Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
2015/773/PCCB/
Procedure FAVV-audits in het kader van de autocontrole Versie
1 dd 2015-10-02
In toepassing vanaf
1-01-16
Verantwoordelijke administratie
DG Controlebeleid, DG Controle
Verantwoordelijke dienst
Cel validatie gidsen, NICE
Bestemmelingen
Operatoren die een audit aanvragen FAVV-auditoren Alle andere FAVV-medewerkers die betrokken zijn bij de ACSaudits
Opgesteld door:
Naam – functie / dienst Jacques Inghelram Attaché DG Controlebeleid Hadewich Lempens Inspecteur DG Controle
Nagezien door:
Vincent Helbo Directeur S3 a.i. DG Controlebeleid Paul Mullier Gewestelijke directeur DG Controle
Goedgekeurd Vicky Lefevre door: Directeur-Generaal DG Controlebeleid Jean-Marie Dochy Directeur-Generaal DG Controle
2015/773/PCCB/V01
Datum 7-10-15
25-11-15
8-10-15
27-11-15
18-11-15
Handtekening Jacques Inghelram (get.)
Hadewich Lempens (get.)
Vincent Helbo (get.)
Paul Mullier (get.)
Vicky Lefevre (get.)
Jean-Marie Dochy (get.) 7-12-15
1/15
Overzicht van de revisies Revisie
Van toepassing vanaf
Reden en omvang van de revisie
Trefwoorden ACS-audit Cel validatie gidsen NICE
Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4. 5.
Doel ............................................................................................................................................................3 Toepassingsgebied ....................................................................................................................................3 Referenties .................................................................................................................................................3 Definities en afkortingen .............................................................................................................................3 FAVV-audits in het kader van de autocontrole ..........................................................................................5 5.1. Aanvraag van de audit (operator) ......................................................................................................6 5.2. Vooronderzoek (PCE) .......................................................................................................................6 5.3. Opstellen offerte ................................................................................................................................6 5.4. Overeenkomst ...................................................................................................................................7 5.5. Audit inplannen ..................................................................................................................................7 5.6. Audit voorbereiden ............................................................................................................................7 5.7. Audit uitvoeren ...................................................................................................................................8 5.7.1. Tijdsbesteding “on site” .............................................................................................................8 5.7.2. Openingsvergadering ................................................................................................................9 5.7.3. Onderzoek en evaluatie van de bevindingen ..........................................................................10 5.7.4. Slotvergadering........................................................................................................................10 5.8. Verkort auditrapport opstellen .........................................................................................................11 5.9. Auditcel van de NICE informeren (FAVV) .......................................................................................11 5.10. Evaluatie acties en actieplan van de operator .................................................................................11 5.10.1. Evaluatie correctieve acties en corrigerende maatregelen NC A’s .........................................11 5.10.2. Evaluatie actieplan voor de NC B’s .........................................................................................12 5.11. Eindverslag opstellen ......................................................................................................................12 5.12. Auditcel van de NICE informeren ....................................................................................................12 5.13. Definitieve beslissing .......................................................................................................................12 5.14. Registratie gegevens (FAVV) ..........................................................................................................13 5.15. Toezicht ...........................................................................................................................................14 5.16. Uitbreiding........................................................................................................................................14 6. Bijlagen en aanverwante documenten .....................................................................................................15
2015/773/PCCB/V01
2/15
1. Doel Deze procedure beschrijft hoe een ACS-audit (audit van het autocontrolesysteem) wordt aangevraagd, uitgevoerd en afgehandeld. De huidige procedure vervangt de volgende procedures die niet langer van toepassing zijn: PB 00 – P 02 Auditprocedure voor de validatie van autocontrolesystemen in de sector van de transformatie, de grootdistributie en de toeleveranciers van de primaire productie bestemd voor FAVV auditoren; PB 00 – P 03 Auditprocedure voor de validatie van autocontrolesystemen in de sector van de retail en de zeer kleine bedrijven bestemd voor FAVV auditoren; PB 00 – P 09 Auditprocedure voor validatie van de aanwezige autocontrole (hygiënevoorschriften en registers) in de sector van de primaire productie bestemd voor FAVV auditoren; 2013/664/CONT. ACS-audits: opvolgen en afhandelen van auditaanvragen.
