HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: december 1

ÜGYIRATSZÁM: 40177-13/2010.

SOPRON MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

OLDALSZÁM: 1/19

SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA

KÉSZÍTETTE: Dr. Tölli Katalin aljegyzı

ELLENİRIZTE: Dr. Dobos József jegyzı

HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: 2010. december 1.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28

Dr. Fodor Tamás polgármester Dátum: 2010. október 19.

Dr. Dobos József jegyzı




OLDALSZÁM: 2/19


I. Általános rész Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata 200/2009. (V. 28.) Kgy. számú határozatával elfogadott Alapító Okiratban meghatározta Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) szervezetét, amelynek szervezeti és mőködési szabályait, a feladatellátás feltétel- és kapcsolatrendszerét az alábbiakban állapítjuk meg. 1.

A Hivatal jogállása és irányítása

1.1.

A Hivatal jogállása A Hivatal jogi személyiséggel rendelkezı költségvetési szerv. Felügyeleti szerve Sopron Önkormányzatának Közgyőlése.

1.2.

A Hivatal alaptevékenysége kiegészítı tevékenysége

önállóan gazdálkodó Megyei Jogú Város

és

A Hivatal alaptevékenysége az Ötv. 38. § (1) bekezdése alapján az önkormányzat mőködésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása. A Hivatal vállalkozási tevékenységet folytathat. Vállalkozási tevékenységnek minısül a Hivatal alaptevékenységén kívüli szolgáltató, termelı tevékenysége, amelyet nyereség és vagyonszerzés céljából, rendszeresen (üzletszerően) ellenérték fejében végez. A vállalkozás mértéke az alapfeladatok ellátását nem veszélyeztetheti. A Hivatal feladatellátásának követelményrendszerét a minıségcélok, a kötelezettségvállalások célszerőségét megalapozó eljárást a minıségügyi eljárások tartalmazzák. A Hivatal szabad kapacitásának kihasználása keretében az Alapító Okiratában felsorolt kisegítı tevékenységeket folytathatja.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 3/19


1.3.

A Hivatal iratkezelése

A hivatal iratkezelése vegyes iratkezelési rendszerben, elektronikus úton történik. Az iratkezelés folyamatát, a részfeladatok ellátóit, felelıseit szabályzatban kell meghatározni. A vegyes iratkezelés központosított szervezeti egységét (Igazgatási Osztály) az 1. melléklet tartalmazza, felügyeletét annak vezetıje látja el.

2.

A Hivatal irányítása, vezetése és feladatai

A polgármester a Közgyőlés döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében eljárva, a jegyzı útján irányítja a Hivatalt. A Hivatalt Sopron Megyei Jogú Város Jegyzıje vezeti. A Hivatalban ISO 9001:2000 minıségirányítási rendszer mőködik, melynek kijelölt képviselıje a minıségügyi vezetı. 2.1. A polgármester és az alpolgármester A polgármester -

-

-

a jegyzı javaslatainak figyelembevételével meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában, dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási ügyekben, hatósági jogkörében , egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja, saját feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, utalványozás és ellenjegyzés rendjét, a közgyőlés bizottságainak átruházott hatáskörben hozott döntései tekintetében gyakorolja a kiadmányozási jogot, meghatározza azok körét, akiknek a jegyzı általi kinevezéséhez, vezetıi megbízásához, felmentéséhez, vezetıi megbízásának visszavonásához, jutalmazásához az egyetértése szükséges, irányítja a munkaterv tervezetének elkészítését, intézkedik államtitkot vagy szolgálati titkot sértı cselekmény elkövetése esetén, továbbá a titoksértés megelızése és megszüntetése iránt, gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat az önkormányzati alapítású intézmények és társaságok vezetıi felett gyakorolja a munkáltatói jogokat az önkormányzati fıtanácsadó, és az egyéb munkáltatói jogokat a jegyzı tekintetében.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 4/19


