Whitepaper
Gemeten meer tevredenheid over overleg door de juiste inrichting Inleiding De veronderstelling in deze whitepaper is dat een passende inrichting het overleg meer effectief maakt. In deze whitepaper is het effect van vier verschillende inrichtingen daadwerkelijk getoetst bij eerste aanblik en tijdens overleg. Er is ondersteuning voor deze veronderstelling gevonden in een onderzoek waarbij in methode 1 (N=114) op grond van foto’s de effectiviteit van vier overlegopstellingen beoordeeld werd en in methode 2 (N=112) zes groepen daadwerkelijk overlegden in de vier overlegopstellingen. De resultaten tonen aan dat de baropstelling effectief is voor samenwerking tussen groepsleden en de ovale opstelling vooral voor het verwerken van informatie door de groepsleden. Een plezierig en informeel overleg verwacht men vooral te kunnen houden in de bankenopstelling. Tevreden met het overleg is men vooral in de baropstelling. De vierkante tafel wordt als minder effectief beoordeeld.
Meer overleg op kantoor Het werk op kantoor wordt meer kennisintensief (Vuuren e.a. 2006). Simpel werk wordt door computers overgenomen en meer complex denkwerk, projectwerk en werk waarin creativiteit van belang is, komt daarvoor in de plaats (Vuuren e.a. 2006). Idealiter stimuleert een kantooromgeving dit nieuwe werken. Daarnaast is het dankzij de intreding van nieuwe technologie steeds meer mogelijk om op afstand te werken, zodat de noodzaak om naar kantoor te komen vermindert. Om toch binding met het kantoor te houden en informatie uit te wisselen moet het kantoor steeds meer als aantrekkelijke ontmoetingsplaats worden gezien (Vink e.a. 2007; Lloyd 2001). Dat zou betekenen dat er meer aandacht voor vergaderen komt. Uit onderzoek blijkt dat het aantal vergaderingen in Nederland toeneemt (Nobis 2001). Bijna de helft van de werknemers in Nederland vindt vergaderingen echter zonde van de tijd en 44% van de werknemers in Nederland vindt de helft (of meer) van de vergaderingen niet nuttig (Duijvestijn e.a. 2007). Over het algemeen spenderen professionals tussen de 20 en 40% van hun werktijd aan vergaderingen. Voor topmanagers ligt dat percentage nog hoger, zij besteden gemiddeld zo’n 70% van hun werktijd aan vergaderingen (Nobis 2001).
Behoefte aan kennis Vergaderen in Nederland kost 60 miljard euro per jaar (Duijvestijn e.a. 2007). Hiervan zijn 30 miljard de kosten van de werkelijke vergadertijd, de resterende 30 miljard bestaat uit 16 miljard aan voorbereidingstijd en 14 miljard aan reistijd. Over het
www.FACTO.nl
Whitepaper algemeen geldt dat hoe groter het bedrijf en hoe hoger de functie van de werknemer, hoe meer er wordt vergaderd (Duijvestijn e.a. 2007). De Nederlandse werknemer vergadert 25% van zijn tijd (SNT Conferencing Services 2003).Van de managers vindt 67% dat het vergaderen te lang duurt (management team 2006) en 75% van de ambtenaren is van mening dat de vergaderingen gehalveerd kunnen worden in tijd (Bekkers en Bouwman 2007). Vergaderingen zijn essentieel om werkzaamheden tussen mensen te coördineren en te structureren (Post e.a. 2008). Om in de huidige maatschappij als organisatie competitief te kunnen blijven is het belangrijk om zo effectief en efficiënt mogelijk te vergaderen. Het is duidelijk dat een goede structurering van de vergadering door de aanwezigheid van een goede agenda en een adequate voorzitter en deelnemers hierbij belangrijk zijn. Maar deze zijn moeilijk te beïnvloeden. Een makkelijker te beïnvloeden aspect is de inrichting van de vergaderruimte. Er zijn veel visies op wat de ideale vergaderruimte is, maar er zijn eigenlijk betrekkelijk weinig studies naar het effect van de omgeving.