2. Toepassingsgebied Deze procedure is van toepassing op alle auditaanvragen die ingediend worden bij het FAVV.
3. Referenties Deze procedure is gebaseerd op: - K.B. 14/11/2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen. - De norm NBN ISO 9001. Voor de aangehaalde normen: de versies die van toepassing zijn.
4. Definities en afkortingen
ACS: autocontrolesysteem
Auditcel van de NICE: dienst die verantwoordelijk is voor de coördinatie van de autocontroleaudits.
Cel AER: cel van de PCE die verantwoordelijk is voor de erkenningen, toelatingen en registraties van operatoren
CL: checklist
Corrigerende maatregelen audit: extra audit, met als doel de uitvoering door het bedrijf van de corrigerende maatregelen in aansluiting op de vastgestelde non-conformiteiten te verifiëren
Initiële audit: audit uitgevoerd op vraag van een operator met als doel de eerste keer de validatie van het ACS te bekomen voor een deel of voor alle uitgevoerde activiteiten
NC: non-conformiteit(en)
Operator: operator zelf of persoon die door operator werd aangesteld als verantwoordelijke
PCE vestiging: PCE waar de vestiging die de audit aanvraagt toe behoort
PCE auditteam: PCE waar de leden van het auditteam toe behoren
TS: technische specificatie
2015/773/PCCB/V01
3/15
Uitbreidingsaudit: audit uitgevoerd op vraag van een operator met als doel het ACS van nog niet gevalideerde activiteiten te laten valideren
Verlengingsaudit: audit uitgevoerd op vraag van een operator met als doel de validatie van het ACS te verlengen
Voor de andere gebruikte termen: zie glossarium FAVV.
2015/773/PCCB/V01
4/15
5. FAVV-audits in het kader van de autocontrole Aanvraag audit (operator)
5.1
Vooronderzoek (PCE)
5.2
Ja
Aanvullende info nodig?
Info vragen Nee 5.3
Opstellen offerte Nee
Stop
Offerte aanvaard? Ja Overeenkomst
5.4
Audit inplannen
5.5
Audit voorbereiden
5.6
Audit uitvoeren
5.7
Verkort auditrapport opstellen
5.8 Operator 5.9 NICE
NC’s? Ja
Nee
Ontvangst CA/CM/actieplan?
Nee
Ja Evaluatie
5.10
Eindverslag opstellen
5.11
Definitieve beslissing
Registratie gegevens
Toezicht & uitbreiding
2015/773/PCCB/V01
PCE - hoofd 5.12 NICE
5.13 Operator 5.14
5.15 & 5.16
5/15
5.1.
Aanvraag van de audit (operator)
Elke operator die één of meerdere van zijn vestigingen wenst te laten auditeren door het FAVV moet per vestiging een auditaanvraag indienen bij de PCE vestiging. Het aanvraagformulier is terug te vinden op www.favv.be (zie 6.1).
5.2.
Vooronderzoek (PCE)
Zodra de PCE vestiging de auditaanvraag ontvangt, wordt deze geïndicateerd en overgemaakt aan de cel AER. Indien de auditaanvraag terechtkomt bij een andere dienst, stuurt deze de auditaanvraag door naar de PCE vestiging en brengt de aanvrager hiervan op de hoogte. De cel AER voert, indien nodig in overleg met het sectorhoofd en/of met de controleur/inspecteur die in het bedrijf inspecties uitvoert, een vooronderzoek uit:
De aanvraag: De cel AER controleert of de operator alle vragen op het aanvraagformulier heeft ingevuld. De cel AER controleert eveneens of de naam, ON, VEN en de activiteiten correct zijn ingevuld op het formulier. Indien nodig, als de aanvraag onvolledig is, neemt de cel AER contact op met de operator en vraagt hem het aanvraagformulier aan te vullen en/of te corrigeren en opnieuw in te dienen.
De correcte registratie van de activiteiten in BOOD (operatorendatabank): De cel AER controleert de BOOD-gegevens van het bedrijf. Indien de BOOD-gegevens onjuist of onvolledig zijn, neemt de cel AER contact op met de operator en vraagt hem het aanvraagformulier voor een registratie, een toelating en/of een erkenning in te vullen en hierop te vermelden dat het een wijziging betreft in het kader van een auditaanvraag voor de validatie van het ACS bij het FAVV. Het aanvraagformulier wordt behandeld binnen de 3 dagen na ontvangst indien het gaat over een registratie en binnen de maand indien het gaat over een toelating of een erkenning. Voor meer informatie hierover, zie 6.2.
