€ 0,29 – Niet goed geld terug. Gisteren
Wennen aan Het Nieuwe Werken KANTOOR / Geen vaste werkplek, geen eigen ladenkast, telkens andere collega’s
tegenover je: flexwerken vergt in elk geval flexibiliteit. Ideële dan wel financiële motieven schragen deze kantoorrevolutie. Maar in beide gevallen geldt: alles staat of valt met de uitvoering. Gertjan van Schoonhoven, foto’s Mischa Keijser Daar is-ie dan, je nieuwe werkplek. Van ‘je’ kun je eigenlijk niet spreken, want de plek is niet van jou. Aan het einde van de werkdag moet je hem ontruimen en schoonmaken. Morgen zit hier een collega en zit jij ergens anders. ‘Je’ plek is een ‘flexplek’. In straattaal betekent ‘flex’ relaxed, mij maak je niet gek. Maar de flexplek is veel gestress en gedoe. Wellicht dat iedereen er ooit flex onder is, maar nu nog niet. Alles is anders. Je pc is vervangen door een dockingstation waar je je laptop op moet klikken. Het ladenkastje met al je spulletjes werd een kluisje waarin alleen je laptoptas past. Boekenkast, archief? Allemaal ‘toedeledokie’, om de legendarische kantoorserie Debiteuren, crediteurente citeren. Alles digitaal, is het devies. Papier hier! Ook de omgang met collega’s is verflext. Niemand zit nog waar die zat. Of collega’s naar kantoor komen, thuis werken, op de golfbaan staan of met een kater in bed liggen, is onduidelijk. Een briefje op iemands bureau leggen voor de volgende dag is er niet meer bij. Want wat is iemands bureau? Dat wordt mailen of app’en. Welkom op Het Nieuwe Kantoor, ook wel Het Nieuwe Werken genoemd. Vooralsnog is het meer Het Nieuwe Wennen. Een schrale troost is dat je niet de eerste bent wie het overkomt en ook niet de laatste. Maar… wat is je precies overkomen? Het simpelste antwoord is: een revolutie, compleet met geestelijke vaders, radicale ideologie, fervente aanhangers én tegenstanders. Die revolutie is al een tijdje gaande. Wat nu Het Nieuwe Werken heet, heette 20 jaar geleden ‘een nieuwe manier van werken’, ‘flexibel kantoor’, ‘thuiswerken’, ‘telewerken’ of ‘flexwerken’. Het is niet precies hetzelfde, maar al die termen verwijzen wel naar dezelfde omwenteling: de vervagende grens tussen privé en werk. 1 Na de fabriek verdwijnt ook het kantoor De digitale revolutie maakte het steeds eenvoudiger om thuis, in de trein, het café of je tweede huis in Frankrijk het werk te doen waarvoor je vroeger naar kantoor moest. ‘Werken is steeds meer je ding doen achter een device,’ zoals Wouter Oosting (48) zegt, senior director Workplace Strategies & Design van CBRE in Amsterdam, dat de invoering van Het Nieuwe Werken bij veel grote bedrijven en organisaties begeleidt. ‘Werken kun je overál doen.’ Het Nieuwe Werken begon aan zijn opmars toen mobiele telefonie, e-mail, wifi, draagbare computers nog nauwelijks waren ingeburgerd of niet eens bestonden. Nu zijn die zo normaal als water uit de kraan. Wat er in de nabije toekomst allemaal normaal is, is moeilijk te zeggen. Aanhangers van Het Nieuwe Werken verheugen zich nu al op holografisch vergaderen. Hoef je