Huidige studie In deze studie is het effect van verschillende fysieke omgevingen gemeten. De volgende onderzoeksvraag is bestudeerd: Heeft de fysieke werkomgeving effect op de tevredenheid van deelnemers en op de effectiviteit van het overleg. Natuurlijk kunnen niet de effecten van alle inrichtingen vastgesteld worden. Daarom is een selectie gemaakt van vier inrichtingen. Twee liggen dichtbij elkaar en twee zijn zeer afwijkend. De studie bestond uit twee delen: een meting van de eerste indruk van een overlegruimte en het daadwerkelijk meten na een overleg. De eerste indruk is belangrijk, omdat zo een overlegruimte wordt geboekt of gekocht. De meting na het overleg is gedaan om vast stellen wat achteraf de werkelijke ervaring is.
Methode 1: eerste indruk bij het zien van de overlegruimtes Aan 114 technische studenten (95% man, 5% vrouw, gemiddelde leeftijd 21 jaar) zijn vier foto’s getoond van de overlegruimtes die in methode 2 gebruikt zijn (zie figuur 1). Aan hen is gevraagd welke van de vier gepresenteerde overleginrichtingen men het meest geschikt vond voor verschillende overlegdoelen (bijvoorbeeld informatie delen) en typen overleg (bijvoorbeeld een formeel overleg). Bij de foto’s werd nadrukkelijk vermeld dat ze voorbeelden van de opstellingen tonen, waarbij het niet om de kleur, soort materiaal, ramen en verlichting gaat.
www.FACTO.nl
Whitepaper
Vierkante opstelling: vierkante tafel met stoelen
Ovale opstelling: ovale tafel met stoelen
Baropstelling: hoge tafel met krukken
www.FACTO.nl
Whitepaper
Bankenopstelling: banken zonder tafel Figuur 1: Foto’s van overlegruimtes
Resultaten 1: Eerste indruk van de overlegruimtes Effectiviteit Het is belangrijk dat een overleginrichting je ondersteunt bij het doel dat je wilt bereiken in een vergadering. Dat geldt voor proces, inhoud en uitkomst. Uit figuur 2 blijkt dat de meeste deelnemers bij een eerste indruk denken dat de ovale opstelling effectief is voor overlegtypen als een efficiënt overleg (78%), een formeel overleg (71%) en een besluitvormend overleg (74%). Voor een workshop, een bijeenkomst die meer interactief is en betrokkenheid vereist, denkt een geringer percentage dat de ovale opstelling effectief is (35%) en zijn de meningen meer verdeeld over de effectiviteit van de opstellingen.
Figuur 2: Percentage deelnemers dat denkt dat een bepaalde overlegopstelling effectief is voor een efficiënt, een formeel of een besluitvormend overleg en voor een workshop
www.FACTO.nl
Whitepaper Ook voor het bereiken van overeenstemming geldt dat de meeste deelnemers denken dat de ovale opstelling effectief is (56%). Dit is echter niet het geval wanneer de deelnemers gevraagd werd welke omgeving het meest effectief is voor het versterken van de samenhang binnen een groep. Dan denkt slechts 18% van de deelnemers dat de ovale opstelling effectief is en wordt juist van de bankenopstelling en de baropstelling door de meeste deelnemers gedacht dat deze effectief zijn, respectievelijk door 39% en 41% (zie figuur 3). Uit figuur 4 blijkt dat een ruime meerderheid van de deelnemers (60%) denkt dat de ovale opstelling effectief is voor een langdurig overleg, terwijl geen van de deelnemers denkt dat de baropstelling hiervoor effectief is. Daarentegen denkt 35% van de deelnemers dat de baropstelling effectief is voor een kortdurend overleg. Een ongeveer gelijk aantal deelnemers denkt dat de ovale en bankenopstelling hiervoor effectief zijn (beide 27%).
Figuur 3: Percentage deelnemers dat denkt dat een overlegopstelling effectief is voor het bereiken van overeenstemming bereiken en het versterken van de samenhang
Figuur 4: Percentage deelnemers dat denkt dat een bepaalde overlegopstelling effectief is voor een lang- en kortdurend overleg
www.FACTO.nl
Whitepaper Uit figuur 5 blijkt dat voor verschillende overlegdoelen – zoals informatie tonen (presentatie), informatie delen (gezamenlijk nadenken), informatie reduceren (samenvoegen), ideeën/oplossingen genereren, een speciaal probleem oplossen en evalueren – verschillende overlegruimtes effectief worden genoemd. Het volgende valt daarbij op: van de ovale opstelling denkt een vergelijkbaar percentage deelnemers dat deze effectief is om informatie te tonen (53%) en informatie te delen (54%). De vierkante opstelling wordt voor de verschillende overlegdoelen nauwelijks effectief gevonden, behalve om informatie te reduceren (40%), maar ovaal scoort daarbij hoger. Het percentage deelnemers dat denkt dat de ovale opstelling en de bankenopstelling effectief zijn om te evalueren is ongeveer gelijk (resp. 44% en 42%). Het percentage deelnemers dat denkt dat de bankenopstelling en de baropstelling effectief zijn om ideeën te genereren is ook ongeveer gelijk (resp. 23% en 24%). Een gering percentage deelnemers (10%) denkt echter dat de bankenopstelling effectief is om een speciaal probleem op te lossen.