Az alpolgármesterek A polgármester munkáját fıállású gazdasági ügyekért felelıs, és fıállású közösségi ügyekért felelıs alpolgármester segíti. A polgármester általános helyettese a gazdasági ügyekért felelıs alpolgármester, a polgármester távollétében, illetve akadályoztatása esetén a polgármester jogosultságai illetik meg. Az alpolgármesterek a munkamegosztásnak megfelelıen ellátják a polgármester által meghatározott feladatokat. Az alpolgármesterek távolléte vagy akadályoztatása esetén a polgármester gyakorolja a hatáskörüket, illetve látja el a feladataikat. A polgármester és az alpolgármesterek közötti munkamegosztás A polgármester feladatai közül személyesen az alábbi tevékenységi területeket látja el: − Nemzetközi kapcsolatok, − Településfejlesztési feladatok ellátásának felügyelete, − Turisztikai, idegenforgalmi feladatok ellátásának felügyelete, − Termelı beruházásokkal (ipartelepítés) kapcsolatos inventíciók, − EU-s pályázatok felügyelete, − Oktatási feladatok ellátásának felügyelete (intézmény-felügyelet kivételével), − Gazdasági koncepció elkészítésének irányítása, felügyelete, − Önkormányzati fejlesztések, beruházások, projektek felügyelete, − Költségvetési folyamat felügyelete, − Környezetvédelmi feladatok ellátásának felügyelete. A gazdasági ügyekért felelıs alpolgármester a polgármester feladatai közül az alábbi tevékenységi területeket látja el: − Önkormányzati és részben önkormányzati tulajdonú gazdasági és közhasznú társaságok felügyelete. − Városüzemeltetési feladatok ellátásának felügyelete. − Vagyongazdálkodási feladatok ellátásának felügyelete. − Egészségügyi feladat ellátásának felügyelete. A közösségi ügyekért felelıs alpolgármester a polgármester feladatai közül az alábbi tevékenységi területeket látja el: − Oktatási-nevelési intézményekkel kapcsolatos feladatok felügyelete, − Kulturális és közmővelıdési feladatok ellátásának felügyelete, − Sportfeladatok ellátásának felügyelete, − Civil kapcsolatok, − Szociális ellátórendszerrel és szociális bérlakásokkal kapcsolatos feladatok ellátásának felügyelete. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 5/19


2.2. A jegyzı és az aljegyzı: A jegyzı Mint a Hivatal vezetıje, szakmailag felelıs a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelı, szakszerő, pártatlan, igazságos és színvonalas ügyintézés ellátásáért. Feladatai különösen: A/ A testületi mőködéssel kapcsolatban: -

-

összehangolja az elıkészítı munkát, gondoskodik a a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, törvényességrıl, határozatok rendelkezéseinek végrehajtásáról, figyelemmel kíséri az elıterjesztések, döntési tervezetek elızetes bizottsági megtárgyalását, törvényességi szempontból figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét, ha a döntéseknél jogszabálysértést észlel, köteles jelezni, gondoskodik a jegyzıkönyvek pontos vezetésérıl, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére.

B/ A Hivatal mőködésével kapcsolatban: -

ellátja a Hivatal belsı szervezeti egységei útján a jogszabály által hatáskörébe utalt államigazgatási, iratkezelési feladatokat, a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, munkarendjére, és az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a polgármesternek, a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét, irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat, irányítja a dolgozók továbbképzését, vezeti, összehangolja és ellenırzi a Hivatal belsı szervezeti egységeiben folyó munkát, elkészíti a Hivatal tevékenységérıl szóló beszámolót, amelyet a polgármester terjeszt a közgyőlés elé, irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét, biztosítja a Hivatal mőködését és ellenırzi a feladatellátás törvényességét, köteles a szakszervezettel együttmőködni, ennek keretében az érdekképviseleti tevékenységéhez szükséges információk biztosításával feladata ellátását elısegíteni, valamint Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 6/19


-

észrevételeikre, javaslataikra vonatkozó munkáltatói álláspontot és annak indokait közölni, a Ktv. 30/A. § (1) bekezdése alapján szakmai tanácsadói, fıtanácsadói címet adományozhat a felsıfokú iskolai végzettséggel rendelkezı köztisztviselık mindenkori összlétszámának 20 %-áig.

Az aljegyzı Ellátja a jegyzı által meghatározott feladatokat, a jegyzı munkáját segíti, illetve a jegyzı akadályoztatása esetén megilletik annak jogosultságai. A jegyzı és az aljegyzı közötti részletes feladat- és munkamegosztást az aljegyzı munkaköri leírása tartalmazza. 2.3.

