Handboek administratie sectorplannen WZW Werkgeversvereniging in zorg en welzijn

Handboek administratie sectorplannen

WZW Werkgeversvereniging in zorg en welzijn

Versie: 1.0 Datum: 26 juni 2014 ©Wecreate Consulting

Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

2

Inleiding Bij deze ontvangt u het Handboek Sectorplan Zorg als richtlijn voor de administratieve vastlegging en verwerking van uw deelplan op instellingsniveau binnen het regionale sectorplan van WZW. Deze richtlijn maakt u wegwijs in de belangrijkste onderwerpen ten aanzien van de administratieve vastlegging, verantwoording en verwerking van uw projectactiviteiten. U wordt aangeraden dit document grondig door te nemen en alle richtlijnen en tips en tricks in acht te nemen zodat u uw gemaakte kosten voor uitgevoerde activiteiten in het kader van uw deelplan maximaal kunt opvoeren in het project. Landelijk zijn er na overleg met het ministerie van SZW vanuit 16 regionale werkgeversorganisaties 18 sectorplannen ingediend. 5 sectorplannen maken deel uit van de eerste tranche en 13 sectorplannen maken deel uit van de tweede tranche. De 16 regionale werkgeversorganisaties, waar WZW onderdeel van uitmaakt, hebben recent besloten om gezamenlijk een Shared Service Centrum in te richten die de aanvragers en alle instellingen ondersteunt bij de uitvoering en verantwoording van de sectorplannen. Deze ondersteuning bestaat in ieder geval uit:  Eén centraal online webportal met backoffice voor de administratieve verantwoording (Shared Service Centrum);  Eén model Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC)  Selectie van één accountant die alle 18 sectorplannen controleert en een centrale begeleiding van de controles;  Eén loket voor intermediaire zaken en belangenbehartiging richting SZW en het Agentschap SZW (AGSZW). Momenteel (juni 2014) wordt gewerkt aan de vormgeving van het Shared Service Centrum. Gepland is dat het webportal en de back office na de vakantieperiode van 2014 operationeel is. Vanaf dat moment kunnen alle instellingen goed en eenduidig ondersteund worden bij de vastlegging en verantwoording van alle activiteiten. Het webportal wordt de faciliteit waarin alle instellingen haar activiteiten aanvragen/ registreren en administreren. Het webportal en haar back office neemt u aan de hand bij de verantwoording en ondersteunt aanvragers daar waar dat kan, bijvoorbeeld door het verstrekken van standaard formats, zoals presentielijsten en urenstaten. Als subsidiebegunstigde bent en blijft u verantwoordelijk voor de brondocumentatie ter verantwoording van de kosten van uw activiteiten. Zolang het Shared Service Centrum nog niet operationeel is kunt u met behulp van dit handboek uw verantwoording vormgeven. Dit handboek bevat tevens een aantal handige formats. De deelnemende instellingen worden geacht om conform dit handboek te handelen, zodat in een later stadium de verantwoording gemakkelijk kan worden ingepast in het webportal van het landelijke Shared Service Centrum. Zo kunt u maximaal profiteren van de subsidie. Namens, WZW Arno Spitters Directeur Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

3

INHOUDSOPGAVE H1 WAT U MOET WETEN

5

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

COMPLY OR EXPLAIN STRAMIEN VAN HET PROJECT DE AO/IC EN NALEVING DAARVAN BELANG VAN EEN SCHOLINGSPLAN OP INSTELLINGSNIVEAU DE REGELGEVING ALS UITGANGSPUNT TIPS & TRICKS WAT TE DOEN BIJ VRAGEN?

5 5 6 7 8 8 9

2.

VERANTWOORDING VAN ACTIVITEITEN

10

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

DEELNEMERSADMINISTRATIE VERLETKOSTEN VAN DEELNEMERS VERLETKOSTEN VAN INTERNE DOCENTEN EXTERNE KOSTEN LOONKOSTENSUBSIDIE BBL TRAJECTEN EN HBO DUAAL PARAFENLIJST TOETS OP ARBEIDSMARKTRELEVANTIE DOSSIEROPBOUW

11 12 13 15 17 18 18 19

3.

MARKTCONFORMITEIT VAN EXTERNE KOSTEN

20

3.1 PROCEDURE VOOR AANBESTEDINGSPLICHTIGE ORGANISATIES 3.2 PROCEDURES VOOR NIET‐AANBESTEDINGSPLICHTIGE INSTELLINGEN

20 20

4.

24

NORMENKADER VERANTWOORDINGSDOCUMENTEN

BIJLAGE 1: FORMAT DEELNEMERSVERKLARING

27

BIJLAGE 2: FORMAT PRESENTIELIJST

28

BIJLAGE 3: FORMAT WEEKSTAAT

29

BIJLAGE 4: FORMAT BENCHMARKFORMULIER

30

BIJLAGE 5: FORMAT PARAFENLIJST

32


4

H1 Wat u moet weten 1.1 Comply or explain Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid noemt de regeling Cofinanciering Sectorplannen zelf een zogenaamde “high trust” regeling, dat inhoudt dat u ofwel de regels van het spel exact opvolgt (comply) of heel goed dient uit te leggen welke bewijsvoering u in afwijking op de regels heeft gekozen (explain). De 16 regionale werkgeversorganisaties hebben besloten te kiezen voor een uniforme aanpak die geldt voor alle deelnemende instellingen. Deze aanpak heeft als uitgangspunt om zoveel mogelijk te voldoen aan de regelgeving en richtlijnen (comply). Alleen in specifieke gevallen waar maatwerk zeer wenselijk is trekken de 16 regionale werkgeversorganisaties samen op richting het Agentschap SZW en de betrokken accountant om alternatieve verantwoording (explain) vooraf goedgekeurd te krijgen. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan een vereenvoudigde procedure voor het bepalen van marktconforme prijzen. Pas na groen licht van deze partijen wordt de alternatieve verantwoording in de projecten toegestaan. Deelnemende instellingen worden geacht activiteiten waarvoor subsidie wordt gewenst uit te voeren en te verantwoorden conform de geldende wet‐ en regelgeving en de richtlijnen in dit handboek. Dat is, zeker aan het begin , ongetwijfeld een best lastige opgave. Om u van dienst te zijn daarbij is dit handboek opgesteld. Dit handboek neemt u mee in de geldende regels voor de verantwoording ten aanzien van de activiteiten en de maatregelen die u uitvoert. Aangegeven wordt wat u moet verantwoorden, welke documenten u hiervoor moet overleggen en aan welke eisen dit moet voldoen. Tevens vindt u in de bijlagen een aantal formats die u dient te gebruiken voor de verantwoording. Voor de projecten die reeds gestart zijn geldt dat de tot heden gebruikte verantwoordingsdocumenten in een later stadium kunnen worden geupload in het webportal en verwerkt zullen worden door het Shared Service Centrum. Hiervoor geldt echter wel dat alle verantwoordingsdocumenten moeten voldoen aan de regelgeving en richtlijnen uit dit handboek. Het is aan te bevelen om zo spoedig mogelijk de formats uit dit handboek te gebruiken. Vanaf een nog nader te bepalen datum in september 2014 zijn alle deelnemende instellingen verplicht om de voorgeschreven formats te gebruiken.

