Het afsluiten van een raamcontract voor het uitvoeren van procesaudits en andere audits in het kader van interne controle

STAD ANTWERPEN PATRIMONIUMONDERHOUD CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK Luchtbalcomplex - Blok C - Havanastraat 5 2030 Antwerpen

Prijs: 14€

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG BESTEK nr. 2007/8045

Het afsluiten van een raamcontract voor het uitvoeren van procesaudits en andere audits in het kader van interne controle De offertes moeten bezorgd worden uiterlijk op Woensdag 12 december voor 11.00 uur. Aan het college van burgemeester en schepenen, per adres Patrimoniumonderhoud, Desguinlei 33, 2018 Antwerpen dienst aanbestedingen (gelijkvloers) of op de zitting. Op de zitting te 11.00 uur zal de voorzitter overgaan tot het openen van de offertes. VOOR BIJKOMENDE INLICHTINGEN OF OPMERKINGEN KAN U TERECHT OP NAVOLGENDE NUMMERS/
over het indienen of inzenden en de opening van de offertes: bedrijf patrimoniumonderhoud stafdienst/aanbestedingen,,2018 Antwerpen Desguinlei 33 tel: 03/244 51 12 • voor andere inlichtingen m.b.t. het dossier : - dhr. Ronny Wagenaer : tel. 03/220.83.46 – fax 03/220.86.09

Bestek nr. 2007/8045.

1

ADMINISTRATIEVE EN TECHNISCHE CONTRACTUELE BEPALINGEN Artikel 1. Voorwerp van de opdracht Deze opdracht omvat het afsluiten van een raamovereenkomst voor het uitvoeren van procesaudits en andere audits in het kader van interne controle. Doel is om de interne auditdienst van de stad Antwerpen bij te staan bij de uitvoering van auditopdrachten die voortvloeien uit: - de door de interne auditdienst opgestelde risicoanalyse van processen (reguliere procesaudits); - onverwachte gebeurtenissen (met aanwijzingen of vermoedens van fraude, misbruik, corruptie of andere onregelmatigheden). Voor meer informatie zie artikel 6.

Artikel 2. Wetgeving en reglementering Op deze aanneming zijn, behoudens in dit bestek opgenomen aanvullende bepalingen, volgende wet- en regelgeving van toepassing: •

•

•

De wet van 24.12.1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten (BS 22.01.1994) aangevuld met “errata” (BS 25.02.1997) en latere aanvullingen. Het koninklijk besluit van 08.01.1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (BS 26.01.1996) aangevuld met “errata” (BS 25.02.1997) en latere aanvullingen. Het koninklijk besluit van 26.09.1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS 18.10.1996) en latere aanvullingen.

Bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden waarvan in onderhavig bestek wordt afgeweken: • geen

Artikel 3. Aard van de opdracht De opdracht behelst een aanneming van diensten op basis van een algemene offerteaanvraag tegen prijs per dag (gemiddelde kost per medewerker ongeacht de teamsamenstelling). Een werkdag bevat minstens acht werkuren.

Bestek nr. 2007/8045.

2

Artikel 4. Uitsluitingsgronden en selectiecriteria UITSLUITINGSGRONDEN : De kandidaat kan uitgesloten worden van de verdere procedure, indien hij zich in één of meerdere van de volgende situaties bevindt: 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeren, werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2. aangifte hebben gedaan van faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of het voorwerp zijn van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast; 4. bij hun beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5. niet in orde zijn met de betaling van bijdragen aan de sociale zekerheid; 6. niet in orde zijn met de betaling van belastingen in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waar de inschrijver gevestigd is; 7. zich in ernstige mate hebben schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen. Het bewijs van het tegendeel wordt door de kandidaat geleverd door voorlegging van de volgende stukken: -

-

-

voor 1) en 2): een recent attest van niet faling of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; voor 3): een recent uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; voor 5): een RSZ-attest van het voorlaatste kwartaal voor het indienen van de offerte; voor 6): een recent getuigschrift directe en indirecte belastingen uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land; voor 4) en 7): een verklaring op eer opgemaakt en ondertekend door de kandidaat. (cfr. art. 13 nr. 1)

Bestek nr. 2007/8045.

3

SELECTIECRITERIA : 1. Referenties met betrekking tot het uitvoeren van soortgelijke opdrachten tijdens de laatste drie jaar met vermelding van bedrag, datum en opdrachtgevende publiek- of privaatrechterlijke instantie. 2. Aantoonbare kennis van de werking van overheden of overheidsinstellingen, gelijkaardig aan de stad Antwerpen (grootte, brede dienstverlening, breed bereik,…) 3. Competentie en ervaring van het tewerkgesteld personeel en/of onderaannemers aangeduid door de inschrijver. Hieruit moet blijken dat dit personeel voldoende competent en ervaren is om de opdracht, zoals omschreven in artikel 6, uit te voeren. Tevens moet hieruit blijken dat een eventuele (tijdelijke) afwezigheid van een personeelslid van de inschrijver kan opgevangen worden door een (tijdelijke) vervangende aanstelling van kwalitatief gelijkwaardig personeel. Deze vervanging gebeurt in overleg en akkoord met de opdrachtgever. (cfr. art. 13 nrs. 2-4)

Artikel 5. Prijsopgave De inschrijver is gehouden zijn nettoprijs per dag (gemiddelde kost per medewerker ongeacht de teamsamenstelling) uitgedrukt in euro, op te geven rekening houdend met artikel 6. De inschrijver mag de prijzen, tot vier cijfers na de komma preciseren. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de offerteprijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. De toe te passen BTW-aanslagvoet moet wel duidelijk in de offerte worden opgegeven. De prijs is all-in; achteraf kunnen geen extra kosten aangerekend worden.

Artikel 6. Doel en technische omschrijving DOEL VAN DE OPDRACHT 1. Inleiding De procesaudits vormen slechts één van de pijlers in de werking van de interne auditdienst van de stad Antwerpen (zie bijlage 1 – prioritaire onderzoeksdomeinen Interne Audit). Het opstarten van een procesaudit gebeurt op basis van de score behaald in de risicoanalyse van de processen die in het najaar van 2007 door de interne auditdienst wordt uitgevoerd. Via deze risicoanalyse worden alle (primaire) processen van de stad gescoord op 5 risicofactoren (risico- en fraudegevoeligheid, strategisch belang, aantal personeelsleden, bedrag aan kredieten en verandering). Vervolgens wordt, rekening houdende met een wegingscoëfficiënt voor alle risicofactoren, een totaalscore berekend per proces en worden alle processen per bedrijfseenheid gerangschikt naar risicograad. De processen met de hoogste risicograad zullen eerst worden geaudit. Hierbij wordt rekening gehouden met een voldoende spreiding over de verschillende bedrijfseenheden, m.a.w. initieel zal van alle bedrijfseenheden het proces met de hoogste risicoscore worden geaudit. Bestek nr. 2007/8045.