A minıségügyi vezetı A minıségügyi vezetı felelıs: a minıségirányítási rendszer kiépítésével, tanúsíttatásával, mőködtetésével és folyamatos ellenırzésével kapcsolatos tevékenység koordinálásáért, az ISO 9001:2000 szabványrendszer elıírásainak betartásáért, betartatásáért, rendszer mőködtetésével kapcsolatos a minıségirányítási rendszerdokumentációk karbantartásáért, szétosztásáért, visszavonásáért, archiválásáért, nyilvántartások vezetéséért, a dokumentumok aktualizálásáért, a külsı és belsı felülvizsgálatok lefolytatásának elıkészítéséért, vezetıi átvizsgálásokban való részvételért, a minıségügyi információk áramlásának biztosításáért, a szervezeti egységek és azok vezetıi között, a beszállítók minısítésével kapcsolatos nyilvántartások vezetéséért, a szerzıdések átvizsgálásának irányításáért, a folyamatok fejlesztésének ellenırzéséért, a nem megfelelıségek kijavításának és megszüntetésének koordinálásáért, minıségügyi bizonylatok kezeléséért, minıségügyi oktatások megtartásáért, tevékenységi körök és felelısségek folyamatos napi nyomon követéséért, új, a Hivatal hagyományos tevékenységétıl eltérı vagy megváltozott tevékenységekkel kapcsolatos minıségügyi tervek elkészítéséért.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 7/19


2.4.

A vezetı

Az iroda, illetve osztályvezetı (a továbbiakban együtt: vezetı) ellátja a szervezeti egység vezetését a munkaköri leírásában foglaltaknak megfelelıen. A Ktv. 45. § (10) bekezdés c) pontja alapján a vezetıi munkakör fıosztályvezetı-helyettesi szintnek felel meg. 3.

A munkáltatói jogok gyakorlása

A jegyzı gyakorolja a munkáltatói jogokat - az önkormányzati tanácsadó, fıtanácsadó, közhasznú és közcélú munkavállalók kivételével - a Hivatal köztisztviselıi és munkavállalói tekintetében. A polgármester által meghatározott körben a kinevezéshez, felmentéshez, a vezetıi megbízáshoz, a vezetıi megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester egyetértése szükséges. A polgármester által meghatározott munkaköröket a polgármester és jegyzı közötti megállapodás tartalmazza. 3.1. A jegyzı a Hivatal köztisztviselıi tekintetében a közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos döntések meghozatalához kikéri a vezetık véleményét. A vezetık részére átadott egyéb munkáltatói jogok tekintetében a jegyzı indokolt esetben a döntést magához vonhatja, az elıkészítés folyamán utasítást adhat. 3.2. A vezetı a jegyzı döntése alapján az osztály, illetve az iroda dolgozóira nézve az alábbi munkáltatói jogok gyakorlására jogosult: – évi rendes szabadság kiadása a szabadságolási ütemterv szerint, – rendkívüli munkavégzés engedélyezése, – belföldi kiküldetés engedélyezése, – egyéni teljesítménycélok meghatározása és a teljesítés értékelése. Javaslattételi jog illeti meg a vezetése alá tartozó szervezeti egységben beosztott köztisztviselık tekintetében: – kinevezésre, – képzésben, továbbképzéseken való részvétel esetében – jutalmazásra, célfeladat kitőzésére, – kitüntetésekre felterjesztésre, – fizetés nélküli szabadság engedélyezésére, – feladat- és munkakör megváltoztatására, Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 8/19


–

– –

szakmai tanácsadói, szakmai fıtanácsadói, címzetes fımunkatársi, címzetes vezetı-tanácsosi, címzetes vezetı-fıtanácsosi cím adományozására, kevéssé alkalmas minısítés esetén a szakmai tanácsadói, szakmai fıtanácsadói cím visszavonására, rendkívüli munkavégzés esetén szabadidı-átalány megállapítására, Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának a Polgármesteri Hivatal köztisztviselıi és ügykezelıi közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseirıl szóló rendeletében szabályozott juttatásokra.

3.3. A vezetı a köztisztviselı esetében felfedezett fegyelmi felelısségre vonás alapjául szolgáló kötelezettségszegést köteles a jegyzınek haladéktalanul bejelenteni. Amennyiben bejelentési kötelezettségét elmulasztja, abban az esetben az eljárás ellene is lefolytatható. 3.4. A jegyzı, mint a munkáltatói jog gyakorlója minısíti a vezetıit, meghatározza a vezetık egyéni teljesítménykövetelményét, és elvégzi teljesítményértékelésüket. A vezetı minısíti a vezetése alá tartozó szervezeti egységbe beosztott köztisztviselıket, meghatározza egyéni teljesítménykövetelményüket, és elvégzi teljesítményértékelésüket. 4.

