Geschenken op het werk Help, mijn personeel wordt verwend door mijn leveranciers en klanten Af en toe haalt een gulle cadeaugever het nieuws, bijvoorbeeld een signalisatiefirma die gemeentepersoneel in de watten legt. Mogen werknemers dan geen geschenken aanvaarden van leveranciers of klanten? Ines Minten Met relatiegeschenken heeft de wet geen enkel probleem. “Die zijn wettelijk geregeld en zelfs voor 50% fiscaal aftrekbaar”, zegt Stefan Corbanie, advocaat arbeidsrecht bij Eversheds LLP. Wat de werknemer betreft, zegt de wet: “Voordelen verkregen door een werknemer binnen het beroepskader vormen belastbare voordelen van alle aard, zelfs wanneer deze voordelen door derden andere dan de werkgever, worden verstrekt (bijvoorbeeld klanten of leveranciers van de werkgever). Een uitzondering geldt enkel voor zogenaamde kleine geschenken.” Alleen kleine geschenken moet een werknemer dus niet aangeven aan de belastingen. Kleine geschenken hebben een waarde van maximaal 50 euro. Een werknemer mag een geschenk ook uitsluitend aanvaarden als er geen bijbedoelingen andere dan een onschuldig relatiegeschenk in het spel kunnen zijn. Wat dan met de werkgever? De werkgever moet alle voordelen aangeven aan de belastingen, ook degene die verstrekt zijn door een derde. Doet hij dat niet, dan is de taxatie voor geheime commissielonen van toepassing en die is niet mals. Stefan Corbanie legt uit: “Niet alle relatiegeschenken zullen als zodanig beschouwd worden. Krijgt een werkgever een relatiegeschenk met een waarde hoger dan 50 euro, dan geeft deze dat aan bij de belastingaangifte met de waarde ervan. Op die manier loopt hij niet het risico dat het geschenk als geheim commissieloon wordt beschouwd.” Niemand ziet iets verkeerds in een doos pralines, een fles wijn, een kalender of een balpen. Wie zijn zakenrelaties een auto cadeau doet, wordt uiteraard onmiddellijk verdacht van bijbedoelingen. Onze voorbeelden zijn extremen. De hamvraag blijft hoe men te weten moet komen wanneer men de grijze zone binnengaat. Omkoping: zes maanden tot twee jaar cel Geeft men een geschenk met een andere bedoeling dan een vriendelijk gebaar tegenover een zakenrelatie, dan begeeft men zich op glad ijs. “Men kan strafrechtelijk, handelsrechtelijk, fiscaal en sociaalrechtelijk in nesten raken”, legt Corbanie uit. Stel dat een leverancier naar de aankoopdienst van een supermarktketen toe stapt en de aankoopdirecteur een snoepreisje naar een exotische bestemming belooft, als die in ruil zijn nieuwe koffiemerk lanceert. “Dat is een duidelijk geval van private omkoping en dus een strafrechtelijk misdrijf”, stelt Corbanie. “De waarde van het cadeau speelt daarbij zelfs geen enkele rol. Zodra het nog maar de bedoeling kan zijn om iets van je gedaan te krijgen, mag je niets accepteren. Wil de leverancier dat je zijn koffie lanceert, dan mag jij evenmin op zijn kosten naar het voetbal gaan kijken.” De sancties die op omkoping staan, zijn niet mis: zes maanden tot twee jaar gevangenisstraf en een fikse geldboete er bovenop. Ontslag om dringende redenen of tuchtmaatregelen Op private omkoping, hoe klein of groot ook, staat ontslag om dringende redenen. “De opsomming van de dringende redenen voor ontslag worden vaak vermeld in het arbeidsreglement. In dat geval kan dit in een rechtszaak beschouwd worden als verzwarende
