Karel de Grote-Hogeschool Antwerpen Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Office Management 2014-2015 Event- en Project Management EPM 201A / 202A / 201B / 202B
Workshop zakelijke evenementen
Mathieu Maeyens Ann-Sophie De Gueldre Anouk Lauwers Kelly Bohez Kristof Van Dael
Lectoren: A. Van Oost, A. Van De Craene, G. Claes
Evenement mogelijk gemaakt door:
In samenwerking met:
X Development Events
2
INLEIDING Als tweedejaarsstudenten event- en projectmanagement, deeltraject van de bachelor opleiding Office Management, krijgen we de workshop zakelijke evenementen. De workshop is een interactieve werkvorm waar we, tijdens de coachinglessen, in team, o.a. een projectplan voor een nieuw event leren uitschrijven. In de eerste periode zijn we in teams ondergebracht. We zijn een team dat is samengesteld op basis van onze uiteenlopende competenties. We profileren ons als een werkelijk eventbureau met onze eigen identiteit. We kregen een bedrijf toegewezen waarvoor we eigenhandig een projectopdracht uitwerkten. Graag presenteren wij u het project ´De Bonte Stoet van Jeroen Bosch´.
3
INHOUDSOPGAVE 1
Uitgangssituatie .................................................................................................................................... 5
2
Doelstellingen en projectresultaat........................................................................................................ 7 2.1
Concept 1 (communicatieplan 1) .................................................................................................. 7
2.1.1 Bedrijfsdoelstellingen ........................................................................................................... 7 2.1.2 Projectdoelstellingen ............................................................................................................ 7 2.1.3 Projectresultaat..................................................................................................................... 7 2.2 Concept 2 (eigen concept van De Stoet)....................................................................................... 8
3
2.2.1 Bedrijfsdoelstellingen ........................................................................................................... 8 2.2.2 Projectdoelstellingen ............................................................................................................ 8 2.2.3 Projectresultaat..................................................................................................................... 8 Doelgroepen.......................................................................................................................................... 9 3.1
Concept 1 ...................................................................................................................................... 9
3.1.1 Kinderen uit ’s Hertogenbosch.............................................................................................. 9 3.1.2 Jongeren uit ’s Hertogenbosch ............................................................................................. 9 3.1.3 Volwassenen uit ’s Hertogenbosch ....................................................................................... 9 3.1.4 Ouderen uit ’s Hertogenbosch .............................................................................................. 9 3.2 Concept 2 .................................................................................................................................... 10
4
3.2.1 Kinderen uit ’s Hertogenbosch............................................................................................ 10 3.2.2 Jongeren uit ’s Hertogenbosch ........................................................................................... 10 3.2.3 Volwassenen uit ’s Hertogenbosch ..................................................................................... 10 3.2.4 Ouderen uit ’s Hertogenbosch ............................................................................................ 10 3.2.5 Inwoners uit Vlaanderen (kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen) ........................ 10 Communicatieplan .............................................................................................................................. 11 4.1
Concept 1 .................................................................................................................................... 11
4.1.1 Intern communicatieplan.................................................................................................... 11 4.1.2 Extern communicatieplan ................................................................................................... 12 4.2 Concept 2 .................................................................................................................................... 16
5
6
7
4.2.1 Intern communicatieplan.................................................................................................... 16 4.2.2 Extern communicatieplan ................................................................................................... 17 Het evenement ................................................................................................................................... 18 5.1
De zeven hoofdzonden ............................................................................................................... 18
5.2
Het verhaal .................................................................................................................................. 19
Risico- en succesfactoren .................................................................................................................... 22 6.1
Risicofactoren ............................................................................................................................. 22
6.2
Succesfactoren ............................................................................................................................ 29
Cost estimation ................................................................................................................................... 30
4
1 Uitgangssituatie Ernest van Hezik heeft ons de opdracht gegeven een concept uit te schrijven. Hij gaf ons de mogelijkheid ons te verdiepen in dat concept en hij hielp ons in contact te komen met de organisatie die ten grondslag ligt van ons project, ´De Stoet van Den Bosch´. Zaterdag 16 mei 2015 wordt voor de tweede keer de Stoet van Bosch Beweegt georganiseerd. De Stoet is een deelactiviteit van de Bosch Beweegt Dag. Bosch Beweegt is een onderdeel van het IAG Sportevent. -
Het IAG Sportevent is een internationaal toernooi voor gymnastiek, aangevuld met verschillende activiteiten in en rond het domein van Flik-Flak en de Maaspoort in ´s Hertogenbosch. De Bosch Beweegt Dag: o Opening: een actieve opwarmer op het grote plein (Flik-Flak). o diverse kennismakingslessen georganiseerd voor kinderen uit de hele stad. o Een voorleeshoek voor jong en oud. o Dans o Theater o Circus o Muziek o De Stoet
De Stoet. Jheronimus Bosch is een bekende schilder, afkomstig uit s´Hertogenbosch. Hij was een prominent figuur tijdens de renaissance, hij gaf een vernieuwende invulling aan bestaande motieven en composities. In 2016 herdenkt Nederland het vijfhonderdste sterfjaar van Jheronimus Bosch met het nationaal evenement Jheronimus Bosch 500. Gedurende heel het jaar worden diverse festivals en grote publieksevenementen georganiseerd rond de kunstenaar. ´s Hertogenbosch wordt in de kijker gezet. Met 400 aanwezigen vond vorig jaar de eerste editie van De Stoet plaats in Den Bosch. Dat was een editie om het evenement te testen. Het is een gratis evenement. De vorige editie ging vrij laat in de avond door. Dat zorgde voor een gat in het IAG sportevenement. (een tijdspanne waarbij het evenement stil liep vooraleer De Stoet van start ging.) Het evenement is geboren dankzij een goede maatschappelijke samenwerking. Die moeten we behouden. We werken met alle organisaties van Den Bosch die interesse hebben om deel te nemen aan De Stoet. De steeds meer uitgebreide organisatie vraagt naar professionalisering. Voor de volgende editie van De Stoet verwachten we 1500 bezoekers. Dat is vijf keer het bezoekersaantal van vorig jaar. Er is weinig tot geen budget toegeschreven aan dit evenement. Er wordt gewerkt met bartering deals (business to business). Inspraak van jonge studenten zorgt voor innovatie en verhoging van creativiteit. De briefing over het IAG Sportevent ontvingen we tijdens de wekelijkse coachinglessen. Na het analyseren van de briefing, ontstonden er veel onduidelijkheden en vragen. We hebben contact gelegd met onze opdrachtgever. Dat gaf ons een beter zicht op de opdracht. Veel informatie op de bestaande website van IAG Sportevent heeft ons een duidelijker beeld gegeven van de complexe samenwerking tussen verschillende organisaties. 5
Wendy Vos, algemeen directeur van Flik-Flak, heeft ons aanvullende documentatie gegeven. Slechte en goede aspecten, verbeteringspunten en de geschiedenis van het evenement werden tijdens deze bijeenkomst duidelijk. Na het gesprek met Wendy hebben we onze opdracht gedefinieerd. Onze opdracht is het communicatieplan voor het bestaande concept van De Stoet volledig uit te werken. De communicatie moet worden geprofessionaliseerd, zowel intern als extern. Ook zullen we een concept maken van onze eigen interpretatie van De Stoet en een bijhorend communicatieplan.
