Handreiking voor het voeren van een functionerings- en beoordelingsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder in een CDA-afdeling

Handreiking voor het voeren van een functionerings- en beoordelingsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder in een CDA-afdeling.

Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 1

2 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Functioneringsgesprekken in de politiek

4

3.

Doel en voorwaarden

8

4.

Planning en uitvoering

10

5.

Voorbereiding

16

6.

Gespreksverloop

20

7.

Het gesprek met de fractievoorzitter en de wethouder

23

8.

Het beoordelingsgesprek in de politiek

26

9.

Gesprekstechnieken

30

10. Meer informatie

36

Bijlagen

37

A. Model protocol

38

B. Model verslagformulier

39

C. Stappenplan

40

D. Schema’s voorbereiding gespreksvoerders

41

E. Schema voorbereiding raadslid

43

F.

44

Onderdelen van het functioneringsgesprek

G. Voorbeeldvragen

45

Alle documenten in de bijlage zijn te downloaden op AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet.


1. Inleiding HRM (Human Resource Management) beoogt kwalitatief goede raadsleden en wethouders in de raad en het college die ten dienste staan van de samenleving. Het vertrouwen van de burger in het openbaar bestuur staat of valt met de kwaliteit en integriteit van onze bestuurders en volksvertegenwoordigers. De afdelingsvoorzitter vervult samen met de fractievoorzitter een belangrijke rol door het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met de raadsleden. In het functioneringsgesprek wordt aan de hand van de profielschets het functioneren besproken en eventueel worden ontwikkelen verbeterpunten benoemd. Door de beoordelingsgesprekken te voeren, wordt voorkomen dat bij het maken van de kandidatenlijst misverstanden ontstaan of zittende raadsleden wel of niet in aanmerking komen voor een (verkiesbare) plaats op de kandidatenlijst. Deze handreiking heeft als doel om het bestuur van de gemeentelijke CDA-afdeling te ondersteunen bij het opdoen van kennis van het doel en het gespreksverloop van het functioneringsgesprek dat met het gemeenteraadslid, de fractievoorzitter en de wethouder gevoerd kan worden. Tevens zijn een aantal praktische hulpmiddelen als bijlagen opgenomen, aan de hand waarvan een functioneringsgesprek voorbereid en gevoerd kan worden. Deze documenten kunt u downloaden op het AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet. Ook wordt nader ingegaan op het beoordelingsgesprek en de verschillen met het functioneringsgesprek. In hoofdstuk 8 wordt aandacht besteed aan het beoordelingsgesprek in de politiek. Afhankelijk van behoefte, kennis en ervaring van de gebruiker kan deze handreiking integraal worden doorgenomen of op onderdelen worden geraadpleegd. Sommigen hebben immers reeds ervaring met het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken binnen of buiten het CDA, anderen wellicht niet. In deze handreiking staat het functioneringsgesprek met het raadslid centraal. In de tekst wordt dan ook steeds van het raadslid gesproken. In plaats daarvan kan echter ook fractievoorzitter of wethouder gelezen worden, omdat het geschrevene ook op het functioneringsgesprek met hen van toepassing is. In hoofdstuk 7 worden nog enige specifieke aandachtspunten genoemd met betrekking tot de wijze waarop met de fractievoorzitter en met de wethouder het functioneringsgesprek gevoerd wordt. De bijlagen die zijn opgenomen, zijn afgestemd op het functioneringsgesprek met het raadslid en kunnen met behulp van hetgeen in hoofdstuk 7 opgemerkt is aangepast worden naar het gesprek met de fractievoorzitter en de wethouder. Overal waar hij en hem is vermeld, kan natuurlijk ook zij of haar worden gelezen.


2. Functioneringsgesprekken in de politiek

Binnen de meeste organisaties wordt tegenwoordig gewerkt met functiebeschrijvingen en competentieprofielen. Deze zijn bedoeld om aan te geven welk gedrag gevraagd wordt en welke eisen gesteld worden met betrekking tot het huidige en toekomstige functioneren van medewerkers. Deze HRM-instrumenten zijn nodig om voortdurend het functioneren van een medewerker in lijn te brengen en te houden met de doelstellingen van de organisatie. Middels het regelmatig voeren van functioneringsgesprekken wordt daartoe een gelegenheid gecreëerd. Omschrijving Een veel gebruikte omschrijving van het functioneringsgesprek luidt: “Een op systematische wijze gevoerd gesprek tussen een individuele medewerker en zijn (direct) leidinggevende met als onderwerp het functioneren van de medewerker.” Uit deze omschrijving blijkt dat in het functioneringsgesprek verwachtingen vanuit de organisatie en vanuit de medewerker met betrekking tot het huidige en toekomstige functioneren van de medewerker uitgewisseld worden en bespreekbaar worden gemaakt. Het is daarom een tweezijdig gesprek en een moment van bezinning, waarin alles omtrent het functioneren besproken kan worden. Het is dus een hulpmiddel en geen doel op zichzelf. Het functioneringsgesprek: is een gestructureerd en jaarlijks terugkerend gesprek; gaat over het functioneren in het heden en de nabije toekomst; heeft als doel de kwaliteit van het functioneren en de onderlinge samenwerking te verbeteren; benoemt de aandacht, verbeteren ontwikkelpunten; dient gebaseerd te zijn op eerder gemaakte afspraken; kent geen consequenties, maar is ook niet vrijblijvend. In de politiek Ook een politieke partij stelt eisen aan het functioneren van haar politici en bestuurders. Gemeenteraadsleden en wethouders, en ook statenleden, gedeputeerden, Kamerleden en Europarlementariërs, moeten bekwaam zijn om mee te kunnen werken aan de verwezenlijking van de CDA-idealen en het verkiezingsprogramma. Een politieke partij laat zich echter niet organiseren als een organisatie of een bedrijf. Er is geen sprake van een formeel hiërarchische verhouding tussen werkgever en werknemer die bepaalde verplichtingen voor de medewerker met zich meebrengt. Daarnaast is het niet het bestuur van de gemeentelijke afdeling dat de raadsfractie samenstelt, maar gebeurt dit door de ledenvergadering van de afdeling en vervolgens door de kiezer. De leiding van een organisatie of bedrijf kan daarentegen haar medewerkers zelf selecteren én aannemen.


Nut en noodzaak Het afdelingsbestuur heeft wel een verantwoordelijkheid wat betreft het functioneren en de ontwikkeling van de raadsleden, de fractievoorzitter en de eventuele wethouder(s). Hun functioneren is namelijk bepalend voor wat het CDA binnen de lokale politiek kan bereiken. Zij zijn bovendien beeld- en gezichtsbepalend en hebben daarmee een doorslaggevende invloed op de uitslag die het CDA bij nieuwe verkiezingen behaalt. Alle reden dus voor het afdelingsbestuur om zich het functioneren van de lokale politici aan te trekken. Ook het raadslid is gebaat bij het feit dat met hem een functioneringsgesprek wordt gevoerd. Door het voeren van dit gesprek wordt het raadslid duidelijkheid en inzicht geboden in zijn eigen functioneren, kunnen kansen met betrekking tot de eigen persoonlijke ontwikkeling aangegrepen worden en kunnen teamgerelateerde inzichten ontstaan. Cyclus Het voeren van een functioneringsgesprek met het raadslid is geen gebeurtenis op zichzelf. Het maakt onderdeel uit van een steeds terugkerende cyclus. Hieronder is deze cyclus schematisch weergegeven, waarbij jaar 0 het jaar van de verkiezingen is en jaar 4 het volgende verkiezingsjaar. Maart jaar 0: gemeenteraadsverkiezingen Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Stap 6

april jaar 1 april jaar 2 april jaar 3 medio jaar 3 najaar jaar 3 najaar jaar 3

eerste ronde van functioneringsgesprekken tweede ronde van functioneringsgesprekken derde ronde van functioneringsgesprekken het opstellen van de profielschets gemeenteraadslid het voeren van beoordelingsgesprekken het werven van en het voeren van selectiegesprekken met aspirant-raadsleden op basis van de profielschets

Stap 7 najaar jaar 3 het opstellen en vaststellen van de kandidatenlijst Maart jaar 4: gemeenteraadsverkiezingen Afspraken Het functioneringsgesprek, en ook later het beoordelingsgesprek, kan met recht goed gevoerd worden, als aan het begin van de raadsperiode afspraken zijn gemaakt over het functioneren en wederzijdse verwachtingen met elkaar zijn afgestemd. Hierover dient duidelijkheid te bestaan, omdat dit de uitgangspositie vormt voor zowel de functioneringsgesprekken als later het beoordelingsgesprek en daarop wordt dan ook in deze gesprekken steeds teruggegrepen. De profielschets die opgesteld wordt en de selectiegesprekken die gevoerd worden met kandidaten ter voorbereiding op de gemeenteraadsverkiezingen vormen de basis. Als na de verkiezingen de nieuwe fractie bekend is, kan met de individuele fractieleden met de profielschets in de hand een kennismakingsgesprek gevoerd worden, waarin afspraken gemaakt worden over doelen en ontwikkeling.