1.2 Stramien van het project Het sectorplan van WZW heeft betrekking op 2 thema’s, met in totaal 7 maatregelen. De 4 maatregelen in thema 1 richten zich op competentie ontwikkeling van medewerkers en de 3 maatregelen in thema 2 richten zich op kwalificerende scholing. Binnen de maatregelen zijn kostensoorten begroot, zoals: inkoop externe opleidingen, loonverlet deelnemers en loonkosten interne docenten. U kunt alleen subsidie verkrijgen voor activiteiten die vallen onder de 7 maatregelen en voor kostensoorten welke zijn opgenomen in de begroting van de aanvraag. Het volgende schema geeft inzicht in de maatregelen en kostensoorten waarvoor u subsidie kunt verkrijgen.


5

Thema

Maatregel

Kostensoorten

Thema 1

1. uitvoering competentiescans

Externe kosten, interne instructiekosten

Thema 1

2. trainingsprogramma, 2 dagen

Externe kosten, interne instructiekosten en loonverletkosten

Thema 1

3. bijscholingsprogramma, 8 dagen


Thema 1

4. opleidingsprogramma, 16 dagen


Thema 2

5. MBO niveau BBL opleidingen

Loonkosten

Thema 2

6. HBO niveau opleidingen/HBO Duaal

Loonkosten

Thema 2

7. EVC trajecten

Externe kosten

Er kunnen regionale verschillen zijn in die zin dat er in de ene regio meer loonverlet is opgenomen en bij een andere regio bijvoorbeeld meer externe kosten. Via het portal kunnen alle genoemde kostensoorten geadministreerd worden, waardoor er ruimte blijft voor een regionale inkleuring van het plan.

1.3 De AO/IC en naleving daarvan De 16 regionale werkgeversorganisaties stellen gezamenlijk een gestandaardiseerde AO/IC (Administratieve Organisatie/Interne Controle) op die geldt voor alle regionale werkgeversorganisaties en alle deelnemende instellingen. Naar verwachting zal deze in september 2014 worden opgeleverd. Deze AO/IC richt zich voornamelijk op de organisatie, inrichting en werking van het Shared Service Center, procedures en richtlijnen voor de instellingen die hier gebruik van maken en planning en rapportageverplichtingen richting diverse belanghebbenden. Deze AO/IC borgt niet de uitvoering op het niveau van alle instellingen. Het is uw eigen verantwoordelijkheid om dit goed te organiseren en implementeren. Bij de live gang van het Shared Service Centrum wordt u duidelijk geïnformeerd over wat er van u verwacht wordt. Deze AO/IC leidt in feite tot dezelfde output als in dit handboek vermeld is.


6

Een taak en verantwoordelijkheid die altijd bij u als werkgever ligt is de verzameling en kwaliteit van de verantwoordingsdocumentatie. Denk hierbij onder andere aan facturen, betaalbewijzen, diploma’s, presentielijsten etc. In dit handboek zijn richtlijnen opgenomen voor verantwoordingsdocumentatie waarvan op basis van de huidige informatie ingeschat is dat deze minimaal noodzakelijk is om de subsidie te kunnen verantwoorden. Als instelling kunt u vooruitlopend op het Shared Service Centrum nu al uw eigen AO/IC opstellen en implementeren. U wordt geacht een AO/IC op te stellen, omdat de ervaring leert dat duidelijke procedures en goede afspraken vooraf de helft van het werk is. Zaken die u kunt meenemen in uw AO/IC zijn:  Welke verantwoording moet ik opleveren (zie dit handboek)?  Aan welke eisen moet deze verantwoording voldoen (zie dit handboek)?  Hoe kan ik mijn processen zo inrichten dat de output aan deze eisen voldoet (organisatie)?  Wie richt deze processen in (organisatie)?  Wie controleert de werkelijke output (controle)?  Wat als de output niet voldoet aan de eisen (beheermaatregelen)?  Wie is eindverantwoordelijk voor het project (organisatie)?  Wie heeft de operationele leiding over de uitvoering (organisatie)?  Wie voert de controle en administratie uit (organisatie)? Vanuit het Shared Service Center zal een accountant worden aangesteld die de controle uitvoert op alle 18 sectorplannen. Uitgangspunt is dat alle projecten centraal gecontroleerd worden en het voldoende is wanneer uw verantwoordingsdocumentatie beschikbaar is in het centrale webportal. Dit zou betekenen dat u lokaal geen accountant over de vloer krijgt voor de controle op uw kosten, absolute zekerheid hierover is er nog niet. Uiteraard kan het wel zo zijn dat er in voorbereiding op of tijdens de controle aanvullende documentatie bij u wordt opgevraagd als dat voor de verantwoording noodzakelijk is.

1.4 Belang van een scholingsplan op instellingsniveau Te vaak worden subsidieprojecten met te rooskleurige verwachtingen gestart, om daarna met teleurstellingen te eindigen. Daarom wordt u aangeraden om vooraf een gedegen inschatting te maken van de tijd en kosten die u moet gaan maken om adequaat de aangevraagde subsidie te verantwoorden en een realistische inschatting te maken van de subsidie die u denkt te verkrijgen. Hiervoor kunt u uw scholingsplan gebruiken. Belangrijk is dat u goede keuzes maakt over welke kosten uit het plan worden ingebracht in het sectorplan, daarbij zou bepalend moeten zijn welke kosten en inspanningen u maakt voor de verantwoording van welke kosten (kosten/baten analyse). Dit helpt u beter voorbereid te zijn op de verantwoording van de kosten. Goed voorbereide aanvragers hebben in de regel een betere realisatie.


7

1.5 De regelgeving als uitgangspunt Dit handboek vervangt op geen enkele wijze de bestaande regelgeving vanuit het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Er kunnen aan dit handboek dan ook geen rechten worden ontleend. U bent zelf verantwoordelijk voor de administratieve verantwoording van uw activiteiten. Dit betekent ook dat u ten behoeve van de administratieve verantwoording kennis dient te hebben genomen van het volgende:  De Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 12 augustus 2013 (2013‐0000110985) tot cofinanciering van sectorplannen zoals gepubliceerd in de Staatscourant, met inbegrip van alle wijzigingen die daaropvolgend zijn gepubliceerd;  De Algemene Regeling SZW subsidies;  Leidraad Regeling Cofinanciering Sectorplannen Projectadministratie zoals gepubliceerd door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Deze documenten zijn te vinden op de website: http://www.agentschapszw.nl/subsidies/cofinanciering‐sectorplannen/regelgeving

1.6 Tips & tricks In dit handboek zijn tips en tricks opgenomen voor het voeren van een goede administratieve verantwoording. Een paar belangrijke zijn:  Beleg de verantwoordelijkheid voor uw administratie. Benoem bijvoorbeeld een projectleider en geef deze een mandaat om te handelen.  Informeer alle betrokken functionarissen (finance, salarisadministratie, HR afdeling, interne docenten) tijdig over de procedures.  Informeer uw deelnemers over de vereisten.  Probeer bepaalde vereisten te beleggen bij uw leveranciers (bijvoorbeeld uw opleidingsorganisaties). Vraag hen om presentielijsten bij te houden als voorwaarde voor uitvoering bijvoorbeeld.  Begin tijdig aan uw administratie. Achteraf repareren is meestal onmogelijk.  Houd regelmatig de website van het Agentschap SZW in de gaten (www.agentschapszw.nl). Hier worden soms voorbeelddocumenten verstrekt of regels nader uitgelegd. Kosten voor de overhead van de deelnemende instelling, door inschakeling van externen of interne kosten, vallen buiten de subsidie. Het opbouwen van het marktconformiteitsdossier is eveneens overhead en dus niet subsidiabel.


