ÜORDRECH"
I
Aan
Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT
de gemeenteraad
Datum Ons kenmerk Begrotingsprogramma en -thema Betreft
3 november 2009 SBC/2009/227518 Bestuur, Participatie en Dienstverlening Communicatie en Dienstverlening Dordrecht Fairtrade Gemeente
Samenvatting De gemeenteraad van Dordrecht wil graaf dat Dordrecht Fairtrade Gemeente wordt. Voordat een gemeente deze titel mag dragen moet aan een aantal criteria worden voldaan. Deze criteria zijn omschreven en opgelegd door de landelijke Fairtrade Gemeente campagne, Dordrecht voldoet nog niet aan alle gestelde criteria; er moet nog heel wat gedaan worden voordat dit gerealiseerd is. Een lokale werkgroep van vrijwilligers is al met deze criteria aan de slag gegaan. Zij kunnen er echter niet op eigen kracht voor zorgen dat aan alle voorwaarden voldaan wordt, daarvoor Is zeker ook ondersteuning van de gemeente nodig. In deze nota wordt voorgesteld om voor de werkgroep een tijdelijke coördinator aan te stellen en gemeentelijke communicatiemiddelen in te zetten. Met deze ondersteuning verwachten we de titel Fairtrade Gemeente te kunnen behalen in 2010. 1. Wat is de aanleiding? Op 07-07-2007 introduceerden de stichting Max Havelaar, de landelijke vereniging Wereldwinkels en COS Nederland de Nederlandse Fairtrade Gemeente Campagne. Vanaf die dag is het voor gemeenten mogelijk Fairtrade Gemeente te worden. Fairtrade Gemeente is een eervolle titel die aangeeft dat een gemeente bijzonder veel aandacht besteedt aan eerlijke handel. Van bedrijven tot het café om de hoek van school tot sportkantine, In supermarkt en kledingzaak. In een Fairtrade Gemeente worden vanzelfsprekend veel fairtrade producten verkocht en gebruikt. Om de titel Fairtrade Gemeente te kunnen dragen moet aan een aantal criteria worden voldaan. Na het behalen van deze criteria kan de titel worden aangevraagd bij de landelijke stuurgroep van de campagne. In de gemeenteraad is tijdens een bespreking met de lokale werkgroep die zich in Dordrecht bezighoudt met het behalen van de Fairtrade titel, de wens uitgesproken van Dordrecht een Fairtrade gemeente te maken. Deze nota geeft hiertoe een aanzet. 1 . Wat willen w e bereiken? De gemeente Dordrecht wil eind 2010 de titel Fairtrade Gemeente behalen, Fairtrade Gemeente is een eervolle titel die aangeeft dat een gemeente bijzonder veel aandacht besteedt aan eerlijke handel. Van bedrijven tot het café om de hoek
Pagina 1/4
\r «fjJ
MlA.
Datum Ons kenmerk
3 november 2009 30/2009/227518
van schooi tot sportkantine, In supermarkt en kledingzaak, In een Fairtrade Gemeente worden vanzelfsprekend veel fairtrade producten verkocht en gebruikt. Een Fairtrade Gemeente voldoet aan de volgende 6 criteria: 1. Er is een lokale werkgroep actief die de initiatieven neemt om de titel te behalen, Ook zorgt de groep na het behalen dat fairtrade blijft leven binnen de gemeente. De groep is verantwoordelijk voor een jaarlijkse beoordeling waaruit moet blijken dat de gemeente nog steeds aan de criteria voldoet. De werkgroep Is een heterogene groep met vertegenwoordigers uit verschillende werkterreinen, waaronder een vertegenwoordiger van de gemeente. 2. De Gemeente spreekt zich uit voor fairtrade. De gemeenteraad en de verschillende gemeentelijke afdelingen verwoorden fairtrade In hun beleid en handelen hier naar. 3. In de plaatselijke winkels worden eerlijke producten duidelijk zichtbaar verkocht. De plaatselijke horeca serveert fairtrade producten, 4. Lokale organisaties (zoals scholen, kerken en verenigingen) en bedrijven gebruiken fairtrade producten. Er worden activiteiten georganiseerd om de kennis over en de betrokkenheid bij fairtrade te vergroten. 5. Media-aandacht. Er wordt een evenement georganiseerd bij het behalen van de titel, en een strategie ontwikkeld om de campagne lang in het nieuws te houden. Op de website van de campagne worden allerlei voorbeelden getoond en Ideeën gegeven voor het behalen van voldoende media-aandacht, 6. Het zesde criterium is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, Dit is een procescriterium. Om Fairtrade Gemeente te worden, wordt in de gemeente een nieuw initiatief gelanceerd op het gebied van MVO, Er wordt over dit initiatief duidelijk gecommuniceerd. Om de titel te behalen én te behouden wordt ofwel een meerjaren initiatief opgestart, ofwel een kortlopend project gestart met de Intentie jaarlijks aandacht voor het onderwerp te vragen en MVO aan te moedigen. 3. Wat gaan we daarvoor doen? Er moet nog veel worden gedaan voordat aan alle criteria kan worden voldaan. De iokaie werkgroep kan daar niet op eigen kracht voor zorgen. De Gemeente moet nu in ieder geval voldoen aan criterium 2: "Het gemeentebestuur spreekt zich uit vóór fairtrade. De gemeenteraad en de verschillende gemeentelijke afdelingen verwoorden fairtrade in hun beleid en handelen hiernaar". De gemeente spreekt zich uit voor fairtrade via een raadsbesluit: De resolutie die hieraan ten grondslag ligt kent de volgende onderdelen: « De gemeente laat de principes van fairtrade onderdeel zijn van aanbestedingen. • De gemeente voert een duurzaam, sociaal subsidiebeleid, Subsidiinten worden gestimuleerd sociaal duurzaam te consumeren.
