Het ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding alsook het voeren van een verantwoord aankoopbeleid

O.C.M.W.- LOCHRISTI FUNCTIEBESCHRIJVING AFDELING: DIENST: FUNCTIEBENAMING:

FINANCIELE DIENST FINANCIELE DIENST-ECONOMAAT econoom-boekhouder

1. Plaats in de organisatie De econoom-boekhouder werkt onder leiding van de secretaris en de financieel beheerder en werkt samen met de medewerkers van het secretariaat, sociale dienst, dienst huishoudelijk en technisch onderhoud en woonzorgcentrum. 2. Functie-analyse 2.1. Doelstelling van de functie Het ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding alsook het voeren van een verantwoord aankoopbeleid. 2.2. Inhoud van de functie De functie van econoom-boekhouder omvat volgende taken: 1. Het gedeeltelijk voeren van de boekhouding als ondersteuning van de financieel beheerder: bestelbons, definitieve rechten, openstaande schulden, briefwisseling terzake. 2. Het voeren van een kosten-analytische boekhouding geïntegreerd in de Nieuwe O.C.M.W.boekhoudeing en vanaf 01.01.2014 het voeren van een boekhouding binnen de regelgeving van de beleids-en beheerscyclus van O.C.M.W.’s. 3. Adviseren en opvolgen van onderhandse opdrachten. Inwinnen van informatie en inlichtingen met betrekking tot aankopen. 4. Stockbeheer en stockopvolging. 5. Opvolging van de computerfiguratie en software van de verschillende diensten (als backup van de communicatiemedewerk(st)er). 6. Volledige voorbereiding, opmaak en opvolging van het budget de budgetwijzigingen, de meerjarenplanning en interne kredietaanpassingen. - t.a.v. cliënten

O.C.M.W. Actualisatie 01.2014

 De omstandigheden creëren waarbinnen cliënten, in hoofdzaak interne medewerk(st)ers, op professionele wijze te woord gestaan worden bij het verstrekken van inlichtingen, bvb. m.b.t. het aankoopbeleid.  Opvolging van de computerfiguratie en software van de verschillende diensten. (als back-up van de communicatiemedewerk(st)er).

- t.a.v externe diensten en instanties (leveranciers e.a.)  De strikte opvolging van bestelbons en facturen.  Met contactpersonen van leveranciers een professionele samenwerkingsrelatie opbouwen en onderhouden. - t.a.v. collega’s van andere diensten binnen het O.C.M.W.   

Regelmatig overleggen en feedback verstrekken inzake economaat met betrekking tot de stand van zaken in dossiers. Onderling op elkaar afstemmen van de werkzaamheden van de eigen dienst met de werking van andere diensten (o.a. secretariaat, sociale dienst, WZC,…). Correct en tijdig doorgeven van alle gegevens nodig voor de administratieve verwerking door andere diensten (o.a. secretariaat, sociale dienst, WZC,…).

- t.a.v. O.C.M.W.-secretaris      

Mee uitdenken en realiseren van nieuwe initiatieven of optimaliseren van bestaande werkwijzen m.b.t. de werking van de eigen dienst. Adviseren inzake strategische meerjarenplanning op vlak van aankoopbeleid/economaat. Voorbereiden dossiers en opmaken beslissingen O.C.M.W.-raad en vast bureau inzake aankoopbeleid (incl. overheidsopdrachten) en verzekeringen. Briefwisseling: zelfstandig opmaken en verwerken van in-en uitgaande brieven en facturen, incl. registratie en verzending m.b.t. eigen werkzaamheden (o.a. briefwisseling O.C.M.W.-raad en vast bureau). Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot de werking van het economaat. Wederzijdse open en constructieve houding waarbij voor ieder individu ruimte is voor eigen inbreng en ontwikkeling.

- T.a.v. financieel beheerder     

Ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding (o.a. verwerking inkomende facturen, voorbereiding jaarrekening, financiële meerjarenplanning en jaarverslag). Instaan voor klassement en archivering van de financiële dienst en het economaat. Briefwisseling: zelfstandig opmaken en verwerken van in-en uitgaande brieven, incl. registratie en verzending m.b.t. de financiële dienst en het economaat. Regelmatig overleggen en afstemmen met betrekking tot de boekhoudkundige aspecten. Wederzijdse open en constructieve houding waarbij voor ieder individu ruimte is voor eigen inbreng en ontwikkeling.


- Verruimende bepalingen 

Op verzoek van de O.C.M.W.-secretaris, of de financieel beheerder voor wat de ondersteuning van deze laatste betreft, en in het belang van de goede werking van het O.C.M.W., kan de econoom-boekhoud(st)er ook belast worden met andere taken, zonder dat zijn/haar hoofdopdracht in het gedrang komt.


