NIEUWE TRENDS IN ZAKELIJKE EVENTS Het organiseren van zakelijke evenementen en groepsreizen

Trefwoorden: bedrijfsevenement, incentives

NIEUWE TRENDS IN ZAKELIJKE EVENTS Het organiseren van zakelijke evenementen en groepsreizen Zakelijke reizen en evenementen worden meestal ondernomen in de herfst- of lentemaanden naar een stedelijke bestemming. Incentives (beloningsreizen) hebben veelal naast een ‘relaxend’ karakter met de traditionele elementen zoals winkelen, sightseeing en theater, ook een inhoudelijk aspect.

Samenvatting Elk bedrijf organiseert regelmatig evenementen voor management, personeel en/of relaties. Een deel van deze bedrijven laten zich bij de voorbereiding en uitvoering ondersteunen. In Nederland zijn veel bureaus werkzaam die het organiseren van bedrijfsevenementen aanbieden. De markt is evenwel verzadigd en nieuwkomers hebben alleen succes indien zij iets uitzonderlijks toevoegen. In dit artikel de nieuwste trends en mogelijkheden. 58

Groei in evenementenmarkt Zowel evenementenbureaus als opdrachtgevers hebben een opmerkelijk groot vertrouwen in de groei van de Nederlandse evenementenmarkt. Zij verwachten dat het toekomstige budget dat wordt gereserveerd voor evenementen niet zal afnemen. Dat blijkt uit onderzoek dat FZ en MarketingTribune hebben laten verrichten. Maar liefst 82 procent van de opdrachtgevers denkt dat het ofwel zal stijgen (24%) ofwel gelijk blijft (58%). Reden tot paniek is er niet, hoewel bureaus daar anders over denken. Zij zijn iets pessimistischer. Toch denkt ook 70 procent van deze groep dat het budget van hun klant niet zal dalen. Opmerkelijk is wel dat de grote bureaus veel pessimistischer zijn: 41 procent verwacht dat de budgetten zullen dalen. Bron: FZ – Communicatie Coach.com

www.kluwermanagement.nl

Fysieke activiteiten en teambuilding-games zijn populair en het programma hangt vooral af van het doel van de reis en de leeftijd van de deelnemers. De budgetten variëren nogal, maar Nederlandse groepen zoeken over het algemeen naar viersterren accommodaties. Zakelijke groepsreizen en incentives hebben zich over de laatste jaren snel ontwikkeld op de Nederlandse zakenmarkt. De reizen zijn over het algemeen kort twee tot drie dagen binnen Europa - en de omvang van de groepen varieert meestal tussen de 20 en 50 personen, hoewel het ernaar uitziet dat de groepen kleiner worden, maar wel een hoger niveau hebben, bijvoorbeeld directeuren met hun partners. Door belastingheffingen op incentivereizen in Nederland die vergelijkbaar zijn met andere landen in Europa, boeken bedrijven meestal een conferentie- of vergaderelement in hun incentivereis. Incentives worden nog steeds geassocieerd met zonnige bestemmingen en mooi weer is een belangrijke factor, samen met goede toegankelijkheid, kwaliteit voor geld en nieuwe en gevarieerde producten. Vandaar dat veel van deze incentives worden gehouden in landen als Frankrijk en Spanje en verder weg op de Nederlandse Antillen. Landen als Griekenland en Turkije komen ook steeds meer in trek.

Turkije is steeds meer in trek bij zowel de toeristen en de zakenmensen omdat deze de culturele waarden, de natuurhistorische bezienswaardigheden, de culinaire toppositie in de wereld, de gastvrijheid en dienstbaarheid, het warme en gezonde klimaat en het raakvlak tussen oosterse en westerse, Aziatische en Europese, islamitische en christelijke religies als paradoxaal en leerzaam ervaren. Internet: www.jowiro.nl.

Soorten bedrijfsevenementen

■ Beloningsreizen: reizen bedoeld om de prestatie van een afdeling, team, medewerkers, relaties, leveranciers en klanten te honoreren. ■ Teambuilding: activiteiten die tot doel hebben om een team effectiever te laten samenwerken.

MANAGEMENT TOOLS NUMMER 6, 2004

■ Productpresentaties: presentaties aan klanten om een nieuw product te introduceren of de kennis van de werking van een product over te dragen. ■ Vergaderingen, conferenties en congressen: activiteiten met als doel elkaar te ontmoeten, kennis te delen, besluiten te nemen of genomen besluiten te evalueren. ■ (Sport)clinics: gericht op beweging en actief met elkaar bezig zijn. ■ Het gebruik van GPS is een nieuwe manier om via de satelliet een bepaalde route te vinden die leidt tot een verzamelpunt. ■ Personeelsfeesten, waaronder themafeesten: de genodigden gaan bijvoorbeeld ‘terug naar de Middeleeuwen’ of ‘maken een moord mee’ en voeren binnen dat thema allerlei activiteiten uit.

