GEMEENTEBESTUUR WACHTEBEKE Provincie Oost-Vlaanderen
Dorp 61 9185 Wachtebeke Tel 09/345.01.35
UITTREKSEL UIT DE NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN DE GEMEENTE WACHTEBEKE Openbare zitting van 21 mei 2015 Tegenwoordig: M.M.
Heirwegh, Voorzitter; Van Cronenburg - burgemeester; Penneman, Van Vlaender, Wuytack, De Smet, Meers - schepenen; De Loose, Van Hoecke, Fermont, Remorie, Van de Velde, Gerard, Parthoens, Van Himme, Alexander, Droesbeke, Van Lierde, De Pauw - raadsleden; Tack - Secretaris.
Verontschuldigd:
De Block, raadslid
A. AGENDAPUNTEN VAN HET SCHEPENCOLLEGE 01. IMEWO - goedkeuren agenda Algemene Vergadering op 22 juni 2015 De Gemeenteraad, Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het Vlaams decreet houdende de intergemeentelijke samenwerking van 6 juli 2001 zoals gewijzigd op 18 januari 2013; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen; Gelet op het feit dat de gemeente Wachtebeke voor het distributienetbeheer elektriciteit en/of gas deelneemt aan de opdrachthoudende vereniging Imewo, Intercommunale Maatschappij voor Energievoorziening in West- en Oost-Vlaanderen; Gelet op het feit dat de gemeente per aangetekend schrijven van 9 april 2015 wordt opgeroepen om deel te nemen aan de algemene vergadering tevens jaarvergadering van Imewo die op 22 juni 2015 plaatsheeft in het Meeting- en Eventcentrum Staf Versluys, Kapelstraat 76 te 8450 Bredene; Gelet op het dossier met documentatiestukken dat aan de gemeente overgemaakt werd; Gelet op het feit dat de gemeenteraad zijn goedkeuring dient te hechten aan de agendapunten van de algemene vergadering; Op het voorstel van het college van burgemeester en schepenen, Na beraadslaging, BESLUIT: met unanimiteit (18 ja-stemmen)
1
Artikel 1
Zijn goedkeuring te hechten aan de agendapunten van de algemene vergadering tevens jaarvergadering van de opdrachthoudende vereniging Imewo d.d. 22 juni 2015: 1. Verslagen van de raad van bestuur en van de commissaris over het boekjaar 2014 2. Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten op 31 december 2014 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels) 3. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurs-comités en de commissaris met betrekking tot het boekjaar 2014 4. Hernieuwing aanwijzing aardgasdistributienetbeheerder door VREG 5. Statutaire benoemingen 6. Statutaire mededelingen.
ART. 2
De vertegenwoordigers van de gemeente(Jacques De Smet en Wim Van Hoecke) die zullen deelnemen aan de algemene vergadering tevens jaarvergadering van de opdrachthoudende vereniging Imewo op 22 juni 2015, op te dragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissing genomen in de gemeenteraad van heden inzake de agendapunten.
ART. 3
Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Imewo, ter attentie van het secretariaat, uitsluitend op het e-mailadres (pdf)
[email protected]. 02. FINIWO - goedkeuring agenda Algemene Vergadering van 22 juni 2015
De Gemeenteraad, Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het Decreet van 6 juli 2001 houdende de Intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen; Gelet op het feit dat de gemeente aangesloten is bij het intergemeentelijke samenwerkingsverband ‘Financieringsintercommunale voor investeringen in West- en Oost-Vlaanderen’, afgekort tot FINIWO; Gelet op het feit dat de gemeente per aangetekend schrijven van 31 maart 2015 werd opgeroepen deel te nemen aan de Algemene Vergadering van FINIWO die op 22 juni 2015 plaats heeft; Gelet op de documenten gevoegd bij de oproeping tot de algemene vergadering; Overwegende dat de gemeenteraad het stemgedrag van zijn vertegenwoordiger op deze algemene vergadering bepaalt; Overwegende dat het verslag van de raad van bestuur van FINIWO een getrouwe weergave is van de activiteiten die FINIWO in 2014 heeft ontwikkeld;
2
Overwegende dat de commissaris een verslag zonder voorbehoud heeft opgemaakt over zijn controlewerkzaamheden; Overwegende dat de jaarrekening een getrouwe weergave is van de financiële situatie van FINIWO voor het boekjaar 2014 en dat de resultatenverdeling is opgemaakt conform de statutaire bepalingen; Overwegende dat een heropenstelling van de kapitaalverhoging (tweede ronde 2015) wordt vooropgesteld; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Na beraadslaging, BESLUIT : met unanimiteit (18 ja-stemmen) Artikel 1
Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van deze algemene vergadering en de daarbij horende documentatie nodig voor het onderzoek van de volgende agendapunten: 1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2014 2. Verslag van de commissaris over het boekjaar 2014 3. Goedkeuring van de jaarrekening en de resultatenverdeling 2014 4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris 5. statutaire benoemingen
ART. 2
Er wordt niet ingetekend op de tweede ronde van de kapitaalverhoging.
ART. 3
De vertegenwoordigers van de gemeente (Rosita Remorie als vertegenwoordiger en Rita De Block als plaatsvervanger) die zullen deelnemen aan de algemene vergadering van Finiwo van 22 juni 2014 op te dragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad in verband met de te behandelen agendapunten;
ART. 4
Het College van Burgemeester en Schepenen te gelasten met de uitvoering van het voormelde besluit en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan het secretariaat van de intercommunale Finiwo, p/a Intermixt, Ravensteingalerij 4 bus 2, t.a.v. de heer Alain Petit. 03. Aanduiden mandataris Raad van Bestuur Meetjesman
De Gemeenteraad, Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking, inzonderheid art. 44, 1° en 3° alinea en art. 79 § 2,3° alinea; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen;
3
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 30 oktober 2014 betreffende de toetreding van de gemeente Wachtebeke tot de regionale jeugddienst Meetjesland ‘Meetjesman’; Overwegende dat een mandataris dient te worden aangeduid om te zetelen in de Raad van Bestuur van ‘Meetjesman’; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Na beraadslaging, BESLUIT : met unanimiteit (18 ja-stemmen) Artikel 1
De heer Benny Parthoens, gemeenteraadslid, Kerkstraat 20 te 9185 Wachtebeke wordt aangeduid om te zetelen in de Raad van Bestuur van de regionale jeugddienst Meetjesland ‘Meetjesman’.
ART. 2
Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de jeugdconsulente en de regionale jeugddienst Meetjesland ‘Meetjesman’, Hofbouwstraat 1 te 9930 Zomergem. 04. Bestek, wijze van gunnen en raming herstellen landbouwwegen in beton in 2015 – goedkeuring
De Gemeenteraad, Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Gelet op het Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; Gelet op het Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Overwegende dat het gemeentebestuur wenst over te gaan tot de uitbesteding van het herstellen landbouwwegen in beton voor het dienstjaar 2015; Overwegende dat hiervoor een bijzonder bestek dient te worden opgesteld; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Na beraadslaging, BESLUIT : met unanimiteit (18 ja-stemmen)
4
Artikel 1
Het bijzonder bestek betreffende het herstellen van de landbouwwegen in beton voor het dienstjaar 2015, zoals gevoegd in bijlage, wordt goedgekeurd.
ART. 2
De opdracht wordt gegund aan de hand van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
ART. 3
De opdracht wordt geraamd op een bedrag van 40.000,00 euro (excl. BTW).
ART. 4
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van deze beslissing.
ART. 5
Afschrift van dit besluit aan de financieel beheerder en de technisch dienst.
