou er bij het berekenen van het aantal dagen waarvoor het dagelijkse verblijfstarief geldt, rekening mee dat een VOLLEDIGE dag normaal gesproken een overnachting inhoudt. In naar behoren gestaafde gevallen, is het mogelijk dat ook een volledige dag zonder overnachting toegestaan wordt met een evenredige vermindering (kosten beperkt tot 50% van het maximum) voor de huisvesting.

(5)

Indien een derde partij voor logies, maaltijden en lokaal vervoer zorgt, moet ook een pro rata vermindering toegepast worden.

De in aanmerking komende verblijfkosten worden berekend op basis van de schalen van in aanmerking komende kosteneenheden. De tabel voor verblijfskosten op de website van het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) bevat de maximale in aanmerking komende dagtarieven. De aldus verkregen resultaten worden in de begroting opgenomen en gebruikt voor de berekening van de bijdrage door de Europese Unie.


54

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Tabel 5b: Maximale in aanmerking komende dagtarieven (in EUR) voor Verblijfkosten – Multilaterale Projecten, Netwerken, Flankerende maatregelen Land Belgique/België Balgarija Česká republika Danmark Deutschland Eesti Ellas España France Eire Italia Kypros Latvija Lietuva Luxembourg Magyarország Malta Nederland Österreich Polska Portugal Romania Slovenia Slovenská republika Suomi/Finland Sverige United Kingdom

BE BG CZ DK DE EE EL ES FR IE IT CY LV LT LU HU MT NL AT PL PT RO SI SK FI SE GB

Island Liechtenstein Norge Schweiz / Suisse / Svizzera / Svizra Hrvatska - HR Türkiye

IS LI NO

België Bulgarije Tsjechië Denemarken Duitsland Estland Griekenland Spanje Frankrijk Ierland Italië Cyprus Letland Litouwen Luxemburg Hongarije Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Slovenië Slowakije Finland Zweden Verenigd Koninkrijk IJsland Liechtenstein Noorwegen

CH

Zwitserland

HR TR

Kroatië Turkije

Dagtarief (EUR) 232 145 195 311 220 175 220 227 269 253 247 194 172 168 232 184 191 242 246 179 197 161 208 186 277 275 312 235 340 340 340 214 190

Reiskosten Reiskosten worden toegekend op basis van de daadwerkelijke kosten. (1)

Reiskosten voor personeel dat deelneemt aan het project zijn toegestaan op voorwaarde dat ze overeenstemmen met het bestaande beleid voor reiskosten van elke partner.

(2)

Er mogen alleen kosten opgevoerd worden voor reizen die direct verband houden met specifieke en duidelijk identificeerbare projectgerelateerde activiteiten. Meer informatie over het in rekening brengen van reiskosten voor nietpersoneelsleden, vindt u in de Secties "Andere kosten" en "Kosten voor uitbesteding".


55

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I (3)

De reiskosten moeten alle kosten omvatten en alle transportmiddelen van het vertrekpunt tot de plaats van bestemming (en terug). Hierin mogen ook de visumkosten, reisverzekerings- en annuleringskosten zijn opgenomen.

(4)

De terugbetaling is gebaseerd op de daadwerkelijk gemaakte kosten, onafhankelijk van de manier van reizen (trein, bus, taxi, vliegtuig, huurwagen). De partners moeten de goedkoopste manier van reizen kiezen (bijv. voordeligste tickets voor vliegreizen en profiteren van kortingen). Waar dit niet gebeurt, imoet een volledige rechtvaardiging worden verstrekt.

(5)

Uitgaven voor het gebruik van een eigen wagen (persoonlijke of bedrijfswagen) wanneer naar behoren gemotiveerd en de prijs niet buitensporig hoog is - worden als volgt vergoed (de goedkoopste optie wordt toegepast):

(6)

•

hetzij een kilometervergoeding in overeenstemming met de interne regels van de betreffende organisatie met een maximum van 0,22 EUR

•

hetzij de prijs van een trein-, bus- of vliegtuigticket (zie punt (3) hierboven). Er wordt maar één ticket vergoed, onafhankelijk van het aantal personen dat met datzelfde voertuig reist.

Voor huurwagens (maximum categorie B of evenwaardig) of taxi's: de daadwerkelijke kosten als deze niet buitensporig zijn vergeleken met andere transportmiddelen (bovendien moet hier rekening gehouden worden met andere belangrijke factoren zoals tijd, veel bagage wegens de aard van het project). De terugbetaling gebeurt onafhankelijk van het aantal personen dat met hetzelfde voertuig reist.

Voor Multilaterale projecten van Comenius worden de reiskosten (op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten) met betrekking tot mobiliteitsactiviteiten tijdens de initiële lerarenopleiding en verblijfkosten afzonderlijk geregistreerd onder Andere kosten. Ook hier zijn de regels voor reis- en verblijfkosten van toepassing.

Uitrustingskosten (1)

De aankoop, huur of leasing van uitrusting (nieuw of tweedehands), waaronder ook de installatie, het onderhoud en de verzekering ervan, komen in aanmerking: •

alleen wanneer ze gedetailleerd en noodzakelijk zijn voor het bereiken van de doelstellingen van het project/de actie. De voorgestelde uitrustingskosten moeten altijd duidelijk uitgelegd en in detail gerechtvaardigd worden. Hierop zijn de regels voor aanbestedingen van kracht (zie “Kosten voor uitbesteding” hieronder)

•

op voorwaarde dat, uitsluitend in het geval van aankoop, de uitrusting wordt afgeschreven in overeenstemming met de belastings- en boekhoudregels die van toepassing zijn op de begunstigde/consortiumpartner die de kosten maakt en volgens de algemeen aanvaarde afschrijvingsperiodes voor dit soort artikelen. Alleen dat gedeelte van de afschrijving van de uitrusting dat overeenstemt met de duur van de actie en het eigenlijke gebruik voor de actie mag opgevoerd worden. De aanvrager moet de toegepaste regels toelichten. Indien de aard en/of context van het gebruik een andere berekening rechtvaardigen, moet dit naar behoren bewezen worden.


