Handleiding HRvan.nu Copyright 2015; Alletha B.V., Son en Breugel

Handleiding HRvan.nu voor Beheerders

Colofon:

Bestemd voor :

Beheerders

Versie :

7.2

Geldigheid :

Tot applicatie versie 3.34

Datum :

17 maart 2015

Copyright 2015; Alletha B.V., Son en Breugel. Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Alletha B.V. Alletha B.V. is niet aansprakelijk voor eventuele onjuistheden of interpretatieverschillen. Op al onze aanbiedingen en overeenkomsten zijn de ICT~Office Voorwaarden, gedeponeerd op 14 januari 2009 bij de Kamer van Koophandel Midden-Nederland onder nummer 30174840 van toepassing.

Handleiding HRvan.nu Pagina 1 van 108 HRvan.nu is, een product van Alletha B.V. Copyright Alletha B.V. 2015

Versie 7.2, maart 2015

1 Inhoudsopgave 1 2 3 4

Inhoudsopgave ................................................................................................................................. 2 Inleiding ............................................................................................................................................ 4 Wat is HRvan.nu .............................................................................................................................. 5 Indeling ............................................................................................................................................. 6 4.1 Toepasselijkheid van deze handleiding ................................................................................... 6 4.2 Indeling .................................................................................................................................... 6 5 Snel op weg ...................................................................................................................................... 7 5.1 Opstarten en inloggen ............................................................................................................. 7 6 Voor het eerst starten ..................................................................................................................... 10 6.1 Onderhoud aan Functies ....................................................................................................... 11 6.2 Organisatiestructuur .............................................................................................................. 13 6.3 Medewerker toevoegen ......................................................................................................... 18 7 Het menu instellingen ..................................................................................................................... 24 7.1 Uurcodes ............................................................................................................................... 24 7.2 Uurcode categorieën ............................................................................................................. 26 7.3 Wet Poortwachter .................................................................................................................. 28 7.4 Gegevens van bestaande medewerkers aanpassen ............................................................ 31 7.5 Gebruikersbeheer .................................................................................................................. 34 7.6 Setuplijsten ............................................................................................................................ 40 8 Mijn medewerkers .......................................................................................................................... 56 8.1 Zoeken naar een medewerker............................................................................................... 56 8.2 Medewerker overzicht ........................................................................................................... 57 8.3 Menu opties bij medewerker.................................................................................................. 58 9 Algemene functies per medewerker............................................................................................... 60 9.1 Algemene gegevens .............................................................................................................. 60 9.2 Functie / Contract .................................................................................................................. 61 9.3 Organisatie ............................................................................................................................ 64 10 Verloftool.................................................................................................................................... 66 10.1 Bijzonder verlof ...................................................................................................................... 66 10.2 Verlofkaart ............................................................................................................................. 68 11 Dossiertool ................................................................................................................................. 73 11.1 PZ Dossier ............................................................................................................................. 73 11.2 Medewerker – Documenten .................................................................................................. 74 12 Verzuimtool ................................................................................................................................ 75 12.1 Ziekte ..................................................................................................................................... 75 13 Planningstool ............................................................................................................................. 79 13.1 Planning sjablonen ................................................................................................................ 79 13.2 Plancyclus opstellen .............................................................................................................. 80 13.3 Planning ................................................................................................................................. 84 13.4 Planning wijzigen ................................................................................................................... 85 13.5 Planningsoverzicht ................................................................................................................ 87 13.6 Minimale bezetting instellen .................................................................................................. 90 14 Overwerktool.............................................................................................................................. 97 14.1 Overwerkkaart ....................................................................................................................... 97 14.2 Openstaande meerwerkaanvragen ....................................................................................... 98 14.3 Scherm meerwerk goed- of afkeuren .................................................................................... 99 14.4 Periodieke verrekening ........................................................................................................ 100 15 Tijdschrijftool ............................................................................................................................ 101 15.1 Urenverantwoording ............................................................................................................ 101 Handleiding HRvan.nu Pagina 2 van 108 HRvan.nu is, een product van Alletha B.V. Copyright Alletha B.V. 2015


15.2 Vervolgproces ................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 15.3 Uren goedkeuren ............................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 15.4 Rapportage ..................................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 16 Acties ....................................................................................................................................... 108



2 Inleiding Voor u ligt de handleiding van HRvan.nu, de cloudtool voor uw personeel voor het MKB van Alletha B.V.

Deze handleiding kan gebruikt worden voor iedereen die er voor het eerst mee gaat werken en kan worden gebruikt als naslagwerk. De tips en trucs sectie zal bij meer ervaren gebruikers nuttig zijn, om hun werk te vereenvoudigen.

HRvan.nu is een intuïtief softwarepakket. We hebben een zo groot mogelijk zorg besteed aan het gemak van de navigatie en het onderhoud van de software. Desondanks zijn we altijd op zoek naar verbeteringen. U kunt uw ideeën en tips doorgeven aan de applicatiebeheerder.



3 Wat is HRvan.nu HRvan.nu is een online tool voor de personeelsadministratie en is opgebouwd uit o.a. de volgende tools:        

Verloftool Overwerktool Planningstool Verzuimtool Dossiertool Declaratietool Urenschrijftool Benefittool

Deze handleiding is bestemd voor de inzet van één of meerdere tools. Wanneer een tool raakvlakken heeft met andere tools, zal dit separaat worden vermeld.



4 Indeling 4.1 Toepasselijkheid van deze handleiding Alletha HRvan.nu is bestemd voor drie typen gebruikers, te weten:   

Beheerders en HR-deskundigen Leidinggevenden Medewerkers

Deze handleiding is bestemd voor de beheerders cq. HR-deskundige.

4.2 Indeling De handleiding is opgedeeld in hoofdstukken welke overeenkomen met de belangrijkste functies in HRvan.nu. Deze hoofdstukken zijn:     

Snel op weg Medewerker scherm Beschikbare functies per medewerker Acties Rapportages



5 Snel op weg 5.1 Opstarten en inloggen 5.1.1 Opstarten HRvan.nu is geoptimaliseerd voor gebruik in één van de volgende browsers, te herkennen aan de onderstaande iconen:

Microsoft Internet Explorer versie 8 en 9

Mozilla Firefox

Google Chrome

5.1.2 Inloggen Vervolgens navigeert u naar uw persoonlijke account, in uw geval is dit het volgende adres: http://customer.hrvan.nu/accountnaam/ Nu wordt de startpagina van HRvan.nu geopend en treft u bovenin uw naam aan. Het startscherm ziet er als volgt uit:

Mocht u problemen ondervinden bij het inloggen, neemt u dan contact op met onze helpdesk: [email protected].



5.1.3 Welkomstscherm Eenmaal succesvol ingelogd wordt onderstaand scherm getoond. Dit is uw persoonlijk overzicht van u als medewerker. Controleer of de naam bovenin het scherm ook uw naam is.



5.1.4 Navigatie Bovenin het scherm treft u in de blauwe balk de navigatie aan. Voor sommige menu-items zal er een submenu uitklappen. Bijvoorbeeld onder het menu ‘Rapportage’.

Achtereen volgens treft u de volgende menu-items aan: 

Mijn medewerkers Hierin vind u alle medewerkers van uw organisatie. U heeft de mogelijkheid tot het opvoeren van nieuwe medewerkers en om gegevens te muteren in het kader van de:    



Verloftool Overwerktool Planningstool Verzuimtool

Mijn acties Overzicht van de uit te voeren persoonlijke en groepsacties. Let op! Maakt u alleen gebruik van de ‘Planningstool’? Dan wordt dit menu-item niet weergegeven.



Rapportage Alle rapportage mogelijkheden.



Instellingen Alle beheer mogelijkheden van het systeem zoals: afdelingen, vestigingen, uurcodes, acties van de wet poortwachter etc.



Mijn gegevens Uw persoonlijke HRvan.nu omgeving waar u uw verlofaanvraag, overwerkaanvraag en/of planning kunt indienen en bekijken.



Planningsoverzicht Overzicht vanuit de planningstool voor het inroosteren van medewerkers op vestiging, afdeling, functie en taak. Let op! Maakt u geen gebruik van de ‘Planningstool’? Dan wordt dit menu-item niet weergegeven.

Deze menu-items worden in de volgende hoofdstukken behandeld.



6 Voor het eerst starten Voor het gebruik van HRvan.nu zijn een aantal onderwerpen vereist. Zo dienen de medewerkers in het systeem te worden geplaatst en dienen deze in een afdeling in de organisatie geplaatst te worden. Bovendien hebben alle medewerkers een functie en kunnen zij een standaard werklocatie (vestiging) hebben.

In de volgende paragrafen worden deze onderwerpen behandeld:    

Afdeling (Organisatiestructuur) Vestigingen Functies Uurcodes Let op! Maakt u geen gebruik van de ‘Planningstool’? Dan zijn ‘uurcodes’ niet benodigd, en wordt het onderwerp niet weergegeven.



Taken Let op! Maakt u geen gebruik van de ‘Planningstool’? Dan zijn ‘taken’ niet benodigd, en wordt het onderwerp niet weergegeven.