4

2. Inzet van externe auditoren Het uitvoeren van een procesaudit verloopt volgens het stappenplan in bijlage (zie bijlage 2 – stappenplan procesaudits). Rekening houdende met de capaciteit en competenties van de interne auditdienst (hierna ook ‘Interne Audit’ of ‘IA’ genoemd), het aantal uit te voeren procesaudits en de inhoud of context van de auditopdracht, kunnen externe auditoren worden ingeschakeld voor het uitvoeren van auditopdrachten . Twee mogelijkheden voor de inzet van externe auditoren in dit domein: 1. Externe auditoren kunnen op basis van de risicoanalyse procesaudits uitvoeren onder leiding en coördinatie van Interne Audit. Hierbij zal de voorbereiding door Interne Audit gebeuren, in samenspraak met de externe auditoren. Behalve de reguliere voorbereiding (formulering van scope en doelstellingen) zal ook een concreet auditprogramma worden opgesteld met de opsomming van de te verrichten auditactiviteiten en de bijhorende tijdsbesteding. Het terreinwerk zal voornamelijk door de externe auditoren, al dan niet vergezeld van een interne auditor, worden uitgevoerd. De rapportering gebeurt zoals beschreven in het stappenplan voor uitvoering van procesaudits (zie bijlage 2 – stappenplan procesaudits). Het ontwerprapport wordt door de externe auditoren opgesteld conform de huisstijl van de stad Antwerpen en de door Interne Audit gehanteerde vorm. De opvolging gebeurt al dan niet door externe auditoren (later nog te bepalen). 2. Externe auditoren kunnen ook ingeschakeld worden waar, al dan niet na vooronderzoek door interne audit, indicaties aanleiding zouden kunnen geven tot het vermoeden van misbruik, fraude of corruptie. De werkwijze is gelijkaardig als bij een procesaudit uitgevoerd door externe auditoren op basis van de risicoanalyse, behalve dat de opstart wordt beslist door de directeur Interne Audit i.p.v. op basis van een risicoanalyse. Inzake rapportering dient hierbij ook gewezen te worden op de bepalingen van het ‘reglement betreffende de organisatie van de stedelijke auditdienst en het auditcomité’. Artikel 8 van dit reglement bepaalt dat fraude, corruptie en ernstige misbruiken in eerste instantie aan de burgemeester en de stadssecretaris moeten worden gerapporteerd. De burgemeester brengt de leden van het auditcomité op de hoogte. In bijlage 4 is het volledige reglement toegevoegd. Deze werkwijze dient ook door de externe auditoren te worden gevolgd. De audits kunnen op alle processen van de stad betrekking hebben, bijzondere aandacht gaat evenwel uit naar het aankoopproces. Artikel 2 van het reglement houdende de organisatie van de stedelijke auditdienst en het auditcomité vermeldt dat in het auditplan van Interne Audit bijzondere aandacht moet worden gegeven aan het aankoopproces, met aandacht voor de transparante en correcte toepassing van de overheidsopdrachtenwetgeving.

Bestek nr. 2007/8045.

5

TECHNISCHE OMSCHRIJVING De onderhavige aanneming is geen exclusiviteitscontract. De opdrachtgever blijft vrij om gelijkaardige opdrachten ook buiten het raamcontract om te bestellen. De auditopdrachten zullen op afroep gebeuren. Nadat een auditopdracht besteld is, heeft de opdrachtnemer twee weken de tijd om zich te organiseren en op te starten. Pas vanaf de effectieve uitvoering van de opdracht kan de vaste dagprijs per medewerker worden aangerekend. Rapportering en opmaak van documenten dient te gebeuren volgens de methodologie van de stad Antwerpen (zie huisstijl en voorbeelddocumenten in bijlage 3, nadere toelichting zal ook verstrekt worden tijdens de informatievergadering). De opdrachtgever zal bepalen waar een onderzoek moet uitgevoerd worden en dit kaderen binnen het te realiseren project. De opdrachtnemer zal per auditopdracht een voorstel van auditprogramma opmaken waarin volgende punten worden uitgewerkt: • de uitvoeringstermijn • de samenstelling van het projectteam (niveau/graad en % inzet in team) + verduidelijking mbt de rollen van de teamleden in een opdracht: wie doet wat in elke fase van de opdracht (voorbereiding, terreinwerk, rapportering). • het aantal mandagen • de uit te voeren auditwerkzaamheden Dit voorstel heeft oog voor snelheid en relevantie. De opdrachtnemer moet ook de onderaannemers meedelen waarmee hij wil samenwerken om deze opdracht uit te voeren. Indien het voorstel voor de stad aanvaardbaar is, mag de opdrachtnemer overgaan tot de effectieve uitvoering van de audit. Binnen het kader van deze opdracht kan de manier van samenwerken aangepast worden als de omstandigheden wijzigen. SAMENWERKING De technische opvolging van en de controle op deze overheidsopdracht gebeurt door Roeland Gielen, directeur Interne Audit en Ronny Wagenaer, bestuurscoördinator audit. In functie van de specifieke opdracht(en) kan deze toezichts- en controlefunctie door een andere ambtenaar opgenomen worden. Na elke opgeleverde opdracht kan eventueel een evaluatiemoment plaatsvinden. Bedoeling is hiermee voor beide partijen een leerproces op gang te brengen waarvan de effecten, zowel naar aanpak als naar resultaten, in de vervolgopdrachten/offertes verwerkt worden.

Bestek nr. 2007/8045.

6

Artikel 9 van het reglement houdende de organisatie van de stedelijke auditdienst en het auditcomité bepaalt dat interne auditoren, in het kader van hun opdracht, toegang hebben tot alle gemeentelijke gebouwen en bestanden, inclusief de elektronische, waar ze zich ook bevinden. In het kader van een auditopdracht is elk personeelslid verplicht, op verzoek van de interne auditor die met het onderzoek belast is, medewerking te verlenen, alle relevante informatie en documenten ter beschikking te stellen, alsook paswoorden of cijfercombinaties kenbaar te maken of de sleutels tot lokalen of kasten te overhandigen. Interne Audit garandeert dat ook de externe auditoren in het kader van hun opdracht over deze rechten kunnen beschikken. Zolang niet in tegenspraak met voorgaande regeling gebeuren de onderzoeken in samenwerking met de betrokken diensten. In het bijzonder voor reguliere procesaudits moet de opdrachtnemer ernaar streven de medewerkers van de te onderzoeken eenheden actief aan het onderzoek te laten meewerken. Er wordt verwacht dat de auditor door analyse en kritische vragen op basis van de hem geleverde informatie tot een eigen advies en resultaatsverbintenis komt. Dit advies wordt in een overzichtelijk en begrijpbaar rapport gegoten, vergezeld van een powerpointpresentatie en een managementsamenvatting. Alle gegevens, noodzakelijk om de in het rapport voorgestelde resultaten te begrijpen, worden in een afzonderlijke bijlage meegeleverd (spreadsheets, visio’s of andere digitale bestanden die het rapport verduidelijken en onderbouwen worden op een gestructureerde wijze en op een geschikte digitale drager aan de betrokken bedrijfseenheid en de interne auditdienst van de stad Antwerpen bezorgd). Doelstelling is dat het rapport ook op een later tijdstip ondubbelzinnig interpreteerbaar blijft. Aangaande de wijze van rapportering wordt verwezen naar bijlagen 2 (stappenplan Interne Audit), bijlage 4 (reglement houdende de organisatie van de stedelijke auditdienst en het auditcomité) en de bepalingen vermeld onder ‘doel van de opdracht’ (zie supra).