6
2 Doelstellingen en projectresultaat 2.1 Concept 1 (communicatieplan 1) 2.1.1 Bedrijfsdoelstellingen -
Groei van event = groei van organisatie event Duurzaamheid Vrijwilligers aansporen om op een creatieve en professionele manier te participeren.
2.1.2 Projectdoelstellingen -
Communicatie intern en extern professionaliseren. Een verhoogde samenwerking en betere communicatie met verschillende regionale organisaties in en rond ´s Hertogenbosch. Creatieve organisaties en enthousiastelingen uit de stad in beweging zetten en motiveren.
2.1.3 Projectresultaat -
De communicatie van De Stoet wordt intern en extern geprofessionaliseerd. Elke deelnemer in de organisatie wordt op tijd en volledig geïnformeerd over het evenement. Ze zijn enthousiast om mee te werken. Iedereen die tot de doelgroep behoort is enthousiast om een kijkje te komen nemen op De Stoet van 16 mei. Er heerst nieuwsgierigheid bij de bevolking van ´s Hertogenbosch.
7
2.2 Concept 2 (eigen concept van De Stoet) 2.2.1 Bedrijfsdoelstellingen -
Maatschappelijke samenwerking Dynamiek en vernieuwing Duurzaamheid Financieel onafhankelijk van subsidies. (business to business) Meer bezoekers in 2016.
2.2.2 Projectdoelstellingen -
Verschillende organisaties stimuleren om op een creatieve manier te participeren. Verschillende standpunten en ideeën bundelen. Evenement hip en trendy maken waardoor een bredere doelgroep wordt aangesproken. Professionalisering interne en externe communicatie.
2.2.3 Projectresultaat -
Creatieve organisaties en enthousiastelingen uit de regio ´s Hertogenbosch worden in beweging gezet. Er zijn verschillende activiteiten voorzien die de verschillende organisaties op het evenement zichtbaar maken. De samenwerking is de drijfveer van het evenement. Er worden bartering deals gesloten met verschillende organisaties uit de buurt. Bezoekers en participerende organisaties worden zowel fysiek als sociaal in actie gezet. Er wordt van iedere deelnemer verwacht dat ze op een creatieve manier een woordje opschrijven i.v.m. het project. De verhoogde samenwerking kan op lange termijn gemeten worden. We zien of er in 2016 meer of minder organisaties meewerken aan ons project.
8
3 Doelgroepen 3.1 Concept 1 De doelgroep voor De Stoet is zeer breed. De doelgroep weerspiegelt de samenleving van ´s Hertogenbosch. We onderscheiden kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen.
3.1.1 Kinderen uit ’s Hertogenbosch Kinderen (tot 12 jaar) Zij zijn de allerkleinsten die deelnemen aan het evenement, maar ze vertegenwoordigen waarschijnlijk de allergrootste groep aanwezig op De Stoet. De Stoet is zeer kindvriendelijk. Ook al zijn kinderen niet bewust bezig met kunst, ze genieten van al de aanwezige activiteiten. Veel artiesten zorgen voor een speciale belevenis.
3.1.2 Jongeren uit ’s Hertogenbosch Jongeren (12 tot 18 jaar) Jongeren zijn vaak op zoek naar een activiteit om samen met hun vrienden te doen. Ze zitten vaak op sociale media (waarop ze graag foto’s en statussen delen) en hebben ze meer en meer interesse in kunst. Deze doelgroep is van groot belang. De Stoet is gratis, dus de stap er naar is snel gezet.
3.1.3 Volwassenen uit ’s Hertogenbosch Volwassenen (18 t.e.m. 65 jaar) Dit is de grootste doelgroep die we definiëren omdat het de breedste leeftijdscategorie is. Ze zijn geïnteresseerd in kunst, of hebben kinderen en willen met hen een kindvriendelijke activiteiten doen. Volwassenen zitten tegenwoordig bijna dagelijks op sociale media en komen zo in contact met het evenement. De Stoet wordt gepromoot op sociale media. Ook deze doelgroep zal de pagina eens bekijken, liken of zelfs delen.