56

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I (2)

De kosten voor de uitrusting voor de administratie van het project (m.a.w. pc's, laptops, enz.) en de uitrusting die voor de aanvang van een project werd aangekocht, kunnen alleen opgevoerd worden als indirecte kosten van het project.

(3)

De totale uitrustingskosten mogen niet meer dan 10% bedragen van de in aanmerking komende kosten van het project.

(4)

Partners uit derde landen kunnen geen uitrustingskosten declareren.

Kosten voor uitbesteding (1)

De kosten als gevolg van aanbestedingen voor het uitvoeren van specifieke en tijdelijke werkzaamheden voor het project, kunnen in aanmerking genomen worden wanneer ze door een partner aan een externe autoriteit, organisatie of persoon worden toegekend (alleen indien deze geen dienstbetrekking heeft met een van de partnerorganisaties van het consortium). Dit omvat werkzaamheden zoals vertalingen, tolkwerk en drukwerk enz.26 27

(2)

Om het concept van het projectpartnerschap niet in het gedrang te brengen, mogen het management en de algemene administratie van het project niet uitbesteed worden.

(3)

De kosten worden gebaseerd op een controleerbare schatting of, indien de onderaannemer geïdentificeerd is in overeenstemming met de in de punten 4 en 5 hieronder uiteengezette procedures, op basis van zijn offerte. De schatting/offerte zal alle kosten bevatten (d.w.z. personeelskosten plus reiskosten, enz.).

(4)

De aanvrager zal het contract gunnen aan de offerte die de beste kwaliteitprijsverhouding biedt, dus aan de offerte die de beste kosten-batenverhouding garandeert in overeenstemming met de principes van transparantie en gelijke behandeling van potentiële onderaannemers. Bovendien moet belangenverstrengeling worden vermeden.

(5)

De volgende specifieke regels van de Europese Unie in verband met aanbestedingen zijn van toepassing: •

Contracten voor minder dan 12 500 EUR mogen na voorlegging van een factuur betaald worden

•

Voor contracten tussen 12 500 EUR en 25 000 EUR moeten minstens drie offertes gevraagd worden

•

Voor contracten tussen 25 000 EUR en 60 000 EUR moeten minstens vijf offertes gevraagd worden

•

Op contracten van meer dan 60 000 EUR zijn de nationale regels voor aanbestedingen van toepassing.

(6) De totale kosten voor uitbesteding mogen niet meer dan 30% bedragen van de totale directe kosten van het project

26 Dit slaat op personen die eventueel zelfstandige zijn, m.a.w. die verantwoordelijk zijn voor hun eigen socialezekerheidsbijdragen, pensioen en belastingen. Er moet altijd rekening gehouden worden met de definitie van de nationale wetgeving voor deze personen. 27 Dit omvat ook consultants die een eenmalige dienst verlenen waarvoor een honorarium wordt betaald.


57

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I (7) Partners uit derde landen kunnen geen uitbestedingskosten declareren.

Andere kosten Andere kosten worden toegekend op basis van de daadwerkelijke kosten. (1)

De categorie “Andere kosten” kan alleen kosten omvatten die door de partners zelf zijn gemaakt.

(2)

Kosten die rechtstreeks voortkomen uit: •

vereisten die door de subsidieovereenkomst worden opgelegd, komen in aanmerking (verspreiding van informatie, gedetailleerde evaluatie van de actie, audits, reproductie, vertaling, enz.), inclusief de kosten van financiële diensten (met name de kosten van financiële waarborgen)

•

de verwezenlijking van specifieke activiteiten of van producten/resultaten van het project, komen in aanmerking (bijv. de organisatie van seminars wanneer het seminar voorzien is als product/resultaat en waarbij de kosten voor de taak gemakkelijk aan te wijzen zijn), het opstellen van seminarverslagen, de productie van een video, de aankoop van verbruiksgoederen die nodig zijn om het product tot stand te brengen (papier om publicaties op af te drukken, lege dvd's), enz.

(3)

Alle kosten die zijn gemaakt via uitbesteding, moeten worden vermeld onder de categorie “Uitbesteding”.

(4)

Alleen gedetailleerde activiteiten die noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van het project, worden aanvaard. De voorgestelde kosten moeten altijd naar behoren gerechtvaardigd worden.

(5)

Wanneer reis- en/of verblijfkosten terugbetaald worden aan derden (d.w.z. voor de kosten van mensen die geen personeelsleden zijn van de partners in het consortium en die geen onderaannemers zijn), gelden de regels die van toepassing zijn op de vergoeding van kosten voor personeel van de partners in het consortium.

(6)

In bepaalde gevallen is het mogelijk dat ook andere kosten die niet gedekt worden door de bovenvermelde categorie "andere kosten", in aanmerking komen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: eenmalige kosten voor persberichten en publiciteit, de aankoop van auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten, de aankoop van informatiemateriaal (boeken, studies en elektronische gegevens); conferentiegelden; inschrijvingsgelden voor conferenties; huur van tentoonstellingsruimte, enz. Ook reiskosten en verblijfkosten voor multilaterale projecten van Comenius met betrekking tot mobiliteitsactiviteiten tijdens de initiële lerarenopleiding vallen hieronder.

Alle kosten die verband houden met de administratie van het project (m.a.w. verbruiksgoederen, voorraden, fotokopieerkosten, telefoonkosten, papier, enz.) worden gedekt door de indirecte kosten van het project.

