Info voor de leidinggevenden m.b.t. het voeren van een functioneringsgesprek Achtergrond informatie Voor men aan een functioneringsgesprek begint is het belangrijk wat achtergrondinformatie in te winnen over de bedoeling van een functioneringsgesprek.
Een functioneringsgesprek kan men zien als volgt: -
-
-
-
Het is een vooraf afgesproken, voorbereid en regelmatig terugkerend gesprek (systematisch en georganiseerd). Dit gesprek vindt plaats tussen de medewerker enerzijds en de eerst-hogere leidinggevende en eventueel diegene aan wie de medewerker functioneel rapporteert anderzijds. In dit gesprek staat onderlinge afstemming doorheen een open, gelijkwaardige dialoog voorop. Het gesprek gaat over het functioneren van de medewerker en al datgene wat dit functioneren stimuleert of stoort. Het functioneringsgesprek heeft tot doel dat de medewerker zich ondersteund weet en zich kan motiveren zodat hij zijn functioneren op het werk kan optimaliseren (globaal doel) Het is de bedoeling om aan het einde van het gesprek tot concrete en actiegerichte afspraken te komen waartoe de medewerker en/of de leidinggevende zich engageren en die concreet opgevolgd worden. In het functioneringsgesprek staat verandering en ontwikkeling centraal. Het heeft een ander doel, een andere inhoud en een andere vorm dan het evaluatiegesprek!
Voorbereiding -
Men spreekt best 1 à 2 weken voor het gesprek een datum, uur en plaats af met de medewerker. - Datum: kies een dag die in een niet té drukke periode valt - Uur: bepaal een rustig moment, d.i. niet te vroeg ’s morgens maar ook niet te laat op de dag. Hou ook rekening met de mogelijke wisselende werkuren en de duur van het gesprek - Duur: in regel zal het gesprek ongeveer een uur duren. - Plaats: zoek een rustig lokaal waar men niet gestoord wordt (telefoon, anderen die binnen en buiten lopen, storende geluiden…) - Ga na of de medewerker voldoende zicht heeft in het hoe en het waarom van het functioneringsgesprek.. Leg hem/haar kort de bedoeling uit: het betreft het bespreken van de functioneringswijze met het oog op het maken van afspraken, het begeleiden van zijn ontwikkeling; dergelijk gesprek staat los van een prestatie- of potentieelbeoordeling; het gaat dus niet over een beoordeling of waardering.
1
-
Nodig de medewerker uit om na te denken over een aantal aspecten i.v.m. zijn functioneren in de ruimste zin. Bezorg hem/haar vooraf het formulier dat zal gebruikt worden en vraag hem/haar op het formulier die topics in te vullen die hij/zij wil bespreken tijdens het functioneringsgesprek (bezorg hem/haar eveneens de leidraad die werd opgesteld als hulp bij het invullen van het document). ¾ Onder ‘Belangrijkste resultaatgebieden’ in punt B. van het formulier wordt verwezen naar de resultaatgebieden uit de functiebeschrijving; het is de bedoeling dat de medewerker vooraf nadenkt over zijn functioneren binnen de verschillende resultaatgebieden uit de functiebeschrijving. Tijdens het functioneringsgesprek zelf kiezen de medewerker en de verantwoordelijke dan elk enkele (3) resultaatgebieden uit waarover zij tijdens het gesprek van gedachten willen wisselen. ¾ Voor punt C. in het functioneringsdocument geldt dat de medewerker als voorbereiding een aantal punten uitkiest waarover hij het met zijn/haar verantwoordelijke wenst te hebben in het functioneringsgesprek. Indien de meeste van deze punten al besproken werden onder rubriek B dan kan er eventueel in samenspraak met de medewerker beslist worden om deze rubriek over te slaan.
-
Zorg ervoor dat je (als verantwoordelijke) ook zelf over voldoende informatie beschikt vooraf en bereid ook zelf het gesprek voor aan de hand van het formulier (de verantwoordelijke dient dus eveneens als voorbereiding op het gesprek het formulier in te vullen en op dit formulier die elementen aan te halen waarover hij/zij tijdens het functioneringsgesprek van gedachten wil wisselen met zijn/haar medewerker.)
