Het nieuwe organiseren -‐een geïntegreerde aanpak van Het Nieuwe Organiseren-‐ Erik Hoekstra, mei 2011 De verandering in de manier waarop we onszelf organiseren om waarde te creëren dreigt steeds meer achter te lopen op de ontwikkelingen in de maatschappelijke én de business context. De business context waarin we als organisaties opereren verandert momenteel zo snel dat een nieuwe manier van organiseren noodzakelijk wordt. Enerzijds komt dit doordat de nieuwe generatie die zich op de arbeidsmarkt begeeft echt anders in de wedstrijd zit. Nieuwe waarden als ontwikkeling, voldoening, authenticiteit en balans vervangen steeds sneller de waarden prestatie, succes, voorspelbaarheid en carrière waarop menig organisatie tot op heden nog gestoeld is. Anderzijds is de voorspelbaarheid en daarmee de traditionele controleerbaarheid van organisaties sterk verminderd. Tot nu toe is het management vak voornamelijk gericht op het optimaliseren van resources en het veranderen van organisaties een proces van A naar B. In een redelijk eenvoudige industriële context werkt dit nog steeds prima. Tegenwoordig is echter de complexiteit en onderlinge afhankelijkheid van zaken dusdanig lastig te managen dat het kunnen omgaan met onzekerheid een belangrijke succesfactor is geworden voor organisaties. In vooral de meer kennisintensieve organisaties vraagt dit om een andere managementbenadering. Daarnaast speelt de exponentieel toegenomen snelheid van veranderingen en dus de reactiesnelheid van organisaties in de vorm van innovatie en aanpassingsvermogen een belangrijke rol. De hiërarchische organisatievormen piepen en kraken omdat de interne traagheid die ontstaat de innovatie en dus ook de marktpositie ernstig onder druk zet. Dit alles gaat er onmiskenbaar voor zorgen dat we anders naar organiseren en management gaan aankijken. We zien nu al hoe de gevestigde management orde worstelt om uitdrukking te geven aan het nieuwe leiderschap. Veel economical engines staan ernstig onder druk. We zijn toe aan een fundamentele verandering, niet alleen in taal maar vooral ook in gedrag. Om het aanpassingsvermogen van organisaties te vergroten moet het leiderschap de huidige manier van command & control en de externe sturing via bonussen durven loslaten en vervangen door verbinden en vertrouwen. Een compleet andere manier van in control zijn. We moeten organisaties weer gaan aansturen als sociale systemen, waar de menselijke interactie en de betrokkenheid weer centraal staat. De organisaties en leiders die dit het eerste oppakken gaan ons opvallen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat juist nu het nieuwe werken een behoorlijke vlucht neemt. Het nieuwe werken (HNW) geeft namelijk een antwoord op een betere balans werk-‐prive waar de nieuwe generatie om vraagt en draagt mits goed geïmplementeerd ook bij aan flexibelere werkvormen die nodig zijn om de toegenomen complexiteit te managen. HNW wordt meestal omschreven als het herinrichten van kantoren met behulp van flexibel werken, dat mogelijk is geworden door flexibele ICT oplossingen. Helaas zie ik nog te vaak dat organisaties eenzijdig meegaan in deze voorstelling van zaken en daarmee niet het integrale probleem aanpakken door de structuur, de processen en het bijbehorende leiderschap te veronachtzamen. Het aanstaande ‘failliet’ van organisaties als instituut en bureaucratie zoals we die tot op heden hebben gekend wordt nog onvoldoende onderkend. Wat zou er gebeuren als organisaties weer een beweging worden met gepassioneerde mensen, die de drive hebben om het verschil te maken? Als organisaties zich leren aanpassen aan de mensen die er werken, in plaats van veel te investeren om mensen aangepast te krijgen aan de organisatie? Mensen zijn dynamisch en innovatief, organisaties niet. En
Inspiring Business Innovation
dan is het inrichtingen van flexibele werkplekken en een korte online webinar niet voldoende om deze diepere verandering tot stand te brengen. In dit artikel wordt een eerste invulling gegeven aan een visie op het nieuwe organiseren en leiderschap voor de komende jaren. Wat betekent het voor de bedrijfsvoering? Wat is de impact op medewerkers? Wat betekent het voor leiderschap?