omstandigheid. Maar zelfs als er niets over private omkoping in het reglement staat, kan er ontslag op volgen. De rechter is trouwens niet gebonden door wat precies in het arbeidsreglement is opgenomen en wat niet”, legt Corbanie uit. Andere disciplinaire maatregelen zoals een vermaning, een schriftelijke opmerking, een boete of eventueel de schorsing van de arbeidsovereenkomst - al dan niet met behoud van loon - die de werkgever de werknemer wil opleggen, moeten wél uitdrukkelijk in het arbeidsreglement staan. In de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen staat uitdrukkelijk dat de tuchtmaatregelen verplicht dienen te worden opgenomen in het arbeidsreglement. Doet de werkgever dat niet, dan kunnen dergelijke sancties ook niet afgedwongen worden. Vreemd genoeg is private omkoping niet als dusdanig opgenomen als een oneerlijke handelspraktijk (wet op de handelspraktijken). “Maar men kan het wel onderbrengen onder de algemene zorgvuldigheidsnorm van artikel 93 van de wet op de handelspraktijken, die een verbod oplegt om daden strijdig met de eerlijke handelspraktijken te stellen, waardoor een andere verkoper schade zou kunnen leiden. Dat is een veel ruimer begrip”, suggereert Stefan Corbanie. Sarbanes-Oxley in België Belgische filialen van Amerikaanse bedrijven en andere bedrijven genoteerd op de Amerikaanse beurs, vallen (ten minste indirect) onder de Sarbanes-Oxley-wet (SOx). Toen in 2002 een aantal bedrijfsschandalen (zoals bij WorldCom en Enron) aan het licht kwamen, kwam de senaat in de Verenigde Staten met deze wet op de proppen. SOx formuleert een aantal regels waaraan Amerikaanse bedrijven zich moeten houden. De 69 artikelen willen ervoor zorgen dat ze een solide, betrouwbaar en moreel verantwoord bestuur toepassen en zo nieuwe schandalen voorkomen. Ook niet-Amerikaanse bedrijven moeten aan de wet voldoen als ze een notering hebben op de Amerikaanse beurs. “Hoewel de wet in België niet afgedwongen kan worden, moeten filialen van Amerikaanse bedrijven die in ons land gevestigd zijn zich er toch aan houden”, weet Corbanie. “De beursautoriteiten kunnen het moederhuis er immers serieus voor op de vingers tikken. In België is er dus op zijn minst een indirecte werking van de wet voor bedrijven die een link hebben met de VS.” Stel dat een bedrijf een vergelijkbaar beleid wil afdwingen, hoe pakt het dat aan? “Naast een ontslag om dringende redenen, lijken ook hier tuchtmaatregelen het meest aangewezen. In zulke gevallen kan men altijd de zopas vermelde sancties via het arbeidsreglement opleggen. Men kan de bestaande ethische code voor het bedrijf integraal opnemen in dat arbeidsreglement of opteren om er enkel naar te verwijzen en in het arbeidsreglement bepaalde sancties te koppelen aan de niet-naleving van deze ethische code.” Corbanie heeft nog een waarschuwing in petto: “Let wel, de wettelijke procedure om het arbeidsreglement te wijzigen dient gevolgd te worden. Voor ondernemingen met een ondernemingsraad moet dat orgaan zijn zegen geven. In de andere gevallen dient er aanplakking van de voorgenomen wijzigingen te gebeuren en krijgen de werknemers de mogelijkheid om opmerkingen te formuleren. Bij betwisting wordt de sociale inspectie erbij betrokken.” Kleur de grijze zone in Een eenvoudige wettelijke lijst met alle cadeaus die je mag of niet mag geven en krijgen, bestaat niet en zou ook bijzonder moeilijk op te stellen zijn. Dat betekent wel dat er een grote grijze zone ontstaat waarbij minder duidelijk is of er grenzen overschreden worden. Die zone volledig wegwerken, is een onbegonnen zaak. Een bedrijfsgedragscode kan echter een
