Verslag vergadering ouderraad 09-10-2012 Aanwezig:
Gerard van de Broek, Martien Wijdeven, Jakob Breimer, Harold van Tiel en Jolanda Nooijen
Uitgenodigd:
Christine Deriemaeker.
Afwezig:
Monique Stroeken, Annette de Bruin
Voorzitter:
Harold van Tiel
Notulist:
Jolanda Nooijen
Pagina’s:
6
1 2
3
4
5
6
7
Welkom door voorzitter Doornemen Notulen 21-8-2012 Martien is opgevallen dat uitnodigingen voor jaarvergadering OR op 16 oktober worden verzonden. Dit is in de herfstvakantie. Verzetten naar maandag 22 oktober. Ingekomen stukken Postvak wordt ter plaatsen geleegd. Over het algemeen zitten er veel rekeningen in dus er wordt besloten de leging te laten doen door Annet de Bruin (penningmeester) omdat dan de facturen direct bij penningmeester komen. Wat doen we met overige post? Contract notaris Jolanda zorgt dat contract bij Harold komt. Harold leest door, past aan en zal contact opnemen met Notarissenkantoor van Mourik en de Bie (0486 462614) in Schaijk. Sportdag retour evaluatieformulieren Deze zijn doorgezonden aan Benita en worden met deze agenda meegestuurd aan de leden Er zijn er maar 4 binnen gekomen ( tijdens vergadering nog één via Benita). Er komt weinig verrassends uit en er wordt besloten geen apart verslag te maken. Jakob gaat Benita benaderen of zij volgend jaar weer de sportdag wil organiseren en vragen of zij ook op de jaarvergadering is van de OR om dankje in ontvangst te nemen. Wie verzorgt het dankje? Contributie 2012-2013 Was € 4,--. We weten niet precies wat er in kas zit. Christine geeft aan dat alles duurder wordt en zou graag zien dat voor onvoorziene zaken verhoogt wordt naar € 5,--. Martien geeft aan hierover te stemmen via de jaarvergadering. Er volgt een discussie over actie via OR of gedeeltelijk laten regelen via school. Er wordt gekozen toch alles door OR zelf te laten doen omdat dit vriendelijker overkomt. Jaarvergadering Uitnodiging jaarvergadering voor ouders door Jakob. Hij kan alle informatie via de notulen terug vinden. Uitnodiging wordt op 22 oktober meegegeven aan kinderen. Jakob mag deze weer laten printen op kosten van OR Brief verstuurd aan MR inzake uitnodiging jaarvergadering 2012. Martien geeft aan dat hij de brief te dwingend vond. Jolanda geeft aan dat brief al “verzacht” was door Harold en
8
9
Christine en dat de brief niet dwingend bedoeld is, maar vragend. Mocht de MR daar problemen mee hebben dan biedt Jolanda hierbij haar excuus aan. MR heeft geantwoord via Maria met “Brief is ontvangen door MR en wordt in volgende MR vergadering besproken” Martien vraagt of OR een brief heeft ontvangen over waargebeurd pestverhaal. Nee niets ontvangen. Gerard vertelt dat deze brief ook verzonden is aan spreker Netty Nabuurs (CJG) en dat deze de brief zal meenemen in de lezing tijdens jaarvergadering. Harold vraagt of de brief met uitnodiging mee kan om zo mensen te triggeren om naar de jaarvergadering te komen. Er wordt besloten om eerst de papieren versie van de uitnodiging aan de kinderen te geven en nadien een digitale uitnodiging met de brief rond te sturen om te voorkomen dat kinderen de brief lezen, deze is duidelijk te schokkend voor de kinderen. Monique zou jij Netty willen vragen of de brief vooraf digitaal meegestuurd kan worden om zo mensen te triggeren naar de jaarvergadering te komen? Tijdens jaarvergadering wordt afscheid genomen van Lionne en Christine, en moet Benita bedankt worden. Christine wil gift voor Bosniëkinderen. Hoeveel schenken we?? Lionne een bos bloemen en fles wijn en Benita een bos Bloemen. Jolanda zal wijn verzorgen en twee bossen bloemen bestellen bij van Aarsen. Wat mag het kosten? Kasverslag/kascontrole geld voor Digibord. Er is door de OR €500,- beschikbaar gesteld aan