Subsidieaanvraag Digitale Delta 1.
Probleemstelling - context
Het Hoogheemraadschap van Delfland werkt met diverse partners aan de realisatie van het Topsectorproject Digitale Delta. Met dit project wordt gewerkt aan het op uniforme en laagdrempelige wijze ontsluiten en ter beschikking stellen van data en kennis ten behoeve van gebruikers in de watersector. Slimme ICT-toepassingen in de watersector zijn gewenst. De waterbeheerders in Nederland investeren jaarlijks vele miljoenen euro‘s op basis van door gegevens, data voortgebrachte informatie. Voor alle te verzamelen data geldt dat het betrouwbare en relevante informatie betreft, waarmee goede integrale besluiten moeten kunnen worden genomen. Daarin valt nog een hele slag te maken. Vandaag de dag zijn daar— soms ingewikkelde — ICT aanpassingen voor nodig, inclusief bijkomende transactiekosten. Ook kan er ten aanzien van de gebruiksvriendelijkheid voor de eindgebruiker en de snelheid waarin gegevens beschikbaar komen nog veel verbeteren. Om dit te bereiken wordt er gewerkt aan een nieuwe oplossing: de Digitale Delta. Het project bouwt voort op het advies ´Water verdient het´ van de Topsector Water van 14 juni 2011. waarin op innovatiegebied de uitwerking en uitvoering van zeventig business cases wordt bepleit, waarvan 13 'showcases' direct. De Digitale Delta is zo‘n showcase. Deze showcase staat centraal in het speerpunt Water en ICT, die samen met zes andere speerpunten op de langere termijn bijzondere kansen bieden bij het uitbouwen van de Nederlandse concurrentiepositie. Proeftuin Delfland: de Fysieke Digitale Delta Om de showcase te realiseren is (functionele) betrokkenheid vanuit diverse functionele gebieden voorwaardelijk. Om tot een gedragen instrument te komen is ervoor gekozen om deze te ontwikkelen in praktische situaties, in proeftuinen, waarin de functionele gebieden leidend zijn. Deze proeftuinen zijn zodoende voedend voor een instrument dat uiteindelijk de hele watersector bedient. Dit project, de proeftuin Fysieke Digitale Delta, realiseert de proeftuin waarin de voeding vanuit het regionale waterbeheer tot stand komt. Het programma heeft een looptijd van bijna twee jaar en een totale omvang van ruim € 1,3 miljoen. Het leeuwendeel van deze kosten (€ 700.000) wordt gedekt vanuit EFROfinanciering (subsidie) die in het kader van de Economische Agenda Zuidvleugel wordt verkregen. Voor de uitvoering van dit project is over de gehele periode een inzet vanuit Delfland van 1774 uur gepland. Om een optimaal resultaat te bereiken is aansluiting en afstemming gezocht met andere partners die in de een actieve rol in de proeftuin spelen. Alle partijen die actief zijn betrokken bij de uitvoering van het project sluiten hiertoe een gezamenlijke samenwerkingsovereenkomst af. Ook stellen deze partijen middelen — in de vorm van geld (cash) en/of een bijdrage „in kind‟ (in uren) — beschikbaar. Deze bijdrage wordt formeel vastgelegd in een zogenaamde cofinancieringsverklaring. Het College wordt gevraagd in te stemmen met het aangaan van de subsidieaanvraag. 2.
Beoogd effect
De Digitale Delta is een ICT-oplossing voor het op uniforme en laagdrempelige wijze ontsluiten en ter beschikking stellen van data en kennis ten behoeve van gebruikers in de watersector. De Digitale Delta moet door betere ontsluiting en uitwisseling van "water"-data, kennis en door betere applicaties, leiden tot efficiency- en kwaliteitsvoordelen voor de overheid. Die voordelen blijken in het bijzonder in omstandigheden met een grote en urgente informatiebehoefte, zoals bij calamiteiten en in grote complexe projecten. Ook kan meer worden geoptimaliseerd in termen van asset management en total cost of ownership van infrastructurele werken. De Digitale Delta biedt het platform voor de ontwikkeling van nieuwe applicaties, voor overheden en andere belanghebbenden en tot meer exportmogelijkheden voor het bedrijfsleven.