Figuur 5: Percentage deelnemers dat denkt dat een bepaalde overlegopstelling effectief is voor bepaalde overlegdoelen
Plezier Uit figuur 6 blijkt dat plezier vooral wordt verwacht bij de bankenopstelling. Een ruime meerderheid van de deelnemers (61%) denkt dat de bankenopstelling effectief is voor een plezierig en informeel overleg. Slechts een gering percentage deelnemers denkt dat de vierkante en ovale opstelling effectief zijn voor een plezierig en informeel overleg.
www.FACTO.nl
Whitepaper
Figuur 6: Percentage deelnemers dat denkt dat een bepaalde overlegopstelling effectief is voor een plezierig en informeel overleg
Methode 2: ervaringen bij het overleg in de ruimtes Het vooraf schatten van het effect van een vergaderruimte is iets heel anders dan het achteraf beoordelen nadat je daadwerkelijk in de ruimte overleg hebt gehad. Daarom is in deze studie ook de ervaring bestudeerd. Aan zes groepen (86% man, 14% vrouw, gemiddelde leeftijd 32 jaar, groepsgrootte variërend van drie tot twaalf leden, opleidingsachtergrond divers) die regelmatig bijeenkomen aan een technische faculteit is gevraagd een overleg te laten plaatsvinden in de vier verschillende opstellingen zoals getoond in figuur 1. Het was een arbeidsintensief experiment want per week of per twee weken (afhankelijk van de overlegfrequentie) werd van opstelling gewisseld en de volgorde waarin de groepen in de vergadering zaten werd ook gevarieerd. Van de in methode 1 genoemde vergaderdoelen (waaronder informatie delen, informatie reduceren, ideeën genereren en evalueren) hadden deze groepen vooral informatie delen en evalueren als doel. De groepen hebben in alle vier de opstellingen overlegd, één groep heeft niet in de vierkante opstelling overlegd. In de analyses zijn alleen de groepsleden meegenomen die aan elk overleg hebben deelgenomen. De deelnemers kregen voorafgaand aan het reguliere overleg een korte vragenlijst met vragen over hun stemming op dat moment (bijvoorbeeld: ‘Ik voel me vrolijk’). Na afloop van het overleg kregen ze een uitgebreidere vragenlijst voorgelegd, waarin de stemmingsvragen werden herhaald om de invloed van de overlegopstellingen op stemming te meten. Daarnaast werd gevraagd naar thema’s als mate van tevredenheid met het overleg, groepscohesie en betrokkenheid, ergernissen, tevredenheid over de inrichting, innovatie-ondersteunend werkklimaat en innovatief gedrag. De vragen zijn gebaseerd op bestaande vragenlijsten. De antwoorden werden gescoord op een 7-puntsschaal (1: helemaal niet (eens), 4: neutraal, 7: helemaal wel (eens)). Er werden ook enkele vragen gesteld als toelichting. De
www.FACTO.nl
Whitepaper verschillen in waardering/scores tussen de vier opstellingen zijn op individueel niveau (n=112) op signifi catie getoetst (p<0,05) met deviatietoets (ANOVA) voor herhaalde metingen. Sets van vragen per thema zijn veelal geclusterd (indien Cronbachs alpha >0,7).