%
Pagina 2/4
Datum 3 november 2009 Ons kenmerk SO/2009/227518
• De gemeente committeert zich tot het stimuleren van het debat over Internationale samenwerking in het algemeen en fairtrade in het bijzonder, • De gemeente zegt toe haar communicatiekanalen in te zetten voor het bekender maken van de campagne. » Het college zet het onderwerp fairtrade op de agenda en kijkt waar dit aansluit bij het bestaande beleid op het gebied van internationale samenwerking, duurzaam Inkopen en educatie. Handelen De gemeente dient zich niet alleen uit te spreken voor fairtrade, maar de gemeente moet daar dus ook zelf naar handelen. Dit handelen bestaat voor een groot deel uit het opnemen van de principes van fairtrade in haar aankoopbeleid. Overige criteria Om de overige criteria te behalen heeft de lokale werkgroep extra menskracht nodig In de vorm van een coördinator. Er Is een schatting gemaakt van de werkzaamheden en dit komt uit op een inzet van 18 uur per week gedurende een jaar, In eerste instantie zal gezocht worden naar een stagiair die deze werkzaamheden kan gaan doen. Mocht dit echter niet binnen een redelijke tijdspanne lukken gezien de zelfstandigheid en zwaarte van de functie dan wordt een combinatie gezocht door een tijdelijke coördinator aan te stellen bij het COS voor 8 uur per week. Het COS ontvangt van de gemeente dan een vergoeding voor de personeelskosten, i . Inspraak en communicatie Er heeft vooroverleg plaats gevonden met de lokale werkgroep Fairtrade Gemeenten en de leden hebben hun input op de concept versie van deze nota gegeven, b. Vervolgtraject besluitvorming Communicatie is één van de instrumenten die de gemeente moet inzetten voor het ondersteunen van de campagne "Fairtrade Gemeente". Communicatie zal ingezet worden voor zowel de Interne als de externe communicatie. Hierbij is uitgegaan van twee heterogene doelgroepen namelijk de Dordtse burger en de medewerk(st)er bij de gemeente. Er zal zoveel als mogelijk gebruik gemaakt worden van bestaande communicatie Instrumenten en kanalen zoals website en gemeentenieuws. Naast de bestaande middelen worden een aantal extra activiteiten voorzien, 4< Wat mag het kosten? 4*1 Kosten personele inzet Het aanstellen van een stagiair zal geen extra kosten met zich meebrengen omdat dit binnen de beschikbare budgetten voor dit doel kan plaatsvinden. Mocht het niet lukken een geschikte stagiair te vinden dan kan de combinatie worden gezocht van een stagiair én een coördinator bij het COS, De kosten voor een coördinator bij het COS zijn geschat op maximaal € 30,000#— uitgaande van een dienstverband van 8 uur per week voor 1 jaar.
Pagina 3/4
Datum Ons kenmerk
3 november 2009 SO/2009/227518
4.2 Kosten communicatie Er zal zoveel als mogelijk gebruik gemaakt worden van reguliere (digitale) middelen, Dit neemt niet weg dat er toch wat extra budget nodig zal zijn voor wat bijeenkomsten en andere acties, specifiek gericht op bijvoorbeeld medewerkers/ bestellers/inkopers. Geschat wordt dat een éénmalig extra budget van € 10*000,— zal volstaan. Dekking De kosten worden voor € 10.000,— gedekt door het budget algemene uitgaven Internationale samenwerking 2009 en voor het restant van maximaal € 30,000,-= uit de post onvoorzien, ^ S- Voorstel Wij stellen u voor: 1. akkoord te gaan met het streven om voor Dordrecht de titel Fairtrade Gemeente te behalen in 2010; 2. akkoord te gaan met het streven een stagiair aan te stellen als coördinator voor de lokale werkgroep; 3. éénmalig een budget van maximaal € 30,000,— beschikbaar te stellen t b . v . een coördinator en deze bij het COS te situeren als het niet lukt een geschikte stagiair te vinden voor de functie van coördinator; 4* een budget van € 10.000,— beschikbaar te stellen voor interne communicatie over fairtrade en duurzaam inkopen; 5. de bedragen onder punt 2 en 3 voor € 10,000,— ten laste brengen van de post algemene uitgaven Internationale samenwerking 2009 (61140116) en het restant van maximaal € 30,000,- uit de post onvoorzien, ' Het college van Burgemeester en Wethouders van Dordrecht de secretaris ƒ de burgemeester
■RJ.G. Bandell
- ontwerp besluit
Pagina 4 / 4
DORDRECHT
O n t w e r p besluit
Raadsgnffie Spuiboulevard 300 3311 GR DORDRECHT
De RAAD van de gemeente Dordrecht; gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van 3 november 2009, Nn SBC/2009/227518; besluit: akkoord te gaan met het streven om voor Dordrecht de titel Fairtrade Gemeente te behalen in 2010; akkoord te gaan met het streven een stagiair aan te stellen als coördinator voor de lokale werkgroep; éénmalig een budget van maximaal € 30,000,- beschikbaar te stellen t b . v . een coördinator en deze bij het COS te situeren als het niet lukt een geschikte stagiair te vinden voor de functie van coördinator; een budget van € 10.000,— beschikbaar te stellen voor Interne communicatie over fairtrade en duurzaam inkopende bedragen onder punt 2 en 3 voor € 10.000,— ten laste brengen van de post algemene uitgaven internationale samenwerking 2009 (61140116) en het restant van maximaal € 30.000,- uit de post onvoorzien.