Met de Digitale Delta kunnen waterbeheerders data uit verschillende systemen combineren. Bijvoorbeeld door informatie over de droogte van een kade en de hoogte van het waterpeil te combineren kan ook onderzocht worden wat de invloed van het waterpeil is op de droogte van de kade. Dit geeft inzicht in de werkelijke staat van dijken en daarmee in het benodigde onderhoudsregime. Dit vertaalt zich in doelmatigheidswinst in de werkelijke onderhoudskosten en vervangingsinvesteringen. Om uit verschillende (open) data bronnen te kunnen werken moeten deze eerst dezelfde taal spreken, dezelfde standaarden en formaten hebben. De Digitale Delta doet deze vertaalslag. Ook ten aanzien van doelmatiger werken in het operations & maintenance (O&M) domein is veel te halen. Bijvoorbeeld door het slim inzetten van Asset Management systemen rond onderwerpen als life cycle costing en bijbehorende total cost of ownership. Denk aan de eerder genoemde waterkeringen. Momenteel nemen we wel besluiten maar zijn die niet echt omvangrijk doorgerekend omdat we daarvoor de data en tools niet hebben. Zonder de Digitale Delta blijft het gissen. Ook optimalisaties in de waterketen (op het grensvlak met het watersysteem) verdienen de aandacht. Kansen voor meer doelmatigheid en effectiviteit in de € 1 miljard die per jaar besteed wordt aan de aanleg en vernieuwing van riolering. De proeftuin Fysieke Digitale Delta biedt het platform voor de ontwikkeling van nieuwe applicaties, voor waterbeheerders en andere belanghebbenden en tot meer exportmogelijkheden voor het bedrijfsleven. Het is een open platform dat zoveel mogelijk gegevens ten aanzien van waterbeheer (in de ruimste zin van het woord) bevat en ontsluit ten behoeve van professionele en niet-professionele gebruikers. De Digitale Delta stelt waterbeheerders in staat efficiënter te werken bij het uitoefenen van hun primaire waterbeheertaken. Betere en bredere ontsluiting zal leiden tot efficiency- en kwaliteitsvoordelen voor de waterbeheerders en de drempel verlagen voor onderzoekers en bedrijfsleven om nieuwe kennis en toepassingen sneller te ontwikkelen. Belangrijker is dat het project nieuwe innovatieve toepassingen voor informatievoorziening in de watersector mogelijk maakt waar professionals nu alleen nog maar van kunnen dromen. Na realisatie van de proeftuin is het volgende gerealiseerd: 1. Een aantal gerealiseerde specifieke toepassingen met aangetoonde toegevoegde waarde voor waterbeheerders, die invulling hebben gegeven aan de doelstellingen van de Digitale Delta; 2. Een ontwikkelomgeving om applicatie- en kennisontwikkeling te versnellen; 3. Een Basis Registry (telefoonboek/verwijsindex voor databronnen- en diensten) en een demonstratieversie van een geautomatiseerde verwijsindex voor Digitale Delta Dataservices; 4. Een functionele beschrijving van een informatiebroker voor het uitwisselen van data binnen de Digitale Delta; 5. Een beschikbare data distributielaag conform uitgangspunten Digitale Delta; 6. Inzicht in wat nodig is om tot een centrale oplossing te komen om data beter beschikbaar te maken zodat kennis- en applicatieontwikkeling kunnen versnellen, weergegeven in een eindrapportage (doelen, onderzoeksvragen behaalde resultaten). Met de inzet van de subsidie wordt de realisatie van de proeftuin mogelijk en worden tegelijkertijd de voorwaarden geschapen om de aansluiting bij het landelijke onderzoek in het project Digitale Delta mogelijk te borgen. Door gebruik te maken van de subsidie wordt het mogelijk om in de aanschaf en inzet van het landelijke digitale platform te voorzien. Hiermee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het afdekken van een van de aanbevelingen van de onlangs uitgevoerde Gateway Review. Hiermee wordt bijgedragen aan de haalbaarheid van het landelijke project Digitale Delta. (zie ook punt 14. Toelichting)
2
3.