A Hivatal belsı ellenırzése

A Hivatal belsı ellenırzési feladatait az Ellenırzési Csoport látja el. Belsı ellenırzési tevékenységét közvetlenül a Polgármesteri Hivatal vezetıjének, a jegyzınek alárendelve végzi. A csoport tagjai az ellenırzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonhatók be. Az Ellenırzési Csoport tevékenységének tervezése során önállóan jár el, ellenırzési terveit kockázatelemzésre alapozva és a soron kívüli ellenırzések figyelembevételével állítja össze. A belsı ellenır az ellenırzési program végrehajtásában befolyástól mentesen, a módszerek kiválasztása során önállóan jár el. A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat tartalmazó ellenırzési jelentést a belsı ellenır befolyástól mentesen állítja össze, amelynek tartalmáért felelısséggel tartozik. Az Ellenırzési Csoport ellátja a Polgármesteri Hivatal belsı ellenırzését, és ellenırzést végez az önkormányzat által alapított és fenntartott költségvetési intézményeknél: - vizsgálja és értékeli a folyamatba épített, elızetes és utólagos vezetıi ellenırzési rendszerek kiépítése és mőködése jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 9/19


- vizsgálja és értékeli a pénzügyi irányítási és ellenırzési rendszerek mőködésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét, - vizsgálja a rendelkezésre álló erıforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, - a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít a polgármester és a jegyzı számára a költségvetési szerv mőködése eredményességének növelése, valamint a FEUVE, és a belsı ellenırzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, - ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg a kockázati tényezık, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése érdekében, - nyomon követi az ellenırzési jelentések alapján megtett intézkedéseket, - a belsı ellenırzési tevékenység során szabályszerőségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenırzéseket, illetve informatikai rendszerellenırzéseket, valamint megbízhatósági ellenırzéseket végez.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 10/19


II. A Hivatal belsı szervezeti tagozódása és feladatai

1.

A Hivatal belsı szervezeti tagozódása

A Hivatal a szükséges feladatmegosztás céljából osztályokra és irodákra tagolódik. Az osztály, és az iroda, mint belsı szervezeti egység nem önálló jogi személy. A szervezeti felépítést az 1. melléklet tartalmazza. A szervezeti egységek élén osztály-, illetve irodavezetı áll, aki vezetıi megbízását a polgármester egyetértésével a jegyzıtıl kapja. Az egységek egymással mellérendeltségi viszonyban állnak, és kötelesek együttmőködni a feladatok ellátásában. A Hivatalon belül a munkaköri megnevezéseket a munkaköri leírások tartalmazzák. 1.1.

A vezetı hatásköre és feladatköre

A vezetı -

-

-

-

felelıs az általa vezetett szervezeti egység szakszerő, jogszerő mőködéséért, ennek keretében figyelemmel kíséri a tevékenységi körét érintı jogszabály-változásokat, jogszabályok hatályon kívül helyezése esetén gondoskodik azoknak a hatályos jogszabályoktól történı elkülönítésérıl az ME 4.2-02 Ügyiratok, adatok és dokumentumok kezelése, azonosítása és nyomon követhetısége, ellenırzöttsége és vizsgált állapotának jelölésérıl szóló eljárás szerint, gondoskodik a jogszabályi elıírásoknak, belsı szabályzatoknak, utasításoknak nem megfelelı elemek, eljárási hibák javításáról, a hibák okainak feltárásáról, helyesbítı és megelızı intézkedésekrıl, kialakítja az egységes jogértelmezést és jogalkalmazást, a feladatvégrehajtás hatékony ellenırzésének eljárását, felelıs a szervezeti egység feladatkörébe tartozó, illetve az esetenként kapott utasítások szakszerő döntés-elıkészítéséért, határidıben történı végrehajtásáért.

