Handboek Invoering en gebruik burgerservicenummer in de zorg

Handboek

Invoering en gebruik burgerservicenummer in de zorg

Inhoudsopgave Inleiding

Deel I Stappenplan

Deel II A. • • • • •

Introductie BSN Factsheet De Wbsn-z op hoofdlijnen Factsheet Introductie BSN in de zorg Factsheet Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg Factsheet Gebruikerseisen BSN Factsheet De gebruikers van het BSN in de zorg

B. Over SBV-Z • Factsheet De diensten van de SBV-Z • Factsheet Initiële vulling C. Over UZI • Factsheet UZI-beslisboom • Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

D. Over BSN in de gebruiks fase • Factsheet Identificatie en opvragen BSN • Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van de patiënt • Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV-Z E. Voorlichting patiënten F. Overig • Afkortingen en begrippenlijst • Meer informatie

Inleiding



Invoering BSN in de zorg

Inleiding Dit ‘Handboek Invoering en gebruik burgerservicenummer in de zorg’ is bedoeld als praktische handleiding voor de (toekomstige) gebruikers van het burgerservice­ nummer in de zorg. Daarbij gaat het om het brede veld van zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars (incl. zorgkantoren). Het biedt handvatten voor het implementeren en gebruiken van het burgerservice­ nummer (BSN) in de eigen organisatie. Daarnaast geeft het ICT­leveranciers aanknopingspunten voor het aanpassen van de programmatuur op het gebruik van het BSN door hun klanten. Informatie aan patiënten/cliënten valt buiten het bestek van dit handboek. Zij worden afzonderlijk geïnformeerd over de invoering van het BSN in de zorg. Context

De Wabb Met de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) introduceert de overheid één persoonsnummer dat gebruikt zal worden als hulpmiddel voor het ontsluiten van persoonsgegevens (zoals naam, adres, geboortedatum, geslacht) in praktisch alle registraties met persoonsgegevens van de overheid. Met dit persoonsnummer, het BSN, kunnen persoonsgebonden gegevens doelmatig en betrouwbaar uitgewisseld worden binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Bij de inwerkingtreding van de Wabb worden de sofinummers van in de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) ingeschreven personen omgezet naar BSN’s. Nieuwe burgers ontvangen bij inschrijving in een gemeente (in de GBA) een BSN.



De Wbsn-z De minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft besloten om het BSN ook in de zorgsector in te voeren. Kern van het wetsvoorstel dat hierop betrekking heeft, de Wet gebruik BSN in de zorg (Wbsn­z), is dat zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen het BSN moeten opnemen in de eigen administratie én gebruiken bij onderlinge uitwisseling van gegevens over hun



Daar waar in dit handboek gesproken wordt over ‘u’ worden zorgaanbieder, indicatieorgaan en zorgverzekeraar bedoeld, tenzij expliciet anders is aangegeven.



Inleiding Invoering BSN in de zorg

patiënten (persoonsgegevens, medisch­inhoudelijke en (financieel­)administratieve gegevens). Het doel van de wet is de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren dankzij betrouwbare gegevensuitwisseling in de zorg. Onderdeel van de regelgeving is dat er voor het gebruik van het BSN door de zorgsector een eigen sectorportaal is waar de BSN’s kunnen worden opgevraagd: de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV­Z). Daarnaast zijn er registers (het UZI­register en ZOVAR) voor de registratie van gebruikers van het BSN in de zorg (zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars). Ook worden eisen gesteld aan de beveiliging van de elektronische communicatie. Leeswijzer Dit handboek bestaat uit twee delen: • Deel I: Stappenplan • Deel II: Achtergrondinformatie in de vorm van factsheets en overige documenten Deel I:

Stappenplan Deel I bestaat uit het stappenplan voor invoering van het BSN. Na een schematische weergave van de te nemen stappen, worden de stappen kort toegelicht. Voor nadere informatie of toelichting wordt verwezen naar de documenten over een bepaald onderwerp in Deel II. Met het invoeren van het BSN zijn ervaringen opgedaan in een aantal pilots. Die ervaringen zijn voor een deel in de vorm van tips opgenomen in de toelichting op het stappenplan. Andere, voor bepaalde groepen van zorgaanbieders specifieke bevindingen, worden verwerkt in best practices en doelgroepspecifieke stappenplannen die beschikbaar worden gesteld via de website www.invoering­bsnz.nl.



Zie Factsheet Gebruikers van het BSN in de zorg

Inleiding



Invoering BSN in de zorg

Deel II:

Factsheets en overige documenten Deze factsheets bevatten informatie over een bepaald onderwerp. De documenten zijn verdeeld over de volgende thema’s: A. B. C. D. E. F.

Introductie BSN Factsheets over de SBV­Z Factsheets over UZI Factsheets over BSN in de gebruiksfase Voorlichting aan patiënten Overig



Inleiding Invoering BSN in de zorg

Deel I

Deel I

Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

STAP 1

START

Maken plan van aanpak invoering BSN

STAP 2

Besluiten over plan van aanpak invoering BSN

STAP 3.1

VOORBEREIDING

Aanvragen UZImiddelen

STAP 3.2

Aanpassen organisatie voor BSN

STAP 3.5

STAP 3.4

Installeren ICT voor BSN

Ontvangen en installeren UZI-middelen

STAP 4

End-to-end-test

STAP 5

Schonen bestanden

STAP 6

Initieel vullen

GEBRUIK

STAP 3.3

Aanpassen ICT voor BSN

ICT vrijgeven en werken volgens nieuwe procedures BSN

STAP 7

Regulier bevragen BSN



Stappenplan Invoering BSN in de zorg

Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

START VOORBEREIDING

Start: Stap  Maken plan van aanpak invoering BSN GEBRUIK

GEBRUIK

STAP 2

START VOORBEREIDING GEBRUIK

START VOORBEREIDING GEBRUIK

VOORBEREIDING GEBRUIK

START

VOORBEREIDING GEBRUIK

START

Doel Voordat u aan de voorbereidingen begint, is het zinvol te bepalen hoe straks in uw STAP 3.1 STAP 3.2 3.3 organisatie met het BSN wordt gewerkt. Het zorgveld isSTAP breed en divers. Voor STAP 3.4 grote en kleine zorgaanbieders zullen de voorbereidende werkzaamheden in de praktijk andere accenten kennen. Een plan van aanpak geeft u inzicht in de activiteiten die gedaan moeten worden en helpt u bij het bepalen van uw vragen aan uw ICT­leverancier.

START VOORBEREIDING GEBRUIK

VOORBEREIDING GEBRUIK

START

VOORBEREIDING GEBRUIK

START

Acties Het advies is om voor het geheel van activiteiten een plan van aanpak op te stellen. Besteed in het plan ook aandacht aan de benodigde (doorloop)tijd en personele capaciteit, de prioriteit ten opzichte van andere reguliere of projectmatige activiteiten en eventuele financiële consequenties. Het is belangrijk STAP 3.5 om mogelijke risico’s in kaart te brengen en vast te stellen welke maatregelen STAP 4 nodig zijn om de risico’s te beperken of te voorkomen. STAP 5

START

START

START

Resultaat Een plan van aanpak waarmee u goed voorbereid bent op de daadwerkelijke invoering van het BSN in uw organisatie.

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

GEBRUIK

GEBRUIK

Hulpvragen (vragen die u zich vooraf kunt stellen) • Op welk moment is het gebruik van BSN verplicht? • Hoeveel voorbereidingstijd schat ik in dat ik nodig heb? (Voor grote zorgaanbieders zal dit meer tijd vergen dan voor kleine zorgaanbieders) STAP 6 • Is het nodig/wenselijk een project in te richten? • Hoeveel capaciteit van anderen zal ik nodig hebben? STAP 7 • Wie is binnen mijn organisatie verantwoordelijk voor de invoering van het BSN? • Wie moet ik betrekken bij de invoering? • Wie moet ik betrekken bij de aanvraag van UZI­middelen? • Wat is de planning van de ICT­leverancier? • Wanneer wil ik het BSN gaan gebruiken in (al) mijn communicatie? GEBRUIK



VOORBEREIDING

START

STAP 1



Stappenplan Invoering BSN in de zorg

• • • • • • • • • • ClipboardPageNumber

• • • •

• •

Hoe ga ik de voortgang bewaken? Met wie ga ik wanneer waarover overleggen? Hoe ga ik om met verstoringen in doorlooptijd? Wie moet er over het plan van aanpak beslissen? Op welk moment dient er uiterlijk goedkeuring aan het plan van aanpak te worden gegeven? Aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan? Wat is mijn planning? Ga ik mijn eigen patiëntenadministratie schonen? Ga ik initieel vullen? Voor EMD/WDH­zorgaanbieders: ga ik de SBV­Z rechtstreeks bevragen of via het Landelijk Schakelpunt (LSP)? Tips: Lees voordat u uw plan van aanpak schrijft, eerst het gehele stappenplan door. Stel een gedetailleerde planning op. Abonneer u op de verschillende digitale nieuwsbrieven van VWS (abonneren via www.invoering­bsnz.nl), UZI (www.uziregister.nl) en SBV­Z www.sbv­z.nl). Via de www.invoering­bsnz.nl, wordt de mogelijkheid gecreëerd op interactieve wijze te bepalen welke stappen (en achterliggende acties) u moet doorlopen bij de invoering van het BSN in uw organisatie. Neem vroegtijdig contact op met uw ICT­leverancier over noodzakelijke aan­ passingen in de programmatuur en de bijbehorende doorlooptijden. Begin vroegtijdig met het aanvragen van UZI­middelen.

Meer informatie in Deel II: • Factsheet De Wbsn­z op hoofdlijnen • Factsheet Introductie BSN in de zorg • Factsheet Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg • Factsheet Gebruikers van het BSN in de zorg

Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

START

START

STAP 1

VOORBEREIDING

Start: Stap 

STAP 3.1

START

START

GEBRUIK

Doel Een besluit nemen over het plan van aanpak invoering BSN. START

GEBRUIK

Besluiten over plan van aanpak invoering BSN

START

VOORBEREIDING



STAP 2

STAP 3.2

STAP 3.3 VOORBEREIDING

START

STAP 4

VOORBEREIDING

STAP 3.5

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

START

START

Resultaat Een goedgekeurd plan van aanpak.

GEBRUIK VOORBEREIDING GEBRUIK

START

GEBRUIK START VOORBEREIDING GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

GEBRUIK

STAP 5

GEBRUIK

STAP 6

STAP 7

GEBRUIK

VOORBEREIDING GEBRUIK

GEBRUIK

GEBRUIK

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

STAP 3.4 Acties Het plan van aanpak wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de verantwoordelijke perso(o)n(en).

START VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

STAP 3.3 STAP 3.4

GEBRUIK

GEBRUIK

GEBRUIK

GEBRUIK

Voorbereiding: Stap . Aanvragen UZI-middelen

START

START

START

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

Doel Voor het bevragen van de SBV­Z is een UZI­servercertificaat of UZI­pas nodig. Om dit certificaat of deze pas aan te vragen, registreert u zich bij het UZI­register als 3.5 abonnee en STAP vraagt u UZI­servercertificaten of UZI­passen aan. STAP 4 Dit proces kent drie deelstappen (acties) die hieronder zijn toegelicht. STAP 5

GEBRUIK

START

GEBRUIK

START

START

GEBRUIK

Acties . Voorbereiden UZI­middelen Met behulp van de UZI­beslisboom kiest u welk UZI­middel en welke abonneevorm voor u en/of uw organisatie het meest geschikt zijn.

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

GEBRUIK

GEBRUIK

. Registratie als abonnee Om een UZI­servercertificaat of UZI­pas aan te kunnen vragen, dient u zich als abonnee bij het UZI­register te registreren. Deze registratie is eenmalig en heeft een doorlooptijd van tussen de  en de 0 werkdagen. VOORBEREIDING



STAP 3.2

VOORBEREIDING

STAP 3.1

START

START

START

Invoering BSN in de zorg

GEBRUIK

GEBRUIK

Stappenplan

STAP 6 GEBRUIK



3. Aanvraagprocedure UZI­middelen STAP 7 U kunt een UZI­pas of UZI­servercertificaat aanvragen met een formulier dat bij het UZI­register kan worden opgevraagd. Het is mogelijk de registratie als abonnee (actie ) en het aanvragen van UZI­ middelen (actie 3) in één stap te regelen. De procedure voor het aanvragen (en installeren) van UZI­middelen staat uitgebreid beschreven in de factsheet Aanvragen UZI­middelen. Resultaat De UZI­middelen zijn aangevraagd.

Stappenplan Invoering BSN in de zorg

Hulpvragen • Op welk moment ga ik het UZI­middel aanvragen? • Welke middelen moet ik aanvragen? • Wil ik één pas of meerdere?

Meer informatie in Deel II: • Factsheet UZI­beslisboom • Factsheet Aanvragen UZI­middelen



En verder: • Met vragen over het inschrijven bij het UZI­register en UZI­passen of UZI­ servercertificaten aanvragen kunt u zich wenden tot de servicedesk van het UZI­register, bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot .00 en van 3.00 tot 7.00 op 070­340600 of via info@uzi­register.nl.



GEBRUIK

Stappenplan

GEBRUIK

START VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

STAP 3.4

Aanpassen organisatie voor BSN START VOORBEREIDING GEBRUIK

GEBRUIK

Acties STAP 4 . U inventariseert welke organisatieaanpassingen er nodig zijn voor de invoering STAP 5 van het BSN en welke activiteiten daaruit voortvloeien.

VOORBEREIDING GEBRUIK

START

VOORBEREIDING

START

. Vervolgens voert u de geïnventariseerde organisatieaanpassingen door. U moet hierbij denken aan: • Het aanpassen van procedures en werkprocessen gericht op het: – Identificeren van de patiënt; – Opvragen en/of verifiëren van het BSN; – Opvragen van persoonsgegevens; – Initieel vullen (optioneel); – Verwerken van de antwoordgegevens (inclusief BSN) in de patiëntenadministratie (c.q. het zorginformatiesysteem); – Gebruik en beheer van een beveiligde verbinding met de SBV­Z met STAP 7 behulp van UZI­middelen. • Het vaststellen wie deze taken uitvoeren, waar deze taken uitgevoerd worden en welke overige administratieve handelingen dit vraagt (zie hulpvragen); • Het opstellen/aanpassen van protocollen en werkinstructies; • Het geven van instructies en/of opleiden van medewerkers (indien van toepassing); • Het opschonen van uw patiëntenadministratie (geadviseerd, niet verplicht, zie ook stap 5); • Het initieel vullen van uw patiëntenadministratie met BSN’s (optioneel, niet verplicht, zie ook stap 6 en Factsheet Initiële vulling). GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

GEBRUIK

STAP 3.5

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

START

START

Doel U bereidt uw organisatie voor op het gebruik van het BSN in de zorg.

STAP 6 GEBRUIK

Voorbereiding: Stap . GEBRUIK

VOORBEREIDING



STAP 3.3

GEBRUIK

START

STAP 3.2

GEBRUIK

VOORBEREIDING

STAP 3.1

START

Invoering BSN in de zorg

START

GEBRUIK



Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

Resultaat Het resultaat van deze stap is dat u organisatorisch bent voorbereid op de invoering van het BSN in de eigen organisatie.

ClipboardPageNumber

Hulpvragen (vragen die u zich vooraf kunt stellen): • Moet ik mijn werkproces aanpassen in verband met BSN? • Welke aanpassingen zijn nodig? • Op welk moment ga ik deze aanpassingen doorvoeren? • Welke functionaris zal het BSN opvragen en/of verifiëren, de identiteitscontrole uitvoeren en de persoonsgegevens opvragen? • Waar zal in mijn organisatie het BSN regulier opgevraagd worden? • Waar dienen patiënten zich te identificeren? • Op hoeveel afdelingen in mijn organisatie dienen patiënten zich te identificeren? • Wat betekent dit voor het inrichten van het proces? • Op welk moment en met welke informatie ga ik de betreffende functionaris(sen) informeren over deze werkzaamheden? • Moeten er mensen opgeleid worden in de BSN werkwijze? Zo ja: hoe en op welk moment ga ik dat doen? • Hoe en wanneer ga ik patiënten informeren?

•



Tip: Houd bij het aanpassen van de processen rekening met buitenlandse patiënten (die hebben vaak geen BSN), telefonische afspraken (dit i.v.m. de identiteitscontrole) en vervolgafspraken.

Meer informatie in Deel II: • Factsheet Identificatie en opvragen BSN • Factsheet Initiële vulling • Factsheet De diensten van de SBV­Z

START

Invoering BSN in de zorg

START

GEBRUIK

Stappenplan

START

0

VOORBEREIDING



STAP 3.3 VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

STAP 3.2

STAP 3.4

GEBRUIK

Aanpassen ICT voor BSN

VOORBEREIDING

START

Doel Het aanpassen van uw ICT (zorginformatiesysteem) behelst zowel het aanpassen van het systeem in verband met reguliere bevraging van het BSN bij de SBV­Z als het mogelijk maken van gegevensuitwisseling op basis van BSN3, zowel elektronisch als op papier. Als u daarnaast gebruik wilt maken van de dienst initiële STAP 5 vulling van de SBV­Z, moet ook hier systeemtechnisch iets voor geregeld worden door uw ICT­leverancier. GEBRUIK

STAP 4

GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

GEBRUIK

GEBRUIK

Voorbereiding: Stap .

START

Voorbereiden ICT­aanpassingen (actie zorgaanbieder en ICT­leverancier) U inventariseert welke ICT­aanpassingen nodig zijn en geeft aan uw ICT­ leverancier opdracht het systeem aan te passen. In de meeste gevallen zal uw leverancier al hebben geanticipeerd op de invoering van het BSN.

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

START

.

GEBRUIK

GEBRUIK

. Aanvragen UZI­testmiddelen (actie ICT­leverancier) Uw ICT­leverancier vraagt UZI­testmiddelen aan. Met behulp van de UZI­ beslisboom kan worden bepaald welke UZI­middelen u nodig heeft. STAP 7

3. Aanpassen ICT (actie ICT­leverancier) Op basis van uw inventarisatie en de technische specificaties van de SBV­Z realiseert uw ICT­leverancier uw BSN­release. 4. Het testen van de gegevensuitwisseling tussen het zorginformatiesysteem en de SBV­Z in een testomgeving (actie ICT­leverancier) Voor het testen van de gegevensuitwisseling van de aanpassing van uw ICT­ systeem met de SBV­Z, kan gebruik gemaakt worden van de testtool SBV­Z. Het doel van de testtool SBV­Z is drieledig: ten eerste om de technische aansluiting te testen, ten tweede om de authenticatie met de UZI­testpas of

3

Aangezien u verplicht bent het BSN te vermelden op verwijsbrieven, recepten etc., is het handig het zo te regelen dat het BSN automatisch wordt ingevoegd op de betreffende documenten zodat u dat niet steeds handmatig hoeft te doen.

Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

het UZI­testservercertificaat te testen en ten derde om de GBA­waardigheid van uw gegevensbestanden te testen. Het gaat hierbij alleen om de kwaliteit van de gegevensbestanden en niet om de juistheid van de gegevens. Een goede kwaliteit van bestanden verhoogt de kans op een match van door u aangeleverde gegevens met BSN’s. Resultaat Het resultaat van deze stap is dat de aanpassingen van uw ICT gereed zijn, maar nog niet geïnstalleerd.

ClipboardPageNumber

Hulpvragen • Pas ik alleen mijn zorginformatiesysteem aan of wil ik dat het BSN ook auto­ matisch op mijn declaraties en recepten wordt ingevoerd (i.p.v. handmatig)? • Ga ik de BSN processen uitvoeren met behulp van een UZI­servercertificaat of UZI­pas? • Ga ik initieel vullen? Voor welke patiënten ga ik dit doen en hoe ga ik dit verdelen? • Ga ik mijn bestanden schonen? • Wat ga ik doen met uitzonderingen? (bijvoorbeeld als u afwijkende gegevens retour krijgt of een bericht krijgt dat de betreffende persoon overleden is)? • Wil ik dat mijn ICT­systeem mij attendeert op afwijkende gegevens? • Hoeveel tijd gaat het kosten voordat deze aanpassingen gerealiseerd zijn? • Wanneer vraag ik (of mijn ICT­leverancier) UZI­testmiddelen aan? • Levert mijn ICT­leverancier ook nieuwe handleidingen, instructies en opleidingen op? • Wat kost de nieuwe programmatuur van mijn leverancier? Heb ik daar budget voor?

•

• • •

Tips: Het aanpassen van de ICT is geen sinecure. Verdiep u in de materie, neem tijdig en regelmatig contact op met uw ICT­leverancier en geef aan wat u van hem verwacht. Uw ICT­leverancier kan (nu) al een UZI­testcertificaat aanvragen. Dit is een voorwaarde om gebruik te maken van de testtool SBV­Z. Met de testtool van de SBV­Z kan uw ICT­leverancier op basis van testcases aantonen dat een zorgapplicatie werkt. Meer informatie over het bevragen vindt u in het document Zoekmechanisme BSN via de SBV­Z. Het document is primair bedoeld voor ICT­leveranciers.



Stappenplan Invoering BSN in de zorg



Meer informatie in Deel II: • Factsheet Gebruikerseisen BSN • Factsheet UZI­beslisboom • Factsheet De diensten van de SBV­Z • Factsheet Initiële vulling



En verder: • Servicedesk UZI­register, bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot .00 en van 3.00 tot 7.00 op 070­340600 of via info@uzi­register.nl. • www.uziregister.nl.