school en overgemaakt in juli. Is het digibord voor groep 1 – 2 al aangeschaft? Martien: Nee nog niet aangeschaft. Dit bord was niet meegenomen in begroting ( ± € 3500,-). Mocht er beslist worden dit aan te schaffen kan het al in januari gerealiseerd worden. Op dit moment is er nog een discussie gaande of bord er wel moet komen in groep 1-2 omdat daar maar halve tijd gebruik van gemaakt wordt. Het geld zal hoe dan ook geïnvesteerd worden en de OR zal hiervan op de hoogte worden gehouden. Harold: Dit verdient geen schoonheidsprijs, wij houden actie voor digibord en dan blijkt maanden later dat het er nog niet is. Martien geeft aan zich tijdens de jaarvergadering hiervoor te verantwoorden naar de ouders toe omdat dit buiten de OR om is gebeurd. Verkiezingen beginjaar Aftredend en herkiesbaar Lionne 2004 2008 2012 2012 stopt zij Christine 2003 2007 2011 2012 stopt zij Gerard 2005 2008 2012 2013 wil hij stoppen Jolanda 2005 - 2011 2008 2015 2010 1 jaar gestopt i.v.m. Ies Jakob 2006 2010 2013 wil hij stoppen Harold 2010 2014 Monique 2012 2016 Annette 2012 2016 vacant
10
11
12
13
14
15
Voorvergadering organiseren bij moeilijke onderwerpen Tijdens vorige vergadering is het voor-vergaderen verworpen i.v.m. drukte van O.R. leden. Tijdens de voor vergadering over protocollen en draaiboeken is toch duidelijk geworden dat voorvergaderen door een kleine groep niet verkeerd hoeft te zijn. Hierbij de vraag aan O.R. om dit item weer terug te plaatsen op de agenda. Vergadering geeft hiervoor akkoord. Harold geeft aan de voorvergaderingen prettig te vinden en nodigt degene die daar zin en tijd voor hebben uit aanwezig te zijn. Jolanda zal ruim een week voor volgende vergadering (20 november) de mailing de deur uitdoen en vragen wie aanwezig wil zijn bij voorvergadering. Opstellen protocollen en draaiboeken en jaaroverzicht. Christine komt met een opzet van een jaaroverzicht waarna deze uitgewerkt gaat worden doormiddel van draaiboeken en protocollen door Christine en Jolanda. Hierna wordt alles verzonden aan Jakob en Martien. Evaluatie actiedag Opmerking vanuit ouders: diverse werkzaamheden horen niet thuis bij ouders. Voegen is iets voor de eigenaar van het gebouw, volgens haar de gemeente. Opruimen schoolplein kan voor groot gedeelte ook bij gemeente verzocht worden. Dit blijkt een misverstand te zijn. Gebouwen zijn van Optimus en pas als school sluit komen ze te vervallen aan gemeente. Klein onderhoud moet door school zelf gedaan worden en Martien probeert de kosten te drukken door dit door ouders te laten uitvoeren. Gerard geeft aan dat voegen toch specialistisch werk is in verband met kleur, als men verkeerd doet ligt volgend jaar er alles weer uit. O.R. geeft advies om bepaalde zaken rechtstreeks aan ouders te vragen i.v.m. kennis. Martien geeft aan tijdens de jaarvergadering hierop terug te komen. O.R. geeft aan zich hier niet te veel mee te willen bemoeien. Kerstviering Ligt dit jaar in handen van Christine. Zij zal vanavond eerste aanzet geven. Zij vraagt wat budget is? Dit zal naar alle waarschijnlijkheid Lionne als penningmeester wel weten. Christine zal Lionne vragen. Ook vraagt Christine of zij de kleding van de levende kerststal in orde mag maken samen met Miriam van de Burgt. Zij zal dit tegen low-cost proberen te realiseren en O.R. maakt hier budget voor vrij. Monique geeft aan te willen helpen met de kerstviering. Draaiboek is door gestuurd. Ster Petra Deze is bij Jolanda, Gerard zal deze ophangen. Tijdens bezichtging ter plaatse wordt besloten een lijst om de spiegel heen te schilderen met een tekst en dan daarbinnen de ster te bevestigen. Jakob geeft aan dat dit een mooi klusje is voor Sasha (moeder van Ruby). Jolanda Whatsappt een foto met de vraag naar haar en Sasha geeft aan op school te gaan bekijken wat ze er van kan maken. Annet de Bruin verzoekt een andere vergaderdag dan dinsdag.( i.v.m. openingstijden gemeente) Er wordt een rondvraag gedaan en iedereen die aanwezig is geeft te kennen geen problemen te hebben de vergadering te verplaatsen naar maandag. Alleen moet Monique nog gevraagd worden