Medewerkers



6.1 Onderhoud aan Functies In het menu-item ‘Instellingen’ ‘Functiebeheer’ treft u onderstaand scherm waar u de beschikbare functies van de medewerker kunt onderhouden. In dit scherm dienen alle functies te staan die worden gebruikt door de medewerkers welke u in het systeem wilt opnemen. De functienaam komt terug in rapportages en er kan worden gepland op functies. (Ik heb maandag 3 monteurs nodig). Let op! Maakt u geen gebruik van de ‘Planningstool’? Dan is de planningstool niet beschikbaar en kan er niet gepland worden op functies.

Hier kunt u:   

Functie toevoegen (Zie hoofdstuk 6.1.1) Functie wijzigen (Zie hoofdstuk 6.1.2) Functie verwijderen (Zie hoofdstuk 6.1.3)



6.1.1 Functie toevoegen Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een Functie toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:

Geef hierin het volgende aan: 

Status Kan men deze functie gebruiken? Standaard staat dit veld op: ‘Actief’



Functienaam Geef de naam van de functie. Bijvoorbeeld: Monteur, Teamleider etc..



Volledige werkweek (fte) Hoeveel uur werken is 1 fte voor deze functie. Standaard is dit 36 of 40 uur.

Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.

6.1.2 Functie wijzigen Selecteer de te wijzigen functie in het scherm getoond in hoofdstuk 6.1. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’. Een scherm verschijnt zoals getoond in 6.1.1. U kunt hier de gegevens aanpassen. Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.

6.1.3 Functie verwijderen Selecteer de te wijzigen functie in het scherm getoond in hoofdstuk 6.1. Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’. De volgende melding verschijnt:

Klik op ‘OK’ om de verwijdering te bevestigen. De functie is vervolgens niet meer te gebruiken in de toepassing. Bestaande medewerkers met deze functie blijven beschikbaar.



6.2 Organisatiestructuur In het menu-item ‘Instellingen’ ‘Organisatiestructuur’ treft u onderstaand scherm waar u de organisatorische eenheden en de onderlinge structuur kunt onderhouden. In dit scherm dienen alle afdelingen en teams opgenomen te worden die gebruikt worden door de medewerkers welke u in het systeem wilt opnemen. De naam van de afdeling komt terug in rapportages en er kan worden gepland op afdelingen. (Ik wil maandag 4 fte van de afdeling facilitair aanwezig hebben). Let op! Maakt u geen gebruik van de ‘Planningstool’? Dan is de planningstool niet beschikbaar en kan er niet gepland worden op afdelingen.

Let op! Maakt u wel gebruik van de ‘Planningstool’? Dan kunt de volgende onderwerpen additioneel vastleggen: 



Formatie: Welke functies zijn er beschikbaar binnen de afdeling (of organisatorische eenheid) en de hoeveelheid waarmee deze er moeten zijn in FTE (1 FTE = 1 volledige arbeidsduur per week. Bijvoorbeeld 36 of 40 uur). Minimale bezetting: Wat op enig moment de minimale bezetting is van deze functies op een bepaalde locatie op enig moment van de dag. Dit wordt afgewogen aan de werkelijke bezetting. Zo ziet u per half uur nauwkeurig of er sprake is van een over- of onderbezetting.

Hier kunt u:   

Organisatie eenheden toevoegen (Zie hoofdstuk 6.2.1) Organisatie eenheden wijzigen (Zie hoofdstuk 6.2.3) Organisatie eenheden verwijderen (Zie hoofdstuk 6.2.4)



6.2.1 Organisatie-eenheid toevoegen Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een Functie toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:




Naam De naam van de organisatie eenheid



Type Selecteer het niveau van deze eenheid. Organisatie, Segment of Afdeling



Hangt onder Selecteer de plaats van deze organisatie eenheid. Onder welke andere eenheid ‘hangt’ deze.



Formatie De beschikbare functies in deze organisatie eenheid. Zie ook 6.2.1.1.



Minimum bezetting Hier voert u de minimum bezetting in. Zie ook 6.2.1.2.




6.2.2 Formatie Klik op toevoegen om een functie in de formatie toe te voegen. Het volgende wordt weergegeven:

Druk op met de pijl aangegeven knop om een functie te selecteren. Het scherm zoals hier recht wordt weergegeven.

Selecteer de gewenste functie en klik op ‘OK’.

Het formatieblok ziet er nu als volgt uit:

Wanneer u effectief wenst gebruik te maken van de ‘Medewerkersbestand’ rapportage dient u deze formatie aan te vullen met het aantal FTE’s.

Klik onderin het scherm op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen



6.2.3 Organisatie-eenheid wijzigen Selecteer de te wijzigen organisatie-eenheid in het scherm getoond in hoofdstuk 6.2. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.

Een scherm verschijnt zoals getoond in 6.2.1. U kunt hier de gegevens aanpassen.


6.2.4 Organisatie-eenheid verwijderen Selecteer de te wijzigen organisatie-eenheid in het scherm getoond in hoofdstuk 6.2. Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.

De volgende melding verschijnt:

Klik op ‘OK’ om de verwijdering te bevestigen. De organisatie-eenheid is vervolgens niet meer te gebruiken in de toepassing. Bestaande medewerkers in deze organisatie-eenheid blijven beschikbaar.



6.3 Medewerker toevoegen Een nieuwe medewerker, bijvoorbeeld door een indienst, voert u als volgt op:  

Navigeer naar het tabblad: “Mijn medewerkers” Klik onder in beeld op “Toevoegen”.

Het volgende scherm verschijnt:

6.3.1 Stap 1 Het volgende scherm wordt getoond:



Hierin worden de volgende gegevens gevraagd: 

Status Indienst of Uitdienst



Is leidinggevende Is deze medewerker een leidinggevende, zoals: teamleider, manager of directeur?



Extern Betreft dit een externe medewerker zoals een uitzendkracht of een gedetacheerde? (In dat geval krijgt de medewerker geen bijzonder verlof-, verlof- en meerwerkkaart)



Personeelsnummer Het personeelsnummer voor een uniforme herkenbaarheid. Niet verplicht.



Geslacht Man of vrouw



Voorletters De voorletters van de medewerker. Niet verplicht.



Voornaam De voornaam van de medewerker. Niet verplicht.



Tussenvoegsel De tussenvoegsel van de medewerker. Niet verplicht.



Achternaam De achternaam van de medewerker.



Geboortedatum Selectie van de geboortedatum. Vereist om te bepalen of leeftijdsgebonden CAO regels van toepassing zijn.



Emailadres Vereist voor het verzenden van emails.



Datum indienst concern Selectie van de indienst datum van het concern. Bijvoorbeeld een medewerker treedt op 0101-1990 in dienst bij firma X. Firma X wordt overgenomen door firma Y. De medewerker verandert van functie naar firma Y op 01-01-2000. In dit geval is de datum indienst concern: 0101-1990. Dit is vereist om te bepalen of leeftijdsgebonden CAO regels van toepassing zijn. De datum indienst concern is in de praktijk vaak gelijk aan de normale datum indienst.

Let op! Het aantal velden is afhankelijk van het aantal afgenomen tools.

Klik op ‘Volgende’ om de invoer te bevestigen.




Voer hier in:  Loginnaam Kies een inlognaam voor deze medewerker. 

Wachtwoord Kies een wachtwoord voor deze medewerker.

Selecteer vervolgens: 

Geselecteerde rol Kies de rol van deze medewerker: Medewerker of Beheerder.





Geef hierin aan waar deze medewerker organisatorisch gepositioneerd is:   

Eerst de ‘Organisatie’, Daarna het ‘Segment’ of ’Businessunit’ En daarna eventueel de ‘Afdeling’

Geef vervolgens aan wie de direct leidinggevende van de medewerker is. Dit kan een persoon of een ‘functie’ zijn. Bijvoorbeeld: ‘De leidinggevende van de afdeling Facility’ in plaats van ‘Nina Koorevaar’.

Toelichting: Wanneer u gebruik maakt van een ‘rol’ in plaats van een vaste medewerker heeft u de volgende voordelen:  

Indien deze leidinggevende medewerker ziek wordt zijn de taken eenvoudig over te dragen Indien deze leidinggevende medewerker uitdienst gaat en wordt vervangen door een andere leidinggevende medewerker; hoeft u niets te doen. De nieuwe leidinggevende medewerker heeft immers dezelfde rol als de vorige leidinggevende medewerker, namelijk: Leidinggevende van een bepaalde afdeling.



Geef vervolgens aan wie de verlofplanner van de medewerker is. Dit kan een persoon of een ‘functie’ zijn. Bijvoorbeeld: ‘De verlofplanner van de afdeling Facility’ in plaats van de heer Timo Hak. Let op: Indien u geen gebruik maakt van de ‘Verloftool’ is deze functie is niet beschikbaar.

Geef vervolgens aan wie de direct roosterplanner van de medewerker is. Dit kan een persoon of een ‘functie’ zijn. Bijvoorbeeld: ‘De roosterplanner van de afdeling Facility’ in plaats van de heer Timo Hak. Let op: Indien u geen gebruik maakt van de ‘Planningstool’ is deze functie is niet beschikbaar.