3. Doel en voorwaarden

Het CDA heeft haar doelstellingen vastgelegd in het verkiezingsprogramma. Van het gekozen raadslid mag verwacht worden dat hij zich voor de volle honderd procent inzet om deze doelstellingen te realiseren. Ieder raadslid heeft echter ook zijn eigen idealen, belangen en doelstellingen. De doelstellingen van de partij enerzijds en het raadslid anderzijds moeten verenigbaar zijn en daarom zullen deze op elkaar afgestemd moeten worden. Deze afstemming is iets wat al in het kandidaatstellingsproces voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen (denk aan de profielschets en de selectiegesprekken) moet zijn gebeurd. Het functioneringsgesprek is een hulpmiddel om de invulling en concretisering daarvan tijdens de raadsperiode mogelijk te maken. Doel Het functioneringsgesprek heeft daarom als doel om… ‘een goed functioneren van het raadslid te waarborgen en waar nodig afspraken te maken over hoe dat te verbeteren.’ Om dit doel te bereiken, moet tijdens het functioneringsgesprek duidelijkheid ontstaan over het volgende: Hoe het raadslid en het afdelingsbestuur denkt over zijn functie en de werkomstandigheden in ruime zin. Hoe het raadslid en het afdelingsbestuur denken over zaken die belemmerend of stimulerend in het functioneren werken. De wijze waarop het raadslid functioneert. De wijze waarop de fractie als geheel functioneert. Het kan natuurlijk zo zijn dat in het gesprek blijkt dat het raadslid naar tevredenheid functioneert. Als echter blijkt dat er knelpunten zijn die het functioneren belemmeren, kunnen er afspraken tot verbetering worden gemaakt. Hierdoor wordt gewaarborgd dat het raadslid op de goede wijze blijft functioneren. Voorwaarden Een gelijkwaardige gesprekspositie van de gespreksdeelnemers Een open relatie tussen hen Elkaar helpen en gericht zijn op samenwerking Een tweezijdige benadering en elkaar activeren Goed luisteren Gericht zijn op ontwikkeling en de toekomst Het gesprek zelf centraal laten staan Een goede sfeer. Voor een duidelijk beeld van functioneringsgesprekken wordt ook nadrukkelijk stilgestaan bij wat een functioneringsgesprek beslist niet is, namelijk een beoordelingsgesprek.


4. Planning en uitvoering

Voordat functioneringsgesprekken worden ingepland, dat wil zeggen dat de afdeling van plan is om in de komende jaren op jaarlijkse basis met haar raadsleden functioneringsgesprekken te voeren, is het van belang dat binnen de afdeling een aantal afspraken, na goed overleg, in een protocol worden vastgelegd. In bijlage A is een modelprotocol opgenomen. Door binnen de afdeling duidelijkheid te verschaffen over wat een functioneringsgesprek is, wat de afdeling er mee wil bereiken, hoe het functioneringsgesprek aansluit bij zaken zoals HRM, opleiding en training, wordt de plaats en de functie van het functioneringsgesprek ingepast in het bredere afdelingsbeleid. Het is eveneens van groot belang om de gemeenteraadsleden, de fractievoorzitter en de eventuele wethouder(s) te betrekken bij dit voornemen en hen goed te informeren. Bij het invoeren van functioneringsgesprekken is het belangrijk dat bijvoorbeeld de volgende zaken duidelijk zijn: wie zijn de gespreksdeelnemers? Welke onderwerpen komen aan bod? Hoe ziet het gespreksverslag eruit? Hoe vaak vindt het gesprek plaats? Hoe lang duurt het gesprek? Hieronder wordt daartoe het een en ander toegelicht. Tweerichtingsgesprek Het functioneringsgesprek moet een tweerichtingsgesprek zijn, tussen gelijkwaardige gespreksdeelnemers. Dat houdt in: open staan voor de mening van een ander, kritiek accepteren, elkaar aanvullen en helpen. Gespreksdeelnemers Het functioneringsgesprek met het raadslid wordt door de afdelingsvoorzitter en de fractievoorzitter gevoerd. Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter wordt gevoerd door de afdelingsvoorzitter en een ander lid van het afdelingsbestuur. Het functioneringsgesprek met de wethouder wordt gevoerd door de afdelingsvoorzitter en een ander lid van het afdelingsbestuur. Gespreksleider In alle gevallen is de afdelingsvoorzitter de gespreksleider. Natuurlijk ziet de fractievoorzitter meer van het functioneren van het raadslid, maar om recht te doen aan de rol en de verantwoordelijkheid van de afdeling verdient het aanbeveling om de afdelingsvoorzitter de gespreksleider te laten zijn. De afdelingsvoorzitter kan zich eventueel door anderen laten informeren over het functioneren van de betreffende politicus als hij dat nodig acht.


Aanwezigheid van de fractievoorzitter De reden waarom de fractievoorzitter deel zou moeten nemen aan het functioneringsgesprek met het raadslid is dat hij een goed beeld heeft van het functioneren van het raadslid, omdat hij dat vanuit de nabijheid (met name in de raad en binnen de fractie) kan waarnemen. Hij kan voor wat betreft dat deel van het raadswerk goed en minder goed functioneren benoemen en eventuele verbeterpunten signaleren. Als voorzitter van de fractie en daardoor ‘leider van het team’ heeft hij belang bij goed functioneren van de verschillende teamleden en een prettige en constructieve samenwerking. Daarnaast kan het functioneringsgesprek met het raadslid voor de fractievoorzitter ook leer- en/of verbeterpunten opleveren. In de praktijk bestaan er echter ook argumenten die de deelname van de fractievoorzitter aan het functioneringsgesprek met het raadslid verhinderen. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat de persoonlijke relatie tussen het raadslid en de fractievoorzitter verhindert dat een goed en prettig functioneringsgesprek gevoerd kan worden. Ook kan het zo zijn dat het raadslid zich door de aanwezigheid van de fractievoorzitter geremd voelt om openlijk over zichzelf of anderen te spreken. Als dat het geval is, geeft dat blijk van een probleem dat al veel eerder had moeten worden geconstateerd én aangepakt. Om dan toch het functioneringsgesprek te voeren waaraan de fractievoorzitter deelneemt, is het van belang om hieraan voorafgaand de eventuele problemen bespreekbaar te maken en te werken aan oplossingen. Uiteindelijk beslist het afdelingsbestuur, gegeven de lokale praktijk, wie deelnemen aan het functioneringsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder. Gespreksonderwerpen Vijf standaard gespreksonderwerpen komen in het functioneringsgesprek aan bod: 1. Taakinhoud 2. Taakvervulling 3. Werkomstandigheden 4. Samenwerking 5. Eigen ontwikkeling Binnen het gespreksonderwerp taakvervulling kunnen de competenties van het CDA-gemeenteraadslid (of de CDA-wethouder) aan de orde komen, omdat het onderdeel ‘taakvervulling’ gaat over de wijze waarop een raadslid functioneert. Competentieprofiel De competentieprofielen van het CDA-gemeenteraadslid en de CDA-wethouder zijn praktische hulpmiddelen bij het voeren van de functioneringsgesprekken met het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder. De competenties in deze profielen zijn namelijk beschreven aan de hand van waarneembare gedragsvoorbeelden in de functie. Deze gedragingen geven een beeld van het functioneren en kunnen dus ter sprake worden gebracht. Een competentieprofiel geeft dus op een eenvoudige wijze gespreksstof.