Aldus besloten in de openbare vergadering van „. De griffier,
Pagina l / l
2009. De voorzitter,
V-up
Sector: Stads Bestuurs Centrum Dordrecht Fairtrade Gemeente
Status: Beleidsvoorstel In opdracht van: R.J.G. Bandell Projectleider/procesmanager: Gea Davids Datum; 26 augustus 2009 Versies 1.00
Inhoudsopgave Secton Stads Bestuurs Centrum ... - 1 iSS Dordrecht Fairtrade Gemeente - 11. Inleiding - 32. Fairtrade Gemeente campagne - 32,1 Zes criteria - 32.2, Stand van zaken op dit moment in Dordrecht , «42.3, Criterium 2; de gemeente spreekt zich uit voor fairtrade - 53. De gemeente faciliteert de campagne,, - 7Taken coördinator: - 8Uren: - 8Constructies dienstverband coördinator - 9 Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Conclusie , Aanspreekpunt gemeente - 104, Strategische communicatie , - 104.1. Strategie voor de communicatie ,,,, - 104.2. Plan van aanpak communicatie -11 5, Wat gaat het kosten -11 6, Gevraagde beslissing - 12 -
Samenvatting De gemeenteraad van Dordrecht wil graag dat Dordrecht Fairtrade Gemeente wordt, Voordat een gemeente deze titel mag dragen moet aan een aantal criteria worden voldaan, Deze criteria zijn omschreven en opgelegd door de landelijke Fairtrade Gemeente campagne. Dordrecht voldoet nog niet aan alle gestelde criteria; er moet nog heel wat gedaan worden voordat dit gerealiseerd is. Een lokale werkgroep van vrijwilligers is al met deze criteria aan de slag gegaan. Zij kunnen er echter niet op eigen kracht voor zorgen dat aan alle voorwaarden voldaan wordt, daarvoor Is zeker ook ondersteuning van de gemeente nodig, In deze nota wordt voorgesteld om voor de werkgroep een tijdelijke coördinator aan te stellen en gemeentelijke communicatiemiddelen in te zetten, Met deze ondersteuning verwachten we de titel Fairtrade Gemeente te kunnen behalen in 2010.
2-
1. inleiding Op 07-07-2007 introduceerden de stichting Max Havelaar, de landelijke vereniging Wereldwinkels en COS Nederland de Nederlandse Fairtrade Gemeente Campagne. Vanaf die dag is het voor gemeenten mogelijk Fairtrade Gemeente te worden. Fairtrade Gemeente is een eervolle titel die aangeeft dat een gemeente bijzonder veel aandacht besteedt aan eerlijke handel. Van bedrijven tot het café om de hoek van school tot sportkantine, in supermarkt en kledingzaak, In een Fairtrade Gemeente worden vanzelfsprekend veel fairtrade producten verkocht en gebruikt. Om de titel Fairtrade Gemeente te kunnen dragen moet aan een aantal criteria worden voldaan. Na het behalen van deze criteria kan de titel worden aangevraagd bij de landelijke stuurgroep van de campagne. In de gemeenteraad is tijdens een bespreking met de lokale werkgroep, die zich in Dordrecht bezighoudt met het behalen van de Fairtrade titel, de wens uitgesproken van Dordrecht een Fairtrade gemeente te maken. Deze nota geeft hiertoe een aanzet.
2. Fairtrade Gemeente campagne 2,1 Zes criteria De titel van Fairtrade Gemeente kent de volgende zes criteria: 1. Er is een lokale werkgroep actief die de initiatieven neemt om de titel te behalen. Ook zorgt de groep na het behalen dat fairtrade blijft leven binnen de gemeente. De groep is verantwoordelijk voor een jaarlijkse beoordeling waaruit moet blijken dat de gemeente nog steeds aan de criteria voldoet. De werkgroep is een heterogene groep met vertegenwoordigers uit verschillende werkterreinen, waaronder een vertegenwoordiger van de gemeente. 2. De Gemeente spreekt zich uit voor fairtrade. De gemeenteraad en de verschillende gemeentelijke afdelingen verwoorden fairtrade in hun beleid en handelen hier naar, 3.In de plaatselijke winkels worden eerlijke producten duidelijk zichtbaar verkocht. De plaatselijke horeca serveert fairtrade producten. 4. Lokale organisaties (zoals scholen, kerken en verenigingen) en bedrijven gebruiken fairtrade producten. Er worden activiteiten georganiseerd om de kennis over en de betrokkenheid bij fairtrade te vergroten, 5, Medla-aandacht, Er wordt een evenement georganiseerd bij het behalen van de titel, en een strategie ontwikkeld om de campagne lang in het nieuws te houden. Op de website van de campagne worden allerlei voorbeelden getoond en Ideeën gegeven voor het behalen van voldoende media-aandacht.
*3
6, Het zesde criterium is Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit is een procescriterium. Om Fairtrade Gemeente te worden, wordt in de gemeente een nieuw initiatief gelanceerd op het gebied van MVO. Er wordt over dit initiatief duidelijk gecommuniceerd, Om de titel te behalen én te behouden wordt ofwel een meerjaren initiatief opgestart, ofwel een kortlopend project gestart met de intentie jaarlijks aandacht voor het onderwerp te vragen en MVO aan te moedigen.
