Grip op het Sociale Domein

Grip op het Sociale Domein


[email protected] | www.zocus.nl | 020 330 3107

Wie en wat is Zocus? Zocus is een organisatie die zich richt op het slim organiseren en vereenvoudigen van automatisering in het sociale domein. LEAN zit in het DNA van deze onderneming. Zocus heeft de know how om alle sectoren in het sociale domein te kunnen bedienen. Of U nu een zorgaanbieder bent, een gemeente of een vrijwilligersorganisatie. In 2013 heeft Zocus een web applicatie gebouwd om een integrale oplossing te kunnen bieden voor orga nisaties die te maken hebben / krijgen met de organisatie van zorg. Zocus is zo ontworpen dat zeer snel en tegen lage kosten maatwerk kan worden geleverd. Zocus is modulair opgebouwd waardoor 85% van het fundament universeel toepasbaar is op de meeste vraagstukken. Ditzelfde geldt voor de koppelbaarheid met de in gebruik zijnde applicaties binnen een orga nisatie. In deze brochure krijgt u een indruk van de mogelijkheden die voor de zorgsector zijn ontworpen. De Jeugdzorg, de WMO, de Wlz en de Zvw kunnen met Zocus moeiteloos worden bediend. Wij komen graag bij U langs om een presentatie te geven en uw vraag te verkennen

Genereren van directe klantwaarde en kwaliteit Verminderen van uw kwetsbaarheid Bijdragen aan kostenbeheersing.


2

Eén applicatie voor zorgaanbieders en gemeenten Zorgaanbieders Directe informatie

Integraal Clientdossier

Zocus geeft real-time inzicht in de verantwoordingvan uren, mid

Zocus bevat een digitaal cliëntdossier waarin alle interventies

delen en resultaten en geeft grip op de uitvoering en de bewa

en documenten rond de cliënt kun nen worden aangemaakt,

king van contractvoortgang. Met één druk op de knop is actueel

geüpload en beheerd.

gedetailleerde informatie beschikbaar.

Productiviteit


Caseload bewaking

De besteding van beschikbare uren wordt op de achtergrond

Zocus maakt de caseloadzwaarte en caseload omvang bij

automatisch gemonitord bij de individuele verantwoording.

medewerkers of een (wijk) team inzichtelijk. Wachtlijstbeheer en

Productiviteitsoverzichten geven gedetailleerd inzicht waar de

wachtlijstmonitoring zijn daar integraal aan gekoppeld.

beschikbare uren aan opgaan.

3

Eén applicatie voor zorgaanbieders en gemeenten Gemeenten Inzicht en verantwoording

Regievoerdersfunctie

Zocus geeft het College, raad en beleidsmakers inzicht en

De inzet van de formele en informele zorg wordt beoordeeld

stuurinformatie over de resultaten, prestaties van gecontrac

tegenover de zelfredzaamheid van de cliënt.

teerde zorgaanbieders. Aanbieders kunnen objectief en snel worden beoordeeld.

Effectiviteit van de zorginzet Op wijk en buurtniveau kunnen alle zorginterventies worden


Budgetbewaking

gemonitord en gefilterd. Zocus herkent automatisch effectivi

Voor de Planning & Control cyclus is er real-time inzicht over kos

teit van beleid, mogelijke (zorg) overlap en onlogica. Afwijkingen

ten en voortgang van (zorg) contracten. Alle data van het sociale

op de gewenste situatie worden gerapporteerd. Zorgaanbieders

domein met een druk op de knop.