Resultaten 2: ervaringen bij het vergaderen in de ruimtes Hieronder staan de diverse thema’s waarnaar gevraagd is. Indien een gemiddelde score significant afwijkt van de andere gemiddelde scores wordt deze besproken in de tekst en getoond in een figuur. In de tekst worden de termen meest/minst en hoogst/laagst gebruikt om significante verschillen tussen de gemiddelden te beschrijven. Het is goed om op te merken dat een ‘laag’ gemiddelde een gemiddelde score rond de 3 à 4 kan zijn en dat een dergelijke score zich dus vlakbij of op het middelpunt van de antwoordschaal bevindt. De gemiddelden en significante afwijkingen staan in tabel 1 (zie bijlage). Stemming Er zijn geen verschillen gevonden in positieve of negatieve stemming voorafgaand en na het overleg, de verschillende opstellingen hebben geen invloed gehad op de stemming van de groepsleden. Tevredenheid met het overleg De groepsleden waren het meest tevreden met het overleg (inhoud, proces, inspanning) in de baropstelling. Deze was significant hoger (zie figuur 7).
Figuur 7: Gemiddelde score voor tevredenheid met het overleg op een 7puntsschaal. Hoe hoger de score hoe meer tevreden. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde
www.FACTO.nl
Whitepaper
Overlegsfeer De sfeer tijdens het overleg werd het minst prettig gevonden in de vierkante opstelling (zie figuur 8).
Figuur 8: Gemiddelde score voor overlegsfeer op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde Groepscohesie De cohesie tussen de groepsleden (mate van samenwerking, open en oprechte communicatie, afstemming van werkzaamheden, elkaar mogen) was het hoogst in de baropstelling en het laagst in de vierkante opstelling (zie figuur 9).
Figuur 9: Gemiddelde score voor groepscohesie op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde
www.FACTO.nl
Whitepaper Betrokkenheid bij de inhoud De betrokkenheid van de groepsleden bij de inhoud van het overleg was het hoogst in de ovale opstelling en het laagst in de vierkante en de bankenopstelling (zie figuur 10).
Figuur 10: Gemiddelde score voor betrokkenheid bij de inhoud op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde Ergernissen Er zijn tussen de verschillende overlegopstellingen geen verschillen gevonden in invloed op de beleving van ergernissen (door elkaar heen spreken, één persoon te lang aan het woord, ontbrekende besluitvorming). Tevredenheid met de inrichting De ovale opstelling werd het meest geschikt en het meest prettig gevonden om in te overleggen, de vierkante opstelling het minst prettig. Dat is opmerkelijk, want de laatste komt toch vaak voor. De ovale opstelling en de bankenopstelling werden het meest comfortabel gevonden, de baropstelling het minst comfortabel. Een toekomstig overleg zouden de groepsleden het meest graag in de ovale opstelling houden en het minst graag in de baropstelling. Er zijn geen verschillen tussen de opstellingen gevonden voor de mate van activatie van de groepsleden (zie figuur 11).
www.FACTO.nl
Whitepaper
Figuur 11: Gemiddelde score voor tevredenheid met de inrichting: geschikt, prettig, comfortabel en toekomstig gebruik op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde Blikveld Blikveld is van belang om bijvoorbeeld elkaars expressie te kunnen zien. De groepsleden vonden dat ze het meest in elkaars blikveld zaten in de bankenopstelling en het minst in de vierkante opstelling (zie figuur 12).
Figuur 12: Gemiddelde score voor blikveld op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde
www.FACTO.nl
Whitepaper Ongemakkelijk voelen door de inrichting De groepsleden voelden zich het meest ongemakkelijk door de inrichting in de baropstelling en het minst ongemakkelijk in de vierkante en ovale opstelling (zie figuur.13).
Figuur 13: Gemiddelde score voor ongemakkelijk voelen door de inrichting op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde
Overbodige overlegtijd Er waren geen verschillen tussen de verschillende opstellingen in wat door de groepsleden als overbodige overlegtijd werd gezien. Innovatief werkklimaat: Visie, veiligheid en openheid, doelmatigheid en oplossingsgerichtheid, samenwerken en divergeren Er wordt veel geschreven over de noodzaak van innovatie voor het Nederlandse bedrijfsleven. Als een inrichting daar positief aan zou bijdragen, zou dat heel prettig zijn. Uit dit onderzoek blijkt dat de ovale opstelling het hoogste innovatieve werkklimaat gaf met betrekking tot visie en veiligheid. Ook de openheid was daar het hoogst. In de vierkante opstelling was het innovatieve werkklimaat aangaande veiligheid en openheid het laagst. In de baropstelling was het innovatieve werkklimaat inzake doelmatigheid/oplossingsgerichtheid en samenwerken/divergeren het hoogst (zie figuur 14).