Documenten die uw ICT leverancier kan doornemen zijn: • Brief van VWS aan alle ICT­leveranciers (www.invoering­bsnz.nl) • Interfacebeschrijvingen (http://www.sbv­z.nl/hulpmiddelen/ technischespecificaties/) • Toelichting testscenario’s (http://www.sbv­z.nl/hulpmiddelen/ technischespecificaties/) • Zoekmechanisme BSN via de SBV­Z (http://www.sbv­z.nl/hulpmiddelen/ technischespecificaties/)



Documenten van uw ICT-leverancier (die u kunt doornemen): • Aanbieding programmatuur • Beschrijving oplossing BSN • Systeemdocumentatie en gebruiksdocumentatie

Stappenplan



START

START

Invoering BSN in de zorg

STAP 3.3 VOORBEREIDING

GEBRUIK

GEBRUIK

VOORBEREIDING



STAP 3.4

Voorbereiding: Stap . Ontvangen en installeren UZImiddelen

VOORBEREIDING

START

Doel De te ontvangen UZI­middelen moeten worden geïnstalleerd op uw ICT­systeem. Acties . Levering UZI­servercertificaat en/of UZI­pas Nadat de aanvraag door het UZI­register is gecontroleerd en ook de identiteitsvaststelling heeft plaatsgevonden wordt het UZI­servercertificaat en/ of de UZI­pas door het UZI­register geproduceerd en aan u geleverd.

GEBRUIK

STAP 5

GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

. Installatie en beveiliging Het servercertificaat moet op het systeem geïnstalleerd worden. Dit is een technische activiteit die meestal uitgevoerd zal worden door de beheerder of ICT­leverancier van het systeem waarvoor het UZI­servercertificaat wordt aangevraagd. Voor de UZI­pas moet een paslezer worden geïnstalleerd aan de hand van de instructie die wordt meegeleverd. Resultaat Uw UZI­pas of uw UZI­servercertificaat is ontvangen, geïnstalleerd en gereed voor gebruik.

STAP 7

ClipboardPageNumber

Hulpvragen Indien een servercertificaat is aangevraagd: wie gaat deze installeren? Wanneer moet e.e.a. geïnstalleerd worden? Indien een pas met paslezer is aangevraagd: wie gaat die installeren? Waar bewaart u de UZI­passen? Wie gaat testen of het certificaat en/of de pas werkt en wanneer?

• • • • •

• •

Tips: Neem als u de UZI­middelen gaat ophalen bij het postkantoor, hetzelfde identiteitsdocument mee als waarmee de UZI­middelen zijn aangevraagd. Zolang de Wbsn­z nog niet in werking is getreden, is expliciete toegang noodzakelijk voor het gebruik van de diensten van de SBV­Z. Deze toegang



Stappenplan Invoering BSN in de zorg

•

kunt u, nadat de UZI­middelen zijn ontvangen en geïnstalleerd, verkrijgen door een verzoek in te dienen bij de servicedesk van de SBV­Z (info@sbv­z.nl). Vraag uw ICT­leverancier hoe u het UZI­certificaat installeert in uw ICT­ systeem.



Meer informatie in Deel II: • Factsheet Aanvragen UZI­middelen



En verder: • De servicedesk van het UZI­register is bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot .00 en van 3.00 tot 7.00 op 070­340600 of via info@uzi­register.nl. • Informatie/documentatie van uw ICT­leverancier

GEBRUIK

GEBRUIK

STAP 4

VOORBEREIDING

START

STAP 3.5

VOORBEREIDING



VOORBEREIDING

START

Invoering BSN in de zorg

START

GEBRUIK

GEBRUIK

Stappenplan

Voorbereiding: Stap . GEBRUIK

GEBRUIK

GEBRUIK

STAP 5

Installeren ICT voor BSN

VOORBEREIDING GEBRUIK

START

VOORBEREIDING GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

START

Doel Het installeren van de BSN­release van uw programmatuur en het realiseren van een technische aansluiting van uw zorgsysteem (ICT) op de SBV­Z. Acties . Het installeren van de nieuwe programmatuur. GEBRUIK

STAP 6

. De technische aansluiting realiseren van uw ICT­systeem op de SBV­Z. STAP 7 3. Het testen van de gegevensuitwisseling tussen uw zorginformatiesysteem en de SBV­Z in de testomgeving. Resultaat Het resultaat van deze stappen is de installatie van de BSN­release en de realisatie van de technische aansluiting van uw ICT op de SBV­Z. Hulpvragen • Wanneer kan de gegevensuitwisseling tussen mijn ICT­systeem en de SBV­Z worden getest met de testtool SBV­Z? • Wat moet en wat wil ik testen? • Heb ik daarbij ondersteuning nodig van mijn ICT­leverancier?

Meer informatie: • Toelichting testscenario’s op http://www.sbv­z.nl/hulpmiddelen/ technischespecificaties/ • Op de SBV­Z website www.sbv­z.nl vindt u meer informatie over de testtool SBV­Z • Documentatie van uw ICT­leverancier (installatie­ en gebruikershandleiding)



STAP 3.5

GEBRUIK

START

STAP 4

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING



GEBRUIK

GEBRUIK

START

Invoering BSN in de zorg

VOORBEREIDING

GEBRUIK

Stappenplan

START



Voorbereiding: Stap  GEBRUIK

START VOORBEREIDING GEBRUIK

START

Doel Als afsluiting van de fase Voorbereiding wordt een end­to­end test uitgevoerd. Het doel hiervan is de (toekomstige) gebruikers het geheel van de (aangepaste) organisatie, de (aangepaste) ICT en UZI­middelen in samenhang te laten toetsen. In de end­to­end test moet worden vastgesteld dat alle organisatorische en technische maatregelen, die in verband met de invoering van het BSN moeten worden getroffen, in samenhang en in de praktijk goed werken. VOORBEREIDING

GEBRUIK

STAP 6

Uitvoeren end-to-end test

GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

GEBRUIK

GEBRUIK

STAP 5

STAP 7

Acties Het uitvoeren van de end­to­end test. Op basis van de resultaten wordt besloten (al dan niet) te starten met de fase Gebruik. Resultaat De end­to­end test is uitgevoerd en heeft geleid tot een beslissing over het moment waarop wordt gestart met de fase Gebruik. Hulpvragen • Wanneer ga ik de end­to­end test plannen? • Wanneer ga ik de end­to­end test voorbereiden? • Wanneer licht ik de (toekomstige) gebruikers in over de end­to­end test? • Wat heb ik nodig om deze test te kunnen uitvoeren en wie moet ik daarbij betrekken? • Wat zijn randvoorwaarden om de end­to­end test te kunnen uitvoeren? • Welke knelpunten zijn voor mij showstoppers? • Wat moet in ieder geval ‘goed’ worden bevonden nadat is getest? • Wie moet ik verder inlichten over de end­to­end test? • Hoe lang zal de end­to­end test gaan duren? (met hoeveel gebruikers en in welke omgeving?) • Hoe beslis ik dat de test al of niet gelukt is?

Stappenplan Invoering BSN in de zorg

Hulpvragen bij het uitvoeren van de end-to-end test • Kan ik communiceren op basis van het BSN (zowel intern als extern)? • Kan ik communiceren met de SBV­Z met behulp van een UZI­pas of UZI­ servercertificaat? • Kan ik het BSN opvragen en de resultaten vastleggen in mijn patiëntenadministratie? • Kan ik het BSN verifiëren en de resultaten vastleggen in mijn patiëntenadministratie? • Kan ik persoonsgegevens opvragen en het resultaat ervan vastleggen in mijn patiëntenadministratie? • Kan ik uitval verwerken? • Kan ik bestanden genereren, aanbieden en verwerken in de patiëntenadministratie met behulp van initiële vulling? (optioneel) • Is de uitvoering voldoende voorbereid om te kunnen starten met de reguliere bevraging? • Heb ik voldoende uitwijk indien het systeem niet functioneert? • Weten de medewerkers die belast zijn met de uitvoering waar zij met vragen en problemen terecht kunnen? • Moet ik regelen dat in de eerste fase gecontroleerd kan worden of het proces goed verloopt?

Meer informatie: • Uw eigen plan van aanpak • Uw beschrijving van de (aangepaste) werkprocessen • De handleiding bij uw aangepaste ICT­systeem





Voorbereiding: Stap 

VOORBEREIDING

VOORBEREIDING

GEBRUIK

GEBRUIK

Invoering BSN in de zorg

START

GEBRUIK

Stappenplan

START



STAP 4

GEBRUIK

GEBRUIK

STAP 5

Schonen bestanden (optioneel)

START VOORBEREIDING GEBRUIK

GEBRUIK

VOORBEREIDING

START

Doel Het schonen van uw administratie, met name op basis van de resultaten uit de testtool SBV­Z, verhoogt de kwaliteit van uw patiëntenadministratie. Het schonen van uw patiëntenadministratie is van belang voor het verhogen van een succesvolle bevraging van de SBV­Z en dient als voorbereiding op zowel het initieel vullen als het regulier bevragen. Acties STAP 7 De mate waarin een antwoord succesvol voorzien kan worden van BSN’s is in grote mate afhankelijk van de kwaliteit van de aangeleverde vraag. Wanneer u uw vraag aanbiedt voor initiële vulling of reguliere bevraging, is het daarom aan te bevelen uw patiëntenadministratie eerst op te schonen met gebruikmaking van de aanbevelingen uit de testtool SBV­Z. Het gaat hierbij om juistheid en volledigheid van de gegevens in uw patiëntenadministratie. Resultaat Het resultaat van deze stap is dat u over een geschoond bestand beschikt.

ClipboardPageNumber

Hulpvragen • Voor welke patiënten dient op korte termijn een BSN beschikbaar te zijn? • Moet ik mijn bestand ontdubbelen zodat van iedere patiënt slechts één dossier bestaat? • Zijn de vastgelegde persoonsgegevens volledig en correct? • Hoeveel tijd en capaciteit gaat het kosten het bestand te schonen? • Wie gaat er belast worden met het schonen van het bestand? • Op welke datum moet het bestand geschoond zijn?

•

•

Tips: In de pilots is gebleken dat het wenselijk is de kwaliteit van uw administratie vooraf te toetsen. Wanneer de kwaliteit onvoldoende is, is het koppelen van persoonsgegevens en BSN’s moeilijker en soms zelfs niet goed mogelijk. Let op evt. verschillen in notatie in uw eigen systeem en dat van de SBV­Z:

Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

­ ­ ­

­

Geboortedatum (jjjjmmdd) Achternaam (SBV­Z gebruikt de geslachtsnaam (dat is de naam die bij de geboorte is vastgelegd)) Het aantal beschikbare tekens voor het invoeren van de achternaam (beperking daarvan leidt tot onvolledige achternaam hetgeen het bevragen van de SBV­Z bemoeilijkt) Voorvoegsel achternaam (de SBV­Z heeft daarvoor een apart veld)

Meer informatie in Deel II: • Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV­Z.

GEBRUIK START VOORBEREIDING

START VOORBEREIDING

STAP 6

Gebruik: Stap  GEBRUIK



VOORBEREIDING

START

Invoering BSN in de zorg

GEBRUIK

GEBRUIK

Stappenplan

GEBRUIK

0

GEBRUIK

STAP 5

Initiële vulling (optioneel) STAP 7

Doel Het doel van de initiële vulling is uw administratie in één keer te vullen met BSN’s. Het grootste voordeel hiervan is dat u bij contact met de patiënten al beschikt over hun BSN en dus alleen nog de identiteit van de patiënten hoeft vast te stellen. Acties Het initieel vullen van een patiëntenadministratie kan op twee manieren uitgevoerd worden: • via de SBV­Z website door middel van bestandsuitwisseling; • via de SBV­Z webservice door middel van enkelvoudige vragen. Hoe werkt initieel vullen door middel van bestandsuitwisseling? U maakt een afspraak voor de initiële vulling via de SBV­Z website. Op basis van deze afspraak biedt u het bestand via een beveiligde verbinding bij de SBV­Z aan. De SBV­Z zorgt voor automatische aanvulling van de persoonsgegevens met BSN’s, op voorwaarde dat er een unieke match op basis van de aangeleverde persoonsgegevens is. Via eenzelfde beveiligde verbinding kunt u het bestand na initiële vulling weer ophalen en verwerken in uw patiëntenadministratie. Hoe werkt initieel vullen door middel van enkelvoudige vragen? U maakt een afspraak voor de initiële vulling via de SBV­Z webservice. Op basis van deze afspraak worden de enkelvoudige BSN opvragingen gesteld aan deze webservice binnen de vastgelegde tijdsperiode. De vragen aan deze webservice worden direct verwerkt. Indien vragen worden gesteld buiten de vastgelegde tijdsperiode dan worden deze afgekeurd. Hoe e.e.a. precies in zijn werk gaat staat uitgebreid beschreven in de Factsheet Initiële vulling.

Stappenplan



Invoering BSN in de zorg

Resultaat Een met BSN’s aangevulde patiëntenadministratie. Deze BSN’s kunnen pas voor het uitwisselen van medische gegevens gebruikt worden na het uitvoeren van identificatie van een patiënt.

ClipboardPageNumber

Hulpvragen • Welk deel van mijn patiëntenadministratie komt in aanmerking voor initiële vulling? • Welke persoonsgegevens lever ik aan voor de bepaling van het BSN? • Op welk moment ga ik een afspraak voor de initiële vulling bij de SBV­Z maken? • Hoe groot is het bestand dat ik ga aanleveren? • Hoe ga ik de resultaten van de initiële vulling verwerken in mijn patiëntenadministratie? • Hoe ga ik om met uitval?

• • •

• •

Tips: Zorg dat uw eigen patiëntenadministratie al goed op orde is voordat u initieel gaat vullen. Zorg dat u de principes van de zoekpaden goed kent: stel de goede vraag voor het juiste antwoord. Uw software moet de functie initiële vulling kunnen ondersteunen, dit vergt een (eenmalige) extra inspanning. Vooral de verwerking van het retourbestand van de SBV­Z kost ontwikkeltijd. Overweeg voor de ‘uitval’ (geen match) een sigaleringsmonitor te laten ontwikkelen door uw ICT­leverancier. Controleer de ontvangen gegevens goed.



Meer informatie in Deel II: • Factsheet Initiële vulling



En verder: • Gebruikershandleiding op www.sbv­z.nl

VOORBEREIDING



GEBRUIK

GEBRUIK

STAP 6

GEBRUIK START

(Klaar voor) Gebruik VOORBEREIDING

START

Invoering BSN in de zorg

ICT vrijgeven en werken volgens nieuwe procedures GEBRUIK

GEBRUIK

Stappenplan

VOORBEREIDING



START

GEBRUIK

STAP 5

STAP 7

Doel Vanaf een bepaalde datum zult u gaan werken met het BSN volgens de nieuwe procedures en met de nieuwe programmatuur. Om ervoor te zorgen dat vanaf dit omslagmoment alles goed verloopt, zal de nieuwe programmatuur moeten worden vrijgegeven voor gebruik en zult u de aangepaste werkwijzen moeten toepassen. Het verdient aanbeveling het omslagmoment goed te plannen en voor te bereiden om daarmee problemen vanaf het omslagmoment te voorkomen. Resultaat Vanaf dit moment zullen de gebruikers werken volgens de nieuwe procedures, gebruikmakend van de nieuwe ICT.

Stappenplan GEBRUIK

START



VOORBEREIDING

VOORBEREIDING



Invoering BSN in de zorg

START

GEBRUIK

STAP 5

GEBRUIK

GEBRUIK

Gebruik: Stap  STAP 7

Regulier bevragen BSN

Doel Bij uitwisseling van persoonsgegevens met gebruikmaking van het BSN zal zonder twijfel vast moeten staan op welke persoon het BSN en die gegevens betrekking hebben. Alleen dan kunnen persoonsgegevens en BSN vertrouwd en verantwoord worden uitgewisseld tussen zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Een zorgaanbieder zal daarom de eerste keer dat hij met een patiënt in contact komt nadat hij op grond van de Wbsn­z het BSN gaat gebruiken, altijd het volgende doen: • Formeel de identiteit vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument (als het gaat om een nieuwe patiënt) of zich vergewissen van de identiteit van de patiënt (als het gaat om een patiënt waar reeds een behandelrelatie mee is aangegaan); • Het correcte BSN bepalen en vastleggen. Dit geldt zowel voor nieuwe patiënten als voor patiënten die al eerder onder behandeling waren. Bij verdere contacten zal de zorgaanbieder zich ervan moeten vergewissen, dat de persoon hoort bij de persoonsgegevens inclusief het BSN. Pas als na deze handelingen vaststaat dat het BSN, de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen, mag het BSN worden gebruikt (zie figuur ).

Identiteit / Persoons gegevens

BSN

BSN

Identiteit / Persoons gegevens

Figuur 1: het BSN mag pas worden gebruikt als vaststaat dat het BSN en de persoon (identiteit) bij elkaar horen.



Stappenplan Invoering BSN in de zorg



Meer informatie in Deel II: • Factsheet De Wbsn­z op hoofdlijnen • Factsheet Introductie BSN in de zorg • Factsheet Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg • Factsheet De diensten van de SBV­Z • Factsheet Identificatie en opvragen BSN • Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van de patiënt • Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV­Z

Deel II

Deel II

A

A. Introductie BSN • • • • •

actsheet De Wbsn-z op hoofdlijnen F Factsheet Introductie BSN in de zorg Factsheet Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg Factsheet Gebruikerseisen BSN Factsheet De gebruikers van het BSN in de zorg

Factsheet



De Wbsn-z op hoofdlijnen



Factsheet De Wbsn-z op hoofdlijnen Inleiding In dit factsheet wordt op hoofdlijnen aangegeven wat de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn­z) inhoudt. De formele teksten waarop dit factsheet is gebaseerd, het Wetsvoorstel gebruik BSN in de zorg en de Memorie van toelichting gebruik BSN in de zorg, zijn te vinden via www.minvws.nl, dossier burgerservicenummer. Deze formele teksten blijven het uitgangpunt voor het gebruik van het BSN in de zorg. Het burgerservicenummer Met de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb; Kamerstukken II 005/06, 30 3) wordt het BSN geïntroduceerd. Alle ingezetenen van Nederland krijgen een BSN. Het BSN is een uniek persoonlijk nummer dat getalsmatig gelijk is aan het huidige sofinummer. Belangrijk verschil is dat alle overheidsinstanties het BSN gaan gebruiken, terwijl dat voor het sofinummer niet zo is. Met het burgerservicenummer kunnen persoonsgebonden gegevens doelmatig en betrouwbaar uitgewisseld worden binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Bij inwerkingtreding van de Wabb mogen overheidsinstanties voor de uitwisseling van persoonsgegevens gebruik maken van het BSN als persoonsnummer voor de burger. Voor de burger betekent dit dat hij in alle administraties van de overheid onder één en hetzelfde nummer bekend is, wat de communicatie met de overheid ook voor hem of haar eenvoudiger zal maken. De Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn­z; Kamerstukken I 006/07, 30 380) regelt dat ook binnen de zorgsector gebruik gemaakt kan worden van het BSN. Na inwerkingtreding van de Wbsn­z en een overgangsperiode van een jaar, zijn zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars verplicht het BSN van hun patiënten vast te leggen in hun administratie èn te gebruiken bij de onderlinge gegevensuitwisseling (zowel elektronisch als niet­elektronisch) over patiënten. Het wetsvoorstel bestrijkt de gehele zorgsector: de care, de cure en de openbare gezondheidszorg. Zorg is daarbij breed gedefinieerd: het gaat zowel om wettelijk verzekerde als aanvullend verzekerde zorg.



Factsheet De Wbsn-z op hoofdlijnen

Om te kunnen garanderen dat het juiste BSN aan de juiste persoon wordt gekoppeld moet de identiteit van de patiënt worden vastgesteld. Daarnaast moet het BSN van de cliënt worden opgevraagd of geverifieerd. Dit laatste is niet nodig als het BSN verkregen is van iemand die dat BSN al heeft opgevraagd of geverifieerd. Belangrijkste elementen uit de Wbsn-z Kern van de Wbsn-z De Wbsn­z regelt het verplicht gebruik van het BSN bij het vastleggen en uitwisselen van persoonsgegevens van cliënten door zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars in het kader van de verlening van, de indicatiestelling voor en de verzekering van zorg. De SBV-Z • Voor het vaststellen/controleren van het BSN van de cliënt kunnen zorgaanbieders gebruik maken van de diensten van de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV­Z). Bij de SBV­Z kan worden nagegaan: – of een nummer een BSN is; – of een bepaalde persoon een BSN heeft en zo ja, – welk nummer dat is; – aan welke persoon een bepaald BSN is toegekend; – of het identiteitsdocument in omloop is. • Er is voor zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars de mogelijkheid het BSN in één keer voor meerdere cliënten tegelijk op te vragen en te verstrekken (initiële vulling). Wat moeten zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars doen Voordat een BSN in de administratie kan worden opgenomen, is het noodzakelijk a. de cliënt te identificeren en b. het BSN op te vragen of te verifiëren. Dat gebeurt wanneer de cliënt zich voor het eerst meldt bij een zorgaanbieder. Vanaf het moment dat is vastgesteld dat BSN, de persoon en diens gegevens bij elkaar horen kunnen de persoonsgegevens van de cliënt worden ontsloten met het BSN.

a. Het identificeren van de cliënt • De identiteit van de cliënt wordt vastgesteld aan de hand van een document

Factsheet



De Wbsn-z op hoofdlijnen

• •



als bedoeld in artikel  van de Wet op de identificatieplicht. De zorgaanbieder neemt aard en nummer van het document op in zijn zorgadministratie. Als de zorgaanbieder al een behandelrelatie heeft met en al bekend is met de cliënt, heeft de zorgaanbieder t.a.v. deze patiënten geen identificatieplicht maar een vergewisplicht.

b. Het opvragen of verifiëren van het BSN • Een zorgaanbieder vraagt het BSN op bij een betrouwbare bron: de SBV­Z of de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA). • De zorgaanbieder hoeft het BSN niet zelf op te vragen of te verifiëren als hij het BSN heeft verkregen van een andere gebruiker van het BSN die de juistheid daarvan al eerder heeft vastgesteld. • Wanneer het BSN wordt doorgeleverd blijft de plicht bestaan om de cliënt bij het eerste contact te identificeren. • Wanneer er wordt getwijfeld aan de juistheid van het BSN dat is doorgegeven, moet het BSN alsnog worden opgevraagd of geverifieerd. • De zorgaanbieder neemt het BSN van de cliënt in zijn administratie op bij het vastleggen van persoonsgegevens met betrekking tot de zorgverlening. Daar­ onder valt ook de financieel­administratieve afhandeling van de verleende zorg. Meer informatie over Identificatie en Opvragen BSN is opgenomen in de gelijknamige factsheet. Spoedeisende hulp • In geval van spoedeisende hulp kan het gebeuren dat er geen tijd is eerst het BSN op te vragen of te verifiëren en/of de identiteit van de cliënt vast te stellen. In dat geval moet achteraf, alsnog uitvoering gegeven worden aan de verplichtingen uit de wet. • Als er al wel een BSN beschikbaar is van de patiënt, kunnen aan de hand daarvan wel zijn gegevens worden gebruikt. Deze gegevens kunnen immers een belangrijke bijdrage leveren aan de juiste hulp.