Een tweede manier heeft te maken met een situatie waarin bepaalde competenties onvoldoende beheerst worden. Dan kan het competentieprofiel gebruikt worden om verbeterpunten in het functioneren te duiden en gerichte opleiding aan het raadslid aan te bieden. Zie hoofdstuk 10 voor meer informatie over de competentieprofielen. Invulformulier Bij de genoemde competentieprofielen bestaan zogenaamde invulformulieren waarop aangegeven kan worden in welke mate competenties worden beheerst. Let bij het gebruik van een invulformulier met competenties echter goed op dat het in het functioneringsgesprek niet de bedoeling is dat u een oordeel velt over het al dan niet beheersen van competenties. In het functioneringsgesprek gaat het juist om het vragen naar hoe het raadslid functioneert, niet welke competenties hij beheerst. U kunt dus bijvoorbeeld vragen: “Hoe legt u contact met burgers? Op welke wijze heeft u contact? Hoe ervaart u uw contact met burgers?”. Politieke keuzes De vijf gespreksonderwerpen richten zich samen op het volledige pallet van functioneren van het raadslid en zijn mogelijke ontwikkeling hierin. Wat hier nadrukkelijk buiten valt, zijn de uiteindelijk gemaakte politieke keuzes van het raadslid. Het debat over politieke keuzes vindt immers plaats in de gemeenteraad en deze keuzes hebben niets van doen met de wijze waarop het raadslid functioneert. Echter de standpunten die het raadslid inneemt, evenals de mate waarin hij daarin het CDA-gedachtegoed verwerkt, mogen nadrukkelijk wel aan bod komen. Het raadslid is immers een volksvertegenwoordiger namens het CDA. Verslag Na het functioneringsgesprek werkt één van de gespreksdeelnemers (de afdelingsvoorzitter of de fractievoorzitter) zijn aantekeningen uit in een verslag. Het verslag gaat ter goedkeuring naar de andere gespreksdeelnemers. Tijdens en bij de afronding van het functioneringsgesprek kunnen afspraken worden gemaakt, bijvoorbeeld over begeleiding en opleiding. Deze afspraken moeten voor alle gespreksdeelnemers duidelijk zijn en worden vastgelegd. Uitsluitend met instemming van allen kunnen afspraken worden vastgelegd. Daarnaast moet in het verslag worden benoemd welke acties met betrekking tot de eventuele (verdere) ontwikkeling van het raadslid zijn afgesproken. Als de drie gespreksdeelnemers het eens zijn met de tekst en de gemaakte afspraken in het verslag tekenen zij voor akkoord en ontvangt het raadslid een kopie van het verslag. De voorzitter bewaart het verslag gedurende de zittingstermijn van het betreffende raadslid of wethouder. In bijlage B is een model verslagformulier opgenomen. Het verslag dat gemaakt wordt, dient als basis voor het volgende functioneringsgesprek. Tijdens het beoordelingsgesprek aan het einde van de raadsperiode, waarvan de uitkomst betrokken kan worden bij een eventueel hernieuwde kandidaatstelling van het betreffende raadslid, kan worden teruggekeken naar alle verslagen en dus naar de gehele raadsperiode.


Training Een uitkomst van het functioneringsgesprek kan zijn dat het raadslid of de wethouder nog training of begeleiding nodig heeft. Bijvoorbeeld om een bepaalde competentie (verder) te ontwikkelen. Het Steenkampinstituut, het opleidingsinstituut van het CDA, beschikt over een breed aanbod van opleidingen en trainingen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de training van vaardigheden en trainingen die meer gericht zijn op kennisoverdracht. Ook voor CDA-wethouders zijn er diverse mogelijkheden voor training en begeleiding. Het uitgebreide (provinciale) opleidingsaanbod van het Steenkampinstituut is te vinden op www.cda.nl/si. Het afdelingsbestuur heeft een nadrukkelijke informerende en motiverende rol als het gaat om training en ontwikkeling van raadsleden en wethouders. Frequentie Het gesprek moet met een vaste regelmaat gevoerd worden: één keer per jaar is ter wille van de continuïteit aan te bevelen. Het is aan te raden om een jaar na de gemeenteraadsverkiezingen het eerste functioneringsgesprek te plannen. Dan is het raadslid voldoende lang in functie om te weten welke zaken binnen zijn functioneren goed gaan en wat eventuele verbeterpunten zijn. Door bovendien reeds na één jaar een functioneringsgesprek te voeren en dit ieder jaar te herhalen, ligt er later een goede basis voor het beoordelingsgesprek. Tijdsduur Voor het functioneringsgesprek dient ten minste een uur te worden uitgetrokken. Dat geeft de gelegenheid om dieper op bepaalde gesprekspunten in te gaan. Bovendien zorgt het ervoor dat het functioneringsgesprek de uitstraling krijgt van een serieuze aangelegenheid. Vertrouwelijk Het functioneringsgesprek heeft vanzelfsprekend een vertrouwelijk karakter. Het moet daarom ongestoord kunnen plaatsvinden zonder allerlei onderbrekingen. Een goede opstelling is tevens van belang, zodat een ieder elkaar kan zien en niet te ver van elkaar afzit. Ook de ruimte die gekozen wordt om het functioneringsgesprek te voeren, moet zodanig zijn dat het gesprek vertrouwelijk kan blijven.


5. Voorbereiding

Een functioneringsgesprek dient voorafgegaan te worden door een goede voorbereiding van alle gespreksdeelnemers. Dit komt ten goede aan de overzichtelijkheid, duidelijkheid en opbrengst van het gesprek. Ook is het belangrijk dat alle gespreksdeelnemers begrijpen wat het doel van het gesprek is en welke voorwaarden gelden om het een succesvol functioneringsgesprek te laten zijn. Opstellen van de agenda Een goede voorbereiding is dus van belang. De agenda waar langs het functioneringsgesprek zal worden gevoerd, bevat in ieder geval de vijf standaard gespreksonderwerpen (zie hoofdstuk 4). Daarnaast kunnen alle drie de gespreksdeelnemers zelf extra gesprekspunten inbrengen. Het functioneringsgesprek mag wat betreft gespreksverloop geen verrassingen bevatten. Goed gemotiveerd Het voeren van functioneringsgesprekken betekent een bespreking van de huidige situatie. Belangrijk is dat de gespreksleider en de tweede gespreksvoerder laten zien dat zij gemotiveerd zijn tot het voeren van dergelijke gesprekken, voordat een functioneringsgesprek daadwerkelijk gevoerd wordt. Het is belangrijk eventuele bezwaren of bedenkingen van het raadslid serieus te nemen en er op in te gaan. Stappenplan Belangrijk in de voorbereiding is het opstellen van een zogeheten stappenplan. Voor zowel de aanloop naar het functioneringsgesprek, als het gesprek zelf en de afronding ervan. In bijlage C is een stappenplan opgenomen dat de te ondernemen stappen met betrekking tot het voeren van functioneringsgesprekken benoemt. Mogelijkheden opleidingsaanbod In het functioneringsgesprek kan aan de orde komen dat het betreffende raadslid training nodig heeft. Het is nuttig u hier vast op voor te bereiden. Op de website van uw provinciale scholingscommissie (te vinden via www.cda.nl/si) kunt u zien welke trainingen dit jaar aangeboden worden. Met deze kennis kunt u het raadslid ook accuraat adviseren en kunt u direct concrete afspraken maken. Concrete voorbereiding In bijlage D en E zijn de voorbereidingen overzichtelijk in twee aparte schema’s opgenomen. Het schema met betrekking tot de voorbereiding van het raadslid kan eventueel opgenomen worden in de brief waarmee u het raadslid uitnodigt voor het functioneringsgesprek.