4.G. JEAN MONNET-PROGRAMMA – KERNACTIVITEIT 1 Subsidies in het kader van het Jean Monnet-programma voorzien in medefinanciering door de EU in de vorm van subsidies ter ondersteuning van onderzoek naar Europese http://ec.europa.eu/llp

58

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I integratie aan universiteiten wereldwijd. De subsidies zijn primair bedoeld om gedurende drie academische jaren de kosten te dekken van de geboden onderwijsactiviteiten en gedurende een of twee jaar de kosten die verband houden met de organisatie van conferenties en seminars op het gebied van onderzoek naar Europese integratie. In het kader van deze oproep zullen twee financieringsstelsels naast elkaar worden gehanteerd, naargelang het type Jean Monnet-actie. Voor Jean Monnet-leerstoelen, Jean Monnet-leerstoelen ad personam, lespakketten en informatieen onderzoeksactiviteiten zal een nieuw stelsel van forfaitaire financiering worden gehanteerd voor de toekenning van subsidies in het kader van Kernactiviteit 1 van het Jean Monnet-programma. Voor Jean Monnet-kenniscentra, verenigingen van hoogleraren en onderzoekers, en multilaterale onderzoeksteams blijft de gebruikelijke financiering van subsidiabele kosten op basis van een begroting van toepassing. I.- FORFAITAIRE FINANCIERING Het stelsel van forfaitaire financiering is bedoeld ter ondersteuning van onderwijsactiviteiten (Jean Monnet-leerstoelen, Jean Monnet-leerstoelen ad personam en lespakketten) en de organisatie van conferenties, rondetafelgesprekken enz. (informatieen onderzoeksactiviteiten). Het forfaitaire subsidiebedrag voor onderwijsactiviteiten wordt toegekend op basis van het aantal lesuren voor Jean Monnet-leerstoelen, Jean Monnet-leerstoelen ad personam en modules, en op basis van het aantal deelnemers in verband met de organisatie van conferenties en workshops voor Informatie- en onderzoeksactiviteiten. I.1 - Jean Monnet-leerstoelen, Jean Monnet-leerstoelen ad personam en lespakketten Het forfaitaire subsidiebedrag wordt vastgesteld op basis van de berekende nationale onderwijskosten per uur. Daarvoor wordt de volgende methode gevolgd: a. De berekende nationale onderwijskosten per uur worden vermenigvuldigd met het (minimum)aantal uren dat nodig is voor een lespakket (120 uur) of de Jean Monnetleerstoel en Jean Monnet-leerstoelen ad personam (270 uur). b. Voornoemde kostenbasis wordt verhoogd met een 'extra' percentage van 10% voor een Jean Monnet-leerstoel en een Jean Monnet-leerstoel ad personam en van 40% voor een lespakket. Deze verhoging is voor de aanvullende academische activiteiten in een lespakket en een leerstoel (zoals personeelskosten, reis- en verblijfkosten, kosten van verspreiding, kosten van lesmateriaal en indirecte kosten). Het extra percentage is hoger voor een lespakket dan voor een leerstoel omdat de verwachting is dat er voor dit type actie meer aanvullende (begeleidende) activiteiten zullen zijn waarbij mogelijk diverse docenten/hoogleraren betrokken zijn. Het definitieve subsidiebedrag wordt verkregen door toepassing van het maximum van 75% EU-financiering van de totale projectkosten met inachtneming van het http://ec.europa.eu/llp

59

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I subsidieplafond voor elk projecttype (45 000 EUR voor Jean Monnet-leerstoelen en 21 000 EUR voor lespakketten). Tabel 6– Nationale onderwijskosten per uur voor Jean Monnet-leerstoelen, Jean Monnet-leerstoelen ad personam en lespakketten EU-lidstaten

België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk Griekenland Hongarije Ierland Italië Letland Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Tsjechië Roemenië Slovenië Slowakije Spanje Verenigd Koninkrijk Zweden

Onderwijskostenschaal (€) 193 80 148 200 196 100 182 180 151 98 176 166 87 89 200 120 200 200 98 121 125 80 139 114 167 198 200

Andere landen

Antigua en Barbuda Australië Bahrein Barbados Brunei Darussalam Canada Equatoriaal-Guinea Hongkong, China IJsland Israël Japan Koeweit Korea, Rep. Kroatië

Onderwijskostenschaal (€) 94 200 177 97 200 199 102 200 177 143 176 200 145 101

Libië Nieuw-Zeeland Noorwegen Oman Russische Federatie Saudi-Arabië Seychellen Singapore Trinidad en Tobago Verenigde Staten Zwitserland

87 140 200 129 97 127 89 200 133 200 200

Alle overige landen

80

I.2 - Voorlichtings- en onderzoeksactiviteiten (VOA) en voorlichtings- en onderzoeksactiviteiten voor Leren over de EU op school (VOA LEU) Het forfaitaire subsidiebedrag wordt bepaald op basis van een berekende toelageschaal voor deelnemers, en wel als volgt: a. De berekende toelageschaal voor deelnemers, die de deelnamekosten van nietplaatselijke contribuanten dekt, alsmede hun reis- en verblijfkosten, wordt vermenigvuldigd met het totale aantal deelnemers en met het aantal dagen dat het evenement loopt. http://ec.europa.eu/llp

60

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I b. De uitkomst van de hierboven genoemde berekening wordt verhoogd met een vast bedrag van respectievelijk 5 000 EUR (VOA) en 25 000 EUR (VOA LEU) voor productieen verspreidingskosten. De uiteindelijke toelage wordt verkregen door toepassing van het EU-maximum van 75% financiering van de totale projectkosten, met inachtneming van het plafond van de toelage voor dit type project (40 000 EUR voor VOA en 60 000 EUR voor VOA LEU). De tabel met de toelagen voor plaatselijke en niet-plaatselijke deelnemers, en de nadere bijzonderheden over de berekening van afzonderlijke toelagen volgens het stelsel van forfaitaire financiering, zijn te vinden op de website van het Uitvoerend Agentschap: http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2012/call_jean_monnet_action_ka1_2012_en.php De toelageschaal voor niet-plaatselijke deelnemers (voor logies- en verblijfkosten) is gebaseerd op dagvergoedingen van de Commissie, evenwel verminderd met 35 EUR in verband met de lunchuitgaven die al zijn gedekt door de toelageschaal voor plaatselijke deelnemers.