Trends in de evenementenmarkt Over het algemeen kunnen we stellen dat de evenementenbranche de trends uit het dagelijkse leven volgt. De trends die we bijvoorbeeld in restaurants tegenkomen zijn grotendeels vergelijkbaar met de ontwikkelingen die we op culinair gebied aantreffen bij evenementen. En dit geldt niet alleen voor de gerechten en de wijnen, maar ook voor de zitstoel, het eetservies, de muziek die op de achtergrond speelt en de locatie of het land waar het evenement plaatsvindt. De meeste trends doen er een aantal jaren over om van de trendsetters tot de trendvolgers door te dringen, om vervolgens weer langzaam van het toneel te verdwijnen. De keuze voor trendvolgend kan prima passen bij een product of dienst of bij het gewenste bedrijfsimago. In de komende jaren zullen we dan ook een groot deel van de genoemde trends terugzien. Het uitnodigen van kleine groepjes gasten die een individuele benadering en verrassende, onderscheidende invulling van het evenement mogen verwachten, zal terrein winnen. Een ‘massale’ benadering past steeds minder bij de doelstelling het individu te willen bereiken en ‘raken’. Ook lijken we steeds meer klaar te zijn voor hippe, design locaties en dito inrichting: de stoffige hotelzaaltjes worden (eindelijk) massaal ingeruild voor meer eigentijdse alternatieven. De beschikbare budgetten zijn vooral afhankelijk van hetgeen de economische ontwikkeling in petto heeft. In 59

NIEUWE TRENDS IN ZAKELIJKE EVENTS

Algemene trends

■ ‘Meer voor minder’: meer rendement, minder budget. ■ Minder uitbesteden, meer zelf organiseren om kosten te besparen. ■ Een sterk programma is voorwaarde voor een goede opkomst. ■ Roep om meetbaarheid van het resultaat van evenementen. ■ Interactie in plaats van communicatie in één richting. ■ Beleving creëren (zelf ervaren: proeven, voelen, ruiken, horen en zien). ■ Partners en kinderen ook uitnodigen. ■ Kleine groepen uitnodigen, persoonlijke benadering (“Speciaal voor u…”). ■ Bij evenementen voor relaties is netwerken een belangrijk argument om deel te nemen. ■ Geen op zichzelf staande evenementen, meer herhaling (langetermijnbeleid) en passend binnen het totale communicatiebeleid. ■ Voortzetting van de groei van evenementen als marketing- en communicatiemiddel (event marketing). ■ Goede doelen, zakelijk verantwoord ondernemen. ■ Extreme sporten en activiteiten, grenzen verleggen. ■ Minder luxe uit prijsoverweging en verzadiging. ■ Toenemende voorkeur voor aparte locaties, ‘anders dan anders’. ■ Industriële locaties, roestvrij staal, design decors. ■ Gezondheid: rookvrije ruimtes.

60

Culinaire trends

■ ‘Life cooking’-concept is in (ter plekke koken in het zicht van de gasten), op mobiele kookeilanden. ■ ‘Fusion cooking’: het beste van alle werelden. ■ Blokje kaas en bitterbal mag weer. ■ Wraps, fingerfood en kleine gerechtjes waaronder tapa’s. ■ Proeverijen. ■ Niet simpel vlees en vis, ook biologisch, vegetarisch, thematisch. ■ Losse items, bijvoorbeeld waterbar, sushibar en oesterbar. ■ Gezondheid, vers gemaakt. ■ Rosé en champagne. ■ Bacardi Breezer en Smirnoff Ice. ■ Toenemende aversie tegen rijen bij buffetten en bars.

Trends in entertainment

■ Professionele coverbands in plaats van top-40 bands. ■ ‘Zap-feesten’: veel verschillende acts die zich in verschillende zalen afspelen, voor elk wat wils, je stelt je eigen avond samen. ■ Wereldmuziek: muzikale stromingen vanuit verschillende culturen. ■ Loungemuziek. ■ Dj’s en vj’s, disco en dance. ■ Operamuziek, jazz. ■ Feesten met seventies en eighties thema (coverband sluit hierbij aan). ■ Professionalisering van entertainment voor kinderen: verder kijken dan de ballonnenclown en schminkstand. ■ Extreem theaterspektakel zoals ‘De La Guarda’.

■ Internationale theatergroepen. ■ Creatieve en muzikale workshops. ■ Professioneel cabaret of theater met op maat gemaakte stukjes, metaforische vergelijkingen (ook als onderdeel van congressen en seminars). ■ Cabaret en theaterperformances door medewerkers van het bedrijf.

