Het organiseren van een proefvisitatie Bij de voorbereidingen op de visitatie is een proefvisitatie aan te bevelen. Binnen de 3TU’s zijn daar inmiddels goede ervaringen mee. Door een proefvisitatie kan op een efficiënte manier belangrijke informatie boven water komen. Bovendien is het een goede manier om de opleiding voor te bereiden op het echte werk: de beoordeling door het visitatiepanel. Daarnaast kan de proefvisitatie gebruikt worden als check op het realiseren van verbeterpunten.
Twee types proefvisitaties Er zijn twee logische momenten om een proefvisitatie te organiseren: voordat de definitieve versie van het zelfevaluatierapport wordt vastgesteld of kort (bijvoorbeeld 2 weken) voordat de echte visitatie plaats vindt. De keuze voor een van deze opties hangt af van het primaire doel van de proefvisitatie.
Moment
Doel
Type A
•
Aanvullen van nog ontbrekende informatie in de rapportage van de zelfevaluatie.
Voor definitieve
•
Identificeren en prioriteren van nodige reparatieacties voordat visitatie
versie zelfevaluatierapport
plaatsvindt. •
Informeren van medewerkers, studenten en soms vertegenwoordigers uit het beroepsveld over de uitvoering van de zelfevaluatie en uitkomsten van de sterkte-zwakte-analyse.
Type B
•
Checken of de voorgenomen verbeteracties daadwerkelijk uitgevoerd zijn.
•
Bewustmaken van medewerkers en studenten van hun rol tijdens de echte
Een maand voor
visitatie
echte visitatie
o
de formele wettelijke en professionele rollen en informatie weer scherp op het netvlies krijgen
o
alle betrokkenen weer even op de formele interne rolverdeling wijzen
o
duidelijk krijgen welke vraag door welke functie/functionaris beantwoord dient te worden.
•
De faculteit leert van de proefvisitatie: dat betekent enerzijds dat de deelnemers aan de gesprekken de sterke punten rond onderwijs met trots presenteren en anderzijds dat zij de knelpunten op een constructieve, open, kritische (maar niet naïeve) manier bloot leggen en bespreken.
•
Het versterken van het saamhorigheidsgevoel: ‘wij met z’n allen zorgen ervoor dat we een op een goede constructieve manier antwoord geven op vragen vanuit de visitatiecommissie´.
Organisatie van een proefvisitatie Pessers/O&S/TU Delft/23-3-2006
1
Voor een proefvisitatie op basis van de concept zelfstudie (type A) zijn in bijlage 1 een aantal voorbeeldvragen beschreven, die primair gericht zijn op het verbeteren van de zelfstudie en de organisatie. Bij type B ligt de nadruk meer op het aanstaande bezoek van de commissie. Dan is de houding van de verschillende vertegenwoordigers en gremia van de opleiding ten opzichte van de commissie en de kennis van de zelfstudie meer aan de orde. In bijlage 2 is een lijst van Do’s en Don’ts opgenomen. Deze lijst is samengesteld aan de hand van verschillende proefvisitaties aan de TU Delft en is bedoeld als voorbereiding op het feitelijke bezoek van de visitatiecommissie. Het is overigens nuttig om bij beide type proefvisitaties na te gaan in hoeverre deze lijst van toepassing is op de deelnemers aan de gesprekken tijdens de proefvisitatie.
Onderwerpen voor een proefvisitatie Omdat in de praktijk een proefvisitatie korter duurt dan een reguliere visitatie, verdient het aanbeveling om een keuze te maken in de onderwerpen die de proefvisitatiecommissie aan de orde zal stellen. Meestal kiest de opleiding de onderwerpen die voor hen ingewikkeld liggen of waarop ze zich relatief zwak voelt. Ervaring binnen de 3TU’s leert dat een aantal onderwerpen bijzonder geschikt is voor de proefvisitatie. -
Relatie met beroepspraktijk. Benchmark. Rendementen. Didactisch concept. Toetsbeleid. Sterke en zwakke punten.