3.1.4 Ouderen uit ’s Hertogenbosch Ouderen (vanaf 65 jaar) Ouderen zijn vaak te vinden op een sociale plaats in de buurt. Ze praten over alles wat er in hun omgeving aan de gang is. Deze doelgroep is van groot belang in het project, omdat ze zorgen voor word of mouth. Vaak zoeken deze mensen ook activiteiten om hun dag mee vullen. Omdat De Stoet een vernieuwend concept is, willen ze eens een kijkje komen nemen. Op die manier creëren we een positieve houding ten opzichte van het project. Ze vinden het adembenemend, dus ze gaan erover beginnen praten. Ze willen terugkomen. Zo zorgen wij voor een stijging aan bezoekers.
9
3.2 Concept 2 De doelgroep blijft de weerspiegeling van de samenleving in en rond ´s Hertogenbosch. We breiden de doelgroep uit en we integreren ook inwoners van Vlaanderen in het communicatieplan. We willen hen aansporen deel te nemen aan De Stoet.
3.2.1 Kinderen uit ’s Hertogenbosch Kinderen (tot 12 jaar) Zij zijn de allerkleinsten die deelnemen aan het evenement, maar ze vertegenwoordigen waarschijnlijk de allergrootste groep aanwezig op De Stoet. De Stoet is zeer kindvriendelijk. Ook al zijn kinderen niet bewust bezig met kunst, ze genieten van al de aanwezige activiteiten. Veel artiesten zorgen voor een speciale belevenis.
3.2.2 Jongeren uit ’s Hertogenbosch Jongeren (12 tot 18 jaar) Jongeren zijn vaak op zoek naar een activiteit om samen met hun vrienden te doen. Ze zitten vaak op sociale media (waarop ze graag foto’s en statussen delen) en hebben ze meer en meer interesse in kunst. Deze doelgroep is van groot belang. De Stoet is gratis, dus de stap naar is snel gezet.
3.2.3 Volwassenen uit ’s Hertogenbosch Volwassenen (18 t.e.m. 65 jaar) Dit is de grootste doelgroep die we definiëren omdat het de breedste leeftijdscategorie is. Ze zijn geïnteresseerd in kunst, of hebben kinderen en willen met hen een kindvriendelijke activiteiten doen. Volwassenen zitten tegenwoordig bijna dagelijks op sociale media en komen zo in contact met het evenement. De Stoet wordt gepromoot op sociale media. Ook deze doelgroep zal de pagina eens bekijken, liken of zelfs delen.
3.2.4 Ouderen uit ’s Hertogenbosch Ouderen (vanaf 65 jaar) Ouderen zijn vaak te vinden op een sociale plaats in de buurt. Ze praten over alles wat er in hun omgeving aan de gang is. Deze doelgroep is van groot belang in het project, omdat ze zorgen voor word of mouth. Vaak zoeken deze mensen ook activiteiten om hun dag mee vullen. Omdat De Stoet een vernieuwend concept is, willen ze eens een kijkje komen nemen. Op die manier creëren we een positieve houding ten opzichte van het project. Ze vinden het adembenemend, dus ze gaan erover beginnen praten. Ze willen terugkomen. Zo zorgen wij voor een stijging aan bezoekers.
3.2.5 Inwoners uit Vlaanderen (kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen) Het evenement groeit. We willen Vlaanderen integreren bij ons concept. In 2016 wordt Jeroen Bosch herdacht in ´s Hertogenbosch. Het evenement wordt dan internationaal uitgebreid. We willen dat het evenement dit jaar al gekend is in Vlaanderen.
10
4 Communicatieplan We werken vooral met onze superpromotors. Dat zijn de verschillende organisaties en verenigingen die participeren in De Stoet. We stimuleren hen promotie te maken. Op die manier wordt ons promotiemateriaal op een exponentiele manier verspreid. Wij sturen informatie naar de vertegenwoordiger van de vereniging. Die vertegenwoordiger informeert de leden van zijn vereniging. Vervolgens verspreiden de leden de informatie. We willen ook de lokale pers betrekken bij het evenement. Het is dus belangrijk hen voldoende te informeren. Sociale media is een medium. We hebben een eigen YouTube kanaal dat frequent nieuwe filmpjes uitzendt.
4.1 Concept 1 4.1.1 Intern communicatieplan Wat? EHBO-diensten vast leggen
Wanneer? Januari
Informatie over De Stoet + vraag naar sponsoring
Januari
Uitnodigen en promotiemateriaal verzenden. Affiches met de vraag naar vrijwilligers
Begin februari Begin februari
Door wie? Wendy Vos, algemeen directeur Flik-Flak Laura (communicatie verantwoordelijke)
Medium? Telefonisch en via e-mail
Wendy Vos, algemeen directeur Flik-Flak Laura (communicatie verantwoordelijke)
E-mail
Aan wie? EHBO instanties uit den Bosch. Verenigingen ´s Hertogenbosch, sponsors van vorige jaren. Superpromotors