Trends in audiovisueel & techniek

■ Audiovisuele mogelijkheden maken grote ontwikkelingen door, de toepassing ervan blijft nog wel achter. ■ Verrassende shows met vernieuwende special effects. ■ Uitbreiding van communicatietechnieken met sms, e-mail, internet: multimediale communicatie rondom evenementen.


elk geval kunnen we verwachten dat elke euro voorlopig zeer weloverwogen besteed zal worden. Het wordt steeds moeilijker om dit soort activiteiten zonder professionele hulp te doen. Het kost veel regeltijd en creativiteit. Delen van deze activiteiten worden dan ook uitbesteed aan een organisatie of evenementenbureau.

Doelstelling bepaalt het type evenement Het doel bepaalt wat voor soort evenement het moet worden, de sfeer waarin een en ander moet gaan plaatsvinden en dient daarom zo duidelijk en specifiek mogelijk te worden gedefinieerd. Er bestaat echter geen allesbepalende formule om tot het optimale concept te komen. Bij elk individueel evenement zal opnieuw een kritische afweging nodig zijn om het meest geschikte type evenement te bepalen en te komen tot een doelgerichte vormgeving daarvan. Maar als we kijken naar de soorten doelstellingen die er zijn, kun je wel zien dat het type doelstelling al aardig aangeeft in welke richting het type evenement gezocht kan worden (tabel 1). Overigens is er in veel gevallen meer sprake van een gebeurtenis of situatie die reden geeft tot het organiseren van het evenement dan een doelstelling. Dit is dan meer een aanleiding. Te denken valt aan de viering van een jubileum, de opening van een nieuw bedrijfspand, de eerste paalslag bij de bouw van een nieuw pand. Maar ook vervelende situaties of feiten kunnen aanleiding geven, zoals tegenvallende verkoopcijfers of verlies van marktaandeel. Deze gebeurtenissen of situaties zullen echter in de meeste gevallen toch worden doorvertaald naar één of meerdere van bovenstaande doelstellingen. Bij het voorbeeld van een afnemend marktaandeel, kan de doelstelling van een evenement het verbeteren van naamsbekendheid zijn of het versterken van de banden met relaties. Het indirecte doel is om daardoor dan weer het marktaandeel te verbeteren. Het evenement kan dit echter niet als rechtstreeks doel hebben.

Entertainment ten dienste van de doelstelling Het is de kunst om voor elk individueel evenement de juiste mix van soorten entertainment voor de gasten samen te stellen, in harmonie met de andere programmaonderdelen. Stel daarbij om te beginnen in welke mate het entertainment kan bijdragen aan het berei-


ken van de doelstelling van het evenement. Welke rol heeft het entertainment in relatie tot het doel? Het kan zijn dat het entertainment een kernrol speelt. Zoals bij een themafeest, waar een ‘overdaad’ aan entertainment een must is en een groot aandeel heeft in het creëren van de gewenste sfeer. Het thema is dan de ‘kapstok’ voor alle onderdelen van het evenement en voor het entertainment in het bijzonder. Entertainment leent zich er ook bij uitstek voor om de rode draad van het evenement te vormen en ondersteunen. Ver doorgevoerde metaforische vergelijkingen, bijvoorbeeld vormgegeven door een geheel op maat gemaakte uitvoering van een cabaret, kunnen zelfs de boodschap die je met het evenement aan de doelgroep wilt overbrengen, geheel dragen. In andere gevallen is het ‘slechts’ een aanvulling op andere programmaonderdelen. De inzet van entertainment zal bij bijvoorbeeld een congres, áls hierbij al van entertainment gebruik wordt gemaakt, zich meestal beperken tot één of enkele korte acts. Toch is het doel alleen niet het enige wat een succesvolle invulling bepaalt. Ook de vorm is van belang. Want hoe doelgericht ook bedacht: de functionele rol kan alleen goed worden vervuld als de doelgroep ook geboeid raakt door hetgeen ze wordt voorgeschoteld en zich er dus voor openstelt. Belangrijk is daarom bij de keuze ook wat de doelgroep leuk vindt. Wat ‘raakt’ ze, motiveert ze en prikkelt ze? En is er iets te bedenken dat de gehele doelgroep aanspreekt of moet de doelgroep fictief worden onderverdeeld in meerdere subgroepen en is het mogelijk voor alle subgroepen iets te selecteren dat hen aanspreekt (‘voor elk wat wils’)? Kortom: doel (functie) en vorm zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. In een aantal voorbeelden vertaald: Om sfeer te creëren is een muzikale of theatrale act bijvoorbeeld een goede keuze. Wanneer een boodschap moet worden gecommuniceerd, kan worden gedacht aan een motivatiespreker of professionele toneelgroep, die via verschillende scènes, meestal middels een metaforische vergelijking, de boodschap overbrengt. Het kan van belang zijn de gasten met elkaar in contact te brengen. Zorg dan voor interactie tijdens het evenement met behulp van bijvoorbeeld workshops. Is het de bedoeling dat de medewerkers de diverse bedrijfstakken beter leren 61