helemaal niet meer van huis! Tegelijk is Het Nieuwe Werken meer dan ‘thuiswerken’. Werknemers zijn door de digitale revolutie niet alleen flexibeler in waar en wanneer ze hun werk doen, ze kunnen hun werk ook zelfstandiger regelen. Het Nieuwe Werken vervangt – in elk geval in theorie – de traditionele hiërarchische kantoororganisatie door een nieuwe. Een plattere organisatie met minder managers, en de managers die overblijven, in een andere, meer coachende rol. Geen controlfreaks meer, maar Leiders. In Het Nieuwe Werken staat de manager niet meer de hele dag zijn mensen op de vingers te kijken en te vertellen wat ze moeten doen. De werknemer krijgt het vertrouwen dat-ie zichzelf wel kan managen en geen misbruik maakt van zijn vrijheden. ‘Vertrouwen’ is een van de sleutelwoorden van Het Nieuwe Werken. Hoe dan ook, in Het Nieuwe Werken gaan mensen niet meer naar het werk, maar aanhet werk, waar hun dat het beste uitkomt. Het Nieuwe Werken vertaalt deze ontwikkeling naar een radicaal andere werkvloer: Het Nieuwe Kantoor. Omdat meer mensen vaker niet op kantoor werken, kan dat kantoor door werkplekken te delen (‘flexplekken’) veel kleiner worden – ‘delen’ is het andere sleutelwoord van Het Nieuwe Werken. Verzekeraar Interpolis in Tilburg, in Nederland en wereldwijd de grote pionier van Het Nieuwe Werken, kon midden jaren negentig een complete kantoortoren schrappen in zijn nieuwbouwplannen doordat het koos voor flexplekken. In de decennia daarna was deze bezuinigingsmogelijkheid een belangrijke, vaak de belangrijkste prikkel voor bedrijven en overheden om er ook toe over te gaan. Voor Interpolis overigens niet. Oosting van CBRE schat dat bedrijven 20 procent op hun kantoorruimte kunnen besparen door te kiezen voor flexplekken. Anderen voorspellen dat er van de 75 miljoen vierkante meter kantoorruimte die er nu in Nederland is, over een jaar of 10, 15 nog zo’n 20 miljoen nodig is. Na de fabriek gaat in het post-industriële tijdperk ook het traditionele kantoor eraan. De Rotterdam, het gloednieuwe prestigeproject in Rotterdam van ster-architect Rem Koolhaas met een eindeloze hoeveelheid ‘generieke’ (identieke) kantoorruimte, kan in de visie van Het Nieuwe Werken meteen op de Unesco-werelderfgoedlijst. Als monument voor Het Oude Werken. Erik Veldhoen, de grote ideoloog van Het Nieuwe Werken, heeft aan één woord genoeg om De Rotterdam te typeren. ‘Belachelijk.’ 2 Nou ja, het kantoor verándert Helemaal verdwijnt het kantoor ook weer niet. Het krimpt en verandert van gedaante. Kantoor is niet meer iets waar je naartoe moet, maar waar je naartoe wilt– ‘de moeite van de reis waard’, zoals Oosting en andere verkondigers van Het Nieuwe Werken dat steevast noemen. Het kantoor wordt meer een ontmoetingsplek dan een productieplek, en dus verandert het design. Minder ‘werkplekken’, meer ruimtes met een specifieke functie: van vergaderzaaltjes en offices for a day, tot brainstormruimtes met een vaag zensfeertje en vrijdagmiddagborrelbarretjes. Maar ook afgesloten werkcellen en telefooncellen voor lange gesprekken. Oosting van CBRE vergelijkt Het Nieuwe Kantoor met een Britse herenclub: een comfortabele, leisure-achtige omgeving die toch functioneel wordt gebruikt. Je komt er om anderen te ontmoeten, te netwerken, deals te sluiten in een atmosfeer van gewijde stilte. De centrale ‘plaza’ die je vaak ziet in kantoren waar Het Nieuwe Werken is ingevoerd, heeft inderdaad wel wat weg van een sociëteit. Zitjes, barretje, restaurantje, pooltafel. En zachtjes pratende mensen. De ultieme ‘plaza’ ligt nog
