Het Canisius College kiest met Live@edu voor de beste communicatie- en online samenwerkomgeving voor leerlingen en leraren
Organisatie
Het Canisius College was op zoek naar een communicatie- en online samenwerk-
Het Canisius College (CC) in Nijmegen maakt deel
oplossing voor leraren en leerlingen die goed aansluit bij hun behoeften. Lange tijd
uit van een groep van drie scholen met in totaal
had de school een voorkeur voor Google Apps. De voorbereidingen voor de
ca. 6000 leerlingen en 800 medewerkers. Het CC
overstap waren al in volle gang, toen op het laatste moment toch werd besloten
zelf telt ca. 2000 leerlingen en 300 medewerkers,
om Microsoft Live@edu in te zetten. Live@edu bleek namelijk beter aan te sluiten
van wie 180 docenten.
bij de wensen van de school, de leraren en de leerlingen.
SITUATIE Jos Winkel, Hoofd ICT en leraar Wiskunde van de bovenbouw van het VWO: “Wij willen dat onze leerlingen niet alleen op school, maar ook thuis aan hun opdrachten kunnen werken. Ze kunnen hun tijd dan efficiënter gebruiken en hun werk beter plannen. Ook bestond de wens dat afdelingsleiders, mentoren, leraren en decanen de leerlingen gemakkelijker kunnen bereiken. Met onze oude Exchange Server ging dat niet lukken, want die had onvoldoende capaciteit om alle leerlingen van de school van een e-mailadres te voorzien.” Marco Thörig, leraar Biologie, ANW en NLT: “Een andere belangrijke eis is dat de leerlingen gemakkelijk in teamverband aan opdrachten kunnen werken. Dat betekent dat ze hun documenten gemakkelijker met andere leerlingen moeten kunnen delen. Bij veel opdrachten – of dat nu een project is, een werkstuk of het profielwerkstuk – horen immers digitale documenten: een tekst in Word, een grafiek in Excel, foto’s, gescande krantenknipsels etc. Tot voor kort konden ze die alleen uitwisselen via mail of via een USB-stick. Dat leidde tot allerlei problemen. Was een van de leerlingen er niet, dan had meteen de hele groep een probleem. Ze gingen dan bellen of SMS’en waar hij of zij bleef, maar intussen konden ze niet verder met hun werk.
Eisen - werkomgeving voor samenwerken en delen van informatie voor leraren én leerlingen
OPLOSSING Om de problematiek op te lossen is het Canisius College in 2008 gestart met een onderzoek van Google Apps en Microsoft Live@edu.
- overal bereikbaar, zowel op school als thuis - passend bij wat leerlingen en leraren gewend zijn
Microsoft versus Google
- opslagruimte voor alle soorten documenten
Maandenlang was de focus vooral gericht op de Google-oplossing. Jos Winkel:
- meer opslag dan huidige HOME-directory van
“Onze school is zo georganiseerd, dat onderwijs en techniek nauw in elkaar
100MB - vrijheid in keuze van browser en platform
grijpen. Door de kennis op beide vlakken te combineren, zijn we in staat om behoeften te vertalen naar oplossingen. Zo hadden we maandenlang Google Apps in beeld als oplossing voor onze behoefte. Microsoft Live@edu hebben we ook bekeken, maar we hadden de indruk, dat Live@edu erg gesloten was. Zozeer
Voordelen
zelfs, dat onze leerlingen niet de vrijheid zouden hebben om een andere browser dan Internet Explorer te gebruiken of een ander platform dan Windows.
- online samenwerken en documenten delen in Office Live Workspace
We hebben daarom in het begin vooral onderzoek gedaan naar Google Apps.