05. Burensportdienst Schelde-Durme – goedkeuring jaarverslag 2014, balans en jaarrekening 2014 en budget 2015 De Gemeenteraad, Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en latere wijzigingen; Gelet op het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het Gemeentedecreet van 15 juli 2005; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 24 april 2014 houdende de overeenkomst betreffende de oprichting van een Interlokale Vereniging Burensportdienst Schelde-Durme; Overwegende dat op de Algemene Vergadering van de Interlokale Vereniging Burensportdienst Schelde-Durme van 9 maart 2015 te Hamme, het jaarverslag 2014, de resultatenrekening en de balans 2014, de jaarplanning en het budget 2015 werden goedgekeurd; Overwegende dat de rekening en het jaarverslag van de Interlokale Vereniging jaarlijks ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten; Overwegende dat de budget 2015 ter kennisname wordt voorgelegd aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten; Overwegende dat de Interlokale Vereniging de rekening aan de participerende gemeenten uiterlijk binnen de zes maanden na afsluiting van het voorgaande werkjaar bezorgt; Overwegende dat de jaarrekening (resultatenrekening en balans) en het jaarverslag goedgekeurd is indien de gewone meerderheid van de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten ze goedkeurt; Overwegende dat het eventueel positief resultaat van de rekening in de vereniging blijft en wordt aangewend voor de realisatie van de doelstelling van de vereniging; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen;
5
Gehoord het betrokken lid van het college van burgemeester en schepenen in zijn verslag; Na beraadslaging,
BESLUIT : met unanimiteit (18 ja-stemmen) Artikel 1
De jaarrekening (resultatenrekening 2014 en de balans 2014) en het jaarverslag 2014 van de Interlokale Vereniging Burensportdienst Schelde Durme worden goedgekeurd, zoals gezien in bijlage. Kennisname van het budget 2015, eveneens in bijlage.
ART. 2
Afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de gemeentelijke sportdienst Wachtebeke en de penningmeester van de Interlokale Vereniging Burensportdienst Schelde-Durme.
ART. 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt met de uitvoering van deze beslissing belast. 06. Kerkfabriek OLV Geboorte Overslag - Budget 2016
De Gemeenteraad, Gelet op het Keizerlijk decreet van 30 december 1809 op de kerkfabrieken (artikel 92, 1° en 3° en artikel 94) waarbij de gemeenten verplicht zijn bij onvoldoende inkomsten van het kerkbestuur bij te dragen tot de lasten voorzien bij artikel 37 van hogergenoemd decreet; Gelet op het op 1 maart 2005 in werking getreden decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en de werking van de erkende erediensten; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen; Gelet op het Besluit van de Vlaamse regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de erkende erediensten en van de centrale besturen van de erkende erediensten; Overwegende dat het Besluit van de Vlaamse Regering een gefaseerde inwerkingtreding bevat en dat de nieuwe regeling ingaat vanaf het dienstjaar 2008, te beginnen met het meerjarenplan 2008-2013 en het budget 2008; Gelet op het Ministerieel besluit van 27 november 2006 tot vaststelling van de modellen van de boekhouding van de besturen van de eredienst en ter uitvoering van artikel 46 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 oktober 2006 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de besturen van de eredienst en van de centrale besturen van de eredienst; Gelet op artikel 48 van het decreet van 7 mei 2004 dat de gemeenteraad akte neemt van het budget indien de toelage binnen de grenzen blijft van het goedgekeurde meerjarenplan; Gelet op de nota van de kerkfabriek OLV Geboorte Overslag, ingekomen 4 mei 2015, betreffende het budget 2016; Overwegende dat de exploitatietoelage vastgesteld wordt op 19.000,00 euro en in overeenstemming is met het MJP 2014-2019, goedgekeurd door de gemeenteraad in haar zitting van 27 juni 2013; Overwegende dat de investering 0 euro bedraagt overeenkomstig het MJP 2014-2019;
6
Gelet op het overleg met de Kerkfabriek OLV Geboorte Overslag op 18 mei 2015 ; Artikel 1
Neemt akte van het budget 2016 van de kerkfabriek OLV Geboorte Overslag waarbij tot herstel van het evenwicht van het budget de gemeente een exploitatietoelage van 19.000,00 euro verleent.
ART. 2
Afschrift van dit besluit aan : 1) Bisdom Gent, Biezekapelstraat 4 te 9000 Gent; 2) De heer Gouverneur van Oost-Vlaanderen, Gouvernementstraat 1 te 9000 Gent; 3) Kerkfabriek OLV Geboorte Overslag, Dorp 35 te 9185 Wachtebeke; 4) De financieel beheerder. 07. Politiereglement Gemeentelijke administratieve sancties – verzoek aan de provincieraad tot voordracht van een bijkomend sanctionerend ambtenaar
De Gemeenteraad, Gelet op de nieuwe gemeentewet, inzonderheid op de artikels 119, 119 bis, 119 ter en 135 § 2; Gelet op de wet van 13 mei 1999 tot invoering van de gemeentelijke administratieve sancties; Gelet op de wet van 7 mei 2004 tot wijziging van de wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming en de nieuwe gemeentewet; Gelet op de wet van 17 juni 2004 tot wijziging van de nieuwe gemeentewet; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en de nog toepasselijke bepalingen van de nieuwe gemeentewet; Gelet op de wet van 20 juli 2005 houdende diverse bepalingen, inzonderheid op Titel IV, Hoofdstuk II – gemeentelijke administratieve sancties; Gelet op de wet van 25 januari 2007 tot bestraffing van graffiti en van beschadiging van onroerende eigendommen en tot wijziging van de nieuwe gemeentewet; Gelet op de wet van 15 mei 2007 tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119 bis van de nieuwe gemeentewet; Gelet op het koninklijk besluit van 7 januari 2001 tot vaststelling van de procedure tot aanwijzing van de ambtenaar en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet van 13 mei 1999, betreffende de invoering van gemeentelijke administratieve sancties; Gelet op het koninklijk besluit van 5 december 2004 houdende vaststelling van de minimumvoorwaarden waaraan de gemeenteambtenaren moeten voldoen, zoals bepaald in artikel 119 bis § 6 tweede lid, 1° van de nieuwe gemeentewet; Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 1 juli 2010 betreffende de goedkeuring van het politiereglement inzake de gemeentelijke administratieve sancties;
7
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 28 maart 2013 betreffende de aanpassing en coördinatie van het politiereglement inzake de gemeentelijke administratieve sancties; Gelet op het Koninklijk Besluit van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes; Gelet op het schrijven van de Provincie Oost-Vlaanderen van 30 januari 2015 betreffende het verzoek om een bijkomend sanctionerend ambtenaar in het kader van de gemeentelijke administratieve sancties voor te dragen; Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 26 februari 2015 betreffende de aanstelling van mevrouw Anna Bracke als sanctionerend ambtenaar in het kader van de GAS-wetgeving; Overwegende dat het besluit niet opgesteld is conform het KB van 21 december 2013 tot vaststelling van de kwalificatie- en onafhankelijkheidsvoorwaarden van de ambtenaar belast met de oplegging van de administratieve geldboete en tot inning van de boetes in uitvoering van de wet betreffende de gemeentelijke administratieve sancties; Overwegende dat het besluit van de gemeenteraad van 26 februari 2015 betreffende de aanstelling van mevrouw Anna Bracke als sanctionerend ambtenaar in het kader van de GAS-wetgeving dient te worden ingetrokken; Overwegende dat kan worden ingegaan op het verzoek van de provincie Oost-Vlaanderen om aan de provincieraad om een bijkomend sanctionerend ambtenaar voor te dragen; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Na beraadslaging, BESLUIT: met unanimiteit (18 ja-stemmen) Artikel 1
Het besluit van de gemeenteraad van 26 februari 2015 betreffende de aanstelling van mevrouw Anna Bracke als sanctionerend ambtenaar in het kader van de GASwetgeving wordt ingetrokken.