BUDGET Voor deze overheidsopdracht wordt een totaal budget voorzien van circa 150 000 EUR, inclusief BTW. De vermelding van dit bedrag verbindt de opdrachtgever niet om het totaalbedrag geheel te besteden, noch om strikt binnen de grenzen van dit bedrag te blijven.

INFORMATIEVERGADERING Er wordt een briefing gegeven aan alle bureaus die het bestek hebben opgevraagd. De bureaus zullen tijdig op de hoogte worden gebracht van locatie, datum en andere modaliteiten van deze briefing. De bureaus krijgen binnen één week na de briefing, een samenvatting van de verstrekte informatie en de gestelde relevante vragen en antwoorden.

Bestek nr. 2007/8045.

7

HUISSTIJL In 2004 werd een nieuwe huisstijl ingevoerd binnen de stad. Alle campagnes en andere communicatieproducten moeten worden uitgewerkt volgens de richtlijnen vastgelegd in het corporate identity book en in de huisstijlgids van de stad Antwerpen. Het stedelijke bedrijf marketing & communicatie waakt over de correcte toepassing van deze richtlijnen. Dit bedrijf is dan ook de instantie die uiteindelijk beslist over de kwaliteit van het beeldmateriaal, de slogan, de body copy en de totale vormgeving. Met andere woorden het bedrijf marketing & communicatie en zijn opdrachtnemer zijn degenen die de finale ‘goed voor druk’ geven. Alle deelnemers kunnen op voorhand de nodige informatie, de huisstijlgids (richtlijnen rond ontwerp) en de merkbijbel (richtlijnen rond toon en missie) ter beschikking krijgen. Deze gegevens kunnen opgevraagd worden op www.antwerpen.be/huisstijl/huisstijlgids.htm

VRIJE VARIANTEN: Het indienen van varianten is niet toegelaten.

Artikel 7. Taal De voertaal van deze procedure is het Nederlands. Communicatie en rapportering, zowel schriftelijk als mondeling, gebeuren in het Nederlands.

Artikel 8. Wijze van gunnen De gunning geschiedt aan de inschrijver die de voor het bestuur voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend, rekening houdend met de volgende gunningscriteria: 1. Prijs: 30 punten. 2. Een algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten: 30 punten. Het plan van aanpak voor het uitvoeren van procesaudits (zie bijlage 2) kan hiervoor als richtlijn dienen. Dit plan van aanpak is in eerste instantie voor interne audits opgesteld en dient door de inschrijver verder uitgewerkt en geconcretiseerd te worden. Bijzondere aandacht dient te worden besteed aan: - de teamsamenstelling (niveau/graad en % inzet in team); - verduidelijking mbt de rollen van de teamleden in een opdracht: wie doet wat in elke fase van de opdracht (voorbereiding, terreinwerk, rapportering). 3. Kwaliteit van de opleiding en de ervaring van de personen die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers, inclusief de mogelijke onderaannemers (aan de hand van curriculum vitae): 30 punten. Bijzondere aandacht dient te worden besteed aan de link tussen CV’s en de rol van de betrokkene in het team.

Bestek nr. 2007/8045.

8

Vermits de medewerkers en onderaannemers van de dienstverlener tijdens de uitvoering van de opdracht binnen de dagelijkse werking van de stad Antwerpen zullen fungeren, hierin een verantwoordelijke taak opnemen en kennis krijgen van uiterst vertrouwelijke informatie, vormen hun ervaring en opleiding een wezenlijk onderdeel van de offerte. Gezien het belang van deze criteria bij dit raamcontract worden ze ook als gunningscriteria opgenomen. 4. Samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen: 10 punten.

Artikel 9. Termijnen Uitvoeringstermijn: De overeenkomst vangt aan op de datum van betekening van de gunningsbrief en geldt voor een periode van één jaar. De overeenkomst kan vervolgens maximum twee maal stilzwijgend worden verlengd voor een periode van telkens één jaar, behoudens indien één van de partijen per aangetekend schrijven haar opzegging betekent mits, inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste drie maanden. Gestanddoeningstermijn: De inschrijvers blijven door hun offerte, eventueel verbeterd door het bestuur, gebonden gedurende een termijn van honderdtwintig (120) kalenderdagen, ingaand op de dag na de zitting voor de opening van de offertes.

Artikel 11. Controle en toezicht Deze aanneming geschiedt voor rekening van de stad Antwerpen. De inhoudelijk verantwoordelijke dienst voor de opmaak van het bestek, ook verantwoordelijk voor controle en toezicht op de diensverlening is de dienst Interne Audit, Gilderkamersstraat 5, 2000 Antwerpen. Leidend ambtenaar: • dhr. Roeland Gielen, directeur Interne Audit tel. 03/220.82.42 – fax 03/220.86.51 – e-mail: [email protected] Verantwoordelijke voor procesaudits: • dhr. Ronny Wagenaer, bestuurscoördinator Interne Audit tel. 03/220.83.46 – fax 03/220.86.09 – e-mail: : [email protected] De leiding over het aanbestedingsproces berust bij het bedrijf patrimoniumonderhoud, afdeling centrale aankoop en logistiek, Havanastraat 5, Blok C, 2030 Antwerpen. • dhr. Frank Van Zoom tel. 03/544.42.00 Verantwoordelijke voor de administratieve opvolging: • dhr. Fery Kloeck/ dhr. Maxime van den Bergh tel. 03/544.42.32 – 03/544.42.13 Bestek nr. 2007/8045.

9

Artikel 12. Offerte Offerte: De offerte en de aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van zijn offerte maakt de inschrijver gebruik van de bij dit bestek gevoegde formulieren. Indien hij deze toch op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen, wijzigingen of eventuele (door het bestek toegestane) kortingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Wijze van indienen: De offerte moet worden geschoven in een definitief gesloten omslag waarop zijn vermeld: de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend, de verwijzing naar het bestek en eventueel naar de nummers van de betrokken percelen. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag geschoven worden in een tweede gesloten omslag met de vermelding "offerte". De offerte moet geadresseerd zijn aan: Het college van burgemeester en schepenen P/a Patrimoniumonderhoud - dienst aanbestedingen Desguinlei 33, GLV 2018 Antwerpen Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de inschrijvingen toekomen alvorens hij de zitting opent. Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover aan volgende dubbele voorwaarde is voldaan: 1° het bestuur heeft aan de aannemer nog geen kennis gegeven van zijn beslissing, en 2° de offerte is afgegeven ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending. AANDACHT: worden als ongeldig beschouwd de offertes welke niet op de voorgeschreven wijze worden neergelegd.