Tabel 1. Type doelstelling en voorbeelden

DOELSTELLING

EEN VOORBEELD

Stimuleren of motiveren

Medewerkers stimuleren omdat er een zwaar jaar voor de boeg staat

Bedanken of belonen

Leveranciers of medewerkers bedanken voor hun inzet en betrokkenheid

Kennis of informatie delen

Dealers die onderling ervaringen uitwisselen over methoden van klantenbenadering

Kennis of informatie overdragen

Een groep artsen kennis bijbrengen over een nieuw product

Verbeteren relaties extern

Klanten of prospects fêteren

Verbeteren relaties intern

Binding van medewerker door middel van een personeelsfeest

Verbeteren naamsbekendheid

Een evenement sponsoren en het evenement naar de bedrijfsnaam noemen

Versterken van het ‘wij’-gevoel / teambuilding

In geval van een fusie tussen twee bedrijven of bij matige samenwerking tussen afdelingen

Werving van medewerkers (recruitment-event)

Het werven van kandidaten voor bepaalde functies binnen het bedrijf, banenmarkt

kennen, ontwikkel dan een leuke, bedrijfsgerichte speurtocht. Voor het versterken van de teamgeest kan worden gedacht aan bepaalde sportieve programma’s of teambuildings workshops: het samenspel, het samen ontdekken en het samen oplossen moet dan centraal staan. Via een ceremoniemeester, showmaster of presentator kan structuur worden aangebracht. Het is van belang dat het entertainment past bij het imago en de cultuur van het bedrijf. De juiste keuzes dragen sterk bij aan het succes van het evenement. Andersom kan de inzet van misplaatst of kwalitatief onvoldoende entertainment het evenement volledig afbreken. Entertainment bepaalt voor een groot deel de impact en is vaak hetgeen wat de gasten het langste bijblijft! 62

Vraag en aanbod: modulair maatwerk Aansluitend op het doel van een evenement bieden de evenementenbureaus een scala aan mogelijkheden. Modulair maatwerk met individuele mogelijkheden: het programma wordt samen met de doelgroep ontwikkeld en sluit enerzijds aan bij datgene wat de doelgroep wenst en anderzijds bij professionele standaards en lokale mogelijkheden. Niet alleen de groep moet gezamenlijk kunnen optrekken, ook individuen kunnen hun eigen programma samenstellen binnen de kaders. 1. De doelgroepen van zakelijke evenementen willen met elkaar leren en de tijd doorbrengen rondom activiteiten als: debatteren over leven en gezondheid, intensief sporten en bewegen, samenwerken en interactie,



Tabel 2. Productmodules

PRODUCTMODULES

AFNEMERS

PRODUCTEN

1. Conferenties & vergaderingen ‘business and pleasure’

PR-bureaus van grote ondernemingen Verenigingen Product- en salespromotion Evenementen- en organisatiebureaus Beroepsgroepen

TU meet NL businessmen Bieden van diverse vergaderaccomodaties met subkamers en audiovisuele hulpmiddelen, GDSS Eventueel partnerprogramma

2. Belonen/incentives/jubilea ‘rest, adventure, pleasure’

Grotere dienstverleners Evenementen- en organisatiebureaus

Cultuur, historie, attracties, spiritueel sporting, wellness, natuur, zon en zee

3. Teambuilding ‘development, management, adventure & pleasure’

Management consultants en trainingsbureaus Managementteams Opleidingscoordinatoren Grotere bedrijven

Workshopaccomodatie (binnen) , Buitenactiviteiten: Adventure zoals yachting, diving, rafting, mountaining, trekking & hiking, wandelen, kano, paardrijden, biking, safari

4. Trainingen ‘development, adventure & pleasure’

Management consultants en trainingsbureaus Opleidingscoordinatoren Grotere bedrijven

Workshop- en trainingaccommodatie binnen en Buiten (zie 3)

5. Workshops & Cursussen ‘sports, acting, development, adventure & pleasure’

Management consultants en trainingsbureaus Opleidingscoordinatoren Grotere bedrijven, Individuele docenten, sportverenigingen

Spiritueel, schilderen, boetseren, keramiek, sportclinicks

6. Partnerprogramma ‘acting, rest, adventure, pleasure’

PR-bureaus van grote ondernemingen Verenigingen Product- en salespromotion Evenementen- en organisatiebureaus Beroepsgroepen

Cultuur, historische, attracties, spiritueel, sporting, wellness, natuur, zon en zee