l Flexibele bedrijfsvoering Het aantal reorganisaties neemt mede door de crises drastisch toe. ‘Medewerkers zijn verander moe’ is een veel gehoorde kreet. Interessant is dat het woord reorganisatie als uitgangspunt in zich heeft dat het te organiseren is. Daarnaast impliceert het dat het na de verandering weer rustig wordt. Wellicht moeten we van het woord reorganisatie af, alsof zaken nog op lange termijn te organiseren zijn. De toegenomen complexiteit en verandersnelheid waar organisaties mee te maken krijgen, vraagt om een flexibele bedrijfsvoering. Deze flexibele bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de werkzaamheden zich gemakkelijk aanpassen aan continu veranderde omstandigheden. Kunnen we een organisatie bouwen die zich continu aanpast aan veranderende contexten? Hoe implementeer je aanpassingsvermogen in een organisatie? Ik denk dat we dan fundamenteel anders moeten gaan kijken naar hoe we organisaties inrichten, waarbij de formele hiërarchische structuur en processen gericht op beheersing en controle gaan wijken voor meer community gedreven organisaties, waarbij medewerkers zelf leiding geven aan eigen handelen om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Waarbij vaste afdelingen vervangen gaan worden door gelegenheidsteams, die zich organiseren rondom klanten. Functies zullen plaats maken voor rollen en mensen worden niet meer We moeten dan fundamenteel aangestuurd op hun prestaties ten opzichte van het en competentieprofiel, maar zetten zichzelf anders gaan kijken naar hoe we functie-‐ maximaal in om waarde te creëren, door zich op passie en drive met elkaar verbinden. Laten we dan alles los? organisaties inrichten Zeker niet, er moet weldegelijk een resultaat geformuleerd worden, echter dit gebeurd vanuit een collectieve verbondenheid en een gezamenlijke drive. Een medewerker krijgt dan een resultaatsverantwoordelijkheid die bijdraagt aan het organisatiebelang. Vanuit de HR discipline zal ook anders gekeken moeten worden naar medewerkers. Zo zijn veelal op controle en uniformeren gebaseerde systemen en processen (performance management, functie-‐ huizen en competentiemanagement) drastisch aan verandering toe. We moeten terug naar de uniciteit van het individu waarbij ook de diversiteit, het unieke talent en het onderling vertrouwen weer centraal staat. Verantwoordelijkheid nemen cultiveer je door duidelijk te zijn over het resultaat en vervolgens de medewerker vrij te laten om hun eigen weg te kiezen. Dit plus het daadwerkelijk stimuleren en coachen op het nemen van verantwoordelijkheid en daar voor beloond worden. Dit vraagt wel om een ontwikkeling in de sociale intelligentie van zowel medewerkers als leiders. Wat ik interessant vind, is dat de meeste systemen en processen ontwikkeld zijn om het huidige business-‐ model, met bijbehorende economical engine, in stand te houden. Echter elk business model zal een keer overlijden. Dus waarom richten we onze processen en systemen niet in op datgene wat op lange termijn de innovatie en creativiteit gaat bevorderen; de collectieve wijsheid van met elkaar verbonden mensen? Je zou zelfs zover kunnen gaan en zeggen dat je processen en systemen ingericht moeten zijn om je organisatie levend te houden en je huidige business model te killen, pas dan installeer je aanpassingsvermogen. Veel organisaties hebben zichzelf op slot gezet doordat de huidige systemen en processen niet de flexibiliteit in zich hebben om de benodigde verandering naar een nieuw business model te bewerkstelligen.