Bestek nr. 2007/8045.

10

Het bestuur hecht er de voorkeur aan dat bij de offerte een CD wordt gevoegd met een digitale versie van : - de inventaris, waarvan de opmaak identiek is aan deze van het bestuur; - het algemeen voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten; - de omstandige omschrijving van de visie op de samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen; - curriculum vitae van de personen (inclusief de onderaannemers) die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers. Deze vervanging dient te gebeuren in overleg en akkoord met de opdrachtgever. - opgave van competentie en ervaring van het tewerkgestelde personeel en/of onderaannemers aangeduid door de inschrijver . Hieruit moet blijken dat dit personeel voldoende competent en ervaren is om de opdracht, zoals omschreven in artikel 6, uit te voeren. Tevens moet hieruit blijken dat een eventuele (tijdelijke) afwezigheid van een personeelslid van de inschrijver kan opgevangen worden door een (tijdelijke) vervangende aanstelling van kwalitatief gelijkwaardig personeel. De aandacht van de inschrijver wordt er op gevestigd dat: •

•

Een offerte ongeldig is wanneer niet alle originele formulieren behoorlijk ingevuld en ondertekend bij de offerte zijn gevoegd en deze originele offerte niet werd opgemaakt en ingediend zoals onder dit artikel beschreven. Bij betwisting zijn enkel deze originelen rechtsgeldig

De inschrijver kan de ongeldigheid van de procedure niet inroepen wanneer het bestuur – om welke reden ook – geen of laattijdig een digitale versie van de inventaris ter beschikking stelt.

Ondertekening van de offerte: De offerte, m.n. het inschrijvingsbiljet, de inventaris en alle andere al dan niet verplichte bijlagen die de inschrijver zelf heeft opgesteld, worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Wie ondertekent, moet bewijzen dat hij gemachtigd is de inschrijver te verbinden (zie art. 13 bij de offerte te voegen bescheiden) De inschrijver of zijn gevolmachtigde dient in de documenten tevens alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, te ondertekenen

Bestek nr. 2007/8045.

11

Artikel 13. Bij de offerte te voegen bescheiden De bij de offerte te voegen bescheiden moeten het bestuur helpen de selectie- en gunningscriteria beter te beoordelen. Volgende documenten moeten bij de offerte gevoegd worden : 1. De nodige documenten en een verklaring op eer dat de firma op basis van de vermelde uitsluitingsgronden niet uitgesloten dient te worden (cfr. art. 4) 2. Opgave van referenties met betrekking tot het uitvoeren van soortgelijke opdrachten tijdens de laatste drie jaar met vermelding van het bedrag, datum en voor welk publiek- of privaatrechterlijke instanties ze bestemd waren (zie artikel 4). 3. Opgave van aantoonbare kennis van de werking van overheden of overheidsinstellingen, gelijkaardig aan de stad Antwerpen (grootte, brede dienstverlening, breed bereik,…). 4. Opgave van competentie en ervaring van het tewerkgestelde personeel en/of onderaannemers aangeduid door de inschrijver . Hieruit moet blijken dat dit personeel voldoende competent en ervaren is om de opdracht, zoals omschreven in artikel 6, uit te voeren. Tevens moet hieruit blijken dat een eventuele (tijdelijke) afwezigheid van een personeelslid van de inschrijver kan opgevangen worden door een (tijdelijke) vervangende aanstelling van kwalitatief gelijkwaardig personeel. 5. Omstandige omschrijving van voorstel van aanpak (auditprogramma) voor de uitvoering van de opdrachten. 6. Omstandige omschrijving van de visie op de samenwerking met de interne auditdienst van de stad Antwerpen. 7. Curriculum vitae van de personen (inclusief de onderaannemers) die de opdracht uitvoeren en van de eventuele vervangers. Deze vervanging dient te gebeuren in overleg en akkoord met de opdrachtgever. 8. Behoorlijk ingevuld en ondertekend offerteformulier. 9. Behoorlijk ingevulde en ondertekende inventaris. 10. Ondertekende verklaring huisstijl. 11. Document waaruit het mandaat van de ondertekenaar blijkt om de inschrijver te verbinden (bv uittreksel uit de neergelegde en gepubliceerde statuten en/of delegatiebeslissingen van de bevoegde organen, of indien dergelijke uittreksel ontbreekt een ondertekende beslissing van de bevoegde organen of personen) RSZ-attest: De inschrijver wordt eraan herinnerd dat voor een offerte van meer dan 5 500,00 Euro het niet bij de offerte voegen van het in artikel 69 bis van het KB dd. 08.01.1996 vereist attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, dat zijn toestand ten opzichte van deze dienst aangeeft, de nietigheid van de offerte voor gevolg kan hebben. Het originele attest (geen fotokopie) Bestek nr. 2007/8045.

12

voorzien van de droogstempel van de RSZ dient voorgelegd (aangifte tot en met het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van de opening der offertes). Voor de inschrijver van vreemde nationaliteit is artikel 69 bis §2 van het KB dd. 08.01.1996 van toepassing.

Artikel 14. Betaling - prijsherziening - borgtocht Betaling van de dienstverlening: De betaling van de dienstverlening geschiedt per aanvaarde deellevering. Bij vertraging van de betalingen vallen de verwijlinteresten en eventuele schadevergoedingen ingevolge stopzetting of vertraging van de leveringen wegens laattijdige betaling, alsmede eventuele kosten voortvloeiende uit geschillen met de leverancier en derden, ten laste van de partij waaraan de vertraging of de geschillen te wijten zijn. Voor de betaling van de door het bestuur verschuldigde som is de aannemer verplicht een regelmatig opgemaakte factuur in te dienen uitgedrukt in euro. De inschrijver met vreemde nationaliteit dient een factuur op te maken zonder BTW. Het verschuldigd BTW-bedrag zal door de Stad Antwerpen zelf gekweten worden aan de Belgische BTW-administratie. De facturen moeten in drievoud, met vermelding van het nummer van de orderbon, de betrokken dienst (Interne Audit) en het nummer van het bestek en een ondertekende afleveringsnota, rechtstreeks voor opdracht worden overgemaakt aan de stad Antwerpen aan het college van burgemeester en schepenen, p.a. bedrijf Financiën, Hofstraat 17 te 2000 Antwerpen 1 en voor OCMW , Lange Gasthuisstraat 33, 2000 Antwerpen. Prijsherziening: De eventuele schommelingen van de prijzen der producten, de lonen, de vervoertarieven, de sociale lasten, de verzekeringspremies enz. geven geen aanleiding tot herziening van de offerteprijs. Borgtocht: De borgtocht voor deze opdracht wordt bepaald op EUR 5 925,00. (dit is 5 % op de raming van 118.500 EUR exclusief BTW)

Artikel 15. Discretieplicht, intellectuele en auteursrechten, vermogensrechten De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden.