8

1.7 Wat te doen bij vragen? Zoals vaak bij subsidieregelingen (en in het bijzonder regelingen die recent gestart zijn), geldt voor de Regeling Cofinanciering Sectorplannen dat lang niet alle regels en vereisten ten aanzien van de administratieve verantwoording 100% duidelijk zijn. Tevens kan het voorkomen dat het Ministerie van SZW bepaalde regels in een later stadium aanscherpt of op een nader moment nog verduidelijkt. Voor vragen over deze handleiding, de subsidieregeling of andere vragen over de uitvoering van uw activiteiten kunt u contact opnemen met: WZW Leo den Hoed 026‐3898983 [email protected] De deelnemende instellingen worden geacht niet zelf contact op te nemen met het Agentschap SZW. Zij hebben nadrukkelijk aangegeven enkel rechtstreeks met de regionale aanvragers (of degenen die namens hen optreden) te communiceren en niet met instellingen afzonderlijk.


9

2.

Verantwoording van activiteiten

Dit hoofdstuk biedt u een zo compleet mogelijk overzicht van alle relevante administratie en verantwoordingsdocumenten. Uitgangspunt is een inzichtelijke en controleerbare administratie bij te houden met betrekking tot de uitvoering van uw activiteiten en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Dit betekent dat alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig worden vastgelegd en ten behoeve van de vaststelling van de subsidiabiliteit geverifieerd kunnen worden met bewijsstukken. In de volgende paragraven wordt per deeladministratie uiteen gezet welke verantwoordingsdocumenten opgeleverd moeten worden en waaraan deze documenten moeten voldoen. Daarbij is aangegeven welke gegevens u minimaal digitaal dient vast te leggen. Als u zich houdt aan deze richtlijnen kunt u uw administratie en verantwoording na de zomer van 2014 met beperkte inspanning met terugwerkende kracht opvoeren en uploaden in het webportal van het Shared Service Centrum. Achtereenvolgens wordt belicht:  De deelnemersadministratie;  De verletkosten van deelnemers;  De verletkosten van interne docenten;  De externe kosten;  Loonkostensubsidie voor BBL’ers en HBO Duaal (de laatste onder voorbehoud);  Dossier opbouw. Per deeladministratie is aangegeven welke documenten noodzakelijk zijn voor de verantwoording en wat hiervoor de belangrijkste eisen zijn. Tevens ziet u aan het einde van iedere paragraaf de onderstaande kaders. Dit kader informeert u over zaken in relatie tot het Shared Service Centrum Dit kader verwijst naar bijlage waarin hulpdocumenten zijn opgenomen Dit kader geeft aan voor welk van de 7 maatregelen de paragraaf relevant is


10

2.1 Deelnemersadministratie Voor alle projectactiviteiten die deelnemer gerelateerd zijn geldt dat u minimaal de volgende bewijsstukken per deelnemer moet verzamelen: Bewijsstuk

Wat bewijst u?

Welke gegevens legt u digitaal vast?

Kopie ID‐bewijs

De identiteit van de deelnemer

Naam, geboortedatum, geslacht, BSN‐nummer

Deelnemersverklaring

Toestemming gebruik persoonsgegevens

Akkoord gebruik gegevens

Prestatieverantwoording U bewijst dat de prestatie geleverd is. Dit kan d.m.v. o.a.: diploma, certificaat, bewijs van deelname, EVC rapport, presentielijst, test rapport, BPVO of andere documenten.

Prestatie geleverd Instroom moment in project Uitstroomniveau (optioneel)

Alle 7 maatregelen zijn deelnemer gerelateerd. Dit betekent dat u alle kosten moet kunnen onderbouwen met deelnemersdossiers. In bijlage 1 is het ‘Format Deelnemersverklaring’ opgenomen. In het kader van de recent aangescherpte richtlijnen van het College Bescherming Persoonsgegevens, is het noodzakelijk dat u aan elke werknemer in dit subsidieproject vraagt om deze deelnemersverklaring te tekenen. Daarmee gaat de deelnemer via ondertekening akkoord met gebruik van zijn gegevens voor subsidie doeleinden en geeft instemming met inzage door derden (accountant en Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid) van zijn privacy gevoelige gegevens. Is deze verklaring er niet, dan mogen, strikt genomen de gegevens niet verwerkt worden voor de verantwoording van het sectorplan. Een kopie ID bewijs is een kopie van het paspoort of het ID bewijs een kopie van een rijbewijs is alleen geldig, indien er een kopie is van beide zijden. Bij de prestatieverantwoording is het van belang dat deze voldoet aan de volgende minimale eisen:  Uit het bewijsstuk blijkt voor welke deelnemer de prestatieverantwoording is;  Uit het bewijsstuk blijkt voor welke activiteit de prestatieverantwoording is, dit kan worden aangesloten op de factuur (in het geval van externe activiteiten) of de weekstaat van de docent (in het geval van interne instructie);  Uit het bewijsstuk blijkt wanneer de prestatie is geleverd. Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

11

In het webportal dat het Shared Service Centrum landelijk ter beschikking zal stellen kunt u alle verantwoordingsdocumenten uploaden en administreren. De back office (SSC) voert een extra controle uit op uw dossiers. Voor een correcte verantwoording van de ID‐ bewijzen, deelnemersverklaringen en prestatiebewijzen is het van groot belang dat deze voldoen aan de richtlijnen alvorens u deze documenten upload in het webportal. Dit voorkomt veel correspondentie en discussie over onjuiste verantwoordingsdocumenten. Totdat het webportal en het Shared Service Centrum operationeel zijn verzoeken wordt u verzocht de genoemde documenten conform deze richtlijnen te verzamelen en administreren zodat u op een later moment eenvoudig al uw documenten in het webportal kunt administreren.

In bijlage 1 is een standaard ‘Format Deelnemersverklaring’ bijgevoegd Deze richtlijnen gelden voor alle maatregelen

2.2 Verletkosten van deelnemers Loonverletkosten van deelnemers komt alleen voor subsidie in aanmerking wanneer de scholing van werknemers in werktijd plaatsvindt. Bij scholing buiten werktijd is er immers geen sprake van loonderving. Houdt deze eis kritisch in het oog. Voor het verantwoorden van loonverletkosten van deelnemers is een goed ingevulde en juist ondertekende presentielijst essentieel. In bijlage 2 is een model presentielijst bijgevoegd die u dient te gebruiken voor de verantwoording van de verletkosten. De eisen aan een presentielijst zijn:  

  

Zorg ervoor dat de naam van de activiteit (bijvoorbeeld opleiding) overeenkomt met de naamgeving op de factuur of de naamgeving in de urenadministratie van interne docenten Registreer de begintijd, eindtijd en datum van de opleiding per dag (afronden op halve uren), dat wil zeggen een cursusdag die start om 09.00 uur en inclusief pauze doorgaat tot 16.15 uur = 7,5 uur. Zorg voor een eenduidige referentie naar de deelnemer door personeelsnummer, BSN‐ nummer en/of voorletter en achternaam De deelnemer dient per dag te tekenen voor aanwezigheid De docent dient per dag te tekenen en te dateren

Voor E‐learning is het niet mogelijk om loonverletkosten op te voeren. Bij E‐learning is de tijdsbesteding van de deelnemer moeilijk aantoonbaar binnen de geldende richtlijnen. In een later stadium moet het uurloon van de deelnemers worden berekend. Hiervoor is in ieder geval een loonstrook van de maand van de start van de eerste opleiding noodzakelijk.