Affiche in sportclub FlikFlak
Leden van Flik-Flak en ouders
E-mail
11
4.1.2 Extern communicatieplan Wat? Persuasieve uitnodiging om naar het evenement te komen.
Persuasieve uitnodiging om het evenement aan te kondigen op de radio
Een (nagemaakt) kunstwerk zetten op een centrale plaats van Jeroen Bosch met de belangrijkste informatie over De Stoet. Voertuigen: organisatoren en vrijwilligers hangen flyers zichtbaar in hun auto Affiches/Flyers ontworpen door Junior Van Der Poel
Pennen met belangrijkste info van de stoet uitdelen
Wanneer? Begin januari, zo snel mogelijk zodat ze het kunnen inplannen en vrij zijn op die datum Begin januari, zo snel mogelijk zodat ze het kunnen inplannen en vrij zijn op die datum Vanaf januari tot einde evenement
Door wie? Persmedia team
Medium? E-mail
Aan wie? Journalist Weekblad regio ’s-Hertogenbosch1 De Weekkrant2 Brabants Dagblad3
Persmedia team
E-mail
Radio Atlantisch4
Lagere school
Centrale plaats in ‘s Hertogenbosch
Inwoners ’s Hertogenbosch
Vanaf februari tot begin evenement
Verantwoordelijke communicatie
In eigen voertuig
Vanaf februari tot begin mei
Superpromotors
Vanaf 1 februari tot begin event
Superpromotors
In de omgeving van ’s Hertogenbosch, overal waar eigenaars bedrijven het toestaan. Persoonlijk
Iedereen op de baan, inwoners ’s Hertogenbosch Inwoners ’s Hertogenbosch
Leden van de verenigingen
1
[email protected] [email protected] 3 http://www.bd.nl/interactief/contact-redactie 4
[email protected] 2
12
Radiospot op Radio Atlantisch
E-mail met persuasieve en originele uitnodiging Mensen aanspreken op straat, zorgen voor word of mouth (positief en persuasief info geven) Tekenwedstrijd over de 7 hoofdzonden (pdf zal op site te vinden zijn). Winnaar krijgt een gratis abonnement bij Flik-Flak. Kinderen tot 5 jaar krijgen een abonnement bij de afdeling klein volk. Kinderen ouder dan 5 jaar hebben een vrije keuze. (gesponsord door Flik-Flak) Vertrek van De Stoet in groepen per +30 man vertrekken aan startlijn. Medewerkers tellen aantal personen. Tijdens het wachten geeft men mysterieus inleidend verhaaltje
Vanaf 1 april, wekelijks laten herhalen, tot en met 15 mei (week voor 15 mei elke dag) Vanaf 1 april tot en met 15 mei Vanaf 1 april tot en met 15 mei
Radio Atlantisch
Radio
Luisteraars Radio Atlantisch
Superpromotors
E-mail
Alle leden in database
Superpromotors, vrijwilligers
Voorbijgangers in en rond ‘s Hertogenbosch
Vanaf zondag 1 maart tot dinsdag 31 maart
Superpromotors, vrijwilligers
In winkelstraten, drukke en centrale plaatsen in en rond ‘s Hertogenbosch Sociale media, YouTube, op de website.
16 mei
Vrijwilligers
Op het evenement
Deelnemers aan De Stoet
Kinderen (2,5 – 12), ouders kinderen
13
4.1.2.1
Extern communicatieplan sociale media: Facebook, Twitter, Instagram
Omschrijving Frequent posten (foto’s, updates: voorbereidingen)
De look van de pagina verbeteren en updaten
Call to Action zoals: like nu, schrijf je nu in! + mensen laten meedoen aan Wedstrijd (promoten meer likes) Meer dan enkel posts plaatsen i.v.m. De Stoet: bv leuke quotes, lifestyle/health posts, life hacks, … Extra highlight rond ‘De Stoet’ + win de loyaliteit van de bezoekers, waardeer en erken de klant (customer appreciation month), verzeker dat de bezoekers al het nodige weten over het evenement en hoe ze je kunnen contacteren bij vragen. bv Q&A blijven updaten, foto’s posten, herinneringen ophalen, promoten,… relatie behouden om te verzekeren dat ze volgend jaar terugkomen
5
Tijdstip Heel de maand januari, (maandag, woensdag en vrijdag posten) Begin februari: verbeteren Gedurende heel de maand: updaten Heel de maand maart Begin maart Heel de maand april Begin mei en heel de maand mei
Rest van het jaar
Uitvoerder Medium Laura5 Facebook, Twitter, Instagram (verantwoordelijke communicatie)
Doelgroep Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
Laura Facebook, Twitter, Instagram (verantwoordelijke communicatie)
Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
Laura Facebook, Twitter, Instagram (verantwoordelijke communicatie)
Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
Laura Facebook, Twitter, Instagram (verantwoordelijke communicatie) Laura Facebook, Twitter, Instagram (verantwoordelijke communicatie)
Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
Laura Facebook, Twitter, Instagram (verantwoordelijke communicatie)
Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
is verantwoordelijk voor het verdelen van de taken
14
4.1.2.2
Extern communicatieplan sociale media: YouTube
Wat?
Wanneer?
Door wie?
Medium?
Aan wie?
FAQ uniek voorgesteld: algemene informatie verschaffen Challenge: not my legs challenge
Maandag 5 januari
1 vrijwilliger
YouTube
Maandag 19 januari
2 vrijwilligers
YouTube
Daily vlog: hoe bereidt IAG zich voor?