Bestek nr. 2007/8045.

13

De indiening van de offerte geldt bij gunning als een belofte van overdracht aan de opdrachtgever van alle vermogensrechten op alle producten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht, met inbegrip van de slagzin, de beeldtaal en de signatuur. De overdracht geldt zowel ten aanzien van de indiener van een offerte als ten aanzien van alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. Alle producten, informatie, procedures, methoden of documenten die worden aangemaakt in het kader van de opdracht worden eigendom van de opdrachtgever. Ook het werkdossier en werkdocumenten van de auditors, zowel de papieren als digitale versies, vallen onder deze bepaling. Na afloop van de opdracht worden deze documenten en bestanden overgemaakt aan de interne auditdienst van de stad Antwerpen. Op eenvoudig verzoek van de stad Antwerpen dienen alle digitale bestanden met betrekking tot de opdrachtuitvoering uit de databestanden van de opdrachtnemer, en zijn onderaannemers, gewist te worden. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna opgesomde rechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: (1) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (2) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, (3) het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht, en (4) het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, en dit alles zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. Met andere woorden: de opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat alle onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten, en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is. Voor rechten die beperkt zouden zijn in de tijd moet expliciet en schriftelijk de periode worden afgesproken, en hoe de rechten naderhand eventueel opnieuw kunnen worden verworven. De inschrijver dient alle informatie die verkregen of ontstaan is in het kader van deze overheidsopdracht terug te geven en mag ze zonder schriftelijke toestemming van de stad Antwerpen op geen enkele manier hergebruiken.

Artikel 16. Boeten Boeten wegens laattijdige uitvoering: Per opdracht wordt een uitvoeringstermijn bepaald. De uitvoeringstermijn kan eventueel verlengd worden mits akkoord van de opdrachtgever. Het louter verstrijken van de eventuele verlengde uitvoeringstermijn stelt de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boeten wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht.

Bestek nr. 2007/8045.

14

De boeten wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rata van 0,07 percent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 5 percent van de waarde van de diensten waarvan de levering met dezelfde vertraging gebeurde. Teruggave van de boeten wegens laattijdige uitvoering: Op straffe van verval moet elke aanvraag tot teruggave van de toegepaste boeten per aangetekende brief aan het college van burgemeester en schepenen worden gericht, uiterlijk de zestigste kalenderdag te rekenen vanaf de betaling van de factuur waarop de boeten werden ingehouden. De datum van de aantekening bij de post heeft bewijskracht voor de datum van het verzoekschrift.

Artikel 17. Maatregelen van ambtswege De maatregelen van ambtswege die van toepassing zijn in geval van in gebreke blijven bij de uitvoering van de opdracht zijn: 1° het eenzijdig verbreken van de opdracht; in dit geval verwerft het bestuur van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding; 2° het sluiten van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht. De maatregelen onder 2° worden getroffen op kosten en risico van de in gebreke gebleven dienstverlener. De beslissing van het bestuur om tot de maatregelen van ambtswege over te gaan wordt bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven dienstverlener of aan zijn afgevaardigde bekendgemaakt.

Artikel 18. Rechtskeuze en bevoegde rechtbanken In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd.

Antwerpen, 6 november 2007

Frank Van Zoom bestuurscoördinator Bestek nr. 2007/8045.

15

OFFERTEFORMULIER bestek nr. 2007/8045 Ik ondergetekende (naam, voornaam), ....................................................................................................................... wonende te. ......................................................................................................... straat,

nr..............................

(of indien het een vennootschap betreft) De ondergetekende vennootschap, ................................................................................ ............................................ nationaliteit: .................................................................................................................. ............................................ hebbende haar maatschappelijke zetel te............................................................. straat,

nr..............................

vertegenwoordigd door: (naam, voornaam en titel), ..................................................... ............................................

(of indien het een tijdelijke handelsvennootschap betreft waarvan allen hoofdelijk verbonden) De ondergetekende tijdelijke handelsvennootschap...................................................... ............................................ nationaliteiten:............................................................................................................... ............................................ woonplaatsen................................................................................................................. ............................................ vertegenwoordigd door:. (namen, voornamen en titels ), .............................................. ............................................ verbindt/verbinden zich bij deze op mijn/haar roerende en onroerende goederen, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden zoals omschreven in het bestek nr. 2007/8045 de diensten uit te voeren aan de prijzen door mij(haar) aangegeven op de behoorlijk ingevulde inventaris gevoegd bij onderhavige offerte. Nummer rekening bij het Bestuur der Postchecks of bij een andere financiële instelling:......................................... BTW-registratienummer : ............................................................................................ RSZ-inschrijvingsnummer:. .......................................................................................... Wij , ondergetekenden .............., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris en offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop - of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek. Gedaan te.....................................................op ....................200 ................ De inschrijver(s) of gevolmachtigden, ............ ........................... ................ (handtekeningen)

Inlichtingen betreffende de inschrijver Tel. nr.: Fax. Nr.: Contactpersoon: E-mail:

Bestek nr. 2007/8045.

16

STAD ANTWERPEN CENTRALE AANKOOP EN LOGISTIEK

INVENTARIS Het afsluiten van een raamcontract voor het uitvoeren van procesaudits en andere audits in het kader van interne controle.

1. Het uitvoeren van procesaudits en andere audits in het kader van interne controle PRIJS PER DAG (gemiddelde kost per medewerker ongeacht de teamsamenstelling) BTW

…………………EUR …………….%

Wij , ondergetekenden ………………………............., verklaren ons akkoord met de bepalingen uit voornoemde bestek, en verklaren te hebben nagezien dat alle hier vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op de door de stad Antwerpen opgelegde inventaris/offerteformulier, en nemen daartoe de volledige verantwoordelijkheid op ons. Wij verklaren ons bovendien akkoord dat de bestekbepalingen voorrang zullen hebben bij mogelijke tegenstrijdigheden tussen bepalingen uit het bestek en bepalingen uit de offerte. Tevens verklaren wij dat onze algemene verkoop- of contractvoorwaarden niet van toepassing zijn op onze offerte in het kader van dit bestek Gedaan te..............………….……...,op…………..........…...20….... de inschrijver(s), (handtekening)

Bestek nr. 2007/8045.