Kernboodschap
In het kader van het landelijk topsectorproject ‗De Digitale Delta‘ realiseert het Hoogheemraadschap van Delfland de proeftuin ‗De Fysieke Digitale Delta‘. Hieruit wordt door de waterschappen ingezet op het realiseren van een ICT-oplossing voor het op uniforme en laagdrempelige wijze ontsluiten en ter beschikking stellen van data, kennis en toepassingen ten behoeve van gebruikers in de watersector, een water App Store. Voor de realisatie van dit project maakt Delfland gebruik van een subsidie in het kader van de Europese Regionale Ontwikkeling (EFRO). 4.
Historie - eerdere besluitvorming
Het College en de Verenigde Vergadering zijn op respectievelijk 24 juli 2012 en 27 september 2012 geïnformeerd over de ontwikkeling van het project Digitale Delta, de ambities en de betrokkenheid van Delfland (27953). Nadere informatie over deze onderwerpen zijn vervat in de in BIS opgenomen documenten, te weten de Intentieverklaring Opstart Digitale Delta (16 mei 2012), de beleidnotitie ‗Voorstel voor de inrichting van de governance en het level playing field van de Digitale Delta‘ (Den Haag juni 2012) en de projectbundel ‗Bouwstenen voor de Digitale Delta: naar een onbeperkt gebruik van waterdata‘. 5.
Regelgeving en Beleid
Vanwege het innovatieve karakter wordt het project beschouwd als proeftuinproject (pilot) in het kader van de experimenteerruimte die Delfland ter beschikking heeft gesteld om belangrijke innovaties tot stand te laten komen. Door het faciliteren van experimenteerruimte wordt de toegevoegde waarde van waterschappen bij het bereiken van maatschappelijke ontwikkeling benadrukt hetgeen de positie van de waterschappen in het algemeen versterkt. Belangrijk is eveneens dat het in de praktijk brengen van nieuwe kennisproducten mogelijk – tegen minder kosten - bij kunnen dragen aan realisatie van de opgave waar het waterschap voor staat. In dit kader werden eerder de projecten ‗Delft Blue Water‘ en ‗Floating Roses‘ tot ontwikkeling gebracht. Het project Digitale Delta versnelt in potentie de uitvoering van het innovatieproject 3Di. 6.
Financiën
Voor de duur van het project (2012-2014) wordt een bedrag ter grootte van € 300.207,20 aan de ontwikkeling van het project bijgedragen ter bekostiging van de kosten die voortkomen de realisatie van het project alsook aan en het terugbrengen van de personele beslag die het project op de organisatie van Delfland heeft. De benodigde financiële middelen voor het project Proeftuin Fysieke Digitale Delta is meerjarig voorzien in de begroting en ondergebracht onder het budget van de eenheid Strategie en innovatie (50251/100130/440110)alsook in lopende projecten. Er worden daarom geen additionele middelen voor dit programma aangewend. Naast de financiële bijdrage levert Delfland eveneens een jaarlijkse bijdrage ‗in kind‘. Zie punt 8. Organisatorische en personele consequenties.
3
7.
Duurzaamheid
Onderstaand is beschreven op welke wijze de Digitale Delta bijdraagt aan duurzame ontwikkeling. De onderstaande matrix is tevens opgenomen in het subsidieaanvraagformulier en wordt daarin nader toegelicht.
Plaats en moment van het effect
Aard van het effect
8.