Maandag 9 februari
1 vrijwilliger
YouTube
Superpromotors 1 zin laten zeggen waarom je naar IAG moet komen
Maandag 23 februari
Challenge: not my arms challenge
Maandag 9 maart
Laura YouTube (verantwoordelijke communicatie) 2 vrijwilligers YouTube
Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
Tekenwedstrijd over de 7 hoofdzonden
Woensdag 1 april
1 vrijwilliger
YouTube
Challenge: acro yoga challenge
Maandag 6 april
2 vrijwilligers
YouTube
Tour rond het park tijdens opbouw
Maandag 20 april
1 vrijwilliger
YouTube
Challenge: 7 seconds challenge
Maandag 4 mei
2 vrijwilligers
YouTube
1 vrijwilliger
YouTube
7 vrijwilligers
YouTube
Daily vlog: je filmt een hele dag op het Zaterdag 16 mei evenement, wat je doet. Review: bij elke hoofdzonde praat een Maandag 18 mei deelnemer over zijn/haar ervaring met De Stoet (maak dit levendig, humoristisch, optimistisch)
Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Kinderen (2,5 – 12), ouders kinderen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen Inwoners den Bosch, Jongeren, Volwassenen
15
4.2 Concept 2 4.2.1 Intern communicatieplan Wat? EHBO-diensten vast leggen
Wanneer? Januari
Informatie over De Stoet + Vraag naar sponsoring
Januari
Informatie over De Stoet + Vraag naar sponsoring Uitnodigen en promotiemateriaal verzenden. Affiches met de vraag naar vrijwilligers
Januari Begin februari Begin februari
Door wie? Wendy Vos, algemeen directeur Flik-Flak Laura (communicatie verantwoordelijke)
Medium? Telefonisch en via e-mail
E-mail
Aan wie? EHBO instanties uit den Bosch. Verenigingen ´s Hertogenbosch, sponsors van vorige jaren. Sportverenigingen uit Vlaanderen. Superpromotors
Laura (communicatie verantwoordelijke) Wendy Vos, algemeen directeur Flik-Flak Laura (communicatie verantwoordelijke)
E-mail
Affiche in sportclub FlikFlak
Leden van Flik-Flak en ouders
E-mail
16
4.2.2 Extern communicatieplan Wat? Persuasieve uitnodiging om naar het evenement te komen.
Wanneer? Begin januari
Door wie? Persmedia team
Medium? E-mail
Persuasieve uitnodiging om het evenement aan te kondigen op de radio Persoonlijke uitnodiging
Begin januari
Persmedia team
E-mail
Februari
Geschreven brief
Bewoners van ´s Hertogenbosch
Voertuigen: organisatoren en vrijwilligers hangen flyers zichtbaar in hun auto Affiches/Flyers
Vanaf februari tot begin evenement
Laura (Verantwoordelijke communicatie) Laura (Verantwoordelijke communicatie) Superpromotors
In eigen voertuig
Iedereen op de baan, inwoners ’s Hertogenbosch Inwoners ’s Hertogenbosch
Pennen met belangrijkste info van De Stoet uitdelen Radiospot op Radio Atlantisch
Vanaf 1 februari tot begin event Vanaf 1 april, wekelijks laten herhalen, tot en met 15 mei (week voor 15 mei elke dag) Vanaf 1 april tot en met 15 mei
Superpromotors
In de omgeving van ’s Hertogenbosch, overal waar eigenaars bedrijven het toestaan. Persoonlijk
Radio Atlantisch
Radio
Luisteraars Radio Atlantisch
Superpromotors
E-mail
Alle leden in database
Mail met persuasieve en originele uitnodiging
Vanaf februari tot begin mei
Aan wie? Journalist Weekblad regio ’sHertogenbosch6 De Weekkrant7 Brabants Dagblad8 Radio Atlantisch9
Leden van de verenigingen
6
[email protected] [email protected] 8 http://www.bd.nl/interactief/contact-redactie 9
[email protected] 7
17
5 Het evenement 5.1 De zeven hoofdzonden We brengen het schilderij ´de zeven hoofdzonden´ van Jeroen Bosch tot leven tijdens De Stoet. Het compositieschema is afkomstig van middeleeuwse afbeeldingen van het universum en de daarbij horende astronomische sferen.
A
B GULA ACCIDIA AVARICIA
1 LUXURIA INDIVIA SUPERBIA
D
7 hoofdzonden
IRA
C
1- Halfnaakte Jezus afgebeeld met bijschrift: `Cave cave dus videt` (betekenis: Pas op, pas op, de heer ziet.) Stralenkrans rond Jezus: hij wordt vergeleken met de zon of met een oogappel. (2 interpretaties)
18
2- 7 hoofdzonden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
WOEDE (IRA): als boeren, vechtend op een weide voor een herberg. AFGUNST (INDIVIA): burenruzie in een kleine stad. HEBZUCHT (AVARICIA): als corrupte rechter ONMATIGHEID (GULA): als een smulpartij in een herberg. LUIHEID (ACCIDIA): als een ingedutte man die zijn geloof verwaarloost. WELLUST (LUXURIA): als een decadent gezelschap in de buitenlucht. IJDELHEID (SUPERBIA): als een vrouw die zichzelf bewondert in een spiegel die opgehouden wordt door een duivel.