- groot gebruiksgemak
Daarbij zijn we op diverse beperkingen gestuit. Zo mist de Google oplossing een
- Outlook Live (10 GB/gebruiker) vervangt Exchange-
universele opslagruimte op het internet. Je kunt wel een tekstdocument of
omgeving
spreadsheet maken en online opslaan, maar alleen in het eigen Google
- verbeterde bereikbaarheid van leraren en leerlingen
bestandsformaat. Standaard bestandsformaten zoals .doc en .xls en .mp3 worden
- herkenbare omgeving (Office, Outlook)
niet geaccepteerd. Heeft een leerling in het kader van een opdracht een interview
- iedere leerling 25 GB online opslagruimte (SkyDrive)
afgenomen en als MP3 bestand bewaard, dan kan hij dat niet in Google Apps
- veilige en gemakkelijk te beheren Microsoft-oplossing
opslaan. Eigenlijk is ‘opslaan’ niet het juiste woord: je moet het ‘uploaden’ en weer
- werkt met Internet Explorer, Firefox, Safari en andere
‘downloaden’ als je het wilt openen. Daarmee raken we het tweede nadeel van
browsers
Google Apps: het is voor ons niet voldoende gebruiksvriendelijk.
- opties voor speciaal lesprogramma voor excellente leerlingen - opties voor leerlingen portfolio
Overigens zijn sommige bestandsformaten wel te converteren. Als je bijvoorbeeld een Word-document uploadt, wordt het geconverteerd naar het Google-formaat. Dat blijkt echter menigmaal ten koste te gaan van de opmaak: gewone tekst blijft wel leesbaar, maar tabellen, afbeeldingen en andere bijzondere opmaakeigenschappen liggen vaak overhoop. Als je het vervolgens weer downloadt en in Word opent, kan het er totaal anders uit zien dan het oorspronkelijke document. We moesten dus concluderen, dat Google Apps geen goede omgeving is om standaarddocumenten op te slaan. Zou je hiervoor kiezen, dan zou je al je documenten met Google Apps moeten maken. Daarmee ontneem
Product Microsoft Live@edu
je je leerlingen hun keuzevrijheid en dat willen we niet. Bovendien zijn leerlingen van tegenwoordig gewend om te werken met Word en Excel, dus moet je ITomgeving daar ook op aansluiten.” Kiezen voor Microsoft Live@edu Nadat maanden van intensief onderzoek waren besteed aan Google werd in amper twee dagen tijd toch voor Microsoft Live@edu gekozen. Jos Winkel: “Een collega van ons had een bijeenkomst van Kennisnet bijgewoond en kwam terug met de mededeling dat Microsoft haar omgeving geschikt had gemaakt voor meerdere browsers. Live@edu ondersteunt behalve Internet Explorer ook Firefox en Safari. Kennelijk heeft Microsoft meer signalen uit de markt ontvangen en het belang ervan ingezien. Wij waren in ieder geval blij verrast, temeer omdat we wisten, dat de beperkingen die Google Apps had niet op korte termijn opgelost zouden worden.” Live@edu is de overkoepelende naam van een reeks online-applicaties, die speciaal op scholen zijn afgestemd, waaronder Outlook Live en Office Live. Microsoft stelt deze gratis aan onderwijsinstellingen beschikbaar, zodat leerlingen, docenten, oud-leerlingen en ouders er gebruik van kunnen maken. Het totale Live@edu pakket omvat gratis e-mail en opslag, de mogelijkheid om op afstand
“We zijn maandenlang bezig geweest met
met elkaar te spreken en elkaar te zien, en om gezamenlijk online aan projecten
onderzoek naar Google Apps, maar toen we
te werken, projectdocumenten te delen en op het internet te bewaren.