2.2. Stand van zaken op dit moment in Dordrecht Criterium 1. Lokale werkgroep
2. De Gemeente spreekt zich uit voor fairtrade 3, Winkels en horeca
4, Bedrijven, organisaties en verenigingen
5,Media
6, MVO
Stand van zaken Vanuit het COS is een lokale werkgroep gestart. De werkgroep bestaat nu uit meerdere mensen uit verschillende takken, zoals MKB, onderwijs, etc. Contacten met de wereldwinkel lopen. Er missen nog^mensen uit horeca, verenigingsleven. De werkgroep is van plan een stichting te vormen, De statuten zijn hiervoor al geschreven. Deze nota bevat voorstellen om te voldoen aan criterium 2. In hoofdstuk 3 volgt de uitwerking. Horeca moet nog benaderd worden. In september wordt het aantal fairtrade producten bij supermarkten geteld. Bij kledingzaken is de stand van zaken grotendeels bekend. Inventarisatie giftshops moet nog gedaan worden Iemand van de werkgroep gaat achter kerken aan. Verder houdt de werkgroep in november een praatje bij de DOV bijeenkomst over fairtrade waar ze hopelijk veel nieuwe contacten opdoen in het MKB. Da Vinci* wil Fairtrade school worden en gaat er ook echt voor om de titel te gaan halen. Ook zijn er contacten gelegd met Opnieuw & Co vanuit Da Vinci om een fairtrade shop-in-shop te gaan vormen. De website is online sinds oktober 2009, www.fairtradegemeentedordrecht.nl. Op deze website is ook het logo van de gemeente Dordrecht verwerkt. Daarnaast is er een maandelijkse rubriek in de Stem van Dordt. Iemand uit de werkgroep heeft een bedrijfje op het gebied van MVO en gaat hier achteraan.
Nog te realiseren 1 Werkgroepleden zoeken uit horeca en verenigingsleven
Zie hoofdstuk 3 Horeca benaderen Inventarisatie giftshops
Kerken benaderen MKB contacten bewerkstelligen
Nieuw initiatief MVO lanceren
Da Vinci wil Fairtrade School wil worden. Op dit moment is er landelijk gezien nog geen school die dit behaald heeft, dus zij zijn mogelijk de eerste, waarmee zij zich kunnen profileren. Zij gaan fairtrade in hun onderwijs, communicatie en inkoopbeleid opnemen.
2.3. Criterium 2: de gemeente spreekt zich uit voor fairtrade Criterium 2 houdt concreet het volgende in: "Het gemeentebestuur spreekt zich uit vóór fairtrade, De gemeenteraad en de verschillende gemeentelijke afdelingen verwoorden fairtrade in hun beleid en handelen hiernaar". De gemeente spreekt zich uit voor fairtrade via een raadsbesluit: De resolutie die hieraan ten grondslag ligt kent de volgende onderdelen: « De gemeente laat.de principes van fairtrade onderdeel zijn van aanbestedingen. • De gemeente voert een duurzaam, sociaal subsidiebeleid, Subsidiënten worden gestimuleerd sociaal duurzaam te consumeren, • De gemeente committeert zich tot het stimuleren van het debat over internationale samenwerking in het algemeen en fairtrade in het bijzonder • De gemeente zegt toe haar communicatiekanalen in te zetten voor het bekender maken van de campagne. • Het college zet het onderwerp fairtrade op de agenda en kijkt waar dit aansluit bij het bestaande beleid op het gebied van internationale samenwerking, duurzaam inkopen en educatie. Handelen De gemeente dient zich niet alleen uit te spreken voor fairtrade, maar de gemeente moet daar dus ook zelf naar handelen. Dit handelen bestaat voor een groot deel uit het opnemen van de principes van fairtrade in haar aankoopbeleid. Het Ministerie van VROM heeft als ambitie om in 2010 bij 100 procent van haar inkopen duurzaamheid mee te nemen; voor provincies en waterschappen is dit 50 procent. De gemeenten streven naar 75 procent in 2010 en 100 procent in 2015. Duurzame inkoop richt zich niet alleen op het milieu, zoals vaak wordt verondersteld. Het gaat om het vinden van een balans tussen sociaal-economische ontwikkeling, het milieu en maatschappelijk welzijn, Duurzame ontwikkeling omvat naast milieuaspecten dus ook allerlei onderwerpen op het gebied van de mensenrechten, zoals het tegengaan van kinderarbeid en het stimuleren van minimaal aanvaardbare arbeidsomstandigheden. Denk bij duurzaam Inkopen van gemeenten o.a. aan producten in de kantines, koffieautomaten, natuursteen, hout, dienstkleding, relatiegeschenken en kerstpakketten. Een andere manier waarop een gemeente in haar handelen toont achter de campagne te staan Is door ambtelijke ondersteuning of subsidie beschikbaar te stellen voor de campagne en de lokale werkgroep, De gemeente verplicht zichzelf om het bewustzijn rond fairtrade op regelmatige basis te promoten vla hun eigen informatiekanalen. Om een Fairtrade Gemeente te zijn, moet een gemeente kunnen aantonen dat zij aan bovenstaande criteria voldoet. Hiervoor zijn een aantal indicatoren ontwikkeld waaraan getoetst wordt of Dordrecht zich Fairtrade Gemeente kan noemen.
Indicatoren Criterium 2 en stand van zaken Indicator 1, De gemeente heeft aantoonbaar het besluit genomen deel te nemen aan de campagne. Er is bijvoorbeeld een raadsbesluit of collegeprogramma beschikbaar waar dat uit blijkt.