3- 4 cirkels in elke hoek = ´4 uitersten in chronologische volgorde.` a. Dood b. Het Laatste Oordeel c. De Hemel d. De Hel
5.2 Het verhaal Zaterdag 16 mei om 16:00 gaat De Stoet van start op het plein van Flik-Flak. Als je nog niet online bent ingeschreven, moet je je gaan inschrijven bij het inschrijvingstentje van De Stoet. Het is duidelijk naar welke tent je je moet begeven. De tent is versierd met de verschillende tekeningen en kunstwerken die de dagen voordien zijn gemaakt tijdens het IAG Sportevent. De twee medewerkers zijn gekleed in typische historische kledij en verdelen de tickets. Je krijgt een ticket met een afbeelding en de naam van één van de zeven hoofdzonden. Je kon je ook online inschrijven. Dan moest je je ticket afprinten. Vergeten? Geen probleem. Meld dit bij het inschrijvingstentje en de medewerkers geven je een nieuw ticket! De deelname aan de stoet is volledig gratis, maar de inschrijving is verplicht. Online kan je je ten laatste inschrijven op 15 mei. Ter plaatse kan je je de dag zelf inschrijven tot 16.30 uur. Elke hoofdzonde wordt dan op een bepaald uur verwacht op het plein voor het Flik-Flak gebouw. De volgorde van vertrek: Superbia, Avaritia, Luxuria, Invidia, Gula, Ira, Acedia. Deze Latijnse benamingen staan op het inschrijvingsticket (samen met de vertaling). Dit geeft al een beetje een mysterieuze sfeer. Ook het uur zal p het ticket staan. Er zal geen ticketcontrole zijn aan de start, om lastige situaties te vermijden. Er zullen bijvoorbeeld mensen zijn met een verschillende zonde die toch op hetzelfde tijdstip willen vertrekken. Dat mag van ons. We vermelden zowel bij de online verkoop en de verkoop ter plaatse duidelijk dat het best is dat je op jouw ingeplande tijdstip vertrekt. Het voornaamste is dat het publiek niet allemaal tegelijk vertrekt en dat we in grote lijnen de chaos bij vertrek kunnen beheren. Om het vertrek van elke groep aan te kondigen, wordt er op het Open Podium, per hoofdzonde, een historisch verhaaltje verteld van ongeveer 10 minuten door een bizar/mythisch figuur. De eerste groep (Superbia) vertrekt om 16 uur. Tussen elke groep zit er 10 minuten (duur van het verhaal). Dat vermijdt chaos tijdens de start. Er zijn in totaal 7 groepen die gelijk verdeeld zijn. (ongeveer 215 per groep)
19
Aan de start zie je een middeleeuwse poort met poortwachters die een leuke informatiefolder over De Stoet uitdelen (activiteiten, route, informatie kunstwerken, praktisch info, sponsors, …). In die folder wordt er nog niet te veel onthuld over de activiteiten. Dat blijft een verrassing. De poort is een soort drieluik, omdat Jeroen Bosch veel drieluik schilderijen ontwierp. De poort hoeft niet reusachtig en duur te zijn, het zal een poort zijn die indruk zal maken maar toch goedkoop en creatief in elkaar is gestoken. De Stoet is een surrealistisch (middeleeuws) gek beeld waar de zonden in voorkomen, gecombineerd met eigentijdse attributen en acts. Er zullen ook spectaculaire en kunstzinnige (toneel) acts zijn. Je kan je volledig inleven in het leven van Jheronimus Bosch. Je start aan de wandeling en je komt meteen een levende richtingaanwijzer tegen. Een duivel met een 3tand. Die kom je op verschillende plaatsen tegen, zij zorgen ervoor dat alles in goede banen loopt en dat iedereen de juiste richting uitgaat. Jeroen Bosch werd gezien als een duivels mannetje. Op een creatieve manier wordt daarnaar gerefereerd met deze duivelse begeleiders. De route is ingedeeld per hoofdzonde. Onderweg kom je verschillende moderne kunstwerken tegen. Verschillende interpretaties van het schilderij door jonge artiesten. Zij krijgen de kans hun kunst ten toon te stellen op de route. De originele ontwerpen van Junior van de Poel, een jonge grafische ontwerper uit Antwerpen, worden weergegeven. Elk ontwerp staat voor een zonde en zal om de 500 meter plaatsvinden. Je komt steeds in een nieuw deel, in een nieuwe hoofdzonde. De Stoet is 3,5 kilometer lang. In je informatiefolder kan je dan zien waar je juist bent en wat er nog komen moet. Het vertrekpunt is bij het Flik-Flak gebouw en vanaf daar vertrekt de stoet richting het Noorderpark. Je eindigt terug op het plein voor het Flik-Flak gebouw.
Op het plan zie je de verschillende posten waar er de activiteiten plaatsvinden. Je wordt overspoeld met energieke acts en opvoeringen. Deze sluiten telkens aan bij een hoofdzonde.
20
Hoogmoed/ijdelheid = Superbia: - Vrouwelijk dansers: acrobatie, geschminkt, sierlijke danseressen, turners. - Trampoline/Tumblin. Hebzucht/macht/geld = Avaritia: - Een koning op zijn troon, verkleedde dieven die tussen het publiek lopen. - Schatkist in het water dat op spectaculaire manier wordt opgedoken. - Goochelaar die het publiek fopt. Onkuisheid/lust = Luxuria: - Freerunners in bloot bovenlijf die door het publiek hun ding doen en naast het publiek hun ding doen. - Wilde dieren thema/ bewegende standbeelden. Afgunst/jaloezie/twijfel = Invidia: - Toneelstuk tussen een mythisch koppel dat ruzie maakt (jaloezie). - Muziek; jonge artiesten met originele instrumenten. Gulzigheid/onmatigheid = Gula: - Nep eten aan bomen. - Mensen die gulzig eten, middeleeuws feestmaal, met eten gooien. - Groot onrealistisch eten, decoratie. Woede/wraak = Ira: - Slackline, met breakdancers ernaast op harde muziek. - Water act: griezelige figuren die uit het water komen. Gemakzucht/ traagheid/ luiheid = Acedia: - Slowmotion artiesten die alles in slowmotion doen. - Vuur meesters/ vuur act.
Na een flinke wandeling en de onderdompeling in het leven van Jeroen Bosch eindig je terug op het plein voor het Flik-Flak gebouw. Je bent nu verlost van al je zonden en je krijgt de kans jouw stem te laten horen. Je ziet een groot wit doek waarop je met een penseel (zoals een echte kunstenaar) iets kan schrijven over De Stoet, de stad Den Bosch, Jeroen Bosch of over IAG Sportevent. Tijdens De Stoet worden er beelden gemaakt van het publiek, de activiteiten en het decor. Een paar dagen na De Stoet zie je een aftermovie verschijnen op Facebook of via het lokale televisienetwerk. Misschien kom jij en je familie/vrienden er wel in voor? Op de website en op Facebook kan je reacties schrijven, vrienden taggen, foto´s posten, enzovoort. Vooral de periode net na het evenement word je gestimuleerd dit te doen omdat je wekelijks posts voorbij ziet komen. Je zal De Stoet dus nog niet snel vergeten!