Dat wil zeggen een paspoort of een Nederlandse identiteitskaart, een Nederlands rijbewijs of een Nederlands vreemdelingendocument.



Factsheet De Wbsn-z op hoofdlijnen

Registers • Zorgaanbieders en indicatieorganen worden opgenomen in het UZI­register, zorgverzekeraars in het ZOVAR­register. Deze registers zijn ingesteld door de minister van VWS. • Alleen die zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars die staan ingeschreven in de registers krijgen de mogelijkheid om de faciliteiten van de SBV­Z te gebruiken. • De organisaties die de registers beheren, verstrekken geregistreerde zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars een zogenaamde UZI­ pas of UZI­servercertificaat waarmee ze toegang krijgen tot de SBV­Z. Toezicht De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) houdt toezicht op de wijze waarop inhoud wordt gegeven aan het begrip “verantwoorde zorg”. Het gebruik van het BSN maakt daar onderdeel van uit, omdat het BSN moet worden gebruikt in combinatie met het verwerken van medische gegevens van een cliënt. Belangrijk punt uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens Op grond van artikel 35 van de ‘Wet bescherming persoonsgegevens’ heeft een cliënt het recht om te weten welke zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars zijn gegevens hebben geraadpleegd. Zo kan de cliënt inzicht krijgen in welke zorgaanbieder, indicatieorgaan of zorgverzekeraar zijn: • BSN heeft opgevraagd. • BSN heeft geverifieerd. • Persoonsgegevens heeft opgevraagd. • Identiteitsdocument heeft gecontroleerd op geldigheid (in omloop zijn). Daarbij gaat het alleen om persoonsgegevens en niet om medische gegevens. Meer informatie www.invoering­bsnz.nl www.uziregister.nl www.sbv­z.nl

Factsheet



Introductie BSN in de zorg



Factsheet Introductie BSN in de zorg Inleiding Het burgerservicenummer (BSN) is een uniek persoonlijk nummer dat getalsmatig gelijk is aan het huidige sofinummer. Belangrijk verschil is dat alle overheidsinstanties het BSN gaan gebruiken, terwijl dat voor het sofinummer niet zo is. De wettelijke basis voor het BSN ligt in het Wetsvoorstel algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb). Waarom gebruik van het BSN in de zorg? Het BSN zal ook in de zorg gebruikt gaan worden. Invoering van het BSN in de zorg maakt een eind aan de verschillende nummers die zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars nu nog gebruiken. Het vermindert het aantal fouten bij het uitwisselen van financiële en medische gegevens. Het maakt ook het declareren eenvoudiger. Daarnaast voorkomt het persoonsverwisseling en geeft betere bescherming tegen identiteitsfraude. Het BSN is een voorwaarde voor het kunnen invoeren van het landelijk elektronisch patiëntendossier. Met ingang van de inwerkingtreding van de Wbsn­z is er eerst een overgangsperiode van een jaar waarin het BSN gebruikt mag worden door zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Als zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars van de mogelijkheid gebruik maken in deze overgangsperiode het burgerservicenummer te gebruiken dan moeten zij aan alle voorwaarden uit de Wbsn­z voldoen. Na de overgangsperiode moet het BSN verplicht gebruikt worden. De verplichting om het BSN te gebruiken zal gelden voor álle zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Zij moeten het BSN gebruiken bij het uitwisselen van gegevens over patiënten of cliënten. Dit betekent dat alle gebruikers met een betrouwbaar BSN moeten werken en er zeker van moeten zijn dat het nummer en de gegevens bij een bepaalde persoon horen. Wat houdt het gebruik van het BSN in de zorg onder andere in? Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars moeten het BSN gebruiken in hun administratie en in hun onderlinge communicatie over cliënten. Het BSN wordt ook gebruikt voor het versturen en betalen van rekeningen tussen zorgaanbieders en zorgverzekeraars.



Factsheet Introductie BSN in de zorg

Duidelijk moet zijn dat het juiste BSN bij de juiste persoon gebruikt wordt. Daarom moeten gebruikers van het BSN in de zorg, voordat ze het BSN van een patiënt in gebruik nemen, aan twee verplichtingen voldoen: zij moeten de identiteit van de cliënt vaststellen (identificatie) en het juiste BSN van de cliënt vaststellen. Pas na deze handelingen staat vast of het BSN, de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen en mag het BSN gebruikt worden. Identificatie houdt in dat een zorgaanbieder of indicatieorgaan bij een eerste contact met een nieuwe patiënt de identiteit van de patiënt vaststelt aan de hand van een geldig wettelijk identiteitsdocument. Wettelijke identiteitsdocumenten zijn: een paspoort, een Nederlands rijbewijs, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands vreemdelingendocument zoals bedoeld in de Vreemdelingenwet 000. De aard en het nummer van het identiteitsdocument worden opgenomen in de eigen administratie. Voor patiënten met wie al een behandelrelatie bestaat, geldt een andere situatie. De zorgaanbieder (of het indicatieorgaan) heeft ten aanzien van deze patiënten geen identificatieplicht, maar een vergewisplicht. Onder vergewissen wordt verstaan dat de zorgaanbieder zich ervan moet verzekeren wie de patiënt is. Dat kan door herkenning (als de zorgaanbieder de patiënt goed kent), maar dat kan ook met behulp van een wettelijk identiteitsdocument. De zorgaanbieder bepaalt hoe hij aan de vergewisplicht voldoet. Er rust dan ook een verantwoordelijkheid bij de zorgaanbieder, aangezien de betrouwbaarheid waarmee de zorgaanbieder de identiteit van de patiënt bepaalt, van doorslaggevende betekenis is voor de betrouwbaarheid van verwerkte (medische) persoonsgegevens. Om BSN’s te verwerken in de administratie en te kunnen gebruiken bij het uitwisselen van informatie zal een zorgaanbieder, indicatieorgaan of zorgverzekeraar de BSN’s moeten opvragen of verifiëren bij een betrouwbare bron. Een betrouwbare bron om BSN’s te verkrijgen is de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV­Z). De SBV­Z is speciaal opgericht voor de zorgsector om BSN’s te leveren en ontleent haar gegevens aan de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Een BSN kan ook overgenomen worden van een andere gebruiker van het BSN, die het nummer al heeft geverifieerd. Bij twijfel moet het BSN opnieuw opgevraagd worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer NAW­gegevens en BSN die meegeleverd worden op een verwijsbrief niet overeenkomen met de NAW­gegevens die tot dan toe over de betreffende patiënt in de administratie stonden.

Factsheet



Introductie BSN in de zorg

Hoe zit het met de veiligheid, betrouwbaarheid en privacy? Een zorgaanbieder moet er in het belang van zijn patiënt op kunnen vertrouwen dat medische gegevens die hij opvraagt met behulp van het BSN ook daadwerkelijk bij de juiste patiënt horen. En een patiënt moet erop kunnen vertrouwen dat een zorgaanbieder, een indicatieorgaan of zorgverzekeraar zorgvuldig omgaat met zijn persoonsgegevens. Om ongewenst gebruik van het BSN in de zorg te voorkomen heeft de minister van VWS voorwaarden gesteld aan de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en informatiebeveiliging. In het Wetsvoorstel gebruik BSN in de zorg (Wbsn­z) is ook opgenomen dat bestaande bevoegdheden en plichten voor het verwerken van persoonsgegevens in de zorgsector onverkort van kracht blijven. Met bestaande bevoegdheden en plichten wordt gedoeld op de Wet bescherming persoonsgegevens en Wet geneeskundige behandelovereenkomst. Zo vormt het niet hebben van een BSN bijvoorbeeld geen belemmering voor het verlenen van spoedeisende zorg.

Meer informatie www.invoering­bsnz.nl www.uziregister.nl www.sbv­z.nl www.invoering­epd.nl



Factsheet Introductie BSN in de zorg

Factsheet



Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg



Factsheet Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg Een zorgaanbieder moet er in het belang van zijn patiënt op kunnen vertrouwen dat medische gegevens die hij opvraagt met behulp van het BSN ook daadwerkelijk bij de juiste patiënt horen. En een patiënt moet er op kunnen vertrouwen dat een zorgaanbieder, een indicatieorgaan of zorgverzekeraar zorgvuldig omgaat met zijn persoonsgegevens. Om ongewenst gebruik van het BSN in de zorg te voorkomen heeft de minister van VWS voorwaarden gesteld aan de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en informatie­ beveiliging. Belangrijk daarbij is dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens en de uitgangspunten uit de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst. Er zijn drie sets randvoorwaarden. Randvoorwaarden

Uitwerking

 Zeker moet zijn dat de juiste persoonsgegevens van een patiënt worden vastgelegd én dat de verwerkte persoonsgegevens en medische gegevens betrekking hebben op díe betreffende patiënt.

Patiënt identificeren en BSN opvragen/ verifiëren bij een betrouwbare bron: ­ Om vast te stellen dat het om de juiste persoon gaat, moet u de identiteit van uw patiënt vaststellen met behulp van een wettelijk identiteitsdocument (identificatie­ plicht). Bij patiënten met wie u reeds een behandelrelatie heeft dient u zich van de (juiste) identiteit van de patiënt te vergewissen (vergewisplicht). ­ U moet het BSN van een patiënt, bij een eerste contact na het ingaan van de wet, opvragen of verifiëren bij de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV­Z), tenzij u het BSN kunt overnemen van een andere gebruiker waarvan vaststaat dat die het BSN al opgevraagd of geverifieerd heeft bij een betrouwbare bron.



Factsheet Randvoorwaarden gebruik BSN in de zorg

Randvoorwaarden

Uitwerking

 Waarborgen dat degene die de gegevens verwerkt of er inzage in krijgt, ook het recht heeft dat te doen. Medische persoonsgegevens mogen alleen worden geraadpleegd en bewerkt door zorgaanbieders die een behandelrelatie met de desbetreffende patiënt hebben.

Autorisatie en authenticatie van gebruikers: Er zijn gesloten authenticatiesystemen gecreëerd voor zorgaanbieders, indicatie­ organen en zorgverzekeraars. Zorgaanbieders en indicatieorganen ontvangen na inschrijving in het UZI­register een UZI­pas (voor personen) of een server­ certificaat (voor systemen). Zorgverzekeraars ontvangen na inschrijving in ZOVAR een servercertificaat (voor systemen). Zowel de passen als de servercertificaten geven toegang tot de SBV-Z. Logging van het gebruik: De SBV­Z legt vast wie welke dienst bij de SBV­Z heeft afgenomen: opvragen BSN, verifiëren BSN, opvragen persoonsgegevens etc. Zo kunnen achteraf eventuele onrechtmatige raadplegingen worden gesignaleerd. De gelogde gegevens kunnen steekproefsgewijs worden gecontroleerd. Beveiliging dataverkeer De gegevens die via een internetverbinding uitgewisseld worden tussen zorgaanbieder en de SBV­Z worden versleuteld zodat ze niet door onbevoegden gelezen kunnen worden.

3 Rechten van burgers

Mogelijkheid van informeren bij de SBV-Z: Iedere zorgconsument kan bij de SBV­Z vragen welke zorgaanbieder gegevens over hem heeft opgevraagd bij de SBV­Z (inzagerecht).

Factsheet



Gebruikerseisen BSN



Factsheet Gebruikerseisen BSN Inleiding Dit document bevat een overzicht van de eisen die gebruikers moeten stellen aan de noodzakelijke aanpassingen van hun ICT­systemen. Deze gebruikerseisen zijn opgesteld door het Programma Invoering EMD/WDH en BSN. Overigens zijn in dit kader de bestaande normen voor informatiebeveiliging in de zorg, waarvan u de formulering vindt in NEN 750, van kracht. De gebruikerseisen zijn onderverdeeld in eisen voor reguliere bevraging, initiële vulling, UZI en informatie­uitwisseling.

1.

Reguliere bevraging Met behulp van de reguliere bevraging kunt u het opvragen/verifiëren van burgerservicenummers voor (nieuwe) patiënten uitvoeren. Daarnaast kan de zorgaanbieder, het indicatieorgaan of de zorgverzekeraar via de reguliere bevraging persoonsgegevens opvragen op basis van het BSN en het in omloop zijn van een wettelijk identificatiedocument toetsen. Voorbereiden reguliere bevraging • [eis] gebruiker moet gewaarschuwd worden indien BSN nog niet vastgelegd is; • [eis] gebruiker moet gewaarschuwd worden indien patiënt nog niet geïdentificeerd is. Reguliere bevraging • [eis] gebruiker moet BSN kunnen opvragen bij SBV­Z; • [eis] gebruiker moet BSN kunnen verifiëren bij SBV­Z; • [eis] gebruiker moet persoonsgegevens op basis van een BSN kunnen opvragen bij SBV­Z; • [eis] gebruiker moet het ‘in omloop zijn’ van een wettelijk identiteitsdocument kunnen toetsen bij SBV­Z. Afhandeling Reguliere bevraging en identiteitscontrole • [eis] gebruiker moet (automatisch) BSN aan betreffende patiënt in lokale patiëntenadministratie kunnen koppelen, waarbij de volgende gegevens worden vastgelegd:



Factsheet Gebruikerseisen BSN

•

•

•

•



– [optioneel] datum en tijdstip van vastlegging; – [optioneel] UZI­nummer of andere unieke identificatie van de gebruiker. [eis] gebruiker moet aanvullende persoonsgegevens of uitzonderingen in lokale patiëntenadministratie kunnen vastleggen, waarbij de volgende gegevens worden vastgelegd: – [optioneel] datum en tijdstip van vastlegging; – [optioneel] UZI­nummer of andere unieke identificatie van de gebruiker; – [aanbeveling] de gebruiker heeft de mogelijkheid om in geval van afwijkingen zowel de door de patiënt aangereikte gegevens als de via SBV­Z ontvangen gegevens vast te leggen. Bijvoorbeeld het GBA­adres én het woonadres, de gemeente van inschrijving (GBA) én de woonplaats. [aanbeveling] gebruiker moet, indien een zoekvraag via een van de twee zoekpaden geen uniek BSN heeft opgeleverd, eenvoudig opnieuw kunnen zoeken via het andere zoekpad. Bij voorkeur kan de gebruiker de velden selecteren die bij de zoekactie gebruikt worden. [aanbeveling] het antwoord op een zoekvraag (d.w.z. persoonsgegevens die als resultaat van de functie ‘opvragen BSN’ of ‘verifiëren BSN’ worden gegeven) wordt zodanig gepresenteerd dat het antwoord voor de gebruiker in één oogopslag vergelijkbaar is met de reeds opgenomen gegevens van de patiënt uit de zorgadministratie. Afwijkingen in gegevens tussen vraag en antwoord worden daarbij herkenbaar weergegeven. Er is een mogelijkheid om alle details van het antwoord te kunnen bekijken. [aanbeveling] gebruiker moet bij het inschrijven van een nieuwe patiënt de persoonsgegevens die zijn opgevraagd via de functie ‘Opvragen persoonsgegevens’ eenvoudig kunnen overnemen in de zorgadministratie. Daarbij moet het mogelijk zijn om deze gegevens in geval van afwijkingen aan te vullen met door de patiënt aangereikte gegevens, bijvoorbeeld het GBA­ adres én het woonadres, de gemeente van inschrijving (GBA) én de woonplaats.

Uitzonderingen zijn: – de gegevens in de patiëntenadministratie van de zorgaanbieder zijn afwijkend van de gegevens verkregen via de SBV­Z; – de betreffende persoon is overleden, geëmigreerd of er worden wegens een ministerieel besluit geen gegevens meer bijgehouden; – er is een beperking op de gegevensverstrekking (door de GBA) van toepassing; – gegevens zijn in onderzoek (door de GBA).

Factsheet



Gebruikerseisen BSN

•

[eis] gebruiker moet controle op wettelijk identiteitsdocument in lokale patiëntenadministratie kunnen vastleggen, waarbij de volgende gegevens worden vastgelegd: – [eis] aard en nummer wettelijk identiteitsdocument; – [optioneel] resultaat van de controle; – [optioneel] datum en tijdstip van vastlegging; – [optioneel] UZI­nummer of andere unieke identificatie van de gebruiker.

Gerelateerde technische documentatie Zie www.sbv­z.nl/hulpmiddelen/technischespecificaties voor de gerelateerde technische documentatie: • Interfacebeschrijving SBV­Z – XIS; • Conformanceprofiel SBV­Z HL7v3 interacties; • XML­materialen; • Toelichting testscenario’s SBV­Z. 2.

Initiële vulling De initiële vulling is een eenmalige dienst die aan de gebruikers van het BSN in de zorg wordt aangeboden om hun patiëntenadministratie initieel te laten vullen met BSN’s. Hiertoe koppelt de SBV­Z de door zorgaanbieder aangeleverde persoonsgegevens aan het juiste BSN. Het uitvoeren van een initiële vulling is niet verplicht. Het initieel vullen van een patiëntenadministratie kan op twee manieren uitgevoerd worden:



A. Via de SBV-Z website door middel van bestandsuitwisseling Voorbereiden initiële vulling • [eis] gebruiker moet persoonsgegevens naar een conversiebestand voor initiële vulling kunnen exporteren; • [eis] gebruiker moet een conversiebestand kunnen ‘uploaden’ naar de SBV­Z (via website SBV­Z); • [eis] gebruiker moet een afspraak voor initiële vulling kunnen maken via de SBV­Z website. Afhandeling initiële vulling • [eis] gebruiker moet een, door de SBV­Z verwerkt, conversiebestand kunnen ‘downloaden’ van de SBV­Z (via website SBV­Z);



Factsheet Gebruikerseisen BSN

•

•

•



[aanbeveling] gebruiker wordt ondersteund bij de analyse van het retourbestand, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar antwoorden met kenmerk ‘Goed’, ‘Goed met afwijkingen’ en ‘Fout’. Hierbij moet de mogelijkheid bestaan om per patiënt de gegevens uit het vraagbestand en het retourbestand in één oogopslag met elkaar te kunnen vergelijken. Afwijkingen tussen vraag en antwoord zijn daarbij herkenbaar weergegeven, zodat eenduidig kan worden vastgesteld wat de waarde is van het antwoord ten opzichte van de oorspronkelijke vraag. Er is een mogelijkheid om alle details van het antwoord te kunnen bekijken. [eis] gebruiker moet BSN’s vanuit (door SBV­Z) verwerkt conversiebestand in lokale patiëntenadministratie kunnen koppelen, waarbij de volgende gegevens worden vastgelegd: – [optioneel] datum en tijdstip van vastlegging; – [optioneel] UZI­nummer of andere unieke identificatie van de gebruiker; – [aanbeveling] voor afwijkende gegevens heeft de gebruiker de mogelijkheid om zowel de oorspronkelijke gegevens als de via SBV­Z ontvangen gegevens vast te leggen. Bijvoorbeeld het GBA­adres én het woonadres, de gemeente van inschrijving (GBA) én de woonplaats. [aanbeveling] gebruiker moet vervolgens de onderstaande situaties handmatig kunnen langslopen, zonodig aanvullen/wijzigen en/of zonodig ontkoppelen van het BSN: – patiënten voor wie aanvullende persoonsgegevens zijn gevonden; – patiënten voor wie uitzonderingen zijn gevonden; – patiënten met verschillende lokale patiëntnummers die aan éénzelfde BSN zijn gekoppeld; – patiënten die helemaal niet aan een BSN gekoppeld konden worden (uitval).

Uitzonderingen zijn: – de gegevens in de patiëntenadministratie van de zorgaanbieder zijn afwijkend van de gegevens verkregen via de SBV­Z; – de betreffende persoon is overleden, geëmigreerd of er worden wegens een ministerieel besluit geen gegevens meer bijgehouden; – er is een beperking op de gegevensverstrekking (door de GBA) van toepassing; – gegevens zijn in onderzoek (door de GBA).