63


creativiteit en reflectie, kennismaking met andere culturen en historische contexten. Daarbij wensen zij een balans tussen rustmomenten en spiritualiteit aan de ene kant en beweging en interactie aan de andere kant. De meeste evenementen kunnen zowel groepsgewijs als individueel flexibel worden ingevuld. 2. De lokale omstandigheden moeten het mogelijk maken om belevenissen en waarnemingen te creëren en emotie op te wekken bedoeld om nieuwe inzichten te verwerven en individuele kwaliteiten te benutten. Denk daarbij aan culinaire trips, allerlei buiten-, beach- en sportactiviteiten, genieten van de natuur en het doen van cultuurhistorische uitstapjes. 3. Hoewel de meeste aanbieders het totale traject voor hun rekening kunnen nemen werken ze vaak creatief samen met de opdrachtgever en bepalen samen met de doelgroep het programma en de voorzieningen. Ze zijn samen in staat om naast het regulier programma allerlei vormen van entertainment te verzorgen die passen bij de omgeving. Denk bijvoorbeeld aan een evenement in Turkije met een combinatie van de ervaring van de Turkse gastvrijheid, (lounge)muziek, optredens en theatershows en het ervaren van de combinatie van de westerse en oosterse, de Europese en Aziatische verschillen en overeenkomsten. 4. Culinair dienen de evenementen aan te sluiten bij de standaards die worden geboden door de betere restaurants. Het gaat dan niet alleen om de kwaliteit van de keuken maar ook om de variatie met bijvoorbeeld biologisch eten, gezondheidsmaaltijden, werken met kruiden in gedurfde combinaties. Nederlandse zakenreizigers stellen het zeer op prijs indien de basic foods als kwalitatief hoogwaardige ‘blokje kaas, bitterballen en friet’ worden aangeboden. Voor het productenpakket kan worden gekozen uit een scala van pakketmodules die individueel en modulair kunnen worden aangepast aan de behoefte en aan het gewenste effect van een evenement (tabel 2). De productmodules kunnen gecombineerd worden met de volgende arrangementen: ■ Nature & culture: strand, bos en zee, wandelen, theater, museum, dansen, kunsthistorische plaatsen. 64

■ Adventure & survival: yachting, diving, rafting, mountaining, trekking & hiking, wandelen, kano, paardrijden, biking, safari, GPS. ■ Sports: tennis, watersport, biking, zeilen. ■ Rest & lounging: shop, zon, strand, haman, massage, wandelen, lounge, lezen, take a nap. ■ Eat & enjoy: verschillende buffetten, feestavondarrangementen, met of zonder live muziek, Turkse dansen, djembé-les, wijnproeverij, wijn maken, schilderen, pottenbakken. ■ Location & travel: - overnachting in hotel van het conferentieoord of appartementen; - conferentieruimte met grote zaal met opknipmogelijkheden, subzalen, duo-werkkamertjes, lounge, barretje, restaurant, toilet, hotelkamertjes; - faciliteiten met internet, computers, audiovisuele hulpmiddelen, flip-overs, materiaal, koffie, thee, friscorner; - vervoer met bus, auto of zelfs helikopter.

Voorbeelden van de mogelijkheden Actiearrangement Anti-stressarrangement Spiritueel arrangement Shoparrangement Sport-en-spelarrangement Duik-en-snorkelarrangement Bike-en-mountainarrangement Haman-en-massagearrangement Avondrood, barbecue Culinair arrangement Creatief arrangement Spiritueel arrangement Gezelligheidsarrangement Wijnarrangement Bananenoogstarrangement Bike en kanotocht Biketocht + fruit Biketocht + museum Wandel/museumarrangement Culture & dance-arrangement Historisch arrangement enzovoort


Na het vaststellen van het doel van het evenement en de vorm waarin het moet plaatsvinden is het voor het de organisatoren evident om een draaiboek samen te stellen. Daarin worden de volgende stappen doorlopen

Locatiekeuze De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de gasten wordt beleefd. De locatie beïnvloedt daardoor ook het succes van de andere onderdelen van de festiviteit of zakelijke bijeenkomst! Maar niet alleen de ambiance is elementair. Tal van andere factoren bepalen mede of een locatie werkelijk geschikt is. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij de keuze; welke factoren het zwaarst moeten wegen verschilt per evenement. Een wensenlijstje van kenmerken waar de locatie minimaal aan moet voldoen, met daaraan gekoppeld prioriteiten en waarden, helpt bij de zoektocht naar een passende locatie. De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte locaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie wordt doorgaans vooral bepaald door een aantal primaire kenmerken. Sfeer en uitstraling van de locatie De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een ‘A-locatie’. Een zeer trendy, design product introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving, dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling behalve indien confrontatie en schokelementen juist de bedoeling zijn. Een verrassende, spraakmakende locatie vergroot de aantrekkingskracht van het evenement. Originaliteit is het sleutelwoord! Capaciteit en mogelijkheden van de ruimtes De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. De gewenste zaalopstelling moet mogelijk zijn. In het geval van bijvoorbeeld een seminar met workshops: zijn er vol-