Het gesprek -
Leg nogmaals kort de bedoeling van het gesprek uit: begeleiding en afspraken maken en niet: beoordeling of waardering. Heb de nodige aandacht voor het opbouwen van de sfeer, start op een ontspannen manier. Geef de medewerker het woord en vraag hem wat hij specifiek wil bespreken (resultaatgebieden, bepaalde thema’s uit de lijst p.3) Geef daarna als leidinggevende ook zelf aan wat je wenst te bespreken tijdens het gesprek. Maak gebruik ook zeker van het functioneringsgesprek om individuele opleidingsbehoeften te detecteren en schrijf ze neer!
Afronding -
Geef een korte samenvatting van het gesprek; geef aan waarin er gemeenschappelijke visies waren en waar er verschillen aan bod kwamen. Maak afspraken: wie doet wat en wanneer, bepaal eventueel de termijn waarin de afspraken moeten uitgevoerd worden. 2
Verslag -
-
De samenvatting van het gesprek wordt schriftelijk vastgelegd op één blanco exemplaar van het functionerings-formulier dat gezamenlijk wordt ingevuld; men vult dus samen met de medewerker 1 nieuw exemplaar van het formulier in waarin alle topics aan bod komen die tijdens het gesprek werden besproken en afgesproken. Vooral de laatste bladzijde, waarop men een samenvatting geeft van de belangrijkste elementen die in het gesprek aan bod kwamen is hierbij van belang! Laat dit formulier na afloop nog eens lezen door de medewerker en becommentariëren. Onderteken beiden het formulier en geef eventueel een exemplaar aan de medewerker. Garandeer de medewerker dat met dit document zorgvuldig en vertrouwelijk wordt omgegaan (dit document wordt niet in het personeels-dossier op de personeeldienst bewaard); we zien dit document echt als een ontwikkelings- en begeleidingstool die evt. wel in het persoonlijke begeleidingsdossier van de medeweker binnen zijn/haar dienst of afdeling kan bewaard worden.
3
UNIVERSITAIRE ZIEKENHUIZEN LEUVEN
Vertrouwelijk
functioneringsdocument
A. Identificatiegegevens Naam:
Datum functioneringsgesprek:
Functie:
Directe verantwoordelijke:
In huidige functie sinds:
Evt. functionele chef:
4
B. functionering binnen de belangrijkste resultaatsgebieden belangrijkste resultaatsgebieden verwachtingen en afspraken
Wijze van functioneren
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
5
C. Mogelijke thema’s voor het functioneringsgesprek 1. Patiëntgerichtheid
2. Beroepsbekwaamheid, ambities
3. Werkorganisatie/ werkomstandigheden/ sfeer/ taakverdeling
4. Persoonlijke elementen die meespelen in het functioneren op mijn werk
5. Communicatie (met collega’s, met verantwoordelijke)
6. Samenwerking met collega’s, met andere diensten of afdelingen
7. Vernieuwing en verandering
8. Initiatiefname en probleemoplossend vermogen
9. De manier waarop er leiding wordt gegeven
6
D. Sterke en te verbeteren punten Sterke punten -
Te verbeteren punten -
-
-
E. Samenwerking met de verantwoordelijke
F. Afspraken voor de komende periode
7
G. Concrete acties te ondernemen naar aanleiding van het functioneringsgesprek Opleiding/ Vorming/ Coaching
Vooruitzichten m.b.t. verdere tewerkstelling
Aspecten waaraan bijzondere aandacht moet worden besteed
H. Globaal functioneren: samenvattende omschrijving
I. Eventuele bijkomende bemerkingen
Directe verantwoordelijke Datum: Handtekening:
Functionele chef (indien van toepassing) Datum: Handtekening:
Personeelslid Datum: Handtekening:
8
Leidraad voor het invullen van het functioneringsdocument Hieronder vindt men enkele richtlijnen voor het invullen van het functioneringsdocument. Dit document dient zowel door de medewerker als door zijn/haar directe verantwoordelijke (en evt. de functionele verantwoordelijke) te worden ingevuld als voorbereiding op het functioneringsgesprek. Tijdens het functioneringsgesprek geeft zowel de medewerker als de verantwoordelijke aan welke elementen hij/zij per rubriek tijdens het functioneringsgesprek wenst te bespreken. Tijdens het functioneringsgesprek vult de medewerker samen met zijn/haar verantwoordelijke(n) 1 nieuw exemplaar van dit document in waarop die elementen worden neergeschreven die tijdens het gesprek zijn aan bod gekomen. Het exemplaar dat gezamenlijk wordt ingevuld naar aanleiding van het functioneringsgesprek wordt beschouwd als het uiteindelijke functioneringsdocument.