Het op tijd indienen van de auditaanvraag: De cel AER controleert of de auditaanvraag op tijd werd ingediend. Indien een auditaanvraag voor een initiële audit wordt ingediend na 31 oktober, informeert de cel AER de aanvrager per e-mail dat het waarschijnlijk niet meer mogelijk is om de audit uit te voeren voor het einde van het jaar. De cel AER vraagt de aanvrager zijn akkoord te geven om zijn auditaanvraag te behandelen. Indien een auditaanvraag voor een verlengingsaudit te laat wordt ingediend (dit wil zeggen na de vooropgestelde datum die vermeld staat op de validatiebrief) informeert de cel AER de aanvrager per e-mail dat de aanvraag te laat werd ingediend en dat het bijgevolg mogelijk is dat er niet meer aan de aanvraag voldaan kan worden voor het verstrijken van de validatieperiode. Vervolgens wordt de normale procedure verder gezet.
Zodra het vooronderzoek is afgerond, stuurt de cel AER de auditaanvraag per e-mail door naar de auditcel van de NICE (
[email protected]).
5.3.
Opstellen offerte
De auditcel van de NICE behandelt de auditaanvraag en verstuurt een prijsofferte naar de aanvrager. Voor meer informatie hierover, zie 6.3.
2015/773/PCCB/V01
6/15
5.4.
Overeenkomst
Indien de operator wenst geauditeerd te worden door het FAVV, stuurt hij de voor akkoord ondertekende prijsofferte naar de auditcel van de NICE binnen de termijn die weergegeven is op de prijsofferte. Indien het akkoord bij een andere dienst terecht komt, verstuurt deze dienst het akkoord naar de auditcel van de NICE en brengt de operator hiervan op de hoogte. Zodra de auditcel van de NICE de voor akkoord ondertekende offerte heeft ontvangen, geeft de auditcel van de NICE de opdracht aan de leden van het auditteam voor het starten van de auditprocedure (zie de volgende punten). Voor meer informatie hierover, zie 6.3.
5.5.
Audit inplannen
De auditor neemt contact op met het bedrijf, legt in samenspraak met het bedrijf de auditdatum vast en bevestigt de datum per e-mail. Bij het vastleggen van de auditdatum moet rekening gehouden worden met een termijn nodig voor: - het indienen en goedkeuren van het actieplan voor eventueel vastgestelde NC B (non-conformiteit B); - het oplossen van zware NC voor eventueel vastgestelde NC A; - het nemen van een definitieve beslissing. Voor meer informatie in verband met de termijnen, zie TS (technische specificatie) NC (6.4). Opgelet! Een aansluitende verlenging van de validatie van het ACS (~dus zonder onderbreking of overlapping) is enkel mogelijk op voorwaarde dat: - De verlengingsaudit uitgevoerd wordt binnen de 60 dagen voorafgaand aan de datum “einde validatie” (sector TRA en DIS) of binnen de 9 maanden voorafgaand aan de datum “einde validatie” (sector PRI) en - De gunstige beslissing wordt genomen voor het verstrijken van de validatie. Voor de sector TRA en DIS wordt de verlengingsaudit bij voorkeur uitgevoerd in de periode “einde validatie – 60 dagen” tot en met “einde validatie – 30 dagen”. Zodra de auditdatum gekend is, stuurt de auditor de datum per e-mail door naar de auditcel van de NICE (
[email protected]).
5.6.