geschikte handleiding zijn die wat al dan niet aanvaardbaar is voor het eigen bedrijf duidelijk in de verf zet. Mark Suykens, directeur van de Vereniging voor Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG), en Jeroen Maesschalk van de KU Leuven schreven een pocket met tips voor gemeenten die een dergelijke gedragscode willen opstellen (Een integriteitsbeleid in uw lokaal bestuur: een handleiding). Zij spitsen zich uiteraard toe op de openbare sector, maar het advies dat ze geven is algemeen toepasbaar in om het even welke bedrijfscontext. Mark Suykens: “Er zijn geen strikte regels rond relatiegeschenken. Daarom raden we gemeentebesturen aan een onderdeel over geschenken op te nemen in hun deontologische code. De gemeenteraad moet die code goedkeuren en op die manier wordt het een intern reglement dat enige stabiliteit en rechtszekerheid kan bieden.” Bedrijven die een dergelijk artikel laten opnemen in hun gedragscode, maken hun visie op dezelfde manier bekend bij werknemers, leveranciers en klanten. Ambtenaren mogen in principe geen cadeaus accepteren van derden. Dat strikte standpunt willen Suykens en Maesschalk enigszins nuanceren. “Dat je al eens een kleinigheid krijgt of geeft (zoals een balpen, kalender, agenda of muismatje), hoort bij onze normale professionele relaties.” Daarom raden ze een rigide zero gift policy niet aan. “Het lijkt ons een beetje overdreven om de kleinste attentie te verbieden.” Het kan soms zelfs beledigend overkomen als je iemand met zijn doos pralines of kalender de deur wijst. Marc Suykens haalt vier stelregels aan waarmee een personeelslid rekening kan houden: 1. “Als men een geschenk krijgt, raden we aan het altijd te melden aan de leidinggevende. Zo komen de geschenken altijd in de openbaarheid en loop je niet het risico op stiekem gedoe.” 2. “Houd geschenken beperkt. Sommige bedrijven nemen een waarde van 50 euro als grens. Alles wat meer waard is, moet de werknemer weigeren. Andere hebben het iets vager over kleine geschenken.” Suykens beseft dat de grijze zone daarmee niet volledig ingekleurd is. “Tja, wat is de waarde van een fles wijn of een herbruikbare documentatiemap? Dat is allemaal moeilijk in te schatten.” Hij beklemtoont dan ook dat de stelregels eerder tips zijn die een werknemer of bedrijf op het goede spoor kunnen zetten en excessen kunnen helpen vermijden. 3. “Als het cadeau bedoeld is voor de hele dienst en niet voor een concrete persoon, dan adviseren we dat de leidinggevende het in ontvangst neemt en ter beschikking stelt van de organisatie.” 4. “Een laatste belangrijke tip is om geschenken bespreekbaar te maken.” Die bespreekbaarheid is vooral belangrijk in gevallen dat de geschenken op het randje zijn. “Zorg er dan zeker voor dat het geschenk onderwerp wordt op het teamoverleg of de managementvergadering.” Zonder gêne Mark Suykens doet ons ook nog een handige zelftest aan de hand. Als men zelf voelt dat er iets wringt, dat men een grens dreigt te overschrijden, dan accepteert men het cadeau beter niet. “Vanaf het moment dat je het vage gevoel krijgt dat men je met een geschenk probeert te verleiden, kun je dat best onmiddellijk voorleggen aan de leidinggevende”, vindt hij. “Een goede test is nagaan of je je collega’s zonder gêne over het cadeau durft te vertellen. Lukt dat niet? Voel je dat je in een soort afhankelijke positie terechtkomt ten opzichte van degene die je het cadeau geeft? Dan zit er iets scheef.” Men merkt vanzelf het verschil op tussen een onschuldig hebbeding en bijvoorbeeld een toeristisch arrangement waarbij de werknemer enkele dagen op kosten van de leverancier
