De boekhandel en het aankoopbeleid van bibliotheken Samenvatting, conclusies en beleidsaanbevelingen
Deze studie wil de Vlaamse overheid beleidsmaatregelen aanreiken over het aankoopbeleid van bibliotheken. De studie bestaat uit drie delen. Het eerste deel van deze studie beschrijft de huidige situatie in Vlaanderen. Daarin wordt de marktstructuur van de Vlaamse boekensector besproken, de verschillende facetten van de relatie tussen de openbare bibliotheken en de boekhandels en het huidige aankoopbeleid van bibliotheken in Vlaanderen. Het tweede deel van deze studie is een inventarisatie van het aankoopbeleid van openbare bibliotheken in andere (Europese) landen. Het derde deel tenslotte is een analyse over mogelijke wijzigingen aan het huidige aankoopbeleid van Vlaamse bibliotheken. De belangrijkste resultaten en beleidsimplicaties van deze studie worden hieronder samengevat. Uit hoofdstuk 3.1 blijkt dat tussen 2009 en 2012 de omzet uit de boekenverkoop gedaald is met 8,3%. Opvallend daarbij is de relatieve toename van de online verkoop en de relatieve daling van de verkoop via de ketens en de onafhankelijke boekhandels. Uit de onderzochte cijfers blijkt dat de boekhandelketens een zeer groot marktaandeel hebben. De berekende concentratie maatstaven tonen echter dat er voldoende concurrentie is in de sector. Hoofdstuk 3.3. inventariseert het huidige aankoopbeleid van openbare bibliotheken in Vlaanderen. Een belangrijk aspect hiervan is de gevolgde procedure. Vermits het hier gaat om een overheidsopdracht, is de gemeente en haar bibliotheek bij deze procedure gebonden aan Europese richtlijnen en nationale wetgeving. Voor de eenvoud groepeert deze studie de verschillende procedures in drie klassen: (1) offerte met publicatie (voor Europese aanbestedingen, aanbestedingen, algemene offerteaanvragen en onderhandelingsprocedures met bekendmaking), (2) offerte zonder publicatie (voor onderhandelingsprocedures zonder bekendmaking) en (3) bestelbonnen. Onderstaande tabel geeft weer welk van deze drie procedures de 310 openbare bibliotheken gebruiken bij het aankopen van boeken. Aantal gemeenten/bibliotheken Met offerten
Bestelbon
Met offerten
Bestelbon
139
171
45%
55%
Met publ.
Zonder publ.
Met publ.
Zonder publ.
32
107
23%
77%
Handel kiest
Gemeente/Bib kiest
Handel kiest
Gemeente/Bib kiest
32
278
10%
90%
De tabel toont dat dat 90% van de bibliotheken werkt met bestelbonnen of met een offerte zonder publicatie. Deze bibliotheken kiezen met andere woorden zelf een leverancier (bestelbonnen) of maken een keuze uit een zelf opgestelde lijst van mogelijke leveranciers (offerte zonder publicatie). Bibliotheken kunnen dus gemakkelijk 1
kiezen voor een boekhandel die voldoet aan hun verwachtingen. Tegelijkertijd hebben boekhandels die nu geen leverancier zijn hierdoor weinig kans om leverancier te worden. Boekhandels met de ambitie om te leveren aan een bibliotheek, nemen dus best persoonlijk contact op met de bibliothecaris om hen te overtuigen van hun meerwaarde. De gevolgde procedure is duidelijk gelinkt aan het aankoopbudget van de bibliotheek. Volgende tabel illustreert dit. Hieruit blijkt dat de bibliotheken de geest van de wetgeving op overheidsopdrachten respecteren: hoe hoger het bedrag, hoe meer de bibliotheken kiezen voor een procedure waarin steeds meer potentiële leveranciers met elkaar concurreren.