Stand van zaken Bij deze nota is een concept raadsbesluit gevoegd welke voldoet aan de criteria van de Fairtrade Gemeente campagne.
2, 60% van het totale volume van de door de gemeente aangeschafte koffie en/of thee is FL02 gecertificeerd. De gemeente zit voor deze producten in een traject richting 100% FLO gecertificeerd binnen vijfjaar. 3. In de gemeentelijke kantines worden minstens vier verschillende FLO gecertificeerde producten aangeboden
Al jaren schenkt de gemeente 100% Max Havelaar koffie en thee waardoor aan dit criterium ruimschoots voldaan wordt
4, In het aanbestedingsbeleid van de gemeente zijn de normen van fairtrade (FLO/IFAT) opgenomen. Dit is terug te vinden in de preselectie documenten en het bestek van de relevante aanbestedingen als catering en bedrijfskleding
5. Promotie uitingen in eigen communicatiekanalen: Op weg naar de titel van Fairtrade Gemeente verwachten we dat de gemeente al haar interne en externe communicatiekanalen aanspreekt om de campagne bekend te maken onder de burgers en de eigen ambtenarij. 1 Bewijsmateriaal hiervan moet
Nog te realiseren Raadsbesluit nog te nemen
Op dit moment worden Indicator meenemen in nieuwe aanbesteding van de catering. nog gpen fairtrade producten aangeboden in het bedrijfsrestaurant. In de nieuwe aanbesteding welke volgend jaar plaatsvindt, zal deze indicator meegenomen worden -Het College heeft op 18-04-06 het besluit genomen om het ambitieniveau ka s v, duurzaam Inkopen op 100% te zetten in 2010 »In het aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden is bij punt 18 opgenomen dat er zoveel mogelijk sprake moet zijn van duurzaam inkopen. Bij punt 16 staat "social return on investment" benoemd. Hoofdstuk 4 van nota bevat een communicatiestrategie welke voldoet aan deze indicator
Communicatiestrategie uitvoeren.
6-
1
overhandigd worden aan de landelijke jury die bepaalt of de gemeente de titel mag gaan dragen 6, gemeente faciiiteert de campagne (financieel en/of praktisch)
Overige De gemeente voert een duurzaam, sociaal subsidiebeleid. Subsidiënten worden gestimuleerd sociaal duurzaam te consumeren
Deze nota bevat een voorstel tot financiering en praktische ondersteuning welke voldoet aan deze indicator
Beschikbaarstellen van budget en communicatiemiddelen
Het subsidiebureau is bereid een zin op te nemen in de subsidiebeschikkingen dat sociaal duurzaam consumeren stimuleert
Zin opnemen In subsidiebeschikkingen
3. De gemeente faciiiteert de campagne Wil de gemeente Dordrecht uiterlijk eind 2010 de titel "Falrtrade Gemeente'' behalen dan zal er nog veel moeten gebeuren voordat aan alle criteria voldaan wordt. Er moet constante aandacht voor het onderwerp zijn, nulmetingen worden uitgevoerd, voorlichting worden gegeven, vergaderingen worden belegd, subsidie en sponsoring gevraagd etc. etc. Van de lokale werkgroep, welke uit een groep gemotiveerde vrijwilligers bestaat, kan niet verwacht worden dat zij dit allemaal op eigen kracht kunnen realiseren. De werkgroepleden verrichten de Inspanningen allemaal naast een reguliere baan en zijn beperkt in tijd en mogelijkheden. De lokale werkgroep Is vorig jaar door het COS (Centrum voor Internationale samenwerking) gestart. Hiervoor had het COS budget voor een aantal uren via ICCO, Deze subsidie had echter een beperkte tijdsduur en is vanaf 1 augustus 2009 beëindigd. Het COS heeft geen mogelijkheden meer om menskracht in de campagne te steken waardoor de werkgroep nu erg zwaar belast wordt. Om een idee te krijgen hoe andere gemeenten dit hebben aangepakt is een bezoek gebracht aan Goes, Goes is een van de eerste gemeenten die de titel Fairtrade Gemeente in 2009 behaald heeft, In Goes is destijds besloten vanuit de gemeente een coördinator aan te stellen ter ondersteuning van de lokale werkgroep voor 18 uur per week. Gezien de inspanningen die nog nodig zijn in Dordrecht is extra ondersteuning van een coördinator ook nodig. Hierdoor is constante aandacht voor het onderwerp verzekerd en wordt voldaan aan indicator 6: "de gemeente faciiiteert de campagne financieel en/of praktisch", In overleg met de lokale werkgroep in Dordrecht is geschat dat voor het behalen van de titel in 2010 een coördinator nodig zal zijn voor de periode van een jaar. Daarna zijn de
werkgroepleden, vrijwilligers en andere partners verantwoordelijk om de titel te behouden. De verwachting is dat dit minder tijd en energie in beslag zal nemen, waardoor een parttime coördinator niet meer nodig zal zijn. In overleg met de werkgroep is een takenpakket en ureninschatting gemaakt.
Taken coördinator: De coördinator is de trekker van de campagne, houdt het overzicht, is het eerste aanspreekpunt, een netwerker, lobby-er en motivator voor de andere werkgroepleden, Hij/zij betrekt andere partijen bij de campagne en zoekt interessante informatie. De coördinator hoeft niet alles te doen; de werkgroepleden, vrijwilligers en andere partners hebben ook een grote rol in de campagne. Dit Is van belang voor het draagvlak en de betrokkenheid vanuit het bedrijfsleven, de gemeente, verenigingen etc.