ergens in luxe kan gaan baden. “Zoiets is niet te vergelijken met een fles wijn cadeau krijgen voor je verjaardag.” Niet 100% vastgelegd Ook een gedragscode kan relatiegeschenken niet tot in het kleinste detail reglementeren. “Toch is het een aanrader voor elk bedrijf om er een op te stellen. Ze geeft leidinggevenden een richting aan. Op de code kunnen ze altijd terugvallen als er iets misloopt. Bij evaluatiegesprekken, bijvoorbeeld, heeft de chef een instrument in handen: hij kan verwijzen naar de norm die het bedrijf hanteert”, adviseert Suykens. Maar niet ieder personeelslid zit in hetzelfde schuitje, nog een reden waarom een bedrijf zijn gedragscode niet formeel kan vastleggen. Suykens: “Een ambtenaar met veel overheidsopdrachten zit in een veel gevoeliger situatie dan iemand die op het secretariaat van een dienst zit die weinig met andere bedrijven te maken krijgt. Nuance is en blijft belangrijk, omdat belangenvermenging niet bij iedereen een even groot risico is. Vandaar dat ik nooit pleit voor uniforme regels voor alle werknemers. Dat werkt toch niet.” Meldingssysteem Sommige bedrijven houden het simpel. De enige regel is: “Geen cadeaus.” Op die manier zijn misverstanden uitgesloten. Andere houden meer van nuance en hebben ondertussen een verwijzing naar geschenken in hun gedragscode of integriteitsbeleid opgenomen. Een groot bedrijf zoals InBev, bijvoorbeeld, dat een wereldpositie op de markt bekleedt en constant met allerhande leveranciers en klanten te maken krijgt, lijkt er zelfs nauwelijks buiten te kunnen. Het bedrijf heeft een gedragscode opgesteld en heeft nog enkele andere maatregelen in het leven geroepen om correct zakendoen te handhaven. Eveline De Ridder van External Relations legt uit: “In 2006 hebben we een meldingssysteem in het leven geroepen. Werknemers kunnen daardoor misbruiken melden zonder bang te zijn voor represailles. Daarvoor heeft InBev een speciale telefoonlijn die zeven dagen per week, 24 uur per dag bereikbaar is. Personeelsleden kunnen er eveneens terecht met vragen over de gedragscode. Ze krijgen dan steevast antwoord van specialisten. Meldingen kunnen ook gebeuren via een onafhankelijke website.” Om privacyredenen communiceert InBev niet hoeveel meldingen er zo binnenkomen of van welke aard ze zijn. “Maar in elk geval worden ze zaak per zaak behandeld en gerapporteerd aan een speciaal auditcomité.” De gedragscode behandelt allerhande punten die in het bedrijf om integriteit vragen. “We zorgen ervoor dat de code intern goed gecommuniceerd wordt”, aldus De Ridder. “We organiseren ook trainingen voor alle nieuwe werknemers om er zeker van te zijn dat ze van de gedragscode op de hoogte zijn.” Dit jaar bood InBev zelfs voor het eerst een e-cursus over het onderwerp aan. “En het senior management (goed voor 0,82% van het personeelsbestand) heeft een specifieke training gekregen, en richtlijnen over giften en bijdragen aan politieke partijen.” De meeste bedrijven dragen hun integriteit hoog in het vaandel. Zoveel is duidelijk. Even googelen en de gedragscodes met vermeldingen over geschenken rollen zo over je scherm. De schandalen die in het verleden aan het licht zijn gekomen, hebben blijkbaar al veel werkgevers wakker geschud. Geen overbodige luxe, als je merkt dat jaarlijks toch nog altijd een groot aantal bedrijven in de problemen komt, precies doordat bepaalde werknemers/leidinggevenden op een gegeven moment over de schreef gaan. Op zulke momenten heeft een bedrijf aan een gedragscode een stevig houvast. □ [kader ]
Wat te doen met kleine geschenken? Enkele tips: - Verzamel ze en verloot ze. - Laat alleen geschenken onder 50 euro toe. - Laat nooit geschenken aan huis leveren, altijd op de werkplek. - Maak geschenken op het werk bespreekbaar. - Maak werknemers duidelijk dat ze cadeaus moeten melden: maak ze openbaar. - Hanteer de morele norm: deinst men ervoor terug iets over het cadeau tegen zijn collega’s te zeggen, accepteer het dan niet. - Een cadeau voor het hele kantoor wordt in ontvangst genomen door de leidinggevende, niet door een individuele werknemer. Het is dan ook voor iedereen van het kantoor bestemd.