2.3. Aard van de functie 2.3.1. Verantwoordelijkheidsdomein De econoom-boekhouder is verantwoordelijk voor het correct voorbereiden van de O.C.M.W.-boekhouding en dit binnen de afgesproken termijn. De econoom-boekhouder is verantwoordelijk voor het economaat ( aankoopbeleid (incl. overheidsopdrachten),opvolging stock, stockopmaak) en dit binnen de afgesproken termijn. Is verantwoordelijk voor de eigen werkorganisatie (stellen van prioriteiten, enz.). 2.3.2. Specifieke moeilijkheidsgraad  De functie van boekhouder vraagt de nodige actualisering van de eigen deskundigheid.  Werkbelasting: verschillende taken moeten vaak tegelijk en onder tijdsdruk worden uitgevoerd. 2.3.3. Voornaamste contacten in de functie De boekhouder heeft contact met de verschillende O.C.M.W. - diensten en externe diensten/leveranciers waarbij hij/zij van deze diensten afhankelijk is voor het verkrijgen van gegevens.


2.4. Functieprofiel - Vakkennis    

Grondige kennis van de wetten en besluiten met betrekking tot de O.C.M.W.boekhouding en de overheidsopdrachten. Goede kennis van geautomatiseerde boekhoudsystemen en de voornaamste bureautica–toepassingen. Kennis van de werking en doelstelling van een O.C.M.W. . Goede kennis van de BIN-normen.

- Technische en administratieve vaardigheden     

De aangehaalde vakkennis op een professionele manier in de praktijk kunnen toepassen. Nauwkeurig, kernachtig en gestructureerd dossiers kunnen opmaken en bijhouden. Hanteren van administratief-technische vaardigheden, o.a. mondeling en schriftelijk vlot en correct kunnen communiceren en verslag uitbrengen, met respect voor de BINnormen en de huisstijl. Vlot gebruik van moderne kantoorapparatuur en communicatiemedia. Weet op een economische, ergonomische en respectvolle manier gebruik te maken van het materieel.

- Persoonlijke en organisatorische vaardigheden        

Werkzaamheden zelfstandig en systematisch kunnen plannen. Kunnen stellen van prioriteiten binnen de ruime context van de organisatie. Snel en doeltreffend informatie kunnen opzoeken en functioneel toepassen. Praktische problemen zelf kunnen oplossen. Doorspelen van problemen die betrokkene niet zelf kan oplossen naar de leidinggevende of de juiste dienst/persoon binnen het O.C.M.W. De functie uitvoeren met een behoorlijk en regelmatig werktempo. In staat zijn om tijdens een periode van hogere werkdruk het normale werktempo op te drijven. Opdrachten zorgvuldig en correct kunnen uitvoeren (zonder fouten, volledig, enz.).

- Relationele en communicatieve vaardigheden   

Kunnen werken in teamverband. Kunnen omgaan met positieve en negatieve feedback. Duidelijk kunnen communiceren.

- Attitudes   

Heeft een professionele betrokkenheid tegenover het O.C.M.W. Objectief zijn en kunnen relativeren. Bereidheid om verworven vaardigheden voortdurend te hanteren en verder te ontwikkelen.


          

Bereidheid om eigen mogelijkheden en beperktheden te onderkennen en, indien nodig, spontaan advies te vragen of doorverwijzen wanneer een probleem de eigen competentie te boven gaat. Bereidheid tot permanente vorming, opvolgen van relevante vakliteratuur,… Beschikken over een actieve werkhouding en een grote dosis doorzettingsvermogen. Het beroepsgeheim respecteren. Anderen benaderen met tact, discretie en respect. Beschikken over voldoende verantwoordelijkheidszin. Zin voor orde en stiptheid. Geduldig en stressbestendig zijn. De nodige flexibiliteit vertonen om zonder moeite te kunnen overstappen van de ene in de andere situatie (bvb. bij nieuwe functie-inhoud of nieuwe beleidsopties die van invloed zijn op de functie). Bereid zijn om sporadisch te werken buiten de normale werkuren indien nodig in het belang van de dienst. Loyaal zijn t.a.v. het bestuur.


3. Benoemings- en aanwervingsvoorwaarden Wordt begeven bij aanwerving of bevordering van functie. Overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in de rechtspositieregling van het O.C.M.W.personeel.

4. Functiewaarderingsniveau -

Niveau : Weddeschaal:

B B1 - B3

5. Specifieke beoordelingscriteria Eerste beoordelaar: O.C.M.W.-secretaris Tweede beoordelaar: financieel beheerder O.C.M.W.


Het ondersteunen en mee uitvoeren van de boekhouding alsook het voeren van een verantwoord aankoopbeleid

Recommend Documents