II. – FINANCIERING VAN KOSTEN OP BASIS VAN BEGROTING II.1 - Jean Monnet-kenniscentra, verenigingen onderzoekers, en multilaterale onderzoeksteams

van

hoogleraren

en

Voor Jean Monnet-kenniscentra, verenigingen van hoogleraren en onderzoekers, en multilaterale onderzoeksteams geldt de gebruikelijke benadering op basis van een begroting van subsidiabele kosten en dient in de subsidieaanvraag een gedetailleerde geraamde begroting te zijn opgenomen waarin alle prijzen in euro's luiden. Aanvragers uit niet-eurolanden moeten de prijzen omrekenen volgens de in het Publicatieblad van de EU, C-serie, bekendgemaakte koersen op de datum van publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen. De geraamde begroting voor de drie betrokken acties moet qua uitgaven en ontvangsten in evenwicht zijn en duidelijk laten zien welke kosten in aanmerking komen voor financiering uit de EU-begroting. De aanvrager dient de middelen en bedragen uit eventuele andere EU-bronnen te vermelden die zijn ontvangen of aangevraagd in hetzelfde boekjaar voor dezelfde actie of voor een andere actie en voor routineactiviteiten. Het percentage eigen middelen dat in de geraamde begroting is opgenomen onder ontvangsten wordt geacht een gegarandeerd minimum te zijn, dat in de eindafrekening dient te worden gerespecteerd. De toegekende subsidie dekt nooit meer dan 75% van de subsidiabele kosten. Personeelskosten De kosten van personeel dat aan de actie is toegewezen, door de begunstigde of door de medebegunstigden, omvatten de daadwerkelijke salarissen verhoogd met de sociale lasten en andere in de beloning opgenomen wettelijke kosten.


61

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I De personeelskosten zullen moeten worden onderbouwd door de aanvrager. Als de kosten de in bovenstaande tabel 5a aangegeven maxima overschrijden, wordt het verschil niet in aanmerking genomen. Aanvullende criteria voor personeelskosten voor Jean Monnet-projecten Voor niet-EU-landen mogen personeelskosten de normale kosten per personeelscategorie in het betrokken land niet te boven gaan. Personeelskosten moeten worden onderverdeeld in de categorieën 1 tot en met 4 van de internationale standaardclassificatie van beroepen (ISCO). In elk geval gelden de volgende maxima: • • • •

Personeelscategorie Personeelscategorie Personeelscategorie Personeelscategorie

1 2 3 4

(maximum (maximum (maximum (maximum

450 300 250 125

EUR EUR EUR EUR

per per per per

dag) dag) – hoogleraren aan universiteit dag) dag)

Verblijfkosten Voor alle typen project kunnen verblijfkosten worden opgenomen. De verblijfkosten zullen moeten worden onderbouwd door de aanvrager. Als de kosten de in bovenstaande tabel 5b aangegeven maxima overschrijden, wordt het verschil niet in aanmerking genomen. Voor niet-EU-landen dienen deze kosten te worden gebaseerd op de maximumvergoeding die op de website van het Uitvoerend Agentschap wordt vermeld in het gedeelte over Jean Monnet-projecten. Reiskosten Reiskosten worden toegekend op basis van daadwerkelijke kosten. Hiervoor gelden dezelfde criteria als voor multilaterale projecten, netwerken en flankerende maatregelen. Uitrustingskosten Uitrustingskosten worden toegekend op basis van daadwerkelijke kosten. Hiervoor gelden dezelfde criteria als voor multilaterale projecten, netwerken en flankerende maatregelen. Andere kosten Andere kosten worden toegerekend op basis van daadwerkelijke kosten. Hiervoor gelden dezelfde criteria als voor multilaterale projecten, netwerken en flankerende maatregelen. Onderwijskosten Indien dit gerechtvaardigd is, kan deze kostencategorie ook worden gehanteerd voor Jean Monnet-kenniscentra. In dat geval dienen de in bovenstaande tabel 6 opgenomen nationale onderwijskosten per uur te worden toegepast. Als de onderwijskosten hoger zijn dan de aangegeven maxima, wordt het verschil niet in aanmerking genomen. De kosten kunnen worden geverifieerd.


62


5. VERSPREIDING EN GEBRUIK VAN RESULTATEN IN HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN Het programma Een Leven Lang Leren 2007-13 bevat een specifieke voorziening voor de ‘verspreiding en het gebruik van resultaten van projecten en andere activiteiten die worden gesteund in het kader van het programma en vorige verwante programma's en voor de uitwisselingen van goede praktijken’ (artikel 3, lid 2, onder d)). Voor deze verspreidingsactiviteiten is de volgende steun beschikbaar: •

Projecten in het kader van tal van acties in ieder van de vier sectorale programma’s en de Kernactiviteiten 2 voor Talen en 3 voor ICT moeten een plan voor de verspreiding en het gebruik van de resultaten voorleggen en uitvoeren (ex-anteverspreiding en gebruik van resultaten)

•

De flankerende maatregelen binnen de vier sectorale programma’s en de Kernactiviteit 2 - Talen zijn beschikbaar voor activiteiten om resultaten bekend te maken, te verspreiden en te gebruiken, evenals voor de thematische monitoring van lopende projecten in vergelijkbare gebieden

•

Het programma bevat ook een innovatieve nieuwe Kernactiviteit 4 voor de ‘verspreiding en het gebruik van resultaten’ binnen het transversale programma

Deze sectie van de Gids Een Leven Lang Leren biedt algemene informatie over de verspreiding en het gebruik van de resultaten en specifieke richtlijnen voor projectcoördinatoren die steun willen aanvragen voor deze doeleinden binnen de sectorale programma's en Kernactiviteiten 2 voor Talen en 3 voor ICT. Ze moeten samen met advies over de specifieke actie gebruikt worden. Informatie voor aanvragers binnen Kernactiviteit 4 ‘Verspreiding en gebruik van resultaten’ vindt u in de sectie Kernactiviteit 4 van deel IIa en IIb van deze gids.