17

TOEPASSING HUISSTIJL Schriftelijke verklaring van de inschrijver

Ik ondergetekende ..............................………………………………….………...... (1), gevolmachtigde van ..................……………………………………………….…... (2), verklaar de nodige informatie en instructies van de stad Antwerpen inzake de huisstijl van de stad Antwerpen te hebben ontvangen en gelezen (u kan de huisstijlgids raadplegen via www.antwerpen.be. Hier klikt u op 'Bedrijven' en vervolgens op 'Aanbestedingen'. Ga naar de huisstijlgids in de linkernavigatie) Deze informatie en de passende instructies heb ik doorgegeven aan mijn werknemers die opdrachten zullen uitvoeren in het kader van de opdrachten van de stad Antwerpen. Deze informatie evenals de passende instructies heb ik eveneens aan mijn onderaannemer(s) ..........................................................................................................................(3) overgemaakt. Ik verbind er mij toe alle richtlijnen vermeld in de huisstijlgids (richtlijnen rond ontwerp) en de merkbijbel (richtlijnen rond toon en missie) na te leven. In geval van wijzigingen verbind ik er mij toe dit onmiddellijk mee te delen.

De inschrijver,

handtekening (4)

(1) (2)

(3) (4)

aan te vullen met naam en voornaam; in het geval het een rechtspersoon betreft, in te vullen met de naam van de onderneming en het adres van de maatschappelijke zetel; na(a)m(en) van de onderaannemer(s)invullen voorafgegaan door de woorden "gelezen en goedgekeurd".

Bestek nr. 2007/8045.

18

Bijlage 1: prioritaire onderzoeksdomeinen

Prioritaire onderzoeksdomeinen voor auditplanning Processen 25% - evaluatie & advies opbouw interne controle - opmaak van een risicoanalyse van processen

Beheerssystemen 25 % - evaluatie en advies rond ingevoerde beheerssystemen: •strategische cyclus •procesmodellering •MIS •…

Resultaatsaudits 13% - realisatie doelstellingen BA - realisatie implementaties (optimalisatie)audits - maximaliseren inzet ifv doelstellingen

- Uitvoeren van procesaudits

Dochters 13% - realisatie doelstellingen BA - beheersovereenkomsten - knipperlichtfunctie - agendering •besluitvorming CBS/GR •afvaardiging •agendapunten AV - adviesverlening

Ad hoc opdrachten 24% Ondersteunende processen 1

Bestek nr. 2007/8045.

19

Bijlage 2: stappenplan voor het verloop van procesaudits VOORBEREIDING 1. Het opstarten van een procesaudit Het opstarten van een procesaudit gebeurt op basis van de score behaald in de risicoanalyse van de processen die in het najaar van 2007 wordt uitgevoerd. Via deze risicoanalyse worden alle (primaire) processen van de stad gescoord op 5 risicofactoren (risico- en fraudegevoeligheid, strategisch belang, aantal personeelsleden, bedrag aan kredieten en verandering). Vervolgens wordt, rekening houdende met een wegingscoëfficiënt voor alle risicofactoren, een totaalscore berekend en worden alle processen per bedrijfseenheid gerangschikt naar risicograad. De processen met de hoogste risicograad worden eerst geaudit. Hierbij wordt rekening gehouden met een voldoende spreiding over de verschillende bedrijfseenheden, m.a.w. initieel zal van alle bedrijfseenheden het proces met de hoogste risicoscore worden geaudit. 2. Ontvankelijkheid van de audit De risicoanalyse zal worden voorgelegd aan het auditcomité en het managementteam. De auditopdrachten voortvloeiend uit deze risicoanalyse zijn per definitie ontvankelijk. 3. Opmaken van een auditfiche Interne Audit maakt bij de opstart van elke procesaudit een intakefiche op met de afbakening van de auditreikwijdte (scope) en auditdoelstellingen, wie de opdracht zal uitvoeren (trekkers en andere betrokkenen), welke activiteiten er binnen deze opdracht zullen plaatsvinden, het tijdsbestek waarbinnen dit onderzoek zal plaatsvinden en een voorstel van de te raadplegen personen. De reikwijdte van een procesaudit is het betrokken proces of deelproces. De juiste afbakening gebeurt in functie van de complexiteit en de risicograad. De auditdoelstellingen worden geformuleerd vanuit het standpunt van de 5 doelstellingen van interne controle, waarbij bijzondere aandacht uitgaat naar controlemomenten binnen het proces en naar de effectiviteit van het proces (= toepassing in de praktijk). 4. Versturen intakefiche/openingsmeeting De intakefiche wordt verstuurd naar de bedrijfsdirecteur van de betrokken bedrijfseenheid om hem op de hoogte te brengen van de auditreikwijdte en -doelstellingen van de audit. Ook wordt een openingsmeeting georganiseerd waarop behalve de betrokken bedrijfsdirecteur ook de verantwoordelijken van de betrokken diensten worden uitgenodigd. Tijdens dit gesprek wordt de intakefiche overlopen en wordt eventueel bijkomende informatie (documenten, te spreken personen…) opgevraagd.

Bestek nr. 2007/8045.

20

TERREINWERK 5. Uitvoeren van de auditwerkzaamheden: Het terreinwerk van een procesaudit kan bestaan uit volgende werkzaamheden: - doornemen van informatie (o.a. procesbeschrijvingen); - afnemen van interviews; - uitvoeren van (dossier)testen; - andere auditwerkzaamheden. Gezien de auditscope en -doelstellingen – het testen van de effectiviteit van het interne controlesysteem - zal de nadruk bij het terreinwerk liggen op dossiertesten en andere praktijktesten (walk-through, onsite-survey, …).

RAPPORTERING: 6. Tussentijdse rapportering Indien een audit veel tijd in beslag neemt, zal tussentijds een rapport worden opgesteld. De frequentie van deze tussentijdse rapportering hangt af van de uitvoeringstermijn van de opdracht. Deze tussentijdse rapportering kan zowel mondeling als schriftelijk gebeuren. 7. Eindrapportering: ontwerprapport en definitief rapport Het ontwerprapport wordt opgemaakt en zowel intern als extern geëvalueerd: • Intern: nalezen van het ontwerprapport door minimum 1 bestuurscoördinator-auditor, nalezing op korte termijn (bij voorkeur binnen de 2 werkdagen), vooral inhoudelijke controle (wordt een antwoord geformuleerd op de oorspronkelijk vraag?).. • Extern: het ontwerprapport wordt ter lezing voorgelegd aan en besproken de betrokken bedrijfsdirecteur en eventueel de bijhorden diensthoofden en/of de bevoegde schepen (exit meeting). Tijdens de exit meeting worden de vaststellingen en aanbevelingen overlopen. Eventueel wordt ook de betrokken vakschepen uitgenodigd (de vakschepen wordt sowieso geïnformeerd over de audit bij agendering op het college). De eventuele opmerkingen van de geauditeerde worden verwerkt (of eventueel als commentaar van de geauditeerde bijgevoegd) en een definitief rapport wordt opgeleverd. Indien het rapport gefinaliseerd is (na interne en externe evaluatie), wordt het voorgelegd aan de directeur Interne Audit voor definitieve goedkeuring. 8. Agendering op college en managementteam Van het definitief rapport wordt een samenvatting (conclusie + aanbevelingen) gemaakt. Deze wordt ter kennisgeving geagendeerd op het college. Het ontwerpbesluit waarbij het rapport ter kennisname op het college komt wordt door IA opgemaakt. Van de samenvatting worden 26 exemplaren gemaakt (op roze papier) en deze worden bezorgd op het secretariaat van de stadssecretaris voor verdere verdeling tijdens de zitting van het college. Bestek nr. 2007/8045.

