Handleiding Zaalbeschikbaarheidsaanvragen voor Corporates
Contactpersoon: Pascalle van der Vaart Van der Valk Internet E:
[email protected] T: -31(0) 347325942 F: -31(0) 347325977 Postbus 103-4130 EC Vianen
valk.com
Inhoud Inloggen op uw Corporate Portal Korte aanvraag stap 1 Aanvraag voor meerdere accommodaties/data Korte aanvraag stap 2 Korte aanvraag stap 3 Korte aanvraag stap 4 Korte aanvraag stap 5 Mail 1: Bevestiging versturen beschikbaarheidsaanvraag Mail 2: Bevestiging beschikbaarheid Hotel Uitgebreide aanvraag stap 1 Uitgebreide aanvraag stap 2 Uitgebreide aanvraag stap 3 Uitgebreide aanvraag stap 4 Uitgebreide aanvraag stap 5 Mail 3: Bevestiging versturen uitgebreide zaalaanvraag Opmerkingen
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
- Ga naar http://Corporate (dit is uw bedrijfsnaam).valk.com - Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord Gebruikersnaam: e-mailadres Wachtwoord: wachtwoord Druk hierna op
2
Stap 1
korte aanvraag
Stap 1 Geef aan of u bij een of meerdere locaties een beschikbaarheidsaanvraag wilt indienen. Druk hierna op Mocht u bij meerdere accommodaties of voor meerdere data een beschikbaarheidsaanvraag willen indienen, dan kunt u op de volgende pagina zien hoe dit werkt.
3
Aanvraag bij meerdere accommodaties Mocht u uw aanvraag bij meerdere hotels willen doen dan kunt u bij stap 1 meerdere accommodaties aanklikken en het aantal locaties aangeven. Hotel 1/3 U geeft hier het eerste Hotel aan. Kies het soort evenement. Geef het aantal personen aan. Selecteer de begindatum door op de kalender te klikken en de juiste datum te selecteren. Kies het aantal dagen en de dagdelen. Druk hierna op
Hotel 2/3 en Hotel 3/3 Bij deze stappen hoeft u alleen het Hotel te selecteren. De overige gegevens worden overgenomen uit Hotel 1/3. Wilt u een aanvraag doen voor een ander evenement dan kunt u dit aanpassen. Druk hierna op U krijgt van ieder Hotel een mail waarin staat of zij de reservering kunnen plaatsen of niet. Indien u bij meerdere locaties dezelfde aanvraag heeft uitgezet dan kunt u het Hotel van uw voorkeur kiezen en de overige aanvragen annuleren. Wanneer u meerdere data wilt aanvragen bij een of verschillende accommodatie dan kunt u bij bovenstaande stappen het hotel opnieuw selecteren en de datum aanpassen. U kunt maximaal 5 hotels/data aanvragen.
4
Stap 2
korte aanvraag
20 - 08 - 2008
Stap 2 -
Kies een Hotel Selecteer het soort evenement Geef het aantal personen aan Geef het aantal dagen aan Geef de juist dagdelen door Geef uw eventuele opmerkingen door
Druk hierna op
5
Stap 3
korte aanvraag
Stap 3 Voer de contactgegevens in: - Naam - Bedrijfsnaam - E-mail - Telefoon
Druk hierna op
6
Stap 4
korte aanvraag
Stap 4 Controleer het aangegeven Hotel. Mocht dit incorrect zijn dan kunt met de knop de gegevens aanpassen. Druk hierna op
7
Stap 5
korte aanvraag
Stap 5 Hierin wordt aangegeven dat uw aanvraag ook daadwerkelijk verstuurd is.
8
Mail 1
Na de korte zaalbeschikbaarheidsaanvraag te hebben ingediend, ontvangt u onderstaande mail. Deze houdt in dat het betreffende Hotel uw aanvraag heeft ontvangen.
contactpersoon,
contactpersoon
[email protected]
Hotel Vianen
20 augustus 2008
Vergadering
9
Mail 2 Zodra het Hotel de beschikbaarheid heeft vastgesteld zult u onderstaande mail ontvangen. Met een druk op de oranje knop internet kunt u in vijf stappen de uitgebreide zaalaanvraag indienen.
10
Stap 1
uitgebreide aanvraag
Vergadering
Stap 1 De gegevens van de korte aanvraag zijn overgenomen, deze kunt u in deze stap nakijken. Druk hierna op
11
Stap 2
uitgebreide aanvraag Stap 2
20
augustus 2008
De datum is al overgenomen uit de korte aanvraag; de tijd mag u hier aangeven. Bij zaalopstelling kunt u aangeven hoe u de opstelling in de zaal wilt hebben. Bij de algemene gegevens kunt u al uw wensen doorgeven aan het betreffende Hotel. Bij gewenste service kunt u aangeven of u een basis-, comfort- of boardroomarrangement wilt boeken. Bij verzorging Food & Beverage kunt u aangeven wat voor arrangement u wilt. Als er bijzonderheden zijn voor de zaalreservering kunt u deze in het onderste veld invoeren. Druk hierna op
12
Stap 3
uitgebreide aanvraag Stap 3 Bij de contactgegevens kunt u de contact- en bedrijfsgegevens doorgeven. Bij wijze van betaling kunt u aangeven hoe er wordt betaald. De bevestiging van de aanvraag wordt altijd per mail verstuurd, tenzij dit niet mogelijk is. Druk hierna op
13
Stap 4
uitgebreide aanvraag Stap 4
Hotel Vianen Vergadering 20
Controleer de ingevoerde gegevens. Mochten deze incorrect zijn dan kunt u met de knop de juiste gegevens invoeren. Druk hierna op
20 augustus 2008
14
Stap 5
uitgebreide aanvraag
Stap 5 Hierin wordt aangegeven dat uw zaalreserveringsaanvraag verzonden is.
15
Mail 3
Vianen.
Vianen Vergadering
Uw zaalreserveringsaanvraag is nu gedaan. Het Hotel zal zo spoedig mogelijk contact met u opnemen om de zaalresevering definitief te maken.
16
Opmerkingen: Reminder Inlognaam: Wachtwoord:
Mocht u tijdens het indienen van de zaalaanvragen tegen onduidelijkheden aanlopen dan horen wij deze graag van u. Wij zijn van maandag t/m vrijdag te bereiken van 9.00 tot 18.00 uur op telefoonnummer: 0347 325942. Wij wensen u veel succes met het aanvragen van zalen via de portal. Met vriendelijke groet, Van der Valk Internet
17