63


5.A. WAT WORDT VERSTAAN ONDER VERSPREIDING EN GEBRUIK VAN RESULTATEN? Wat is de beweegreden voor de verspreiding en het gebruik van resultaten? De systematische verspreiding en het systematische gebruik van resultaten zijn cruciaal om de invloed te helpen maximaliseren van activiteiten onder dit en vorige onderwijsen opleidingsprogramma's van de EU ter ondersteuning van de Europa 2020-strategie en ter uitvoering van het werkprogramma ‘Onderwijs en Opleiding’. De mogelijke voordelen zijn: • de duurzaamheid van projectresultaten verbeteren in overeenstemming met de behoeften van eindgebruikers • besparingen realiseren door bestaande praktijken te hanteren (niet ‘het wiel opnieuw uitvinden’) • munt slaan uit investeringen • resultaten overdragen om systemen en praktijken om te vormen en op die manier de impact van programma’s en projecten die door de EU worden gesubsidieerd, op systeemniveau te verbeteren • de tijd die nodig is om beleid en processen te vernieuwen, in te korten • het beleidsproces stimuleren (peer learning, open coördinatiemethode). Wat wordt bedoeld met "verspreiding en gebruik van resultaten"? 'Verspreiding en gebruik van resultaten' verwijst naar activiteiten die werden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de resultaten van het programma Een Leven Lang Leren op gepaste wijze en op grote schaal worden erkend, gedemonstreerd en toegepast. Binnen de context van het programma Een Leven Lang Leren, moet er een onderscheid worden gemaakt tussen de volgende zaken: ¾

Bevordering en bewustmaking: Deze term wordt hoofdzakelijk gebruikt in de context van het bekendmaken van het bestaan van programma’s en initiatieven, hun doelen, doelstellingen en activiteiten en de beschikbaarheid van subsidies voor bepaalde doelen. Deze definitie omvat dus niet de publicatie van resultaten. Bevordering en bewustmaking vinden vooral plaats voor en tijdens de eigenlijke uitvoering van de programma’s of initiatieven en worden ondernomen door het DG EAC in samenwerking met het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur en de Nationale Agentschappen.

¾

Verspreiding: Dit wordt gedefinieerd als een gepland proces van informatieverschaffing aan belangrijke actoren over de kwaliteit, de relevantie en de doeltreffendheid van de resultaten van programma’s en initiatieven. De verspreiding vindt plaats naarmate en wanneer de resultaten van programma’s en initiatieven beschikbaar worden gesteld. Deze activiteit vindt plaats op zowel het niveau van het project als van het programma en houdt de actieve deelname in van intermediaire instellingen.

¾

Gebruik bestaat uit 'mainstreaming' (veralgemenisering) en 'vermenigvuldiging'. 'Mainstreaming' is het geplande proces van het overbrengen van succesvolle resultaten van programma’s en initiatieven naar de relevante beleidsmakers in gereguleerde lokale, regionale, nationale of Europese systemen. Het vermenigvuldigen van resultaten is het geplande proces waarin individuele eindgebruikers ervan worden overtuigd om de resultaten van programma’s en


64

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I initiatieven over te nemen en/of toe te passen.28 Ook dit kan zowel op project- als op programmaniveau plaatsvinden. 'Verspreiding' en 'gebruik' zijn dus twee verschillende concepten maar ze hangen wel nauw met elkaar samen. De sleutels tot een succesvol gebruik van resultaten zijn: ¾

het produceren van relevante resultaten uit projecten en programma's/initiatieven om te voldoen aan de vraag van leveranciers, beleidsmakers en ten slotte de maatschappij in het algemeen

¾

ervoor zorgen dat dergelijke resultaten de juiste doelgroepen bereiken en wel in een formaat en op een moment dat ze er voordeel uit kunnen halen door de toepassing van een doeltreffende verspreiding en efficiënt gebruik.

Is dit hetzelfde als valorisatie? Ja. 'Valorisation' is het Franse equivalent voor 'de verspreiding en het gebruik van resultaten'. De twee termen worden in het Engels soms door elkaar gebruikt in de context van het programma Een Leven Lang Leren van de EU en zijn voorgangers. Wat zijn resultaten? De uitdrukking ‘resultaten van programma's en initiatieven’ dekt de resultaten van individuele projecten, evenementen, activiteiten, mobiliteitsperiodes, enz. Deze kunnen opgedeeld worden in vijf hoofdtypes: producten, methodes, ervaringen, beleidslessen en Europese samenwerking. Meer informatie over de strategie van het DG EAC voor de verspreiding en het gebruik van resultaten van projecten, programma's en aanverwante activiteiten vindt u op de website van het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur onder de rubriek 'Dissemination and exploitation' ('Verspreiding en gebruik'): http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.html Voor wie is deze informatie bedoeld? •

Kandidaten die een aanvraag indienen voor multilaterale projecten binnen de sectorale programma’s moeten als onderdeel van hun aanvraag ook een gedetailleerd plan voor de verspreiding en het gebruik van resultaten bijvoegen.

•

Kandidaten die een subsidieaanvraag indienen voor andere acties van de sectorale en transversale programma’s moeten controleren of de specifieke vereisten ook plannen omvatten voor de verspreiding en het gebruik van resultaten. De algemene richtsnoeren en de ‘checklist’ kunnen kandidaten in ieder geval en ongeacht het onderdeel van het programma Een Leven Lang Leren helpen om zich meer te richten op de projectresultaten en -impact.

Belangrijke informatie voor de voorbereiding van een goed plan voor de verspreiding en het gebruik van resultaten Alle aanvragen voor multilaterale projecten moeten een duidelijk, gedetailleerd en welomlijnd plan omvatten voor de verspreiding en het gebruik van resultaten. Dit is één van de belangrijkste aspecten waarop een voorstel wordt geëvalueerd. Een slechte

28

De definities van mainstreaming en vermenigvuldiging werden aangepast op basis van de Guide to Achieving Impact for Project Promoters; Gemeenschapsinitiatief WERKGELEGENHEID; DG Werkgelegenheid en sociale zaken (1997).