6. Gespreksverloop

Een goed gevoerd functioneringsgesprek kent een vast gespreksverloop. Dit is van belang om de duidelijkheid en overzichtelijkheid van het gesprek te vergroten. Het functioneringsgesprek bestaat grofweg uit drie fasen: 1. Opening 2. Bespreking van de agendapunten 3. Afronding In bijlage F vindt u op overzichtelijke wijze het gespreksverloop samengevat. 1. Opening In de opening van het functioneringsgesprek is het de bedoeling om het doel en de kenmerken van het functioneringsgesprek uit te leggen. Stel de definitieve agenda vast en benadruk het vertrouwelijke karakter. 2. Bespreking van de agendapunten Door de agenda te volgen komen de vijf standaard gespreksonderwerpen aan de orde. Daarna kunnen ook de extra gesprekspunten besproken worden. 1. Taakinhoud 2. Taakvervulling 3. Werkomstandigheden 4. Samenwerking 5. Eigen ontwikkeling In bijlage G zijn een aantal inleidende vragen per gespreksonderwerp opgenomen. Uit de bespreking van de verschillende onderwerpen kunnen afspraken, oplossingen, een plan van aanpak of complimenten volgen die door de gespreksleider worden genoteerd. Houdt bij de bespreking van het functioneren van het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder altijd de blik op de aandachts- en verbeterpunten. Hoe functioneert hij nu en hoe kan hij nog beter functioneren? Negatief oordelen over het functioneren is meestal makkelijk maar dit is nadrukkelijk niet de bedoeling van het functioneringsgesprek. Hoe kan het raadslid nog beter gaan of blijven functioneren? Benaderingen Op een open en vertrouwelijke wijze wordt met elkaar over het functioneren van het raadslid gesproken. Op het moment dat een probleem of aandachtspunt in het functioneren van het raadslid aan de orde komt, zal de gespreksleider een goede benadering moeten kiezen. Er zijn twee benaderingen: de oplossingsgerichte benadering en de probleemgerichte benadering.


De oplossingsgerichte benadering zoekt naar directe oplossingen of het concreet aanreiken van adviezen om op korte termijn het probleem op te lossen. De probleemgerichte benadering gaat in op het nader uiteenrafelen van het probleem en bijbehorende oorzaken en gevolgen. Door de dieperliggende oorzaken te vinden en aan te pakken, kan het probleem op lange termijn opgelost worden. De oplossingsgerichte benadering is sneller en concreter, terwijl de probleemgerichte benadering diepgaander is en meer verhelderend. afhankelijk van het probleem kan voor een benadering gekomen worden, kies echter altijd voor een duurzame oplossing. 3. Afronding In de derde fase van het functioneringsgesprek dient te worden nagegaan of alle gespreksdeelnemers elkaar goed hebben begrepen. Verder kunnen er zaken in het gesprek aan de orde zijn geweest, die vragen om een vervolg of in breder verband moeten worden besproken, bijvoorbeeld in een afdelings- of fractievergadering. De afronding loopt automatisch over in een nabespreking waarin kan worden vastgesteld: wat is nu afgesproken. Probeer dit zo concreet mogelijk te maken, afgesproken kan bijvoorbeeld worden dat het raadslid of de wethouder een bepaalde cursus gaat volgen. Na het gesprek werkt de gespreksleider zijn aantekeningen uit tot een verslag (zie bijlage B voor het model verslagformulier).


7. Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter en de wethouder

Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter en het gesprek met de eventuele wethouder komt grotendeels overeen met het functioneringsgesprek zoals dat met een raadslid wordt gevoerd. De inhoud van de drie functies en hun rol en positie verschilt echter wel van elkaar en dat heeft dan ook invloed op het functioneringsgesprek. De eerder genoemde competentieprofielen van het CDA-gemeenteraadslid en de CDA-wethouder bieden meer informatie over specifieke functieaspecten van het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder. Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter kan het beste plaatsvinden, nadat de functioneringsgesprekken met de raadsleden zijn gevoerd. Eventuele relevante zaken, zoals problemen of ontwikkelingsvraagstukken die gebleken zijn in de gesprekken met de raadsleden en waarbij de fractievoorzitter een rol heeft of zou moeten hebben, kunnen dan worden meegenomen in het functioneringsgesprek. De fractievoorzitter is het boegbeeld van de fractie. Hij wordt geacht werk te maken van teamvorming en invloed te hebben op teamgeest binnen de fractie. Hij is ook degene die leiding geeft aan de relatie en eventuele samenwerking met de andere (coalitie)fracties. Dit zijn zaken die aandacht behoeven in het functioneringsgesprek. Het is belangrijk om ook een eventueel minder goed functioneren van de fractievoorzitter bespreekbaar te maken, gegeven de vooraanstaande rol die hij vervult voor de fractie en ten aanzien van de beeldvorming van het CDA. Tenslotte kan van enige ‘profilering’ van de fractievoorzitter sprake zijn. Bijvoorbeeld om ook na de nieuwe gemeenteraadsverkiezingen de rol van fractievoorzitter te kunnen vervullen of om de ambitie naar het wethouderschap kracht bij te zetten. Het is zaak om op deze profilering bedacht te zijn en bij het bespreken van het functioneren bij feitelijkheden alleen te blijven. Het functioneringsgesprek met de wethouder De CDA-wethouder is een belangrijk CDA-gezicht in de gemeente. Het CDA moet als partij dan ook groot belang hechten aan zijn kwaliteit van functioneren. Het functioneringsgesprek is een goed middel om dit te waarborgen. Het CDA is als politieke partij niet bij alle onderdelen van het werk van haar wethouder betrokken. Deze is naast CDA-politicus immers ook bestuurder van de gemeente. Het functioneringsgesprek met de wethouder gaat daarom niet over alle aspecten van diens functioneren. De uiteindelijke politieke keuzes die het College van B&W maakt en de samenwerking met de andere wethouders, de burgemeester


en het ambtelijk apparaat kunnen, indien daar niets van zichtbaar is, niet aan bod komen in het functioneringsgesprek. Wat nadrukkelijk wel in het functioneringsgesprek met de wethouder aan de orde mag zijn, is de wijze waarop hij in zijn functioneren blijk geeft van zijn CDAsignatuur. Op basis van zijn bestuursstijl kan de CDA-wethouder zich in zijn functioneren positief onderscheiden. Ook de mate waarin hij erin slaagt om beleid zoals het CDA dat voorstaat verwezenlijkt te krijgen, is onderwerp van gesprek. Een minder goed functionerende wethouder moet, net zoals dat geldt voor de fractievoorzitter, hierop aanspreekbaar zijn. Het is van belang om dit in het functioneringsgesprek aan de orde te stellen, omdat daarmee verbeteringen in het functioneren kunnen worden bereikt. De positie die de wethouder bekleedt, kan daarbij een obstakel zijn. Dat zou echter niet zo moeten zijn als bij iedere betrokkene het doel en vooral het karakter van het gesprek duidelijk is.