Gemeenten

4

Zorgaanbieders

Gemeenten

Eén totaaloplossing voor de alle vraagstukken


Online doorleiding team / ondersteuning

Aanmeld en intake functionaliteit

Caseloadbeheer / productiviteitsmeting

Medewerker- verwijzer en familie portaal

Wachtlijst- doorlooptijd monitoring

Planning / roostering / medewerker agenda

Cliënt administratie / zorgregistratie

Cliënt dossier / cliënt- leerlingvolgsysteem

Directe verantwoording uren / activiteiten

Real time prestatieoverzichten en rapportages

Real time contractbeheer / progressie

Real time risicosignalering

Facturering en ketencommunicatie

Vrijwilligers beheermodule

Geïntegreerde (lokale) sociale kaart module

5


6

Aanmeld functionaliteit


Bij de aanmelding worden direct alle cruciale gegevens ingevoerd. Deze

periode. Direct wordt van deze trajecten ook de looptijd in weken in

gegevens worden op de achtergrond automatisch doorgerekend in

beeld gebracht. Deze gegevens geven voor de begeleider input voor het

bepaalde profielen of arrangementen. De intakemethode borgt dat mes

vergroten of verkleinen van nieuwe instroom en het begrenzen van lang

sentiële informatie direct beschikbaar is en online kan worden doorg

durige trajecten. Een caseloadgesprek krijgt hierdoor een andere dimen

estuurd naar een aangesloten team, een cliëntondersteuner of een

sie zoals een productiviteitsanalyse Het dashboard is het startscherm

andere zorgpartij. De ondersteuner en leidinggevende zien aan de hand

voor consulent en leidinggevende en geeft direct alle relevante infor

van kleuren hoe zwaar de cliënten / leerlingen in de caseload zijn en

matie die benodigd is. Caseload, in- en uitstroom, wachtlijstomvang,

hoe het zwaarteverloop – lees de begeleiding intensiteit - is over een

productiviteit en automatische meldingen over actuele gebeurtenissen.

7

Doorleiding cliënten Directe online doorleiding naar juiste team of ondersteuner Vanuit de aanmelding kunnen cliënten direct en automatisch online

de wachtlijst worden afgehaald en hoe snel cliënten zorg krijgen aange

worden doorgeleid naar het (wijk) team of ondersteuner die geografisch

boden. De kwaliteit, het verloop en de doorlooptijd van het ondersteun

het dichtst in de buurt zit van cliënt. / leerling. Dit kan uiteraard ook naar

ingstraject zijn hierbij door u te monitoren zodat er gegevens zijn tijdens

een aangesloten contractpartij die bijvoorbeeld (thuis) zorg verricht.

voortgang- of contractbesprekingen.

U kunt als regievoerder monitoren hoe snel cliënten door dit team van


8

Digitaal dossier & volgsysteem Beschikbaar voor cliënten en onderwijs leerlingen met een zorgvraag Zocus heeft een digitaal dossier waarbij alle documenten, notities

Uiteraard helemaal ingericht naar de werkelijkheid van uw organisatie.

en extern toegezonden bestanden kunnen worden beheerd en opge

Medewerkers krijgen alleen de informatie en schermen te zien die rele

slagen. Vanaf de aanmelding tot en met de afsluiting en archivering.

vant zijn. Het invullen, bijwerken en beheren kan daardoor in de kortst

Zocus bevat een geïntegreerde documentbuilder waarmee de orga

mogelijke tijd gebeuren. Medewerkers krijgen automatisch triggers te

nisatie zelf de door haar gewenste templates en documentsjablonen

zien wanneer het tijd is voor een volgende stap in het proces van een

kan maken en gebruiken. De workflow is opgeknipt in logische stappen.

cliënt of leerling

Aanmelding

Verheldering

Ondersteuning

Cliëntbeheer

Evaluatie

Afsluiting

Digitaal cliëntdossier / Leerlingvolgsysteem: Combinatie van kinderen die (bijzonder) onderwijs ontvangen met een bijkomende zorgvraag


9

Contractbeheer module Real-time monitoring en risicosignalering De Contractmodule binnen Zocus stelt de organisatie in staat om

en de voortgang op de gedefinieerde doelen niet in gevaar komen.

inhoudelijke en financiële risico’s binnen contracten vooraf te kun

Risico’s worden automatisch getriggerd naar betrokkenen. Ook de

nen overzien en tijdens de looptijd van een contract te kunnen bewak

risico’s voor de eigen cashflow, begroting en facturering zijn geïnte

en. Real-time contractmonitoring is cruciaal voor de bedrijfsvoering.

greerd. Het inzoomniveau geeft uitgebreid inzicht in de specificatie van

Met één druk op de knop wordt de actuele situatie getoond. Van alle

de uren boekingen tot op cliënt- of leerling niveau. Ook de geleverde

teams en partijen waarmee contractafspraken zijn gemaakt. Tijdens

prestaties zijn direct in te zien.

de looptijd van het contract wordt direct gemonitord of het tijdspad


10

Slim verantwoorden van uren Contractverantwoording, productiviteitmeting en planning in één bewerking Zocus beschikt over een slimme oplossing om eenvoudig en snel uren te

en de cliënten / leerlingen waar de ondersteuner aan is gekoppeld.