www.FACTO.nl
Whitepaper
Figuur 14 Gemiddelde scores voor innovatief werkklimaat op een 7-puntsschaal. Een ster betekent significant afwijkend van het gemiddelde Innovatief gedrag Er waren geen verschillen in het innovatieve gedrag van de groepsleden tussen de verschillende opstellingen. Vragenlijst na alle opstellingen Na afloop van alle vier de overlegsessies is aan de groepsleden aan de hand van foto’s (behalve een foto van de baropstelling omdat men daar toen zat) gevraagd welke overlegruimtes zij het meest effectief vonden voor verschillende overlegdoelen. Omdat deze groepen in hun reguliere overleg vooral informatie delen en evalueren als doel hadden konden ze voor deze doelen uit ervaring spreken. Uit figuur 15 blijkt dat voor verschillende overlegdoelen zoals informatie delen, informatie reduceren, ideeën genereren en evalueren, verschillende overlegruimtes effectief worden genoemd. Wat opvalt, is dat het patroon sterk lijkt op het patroon bij de resultaten met betrekking tot deze overlegdoelen in methode 1. Wat afwijkt en opvalt in vergelijking met de percentages in methode 1 is het percentage groepsleden (51%) dat vindt dat de bankenopstelling effectief is om ideeën te genereren en het geringere percentage dat vindt dat de vierkante opstelling effectief is om informatie te reduceren (24%).
www.FACTO.nl
Whitepaper
Figuur 15: Percentage deelnemers dat vindt dat een bepaalde overlegopstelling effectief is voor bepaalde overlegdoelen
Discussie In een aantal gevallen worden de resultaten in methode 2, waar groepsleden de opstellingen ervaren hebben, ondersteund door het percentages deelnemers in methode 1, dat denkt dat een opstelling effectief is. Een aantal bevindingen zijn opmerkelijk en deze worden hierna per opstelling besproken. Baropstelling In methode 2 was de ervaren groepscohesie (de mate van samenwerking, open en oprechte communicatie, de afstemming van werkzaamheden, elkaar mogen) het hoogst in de baropstelling. In methode 1 dacht ruim een derde van de deelnemers dat de baropstelling effectief is voor het versterken van samenhang. Daarnaast waren de gemiddelde scores voor het innovatieve klimaat voor samenwerken en divergeren het hoogst in de baropstelling. Dit duidt erop dat de baropstelling mogelijk vooral effectief is voor een overleg waar de nadruk ligt op coöperatie. Deze bevinding is des te opmerkelijker daar de groepsleden aangeven de baropstelling het minst comfortabel te vinden en zich door de inrichting in de baropstelling het meest ongemakkelijk te voelen. In methode 1 werd bovendien door geen van de deelnemers gedacht dat de baropstelling effectief zou zijn voor een langdurig overleg. De baropstelling had in methode 2 de laagste gemiddelde score op ‘willen gebruiken voor toekomstig overleg’. Een mogelijke verklaring is dat comfort en gemak geen noodzakelijke voorwaarden zijn voor coöperatie. Een andere mogelijke verklaring is dat juist het ontbreken van comfort en gemak coöperatie versterkt. (Overigens bleek uit suggesties die gedaan zijn door groepsleden na het gebruik van de baropstelling dat fysiek discomfort van deze opstelling vooral veroorzaakt wordt door de (zadel)krukken. Een ander model krukken zou dit discomfort mogelijk kunnen verhelpen.)