Uren: Totaal aantal uren: Van November 2009 t/m November 2010 (per week 18 uur, minus vakantiedagen): 47 weken x 18 uur = 846 uur, > Deze uren zijn als volgt besteed: • 35u Inlezen en up to date blijven • 45u Plannen opstellen; - Projectplan - Pr plan - Begroting • 25u Voortgang bewaken; - Zijn we op de goede weg? - Wat moet er nog gebeuren om Fairtrade Gemeente te worden? - Welke prioriteiten liggen er? • 25u Informatie aanleveren voor de website om deze up to date te houden. Iemand van de werkgroep zal het website beheer doen, • 45u Klein onderzoekje/enquête uitvoeren naar bekendheid, interesse Fairtrade (dit na een jaar herhalen en verschil meten) • 30u Coördineren van de vergaderingen werkgroep. Hoeft niet zelf te notuleren en/of agendapunten op te stellen, e t c , maar wel zorgen dat dit gedaan wordt en informatie/stukken voor de vergadering aanleveren. • 130u Coördineren van de nulmetingen - Vrijwilligers/stagiaires zoeken en begeleiden - Informatie verzamelen - Overzicht houden • 55u Contact met partners; - Informatie zoeken - Brieven opstellen - Nabellen, afspraken maken, telefonisch-, en mailcontact, etc. - Vragen beantwoorden (serviceloket) • 75u Lobbyen, netwerken, voorlichting geven (aansluiten bij bestaande activiteiten, zoals DOV, Business de Luxe, Dordt op je Bord) • 80u Vrijwilligers en stagiaires begeleiden bij verschillende opdrachten • 70u Eventueel additionele fondsen/subsidies aanvragen, sponsoring • 50u Contact met landelijke stuurgroep, andere gemeenten en experts (benchmark) • 80u Pr; - Pr materiaal ontwikkelen - Website opzetten
- Persberichten - Promotie Dit kan In samenwerking met werkgroepledem Coördinator houdt het overzicht. 65u Activiteiten organiseren/ondersteunen; - Informatie aandragen - Ideeën uiteenzetten - Logistieke werkzaamheden 36u Overig; - Evaluatie - Aanbevelingen doen voor de werkgroep (werkplan achterlaten) Totaal 846uur
Constructies dienstverband coördinator Voor wat betreft het aanstellen van een coördinator voor een jaar voor 18 uur per week zijn diverse constructies te bedenken, -Iemand aannemen ïn gemeentedienst voor een jaar -Een opdracht uitzetten op het Interne klussenplein van de gemeente > -Een stagiair aanstellen -Een coördinator aafi te stellen bij het Centrum voor Internationale samenwerking (COS) Zuid-Holland en hiervoor éénmalig subsidie verlenen. Aangezien het een parttime functie voor 1 jaar betreft ligt het niet voor de hand om hiervoor iemand aan te nemen in gemeentedienst. Ook het uitzetten van de werkzaamheden op het interne klussenplein heeft niet de voorkeur. De criteria voor het klussenplein zijn namelijk: • Maximaal 3 maanden als de uitvoering geschiedt in plaats van de reguliere functie; * Een of twee dagdelen per week voor de periode van maximaal een halfjaar naast een reguliere functie. Het aanstellen van een stagiair voor de voorgestelde werkzaamheden zal niet zo snel te realiseren zijn, In overleg met de stagecoördinator van de gemeente Dordrecht is het voorgestelde takenpakket gescreend en het blijkt dat het veel zelfstandige activiteiten omvat op een niveau dat voor een reguliere stagiair niet geschikt is. Daarnaast is het een voorwaarde dat een stagiair goede begeleiding krijgt waarvoor weer een beroep op de gemeente gedaan moet worden. Voor HBO studies beginnen de stages normaliter altijd in september en moet een stage 32 uur per week zijn voor maximaal 7 maanden. Het vinden van een geschikte stagiair voor deze functie zal daardoor de nodige tijd kosten en maatwerk vergen, Het zal van de persoon afhangen of deze de werkzaamheden zou kunnen uitvoeren binnen de gestelde tijd. Het lijkt dat een constructie waarbij het COS een tijdelijke kracht aanneemt het meest aangewezen Is. Het COS krijgt dan via een subsidie de personeelskosten door de gemeente vergoed. Het COS is als instelling ook geschikt om de coördinator aan te sturen omdat het onderwerp fairtrade goed aansluit bij de doelstellingen van het COS om de mondiale bewustwording van de Dordtenaren te vergroten. Daarnaast kan de coördinator bij het COS ook veel informatie vinden en support krijgen. Een moeilijk punt van deze constructie is echter dat het hoge kosten met zich meebrengt. Hoewel deze constructie het snelst te realiseren is, is het een erg kostbare oplossing waarvoor op dit moment geen ruimte in de budgetten gevonden kan worden.