De proefvisitatiecommissie De keuze van de proefvisitatiecommissie is ook afhankelijk van het doel en de vragen die de faculteit of opleiding voor ogen heeft. De praktijk leert bij de TU Delft dat bij een proefvisitatie voor het opstellen van de definitieve zelfstudie ook collega’s van buiten de universiteit zitting nemen in de commissie, terwijl bij een proefvisitatie vlak voor het bezoek van de echte commissie de proefvisitatiecommissie slechts uit TUD-leden bestaat. Bij de TU/e is deze scheiding niet zo duidelijk. Ook in een proefvisitatie vlak voor het bezoek van de commissie worden personen van buiten gevraagd.
Tips bij het organiseren van een proefvisitatie •
Ter voorbereiding van een proefvisitatie: een lijstje rondsturen met voorbeeldvragen aan alle deelnemers en uitleg van hoe de dag gaat verlopen zodat ze een beeld krijgen van wat er verwacht wordt. (Zie bijlage 3)
•
Bij het houden van een proefvisitatie: maak van de expertise en de gelegenheid gebruik om iedere sessie goed na te bespreken en feedback te geven, niet alleen op inhoud maar ook op houding en lichaamstaal.
Organisatie van een proefvisitatie Pessers/O&S/TU Delft/23-3-2006
2
Bijlage 1: vragen aan de proefvisitatiecommissie – type A
Voorbeeld algemene vragen bij een “Type A”proefvisitatie van de TU Delft: Vraag 1:
Wat is de indruk van de commissie over de accreditatiewaardigheid van de opleiding aan de hand van het QANU-kader?
Opmerking:
Het gaat dus om een lichte “toets”. Ons doel is inzicht te krijgen of met voortzetting van het huidige beleid accreditatie kan worden verworven. Dit betekent dus dat op alle hoofdonderwerpen een voldoende moet worden gescoord.
Deelvragen hierbij zijn:
Zijn we op de goede weg?
Wat zijn de in het oog springende zwakke punten?
Waar moeten we de komende tijd onze prioriteiten stellen?
Wat is de kwaliteit van de concept-zelfstudie van de BSc-opleiding Technische Informatica?
Vraag 2:
Wat zijn onze sterke punten?
Welke adviezen kan de commissie verder geven?
Is de opleiding in staat om ten opzichte van de vorige visitatie significante verbeteringen op de gevraagde punten te melden?
Deelvragen hierbij zijn:
Op welke punten is de vooruitgang voldoende?
Op welke punten is dit (nog) niet het geval?
Wat kunnen we hieraan doen?
Organisatie van een proefvisitatie Pessers/O&S/TU Delft/23-3-2006
3
Bijlage 2: do’s en don’ts tijdens het gesprek met de (proef)visitatiecommissie 1. procesgang tijdens de (proef)visitatie Do´s • • • • • • • • • •
Kom op tijd. Lees de zelfstudie. Wees concreet en onderbouw. Verzamel daarvoor vooraf concrete voorbeelden. Wees zelfverzekerd en spreid passie voor het vak ten toon. Gebruik de eigen situatie alleen als illustratie-voorbeeld. Wijs een gespreksleider per gespreksgroep aan. Stem af tussen de gespreksgroepen. Beperkt het aantal aanwezigen. Selecteer de aanwezigen gericht. Gebruik naambordjes.
Don´ts • Binnendruppelen tijdens het gesprek. • Onvoorbereid zijn. • Antwoorden in vage bewoordingen. •
Te defensief.
•
Zeggen `persoonlijk vind ik….`.
•
Elkaar vragend aankijken om te zien wie begint.
2. pretenties en definities in de zelfstudie Do´s • • • •
Ken uw kerndefinities! Breng 1 beeld van bepaalde facetten naar buiten. Spreek als vertegenwoordiger van een opleiding. Beperk het eigen vakjargon.
Don´ts • Te veel persoonlijke interpretaties geven aan definities of uitgangspunten. • Interne discussie demonstreren. • Redeneren vanuit het eigen vak. • •
Een stortvloed aan termen en argumenten lanceren. Te veel ingaan op verschillen binnen de opleiding.
3. inhoudelijke onderwerpen in de zelfstudie Do´s • •
Geef een visie op doel en praktijk van de opleiding. Geef helder de huidige situatie weer/presenteer het nu.