8. Het beoordelingsgesprek in de politiek

Het beoordelingsgesprek is wezenlijk anders dan het functioneringsgesprek. Anders dan het functioneringsgesprek is het meer een eenrichtingsgesprek: de afdelingsvoorzitter voert vooral het woord. Beoordelingsgesprekken hebben tot doel om een oordeel uit te spreken over het functioneren van het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder in de afgelopen periode. Dit oordeel wordt gebruikt om te beslissen of het raadslid / fractievoorzitter opnieuw in aanmerking zal komen voor een (verkiesbare) plek op de kandidatenlijst. In het beoordelingsgesprek met de wethouder kan de afdelingsvoorzitter slechts voorwaardelijke garanties geven over continuering van het wethouderschap na de verkiezingen. De verkiezingsuitslag en de daarop volgende collegeonderhandelingen zijn medebepalend. De afdelingsvoorzitter kan de wethouder - bij goed functioneren - vragen te kandideren voor een plek op de kandidatenlijst, bijvoorbeeld als lijsttrekker en wethouderkandidaat. Het beoordelingsgesprek staat vooral ten dienste aan het lokale afdelingsbestuur tijdens het kandidaatstellingsproces. Het heeft de volgende kenmerken: Het beoordelingsgesprek is een instrument van het afdelingsbestuur om besluiten te nemen over wie van de zittende raadsleden door mag voor een volgende raadsperiode. Het accent ligt in het beoordelingsgesprek op het mededelen van een oordeel van het afdelingsbestuur over het functioneren van het raadslid en de gevolgen die daaruit wat het afdelingsbestuur betreft zouden moeten voortvloeien voor een eventueel volgende raadsperiode. Kandidaatstellingsproces Voor het afdelingsbestuur zijn beoordelingsgesprekken een belangrijk instrument in het kandidaatstellingsproces en het samenstellen van een kandidatenlijst met herkenbare en capabele CDA-ers conform de profielschets. Het gesprek van het raadslid met de beoordelaars (idealiter de afdelingsvoorzitter samen met de fractievoorzitter) mondt uit in een uitnodiging aan om opnieuw te kandideren voor een volgende raadsperiode of mondt uit in het advies af te zien van een (verkiesbare) plek op de kandidatenlijst en derhalve zich niet opnieuw kandidaat te stellen. Een raadslid is uiteindelijk vrij om op basis van de eigen afwegingen dit advies al dan niet op te volgen. Door de duidelijkheid die door het bestuur gegeven wordt heeft een raadslid de gelegenheid om zelf zijn of haar vertrek uit de lokale politiek aan te kondigen.


De verschillen tussen het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek Het is belangrijk om te benadrukken dat functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken nooit helemaal los van elkaar te koppelen zijn. In het functioneringsgesprek gaat het weliswaar niet om het beoordelen van het raadslid, maar er is toch altijd sprake van een zweem van beoordeling. Dat komt omdat mensen altijd een beeld van elkaar hebben. Vanuit dat beeld, ook al is dat gevormd door een eerste indruk van twee minuten, vormen mensen een oordeel over iemand. Maar dat oordeel mag in het functioneringsgesprek niet als een beoordeling ter sprake te komen. Er wordt namelijk alleen over het huidige en toekomstige functioneren gesproken en de ontwikkeling hierin. Het is belangrijk hiervan bewust te zijn. Hieruit volgt logischerwijs dat functioneringsgesprekken niet als eenmalige gebeurtenis vlak voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen gevoerd zouden moeten worden. Dan krijgen ze namelijk het stempel van beoordeling omdat op korte termijn de kandidatenlijst moet worden opgesteld. Het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek komt pas optimaal tot zijn recht wanneer met het functioneringsgesprek aan het begin van de raadsperiode wordt begonnen en er gedurende de raadsperiode jaarlijks worden gevoerd. Hieronder staan de overeenkomsten en verschillen tussen beide gesprekken. Beoordelingsgesprekken Doel Waarderen van het functioneren door een oordeel te vormen over het functioneren van het raadslid. Het oordeel betekent expliciet: doorgaan of niet doorgaan voor een nieuwe raadsperiode. Inhoud De resultaten van het functioneren. Tijdsperspectief Gericht op het verleden. Richting Eenrichtingsverkeer. Van de afdelingsvoorzitter en de fractievoorzitter naar het raadslid.

Functioneringsgesprekken Doel Waarborgen dat het raadslid zich permanent ontwikkelt, goed functioneert én goed blijft functioneren.

Inhoud Het functioneren zelf en de werkcondities en randvoorwaarden. Tijdsperspectief Gericht op het heden en de toekomst. Richting Tweerichtingsverkeer, iedere gespreksdeelnemer levert input voor en in het gesprek.


9. Gesprekstechnieken

Mensen praten met elkaar. Tijdens een gesprek proberen mensen een boodschap naar elkaar over te brengen en treedt een wisselwerking tussen hen beiden op. Ze communiceren dan met elkaar. In een gesprek verwoorden zij hun gedachten en gevoelens met gebruik van taal en non-verbale signalen. Boodschap Als er sprake is van communicatie is er ook altijd sprake van een zender en een ontvanger. Die rollen veranderen voortdurend. In een gesprek zijn steeds beiden aan het woord en versturen zij voortdurend allerlei boodschappen. Als A iets zegt tegen B, is A de zender en B de ontvanger. Als B dan reageert, is B de zender en A de ontvanger. Enzovoort. ontvanger A zender

← boodschap →

zender B ontvanger

In het functioneringsgesprek veranderen de gespreksdeelnemers ook voortdurend van zender in ontvanger en vice versa. Soms zijn ze zender en ontvanger tegelijk. Het is daarom belangrijk om beide vaardigheden te kennen. Zendervaardigheden Vanuit het oogpunt van de zender staat in het gesprek centraal dat de eigen boodschap zo goed mogelijk overgebracht moet worden aan de ontvanger. Daarnaast kan de zender de regie van het gesprek bepalen door zelf aan het woord te blijven. Een zender zou het volgende moeten kunnen: 1. Informatie geven 2. Opdrachten geven en verzoeken doen 3. Kritiek geven 4. Verduidelijking geven Metagesprek Vooral dit laatste is van belang. De zender zal in staat moeten zijn om onduidelijkheden of misverstanden die in het gesprek ontstaan tijdig te onderkennen, het belang van het wegnemen ervan te beseffen en de onduidelijkheden of misverstanden aan de orde te stellen. Het doel is om duidelijkheid tot stand te brengen. Let op dat in dit geval vaak sprake is van een gesprek over een gesprek. Dat wordt ook wel metacommunicatie of metagesprek genoemd. Bijvoorbeeld: een gespreksdeelnemer springt van de hak op de tak. Het is dan nuttig dit te signaleren en af te spreken wat langer bij één onderwerp stil te staan: “Ho Maarten, wacht even. Dit gaat allemaal te snel. Wat een onderwerpen. Eén voor één graag. Laten we het eerst hebben over …”


Ontvangervaardigheden De luisteraar, en dus ontvanger, oefent invloed uit op het gesprek door een actieve luisterhouding aan te nemen. Hij straalt uit dat hij wil ontvangen en begrijpen wat de zender aan hem wil overbrengen. Zo laat de ontvanger de ander de ruimte om zijn verhaal te vertellen en reageert hij met aandacht en bevestiging. De vaardigheden van de ontvanger zijn dus vooral luistervaardigheden. Door middel van oogcontact, lichaamshouding en aanmoedigende gebaren wordt de zender gestimuleerd tot praten. Er zijn drie luistervaardigheden die zich specifiek op een boodschap of onderdelen daarvan richten: 1. Vragen stellen Daarmee geeft de ontvanger aan dat hem of haar iets niet helemaal duidelijk is. Dat betekent dus dat de ontvanger actief luistert. 2. Gevoel reflecteren De luisteraar vertelt hoe hij of zij probeert te begrijpen hoe de ander zich voelt of heeft gevoeld in de situatie waarover wordt verteld. Dat wijst erop dat er geluisterd wordt. 3. Samenvatten Het doel van het samenvatten is structuur aan te brengen in wat de zender heeft verteld én bij de zender te toetsen of hij de boodschap goed begrepen heeft. Ook dit duidt op actief luisteren van de ontvanger. Houding van de gespreksleider In het functioneringsgesprek dient sprake te zijn van een open en onderzoekende houding van de gespreksleider. Het moge duidelijk zijn dat in een slecht ‘communicatief klimaat’ het functionerings-gesprek geen constructieve resultaten oplevert. Het functioneringsgesprek wint aan waarde naarmate de gespreksdeelnemers beter met elkaar communiceren. LSD Van de gespreksleider wordt in ieder geval een open houding, LSD (luisteren, samenvatten en doorvragen) en ordenen van informatie verwacht. Vooral de LSDtechniek is belangrijk om goede vragen te stellen. Luisteren De effectiviteit van het functioneringsgesprek als een tweezijdig gesprek neemt toe wanneer de deelnemers goed naar elkaar luisteren. Een afdelingsvoorzitter zal als gespreksleider daarom vooral gebruik moeten maken van zijn luistervaardigheid. Het gaat dan om het samenvatten van de boodschap van het raadslid, niet om zijn of haar feitelijke woorden. Een functioneringsgesprek waarin één van de gesprekspartners driekwart van de tijd aan het woord is, zal niet voldoen aan haar primaire doel.