Selecteer de standaard vestiging. Deze vestiging wordt vooraf ingevuld wanneer de medewerker ergens wordt ingepland. Er kan tijdens het plannen ALTIJD van worden afgeweken. Let op: Indien u geen gebruik maakt van de ‘Planningstool’ is deze functie is niet beschikbaar.







Aanvangsdatum Vanaf wanneer is de medewerker indienst



Datum uitdienst Wanneer gaat de medewerker uitdienst (indien bekend)



Functie Welke functie bekleed deze medewerker?



Proeftijd Is er een proeftijd van toepassing?



Contracttype Wat voor soort overeenkomst verkrijgt de medewerker?



Uren per week Hoeveel uur werkt deze medewerker per week?

Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen. U bent nu klaar.



7 Het menu instellingen 7.1 Uurcodes Let op: Dit item is alleen beschikbaar indien u gebruik maakt van de module Planningstool.

In het menu-item ‘Instellingen’ ‘Uurcodes’ treft u onderstaand scherm waar u de beschikbare uurcodes kunt onderhouden.



7.1.1 Uurcodes toevoegen Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een uurcodes toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Omschrijving De naam van de uurcode.



Snelcode Voer de door uw organisatie gehanteerde afkorting in van deze uurcode.



Kleur Selecteer een kleur voor deze uurcode. Deze is zichtbaar in de planning.



Categorie Onder welke categorie de uurcode valt. Deze categorieën kunt u onderhouden. Zie hoofdstuk 6.4.3.



Actief in sjabloon Kan men deze uurcode gebruiken in het repeterende plansjabloon. In de werkelijke planning kan men de uurcode altijd gebruiken.



Meetellen in de bezetting Dit geeft aan of deze uurcode meetelt in de bezetting. In geval van bijvoorbeeld Cursus is dat niet het geval.



Type Dit geeft aan of deze uurcode betekent of de met deze uurcode geplande medewerker ‘werkt’. In geval van bijvoorbeeld uurcode Roostervrij is dat niet het geval.


7.1.2 Uurcodes wijzigen Selecteer de te wijzigen uurcodes in het scherm getoond in hoofdstuk 6.4. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’. Een scherm verschijnt zoals getoond in 6.4.1. U kunt hier de gegevens aanpassen. Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.



7.2 Uurcode categorieën Let op: Dit item is alleen beschikbaar indien u gebruik maakt van de module Planningstool.

In het menu-item ‘Instellingen’ ‘Uurcode categorieën’ treft u onderstaand scherm waar u de beschikbare uurcode categorieën kunt onderhouden.

7.2.1 Uurcode categorie toevoegen Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een uurcode categorie toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:

Hierin geeft u het volgende aan: 

Categorie naam De naam van de uurcode categorie.



Snelcode Voer de door uw organisatie gehanteerde afkorting in van deze uurcode categorie.



7.2.2 Uurcodes categorie wijzigen Selecteer de te wijzigen uurcode categorie in het scherm getoond in hoofdstuk 6.4.3. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’. Een scherm verschijnt zoals getoond in 6.4.3.1. U kunt hier de gegevens aanpassen. Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.

7.2.3 Uurcodes categorie verwijderen Selecteer de te verwijderen uurcode categorie in het scherm getoond in hoofdstuk 6.3. Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’. Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.



7.3 Wet Poortwachter Let op: Dit item is alleen beschikbaar indien u gebruik maakt van de module Verzuimtool.

In het menu-item ‘Instellingen’  ‘Wet Poortwachter’ kunt u de acties onderhouden die verband houden met de Wet Poortwachter.

Hier kunt u de activiteiten vanuit de Wet Poortwachter onderhouden. Iedere activiteit bestaat uit enkele attributen.



7.3.1 Activiteit toevoegen Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een activiteit toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Naam De naam van de activiteit.



Omschrijving De omschrijving van de uit te voeren activiteit.



Verantwoordelijke De uitvoerder van de activiteit. Dit is relatief ingesteld. Bijvoorbeeld de ‘leidinggevende’. De actie wordt vervolgens verzonden aan de leidinggevende van de zieke medewerker.



Genereren na De activiteit wordt na een bepaalde periode na de ziek- of betermelding opgestart.



Verloopt na Dit is de periode waarop de uitvoerder de tijd heeft de actie uit te voeren.

7.3.2 Activiteit wijzigen Selecteer de te wijzigen activiteit in het scherm getoond in hoofdstuk 7.3. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’. Een scherm verschijnt zoals getoond in 7.3.1. U kunt hier de gegevens aanpassen. Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.



7.3.3 Activiteit verwijderen Selecteer de te verwijderen activiteit in het scherm getoond in hoofdstuk 7.3 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’. Klik op ‘Opslaan’ om de mutatie te bevestigen.



7.4 Gegevens van bestaande medewerkers aanpassen 7.4.1 Algemene gegevens muteren Reguliere gegevens van de medewerker zoals naam e.d. vind u bij deze betreffende medewerker onder het menu-item: Algemeen. U roept eerst de betreffende medewerker op (Volg hiertoe hoofdstuk 8). Vervolgens kiest u voor het menu-item: ‘Algemeen’.

Klik op ‘Opslaan’ om de mutatie te bevestigen.



7.4.2 Contract- en arbeidsduur gerelateerde gegevens wijzigen Om gegevens betreffende:    

de contractsoort de contractduur, de arbeidsduur en de loonschaal

te muteren gebruikt u de ‘wizard Contractswijziging’. U roept eerst de betreffende medewerker op (Volg hiertoe hoofdstuk 8). Vervolgens kiest u voor het menu-item: ‘Contractswijziging’. Een stappenplan begeleidt u bij de invoer van de wijziging.

Kies voor de wizard (op dit moment de enige): ‘Contractwijziging’.

De Wizard helpt u stap voor stap een mutatie door te voeren. Het voordeel van het gebruik van de wizard is: 

Overwerkuren worden automatisch verrekend. Let op! Deze optie is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de ‘Overwerktool’



Verlofuren worden automatisch aangepast bij contactverlening of een arbeidsduur aanpassing. Let op! Deze optie is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de ‘Verloftool’





Bij een uitdienst wordt er voor het restant verlofuren een uitbetaal actie gemaakt voor HR. Let op! Deze optie is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de ‘Verloftool’



Bij een functiewijziging is per die datum de mutatie te zien in het planningsoverzicht. Let op! Deze optie is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de ‘Planningstool’



Bij een uitdienst of aflopende contractduur (bij bepaalde tijd) is per die datum de mutatie te zien in het planningsoverzicht. Let op! Deze optie is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de ‘Planningstool’



7.5 Gebruikersbeheer Het beheer van gebruikers en rechten wordt in dit onderdeel ingericht. Bij een ‘indienst’ wordt al gevraagd om de rol van de medewerker, of deze leidinggevende is en wat de inloggegevens zijn. Het kan zijn dan later wijzigingen hierop vereist zijn of dat een andere verfijning noodzakelijk is. Dat is mogelijk in dit onderdeel: gebruikersbeheer. Bij het aanroepen van dit onderdeel wordt het volgende scherm getoond:

Alle medewerkers in de toepassing zijn hier vermeld. U kunt enkel de gebruiksinstellingen van de medewerker hier onderhouden. De volgende kolommen worden getoond: 

Pers. Nr Dit is het personeelsnummer van de medewerker.



Naam medewerker Dit is de naam van de medewerker



Rol Dit is de standaard rol van de medewerker. Bijvoorbeeld: Medewerker of Beheerder.



Leidinggevende Is deze medewerker ook leidinggevende?



Roosterplanner Is deze medewerker ook roosterplanner? Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Planningstool’ is de optie niet zichtbaar.





Verlofplanner Is deze medewerker ook roosterplanner? Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Verloftool’ is de optie niet zichtbaar.

Om de gebruiksinstellingen van een medewerker aan toepassen, selecteert u een medewerker en kiest u voor ‘Wijzigen’. Het volgende scherm wordt getoond:



7.5.1 Gebruiksinstellingen wijzigen



Dit scherm bevat de volgende velden: 

Is Leidinggevende? Aanduiding of de medewerker ook leidinggevende is. Dit kan hier niet worden onderhouden maar onder de betreffende medewerker -> Algemeen.



Personeelsnummer Het personeelsnummer. Dit kan hier niet worden onderhouden maar onder de betreffende medewerker -> Algemeen.



Medewerker De naam van de medewerker. Dit kan hier niet worden onderhouden maar onder de betreffende medewerker -> Algemeen.



Inloggen Aanduiding of de medewerker ook mag inloggen ofwel zelf gebruik mag maken van HRvan.nu.



Handmatig inloggen: Inlognaam Indien de hierboven genoemde oplossing niet van toepassing is dient de medewerker handmatig in te loggen. Geef hiertoe een unieke gebruikersnaam op. Bijvoorbeeld de eerste 4 karakters van de achternaam gevolgd door een cijfer.



Handmatig inloggen: Wachtwoord Dit is van toepassing indien er ook een handmatige inlognaam is gekozen.



Rol De selectie van de basis rol van de medewerker. Zie hoofdstuk 6.5.2.