Audit voorbereiden
Verzamelen extra informatie Ter voorbereiding van de audit consulteert de auditor de historiek van de operator die beschikbaar is in Foodnet of in andere databanken (vb. ACII), de vorige auditverslagen (indien beschikbaar), de gids(en) (indien van toepassing), de relevante wetgeving en het kwaliteitshandboek van het bedrijf (indien beschikbaar). Indien nodig neemt de auditor contact op met de operator en/of de lokale controleur/inspecteur voor meer informatie. Verzamelen audittools De auditor controleert welke audittools (zie 6.5, 6.6 en 6.7) er moeten gebruikt worden: Sector Toelevering aan de landbouw
2015/773/PCCB/V01
Verkort auditrapport Ja
Eindverslag CL (checklist): - Er bestaat een gids voor de geauditeerde activiteit: specifieke CL - Er bestaat geen gids voor de geauditeerde activiteit: generieke CL B2B
7/15
Auditverslag: - Auditverslag voor de bedrijven van de transformatie, distributie en de toeleveranciers van de primaire productie
Primaire productie (landbouw)
Ja
Opmerking: - Samenvoeging CL/verslag is mogelijk* CL: - Er bestaat een gids voor de geauditeerde activiteit: specifieke CL - Er bestaat geen gids voor de geauditeerde activiteit: generieke CL voor de sector primaire productie Auditverslag: - Auditverslag voor de bedrijven van de primaire productie of - Auditverslag voor de bedrijven van de primaire plantaardige producten – planten niet bestemd voor consumptie
B2B (o.a. verwerking, groothandel, transport, opslag, …) B2C
Ja
Ja
Opmerking: - Samenvoeging CL/verslag is mogelijk* Eindverslag: - Generieke checklist voor de sector B2B
Eindverslag: - Generieke checklist voor de sector B2C
*Samenvoegen van meerdere CL/verslagen in een enkel document is mogelijk op voorwaarde dat voor elke conformiteit/non-conformiteit duidelijk wordt aangegeven wat voor welke activiteit/gids van toepassing is. Opstellen dagplanning De auditor maakt een dagplanning op en bezorgt deze per e-mail aan de operator. De auditor informeert de operator welke documenten beschikbaar moeten zijn op het moment van de audit. De auditor meldt eveneens aan de operator dat er tijdens de audit een begeleider ter beschikking moet zijn met voldoende kennis van het ACS en de werking van het bedrijf. Verdeling audittaken Indien de audit wordt uitgevoerd door meerdere personen, is de auditor verantwoordelijk voor de verdeling van de taken binnen het auditteam.
5.7.
Audit uitvoeren 5.7.1. Tijdsbesteding “on site”
Auditduur De tijd “on site” die voorgesteld is in de prijsofferte wordt zoveel als mogelijk gerespecteerd. Een afwijking is enkel mogelijk indien hiervoor gegronde redenen zijn (vb. treuzelende operator die te veel tijd verliest bij het beschikbaar stellen van zijn documentatie, een verandering van de auditscope…). Bij afwijking van de auditduur moet de auditor:
2015/773/PCCB/V01
8/15
-
-
In principe, de minimale/maximale auditduur respecteren die beschreven is in de autocontrolegidsen, de technische specificatie voor het bepalen van het aantal mandagen (zie 6.8) en de certificeringsregeling slachthuizen en uitsnijderijen (zie 6.9) de reden van afwijking omschrijven in het verkort auditrapport.
Tijdsverdeling auditduur Indien er geen gegronde reden is voor vermindering/verhoging van de auditduur, kunnen volgende situaties zich voordoen, afhankelijk van de samenstelling van het auditteam. In dit voorbeeld wordt er vanuit gegaan dat de tijd “on site” in de prijsofferte geschat werd op 8 uur. 1 auditor Duur De audit duurt 8 uur ter plaatse. Prestatie De auditor factureert 8 uur “on site”. 1 auditor + expert(en) Duur De audit duurt bij voorkeur 8 uur ter plaatse. Indien de aanwezigheid van een expert bijdraagt tot een vlotter verloop van de audit kan de auditduur minder zijn dan de duur voorgesteld op de offerte. Opgelet: minimum 8 uur voor de som van de uren gepresteerd door de auditor en de expert. Prestatie De auditor factureert 8 uur “on site” of de auditor en de expert factureren elk een deel van de prestatie. De auditor ziet erop toe dat de som van de afzonderlijke prestaties gelijk is aan de totaal te factureren manuren. 1 auditor + 1 auditor in opleiding (observator) Duur De audit duurt 8 uur ter plaatse. Prestatie De auditor factureert 8 uur “on site”. 1 auditor + 1 auditor in opleiding (medewerker) Duur De auditduur kan worden verdeeld tussen de auditor en de auditor in opleiding, waardoor de audit minder dan 8 uur ter plaatse duurt. Opgelet: minimum 8 uren voor de som van de uren gepresteerd door de auditeur en de expert. Prestatie De auditor factureert 8 uur “on site” of de auditor en de auditor in opleiding (medewerker) factureren elk een deel van de prestatie. De auditor ziet erop toe dat de som van de afzonderlijke prestaties gelijk is aan de totaal te factureren manuren. 1 auditor (begeleider) + 1 auditor in opleiding (autonoom) Duur De audit duurt 8 uur ter plaatse. Prestatie De auditor in opleiding factureert 8 uur “on site”.
