Centrale Staf Strategie en control
Gemeente Delft
Martinus Nijhofllaan 2 2624 ES Delft
Behandeld door Reinoud Taisma Telefoon 2602003
[email protected] Retouradres : Centrale Staf, Postbus 78, 2600 ME Delft Telefbon 14015 Intemet www.gemeentedelft.info
Leden van de gemeenteraad van de gemeente Delft
Gescand r Datum
1 6 APR. 2009
10-03-2009 Ons kenmerk
951620 Uw brief van Uw kenmerk Bijlage
Geachte dames en heren, Hierbij ontvangt u de bestuurlijke rapportage van recent uitgevoerde interne audits op de processen subsidies en inkopen, alsmede de audit op de leges. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,
, burgemeester mr. drs. G.AA Verkerk
. T.W. Andriessen l.s.
Centrale Staf Strategie en control Doorkiesnummers: Telefoon 0152602539 Fax 0152602636
Aan
B&W Afschrift aan
Notitie Datum
Onderwerp
28-01-2009
Bestuurlijke audits
Ons kenmerk Opsteller
Bert den Uijl Bijlage
1.
Inleiding
In de periode september/november zijn drie audits uitgevoerd op het inkoopproces, het subsidieproces en de leges. Met name de eerste twee zijn kritische processen met betrekking tot de gestelde vereisten in het kader van de financiële rechtmatigheid en getrouwheid. De auditresultaten maken onderdeel uit van het jaarrekeningsdossier 2008 en staan ter beschikking van de accountant in het kader van zijn controle en zijn beoordeling aangaande de getrouwheid en de rechtmatigheid. In deze bestuurlijke samenvatting wordt ingegaan op de hoofdlijn van de onderzoeksresultaten. In de meer uitgebreide rapportages wordt ingegaan op de aanpak van het onderzoek, en de onderzoeksresultaten in de vorm van bevindingen, conclusie en aanbevelingen. 2.
Bestuurlijke Audit Leges 2008
Context In de Programmabegroting 2009-2012 staat aangegeven, dat er in 2008 een legesaudit op de kostentoerekening, transparantie van tarieven en de toepassing van juridische kaders wordt uitgevoerd. De gemeentebrede auditgroep heeft de audit in september/oktober 2008 uitgevoerd. Aan de raad is toegezegd dat deze kennis kan nemen van de resultaten van de audit. De raad is daarover dan ook geïnformeerd voorafgaande aan de raadsbehandeling van de Programmabegroting 20092012. De audit is toegepast op de beleidsvelden bouwleges, leges APV, en de rioolrechten. De resultaten zijn echter doorvertaald naar aanbevelingen voor het totale scala aan gemeentelijke leges. Bevindingen Een belangrijk toetsingskader voor een juiste toerekening van kosten is de op 9 juli 2007 door BZK gepubliceerde 'Handreiking kostentoerekeninR leges en tarieven'. Er zijn ten opzichte van deze handreiking relatief kleine fouten geconstateerd die gecorrigeerd kunnen worden. Kostentoerekeningen zijn in de regel conform de handreiking, juridische kaders worden juist toegepast. De interne gemeentelijke werkwijzen zijn niet altijd even eenduidig, de
informatievoorziening in onder meer de paragraaf lokale lasten van de begroting dekt slechts een deel van de gemeentelijke leges en is niet erg overzichtelijk en inzichtelijk. Conclusie De audit geeft als resultaat, dat de Delftse toerekeningsmethodiek binnen het kader van deze handreiking valt. Er zijn wel verbeteringen mogelijk in het interne proces (eenduidige wijze van kostentoerekening en de tariefsbepaling), en de informatievoorziening aan de raad (overzicht/inzicht lokale lasten). Aanbevelingen Onderdeel van de aanbevelingen is, dat er een interne handleiding voor het correct en eenduidig toepassen van de kostentoerekening opgesteld gaat worden; deze gaat gelden voor alle legessoorten die de gemeente toepast. Daarnaast zijn er specifieke verbetervoorstellen voor het interne proces (eenduidige wijze van kostentoerekening en de tariefsbepaling), en de informatievoorziening aan de raad (overzicht/inzicht lokale lasten). Deze verbeteringen worden doorgevoerd in kader begrotingsproces en bijbehorende tariefsvoorstellen 2010. 3.