Aankoopbeleid
1
Gemiddelde uitgave voor een globale opdracht
Met publicatie
94.357
Zonder publicatie
43.306
Bestelbonnen
39.627
De bibliotheken verdelen het aankoopbudget in loten: fictie, non-fictie, kleuterboeken, jeugdliteratuur, strips, niet-Nederlandstalige literatuur… Deze opdeling in loten biedt een bibliotheek de mogelijkheid om per lot gunningscriteria te formuleren omtrent de expertise van kandidaat-leveranciers. Aan elk lot koppelen de bibliotheken dan een budget, waarop dan de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing is. Een correcte naleving van deze wet veronderstelt wel dat een kandidaat-leverancier intekent per lot en geen ander voorstel doet voor alle loten samen. Uit de onderzochte gunningsverslagen blijkt dit niet altijd het geval te zijn. Hierdoor wordt de gespecialiseerde boekhandel benadeeld.
In de gemeentelijke offerte-aanvragen en gunningsverslagen kwamen de gunningscriteria uit onderstaande tabel meermaals voor. Deze gunningsverslagen werden opgelijst en bevraagd in een enquête onder bibliothecarissen en in een enquête onder boekhandels. Aan de bibliothecarissen werd gevraagd deze criteria te ordenen van meer belangrijk tot minder belangrijk, aan de boekhandelaars werd gevraagd deze criteria te beoordelen in termen van haalbaar (H), eventueel haalbaar (EH) of niet haalbaar (NH). In volgende tabel staan deze criteria gerangschikt door de bibliothecarissen van meer belangrijk tot minder belangrijk. Criterium
Onafhankelijke
Keten
Online
NH H H H H EH H H
NH H H EH H H H H
NH H H EH EH EH H H
Korting van 25% Volledigheid van levering Leveringstermijn van 3 à 4 weken Spoedbestellingen in één week Fysieke zichtzendingen Elektronisch opvolgsysteem Korting van 15% Vaste contactpersoon
1
Uitgave waarop de wet op de overheidsopdrachten van toepassing is.
2
Frequente informatie over nieuwe uitgaven Virtuele zichtzendingen Afspraak soort boeken bij automatische levering Voldoen aan specifieke facturatie-eisen Kastklaar leveren
H EH H H NH
EH EH H H EH
H EH H H H
De drie types van boekhandels (onafhankelijk, keten en online) beoordelen deze criteria vrij homogeen. Over acht criteria vellen ze hetzelfde oordeel. Bij vier andere is er slechts een verschil tussen haalbaar en eventueel haalbaar. Alleen bij het laatste criterium is het verschil tussen de drie categorieën groot. De boekhandels willen wel een korting geven maar hoge kortingen zijn voor hen niet haalbaar. Hier staan de bibliotheken en de boekhandels lijnrecht tegenover elkaar: de bibliotheken geven aan hoge kortingen de hoogste prioriteit maar de boekhandels vinden die hoge kortingen onhaalbaar. De criteria in verband met de volledigheid van de levering en de leveringstermijn staan vooraan in het verlanglijstje van de bibliotheken en voor de boekhandel zijn ze haalbaar. Het criterium ‘kastklaar leveren’ is duidelijk een buitenbeentje: bibliotheken hechten er weinig waarde aan en de drie categorieën boekhandels beoordelen dit totaal verschillend. Voor de onafhankelijke boekhandel is dit criterium zelfs niet haalbaar. Hoofdstuk 3.2 toont empirisch aan dat de volgende vier facetten de relatie tussen boekhandel en bibliotheken kenmerken. (a) de bibliotheek is een goede klant van de boekhandel; (b) de bibliotheek is een ‘reclame-instrument’ voor het boek, hét product van de boekhandel; (c) de bibliotheek en de boekhandel zijn concurrenten op korte termijn; (d) de bibliotheek en de boekhandel zijn partners bij het bevorderen van het lezen. Uitgaande van deze vier relatie-kenmerken zijn volgende aspecten van een samenwerking tussen bibliotheken en boekhandels belangrijk (hoofdstuk 5.1). (1) Op basis van (a) en (b) verwachten bibliotheken een compensatie van de boekhandel. (2) Op basis van (c) verwachten boekhandels een compensatie van de bibliotheken. (3) Bij (d) hebben