kunnen boeken voor medewerkers. Dit is een ‘outlook achtige’ agenda

Een specificatie van uren ten behoeve van opdrachtgevers is daardoor

waar functionaliteiten aan zijn toegevoegd. De agenda bewaakt bijvoor

ook direct geregeld. Tenslotte werken de ingevulde items op de achter

beeld het urencontract en het aantal uren dat een ondersteuner aan

grond automatisch door in een gespecificeerd productiviteitsplaatje.

items in zijn of haar weekplan heeft staan. Deze items zijn ook direct

De verhouding directe / indirecte uren is per medewerker en team direct

de verantwoording van uren op de achtergrond. Dit scheelt dus dubbel

te monitoren en bij te sturen.

werk.. De boekingen kunnen direct gelinkt worden aan de contracten


11

Prestatie overzichten Transparantie van prestaties en performance wordt steeds belangri jker voor de opdrachtgevers die ons financieren en beoordelen. Zocus houdt na het uitvoeren van een evaluatie van een traject automatisch bij welke doelen wel, niet of deels zijn behaald. Op ondersteunersniv eau, per team of over de gehele organisatie zijn met één druk op de knop gegevens te tonen.. Uiteraard is hierbij de mogelijkheid om te kunnen filteren op doelen en trajecten. Belangrijk om bijvoorbeeld strategische beleidsbeslissingen te kunnen nemen..


12

Interactieve zelfredzaamheidsmatrix

Interactieve zelfredzaamheidsmatrix In een interactieve ZRM matrix wordt aangegeven welke partijen er rondom een cliënt aanwezig zijn. Doorgeklikt kan worden naar de concrete ondersteuning en interven tiedoelen van de formele of informele zorgverleners. De interactieve ZRM matrix kan van alle partijen ook de gemaakte uren en kosten weergeven. Totalen van alle partijen samen rondom een cliënt zijn te monitoren. De interactieve ZRM matrix kan voor een beperkte scope (bepaald levensgebied bijvoorbeeld alleen financiën) worden ingezet maar ook in breed spectrum. Aan de hand van de scores (metingen) kunnen automatisch meldingen worden verstuurd naar casemanag ers. Onlogica in zowel de ondersteuning (overlap / al dan niet behalen van resultaten) kunnen automatisch worden gerapporteerd.


13

Het was verrassend om te zien hoe snel en efficiënt het benodigde maatwerk werd geïnventariseerd

John van de Corput Projectleider implementatietraject Zocus Landelijk Werkverband Onderwijs en Epilepsie (LWOE):


14

Unieke grafische informatie U kunt met Zocus maatwerk overzichten genereren uit de beschik

Dit krachtige stuk gereedschap biedt niet alleen waarde voor de

bare data. Slimme filters stellen eindgebruikers in staat om zelf de

eigen organisatie maar ook voor inzichten waarmee u uw opdracht

criteria voor rapportages te bepalen die weergegeven moeten worden.

gevers kunt voeden. Alle Zocus data is bewerkbaar en presentabel alle

Deze verzichten en dwarsdoorsneden kunnen van pas komen als

soorten pc’s en laptops, tablets en smartphones.

onderlegger bij beleidsbeslissingen, verantwoording of presentaties.


15


16

1 Gezin = 1 Plan = 1 Regisseur Wanneer een cliënt of gezin problemen heeft op meerdere vlakken,

zijn via het Zocus helpcentrum dat in de applicatie is geïntegreerd.

zoals opgroei- en opvoedproblematiek, financiële problemen en pro

Als opleidingsmateriaal van (nieuwe) medewerkers door de organisa

blemen met werk en huisvesting, moet de hulp integraal worden ver

tie zelf te geven. De opleiding om goed met Zocus te kunnen werk

leend. Meerdere hulpverleners kunnen vanuit meerdere instanties

en vraagt ca. vier dagdelen. Voor alle disciplines De doorlooptijd voor

dan aangesloten zijn bij de ondersteuning. De nieuwe jeugdwet die

een volledige implementatie inclusief het aanbrengen van het beno

in 2015 van kracht is vereist voor deze situaties de 1 gezin - 1 plan

digde maatwerk bedraagt ongeveer 6 maanden.