21

In het ontwerpbesluit wordt via een opdrachtentabel aan de betrokken bedrijfsdirecteur(s) de opdracht gegeven om een plan van aanpak uit te werken om aan de aanbevelingen te voldoen. Interne Audit biedt vrijblijvend de mogelijkheid tot ondersteuning aan bij de opmaak van dit plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt door de betrokken bedrijfsdirecteur ter goedkeuring op een volgende zitting van het college (in principe drie weken later) geagendeerd. Normaliter bestaat zo’n plan van aanpak uit een tabel met vermelding van de aanbevelingen, de verantwoordelijke trekker en eventuele andere betrokkenen, de timing (einddatum!) en een plan met (deel)acties of mijlpalen. Nadien worden de bevindingen en aanbevelingen, alsook het plan van aanpak, op het managementteam gepresenteerd. OPVOLGING 9. Ondersteuning bij implementatie. Nadat het college een beslissing heeft genomen over het plan van aanpak wordt de implementatie ervan uitgevoerd. Hiervoor kan de bedrijfseenheid die verantwoordelijk is voor de uitvoering consulting vragen aan interne audit. 10. Opvolging van de implementatie. -

Twee maanden na het beëindigen van de auditopdracht verstuurt de stadssecretaris een brief aan de bedrijfsdirecteur waarin deze wordt herinnerd aan de implementatie van de aanbevelingen (opmaak brief door interne audit).

-

Zes tot 12 maanden na het beëindigen van de auditopdracht wordt door Interne Audit contact opgenomen met de verantwoordelijke trekker voor een stavaza inzake de implementatie van de aanbevelingen. Bedoeling is om de stand van zaken inzake de implementatie van de aanbevelingen na te gaan. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de tabel met aanbevelingen. Deze wordt opgestuurd naar de betrokken bedrijfseenheid met de vraag om hem ingevuld met de stavaza terug te sturen Eventueel wordt ook een gesprek ingepland om verder te peilen naar acties, timing, problemen, … Van de opvolging wordt, indien nodig, eveneens een (beknopt) rapport opgesteld.

OPMERKING: Rekening houdende met de capaciteit van Interne Audits en het aantal uit te voeren procesaudits, kunnen ook externe auditoren worden ingeschakeld voor het uitvoeren van auditopdrachten. Twee mogelijkheden voor de inzet externe auditors in dit domein: 1. Externe auditors kunnen op basis van de risicoanalyse procesaudits uitvoeren onder leiding en coördinatie van Interne Audit. Hierbij zal de voorbereiding door Interne Audit gebeuren, in samenspraak met de externe auditoren. Behalve de reguliere voorbereiding (formulering van scope en doelstellingen) zal ook een concreet auditprogramma worden opgesteld met opsomming van de te verrichten auditactiviteiten en de bijhorende tijdsbesteding. Het terreinwerk zal voornamelijk door de externe auditoren, al dan niet vergezeld van een interne auditor, worden uitgevoerd. Bestek nr. 2007/8045.

22

De rapportering gebeurt zoals hierboven beschreven. Het ontwerprapport wordt door de externe auditor opgesteld. 2. Externe auditors kunnen ingeschakeld worden waar, na vooronderzoek, indicaties aanleiding kunnen geven tot het vermoeden van misbruik, fraude of corruptie. Idem als bij een procesaudit uitgevoerd door externe auditoren. Inzake rapportering dient hierbij gewezen te worden op de bepalingen van het ‘ reglement betreffende de organisatie van de stedelijke auditdienst en het auditcomité’. Artikel 8 bepaalt dat fraude, corruptie en ernstige misbruiken in eerste instantie aan de burgemeester en stadssecretaris moeten worden gerapporteerd. De burgemeester brengt de leden van het auditcomité op de hoogte. Deze werkwijze dient ook door de externe auditoren te worden gevolgd.

Bestek nr. 2007/8045.

23

Bijlage 3: voorbeelddocumenten en sjabonen

Eindrapport Interne Audit Dossier A000000 – “…” Datum: Aan: CC:

1. Opdracht

2. Onderzoek

3. Vaststellingen

4. Conclusie

5. Aanbevelingen

Onderzoek door Interne Audit, functie + naam, dossier A000000, verslag dd. 1 januari 2005.

Bestek nr. 2007/8045.

24

2

Bestek nr. 2007/8045.

25

Bijlage 4: reglement houdende de organisatie van de stedelijke interne auditdienst (gemeenteraadsbesluit: 1594 van maandag 25 juni 2007)

Artikel 1: Binnen de stedelijke administratie wordt een “interne auditdienst” georganiseerd. Er wordt tevens een auditcomité opgericht in de schoot van de Gemeenteraad. Artikel 2: Opdracht interne auditdienst. a) Auditopdrachten hebben een generieke invalshoek en kunnen betrekking hebben op alle activiteiten van de Stad of de districten, inclusief die activiteiten die ze hebben uitbesteed of verzelfstandigd. b)

De interne auditdienst doet in de eerste plaats auditonderzoeken en aanbevelingen tot kwaliteitsverbetering of correctieve actie ten behoeve van het beleid en het management van Stad en districten. Hij kan desgewenst ook ondersteuning verlenen in de vorm van adviezen, doorlichtingen, beleidsvoorbereidende nota’s of projectbegeleiding. De auditdienst werkt zo nodig mee bij de implementatie van zijn voorstellen, maar treedt hierbij nooit in de plaats van het management.

c)

De interne auditdienst gaat na of er voldoende, zinvolle en correcte regels en procedures bestaan en besteedt bijzondere aandacht aan de bestaande of ontbrekende controlesystemen of onvolkomenheden, van welke aard ook. De auditor kan ook tot de vaststelling komen dat er overbodige controles worden uitgevoerd.

d)

De interne auditdienst gaat na of de vooropgestelde doelstellingen in beleidsdocumenten en operationele plannen gehaald worden (doelstellingenanalyse en afstemmingsaudit).

e)

De interne auditdienst wordt ingeschakeld bij plannen tot verzelfstandiging, reorganisatievoorstellen en herstructureringen, eventueel in samenwerkingsverband met de inspectie van financiën.

f)

De interne auditdienst stelt, overeenkomstig de door het beleid en het auditcomité vastgelegde prioriteiten, een jaarlijks auditplan op. In dit auditplan worden blijvend aandacht gegeven aan: • Het aankoopproces, met aandacht voor de transparante en correcte toepassing van de overheidsopdrachtenwetgeving • De opvolging en monitoring van verzelfstandigde agentschappen of anderszins met de stad verbonden ondernemingen zoals intergemeentelijke samenwerkingsvormen en sociale huisvestingsmaatschappijen. Teneinde overlappingen te voorkomen wordt bij beide vermelde aandachtsgebieden optimaal samengewerkt met de dienst Inspectie van Financiën.

g)

De interne auditdienst kan,binnen de haar toegekende budgetten en bevoegdheden, gebruik maken van externe ondersteuning bij de uitvoering van de auditopdrachten.