Rubriek A: Identificatiegegevens In deze rubriek worden er enkele data gevraagd die betrekking hebben op de medewerker en zijn/haar functie.
Rubriek B: functionering binnen de belangrijkste resultaatgebieden In deze rubriek neemt men die resultaatgebieden over uit de functiebeschrijving waarover men tijdens het functioneringsgesprek van gedachten wilt wisselen. In de linker kolom “belangrijkste resultaatgebieden” formuleert men het resultaatgebied zoals het in de functiebeschrijving is opgenomen; in de rechter kolom “wijze van functioneren” geeft men aan op welke manier men binnen dit resultaatgebied functioneert (de medewerker geeft aan hoe hij, volgens zijn eigen mening functioneert, de verantwoordelijke(n) geeft/geven hun visie weer omtrent het functioneren van de medewerker), indien er dingen zijn waarop men dieper wenst in te gaan tijdens het functioneringsgesprek kan men deze eveneens hier vermelden. Tip; men bereidt best alle resultaatgebieden voor en tijdens het functioneringsgesprek zelf kiezen de medewerker en zijn/haar verantwoordelijke(n) elk 3 resultaatgebieden waarover zij het in het gesprek willen hebben.
Rubriek C: Mogelijke thema’s voor het functioneringsgesprek Het is de bedoeling dat men enkele thema’s uit deze rubriek selecteert waarop men tijdens het functioneringsgesprek verder wenst in te gaan. Indien deze thema’s al impliciet aan bod kwamen tijdens de vorige rubriek kan men samen beslissen om deze rubriek over te slaan. 9
Rubriek D: Sterke en te verbeteren punten Hier geeft men aan welke de sterke punten en de te verbeteren punten zijn op vlak van het functioneren van de medewerker.
Rubriek E: Samenwerking met de verantwoordelijke In deze rubriek kan de medewerker indrukken, aandachtspunten, opmerkingen, bedenkingen kwijt die verband houden met: - de manier waarop de samenwerking met de verantwoordelijke verloopt - de manier waarop er door de verantwoordelijke leiding wordt gegeven De verantwoordelijke(n) kan/kunnen in deze rubriek indrukken, aandachtspunten, opmerkingen en bedenkingen kwijt die verband houden met: - de manier waarop zij de samenwerking met de medewerker ervaren
Rubriek F: Afspraken voor de komende periode Het is de bedoeling dat men aan het einde van het functioneringsgesprek samen enkele afspraken noteert die naar aanleiding van het functioneringsgesprek werden gemaakt.
Rubriek G: Concrete acties te ondernemen naar aanleiding van het functioneringsgesprek Hier worden alle acties genoteerd die, in onderling overleg, naar aanleiding van het functioneringsgesprek zullen worden gepland.
Rubriek H: globaal functioneren en samenvattende omschrijving Hier vat de medewerker, samen met zijn/haar verantwoordelijke(n), beknopt de belangrijkste elementen samen die aan bod kwamen tijdens het functioneringsgesprek.
Rubriek I: Eventuele bijkomende bemerkingen Hier kan men evt. nog bijkomende bemerkingen kwijt die nergens anders in het formulier aan bod komen.
Succes!
10