steeds bij Interpolis: alleen al door alle bekende designers die eraan bijdroegen, is het een bijna museale omgeving. In aanleg is Het Nieuwe Werken dus een radicale ideologie. De werknemer wordt baas in eigen baan en de werkgever faciliteert dat. Wat hij bezuinigt op vierkante meters, steekt hij in de nieuwste technologie en een verleidelijk kantoor. Gewend als je bent dat dit soort ideeën uit Amerika komt, denk je al snel dat dit met Het Nieuwe Werken ook zo is. Maar het is komen overwaaien uit… Limburg en Brabant. Met een vleugje Scandinavische noordenwind. Pionier van Het Nieuwe Werken is bouwkundige Erik Veldhoen (60), die in 1995 het visionaire boek Kantoren bestaan niet meerpubliceerde en in de eerste helft van de jaren negentig zijn radicale ideeën ontwikkelde en in praktijk bracht, eerst bij de Limburgse politie, daarna bij Interpolis. In zijn mooie woonboerderij aan de Vecht is Veldhoen de eerste om de eer te delen met de visionaire mannen die bij die organisaties werkten: Henk Mostert, korpschef van de politie Limburg-Zuid, en bij Interpolis de toenmalige commissaris Wim van den Goorbergh en directeur Piet van Schijndel. De Limburgse politie werd proefstation voor Het Nieuwe Werken, Interpolis in 1996 het eerste megaproject ter wereld – ‘de doorbraak’, zoals Veldhoen zegt. In zekere zin is Het Nieuwe Werken te danken aan de roep om ‘meer blauw op straat’. Omdat de agenten meer op straat moesten zijn en minder op kantoor, hoefde niet iedereen meer een eigen bureau. De agenten kregen flexplekken. De nieuwe politiebureaus die in Limburg werden gebouwd met Veldhoens ideeën, werden 40 procent kleiner dan ze anders waren geweest. Ook de basis voor het kantoor met verschillende ruimten met verschillende functies – typisch voor Het Nieuwe Werken – werd in Limburg gelegd. Er kwamen naast de flexplekken sociale ruimtes, waar de agenten konden bijkletsen, en stiltehokken (‘cockpits’), waar ze geconcentreerd een verbaal konden uitwerken. Het ‘flexibele, activiteitgerelateerde kantoor’ was geboren. Zweden was een inspiratiebron. Nederland was in die jaren een land waar 70.000 mensen een (nog niet zo heel) mobiele telefoon hadden. Op kantoor zat iedereen achter een vaste telefoon ‘niet bereikbaar te zijn’, zoals Veldhoen zegt. Papier domineerde. In Zweden ving Veldhoen een glimp op de van de toekomst. De mobiele telefonie en draagbare computers waren er verder gevorderd dan hier en bij Ericsson zag hij een experiment met een ‘ongewoon kantoor’. Geen vaste plekken meer, maar uitklapbureautjes en mobiele telefoons waarmee iedereen kon gaan zitten werken waar hij wilde. Werknemers kregen een kluisje en een ‘flexkoffertje’. Puur meetwerk was de aanleiding voor het experiment. Ericsson had vastgesteld dat tweederde van de traditionele werkplekken onbezet was: thuis, ziek, vergaderen of naar een klant. Dat kon efficiënter. Het geld dat werd bespaard, ging naar technologie die werknemers in staat stelde op afstand te werken: mobiele telefoons, laptops, e-mail, netwerken waarin ze op afstand konden werken. Veldhoen wist genoeg. 3 Bevrijding van de kantoorklerk Vrij van utopische trekken waren (en zijn) Veldhoens ideeën niet. Individualistisch (zelfbeschikking voor de werknemer), egalitair (weg met de manager; ook de directeur een flexplek), en ook sterk gekant tegen het idee dat mensen de zin van hun bestaan ontlenen aan hun werkomgeving. Veldhoen voorzag een terugkeer naar pre-industriële tijden, toen de kantoorklerk nog niet bestond. Wel ambachtsmannen die zonder een baas boven zich hun werk uitoefenden in de omgeving waarin ze ook leefden, zoals nu bijna alleen boeren en schippers nog doen.