Artikel 3: Auditcomité Er wordt een auditcomité opgericht in de schoot van de Gemeenteraad. Het auditcomité bestaat uit één afgevaardigde van elke fractie van de gemeenteraad, uit de burgemeester, de schepen bevoegd voor het financiële beleid en bijkomend één afgevaardigde van de hierdoor nog niet vertegenwoordigde fracties uit het college. De stadssecretaris maakt, als verantwoordelijke voor de organisatie van het interne controlesysteem van de stad Antwerpen, eveneens deel uit van het auditcomité. Bestek nr. 2007/8045.

26

Het hoofd van de auditdienst neemt het secretariaat waar. Tevens kan het auditcomité beslissen derden uit te nodigen, waarvan de inbreng nuttig wordt geacht. Artikel 4: Opdracht Auditcomité a) Het auditcomité heeft als opdracht: voorstellen van auditopdrachten formuleren, de prioriteiten van de auditonderzoeken vastleggen, kennis te nemen van de eindrapportering. b)

Het auditcomité waakt erover dat de auditors in alle objectiviteit, vrijheid en onafhankelijkheid hun onderzoek kunnen uitvoeren.

Artikel 5: Indienen van een auditvoorstel Elk lid van de gemeentelijke organisatie, hetzij een mandataris, hetzij een gemeentepersoneelslid, hetzij een personeelslid van een verzelfstandigde dienst, heeft het recht om bij het auditcomité of bij de interne auditdienst een gemotiveerd voorstel tot audit in te dienen. Dit kan alleen schriftelijk of elektronisch. Gemeenteraadsleden en districtsraadsleden kunnen slechts een verzoek indienen via hun fractievoorzitter. De regels van de binnengemeentelijke decentralisatie zijn van toepassing op de aanvragen tot onderzoek. a) Het hoofd van de auditdienst kan eveneens voorstellen tot het uitvoeren van audits voorleggen. Artikel 6: Ontvankelijkheid van een auditvoorstel a) De voorstellen van auditopdrachten van het auditcomité zijn per definitie ontvankelijk. b) Voor de overige verzoeken formuleert de auditdienst een advies over de ontvankelijkheid van de aanvraag en de mogelijke impact op de auditplanning bij acceptatie. Aanvraag en bijhorende advies van de auditdienst worden voorgelegd aan het college. c) Het college beslist over de ontvankelijkheid van de in punt b) bedoelde verzoeken. Hierbij hanteert het de norm redelijkheid. De beslissing, om er al dan niet op een verzoek in te gaan, zal door het college schriftelijk en gemotiveerd binnen de 30 dagen aan de verzoeker worden overgemaakt. De leden van het auditcomité krijgen een afschrift van deze beslissing. Artikel 7: Externe audits Van alle onderzoeken, uitbesteed aan externe bureaus, zal het auditcomité vooraf worden ingelicht en zal het hierover verplicht een advies verlenen. Daar waar mogelijk zal een samenwerkingsverband tussen de externe en de interne auditdienst georganiseerd worden met het oog op het zuinig omspringen met de middelen. De samenwerking kan er onder meer in bestaan door het leveren van interne kennis vóór en tijdens het onderzoek en het geven van gepaste commentaar bij het afleveren van de studie. Artikel 8: Rapportering a) De interne auditdienst rapporteert aan het auditcomité en bezorgt een exemplaar van het eindrapport aan de burgemeester, de stadssecretaris, de opdrachtgever en de verantwoordelijke van het geauditeerde onderwerp. Niet alleen het auditrapport wordt voorgelegd, maar ook de reactie van de geauditeerde. De hiervoor vermelde personen kunnen de inhoud van het rapport niet wijzigen, maar kunnen wel bijkomend onderzoek of bijkomende adviezen vragen, o.m. van de betrokken stedelijke diensten. b)

De conclusies en aanbevelingen geformuleerd in de auditrapporten, worden aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd. Het college adviseert over de aan de auditrapporten te geven opvolging. De agendering van de auditbevindingen op het college van burgemeester en

Bestek nr. 2007/8045.

27

schepenen verloopt via de stadssecretaris. De stadssecretaris staat ook in voor de agendering van de voor het manteam relevante bevindingen. c)

Het auditcomité krijgt op regelmatige tijdstippen een overzicht van de afgehandelde en lopende dossiers.

d)

Indien voldoende indicaties aanleiding geven tot het vermoeden van fraude, corruptie of ernstige misbruiken worden deze in eerste instantie gerapporteerd aan de burgemeester en stadssecretaris. De burgemeester brengt de leden van het auditcomité op de hoogte.

Artikel 9: Statuut van interne auditor De interne auditors hebben, in het kader van hun opdracht, toegang tot alle gemeentelijke gebouwen en bestanden, inclusief de elektronische, waar ze zich ook bevinden. In het kader van een auditopdracht is elk personeelslid verplicht, op verzoek van de interne auditor die met het onderzoek belast is, medewerking te verlenen, alle relevante informatie en documenten ter beschikking te stellen, alsook paswoorden of cijfercombinaties kenbaar te maken of de sleutels tot lokalen of kasten te overhandigen. De interne auditors kunnen echter geen operationele bevoegdheden uitoefenen buiten de eigen auditdienst en geen personeel aansturen behoudens personeel van de auditafdeling zelf. Artikel 10: De interne auditdienst heeft initiatiefrecht inzake het opsporen van fraude, corruptie of misbruiken. De interne auditdienst kan op eigen initiatief onderzoek ter zake starten. De dienst zal het auditcomité over zijn bevindingen inlichten. Artikel 11: Tussen het auditcomité en de interne auditdienst worden de werkafspraken in een charter vastgelegd. Het bepaalt vooraf de krijtlijnen waarbinnen het beleid, de ambtenaren en de auditors hun bevoegdheden uitoefenen. Het auditcharter wordt ondertekend door al wie erbij betrokken is.



Bestek nr. 2007/8045.

28