12

Bewijsstuk

Wat bewijst u?

Welke gegevens legt u digitaal vast ?

Presentielijst

De loonverlet uren van de deelnemer

Aantal verlet uren per deelnemer per activiteit

Loonstrook

Dat het een werknemer betreft

Het uurloon per deelnemer

Brutoloon

(zie uurloonberekening)

Omvang dienstverband Uurloonberekening

Een onderbouwing van het uurtarief per deelnemer.

De volledige uurloonberekening met alle variabelen

De subsidiabele loonkosten worden gebaseerd op het bruto uurtarief (dit is inclusief de eindejaarsuitkering en exclusief de vakantietoeslag) van de medewerker/ deelnemer vermeerderd met een opslagpercentage van 32% voor de aanvullende werkgeverslasten (p) maal het aantal uren dat aan de activiteiten is besteed (q). In het webportal dat het Shared Service Centrum landelijk ter beschikking zal stellen kunt u de parameters invoeren voor de individuele uurloonberekening. Op basis hiervan rekent het systeem het uurloon uit. Indien achteraf geconstateerd wordt dat de ingevoerde parameters niet kloppen wordt het uurloon bijgesteld op basis van de laagste loonschaal van de functiegroep van de betreffende werknemer uit de betreffende cao.

In bijlage 2 is een standaard ‘Format Presentielijst’ bijgevoegd Deze richtlijnen gelden voor maatregelen 1,2,3 en 4

2.3 Verletkosten van interne docenten Voor het opvoeren van de verletkosten van interne docenten is een sluitende en tijdige urenadministratie vereist. In bijlage 3 is een format urenweekstaat bijgevoegd. Tevens wordt een digitaal urenregistratiesysteem in excel verstrekt welke voldoet aan alle voorwaarden uit de regeling. Uiteraard dient u zelf zorg te dragen voor een tijdige en volledige vastleggingen conform de richtlijnen uit van de regelgeving. Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

13

De belangrijkste tips voor een goede urenregistratie zijn:    

 

Schrijf uren per opleiding, per activiteit op dag niveau, waarbij de opleiding altijd te linken is met de presentielijst Zorg er voor dat ook duidelijk is tot welke maatregel (zie paragraaf 1.2) de opleiding behoort Als er ook verletkosten voor de deelnemers worden opgevoerd dient de tijdsbesteding van de docent overeen te komen met de duur van de opleiding volgens de presentielijst De urenregistratie dient sluitend te zijn. Dit betekent een registratie van alle uren op dag niveau gedurende een loonperiode waarbij het totaal aansluit op de uren volgens de arbeidsovereenkomst. De niet voor het project bestede uren mogen worden geboekt op: overige uren (als 1 post, dus niet specificeren), ziekte en verlof Ondertekening van de weekstaat dient tijdig en in functiescheiding plaats te vinden. De docent dient binnen 1 week na afloop van de week te ondertekenen en zijn leidinggevende binnen 4 weken. Mocht blijken dat een maandstaat is toegestaan dan wordt u daarover geïnformeerd, tot nader order is een weekstaat noodzakelijk.

Verder moet in een later stadium het uurloon van de docent worden berekend. Hiervoor is in ieder geval een loonstrook van de maand van de start van de eerste opleiding noodzakelijk. Bewijsstuk

Wat bewijst u?


Weekstaat

De inspanning in uren van de interne docent

Aantal uren gespecificeerd per maatregel, per opleiding, per docent. Te relateren aan de deelnemers

Loonstrook

Bruto maandloon

Het uurloon per docent

Omvang dienstverband

(zie uurloonberekening)

Een onderbouwing van het uurtarief per docent.

De volledige uurloonberekening met alle variabelen

Uurloonberekening

Prestatieverantwoording U bewijst dat de prestatie geleverd is. Dit kan d.m.v. o.a.: diploma, certificaat, Let op! Zit al in bewijs van deelname, EVC rapport, deelnemersadministratie presentielijst, test rapport, BPVO of andere documenten.

Deelnemers moeten te relateren zijn aan de inspanning van de docent

De subsidiabele loonkosten worden gebaseerd op het bruto uurtarief (dit is inclusief de eindejaarsuitkering en exclusief de vakantietoeslag) van de medewerker/ deelnemer vermeerderd met een opslagpercentage van 32% voor de aanvullende werkgeverslasten (p) maal het aantal uren dat aan de activiteiten is besteed (q). Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

14

In het webportal dat het Shared Service Centrum landelijk ter beschikking zal stellen wordt een online urenschrijfsysteem opgenomen. Hier kunnen docenten rechtstreek hun activiteiten in registreren en verantwoorden. Tot dat moment dient iedere instelling interne uren bij te houden conform de richtlijnen in dit handboek. U wordt aangeraden om tijdelijk gebruik te maken van het verstrekte urenschrijfsysteem in excel. Voor de individuele uurloonberekening kunt u de parameters invoeren in het webportal. Op basis hiervan rekent het systeem het uurloon uit. Indien achteraf geconstateerd wordt dat de ingevoerde parameters niet kloppen wordt het uurloon bijgesteld op basis van de laagste loonschaal van de functiegroep van de betreffende docent uit de betreffende cao.

In bijlage 3 is een standaard ‘Format Weekstaat’ bijgevoegd Deze richtlijnen gelden voor maatregelen 1,2,3 en 4

2.4 Externe kosten Voor alle extern ingekochte activiteiten geldt dat aan moet worden getoond dat de kosten in rekening gebracht en betaald zijn. Hierbij zijn een aantal zaken van belang:       

Uit de factuur dan wel de eraan gekoppelde bijlage blijkt duidelijk op welke activiteit uit het project de factuur betrekking heeft Uit de factuur/bijlage blijkt duidelijk wanneer de activiteit is uitgevoerd Uit de factuur/bijlage blijkt duidelijk voor welke deelnemers (namen) de activiteit is uitgevoerd De kosten op de factuur zijn transparant en komen overeen met de offerte (zie ook hoofdstuk 3 over marktconformiteit) Het betaalbewijs toont eenduidig en onbetwistbaar aan dat de betreffende factuur voldaan is (in de vorm van kopie bankafschrift, of een printscreen van een betaalsysteem). Bij batchbetalingen is inzicht nodig in de volledige betaaltrail BTW is een niet subsidiabele kostenpost.

Bewijsstuk

Wat bewijst u?

Welke gegevens legt u digitaal vast ?

Factuur

Dat de externe dienst geleverd is, gelinkt aan de activiteit, tijd en deelnemer

Kosten gekoppeld aan de activiteit en de opleiding

Betaalbewijs

Dat de kosten werkelijk betaald zijn

Registratie van het bewijsstuk

Marktconformiteit

Dat u geen bovenmatige kosten opvoert

De marktconforme prijs


15

Zie hoofdstuk 3 Prestatieverantwoording U bewijst dat de prestatie geleverd is. Dit kan d.m.v. o.a.: diploma, certificaat, Let op! Zit al in bewijs van deelname, EVC rapport, deelnemersadministratie presentielijst, test rapport, BPVO of andere documenten.