Szervezi, irányítja a szervezeti egység feladatainak végrehajtását, a törvényes ügyintézést, ennek keretében

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 11/19


-

-

-

-

-

-

meghatározza a szervezeti egység dolgozóinak munkaköri feladatait, a helyettesítés rendjét. ha szükséges, a szervezeti egységen belül átfogó vagy célellenırzést rendel el, a szervezeti egységen belüli munkaszervezési, jogalkalmazási, illetve szakmai hiányosságok észlelésekor intézkedik ezek megszüntetése iránt, a megszüntetés mikéntjére utasítást ad, az ügyet a saját eljárásába vonhatja, közremőködik a belsı oktatásokban, gyakorolja a kiadmányozási jogot, kapcsolatot tart a szervezeti egység mőködését elısegítı érdekvédelmi, érdekképviseleti szervezetekkel, egyesületekkel, alapítványokkal, kamarákkal, civil szervezetekkel, gondoskodik a vezetése alatt mőködı szervezeti egységben a Hivatal ügyfélfogadási és munkarendjére vonatkozó szabályok hatályosulásáról, a munkafegyelem betartásáról a megfelelı munkaszervezésrıl, felelıs a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egységes Hivatal munkáját elısegítı, az egyes egységek együttmőködését biztosító kapcsolattartásért, részt vesz a vezetık értekezletén, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl, gondoskodik mindazon feladatok ellátásáról, amelyekre a jegyzı utasítja, beszámol a jegyzınek a szervezeti egység munkájáról, havonta értekezletet, legalább félévente pedig értékelı munkaértekezletet tart a szervezeti egység köztisztviselıi részére, szignálja a szervezeti egységhez érkezı ügyiratokat, rendszeresen ellenırzi a szervezeti egységben az ügyiratkezelést, gondoskodik a szervezeti egység szabadságolási tervének elkészítésérıl, és az egység dolgozóinak szabadságnyilvántartásáról. elvégzi az egyéni teljesítménycélok kitőzését és értékelését, az ügykezelık munkájának értékelését a szervezeti egységen belül.

Az önkormányzati döntések elıkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok keretében a vezetı köteles részt venni a közgyőlés ülésein, meghívás alapján a bizottsági üléseken, a jegyzı megbízása alapján a kisebbségi, illetve településrészi önkormányzati üléseken, akadályoztatása esetén helyettesítésrıl köteles gondoskodni, Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 12/19


-

-

biztosítja a szakterületét érintı jogszabályok, közgyőlési döntések végrehajtását, a szervezeti egység feladatkörébe tartozó ügyekben köteles minden olyan tudomására jutott információról a jegyzıt tájékoztatni, amely intézkedést igénylı helyi közügynek tekintendı, gondoskodik a közgyőlés és bizottságai munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti a tisztségviselık és a bizottságok által elıterjesztett rendelettervezeteket és egyéb anyagokat, elıadóként felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért.

A vezetıt távolléte esetén az ügyrendben meghatározott, ennek hiányában a jegyzı által megbízott köztisztviselı helyettesíti. 2.

A Hivatal feladatai

2.1.

Általános feladatok, követelmények A Hivatal feladatai ellátása során köteles biztosítani -

a törvényesség betartását, a közgyőlés rendeleteinek és határozatainak végrehajtását, az állampolgári jogok érvényesülését.

A Hivatalnak az ügyintézés során törekednie kell 2.2.

az anyagi és eljárási jogszabályok maradéktalan érvényre juttatására, a hatékony és gyors ügyintézésre és a határidık betartására, az ügyintézés színvonalának emelésére.

A Hivatal feladatai a közgyőlés és bizottságai, valamint a településrészi és kisebbségi önkormányzatok tevékenységével kapcsolatban A Hivatal köteles: – szakmailag elıkészíteni az önkormányzati rendelettervezetet és a határozati javaslatot az erre vonatkozó belsı szabályozás alapján, – szervezni a Közgyőlés és bizottságai rendelkezéseinek végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését,

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 13/19


–

– –

–

–

– – – 2.3.

A Hivatal feladatai a munkájával kapcsolatban -

2.4.

ellátni a Közgyőlés munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli, adminisztrációs feladatokat, különös tekintettel a testületi ülés jegyzıkönyvére, az önkormányzati képviselık kérdéseit kivizsgálni és azokra a vonatkozó hatályos jogszabályok szerint választ adni, az önkormányzati képviselınek a munkájához szükséges tájékoztatást és ügyviteli segítséget megadni, az önkormányzati képviselı közérdekő bejelentésére 15 napon belül érdemben választ adni, a közgyőlés bizottságainak mőködéséhez szükséges tájékoztatást megadni, mőködését elısegíteni, az ehhez kapcsolódó ügyviteli feltételeket biztosítani, tájékoztatást nyújtani a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetıségérıl, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmet, javaslatot, gondoskodni a bizottsági titkári feladatok ellátásáról, koordinálni a titkárok munkáját, a településrészi önkormányzatok munkáját a bizottságokéval egyezıen segíteni, a kisebbségi önkormányzatok munkáját megállapodás szerint segíteni. polgármester,

alpolgármesterek

feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben döntés-elıkészítı munkát végez és szervezi a döntések végrehajtását, segíti a közgyőlési és bizottsági munkával kapcsolatos tisztségviselıi tevékenységet.