65

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I strategie voor de verspreiding en het gebruik van de beoogde resultaten zal met andere woorden de kansen dat het project geselecteerd wordt, doen afnemen. Een goed plan voor de verspreiding en het gebruik van resultaten moet in het bijzonder de volgende punten behandelen: •

Een duidelijke en dynamische focus op de behoeften van de gebruiker Voorstellen moeten gebaseerd zijn op een duidelijke en goed onderbouwde presentatie van de behoefteanalyse van de betrokken doelgroepen en van de resultaten die voorgesteld worden als antwoord op deze behoeften. Het plan voor de verspreiding en het gebruik van resultaten moet beschrijven hoe deze analyse tijdens de volledige duur van het project zal worden geëvalueerd en bijgewerkt om ervoor te zorgen dat de resultaten relevant blijven voor de vereisten van de beoogde eindgebruikers. Het plan moet ook onderzoeksactiviteiten aangeven om bredere doelgroepen te identificeren met een mogelijke belangstelling voor de resultaten, evenals maatregelen om, waar mogelijk, de behoeften van deze bredere groepen vast te leggen en er gehoor aan te geven (mogelijke overdracht van de eindresultaten).

•

Gedeelde verantwoordelijkheid van alle partners De verantwoordelijkheid voor de verspreiding en het gebruik van resultaten ligt bij het partnerschap in zijn geheel en in zijn hoedanigheid van bron/eigenaar van deze resultaten. Alle projectpartners moeten daarom op actieve wijze betrokken zijn bij het uitvoeren van de maatregelen die in het exploitatieplan worden uiteengezet. Het gebruik van resultaten mag niet gezien worden als uitsluitend voorbehouden voor de partners die specifieke marketingexpertise en vaardigheden om resultaten te verspreiden, aanbieden. Het plan moet duidelijk beschrijven welke specifieke taken iedere partner heeft tijdens de duur van het project en die moeten overeenkomen met hun specifieke interesses en expertise.

•

Een voortdurend proces Activiteiten voor de verspreiding en het gebruik van resultaten moeten al vanaf het begin van het voorstel voor het project worden ontwikkeld en gepland, bijvoorbeeld als een hulpmiddel voor het uitwerken en testen van het ontwerp van het voorstel. Deze activiteiten moeten tijdens de volledige duur van het project plaatsvinden om ervoor te zorgen dat de eindresultaten zo relevant, bruikbaar, zichtbaar en toegankelijk mogelijk zijn.

•

Het leven na het project De plannen voor de verspreiding en het gebruik van resultaten moeten activiteiten omvatten die zijn ontwikkeld om de voortdurende zichtbaarheid, toegankelijkheid en toepassing van de resultaten na afloop van het project te verzekeren, om een zo groot mogelijke impact en duurzaamheid te garanderen.

5.B. HET OPSTELLEN VAN EEN STRATEGIE EN PLAN VOOR DE VERSPREIDING EN HET GEBRUIK VAN RESULTATEN

Checklist voor projectaanvragers


66

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Behoefteanalyse •

Bevat het project een analyse vooraf van de behoeften waaraan het project wil voldoen? Het raadplegen van de bekende en potentiële toekomstige gebruikers/begunstigden van de projectresultaten is cruciaal op dit moment.

•

Bevat het project een nauwkeurige analyse van de stand van zaken in het voorgestelde activiteitenveld? Dit is belangrijk om de meerwaarde van het project aan te tonen en om te vermijden dat het overbodig is; hierbij kan een SWOT-analyse29 nuttig zijn.

•

Wordt er zowel bij het plannen en ontwerpen van het project als tijdens het uitvoeren ervan, rekening gehouden met de behoeften van de uiteindelijke begunstigden en de potentiële gebruikers van de resultaten? Worden ze van meet af aan op de hoogte gehouden van en betrokken bij de activiteiten?

Partnerschap/consortium •

Zorgt het project voor een stabiel partnerschap/consortium? Is het partnerschap/consortium gebaseerd op een bestaande/vroegere samenwerking? Maakt het deel uit van een samenwerking op middellange of lange termijn tussen de partners? Wanneer het voornamelijk uit nieuwe partners bestaat, omvat het project dan specifieke acties om hun samenwerking te ontwikkelen en te versterken?

•

Verschaft het partnerschap/consortium contacten (rechtstreekse of via betrouwbare tussenschakels en netwerken) met de meest representatieve beleidsmakers/belanghebbenden en beroepsbeoefenaren in de gebieden waar het project zich op richt?

•

Omvat het partnerschap/consortium organisaties waarvan verwacht wordt dat ze de resultaten van het project zullen opnemen in nationale, regionale en/of sectorale systemen/praktijken op het vlak van onderwijs, beroepsopleidingen, cultuur of jeugd?

•

Kunnen de projectpartners aantonen dat ze in staat en bereid zijn om ervoor te zorgen dat de resultaten opgevolgd zullen worden na de voltooiing van het project? (d.w.z. updaten, toepassen, voortdurende verspreiding, overdracht, followupactiviteiten, enz.)

•

Hebben de partners professionele ervaring op het verspreiding/publicatie/bekendmaking/marketing van resultaten?

•

Zijn er voorzieningen getroffen voor een overeenkomst tussen de partners over de intellectuele eigendomsrechten?

vlak

van

de

Een dergelijke overeenkomst is niet verplicht, maar kan nuttig zijn. Ze mag echter in geen geval verhinderen dat derde partijen in de toekomst gebruik kunnen maken van het product en mag het recht om het product te commercialiseren niet in de weg staan. Verspreidings- en gebruiksactiviteiten •

Vinden verspreidings- en gebruiksactiviteiten voortdurend plaats tijdens het project? Verspreidings- en gebruiksactiviteiten moeten al bij de start van het project beginnen en voortgezet worden tijdens de uitvoering van het project maar ook na afloop van

29

SWOT = strengths, weaknesses, opportunities, threats m.a.w. een sterkte-zwakteanalyse (het plannen van activiteiten rekening houdend met de geïdentificeerde sterke punten, zwakke punten, mogelijkheden en risico’s die verbonden zijn met het project, de partners en de externe omstandigheden).