Deelnemers moet te relateren zijn aan de factuur

Voor de factuur en het betaalbewijs geldt dat hiervan een gewaarmerkte kopie van het origineel moet worden opgenomen in de projectadministratie. Het waarmerk dient te voldoen aan de volgende richtlijnen. 

Handtekening (functionaris die tekenbevoegd is voor dit soort handelingen zoals een administrateur, niet noodzakelijkerwijze een manager)  Datum  De tekst ‘Kopie conform origineel’ Indien het Agentschap SZW een andere methode toestaat, dan wordt dit aan de deelnemende instellingen gemeld, tot die tijd geldt bovenstaande richtlijn. Van de externe kosten moet worden aangetoond dat deze niet bovenmatig zijn. Voor de inkoop tot € 50.000,‐ kan worden volstaan met een benchmark die uitgevoerd is voor aanvang van de opleiding, waarin drie aanbieders met elkaar worden vergeleken. Een format benchmarkformulier is in bijlage 4 opgenomen. Als de inkoop groter is dan € 50.000,‐ is het noodzakelijk een ordentelijke offerte procedure te doorlopen die recht doet aan de omvang van de inkoop. In hoofdstuk 3 wordt de marktconformiteit van externe activiteiten verder beschreven. In het webportal dat het Shared Service Centrum landelijk ter beschikking zal stellen kunt u alle verantwoordingsdocumenten uploaden en administreren. Onze back office voert een controle uit op uw dossiers. Aangaande facturen en betaalbewijzen is het van groot belang dat deze voldoen aan de richtlijnen en dat u ze correct waarmerkt alvorens u deze documenten upload in het webportal. Dit voorkomt veel correspondentie en discussie over onjuiste verantwoordingsdocumenten. Totdat het webportal en het Shared Service Centrum operationeel wordt u verzocht om de genoemde documenten conform deze richtlijnen te verzamelen en administreren zodat u op een later moment eenvoudig al uw documenten in het webportal kunt administreren. In bijlage 4 is een standaard ‘Format Benchmarkformulier’ bijgevoegd Deze richtlijnen gelden voor maatregelen 1, 2, 3, 4 en 7 Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

16

2.5 Loonkostensubsidie BBL trajecten en HBO duaal U kunt voor werknemers die een BBL‐ of een HBO Duaal traject volgen subsidie krijgen. Daarbij wordt een subsidie verleend van 20% van de subsidiabele kosten. De subsidiabele kosten zijn voor deze maatregel enkel de loonkosten van de persoon die de BBL/HBO Duaal volgt. De loonkosten bestaan uit het loon van de werknemer, vermeerderd met een opslag van 32%. Het component loon van de loonkosten is gemaximeerd op het wettelijk minimum(jeugd)loon, dus zonder eindejaarsuitkering en andere toeslagen. Van deze totale loonkosten wordt 20% gesubsidieerd. Aangaande de verantwoording van de loonkostensubsidie voor BBL/HBO Duaal trajecten moeten minimaal de BPVO, eerste en laatste loonstrook van de BBL/HBO Duaal periode worden opgenomen in de projectadministratie. Let op: op dit moment (juli 2014) is nog een discussie gaande met SZW over de acceptatie van loonkostensubsidie voor HBO Duaal trajecten, houdt de gegevens voor HBO Duaal bij zoals aangegeven in dit handboek, echter mogelijk komt hierop een wijziging. Bewijsstuk

Wat bewijst u?


BPVO

Dat het een BBL /HBO Duaal traject betreft

Naam van de activiteit

De start en einddatum van het traject

Start en einddatum volgens het contract Activiteit koppelen aan de juiste deelnemer

Loonstrook eerste loonperiode

Dat de deelnemer een werknemer is De deelnemer gestart is met de praktijk

Startdatum volgens loonstrook, alleen als deze na de startdatum van de BPVO ligt Omvang dienstverband

Loonstrook laatste loonperiode

Dat u geen bovenmatige kosten opvoert

Einddatum volgens loonstrook, alleen als deze voor de einddatum van de BPVO ligt

Uurloonberekening

Een onderbouwing van het uurtarief per deelnemer.

Uurloonberekening met alle variabelen


17

De berekening van de loonkostensubsidie wordt in het toekomstige webportal ingebouwd, zodat u de berekening niet zelf hoeft uit te voeren. Uiteraard moet u wel zelf de juiste parameters verzamelen en invoeren. Totdat het webportal en het Shared Service Centrum operationeel wordt u verzocht de genoemde documenten conform deze richtlijnen te verzamelen en administreren zodat u op een later moment eenvoudig al uw documenten in het webportal kunt administreren. Deze richtlijnen geldt alleen voor maatregel 5 en 6

2.6 Parafenlijst Om te kunnen verifiëren dat parafen en handtekeningen op de diverse verantwoordingsdocumenten toebehoren aan de juiste functionarissen is het noodzakelijk om een parafenlijst op te nemen in het verantwoordingsdossier. In de parafenlijst neemt u de naam, functie, paraaf en handtekening op van de volgende functionarissen:  Interne docenten die presentielijsten ondertekenen en hun eigen uren registreren op weekstaten;  Leidinggevenden die de weekstaten van de interne docenten accorderen;  Functionarissen die kopie facturen en kopie betaalbewijzen waarmerken;  Functionarissen die benchmarkformulieren t.b.v. het aantonen van de marktconformiteit ondertekenen. In de bijlage is het format opgenomen dat u hiervoor kunt gebruiken. In bijlage 5 is een standaard ‘Format Parafenlijst’ bijgevoegd

2.7 Toets op arbeidsmarktrelevantie Voor de interne en externe opleidingen, anders dan beroepsopleidingen (BBL en HBO duaal) is het noodzakelijk dat de arbeidsmarktrelevantie van de opleiding wordt aangetoond. Dit om helder te krijgen dat het niet om bedrijfsspecifieke scholing gaat. . Momenteel zijn de 16 samenwerkende regionale werkgeversorganisaties bezig met het opstellen van een uniforme procedure op dit punt. U wordt hier nader over geïnformeerd wanneer deze procedure is afgestemd met het SZW. Tot dan is het noodzakelijk om uw opleidingsactiviteiten te toetsen aan de volgende minimale eisen:  De opleiding betreft geen bedrijfsspecifieke scholing (scholing die alleen waarde heeft binnen uw organisatie);  De opleiding heeft civiel effect (draagt bij aan een betere arbeidsmarktpositie);  De opleiding duurt minimaal 1 dagdeel (4 uur);  Bijvoorbeeld BHV en EHBO komen niet voor subsidie in aanmerking. Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

18

2.8 Dossieropbouw De deelnemende instellingen worden geacht om vanaf de start van de activiteiten direct een transparant en ordentelijk dossier aan te leggen. Op het moment dat het webportal en het Shared Service Centrum operationeel zijn kunt u direct de door u verzamelde en gecontroleerde verantwoordingsdocumenten verwerken en uploaden in het webportal. Het staat u vrij om zelf een logische indeling te maken van uw dossieropbouw, vanaf het moment dat gebruik wordt gemaakt van het Shared service Center is het verplicht om alle documenten aan te leveren aan het portal. Echter u dient minimaal te voldoen alle in dit handboek gestelde voorwaarden en procedures. U doet er verstandig aan een opbouw te hanteren die overzichtelijk is en waarin documenten makkelijk terug te vinden zijn.


19

3.