Indien HR-medewerker als rol: o Functieprofielen beheren Mogelijkheid tot het onderhouden van de functieprofielen. Zie hoofdstuk 6.1. o

Functie in contract muteren Wijzigingen in functies, contractduur en arbeidsduur dienen gemuteerd te worden in de wizard Contractwijziging. Zie hoofdstuk 6.6.2. In sommige gevallen is een directe mutatie beter. In dat geval kunt u dit vinkje aanzetten. Let op! Handmatige contractmutaties kunnen leiden tot verkeerde verlofsaldo’s, onterechte uitbetalingen etc. Raadpleeg altijd Alletha wanneer u een dergelijke mutatie wilt uitvoeren. Alletha kan in dat geval de impact beoordelen.

o

Verantwoordelijk voor Indien er meerdere organisaties in deze instantie van de toepassing zijn opgenomen kunt u hier aangeven voor welke organisaties deze gebruiker beheerrechten heeft.



Leidinggevende Aanduiding of de medewerker ook leidinggevende is.



Standaard groep De organisatorische eenheid waartoe deze leidinggevende rechten heeft.



Extra leiding overnemen van de volgende groep(en) Dit zijn aanvullende organisatorische eenheden waartoe deze leidinggevende rechten heeft. U kunt deze hier toevoegen, wijzigen en verwijderen.



Deze optie is vooral handig wanneer de leidinggevende een andere leidinggevende waarneemt. 

Roosterplanner Aanduiding of deze medewerker roosters cq. de planningen mag onderhouden. Leidinggevend recht is hiertoe NIET vereist. Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Planningstool’ is de optie niet zichtbaar.



Roosterplannen binnen de groep(en) Dit zijn de organisatorische eenheden waartoe deze roosterplanner planrechten heeft. U kunt deze hier toevoegen, wijzigen en verwijderen. Deze optie is vooral handig wanneer de roosterplanner een andere leidinggevende waarneemt. Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Planningstool’ is de optie niet zichtbaar.



Verlofplanner Aanduiding of deze medewerker verlofaanvragen mag inzien en goedkeuren. Leidinggevend recht is hiertoe NIET vereist. Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Verloftool’ is de optie niet zichtbaar.



Verlofplannen binnen de groep(en) Dit zijn de organisatorische eenheden waartoe deze roosterplanner planrechten heeft. U kunt deze hier toevoegen, wijzigen en verwijderen. Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Verloftool’ is de optie niet zichtbaar.



7.5.2 Rollen In de toepassing zijn de volgende rollen beschikbaar: 1. Medewerker 2. HR-medewerker/Beheerder Ad. 1.) Medewerker In principe zijn alle gebruikers medewerkers. Zij kunnen daarbij additionele rechten hebben zoals leidinggevende, roosterplanner en/of verlofplanner.

Ad. 2.) HR-medewerker Dit zijn in feite de beheerder. Zij kunnen alle instellingen beheren en alle gegevens van alle medewerkers opvragen en muteren. Zo ook de planning, het verlof etc.



7.6 Setuplijsten Onder setuplijsten zijn de beheerbare selectielijsten opgenomen die in de toepassing terugkomen.

7.6.1 Declaratietypes Let op Dit hoofdstuk is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de module Declaratietool.

Beheer  Setuplijsten  Declaratietypes.

Hier kunt u de declaratiesoorten onderhouden. Iedere declaratiesoort heeft een naam, en een snelcode.



7.6.1.1

Declaratiesoort toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een declaratiesoort toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Naam De naam van de declaratiesoort.



Snelcode Voer de door uw organisatie gehanteerde afkorting in van deze declaratiesoort.

7.6.1.2

Declaratiesoort wijzigen

Selecteer de te wijzigen declaratiesoort in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.1. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.

Een scherm verschijnt zoals getoond in 7.2.1.1. U kunt hier de gegevens aanpassen.

Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen. 7.6.1.3

Declaratiesoort verwijderen

Selecteer de te verwijderen declaratiesoort in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.1 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.2 Landenlijst Beheer  Setuplijsten  Landen.

Hier kunt u de landen onderhouden. Iedere Land heeft een naam.

7.6.2.1

Landen toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een Land toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Naam De naam van het land.



7.6.2.2

Landen wijzigen

Selecteer het te wijzigen Land in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.2. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.



Landen verwijderen

Selecteer het te verwijderen Land in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.2 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.3 Legitimatiesoort Beheer  Setuplijsten  Legitimatiesoorten.

Hier kunt u de Legitimatiesoorten onderhouden. Iedere Legitimatiesoort heeft een naam en een snelcode.

7.6.3.1

Legitimatiesoort toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een Legitimatiesoort toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Naam De naam van de Legitimatiesoort.



Snelcode De snelcode voor de legitimatiesoort



7.6.3.2

Legitimatiesoort wijzigen

Selecteer de te wijzigen Legitimatiesoort in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.3. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.



Legitimatiesoort verwijderen

Selecteer de te verwijderen Legitimatiesoort in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.3 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.4 Nationaliteit Beheer  Setuplijsten  Nationaliteit.

Hier kunt u de Nationaliteiten onderhouden. Iedere Nationaliteit heeft een naam en een snelcode.

7.6.4.1

Nationaliteit toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een Nationaliteit toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Naam De naam van de Nationaliteit.



Snelcode De snelcode voor de Nationaliteit



7.6.4.2

Nationaliteit wijzigen

Selecteer de te wijzigen Nationaliteit in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.4. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.



Nationaliteit verwijderen

Selecteer de te verwijderen Nationaliteit in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.4 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.5 PZ Dossier groepen Let op Dit hoofdstuk is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de module Dossiertool.

Beheer  Setuplijsten  PZ Dossier groepen.

Hier kunt u de PZ Dossier groepen onderhouden. Iedere PZ Dossier groep heeft een naam en een snelcode.

7.6.5.1

PZ Dossier groep toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een PZ Dossier groep toe te voegen.


Naam De naam van de PZ Dossier groep.



Snelcode De snelcode voor de PZ Dossier groep

7.6.5.2

PZ Dossier groep wijzigen

Selecteer de te wijzigen PZ Dossier groep in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.5. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.





7.6.5.3

PZ Dossier groep verwijderen

Selecteer de te verwijderen PZ Dossier groep in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.5 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.6 PZ Dossier Let op Dit hoofdstuk is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de module Dossiertool.

Beheer  Setuplijsten  PZ Dossier.

Hier kunt u de PZ Dossier items onderhouden. Iedere PZ Dossier item heeft een naam, een PZ Dossier groep en een snelcode. 7.6.6.1

PZ Dossier item toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een PZ Dossier item toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:

Geef hierin het volgende aan: Handleiding HRvan.nu Pagina 50 van 108 HRvan.nu is, een product van Alletha B.V. Copyright Alletha B.V. 2015




Naam De naam van het PZ Dossier item.



Snelcode De snelcode voor het PZ Dossier item

7.6.6.2

PZ Dossier item wijzigen

Selecteer de te wijzigen PZ Dossier item in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.6. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.



PZ Dossier item verwijderen

Selecteer de te verwijderen PZ Dossier item in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.6 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.7 Valutabeheer Let op Dit hoofdstuk is alleen van toepassing indien u gebruik maakt van de module Declaratietool.

Beheer  Setuplijsten  Valutabeheer.

Hier kunt u de wisselkoersen onderhouden. Iedere wisselkoers heeft een naam, een koers vanuit Euro gezien en een koers naar Euro.

7.6.7.1

Wisselkoers toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een wisselkoers toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Valutanaam De naam van de valutasoort.



Koers vanuit Euro gezien De waarde van de vreemde valuta t.a.v. de Euro Koers naar Euro gezien De waarde van Euro t.a.v. de vreemde valuta





7.6.7.2

Wisselkoers item wijzigen

Selecteer de te wijzigen wisselkoers in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.7. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.



Wisselkoers item verwijderen

Selecteer de te verwijderen wisselkoers in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.7 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




7.6.8 Salarisschaal Let op Dit hoofdstuk is niet van toepassing indien uw organisatie gebruik maakt van de VVT cao.

Beheer  Setuplijsten  Salarisschaal.

Hier kunt u de salarisschalen onderhouden. Iedere salarisschaal heeft een naam en een snelcode.

Let op Maakt u gebruik van de module Overwerktool? Vanaf salarisschaal 9 wordt standaard de overwerkkaart geblokkeerd. Medewerkers met schaal 9 of hoger kunnen dus geen overuren indienen.



7.6.8.1

Salarisschaal toevoegen

Klik op de knop ‘Toevoegen’ om een salarisschaal toe te voegen. Het volgende scherm verschijnt:


Naam De naam van de salarisschaal.



Snelcode Voer de door uw organisatie gehanteerde afkorting in van deze salarisschaal.

7.6.8.2

Salarisschaal wijzigen

Selecteer de te wijzigen salarisschaal in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.2. Kies vervolgens voor de optie ‘Wijzigen’.



Salarisschaal verwijderen

Selecteer de te verwijderen salarisschaal in het scherm getoond in hoofdstuk 7.2.2 Kies vervolgens voor de optie ‘Verwijderen’.




