Handleiding voor Corporate boekingen bij Van der Valk Internet. Van der Valk Internet

Handleiding voor Corporate boekingen bij Van der Valk Internet

Van der Valk Internet [email protected]

Handleiding Corporate boekingen

Inhoudsopgave Het Van der Valk concept ......................................................................................... 4 Over Van der Valk .................................................................................................... 4 Hoteloverzicht Van der Valk ................................................................................... 4 Hoe werkt Van der Valk Internet?.......................................................................... 5 De voordelen van Van der Valk Internet voor u als Corporate........................ 5 Meer dan 750 overnachtingen per jaar ............................................................... 6 Minder dan 750 overnachtingen per jaar ............................................................ 6 ValkMobiel ................................................................................................................. 6 Hoe werkt een Corporate account?........................................................................ 7 Het registreren van een Corporate account....................................................... 7 Het registreren van een Corporate account....................................................... 8 Het inloggen bij een Corporate account ............................................................ 9 Het boekingsproces in 5 stappen ............................................................................ 10 Stap 1 Realtime boeken met een Corporate account ................................... 10 Stap 2 Realtime boeken met een Corporate account ................................... 11 Stap 3 Realtime boeken met een Corporate account ................................... 12 Stap 4 Realtime boeken met een Corporate account ................................... 13 Stap 5 Realtime boeken met een Corporate account ................................... 14 Overzicht reserveringen......................................................................................... 15 Contact.................................................................................................................... 15 Support-online ......................................................................................................... 15 Proef-boeking ............................................................................................................. 16 Hoe werkt een zakelijk account? ............................................................................ 17 Het inloggen bij een zakelijk account................................................................. 19 Het boekingsproces in 5 stappen ............................................................................ 20 Stap 1 Realtime boeken met een zakelijk account.......................................... 20 Stap 2 Realtime boeken met een zakelijk account.......................................... 21 Stap 3 Realtime boeken met een zakelijk account.......................................... 22 Stap 5 Realtime boeken met een zakelijk account.......................................... 24 Mijn reserveringen................................................................................................... 25 Contact.................................................................................................................... 25 Hoe werkt Van der Valk mobiel?............................................................................. 26 Instructies voor Valkmobiel Corporate/Zakelijk ................................................. 26

2


Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor middel/klein en grote bedrijven die geïnteresseerd zijn in het boeken van hotelovernachtingen en zaalreserveringen van verschillende Van der Valk vestigingen bij Van der Valk Internet. In deze handeling staan de voordelen voor uw bedrijf als u boekt via Van der Valk Internet. Uiteraard kunt u in deze handleiding ook de voorwaarden vinden waaraan uw bedrijf moet voldoen om te kunnen gaan boeken. Na deze inleidende informatie volgen er instructies over het realtime boeken. Deze instructies zijn stap voor stap schematisch weergegeven zodat u precies weet hoe u een boeking kunt maken. Verder kunt u in deze handleiding informatie vinden over Valkmobiel, mobiel boeken bij alle Van der Valk vestigingen in minder dan 90 seconden. Met vriendelijke groeten, Van der Valk Internet Voor vragen en opmerkingen kunt u ons altijd mailen, dit kunt u doen naar [email protected]

3


Het Van der Valk concept Over Van der Valk In 1939 begonnen Martien en Rie Van der Valk samen een restaurant in Voorschoten. Met hard werken en een gastvrije, huiselijke aanpak werd hun eigen zaak een succes. In de jaren na de Tweede Wereldoorlog bouwden zij samen met hun 11 kinderen een aantal restaurants. Inmiddels is het bedrijf door hun kleinkinderen en achterkleinkinderen uitgebouwd tot het grootste horecaconcern van Nederland met 56 vestigingen en nog eens 25 hotels in landen verspreid over de hele wereld. Nog steeds is de visie op gastvrijheid van Martien en Rie de basis van de succesvolle “Van der Valk-formule”. Hun instelling en ondernemersgeest is een voorbeeld voor jongere generaties “Valken”.

Wij heten u van harte welkom!