21
6 Risico- en succesfactoren 6.1 Risicofactoren Een evenement houdt altijd wel bepaalde risico’s in, deze zijn niet te vermijden. Door een risicoanalyse uit te voeren kunnen we ze wel beheersen. Dankzij de analyse kunnen we mogelijke risico’s omzetten in kansen. Op de volgende pagina’s vindt u een uitgebreid schema van de risico’s terug die zijn toegepast op ons concept. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Slecht weer (impact op mensen) Te warm weer Huilende baby’s en luidruchtige kinderen Mensen weten het Flik-Flak gebouw niet zijn Mensen komen te laat Mensen verliezen info boekje De Stoet duurt langer dan gepland Chaos door gelijktijdige start De Stoet Accident tijdens De Stoet Camera voor beeldmateriaal werkt niet Slecht weer (impact op activiteiten) Vuuract
De beoordeling van de risico’s is aan de hand van volgende tabel: Schaal
Omschrijving
Waarschijnlijkheid
1
Zeer gering
0 tot 5%
2
Laag
6 tot 20%
3
Gemiddeld
21 tot 50%
4
Hoog
51 tot 80%
5
Zeer hoog
81 tot 100%
22
Risico
Slecht weer
Te warm weer
Huilende baby’s, luidruchtige kinderen
Mensen weten het FlikFlak gebouw niet zijn
Mensen komen te laat
Risico eigenaar Risico categorie
NVT Omgeving
NVT Omgeving
Ouder(s) Maatschappelijk
Projectteam Organisatorisch
Projectteam Organisatorisch
Risico soort
Extern & project
Extern & project
Intern & project
Intern & project
Extern & project
Identificatie Oorzaak Mogelijke gebeurtenis Mogelijke impact
I
I
I
I
I
/ Mensen krijgen een slecht humeur Mensen blijven thuis of gaan naar huis
/ Mensen worden hierdoor onwel Mensen blijven thuis of gaan naar huis
Ouders hebben geen controle Mensen worden irritant en activiteiten worden verstoord
Mensen gaan sneller door dan gepland Beoordeling Schaal Omschrijving Waarschijnlijkheid
P 3 Gemiddeld 21 tot 50%
P 2 Laag 6 tot 20%
P 5 Zeer hoog 81 tot 100%
Slechte aanduiding en communicatie
Te laat vertrokken, file of dergelijke
Mensen vinden de start van De Stoet niet
Mensen komen pas aan als De Stoet al bezig is
Mensen komen te laat of komen niet
Mensen keren terug naar huis of zien een deel van De Stoet niet
P 2 Laag 6 tot 20%
P 4 Hoog 51 tot 80%
23
Maatregelen
Beperken: Gratis poncho’s voorzien en/of goedkoop paraplu’s verkopen.
Beperken: Gratis water voorzien.
Beperken: Gratis crèche voorzien, bepaalde activiteiten speciaal voor kinderen.
Uitsluiten: Goede instructies op de website, Facebook, flyers, kranten en andere promomiddelen. Genoeg en duidelijke richtingaanwijzers op de weg plaatsen.
Uitsluiten: Een kwartier extra wachten. Vrijwilligers voorzien die telaatkomers begeleiden naar de rest van de groep.
Responseplan Wie
R Projectteam
R Projectteam
R Projectmanager
R Projectteam
R Projectmanager
Wat Wanneer Benodigdheden
Poncho’s en paraplu’s aankopen Op voorhand Geld en bakken om de producten in te bewaren
Water aankopen Op voorhand Geld en een ijskast die groot genoeg is om alles te stockeren
Crèche zoeken die vrijwillig wil werken op evenement Op voorhand Goede argumenten en overtuigingskracht
Duidelijke en voldoende instructies Op voorhand en dag van evenement zelf Geld en richtingaanwijzers
Vrijwilligers zoeken die telaatkomers willen begeleiden Op voorhand Goede argumenten en overtuigingskracht
24
Risico
Mensen verliezen info boekje
De Stoet duurt langer dan gepland
Accident tijdens De Stoet
Projectmanager Organisatorisch
Chaos door gelijktijdige start De Stoet Projectmanager Organisatorisch
Projectmanager Organisatorisch
Camera voor beeldmateriaal werkt niet Projectteam Commercieel
Risico eigenaar Risico categorie
Projectteam Maatschappelijk
Risico soort
Intern & project
Intern & project
Intern & project
Intern & project
Intern & project
Identificatie Oorzaak Mogelijke gebeurtenis Mogelijke impact
I
I
I
I
I
Beoordeling Schaal Omschrijving Waarschijnlijkheid
P 3 Gemiddeld 21 tot 50%
Slordigheid Mensen verliezen hun boekje Mensen kunnen niet goed volgen tijdens De Stoet of lopen verkeerd
Slechte calculatie Meer tijd nodig per stand Alle groepen vertrekken pas later waardoor mensen ongeduldig en slechtgezind kunnen worden. Mensen kunnen hierdoor vertrekken
P 3 Gemiddeld 21 tot 50%
Alle mensen vertrekken tegelijk Er ontstaat chaos Mensen geraken elkaar kwijt, mensen vallen, De Stoet duurt veel te lang, mensen horen de uitleg niet
P 1 Zeer gering 0 tot 5%
Slechte weg, struikelt over iets of iemand of dergelijke Mensen vallen op de grond Mensen kunnen schaafwonden hebben, diepe wonden, iets barsten, iets breken of dergelijke P 4 Hoog 51 tot 80%
Slecht of versleten materiaal Geen goed beeldmateriaal of (een deel) gaat verloren Mensen gaan hier commentaar op hebben slechte publiciteit
B 2 Laag 6 tot 20%
25
Maatregelen
Beperken: Aan elke standje liggen nog info boekjes.
Beperken: Animatie voorzien als mensen te lang moeten wachten en ze duidelijk ongeduldig worden.