ART. 2
De gemeenteraad verzoekt aan de provincieraad een bijkomend sanctionerend ambtenaar voor te dragen.
ART. 3
Afschrift van dit besluit wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.
08. Huishoudelijk reglement voor het Cultuurhuis Safarken + zaal Snoopy De Gemeenteraad, Gelet op de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen; Gelet op het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; Gelet op het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen;
8
Gelet op het gemeenteraadsbesluit dd. 22 mei 2014 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement voor het Cultuurhuis Safarken; Gelet op het gemeenteraadsbesluit dd. 30 oktober 2014 houdende goedkeuring van de bijlage van het huishoudelijk reglement voor het Cultuurhuis Safarken voor zaal Snoopy; Overwegende dat het huishoudelijk reglement voor het Cultuurhuis Safarken en zaal Snoopy werd aangepast, zoals voorzien in het dispostief; Gelet op het gunstig advies van de Raad van Beheer van het cultuurhuis in haar zitting van 7 mei 2015; Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen; Na beraadslaging, BESLUIT : met 14 ja-stemmen: Van Cronenburg, Penneman, Van Vlaender, Wuytack, De Smet, De Loose, Remorie, Van de Velde, Gerard, Parthoens, Van Himme, Van Lierde, De Pauw, Heirwegh; Met 4 neen-stemmen: Van Hoecke, Fermont, Alexander, Droesbeke; Artikel 1
Het huishoudelijk reglement van het Cultuurhuis Safarken en de bijlage van het reglement van Snoopy, zoals hierna weergegeven, worden goedgekeurd.
Huishoudelijk reglement van het Cultuurhuis Safarken Artikel 1 Het Cultuurhuis is gevestigd op het Dr. J. Persynplein 6. Het Cultuurhuis draagt de naam ‘Safarken’ en is gevestigd in nr. 6. Het Cultuurhuis werkt pluralistisch en heeft tegelijkertijd tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag, met inachtneming van de Cultuurpactwet van 16 juli 1973 en artikel 5, §1, 3de alinea, van het decreet van 24 juli 1991: §1
Het ter beschikking stellen van ruimten voor activiteiten aan de verschillende culturele werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen.
§2
Cultuurspreiding en het op eigen initiatief organiseren van culturele activiteiten.
§3
Het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact met het oog op: - Cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming - De lokale en regionale culturele diversiteit
§4
Het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in het Cultuurhuis en zo nodig het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden.
§5
Het werken met en ondersteunen van kansengroepen.
§6
Het Cultuurhuis heeft geen recht op tussenkomst in de programmering en de eigen activiteiten die er plaats hebben op initiatief van de groeperingen / gebruikers, behalve wat betreft de maatregelen die behoren tot het strafrecht, het belastingsrecht, de economische
9
reglementering, de gangbare veiligheidsreglementen, de milieuwetgeving en onverminderd de grondwettelijke waarborgen. Om ideologische of filosofische reden kan geen enkele groepering, voor cultuurdoeleinden, het gebruik van het Cultuurhuis ontzegd worden. In geval van twijfel oordeelt de Raad van Bestuur. Artikel 2 De balie van Cultuurhuis is geopend: Maandag van 9 tot 11.45u en van 14 tot 18.45u. Dinsdag tot en met vrijdag van 9.00u tot 11.45u. Artikel 3 Het diensthoofd cultuur wordt belast met het dagelijks beheer van het Cultuurhuis. Het diensthoofd cultuur begeleidt, coördineert de werking en geeft opdrachten aan de medewerkers van het Cultuurhuis. Artikel 4 §1 Een bepaalde ruimte kan slechts worden voorbehouden mits schriftelijke aanvraag vooraf aan de balie van het Cultuurhuis, Dr. J. Persynplein 6 te 9185 Wachtebeke of via email bij
[email protected] . De aanvraag vermeldt: naam, adres en verantwoordelijke inrichter van een activiteit en bovendien voor bepaalde ruimten: titel, aanvangsuur, vermoedelijke duur, aard en verloop van de activiteiten, verwacht aantal personen en extra materialen (stoelen, tafels, beamer…). §2
Het reserveren kan: Voor een losstaande activiteit ten vroegste een jaar vooraf In het kader van een jaarprogramma van een plaatselijke vereniging ten vroegste een jaar en ten laatste vier maanden voor de start van het jaarprogramma (= in mei voor het volgend werkjaar van september t.e.m. juni) Ten laatste 14 dagen voor een activiteit Voor zondagen op de 3de en 4de zondag van de maand
§3
Activiteiten die minder dan 14 dagen vooraf worden aangevraagd, worden enkel toegestaan na overleg met het personeel, op voorwaarde dat de gevraagde accommodatie vrij is en er dezelfde avond andere tijdig vooraf geboekte activiteiten in het Cultuurhuis doorgaan na. De aanvraag moet gebeuren ten laatste 7 kalenderdagen voor de geplande activiteit en de huurprijs moet direct worden betaald.
§4
Er kunnen geen reservaties worden geplaatst voor lokalen als er tijdens de schoolvakanties sportkampen in het Cultuurhuis worden georganiseerd.
§5
Bij annuleren van geplande activiteiten: o Bij annuleren tot 14 kalenderdagen vóór de geplande datum heeft de aanvrager het recht op terugbetaling van 50% van de huurprijs; o Bij annuleren minder dan 14 kalenderdagen vóór de geplande datum verliest de aanvrager het recht op terugbetaling van de huurprijs; o Bij het annuleren van een podiumactiviteit in de Keurezaal wordt een periode van minstens 8 weken als tijdige aanvaard en heeft de aanvrager het recht op terugbetaling van 50% van de huurprijs. Na deze termijn verliest de aanvrager het recht op terugbetaling van de huurprijs.
10
o
Bij het annuleren van een tentoonstelling wordt een periode van minstens 3 maanden als tijdig aanvaard en heeft de aanvrager het recht op terugbetaling van 50% van de huurprijs. Na deze termijn verliest de aanvrager het recht op terugbetaling van de huurprijs.
§6
Het verschuiven van een activiteit kan worden toegestaan in samenspraak met het personeel van het Cultuurhuis. Indien er reeds kosten werden gemaakt door het Cultuurhuis, zullen deze worden aangerekend aan de organisator.
§7
De Keurezaal kan voor een wekelijks terugkerende activiteit waarbij de toog en/of keuken niet word(t)(en) gebruikt (vb. dansrepetitie), voor de periode van een gans werkjaar worden afgehuurd, op voorwaarde dat bij een tijdige aanvraag van een andere vereniging voor het gebruik van de Keurezaal mèt toog en/of keuken deze aanvraag voorrang zal krijgen. Dit gebeurt in overleg tussen de verenigingen en het personeel van het Cultuurhuis zodat alle activiteiten toch kunnen doorgaan mits enige aanpassingen.
§8
Het huurcontract heeft slechts kracht en is pas geldig als het is ondertekend door de gebruiker, het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde en de huurprijs tijdig is betaald. Indien dit niet het geval is, vervalt het contract.
Artikel 5 De huurder mag de lokalen of installaties alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze werden gehuurd. Er mag niet worden onderverhuurd. Artikel 6 §1 Huurders die lokalen en installaties van het Cultuurhuis ter beschikking krijgen, zijn aansprakelijk voor de schade die tijdens de gebruiksperiode wordt aangericht. Per vereniging stelt diegene die het contract ondertekent zich daarom borg. §2
De huurder licht het diensthoofd cultuur of een medewerker van het Cultuurhuis in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de huurtijd vaststelt of die tijdens de verbruiksperiode ontstaat.