Familie Van der Valk

Hoteloverzicht Van der Valk Met meer dan 81 hotels is Van der Valk vertegenwoordigd in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Bonaire en de Verenigde Staten. Via de topografische kaarten hieronder navigeert u simpelweg rechtstreeks naar het gewenste hotel. Dit kunt u doen door naar www.valk.com te gaan en vervolgens op ‘zoek een hotel’ te klikken. Via deze kaart heeft u altijd een up-to-date overzicht van alle Van der Valk vestigingen in Nederland.

Nederland

Duitsland

België 4


Wat kan Van der Valk Internet voor u als Corporate betekenen?

Hoe werkt Van der Valk Internet? Van der Valk Internet is gevestigd in Vianen en is het centrale punt voor alle internet boekingen die binnenkomen via valk.com en de Corporate portals. Van der Valk Internet is uw contactpersoon voor al uw boekingen bij de verschillende Van der Valk-vestigingen. Alle bedrijven (groot/middel/klein) kunnen terecht bij Van der Valk Internet. Afhankelijk van het aantal hotelovernachtingen die u per jaar bij Van der Valk vestigingen boekt kunnen er speciale Corporate tarieven worden afgesproken. Bedrijven kunnen Corporate klant bij ons worden wanneer er meer dan 750 hotelovernachtingen op jaarbasis worden geboekt. Boekt u minder dan 750 hotel overnachtingen op jaarbasis dan kunt u gebruik maken van de zakelijke account tegen Van der Valk.com-tarief (www.valk.com/zakelijk)

De voordelen van Van der Valk Internet voor u als Corporate 1. Voordelig Corporate tarief (vanaf 750 hotelovernachtingen op jaarbasis) 2. Realtime kamers boeken 24 uur per dag 7 dagen in de week. (direct zichtbaarheid van kamerbeschikbaarheid) 3. Mobiel kamers boeken binnen 90 seconden bij alle van der Valk vestigingen, een uitkomst als u veel onderweg bent en geen internet bij de hand heeft. 4. Uw eigen persoonlijke contactpersoon voor al uw boekingen bij alle verschillende Van der Valk-vestigingen. 5. Groepsboekingen 6. Zaalreserveringen / vergaderarrangementen 7. Vaste contractprijzen vanaf 750 hotelovernachtingen op jaarbasis 8. Beschikbaarheid van de SupportOnline functie via uw eigen bedrijfsportal, direct online vragen stellen terwijl u aan het boeken bent.

5


Wat zijn de voorwaarden voor een Corporate account? Meer dan 750 overnachtingen per jaar Boekt uw bedrijf meer dan 750 hotelovernachtingen bij Van der Valk per jaar dan maken we graag aan de hand van uw wensen en eisen een voorstel op maat. Onze Corporate salesmanager zal met u samen een Corporate contract opstellen, in het contract zullen onder andere de participerende hotels en de Corporate kamerprijzen worden opgesteld. Het contract dat zal worden opgesteld heeft telkens een geldigheidsduur van een jaar. Bij dit contract hoort ook dat u gebruik maakt van een eigen portal. Dit houdt in dat u eenmalig een account aanmaakt voor degene(n) die de boekingen binnen uw bedrijf doen. Daarna kunt u dus met uw eigen account realtime gaan boeken tegen het afgesproken Corporate tarief. Meer informatie over realtime boeken met een Corporate account kunt u vinden in deze handleiding bij het onderwerp “Hoe werkt een Corporate account?” op pagina 7.

Minder dan 750 overnachtingen per jaar Bij minder dan 750 overnachtingen per jaar kunt u een eigen zakelijk account aanmaken op www.valk.com/zakelijk U kunt dan uiteraard ook realtime boeken tegen hoteltarief. U hoeft hiervoor maar eenmalig een account aan te maken en dan kunt u realtime gaan boeken. Meer informatie over realtime boeken met een zakelijk account kunt u vinden in deze handleiding bij het onderwerp “Hoe werkt een zakelijk account?” op pagina 11.

ValkMobiel Wat betreft bovenstaande voorwaarden geldt dat u hierbij natuurlijk ook gebruik kunt maken van ValkMobiel. Met ValkMobiel kunt u realtime mobiel boeken indien u veel onderweg bent en geen internet bij de hand heeft. Meer informatie over ValkMobiel kunt u vinden bij het onderwerp “Hoe werkt Van der Valk Mobiel”? op pagina 25.