Factsheet



Gebruikerseisen BSN



B. Via de SBV-Z webservice door middel van enkelvoudige vragen Voorbereiden initiële vulling • [eis] gebruiker moet een afspraak voor initiële vulling kunnen maken via de SBV­Z webservice (enkelvoudige vragen). Initiële vulling • [eis] gebruiker moet BSN kunnen opvragen bij de SBV­Z. Afhandeling Initiële vulling • [aanbeveling] gebruiker wordt ondersteund bij de analyse van de antwoorden, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar antwoorden met kenmerk ‘Goed’, ‘Goed met afwijkingen’ en ‘Fout’. Hierbij moet de mogelijkheid bestaan om per patiënt de gegevens uit het vraagbestand en het retourbestand in één oogopslag met elkaar te kunnen vergelijken. Afwijkingen tussen vraag en antwoord zijn daarbij herkenbaar weergegeven, zodat eenduidig kan worden vastgesteld wat de waarde is van het antwoord ten opzichte van de oorspronkelijke vraag. Er is een mogelijkheid om alle details van het antwoord te kunnen bekijken. • [eis] gebruiker moet BSN’s in lokale patiëntenadministratie kunnen koppelen, waarbij de volgende gegevens worden vastgelegd: – [optioneel] datum en tijdstip van vastlegging; – [optioneel] UZI­nummer of andere unieke identificatie van de gebruiker; – [aanbeveling] voor afwijkende gegevens heeft de gebruiker de mogelijkheid om zowel de oorspronkelijke gegevens als de via SBV­Z ontvangen gegevens vast te leggen. Bijvoorbeeld het GBA­adres én het woonadres, de gemeente van inschrijving (GBA) én de woonplaats. • [aanbeveling] gebruiker moet vervolgens de onderstaande situaties handmatig kunnen langslopen, zonodig aanvullen/wijzigen en/of zonodig ontkoppelen van het BSN: – patiënten voor wie aanvullende persoonsgegevens zijn gevonden; – patiënten voor wie uitzonderingen zijn gevonden; – patiënten met verschillende lokale patiëntnummers die aan éénzelfde BSN zijn gekoppeld; – patiënten die helemaal niet aan een BSN gekoppeld konden worden (uitval). Gerelateerde technische documentatie Zie www.sbv­z.nl/hulpmiddelen/technischespecificaties voor de gerelateerde technische documentatie:



Factsheet Gebruikerseisen BSN

• • • • 3.

Interfacebeschrijving IV SBV­Z – XIS; Conformanceprofiel SBV­Z HL7v3 interacties; XML­materialen; Toelichting testscenario’s SBV­Z.

UZI-register Om een BSN te kunnen opvragen/verifiëren, initieel te vullen, persoonsgegevens te kunnen opvragen of het in omloop zijn van een wettelijk identiteitsdocument te toetsen, dient de zorgaanbieder of het indicatieorgaan zich te authenticeren bij de SBV­Z middels een UZI­servercertificaat of UZI­pas. Inloggen door zorgaanbieders en indicatieorganen • Gebruiker moet een sessie kunnen starten door: – [eis] gebruik te maken van een UZI­servercertificaat, óf – [eis] het invoeren van zijn UZI­pas op de werkplek, en het desgevraagd invoeren van de bijbehorende toegangscode (pincode). Uitloggen door zorgaanbieders en indicatieorganen • [eis] gebruiker moet een sessie op commando kunnen afsluiten; • [eis] een sessie voor de reguliere bevraging moet in de volgende gevallen automatisch worden afgesloten: – wanneer de UZI­pas uit de kaartlezer wordt verwijderd.

4.

Informatie-uitwisseling Na het van kracht worden van de Wet gebruik BSN in de zorg mogen gegevens over patiënten alleen worden uitgewisseld indien ook het BSN is vermeld. Dit geldt zowel voor het elektronisch als het op papier uitwisselen van informatie. Voorbeelden van deze uitwisseling zijn onder andere: – elektronische recept­/retourreceptberichten en papieren recepten (NB.: het BSN moet op het recept worden afgedrukt); – (elektronische) labberichten, radiologieverslagen, etc.; – (elektronische) ontslag­ en specialistenbrieven; – (elektronische) facturen. •

[eis] indien tussen zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars informatie over een patiënt wordt uitgewisseld, dient in ieder geval het BSN van de patiënt te worden vermeld. Het betreft zowel de uitwisseling op papier als in elektronische vorm.

Factsheet



De gebruikers van het BSN in de zorg



Factsheet De gebruikers van het BSN in de zorg Het BSN zal over de hele zorgsector gebruikt gaan worden: door zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen. Zorgaanbieders Bij zorgaanbieders gaat het om: • Zorginstellingen, die voldoen aan de criteria uit de Kwaliteitswet Zorginstellingen; • Alle beroepsbeoefenaren als bedoeld in de artikelen 3 en 34 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG) (zie kader). Indicatieorganen Bij indicatieorganen gaat het om: • Het indicatieorgaan voor cliënten die gebruik maken van AWBZ­instellingen: het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ); • De indicatieorganen in de jeugdzorg: de Bureaus Jeugdzorg, voor zover het gaat om zorg. Zorgverzekeraars Een zorgverzekeraar is degene bij wie de patiënt zichzelf verzekert voor zorg (inclusief zorgkantoren). Dit handboek gaat verder niet in op de invoering van het BSN bij zorgverzekeraars (en zorgkantoren).



Voor de goede orde wordt opgemerkt dat zorgverzekeraars in het stelsel van gegevensuitwisseling uitsluitend toegang hebben tot algemene (financieel­administratieve) gegevens, nodig voor het afhandelen van het declaratieverkeer. Zij hebben geen toegang tot medische gegevens.



Factsheet De gebruikers van het BSN in de zorg



Beroepsgroepen die zijn opgenomen in artikel 3 van de Wet BIG, zijn: • Artsen; • Tandartsen, tandarts­specialisten; • Apothekers; • Gezondheidszorgpsychologen; • Psychotherapeuten; • Fysiotherapeuten; • Verloskundigen; • Verpleegkundigen.



e artikel 34 beroepsgroepen van de Wet BIG die zijn opgenomen in het D Kwaliteitsregister Paramedici zijn: • Diëtisten; • Ergotherapeuten; • Huidtherapeuten; • Logopedisten; • Mondhygiënisten • Oefentherapeuten; • Optometristen; • Orthoptisten; • Podotherapeuten; • Apothekersassistenten; • Klinisch fysicus (worden waarschijnlijk per 008 in artikel 34a opgenomen); • Radiodiagnostisch laboranten; • Radiotherapeutisch laboranten; • Tandprotheticus; • Verzorgende in de individuele gezondheidszorg.

B

B. Over SBV-Z • F actsheet De diensten van de SBV-Z • Factsheet Initiële vulling

Factsheet



De diensten van de SBV-Z



Factsheet De diensten van de SBV-Z De Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV­Z) is verantwoordelijk voor het leveren van een aantal diensten voor de zorgsector rond invoering en gebruik van het BSN. De SBV­Z is een onderdeel van het agentschap CIBG, uitvoerings­ organisatie van het ministerie van VWS. De SBV­Z heeft via de Beheervoorziening BSN van het ministerie van BZK toegang tot de gegevens van de GBA, waaronder dus het BSN. De SBV­Z levert de volgende diensten: A. Initiële vulling; B. Opvragen BSN (wat is het BSN van deze patiënt?); C. Verifiëren BSN (horen dit BSN en deze persoonsgegevens bij elkaar?); D. Opvragen persoonsgegevens (wat zijn de persoonsgegevens bij dit BSN?); E. Toetsen van het wettelijk identiteitsdocument (WID­controle); F. Servicedesk; G. Foutenmeldpunt; H. Inzagerecht. Aan deze diensten zijn geen kosten verbonden.



A. Initiële vulling Om de zorgsector te ondersteunen bij de invoer van het BSN, biedt de SBV­Z de mogelijkheid bestanden met persoonsgegevens van patiënten in één keer aan te vullen met BSN’s: de zogenoemde ‘initiële vulling’. Initiële vulling biedt de gebruiker van het BSN in de zorg de volgende voordelen: bij het eerste patiëntencontact beschikt men al over een BSN zodat het niet opnieuw ingevoerd hoeft te worden; • men krijgt de mogelijkheid om in één keer de persoonsgegevens van zijn patiëntenregistratie te actualiseren waardoor de persoonsgegevens overeenkomen met de persoonsgegevens uit de GBA; •



Zie Factsheet initiële vulling



Factsheet De diensten van de SBV-Z

•

de administratie van de gebruiker van het BSN in de zorg kan verder opgeschoond worden (ontbrekende gegevens, ontdubbelen, etc.) aan de hand van de resultaten van de initiële vulling.

Voordat medische gegevens mogen worden uitgewisseld, moet u zich ervan vergewissen dat de patiënt en het BSN dat u verkregen heeft via initiële vulling bij elkaar horen. Initiële vulling is niet verplicht. Het is vooral van belang voor categorieën zorgaanbieders en indicatieorganen die hun bestand snel na de invoering van de Wbsn­z gaan uitwisselen en daarvoor BSN’s nodig hebben.

B. Opvragen BSN Dit houdt in dat de zorgaanbieder het BSN van een patiënt opvraagt op het moment dat hij contact heeft met de patiënt (voor zover niet al via initiële vulling verkregen). Een zorgaanbieder zal dit doen wanneer hij een nieuwe patiënt krijgt, van wie hij het BSN niet van een andere betrouwbare bron heeft ontvangen. Hiervoor kan de zorgaanbieder gebruik maken van de dienst ‘opvragen BSN’: het opvragen van het BSN op basis van een set identificerende persoonsgegevens (wat is het BSN van deze patiënt?)



C. Verifiëren BSN Als een zorgaanbieder het BSN van een patiënt al wel heeft ontvangen maar twijfelt aan de juistheid ervan, kan hij gebruik maken van de dienst ‘verifiëren BSN’: het verifiëren van een BSN en de bijbehorende set identificerende persoonsgegevens (horen dit BSN en deze persoonsgegevens bij elkaar).



D. Opvragen persoonsgegevens Met de dienst ‘opvragen persoonsgegevens’ biedt de SBV­Z, de gebruikers van het BSN in de zorg de mogelijkheid om op basis van het BSN de bijbehorende (identificerende) persoonsgegevens op te vragen.





Bijvoorbeeld huisartsen die eens per kwartaal gegevens uitwisselen met zorgverzekeraars voor de declaratie van inschrijfgeld gaan initieel vullen.

Factsheet



De diensten van de SBV-Z



E. Toetsen in omloop zijn van het wettelijk identiteitsdocument (WID-controle) Via de SBV­Z controleert de zorgaanbieder zo nodig of het door de patiënt getoonde wettelijke identiteitsdocument nog in omloop is.



F. Servicedesk Om zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars te ondersteunen bij het invoeren van het BSN heeft de SBV­Z een servicedesk ingericht. Deze servicedesk kunt u benaderen voor ondersteuning bij het invoeren van het BSN, algemene informatievragen over het gebruik van het BSN en klachten (schriftelijk). De servicedesk is op de volgende wijze te bereiken: • telefonisch: op werkdagen van 09.00 tot .00 uur en van 3.00 tot 7.00 uur. Het telefoonnummer is 070­340 7005. • e­mail: info@sbv­z.nl • schriftelijk: SBV­Z, postbus 64, 500 BC te Den Haag.



G. Foutenmeldpunt Indien het vermoeden bestaat dat er iets mis is in de combinatie BSN en persoonsgegevens kan dit aangemeld worden bij de servicedesk SBV­Z als een foutvermoeden. Het foutvermoeden wordt vervolgens bij de BV BSN3 in onderzoek gegeven. Voor de terugkoppeling over het resultaat dient u rekening te houden met een verwerkingstijd van twee weken.



H. Inzagerecht Tot slot maakt de SBV­Z het zogenoemde inzagerecht mogelijk: elke burger (zorgconsument) kan bij de SBV­Z navragen of én welke zorgaanbieders zijn gegevens hebben opgevraagd of geverifieerd en of er een WID­controle is uitgevoerd. Zie www.sbv­z.nl/debsndiensten voor een nadere beschrijving van de BSN­ diensten.

3

De Beheervoorziening BSN (BV BSN) is een sectoroverstijgend portaal bij het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten van het ministerie van BZK. Sectorale berichtenvoorzieningen zoals de SBV­Z zijn ‘poorten’ tot de BV BSN.



Factsheet De diensten van de SBV-Z

Factsheet



Initiéle vulling



Factsheet Initiële vulling Wat is initiële vulling? Initiële vulling is een dienst van de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV­Z). Deze dienst wordt aangeboden aan zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars (de gebruikers van het BSN in de zorg) om hun patiënten­ administratie (c.q. zorginformatiesysteem) initieel te laten vullen met burgerservicenummers (BSN’s). Hiertoe koppelt de SBV­Z de door de gebruikers aangeleverde persoonsgegevens aan het juiste BSN. Het resultaat hiervan is een met BSN’s aangevulde patiëntenadministratie. Overigens kunnen die BSN’s pas voor het uitwisselen van medische gegevens gebruikt worden ná het uitvoeren van het proces van identificatie van een patiënt. U beslist zelf of u gebruik wilt maken van initiële vulling. Het initieel vullen van een patiëntenadministratie kan op twee manieren uitgevoerd worden: • via de SBV­Z website door bestandsuitwisseling, bedoeld voor alle zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars; • via de SBV­Z webservice door middel van opvragingen, bedoeld voor eerste lijnszorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars met maximaal 5.000 cliënten. Beide vormen van initieel vullen kennen eigen regels en aandachtspunten waardoor de ene optie beter bij uw organisatie zal passen dan de andere. Waarom initiële vulling? Bij de invoering van de Wet gebruik BSN in de zorg (Wbsn­z) zijn gebruikers verplicht met het BSN te gaan werken. Alle gebruikers staan voor de keuze hoe zij hun patiëntenadministratie het beste met BSN’s kunnen vullen.



Opvraging/vraag: op basis van persoonsgegevens wordt een BSN gezocht



Factsheet Initiéle vulling

De voordelen van initiële vulling zijn: • dat u zelf het moment van opvragen kunt kiezen (bijvoorbeeld in daluren); • dat u een indicatie krijgt van de kwaliteit van de persoonsgegevens in uw patiëntenadministratie; • dat uw patiëntenadministratie opgeschoond kan worden aan de hand van de resultaten van de initiële vulling; • dat uw patiëntenadministratie in een kort tijdsbestek is gevuld met BSN’s; • dat u bij contact met de patiënten al beschikt over geverifieerde BSN’s en alleen nog identificatie van de patiënten nodig is. Aandachtspunten zijn: • De SBV­Z heeft als hulpmiddel een (excel)tool ontwikkeld om u te helpen het bestand geschikt te maken om aan te bieden voor initiële vulling (www.sbv­z.nl → hulpmiddelen → exceltool). • De gegevens in uw patiëntenadministratie moeten voor het opvragen van juiste BSN’s zo veel mogelijk overeenkomen met de manier waarop gegevens in de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens staan geregistreerd (GBA­waardigheid). De wijze waarop gegevens in de GBA staan geregistreerd vindt u op de website van de SBV­Z (www.sbv­z.nl → hulpmiddelen → testtool → toelichting testscenario’s, blz. 7). U kunt de ‘GBA­ waardigheid’ van uw gegevens toetsen door de testtool te gebruiken, dat kan veel fouten voorkomen wanneer u daadwerkelijk initieel gaat vullen. • U kunt maximaal drie afspraken maken voor initiële vulling. • Bij het vaststellen van de identiteit van de patiënt kunt u pas nagaan of het BSN dat u ontvangen heeft, inderdaad hoort bij de persoon van wie u het nummer heeft opgevraagd. Voorbereiding voor initiële vulling • Neem contact op met uw ICT­leverancier. Hij kan uw zorginformatiesysteem aanpassen om met de SBV­Z te kunnen communiceren; • Zorg dat uw administratie op orde is. Alle persoonsgegevens die u gebruikt om BSN’s op te vragen, te verifiëren, of om een WID controle mee uit te •



voeren moeten overeenkomen met wat er in de GBA staat; Gebruik de testtool om de aansluiting van uw systeem op de SBV­Z te testen. Controleer daarbij de GBA­waardigheid van uw patiëntenadministratie.

WID­controle: het toetsen van (de geldigheid van) een wettelijk identiteitsdocument

Factsheet



Initiéle vulling

Initiële vulling door bestandsuitwisseling via de website U maakt een afspraak voor de initiële vulling via de SBV­Z website. Op basis van deze afspraak biedt u uw bestand(en) via een beveiligde verbinding aan bij de SBV­Z. De SBV­Z zorgt voor automatische aanvulling van de persoonsgegevens met BSN’s op voorwaarde dat er een unieke match is op basis van de aangeleverde persoonsgegevens. Via eenzelfde beveiligde verbinding kunt u het bestand na initiële vulling weer ophalen en verwerken in uw patiëntenadministratie. Kort gezegd: • u maakt een afspraak; • u verstuurt uw bestand(en) (uploaden); • u downloadt de met BSN’s aangevulde bestand(en) en verwerkt deze in uw administratie. Deze stappen staan nauwkeurig beschreven in de gebruikershandleiding die op de website van de SBV­Z is gepubliceerd (www.sbv­z.nl → hulpmiddelen → gebruikershandleiding, blz. 8). Initiële vulling door bestandsuitwisseling via de website kent een aantal aandachtspunten: • Per afspraak kunt u één of meer bestanden aanleveren van elk maximaal 50 Mb. • Per afspraak kunt u maximaal  miljoen vragen aanleveren. • Om uw hele patiëntenadministratie te voorzien van BSN’s kunt u maximaal drie afspraken maken. Per gebruiker kan er één afspraak tegelijkertijd worden geregistreerd. Pas na verwerking van een afspraak kan een nieuwe afspraak ingepland worden. Initiële vulling door middel van enkelvoudige vragen via de webservice U maakt een afspraak voor initiële vulling via de SBV­Z webservice. Op basis van deze afspraak worden enkelvoudige BSN opvragingen gesteld aan deze webservice binnen de vastgelegde tijdsperiode. De ‘vragen’ aan deze webservice worden direct verwerkt. Als er ‘vragen’ worden gesteld buiten de vastgelegde tijdsperiode dan worden die afgekeurd. Kort gezegd: • u maakt een afspraak via de webservice; • u levert de ‘vragen’ aan; • u verwerkt de ontvangen BSN’s in uw administratie.



Factsheet Initiéle vulling

Initiële vulling via de webservice kent ook een aantal aandachtspunten: • Om uw hele patiëntenadministratie te voorzien van BSN’s kunt u maximaal drie afspraken maken met een maximum van één afspraak per dag. Pas na verwerking van die afspraak kan een nieuwe afspraak ingepland worden. • Een afspraak heeft een tijdslot van  uur en is inplanbaar op de even uren. • Per afspraak kunt u maximaal 5.000 vragen aanbieden met een maximum van 7.500 per uur (dit betekent  vraag per 0,48 seconde). Wat hebt u nodig? • een door uw ICT­leverancier aangepast zorginformatiesysteem (de technische specificaties staan op de website van de SBV­Z: www.sbv­z.nl → hulpmiddelen → technische specificaties); • een browser voor het benaderen van de SBV­Z website; • een UZI­pas of een UZI­servercertificaat (voor zorgaanbieders en indicatieorganen) of een ZOVAR­servercertificaat (voor zorgverzekeraars). Zonder pas of servercertificaat is het niet mogelijk om gebruik te maken van de SBV­Z diensten. Meer informatie over het aanvragen van een UZI­pas of een UZI­ servercertificaat vindt u op de website van het UZI­register: www.uziregister.nl. Voor meer informatie over het ZOVAR­servercertificaat kunt u een e­mail sturen naar [email protected]. Meer informatie? Indien u meer informatie wenst, kunt u terecht op de website van de SBV­Z: www.sbv­z.nl U kunt ook een e­mail sturen naar: info@sbv­z.nl of bellen met: (070) 340 7005

C. Over UZI1 • Factsheet UZI-beslisboom • Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

C

1

Op www.uzi-register.nl wordt u op duidelijke wijze begeleid door de volgende processen: - Welk type abonnee past het best bij mij? - De registratie als abonnee. - Welk(e) soort(en) UZI-pas(sen) heb ik nodig? - De aanvraag van de UZI-pas of UZI-servercertificaat. In de volgende factsheets staan deze processen voor u op papier.

Factsheet



UZI-beslisboom



Factsheet UZI-beslisboom Onderstaande beslisboom helpt u bij het maken van de voor u meest geschikte keuze voor UZI­middelen. 1.

Start

2.

EMD/WDHzorgaanbieder?

Nee

Ja 8.

Alleen BSNdiensten?

Nee

Ja 9.

Nee (dus via SBV-Z)

11.

Art 3 of Art 34beroep?

Via LSP?

3.

Voldoet aan beveiligings- en overige eisen?

Ja

Nee

12.

5.

Ja

Nee

Ja 4.

6.

UZI-servercertificaat (openbaar netwerk)

13.

UZI-pas Zorgverlener

Art 3 of Art 34beroep?

Ja

Nee

7.

10.

UZI-pas Medewerker (niet) op naam

UZI-pas Zorgverlener

UZI-servercertificaat (besloten netwerk)

14.

Valt onder KWZ? 15.

Ja Abonnee organisatie

17.

Einde

Nee

16.

Abonnee zorgverlener

UZI-pas Medewerker op naam



Facsheet UZI-beslisboom

Bij 1: start Voor het opvragen of verifiëren van het BSN hebt u een authenticatiemiddel van het UZI­register nodig. UZI staat voor Unieke Zorgverlener Identificatie. Een UZI­ authenticatiemiddel is ook een voorwaarde voor veilige elektronische communicatie via het Landelijk Schakelpunt. Met behulp van deze beslisboom kunt u bepalen welk authenticatiemiddel voor u het meest geschikt is. Bij 2: EMD/WDH zorgaanbieder? Behoort u tot de groep zorgaanbieders die met de eerste twee hoofdstukken, elektronisch medicatiedossier (EMD) en waarneemdossier huisartsen (WDH), van het landelijke elektronisch patiëntendossier (EPD) gaat werken? Hieronder vallen alle huisartsenpraktijken en huisartsenposten, (ziekenhuis)apothekers en ziekenhuizen én is uw systeem een Goed Beheerd Zorgsysteem (GBZ)? Zie www.nictiz.nl voor een omschrijving van de GBZ­eisen. Bij 3: Voldoet aan beveiligings- en overige eisen? Voor het opvragen of verifiëren van het BSN (voorbeelden van BSN­diensten) geeft een servercertificaat van het UZI­register voldoende vertrouwen in de communicatie. Bij de afweging of het servercertificaat voor u een geschikt authenticatiemiddel is, spelen een aantal afwegingen een rol. Dit zijn afwegingen over beveiligingseisen, systeemnaam, organisatie en infrastructuur. De afwegingen zijn hieronder nader toegelicht.