§3
Onmiddellijk na het beëindigen van de activiteiten dient de barman van het Cultuurhuis te worden verwittigd. Samen met de verantwoordelijke huurder dient nazicht te gebeuren van de gebruikte lokalen en/of materialen. Indien schade wordt vastgesteld zal deze daarna worden beschreven in de aanwezigheid van de huurder. Het bedrag zal worden vastgesteld en wordt doorgerekend aan de verantwoordelijke gebruiker.
Artikel 7 Verbodsbepalingen:
Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen. Zij mogen van geen enkel hechtmiddel worden voorzien.
De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten dan deze die het Cultuurhuis bepaalt rekening houdend met de veiligheidsvoorschriften.
Noodverlichtingen mogen nooit worden uitgeschakeld, branddeuren en –gangen mogen nooit worden geblokkeerd.
11
Veiligheidsvoorschriften genieten altijd voorrang op andere overwegingen. De aanwijzingen van het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde dienen te worden opgevolgd door de gebruikers/verenigingen of derden. Indien de veiligheidsvoorschriften niet worden nageleefd kan het diensthoofd of zijn afgevaardigde een activiteit stopzetten.
Artikel 8 §1 Volgende locaties op het Dr. J. Persynplein, komen voor verhuur in aanmerking: •
3 kleine vergaderlokalen o de Meetjeslandzaal: afm: l 460 x b 630 of ca 28 m² - h 310 heeft in normale gesloten opstelling 12 zitplaatsen o het Catharinasalon: afm: l 520 x b 700 of ca 36 m² - h 310 heeft in normale opstelling 16 zitplaatsen met salontafeltjes o de Waaslandzaal: afm: l 520 x b 660 of ca 34 m² - h 310 heeft in trapezium-opstelling 16 zitplaatsen
•
1 groot tentoonstellingslokaal: zie ‘Reglement tentoonstellingen in het Cultuurhuis’ o de Krekenlandgalerij: afm: l 1250 x b 1150 of ca 144 m² - h 290 heeft max. 80 zitplaatsen bij een opstelling van de stoelen gekoppeld en in rijen kan ook gebruikt worden als groot vergaderlokaal extra tentoonstellingsruimten o de gangen van het Cultuurhuis: de linkse gang heeft een oppervlakte van 85 m² de rechtse een oppervlakte van 147 m² receptie in de gangen (bv. voor de opening van een tentoonstelling) kan worden toegestaan op voorwaarde dat deze andere activiteiten niet storen en dat de uitgangen niet worden belemmerd; dit dient wel vooraf te worden aangevraagd bij het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde.
•
1 polyvalent leslokaal o de Keurezaal: afm: l 1240 x b 1240 of ca 154 m² met aangrenzend een keuken: afm: l 700 x b 400 of 28 m² aanwezigheid van 1 vast kookblok (met 4 elektrische platen) en 2 mobiele kookblokken (voorzien van 4 elektrische platen, oven en microgolf) de mobiele blokken kunnen aangesloten worden in de Keurezaal voor kooklessen (mogelijkheid van koken met 3 groepen) is ook geschikt voor podiumactiviteiten en grote vergaderingen.
•
1 atelier o de Creazaal: afm: l 1030 x b 890 of ca 92 m² - h 300 verduisterbaar, vast uitgerust met een pottenbakkersoven geschikt voor het werken met 25 personen.
12
•
1 sportzaal o de Sportzolder afm: l 870 x b 1420 of ca 124 m² geschikt voor grondoefeningen, dans, ballet (1 wand is voorzien van een uitklapbare spiegel) beperkt aanbod van gymnastiekmateriaal (ballen, hoepels, springtouwen e.d.) niet geschikt voor balsporten
•
de foyer o Cafetaria ’t Safarken: heeft een oppervlakte van 30 m² kan enkel voor verhuring ter beschikking worden gesteld in samenspraak met de cultuurfunctionaris.
§2
Volgende locatie op Schoolstraat 3, komt voor verhuur in aanmerking:
•
Snoopy: zie ‘Huishoudelijk reglement voor het gebruik van lokalen, materialen en dienstverlening in Snoopy’.
§3
Podiumactiviteiten kunnen in het Cultuurhuis uitsluitend worden georganiseerd in de Keurezaal en, in uitzonderlijke gevallen en mits toelating van het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde, in de Krekenlandgalerij. Het Cultuurhuis beschikt over een wegneembaar podium en een mobiele belichtings- en geluidsinstallatie dat de organisatoren gratis kunnen gebruiken maar op voorhand dienen aan te vragen. Afmetingen van het podium: o Volledig podium: 4 x 8m; maximumbezetting van de zaal = 110 aaneengeschakelde stoelen; o Klein podium: 2 x 6m; maximumbezetting van de zaal = 135 aaneengeschakelde stoelen.
§4
Repetities in voorbereiding van podiumactiviteiten in het Cultuurhuis kunnen slechts doorgaan ter voorbereiding van een geplande activiteit in het Cultuurhuis: o na overleg met het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde o enkel ’s namiddags of ‘s avonds o er wordt geen publiek toegelaten o indien er materiële kosten gemaakt worden, worden deze aangerekend.
§5
Het is de gebruiker toegestaan eigen belichtings- of gebruiksmateriaal mee te brengen en te gebruiken mits toestemming van het diensthoofd cultuur of diens afgevaardigde. Het materiaal moet voldoen aan de gestelde wettelijke voorschriften.
§6
De Keurezaal met keuken mag worden gebruikt voor een koffietafel/maaltijd met een maximum van 110 personen. Het gebruik van tafels en stoelen hierbij is gratis.
§7
De sportzolder mag enkel worden betreden met aangepast schoeisel (geen zwarte zolen) behalve indien er een beschermende laag op de vloer ligt. Er worden geen etenswaren of dranken toegelaten en het plaatsen van tafels en stoelen is verboden.
§8
Het personeel is ter beschikking tussen 8 en 24.00u. Tussen 12 en 13.00u en tussen 17.00 en 18.30u heeft het personeel recht op een rusttijd van min. 30 minuten tot 1uur. Deze gewaarborgde rusturen kunnen worden verschoven na onderling overleg met en na goedkeuring van het personeel.