www.FACTO.nl
Whitepaper De gemiddelde scores op tevredenheid met het overleg (met betrekking tot het overlegproces, het resultaat dat in het overleg behaald werd en de geleverde inspanning van de groepsleden) waren ook het hoogst in de baropstelling. Voorstelbaar is dat een goede samenwerking tijdens het overleg, waarbij groepsleden open en oprecht communiceren, de werkzaamheden op elkaar afstemmen en elkaar mogen, tot een overleg leidt waarin men tevreden is met het proces en de resultaten van het overleg. Conclusie over de baropstelling De baropstelling lijkt dus, mogelijk ondanks, of juist dankzij dat deze opstelling oncomfortabel is, effectief te zijn voor vergaderingen waarin coöperatie centraal staat en tevredenheid over het overleg van belang is. Ovale opstelling In methode 1 dacht meer dan de helft van de deelnemers dat de ovale opstelling het meest effectief is voor diverse overlegtypen (formeel, efficiënt en besluitvormend), een langdurig overleg, overeenstemming bereiken, informatie tonen en informatie delen. Iets minder dan de helft dacht dat de ovale opstelling het meest effectief is voor informatie reduceren en evalueren. Ruim tweederde dacht dat de ovale opstelling het meest effectief is om ideeën te genereren (in methode 2 bij de vragenlijst nadat alle inrichtingen zijn ervaren, dacht ongeveer de helft dat de bankenopstelling effectief is om ideeën te genereren). Iets minder dan de helft dacht dat de ovale opstelling effectief is om een speciaal probleem op te lossen. In methode 2 had betrokkenheid bij de inhoud van het overleg de hoogste gemiddelde score in de ovale opstelling. Verder had de ovale opstelling een hogere gemiddelde score als geschikte, prettige en comfortabele overleginrichting en de laagste gemiddelde score op een ongemakkelijk gevoel door de inrichting. De ovale opstelling had dan ook de hoogste gemiddelde score voor het willen gebruiken in de toekomst. Een mogelijke verklaring is dat wanneer de focus vooral ligt op informatie verwerken (bijvoorbeeld door informatie te delen, door creatief voort te borduren op de informatie, of om beslissingen te nemen), het belangrijk is dat men zich comfortabel en prettig voelt, zeker wanneer het overleg tijdrovend is. Opmerkelijk is dat in methode 1 door slechts 6% van de deelnemers werd gedacht dat de ovale opstelling effectief is voor een plezierig en informeel overleg. Helaas werd in methode 2 op de stemmingsmeting geen resultaat gevonden, waardoor niet aangetoond kan worden dat mensen meer of juist minder plezier ervaren in een bepaalde opstelling. Conclusie over ovale opstelling Deze resultaten lijken erop te duiden dat de ovale opstelling mogelijk ongeschikt is wanneer men het informele en plezierige karakter van een overleg wil benadrukken. De ovale opstelling lijkt daarentegen effectief te zijn voor vergaderingen waarin informatie verwerken centraal staat.
www.FACTO.nl
Whitepaper Bankenopstelling In methode 1 dacht ruim een derde van de deelnemers dat de bankenopstelling effectief is voor het versterken van samenhang (ongeveer een gelijk percentage vond de baropstelling effectief). Iets minder dan de helft dacht dat de bankenopstelling effectief is om te evalueren (ongeveer een gelijk percentage vond de ovale opstelling effectief). In methode 2 had betrokkenheid bij de inhoud de laagste gemiddelde score in de bankenopstelling. De bankenopstelling had, net als de ovale opstelling, een hogere gemiddelde score voor comfortabele overleginrichting. Ook was in de bankenopstelling de gemiddelde score op het in elkaars blikveld zitten het hoogst. Dit duidt erop dat wanneer evalueren niet zozeer op de inhoud betrekking heeft, maar meer op het overlegproces, waarbij de relatie tussen de groepsleden een rol speelt, de bankenopstelling effectief is. Opmerkelijk is dat in methode 1 ruim tweederde van de deelnemers dacht dat de bankenopstelling effectief is voor een plezierig en informeel overleg. Dit is in overeenstemming met bovenstaande resultaten. Conclusie over bankopstelling Het lijkt erop dat de bankenopstelling effectief is wanneer de focus vooral ligt op een ontspannen relatie én de inhoud minder van belang is. Vierkante opstelling In methode 1 werd door vrijwel geen van de deelnemers gedacht dat de vierkante opstelling effectief is voor het versterken van de samenhang tussen de groepsleden, evalueren en een plezierig en informeel overleg. Ook was het percentage deelnemers dat dacht dat de vierkante