Marktconformiteit van externe kosten

Het marktconformiteitsdossier is wellicht het belangrijkste dossier binnen het project. Het aantonen van marktconformiteit is van belang omdat het declareren van bovenmatige kosten niet is toegestaan. Van uit het Shared Service Centrum wordt momenteel onderzocht of haalbaar is om voor alle 18 sectorplannen de marktconformiteitstoets centraal via één uniforme procedure uit te voeren. Tot die tijd bent u zelf verantwoordelijke voor het aantonen van marktconformiteit voor de externe kosten van uw activiteiten. De landelijke marktconformiteitstoets heeft namelijk geen werking met terugwerkende kracht. In dit hoofdstuk krijgt u duidelijk eisen en richtlijnen mee waaraan u moet voldoen om deze kosten goed te kunnen verantwoorden.

3.1 Procedure voor aanbestedingsplichtige organisaties Als uw organisatie aanbestedingsplichtig is volgt u de gebruikelijke wettelijke regelgeving inzake de procedures voor het kiezen van ondernemingen die goederen en diensten mogen leveren. U kunt in dit geval geen gebruik maken van de landelijke marktconformiteitstoets. Deze aanbestedingsprocedures zijn deels verplicht op basis van Europese regelgeving (2004/17/EG en 2004/18/EG). Dit is in Nederland geregeld in de Aanbestedingswet (1 april 2013) die geldt voor alle aanbestedingen door (semi‐) publieke instellingen in Nederland. De Aanbestedingswet bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet is nader uitgewerkt in een Algemene Maatregel van Bestuur (Aanbestedingsbesluit). Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken, de modellen Eigen Verklaring en de Gids proportionaliteit. In de Metrokaart Aanbestedingswet (FAQ) leest u bijvoorbeeld welke regels van toepassing zijn en voor wie de Aanbestedingswet geldt. De accountant zal bij de controle op de administratie moeten controleren of de vanuit de Aanbestedingswet wettelijk verplichte procedures en vereisten voor inschakeling van externen gevolgd zijn. Indien u deze procedures niet adequaat heeft opgevolgd en uw instelling is aanbestedingsplichtig, dan kunnen mogelijkerwijs alle externe kosten voor opleidingen worden afgekeurd (u ontvangt daarover dan geen subsidie). Indien u niet zeker bent of uw instelling aanbestedingsplichtig is, kunt u het beste navraag doen bij uw afdeling Juridische Zaken of de Afdeling Finance & Administratie.

3.2 Procedures voor nietaanbestedingsplichtige instellingen Indien uw instelling niet‐aanbestedingsplichtig is, dan gelden er (in volgorde van afnemende zwaarte) globale richtlijnen voor: 1. Opdrachten boven € 50.000,‐ 2. Opdrachten tot € 50.000,‐ 3. Kleine opdrachten Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

20

Let op, alle extern ingekochte opleidingen van maatregel 1,2,3,4 en7 moeten aan deze regels voldoen. Dus ook voor opleidingen aan een ROC of HBO instelling, behoudens BBL en HBO Duaal. Eventueel reeds gemaakte afspraken zijn niet relevant, indien niet voldaan is aan de voorwaarden. Uw kosten zijn dan niet subsidiabel. Ad 1. Opdrachten boven € 50.000,‐: Indien het gaat om een opdracht waarvan de verwachte waarde (de totale externe factuurkosten) ligt boven de € 50.000,‐, wordt geadviseerd om een offerteprocedure uit te voeren. Bij een transparante offerteprocedure stelt u vooraf een bestek op waarin u duidelijk aangeeft wat de opdracht is. Op basis van dit bestek vraagt u bij minimaal drie partijen een gelijke uitnodiging tot het doen uitbrengen van een offerte voor een bepaalde opdracht. In dit bestek neemt u de eisen en wensen op die betrekking hebben op het voorwerp zodat alle inschrijvers weten waarop zij hun offerte moeten richten. Nadat de offertes zijn binnengekomen vergelijkt u deze met elkaar op basis van de criteria die u hebt opgenomen in het bestek. Het is belangrijk om de totstandkoming van uw keuze duidelijk vast te leggen in het dossier onder andere door middel van een ondertekende gunningsmatrix en indien van toepassing gespreksverslagen met de offrerende partijen. Vervolgens verstrekt u de opdracht aan de aanbieder met de economisch meest voordelige aanbieding (beste prijs/ kwaliteit verhouding, hoeft niet de goedkoopste aanbieding te zijn) en stuurt u de afgewezen partijen een brief waarin aangegeven is dat zij de opdracht niet gegund krijgen. Er zijn geen normen vastgelegd, anders dan uw eigen normen uit het bestek, op basis waarvan u een keuze dient te maken, hier geldt dat het besluit op redelijke gronden moet zijn genomen. Bedenk voordat u hieraan begint het volgende: Vraag 1: Is er in het verleden een vergelijkbare procedure gevolgd waarop u zich kunt baseren? Dan kan wellicht mits uw instelling destijds minstens 3 aanbieders heeft vergeleken, uw instelling nog de bewijslast van de gevoerde procedure heeft bewaard (conform bovenstaande eisen) en de uitvraag niet verouderd is (in de regel 1 – 3 jaar oud). Eventueel kunt u een aanvullende actualisatie van prijsvergelijkingen doen. Vraag 2: Bent u bereid de onderstaande procedure te volgen? Stel dat uw instelling al jaren prettig samenwerkt met 1 uitvoerder en u heeft geen goede offerteprocedure in het verleden doorlopen, dan moet u goed overwegen of u de bestaande werkrelatie met die uitvoerder wilt verstoren voor subsidie. Indien uw antwoord nee is, dan kunt u ook geen subsidie aanvragen over de desbetreffende kosten en houd u vast aan uw bestaande uitvoerder.


21

Tips 1.

2.

3.

4. 5.

6.

7.

Een offerteprocedure moet transparant zijn. U mag in de uitvraag niet één partij bevoordelen, door deze eerder te informeren of beter te informeren dan de andere partijen die u vraagt te offreren. Selectiecriteria zijn eisen aan de aanbieder, zoals: landelijke dekking, regionale bekendheid, ervaring, omvang etc. Gunningscriteria gaan over de aanbieding: zoals kwaliteit van de geboden dienst, plan van aanpak, voorwaarden voor de levering, prijs etc. Selecteer eerst de aanbieders die aan de selectie eisen voldoen en gun vervolgens op basis van de gunningscriteria de opdracht. De reactietijd voor het indienen van offertes moet redelijk en billijk zijn voor alle partijen (minstens twee weken). Naar gelang de verwachte opdrachtwaarde hoger is wordt de procedure zwaarder. Controleer gedurende het project of de waarde van de daadwerkelijk gefactureerde diensten/ opdrachten in lijn is met de overeenkomst. Indien dit niet zo is, kan dit leiden tot bijstelling van de subsidiabele kosten. Probeer niet de opdracht te knippen in kleinere delen zodat er eenvoudigere vormen van bewijslast mogelijk zijn. Een accountant zal in de regel de waarde van alle verstrekte opdrachten aan het einde optellen en kunnen herleiden welke aanbieders inhoudelijk welke opdrachten hebben uitgevoerd. Dan wordt redelijk goed zichtbaar wat de “werkelijke” opdrachtwaarde was. Ook het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zal hier navraag naar doen. Tenslotte, verzin geen gunningscriteria waaraan alleen de door u gewenste uitvoerder kan voldoen. Dit is een discriminatoire procedure en voldoet daarmee niet aan de regelgeving

Ad 2. Opdrachten tot € 50.000,‐: Bij kleinere opdrachten volstaat een simpelere vorm van bewijslast ten aanzien van marktconformiteit. Dit kan in de regel door prijsvergelijkingen te maken van ten minste drie aanbieders bijvoorbeeld via internet of offertes. Dit wordt in de regel een benchmark van prijzen genoemd. Het belangrijkste bij prijsvergelijkingen is de vergelijkbaarheid van de prijsopgave en de berekeningsmethodiek van de subsidiabele prijs. In bijlage 4 is een format benchmarkformulier opgenomen met een werkprocedure. Het format benchmarkformulier kunt u ook digitaal bij ons opvragen. In aanvulling hierop worden in onderstaande tabel enkele tips gegeven om mee rekening te houden.