Naast het verbaal terugkoppelen zijn er nog andere manieren waarop een ontvanger over kan brengen dat hij actief luistert naar de zender. Voorbeelden daarvan zijn:open houding, oogcontact, knikken en 'hummen', aantekeningen maken en non-verbaal 'meeveren' (afstand verkleinen, afstand nemen, gebaren spiegelen). Samenvatten Het is belangrijk om actief te luisteren en af en toe samen te vatten wat het raadslid vertelt. Dit zorgt er voor dat er daadwerkelijk geluisterd wordt en dat het raadslid het gevoel heeft dat hij of zij gehoord wordt. Voorbeeld samenvatten: "Als ik je goed heb begrepen, vind jij dat ..." Doorvragen Goed luisteren is echter maar één kant van het gesprek. De juiste vragen stellen is de andere kant. Ook in de vraagstelling zal de interesse van de afdelingsvoorzitter voor de mening en het verhaal van het raadslid zich moeten uiten. En door middel van doorvragen kan veel meer informatie over een bepaald onderwerp worden ingewonnen. Voorbeelden doorvragen: "Ik moet doorzetten. Ik moet sterk zijn. Ik moet dit beleidsplan op tijd afhebben." ` → Doorvragen: Wat gebeurt er als je dat niet doet? “Samenwerken vind ik toch wel lastig, als ik denk aan onze plenaire vergaderingen.” → Doorvragen: Wat versta jij onder samenwerken? "Niets gaat goed. Overal vallen mensen mij lastig." → Doorvragen: Wat bedoel je met lastigvallen? Open vragen Het stellen van open vragen draagt in dit verband bij aan het zich vrijelijk uitdrukken van het raadslid. De gespreksleider moedigt door middel van het stellen van open vragen het raadslid aan zich vrijelijk te uiten en na te denken. Gesloten vragen zijn namelijk altijd met korte antwoorden te beantwoorden (bijvoorbeeld met ‘ja’, ‘nee’ of ‘goed’) waarbij dus lang niet alle relevante informatie naar boven komt. Voorbeelden gesloten vragen: “Bent u een teamplayer? Helpt u uw collega’s wel eens? Vraagt u hun hulp wel eens?” Gesloten vragen zijn te herkennen doordat ze vaak met een werkwoord beginnen. Voorbeelden open vragen: “Hoe zou u uw rol in de fractie beschrijven? Hoe draagt u bij aan het teamresultaat? Wat vindt u van de hulp van uw collega’s?” Open vragen zijn te herkennen doordat ze vaak met Wat, Waar, Waarom, Welke en Hoe beginnen.


STARR-methodiek Zoals gezegd moet de verzamelde informatie uit het functioneringsgesprek iets kunnen zeggen over het huidige en vooral ook het toekomstige gedrag in de functie. Het functioneringsgesprek zou dan ook gevoerd moeten worden als een gedragsgericht interview, omdat daarmee naar gedrag uit het verleden wordt gevraagd gericht op de toekomst. In het gedragsgerichte interview kan de STARR-methodiek gebruikt worden. Alles wat de kandidaat in het afgelopen jaar heeft gezegd en gedaan tekent zijn functioneren en kan representatief zijn voor de toekomst. Het is niet voldoende om alleen een beschrijving te geven van dat gedrag. Om het gedrag op de juiste waarde te schatten, moet men een duidelijk beeld hebben van de situatie waarin het zich afspeelde. Maar ook wat het doel of de taak was, wat van hem verwacht werd, wat hij precies heeft gedaan, welk effect dit had en wat het uiteindelijke resultaat is dat ontstond. Deze informatie kan worden verkregen door middel van een gerichte vraagmethode bijvoorbeeld de STARR-methodiek. De letters STARR zijn de beginletters van de volgende sleutelwoorden. S Situatie: Welke concrete situatie die leidde tot het vertoonde gedrag? T Taak: Wat was de taak van het raadslid? A Actie: Wat heeft hij toen gezegd of gedaan of juist nagelaten te doen? R Resultaat: Wat was het resultaat van deze actie? R Reflectie: Wat geeft de ondernomen actie aan over de vaardigheden en ontwikkelpunten zijn er? Gestructureerde aanpak In het functioneringsgesprek krijgt de gespreksleider met de STARR-methodiek op een gestructureerde wijze een zo betrouwbaar mogelijk beeld van het gedrag van het raadslid, zonder dat hij zelf bij diens ‘handelen’ aanwezig is geweest. Via de structuur Situatie, Taak (of doel) worden voorbeelden van gedrag verzameld, waaruit naar voren komt welke Acties het raadslid heeft uitgevoerd (of niet!) en wat daar de Resultaten van waren. Het raadslid en gesprekspartners Reflecteren op de ondernomen actie. Welke competenties zijn al aanwezig voor de uit te voeren Taken en welke nog verder ontwikkeld dienen te worden? Of het raadslid kan reflecteren op zijn eigen handelen is overigens ook een belangrijke competentie. Let op: het is belangrijk om tijdens de ‘STARR-vragen’ voortdurend de LSD-techniek te blijven toepassen! De STARR-methodiek is slechts een middel en geen doel op zichzelf. Het doel is om feitelijke informatie te verzamelen. Als het toepassen van de STARR-methodiek moeizaam verloopt, kan ook worden volstaan met te vragen naar waarneembaar gedrag in het verleden. Als de kandidaat een voorbeeld uit het verleden concreet en duidelijk vertelt, wordt ook de feitelijke informatie verzameld. Houdt u daarom het doel van het selectiegesprek voor ogen en probeer zoveel mogelijk de STARRmethodiek te gebruiken omdat op deze manier de ‘beste’ informatie wordt ingewonnen.


Voorbeeldvragen In bijlage G vindt u voorbeeldvragen die u het raadslid kunt stellen, en die ertoe kunnen leiden dat hij veel over zijn functioneren vertelt. Het zijn dan ook open vragen. Tips Voor een goede communicatie zijn de volgende algemene tips van belang: Een grote belemmering in communicatie is het hebben van vooroordelen en stereotype opvattingen. Probeer daarom bewust te zijn van uw eigen vooroordelen. Het ‘hummen’ ten teken dat de boodschap overkomt en het terugzenden van signalen zoals het knikje met het hoofd geeft een positief effect op de communicatie. Vermijd suggestieve, gesloten en retorische vragen en gebruik zoveel mogelijk open vragen. Praat vanuit de ik-persoon (“ik vind …”, “ik ervaar …” et cetera), omdat praten vanuit “jij doet …” en “jij bent …” teveel een oordeel geeft. Spreek over feiten en waarneembare situaties, niet over houding en vermoedens. Vermijd algemene termen en probeer concreet te zijn. Als u kritiek geeft op gedrag, generaliseer dit dan niet. Zorg dat de kritiek slaat op specifieke gedragingen. Dus niet: “Jij bent ook altijd te laat.” Neem verantwoordelijkheid voor uw oordeel, doe geen beroep op het oordeel van anderen als autoriteit. Geef de ruimte om het oneens te zijn met uw oordeel, het is uw mening en geen voldongen feit. Concentreer u op de hoofdzaak en vermijd uitwijdingen over details. Vraag door als iets niet duidelijk is. Controleer of u de ander goed hebt begrepen: “Bedoel je te zeggen dat … ?” en “Heb ik je goed begrepen als ik je punt zo samenvat?”. Merk tegenstrijdigheden op: “Je zegt dit en je zei dat, hoe verhoudt dit zich met elkaar?”. Laat blijken dat u wilt helpen. Steek gemeende waardering niet onder stoelen of banken; blijf wel oprecht en bedenk dat het niet om een beoordelingsgesprek gaat, complimenteer met mate. Geef de kandidaat de ruimte om zijn gevoelens te uiten over zijn of haar functioneren, als dit bij hem of haar emoties oproept. Geef uw gesprekspartners denktijd, dat wil zeggen, gun hen de tijd na te denken en met goed gekozen woorden te reageren. Zorg dat u zelf niet veel aan het woord bent en luister zorgvuldig. Streef ernaar uw aandeel in de spreektijd te beperken tot maximaal eenderde. Houd het doel van het functioneringsgesprek voortdurend voor ogen: waarom voert u dit gesprek? Blijf niet steken in een analyse of waardering, zorg dat u samen met de gespreksdeelnemers aan het eind van het gesprek een concreet actieplan opstelt.