Bestuurlijke Audit subsidies 2008
Context In september/november 2008 is een audit uitgevoerd op het subsidieproces. De opgaande lijn in verbetering van het subsidieproces geldt nog steeds. Fouten en onzekerheden zijn beperkt van toepassing, en er zijn gemeentebreed verdere stappen gezet in de opzet en inrichting van het subsidieproces. Het Eurovolume aan geselecteerde beschikkingen bedraagt een bedrag ad € 14,9 miljoen oftewel 57% van het begrotingstotaal, verspreid over 24 dossiers. Bevindingen Algemeen De audit is ook dit jaar nog bemoeilijkt door het ontbreken van een subsidie-informatiesysteem en kost daardoor, zowel voor de auditfunctie als de betrokken vakteams meer tijd dan noodzakelijk. Een bijkomende belemmerende factor is de onvolledigheid van dossiers en de nog te verbeteren organisatie van het subsidieproces. Naar verwachting zullen bij de derde fase van het project rechtmatigheid subsidieverlening met de implementatie van de midoffice subsidies deze organisatorische knelpunten en systeemknelpunten opgelost worden. Planning is dat de midoffice subsidies najaar 2009 in gebruik genomen kan worden. Getrouwheid Met betrekking tot de getrouwheid zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Rechtmatigheid Binnen een aantal dossiers is geen verzoek tot uitstel aangetroffen (beschikkingen uit 2007) en niet definitief vastgesteld. Hierdoor is ca. € 936.200 onzeker is aan te merken. Op het totaal van de steekproef van € 17.786.930 is dit op 1 december 2008 nog een onzekerheid van ruim 5%. Normaal gesproken zal deze onzekerheid ten tijde van de jaarrekening (voorjaar 2009) opgeheven zijn. Dit wordt alsdan nog getoetst. Conclusie Over het algemeen kan worden gesteld dat alle subsidieverleningen volgens de verordening en het werkproces verlopen. Meer aandacht zal moeten worden besteed aan het hele traject rondom de vaststelling van subsidies en het opnieuw aanvragen van voornamelijk de prestatiesubsidies. Ook de dossiervorming (tijdigheid, volledigheid) verdient onverminderd aandacht. Aanbevelingen g) Rechtmgtigheid
2/4
Belangrijkste aanbeveling is het aanscherpen van de procedure tot vaststelling van de jaarsubsidie op basis van ingediende verantwoording (en accountantscontrole). Dit vergt met name ook aandacht als de instelling geen of een ontoereikende verantwoording indient. b) Administratieve organisatie De belangrijkste aanbeveling is voortzetting van de inrichting van de organisatie (verdere versterking subsidiebureau) en van het subsidiesysteem (midoffice) volgens het generieke procesmodel. Daarnaast vergt dossiervorming (ook met beoordelingsaantekeningen) meer discipline en aandacht. 4.
Bestuurlijke Audit Inkoop 2008
Context Ten vervolge op de auditrapportage Inkoop van februari 2008 is inmiddels de inkoopfunctie versterkt, is er een betere structuur aangebracht in de informatievoorziening betreffende aanbestedingstrajecten, inkoopplannen en analyses, wordt er meer strategisch omgegaan met het bundelen van inkoopactiviteiten en zijn Europese aanbestedingsprocedures in voorbereiding genomen voor de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en onzekerheden in 2007. Deze fouten en onzekerheden zijn geen onderdeel van het rechtmatigheidsoordeel 2008. Voor de inkoopaudit ten behoeve van de jaarrekening 2008 is uitgegaan van een basisbestand (voor de periode 1-1-2008 t / m 31-10-2008) van € 100 min. De getrokken steekproef behelst € 31 min en bestaat uit 118 individuele dossiers. Bevindingen In de analyse van de steekproef is gebleken, dat er geen sprake is van ten onrechte niet uitgevoerde Europese aanbestedingen. Er is ook geen sprake van verdere fouten en/of onzekerheden. Ook is gecheckt op de followup van de actiepuntenlijst uit de audit 2007. Dit heeft geleid tot een geupdate actiepuntenlijst (bijgevoegd aan het auditrapport). Deze actiepuntenlijst 2007 is gedeeltelijk afgewikkeld. In de 'voortgangsrapportage afdeling Inkoopmanagement' d.d. 19 september 2008 is weergegeven hoe men er verder aan werkt om de inkoopketen beheersbaar te maken. Conclusie Op basis van documentatie en analyse komen we tot de conclusie dat er geen sprake is van ten onrechte niet uitgevoerde Europese aanbestedingen, er is ook geen sprake van verdere fouten en/of onzekerheden. De audit inkoop 2008 heeft inzicht gegeven in de huidige manier van werken en denken van het team inkoopmanagement. Deze werk- en denkwijze sluit grotendeels (en in voldoende mate) aan bij de aanbevelingen van de audit 2007. Bij de Inkoopaudit hebben wij over een breed vlak positieve ontwikkelingen in de organisatie/werking van de Inkoopfunctie kunnen constateren, maar er is nog ruimte voor verbetering. Te noemen zijn: a) het nu echt vorm gaan krijgen van het Strategisch Inkoop Platform b) inkopen binnen het mantelcontract c) het juist toepassen van kostensoorten Aanbevelingen Op basis van het verrichte onderzoek adviseert de Auditfunctie om de Delftse inkooporganisatie verder door te zetten zoals naar aanleiding van de vorige audit is vastgesteld. Wij adviseren bij voorrang de volgende acties uit te voeren: a) Het doorzetten van het Strategisch Inkoop Platform ten behoeve van de doorontwikkeling van de inkoopfunctie en de verder te ontwikkelen samenwerking. Onder andere het spreiden van inkoopactiviteiten, het helder krijgen van de rol- en taakverdelingen, het opzetten van contractmanagement en het actualiseren en aangaan van (nieuwe) mantelovereenkomsten . b) Het op basis van nadere analyse beter afstemmen van de inkoopcapaciteit op de inkoopbehoefte.
3/4
Met uitvoering van deze acties kunnen verdere stappen gezet worden in de efficiency en effectiviteit van de inkooporganisatie, worden risico's beter herkend en hanteerbaar en kunnen risico's ook beter voorkomen worden. 5.
voorstel
Het GMT heeft de aanbevelingen naar aanleiding van deze audits inmiddels overgenomen. Zoals gebruikelijk zal over de voortgang van de daaruit voortvloeiende aktiepunten worden gerapporteerd in de cyclusdocumenten. De resultaten van deze audits worden door de accountant betrokken bij zijn oordeelsvorming over de jaarrekening 2008. Wij stellen u voor dat u:
kennis neemt van deze bestuurlijke rapportage; deze bestuurlijke rapportage ter kennis brengt van de Gemeenteraad
4/4