beiden baat: voor bibliotheken verhoogt dit de participatie en voor boekhandels verhoogt dit de verkoop van boeken. Voor elk van deze drie aspecten werden twee voorbeelden van samenwerking gezocht in verschillende Europese landen. In een enquête onder bibliothecarissen en boekhandels werd gevraagd deze zes voorbeelden (aangevuld met de optie ‘geen samenwerking’) te rangschikken van meer wenselijk naar minder wenselijk. Volgende tabel geeft de resultaten van deze rangschikking. Rangschikking bibliotheken Gezamenlijke lezingen Mijn dorp leest Leesclubs in de bibliotheek Beste boek van de bibliotheek
Aspect (3) (3) (1) (1)
Rangschikking boekhandel Aankoop knop op website bibliotheek Gezamenlijke lezingen Boekerpas Mijn dorp leest
Aspect (2) (3) (2) (3) 3
Aankoop knop op website bibliotheek Boekerpas Geen samenwerking
(2) (2) -
Leesclubs in de bibliotheek Beste boek van de bibliotheek Geen samenwerking
(1) (1) -
Uit de resultaten blijkt dat boekhandels en bibliotheken graag willen samenwerken maar van liefde is geen sprake… Ze stellen daarbij graag hun eigenbelang voorop. De bibliotheek rangschikt de voorbeelden die in het voordeel zijn van de boekhandels onderaan, boekhandels de voorbeelden die in het voordeel zijn van de bibliotheken onderaan. Om een samenwerking – naast het gemeenschappelijk bevorderen van het lezen concreet vorm te geven is vooral meer erkenning voor elkaars belangen noodzakelijk. Hoofdstuk 4 is een inventarisatie van het aankoopbeleid van openbare bibliotheken in andere (Europese) landen. Uit deze inventarisatie werden in hoofdstuk 5.2. bruikbare alternatieven voor het aankoopbeleid in Vlaanderen gedefinieerd. Het draagvlak bij bibliothecarissen en boekhandels voor deze alternatieven voor het aankoopbeleid in Vlaanderen werd bevraagd in de enquête onder boekhandels en de enquête onder bibliothecarissen door middel van een keuze-experiment. Typerende kenmerken voor het aankoopbeleid in het buitenland waarvoor – in overleg met de stuurgroep – het draagvlak werd onderzocht zijn •
bestellen bij centrale dienst (Nederland);
•
bestellen op basis van offerte aanvragen geplaatst op een e-platform (Portugal);
•
aankoopadvies door centrale dienst (Nederland);
•
geen korting op nieuwe titels (Portugal);
•
toegestane korting wettelijk beperken (Frankrijk).
Voor het keuze-experiment werden deze typerende kenmerken vertaald in de volgende attributen en bijhorende waarden. Een attribuut dat werd toegevoegd is het niveau van dienstverlening dat de bibliotheek verwacht. Dienstverlening naar de bibliotheek is immers een belangrijk aspect van elk aankoopbeleid. Attribuut De bib bestelt Aankoopadvies voor de bib De dienstverlening aan de bib is Op nieuwe titels krijgt de bib De korting van de leverancier is
Waarde ±80% bij boekhandels ± 80% bij een centrale dienst + compensatie voor de boekhandel ± 80% via offertes op e-platform door de leverancier door een centrale dienst Beperkt Uitvoerig ook korting geen korting gedurende 6 maand niet beperkt wettelijk beperkt tot 15%
4
Op basis hiervan is het mogelijk 48 verschillende scenario’s samen te stellen. Volgende tabel geeft bij wijze van voorbeeld drie van deze scenario’s weer. De status quo – de huidige situatie – werd daarbij gedefinieerd als: de bibliotheek bestelt ±80% bij boekhandels, aankoopadvies door de leverancier, dienstverlening aan de bibliotheek is beperkt, op nieuwe titels krijgt de bibliotheek ook korting en de korting van de leverancier is niet wettelijk beperkt. Scenario 1 (status-quo) Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door leverancier Dienstverlening beperkt Nieuwe titels ook korting Korting niet beperkt
Scenario 2 Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door leverancier Dienstverlening uitgebreid Nieuwe titels ook korting Korting beperkt tot 15%