16
17
18
19 20
Mededelingen van Martien weer terug laten komen. Mededelingen zijn geschrapt. Het blijkt dat er toch belangrijke mededelingen in rondgaan waar wij als ouderraad nu pas iets op kunnen zeggen als het bij iedereen al bekend is. De ouderraad wil dit weer terugdraaien om onduidelijkheid naar ouders te voorkomen. Martien geeft aan hier geen problemen mee te hebben, echter met de kanttekening dat niet alles overlegd gaat worden met O.R. omdat dit niet het juiste orgaan daarvoor is. Martien geeft wel aan open te staan voor feedback vanuit O.R. omdat dit een breder beeld van ouders geeft waardoor hij een betere beslissing kan nemen. Het agendapunt mededelingen wordt weer teruggeplaatst op de agenda om deze punten binnen de O.R. toch in het oog te houden. Notulen OR publiceren op site? Hierdoor een betere transparantie naar ouders toe en ouders kunnen teruglezen wat we gepland hebben met bepaalde activiteiten. Er worden echter alleen goedgekeurde notulen gepubliceerd en persoonlijke informatie zal verwijderd worden uit notulen alvorens ze doorgestuurd worden naar de site. Martien geeft alle medewerking hieraan. Om te voorkomen dat informatie van OR te lang achterwege blijft kunnen we verschillende belangrijke beslissingen al via InfOventje bekend maken. Ouderpanel evaluatie. Ouderpanel is ooit een idee geweest van ouderraad. Het zou fijn zijn als de Ouderraad van de uitkomsten op de hoogste gesteld kan worden zodat over bepaalde zaken gesproken kan worden. Reden vraag Jolanda geeft aan dat de verslaglegging in InfOventje niet altijd objectief is. Ervaring is dat er bij een bijeenkomst ook diverse negatieve punten naar voren waren gekomen maar dat in InfOventje enkel de positieve punten werden vernoemd. Laatste ouderpanel is niet doorgegaan i.v.m. te lage opkomst. Ouderpanel gaat zich nu beraden op vervolg: hetzelfde of een compleet andere opzet. Info volgt nog. Postvak legen Zie punt 3 Actiepuntenlijst. Wordt goed bevonden en al direct een punt aan toegevoegd i.v.m. herstart wervingscommissie.
21
22
Rondvraag Volgende vergadering wordt belegd op 20 november. Annet verzoeken of nog een keer kan op dinsdag i.v.m. werk van Christine die de Kerstviering gaat verzorgen. Er wordt besloten de kerstviering te houden op 20 december. Bekijken in welke klas we de jaarvergadering gaan houden, dit zou kunnen in lokaal 3-4 omdat dit lokaal niet zo vol staat. Ouderraad zorgt voor inrichting. Leden ouderraad zorgen dat zij uur van te voren aanwezig zijn om alles in orde te maken. Inkoop gegevens liggen bij Lionne, Christine is zo lief dit nog eenmaal op zich te nemen. De gegevens omtrent de financiën worden verwerkt in draaiboek en protocollen. Harold zorgt dat er kleedjes zijn. Jolanda zorgt dat er extra bloemen zijn voor op tafel Koffie en thee komen via de school Hapjes worden op tafel gezet (inkoop Christine) Na vergadering komen er tapas ( Monique en misschien nog iemand anders??) Christine doet de boodschappen Jolanda maakt eerste aanzet voor verslaglegging jaarverslag en stuurt dit door naar Harold zodat hij er zijn eigen verhaal van kan maken. Voor verdere details jaarvergadering kijk naar mail van Monique Stroeken 9-10 15:13 Sluiting vergadering Voorzitter dankt voor de aanwezigheid en sluit de vergadering
Volgende vergadering 20 november 20:30 personeelskamer