-1 regisseur-aanpak. Centrale monitoring is hierbij cruciaal.. Het is hierbij de bedoeling dat de professionals in de uitvoering 1 gezamen lijk plan opstellen en een regisseur aanstellen die als casemanager optreedt en de uitvoering en voortgang van het plan bewaakt. Zocus

Ondersteuning partij B

biedt de mogelijkheid om verschillende ondersteuners vanuit 1 dossi er te kunnen laten werken en direct zicht te geven op elkaars onder steuning en documenten zoals diagnoses, achtergronden, afspraken etc. Uiteraard gelden hierbij toe te kennen lees- en schrijfrechten per discipline 13 Trainingen & implementatie De basistrainingen om

Regisseur Ondersteuning partij A

Uit

In

met Zocus te kunnen werken worden gegeven door professionals. In de organisatie worden daarnaast Key-Users opgeleid om vragen

Ondersteuning partij C

te kunnen beantwoorden en het lokale beheer van Zocus te kunnen verzorgen. Zocus heeft visuele handleidingen die direct benaderbaar


17

Trainingen & implementatie De basistrainingen om met Zocus te kunnen werken worden gegeven door professionals. In de organisatie worden daarnaast Key-Users opgeleid om vragen te kunnen beantwoorden en het lokale beheer van Zocus te kunnen verzorgen. Zocus heeft visuele handleidingen die direct benaderbaar zijn via het Zocus helpcentrum dat in de applicatie is geïntegreerd. Als opleiding smateriaal van (nieuwe) medewerkers door de organisatie zelf te geven. De opleiding om goed met Zocus te kunnen werken vraagt ca. 4 dagdelen. Voor alle disciplines. De doorlooptijd voor een volledige implementatie inclusief het aanbrengen van het benodigde maatwerk bedraagt ongeveer 6 maanden.


18

Voorbeeldcase bestaande klant MEE Amstel & Zaan Vanuit een LEAN verbeterprogramma werd in 2013 bij MEE Amstel & Zaan vastgesteld dat er geen gestandaardiseerde werkwijze was om een intake voor cliënten met een (complexe) hulpvraag in het sociale (zorg) domein uit te kunnen voeren. Er was ook geen zicht en grip op de caseload omvang en caseloadzwaarte van een consulent, Ditzelfde werd ook geconstateerd op het gebied van netto beschik bare productiviteit en verantwoording over de bereikte resultaten vanuit de voorgenomen ondersteuningsdoelen. Met de decentralisa tie van zorgtaken naar gemeenten was het logisch te bedenken dat transparantie in performance en prijs/kwaliteit verhouding steeds zwaarder zouden gaan wegen. MEE zou moeten kunnen concurreren met andere spelers op de markt. Ongewijzigde voortzetting was voor het management dan ook geen optie.

Ik heb nu het gevoel dat ik zicht en grip heb op alle aspecten van de bedrijfsvoering

Zocus is in de zomer van 2013 ontworpen en vervolgens in het najaar als web applicatie gebouwd. Aan de basis van het ontwerp hebben consulenten en management gestaan.


Drs Cees van der Wal Bestuurder MEE Amstel & Zaan

19

MEE Amstel & Zaan

Hun ervaringen werden gebruikt om het dagelijkse werkproces

Begin 2014 werd opdracht gegeven om ook het gehele contracten

samen zo slim en grafisch mogelijk te ontwerpen. Zocus is in decem

beheer integraal en in Zocus te herontwerpen. Een verantwoording

ber 2013 opgeleverd. Met deze versie werd het mogelijk om via een

module in Zocus maakte het daarbij voor consulenten mogelijk om

gestandaardiseerde werkwijze digitaal het intakeproces uit te voeren

de uren te boeken en direct te specificeren op contracten cliënt

en cliënten automatisch door te leiden naar de juiste (wijk)teams of

niveau... Zocus vervangt in totaal

zorgdisciplines. Met deze gegevens werden ook de caseloadzwaarte, caseload omvang, in- en uitstroomsnelheid, specificatie van hulpvra gen en de doorlooptijd van trajecten en wachtlijsten grafisch zicht baar en beheersbaar.


20

Grip op het Sociale Domein [email protected] www.zocus.nl 020 330 3107


Grip op het Sociale Domein

Recommend Documents