Hier en nu Later Elders
Planet Positief: Negatief: Neutraal: Positief: Negatief: Neutraal: Positief: Negatief: Neutraal:
X X X
Profit Positief: Negatief: Neutraal: Positief: Negatief: Neutraal: Positief: Negatief: Neutraal:
X X X
People Positief: Negatief: Neutraal: Positief: Negatief: Neutraal: Positief: Negatief: Neutraal:
X X X
Organisatorische en personele consequenties
Om tot effectieve realisatie te komen stelt het waterschap een bijdrage van een adequaat ondersteunend team in kind beschikbaar. Dit betekent de inzet van specialisten op het gebied van ICT en IT-architectuur, automatisering in het peilbeheer, inhoudelijke opgaven in de programma‘s van Delfland, financiën, en projectontwikkeling subsidies. Ook wordt inzet verwacht vanuit de hoek van kennismanagement, planvorming, subsidieverlening en handhaving. Door een gezamenlijke aanpak met andere lopende en voorziene projecten (gegevensbeheer, 3Di ed.) vereist de realisatie het project geen onvoorziene middelen. Ter financiering van het programma draagt Delfland 1774 uur bij gedurende de looptijd van het project (2013-2014). Deze uren zijn voorzien in de betreffende teamplannen. In aanvulling hierop worden deze uren eveneens ingevuld door inzet van medewerkers op eigen projecten die via de Digitale Delta worden uitgevoerd. Het gaat totaal ‗in kind‘ om loonkosten op basis van de gehanteerde integrale kostprijs berekening, voor een bedrag van € 156.112,00. Daar de werkzaamheden niet persoonsafhankelijk kunnen worden uitgevoerd is het aangaan van een meerjarige verplichting niet bezwaarlijk. 9.
OR/GO
N.v.t. 10. a.
Risico- en beheersmaatregelen Risico: Maatregel:
b.
Risico: Maatregel:
c.
Risico:
Delfland loopt financieel risico als gevolg onzorgvuldige financiële- en urenverantwoording of het anderszins naleven van de EFRO criteria door de partners in het project. a. De deelnemers in het samenwerkingsverband dienen de bestedingen aan uren in een tijdregistratiesysteem van de eigen organisatie bij te houden een aan het project te relateren projectcode, die periodiek ter beschikking wordt gesteld aan het team Financiële Administratie van Delfland. De integrale urenverantwoording en urenregistratie wordt conform de bestaande werkwijze in GIS ingebed en bewaakt. b. Richting de projectpartners wordt aangeven dat er, tot het moment dat de in de risicoparagraaf genoemde beheersmaatregelen zijn geïmplementeerd, nadrukkelijk géén gebruik zal worden gemaakt van de door EFRO beschikbaar gestelde subsidiemiddelen. Er is onduidelijkheid over de hoogte van de bijdrage van de partners in het project. Delfland en de betrokken partners die recht hebben op een deel van de subsidie sluiten een samenwerkingsovereenkomst. De samenwerkingsovereenkomst voldoet niet aan de door Delfland 4
Maatregel: d.
Risico: Maatregel:
e
Risico: Maatregel:
f.
Risico: Maatregel:
g.
11.
Risico: Maatregel:
gehanteerde juridische eisen. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt voorafgaand aan ondertekening door het team JOVG getoetst en geaccordeerd. De daaruit voortkomende overwegingen worden integraal in de subsidiedocumenten overgenomen. De uitgevoerde subsidieadministratie voldoet nioet aan de door EFRO gestelde eisen. De administratieve organisatie wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het team Financiële Administratie van Delfland. Dit team heeft inmiddels een omvangrijke ervaring met het financieel beheer van een EFRO-subsidie. Deze sluit daarom aan bij de door EFRO aangegeven richtlijnen en vereisten. De door Delfland gehanteerde loonkosten komen niet overeen met de door ―Kansen voor west‖ gestelde criteria. In de subsidieaanvraag is Delfland voor het bepalen van het uurtarief uitgegaan van de ―loonkosten op basis van het integraal uurtarief‖ conform eerder uitgevoerde subsidietrajecten. Controle op de systematiek vindt op voorhand ook plaats door een gespecialiseerd subsidiebureau (ERAC). Vooruitlopende op de subsidiebijdrage moet Delfland de inspanningen van de projectpartners voorfinancieren. In de samenwerkingsovereenkomst wordt vastgelegd dat het Hoogheemraadschap niet verantwoordelijk is voor voorfinanciering van de projectkosten en dat Delfland eveneens niet aansprakelijk is voor kosten die voorvloeien uit een eventueel projectfalen. Het project overschrijdt de Europese staatssteunregels 1. De Europese aanbestedingsdrempels voor het verstrekken van overheidsopdrachten worden in acht genomen. 2. Voorafgaand aan de start van het project aan de deelnemende partijen gevraagd om een Verklaring de-minimissteun te ondertekenen. Met deze de-minimisverklaring wordt zeker gesteld dat de steun die een deelnemende onderneming krijgt past binnen de voorwaarden die de Europese staatssteunregels stellen. Het plafond voor de-minimissteun bedraagt € 200.000 over een periode van drie belastingjaren.