6


Hoe werkt een Corporate account? Als eerste gaat u naar de speciaal aangemaakte portal voor uw bedrijf die is aangemaakt door Van der Valk Internet. Het internetadres van deze portal (vaak is dit “bedrijfsnaam”.valk.com) wordt naar de contact persoon gecommuniceerd na het afsluiten van het contract. Vervolgens maakt u met hulp (indien gewenst) van uw contactpersoon bij Van der Valk Internet een account aan. Na registratie van deze account kunt u gaan inloggen om te gaan boeken. Na de handleiding om realtime te boeken gelezen te hebben, kunt u gaan boeken. Onderstaande afbeeldingen tonen het beginscherm als u inlogt op de bedrijfsportal en de home-pagina (als u bent ingelogd). Hierin staat algemene informatie over het bedrijf en informatie over het boekingsproces.

7


Het registreren van een Corporate account De afbeelding hieronder geeft aan dat u bij “account” (bovenaan in de blauwe balk) een eigen account kunt aanmaken om realtime te boeken. Hiervoor dient u eerst de gegevens in te vullen die nodig zijn voor registratie. Het e-mailadres dat u daar instelt is het e-mailadres waar alle correspondentie m.b.t. uw boekingen heen wordt verstuurd. Indien u de gegevens heeft ingevuld en verstuurd, wordt door Van der Valk Internet het account geregistreerd en krijgt u een mail met een bevestiging dat u kunt gaan inloggen om realtime te boeken.

8


Het inloggen bij een Corporate account Indien u bent ingelogd in uw bedrijfsportal en reeds een account heeft aangemaakt kunt u gaan boeken. Om te kunnen boeken moet u eerst inloggen met uw accountnaam en wachtwoord. Als u in de blauwe menubalk op “Verblijf” klikt, komt u in het scherm dat de afbeelding hieronder aangeeft en waar u kunt inloggen. Als de gegevens zijn ingevuld, klikt u op inloggen (groene button onderaan).

9


Het boekingsproces in 5 stappen Stap 1 Realtime boeken met een Corporate account • • •

Kies een hotel (Dit is een overzicht van de hotels die in het contract zijn opgenomen) U kunt uiteraard ook op plaatsnaam naar een hotel zoeken, de zoekfunctie zoekt dan automatisch het dichtstbijzijnde hotel(s) in de buurt met de afstand in kilometers. Klik op de groen button “Verder” als u een hotel heeft geselecteerd.

10


Stap 2 Realtime boeken met een Corporate account • • • • • •

Kies het aantal kamers dat u wilt reserveren Kies het aantal nachten Kies het aantal personen per kamer (standaard is dit 1 persoon) Kies of de gast gebruik wil maken van ontbijt Kies de aankomsttijd van de gast, standaard inchecktijd is 14:00 Wanneer u alle velden heeft ingevoerd, klikt u op de groene button “Verder”.

11


Stap 3 Realtime boeken met een Corporate account • •

Om deze kamer te boeken dient u op “Boek Nu” te klikken; indien er “Boek Nu” staat, betekent dat dat de kamer direct (realtime) geboekt kan worden en er dus kamerbeschikbaarheid is. Let op: indien er in plaats van “Boek Nu”, “Aanvraag” staat, betekent dit, dat het niet zeker is of er beschikbaarheid is bij het betreffende hotel. U krijgt dan later per email een bericht of er kamerbeschikbaarheid is of niet.

12


Stap 4 Realtime boeken met een Corporate account • •

Kies de betreffende gastennaam uit de gastenlijst. Indien de gast nog niet in de gastenlijst vermeld staat kunt u deze toevoegen door op de button “Nieuwe Gast” te klikken. Indien u de gastennaam heeft geselecteerd door op “Selecteer” te klikken (de naam word dan geel aangemaakt) klikt u op de button “verder”.

13


Stap 5 Realtime boeken met een Corporate account • • • • •

Hier kiest u de betalingsoptie, afhankelijk van wat er is afgesproken. Hier kiest u (de afdeling van) het bedrijf waar de boeking aan gerefereerd/gefactureerd moet worden. Wilt u een nieuw(e) onderdeel/afdeling van het bedrijf toevoegen dan kunt dat toevoegen door op het oranje vlak met de N te klikken. In het veld “Opmerkingen” kunt u bijvoorbeeld de overige gastennamen aangeven indien het een groepsboeking betreft. Ook andere opmerkingen kunt u hier kwijt. Afhankelijk van wat er is afgesproken vult u eventueel de kostenplaats en referentievelden in. Bij contactpersoon vult u de naam in van degene die de boeking maakt (u dus).