doende subruimtes waarin de deelsessies kunnen plaatsvinden? Overigens is de benodigde ruimte ook afhankelijk van de geplande activiteiten en de eventuele hinder van obstakels, zoals pilaren of andere attributen waardoor de netto (bruikbare) oppervlakte aanzienlijk minder kan zijn dan de totale (bruto) oppervlakte. Ligging en bereikbaarheid Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel. Bij een internationaal congres of evenement ligt het weer heel anders: een dag reizen is dan soms onvermijdelijk. Internationale opererende zakenmensen vinden dat ook heel gewoon. Filegevoelige tijdstippen kunnen soms worden vermeden door de programmatijden enigszins aan te passen. Naast deze primaire kenmerken is er nog een aantal voorzieningen en eigenschappen waarover een locatie, afhankelijk van het soort evenement, moet beschikken (of waarvoor de mogelijkheid moet bestaan deze te plaatsen of creëren). Hoewel ze secundair zijn omdat je oog meestal niet in eerste instantie op een locatie valt vanwege de aanwezigheid van deze voorzieningen, kan het wel zo zijn dat je uiteindelijk toch niét voor een locatie kiest vanwege de afwezigheid of gebrekkigheid ervan.

Zelf organiseren of uitbesteden? “Doe je het er éven bij?” Het organiseren van een evenement kost veel tijd. Heel veel tijd. En altijd meer dan gedacht. Maar dat geldt niet alleen voor de organisatie op zich. De zoektocht naar een geschikte invulling kan ook behoorlijk wat van je vergen. Zeker wanneer je niet goed op de hoogte bent van wat er in de markt te koop is. De keuze om een evenement zelf te organiseren of de organisatie uit te besteden aan een evenementenbureau is afhankelijk van een mix van factoren. De argumenten verschillen per situatie. Een paar vragen die je kunnen helpen om tot een goede afweging te komen: Knowhow Is er voldoende kennis ‘in huis’ van evenementenvak en -markt? Het antwoord op die vraag kan bij een relatie65


bijeenkomst of productlancering anders zijn dan bij het jaarlijkse personeelsuitje. Hierbij kan worden gedacht aan: ■ Organisatietalent: weten we waarmee allemaal rekening moet worden gehouden? Denken we overal tijdig aan? Is de planning te overzien? ■ Creativiteit: zijn we in staat om het evenement dusdanig in te vullen dat een unieke en eenmalige happening ontstaat? ■ Kennis van de aanbodzijde van de evenementenmarkt: is er voldoende kennis van de branche om bijvoorbeeld een geschikte locatie te vinden, de juiste cateraar en onderscheidend entertainment? ■ Inkoopkwaliteiten: kennis om de offertes van bijvoorbeeld cateraars goed te kunnen beoordelen op prijs en kwaliteit. Wat is regulier aan kosten? Wat zijn manieren om de kwaliteit vooraf te kunnen beoordelen? Tijd Een andere vraag die gesteld kan worden is of er voldoende tijd beschikbaar is. En kan die wel aan de organisatie van het evenement worden aangewend of is het beter om deze tijd aan andere (hoofd)taken te besteden. En wat zijn de uitwijkmogelijkheden als de benodigde tijd tegenvalt (wat bijna altijd het geval is)? Kosten Hoewel de uren die met het zelf organiseren gemoeid zijn natuurlijk ook geld kosten, brengt uitbesteden een aparte kostenpost met zich mee. Is hiervoor budget beschikbaar? En kost uitbesteden uiteindelijk wel meer? De voor- en nadelen op een rijtje Als de keuze wordt gemaakt de organisatie aan een evenementenbureau uit te besteden, hoeft dat overigens absoluut nog niet te betekenen dat alle eigen creativiteit overboord moet worden gegooid. Integendeel: juíst door eigen, bedrijfsspecifieke kennis te combineren met de specialistische, vakinhoudelijke kennis van het externe bureau, wordt the best of both worlds bereikt. Met dus het beste eindresultaat! In het algemeen zijn de volgende voor- en nadelen ten aanzien van het uitbesteden van de gehele organisatie te onderscheiden: 66

Voordelen ■ Professionele organisatorische begeleiding ■ Uitgebreide kennis van het aanbod in de markt ■ Objectieve benadering (geen bedrijfsblindheid) ■ Klankbord voor eigen ideeën (sparringpartner) ■ Minimale interne belasting (focus op kerntaken) ■ Continuïteit (bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie) ■ Minimale administratieve afhandeling (slechts één factuur)

Nadelen ■ Bureau is minder bekend met bedrijfscultuur en -structuur, product en bedrijfstak (goede briefing aan en inleving door bureau is een must) ■ Kosten van uitbesteden ■ Zelf minder overzicht totale situatie ■ Extra communicatielijn