8 Mijn medewerkers Vanuit het tabblad ‘Medewerker’ kunt u op detail niveau alle gegevens opvragen van een medewerker van uw afdeling. Hier worden automatische de medewerkers getoond waar u als leidinggevende leiding over geeft, direct of indirect. In het resultatenscherm (Medewerkers) worden ondermeer de volgende gegevens getoond:   

Status van de medewerker (standaard enkel indienst en gelieerde sub-statussen) Naam Organisatorische eenheid waar de medewerker werkt

Wilt u specifieker zoeken; gebruik dan de zoekfunctie.

8.1 Zoeken naar een medewerker Wanneer er in de navigatiebalk gekozen wordt voor “Mijn medewerkers” verschijnt onderstaand scherm.

Rechts bovenin de zoekbox (gemarkeerde met felrode rand) kan de zoekopdracht ingevoerd worden. Een zoekopdracht kan zijn: (een deel van de) voor- of achternaam of personeelsnummer. Een zoekopdracht wordt uitgevoerd door op het vergrootglas (

) te klikken.

Door dubbel te klikken op de naam van de medewerker worden de gegevens van deze medewerker in detail weergegeven.

Vanuit het “Mijn Medewerkers”-scherm kunt u, afhankelijk van de afgenomen tools uit HRvan.nu:    

Verlof aanvragen en goedkeuren Planning opstellen en bijhouden Overwerk indienen en goedkeuren Verzuim registreren



8.2 Medewerker overzicht Wanneer de gegevens van een medewerker worden geopend, wordt een overzicht getoond van alle belangrijke medewerker gegevens. Dit wordt het overzichtsscherm genoemd.

Dit scherm is opgebouwd uit de volgende onderdelen: 

 

Links bovenin ziet u de naam van de medewerker staan waarvan u de gegevens op het scherm heeft. Deze gegevens blijven bij iedere bewerking van deze medewerker in beeld zodat u altijd kunt zien bij welke medewerker u iets afleest of een mutatie doorvoert. Hierin kunt u: o direct een andere medewerker zoeken, o de volledige naam lezen met icoon voor het geslacht, o aflezen wat de status van deze medewerker is, en het, o het personeelsnummer lezen. Aan de linkerkant treft u de menustructuur met alle beschikbare opties voor deze medewerker. De mogelijkheden verschillen tussen interne en externe medewerkers. In het grote vlak kunt u de belangrijkste kenmerken van de medewerker aflezen. Hier worden alleen de kenmerken getoond die relevant zijn, zoals: o Basisgegevens zoals NAW-gegevens, functie, plaats in de organisatie en de naam van de leidinggevende. o Eventueel een ziekmelding / bijzonder verlof melding. o Openstaande acties specifiek voor de medewerker.



8.3 Menu opties bij medewerker Wanneer u een medewerker in HRvan.nu oproept heeft u de volgende opties:  





Medewerkeroverzicht Het overzicht zoals besproken in hoofdstuk 7.2. Contractwijziging De wizard om een contract-, arbeidsduur- of functiewijziging door te voeren zoals besproken in hoofdstuk 6.4.2. Medewerkergegevens o Algemeen Hier kunt u de algemene medewerkergegevens onderhouden (zoals besproken in hoofdstuk 6.4.1). o Functie/Contract Een outline van de actuele functie en contractgegevens o Organisatie Hier raadpleegt of wijzigt u de plaats van de medewerker in de organisatie of diens leidinggevende, roosterplanner en/of verlofplanner. Planningstool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Planningstool. o



Planning Een vermelding van het actuele rooster van de medewerker. o Planningssjabloon Een vermelding van het standaard rooster van de medewerker. Verloftool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Verloftool. o



Verlofkaart De verlofkaart van de medewerker. Tevens de mogelijkheid om verlof aan te vragen en te accorderen. o Verlofcorrectie Een functie om een correctie uit te voeren op het actuele verlofsaldo.. o Bijzonder verlof Mogelijkheid om bijzonder verlof toe te passen. Overwerktool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Overwerktool. o

Overwerkkaart De overwerkkaart van de medewerker. Tevens de mogelijkheid om overwerk aan te vragen en te accorderen.





Verzuimtool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Verzuimtool. o



Ziekteregistratie Alle verzuimgevallen met historie van deze medewerker. Dossiertool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Dossiertool. o



PZ-Dossier Een gerubriceerd overzicht van alle documenten welke digitaal in de Dossiertool beschikbaar zijn. o Documenten Mogelijkheid om documenten te genereren of up te loaden. Declaratietool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Declaratietool. o



Declaratie De declaratiekaart van de medewerker. Tevens de mogelijkheid om declaraties in te dienen en eventueel te accorderen. Benefittool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Benefittool. o



Arbeidsvoorwaardelijk Overzicht van alle historische arbeidsvoorwaardelijke afspraken. Tijdschrijftool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Tijdschrijfttool. o

Urenverantwoorden De mogelijkheid om uren te verantwoorden van de huidige en vorige periode.



9 Algemene functies per medewerker 9.1 Algemene gegevens Onder het menu-item ‘Algemene gegevens’ worden de niet-functie gerelateerde gegevens vermeld. Zoals de status van de medewerker, de uitgebreide naam en of de medewerker zelf een leidinggevende is.

De ‘Datum In dienst’ verwijst naar de indiensttredingdatum bij het concern.



9.2 Functie / Contract 9.2.1 Overzicht In het menu-item ‘Functie / Contract’ treft u de actuele functie aan van de medewerker, alsmede de vorige functies (voor zover bekend). Ook kunt u op detailniveau contractinformatie inzien. De actieve functie is de actuele functie van de medewerker.

Door te dubbelklikken op een functie worden de contractgegevens getoond.



9.2.2 Functiegegevens detail Wanneer er ingezoomd wordt op een functie van een medewerker verschijnt het volgende scherm.

Hierin treft de volgende velden: 

Functiestatus De functie is actief of inactief afhankelijk of de medewerker deze functie nog uitoefent.



Aanvangsdatum Aanvangsdatum van de functie. Zo ook de einddatum indien de functiestatus inactief is. Aanvangsdatum heeft niet perse iets te maken met het contract. Dus een contractwijziging per een datum voor dezelfde functie laat deze datum ongewijzigd. Bijvoorbeeld in geval van bepaalde tijd naar onbepaalde tijd.



Functie Naam van de functie.





Contracthistorie Binnen een functie kan een medewerker verschillende contracten hebben. Zo kan een medewerker extern zijn ingestroomd, vervolgens een bepaalde tijdsovereenkomst te hebben gehad om daarna met een contract voor onbepaalde tijd te blijven. In een dergelijk geval is de contracthistorie hieronder terug te vinden. Iedere contractmutatie leidt tot een nieuwe regel in de historie tabel. Onder dit blok treft u de contractgegevens aan van het actuele contract. Deze bestaan uit:



Contracttype Dit kan zijn: Bepaalde tijd, Onbepaalde tijd of Extern. Daarnaast wordt er gevraagd om: o o o



Bepaalde tijd  Start- en einddatum Onbepaalde tijd  Startdatum Extern  Start- en einddatum

Uren per week Aantal uren dat de medewerker per week op contract staat en het equivalent in FTE’s.



9.3 Organisatie Dit is de plaats in de organisatie waar de medewerker is opgenomen. De selectie van de betreffende groep is hiërarchisch.

Vervolgens is er aangegeven wie de leidinggevende is. Een leidinggevende kan sec een persoon zijn maar ook een afdeling waarbinnen het systeem een leidinggevende kiest.



Daarnaast is er ingesteld per medewerker: 

Verlofplanner Let op! Dit item is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Verloftool.



Roosterplanner Let op! Dit item is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Planningstool.

In sommige gevallen is het handiger om het opmaken van het rooster en het beoordelen van verlofaanvragen bij anderen (niet leidinggevenden) te beleggen. Bovendien hebben alle medewerkers een standaard vestiging. De planningsmodule geeft de medewerker standaard op deze vestiging weer.



10 Verloftool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Verloftool.

10.1 Bijzonder verlof Let op! Dit menu is niet beschikbaar voor externe medewerkers. Immers, zij staan niet onder contract van uw organisatie en vallen dus ook niet onder de CAO voorwaarden van uw organisatie betreffende ziekte en verlof, maar bij die van de organisatie waar ze zelf indienst zijn.

Bijzonder verlof zijn voor HRvan.nu uren waarop de medewerker voor een aantal uur per week niet opgenomen is in de bezetting. Bijzonder verlof heeft een structureel karakter en wordt anders behandeld dan regulier verlof of ziekte. Bovendien kan het opnemen van bijzonder verlof gebonden zijn aan regelgeving uit wet en/of CAO. Van Bijzonder Verlof wordt geregistreerd wat voor type bijzonder verlof het betreft, hoe lang het bijzonder verlof duurt en hoeveel uur de medewerker de medewerker dit verlof per week opneemt.



Handig om te weten Voor de periode dat er bijzonder verlof van toepassing; wordt in de planning van deze medewerker een melding weergegeven aan de planner. Zodat deze de bijzonder verlof uren kan inplannen.



10.2 Verlofkaart Let op! Dit menu is niet beschikbaar voor externe medewerkers. Immers, zij staan niet onder contract van uw organisatie en vallen dus ook niet onder de CAO voorwaarden van uw organisatie betreffende ziekte en verlof, maar bij die van de organisatie waar ze zelf indienst zijn.