22

Tips

1.

Onthoud wel dat voor de subsidiabele kosten altijd werkelijk betaalde facturen leidend zijn. Realiseer u ook dat deze prijsvergelijking relatief makkelijk is voor uniforme opdrachten Maar bij ingewikkelde opleidingstrajecten of intensieve maatwerkopleidingen (inclusief allerlei varianten van persoonlijke begeleiding en inhouse diensten) gaat deze vergelijking niet zo makkelijk op.

2.

Ad 3. Opdrachten met relatief kleine waarde Voor opdrachten met een relatief kleine waarde wordt in de Leidraad van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid gesuggereerd dat daarvan de prijs ook via gunning uit de hand plaats kan vinden. Er wordt daarbij gesteld dat de verkrijger van subsidie daarbij een zo laag mogelijke prijs bedingt of de meest voordelige aanbieding selecteert. Er staat echter niet bij wat een kleine prijs is, zodat hiervoor misverstanden kunnen bestaan. Daarnaast blijkt, in vergelijkbare passages uit ESF 2007‐2013, dat in de praktijk bij de controle meestal toch gevraagd wordt naar “een vorm van prijsvergelijking”. Bij relatief kleine bedragen, moet toch minstens een prijsvergelijking van ten minste 3 aanbieders te maken zoals genoemd bij opdrachten bij ad 2. Het Shared Service Center onderzoekt momenteel (juni tot en met augustus 2014) de mogelijkheid om voor de projecten die starten vanaf september 2014 (planning) gebruik te kunnen maken van een landelijk georganiseerde marktconformiteitsprocedure. Individuele instellingen zullen deze procedure vervolgens moeten volgen.. De procedure wordt in dat geval overigens zo ingericht dat u gebruik kunt blijven maken van de aanbieders die u zelf wenst te contracteren. U dient dan wel via het portal uw aanbieder te melden. De maximale subsidiabele kosten worden in dat geval bepaald via een landelijke procedure. In sommige gevallen kan daardoor een lager maximum bedrag acceptabel zijn dan u wenst te contracteren. Anderzijds heeft u daardoor geen extra overhead kosten voor het bepalen van de marktconformiteit van de meeste opleidingen. Dit levert een aanzienlijke reductie op van de hiervoor te maken kosten, tegen een geringe beperking van de subsidiabele kosten. Over bovenstaande werkwijze wordt u in de zomerperiode van 2014 nader geïnformeerd. Reeds begonnen projecten moeten voldoen aan de regels zoals in deze paragraaf gesteld. Vanaf september 2014 (planning) zijn alle instellingen gehouden aan de dan geldende eisen.


23

4.

Normenkader verantwoordingsdocumenten

Voor de interne controle op uw brondocumenten kunt u het onderstaande normenkader hanteren. Document Norm Kopie ID‐bewijs  Een goed leesbare kopie van het rijbewijs (voor‐ en achterkant), paspoort of identiteitskaart (alleen voorkant is voldoende).  BSN nummer komt overeen met BSN nummer op de deelnemersverklaring Deelnemersverklaring  Naam, datum en ondertekening zijn aanwezig.  Ondertekening is door deelnemer gedaan (niet door werkgever i.o.)  BSN nummer komt overeen met ID bewijs Diploma, certificaat,  Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnameverklaring deelnemersverklaring en ID bewijs.  Naam opleiding en opleidingsinstituut is vermeld  Datum afgifte certificaat valt minimaal gelijk aan of na datum van de opleiding.  Indien sprake is van een diploma, dan dient het opleidingsinstituut vermeld te staan met bijbehorende handtekening + datum ondertekening van het opleidingsinstituut Aanwezigheidsregistratie/  Datum presentielijst valt minimaal gelijk aan of na datum op Presentielijst loonstrook  Namen docent, deelnemer en opleiding staan ingevuld.  Er is per dag een begin‐ en een eindtijd ingevuld  In totaal duurt de opleiding minimaal 4 uren  Presentielijst is per cursusdag zowel ondertekend door instructeur als door deelnemer  Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring.  De relatie naar de factuur of weekstaat is herleidbaar  De opleiding is volledig uitgevoerd binnen de projectperiode van het sectorplan  Het betreft een originele presentielijst of een kopie Kopie Factuur  De factuur is een gewaarmerkt duplicaat van het origineel. Handtekening/paraaf, datum ondertekening en de tekst 'Kopie conform origineel zijn vermeld  De relatie tot de opleider, opleiding en de deelnemer zijn duidelijk/aannemelijk Handboek administratie Sectorplan Zorg Midden‐ en Zuid‐West Gelderland van WZW

24

  Kopie Betaalbewijs



    

Weekstaat

    

      BPVO/Onderwijsarbeidscontract     

De opleidingsdata vallen binnen de projectperiode Prijs exclusief BTW is opgenomen Het betaalbewijs is gewaarmerkt. Handtekening/paraaf, datum ondertekening en de tekst 'Kopie conform origineel zijn vermeld’ Het betreft een bankafschrift of uitdraai/ print screen van telebankieren (transactieoverzicht). De relatie naar de instelling is herleidbaar De relatie naar de factuur is herleidbaar Het betaalde factuurbedrag is herleidbaar In geval van batchbetaling, is een aansluitende batchlijst noodzakelijk. De weekstaat is origineel en geen kopie Naam interne docent is vermeld Aantal contracturen is vermeld Naam leidinggevende is vermeld Uren zijn op dagniveau gespecificeerd en sluiten aan op het aantal contracturen per week (alleen contacturen zijn subsidiabel) Uren zijn per dag per opleiding per activiteit (doceren, voor‐ /nawerk) verantwoord De uren komen overeen met de presentielijst Alle niet aan het project bestede uren zijn geschreven op ziekte, verlof of overige werkzaamheden De docent heeft de weekstaat aantoonbaar binnen 1 week na afloop van de betreffende week ondertekend De leidinggevende heeft de weekstaat aantoonbaar binnen 4 weken na afloop van de betreffende week ondertekend De uren vallen binnen de projectperiode De BPVO is een gewaarmerkte kopie van het origineel. Handtekening/paraaf, datum ondertekening en de tekst 'Kopie conform origineel zijn vermeld’ De BPVO betreft een BBL/HBO Duaal opleiding, geen BOL opleiding De deelnemer, opleider en opleiding (crebo/crohonummer) zijn vermeld De BPVO is door alle partijen ondertekend (kenniscentrum hoeft niet te tekenen) De startdatum van de BPVO ligt op of na de startdatum van de projectperiode en voor 12 maanden na de startdatum van de projectperiode