Inspiring Business Innovation
Daarnaast is het van belang om de integraliteit van de bedrijfsvoering centraal te stellen. Het silo denken heeft lang genoeg tot sub-‐optimalisatie geleidt. Het optimaliseren van het samenspel en de samenhang tussen inhoud en bedrijfsvoering wordt dan belangrijk. De inhoudsdeskundigen zijn verantwoordelijk voor een integraal advies en de managers zijn verantwoordelijk voor de integrale besluitvorming. Wat vaak mis gaat is dat deze twee groepen niet goed samenwerken en zich teveel op het terrein van de ander begeven waardoor beslissingen om de verkeerde redenen worden doorgedrukt. In veel organisaties wordt nog gestreefd naar het consensus model, wat overigens in veel gevallen vervalt in een compromis model door een slechte uitvoering. Ook de communicatie over besluiten laat in veel gevallen te wensen over waardoor het management vaker dan ze lief is een De manier waarop besluiten projectiescherm van onvrede van veel medewerkers genomen worden in een wordt. Bij flexibele bedrijfsvoering worden besluiten zo organisatie gaat maatgevend laag mogelijk in de organisatie genomen via een zeer zijn voor het succes. gedisciplineerd collectief proces om te zorgen dat de integraliteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd kan blijven. Het succes is afhankelijk van een cultuur van gezamenlijke verantwoordelijkheid voor besluitvorming, gezamenlijke autoriteit en collectieve verantwoordelijkheid voor het resultaat. Ook de fysieke werkplek moet hierin meegenomen worden. Het blijft raar dat we onszelf verplaatsen naar een kantoor waardoor de vierkante meters thuis onbenut blijven. Zeker ook in het licht van schaarser wordende grondstoffen zullen we meer thuis gaan werken en zal de functie van kantoren veranderen. Ze zullen meer een ontmoetingsplek worden waar collega’s kunnen verbinden om kennis te delen en kennis te creëren. Dit gaat fundamenteel iets vragen van het leiderschap maar ook van de medewerkers binnen organisaties. Want hoe creëer je verbinding als mensen er minder zijn? Hoe ga je als leider om met je eigen onzekerheid als medewerkers uit het zicht verdwijnen?
l Authentiek aanpassingsvermogen Wat is de impact op medewerkers? Mensen vinden veranderen niet erg, veranderd worden levert wel weerstand op. Hetzelfde geldt voor leren. Churchill heeft ooit gezegd:’people like to learn, but not to be taught’ Als we het aanpassingsvermogen van organisaties willen verhogen gaat dit dus wat vragen van de manier waarop individuen in organisaties worden aangestuurd. Maar ook van medewerkers die in meerdere mate zelf verantwoordelijkheid moeten gaan nemen voor resultaten. Het goede nieuws is dat ik in organisaties een groeiende groep professionals zie die serieus genomen wil worden. Zij willen worden afgerekend op resultaat en niet op aanwezigheid. Niet mogen flexwerken impliceert een gebrek aan vertrouwen bij de leidinggevende of de organisatie en werkt zeer demotiverend. De link met HNW is dan snel gelegd. Omgaan met de balans werk-‐privé staat hoog op de lijstjes van HR afdelingen. HNW lijkt hier het panacee, maar lost in mijn beleving tot nu toe onvoldoende het fundamentele management probleem op. Vaak wordt er te weinig geïnvesteerd in de ontwikkeling van management dat nodig is om HNW te laten slagen. Hierdoor ervaren leidinggevenden vooral een verlies van controle, wat vervolgens ook weer negatief doorwerkt in de motivatie van medewerkers. Om HNW echt te laten slagen moet het management in staat zijn om dat wat medewerkers energie geeft, datgene wat medewerkers graag goed doen, te verbinden met de collectieve ambitie van de organisatie. In plaats van medewerkers ‘gevangen’ te houden door extrinsieke motivatoren, zal er vooral gemanaged moeten worden op intrinsieke motivatoren. Uiteindelijk zijn beide belangrijk en de vraag is dan ook hoe je zo aan beide invulling kan geven dat ze elkaar versterken. Dit kan door te investeren in authentiek aanpassingsvermogen. Het is van belang jezelf goed te kennen, om te weten wat je passie, talenten en waarden zijn, om uitdrukking te kunnen geven aan je eigen authenticiteit. Vanuit dit inzicht ontstaat een beeld over wat je kan toevoegen aan de organisatie. Je komt dan in je ‘sweetspot’, de plek waar je vanuit je eigen authenticiteit maximaal waarde toevoegt aan de organisatie en het grotere geheel.