Beveiligingseisen Voor het gebruik van servercertificaten gelden een aantal beveiligingseisen. Door invulling van deze eisen zal het praktisch onmogelijk zijn om de ‘sleutels’ uit de certificaten ongemerkt te stelen of te kopiëren. Deze inschatting vereist enige specifieke kennis. Uw ICT­leverancier kan u mogelijk helpen bij het beoordelen van uw situatie. Als u gebruikt maakt van een HSM (Hardware Security Module) voor het genereren van het sleutelpaar en de beveiliging van de private sleutel die bij het servercertificaat hoort, is een aantal beveiligingseisen direct al ingevuld. Naast de hierna genoemde minimale set is het ook noodzakelijk om een goede risicoanalyse uit te voeren op basis van de NEN750 norm (www.nen750.org).

Factsheet



UZI-beslisboom

De beveiligingseisen zijn: • een virusscanner voorzien van de laatste updates (virus signatures). • Een spyware scanner voorzien van de laatste updates (voor Macintosh computers is dat op dit moment niet noodzakelijk). • Een firewall zo ingericht dat alle communicatiekanalen zijn afgesloten met uitzondering van die, die noodzakelijk zijn voor de bekende applicaties. • Het besturingssysteem moet voorzien zijn van de laatste updates. • Het servercertificaat mag alleen door het administrator account benaderd worden. Dit wordt ook wel het systeembeheerders account genoemd. • De private sleutel moet versleuteld zijn. Dit om te voorkomen dat de private sleutel onversleuteld op een backup komt te staan. • Als er voor de versleuteling geen gebruik wordt gemaakt van een Certificate Store, dan moet voor de versleuteling een gangbaar versleutelingsalgoritme voor private sleutels gebruikt worden. Daarnaast moet het bestand met daarin de private sleutel zo beveiligd worden dat alleen de applicatie toegang krijgt tot dit bestand. De consequentie is dat bij het herstarten van een systeem of applicatie, er altijd een activeringscode ingegeven moet worden voordat het servercertificaat gebruikt kan worden. • De activeringscode bestaat minimaal uit 6 karakters. Het is geen bestaand woord (of naam) en bestaat uit: hoofdletters, kleine letters en ten minste  cijfer. Bijvoorbeeld een voor de gebruiker gemakkelijk te onthouden zin (b.v. Ikvindmelknietlekker006). • Er moeten minimaal  lagen van fysieke toegangsbeveiliging zijn voordat er toegang is tot het systeem met de private sleutel. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een afgesloten ruimte en een afgesloten serverkast waarin het systeem met de private sleutel zich bevindt. • En tot slot, een schermbeveiliging die bij het verlaten van de ruimte geactiveerd moet worden.

Systeemnaam Naast beveiligingseisen zijn er ook eisen aan de naam van het systeem, dat u met het servercertificaat uitrust. Dit dient een toetsbare door u bij SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland) (www.sidn.nl) geregistreerde naam te zijn. Als u ook bij het Landelijk Schakelpunt (LSP) wilt aansluiten, gebruik dan een onder het domein aorta­zorg.nl geregistreerde naam. Deze vraagt u aan via de beheerder van het LSP, NICTIZ (www.nictiz.nl).



Facsheet UZI-beslisboom



Organisatie Bij het gebruik van een UZI­pas of servercertificaat dient u ook de afweging te maken of de gekozen systematiek aansluit bij uw organisatie en infrastructuur. Zowel het Landelijk Schakelpunt (LSP) als de Sectorale Berichten Voorziening in de zorg (SBV­Z) loggen het gebruik van hun diensten om inzagerecht te kunnen verschaffen aan patiënten. Dit inzagerecht geeft de patiënt inzicht in wie gebruik heeft gemaakt van zijn of haar gegevens. Wanneer gebruik wordt gemaakt van alleen een servercertificaat of een medewerkerpas niet op naam is het gebruik dus niet te herleiden tot een zorgverlener en zal de patiënt voor meer informatie doorverwezen worden naar uzelf voor nadere informatie. Naast het inzagerecht zal ook binnen de organisatie op een betrouwbare en veilige manier gebruik gemaakt moeten worden van zowel de persoonsgegevens als de medische gegevens van een patiënt. Om dit goed mogelijk te maken is het zaak om een zorgvuldig gebruik van de pas of het servercertificaat te faciliteren. De verantwoordelijkheid voor een juist gebruik en het voorkomen van misbruik ligt bij de zorgaanbieder.



Infrastructuur Het toepassen van een servercertificaat binnen uw informatiesysteem stelt ook eisen aan de infrastructuur, toegang tot het gebruik van het servercertificaat moet op een juiste wijze geautoriseerd worden binnen uw administratie. Bij 4: UZI-servercertificaat (openbaar netwerk) U hebt gekozen voor authenticatie via een UZI­servercertificaat. In dit servercertificaat is een toetsbare door u bij het SIDN (www.sidn.nl) geregistreerde naam opgenomen. Uw systeem is nu ook in de elektronische communicatie (in dit geval met de SBV­Z) via het internet (openbaar netwerk) herkenbaar als uw systeem. Gaat u nu verder met uw keuze voor een geschikt abonneetype. Bij 5: Art 3 of art 34 beroep? Als u niet kunt voldoen aan de beveiligings­ en naameisen dan is in uw situatie een UZI­pas een geschikt authenticatiemiddel. Om te kiezen welk soort UZI­pas het best past, gaat u na wie daadwerkelijk de BSN­diensten gaat opvragen. Zie www.sbv­z.nl/debsndiensten voor een overzicht van de BSN­diensten. Is degene die de BSN­diensten gaat uitvoeren iemand met een in artikel 3 of 34 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) genoemd beroep, kiest u dan voor een UZI­pas voor zorgverleners. Behoort deze persoon niet tot één van deze beroepsgroepen, kiest u dan voor een UZI­pas voor

Factsheet



UZI-beslisboom

medewerkers niet op naam. Een UZI­pas voor medewerkers niet op naam geeft voldoende vertrouwen voor de BSN­diensten. Deze UZI­pas heeft daarnaast als voordeel dat u de pas onder eigen beheer kan laten gebruiken door verschillende personen. Voorwaarde is dat u goed bijhoudt wie wanneer de pas in het bezit heeft. U kunt desgewenst ook kiezen voor een medewerkerpas op naam. Voordeel van deze pas is dat de pashouder de mogelijkheid heeft tot het zetten van een elektronische handtekening. Bij 6: UZI-pas zorgverlener U hebt gekozen voor authenticatie via een UZI­pas voor zorgverleners. Gaat u nu verder met uw keuze voor een geschikt abonneetype. Bij 7: UZI-pas medewerker niet op naam U hebt gekozen voor authenticatie via een UZI­pas voor medewerkers op naam. Gaat u nu verder met uw keuze voor een geschikt abonneetype. Bij 8: Alleen BSN-diensten? Ook voor uw communicatie met het Landelijk Schakelpunt (LSP) hebt u een authenticatiemiddel van het UZI­register nodig. Er zijn zorgaanbieders die al in 007 gebruik gaan maken van het via het LSP aangeboden Elektronisch Medicatie Dossier (EMD) of Waarneem Dossier Huisartsen (WDH). Is dat voor u het geval, dan kunt u hier met de keuze voor uw authenticatiemiddel al rekening mee houden. U hebt voor communicatie via het LSP in ieder geval altijd een UZI­ servercertificaat nodig. Om te kiezen welk soort authenticatiemiddel daarnaast het best past, gaat u na wie daadwerkelijk de BSN­diensten gaat opvragen. Is dat iemand die alleen gebruik gaat maken van de BSN­diensten en geen rol speelt bij het benaderen van het Landelijk Schakelpunt (LSP) voor het benaderen van EMD/ WDH­informatie? Of betreft het een persoon die van beide diensten gebruik gaat maken? Bij 9: Via LSP? U kunt de BSN­diensten rechtstreeks afnemen bij de SBV­Z of via het LSP. Bij communicatie via het LSP hebt u één aanspreekpunt voor het berichtenverkeer en de communicatie hierover, voor zowel BSN als voor medische gegevensuitwisseling.



Facsheet UZI-beslisboom

Twee opmerkingen: . De faciliteit van initiële vulling wordt alleen rechtstreeks door de SBV­Z aangeboden (gebruik SBV­Z XML­standaard of HL7v3 bij IV via webservices). . Vooralsnog zijn de BSN­diensten ‘Opvragen van persoonsgegevens’ en ‘Wettelijke Identiteits­controle’ (WID­controle) niet mogelijk via het LSP. Bij 10: UZI-servercertificaat (besloten netwerk) U hebt gekozen voor authenticatie via een UZI­servercertificaat. In dit servercertificaat is een toetsbare door u bij het LSP geregistreerde naam opgenomen (uwnaam.aorta­zorg.nl). Uw systeem is nu in de elektronische communicatie met het LSP (besloten netwerk) herkenbaar als uw systeem. Gaat u nu verder met uw keuze voor een geschikt abonneetype. Bij 11: Art 3 of art 34 beroep? Is degene die de BSN­diensten gaat opvragen iemand met een in artikel 3 of 34 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) genoemd beroep, kiest u dan voor een UZI­pas voor zorgverleners. Behoort deze persoon niet tot één van deze beroepsgroepen, kiest u dan voor een UZI­pas voor medewerkers op naam. Bij 12: UZI-pas zorgverlener U hebt gekozen voor authenticatie via een UZI­pas voor zorgverleners. Voor communicatie met het LSP is daarnaast ook altijd een servercertificaat noodzakelijk. De pashouder kan daar dan zowel het BSN mee opvragen en verifiëren als informatie over het EMD en WDH opvragen. Gaat u nu verder met uw keuze voor een geschikt abonneetype. Bij 13: UZI-pas medewerker op naam U hebt gekozen voor authenticatie via een UZI­pas voor medewerkers op naam. Voor communicatie met het LSP is daarnaast ook altijd een servercertificaat noodzakelijk. Dit is verplicht vanuit het gebruik van EMD/WDH. De pashouder kan bij het LSP zowel het BSN mee opvragen en verifiëren als EMD/WDH informatie opvragen. Gaat u nu verder met uw keuze voor een geschikt abonneetype. Bij 14: Valt onder KWZ? Alleen abonnees van het UZI­register kunnen UZI­authenticatiemiddelen aanvragen voor de bij hen werkende zorgverleners, medewerkers of hun

Factsheet



UZI-beslisboom

systemen. U kunt kiezen voor het abonneetype organisatie of zorgverlener. Welk abonneetype past het beste bij u? Het abonneetype organisatie is bedoeld voor organisaties in de zin van de Kwaliteitswet zorginstellingen en voor indicatieorganen. Een organisatie kan als organisatie in de zin van de Kwaliteitswet zorginstellingen worden aangemerkt wanneer zij als doelstelling ‘het gezamenlijk verlenen van zorg’ heeft en wanneer er ten minste twee zorgverleners op een gelijkwaardig hiërarchisch niveau samenwerken (nevenschikking). Is dit in uw situatie niet het geval, kiest u dan voor het abonneetype zorgverlener. Met indicatieorganen worden het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en de Bureaus Jeugdzorg bedoeld.

Wat is gezamenlijk verleende zorg? De organisatie heeft als doel het gezamenlijk verlenen van zorg door minimaal twee zorgverleners die binnen de organisatie werkzaam zijn. Met gezamenlijk verleende zorg wordt onder meer bedoeld dat de zorgverleners in de organisatie onderling werkafspraken maken over behandelruimtes e.d.. Wanneer binnen de organisatie diverse zelfstandige praktijken zijn gevestigd, waarbij slechts faciliteiten worden gedeeld (zoals één secretariaat of enkel het gebouw), is er geen sprake van gezamenlijk verleende zorg in de zin van de Kwaliteitswet zorginstellingen. Ook wanneer er sprake is van een zogenaamde beheer­ organisatie, is dit geen instelling in de zin van de Kwaliteitswet zorginstellingen.



Wat is nevenschikking? Nevenschikking houdt in dat de zorgverleners in de organisatie hiërarchisch gezien niet ondergeschikt zijn aan elkaar, maar gelijkwaardig. Nevenschikking is een criterium dat net zoals het begrip ‘gezamenlijk verleende zorg’ voortvloeit uit de Kwaliteitswet zorginstellingen. Als uw organisatie niet aan het criterium van nevenschikking voldoet, is de organisatie geen instelling in de zin van de Kwaliteitswet zorginstellingen. Bij 15: abonnee organisatie U hebt gekozen voor het abonneetype organisatie. Bij gebruik van alle door u aangevraagde UZI­passen en servercertificaten is duidelijk dat namens uw organisatie wordt gecommuniceerd.



Facsheet UZI-beslisboom

Bij 16: abonnee zorgverlener U hebt gekozen voor het abonneetype zorgverlener. Bij gebruik van alle door u aangevraagde UZI­passen en servercertificaten is duidelijk dat namens u als zorgverlener wordt gecommuniceerd. Bij 17: einde U weet nu voor welk authenticatiemiddel en voor welk abonneetype u kiest. U kunt u nu daadwerkelijk gaan inschrijven als abonnee en de UZI­ authenticatiemiddelen aanvragen.

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen Om een UZI­pas of UZI­servercertificaat aan te vragen moet u zich als abonnee bij het UZI­register registreren. U vraagt een UZI­pas of UZI­servercertificaat aan via de website www.uziregister.nl. Het is mogelijk de registratie als abonnee en het aanvragen van UZI­middelen in één stap te regelen. Als u al met de SBV­Z communiceert voor het bevragen van BSN’s, dan is de organisatie al abonnee van het UZI­register. U hoeft dan alleen namens de abonnee het servercertificaat voor communicatie met het LSP en de benodigde zorgverlenerpas(sen) en de medewerkerpas(sen) op naam aan te vragen. Procedures  Registreren als abonnee  Aanvragen UZI­servercertificaat 3 Aanvragen UZI­pas: zorgverlenerspassen en medewerkerpassen op naam 4 Aanvragen UZI­pas: medewerkerpas niet op naam



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

1

Registreren als abonnee Zorgverleners (artikel 3 en artikel 34 van de Wet BIG), zorginstellingen (conform Kwaliteitswet zorginstellingen) en indicatieorganen kunnen abonnee worden bij het UZI­register. Gelijktijdig kunnen UZI­passen en servercertificaten worden aangevraagd voor de bij hen werkende zorgverleners, medewerker(s) en systemen. Art. 3 beroepen – – – –

Apotheker Arts Fysiotherapeut Gezondheidszorgpsycholoog

– – – –

Psychotherapeut Tandarts Verloskundige Verpleegkundige

– – – – – – –

Orthoptist Optometrist Podotherapeut Radiodiagnostisch laborant Radiotherapeutisch Laborant Tandprotheticus Verzorgende in de individuele gezondheidszorg (VIG­er)

Art. 34 beroepen – – – – – – – – –

Apothekersassistent Diëtist Ergotherapeut Huidtherapeut Logopedist Mondhygiënist Oefentherapeut Cesar Oefentherapeut Mensendieck Klinisch fysici



Zorgaanbieders zijn door de minister van VWS aangewezen groepen zorgverleners en zorginstellingen. Met indicatieorganen worden het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en de Bureaus Jeugdzorg bedoeld. Stap 1: aanvragen abonneeregistratie Alleen abonnees van het UZI­register kunnen authenticatiemiddelen (UZI­passen en servercertificaten) van het UZI­register aanvragen. Er zijn twee typen abonnees: . abonnee zorgverlener; . abonnee organisatie.



worden waarschijnlijk per 008 in artikel 34a opgenomen

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

De wettelijk vertegenwoordiger is degene die de abonneeregistratie bij het UZI­ register in orde moet maken. Een zelfstandig gevestigde zorgverlener is dit zelf. In een zorginstelling is dit die persoon die volgens het uittreksel van de Kamer van Koophandel of het oprichtingsdocument bevoegd is om de organisatie juridisch te binden. Afhankelijk van de keuze voor bepaalde UZI­middelen vult de wettelijk vertegenwoordiger het betreffende aanvraagformulier in via de UZI­website (www.uziregister.nl). Als het formulier is ingevuld kan het worden geprint en ondertekend door de wettelijk vertegenwoordiger en eventueel ook door de gemachtigde aanvrager(s). Met het wijzigingsformulier ‘Een aanvrager toevoegen of verwijderen’ kan de wettelijk vertegenwoordiger aangeven wie hij als aanvrager wil machtigen. Op het formulier ‘Een organisatie registreren als abonnee’ kan de wettelijk vertegenwoordiger de aanvrager eventueel al direct met de abonnee registratie machtigen. Het UZI­register kan deze persoon of personen als gemachtigde aanvrager(s) van UZI­passen registreren als de volgende zaken aanwezig zijn: • het ingevulde aanvraagformulier ‘registratie organisatie als abonnee’, ondertekend door de wettelijk vertegenwoordiger en de te machtigen aanvrager(s); • een kopie van een geldig identiteitsdocument van de te machtigen aanvrager(s). Het identiteitsdocument moet alle voornamen voluit vermelden. Stap 2: Benodigde documenten Het UZI­register heeft behalve het aanvraagformulier ook nog een aantal andere zaken nodig om de aanvraag af te kunnen handelen. Hierna volgen de benodigde documenten per abonneetype.



Deze procedure geldt vanaf de inwerkingtreding van de Wbsn­z. Zolang de wet nog niet in werking is getreden moet nog een overeenkomst worden gesloten met het UZI­register. Die overeenkomst stuurt u (in tweevoud) mee met de andere genoemde documenten.



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

Abonnee zorgverlener Optie a: U bent een beroepsbeoefenaar volgens artikel 3 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) en geregistreerd in het BIG-register. Dit betekent dat u de beschermde beroepstitel mag gebruiken en de bijbehorende rechten heeft om het beroep uit te oefenen. Via een toets in het BIG­register stelt het UZI­register vast of u inderdaad geregistreerd bent. U stuurt het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier naar het UZI­register met de volgende documenten: • kopie geldig identiteitsdocument van de beoogde pashouder, met alle voornamen voluit vermelden als bewijs van de juistheid van uw naam; • als u een pas voor uzelf aanvraagt: een pasfoto. Zie voorwaarden pasfoto op de UZI­website. Optie b: U bent een beroepsbeoefenaar volgens artikel 34 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG) en geregistreerd bij de SKP. Via een toets bij de SKP stelt het UZI­register vast of u inderdaad geregistreerd bent. U stuurt het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier naar het UZI­register met de volgende documenten: • kopie geldig identiteitsdocument van de beoogd pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van uw naam; • als u een pas voor uzelf aanvraagt: een pasfoto. Zie voorwaarden pasfoto op de website. Optie c: U bent een beroepsbeoefenaar volgens artikel 34 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), maar u bent niet geregistreerd bij de SKP. U stuurt het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier naar het UZI­register met de volgende documenten: • kopie geldig identiteitsdocument van de beoogd pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van uw naam; • als u een pas voor uzelf aanvraagt: een pasfoto. Zie voorwaarden pasfoto op de website; • origineel gewaarmerkt kopie van uw diploma (een kopie van een gewaarmerkt

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

kopie kan het UZI­register niet accepteren) als bewijs dat u beroeps­ beoefenaar volgens artikel 34 van de Wet BIG bent. Optie d: U bent apotheekhoudend huisarts. U stuurt het ingevulde en ondertekende aanvraagformulier naar het UZI­register met de volgende documenten: • kopie geldig identiteitsdocument van de beoogd pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van uw naam; • als u een pas voor uzelf aanvraagt: een pasfoto. Zie voorwaarden pasfoto op de website; • een kopie van uw vergunning die destijds op basis van de Wet Geneesmiddelenvoorziening (WOG) is afgegeven. Abonnee organisatie Als uw zorginstelling binnen een andere zorginstelling valt, dan is het niet mogelijk dat uw zorginstelling zelfstandig abonnee wordt van het UZI­register. Een voorbeeld is een ziekenhuisapotheek: een zorginstelling (apotheek) binnen een andere zorginstelling (ziekenhuis). Optie a: Uw organisatie is een academisch ziekenhuis. De wettelijk vertegenwoordiger stuurt het ingevulde en door hem/haar en de aanvrager(s) ondertekende aanvraagformulier met de volgende documenten naar het UZI­ register: • overeenkomst gemeenschappelijk uitvoeringsorgaan (GUO) als bewijs van de correcte naam van de organisatie; • afschrift van benoeming als lid van de Raad van Bestuur door de Raad van Toezicht als bewijs dat de opgegeven wettelijk vertegenwoordiger bevoegd is om in naam van de organisatie te handelen; • kopie identiteitsdocument wettelijk vertegenwoordiger, met alle voornamen voluit, als bewijs van de juiste naamgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger en voor verificatie van de handtekening; • kopie identiteitsdocument gemachtigde aanvrager als bewijs van de juiste naamgegevens van de aanvrager en voor verificatie van de handtekening. Optie b: Uw organisatie is rechtspersoon met toelating en bezit rechtspersoonlijkheid (voorheen toelating door College voor Zorgverzekeringen of positieve beschikking van het College Bouw Ziekenhuisvoorzieningen). Voor­ beelden van dit type organisatie zijn ziekenhuizen en verpleeg­ of verzorgingshuizen.