10. Meer informatie

Met deze handreiking heeft u als afdelingsvoorzitter, fractievoorzitter of lid van het afdelingsbestuur informatie over het voeren van functioneringsgesprekken met raadsleden, fractievoorzitters en wethouders in huis kunnen halen. Met behulp van de bijlagen in deze handreiking heeft u tevens enkele praktische handvatten in bezit. Om het voeren van functioneringsgesprekken te laten slagen, is een goede en tijdige voorbereiding van groot belang. In die voorbereiding dient met name aandacht te worden besteed aan het creëren van vertrouwen in elkaar en de wijze waarop de functioneringsgesprekken gevoerd gaan worden. Training Functioneringsgesprekken Heeft u behoefte aan een training in het voeren van functioneringsgesprekken neem dan contact op met de regionale contactpersoon in uw provincie. Het regionale scholingswerk biedt met behulp van trainers van het Steenkampinstituut op basis van deze handreiking trainingen aan voor het voeren van functioneringsgesprekken. Tenslotte, wilt u meer te weten komen over de functies van raadslid, fractievoorzitter en wethouder en de bijbehorende competentieprofielen, bestel dan de “Handreiking competentieprofiel CDA-gemeenteraadslid” en het boekje “De CDA-wethouder”. Deze kunt u downloaden van AfdelingenNet (www.cda.nl/afdelingennet). Steenkampinstituut Het Steenkampinstituut biedt velerlei trainingen aan. Onderstaande trainingen en cursussen zijn voor de (verdere) ontwikkeling van raadsleden interessant: - Beïnvloeden: schrijven van amendementen, moties en resoluties - Collegeonderhandelingen - Dualisme - Gemeentefinanciën - Netwerken - Nieuwe Media - Oppositievoeren - Speech schrijven - Voorzitten en voorgezeten worden - CDA-gedachtegoed - Politiek dichter bij de burger - Debattraining (basis) - Training Debatteren - Interrumperen en Improviseren Voor de ontwikkeling van wethouders bestaat er de wethoudersleergang. Alles over het Steenkampinstituut en meer over de trainingen is te vinden op www.cda.nl/si. Bestellen Deze en andere handreikingen kunnnen in digitale vorm gratis worden aangevraagd via het AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet.


Bijlagen

A. Model protocol

35

B. Model verslagformulier

36

C. Stappenplan

37

D. Schema’s voorbereiding gespreksvoerders

38

E. Schema voorbereiding raadslid

40

F. Onderdelen van het functioneringsgesprek

41

G. Voorbeeldvragen

42


Model protocol functioneringsgesprekken

1. Met de leden van de CDA-fractie worden regelmatig functioneringsgesprekken gevoerd. 2. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig, open gesprek in een sfeer van vertrouwen. Het gaat over het functioneren van fractieleden, met de nadruk op het huidige en toekomstige functioneren. Daarbij kunnen knelpunten gesignaleerd worden en verbeterpunten geïnventariseerd. Doel van het gesprek is te komen tot verbetering van het functioneren. Daartoe worden tijdens het gesprek afspraken gemaakt. 3. De functioneringsgesprekken worden jaarlijks gehouden, in principe in de maand april. 4. Zowel de leden van de fractie als het afdelingsbestuur kan verzoeken om een extra functioneringsgesprek. 5. Het functioneringsgesprek met een lid van de fractie wordt gevoerd door de fractievoorzitter en de voorzitter van de afdeling. 6. De datum en plaats voor het functioneringsgesprek worden door de gesprekspartners in gezamenlijk overleg vastgesteld. 7. Minimaal drie weken voor het functioneringsgesprek nodigt de voorzitter van de afdeling de gesprekspartners voor het functioneringsgesprek uit, met daarbij de lijst met te bespreken onderwerpen. 8. Wanneer een fractielid er behoefte aan heeft zal op enig moment voorafgaand aan het functioneringsgesprek een voorgesprek gevoerd worden over de opzet en de bedoeling ervan. Bij dit voorgesprek zijn dezelfde personen aanwezig als degenen die het functioneringsgesprek zullen voeren. 9. De gesprekspartners spreken aan de hand van een standaardlijst met onderwerpen. Aan deze lijst kunnen van beide kanten (specifieke) punten toegevoegd worden. De gesprekspartners stellen elkaar tevoren op de hoogte van nieuw in te brengen gesprekspunten.


10. Tijdens het functioneringsgesprek komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde: - Taakinhoud - Taakvervulling (bij voorkeur aan de hand van competenties) - Werkomstandigheden - Samenwerking - Eigen ontwikkeling 11. Een functioneringsgesprek duurt ongeveer 1 uur. 12. Van het functioneringsgesprek wordt door de afdelingsvoorzitter binnen twee weken een verslag gemaakt. Daarin staan in ieder geval de gemaakte afspraken vermeld. 13. Het verslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gespreksdeelnemers. Alle gespreksdeelnemers hebben het recht in het verslag toelichtende teksten op te laten nemen, of bezwaar aan te laten tekenen tegen bepaalde passages. 14. Het verslag blijft vertrouwelijk en wordt door de fractievoorzitter op passende wijze bewaard. Een verslag van een functioneringsgesprek blijft vijf jaar bewaard, en wordt daarna vernietigd. 15. De voorzitter van de afdeling bewaakt de uitvoering van de gemaakte afspraken.


Bijlage B: Model verslagformulier Algemeen Naam raadslid:

Naam afdelingsvoorzitter:

Naam derde gespreksdeelnemer:

Gespreksdatum en -locatie:

Bespreking van agendapunten (STARR) 1. Taakinhoud:

2. Taakvervulling:

3. Werkomstandigheden:

4. Samenwerking:

5. Eigen ontwikkeling:

Bespreking van extra ingebrachte agendapunten:


Afspraken Concrete afspraken:

Opvolging van het gesprek:

Te volgen training(en):

Evaluatie van het gesprek:

Handtekeningen voor akkoord Raadslid

Afdelingsvoorzitter

Derde gespreksdeelnemer


Bijlage C: Stappenplan Welke stappen moet en de afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter zetten om te komen tot functioneringsgesprekken? Welke stappen zijn er nog te zetten na het voeren van de gesprekken? In dit stappenplan gaan we ervan uit dat de voorzitter van de afdeling en de voorzitter van de fractie gezamenlijk een regierol hebben. Acties door afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter

√

De aanloop naar de functioneringsgesprekken 1 2 3 4 5 6 7 8

Het informatiemateriaal lezen. Overleggen in eigen bestuur/fractie over het nut van functioneringsgesprekken. Een gezamenlijk voorstel maken voor afspraken over de functioneringsgesprekken: het protocol. Het bespreken van dit voorstel in bestuur/fractie, eventueel in een gezamenlijke bijeenkomst. Het protocol vaststellen (bestuur en fractie). Data afspreken voor de gesprekken. Ruimte bespreken voor de gesprekken. Uitnodigingen versturen (afdelingsvoorzitter met fractievoorzitter, of een van hen namens beiden), drie weken tevoren. Het gesprek voorbereiden. De afdelingsvoorzitter (na overleg met fractievoorzitter): eventuele bijzondere gespreksonderwerpen doorgeven aan het betreffende fractielid. Vragen of hij/zij ook nog bijzondere gespreksonderwerpen heeft. Zich informeren over het opleidingsaanbod.

De functioneringsgesprekken 9

Het houden van de functioneringsgesprekken.

Na de functioneringsgesprekken 10 Het verslag maken (afdelingsvoorzitter). 11 Het verslag ter goedkeuring voorleggen aan degenen die bij het betreffende functioneringsgesprek waren (afdelingsvoorzitter). 12 De verslagen bewaren (afdelingsvoorzitter). 13 Een datum afspreken (afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter) voor ongeveer een half jaar na de functioneringsgesprekken om de gemaakte afspraken nog eens door te nemen. 14 Afspraken bewaken (afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter elk voor zich). 15 Alvast in de agenda zetten: het versturen van de uitnodigingen voor de volgende ronde functioneringsgesprekken.