Inspiring Business Innovation
Omdat de organisatie continu aan contextveranderingen onderhevig is zit hier ook een sleutel voor het aanpassingsvermogen van organisaties. Als mensen zich bewust zijn van wat ze kunnen toevoegen is het een stuk eenvoudiger om zich aan te passen aan contextveranderingen. Daarnaast is het zo dat contextveranderingen een minder heftige reactie op roepen als mensen weten waar ze voor staan en wat ze in een nieuwe context kunnen toevoegen. Hiermee verandert de organisatie ‘vanzelf’ mee met de medewerkers die zich aanpassen. Mijn ervaring is dat hoe beter mensen met elkaar verbonden zijn, hoe makkelijker ze zich aan elkaar aanpassen. Verbondenheid ontstaat door kwetsbaarheid, sociale intelligentie en een gedeelde passie dus hoe meer je dit stimuleert in een organisatie hoe hoger het aanpassingsvermogen. Je leert mensen niet meer hoe ze iets moeten doen, maar je leert ze aanpassingsvermogen door verbonden te zijn met anderen, samen verantwoordelijkheid en snel besluiten te nemen. Het snel verbonden kunnen raken met collega’s, klanten en andere stakeholders is dus key. Dit betekent dan ook gelijk het einde van opgelegde verander-‐trajecten. Kunnen we medewerkers wel zo vrij laten? Hebben ze toch niet iemand (in de vorm van een manager) of iets (in de vorm van een beloningssysteem) nodig om ze de ‘juiste’ dingen te laten doen? Ik geloof dat ieder mens het liefst sturing geeft aan zijn of haar eigen leven. Veel frustratie ontstaat doordat mensen dit kwijt zijn geraakt, eenvoudigweg niet meer ervaren dat ze de keuzevrijheid hebben of dat ze carrière en succes belangrijker hebben gevonden dan echt terug te gaan naar hun eigen authentieke zelf. Ze voelen zich gegijzeld door het systeem en zien geen uitweg meer. Het management verwordt dan tot een gemeenschappelijk projectiescherm van de collectieve onvrede. Velen vinden dit overigens prima omdat het ze ook ontslaat van de verantwoordelijkheid om er iets van te maken. Medewerkers kijken dan vooral naar het management voor oplossingen, wat gezien de huidige manier van aansturing ook niet raar is. Steeds meer mensen in organisaties vragen zich overigens af wat hun unieke zinvolle bijdrage zou kunnen zijn ten opzichte van wat ze nu doen. Voor de nieuwe generatie die de arbeidsmarkt nu betreedt, is dit overigens geen vraag meer maar een zeer expliciet geuite behoefte. De belangrijkste competentie die dan gestimuleerd moet worden is zelfsturing; zelf sturing geven aan je eigen authentieke aanpassingsvermogen. De mate van zelfsturing in een organisatie wordt gevoed door aan een aantal fundamentele menselijke behoeften invulling te geven. Als eerste is er de behoefte om competent te zijn. Mensen willen ten diepste ergens heel goed in zijn en zich continu verbeteren, blijven leren. Belerend zijn als organisatie in de vorm van competentie management zoals we dat gewend zijn, helpt hierbij niet. Ten tweede is er de behoefte aan autonomie. Het Door aan deze behoeften actief idee dat wij onze eigen ervaringen kunnen invulling te geven in een organiseren en zelf de initiator zijn van onze acties organisatie zal de mate van en ideeën levert een enorme energie op. In veel zelfsturing van medewerkers organisaties is de ervaren autonomie door gaan toenemen. overmatige controle, en bijbehorende angstcultuur, behoorlijk geminimaliseerd. Als laatste willen we een betekenisvolle bijdrage leveren. Zowel in relaties, waar vertrouwen een belangrijke rol speelt, als ook onszelf kunnen en willen verbinden aan iets dat groter is dan onszelf. Veel organisaties worstelen hier op dit moment mee, vooral ook in het kader van het binnen halen en houden van talent. Door aan deze behoeften actief invulling te geven in een organisatie zal de mate van zelfsturing van medewerkers gaan toenemen.