25

 

loonstroken deelnemers en docenten





Benchmark



BSN nummer komt overeen met ID bewijs In dienst datum op de loonstrook ligt op of voor de uitvoering van de opleiding Brutoloon, omvang dienstverband en loonschaal zijn inzichtelijk en komen overeen met de parameters voor de uurloonberekening 3 offertes die inzicht geven en voldoen aan: o Naam en inhoud opleiding o Prijs per deelnemer of per groep o Overige kosten o Groepsgrote o Duur in uren o Datum van de offerte of print screen van internet Benchmarkformulier met: o een duidelijke vergelijking van de 3 aanbieders o de geselecteerde aanbieder met eventueel een motivatie o berekening van de gemiddelde prijs bij een keuze anders dan de goedkoopste aanbieder o Ondertekening van de benchmark


26

Bijlage 1:

Format Deelnemersverklaring

Deelnemersverklaring

Dit project wordt mede mogelijk gemaakt door een bijdrage van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid inzake de Regeling Cofinanciering Sectorplannen

Geachte deelnemer, De opleiding die u gaat volgen of heeft gevolgd wordt mede gefinancierd door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Om deze subsidie ook daadwerkelijk te ontvangen moet Naam werkgever voldoen aan bepaalde administratieve voorwaarden en wordt er van de deelnemers een aantal gegevens vastgelegd. Conform de Wet op de Bescherming Persoonsgegevens stellen wij u hierbij op de hoogte dat naam werkgever onderstaande gegevens uitsluitend gebruikt voor het verkrijgen van de betreffende subsidie. Voor de verantwoording van de subsidie wordt dit formulier, een kopie van uw id‐bewijs en een kopie van uw loonstrook toegevoegd aan het subsidiedossier. Via ondertekening van dit document bevestigt u hiermee akkoord te gaan. Gegevens deelnemer Werkgever

BSN‐nummer

Achternaam (conform ID)

Tussenvoegsel

Initialen

Geboortedatum

Geslacht

Handtekening deelnemer:

Datum ondertekening:

Deze deelnemersverklaring dient u na ondertekening per ommegaande te verstrekken aan uw werkgever. Mocht één van de bovenstaande gegevens niet juist zijn weergegeven, dan dient u contact op te nemen met uw werkgever.


27

Bijlage 2:

Format Presentielijst


28

Bijlage 3:

Format Weekstaat


29

Bijlage 4:

Format Benchmarkformulier

Benchmarkformulier t.b.v. het aantonen van de marktconformiteit Werkgever Opleiding Peildatum

Zorginstelling A Werken in de wijk 28 mei 2014

Naam opleider

Opleider A

Opleider B

Opleider C

Naam opleiding

Buurtwerk

Werk in de wijk

Zorg aan huis

Vergelijking 3 aanbieders

Aantal deelnemers

8

10

12

Duur in uren

24

32

30

Kosten opleiding

€ 2.400 € 2.600 € 3.000

Kosten lesmateriaal (totaal)

€ 400 € 550 € 800

Kosten toetsing (totaal)

€ 400 € 550 € 600

Overige kosten (totaal)

€ ‐

Totale kosten

€ 3.200 € 3.700 € 4.400

€ ‐

€ ‐

Kosten per deelnemer

€ 400 € 370 € 367

Kosten per deelnemer per uur

€ 16,67 € 11,56 € 12,22

Keuze en Motivatie Beschrijf hier voor welke opleider is gekozen en wat hiervoor de belangrijkste redenen zijn

Ondertekening Functie: Handtekening: Naam: Datum:

Handtekening hoeft niet van een budgethouder of inkoper te zijn, mag bijvoorbeeld ook door een HR medewerker worden ondertekend die in het kader van dit project verantwoordelijk is voor de verantwoording.


30

Indien u een benchmark van prijzen wilt opstellen, kun u het volgende werkproces hanteren: 1. Bepaal vooraf welke opdrachten u gaat vergelijken en definieer dit eenduidig (bijvoorbeeld: vergelijking van de opleiding “basiskennis boekhouding” en de opleiding “leidinggeven aan kleine teams”). 2. Vergelijk per opleiding de prijs van uw aanbieder met de prijs van tenminste 2 andere aanbieders (in totaal heeft u dus 3 prijzen). 3. Maak een printje van internet van de prijs van de 2 concurrenten en maak ook een printje van internet van de prijs van uw eigen leverancier. 4. Zorg dat u wel dezelfde opleidingen vergelijkt. Is de duur vergelijkbaar? Is het niveau vergelijkbaar? Is de doelgroep (deelnemers) vergelijkbaar? Zo nee, dan heeft u geen goede vergelijking gemaakt en moet u op zoek naar andere aanbiedingen op internet. Zorg dat u ook altijd printjes maakt van de inhoudelijke beschrijving van de vergeleken opleidingen. 5. Maak een overzicht in Excel met per aanbieder ten minste de volgende informatie: naam opleiding, groepsgrote, prijs per deelnemer, duur in contacturen en prijs per uur per deelnemer (dat laatste vereist een berekening door de totale prijs per deelnemer te delen door het aantal contacturen). Vul dit in voor uw eigen aanbieder en 2 andere leveranciers. 6. Nu kunt u benchmark goed afronden door:  Indien de prijs per deelnemer per uur van uw aanbieder als laagste uit de vergelijking komt, dan heeft u in voldoende mate de marktconformiteit aangetoond.  Indien de prijs per deelnemer per uur van uw aanbieder niet de laagste is, heeft u twee mogelijkheden: o U kunt op internet zoeken naar leveranciers die een hogere prijs per deelnemer per uur hanteren. o Of u kunt met een zogenaamd gewogen gemiddelde genoegen nemen. Dat is bijvoorbeeld werkbaar indien u helemaal geen leveranciers kunt vinden die goedkoper zijn. U berekent de gemiddelde prijs per deelnemer per uur door: (prijs per deelnemer per uur van aanbieder A + prijs per deelnemer per uur van aanbieder B + prijs per deelnemer per uur van aanbieder C) en dat te delen door 3 = gemiddelde prijs per deelnemer per uur. Deze berekening neemt u op in kolom E. De subsidie wordt dan in de regel enkel verstrekt tot aan de gemiddelde prijs per deelnemer per uur. 7. Herhaal deze stappen voor alle externe opdrachten waarvan u de marktconformiteit moet bepalen.


31

Bijlage 5:

Format Parafenlijst

PARAFENLIJST Naam instelling: Naam

Functie

Paraaf

Handtekening


32

Bestandsnaam: 260627 handboek AOIC sectorplan Map: D:\1. WZW\Sectorplannen\140626 Bijlagen mail Karin Sjabloon: C:\Users\Leo\AppData\Roaming\Microsoft\Sjablonen\Normal.dotm Titel: Richtlijn voor de administratie deelplannen Onderwerp: Auteur: Ivo Zuidervaart Trefwoorden: Opmerkingen: Aanmaakdatum: 27‐6‐2014 6:36:00 Wijzigingsnummer: 2 Laatst opgeslagen op: 27‐6‐2014 6:36:00 Laatst opgeslagen door: Leo Laatst afgedrukt op: 27‐6‐2014 6:37:00 Vanaf laatste volledige afdruk Aantal pagina's: 32 Aantal woorden: 7.794 (ong.) Aantal tekens: 42.870 (ong.)

Handboek administratie sectorplannen WZW Werkgeversvereniging in zorg en welzijn

Recommend Documents