De gang naar fabriek en kantoor kwam met de Industriële Revolutie, evenals de hiërarchische werkplek. Het Nieuwe Werken zou de werkende mens hiervan verlossen. Veldhoen geeft het grif toe, terwijl de avond valt over zijn woonboerderij. ‘Als ik dan weer eens op zo’n ouderwets kantoor kwam, heb ik inderdaad wel eens gedacht: “Ik ga jullie bevrijden!”’ Dat Het Nieuwe Werken een radicaal idee is, blijkt nog steeds. In het net verschenen, ontzettend leuke boek Cubed, waarin de Amerikaanse journalist Nikil Saval de geschiedenis van de werkplek ontvouwt, is een prominente rol voor Veldhoen weggelegd: potentiële bevrijder van een land, de Verenigde Staten, waar 60 procent van de werknemers in een krappe, afgeschermde werkruimte – een cubicle – werkt. In die legbatterijen lijkt de vrije uitloop van Het Nieuwe Werken het paradijs. Dat het een radicaal idee is, blijkt ook uit het feit dat Het Nieuwe Werken vooral ingang vond in Nederland, Zweden en Australië – ongeveer de meest egalitaire landen ter wereld, de landen waar je ‘je’ zegt tegen de baas. In hiërarchische landen als Duitsland of mediterrane machoculturen komt Het Nieuwe Werken niet van de grond, beaamt Veldhoen. Ook de directeur moet immers aan de flexplek; zijn statussymbolen – eigen kantoor, eigen secretaresse, andere stoeltjes dan de anderen – raakt hij kwijt. In veel landen springt de topman dan nog liever uit het raam, op z’n bij de ingang geparkeerde Audi 8. Nederland is dan toch anders. Ongeveer op de dag dat Kantoren bestaan niet meerin 1995 naar de drukker ging, ontmoette Veldhoen op een barbecue Wim van den Goorbergh, financiële topman van de Rabobank en voorzitter van de raad van commissarissen bij Interpolis. Uren zaten ze onder een parasol te praten, fles wijn erbij. Veldhoen over zijn ideeën, Van den Goorbergh over Interpolis, dat een nieuw, traditioneel kantoor liet bouwen. Na het gesprek pakten Van den Goorbergh en Interpolis-topman Piet van Schijndel snel door. Binnen een paar weken was het bestaande bouwplan van tafel, inclusief complete kantoortoren. Alle meubilair en kantoorwandjes die waren besteld, werden afbesteld. Veldhoen: ‘Van Schijndel zei: “Je verhaal is zo logisch… Er is geen speld tussen te krijgen”.’ Interpolis ging over op Het Nieuwe Werken, als eerste bedrijf van die omvang. Van Schijndel leverde zijn directiekamer in. Niet tot zijn genoegen, maar hij vond dat het topdown moest gebeuren. Hij vergeleek zich met Columbus: op naar De Nieuwe Kantoorwereld. Postzakken vol open sollicitaties kwamen bij Interpolis binnen: iedereen wilde ‘nieuw werken’. Veel organisaties zouden Interpolis volgen. Maar een zegetocht is het niet geworden. De weg van droom naar daad blijkt weer eens hobbelig. 4 Hoeveel appelflappen moet ik meenemen? De praktijk Het is waar: Nieuwe Werken-consultant Caroline de Vos, de 32-jarige collega van Wouter Oosting bij CBRE, weet al niet meer hoe het vroeger was. ‘Ik heb het traditionele kantoor niet meegemaakt,’ zegt ze, alsof ze het over de stoommachine heeft. Haar zus is advocaat en daar ziet ze die oude wereld nog: allemaal kamertjes en op de bovenste verdieping de baas. ‘Als ik zeg dat ik náást de baas zit, begrijpt ze dat niet.’ Maar stevige tegenkrachten, om niet te zeggen hevig protest, maakt Het Nieuwe Werken ook los. In een column in het Advocatenblad haalt bedrijfsjurist Harry Veenendaal flink uit. Consultants ‘met een ingewikkelde bril, niet-advocaten die advocaten vertellen hoe ze moeten werken’, hebben ook in de advocatuur hun sporen nagelaten. ‘Uw privacy is beperkt tot een glazen plaat. De kleurenprinter waar uw sectie zo hard voor heeft gevochten, wordt een centrale printer op een andere afdeling. In alle rust concentreren op een verweer bestaat niet meer. U hebt last van