opstelling effectief is voor informatie delen, ideeën genereren, een lang- of kortdurend overleg, diverse typen overleg en het bereiken van overeenstemming, lager dan voor de andere opstellingen. Alleen voor informatie reduceren dacht een redelijk aantal deelnemers (40%) dat de vierkante opstelling effectief is (50% dacht dat de ovale opstelling hiervoor effectief is). In methode 2 had de vierkante opstelling de laagste gemiddelde score op prettige overlegsfeer, groepscohesie en betrokkenheid bij de inhoud. Ook had de vierkante opstelling de laagste gemiddelde score voor prettige inrichting, het zich in elkaars blikveld bevinden en innovatief klimaat met betrekking tot veiligheid en openheid. Wel voelde men zich (evenals in de ovale opstelling) minder ongemakkelijk door de inrichting. Conclusie over vierkante opstelling De vierkante opstelling wordt minder effectief gevonden dan de overige opstellingen, indien coöperatie tussen de groepsleden, het verwerken van informatie, of de relatie tussen de groepsleden centraal staat. Hierboven is genoemd dat in een aantal gevallen de resultaten in methode 2, waar groepsleden de opstellingen ervaren hebben, ondersteund worden door het percentages deelnemers in methode 1, dat
www.FACTO.nl
Whitepaper denkt dat een opstelling effectief is. Dit is interessant omdat uit onderzoek naar buitenomgevingen bekend is dat een fotografische methode representatief is als de beoordeling relatief eenvoudig is (Meitner 2004; Ceylan en Dul 2006). De resultaten uit het huidige onderzoek lijken erop te duiden dat een fotografische methode ook representatief is voor de beoordeling van een fysieke werkomgeving. Dit schept om praktische redenen perspectief voor toekomstig onderzoek. Samenvattend kan met betrekking tot de effectiviteit van de verschillende overleginrichtingen het volgende geconcludeerd worden: De baropstelling is effectief als coöperatie centraal staat in een overleg, de ovale opstelling is effectief als informatie verwerken centraal staat in een overleg en de bankenopstelling is effectief als de relatie centraal staat in een overleg. Vooral van de bankenopstelling verwachten mensen dat deze effectief is voor een plezierig en informeel overleg en men is vooral tevreden met het overleg in de baropstelling. Bij veel thema’s uit de vragenlijst lijkt de voorkeur uit te gaan naar de ovale opstelling. Indien er bij organisaties slechts één opstelling mogelijk is dan lijkt de ovale opstelling het meest voor de hand liggend. Met het oog op de effectiviteit van een overleg is het echter de moeite waard om te onderkennen dat verschillende overlegopstellingen verschillende overlegprocessen of overlegdoelen kunnen ondersteunen.
Referenties Bekkers, H. en H. Bouwmans, ‘Vergaderen omdat het moet’, Binnenlands Bestuur 2007 nr. 43, p. 26-31. Ceylan, C., J. Dul en S. Aytac, ‘Empirical Evidence of the Relationship between the Physical Work Environment and Creativity’, in: Proceedings on 16th World Congress on Ergonomics (IEA 2006), Maastricht, The Netherlands, July 10-14 2006. Lloyd, P., Creative Space, Newport NY: Peter Lloyd Inc. 2001. Management Team, ‘We vergaderen te lang’, Management Team 2006. Meitner, M.J., ‘Scenic Beauty of River Views in the Grand Canyon: Relating Perceptual Judgments to Locations’, Landscape and Urban Planning, vol. 68 (2004), p. 3-13. Nobis, E., ‘Ambtenaar vergadert veel en vrijblijvend’. Het Financiele Dagblad, 30-11-2001. Duijvestijn, J., F. Vennik en C. Gabreels, NS Vergaderbarometer, Utrecht: Nederlandse Spoorwegen 2007. Post, W.M., M.A.A. Huis in ‘t Veld en S.A.A. van den Boogaard, ‘Evaluating Meeting Support Tools’, Pers Ubiquit Comput, vol. 12 (2008), p. 223-235. SNT, Reistijden ten behoeve van vergaderingen, Den Haag: SNT Conferencing Services BV 2003. Vink, P., E. de Korte, M. Blok en L. Groenesteijn, ‘Effects of the Environment on Productivity and Health: Coffee Corner Position’, HCI International 2007, Bejing. Berlin: Springer 2007 (DVD: 157-162).
www.FACTO.nl
Whitepaper
Vuuren, T. van, P. Smulders en T. Korver, ‘VDU-work and Working at Home and Working from Home’, in: P. Smulders (red.), Worklife in the Netherlands,Hoofddorp: TNO 2006, p. 125-140.
Auteurs H. Kooij-de Bode, M. Blok, L. Groenesteijn, M. Formanoy, J. Zonneveld, TNO en P. Vink, TNO/TU Delft Meer informatie over dit onderwerp is te vinden in ‘Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur’. ISBN: 9789013068405
www.FACTO.nl
Whitepaper
BIJLAGE
www.FACTO.nl