13
Indien de huurder na 24.00u wil dat het personeel nog ter beschikking blijft, dient hij/zij dit op voorhand bij de zaalreservering te vermelden. Deze bijkomende uren worden dan aangerekend als nachturen. Indien de activiteit langer duurt dan afgesproken met het personeel, worden deze bijkomende uren aangerekend als nachturen met een bedrag van 25,00 euro per uur. Artikel 9 De huurder blijft aansprakelijk tegenover derden en tegenover elk openbaar of particulier gezagsorgaan, bestuur of instantie voor het betalen van taksen, belastingen, verzekeringen, auteursrechten, billijke vergoeding, milieuoverlast, e.d. Het Cultuurhuis kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het verlies of de diefstal van bezittingen van personen of verenigingen. In gevallen waarbij het personeel van het Cultuurhuis wordt bijgestaan door leden van de organiserende verenigingen, draagt de vereniging voor deze leden zelf de volledige verantwoordelijkheid. De huurder dient de normen i.v.m. brandveiligheid en Vlarem (geluidshinder) te respecteren en zorgt dat deze worden nageleefd. De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder tegenover derden wordt niet gedekt door een polis van het Cultuurhuis. De huurder is zelf verantwoordelijk voor het melden en betalen van auteursrechten (SABAM). Artikel 10 Publiciteit die gevoerd wordt, moet duidelijk de naam van de inrichter of van de inrichtende vereniging, de gehuurde ruimte en de toegangsprijzen vermelden. Voor de verspreiding in het Cultuurhuis zorgt het personeel van het Cultuurhuis. Commerciële publiciteit wordt in beperkte mate in de ruimten van het Cultuurhuis toegestaan op bescheiden wijze. Publiciteit kan vrij gevoerd worden binnen de ruimte(n) die gehuurd worden aan het commercieel tarief (= C-tarief). Artikel 11 Voor manifestaties die voor publiek toegankelijk zijn, worden vier plaatsbewijzen gratis ter beschikking gesteld voor het Cultuurhuis. De organisatoren mogen er echter vrij over beschikken indien deze plaatsen een kwartier voor aanvang van de manifestatie niet werden opgevraagd. Artikel 12 Het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde mag ten allen tijde toezicht uitoefenen in het Cultuurhuis. Indien wordt vastgesteld dat de huurders gemaakte afspraken niet nakomen of het reglement van het Cultuurhuis niet naleven, kan dit een verwijdering uit het gebouw, desnoods door toedoen van de politie, tot gevolg hebben. Indien nodig, kan dit leiden tot het tijdelijk of definitief ontzeggen van de toegang tot het Cultuurhuis. Hetzelfde geldt voor personen die zich hinderlijk en storend gedragen t.o.v. andere aanwezigen. Artikel 13 §1 Huisdieren zijn nergens toegelaten in het Cultuurhuis, behalve assistentie- en blindengeleiden honden. §2
In het ganse Cultuurhuis geldt een wettelijk en algemeen rookverbod in overeenstemming van het KB van 19.01.2005. Dit dient te worden nageleefd door alle gebruikers en huurders van het Cultuurhuis.
14
Artikel 14 De huurder mag op eigen risico en eigen kosten materiaal binnenbrengen in het Cultuurhuis. Het Cultuurhuis is niet verantwoordelijk voor het verlies, diefstal of beschadiging van dit materiaal. Na het verstrijken van de huurperiode dient de huurder dit dadelijk te verwijderen, anders zal dit gebeuren op rekening van de huurder. Artikel 15 Het klaarzetten van gehuurde lokalen op de dag die de activiteit voorafgaat mag alleen als deze lokalen vrij zijn en op voorwaarde dat dit het doorgaan van andere activiteiten niet hinderen. Artikel 16 De huurder staat zelf in voor het plaatsen van de tafels en stoelen. De huurder verbindt er zich toe onmiddellijk na de activiteit de gebruikte zaal volledig in orde te stellen, d.w.z. versieringen wegnemen, tafels en stoelen die gebruikt werden opruimen, indien nodig de afwas doen… Afval dient na de activiteit door de huurder te worden verwijderd uit het Cultuurhuis. Huurders verplichten zich ertoe het materiaal terug te plaatsen in de positie van de opstellingsplannen die uithangen in de zalen. Artikel 17 Bediening van de apparatuur van het Cultuurhuis gebeurt enkel en alleen onder toezicht van het daartoe aangestelde personeel, tenzij dit uitdrukkelijk werd toegestaan. Gevallen van overmacht waardoor de apparatuur van het Cultuurhuis niet bruikbaar is, kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoeding of prijsvermindering. Voor het gebruik van de pottenbakkersoven met bijhorende computer in de Creazaal dient vooraf een afspraak worden gemaakt met het diensthoofd cultuur of zijn afgevaardigde. De oven wordt enkel gebruikt in aanwezigheid van daartoe aangesteld personeel van het Cultuurhuis. De gebruiker kan de oven zelf invullen en het bakprogramma doorgeven aan het personeel. In het kader van een cursus gebeurt het bakken van het gemaakte werk tot veertien kalenderdagen na de cursus gratis, daarna betaalt de gebruiker het voorziene bedrag per ingeleverd stuk contant na het ophalen van het werk. Individuele gebruikers betalen het voorziene bedrag per ingeleverd stuk contant bij het ophalen van het werk. Artikel 18 Voor het organiseren van dansfeesten dienen de organisatoren zelf te zorgen voor materialen die niet aanwezig zijn in het Cultuurhuis in overleg en afspraak met het diensthoofd cultuur of diens afgevaardigde. Het installeren gebeurt door het personeel van het Cultuurhuis samen met de huurders. De huurders zorgen zelf voor het nodige personeel en eventueel voor voldoende uitrusting zoals glazen, bekers, tapmateriaal, dansvloer… Na het dansfeest dient de zaal onmiddellijk te worden ontruimd en in orde gesteld, zie artikel 16. Artikel 19 Alle dranken en versnaperingen moeten worden afgenomen van het Cultuurhuis. Uitzonderingen zijn eetwaren voor banketten, recepties, kooklessen en degustaties. De huurder zorgt zelf voor bedieningspersoneel. Indien nodig kan overeengekomen worden dat het personeel van het Cultuurhuis meehelpt voor een vlotte bediening.
15
Artikel 20 Onvoorziene gevallen worden ter plaatse door het diensthoofd cultuur of diens afgevaardigde vastgesteld. In geval van betwistingen, moeilijkheden of uitzonderingen die niet in dit reglement vermeld staan, raadpleegt de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis de betrokken partijen en neemt een beslissing. De betrokken partijen dienen zich aan die beslissing te houden. Artikel 21 §1 De tarieven voor het gebruik van lokalen in het Cultuurhuis zijn als volgt vastgesteld: Gratis - voor gemeentediensten - voor de gemeentelijke erkende adviesraden, beheersorganen en commissies - voor activiteiten van verenigingen met gemeentelijke samenwerking - voor activiteiten met een direct maatschappelijk doel of nut en zonder financieel winstoogmerk. A-tarief - voor verenigingen aangesloten bij gemeentelijke erkende adviesraden en Wachtebeekse scholen. Enkel van toepassing voor eigen optredens of specifiek eigen activiteiten. B-tarief - verenigingen van Wachtebeke, niet aangesloten bij de gemeentelijke erkende adviesraden. - lokale politieke partijen - niet-Wachtebeekse verenigingen of ondernemingen indien de activiteit geen direct commercieel doel heeft.
C-tarief - toepasselijk voor alle activiteiten met een commercieel karakter. Noot: onder commercieel wordt verstaan: aanvragen van nijverheids- en/of handelsinstellingen en/of aanvragen voor inrichtingen en/of instellingen die een winstgevend karakter uitoefenen en wiens activiteit een rechtstreekse of onrechtstreekse verkoopspromotie tot doel hebben. §2
De gebruikstarieven zijn aangegeven per dagdeel, tenzij anders omschreven. De dagdelen zijn: de voormiddag van 8 tot 12.00u de namiddag van 13 tot 17.00u de avond van 18.30 tot 24.00u
§3
Op zondag wordt de tarifering aangepast met + 50% (enkel reservatie mogelijk op de 3de en 4de zondag van de maand, zie artikel 4, §2).
§4
De vastgestelde tarieven worden vermeld in het ‘Overzicht van de gebruikstarieven van de lokalen van het Cultuurhuis ‘Safarken’ Dr. J. Persynplein 6’.
Artikel 22 Dit reglement treedt in werking op ……………………… en is niet voor interpretatie vatbaar. Goedgekeurd door het beheersorgaan in vergadering, dd……………………………
16
De voorzitter,
De secretaris,
Goedgekeurd door de gemeenteraad, dd…………………………………
De burgemeester,
De secretaris,
Overzicht van de gebruikstarieven van de lokalen van het Cultuurhuis ‘Safarken’ Dr. J. Persynplein 6.