U kunt van al uw medewerkers de verlofkaart oproepen:



10.2.1 Aangeboden informatie Rechts bovenin het scherm kunt u kiezen op welk kalenderjaar dit scherm betrekking heeft.

Onderdeel

Omschrijving

Saldo vorige jaar

Rubriek verlofsaldo gegevens van het vorige jaar

Saldo per 31-12

Restant verlofsaldo van het vorige jaar

Saldo

Rubriek verlofsaldo gegevens van het huidige jaar

Bijboeking

Alle bijboekingen tot op heden van dit jaar. Dit kan zijn: 

 Afboeking

Alle afboekingen tot op heden van dit jaar. Dit kan zijn: 

 Huidig saldo

Automatische bijboeking wegens: o Wijziging arbeidsduur o Wijziging contractsduur o Aangekochte uren o Nieuwe uren voor het nieuwe kalenderjaar Handmatige bijboeking voor bijvoorbeeld: o Correctie in geval ziekte of bijzonder verlof

Automatische afboeking wegens: o Wijziging arbeidsduur o Wijziging contractsduur o Verkochte uren o Goedgekeurde verlofaanvraag Handmatige afboeking voor bijvoorbeeld: o Correctie in geval ziekte of bijzonder verlof

Restant vorig jaar + Bijboekingen - Afboekingen + Aangekochte uren - verkochte uren + Verrekend Meerwerk

Meerwerk huidige kwar- Meerwerksaldo van het lopende kwartaal - goedgekeurde verloftaal aanvragen voor hetzelfde kwartaal. Let op! Wanneer u geen gebruik maakt van de ‘Overwerktool’ is dit menu niet zichtbaar.



10.2.2 Overzicht bij- en afboekingen In deze tabel treft u alle bij- en afboekingen aan die zijn uitgevoerd op het verlofsaldo. Door te dubbelklikken op een boeking kunt u de details opvragen.

Middels iconen zijn de verschillende soorten af- en bijboekingen verduidelijkt: Bij- of afboeking door een goedgekeurde verlofaanvraag Bij- of afboeking door contractwijziging of nieuwe verlofuren voor het nieuwe jaar Bij- of afboeking door een handmatige doorgevoerde correctie

Bovendien worden door ‘stoplicht’ iconen aangegeven wat de status is van een verlofaanvraag: Nieuwe, nog niet opgepakte, verlofaanvraag Door de manager of verlofplanner afgekeurde verlofaanvraag Door de manager of verlofplanner goedgekeurde verlofaanvraag Door u ingetrokken verlofaanvraag



10.2.3 Openstaande verlofaanvragen Methode 1: Via de actielijst Wanneer een medewerker een verlof- of overwerkaanvraag in dient, is dat voor u als leidinggevende (en verlofplanner) te zien in de actielijst:

Door te klikken op een verlofaanvraag kunt u deze beoordelen.

Methode 2: Via de verlofkaart van de medewerker In de verlofkaart van de medewerker zijn ook alle openstaande aanvragen beschikbaar. Dubbelklik op een openstaande verlofaanvraag om deze te beoordelen.



10.2.4 Scherm verlof goed- of afkeuren In deze tabel treft u alle openstaande verlofaanvragen aan. U, als leidinggevende of verlofplanner, kunt een openstaande verlofaanvraag openen, en:   

Goedkeuren Voorlopig goedkeuren Afkeuren

Handig om te weten Indien er ook gebruikt wordt van de Planningstool: Wanneer deze medewerker een planning heeft zal HRvan.nu het aantal toegewezen uren al invullen op basis van de beschikbare planning. Ongeacht het aangevraagde aantal uren. Indien wenselijk kunt u dit overschrijven. U heeft de mogelijkheid om direct het planningsoverzicht te raadplegen over de periode van de verlofaanvraag zodat zichtbaar is of de bezetting een verlof toe laat.

Bovendien kunt u een opmerking plaatsen.



11 Dossiertool 11.1 PZ Dossier Het PZ Dossier is een overzicht van allerlei zaken van een medewerker die vastgelegd moeten zijn.

Hierbij wordt een onderscheid gemaakt of iets in het papieren dossier (een vinkje in de kolom: en/of in HRreport (een vinkje in de kolom:

)

) is vastgelegd.

Wanneer via ‘Documenten’ een document gegenereerd is, dan kan door de HR-medewerker deze meteen gekoppeld worden aan het PZ dossier.

Het gekoppelde document (in boven getoond voorbeeld: Screening) is vervolgens direct in te zien.



11.2 Medewerker – Documenten Alle (digitaal) beschikbare documenten zijn beschikbaar in het menu documenten. Als leidinggevende kunt u deze hier downloaden en inzien. Veel van deze documenten zijn reeds gekoppeld aan een onderwerp in het PZ Dossier.



12 Verzuimtool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Verzuimtool.

Let op ! Dit menu-item is niet beschikbaar voor externe medewerkers. Immers, zij staan niet onder contract van uw organisatie en vallen dus ook niet onder de CAO voorwaarden van uw organisatie betreffende ziekte en verlof, maar bij die van de organisatie waar ze zelf indienst zijn.

12.1 Ziekte Hier kunt u de ziektehistorie van de medewerker raadplegen, alsmede de medewerker ziek of beter melden.

Wanneer een medewerker wordt ziek gemeld treedt automatisch de Wet Poortwachter in werking. Dit betekent dat de beheerders en u acties ontvangen in het kader van re-integratie van de medewerker. Deze worden beëindigd na de betermelding

12.1.1 Nieuw verzuimgeval / Iemand ziek melden Klik onderin het verzuimscherm (zie 10.1) op de knop: Toevoegen. Vul in het volgende scherm de startdatum in van het verzuim. Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.



12.1.2 Verzuimgeval wijzigen / aanvullen Lopende ziektegevallen dienen periodiek te worden bijgewerkt, omdat:    

Er nieuwe ontwikkelingen zijn omtrent het herstel De Wet Poortwachter acties verlangen De medewerker aan een werkhervattingsproces deelneemt. De medewerker beter is.

Klik het betreffende verzuimgeval aan en klink op wijzigen.



Per ziekte geval wordt ook geregistreerd hoeveel de medewerker nog werkt in het kader van het werkhervattingsprogramma.

Veld

Omschrijving

Ziek vanaf

De datum waarop de medewerker zich ziek heeft gemeld.

Ziek t/m

De datum tot wanneer de medewerker ziek is geweest.

Omschrijving

Een korte toelichting

Werkhervatting

Werkhervatting is het stapsgewijs integreren van een landurig zieke medewerker. En wordt aangegeven in het aantal uur per week dat de medewerker vanaf een bepaalde datum weer werkt. Werkhervatting betreft geen betermelding.



12.1.3 Iemand beter melden Open het verzuimgeval wat u wenst te beëindigen (zie 10.1.1). Voer de laatste ziektedag in (zie 10.1.2) Klik op ‘Opslaan’ om de invoer te bevestigen.



13 Planningstool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Planningstool.

13.1 Planning sjablonen 13.1.1 Algemeen HRvan.nu is uitgerust met een module om medewerkers in te plannen cq. in te roosteren. Immers, alle 1 ingrediënten hiervoor zijn beschikbaar :        

Contracturen Functie Afdeling Vestiging Verlof Bijzonder verlof Ziekte Formatie

HRvan.nu verwerkt deze elementen realtime in de planning. Een ziekmelding heeft dus direct impact 2 op het rooster. Planners weten wie er bijzonder verlof heeft, en hoeveel, en hoe lang .

13.1.2 Methodiek HRvan.nu hanteert de volgende plan methodiek:    

   

Plannen gebeurd normaliter in een plansjabloon. Een plansjabloon is een planning voor één week Binnen die week kan er per dag, tot kwartier niveau geplanned worden. Er kunnen meerdere weken in een plancyclus voorkomen. Wanneer er bijvoorbeeld afgesproken is dat men éénmaal per 4 weken op een zaterdag werkt; dan is de cyclus 4 (sjabloon-) weken. Dit geldt voor de hele organisatie. Een plancyclus heeft een startdatum En kan oneindig doorlopen, tenzij er een einddatum wordt opgegeven. Wanneer de plancyclus met de onderliggende plansjablonen zijn ingevoerd worden daarna alleen de afwijkingen hierop vastgelegd in de reguliere planning (zie hoofdstuk ‘Planning’).

1

Afhankelijk van de afgenomen tools uit HRvan.nu.

2

Afhankelijk van de afgenomen tools uit HRvan.nu.



13.2 Plancyclus opstellen 13.2.1 Nieuwe cyclus Om een plancyclus met onderliggende plansjablonen te maken voor een medewerker voert u de volgende handelingen uit: 

Ga naar het menu-item ‘Planning sjablonen’. Het volgende scherm verschijnt:



Indien er nog geen sjabloon bestaat, of als u een nieuwe wilt maken: kies voor ‘Toevoegen’. Het volgende scherm verschijnt:



HRvan.nu vraagt nu om een startdatum en een eventuele einddatum. Wanneer er al een plansjabloon bestaat en heeft deze geen einddatum; dan wordt deze automatisch beëindigd per startdatum van de nieuwe. Bevestig de invoer met ‘Opslaan’.