67

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I het contract. Op die manier ondersteunen ze de impact op langere termijn en de duurzaamheid van de projectresultaten. •

Zijn de verspreidings- en gebruiksactiviteiten gedetailleerd, duidelijk en precies omschreven? Voorbeelden: het aantal personen waarop de verspreidings- en gebruiksactiviteiten zich richten en die hier baat bij hebben, het percentage van de begroting dat voorbehouden is voor de verspreiding en het gebruik van resultaten, verspreidings/gebruiksactiviteiten die op andere multiplicatoren gericht zijn, middelen om resultaten op lange termijn te verspreiden en te gebruiken zoals wetenschappelijke artikelen, congressen, websites, commercialisering, overeenkomsten met gebruikers van de resultaten voor een gebruik op lange termijn; en op korte termijn, de media, seminars, conferenties, tentoonstellingen, testen van prototypes door mogelijke gebruikers/begunstigden van het resultaat.

•

Zijn de verspreidings- en gebruiksactiviteiten aangepast aan en geschikt voor de doeleinden van het project en de begunstigden? Zijn de verspreidingskanalen geschikt voor de doelgroep?

•

Worden de verspreidings- en gebruiksactiviteiten op verschillende niveaus georganiseerd (d.w.z. op lokaal, regionaal, nationaal, Europees en sectoraal niveau) via doeltreffende tussenschakels zoals (transnationale) netwerken?

•

Delen alle projectpartners de verantwoordelijkheid voor de verspreiding en het gebruik? Zo nee, waarom niet? Zijn de rollen van de partners duidelijk omschreven en werden de taken op een duidelijke en gepaste wijze onder hen verdeeld?

•

Is er een voortdurende interactie tussen de projectpartners en de bekende en potentiële eindgebruikers/begunstigden van de resultaten? De rechtstreekse begunstigden van het project zijn die waarop de projectresultaten rechtstreeks gericht zijn, maar er moeten ook voorzieningen getroffen worden voor verspreidings- en gebruiksactiviteiten binnen een bredere groep potentiële gebruikers/begunstigden, politieke beleidsmakers en/of belangrijke spelers binnen het activiteitenveld van het project.

•

Worden de eindgebruikers en potentiële begunstigden van de resultaten rechtstreeks betrokken bij de verschillende fases van het project en worden ze in de loop van het project regelmatig geraadpleegd? Hun advies en vereisten zijn van essentieel belang met het oog op het produceren van kwalitatieve resultaten die onmiddellijk bruikbaar zijn en die meer kans op impact geven. De gebruikers kunnen in verschillende fases betrokken worden, bijvoorbeeld bij het bepalen en herzien van de vereisten, bij het testen van het prototype, en bij het evalueren van de tussentijdse en eindresultaten. Deze betrokkenheid is belangrijk om de aanpassing van de resultaten en een mogelijke hervorming van bepaalde projectactiviteiten mogelijk te maken. De eindgebruikers en uiteindelijke begunstigden kunnen betrokken worden via een officiële partnerovereenkomst, als stille partners, als leden van een projectstuurgroep of focusgroep, enz.).

•

Omvat het project bijvoorbeeld voor zijn voltooiing een fase waarin het product getest wordt door de uiteindelijke begunstigden/eindgebruikers? Bij het aanpassen en afronden van het product moet er rekening gehouden worden met de resultaten van deze test.


68

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I Follow-up •

Wat gebeurt er wanneer het project afgelopen is? Zullen de resultaten worden bijgewerkt na de voltooiing van het project? Hoe zal de toegang tot de resultaten worden verzekerd na de voltooiing van het project? Hoe zullen de noodzakelijke bijwerkingen gesubsidieerd worden? Indien er voor het product een soort klantenondersteuning nodig is, hoe zal deze dienst dan geleverd worden?

•

Zijn er voorzieningen getroffen om de projectresultaten door te geven aan andere potentieel geïnteresseerde personen en organisaties en met name aan beleidsmakers en de belangrijkste belanghebbenden? Ideaal zou zijn dat de resultaten opgenomen worden in systemen en praktijken. In het geval van onderwijsmateriaal voor opleidingen/het onderwijs kan dit bijvoorbeeld door het te laten erkennen/certificeren. Daarom is de betrokkenheid van beleidsmakers van essentieel belang voor de duurzaamheid van de resultaten. Ook de overdracht van de voor een project ontwikkelde resultaten en werkwijzen naar andere organisaties is cruciaal. Er wordt sterk aanbevolen om dit te doen via opleidingen georganiseerd door projectpartners of andere geschikte organisaties.

•

Kunnen de verwachte resultaten (producten en processen) worden overgedragen op en gebruikt worden door andere sectoren/doelgroepen/sociale en culturele omgevingen? Kan deze overdraagbaarheid van de resultaten verbeterd worden? Voorbeelden – technisch gezien gebruiksvriendelijk product, het product omvat plannen voor onderhoud en follow-up na voltooiing van het project; een proces dat nieuwe opleidingsbenaderingen aandraagt; resultaten die gericht zijn op een doelgroep die momenteel niet wordt bereikt; een product dat zodanig is ontworpen dat de inhoud en/of technologie ervan gemakkelijk kan worden aangepast; processen die problemen op Europese schaal oplossen; resultaten beschikbaar in verschillende talen, enz.