kwekkende en rondlopende kantoorgenoten. Wel beschikt u over 34 “cockpits” waar u “in alle rust” kunt werken. Deze badhokjes hebben een open dak en deurtjes die boven en onder open zijn. Zonder licht. Daarnaast hebt u geen vaste werkplek meer. U beschikt over vier “break-out rooms” om te vergaderen. Die zijn zo slecht geïsoleerd dat de halve verdieping u kan verstaan en vice versa. En dit alles in peperduur design. De ICT-afdeling faalt hopeloos.’ Steeds meer advocaten werken thuis. Niet omdat ze dat willen, maar omdat het op kantoor niet te harden is. Heel slecht nieuws voor Het Nieuwe Werken komt uit Amerika, waar de topvrouw van Yahoo, Marissa Mayer, het thuiswerken de oorlog heeft verklaard. Werknemers ontmoeten elkaar niet meer en dus ontbreekt de interactie die nodig is voor innovatie. Terug naar kantoor iedereen! Écht hippe mediabedrijven herontdekken dus het ouderwetse kantoor. Deugt het hele idee van Het Nieuwe Werken niet? ‘Jazeker wel,’ zegt Oosting. ‘Het is alleen essentieel om te beseffen dat er niet één vorm van Het Nieuwe Werken bestaat. Iedere organisatie is anders, heeft een unieke cultuur en werkwijze. Het begin moet altijd grondig onderzoek zijn, onder meer door het meten van de werkplekbezetting. Dan pas weet je of flexibel werken geschikt is. Daarnaast is het essentieel om een bedrijf intensief te begeleiden bij de overgang, dergelijke veranderingen gaan niet zonder slag of stoot. Mensen moeten eerst ervaren hoe het in hun voordeel kan werken. De reacties zijn dan vaak juist positief.’ Zeker is dat de invoering van Het Nieuwe Werken vaak met het nodige gepiep en (tanden)geknars gepaard gaat. Op YouTube zijn tal van filmpjes te vinden die organisaties hebben gemaakt om de introductie van Het Nieuwe Werken te begeleiden. Een van de leukste is van de gemeente Heemstede. Het maakt duidelijk dat grotere vrijheid samengaat met nieuwe spelregels. Claim niet stiekem je eigen plek, maak je plek aan het einde van de dag schoon, eten op je werkplek mag niet meer, ga bellen in een belhok. Nieuw Kantoor, nieuwe kantoor-etiquette. Er zijn bedrijven die een gele kaart/rode-kaartsysteem invoerden voor werknemers die zich niet aan de regels houden. Sommigen sparen ze. Ook bij Interpolis ging het niet zonder slag of stoot, herinnert Gerard van Laarhoven (58) zich, toen nauw betrokken bij het project, nu programmadirecteur. Het Nieuwe Werken vergde kleine en grote aanpassingen. Wat de kleine betreft, vertelt hij lachend hoe ingewikkeld het opeens was om op kantoor je verjaardag te vieren. ‘Vroeger wist je dat je 20 appelflappen moest meenemen naar kantoor. Maar ja, nu wist je niet meer wie er wel en wie er niet was!’ Nu worden één dag per maand alle verjaardagen van die maand gevierd. ‘Moet iedereen iets leuks doen.’ Ook voor het thuiswerken kwamen duidelijke regels. De inrichting van een ‘telewerkplek’ thuis was destijds zo duur dat minimaal twee dagen thuiswerken de regel werd. En maximaal drie dagen. Harde kanten had de invoering ook. Managers die zich niet meer thuis voelden, namen afscheid. Er werd op grote schaal een nieuw type werknemer gerekruteerd: klantgericht, ondernemend, open voor nieuwe ontwikkelingen, sociaal en gedisciplineerd. Van Laarhoven: ‘In het begin werd het hier een kermistent genoemd, alles kon zogenaamd. Maar ik denk dat wij strikter zijn dan veel andere bedrijven. Vrijheid en verantwoordelijkheid gaan samen. Je moet duidelijke productieafspraken maken. Hoe en waar iemand die haalt, daar gaat de manager niet over. De werknemer krijgt vrijheid, maar moet wel verantwoording afleggen. Mensen kunnen zich niet verstoppen.’ Is Het Nieuwe Werken een harde of zachte werkcultuur? ‘Een duidelijke,’ zegt Van Laarhoven. ‘Je moet elkaar soms hard de waarheid zeggen. En als mensen het niet kunnen hanteren, moet je op