Het volgende scherm verschijnt:

13.2.2 Aangeboden informatie Weken Het planningssjabloon opereert per planweek. U kunt rechts bovenin met de pijltjes een week achterof vooruit navigeren. Of u gebruikt de selectiefunctie om direct naar een bepaalde week te springen: .



13.2.3 Uren inplannen  

 



De planning is per dag opgedeeld in blokken van één kwartier. Plaats de muisknop op het gewenste startblok, druk op de linker muisknop, houdt deze ingedrukt, sleep de muis naar het gewenste eindblok (op dezelfde dag als het startblok) en laat de knop los. Deze dag is nu voorzien van een reeks blauwe blokken. Klik hier de RECHTER muisknop op. Het voglende scherm wordt getoond:

Kies vervolgens met de linker muisknop voor de functie ‘Nieuwe activiteit’. Het volgende scherm wordt getoond:





Afhankelijk van de keuze van de activiteit; vraagt HRvan.nu tevens de vestiging waar deze activiteit is ingepland.



Klik op O.K. om de invoer te bevestigen. Het volgende is nu zichtbaar in het plansjabloon:



Onderaan de plandag worden twee velden getoond: o Totaal HRvan.nu calculeert het totaal aantal uren voor die dag gepland. o

 

Correctie Van de geplande uren wordt vervolgens gekeken wat de uren zijn na correctie. Zo gaan we uit van 30 minuten pauze per dag van langer dan 5 uur. De gewerkte uren zijn dan iets lager: namelijk 8 uur i.p.v. 8,5.

Klik op ‘Opslaan’ om het plansjabloon definitief op te slaan. Nu is vanaf de opgegeven ingangsdatum deze planning de standaard planning van de medewerker.



13.3 Planning In het menu-item Planning wordt nu standaard het plansjabloon van de medewerker getoond alszijnde planning. U kunt hier de niet-structurele afwijkingen in aangeven. Let op! Maakt u ook gebruik van de Tijdschrijftool? Dan kunt u alleen mutaties in de planning doorvoeren voor vandaag en in de toekomst.

13.3.1 Scherm

Onder het menu-item ‘Planning’ verschijnt uw actuele planning voor deze week.



13.3.2 Aangeboden informatie Weken Het planningsscherm opereert per kalenderweek. U kunt rechts bovenin met de pijltjes een week achterof vooruit navigeren. Of u gebruikt de datum selectiefunctie om direct naar een bepaalde week te springen:

.

Dag / datumbalk De dag/datumbalk bevat de volgende informatie:



 

Links ziet u het sjabloonweek wat geldt. In dit geval week 3 van de 4. Wanneer dit uw standaard planning is heeft u over 4 weken weer deze planning. En 4 weken later weer en weer etc. Vervolgens ziet u alle dagen van de week met de bijbehorende datum. Het kan zijn dat er bij sommige dagen een vlaggetje wordt weergegeven. Dit betekent dat het deze dag een nationale feestdag is, en dat uw gewerkte cq. te werken uren onderhevig zijn

aan een toeslag. Voorbeeld:

13.4 Planning wijzigen Het wijzigen van de planning werkt als volgt:

13.4.1 Nieuwe uren plannen Volg de procedure zoals omschreven in hoofdstuk 7.12.3.3.

13.4.2 Geplande uren verwijderen Volg de volgende stappen uit:      

Open de planning. Navigeer naar de juiste week. Klik met de rechter muisknop het blok uren wat u wilt verwijderen. Kies voor de optie ‘Verwijderen’ Het blok is nu weg. Bevestig de verwijdering met ‘Opslaan’.



13.4.3 Geplande uren wijzigen Volg de volgende stappen uit:    

Open de planning. Navigeer naar de juiste week. Dubbelklik op een blok uren dat u wilt wijzigen. Het volgende scherm verschijnt:

    

Kies voor een andere uursoort, vestiging, starten of eindtijd. U kunt ook een toelichting geven. Bijvoorbeeld: “I.v.m. ziekte van Janneke”. Bevestig de wijziging met ‘OK’. Het gewijzigde blok is nu zichtbaar in de planning. Bevestig de nieuwe planning met ‘Opslaan’.



13.5 Planningsoverzicht Via de knop in de menubalk ‘Planning’ is het overzicht van alle individuele planningen te zien.

13.5.1 Aangeboden informatie Voor u staat het planoverzicht. U ziet hier alle medewerker waar u planrechten voor heeft. Deze medewerker worden getoond op:  de standaard vestiging  de ingeplande vestiging(en) Het kan dus voorkomen dat een medewerker op meerdere vestigingen wordt getoond. Binnen een vestiging ziet u alle afdelingen die daar actief zijn. Bovenin het scherm staan een aantal attributen, zoals: 

Filter op een bepaalde vestiging. Er wordt slechts één vestiging getoond met medewerkers uit afdelingen die daar gepland zijn.



Filter op afdeling Er worden alleen medewerkers uit die afdeling getoond.

Vervolgens ziet u daaronder de geplande uren (in de bijbehorende kleuren) per dagdeel. Wanneer u met de muis er overheen navigeert wordt de detail informatie getoond.



In ons voorbeeld werkt ‘Adam Kok’ op woensdag op vestiging 01 (Bijkantoor). Daarom geeft het planoverzicht hier als planning V01 weer bij vestiging Hoofdkantoor. Bij vestiging Bijkantoor (V01) zijn de te werken dagdelen wel oranje gekleurd (i.v.m. aanwezigheidsuren).



13.5.2 Actuele bezetting versus gewenste bezetting In dit scherm kan de werkelijke bezetting worden afgewogen aan de minimum (of gewenste) bezetting.

HRvan.nu rekent per half uur uit of er ergens per dag een onder- of overbezetting is. Dit wordt in het overzicht getoond in de rode of zwarte balkjes.

Wanneer u daar met de muis overheen navigeert, ziet u wanneer (of hoe laat) er een onder- over overbezetting is.

In deze ‘popup’ ziet u de volgende gegevens:   

De datum De afdelingsnaam De gewenste bezetting in FTE’s per O, M en A: o O: Ochtend o M: Middag o A: Avond

Vervolgens wordt per half uur aangegeven of er onderbezetting (rood) of een overbezetting is. Beide situaties worden met een getal verduidelijkt. Dit getal geeft het aantal personen weer wat er te kort resp. te veel is.



13.6 Minimale bezetting instellen De minimale bezetting kan worden ingesteld op ‘Taken’ of op ‘Vestigingen’: 1. Taken U geeft aan hoeveel medewerkers met een bepaalde functie, van een bepaalde afdeling, een bepaalde taak uitvoeren. 2. Vestigingen U geeft aan hoeveel medewerkers met een bepaalde functie, van een bepaalde afdeling, op een bepaalde locatie aanwezig zijn.

Let op! Deze functie is alleen beschikbaar voor beheerders.



13.6.1 Minimale bezetting op taken 13.6.1.1 Algemeen U kunt de gewenste bezetting voor uw afdeling(en) instellen.  

Ga naar het menu ‘Instellingen’ en vervolgens op ‘Organisatiestructuur’. Dubbelklik vervolgens op de afdeling waarvoor u een minimale bezetting wilt instellen

Het onderstaande blok is zichtbaar in het scherm:

In dit scherm ziet u alle informatie van uw afdeling:    

De plaats in de organisatie De door Control vastgestelde formatie De minimale bezetting op vestigingen. De minimale bezetting op taken. Dit is het item wat we verder gaan behandelen.

De minimale bezetting is de gewenste bezetting van een afdeling voor één of meerdere taken ingaande op een startdatum. Wanneer er meerdere gewenste bezettingen zijn dan geldt de laatste ingangsdatum.



13.6.1.2 Nieuwe minimale bezetting 

Klik onderin het scherm (onder het blok ‘Bezetting’) op de knop toevoegen. Het volgende scherm wordt getoond:

 

Voer hier de ingangsdatum van de nieuwe gewenste bezetting in. Verplaats de taken van links naar rechts waarop deze minimale bezetting van toepassing is. Let op: Het gaat om de vestigingen waarop deze afdeling gepland wordt. Bevestig de invoer met ‘Verder’. Het volgende scherm verschijnt:







 

Vul hier per functie, per vestiging de gewenste of minimum bezetting in, in hele FTE’s. Ieder blokje staat voor één half uur. o Door gebruik te maken van de TAB toets kopieert u de waarde van een vakje naar het volgende vakje. Bevestig de invoer met ‘Opslaan’. U gewenste bezetting is nu gereed en gaat in per ingevoerde datum



13.6.2 Minimale bezetting op vestiging 13.6.2.1 Algemeen U kunt de gewenste bezetting voor uw afdeling(en) instellen.  

Ga naar het menu ‘Instellingen’ en vervolgens op ‘Organisatiestructuur’. Dubbelklik vervolgens op de afdeling waarvoor u een minimale bezetting wilt instellen

Het onderstaande blok is zichtbaar in het scherm:

In dit scherm ziet u alle informatie van uw afdeling:    

De plaats in de organisatie De door Control vastgestelde formatie De minimale bezetting op vestigingen. Dit is het item wat we verder gaan behandelen. De minimale bezetting op taken.