5.7.2. Openingsvergadering Inleiding
2015/773/PCCB/V01
9/15
De auditor stelt zichzelf (en de andere leden van het auditteam) voor. Hij vraagt of er geen belemmeringen zijn qua tijdsschema, verloop en beschikbaarheid van documenten en personen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de audit. Bevestiging scope van de audit De auditor overloopt samen met de operator de scope van de audit en alle BOOD-gegevens (ook deze die niet behoren tot de scope van de audit). Indien nodig worden de BOOD-gegevens aangepast volgens de procedure ‘Beheer van operatoren en hun gegevens’ (zie 6.2). De aanpassingen gebeuren rechtstreeks op de BOOD-fiche en worden voor akkoord ondertekend door de operator met vermelding van naam en datum. De auditor informeert de operator dat indien een activiteit niet uitgeoefend wordt, deze niet zal geauditeerd kunnen worden en eist de verwijdering van deze activiteit uit BOOD. Indien de operator deze activiteit niet wil schrappen, informeert de auditor hem dat het ACS gedeeltelijk gevalideerd zal zijn en de vestiging niet zal kunnen genieten van een vermindering op de heffing. Uitleg types van NC De auditor geeft uitleg over de verschillende types NC en bijhorende consequenties (zie TS NC, 6.4) en deelt mee onder welke voorwaarden de audit afgebroken kan worden.
5.7.3. Onderzoek en evaluatie van de bevindingen De auditor evalueert het ACS door controle van documenten, procedures en instructies en controleert de implementatie ervan. De auditor beoordeelt de vaststellingen ten opzichte van het auditreferentieel (de gids en of de van toepassing zijnde wetgeving). Steeds worden alle maatregelenaudit).
items
van
het
auditreferentieel
geverifieerd
(uitzondering:
corrigerende
Indien de auditor vaststelt dat er zware NC zijn, kan de auditor beslissen de audit stop te zetten en een inspectie te starten. Tijdens de inspectie kan een waarschuwing of PV worden opgesteld.
5.7.4. Slotvergadering Meedelen resultaten De auditor deelt de operator het resultaat van de audit mee en informeert hem/haar wat de belangrijkste vastgestelde tekortkomingen zijn. Indien er NC A zijn, dient het verkort auditrapport ter plaatse ingevuld en ondertekend te worden. Bespreken van acties die de operator moet ondernemen en bijhorende timing In geval van NC B en/of NC A worden er afspraken gemaakt in verband met: - Wat er van de operator verwacht wordt (vb. actieplan indienen, oplossen NC A); - Hoeveel tijd de operator heeft om te doen wat er van hem verwacht wordt; - Wanneer de corrigerende maatregelenaudit wordt uitgevoerd (indien van toepassing). Voor meer informatie in verband met corrigerende acties en corrigerende maatregelen en de timing hiervan, zie TS NC (6.4). Opgelet: voor de NC B is er een termijn van < 1 maand na de audit voorzien. Deze termijn betreft de goedkeuring van het actieplan en niet het indienen van dit actieplan. Indien de operator het actieplan vroeger indient, heeft hij meer tijd om het actieplan te corrigeren indien het niet voldoet aan de verwachtingen. Overlopen ACII-fiche De auditor noteert op de ACII-fiche welke activiteiten geauditeerd werden en welke gids(en) werd(en) gebruikt en laat de ACII-fiche ondertekenen door de operator ter goedkeuring met vermelding van datum en naam.
2015/773/PCCB/V01
10/15
Situatie Operator gebruikt gids Operator gebruikt geen gids Zuiveringsslib voor landbouw
Gids Nummer van de gids Generieke code (G-99X met X = validatieduur) Generieke code (G-917)
Bewijs van prestatie opmaken De auditor vult ter plaatse een bewijs van prestatie in dat door de operator wordt ondertekend. Voor de “off site” uren wordt er geen prestatiebon opgesteld.
5.8.