A kiadmányozás rendje

A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. (Ötv.) 35. § (2) bekezdésében meghatározott ügyekben a kiadmányozás jogát a polgármester gyakorolja. A polgármester kiadmányozhat az önkormányzat nevében, saját nevében, valamint a jegyzıvel együttesen. Az alpolgármesterek feladataik ellátása során a polgármester helyett és nevében kiadmányozásra jogosultak. A polgármester megbízásából és felhatalmazása alapján a Városi Gyámhivatal vezetıje kiadmányozza az Intézményi Osztály ügyrendjében számára meghatározott polgármesteri hatáskörbe tartozó döntéseket. A jegyzı helyett és nevében a kiadmányozás jogát az általuk vezetett szervezeti egység Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 14/19


mőködési körében a vezetık gyakorolják, a szervezeti egység ügyrendjében feltüntetett kivételekkel. A jegyzı meghatározott körben átadhatja a kiadmányozási jog gyakorlását az aljegyzınek, melyet az aljegyzı munkaköri leírása tartalmaz. Az önkormányzati alapítású intézmények, társaságok felé az alábbi feladatkörbe tartozó ügyek esetében a kiadmányozási jogot a jegyzı gyakorolja: -

az önkormányzat költségvetésének, zárszámadásának elıkészítésével, összeállításával, végrehajtásával összefüggı ügyek, az intézmények mőködésével kapcsolatos, jegyzıi hatáskörbe tartozó ügyek, a közgyőlési döntések (határozatok, rendeletek) végrehajtásával kapcsolatos kiadmányok tekintetében, körlevelek, kitöltési útmutatók, értekezletek meghívói esetében.

III. A Hivatal belsı szervezeti egységeinek feladatai A Hivatal szervezeti egységei (osztályok, illetve irodák) önkormányzati feladataikat elıkészítı, végrehajtó jelleggel, illetve államigazgatási ügyekben minden esetben a hatáskör címzettjének nevében eljárva látják el. Az egyes szervezeti egységek által ellátott feladatokat a jelen szervezeti és mőködési szabályzat függelékét képezı ügyrendjükben kell meghatározni. A Hivatal gazdasági szervezete a Közgazdasági Osztály, melynek részletes feladatait az ügyrendje határozza meg. A feladatok szervezeti egységen belüli munkamegosztását és az egyénekre megállapított felelısségi szabályokat a munkaköri leírásokban kell meghatározni.

IV. A Hivatal mőködése 1.

Általános követelmények A Hivatal köteles: - ügyfélfogadási idıben az ügyfeleket fogadni és az ügyintézı akadályoztatása esetén helyettesítésrıl gondoskodni, - az ügyiratokat az erre vonatkozó belsı szabályozás szerint kezelni. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 15/19


2.

A képviselet

A Közgyőlést a polgármester, távolléte és akadályoztatása esetén a gazdasági alpolgármester, vagy megbízása alapján más alpolgármester jogosult képviselni. A Hivatalt a jegyzı, távollétében és akadályoztatása esetén az aljegyzı, vagy felhatalmazás alapján az általa kijelölt szervezeti egység vezetı jogosult képviselni. A Hivatal belsı mőködése során a szervezeti egységet a vezetı vagy az általa - a jegyzı egyetértésével - megbízott köztisztviselı jogosult képviselni. A hivatali ügyintézés és ügyiratkezelés részletes szabályait külön szabályzatok, és minıségügyi dokumentumok tartalmazzák. 3.

Munkarend

A Polgármesteri Hivatal köztisztviselıinek heti munkaideje 40 óra, amely tartalmazza a napi 30 perces, hétfın +20 perces munkaközi szünetet. A hivatali munkaidı: hétfın 7.30. - 17.30. óráig kedden 7.30. - 16.00. óráig szerdán 7.30. - 16.00. óráig csütörtökön 7.30. - 15.00. óráig pénteken 7.30. - 13.00. óráig tart. A Humánszolgáltatási Osztály Egészségügyi alapellátó csoportjához beosztott munkavállalók munkaideje hétfıtıl péntekig 8.00.-16.00 óráig tart, kivéve az ügyeleti munkakörben dolgozókat, akiknek munkaidejét az ügyeleti szabályzat határozza meg. 3.1.