Scenario 3 Bestellen bij centrale dienst Aankoopadvies door centrale dienst Dienstverlening beperkt Nieuwe titels geen korting Korting niet beperkt
De uitkomst van de analyse geeft aan elk scenario een cijfer dat het nut – of de mate van voorkeur – weerspiegelt van de bibliothecarissen en boekhandels. Het nut van een scenario kan men dan vergelijken met het nut van het status-quo scenario. De resultaten toonden dat zowel bibliotheken als boekhandels niet als een homogene groep hebben geantwoord. Daarom werden de bibliotheken in drie types ingedeeld: bibliotheken die hun offerte-aanvragen publiceren in het Belgisch Staatsblad of in het Publicatieblad van de Europese Unie, bibliotheken die hun offerte-aanvragen niet publiceren (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) en bibliotheken die uitsluitend boeken aankopen met bestelbonnen. Om dezelfde reden werden de boekhandels ingedeeld in drie types: onafhankelijke boekhandels, boekhandels die behoren tot een keten en online-boekhandels. De resultaten – van een analyse die rekening houdt met de drie types bibliotheken en drie types boekhandels – geen enkel onderzocht scenario een pareto-verbetering is ten opzichte de huidige situatie. Een keuze voor verandering houdt met andere woorden in dat sommige types bibliotheken of boekhandels winnen (stijgen in nut) en dat andere verliezen (dalen in nut). Objectieve wetenschappelijke criteria om de ‘winst’ van een winnaar af te wegen met het ‘verlies’ van een verliezer bestaan echter niet. Dat betekent dat een keuze voor een ander scenario – dan het status-quo scenario – een visie veronderstelt op het maatschappelijke nut ervan. De overheid kan bijvoorbeeld beslissen om het nut van kleinere bibliotheken zwaarder te laten doorwegen dan het nut voor grotere bibliotheken en/of aan het nut van de onafhankelijke boekhandels een groter gewicht toe te kennen dan aan de andere boekhandels en/of het totale nut van de boekhandel zwaarder te laten doorwegen dan het totale nut van de bibliotheken... In de veronderstelling dat •
het totale nut van de bibliotheken is even belangrijk als het totale nut van de boekhandels;
•
het nut van de drie categorieën bibliotheken is even belangrijk;
•
het nut van de drie categorieën boekhandels is even belangrijk; 5
•
een nieuw alternatief moet het gezamenlijke totale nut van bibliotheken en boekhandels verhogen.
blijven 6 van de 48 scenario’s over. Onder deze aannames kunnen de overheid, de bibliotheeksector en de boekensector overleggen om te blijven bij het huidige status-quo-scenario of over te stappen naar één van de volgende scenario’s. Bij elk scenario wordt de nutswijziging voor elke categorie vermeld. Bib_MP staat voor bibliotheken die hun offerte-aanvragen publiceren, Bib_ZP staat voor bibliotheken die hun offerte-aanvragen niet publiceren, Bib_BB staat voor en bibliotheken die uitsluitend aankopen met bestelbonnen, BH_K staat voor boekhandels die behoren tot een keten, BH_O staat voor onafhankelijke boekhandels en BH_ONL staat voor online-boekhandels. Telkens is ook het totale nut (van de zes categorieën samen) van het scenario genoteerd. Dit kan vergeleken worden met het nut van status-quo-scenario (SQ). Scenario 12 Scenario 12 Nut
Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door leverancier Dienstverlening uitvoerig
SQ
8.78
Scenario
9.06
Nieuwe titels ook korting Korting niet beperkt Bib_MP
Bib_ZP
Bib_BB
BH_K
BH_O
BH_ONL
+48%
+49%
+77%
-22%
-24%
-109%
Scenario 12 is op één attribuut na gelijk aan het status-quo scenario. Enkel dienstverlening beperkt wordt in dit scenario dienstverlening uitvoerig. Een uitvoerige dienstverlening is duidelijk in het voordeel van de bibliotheken. Hier tegenover staat echter geen enkele compensatie voor de boekhandel. In dit scenario zijn bibliotheken dan ook de winnaars en de boekhandels de verliezers. Dit scenario heeft ongeveer hetzelfde nut als het status quo-scenario. Dat betekent dat de ‘winst’ van de bibliotheken ongeveer even groot is als het ‘verlies’ van de boekhandels. Scenario 15 Scenario 15 Nut
Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door leverancier Dienstverlening beperkt
SQ
8.78
Scenario
10.59
Nieuwe titels ook korting Korting beperkt tot 15% Bib_MP
Bib_ZP
Bib_BB
BH_K
BH_O
BH_ONL
-60%
-38%
-30%
+58%
+76%
+119% 6
Scenario 15 is op één attribuut na gelijk aan het status-quo scenario. Enkel korting niet beperkt wordt in dit scenario korting beperkt tot 15%. Een beperking van de korting is in het voordeel van de boekhandels. Tegenover korting beperkt tot 15% staat in dit scenario geen enkele compensatie voor de bibliotheken. Bibliotheken zijn in dit scenario dan ook de verliezers en de boekhandels de winnaars. Dit scenario verhoogt het totale nut met 21%. Hieruit blijkt dat een wettelijke beperking op de korting tot 15% het nut voor de boekhandels meer doet stijgen dan dat het nut van de bibliotheken daalt. Scenario 4 Scenario 4 Nut
Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door centrale dienst Dienstverlening uitvoerig
SQ
8.78
Scenario
8.93
Nieuwe titels ook korting Korting niet beperkt Bib_MP
Bib_ZP
Bib_BB
BH_K
BH_O
BH_ONL
+83%
+65%
+108%
-17%
-42%
-188%
In scenario 4 zijn de bibliotheken de winnaars en de boekhandels de verliezers. Aankoopadvies door centrale dienst en dienstverlening uitvoerig verhogen het nut van de bibliotheken en verlagen het nut van de boekhandels. Dit scenario heeft ongeveer hetzelfde nut als het status quo-scenario. Scenario 7 Scenario 7 Nut
Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door centrale dienst Dienstverlening beperkt
SQ
8.78
Scenario
10.46
Nieuwe titels ook korting Korting beperkt tot 15% Bib_MP
Bib_ZP
Bib_BB
BH_K
BH_O
BH_ONL
-26%
-22%
+1%
+62%
+58%
+41%
Korting beperkt tot 15% verlaagt het nut van de bibliotheken, aankoopadvies door centrale dienst compenseert dit maar gedeeltelijk. De nutsverhoging door korting beperkt tot 15% voor de boekhandel weegt zwaarder door dan het nutsverlies door aankoopadvies door centrale dienst. Scenario 7 verhoogt het totale nut met 19%, wat betekent dat de ‘winst’ van de boekhandels groter is dan het ‘verlies’ van de bibliotheken. Bij bovenstaande scenario’s zijn ofwel de bibliotheken ofwel de boekhandels de verliezers. Meer evenwichtig zijn de laatste twee scenario’s. Indien de drie categorieën bibliotheken als één speler en ook de drie soorten 7
boekhandels als één speler beschouwd worden, zijn beide scenario’s pareto-verbeteringen van het huidige scenario: zowel het nut van de bibliotheken als het nut van de boekhandel stijgt. Maar bij de zes spelers is wel een verliezer bij… Scenario 3 Scenario 3 Nut
Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door centrale dienst Dienstverlening uitvoerig
SQ
8.78
Scenario
10.74
Nieuwe titels ook korting Korting beperkt tot 15% Bib_MP
Bib_ZP
Bib_BB
BH_K
BH_O
BH_ONL
+23%
+27%
+78%
+41%
+34%
-69%
Korting beperkt tot 15% vermindert het nut voor de bibliotheken maar dit wordt ruimschoots gecompenseerd door aankoopadvies door centrale dienst en dienstverlening uitvoerig. Korting beperkt tot 15% verhoogt het nut voor alle boekhandels. Voor de onafhankelijke boekhandels en de boekhandels die tot een keten behoren, is deze nutverhoging groter dan de daling door dienstverlening uitvoerig. Bij de online-boekhandel is dat niet het geval. Het nutsverlies door dienstverlening uitvoerig is zeer groot bij deze boekhandel. Dit scenario verhoogt het totale nut met 22%. Dit betekent dat het ‘verlies’ van de online boekhandel kleiner is dan de ‘winst’ bij de andere types. Scenario 11 Scenario 11 Nut
Bestellen bij boekhandel Aankoopadvies door leverancier Dienstverlening uitvoerig