Live@edu zagen, hadden we slechts een paar uur nodig om voor Microsoft te kiezen. De
Jos Winkel: “Een hernieuwd onderzoek toonde aan dat Live@edu alles bood, wat
belangrijkste argumenten waren, dat de
we wilden. In recordtijd waren we compleet om en in februari 2009 kozen we
Microsoft-omgeving goed past bij de visie van
vóór Live@edu. De belangrijkste argumenten waren, dat de Microsoft-omgeving
onze school, zeer gebruiksvriendelijk is en
goed past bij de visie van onze school, zeer gebruiksvriendelijk is en goed aansluit
goed aansluit bij de manier waarop leerlingen
bij de manier waarop leerlingen tegenwoordig werken.”
tegenwoordig werken.” Jos Winkel, Hoofd ICT en leraar Wiskunde aan het
Marco Thörig geeft een voorbeeld: “Hoewel alle leerlingen tegenwoordig met
Canisius College
Word overweg kunnen, zijn ze lang niet allemaal zo IT-vaardig. Als je in plaats van opslaan en openen bestanden moet gaan uploaden en downloaden, wordt het voor sommigen van hen toch wat te ingewikkeld. Microsoft heeft dat goed opgelost: in Word klik je gewoon op ‘Opslaan’ en je document wordt netjes op Live@edu bewaard, van waaruit je het met ‘Openen’ weer simpel terughaalt.
Meer informatie
Daarmee komt Live@edu de leerlingen op een gebruiksvriendelijke manier tegemoet. Het is een omgeving waarin je vrijwel direct kunt werken, zonder dat je
- Microsoft Live@edu
eerst moet begrijpen wat het is en hoe het werkt.”
http://www.microsoft.com/liveatedu
Uitrol en acceptatie Het Canisius College koos voor de Live@edu-onderdelen Outlook Live en Office Live. Andere voorzieningen, zoals SkyDrive krijgen de leerlingen er gratis bij. De uitrol, die dit voorjaar startte, werd geheel door de IT-afdeling van het Canisius College verzorgd. Jos Winkel: “We willen Live@edu gecontroleerd invoeren, te beginnen met Outlook Live, om de leerlingen gemakkelijker bereikbaar te maken voor mentoren, decanen, vakdocenten en medestudenten. Vervolgens Office Live voor het opslaan, delen en structureren van documenten. In een volgend stadium gaan we de andere onderdelen onder de aandacht brengen.” Begonnen werd met het aanmaken van postvakken voor de 2000 leerlingen en de migratie van de postvakken van 300 medewerkers uit Exchange Server naar Outlook Live. Eind April werd Live@edu gepromoot onder de medewerkers. En hoewel de meeste leerlingen pas na de vakantie actief gebruik gaan maken van deze accounts, zijn er al heel wat direct mee aan de slag gegaan. Jos Winkel: “Leerlingen van de brug- en tweede klassen hebben tijdens de mentoruren gezamenlijk instructie gekregen, en dat is prima verlopen. De eindexamenklassen hebben we buiten beschouwing gelaten, omdat hun schooltijd toch ten einde liep. Van de derde, vierde en vijfde klassen hadden we gehoopt dat ze zichzelf zouden bekwamen in het gebruik van de nieuwe omgeving. Dat is grotendeels gelukt. De overige leerlingen zullen we in het nieuwe schooljaar op dezelfde manier instrueren en begeleiden als de brug- en tweede klassen. We hebben overigens een stok achter de deur, want hun oude HOME-homedirectory is inmiddels dichtgezet. Maar ook zonder die stok blijkt de acceptatie zich als een olievlek te verspreiden: leerlingen zien hoe handig andere leerlingen ermee werken, willen dat vervolgens zelf ook en pakken het op. Ik zie het ook bij collega’s die weinig affiniteit met IT hebben. Ze waarderen het enorm, vooral omdat ze thuis én op school bij hun documenten kunnen. Ik vang daar leuke dingen over op. Overigens hadden onze
leraren al jaren een voorziening om thuis te werken, maar die had als nadeel dat de zeer complexe beveiliging de toegang lastig maakte en dat je alles moest down- en uploaden. Je moest dus weten wat je aan het doen was. De nieuwe Office Live omgeving is veel vriendelijker. Ze kunnen nu direct vanuit Word een document opslaan in de Workspace, zonder up- en downloaden! Dat pakken ze vlot op.” Marco Thörig vertelt over zijn eerste praktijkervaring: “Ik ontving ineens een uitnodiging om te kijken naar een document, dat een mededocent voor mij had klaargezet. Zo begint het, daarna gaat het snel. Onder mijn collega’s zie ik clubjes ontstaan, ze maken bewaarplekken aan waar zij hun gezamenlijke documenten neerzetten. De meesten van hen zien meteen de meerwaarde, anderen zullen we moeten helpen, bijvoorbeeld met het koppelen van hun privé Live-ID met het Windows Live-ID van school.”