Verkort auditrapport opstellen
Bij het opstellen van het verkort auditrapport (zie 6.7) houdt de auditor rekening met onderstaande punten: Geschreven in de taal van de VEN (behalve na schriftelijk akkoord van de operator); Korte, objectieve omschrijving van de NC dewelke gebaseerd is op feiten en de referentie van de norm, de wetgeving of de bedrijfsprocedure bevat; de omschrijving moet voldoende begrijpelijk zijn voor de operator en een andere auditor bij een volgende audit; Beschrijving van de acties die de operator moet nemen voor de vastgestelde NC en de afspraken in verband met de timing hieromtrent; Vermelding reden indien audittijd “on site” niet werd gerespecteerd; Bijlage: ACII –fiche waarop auditscope is aangeduid. In geval van NC A wordt het verkort auditrapport ter plaatse afgegeven en wordt het ondertekend door de operator en door de auditor. In de andere gevallen wordt het verkort auditrapport ter plaatse of binnen de 5 werkdagen afgegeven. Het verkort auditrapport kan worden ondertekend. Een ontvangstbevestiging per email waarin de operator aangeeft het rapport goed te hebben ontvangen, volstaat eveneens.
5.9.
Auditcel van de NICE informeren (FAVV)
De auditor verstuurt de stand van zaken (vb. gunstig, corrigerende maatregelen audit en/of actieplan nodig) per e-mail naar de auditcel van de NICE (
[email protected]).
5.10. Evaluatie acties en actieplan van de operator 5.10.1. Evaluatie NC A(’s)
correctieve
acties
en
corrigerende
maatregelen
De auditor beslist of een controle van de NC A(’s) al dan niet ter plaats wordt uitgevoerd (zie TS NC, 6.4). Ter plaatse Plannen De auditor plant in samenspraak met de operator de corrigerende maatregelen audit, rekening houdende met de termijnen beschreven in TS NC (6.4). Hij informeert de operator dat dit een betalende prestatie is. Zodra de auditdatum gekend is, wordt deze per e-mail overgemaakt aan de auditcel van de NICE (
[email protected]). Uitvoeren corrigerende maatregelen audit De auditor evalueert of de operator voor de NC A(’s) binnen de afgesproken termijn acceptabele correctieve acties en corrigerende maatregelen heeft uitgevoerd. Hij informeert de operator over zijn bevindingen en noteert deze in het eindverslag (zie 5.11). Bewijs van prestatie opmaken De auditor vult ter plaatse een bewijs van prestatie in dat door de operator wordt ondertekend. Voor de “off site” uren wordt er geen prestatiebon opgesteld.
2015/773/PCCB/V01
11/15
Niet ter plaatse De auditor evalueert of de operator voor de NC A(’s) binnen de afgesproken termijn acceptabele correctieve acties en corrigerende maatregelen heeft uitgevoerd. Hij informeert de operator over zijn bevindingen en noteert deze in het eindverslag (zie 5.11). Opgelet Indien de correctieve acties en corrigerende maatregelen voor de NC A(‘s) niet volstaan, heeft de operator niet meer de mogelijkheid een correctie uit te voeren in het kader van de huidige auditprocedure.
5.10.2.
Evaluatie actieplan voor de NC B’s
De auditor controleert of het actieplan alle nodige informatie bevat en of de opgegeven termijnen correct zijn (zie TS NC, 6.4). Indien het actieplan voldoet aan de verwachtingen, informeert de auditor de operator en keurt het actieplan goed door op het actieplan ‘goedgekeurd op ../../…. (datum goedkeuring actieplan)’ te vermelden en dit te ondertekenen. Indien het actieplan niet voldoet aan de verwachtingen informeert de auditor de operator en vraagt hem het actieplan te corrigeren binnen de vooropgestelde termijn (zie punt 5.7.4). Indien de termijn van goedkeuring van het actieplan wordt overschreden, houdt de auditor rekening met de richtlijnen beschreven in de TS NC (6.4).
5.11. Eindverslag opstellen De auditor stelt een eindverslag op en ondertekent dit. Bij het opstellen houdt de auditor rekening met onderstaande punten: Geschreven in de taal van de VEN (behalve na schriftelijk akkoord van de operator); Duidelijk aangeven waarom (indien van toepassing) bepaalde eisen niet van toepassing zijn; Evidentie van de geëvalueerde positieve en negatieve punten; Omschrijving en weging van de NC (indien van toepassing); Bevindingen na correctie van de NC A (indien van toepassing); Eindbesluit en advies aan PCE-hoofd; Bijlagen: o Het al dan niet goedgekeurd actieplan (indien van toepassing); o De door de operator en auditor ondertekende ACII-fiche, waarop per activiteit is aangeduid of ze al dan niet werd geauditeerd en welke gids(en) werd(en) gebruikt. De auditor bezorgt het eindverslag aan het PCE-hoofd van de PCE vestiging, rekening houdende met de termijnen beschreven in de TS NC (zie 6.4).