14


Overzicht reserveringen Wilt u uw reservering nog een keer bekijken of wijzigen dan is dat uiteraard mogelijk. U kunt hiervoor kijken onder “Overzicht Reserveringen” in de blauwe menubalk. Hier kunt u ook annuleringen van uw reserveringen in 1 muisklik regelen.

Contact Door op de “Contact”-button te klikken bovenaan in de blauwe balk kunt u contact met ons opnemen per mail, u krijgt dan uiteraard zo spoedig mogelijk een bericht terug.

Support-online Mocht u tijdens het boeken vragen hebben dan is er tijdens werkdagen altijd de mogelijkheid om contact op te nemen via de Support-online (zie bovenaan rechts in beeld), telefoon of e-mail. Ook voor informatie wanneer er geen kamerbeschikbaarheid bij een hotel blijkt te zijn geven wij u graag advies over andere mogelijkheden.

15


Proef-boeking Na bovenstaande uitleg gelezen te hebben is het mogelijk om via een test-portal te kijken hoe het in de praktijk in zijn werk gaat. Hiervoor is er een speciale test-portal voor u aangemaakt. Deze test-portal kunt vinden door naar onderstaande adres te gaan: http://test.valk.com Gebruikersnaam Wachtwoord

: test : test

Op deze test-portal kunt u zonder dat u zich hoeft te registeren direct inloggen (bij het menuitem ‘verblijf’ met een reeds aangemaakte account. Email adres : [email protected] Wachtwoord : catest Indien u bent ingelogd met de bovenstaande account-gegevens kunt u een proefboeking maken. Deze proefboeking kunt u maken bij het test-hotel. Als u de proef-boeking doorloopt in de hiervoor reeds besproken stappen kunt zien hoe dat daadwerkelijk in zijn werk gaat. Let op: omdat u een proef-boeking maakt bij een test-hotel is het niet mogelijk Realtime te boeken (omdat u een fictief hotel boekt) daarom staat er ‘AANVRAAG’ in plaats van ‘BOEK NU’ (stap 3). Mocht u de gemaakte proefboeking naar uw email adres gestuurd willen hebben, dan kunt u dit invullen in het opmerkingenveld (stap 5). Normaal gesproken logt u in met u eigen email adres maar omdat dit een proef-boeking betreft en u dus inlogt met een Van der Valk Internet adres wordt hier de bevestiging heen gestuurd.

16


Hoe werkt een zakelijk account? Om een zakelijk account aan te maken gaat u naar www.valk.com/account en vervolgens gaat u naar zakelijk account. De volgende informatie geeft de instructies weer om een zakelijk account aan te maken. Een zakelijk account zal door de contactpersoon gebruikt worden die namens andere personen kamers gaat boeken. Naast de gegevens over de gast(en) waarvoor de contactpersoon gaat boeken, bevat het zakelijke account ook gegevens over het bedrijf waarvoor de reserveringen gemaakt gaan worden. Per contactpersoon kunt u voor iedere gast waar u een kamer voor dient te reserveren een gastenkaart aanmaken in uw persoonlijke gastenboek. Indien uw bedrijf meerdere afdelingen en/of contactpersonen heeft, dan kunt u per afdeling een zakelijk account aanmaken.

17


Het registreren van een zakelijk account Indien u een nieuw zakelijk account aan wilt maken gaat u naar “nieuw zakelijk account” en vult u de gevraagde gegevens in. Als u alle gegevens heeft gevuld klikt u op de button “verder”. Uw account wordt dan geregistreerd.

18


Het inloggen bij een zakelijk account •

Indien u een account heeft aangemaakt door het voorgaande formulier te hebben ingevuld kunt u inloggen.