Voordelen Voordeel voor IT-beheer: minder onderhoud Gevraagd naar de voordelen wil Jos Winkel onderscheid maken tussen voordelen voor de leerlingen, de leraren, de school en voor zijn eigen IT-afdeling: “Om met die laatste te beginnen, merk ik dat het beheer sterk vereenvoudigd is. Met de invoering van Outlook Live is Exchange Server komen te vervallen en die beschouw ik toch als een van de meer arbeidsintensieve componenten in ons netwerk. Een bijkomend voordeel is dat Exchange Server op hardware draaide, die op korte termijn aan vervanging toe zou zijn geweest. Nu we alle medewerkers én leerlingen naar Outlook Live hebben gemigreerd, is dat niet meer nodig en besparen we op een nieuwe server en de inrichting daarvan. Bovendien heeft iedereen nu zo’n 10GB opslagruimte tot zijn beschikking, en dat is heel wat meer dan de 100 of 200MB die ze in de Exchange omgeving hadden. Ook de aloude ‘HOME’-directories zijn nu verdwenen, inclusief het beheer daarvan, zoals de periodieke back-up. Dat wordt nu centraal geregeld door Microsoft. We vertrouwen erop dat dit goed gebeurt en dat Microsoft instaat voor een hoge beschikbaarheid van het systeem. Het is een vechtmarkt en dat
maakt in mijn ogen de belangen voor Microsoft te groot, om steken te laten vallen.” Jos Winkel legt uit met welke beheertaken hij momenteel bezig is: “We zijn een koppeling aan het leggen tussen de Active Directory van onze Windows Serveromgeving en de gebruikersdatabase van Live@edu. De gegevens van nieuwe medewerkers en leerlingen worden ingevoerd in de Active Directory. Daarmee krijgen zij automatisch toegang tot het netwerk. Via nachtelijke synchronisatie worden de gegevens van iemand die nieuw aan Active Directory is toegevoegd (of afgevoerd) ook aan Live@edu toegevoegd c.q. afgevoerd. Dat heeft als “We hebben nu allemaal, zowel leerlingen als
voordeel dat we de gebruikersdatabase van Live@edu niet apart hoeven te
leraren, een eigen e-mail adres. Mijn collega’s
onderhouden.”
en ik zijn nu gemakkelijker bereikbaar, voor elkaar, maar ook voor de leerlingen. Je hoeft
Voordeel voor de leraren: altijd doorwerken aan opdrachten
er niets voor te leren, want de mogelijkheden
Marco Thörig: “We hebben nu allemaal, zowel leerlingen als leraren, een eigen e-
van Outlook Live zijn vrijwel gelijk als in de
mail adres. Mijn collega’s en ik zijn nu gemakkelijker bereikbaar, voor elkaar, maar
Outlook-Exchange tijd.