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

Via een toets bij de unit Toelating zorginstellingen stelt het UZI­register vast of u daadwerkelijk bent toegelaten als zorginstelling. De wettelijk vertegenwoordiger stuurt het ingevulde en door hem/haar en de aanvrager(s) ondertekende aanvraagformulier met de volgende documenten naar het UZI­register: • Uittreksel van de Kamer van Koophandel als bewijs van de correcte naam van de organisatie en als bewijs dat de opgegeven wettelijk vertegenwoordiger bevoegd is om in naam van de organisatie te handelen; Let op: Vereist is een gewaarmerkt uittreksel dat maximaal 3 maanden oud is. •

•

Kopie identiteitsdocument wettelijk vertegenwoordiger, met alle voornamen voluit, als bewijs van de juiste naamgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger en voor verificatie van de handtekening; kopie identiteitsdocument gemachtigde aanvrager als bewijs van de juiste naamgegevens van de aanvrager en verificatie van de handtekening.

Optie c: Uw organisatie is rechtspersoon zonder toelating en bezit rechtspersoonlijkheid (Voorheen toelating door College voor Zorgverzekeringen of vergunning van het College Bouw Ziekenhuisvoorzieningen). Voorbeelden van dit type organisatie zijn een huisartsenpost (HAP), apotheek, audiologisch centrum en ambulancedienst. De wettelijk vertegenwoordiger stuurt het ingevulde en door hem/haar en de aanvrager(s) ondertekende aanvraagformulier met de volgende documenten naar het UZI­register: • Uittreksel van de Kamer van Koophandel als bewijs van de correcte naam van de organisatie en als bewijs dat de opgegeven wettelijk vertegenwoordiger bevoegd is om in naam van de organisatie te handelen; Let op: Vereist is een gewaarmerkt uittreksel dat maximaal 3 maanden oud is. Heeft uw organisatie geen registratie bij de Kamer van Koophandel dan kunt u ook een recente oprichtingsakte overleggen. •

Oprichtingsakte of afschrift vergunning als bewijs dat de doelstelling van de organisatie conform de Kwaliteitswet zorginstellingen is, en dat daarmee de

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

•

•

organisatie tot het domein van het UZI­register behoort. Bent u apotheek? Dan hoeft u géén oprichtingsakte of afschrift vergunning mee te sturen. Het UZI­register toetst uw apotheekregistratie in het apothekenregister; kopie identiteitsdocument wettelijk vertegenwoordiger, met alle voornamen voluit, als bewijs van de juiste naamgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger en voor verificatie van de handtekening; kopie identiteitsdocument gemachtigde aanvrager als bewijs van de juiste naamgegevens van de aanvrager en verificatie van de handtekening.

Optie d: Uw organisatie bezit geen rechtspersoonlijkheid Voorbeelden van dit type organisatie zijn een maatschap of samenwerkingsverband. Let op: een maatschap die werkzaam is binnen een zorginstelling kan niet zelfstandig abonnee worden bij het UZI­register. De wettelijk vertegenwoordiger stuurt het ingevulde en door hem/haar en de aanvrager(s) ondertekende aanvraagformulier met de volgende documenten naar het UZI­register: • UZI-register eigenverklaring (zie www.uziregister.nl) als bewijs van de correcte naam van de organisatie als bewijs dat één persoon door alle betrokkenen is aangewezen als bevoegd om namens de organisatie te handelen en als bewijs dat de organisatie voldoet aan de eisen in de Kwaliteitswet zorginstellingen; Let op: De eigenverklaring dient volledig ingevuld en door alle betrokkenen ondertekend te worden. •

•

Kopie identiteitsdocument aangewezen vertegenwoordiger als bewijs van de juiste naamgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger en voor verificatie van de handtekening; kopie identiteitsdocument gemachtigde aanvrager als bewijs van de juiste naamgegevens van de aanvrager en verificatie van de handtekening.

Optie e: Uw organisatie is een indicatieorgaan zoals het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) en de Bureaus Jeugdzorg. De wettelijk vertegenwoordiger stuurt het ingevulde en door hem/haar en de aanvrager(s) ondertekende aanvraagformulier met de volgende documenten naar het UZI­register: • uittreksel van de Kamer van Koophandel als bewijs van de correcte naam van de organisatie en als bewijs dat de opgegeven wettelijk vertegenwoordiger bevoegd is om in naam van de organisatie te handelen;



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

Let op: Vereist is een gewaarmerkt uittreksel dat maximaal 3 maanden oud is. •

•

Kopie identiteitsdocument wettelijk vertegenwoordiger, met alle voornamen voluit, als bewijs van de juiste naamgegevens van de wettelijk vertegenwoordiger en voor verificatie van de handtekening; kopie identiteitsdocument gemachtigde aanvrager als bewijs van de juiste naamgegevens van de aanvrager en verificatie van de handtekening.

Aanvullend voor de Bureaus Jeugdzorg geldt: • Een kopie van de instellingsvergunning van de provincie als bewijs dat de organisatie door de provincie als Bureau Jeugdzorg is aangewezen en dat de organisatie daarmee tot het domein van het UZI­register behoort. Stap 3: Controle aanvraag Na ontvangst van alle documenten beoordeelt en verwerkt het UZI­register de aanvraag. Stap 4: Bevestiging abonnee registratie Is alles helemaal in orde dan ontvangt de wettelijk vertegenwoordiger: • een bevestiging dat u abonnee bent van het UZI­register en dat u UZI­passen kunt aanvragen voor de bij u werkende zorgverleners, medewerkers en systemen;3 De abonneeregistratie neemt minimaal  en maximaal 0 werkdagen in beslag nadat het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier, compleet met alle vereiste aanvullende zaken, bij het UZI­register zijn binnengekomen.

3

Tot de inwerkingtreding van de wet BSN in de zorg ontvangt u ook de door het hoofd UZI­register ondertekende overeenkomsten (een exemplaar blijft bij het UZI­register, het andere gaat terug naar u voor uw eigen administratie).

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

2

Aanvragen UZI-servercertificaat Stap 1: Beveiliging Een servercertificaat mag niet op ieder systeem worden geïnstalleerd. Niet alleen het systeem zelf, óók de omgeving waar het systeem staat moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het moet praktisch onmogelijk zijn om de sleutels ongemerkt te stelen of te kopiëren. Om zorgaanbieders te helpen heeft het UZI­ register meer informatie op de website (www.uziregister.nl) beschikbaar. Stap 2: Aanmaken sleutelpaar en certificaat aanvraag Voordat een servercertificaat kan worden aangevraagd, moet het sleutelpaar dat hoort bij het servercertificaat worden aangemaakt. Dit is een technische activiteit die meestal uitgevoerd zal worden door de ICT­leverancier of beheerder van het systeem waarvoor het servercertificaat wordt aangevraagd. Om een servercertificaat van het UZI­register aan te kunnen vragen moet een zogenaamd 04 bits RSA sleutelpaar worden gemaakt. Het is van groot belang dit sleutelmateriaal aan te maken in een veilige omgeving. Het is het veiligst om het sleutelpaar op te slaan in een gecertificeerde Secure User Device (SUD). In de praktijk beter bekend onder de naam HSM (Hardware Security Module). Het is ook toegestaan om de sleutels softwarematig te beschermen. Voorwaarde is dat compenserende maatregelen worden getroffen in de omgeving van het systeem dat de sleutels van de servercertificaten bevat. Deze compenserende maatregelen moeten van dusdanige kwaliteit zijn dat het onmogelijk is de sleutels ongemerkt te stelen of te kopiëren. Nadat het sleutelpaar is gemaakt, kan een zogenaamd PKCS#0 Certificate Signing Request gegenereerd worden op de server. PKCS#0 is de gangbare standaard voor een certificaataanvraag. Het PKCS#0 bestand bevat de publieke sleutel die in het UZI­servercertificaat zal worden opgenomen. Tijdens de generatie van een PKCS#0 bestand kunnen allerlei gegevens worden opgegeven die het systeem identificeren. Dit is echter niet verplicht. Behalve de publieke sleutel neemt het UZI­register geen gegevens over uit het PKCS#0 bestand. De meeste webservers ondersteunen het genereren van een PKCS#0 bestand. Het UZI­register verwijst daarom naar de documentatie die de leverancier van de server meelevert. Enkele voorbeelden zijn Microsoft Internet Information Server (www.microsoft.com), Apache webserver en openSSL (www.openssl.org), IBM Websphere server (www.ibm.com) en BEA Weblogic (www.bea.com).

0

Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

Stap 3: Aanvragen UZI-servercertificaat Als abonnee van het UZI­register kan een UZI­servercertificaat worden aangevraagd. Hiervoor levert u samen met het PKCS#0 bestand de volgende gegevens aan met het formulier ‘Een servercertificaat aanvragen’. Dit formulier vindt u op de UZI­website: Gegevens die de aanvraag koppelen aan de abonnee: • naam zorgaanbieder conform registratie; • abonneenummer zoals verstrekt door het UZI­register bij registratie als abonnee; • geboortenaam van de aanvrager. Gegevens over het systeem en de certificaataanvraag: • systeemnaam. Hiermee wordt de fully qualified domain name (FQDN) bedoeld van het systeem. Het UZI­register controleert of deze naam daadwerkelijk hoort bij de abonnee. De systeemnaam wordt door het UZI­ register opgenomen in het certificaat (zie CA model pasmodel Certificaatprofielen op www.uziregister.nl); • afdeling (niet verplicht). Als een afdeling wordt opgegeven, wordt het opgenomen in het certificaat; • e­mailadres van het systeem (niet verplicht). Als een e­mailadres wordt opgegeven, wordt het opgenomen in het certificaat; • PKCS#0 certificaataanvraag. Dit is het in de vorige stap gegenereerde bestand. Dit bestand bevat de publieke sleutel die in het certificaat wordt opgenomen. • postkantoor voor de identiteitsvaststelling of gebruikmaken van geavanceerde elektronische handtekening. Hier kan de aanvrager aangeven op welk postkantoor hij/zij zich wil melden om formeel de identiteit vast te laten stellen of in plaats daarvan gebruik wil maken van de geavanceerde elektronische handtekening. (zie stap 5). In het geval van identiteitsvaststelling op het postkantoor kan na ondertekening van het formulier ‘Een servercertificaat aanvragen’ het formulier met de aanvullende zaken verzonden worden naar: UZI­register Antwoordnummer 0600 50 WB Den Haag.

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

Het PKCS#0 bestand stuurt u per e­mail naar info@uzi­register.nl. In het onderwerp van de e­mail vermeldt u als referentie de naam van het systeem (FQDN = Fully Qualified Domain Name = servernaam & domeinnaam) en als bekend, uw abonneenummer. Indien u gebruik maakt van de geavanceerde elektronische handtekening i.p.v. de identiteitsvaststelling op het postkantoor (zie stap 5) dan is het noodzakelijk om de bovengenoemde e­mail elektronisch te ondertekenen. U hoeft dan niet het formulier ‘een servercertificaat aanvragen’ per post te verzenden. Stap 4: Controle aanvraag Als de aanvraag is ontvangen voert het UZI­register een aantal controles en toetsen uit. Het UZI­register stelt vast of de bestanden correct zijn en of de opgegeven systeemnaam (FQDN) eigendom is van de aanvrager. Dit gebeurt o.a. bij de Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (www.sidn.nl). De aanvrager kan via de website van SIDN vaststellen welke gegevens SIDN heeft geregistreerd. Als deze gegevens niet overeenkomen met de aan het UZI­register geleverde gegevens dan is het nodig dat u eerst de informatie bij SIDN laat actualiseren. De domeinnaam aorta­zorg.nl wordt gebruikt in servercertificaten die worden gebruikt in het LSP. Hiervoor geldt een alternatieve toetsing, waarbij de beheerder van het LSP toestemming geeft of de abonnee gebruik mag maken van de aangegeven systeemnaam. Stap 5: Identiteitsvaststelling Om op de UZI­servercertificaten te kunnen vertrouwen, worden hoge eisen gesteld aan het registratie­, productie­ en uitgifteproces. Het UZI­register moet altijd met zekerheid vaststellen wie de verantwoordelijke voor een UZI­ servercertificaat is. Om die reden moet het UZI­register de identiteit van de aanvrager vaststellen. Dit kan op twee manieren: .

De aanvrager krijgt een zogenaamd meldverzoek thuisgestuurd waarmee hij zich kan melden bij een postkantoor naar keuze. De keuze voor het postkantoor kan gemaakt worden op het aanvraagformulier. De medewerker op het postkantoor zal de aanvrager vragen zich te legitimeren en het meldverzoek te overleggen. Daarna zal het postkantoor de identiteits­ vaststelling terugmelden aan het UZI­register. De snelheid waarmee de



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

aanvrager dit doet is bepalend voor de doorlooptijd die deze stap vraagt. . De aanvrager voorziet de e­mail aan het UZI­register met daarin de aanvraag en eventueel het PKCS#0 request van een gekwalificeerde elektronische handtekening. Dit betekent dat de handtekening gezet moet worden met een smartcard met daarop gekwalificeerde certificaten. Indien een aanvrager niet in aanmerking komt voor een UZI­pas kan de aanvrager een ander soort pas verkrijgen. Deze pas kan worden aangevraagd bij een commerciële aanbieder die passen uitgeeft met gekwalificeerde certificaten. Stap 6: Levering UZI-servercertificaat Als het UZI­register heeft vastgesteld dat de identiteitsvaststelling succesvol is uitgevoerd, kan het servercertificaat worden geproduceerd. Na productie ontvangt u het servercertificaat per e­mail. Naast de e­mail met het certificaat ontvangt u van het UZI­register een brief met het pasnummer en de intrekkingscode van het UZI­servercertificaat. BEWAAR DEZE BRIEF ZORGVULDIG! Met het pasnummer en de intrekkingscode die op deze brief staan, kunt u het servercertificaat 7x4 uur intrekken via de intrekkingspagina op www.uziregister.nl. Let op: Een intrekking is onherroepelijk! Het is van belang om uw servercertificaat in te trekken als hierop niet meer vertrouwd mag worden of als de server of service waarvoor het servercertificaat is aangevraagd niet meer in gebruik is. Stap 7: Ontvangstbevestiging Na controle van het certificaat bevestigt u door middel van een e­mail de ontvangst van het servercertificaat. Om er zeker van te zijn dat het servercertificaat bij u is aangekomen, is het heel belangrijk dat u deze stap zo spoedig mogelijk doet. Alleen zo kan het UZI­register de betrouwbaarheid van het servercertificaat garanderen naar vertrouwende partijen. Stap 8: Installatie Het servercertificaat moet nu op het systeem geïnstalleerd worden. Ook dit is een technische activiteit die meestal uitgevoerd zal worden door de ICT­ leverancier of de beheerder van het systeem waarvoor het UZI­servercertificaat wordt aangevraagd. Voor een servercertificaat is geen kaartlezer nodig.

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

3

Aanvragen UZI-pas: zorgverlenerspassen en medewerkerpassen op naam Stap 1: Aanvraagformulier De aanvrager vult via de website het formulier ‘Een zorgverlenerpas aanvragen’ of ‘Een medewerkerpas op naam aanvragen’ voor de toekomstige pashouder in. Is het formulier volledig ingevuld en geprint, dan kan het ondertekend worden door de aanvrager4. De aanvrager dient zichzelf ervan te vergewissen dat de toekomstig pashouders kennis hebben genomen van en akkoord gaan met de in het aanvraagformulier genoemde voorwaarden m.b.t. het verwerken van hun gegevens, het publiceren van de certificaten en de rechten en plichten van een pashouder. Stap 2: Benodigde documenten Afhankelijk van de beroepsbeoefenaar en type UZI­pas, heeft het UZI­register behalve het formulier, ook een aantal andere documenten nodig om de aanvraag af te kunnen handelen. Optie a: De toekomstige pashouder is een beroepsbeoefenaar volgens artikel 3 Wet BIG en geregistreerd in het BIG-register. Dit betekent dat hij/zij de beschermde beroepstitel mag gebruiken en de bijbehorende rechten heeft om het beroep uit te oefenen. Via een toets in het BIG­register stelt het UZI­register vast of de toekomstige pashouder inderdaad is geregistreerd. Het UZI­register ontvangt van de aanvrager de volgende zaken om de pas te kunnen produceren: • het door de aanvrager (zie voetnoot 4) ingevulde en ondertekende formulier ‘Een zorgverlenerpas aanvragen’; • kopie geldig identiteitsdocument van de toekomstige pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van de naam; • een recente pasfoto van de pashouder (zie: ‘UZI­pas, kwaliteitseisen pasfoto’ op www.uziregister.nl).

4

Tot de inwerkingtreding van de Wbsn­z moet het aanvraagformulier ook door de toekomstig pashouder mede ondertekend worden



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

Optie b: De toekomstige pashouder is een beroepsbeoefenaar volgens artikel 34 Wet BIG en geregistreerd bij de SKP. Via een toets bij de SKP stelt het UZI­register vast of de toekomstige pashouder inderdaad is geregistreerd. Het UZI­register ontvangt van de aanvrager de volgende zaken om de pas te kunnen produceren: • het door de aanvrager (zie voetnoot 4) ingevulde en ondertekende formulier ‘Een zorgverlenerpas aanvragen’; • kopie geldig identiteitsdocument van de toekomstige pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van de naam; • een recente pasfoto van de pashouder (zie: ‘UZI­pas, kwaliteitseisen pasfoto’ op www.uziregister.nl). Optie c: De toekomstige pashouder is een beroepsbeoefenaar volgens artikel 34 van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), maar is niet geregistreerd bij de SKP. Het UZI­register ontvangt van de aanvrager de volgende zaken om de pas te kunnen produceren: • het door de aanvrager (zie voetnoot 4) ingevulde en ondertekende formulier ‘Een zorgverlenerpas aanvragen’; • kopie geldig identiteitsdocument van de toekomstige pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van de naam; • origineel gewaarmerkt kopie van het diploma; • een recente pasfoto van de pashouder (zie: ‘UZI­pas, kwaliteitseisen pasfoto’ op www.uziregister.nl). Optie d: De toekomstige pashouder valt niet onder de eerder genoemde beroepsbeoefenaars of de aanvrager vraagt een medewerker op naam pas aan. Het UZI­register ontvangt van de aanvrager de volgende zaken om de pas te kunnen produceren: • het door de aanvrager (zie voetnoot 4) ingevulde en ondertekende formulier ‘Een medewerkerpas op naam aanvragen’; • kopie geldig identiteitsdocument van de toekomstige pashouder, met alle voornamen voluit als bewijs van de juistheid van de naam;

Factsheet



Aanvragen en installeren UZI-middelen

•

een recente pasfoto van de pashouder (zie: ‘UZI­pas, kwaliteitseisen pasfoto’ op www.uziregister.nl).

Stap 3: Controle aanvraag Na ontvangst van alle documenten en aanvullende zaken beoordeelt en verwerkt het UZI­register de aanvraag. Stap 4: Productie Is alles in orde dan geeft het UZI­register opdracht tot het aanmaken van de UZI­ pas. Stap 5: Identiteitsvaststelling De pashouder ontvangt (eventueel via de gemachtigde aanvrager) een afhaalbericht voor de UZI­pas. Nu kan de pashouder de UZI­pas persoonlijk afhalen op het postkantoor dat is aangegeven op het aanvraagformulier. Op het postkantoor moet hij/zij het afhaalbericht en een geldig identiteitsdocument laten zien en een handtekening voor het verwerken gegevens5, voor de rechten en plichten, voor publicatie en voor ontvangst van de pas plaatsen. De pas is direct gebruiksklaar. Indien de pashouder bij het afhalen op het postkantoor een afwijkende wilsuiting heeft, kan dat ertoe leiden dat de pas niet wordt uitgereikt. Stap 6: Veiligheidscodes De PIN­mailer met de PIN­code, de PUK­code en de intrekkingscode wordt apart verzonden naar het adres zoals is dit ingevuld bij de abonnee registratie, ter attentie van de pashouder.

5

Tot de inwerkingtreding van de Wbsn­z tekent de pashouder al op het aanvraagformulier voor het verwerken van gegevens, publicatie van certificaten en zijn rechten en plichten



Factsheet Aanvragen en installeren UZI-middelen

4

Aanvragen UZI-pas: medewerkerpassen niet op naam De aanvraagprocedure voor een ‘medewerkerpas niet op naam’ gaat iets anders in zijn werk. Alleen de aanvrager hoeft het formulier ‘Een medewerkerpas niet op naam aanvragen’ in te vullen en te ondertekenen. Na ontvangst van het formulier volgt de controle door het UZI­register. Is alles in orde dan wordt de ‘medewerkerpas niet op naam’ geproduceerd. De PIN­mailer en het afhaalbericht worden naar de aanvrager verzonden. De aanvrager moet de pas vervolgens persoonlijk afhalen op het postkantoor dat is aangegeven op het aanvraagformulier. Op het postkantoor wordt aan de aanvrager gevraagd om het afhaalbericht te laten zien en zich te legitimeren. De abonnee is verplicht om bij te houden welke medewerker in het bezit is van welke pas medewerker niet op naam.



Abonnee worden en UZI-passen of servercertificaten aanvragen? Wie zich als abonnee wil laten inschrijven bij het UZI­register en UZI­passen of UZI­servercertificaten wil aanvragen kan dit doen via www.uziregister.nl. De servicedesk van het UZI­register is op werkdagen bereikbaar op 070­340600 of via info@uzi­register.nl. Meer informatie over het UZI­register is te vinden op www.uziregister.nl. Geraadpleegde bronnen Informatie in dit document is afkomstig uit de volgende publicaties van het UZI­ register: • Voor organisaties van abonnee tot uitgifte UZI­pas; • Voor zorgverleners van abonnee tot uitgifte UZI­pas; • Documenten voor registratie abonnee organisatie; • Documenten voor registratie abonnee zorgverlener; • Documenten aanvragen UZI­authenticatiemiddelen; • Handleiding aanvragen UZI­servercertificaat Deze documenten kunt u vinden op de website van het UZI­register onder www.uziregister.nl/factsheets.