Don´ts • Niet bij voortduring je afzetten tegen het verleden. • Niet te veel historische verhandelingen. • Niet praten in vergezichten.
4. positieve en sterke punten Do´s • • •
Blijf trots op de eigen faculteit en opleiding. Spreek met passie. Houd de realiteit in het oog.
Organisatie van een proefvisitatie Pessers/O&S/TU Delft/23-3-2006
Don´ts • Te grote distantie ten opzichte van eigen opleidingen ten toon spreiden.
4
Bijlage 3: Handreiking voor de proefvisitatiecommissie
Handreiking proefvisitatiecommissie Als proefvisitatiecommissie dient u onder meer aandacht te besteden aan de volgende punten:
Hoe en door wie wordt de rapportage verzorgd? O.a.: gezamenlijk of separaat rapporteren, handgeschreven of met PC, anoniem of met naam, gebruik van format(s);
Wanneer zal de rapportage beschikbaar zijn?
Uitgangspunt, anders dan officiële visitatie: geen hoor- en wederhoor over het rapport van de proefvisitatie;
Wat is de rol van de voorzitter? Tijdbewaking, zeer korte inleiding gesprekken, afronding, ….
Hoe is de rolverdeling van de commissie? Elk lid bij elk gesprek aanwezig? Welke vragen worden door wie aan welk panel gesteld?
Wat is de rol van de secretaris? (Uitgangspunten: verantwoordelijk voor verslaggeving, communicatie met opleiding, aanwezig bij alle – gemeenschappelijke – gesprekken)
Hoe verloopt de oordeelsvorming?
Hoe wordt een realistische en waardevolle selectie gemaakt uit de diverse aspecten die in de zelfevaluatierapporten beschreven zijn?
Welke stukken wil de commissie inzien? Er zijn lijsten in de zelfevaluatierapporten aanwezig. Studiegids en de Onderwijs- en Examenregelingen zijn niet aan de proefvisitatiecommissie toegezonden, maar uiteraard wel vooraf opvraagbaar en ook ter plaatse ter inzage.
Verplaats u, als proefvisitatiecommissielid, in (het domein van de) opleiding; hiermee kunt u voorkómen dat u “stokpaardjes berijdt”;
U kent de opleiding en de studenten en docenten niet. Neem de rol van een kritische buitenstaander aan, spreek panelleden formeel met “u” aan, probeer goed te luisteren naar de antwoorden en blijf kritisch;
Een visitatie is primair een éénzijdig gesprek tijdens welke de (proef)visitatiecommissie “fact finding” verricht. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling in debat te gaan met de panelleden – behalve wanneer u aanbevelingen doet;
Neem geen genoegen met vage antwoorden en vraag, waar relevant, dóór, zodat u, als proefvisitatiecommissielid, kunt bepalen of zaken in een zelfevaluatierapport te rooskleurig of incompleet zijn voorgesteld;
Gebruik in volgende gesprekken informatie die u in vorige gesprekken hebt verkregen;
Stel eventueel één open vraag die alle panelleden moeten beantwoorden, bijvoorbeeld over sterke en zwakke punten van de opleiding;
Verdeel de vragen over de commissieleden.
Organisatie van een proefvisitatie Pessers/O&S/TU Delft/23-3-2006
5
Vraag 3:
Als men de visitatie als een “generale repetitie” beschouwt, hebben alle spelers hun rol dan goed gespeeld?
Opmerking:
Hier wordt dus gevraagd een uitspraak te doen over het proces van de visitatie. Een aspect dat van groot belang is omdat de indruk van de commissie die de opleiding zal visiteren, voor een belangrijk deel gebaseerd zal zijn op wat zij ziet en hoort.
Deelvragen hierbij zijn:
Zijn de participanten in het proces voldoende open en kritisch en tegelijkertijd voldoende positief over de eigen instelling?
Lijken de participanten zich voldoende bewust van het belang van de komende accreditatie?
Heeft de commissie adviezen aan de verschillende geledingen in de organisatie met betrekking tot de komende accreditatie?
Organisatie van een proefvisitatie Pessers/O&S/TU Delft/23-3-2006
6