Zaal per activiteit Podium, modeshows
Tarief A per dagdeel
Tarief B per dagdeel
Tarief C per dagdeel
Keurezaal
€66
€95
€285
€9
€13
€30
€6
€8
€17
€8
€12
€25
Creazaal
€8
€12
€25
Pottenbakkersoven
€5/afgeleverd stuk
€5/afgeleverd stuk
€5/afgeleverd stuk
€3
€4
€8
Vergaderingen Keurezaal, Krekenlandgalerij Meetjesland, Catharinasalon, Waasland Creazaal Atelier
Sportzaal Sportzolder (per uur)
Banketten, koffietafels, recepties, info – en debatavonden, quizzen, aperitiefconcert, beurzen, kookcursussen Keurezaal + keuken
€28
€40
€58
Keuken (zonder Keurezaal)
€13
€22
€46
Lessenreeks (prijs per keer)
€20
€30
€50
Leskeuken
17
Opgelet: op zondag wordt de tarifering aangepast met + 50% (enkel reservatie mogelijk op de 3 de en 4de zondag van de maand, zie artikel 4, §2).
SNOOPY SCHOOLSTRAAT 3 9185 WACHTEBEKE HUISHOUDELIJK REGLEMENT TARIEVEN VOOR HET GEBRUIK VAN LOKALEN,MATERIALEN EN DIENSTVERLENING
Artikel 1
De gemeentelijke gebouwen Dr. J. Persynplein 6-7 krijgen een hoofdzakelijk culturele bestemming als gemeenschapscentrum en bibliotheek. Het gemeenschapscentrum draagt de naam ‘Cultuurhuis Safarken’, gevestigd in nr. 6. Aan het Cultuurhuis Safarken worden met ingang van 1 januari 2014 de gebouwen van de Kerkfabriek O L Vr-Geboorte Overslag gelegen Schoolstraat 3 (voormalig Buurthuis Snoopy en verder in deze tekst Snoopy genoemd) toegevoegd.
Artikel 2
De Dienst Culturele Zaken is gevestigd in het Cultuurhuis Safarken, Dr. J. Persynplein 6 en coördineert in een poging tot realisatie van een integraal en geïntegreerd cultuurbeleid in brede zin: het cultuurbeleid (inclusief een kunsten- en erfgoedbeleid), de werking van het Cultuurhuis Safarken (receptief & eigen programmering) en de sector toerisme. Het Cultuurhuis Safarken werkt pluralistisch en heeft tegelijkertijd tot doel, met uitsluiting van ieder winstbejag, met inachtneming van de Cultuurpactwet van 16 juli 1973 en artikel 5, § 1, 3de, van het decreet van 24 juli 1991: §1. Het ter beschikking stellen van ruimten voor activiteiten aan de verschillende culturele werksoorten, organisaties, bevolkingsgroepen, ideologische en filosofische strekkingen. §2. Cultuurspreiding en het op eigen initiatief organiseren van culturele activiteiten waarin het kunstgebeuren een prioritaire rol vervult. §3. Het bieden van ruimte voor informele ontmoeting en contact met het oog op: cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming de lokale en regionale culturele diversiteit §4.1. Het begeleiden, het ondersteunen en het verlenen van diensten aan de organisatoren van activiteiten in Snoopy en zo nodig het leveren van een bijdrage tot ondersteuning en coördinatie in de culturele sector en tot ruimere samenwerkingsverbanden. 2. Het werken met kansengroepen en de ondersteuning (ev. begeleiding) van vrijwilligerswerk. §5. Het Cultuurhuis Safarken heeft geen recht op tussenkomst in de programmering en de eigen activiteiten die plaats hebben in Snoopy op initiatief van de groeperingen/gebruikers, behalve wat betreft de maatregelen die behoren tot het strafrecht, het belastingrecht, de economische reglementering, de gangbare
18
veiligheidsreglementen, de milieuwetgeving en alsook de grondwettelijke waarborgen. §6. Snoopy wordt ook verhuurd voor privédoeleinden. Gezien voor deze accommodaties ter plaatse geen personeel ter beschikking is, wordt de verhuur geregeld op het Dr. J. Persynplein 6 en wordt een afwijkende regeling uitgewerkt voor het afhalen/terugbrengen van de sleutels. Voor privéverhuur wordt het hieronder aangegeven C-tarief toegepast. De regels tot vaststelling van de gebruiksvoorwaarden mogen uitsluitend rekening houden met de eigen materiële kenmerken van de desbetreffende culturele infrastructuur. Om ideologische of filosofische reden kan geen enkele groepering, voor culturele doeleinden, het gebruik van het Cultuurhuis Safarken en bij uitbreiding Snoopy ontzegd worden. In geval van twijfel oordeelt de Raad van Bestuur. De balie van het Cultuurhuis Safarken is geopend: maandag: 09:00-11:45u en 14:00-18:45u dinsdag tot vrijdag: 09:00-11:45u Artikel 3
Een bepaalde ruimte kan slechts voorbehouden worden mits aanvraag vooraf aan de balie van het Cultuurhuis Safarken, Dr. J. Persynplein 6 te 9185 Wachtebeke. De aanvraag vermeldt: naam, adres en verantwoordelijke inrichter van een activiteit, benaming van de activiteit, datum/data, lokalen , aanvangsuur, vermoedelijke duur en eventueel verwacht aantal bezoekers. De aanvragen moeten steeds schriftelijk gebeuren. Het reserveren kan: voor een losstaande activiteit ten vroegste een jaar vooraf; in het kader van een jaarprogramma van een plaatselijke vereniging ten vroegste een jaar en vier maanden vooraf (= in mei voor het volgend werkjaar van september t.e.m. juni); ten laatste 14 kalenderdagen vóór een activiteit. voor privédoeleinden kan ten vroegste 8 maanden vooraf gereserveerd worden. De gevraagde accommodatie(s) moet(en) vrij zijn en de activiteit mag niet hinderlijk zijn voor reeds geplande activiteiten. Afwijkingen kunnen om uitzonderlijke redenen enkel worden toegestaan door de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde.
Artikel 4
De huurder mag de lokalen of installaties alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze gehuurd werd. Er mag niet onderverhuurd worden.
Artikel 5
§1. Huurders die lokalen en installaties in Snoopy ter beschikking krijgen, zijn aansprakelijk voor de schade die tijdens de gebruiksperiode aangericht wordt. Per vereniging of per privéverhuring stelt diegene die het contract ondertekent zich daarvoor borg. §2. De huurder licht de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde onverwijld in omtrent de schade die hij vóór het ingaan van de huurtijd vaststelt of die tijdens de gebruiksperiode ontstaat. Er wordt vooraf afgesproken met de huurder wanneer lokalen en materialen worden nagezien.
19
Opname van de schade zal tegensprekelijk gebeuren door de huurder en de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde. Artikel 6
Verbodsbepalingen: §1. Het is ten strengste verboden de ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen en/of te beschilderen. Er mag beplakt worden zonder sporen na te laten op de materialen. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. §2. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen bezetten dan deze die in artikel 7 §1 zijn vermeld, rekening houdend met de veiligheidsvoorschriften. §3. Noodverlichtingen mogen nooit uitgeschakeld worden. §4. Veiligheidsvoorschriften genieten altijd voorrang op andere overwegingen. De aanwijzingen van de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde dienen opgevolgd te worden door de gebruikers/verenigingen of derden (bv. acteurs bij een podiumoptreden). Omwille van de veiligheidsvoorschriften kan de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde een activiteit stopzetten wanneer de regels niet nageleefd worden.