D. Over BSN in de gebruiksfase • F actsheet Identificatie en opvragen BSN • Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van de patiënt • Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV-Z

D

Factsheet



Identificatie en opvragen BSN



Factsheet Identificatie en opvragen BSN Om het BSN in de zorg op een betrouwbare manier te kunnen gebruiken, moeten zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars het BSN verplicht gebruiken in hun (zorg) administratie, bij de verwerking van gegevens over patiënten en bij de onderlinge communicatie over patiënten. Bij uitwisseling van persoons­ gegevens met gebruikmaking van het BSN mag er geen twijfel over bestaan op welke persoon het BSN en de gegevens betrekking hebben. Alleen dan kunnen persoonsgegevens en BSN betrouwbaar en verantwoord worden uitgewisseld. Om er zeker van te zijn dat met een betrouwbaar BSN wordt gewerkt, moet de zorgaanbieder twee dingen doen namelijk: de patiënt identificeren én zijn BSN opvragen of verifiëren bij een betrouwbare bron. Pas als de juiste persoon aan het juiste nummer is gekoppeld, kan er sprake zijn van betrouwbare gegevens­ uitwisseling met behulp van het BSN. Vaststellen identiteit Vanaf het moment dat het BSN in de zorg wordt gebruikt, moet bij een eerste contact met patiënten waar nog geen behandelrelatie mee is (zie figuur ) de identiteit worden vastgesteld aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument (WID). Dit houdt in dat men: • • •

controleert of er sprake is van een wettelijk identiteitsdocument; controleert of het identiteitsdocument niet verlopen is; de patiënt vergelijkt met de foto op het identiteitsdocument.

Wanneer er twijfels zijn over de geldigheid van het identiteitsdocument dan kan de zorgaanbieder dit controleren bij de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg3



Het BSN verifiëren houdt in dat u antwoord krijgt op de vraag of de persoonsgegevens én het BSN bij elkaar horen.



Een wettelijk identiteitsdocument is een geldig paspoort, een Nederlands identiteitsdocument, een Nederlands rijbewijs of een Nederlands vreemdelingendocument.

3

De SBV­Z is verantwoordelijk voor het leveren van een aantal diensten voor de zorgsector rond invoering en gebruik van het BSN: initiële vulling; opvragen BSN (“Wat is het BSN van deze persoon?”); Verifiëren BSN (“Horen dit BSN en deze persoonsgegevens bij elkaar?”); opvragen persoonsgegevens (“Wat zijn de persoonsgegevens bij dit BSN?”); toetsen van het wettelijk identiteitsdocument (“Mag dit identiteitsdocument nog in omloop zijn?”); servicedesk; foutenmeldpunt; inzagerecht.



Factsheet Identificatie en opvragen BSN

(SBV­Z). De SBV­Z heeft via de Beheervoorziening BSN van het ministerie van BZK toegang tot achterliggende bestanden met documentgegevens en kan op basis van het BSN, documenttype en documentnummer nagaan of het wettelijk identiteitsdocument nog in omloop mag zijn. De zorgaanbieder legt de aard en het nummer van het identiteitsdocument aan de hand waarvan de identiteit is vastgesteld, in de administratie vast. Voor patiënten waarmee al wel een behandelrelatie is (zie figuur ) en die dus al in de eigen zorgadministratie staan, geldt een andere situatie. Wanneer de zorg­ aanbieder al bekend is met de patiënt heeft de zorgaanbieder t.a.v. deze patiënten geen identificatieplicht maar een vergewisplicht. De zorgaanbieder kan zich in deze gevallen ook zonder controle van het identiteitsdocument van de identiteit van de patiënt vergewissen, bijvoorbeeld door het stellen van controlevragen (geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, postcode en huisnummer van het woonadres), of door herkenning na eerdere contacten. De zorgaanbieder is verant­ woordelijk voor het vaststellen van de identiteit van de patiënt om zo fouten bij het gebruik van het BSN te voorkomen. Daarom moet hij bij twijfel alsnog aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument de identiteit van de patiënt vaststellen. Figuur 1

Figuur 2

Patiënt waarmee nog geen behandelrelatie is

Patiënt waarmee reeds een behandelrelatie is

Start

Start

Vaststellen identiteit adhv identiteitsbewijs

Patiënt herkend?

Vaststellen identiteit adhv identiteitsbewijs

Vastleggen aard/nummer identiteitsbewijs Ja

BSN aanwezig?

Ja

Nee

Nee

Opvragen BSN

BSN aanwezig?

Vastleggen aard/nummer identiteitsbewijs

Nee

Opvragen BSN

Vastleggen BSN Ja

Vastleggen BSN

Eind Eind

Factsheet



Identificatie en opvragen BSN

Opvragen BSN Het BSN van een patiënt kan worden opgevraagd bij een betrouwbare bron: de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV­Z), die haar gegevens ontleent aan de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Zorgaanbieders, indicatieorganen of zorgverzekeraars hebben de mogelijkheid om voor het gehele patiëntenbestand of een deel daarvan in één keer de BSN’s van hun patiënten op te vragen bij de SBV­Z. Deze zogenaamde initiële vulling ­ waarvoor de zorgaanbieder, het indicatieorgaan of de zorgverzekeraar een bestand aanlevert volgens een vast format ­ gebeurt op afspraak met de SBV­Z. Als het BSN is opgevraagd èn de identiteit van de patiënt is vastgesteld kan het BSN worden gebruikt in de onderlinge communicatie met andere zorgaanbieders. Het BSN dat met de gegevens over een patiënt wordt meegeleverd mag door de ‘ontvangende’ zorgaanbieder worden overgenomen in zijn eigen administratie maar (nog) niet worden gebruikt in de verdere gegevensuitwisseling; daarvoor moet die zorgaanbieder op zijn beurt eerst de identiteit van de patiënt vaststellen. Immers, ook door deze zorgaanbieder moet de juiste persoon aan het juiste nummer worden gekoppeld voordat sprake kan zijn van betrouwbare gegevensuitwisseling. Behalve van een andere zorgaanbieder mag het BSN ook worden overgenomen uit de gegevens die afkomstig zijn van een zorgverzekeraar of indicatieorgaan, aangezien zij krachtens de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn­z) ook verplicht zijn om met een geverifieerd nummer te werken. In alle gevallen geldt: als wordt getwijfeld aan de juistheid van het BSN van een patiënt (bijvoorbeeld omdat de andere gebruiker een fout heeft gemaakt bij het verstrekken ervan), heeft de zorgaanbieder, het indicatieorgaan of de zorgverzekeraar de verplichting het BSN te verifiëren bij de SBV­Z Bijzondere situaties Bij het vaststellen van de identiteit van een patiënt of het opvragen van een BSN kunnen bijzondere situaties voorkomen. In het Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt, wordt een aantal bijzondere situaties beschreven en wordt aangegeven op welke manier hiermee moet worden omgegaan. Het gaat om de volgende situaties: • Problemen met het wettelijk identiteitsdocument; • Patiënt is jonger dan 4 jaar en heeft geen eigen identiteitsdocument; • Patiënt is niet in persoon aanwezig; • Patiënt heeft (tijdelijk) geen BSN;



Factsheet Identificatie en opvragen BSN

•

Identificatie middels wettelijk identiteitsdocument en/of verificatie van het BSN is tijdelijk niet mogelijk.

Algemene regel is: als door omstandigheden de identiteit van de patiënt niet kan worden vastgesteld, mag het BSN van deze patiënt niet worden gebruikt in de gegevensuitwisseling en dus ook niet in het declaratieverkeer. En als er (tijdelijk) geen BSN beschikbaar is, moeten de medische gegevens aan de hand van alternatieve persoonsgegevens (geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, postcode en huisnummer van het woonadres) worden vastgelegd in de zorgadministratie.

Factsheet



Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt



Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt Pas als de juiste persoon aan het juiste nummer is gekoppeld, kan er sprake zijn van betrouwbare gegevensuitwisseling met behulp van het BSN. Als door omstandigheden de identiteit van de patiënt niet kan worden vastgesteld, mag het BSN van deze patiënt niet worden gebruikt in de gegevensuitwisseling en dus ook niet in het declaratieverkeer. Gebeurt dat wel dan bestaat de kans dat er foute BSN’s in omloop raken en dat er gegevens van de verkeerde persoon worden uitgewisseld. Het gaat hierbij om bijzondere situaties bij identificatie aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument, dus niet om het zich vergewissen van iemands identiteit. Bijzondere situatie

Toelichting

Problemen met het wettelijk identiteitsdocument De volgende problemen kunnen zich voordoen: – de patiënt is het wettelijk identiteitsdocument vergeten; – het wettelijk identiteits­ document is verlopen; – het wettelijk identiteitsdocument is vervalst/staat geregistreerd als zijnde niet meer in circulatie; – de patiënt weigert zich te identificeren.

In al deze gevallen kan geen geldige identificatie van de patiënt plaatsvinden. De Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn­z) stelt identificatie van de patiënt en het opvragen of verifiëren van het BSN bij de SBV­Z verplicht voor het gebruik van het BSN. Zolang geen identificatie van de patiënt heeft plaatsgevonden, mag de zorgaanbieder daarom geen medische gegevens verwerken met behulp van het BSN. Er wordt niet van deze (hoofd)regel afgeweken als een patiënt geen geldig wettelijk identiteitsdocument kan of wil tonen vanwege één van de genoemde redenen. Totdat de patiënt aan de wettelijke verplichting tot legitimatie heeft voldaan, mogen geen gegevens worden vastgelegd en uitgewisseld met behulp van het BSN.



Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Bijzondere situatie

Toelichting

Concreet betekent dit: U mag gegevens van de patiënt in uw informatiesysteem registreren of wijzigen, maar u mag niet het BSN van de patiënt gebruiken, ook niet als het al in uw bestand staat zonder dat identificatie heeft plaatsgevonden. U mag het BSN van de patiënt ook niet gebruiken voor berichten naar andere zorgaanbieders. U mag het BSN van de patiënt niet gebruiken voor declaraties aan de zorgverzekeraar. Uitzonderingen: – Voor de driemaandelijkse abonnementsdeclaraties van alle patiënten van huisartsen mag de huisarts volstaan met het gebruiken van een BSN bij de declaratie. Het is niet verplicht om alle patiënten eerst te identificeren alvorens deze financiële afhandeling gedaan kan worden. Er is in dit geval geen zorg in het spel, dus geen sprake van het leveren en uitwisselen van zorginformatie, alleen van een declaratie. Daarom kan volstaan worden met een BSN. – Als een zorgaanbieder nog declaraties heeft van voor de inwerkingtreding van de Wbsn­z en via initiële vulling al wel beschikt over BSN’s, mag hij in die situatie wel declareren op basis van het BSN. Patiënt heeft een buitenlands paspoort

Een patiënt met een buitenlands paspoort kan zich, bij een bezoek aan zorgaanbieders, identificeren met zijn paspoort als zodanig.

Patiënt is jonger dan 4 jaar en heeft geen eigen identiteitsdocument

Kinderen onder de 4 jaar kunnen zich legitimeren middels de bijschrijving op het paspoort van één van de ouders.

Factsheet



Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Bijzondere situatie

Toelichting

Indien dit niet kan, kan er geen gegevensuitwisseling op basis van het BSN plaatsvinden, maar slechts op basis van identificerende persoonsgegevens (geslachts­ naam, voornamen, geboortedatum, postcode en huisnummer van woonadres). Wanneer de bijschrijving op het paspoort van de ouders gebruikt wordt voor identificatie van een kind onder de 4 jaar, kan een probleem ontstaan ten aanzien van de privacy van kinderen tussen  en 4 jaar. Kinderen vanaf  jaar kunnen namelijk, bij uitzondering, zelfstandig een behandelingsovereenkomst aan gaan. In die gevallen waarin een kind tussen de  en 4 jaar toch een bezoek wil brengen aan een zorgaanbieder zonder dat zijn of haar ouders daarvan weten, kan het kind dit aan de zorgaanbieder melden. De zorgaanbieder kan in een dergelijk geval pragmatisch met de identificatie omgaan en volstaan met identificatie aan de hand van bijvoorbeeld een schoolpasje. Gegevensuitwisseling zal dan niet op basis van het BSN plaatsvinden, maar op basis van identificerende persoonsgegevens (geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, postcode en huisnummer). Bij verstrekking van persoonsgegevens moet u vermelden dat er geen identiteitscontrole heeft plaatsgevonden. Patiënt is niet in persoon aanwezig Onder deze uitzonderings­ situatie vallen zowel de telefonische en e-mailconsulten als het ophalen

Telefonische en e-mailconsulten Het is bij deze vormen van zorgverlening fysiek onmogelijk een wettelijk identiteitsdocument te tonen. Omdat het wettelijk identiteitsdocument niet gecontroleerd kan worden, zouden in deze gevallen geen



Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Bijzondere situatie

Toelichting

van medicijnen bij de apotheker.

persoonsgegevens verwerkt mogen worden in combinatie met het BSN. Dit is echter een ongewenste beperking van de mogelijkheden van het BSN. Het gaat hier om een normale procedure in het zorgproces, waarbij de zorgaanbieder vanuit zijn professionele verantwoordelijkheid de afweging maakt dat de gevraagde zorg verleend kan worden zonder de fysieke aanwezigheid van de patiënt en dus zonder dat de meest betrouwbare methode van identificatie van een patiënt (met behulp van het wettelijk identiteitsdocument) heeft kunnen plaatsvinden. Om de bovengenoemde redenen wordt voor een zorgaanbieder de identificatie van een patiënt met behulp van het wettelijk identiteits­ document niet verplicht gesteld. Wél moet u de identiteit van de patiënt vaststellen door naar bepaalde persoonsidentificerende gegevens (voornamen, geslachtsnaam, geboortedatum, postcode van het woonadres en huisnummer van het woonadres) te vragen. Bij verstrekking van persoonsgegevens moet u vermelden dat er geen identiteitscontrole met behulp van een wettelijk identiteitsdocument heeft plaatsgevonden. Indien het BSN nog niet bekend is, vraagt de zorgaanbieder het BSN op bij de SBV­Z op basis van de gevraagde (of reeds in zijn administratie aanwezige) identificerende persoonsgegevens (geslachtsnaam, voornamen, geboortedatum, postcode en huisnummer).

Factsheet



Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Bijzondere situatie

Toelichting

Ophalen medicijnen In praktijk komt het vaak voor dat patiënten niet in staat zijn zelf hun medicatie op te halen bij de apotheek. In hun plaats neemt een ander, bijv. de partner, deze taak op zich. Net als bij telefonische en e­mail consulten gaat het hier om een normale procedure in het zorgproces, waarbij de apotheker vanuit zijn professionele verantwoordelijkheid de afweging maakt dat de gevraagde zorg verleend kan worden zonder de fysieke aanwezigheid van de patiënt, en dus zonder dat de meest betrouwbare methode van identificatie van een patiënt (met behulp van het wettelijk identiteitsdocument) heeft kunnen plaatsvinden. Daarom wordt voor een apotheker bij het ophalen van medicatie de identificatie van een patiënt met behulp van het wettelijk identiteitsdocument niet verplicht gesteld. Om een patiënt die zelf naar de apotheek komt niet strenger te behandelen dan wanneer hij iemand anders vraagt dit te doen, is deze versoepeling algemeen toe te passen op het ophalen van medicatie. Uiteraard is het wel mogelijk en wenselijk dat de zorgaanbieder zich door middel van controlevragen (voornamen, geslachtsnaam, geboortedatum, postcode van het woonadres en huisnummer van het woonadres) vergewist van de identiteit van de patiënt. De verantwoordelijkheid voor het zekerstellen van de identiteit van de patiënt, en dus ook de verificatie van het BSN, ligt daarmee bij de zorgaanbieder die de medicatie voorschrijft.



Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Bijzondere situatie

Toelichting

Dit betekent dat bij het ophalen van medicijnen het BSN altijd al opgevraagd en/of gecontroleerd zal zijn. De apotheker hoeft dat niet nogmaals te doen. Kortom, voor apothekers geldt dat zij bij het ophalen van medicijnen niet verplicht gesteld worden tot het identificeren van een patiënt en dat opvragen en/of controleren van het BSN reeds heeft plaatsgevonden. Patiënt heeft (tijdelijk) geen BSN

In deze situatie kan onderscheid gemaakt worden tussen patiënten die tijdelijk nog geen BSN hebben (bijv. pasgeborenen, nieuwe ingezetenen, asielzoekers vóór aanmelding bij de GBA) en patiënten die geen BSN hebben of krijgen (bijv. toeristen of personen zonder verblijfstatus). In deze gevallen is het voor de zorgaanbieder niet mogelijk de Wbsn­z na te leven. De zorgaanbieder legt voor deze patiënten (tijdelijk) bepaalde identificerende persoons­ gegevens vast (voornamen, geslachtsnaam, geboortedatum, postcode van het woonadres en huisnummer van het woonadres). Zodra er alsnog een BSN aan de patiënt is toegewezen, moet de zorgaanbieder dit nummer toevoegen aan de patiëntgegevens. Vanaf dat moment is het mogelijk de gegevens van de patiënt met behulp van het BSN uit te wisselen.

Controleren van het in omloop zijn van het wettelijk identiteitsdocument en/of verificatie van het BSN is tijdelijk niet mogelijk

Deze situatie doet zich voor als de zorgaanbieder niet bij zijn zorginformatie­ systeem kan (bijv. bij een consult aan huis) of dat zijn zorginformatiesysteem of de SBV­Z door technische problemen tijdelijk niet toegankelijk is.

Factsheet



Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Bijzondere situatie

Toelichting

Eigenlijk wordt in deze situatie de standaard­ procedure van identificatie van een patiënt en de verificatie van een BSN gevolgd. Als enige uitzondering geldt dat controle en verificatie met behulp van de SBV­Z niet direct kan plaatsvinden, maar pas op een later moment als de zorgaanbieder toegang tot zijn zorginformatiesysteem en de SBV­Z heeft.



Factsheet Bijzondere situaties bij identificatie van een patiënt

Factsheet



Het stellen van vragen aan de SBV-Z



Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV-Z Voor het vaststellen van het BSN van een cliënt kunnen zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars gebruik maken van de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV­Z). U kunt daar enerzijds nagaan of aan een cliënt een BSN is toegekend en zo ja welk nummer dat dan is. Anderzijds kunt u vaststellen of het identiteitsdocument van de cliënt in omloop is. Als u een vraag stelt aan de SBV­Z haalt deze de gegevens, door tussenkomst van de Beheervoorziening BSN, op uit de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA). In de GBA staan de officiële persoonsgegevens zoals die door de gemeente worden bijgehouden. Dit factsheet legt uit welke vragen een zorgaanbieder aan de SBV­Z kan stellen en waar u bij het stellen van vragen op moet letten. Welke vragen kunt u stellen? De volgende vragen kunnen worden gesteld aan de SBV­Z:

Vraag I:

Opvragen BSN Opvragen van een BSN op basis van opgegeven identificerende gegevens: Welk BSN hoort bij een bepaalde persoon? Vraag II: Verifiëren BSN Toetsen combinatie van een BSN en identificerende gegevens op basis van een BSN en opgegeven identificerende gegevens: Hoort deze combinatie van identificerende gegevens en BSN bij elkaar? Vraag III: Opvragen Persoonsgegevens Opvragen identificerende gegevens bij een BSN op basis van een BSN: Welke persoon hoort er bij een bepaald BSN? Vraag IV: Controle identiteitsdocument Toetsen geldigheid van een identiteitsdocument op basis van een documentnummer en een BSN: Is het door een persoon aangeboden document een document dat in omloop is? Ofwel: Is het door een persoon aangeboden document een geldig Nederlands identiteitsdocument?



Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV-Z

Welke gegevens moet u in uw vraag zetten?

Vraag I en II Opvragen BSN (vraag I) en verifiëren BSN (Vraag II) Voor het stellen van vragen aan de SBV­Z kunnen twee zoekpaden worden gebruikt. Een zoekpad is een vaste combinatie van gegevens die moeten worden ingevoerd om een zoekactie te kunnen uitvoeren. De combinatie van gegevens is zó opgezet dat ze in de meeste gevallen leiden tot een unieke match. Wanneer de geslachtsnaam in de zoekopdracht wordt meegegeven wordt altijd alleen zoekpad  gebruikt. Zoekpad 1 Als u minimaal de onderstaande gegevens in uw vraag gebruikt, gaat de SBV­Z zoeken volgens zoekpad : • • • •

Geboortedatum Geslachtsaanduiding Huisnummer Postcode

Bij het verifiëren van het BSN (vraag II; dus als het BSN al in uw eigen informatiesysteem is opgenomen) moet u ook het BSN in uw vraag zetten. Zoekpad 2 Als u minimaal de onderstaande gegevens in uw vraag gebruikt, gaat de SBV­Z zoeken volgens zoekpad : • • •

Geslachtsnaam Geboortedatum Geslachtsaanduiding.

Bij het verifiëren van het BSN (vraag II; dus als het BSN al in uw eigen informatiesysteem is opgenomen) moet u ook het BSN in uw vraag zetten Naast de verplichte gegevens mogen ook andere gegevens worden meegestuurd in de vraag (zie overzicht op de laatste pagina). Eerst probeert de SBV­Z om op basis van de verplichte gegevens een unieke match te maken. Als dat niet lukt, worden andere gegevens die u in uw vraag meestuurde, gebruikt om toch tot een unieke match te komen.