Conclusie Eerst zal nog intensief gericht gezocht worden naar een geschikte stagiair voor de benoemde werkzaamheden, Mocht in december 2009 duidelijk worden dat dit niet lukt vanwege de aard en zelfstandigheid van de functie dan kan een coördinator bij het COS worden aangesteld. Maar dan blijft het probleem van de hoge kosten bestaan. Om deze kosten toch enigszins te beperken kan een combinatie van een coördinator voor 8 uur per week aangevuld met een stagiair een oplossing zijn. Deze constructie zal het makkelijker maken om een stagiair te vinden, omdat de werkzaamheden zich dan kunnen beperken tot uitvoerende werkzaamheden,
Aanspreekpunt gemeente Het is voor de werkgroep belangrijk om een direct aanspreekpunt/ ingang te hebben bij de gemeente. Ais de beoogde coördinator bij het COS wordt ondergebracht zou dit wat lastig kunnen zijn. Dit aanspreekpunt voor de coördinator/werkgroep kan gevonden worden bij de beleidsmedewerker Internationale betrekkingen. Intern zal de beleidsmedewerker Internationale betrekkingen nauw afstemmen met het inkoopbureau en andere betrokkenen bij de gemeente. v
4, Strategische communicatie Indicator 5 van criterium 2 stelt het volgende: "Öp weg naar de titel van Fairtrade Gemeente verwachten we dat de gemeente al haar interne en externe communicatiekanalen aanspreekt om de campagne bekend te maken onder de burgers en de eigen ambtenarij. Bewijsmateriaal hiervan moet overhandigd worden aan de landelijke jury die bepaalt of de gemeente de titel mag gaan dragend Communicatie is dus één van de instrumenten die de gemeente moet inzetten voor het ondersteunen van de campagne "Fairtrade Gemeente" Communicatie kan ingezet worden voor zowel de interne als de externe communicatie. In deze paragraaf wordt zowel de aanpak voor de interne als de externe communicatie beschreven, Eerst wordt de strategie beschreven. Hierbij is uitgegaan van twee heterogene doelgroepen namelijk de Dordtse burger en de medewerk(st)er bij de gemeente,
4.1. Strategie voor de communicatie Structureel en regelmatig Om de Dordtse burgers en de medewerkers van de gemeente bewust te maken over fairtrade (en duurzaam inkopen), moet de communicatie over de Falrtrade campagne structureel en regelmatig plaatsvinden. Kennis vergroten en handelingsperspectief geven In de communicatie moet inzichtelijk worden gemaakt waarom fairtrade in deze maatschappij belangrijk is, We zullen de burgers en medewerkers stap voor stap (structureel en regelmatig) moeten uitleggen wat fairtrade betekent en hun bewust maken dat zij hieraan kunnen bijdragen. Er zal daarbij vooral een duidelijk handelingsperspectief gegeven moeten worden. Zodat een ieder met de vraag "Hoe kan
10-
ik bijdragen aan het fairtrade maken en houden van de gemeente?' weet wat men zelf kan doen.
Reguliere kanalen gebruiken Om de kosten laag te houden kan gebruik gemaakt worden van de reguliere communicatiemiddelen voor interne en externe communicatie zoals de gemeentenieuws pagina en de gemeentelijke website, Ook kan de website van de fairtrade werkgroep worden gebruikt voor communicatie uitingen. Verder kan vooral de vrije pers worden gebruikt. Verrassend en creatief Wil je op dit moment zorgdragen voor een goede communicatieaanpak, dan moet de communicatie creatief en verrassend zijn. Anders valt de communicatie over de Fairtrade gemeente campagne niet op tussen alle andere communicatie uitingen van de gemeente en andere instanties. Hiervoor zullen steeds aanknopingspunten gezocht moeten worden. Gedacht kan worden aan het toevoegen van fairtrade aspecten aan reguliere activiteiten in de gemeente zoals bijvoorbeeld afdelingsultjes en kerstpakketten. Ook kunnen unieke situaties uitgelicht worden zoals bijvoorbeeld een eerste Fairtrade Stedenband (Hastings is al Fairtradegemeente) of een eerste Fairtrade School: het Da Vinci college.
4,2, Plan van aanpak communicatie Alle communicatiemiddelen die ingezet worden voor de Dordtse burgers zijn ook van toepassing voor de medewerkers van de gemeente. Wij stellen een mix van communicatiemiddelen voor die elkaar versterken in de tijd en die regelmatig ingezet kunnen worden. Het plan van aanpak moet nog verder worden ontwikkeld na de goedkeuring van deze nota. Het ligt voor de hand om in de communicatie uitingen aansluiting te vinden bij het thema duurzaamheid (duurzaam inkopen) en Internationale samenwerking. Door gebruik te maken van reguliere middelen kunnen de extra kosten laag worden gehouden,
5. Wat gaat het kosten Kosten personele inzet Het aanstellen van een stagiair zal geen extra kosten met zich meebrengen omdat dit binnen de beschikbare budgetten voor dit doel kan plaatsvinden. Mocht het niet lukken een geschikte stagiair te vinden dan kan de combinatie worden gezocht van een stagiair én een coördinator bij het COS. De kosten voor een coördinator bij het COS zijn geschat op maximaal € 30,000 uitgaande van een dienstverband van 8 uur per week voor 1 jaar.
11 -
Kosten communicatie Er zal zoveel als mogelijk gebruik gemaakt word en van reguliere (d igitale) mid d elen. Dit neemt niet weg dat er toch wat extra bud get nod ig zal zijn voor wat bijeenkomsten en andere acties, specifiek gericht op bijvoorbeeld med ewerkers/bestellers/ inkopers, Geschat wordt d at een éénmalig extra bud get van € 10,000,- zal volstaan.
6. Gevraagde beslissing Het college wordt verzocht d e raad voor te stellen om: 1, akkoord te gaan met het streven om voor Dord recht d e titel Fairtrad e Gemeente te behalen in 2010; 2, akkoord te gaan met het streven een stagiair aan te stellen als coördinator voor d e lokale werkgroep; 3, éénmalig een bud get van maximaal € 30,000,- beschikbaar te stellen t b . v , een coördinator en deze bij het COS te situeren als het niet lukt een geschikte stagiair te vinden voor d e functie van coördinator; ^ ■'Si
4, een bud get van € 10,000,- beschikbaar te stellen voor interne communicatie over fairtrade en duurzaam Inkopen; 5, de bedragen ond er punt 2 en 3 voor € 10,000 ten laste brengen van d e post algemene uitgaven internationale samenwerking 2009 (61140116) en het restant van maximaal € 30,000,- uit d e post onvoorzien.