Az ügyfélfogadás rendje

A hivatalban az ügyfélfogadás általános rendje: hétfı 13.30.-17.00. óráig szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-16.00. óráig péntek 8.00.-12.00. óráig. Nyári ügyfélfogadási idı július 1-tıl augusztus 20-ig: hétfı 13.30 - 17.00. óráig szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-16.00. óráig. Okmányirodai ügyekben, valamint haláleset, nem soproni származású újszülöttek bejelentésénél és az okmányok kiállításához szükséges anyakönyvi kivonatok kiadásánál az ügyfélfogadási idı: Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 16/19


hétfı 10.00.-12.00. és 13.00. -17.00. óráig szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-15.30. óráig csütörtök 8.00.- 12.00. és 13.00. -14.30. óráig péntek 8.00.-12.00. óráig. Fenti ügyekben külön nyári ügyfélfogadási idı nincs. Szociális ügyekben az ügyfélfogadási idı: hétfı 13.30.-17.00.- óráig (csak ügyfélszolgálat) kedd 08.00.-12.00. és13.00.-16.00. óráig (csak ügyfélszolgálat) szerda 08.00.-12.00. és13.00.-16.00. óráig csütörtök 08.00.-12.00. és13.00.-14.00. óráig (csak ügyfélszolgálat) péntek 08.00.-12.00. óráig (csak ügyfélszolgálat) Szociális ügyekben nyári ügyfélfogadási idı: hétfı 13.30.-17.00 óráig (csak ügyfélszolgálat) szerda 8.00.-12.00. és 13.00.-16.00. óráig. 3.2. A polgármester, az alpolgármester és a jegyzı ügyfélfogadási rendje Polgármester:

minden hónap harmadik szerda 9.00 - 12.00 óráig

Alpolgármesterek: Gazdasági ügyekért felelıs alpolgármester: minden hónap elsı szerda 9.00 - 12.00 Közösségi ügyekért felelıs alpolgármester: minden hónap második szerda 9.00 - 12.00 Fejlesztési ügyekért felelıs alpolgármester: minden hónap negyedik szerda 9.00 - 12.00 Jegyzı:

3.3.

minden hónap második szerda 9.00 - 12.00 óráig.

Soron kívüli ügyfélfogadás

A települési képviselıket soron kívül, munkaidıben bármikor fogadni kell. Az önkormányzat intézményeinek, társaságainak vezetıit ügyfélfogadási idın kívül is lehetıleg egyeztetett idıpontban - fogadni kell.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 17/19


4.

Bélyegzı-nyilvántartás, bélyegzık használata

4.1. A bélyegzık megrendelésérıl a Jegyzıi Iroda Gondnoksági Csoport gondoskodik. A használatba adott bélyegzıkrıl nyilvántartást vezet. A használatra kiadott bélyegzık meglétét évenként köteles ellenırizni. 4.2. A használatra történı átadás során a bélyegzılenyomat mellett az átvevı aláírásával igazolja az átvételt. A bélyegzı kezelıje anyagi, fegyelmi és büntetıjogi felelısséggel tartozik a bélyegzı jogszerő használatáért. Ha valamely dolgozó a rábízott bélyegzıt elveszti, errıl a vezetıjének azonnal köteles jelentést tenni. A vezetı köteles az elvesztés körülményeit és a köztisztviselı felelısségét megvizsgálni. 4.3. Az elhasználódott, megrongálódott, vagy feleslegessé vált bélyegzıt vissza kell a Jegyzıi Iroda Gondnoksági Csoport részére adni, aki ezt jegyzıkönyv felvétele mellett megsemmisíti. A jegyzıkönyvet a nyilvántartás mellékleteként kell megırizni. 4.4. Ha a bélyegzı kezelıjének megszőnik a közszolgálati jogviszonya, a bélyegzı átadását az átvevı nyilatkozaton kell igazolni. 5.