Samenwerkingspartners: volledig zelf doen kan eigenlijk niet Het aantal samenwerkingspartners waarmee het organiseren van evenement gepaard gaat, varieert sterk per evenement. Bij een complex evenement gaat het bijvoorbeeld om de inhuur van een tent, verwarming, meubilair, verlichting, (thema)decoratie, bloem- en groendecoratie, catering, entertainment (mogelijk via verschillende bureaus ingehuurd), stroomvoorzieningen en toiletwagens. Hoe meer partners, des te belangrijker zijn de onderlinge samenwerking, de mate van meedenken en flexibiliteit. Het is in eerste instantie van belang om de juiste partners te selecteren maar zonder gedetailleerde afstemming, planning en coördinatie vanuit de organisator kan het beoogde resultaat óók niet bereikt worden. Selectiecriteria Bij het selectieproces van mogelijke samenwerkingspartners kunnen de volgende vragen worden gesteld om tot de keuze voor betrouwbare partners te komen: ■ Hoe klantgericht stelt men zich op? ■ In welke mate toont men flexibiliteit en wordt er meegedacht? ■ Zijn er referenties en mogen deze worden nagebeld?


■ Is het mogelijk om eens ergens gaan kijken naar het product of de dienst? ■ Zijn er bestaande contacten die ervaring hebben met bepaalde leveranciers en meer kunnen zeggen over de betrouwbaarheid en kwaliteit? Vraag offertes aan bij ten minste twee bedrijven die aansluiten bij de wensen en mogelijkheden. Beoordelen van offertes De uitgebrachte offertes en bijbehorende kostenbegrotingen dienen in het hierop volgende stadium beoordeeld te worden, om vervolgens een definitieve keuze te kunnen maken voor de voor dit evenement geschikte partners. Bedenk bij de keuze welke factoren belangrijk zijn en dus het zwaarst moeten wegen. Beoordelingscriteria kunnen onder meer zijn: ■ Volledigheid, duidelijkheid en gedetailleerdheid van de offerte. ■ Creativiteit en originaliteit. ■ Kwaliteit en uitstraling. ■ Prijsstelling en kosteninzichtelijkheid. Zijn er nog veel openstaande posten, stelposten, nacalculaties of andere onduidelijkheden? ■ Leverings-, betalings- en annuleringsvoorwaarden. Voorkom onaangename verrassingen achteraf; let zeker niet alleen op prijs, want goedkoop is ook in dit geval vaak duurkoop.

Stappenplan Een evenementenbureau zal bij het aanvaarden van een opdracht de volgende stappen met de opdrachtgever doorlopen. Fase I. Verkrijgen van een opdracht 1. Intake: het hebben van een eerste verkenning met de klant. 2. Vaststellen doel van het evenement. 3. Offerte: het doen van een voorstel: ■ aanleiding en doelstelling van het evenement ■ doelgroeptypering: wie doen mee en wat zijn de ■ verwachtingen ■ aantal deelnemers (met of zonder partners) ■ gewenste ambiance ■ type evenement

Miele-manifestatie 2003 ‘Miele, er is geen betere’ is een slogan die al sinds 1956 wordt gevoerd. De lat ligt hoog als Miele besluit om alle wederverkopers uit te nodigen vooreen avond van noviteiten en innovaties van het product dat wel een wordt gezien als de Rolls Royce van het witgoed. De ruim 6.000 gasten gaven een waardering van 8,8 voor het ‘Art & Technology by Miele’-event. Het vierjaarlijks gehouden evenement vond ditmaal plaats in Vianen op een locatie van 4.000 m2 met de volgende kenmerken: Aantal: 14 evenementen op maandag-, dinsdag- en woensdagavond van 18.30 – 22.30 uur Doelgroep: onafhankelijke witgoeddetaillisten, inkooporganisaties, witgoedketens en eigen personeel Aantal gastheren/vrouwen: 25 verkopers/demonstratoren, directie en verkoopleiding, 18 hostesses, 20 artiesten/entertainers en 40 m/v van de catering Aantal productpresentaties: 16 van elk 3,5 minuten Doelstelling: presentatie noviteiten en innovaties, bevestiging hoge verwachtingspatroon en extra omzet genereren Voorbereiding: 1 jaar Opbouw: 4 weken Opdrachtgever: Miele Nederland BV Uitvoering: Arjan van Dijk Groep Programma-invulling: entree via een giga wastrommel met aftellende digitaleklok, warm welkom door hostesses in et Grand Café, goochelaars, animeuses, bars, buffetten, mechanische CDmuziek, theatershows, multimedia productpresentaties, peptalks door de algemeenst directeur en ter afsluiting de speciale song ‘The Miele Way’. (Bron: Event Magazine, juni 2003)