een gegeven moment toch afscheid van ze nemen.’ Het Nieuwe Werken is een complete cultuurverandering – om niet te zeggen cultuurshock. En die werkt alleen als die, zoals bij Interpolis, van bovenaf met overtuiging wordt uitgedragen en gepraktiseerd. Van Laarhoven: ‘Als de directeur een eigen plek wil, hou er dan meteen maar mee op. Dan is het gedoemd te mislukken.’ 5 Nog steeds in de file Het woord is gevallen: is Het Nieuwe Werken gelukt of mislukt? Dat is zo zwart-wit niet te zeggen. Dat kan van organisatie tot organisatie wisselen. Maar de revolutie stokt wel. Onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid toont aan dat het thuiswerken nog wel toeneemt, maar dat de groei afvlakt. Een kleine 70 procent van de Nederlanders werkt nooit thuis, of alleen bij overwerk. Veel mensen willen niet zo vaak mogelijk thuis werken: één of twee dagen per week is mooi genoeg. Wellicht dat dit verandert als de kantoorpopulatie verjongt. Aanhangers van Het Nieuwe Werken verwijzen nog wel eens naar de Franse filosoof Michel Serres (83), die in De wereld onder de duim(Boom) een aanstekelijke lofzang houdt op de grenzeloosheid en flexibiliteit van de internetgeneratie. Die is in zijn ogen niets meer of minder dan De Nieuwe Mens, die permanent zelf ‘aan het stuur zit’. ‘Voorbij is het tijdperk waarin voor anderen werd beslist.’ Het probleem met dit soort profetieën is wel dat ze er nooit bij vertellen wat je met de ouwe hap moet, de werknemers die worden overvallen door de overgang van het oude naar het nieuwe tijdperk. Jongeren zijn vaak al ingesteld op Het Nieuwe Werken; oudere werknemers missen vaak de geborgenheid van het oude werken, zegt Wouter Oosting van CBRE. ‘Hun gevoel van veiligheid en ook eigenwaarde is weg. Er wordt niks meer voor je geregeld, je moet het allemaal zelf doen. Ouderen hebben daar vaak moeite mee, en daar moet je rekening mee houden als je het invoert. Anders maak je verkeerde afwegingen.’ Het Nieuwe Werken mislukt als de top het niet steunt. Maar als de werkvloer het niet steunt, is het óók tot mislukken gedoemd. Wellicht ook dat Het Nieuwe Werken minder geschikt is voor bedrijven die sterk op innovatie en creatie zijn gericht. Zie Yahoo: voor innovatie is interactie nodig, ontmoeting. Is die er niet meer, dan verdwijnt ook de innovatieve kracht van een bedrijf. Hoe mooi het idee van Het Nieuwe Werken wellicht ook is, in de praktijk is het kwetsbaar. Als het alleen wordt ingevoerd om te bezuinigen en de leiding stiekem toch weer z’n eigen kantoor claimt, is een permanent mokkende organisatie je deel. Iedereen op elkaars lip, behalve de baas – dat was niet de belofte. En als invoering van Het Nieuwe Werken niet gepaard gaat met flinke investeringen in state of the art-technologie, dan wordt het ook helemaal niks. Dat het vaak zo gaat, bevestigen de pioniers van weleer, Erik Veldhoen en Gerard van Laarhoven. Zij oordelen hard over de praktijk van Het Nieuwe Werken. Veldhoen zegt dat het ‘in driekwart van de gevallen’ mislukt. Van Laarhoven zegt dat Veldhoen zich dan nog vriendelijk uitdrukt. Zoals iedere revolutionair zeggen ze dat het niet aan het idee ligt, maar – zie boven – aan de uitvoering. Veldhoen verbaast zich er vooral over dat alle latere aanhangers van Het Nieuwe Werken niks hebben toegevoegd aan zijn oorspronkelijke ideeën. Des te gekker omdat de technologie zich sindsdien enorm heeft ontwikkeld. De revolutie van Het Nieuwe Werken, zegt Veldhoen, is toe aan meer revolutionairen.