De bezetting is de gewenste bezetting van een afdeling voor één of meerdere vestigingen ingaande op een startdatum. Wanneer er meerdere gewenste bezettingen zijn dan geldt de laatste ingangsdatum.



13.6.2.2 Nieuwe gewenste bezetting 

Klik onderin het scherm (onder het blok ‘Bezetting’) op de knop toevoegen. Het volgende scherm wordt getoond:

 

Voer hier de ingangsdatum van de nieuwe gewenste bezetting in. Verplaats de vestigingen van links naar rechts waarop deze gewenste bezetting van toepassing is. Let op: Het gaat om de vestigingen waarop deze afdeling gepland wordt. Bevestig de invoer met ‘Verder’. Het volgende scherm verschijnt:







 

Vul hier per functie, per vestiging de gewenste of minimum bezetting in, in hele FTE’s. Ieder blokje staat voor één half uur. o Door gebruik te maken van de TAB toets kopieert u de waarde van een vakje naar het volgende vakje. Bevestig de invoer met ‘Opslaan’. U gewenste bezetting is nu gereed en gaat in per ingevoerde datum



14 Overwerktool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Overwerktool.

14.1 Overwerkkaart U kunt van alle medewerkers de meerwerkkaart oproepen.

Vanuit uw persoonlijke actielijst komt u, afhankelijk van de actie, ook in dit scherm terecht. Bijvoorbeeld wanneer u een meerwerkaanvraag moet beoordelen. Handleiding HRvan.nu Pagina 97 van 108 HRvan.nu is, een product van Alletha B.V. Copyright Alletha B.V. 2015


14.2 Openstaande meerwerkaanvragen 14.2.1 Via de actielijst Wanneer een medewerker een meerwerkaanvraag in dient, is dat voor u als leidinggevende (en verlofplanner) te zien in de actielijst:

Door te klikken op een verlofaanvraag kunt u deze beoordelen.

14.2.2 Via de meerwerkkaart van de medewerker In de meerwerkkaart van de medewerker zijn ook alle openstaande aanvragen beschikbaar. Dubbel klik op een openstaande meerwerkaanvraag om deze te beoordelen.



14.3 Scherm meerwerk goed- of afkeuren

Het accorderen van meerwerk gebeurt per ingediende regel. Als leidinggevende kunt u de aanvraag voor meerwerk:   

Goedkeuren Voorlopig goedkeuren Afkeuren

Op dezelfde manier kunt u een (vooraf) goedgekeurde meerwerkaanvraag weer intrekken. Bijvoorbeeld wegens ziekte of overbodigheid.



14.4 Periodieke verrekening Eenmaal per kwartaal (op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober) wordt het opgebouwde overwerk verrekend met het opgenomen verlof. Het restant kan worden uitbetaald of ook worden bijgeboekt op het verlofsaldo. Voorbeeld: Piet heeft in het derde kwartaal 12 overuren à 100% opgebouwd en 8 verlofuren opgenomen. Het volgende vind op de eerste dag van het nieuwe kwartaal plaats: Er is overwerk te verrekenen. Er worden 8 uren verlof van zijn overwerk afgeboekt. Deze worden bijgeboekt op het verlofsaldo (uren voor uren). Voor het restant van 4 uur krijgt de medewerker een actie (IN de Scheduler: Zelf te controleren) om deze of uit te betalen, of ook bij te boeken op het verlofsaldo. de

De medewerker heeft tot en met de 10 van de maand de tijd de keuze te maken. Bij het uitblijven van een keuze wordt het saldo automatisch bijgeboekt of uitgekeerd; afhankelijk van de organisatiekeuze.

Let op! Deze functie is altijd op basis van lokale inrichting.



15 Tijdschrijftool Let op! Dit menu is alleen zichtbaar indien u gebruik maakt van de module Tijdschrijftool.

15.1 Urenverantwoording Wanneer een medewerker projecturen wil verantwoorden kan dit met behulp van urenverantwoordingsscherm:

Let op! Wanneer er ook gebruik wordt gemaakt van de planningstool is de planning, gerelateerd aan de projecten, zichtbaar in het overzicht.



15.1.1 Uren verantwoorden Het overzicht uit 1.1 toont het overzicht in weken, hier kunnen de medewerkers uren verantwoorden. Wanneer er geklikt wordt op een week zal er ingezoomd worden op deze week. Vanuit daar kunnen de uren verantwoord worden per dag. Eerst wordt er aangegeven voor welk project de uren gelden en welke activiteiten er uitgevoerd zijn.

Wanneer het project is gekozen kunnen de uren worden ingevoerd. De ingevoerde uren kunnen worden opgeslagen of ingediend. Het opslaan van de uren kan worden gebruikt door een medewerker om bijvoorbeeld een week bij te houden welke uren zijn gewerkt aan welk project zodat er een overzicht ontstaat. Op deze manier kan er op een later moment nog een toevoeging of aanpassing worden gedaan. Wanneer de juiste uren zijn ingevuld kunnen de uren worden verantwoord door ze in te dienen. Indienen kan per record, per dag en/of per week. Wanneer de uren zijn ingediend kunnen ze niet meer worden gewijzigd door de medewerker.

Het volgende scherm toont de ingediende uren.



15.1.2 Ingediende uren controleren Wanneer een medewerker uren heeft ingediend ziet de leidinggevende deze uren terug in het menu onder Mijn acties  Urenoverzicht.

Binnen het uren overzicht kan er gezocht worden op medewerker(s) of gefilterd worden op project en status.

De leidinggevende kan de ingediende uren goedkeuren per maand of per dag door op de groene knop te drukken. Wanneer de uren zijn goedgekeurd wordt dit getoond door een groene lijn onder de ingediende uren. De leidinggevende kan de goedgekeurde uren nog afkeuren totdat de HR-medewerker ze heeft vastgezet.



15.1.3 Ingediende uren vastzetten Wanneer de leidinggevende de uren van een medewerker voorlopig heeft goedgekeurd gaat de HRmedewerker de uren vastzetten. Na het vastzetten kunnen de uren niet meer worden aangepast. Het vastzetten van uren kan via Mijn acties  Uren vastzetten.

Wanneer op de knop ‘Uren vastzetten’ wordt gedrukt, staan de uren vast en veranderd de kleur naar blauw.

Let op ! Het vastzetten van uren kan aan het eind van de maand. Wanneer je een maand wil vastzetten moeten de maanden daarvoor al vastgezet zijn. Uren die later aan een voorgaande maand worden toegevoegd worden vastgezet wanneer een nieuwe maand wordt vastgezet.

15.1.4 Uren correctie De HR-medewerker kan uren corrigeren. Dit wordt gedaan met de optie Uren correctie die terug te vinden is in het menu onder Mijn acties  Uren correctie. Met behulp van dit formulier kunnen uren worden bijgeboekt of afgeboekt bij een medewerker.



15.2 Projecten 15.2.1 Project toevoegen Via het menu Instellingen  Projecten kunnen nieuwe projecten worden toegevoegd. Ook kunnen projecten hier de status Actief of Inactief krijgen.

15.2.2 Medewerkers plannen op projecten Let op ! Deze instellingen zijn alleen relevant wanneer er gebruikt wordt gemaakt van de Tijdschrijftool in combinatie met de Planningstool

Om medewerkers in te plannen op projecten is het belangrijk dat een uurcode gerelateerd is aan een project. Dit kan gedaan worden door een uurcode te wijzigen naar project gerelateerd. Wanneer een uurcode project gerelateerd is komt de planning ook bij urenverantwoording te staan.



15.3 Rapportage 15.3.1 Rapportage generen U heeft de beschikking om een urenverantwoordingsrapportage uit te draaien. Deze vindt u via het menu Rapportage  Urenverantwoording. Vervolgens geeft u aan voor welke periode u een rapportage wil uitdraaien. Daarna kunt u de organisatie eenheid kiezen en verschillende filters aanzetten.



15.3.2 Gegenereerde rapportage Een voorbeeld van een gegenereerde rapportage treft u hieronder:

In de rapportage is te zien hoeveel uur er gedeclareerd kan worden bij de klant en hoeveel uren medewerkers hebben gewerkt aan een project. Vervolgens zijn de gegevens per afdeling per medewerker inzichtelijk:        

Naam van de medewerker Personeelsnummer Status Project Activiteit Uren Declarabel Contactpersoon



16 Acties In het hoofdmenu-item ‘Acties’ treft u alle acties aan die uitgevoerd dienen te worden voor:  

een direct medewerker van u, of, een medewerker die aan u gedelegeerd is (waarvan u het team waarneemt).

U ontvangt een actie omdat:   

Een medewerker ziek is. Een medewerker een verlofaanvraag bij u heeft ingediend. Een medewerker een meerwerkaanvraag bij u heeft ingediend.

Indien u een actie wenst uit te voeren hoeft u hier enkel op te dubbelklikken. HRvan.nu opent direct het scherm waar u de actie kunt afhandelen.



Handleiding HRvan.nu Copyright 2015; Alletha B.V., Son en Breugel

Recommend Documents