67


International Consultancy Netwerk ‘Re-connect’ is de slogan die erop is gericht om een internationale groep van 80 consultants van 10 Europese bureau elkaar te laten ontmoeten. Dit zijn de consultants die de afgelopen vijf jaren een gezamenlijk opleidingsprogramma hebben genoten. Het eenmalig evenement vindt plaats in de bergen van Mahmutlar (Turkije) op de locatie van Jowiro Residence op 1.500 m van het strand en 10 km van Alanya. Aantal dagen: vierdaagse bijeenkomst van woensdagavond (aankomst) tot en met zondagmiddag (vertrek) Doelgroep: 80 managers en organisatie-adviseurs over diverse onafhankelijke adviesbureaus Parijs, Utrecht, Praag, Stockholm, Stuttgart, Milaan enzovoort Aantal gastheren/vrouwen: 2 programmacoördinatoren, 3 sprekers/trainers en 5 attractieorganisatoren Aantal bijeenkomsten: 3 morgenprogramma’s, 3 middagprogramma’s. Overige dagdelen vrij besteedbaar Doelstelling: uitwisseling van kennis en ervaring, delen van elkaars productaanpakken, methoden en klant om te komen tot afstemming van aanpakken en internationale klantbenadering Voorbereiding: 1 jaar Opbouw: 2 dagen Opdrachtgever: internationaal netwerk van adviesbureaus Uitvoering: TMC Business Events Programma-invulling: all-inclusive modulair maatwerk programma. Morgenprogramma’s met afwisselend plenaire en workshopbijeenkomsten met inhoudelijke thema’s voor uitwisselen van kennis en ervaring, middagprogramma’s voor teambuilding in de natuur met diverse ontmoetings- en reflectiemomenten en avond cultuurprogramma’s met Turkse culinair genot en entertainment. Keuze uit (water en berg)sport, cultuur, mountainbiking, hamam-workshop en massage, anti-stress, leren buikdansen, leren van Turkse organisaties en mensen, religie en spiritualiteit.

68

■ locatie en datum ■ budget Fase II. Voorbereiding 1. Samenstellen organisatieteam evenementenbureau en klant. 2. Invulling programma en maken van een draaiboek: ■ het creatieve proces, creëren va de gewenste sfeer ■ samenstellen pakketmodule(s), primaire en ■ ■ secondair activiteiten ■ datum, duur aantal overnachtingen ■ thema’s, verhaallijn met opbouw van het ■ ■ programma: animerend, sfeerverhogend, ■ ■ functioneel vanuit het modulair maatwerk ■ ■ principe ■ benodigde competenties, faciliteiten, ■ ■ accommodaties, attracties ■ communicatie 3. Planning en communicatie: ■ reserveringen, vaststellen beschikbaarheid locatie ■ regelen vergunningen, vervoer, faciliteiten, ■ ■ ■ accommodaties en attracties ■ gastenlijst, communicatie deelnemers, ■ ■ sprekers/trainers, hostessservice/beveiliging, ■ ■ dieetwensen, gehandicapten enzovoort ■ decoratie, inrichting, zaalopstelling en ■ ■ voorzieningen 4. Maken van een definitieve begroting en formele bevestigingen alle partijen. Fase III. Uitvoering 1. Reizen en vervoer. 2. Aankomst, welkom en wegwijs maken. 3. Verblijf en de catering. 4. De vergaderingen evenementen, entertainment en sprekers. 5. De terugreis. Fase IV. Afwikkeling, nazorg en evaluatie 1. De aankomst en ‘welkom thuis’. 2. Administratieve afwikkeling en betalingen. 3. De externe evaluatie met betrekking tot effecten en klachten. 4. De interne evaluatie met betrekking tot leerpunten en verbeteringen. 5. Nazorg en relatieonderhoud.


Literatuur Lenny Kaarsgaren, Zakelijke evenementen: vormgeven en organisatie van personeelsfeest tot conferentie, Pearson Education, 2003. ISBN 9043008397

Lenny Kaarsgaren en Klaas Tuitjer Lenny Kaarsgaren is directeur en trainer van Effectivents, een evenementenbureau dat tevens trainingen en adviesdiensten aanbiedt op het gebied van evenementenorganisatie. Tijdens haar jarenlange ervaring in de evenementenen cateringbranche heeft zij tal van zakelijke en feestelijke evenementen georganiseerd voor gezelschappen van 10 tot 18.000 personen. Internet: www.effectivents.nl. Klaas Tuitjer is zelfstandig ondernemer en organisatieadviseur bij TMC: Tuitjer management consultants en partner in TBV-development. In het verlengde van zijn activiteiten als workshopbegeleider en trainer is hij momenteel bezig met het opzetten van een evenementenbureau en conferentieoord in Turkije. Dit doet hij in een joint-venture met Jowiro residence, een Turkse onderneming in de regio van Alanya. Klaas is tevens redactielid van Management Tools. Internet: www.tbv-development.nl en www.jowiro.nl. 69

NIEUWE TRENDS IN ZAKELIJKE EVENTS Het organiseren van zakelijke evenementen en groepsreizen

Recommend Documents