Bijlage D – Schema’s voorbereiding gespreksvoerders

Voorbereidingen voor de gespreksvoerders: Bezoek raads- en fractievergaderingen om het raadslid aan het werk te zien (idealiter doet u dit met regelmaat gedurende het jaar). Vergaar informatie over hoe het raadslid: - invulling geeft aan zijn rol als volksvertegenwoordiger in de gemeenschap (contacten met burgers, belangengroepen, maatschappelijk middenveld, etc.) - invulling geeft aan zijn rol en verantwoordelijkheid richting de partij en de afdeling - communiceert via verschillende media (website, spreekbeurten, interviews, persoonlijk contact, etc.) Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug. Breng van te voren de eventuele extra gesprekspunten in. Informeer u over het actuele opleidingsaanbod. Lees de definitieve agenda goed door. Bedenk bij welke agendapunten u iets wilt zeggen. Bereid deze agendapunten goed voor, door: - het competentieprofiel te bestuderen - de sterktes en ontwikkelpunten van het raadslid die u ziet te benoemen - te bedenken wat u in het gesprek precies wilt zeggen - voorbeelden te bedenken die uw verhaal ondersteunen - open vragen te formuleren waarmee u een onderwerp kunt aansnijden Bedenk wat uw zienswijze is met betrekking tot de overige agendapunten. Denk bewust na over uw houding in het functioneringsgesprek gegeven de aard en het karakter van het gesprek.


Extra voorbereidingen voor de gespreksleider: Informeer het raadslid over een aantal zaken met betrekking tot het functioneringsgesprek: o doel, kenmerken en voorwaarden van het gesprek o het vertrouwelijke karakter ervan o de wijze van verslaglegging Stuur ruim van tevoren de uitnodigingsbrief naar het raadslid en vraag hem zich goed voor te bereiden. Informeer u over het actuele opleidingsaanbod. Stel aan de hand van de vijf standaard gespreksonderwerpen een conceptagenda op. Vraag het raadslid en de derde gespreksdeelnemer om eventuele extra gesprekspunten in te dienen. Breng eventueel zelf nog extra gesprekspunten in en stel de definitieve agenda vast. Stuur minimaal een week voordat het functioneringsgesprek plaatsvindt de anderen de definitieve agenda voor het gesprek. Regel een goede gespreksruimte en houd rekening met tijdstip en tijdsduur. Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug om te zien hoe dit gesprek geëvalueerd is en welke verbeterpunten er bleken.


Bijlage E – Schema voorbereiding raadslid

Voorbereidingen voor het raadslid: Neem de tijd en kies momenten waarop u niet gestoord wordt om uzelf voor te bereiden. Bestudeer de vooraf ontvangen informatie. Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug. Breng van tevoren eventueel extra gesprekspunten in. Lees de definitieve agenda goed door. Bedenk bij welke agendapunten u iets wilt zeggen. Bereid deze agendapunten goed voor door: - het competentieprofiel te bestuderen - te reflecteren op uw eigen functioneren - uw eigen successen en problemen waar u in uw werk als raadslid tegenaan loopt te benoemen - de sterktes en ontwikkelpunten die u van uzelf ziet te benoemen - te bedenken wat u in het gesprek precies wilt zeggen - voorbeelden te bedenken die uw verhaal ondersteunen - open vragen te formuleren waarmee u een onderwerp kunt aansnijden Benoem uw ambities voor de toekomst en in welke richting en op welke terreinen u zich wilt ontwikkelen. Informeer u over het actuele opleidingsaanbod en bezie welke trainingen u nog zou willen volgen. Bedenk wat uw zienswijze is met betrekking tot de overige agendapunten. Denk bewust na over uw houding in het functioneringsgesprek gegeven de aard en het karakter van het gesprek.


Bijlage F – Onderdelen van het functioneringsgesprek Onderdelen van het functioneringsgesprek Opening •

Verduidelijking van het gesprek: - Doel - Kenmerken - Opzet - Tijdsduur - Vertrouwelijkheid

•

Zijn er vragen over de agenda?

Bespreking van de agendapunten •

De vijf standaard gespreksonderwerpen: 1. Taakinhoud 2. Taakvervulling 3. Werkomstandigheden 4. Samenwerking 5. Eigen ontwikkeling

•

De overige agendapunten.

Afronding •

Herhalen van de gemaakte concrete afspraken.

•

Behoeft het functioneringsgesprek een specifieke opvolging?

•

Welke trainingen gaan gevolgd worden?

•

Evalueren van het gesprek.

Schrijf binnen twee weken na het functioneringsgesprek het verslag.


Bijlage G – Voorbeeldvragen 1. Taakinhoud -

Wat ziet u als uw takenpakket en werkzaamheden? Wat vindt u van de variatie in uw werkzaamheden? Hoe vindt u de zwaarte en hoeveelheid van uw taken? Welke taken moet u (gedeeltelijk) laten liggen? Welke taken vindt u moeilijk uitvoerbaar?

2. Taakvervulling (per competentie) Deskundigheid - Wat vindt u van de gemeentelijke politiek? - Hoe verdiept u zich in de beleidsterreinen? - Hoe vindt u nieuwe kennis en hoe neemt u die in zich op? Communicatieve vaardigheden - Hoe ervaart u uw contact met burgers? - Hoe gaat het vergaderen, debatteren, presenteren e.d. u af? - Hoe benadert u de media? Samenwerken - Hoe ervaart u de samenwerking met uw collega fractie- en raadsleden? - Wat zijn uw ervaringen tot nu toe met de fractiediscipline? - Wat vinden mensen van uw mening? Authenticiteit - Hoe laat u in de fractie zien dat u uzelf bent? - Hoe denkt u dat anderen over u denken? - Op welke momenten vindt u het moeilijk om authentiek te zijn? Politieke sensitiviteit - Hoe bevalt de manier waarop de verschillende politieke deelnemers met elkaar omgaan? - Hoe vindt u uw draai in de gemeentelijke politiek? - Hoe volgt u de actualiteit? - Hoe zouden burgers over u en uw functioneren denken? Visie -

Hoe gaat het u af om concrete CDA-standpunten te formuleren? Op welke manier gebruikt u het CDA-gedachtegoed daarbij? Hoe draagt u het CDA verkiezingsprogramma uit?


Resultaatgerichtheid - Hoe vindt u dat het college van B&W functioneert? - Welke instrumenten gebruikt u regelmatig en met welk doel? - Hoe pakt u het aan om een CDA-standpunt te profileren temidden van andere standpunten? - Wat zijn uw doelen in de functie? Leiderschap (voor de fractievoorzitter) - Hoe bevalt u de groepswerking van de fractie? - Welke resultaten heeft de fractie de afgelopen periode behaald? - Hoe is uw bijdrage aan deze fractieresultaten geweest? - Hoe denkt u dat de fractieleden over u denken? 3. Werkomstandigheden - Hoe ervaart u uw werkbelasting? - Wat vindt u van de tijdsdruk? - Hoe bevalt u de omgang met de pers? - Wat vindt u van de informatievoorziening naar u toe? 4. Samenwerking - Hoe ervaart u de samenwerking met de coalitiefracties? - Hoe ervaart u de samenwerking met andere politieke fracties? - Hoe ervaart u de samenwerking met het maatschappelijke middenveld? - Hoe ervaart u de samenwerking met het ambtelijke apparaat? - Hoe ervaart u de samenwerking met de lokale afdeling? 5. Eigen ontwikkeling - Hoe zou u uw eigen toekomstperspectief schetsen? - Welke eigen ontwikkeling streeft u in uw functie na? - Welke trainingen wilt u gaan volgen? - Wat kunnen uw groeimogelijkheden binnen het CDA zijn?


Handreiking voor het voeren van een functionerings- en beoordelingsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder in een CDA-afdeling

Recommend Documents