5.12. Auditcel van de NICE informeren De auditor verstuurt de stand van zaken (vb. gunstig/ongunstig) per e-mail naar de auditcel van de NICE (
[email protected]).
5.13. Definitieve beslissing Het PCE-hoofd van de PCE vestiging neemt een definitieve beslissing op basis van het eindverslag. Gunstige beslissing Het PCE-hoofd valideert het ACS en deelt de validatie mee aan de operator door middel van een validatiebrief (zie 6.10) met het eindverslag als bijlage. Een kopie van de validatiebrief (zonder bijlage) wordt verstuurd naar de auditcel van de NICE en de auditor.
2015/773/PCCB/V01
12/15
Ongunstige beslissing Het PCE-hoofd meldt de ongunstige beslissing aan de operator door middel van een aangetekende brief (zie 6.11) met het eindverslag als bijlage. Een kopie van de brief (zonder bijlagen) wordt verstuurd naar de auditcel van de NICE en de auditor.
5.14. Registratie gegevens (FAVV) Registratie gegevens in ACII De ACII-expert van de PCE waar de vestiging toe behoort registreert binnen de 3 werkdagen na het nemen van de definitieve beslissing de auditgegevens in AC II. Deze gegevens worden geregistreerd op niveau van VEN of CP. In functie van de in BOOD geregistreerde activiteiten, de begin- en einddatum van deze activiteiten en het feit of zij al dan niet auditeerbaar zijn, zal het mogelijk zijn de gegevens te registreren. De te registreren gegevens voor de audit zijn: - De instelling (FAVV); - De auditdatum ((eerste) dag waarop de audit werd uitgevoerd); - De auditduur (het aantal uur “on site”); - Het audittype (standaard: normaal). De te registreren gegevens per activiteit zijn: - Het resultaat (gunstig of ongunstig); - De gids(en) die tijdens de audit gebruikt werd(en); o Operator gebruikt gids: nummer gids o Operator gebruikt geen gids: G-99X (met X = validatieduur) o Zuiveringsslib voor landbouw: G-917 - De begindatum; o Initiële audit: datum definitieve beslissing o Verlengingsaudit: Indien de audit werd uitgevoerd in de periode ‘einde validatie – 60 dagen’ tot ‘einde validatie’ (DIS en TRA) of in de periode ‘einde validatie – 9 maanden’ tot ‘einde validatie’ (PRI) en de gunstige beslissing valt voor het einde van de validatie: aansluiting van validatie Indien dit niet het geval is: datum definitieve beslissing - De einddatum. o Automatisch voorgesteld in functie van de gekozen gids, maar het moet gecontroleerd worden o Vroegere einddatum kan geregistreerd worden (afhankelijk van definitieve beslissing door PCE-hoofd) Het autocontrolestatuut van de operator wordt automatisch bepaald in ACII op basis van de geregistreerde audits en op basis van het resultaat ervan. Indien er voor bepaalde activiteiten geen audit is geregistreerd, zal het autocontrolestatuut ‘gedeeltelijk gevalideerd’ zijn (behalve indien het gaat over activiteiten die geen invloed hebben op het autocontrolestatuut, zoals de activiteiten die minder dan een jaar worden uitgevoerd, de niet-auditeerbare activiteiten,…). Registratie gegevens in Foodnet De auditor of de auditor in opleiding (die een audit autonoom uitvoert onder supervisie van een auditortrainer) maakt een missie aan in Foodnet en registreert onderstaande gegevens: - Missie: o Datum van de missie o Operator - Controle: o Reden van controle: andere o Motivatie: ACS-audit o Speciale actie: solidariteit o PCE: regionale directie o Sector: sector van het bedrijf (sector van de hoofdactiviteit indien meerdere activiteiten geauditeerd moeten worden)
2015/773/PCCB/V01
13/15
o
-
Ophalen documenten: het verkort auditrapport; het al dan niet goedgekeurde actieplan (indien van toepassing); het eindverslag; de CL(’s); de door de operator en auditor ondertekende ACII-fiche, waarop per activiteit is aangeduid of ze al dan niet werd geauditeerd en welke gids(en) werd(en) gebruikt; een kopie van de validatiebrief of een kopie van de brief met de ongunstige beslissing. o Resultaat van de ACS-audit Controleurs: o Leden van het auditteam Tijd: o Enkel de uren “on site” en “off site” (die ter plaatse werden uitgevoerd) kunnen geregistreerd worden