Factsheet



Het stellen van vragen aan de SBV-Z

De SBV­Z geeft, naast het BSN, ook alle overige beschikbare identificerende gegevens terug in het antwoord. Als u antwoord krijgt “Goed (G)” en “BSN gevonden”, kunt u ervan uitgaan dat u het BSN zondermeer kunt overnemen. Als er precies één BSN wordt gevonden maar bepaalde gegevens in uw vraag wijken op details af van de gegevens in het antwoordbericht (dus de gegevens in de GBA), dan wordt u hierop geattendeerd door een signaal in het antwoord (het antwoord geeft dan aan: “goed, met afwijkende gegevens”). In dat geval is het van belang om goed te bekijken welke gegevens afwijken en wat dat betekent. Overgens geldt dit alleen voor die gegevens die daadwerkelijk bij de stellen van de vraag zijn meegestuurd, immers, een gegeven kan alleen als “afwijkend” worden bestempeld als dat gegeven in de vraag was opgenomen. Neem het antwoord van de SBV­Z kritisch door om te beoordelen of u het juiste antwoord heeft ontvangen van de SBV­Z. Het antwoord van de SBV­Z bevat een eerste indicatie voor de juistheid van het antwoord. Deze indicatie staat altijd aan het eind van het antwoord. Als er bij het zoeken meerdere mogelijke kandidaten gevonden zijn, wordt alleen gemeld dat er geen unieke kandidaat is gevonden. U kunt dan de zoekopdracht verfijnen door optionele gegevens aan de vraag toe te voegen en de vraag nogmaals te stellen.

Vraag III Opvragen persoonsgegevens Voor het opvragen van persoonsgegevens is alleen het opnemen van het BSN in de vraag verplicht. In het antwoord worden alle beschikbare identificerende gegevens teruggegeven. Als er geen unieke match is, wordt alleen gemeld dat er geen unieke kandidaat is gevonden. Dat is bijvoorbeeld het geval als bij het intypen van het BSN iets mis is gegaan of als een nummer wordt ingevuld dat geen BSN is.



Vraag IV Controle identiteitsdocument Bij het toetsen van de geldigheid van een identiteitsdocument moeten in de vraag verplicht het documenttype (soort document) en het documentnummer worden meegestuurd. Het BSN moet ook verplicht worden meegestuurd in de vraag. Het BSN wordt bij deze vraag alleen gebruikt voor de logging.



Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV-Z

Het antwoord op deze vraag is ofwel “goed” (het opgegeven document is in omloop en mag worden gebruikt) of “fout” (het opgegeven document is niet in omloop en mag niet worden gebruikt). De SBV­Z kijkt bij deze vraag niet in de GBA maar in een aantal nationale documentregisters. Ontvangst en verwerking van het antwoord van de SBV-Z. Op basis van het antwoord dat u ontvangt van de SBV­Z en de aanvullende informatie die in dat antwoord wordt meegestuurd, bepaalt u of het antwoord voldoet aan de vraag. Op basis van het antwoord (of de antwoorden) moet een eenduidige koppeling kunnen worden gelegd tussen cliënt, diens identiteit en BSN. Het leggen van die koppeling is de verantwoordelijkheid van de zorgaanbieder en dient zorgvuldig te gebeuren omdat vervolgens patiëntgegevens worden opgeslagen en uitgewisseld op basis van dat aan de cliënt gekoppelde BSN. Het leggen van een goede en eenduidige koppeling zal niet altijd in één keer lukken met het stellen van één vraag. In bepaalde gevallen zullen aanvullende vragen moeten worden gesteld aan de patiënt. Ook kunnen andere of nieuwe vragen worden gesteld aan SBV­Z met andere gegevens. Daarvoor moet u dan wel beschikken over de programmatuur waarmee dat kan worden gedaan. Hierover zult u dus afspraken moeten maken met de ICT­leverancier. Wilt u meer in detail weten over de werking van het zoekmechanisme van het BSN bij de SBV­Z: zie ‘Zoekmechanisme BSN via de SBV­Z’, als download beschikbaar op www.sbv­z.nl. Dit document is primair bedoeld voor ICT­ leveranciers. In pilots is door zorgaanbieders en indicatieorganen al ervaring opgedaan met het zoeken via de SBV­Z. Daaruit komen een aantal aandachtspunten en tips voort. Deze zullen, samen met een aantal uitgewerkte voorbeelden van vragen en antwoorden, beschikbaar komen op www.invoering­bsnz.nl. Gegevensset SBV-Z Voor het bevragen van de SBV­Z is een gegevensset vastgesteld. De gegevens zijn verdeeld over een viertal categorieën: Persoon, Overlijden, Inschrijving en Verblijfplaats.

Factsheet



Het stellen van vragen aan de SBV-Z

In onderstaande tabel is per gegevenselement aangegeven of het in de vraag (“V”), het antwoord (“A”) of beiden kan voorkomen. Deze gegevensset wordt gebruikt voor zowel het opvragen van het BSN als het verifiëren BSN. Voor het opvragen persoonsgegevens wordt deze gegevensset voor het antwoord gebruikt. De vraag bevat dan alleen een BSN. De vraag WID controle SBV­Z kent een tweetal eigen gegevenselementen. Deze komen niet voor bij de andere vraagsoorten. Het BSN wordt bij WID controle door de SBV­Z gebruikt voor de logging ten behoeve van het inzagerecht voor de zorgconsument. Gegevens

Antwoord

Vraag

Vraag

Vraag

Vraag

Opvragen

Verifiëren

Opvragen

WID

BSN

BSN

persoons-

Controle

gegevens Persoon BSN

V

V

Voornamen

V

V

Voorletter

V

V

V

V

A

Geslachtsnaam

V

V

A

Geboortedatum

V

V

A

Geboorteplaats

V

V

A

Geboorteland

V

V

A

Geslachtsaanduiding

V

V

A

Adellijke titel/predikaat Voorvoegsels

V

A A A

geslachtsnaam

Aanduiding gegevens in

A

onderzoek persoon Datum ingang onderzoek

A

persoon Overlijden Datum overlijden

A

Aanduiding gegevens in

A

onderzoek overlijden Datum ingang onderzoek overlijden

A

V



Factsheet Het stellen van vragen aan de SBV-Z

Gegevens

Antwoord

Vraag

Vraag

Vraag

Vraag

Opvragen

Verifiëren

Opvragen

WID

BSN

BSN

persoons-

Controle

gegevens Inschrijving Omschrijving reden

A

opschorting Indicatie geheim

A

Verblijfplaats Gemeente van inschrijving

V

V

A

Functie adres

A

Gemeentedeel

A

Straatnaam

V

V

A

Huisnummer

V

V

A

Huisletter

V

V

A

Huisnummertoevoeging

V

V

A

Aanduiding bij huisnummer

V

V

A

Postcode

V

V

A

Locatiebeschrijving

A

Land vanwaar ingeschreven

A

Aanduiding gegevens in on­

A

derzoek adres Datum ingang onderzoek

A

adres Identiteitsdocument (WID) Documenttype

V

(soort document) Documentnummer

V

E

E. Voorlichting patiënten



Factsheet Voorlichting patiënten



Factsheet Voorlichting patiënten Om uw patiënten te informeren over de invoering van het BSN in de zorg zijn er flyers en posters voor in de wachtkamer beschikbaar. Deze informatiemiddelen zijn te bestellen via Postbus 5 (www.postbus5.nl), telefoon 0800­805 (gratis).

Factsheet Voorlichting patiënten



F

F. Overig • A fkortingen en begrippenlijst • Meer informatie

Factsheet



Afkortingen en begrippenlijst

Afkortingen en begrippenlijst Afkorting

BIG

Voluit

Definitie

Authenticatie

Een proces waarbij iemands identiteit bevestigd kan worden of waarmee de integriteit en de herkomst van de aan­ geboden gegevens gecontroleerd kunnen worden.

Autorisatie

Het verlenen van bevoegdheid om bepaalde persoonsgegevens te mogen inzien.

Wet op Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg BIG­register

Register van beroepsbeoefenaren in de individuele gezondheidszorg zoals bedoeld in artikel 3 en 34 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezond­ heidszorg (wet BIG).

BPR

Agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten

Agentschap van het ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK).

BSN in de zorg

Burgerservice­ nummer in de zorg

Uniek persoonlijk nummer van een patiënt, cijfermatig gelijk aan het sofi­nummer. Na inwerkingtreding van de Wbsn­z moet het BSN verwerkt worden in de administratie en worden toegepast bij communicatie over een patiënt tussen betrokken zorgverleners en/of bij onder­ linge gegevensuitwisseling. Dit kan alleen als het BSN uit een betrouwbare bron komt of verkregen is van een partij die het nummer al uit een betrouwbare bron heeft verkregen.



Factsheet Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

Voluit

Definitie

BV BSN

Beheervoorziening BSN

Sectoroverstijgend portaal bij het agentschap Basisadministratie Persoons­ gegevens en Reisdocumenten van het ministerie van BZK. Sectorale berichten­ voorzieningen zoals de SBV-Z zijn ‘poorten’ tot de BV BSN.

BZK

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijks­ relaties

CBP

College Bescherming Persoonsgegevens

CIBG

Het CBP houdt toezicht op de naleving van wetten die het gebruik van persoons­ gegevens regelen. Het CBP houdt dus toezicht op de naleving en toepassing van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Wet politieregisters (Wpolr) en de Wet Gemeentelijke Basisadministratie (Wet GBA). Agentschap van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, dat belast is met een aantal wettelijke uitvoeringstaken. Zie ook: www.cibg.nl

Certificaat

Elektronische bevestiging die gegevens voor het verifiëren van een bepaalde per­ soon verbindt met gegevens over de ver­ trouwelijkheid en authenticiteit en/of elektronische handtekening en daarmee de identiteit van de persoon bevestigt.

Certificaathouder

Een natuurlijke persoon of rechtspersoon aan wie een certificaat is afgegeven en van wie de identiteit kan worden vast­ gesteld met behulp van het certificaat.

Cliënt

Persoon die verpleging, verzorging of be­ geleiding (care) en/of behandeling (cure) geniet of mogelijk zal gaan genieten.

Factsheet



Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

Voluit

Definitie

EMD

Elektronisch medicatiedossier

Met het EMD krijgt de zorgaanbieder inzage in de (voorgeschreven en) verstrekte medicatie van een specifieke patiënt. Dit is de eerste fase van het elek­ tronisch patiëntendossier.

EPD

Elektronisch patiëntendossier

Het elektronisch patiëntendossier (EPD) is een virtueel dossier dat het uitwisselen van medische gegevens in de toekomst eenvoudiger moet maken. Zorgaanbieders kunnen dan actuele en volledige informatie over een patiënt van­ uit het hele land opvragen en inzien, mits zij daartoe bevoegd zijn en daarvoor toestemming hebben van de patiënt.

GBA

Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens

Landelijke, volledig geautomatiseerde ad­ ministratie van persoonsgegevens van burgers, waarin de administratieve le­ vensloop vastgelegd en bijgehouden wordt.

GBZ

Goed Beheerd Zorgsysteem

Een zorginformatiesysteem dat voldoet aan de eisen voor aansluiting op het Landelijk Schakelpunt.

HTTPS

Hyper Text Transfer Protocol Secure

Protocol voor het transporteren van tekst­ berichten over een TCP­verbinding.

ICT

Informatie en Communicatie Technologie ICT­voorziening

ID/id

Hardware en software gericht op het elektronisch verwerken of communiceren van informatie.

Identiteit Identificatie

Het proces waarbij de identiteit van een persoon vastgesteld wordt.



Factsheet Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

Voluit

Definitie

Identificeren

Bepalen van de identiteit van een persoon of organisatie.

Initiële vulling

Door middel van bestandsuitwisseling in één keer BSN’s koppelen aan de patiëntengegevens­bestanden van een zorgaanbieder of indicatieorgaan.

Kaartlezer

Apparaat verbonden aan de personal computer, waarin de UZI­pas ingevoerd moet worden om deze te kunnen gebruiken. Soms wordt het begrip smart­ cardreader gebruikt. Voor een UZI­server­ certificaat is geen kaartlezer benodigd.

Kwz

Kwaliteitswet zorginstellingen

De Kwaliteitswet zorginstellingen (Kwz) heeft als doel de kwaliteit van zorg, die verleend wordt door organisatorische verbanden, van overheidswege te waarborgen. In de Kwz zijn dan ook verplichtingen opgenomen waaraan deze organisatorische verbanden moeten voldoen.

LSP

Landelijk Schakelpunt

Het Landelijk Schakelpunt (LSP) vormt de spil van de ICT­basisinfrastructuur voor de zorg (AORTA). Deze ‘verkeerstoren’ regelt de inzage in patiëntinformatie die lokaal opgeslagen ligt bij zorgaanbieders. Via het LSP kunnen zorgaanbieders betrouwbaar, veilig en snel actuele infor­ matie opvragen uit systemen van collega­ zorgaanbieders. Alleen computer­ systemen die aan strenge beveiligingsei­ sen (de zogenaamde GBZ­eisen) voldoen worden aangesloten op het LSP. Het LSP geeft toegang tot persoonsgegevens met behulp van het BSN.

Factsheet



Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

NAW

SBV-Z

Voluit

Definitie

Logging

Het vastleggen van de elektronische communicatie, waardoor achteraf is vast te stellen wie toegang heeft gehad tot welke gegevens.

Mandateren

Overdragen van bevoegdheden bij het delegeren van taken.

Medebehandelaar

Zorgaanbieder die in opdracht van een hoofdbehandelaar handelt.

Medewerker

Persoon in dienst van een zorginstelling of in dienst bij een zorgaanbieder die in opdracht daarvan ondersteunende dien­ sten verricht.

Naam Adres Woonplaats Patiënt

Persoon die geneeskundig onderzoek of behandeling (cure) geniet of mogelijk zal genieten.

Patiëntgegevens

Persoonlijke, logistieke, medische en/of financiële gegevens over een bepaalde patiënt of cliënt die zijn vastgelegd in het kader van de zorgdienst.

Patiëntdossier

Verzameling van patiëntgegevens van één patiënt of cliënt onder beheer van de verantwoordelijke zorgaanbieder.

Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg

Voor de zorgsector de ‘poort’ tot de BV BSN, voor het opvragen en verifiëren van BSN’s. Zie ook: www.sbv­z.nl

Specificatie

Uitwerking van de afzonderlijke onder­ delen van de ICT­infrastructuur of ICT­ toepassingen.

Systeem

ICT­voorziening of verband van ICT­ voorzieningen, al dan niet inclusief de beheerders en de gebruikers, dat zelf­ standig diensten of functies kan leveren.



Factsheet Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

Voluit

Definitie

UZIregister

Unieke Zorgverlener Identificatie

Unieke identificatie van zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Identificatie en authenticatie geschieden via een UZI­pas met een eigen PIN­code of UZI­servercertificaat.

UZI­pas

De drager van de elektronische identiteit van zorgaanbieders.

UZI pashouder

De natuurlijke persoon die gebruik maakt van een UZI­pas.

UZI­register

Register van zorgaanbieders, indicatieor­ ganen en zorgaanbieders.

UZI­servercertificaat

Naast de UZI­pas in de vorm van een smartcard geeft het UZI­register ook servercertificaten uit. Met behulp van deze servercertificaten wordt aangetoond dat een service, b.v. een website, appli­ catie of server daadwerkelijk bij een zorg­ aanbieder hoort. Daarnaast kan met een servercertificaat een beveiligde verbin­ ding tussen services worden gemaakt.

UZI­toetsingsregister

Een door de Policy­Authority van het UZI­ register erkend register. Het UZI­register kan voor een zorgverlener of instelling die in een dergelijk register is opgenomen de garantie ‘zorgverlener’ of ‘instelling’ afgeven.

VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Wabb

Wet algemene bepalingen burger­ servicenummer

Wet van BZK. Deze wet introduceert het burgerservicenummer dat door alle over­ heidsorganen gebruikt zal worden als hulpmiddel voor het ontsluiten van per­ soonsgegevens.De wet is op 6 november 007 in werking getreden.

Factsheet



Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

Voluit

Definitie

WBP

Wet bescherming persoonsgegevens

De belangrijkste regels voor het vastleg­ gen en gebruiken van persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). De WBP heeft betrekking op alle gebruik ­ ‘verwerkingen’ ­ van persoonsgegevens, van het verzamelen ervan tot en met het vernietigen van persoonsgegevens.

WDH

Waarneemdossier huisartsen

Met het elektronisch waarneemdossier kan de waarnemend huisarts op de huisartsenpost met het zogenaamde Huisartspost Systeem een ‘professionele samenvatting’ van de vaste huisarts opvragen. Deze samenvatting bevat de voor de waarneming relevante patiënt­ gegevens.

Wgbo

Wet op de geneeskundige behandelings­ overeenkomst

Wbsn-z

Wet gebruik BSN in de zorg

Wet die het gebruik van het burger­ servicenummer in de zorg regelt.

WID

Wettelijk identiteitsdocument

Document waarmee iemand zich wettelijk kan identificeren. Een wettelijk identiteitsdocument is een geldig pas­ poort, een Nederlands identiteitsdocu­ ment, een Nederlands rijbewijs of een Nederlands vreemdelingendocument.

Zoekpad

Set van identificerende gegevens ten behoeve van het bevragen van de SBV­Z met betrekking tot een BSN of bijbehorende persoonsgegevens.

Zorg

Onder zorg verstaat men de zorg als omschreven bij of als gevolg van de Zorg­ verzekeringswet.



Factsheet Afkortingen en begrippenlijst

Afkorting

ZOVAR

Voluit

Definitie

Zorgconsument

Patiënt of cliënt.

Zorginstelling

Het organisatorische verband zoals bedoeld in de Kwaliteitswet zorginstellin­ gen aangevuld met door de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport aan­ gewezen organisatorische verbanden.

Zorginformatie­ systeem

ICT­voorziening die rechtstreeks ter beschikking staat van een zorgaanbieder.

Zorgverlener

Beroepsbeoefenaar als bedoeld in de artikelen 3 of 34 van de wet BIG en andere door de minister aangewezen zorgverleners.

Zorgverzekeraar

Verzekeraar die zorg vergoedt in de zin van de Zorgverzekeringswet.

Zorgverzekeraars authenticatie registratie

Een van de drie door het UZI­register onderhouden registers in het kader van de Wbsn­z.

Factsheet



Meer informatie

Meer informatie Voor algemene en actuele informatie over de invoering en het gebruik van het BSN kunt u de website van het ministerie van VWS raadplegen. www.invoering­bsnz.nl Over de invoering van het BSN in de zorg in het algemeen, de politiek­bestuurlijke aspecten, het BSN­stelsel, de stand van zaken van de wet, veelgestelde vragen voor zorgaanbieders en zorgconsumenten, factsheet(s) en ander informatie­ materiaal. En verder: www.sbv­z.nl Gedetailleerde informatie over de diensten van de SBV­Z, inzagerecht, de aansluiting van het systeem van een gebruiker van het BSN op de SBV­Z en hulpmiddelen zoals de speciaal voor ICT­leveranciers ontwikkelde testtool SBV­Z. www.uziregister.nl Informatie over het aanvragen van een UZI­pas en/of een UZI­servercertificaat (abonneeregistratie) en alle aspecten van het gebruik van deze middelen. www.invoering­epd.nl Voor informatie over de invoering van het EPD, de relatie tussen het BSN en het EPD, nieuwsberichten en veelgestelde vragen. Voor vragen: Servicedesk SBV-Z De SBV­Z heeft een servicedesk ingericht waarmee u contact kunt opnemen tijdens het realiseren van de aansluiting van uw systeem op de SBV­Z. De servicedesk is ook bestemd voor het aanmelden van storingen, het indienen van klachten en het stellen van informatievragen. Per e­mail: info@sbv­z.nl Telefonisch: 070­340 7005

0

Factsheet Meer informatie

Servicedesk UZI-register Voor vragen over het UZI­register, inclusief het aanvragen van UZI­passen en kaartlezers kunt u contact opnemen met de servicedesk van het UZI­register. Per e­mail info@uzi­register.nl Telefonisch 070­340 600 Programma Invoering EMD/WDH en BSN Het Programma Invoering EMD/WDH en BSN van het ministerie van VWS is voor vragen of opmerkingen rond de invoering van het BSN in de zorg bereikbaar via de servicedesk van de SBV­Z. Vragen over invoering EPD Voor algemene vragen over invoering van het EPD en de eerste twee hoofdstukken EMD en WDH kunt u per mail richten aan info@invoering­epd.nl of via de telefoon: 0900­3 434 (0 cent per minuut) Adressen en telefoonnummers van instanties betrokken bij de invoering van het BSN in de zorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport VWS Programma Invoering EMD/WDH en BSN Bezoekadres Parnassusplein 5 5 VX Den Haag Algemeen telefoonnummer: 070­340 79  Algemeen faxnummer: 070­340 78 34 Postadres Postbus 0350 500 EJ Den Haag www.minvws.nl CIBG Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg en UZI­register Bezoekadres Wijnhaven 6 5 GA Den Haag Telefoon: 070­340 54 87 Faxnummer: 070­340 65 35

Factsheet



Meer informatie

Postadres Postbus 64 500 BC Den Haag www.cibg.nl



Factsheet Meer informatie

Colofon Versie .0, december 007 (eerdere versie: januari 007) Dit handboek is een publicatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Directie Macro­Economische Vraagstukken en Arbeidsvoorwaardenbeleid Programma Invoering EMD/WDH en BSN Postbus 0350 500 EJ Den Haag www.invoering­bsnz.nl Het ministerie van VWS heeft deze uitgave zorgvuldig samengesteld. Aan de uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.

Uitgave Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Postadres Postbus 20350 2500 EJ Den Haag Bezoekadres Parnassusplein 5 2511 VX Den Haag Informatie Voor informatie en vragen over bestellingen kunt u terecht bij de medewerkers van Postbus 51. Zij zijn op werkdagen bereikbaar van 08.00 tot 20.00 uur onder telefoonnummer 0800-8051 (gratis). Internetadres www.minvws.nl

DVC 70069 - Ontwerp: Optima Forma

December 2007