Artikel 7
§ 1. Volgende ruimten in Snoopy komen voor verhuur in aanmerking: Snoopy als geheel: café, grote zaal, keuken en vergaderzaal De keuken met vergaderzaal Afmetingen van de ruimten: Keuken: ca 5,50 x 7,50m Vergaderzaal: ca 6 x 6m Grote zaal met café: ca 22 x 8 m waarvan 6 x 3,85m podium Het maximum aantal personen dat is toegelaten in de grote zaal: Voor eetfestijnen: 100 Voor dansfeesten: 200 § 2. De huurder van Snoopy haalt de sleutel vooraf bij de aangestelde brouwer af. Hij staat zelf in voor het ordelijk verloop van de activiteit(en) en het afsluiten van de gebouwen. Hij ontvangt daartoe de nodige informatie aan de balie in het Cultuurhuis Safarken bij de boeking van de activiteit, en bij de aangestelde brouwer. Hij respecteert het gemeentelijk sluitingsuur van 02u00 en vraagt zelf een toelating aan het College van Burgemeester en Schepenen als hij dit wil overschrijden.
Artikel 8
De huurder blijft aansprakelijk tegenover derden; ook tegenover om het even welk openbaar of particulier gezagsorgaan, bestuur of instantie, bijvoorbeeld voor het betalen van taksen, belastingen, verzekeringen, auteursrechten, billijke vergoeding, milieuoverlast, e.d. Het bestuur van het Cultuurhuis Safarken kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het verlies of de diefstal van bezittingen van personen of verenigingen. De huurder dient de normen i.v.m. brandveiligheid te doen naleven. De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder tegenover derden wordt niet gedekt door een polis van het Cultuurhuis Safarken.
Artikel 9
Publiciteit die gevoerd wordt dient duidelijk de naam van de inrichter of van de inrichtende vereniging, de gehuurde ruimte en de toegangsprijzen te vermelden.
20
Het voeren van commerciële publiciteit in de ruimten van Snoopy kan enkel toegestaan worden, zo ze bescheiden aanwezig is. Indien men als huurprijs het commercieel tarief (= C-tarief) betaalt, kan publiciteit vrij gevoerd worden binnen de gehuurde ruimtes. Artikel 10
De huurder zal er over waken dat het wettelijk en algemeen rookverbod in Snoopy nageleefd wordt in overeenstemming met het KB van 19.01.2005.
Artikel 11
De huurder mag op eigen risico en op eigen kosten materiaal binnenbrengen in Snoopy. Na het verstrijken van de huurperiode dient hij dit dadelijk te verwijderen, op gevaar af dat dit door de cultuurfunctionaris van het Cultuurhuis Safarken of zijn afgevaardigde gebeurt tegen aanrekening van de kosten.
Artikel 12
De gebruiker erkent op de hoogte te zijn van volgende reglementen: §1. Annulering van geplande activiteiten brengt mee: annuleren tot 14 kalenderdagen vóór de geplande datum: verlies van 50% van de huurprijs annuleren minder dan 14 kalenderdagen vóór de geplande datum: verlies op het recht van terugbetaling van de huurprijs voor een podiumactiviteit dient een periode van minstens 8 weken als tijdige annuleren aangezien te worden. §2. Bij verschuiving van een activiteit: in geval van heirkracht: geen sancties in elk ander geval wordt dezelfde regeling toegepast als bepaald in art. 12 §1. §3. Dit huurcontract heeft slechts kracht en gaat slechts in als het ondertekend is door de gebruiker, de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde én wanneer de huurprijs is betaald. Indien niet aan beide voorwaarden voldaan werd, is het contract nietig.
Artikel 13
De huurder staat zelf in voor het plaatsen van de tafels en stoelen. De huurder verbindt er zich toe onmiddellijk na de activiteit de gebruikte zaal volledig in orde te stellen, d.w.z. versieringen weg te nemen, tafels en stoelen die gebruikt werden op te ruimen. Voor het poetsen kan de huurder kiezen tussen het zelf te doen of 50,00 euro te betalen. Er is een lijst beschikbaar op de website waarop staat wat verwacht wordt bij het poetsen als de huurder dit zelf doet. Als na controle blijkt dat dit niet in orde is, wordt een kost van 50,00 euro aangerekend. Alle afval dient na de activiteit door de huurder uit Snoopy verwijderd te worden. Indien dit niet gebeurd is, worden de werkelijke kosten voor het verwijderen van de afval aangerekend aan de huurder verhoogd met een administratieve kost van 20,00 euro.
Artikel 14
Dansfeesten. De organisatoren dienen zelf te zorgen voor de aanvoer van materialen die niet in Snoopy voorhanden zijn.
Artikel 15
Betwistingen. Onvoorziene gevallen moeten ter plaatse door de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde worden beoordeeld.
21
Ingeval van betwistingen, moeilijkheden en/of uitzonderingen die niet in het huishoudelijk reglement of in de tarifering staan, beslist de Raad van Bestuur van het Cultuurhuis Safarken, na raadpleging van de betrokken partijen. Artikel 16
§1. De organisator / gebruiker dient de maximale geluidsnormen voor muziekactiviteiten te respecteren, cfr. VLAREM (17/2/2012). Ten aanzien van de omgeving vragen wij om hoge geluidsniveaus te vermijden. §2. De huurder wordt gevraagd zuinig en duurzaam om te springen met energie door overmatig gebruik van verwarming, water, verlichting e.d. te vermijden. §3. De organisator is zelf verantwoordelijk voor het melden en betalen van auteursrechten (SABAM).
Artikel 17
Tarieven De tarieven voor het gebruik van lokalen in Snoopy worden als volgt vastgesteld: Gratis: voor gemeentediensten voor de gemeentelijke erkende adviesraden, beheersorganen en commissies. Voor de Kerkfabriek OLV Geboorte Overslag: 10 dagen/per jaar voor activiteiten van verenigingen met gemeentelijke samenwerking voor activiteiten met een direct maatschappelijk doel of nut en zonder financieel winstoogmerk. A - tarief: verenigingen aangesloten bij de gemeentelijke erkende adviesraden en de Wachtebeekse scholen. Enkel van toepassing voor specifiek eigen activiteiten. B - tarief: verenigingen van Wachtebeke, niet aangesloten bij de gemeentelijke erkende adviesraden, niet-Wachtebeekse verenigingen of ondernemingen Activiteiten met een privékarakter door inwoners van Wachtebeke en Nederlandse Overslag zo de activiteit geen direct commercieel doel heeft. Lokale politieke partijen C - tarief: toepasselijk voor alle activiteiten met een commercieel karakter en op privéverhuur, voor zover dit niet onder de voorwaarden voor toepassing van het B - tarief vervat zit. Onder commercieel wordt verstaan: aanvragen van nijverheids- en/of handelsinstellingen en/of aanvragen voor inrichtingen en/of instellingen met een winstgevend doel en wiens activiteit een rechtstreekse of onrechtstreekse verkoopspromotie tot doel hebben. De onderstaande gebruikstarieven zijn aangegeven per dag.
Snoopy als geheel Keuken + vergaderzaal
A € 55.00 € 20.00
B € 75.00 € 30.00
C € 130.00 € 65.00
Het gebruik van het keukenmateriaal (bv. borden en bestek) is gratis.
22
Artikel 18
Na raadpleging van de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde kunnen opties toegestaan worden. Deze opties gaan in op de datum van de aanvraag. Aantal en duur worden vastgesteld door de cultuurfunctionaris of zijn afgevaardigde.