Registratie gegevens in ALCONT De auditor en expert(en) registeren de ‘off site’ uren die niet ter plaatse werden uitgevoerd in ALCONT onder ‘bureau’. Als speciale actie wordt ‘solidariteit’ aangevinkt. In het vak ‘verantwoording’ wordt ‘ACSaudit’ ingevuld. Voor de factureerbare uren (= auditduur op offerte ± correctie duur “on site” om gegronde redenen (zie 5.6)) wordt een prestatie toegevoegd. Indien er meer uren “off site” gepresteerd zijn dan voorzien in de prijsofferte, moet de auditduur “off site” die weergegeven is op de prijsofferte worden gefactureerd. Alle leden van het auditteam (met uitzondering van een auditor in opleiding die observeert en een auditortrainer die een auditor in opleiding evalueert zonder zelf deel te nemen aan de audit) kunnen een prestatie toevoegen voor de factureerbare uren. De auditor ziet erop toe dat de som van de afzonderlijke prestaties van de leden van het auditteam gelijk is aan de totale factureerbare uren. Als type prestatie wordt ‘audit’ geselecteerd. Onderstaande gegevens worden geregistreerd: - De duur van de prestatie of het begin- en einduur - Instantie: regionale directie - Sector: sector van het bedrijf (sector van de hoofdactivteit indien meerdere activiteiten geauditeerd moeten worden) - Factureerbaar operator - Prestatiebonnummer o “On site”: prestatiebonnummer o “Off site”: “off site” audit o Corrigerende maatregelen audit: corrigerende maatregelen audit + prestatiebonnummer - Te factureren operator
5.15. Toezicht Het is de verantwoordelijkheid van de operator om binnen de voorziene termijn een verlengingsaudit aan te vragen om zo een onderbreking in de validatie te vermijden. Deze aanvraag wordt opnieuw volgens de bovenvermelde stappen behandeld.
5.16. Uitbreiding In het geval een operator nog niet voor alle activiteiten gevalideerd is, kan deze een uitbreidingsaudit aanvragen. De uitbreidingsaudit verloopt eveneens via de hoger vermelde stappen. Het is de verantwoordelijkheid van de operator die reeds beschikt over een volledig gevalideerd ACS om, in het geval van nieuwe activiteiten, tijdig een uitbreidingsaudit aan te vragen om te vermijden dat er zich een onderbreking zou voordoen in de validatie. Nieuwe activiteiten moeten binnen het jaar na aanvang van de activiteit gevalideerd zijn om blijvend te kunnen genieten van een bonus op de heffing.
2015/773/PCCB/V01
14/15
6. Bijlagen en aanverwante documenten 6.1 Template auditaanvraag. 2015/910/PCCB/F (www.favv.be > autocontrole > autocontrole-audit). 6.2 Procedure: Beheer van operatoren en hun gegevens. 2013/677/CONT (enkel beschikbaar voor FAVV-medewerkers). 6.3 Procedure: coördinatie van FAVV-audits in het kader van de autocontrole. 2015/954/CONT (enkel beschikbaar voor FAVV-medewerkers). 6.4 Technische specificatie non conformiteiten tijdens audits. 2013/643/PCCB (www.favv.be > autocontrole > autocontrole-audit). 6.5 Specifieke en generieke tools (intranet > controlebeleid > autocontrole > specifieke tools en internet, beroepssectoren > autocontrole > autocontrole-audit). 6.6 Auditverslagen (internet > beroepssectoren > autocontrole > autocontrole-audit). 6.7 Template verkort auditrapport. 2015/988/PCCB/F (www.favv.be > autocontrole > autocontroleaudit). 6.8 Technische specificatie voor het bepalen van het aantal mandagen en van de frequentie bij audits in het kader van de validaties van autocontrolesystemen (internet > beroepssectoren > autocontrole > autocontrole-audit). 6.9 Certificeringsregeling slachthuizen en uitsnijderen (internet > beroepssectoren > autocontrole > autocontrole-audit). 6.10 Template validatiebrief. 2013/666/CONT/F (enkel beschikbaar voor FAVV-medewerkers). 6.11 Template brief ongunstige validatie 2015/956/CONT/F (enkel beschikbaar voor FAVVmedewerkers).
2015/773/PCCB/V01
15/15
