Handleiding NIAZ auditorenportal
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 1
Inhoudsopgave 1.
Uitnodiging om een wachtwoord aan te maken in de NIAZ-Qmentum portal .................................................. 3
2.
Inloggen op de NIAZ Auditoren Portal ........................................................................................................... 4
3.
Algemene informatie landingspagina / homepage ......................................................................................... 5
3.1.
Dashboard ............................................................................................................................................... 6
3.2
Scores en opmerkingen ........................................................................................................................... 7
3.3.
Samenvatting .......................................................................................................................................... 8
3.4
Start audit ............................................................................................................................................... 8
3.5
Informatiebalk ( grijs) ............................................................................................................................... 8
4.
Scores en opmerkingen ................................................................................................................................ 9
4.1.
Invullen eigen vragenlijsten .................................................................................................................... 10
4.2.
Invullen van Vereiste Instellingsrichtlijnen ............................................................................................... 12
4.3
Samenvatting kritisch proces .................................................................................................................. 12
4.4
Sluiten van de vragenlijst ........................................................................................................................ 13
4.4
Nieuwe vragenlijst selecteren ................................................................................................................. 14
5.
Uitloggen .................................................................................................................................................. 14
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 2
1.
Uitnodiging om een wachtwoord aan te maken in de NIAZ-Qmentum portal
In uw mailbox heeft u bericht ontvangen om te werken in de accreditatieportal van het NIAZ. Via deze link komt u op een inlogpagina waar u zelf een wachtwoord kunt aanmaken als u een nieuwe gebruiker bent. Ter verduidelijking: u hoeft dit alleen te doen als u niet eerder (als auditor of als instellingscontactpersoon) in de NIAZ-Qmentum portal heeft gewerkt. Heeft u al eerder in de NIAZ-Qmentum portal gewerkt, dan kunt u dit bericht negeren en meteen doorgaan naar hoofdstuk 2 ‘Inloggen op de NIAZ Auditoren Portal’.
Geachte Auditor, U bent uitgenodigd te werken in de accreditatieportal van NIAZ. Klik op onderstaande link als u een nieuwe gebruiker bent [U ZIET DAN ONDERSTAAND INLOGSCHERM]: https://www.qmentuminternational.org/LAPPortal/Login.aspx?guid=7dbf5f91-825d-4377-ad0de0fd07f687b9 Klik op onderstaande link als u al een account heeft: https://www.qmentuminternational.org/LAPPortal/Login.aspx Dank u, [Senior Adviseur/Secretariaat van het NIAZ]
Voer hier het emailadres in waarop u bent uitgenodigd, en creëer een wachtwoord.
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 3
2.
Inloggen op de NIAZ Auditoren Portal
De NIAZ Auditoren Portal werkt het beste als u gebruik maakt van Google Chrome als browser. Start daarom internet op via Google Chrome. Op de tablet die u van het NIAZ in bruikleen heeft gekregen staat Google Chrome geïnstalleerd. Wanneer u op klikt op uw tablet opent een scherm met de website van het NIAZ en als tweede scherm (bookmark) het inlogscherm van de NIAZ Auditoren Portal. U kunt via deze bookmark naar de inlogpagina van de NIAZ Auditoren Portal, maar het kan ook via de NIAZ website. Op www.niaz.nl (in de linkermarge, onder ‘Nuttige Linken’) treft u de link aan naar de NIAZ auditoren portal.
Na aanklikken van de link “Externe NIAZ auditoren Portal” komt u in volgend scherm:
Hiermee wijzigt u de taal in Engels of Nederlands
Als gebruikersnaam vult u uw emailadres in, en bij wachtwoord het wachtwoord wat u net heeft aangemaakt in de NIAZ-Qmentum portal (of wat u al gebruikt voor deze portal als u tevens ICP bent).
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 4
3.
Algemene informatie landingspagina / homepage Wijzig de taal in Engels of Nederlands
Na inloggen ziet u onderstaand scherm:
Menuknop
U ziet voor welke audits u bent uitgenodigd
Welke rol u in het team heeft: voorzitter (teamleider) of teamlid
Deze knop geeft u (in een nieuw tabblad) toegang tot de instellingsinformatie, ter voorbereiding van de audit
Met de knop “Selecteren” opent u de audit van de instelling die op dat moment voor u van toepassing is
Geeft informatie over het auditteam
Nadat u op de oranje knop ‘Selecteren’ heeft gedrukt komt u op het dashboard.
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 5
3.1.
Dashboard
Het dashboard is een handige tool om tijdens en na de audit te kunnen zien wat de scorestatus is, in totaal en per auditor. Het eerste scherm geeft de totale scorestatus aan.
Scrol naar beneden om de resultaten per auditor te zien per kritisch proces/normenset.
En ten slotte ziet u helemaal onderaan het dashboard de scoringsstatus per auditor.
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 6
Als u nogmaals op de menuknop drukt, ziet u de volgende opties:
3.2
Scores en opmerkingen
Hier krijgt u een overzicht van welke auditoren verantwoordelijk zijn voor welke kritische processen. Zie voor de verdere toelichting hoofdstuk 4 van deze handleiding (blz. 9 e.v.).
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 7
3.3.
Samenvatting
Geeft de stand van zaken weer ten aanzien van de voortgang van de audit.
3.4
Start audit
De knop brengt u terug naar het startscherm om een audit te selecteren.