12
i
o o
o
i
©
CM
c > es
ü
o cc o a
o cc LU
0)
o? a>
E CD
m ■s
-S*
f
c
4-*
*■•
w
E o .E
f
o
c co
c
O
O)
.e
CO ]_
O. N
0)
CD
"O Ui
.Q
H X O
o >
LU
■s
TO CP ~3
CC
O
o o GS
5
CD
CN i_
re es "■F co
C CO > _
2 cn M M ■o
|
s « ■o *-
2 i S £ si
"S
1 £ > o
o .± c o co co "O
o
>
W O)
«MM
(0 > "O (0
N ka
o
c
£
03
E E =3
LU
CC
cü
LX.
>
^ .Si
,i ***
5
E
CQ
o
o
Q
*S .E t£3
Ö E O) CD
CD
cn
E
so!(
@
**l
■ ■
1
CD
-Cf
01
o a Q. m
0) c/) «3
% o Ö5 **=» 'i_
■o CD CQ
t_
1
1
^1
CL
1 "c
.O 3 031
.E
CNI
*Ö5
° 5
CN
.E "ö)
4-»
qqf
o o o f— CM
0£
"o Q. X LU IP J*
z
I 03
5
<Ë
>
CD Of) 0) 5) £
CD ÏS3*
'E
0
m
5
s
O) 0)
S D, E
P
y
Ö cd ,^ 3i
tf o CL
E
1
8 O
O)
.E +3
E
© .ö
f
o
0)
O)
*N
CD
-5L Ö>
f
E Ë CD O)
C 0»
IQ O
0»
c d)
.£ "E >
I
L!
J
jm Q
■s
3 A 4>
m CP
o CL
CL CÖ
Ü*
m
m
m .E
O) CO CL
OS
O O
1
o
o
1
o
o
1
o
1
o
o
"o" o o
o o o
# 5
co
o co
1 8
o
o
1 3 0
CSI ■^j"
"E
CS)
02
c
B
te
E
c '5 J|
u. CD
> CD
Ö3 C
■ -
O t_
> +-» ^^ y
•ö 3 O
P i_
ra
c
■o
E
o
0£
0)
CD
CS
i_
Q
5 "e
c o
d
"E
E o O
■
■ ■
O 0*
x
Ö3 C
CM
O) CD
c 0
co
1e
ra
O)
cö
c o o
ra _J Q
d
>
eo
o o o o co
i
o
ó
> Q i
£ ■o j3 01 O S3 C "+3
,1
ra Q. "E (5 'S
1
c
'4^
a. co 3 m
Oï
m
*> m *Ef £
m ra
0004
xploi UJ <0
Ü£
2-
E O
4-i
TN
o co
-^ .£
> 5 m flr
E E
o o > c
01
.«5 1 O
e
'1
.8
i Ë
3
C CD
c Ik
0 05 .O
co
o
o
■ ■
m
c
10
E £(D
h-
CU U)
2
o.
i»
CO
o
E E o
"E
JE
2> ra «■■
^r
co *-*
O 1CO
1 O
O
«
fI
05 O O OJ
i
ï
O
O
i
o
a
i
o
a
i
o
m
o o
o o o ó
|
3 (D
■*"*
'E Ö3
CS!
C
ü
I
IS
CQ
Q
S3
c
e 01 15
m
w CD
> m .E o CD
> +-J
■O
j£
3
o
0) L. 73
o ra
0
tC
^ E CQ
1-
Q 0)
CD
'E
X
03
o o
$
*E 03
E
ÜC ©
o
O
c *Ö2
m m
O
o CO i
c
o o
o d co co i
CQ
i ?
c 0) m >
_i
CQ
CL
1
o
o
o
o
03 C
"5 o .g
5
0i
T3
"ö
ra
I2,
3 O
c
O)
E
CQ
CC
Q ® c 0)
E d> Ui D3
c
<
m
E W
0004
xploitati
Cl
t-
uu
CC
J*
Z
,£
■7
S
CQ
In
3
Q£
E
i c O O)
O)
e ■ E
CD
O
>
r*
*c CD
ffi ca
E E
■
o Z
CQ
c
+ J
(^ n
CO
sO) e
'SO
§ E
JZ
H cï
ft
O
CO
o
s (Q CQ
CN
O
f «Hg
I1 |Hft
5 D
o
0)
"c 03
c
ICÜ
IB
O
a © 03
c "o) Cü •n c CD
*# n ffi
5 Oi
i
o
Ö3 O -C k. CD
> o
O
O 05
"E CÜ
© O
5
CD
'c
C 0)
X
OS
CU
*E
E
Cü
Cü
o?
0
ö
O
o
c
o o o o CS
CÜ
c
c 01 +0 (0
-J
ra
> S3
c 'm o
cü 1
o o
o
d Pi
> o D O O) E
E Cü
CC
^ o o o ra c
'S, Q
m ■qf
o o o
T"
CM
d Z
5 m
m ^"o
m
E 0
fi£
*«■■*
s tf> O) c
CU
O)
e
"5 A
f 1
m m
5
J*
3
•g«
s
UI 10
M
O)
+3
üX
öï
^£M
o CL %m,
iJ
z
O
32 cü C0
.E ra
fui t»
.E
ï
o» 0)
CQ
sow O)
>