5.C. ALGEMENE KENMERKEN VAN PROJECTRESULTATEN De resultaten kunnen in vijf hoofdcategorieën verdeeld worden. De eerste drie zijn directe projectresultaten, de andere twee indirecte projectresultaten en/of de resultaten van programma’s en initiatieven. 1)

‘Producten’ zijn tastbare en duurzame resultaten in de vorm van nieuwe leerproducten, nieuwe curricula, nieuwe diploma’s, video’s, enz. Ze omvatten: • rapporten en (vergelijkende) studies • traditionele onderwijsen opleidingsmodules zoals handboeken en andere onderwijsmiddelen • innovatieve onderwijsen opleidingsmodules • nieuwe curricula en diploma’s • handleidingen voor nieuwe benaderingen en werkwijzen • materiaal voor onlineonderwijs en -opleiding (e-learning) • evenementen zoals conferenties, culturele evenementen, jongerenbijeenkomsten, bewustmakingscampagnes, seminars, debatten en symposia

2) 'Methoden’ omvatten: • betere kennis van de deelnemers binnen een bepaald gebied en onderwerp • samenwerkingsprocessen en werkwijzen • getrokken managementlessen en knowhow http://ec.europa.eu/llp

69

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I • uitwisseling van ideeën en goede praktijken 3) ‘Ervaringen’ zijn ontastbaar en mogelijk minder duurzaam dan producten en methoden. Ze omvatten: • ervaring die is opgedaan door de projectpartners bij het beheren en uitvoeren van (transnationale) partnerschappen; • ervaring opgedaan door personen, bijvoorbeeld uit mobiliteitsperiodes in het kader van de sectorale programma's van het programma Een Leven Lang Leren; • uitwisseling van ervaringen en beste praktijken door het opzetten van netwerken, vooral binnen de gecentraliseerde acties van het programma Een Leven Lang Leren; • ervaring opgedaan door praktische projecten van het type "Partnerschap" in het kader van de sectorale programma's van het programma Een Leven Lang Leren, enz. 4) 'Beleidslessen’ ontstaan gewoonlijk uit de totaalervaring van een project binnen een programma of initiatief (of een groep van programma’s of initiatieven) of uit individuele projecten die bijzonder innovatief of doeltreffend zijn. Ze worden op een uitgebreidere manier toegepast op het 'systeemniveau’ door multiplicatoren. Het genereren van beleidslessen is hoogst waarschijnlijk niet de belangrijkste zorg van projectcoördinatoren (en partners) noch hun belangrijkste reden om deel te nemen aan een EU-programma of -initiatief maar sommige kunnen toch erg relevant zijn en veel mogelijkheden bieden. 5) 'Europese samenwerking’ deels als een middel om bewuster te worden van de voordelen van een samenwerking met Europese partners en de zichtbaarheid ervan te vergroten maar ook om acties op EU-niveau te versterken. Dit omvat: • nieuwe of uitgebreide Europese partnerschappen; • transnationaal delen van ervaringen en beste praktijken; • dialoog en samenwerking tussen verschillende culturen, ontwikkeling van interculturele vaardigheden; • in sommige omstandigheden ook nieuwe dialogen en partnerschappen tussen EUen niet-EU-landen.

5.D. PUBLICITEIT Alle subsidies die in de loop van een boekjaar toegekend worden via de "Commissieprocedure" (gecentraliseerde acties) moeten binnen het eerste half jaar na het afsluiten van het begrotingsjaar waarin ze toegekend werden, gepubliceerd worden op de website van de EU-instellingen. Ze mogen ook via een ander geschikt medium zoals het Publicatieblad van de EU bekendgemaakt worden. De namen van de personen die een subsidie ontvingen, zullen echter niet in het Publicatieblad of op de Europawebsite verschijnen. Voor rechtspersonen die een subsidie ontvangen geldt: a) het volgende wordt gepubliceerd30:

30 De aanvraagformulieren en partnerbrieven vragen het uitdrukkelijke akkoord van de aanvrager met de publicatie van de bovenvermelde gegevens door de Commissie of het Agentschap wanneer de subsidieaanvraag


70

GIDS VOOR HET PROGRAMMA EEN LEVEN LANG LEREN 2012 DEEL I • • • •

naam en adres van de begunstigde onderwerp van de subsidie toegekend bedrag en financieringspercentage de lijst van partnerorganisaties

b) ze moeten de steun van de EU duidelijk vermelden in al hun publicaties of in de activiteiten waarvoor de subsidie gebruikt wordt. Verder moeten ze de naam en het logo van de Europese Commissie in al hun publicaties, posters, programma's en andere producten die in het kader van de actie met medefinanciering worden gegenereerd, opnemen. Tot slot moeten ze ook een disclaimer publiceren waarin duidelijk staat dat het consortium verantwoordelijk is voor de inhoud en niet de Europese Commissie of haar agentschappen. Als niet volledig voldaan wordt aan deze vereiste, kan de subsidie van de begunstigde verlaagd worden. c) ze moeten de beschrijving van de actie en haar tussentijdse en eindresultaten online beschikbaar maken via een website die gedurende het project onderhouden wordt of/en via de informaticaplatformen die ondersteund worden door de Europese Commissie en gewijd zijn aan de projectverspreiding van het programma (EVE, ADAM, enz.), voor een vaste periode na de afronding. De gegevens van de website moeten aan het begin van de actie doorgegeven worden aan het voor de actie relevante Agentschap en bevestigd worden in het Eindrapport.

5.E. BESCHERMING VAN DE PRIVACY De subsidieaanvraag zal verwerkt worden door een computer. Alle persoonlijke gegevens (zoals namen, adressen, cv's, enz.) worden verwerkt in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en van de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens31. De informatie van de aanvragers die nodig is om hun subsidieaanvraag te evalueren, zal alleen voor dat doel gebruikt worden door het departement dat verantwoordelijk is voor het betreffende programma. De aanvrager kan zijn/haar persoonlijke gegevens opvragen ter verbetering of aanvulling. Alle vragen in verband met deze gegevens moeten gericht worden aan het relevante Agentschap waarnaar het aanvraagformulier gestuurd moet worden. Begunstigden kunnen te allen tijde een klacht indienen betreffende de verwerking van hun persoonlijke gegevens bij de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming op: http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/.

Meer algemene informatie en advies over de strategie van DG EAC voor de verspreiding en het gebruik van resultaten vindt u op: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.html

wordt goedgekeurd. Een begunstigde kan echter wel de vrijstelling van deze clausule aanvragen als de publicatie zijn veiligheid of financiële belangen in gevaar zou brengen. 31 Publicatieblad L 8 van 12.1.2001.


71

Het programma Een Leven Lang Leren Gids 2012

Recommend Documents