A Hivatal információáramlása és belsı koordináció

5.1. A feladatokat a jegyzı a dokumentumon történı szignálással osztja el, mely utasításnak minısül. 5.2. Az önkormányzati alapítású intézmények, társaságok vezetıinek tartandó megbeszéléseket a polgármester, az alpolgármesterek és a jegyzı hívhatnak össze. Az adott területet érintı általános információk kiadásáról jegyzı által aláírt és folyamatos sorszámmal ellátott körlevelek útján kell gondoskodni. Körlevél, szakmai vélemény, állásfoglalás kiadására csak a jegyzı jogosult. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 18/19


5.3. A vezetıket az egymáshoz kapcsolódó szakmai területeken egyeztetési és tájékoztatási kötelezettség terheli. A több szervezeti egységet érintı kérdésekben, ahol koordináció szükséges, a jegyzıt tájékoztatni kell, és amennyiben szükséges, jegyzıi intézkedést kell kérni. 5.4. A Hivatalban kiadott szabályozó jellegő belsı és külsı dokumentumokat, utasításokat, körleveleket valamennyi érintett köztisztviselıvel ismertetni kell. 5.5. Értekezletek rendszere -

-

-

-

-

Évente legalább egy alkalommal összapparátusi értekezletet kell tartani, amelynek keretében a polgármester és a jegyzı értékeli az elmúlt idıszak tevékenységét és meghatározza az elkövetkezı idıszak fıbb feladatait. A vezetık legalább félévente értékelı munkaértekezletet tartanak a szervezeti egység dolgozói részére, melyen értékelik az elvégzett munkát és meghatározzák a következı idıszak legfontosabb feladatait. A polgármester az alpolgármesterek, a jegyzı és az aljegyzı, valamint az általa meghívottak részvételével hetente tisztségviselıi megbeszélést tart. A megbeszélésen elhangzottakról írásos emlékeztetı készítésérıl a Polgármesteri Iroda vezetıje gondoskodik. A jegyzı havonta legalább két alkalommal vezetıi megbeszélést tart a polgármester, az alpolgármesterek, az aljegyzı és a vezetık részvételével. A megbeszélésen elhangzottakról írásos emlékeztetı készítésérıl az aljegyzı gondoskodik. A vezetık legalább havonta egy alkalommal osztály-, illetve irodai értekezletet, csoport tagozódású osztály, illetve iroda esetén csoportvezetıi értekezletet tartanak, melynek célja a feladat-meghatározás, az egységes jogalkalmazás és álláspont kialakítása, és a feladatok elvégzésének értékelése. Az osztály-, illetve irodai értekezleten a vezetı kiadja az egyes dolgozókat, csoportvezetıi értekezleten a csoportokat érintı feladatokat. Osztály-, illetve irodai értekezleten a dolgozók közvetlenül jelzik, csoportvezetıi értekezleten a csoportvezetık közvetítik a csoportjuk mőködése során észlelt problémákat, dolgozói észrevételeket. A csoportvezetıi értekezleten kiadott feladatokról és egyéb információkról a csoportvezetı tájékoztatja a csoport dolgozóit. Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28






OLDALSZÁM: 19/19


V. Záró rendelkezések 1. Jelen szervezeti és mőködési szabályzat mellékletei: 1. Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése 2. Képzettségi pótlékra jogosító szakképesítések jegyzéke 3. Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök jegyzéke 4. A hatósági eljárás folyamatának és a költségvetés készítés és beszámolás folyamatának eljárási nyomvonala és kockázatbecslése Jelen szervezeti és mőködési szabályzat függelékei a szervezeti egységek részletes feladatait tartalmazó ügyrendjei. 2. A szervezeti és mőködési szabályzat és mellékletei, valamint függelékei hatályos és egységes szerkezetben történı vezetésérıl az aljegyzı gondoskodik. 3. A szervezeti és mőködési szabályzatban foglaltak megtartását a jegyzı folyamatosan figyelemmel kíséri, az indokolt változtatásokra a szükséges intézkedést megteszi. 4. Jelen szervezeti és mőködési szabályzat 28. változata a Jogi és Ügyrendi Bizottság egyetértı határozatával, 2010. december 1. napján lép hatályba. Egyidejőleg a 2009. július 1. napján kiadott 40309-4/2009. ügyiratszámú 22. változat hatályát veszti. A mellékletek 2010. december 1-jén hatályos változatai a következık: 1. melléklet 28. változat, 2. melléklet 28. változat, 3. melléklet 25. változat, 4. melléklet 21. változat.

Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28




Jóváhagyta:

VÁLTOZAT: 28




HATÁLYBALÉPÉS DÁTUMA: december 1

Recommend Documents