ook voor de leerlingen. Je hoeft er niets voor te leren, want de mogelijkheden van
Marco Thörig, leraar Biologie, ANW en NLT
Outlook Live zijn vrijwel gelijk als in de Outlook-Exchange tijd, als gebruiker merk je geen verschillen. Behalve dan dat je als leraar nu 10GB opslagruimte hebt voor mail en agenda. En ook dat je zowel op school als thuis kunt beschikken over de documenten voor de les. Is een leerling ziek, dan kunnen de andere leerlingen gewoon verder, want de documenten voor hun opdracht staan op Office Live: samenwerken, delen met medeleerlingen en docent, het laten zien van een presentatie in de klas. Door de grote opslagruimte in Office Live en de SkyDrive (25GB) hebben ze nu meer armslag. Zo hebben de leerlingen bij NLT laatst een videodocumentaire gemaakt; voor zulke opdrachten komt die ruimte goed van pas.” Office Live biedt tevens aanvullende ondersteuning voor excellente leerlingen. Marco Thörig licht toe: “Samen met enkele andere leraren zit ik in een team dat als extra schoolvak wetenschapsoriëntatie verzorgt, een vak waarin o.a. met de Sint Maartenkliniek wordt samengewerkt. Door middel van dit leerprogramma krijgen excellente leerlingen de gelegenheid zich voor te bereiden op hun vervolgopleiding. Zij doen samen onderzoekjes, maken samen rapportages en
houden elkaar op de hoogte. Deze excellente leerlingen zitten verspreid over verschillende klassen. Doordat ze niet bij elkaar in de klas zitten, valt er weinig mondeling met elkaar te regelen. Ook in de pauzes niet, want dan staan ze bij hun eigen klas of groep. Voor dit leerprogramma is Office Live ideaal, die neemt de barrière weg.” Voordeel voor de school: veilige omgeving, betere bereikbaarheid Een van de voordelen voor het Canisius College is dat er meer duidelijkheid is gekomen in het beheer en de beveiliging van de IT-omgeving. Jos Winkel: “Als school willen we graag een kundige beheerafdeling in stand houden om alle technische uitdagingen op te lossen. Maar de praktijk is dat het heel moeilijk is om goede IT’ers te vinden en vast te houden. Er is altijd verloop. Met Live@edu tackel je dat probleem, omdat je een groot deel van het beheer buiten je netwerk kunt zetten. Je hoeft je geen zorgen te maken over beheer en back-up’s, dat is allemaal goed geregeld. Nu weet ik wel dat veel scholen hun mail en andere informatie niet graag bij een externe partij onderbrengen. Ieder mag dat voor zichzelf uitmaken, maar op het Canisius College hebben wij – ook op directieniveau – geen vrees op dat gebied. Ook eigen beheerders kunnen fouten maken en ik denk dat de kans daarop kleiner is als je informatie in een datacenter van Microsoft is opgeborgen. Bovendien, hoe veilig je eigen mailomgeving ook is, zo gauw je een e-mail over het internet verstuurt zit daar altijd een risico aan. Als je dat risico kunt accepteren, moet je ook kunnen accepteren dat je data elders - op een beveiligde server in een beveiligd datacentrum – ligt opgeslagen.” Een derde voordeel is de verbeterde bereikbaarheid van leraren en leerlingen. Jos Winkel: “De meeste leerlingen hadden al een e-mailadres, maar omdat ze nu worden verplicht om Outlook Live te gebruiken hebben ze nu allemaal een vast adres waarmee wij met hen kunnen communiceren. De bereikbaarheid van de studenten is dus flink verbeterd.” Voordeel voor de leerlingen: "dit is wat we willen!" Bas Verheggen is leerling in de onderbouw. Hij wil de VWO-kant op, waarschijnlijk richting N&T. Bas is enthousiast over Live@edu: “Ik kan nu veel gemakkelijker bij mijn werk. Niet alleen op school en thuis, maar écht overal. Laatst was ik een