3.5
Informatiebalk ( grijs)
Aanklikken van het driehoekje rechtsonder geeft informatie over het auditteam en de contactpersonen binnen de organisatie waar de audit wordt uitgevoerd.
Het tabblad “Help” is bedoeld voor handige informatie. Deze map is nog “onder constructie”.
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 8
4.
Scores en opmerkingen
Nadat u op de ‘Scores en Opmerkingen’ klikt in het menu rechtsboven ziet u een scherm met de verantwoordelijkheden van het auditteam, per kritisch proces (u kunt doorklikken naar de vragenlijst door op de naam te klikken, of een submenuutje openklappen door op het pijltje te klikken).
Door te scrollen over de kolom “Toegewezen aan” ziet u welke auditor verantwoordelijk is voor dat betreffende kritische proces. De kolom “Scoring Voltooien” geeft informatie hoeveel van vragen zijn of nog moeten worden beantwoord. De kolom “Bevindingen Voltooien” geeft met kleur aan of er een samenvattende tekst is geschreven per kritisch proces. De kolom “Status” geeft met een slotje aan of de vragenlijst (het kritische proces) door de auditor is voltooid en afgesloten.
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 9
Als u doorklikt naar een vragenlijst ziet u de auditinformatie van de auditor die is toegewezen aan dat betreffende kritische proces. Als u de toegewezen (‘coördinerend’) auditor bent kunt u hier uw scoring doen; als u voor dit kritische proces niet de coördinerend auditor bent kunt u wel lezen, maar niet schrijven.
‘Voor dit Kritische Proces bent u niet de coördinerend auditor’
4.1.
Invullen eigen vragenlijsten
Na het aanklikken van uw eigen vragenlijst in de kolom “Verantwoordelijkheden” ziet u uw vragenlijst. De knoppen bovenaan de pagina hebben de volgende betekenis:
Selecteer een kritisch proces
Selecteer een locatie( indien een instelling meerdere locaties heeft)
Versie 2, 10 april 2015
Vul hier uw samenvattend e bevindingen in over het kritisch proces
Sluit de scoring van dit kritisch proces af (zie ook 4.3, blz. 12)
Aanvinken van ’Ja’, ‘Nee’ of ‘Nvt’
Pagina 10
met deze knop opent u het veld ‘bevindingen’ na het invoeren van uw bevindingen dient u af te sluiten d.m.v. deze ‘opslaan’ knop geeft aan dat dit criterium een hoge prioriteit heeft geeft het niveau goud, platina en diamant aan met het aanklikken van het nummer opent een scherm met de toelichting op het criterium (zie hieronder)
aanklikken van deze knop (filter) geeft onderstaand scherm; u kunt daar verschillende filters selecteren
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 11
met deze knop (“alle criteria laten zien”) wordt de filteroptie opgeheven.
4.2.
Invullen van Vereiste Instellingsrichtlijnen
Een Vereiste Instellingsrichtlijn (VIR) wordt aangegeven met een . U dient hierbij eerst de nalevingstest(s) te beoordelen, en uw oordeel via een score aan te geven. Als alle nalevingstest(s) voor dat criterium zijn beoordeeld wordt automatisch de beoordeling weergegeven door ‘Ja’ of ‘Nee’ bij het criterium zelf. In het tekstveld schrijft u uw bevindingen over het criterium en slaat deze op met
4.3
.
Samenvatting kritisch proces
Na het beoordelen van alle criteria van het kritische proces moet u een samenvatting van het kritische proces schrijven. Voor het schrijven van de samenvatting kijkt u naar de door u geschreven bevindingen in het kritische proces en welke onderwerpen u wil benoemen als compliment of verbeterpunt in de samenvatting. Om de samenvatting te gaan schrijven klikt u op het symbool boven in de taakbalk (zie 4.1 bladzijde 10).
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 12
4.4
Sluiten van de vragenlijst
Als alle vragen zijn beantwoord, bij de ‘Nee“ antwoorden een onderbouwing is genoteerd (het symbooltje wordt dan groen), en een samenvattende observatie voor het kritische proces is geschreven, kan de vragenlijst worden afgesloten met de
knop, die bovenaan in de taakbalk staat.
U ziet dan het volgende scherm: Afsluiten van het scherm
Als u niet bij alle criteria die u beoordeeld hebt met ‘nee’ een bevinding hebt geschreven, ziet u in het scherm ‘Kritisch proces valideren en afsluiten’ een waarschuwingsteken . Als u daar met de muis overheen gaat ziet u de volgende tekst: “Geadviseerd wordt om altijd een bevinding/onderbouwing in te vullen als de beoordeling van het criterium ‘Nee’ is”. Het NIAZ heeft besloten dat bij elk criterium waar de auditor ‘nee’ scoort een onderbouwing moet staan geschreven. Pas als alles is ingevuld kan het kritische proces worden afgesloten met de knop Andere auditoren kunnen de bevindingen vervolgens lezen maar niet aanpassen.
Versie 2, 10 april 2015
.
Pagina 13
4.4
Nieuwe vragenlijst selecteren
Klik op de knop om het scherm “Verantwoordelijkheden” te openen en een nieuw, aan u toegewezen, kritisch proces te openen.
Volg vervolgens weer de hierboven genoemde stappen. 5.
Uitloggen
Door op uw naam te klikken (rechtsboven) opent zich een dropdown-menu met de mogelijkheid om uit te loggen.
Versie 2, 10 april 2015
Pagina 14