Inspiring Business Innovation
l Het nieuwe leiderschap Wat wordt er verwacht van een leider om flexibele bedrijfsvoering en authentiek aanpassingsvermogen bij medewerkers te stimuleren in een organisatie? Allereerst zal het zittende leiderschap zich de vraag moeten stellen welke impliciete overtuigingen er nu ten grondslag liggen aan hun eigen organisatieontwerp. Waarom controleer je medewerkers? Waarom doe je aan performance management? Welk mensbeeld staat centraal? Hoe maken we gebruik van de collectieve kennis van de hele organisatie? Waarom doen we de We moeten weer leren dingen zoals we ze doen? Ik kom regelmatig tegen dat leiders het vertrouwen te zeggen dat ze hun medewerkers vertrouwen en ze vrijheid organiseren in plaats van geven, terwijl de medewerkers het idee hebben dat ze in een het wantrouwen. kooi zitten. Stel nou dat beiden gelijk hebben, zou het dan zo kunnen zijn dat de manier waarop we onze organisaties hebben ingericht aan vervanging toe is. Ik denk het wel. De nieuwe processen en systemen moeten stimuleren dat mensen weer zelf leiding gaan geven aan hun eigen waarde-‐creatie. Ik geloof dat in de organisatie van de toekomst iedereen weer leider moet worden. Medewerkers hebben het leiderschap onterecht weggeven of waren niet bereid de consequenties te nemen van het persoonlijke leiderschap dat ze eigenlijk wilden tonen. Leiders doen er dus goed aan om een klimaat te creëren waarin zelfsturing om resultaten te behalen gestimuleerd wordt. Met andere woorden een klimaat waar persoonlijke competentieontwikkeling centraal staat, waar de medewerker een hoge mate van autonomie heeft om zelf sturing te geven aan zijn handelen en waar mensen echt verbinden met elkaar omdat ze samen onderdeel zijn van iets speciaals. Het nieuwe leiderschap omvat vier aspecten. 1.
2.
Inspirerend verhaal. Leiders zullen in staat moeten zijn emotionele betrokkenheid te creëren bij de richting van de organisatie. Dit betekent dat een leider in staat moet zijn om inspirerende relaties aan te gaan en het collectieve verlangen van een groep te faciliteren, waarbij de richting een gezamenlijke vanzelfsprekendheid wordt. Dit levert een gepassioneerd beweging op met een collectief verlangen, ook wel een community genoemd. Verhelderen van bijdrage. Het tweede aspect waar een leider in moet kunnen excelleren is het coachen op persoonlijk leiderschap van medewerkers. Het daadwerkelijk medewerkers zelf verantwoordelijk laten zijn voor datgene wat ze aan resultaat moeten opleveren en ze vooral te coachen op hoe ze met die verantwoordelijkheid omgaan is makkelijker gezegd dan gedaan. Door dit goed te doen zullen medewerkers ook echt verantwoordelijkheid nemen. Het is hierbij van belang om op out-‐come te sturen in plaats van op de individuele output. Outcome definiëren we als het integrale effect van de individueel geleverde waardevolle bijdrage aan een organisatie, en aan de medewerker zelf. Hierbij geven we de medewerker dus ook de vrijheid om
Inspiring Business Innovation
3.
4.
zaken anders aan te pakken als een veranderende context daar om vraagt. Hierdoor neemt het aanpassingsvermogen van de organisatie toe. Stimuleer verbondenheid. Werk aan vertrouwen en verbondenheid, kapitaliseer op diversiteit en bevorder levenslang leren. Door om te gaan met de spanningen van polariserende meningen kunnen discussies worden omgebogen tot waardevolle dialogen – vooral door ruimte te geven en de tolerantie voor fouten te verhogen ontstaat een cultuur die samenwerken bevorderd Organiseer een context gebaseerd op vertrouwen. Beperk frustrerende processen. En installeer systemen op vraag van de gebruikers, niet van de controller. Medewerkers beslissingen laten nemen met betrekking tot hun verantwoordelijkheden stimuleert zelfsturend gedrag. Zo kunnen ondernemerschap en aanpassingsvermogen zich ontvouwen.
Concluderend kunnen we stellen dat organisaties in de komende jaren moeten gaan inzetten op flexibele bedrijfsvoering, waarbij processen en systemen vooral het aanpassingsvermogen van medewerkers en daarmee van de organisatie ondersteunen. Dit in plaats van het in stand houden van een business model dat aan vervanging toe is. De competentie waarop ingezet moet worden bij medewerkers is authentiek aanpassingsvermogen wat een hoge mate van zelfsturing van medewerkers impliceert. Dit zal zorgen voor een hoge mede-‐werkersbetrokkenheid en in hoge mate dus bijdragen aan een veerkrachtige en innovatieve organisatie. Van leiders zal verwacht worden dat ze in staat zijn om communities te bouwen door inspirerende relaties aan te gaan en de kwaliteit van de onderlinge interactie te verhogen. Daarnaast wordt coachen op persoonlijk leiderschap belangrijk om medewerkers te faciliteren en hun waarde-‐creatie voor de organisatie te optimaliseren. Als we HNW op deze manier integraal benaderen lossen we ook meteen een fundamentele spanning op waar menig organisatie nu mee worstelt.
Inspiring Business Innovation