weekje op vakantie in Limburg, en daar kon ik gewoon werken aan een opdracht, die ik nog moest afmaken. Je hoeft geen bestanden meer te mailen of een USBstick mee te nemen. Dat is echt veel beter. Vroeger begon je op school aan een werkstuk, maar had je de pech dat je geen USB-stick bij je had, dan kon je er thuis niet verder aan werken. Met Office Live kan dat wel, bovendien hebben we nu veel meer opslagruimte. Op de oude HOME-drive kwamen we nogal eens ruimte tekort, vooral als je bijvoorbeeld je oude presentaties niet opruimde. Dat probleem is er nu niet meer.” “Dit is wat we willen!" Leerlingen van het Canisius College
Bas over hoe vlot hij de nieuwe leeromgeving oppakte: “Toen Live@edu net nieuw was, ben ik er thuis voor gaan zitten om erachter te komen hoe alles werkte. Nu ben ik zelf vrij handig met computers, dus voor mij ging het bijna automatisch. Aan leerlingen die er wat meer moeite mee hebben leg ik uit hoe ze hun bestanden moeten opslaan.” Vindt hij dat de snelheid erop achteruit gegaan is, nu hij online werkt? “Nee, dat is hetzelfde gebleven. Outlook Live ziet er hetzelfde uit als Outlook en werkt even snel.” Over samenwerken zegt hij: “Je kunt heel gemakkelijk bestanden delen en samen aan een opdracht werken. Laatst moesten we drie werkstukken achter elkaar maken. Ik heb ervoor gekozen om dat samen met een medeleerling te doen. In Live Spaces hebben we een gedeelde map aangemaakt, waarin we alles konden opslaan. Het mooie van zo’n map is dat je zelf beslist met wie je die wilt delen. Niet iedereen kan er zo maar bij.” Wat vindt hij ervan dat leraren nu mogelijk zouden kunnen zien hoever hij met zijn opdracht is: “Dat maakt mij niet uit, ik heb niets te verbergen. Ik denk zelfs dat het wel goed is voor leerlingen die weinig aan hun opdracht doen, die kunnen erop aangesproken worden.”
TOEKOMST Marc Thörig ziet in Live@edu tal van nieuwe mogelijkheden, zoals het aanleggen van portfolio’s, waaraan leerlingen gedurende hun hele schoolcarrière werken: “In een vak als Natuur Leven en Technologie (NLT) werken zij projectgewijs aan
natuurwetenschappelijke thema’s. Elke zeven weken wordt zo’n project door andere docenten begeleid. Zo doe ik bijvoorbeeld een module met de leerling als die in klas 4 zit en zie ik hem of haar weer terug tijdens een volgende module in klas 5. In de tussentijd is er veel gebeurd en kan ik in zijn of haar Live@edu portfolio zien hoe de leerling zich heeft ontwikkeld.. Jos Winkel: “Live@edu biedt het onderwijs veel nieuwe mogelijkheden en dat willen we laten zien. Van de schoolleiding hebben we de ruimte gekregen om daar komend schooljaar energie in te steken. De basale dingen zoals e-mail zijn al duidelijk, maar bijvoorbeeld Office Live, de SkyDrive en Live Spaces zijn nieuw. Volgend jaar komen er weer nieuwe leerlingen én nieuwe docenten, en daar ligt een uitdaging: hoe geef je de leraren een duidelijk beeld van de IT-voorzieningen die we op school hebben, hoe gaan de leraren deze boodschap vervolgens in de klas overbrengen. Zo is ieder lokaal voorzien van een beamer en hebben we heel wat elektronische schoolborden. Als IT’ers is het onze taak ervoor te zorgen dat deze producten de Live-omgeving goed ondersteunen: de docent moet thuis een document op Office Live kunnen zetten om het de volgende dag via een elektronisch bord in de klassituatie te presenteren. Nu gebeurt dat nog te vaak met een USB-stick, maar naarmate meer docenten Office Live gaan gebruiken en van elkaar zien hoe gemakkelijk dat gaat, zullen ze het van elkaar overnemen. Dat heeft op zijn beurt weer een goede werking op de leerlingen."
Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld.
SP