Communicatie (in- en extern)
Realisatie van de proeftuin Fysieke Digitale Delta wordt actief gecommuniceerd ten tijde en na bekendmaking van de start van het project. Het project onder de projectsubsidie neemt aanvang op 1 februari 2013 en dient formeel beëindigd te zijn op 31 december 2014. Delfland maakt gebruik van de eigen communicatieafdeling om berichten voor publicatie te genereren. Ook maakt Delfland gebruik van de communicatiekanalen van de in het project actief zijnde partners. 12.
Bekendmaking en vervolgprocedure
Direct na besluitvorming in het College is het besluit openbaar en van kracht. Na ondertekening van een Samenwerkingsovereenkomst en een cofinancieringverklaring is de weg naar de uitvoering van het project binnen de kaders van de subsidie geformaliseerd kan de Managementautoriteit Kansen voor West overgaan tot toekenning van de subsidie. 13.
Bevoegd orgaan
Om de subsidieaanvraag te formaliseren wordt van Delfland en de andere partners verwacht een Samenwerkingsovereenkomst en een cofinancieringverklaring te ondertekenen. a. De ondertekening van de Samenwerkingsovereenkomst kan conform 1.36 van de Uitvoeringsregeling juridische bevoegdheden (AMH) van de zijde van Delfland gebeuren door de dijkgraaf, of in volmacht door de secretarisdirecteur of een hoogheemraad voor zover het diens portefeuille betreft. b. De cofinancieringverklaring kan eveneens worden ondertekend door de dijkgraaf, of in volmacht door de secretarisdirecteur of een hoogheemraad voor zover het diens portefeuille betreft.
5
14.
Toelichting
Unieke kenmerken Delfland Het in beheergebied van Delfland is bij uitstek geschikt voor de realisatie van de proeftuin Fysieke Digitale Delta. Het gebied heeft hiertoe de volgende kenmerken: a. Er is een ICT-infrastructuur - het TA-systeem (Technische Automatisering) voor automatisering in het watersysteem van Delfland. De investeringen in dit systeem zijn eerder gedaan, zijn omvangrijk en worden met dit project verder benut. Door gebruik te maken van dit systeem behoeven kleine ondernemers en kennisintituten zelf geen aanlegkosten c.q. realisatiekosten te maken. Het waterschap heeft de infrastructuur aangeboden om het project mee te versnellen. Hiertoe wordt een testomgeving ingericht. b. Het waterschap kent specifieke praktijksituaties rondom regionaal waterbeheer die zich lenen om de producten integraal in de praktijk te brengen en welke ook landelijk in diverse andere beheergebieden in enigerlei mate actueel zijn (om oplossingen vragen). Denk aan droogteproblematiek in veendijken- en kades, zwemwaterkwaliteit, voldoende schoon zoet water, handhaving, riolering en overstorten alsook crisismanagement bij overstromingen (wateroverlast); c. Het beheergebied van Delfland kent complexe combinaties van geografische en functionele gebieden waarin de integrale toepassingen kunnen worden beproefd. Hierdoor behoren ook crosssectorale toepassingen met de glastuinbouw tot en met sturing in het dichtstedelijk gebied. d. Het waterschap is reeds actief in diverse innovatieve en kennisgremia in de water- en deltatechnologie. Samen met de gemeente Delft en de Delftse waterkennis instituten heeft zij de basis gelegd en is zij actief in samenwerking in het Valoristatieprogramma Deltatechnologie en Water, Clean Tech Delta en Delft Blue Technology/TIC-Delft. e. In het innovatiebeleid van het waterschap wordt haar beheergebeid aan partijen ter beschikking gesteld voor het beproeven van nieuwe innovatieve oplossingen in het waterbeheer. Gateway Review Recentelijk heeft Rijkswaterstaat het landelijke project laten onderzoeken op risico‘s en de haarbaarheid. De Gateway Review is een instrument dat helpt