19


Het boekingsproces in 5 stappen Stap 1 Realtime boeken met een zakelijk account • • • • • • • •

Kies een hotel Kies de aankomstdatum en tijd (standaard inchecktijd is 14:00) Kies of de gast gebruik wil maken van ontbijt Kies het aantal nachten dat u dient te reserveren Kies het aantal kamers dat u dient te reserveren Kies het aantal personen per kamer Kies het aantal volwassenen per kamer Wanneer u alle velden heeft ingevoerd klik u op de groene button “Verder”.

20


Stap 2 Realtime boeken met een zakelijk account • • •

Dit veld laat zien welke kamers er tegen welk tarief te boeken zijn voor de gegevens die u in stap 1 heeft ingevuld. Indien er beschikbaarheid is kunt u kiezen welke kamer u voor de getoonde prijs kunt boeken. Als u de keuze heeft gemaakt klikt u op “Boek deze kamer”. Indien er geen beschikbaarheid blijkt te zijn en er geen kamers en prijzen getoond worden, krijgt u hier een melding van en kunt u de kamer “aanvragen”. Dit betekent dat er op dat moment geen zekerheid is over de beschikbaarheid van de kamer door de door u opgeven gegevens. U krijgt dan bericht van het hotel of de kamer dan nog geboekt kan worden of niet.

21


Stap 3 Realtime boeken met een zakelijk account • •

•

U krijgt nu een overzicht van de tot nu toe ingevulde gegevens. Onderaan deze pagina kunt u een keuze maken of u een boeking op uw eigen naam dient te maken of op naam van personen uit uw gastenboek. Wilt u personen toevoegen aan uw gastenboek, dan kunt u dat doen door te klikken op gastenboek onderaan de pagina. Kloppen alle gegevens dan kunt op de groene button “Verder” klikken.

22


Stap 4 Realtime boeken met een zakelijk account • • • •

In het eerste gedeelte van dit veld vult u de betalingsgegevens in. In het tweede gedeelte van dit veld vult in hoe u de bevestiging dient te ontvangen. Vervolgens vult u in of dit een privé- of zakelijke boeking betreft. In het laatste veld kunt u eventueel nog een opmerking plaatsen m.b.t. de boeking.

23


Stap 5 Realtime boeken met een zakelijk account •

In deze laatste stap krijgt u het boekingsoverzicht te zien van de gegevens die u heeft ingevuld. Indien alles akkoord is klikt u op de button “Versturen” om de reservering realtime te boeken. U krijgt dan direct een bericht op uw e-mail adres met de bevestiging.

24


Mijn reserveringen Wilt u uw reservering nog een keer bekijken of wijzigen, dan is dat uiteraard mogelijk in de menubalk (algemeen), “Mijn reserveringen”. Hier kunt u ook annuleringen van uw reserveringen in 1 muisklik regelen.

Contact Wilt u contact met ons opnemen, dan kunt u een mail sturen naar [email protected] of bellen naar 0347- 325390.

25


Hoe werkt Van der Valk mobiel? Zijn er medewerkers binnen het bedrijf die veel onderweg zijn en vaak een hotelkamer nodig hebben op korte termijn? Dan is Van der Valk mobiel een goed alternatief voor onze internet portal/ website. Door eenmalige registratie bij www.valkmobiel.nl kunt u een account aanmaken. Na registratie van dat account kunt u via uw mobiele telefoon realtime hotelkamers boeken. Er zijn geen maximaal aantal hotel/ kamerovernachtingen die u hiervoor dient te boeken. Voor de bedrijven die een Corporate contract met ons hebben afgesloten voor meer dan 750 hotelovernachtingen per jaar worden de valkmobiel accounts gekoppeld aan de afgesproken Corporate hotel tarieven.

Instructies voor Valkmobiel Corporate/Zakelijk 1. 2. 3. 4.

U gaat naar www.valkmobiel.nl U maakt een account aan Na de registratie van uw account is uw account geactiveerd. U kunt nu mobiel gaan boeken.

Mocht u een Corporate contract met ons hebben afgesloten en uw mobiele account gekoppeld willen hebben aan de geldende Corporate hoteltarieven voor het bedrijf waar u werkzaam bent, dan kunt u ons een mail sturen met dit verzoek. Hieronder ziet u de folder met de stappen die u moet ondernemen om een mobiel Corporate account aan te maken.

26

Handleiding voor Corporate boekingen bij Van der Valk Internet. Van der Valk Internet

Recommend Documents