Schriftelijke vragen CD&V 1) Dichten gevaarlijke putten in wegdek – Etienne Fermont Wij weten dat er zo goed als mogelijk getracht wordt om de gevaarlijke putten in het wegdek te dichten met gietasfalt . Ter voorbereiding worden de putten of gleuven met kleur gemarkeerd. We moeten toch opmerken dat er dikwijls een heel lange tijd verloopt tussen het markeren en het dichten van de gevaarlijke putten , soms is de verf bijna geheel verdwenen. Kan hierbij vlugger gehandeld worden ? Is de schepen van openbare werken tevreden met het geleverde werk of zijn er snellere en toch kwaliteitsvolle alternatieven ? Schepen De Smet: De putten worden meestal met gietasfalt hersteld. Dit gebeurd met 8 ton per keer. De putten worden gemerkt en wanneer voldoende gietasfalt nodig wordt prijs gevraagd en de goedkoopste mag dan het werk uitvoeren. In de toekomst zouden we met een raamcontact willen werken voor diverse wegenwerken, dit zou de procedures wel merkelijk verkorten. Herstellingen met gietasfalt is relatief goedkoop maar heeft beperkingen qua duurzaamheid, het wegdek affrezen en opnieuw laten asfalteren is een duurzame oplossing maar vraagt de nodige budgetten. 2) Doven straatverlichting. – Sanne Alexander Graag vernemen we of er reeds reacties van de bevolking zijn in verband met het doven van de straatlichten? We hoorden van een aantal mensen – en treden hun mening bij – dat het goed zou zijn om de afbakening van de rijweg (zeker bij bochten ) beter zichtbaar te maken, met bijvoorbeeld , reflecterende elementen . Wat is het standpunt van het college in dit verband ? Schepen De Smet: Tot nu toe is zijn er bij het college een 3-tal opmerkingen binnengekomen. Wanneer de aanpassingen volledig uitgevoerd zullen zijn wordt dit project geëvalueerd. Er zijn bijkomende maatregelen gepland, zoals reflecterende paaltjes en markeren van de wegrand, hiervoor is budget voorzien en zal door de verkeerscommissie behandeld worden. NV-A Vraag 1 : aanpak eventueel samenvallende wegenis- en rioleringswerken – Ireen De Pauw In de komende maanden zal normaal fase 1 van de dorpskernvernieuwing in Sint-Kruis-Winkel van start gaan. Alle kandidaat-aannemers hebben hun offerte ingediend en een beslissing is nakende. We hebben hierover volgende vragen: 1. Is het gemeentebestuur op de hoogte van de STAVAZA in dit dossier ? 2. Werd er overleg gepleegd over het tijdstip waarop deze werken in Sint-Kruis-Winkel van start gaan ? Bijvoorbeeld om te vermijden dat zowel de N449 als de weg naar Winkel op hetzelfde tijdstip zouden afgesloten worden… 3. Wat met ‘omleidingen’ bij het eventueel samenvallen van de werken ? Schepen Van Vlaender: Het schepencollege pleegt sedert midden 2014 overleg met het studiebureau dat door stad Gent is aangeduid om de werken in Sint-Kruis-Winkel op te volgen. In juni is een coördinatievergadering gepland met de aannemer aan wie deze werkopdracht is toegekend. Tijdens deze vergadering zal pas duidelijk worden wanneer de werken starten en kan, in functie van de diverse fasen, een omleidingsplan worden voorbereid. De voorlopige planning van het studiebureau voorziet 4 deelfasen: Fase 1: Plaatsen geprefabriceerde overstortconstructie in Pottershoek te Wachtebeke Fase 2: Wegenis en Rioleringswerken in de Winkelwarande, Kapelledreef, Jozefienenstraat (tussen Kapelledreef en Van Heckelaan), Sint-Kruis-Winkeldorp (tussen Winkelwarande en Jozefienenstraat). Fase 3: Sint Kruis Winkeldorp (tussen Jozefienenstraat en G.De Baetsplaats), G. Debaetsplaats, Jozefienenstraat (tussen Sint-Kruis-Winkeldorp en Van Heckelaan).
23
Fase 4: Smishoekstraat; Kattenhoekstraat, Albert De Smetstraat tot grens der werken. Of de werken in Sint-Kruis-Winkel gedurende een bepaalde tijd samenvallen met de werken aan de Puyenbrug zal pas duidelijk worden tijdens de coördinatievergadering. Vraag 2 : jobstudenten - Rudy Van de Velde Kan U ons vertellen hoeveel jobstudenten er deze zomer zullen ingezet worden ? Worden alle vacatures voor jobstudenten geadverteerd ? Indien ja, hoe ? Indien neen, waarom niet? Wat zijn de selectiecriteria ? Gelden er voorkeursregelingen (vb. kinderen van werknemers, inwoner Wachtebeke, …) ? Raadslid Van Himme: Zoals ieder jaar zijn enkel functies beschikbaar voor werkstudenten in de zomermaanden. In de gemeentelijke diensten zijn er deze zomer 4 functies die daarvoor in aanmerking komen: Bibliotheek, buitendienst, ( voltijdse jobs) jeugd en sportdienst ( halftijdse jobs ) In het Ocmw was er een functie in de keuken beschikbaar . Zoals afgesproken met het personeel op de zesmaandelijkse personeelsvergadering, werd eerst intern de kans gegeven aan kinderen van personeelsleden. Daardoor werden 2 functies ingevuld. De afspraak was dat als er intern niet genoeg kandidaten zouden zijn, de resterende functies zouden opengesteld worden voor studenten . Een oproep werd gedaan in Wachtebeke via het digitale nieuwsbericht en andere media. Na 1 week waren er al meer dan genoeg kandidaten binnengekomen om de resterende functies in te vullen. De personeelsdienst verzorgt de verdere afwikkeling inzake aanwerving. Vraag 3 : dringende werken Kruisstraat – Rudy Van De Velde Dat er eindelijk werk zal gemaakt worden van de Kruisstraat is een goede zaak. We pleiten daar al jaren voor. Maar waarom die plotse hoogdringendheid ? En waarom alleen het stukje Kruisstraat ? Is het niet veel efficiënter en goedkoper om tegelijk ook een aantal andere dringende punten aan te pakken (vb. bult Brandstraat, de 50 meter van de Plassenstraat, Lange Boomstraat,…) ? Schepen De Smet: Het was de bedoeling de kruisstraat samen met andere wegen te herstellen maar waarschijnlijk door zwaar vervoer bij het rooien van de bomen was deze weg levensgevaarlijk geworden en moest zelfs voor alle verkeer afgesloten worden. Daarom wordt deze weg hoogdringend hersteld. In punt 4 van de gemeenteraad is het bestek goedgekeurd voor de herstelling betonnen landbouwwegen. Vraag 4 : vervallen grafconcessies – Ireen De Pauw Vorige maand werd het nieuwe reglement op de begraafplaatsen goedgekeurd. In het verslag van het college van burgemeester en schepenen van 5 mei lezen we dat, op basis van het nieuwe reglement, er meer dan 700 grafconcessies afgelopen zijn. Ze krijgen nu één jaar de kans om een nieuwe concessie aan te vragen. Anders worden de graven afgebroken. Graag hadden we wat uitleg gekregen rond de praktische uitvoering van deze beslissing. Zullen de concessiehouders nu al aangeschreven worden of zal men wachten tot het jaar voorbij is en de communicatie voorlopig beperken tot een affichering aan de inkom van het kerkhof ? Wat is de budgettaire impact van deze maatregel (geschatte inkomsten verlenging concessie en geschatte kosten afbraak graven ) ? Zal de afbraak door eigen personeel gebeuren of zal er beroep worden gedaan op derden ? Schepen De Smet: De aankondiging van vervallen concessies moet enkel een vol jaar op het kerkhof aangekondigd worden, de concessiehouders worden niet aangeschreven. Wel worden diverse kanalen gebruikt om de betrokkenen te verwittigen, zoals nieuwsbrief en website. Ook mondelinge communicatie is hierbij belangrijk.
Namens de gemeenteraad, Op bevel,
24
De Gemeentesecretaris,
De Voorzitter,
D. TACK
E. HEIRWEGH
25