om grote projecten in goede banen te leiden. Dat gebeurt door deze projecten op beslissende momenten in het proces op een aantal aspecten door te lichten. Als uitvoeringsorganisatie van de overheid kan Rijkswaterstaat zo de kwaliteit van haar projecten beheersen. Rijkswaterstaat past de Gate Review methode sinds februari 2008 toe. Het instrument Gate Review onderzoekt systematisch of projecten bij de overgang van een projectfase van voldoende kwaliteit zijn om de formele besluitvorming te starten. Het instrument stelt Rijkswaterstaat in staat om leerpunten die het specifieke project overstijgen te delen met de hele organisatie. De Gate Review is een procestoets, met inhoudelijke accenten. De toetsing legt veel gewicht in de schaal omdat de resultaten in de sturingslijn opdrachtgever-projectmanager terecht komen. De uitkomst geeft de doorslag of het project al dan niet de faseovergang passeert. Om een goede start te kunnen maken met het project Digitale Delta is ook dit project onderworpen aan een Gate Review. Het rapport bevat aanbevelingen die voorwaardelijk zijn voor de levensvatbaarheid van het landelijke project. De aanbevelingen betreffen de scope van het project, de governance, de mate van openheid, de betrokkenheid van het NL bedrijfsleven en de andere waterschappen en de financiering. Het heeft geen betrekking op de proeftuin Delfland. Alleen indirect, daar de proeftuin Delfland als use case dient voor het landelijke project en de subsidie wordt gebruikt als instrument om de financiering van Delfland mee te dekken. Economische Agenda Zuidvleugel Het Samenwerkingsverband Zuidvleugel wil bijdragen aan de ontwikkeling van de Zuidvleugel tot een op de wereld georiënteerde economische topregio in Europa. De Economische Agenda Zuidvleugel 2020 (EAZ2020) omvat een investeringsbudget van 72 miljoen euro, die door overheden, bedrijfsleven en kennisinstellingen de komende jaren geïnvesteerd wordt. Het geld komt terecht in een twintigtal programma's en projecten die de traditioneel sterke sectoren van de economie in de Zuidvleugel (met name haven-industrieel complex, greenports, campusontwikkeling) moeten versterken en vernieuwen. De projecten en 6
programma's leveren daarnaast een belangrijke bijdrage aan de transitie naar een schone, op duurzame energie en biobrandstoffen draaiende, economie in de Zuidvleugel. Eén van die twintig projecten van de Economische Agenda Zuidvleugel is de proeftuin Fysieke Digitale Delta. Het project wordt gezien als initiatief dat in het afgelopen jaar al is opgestart, maar waarbij het van belang is dat deze versneld wordt doorgezet en daarom door de Zuidvleugel wordt ondersteund. Delfland zet in op financiering vanuit de Economische agenda Zuidvleugel om de kosten van dit innovatieproject mede te bekostigen. 15.
Bijlagen
1. Plan van aanpak Proeftuin Fysieke Digitale Delta 2. Gateway Review Digitale Delta (vertrouwelijk)
7
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur
Kenmerk VV
:
…**
Vergaderdatum
:
…
Beleidsveld
:
…
Agendapunt
:
…**
De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van …(datum collegevergadering), kenmerk …(BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve …(bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) …(commissie noemen); overwegende dat: … (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: … artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: … Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren).
Aldus besloten in de openbare vergadering van …(datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris,
de Voorzitter,
mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart
mr. M.A.P. van Haersma Buma
8