Uitsluiten: Mensen op voorhand indelen in groepen zodat er geen chaos kan ontstaan.
Beperken: Op voorhand de weg bekijken en losse of gevaarlijke stenen markeren of afbakenen. Zorgen dat er een EHBO post is moest er toch een accident gebeuren.
Uitsluiten: Nieuw materiaal aankopen en paar keer op voorhand testen.
Responseplan Wie
R
R
R Projectteam
R Projectmanager
R Projectteam Goede camera(‘s) kopen Op voorhand Geld en kennis over camera’s
Wat Wanneer Benodigdheden
Projectteam
Projectmanager
Info boekjes aan elke stand Dag van event Geld en drukkerij
Vrijwilligers vinden die voor animatie willen zorgen Op voorhand Goede argumenten en overtuigingskracht
Tickets maken waar al een groepsnummer of dergelijke op staat Op voorhand Geld en drukkerij
EHBO team regelen Op voorhand Goede argumenten en overtuigingskracht
26
Risico
Slecht weer
Vuuract
Risico eigenaar Risico categorie
Omgeving
Projectmanager Organisatorisch
Risico soort
Extern & project
Intern & project
Identificatie Oorzaak
I
I /
Fout tijdens presentatie
Mogelijke gebeurtenis Mogelijke impact
Er ontstaat brand of persoon/personen geraken gewond
De activiteiten kunnen niet optimaal worden uitgevoerd
De Stoet moet stop worden gezet, activiteit kan niet meer doorgaan, gewonde mensen kunnen niet meer deelnemen
Mensen krijgen niet de belevenis die wij wilde bieden
Beoordeling Schaal Omschrijving Waarschijnlijkheid
P
P 3 Gemiddeld 21 tot 50%
2 Laag 6 tot 20%
27
Maatregelen
Beperken: Zoveel mogelijk activiteiten laten afspelen onder een tent.
Verzekeren: Als er brand ontstaat moet dit verzekerd zijn Beperken: De vuuract zo veel mogelijk oefenen en een EHBO post in de buurt.
Responseplan
R
R
Wie
Projectteam
Wat
Tenten huren
Wanneer
Op voorhand
Benodigdheden
Geld en vrijwilligers die de tenten kunnen opbouwen
Projectmanager Artiest(en) PM: Brandverzekering afsluiten Artiest(en): Voldoende oefenen Op voorhand Geld
28
6.2 Succesfactoren Naast risico’s zijn er ook factoren die het succes van ons evenement zullen bepalen. De kracht van de samenwerking. Een bekwame projectorganisatie die over goede technische en sociale competenties beschikt. Een goede business case. Een duidelijke visie. Een duidelijk te realiseren doel.
29
7 Cost estimation Er wordt samengewerkt met Flik Flak en Stichting Jeroen Bosch 500. Er werd een oproep gedaan naar vrijwilligers die willen meedoen met de stoet, om hun talent te laten tonen (filmpje op youtube). Zowel amateurs als professionals. Er zullen professionele acts worden uitgevoerd door dansscholen, turnclubs,… We werken met heel veel organisaties samen. Bepaalde zaken kunnen door eender wie gedaan worden. Iedereen kan zich inschrijven om te helpen. Ook voor de opbouw en afbraak rekenen we op de steun van vrijwilligers, net zoals vorig jaar. Ook kunstenaars en ontwerpers zullen ons gratis helpen, het materiaal dat ze nodig hebben bekostigen wij natuurlijk. De vervoerkosten van de vrijwilligers worden bekostigd. Voor de aftermovie wordt er ook met jong talent gewerkt (school), die dan een kleine vergoeding krijgen. Het turnmateriaal en acrobatisch materiaal zoals tumblin baan en trampolines, worden bekostigd door barter deals. De vrijwilligers krijgen een soort van free card, dit betekent dat ze een pasje krijgen waar ze overal aan mee kunnen doen tijdens het IAG sportevent en Bosch Beweegt, dit is ter compensatie voor hun werk. De vrijwilligers krijgen ook een lunch pakket van ons op de dag van de stoet. Wij werken ook met sponsors, die dan in de folder, op een doek, …. zullen staan. Het bedrag dat we zullen krijgen van de sponsors is nog onduidelijk. We hopen toch dat de sponsors 70 % van de kosten zullen dekken. De contingency reserve zal 2000 euro bedragen. Indien hier niets van gebruikt is, storten we het na de stoet terug. Als jong evenementen bureau vragen wij een agency fee van 15%. Soort kost
Eenheid
Prijs (euro)/eenheid
Prijs (euro)
Drukkerij tickets
2000
0.40
800
Drukkerij informatie folders
2000
2.50
5000
Bouwmateriaal
n.v.t.
n.v.t.
1000
Materiaal kunstenaars
n.v.t.
n.v.t.
750
Decoratiemateriaal
n.v.t.
n.v.t.
1500
Kledij mythisch figuur
1
45
45
Kledij poortwachter
1
30
30
Kledij duivels
10
18
180
Kledij danseressen
15
15
225
Kledij koning
1
50
50
Kledij Mythisch koppel
2
20
40 30
Wetsuites
6
20
120
Groot wit doek
1
300
300
Penselen
20
3.50
70
Verf
20
4
80
Schmink
n.v.t.
n.v.t.
200
Materiaal artiesten
n.v.t.
n.v.t.
500
Film/video/aftermovie Lunchpakket vrijwilligers (ongeveer 80) Vervoerkosten
n.v.t.
n.v.t.
150
80
10
800
n.v.t.
n.v.t.
400
Totaal Agency fee
12240 n.v.t.
n.v.t.
Totaal Contingency reserve
Totaal
1836
14076 n.v.t.
n.v.t.
2000
16076
31