SQ
8.78
Scenario
10.87
Nieuwe titels ook korting Korting beperkt tot 15% Bib_MP
Bib_ZP
Bib_BB
BH_K
BH_O
BH_ONL
-12%
+11%
+47%
+36%
+52%
+9%
Korting beperkt tot 15% verlaagt het nut van de bibliotheken, dienstverlening uitvoerig compenseert dit voldoende (behalve voor bibliotheken die hun offerte-aanvragen publiceren). Het nutsverlies door dienstverlening uitvoerig voor de boekhandel wordt ruim voldoende gecompenseerd door korting beperkt tot 15%. Voor de online-boekhandel is dat minder uitgesproken omdat deze handel ‘dienstverlening uitvoerig’ als zeer negatief ervaart. Scenario 11 verhoogt het totale nut met 24%. 8
Opmerkelijk is dat bestellen bij een centrale dienst (met compensatie voor de boekhandel) niet voorkomt bij deze zes alternatieven. Alleen de bibliotheken die hun offerte-aanvragen publiceren vinden er een beperkte nutsstijging van 7% bij. Voor de bibliotheken die hun offerte-aanvragen niet publiceren wijzigt ‘bestellen bij een centrale dienst’ het nut bijna niet (een nutsstijging van 2%). Bibliotheken die uitsluitend met bestelbonnen werken, ondervinden hierbij een nutsdaling van 88%. De boekhandels beoordelen ‘bestellen bij een centrale dienst’ ronduit als negatief. Boekhandels aangesloten bij een keten geven een nutsdaling van 72% aan, onafhankelijke boekhandels geven een nutsdaling van 131% aan en de online-boekhandels geven een nutsdaling van 154% aan. De beperkte nutsstijging bij bibliotheken die werken met offertes weegt – onder de gemaakte assumpties – niet op tegenover de daling van nut bij de andere types. Onder deze assumpties lijkt ‘bestellen bij een centrale dienst’ geen item ter discussie. Ook bestellen via een e-platform komt niet voor bij deze zes scenario’s. Bij zowel bibliotheken als boekhandels daalt het nut ten opzichte van het status-quo scenario. De daling is daarbij het grootste bij de online boekhandels (-165%), de onafhankelijke boekhandels (-131%) en de bibliotheken die aankopen met bestelbonnen (-115%). Onder geen enkele assumptie zal deze verandering beter zijn dan het status-quo scenario. Nieuwe titels geen korting (gedurende zes maand) tot slot komt ook niet voor bij deze zes scenario’s. Bibliotheken ervaren deze maatregel als erg negatief. Wanneer het status-quo scenario enkel verandert wordt met deze maatregel daalt het nut van bibliotheken die aankopen via offertes met publicatie met 94%, van bibliotheken die aankopen via offertes zonder publicatie met 102% en van bibliotheken die aankopen met bestelbonnen met 98%. Hoewel verwacht werd dat deze sperperiode op de korting voor nieuwe titels positief zou zijn voor boekhandels, is deze maatregel voor de onafhankelijke boekhandels en de boekhandels die behoren tot een keten zelfs negatief. Hun nut daalt respectievelijk met 8% en 42%. Enkel voor online boekhandels is deze maatregel positief. Hun nut stijgt met 51%. Het totale nut – berekend onder de gemaakte assumpties – daalt met 49% ten opzichte van het status-quo scenario. Ten slotte een kanttekening in verband met aankoopadvies door leverancier en aankoopadvies door centrale dienst. In het courante debat is het ‘aankoopadvies door leverancier’ een kerntaak van de boekhandel waarop de bibliotheken graag beroep op doen. De bibliotheken denken daar anders over. Een de overstap van ‘aankoopadvies door leverancier’ naar ’aankoopadvies door centrale dienst’ ervaren elk van de drie categorieën bibliotheken als positief met een gemiddelde nutsstijging van 27%. Boekhandels beoordelen deze overstap als negatief met een gemiddelde nutsdaling van 30%. Boekhandels die behoren tot een keten staan vrij neutraal tegenover deze overstap (met een beperkte positieve nutsstijging van 5%). Onafhankelijke boekhandels ervaren bij deze overstap een nutsdaling van 18% en online boekhandels een nutsdaling van 78%.
9
