GEDRAGSCODE Veiligheid, Gezondheid & Milieu Ethiek Respect voor medewerkers Toegevoegde waarde

GEDRAGSCODE

Veiligheid, Gezondheid & Milieu Ethiek Respect voor medewerkers Toegevoegde waarde

Cytec Code of Conduct

September 2011

Page 1

Onze visie Technologie leveren die verder reikt dan de verbeelding van onze klanten Hierdoor zullen we:    

Duurzame en winstgevende groei behalen; Een cultuur aanreiken die onze werknemers uitdaagt, motiveert en beloont; Overal als een technologie-leider in onze markten erkend worden; De maatschappij positief beïnvloeden.

Onze waarden Veiligheid, Gezondheid en Milieu Voor ons is veiligheid, gezondheid en de bescherming van het milieu onze eerste prioriteit. We zetten ons helemaal in voor de veiligheid van onze werknemers, klanten, al wie met onze producten en processen in aanraking komen, evenals de gemeenschappen waar we zaken doen.

Ethiek We zijn rechtvaardig, eerlijk en consistent in onze zakelijke en persoonlijke praktijken.

Respect voor medewerkers We waarderen en respecteren al onze medewerkers omwille van hun diversiteit, ervaring en hun uniek talent om bij te dragen aan een groeiende, duurzame en succesvolle onderneming.

Toegevoegde waarde We creëren waarde voor onze klanten via innovatie en operationele uitmuntendheid, wat zorgt voor succes van de onderneming en waarde voor onze medewerkers en aandeelhouders.


September 2011

Page 2

CYTEC INDUSTRIES INC. Five Garret Mountain Plaza Woodland Park, NJ 07424

Voorzitter van de Raad van Bestuur President en Chief Executive Officer

“Ik ben ervan overtuigd dat het naleven van de Gedragscode in al zijn onderdelen de juiste manier van handelen is en ons helpt om succesvol te zijn”.

Beste collega, In het kader van de ontwikkeling van onze 1Cytec-cultuur hebben focusgroepen van werknemers wereldwijd gedebatteerd over onze kernwaarden; uiteindelijk werd overeenstemming bereikt over de volgende vier waarden: Veiligheid, Gezondheid en Milieu, Ethiek, Respect voor Medewerkers en Toegevoegde Waarde. Het hanteren van onze vier kernwaarden in alles wat we doen zal ons helpen om onze visie te realiseren. Het zal bijdragen aan een duurzame en rendabele groei en aan een cultuur die onze medewerkers uitdaagt, engageert en beloont. Verder zal het helpen om universeel erkend te worden als technologische leider op onze markten en zal het een positieve invloed hebben op de maatschappij.

Onze vier kernwaarden krijgen meer inhoud en aandacht in onze Gedragscode. We leven in een sterk gereguleerde wereld, en diverse onderdelen van de Code zijn bedoeld om de aandacht te vestigen op een groot aantal wettelijke eisen die wij moeten naleven. Fouten, zelfs onschuldige fouten, kunnen onze goede naam teniet doen en resulteren in financiële verliezen, en opzettelijk wangedrag kan resulteren in geruïneerde carrières en zelfs gevangenisstraffen. Hoewel het noodzakelijk is dat wij en onze medewerkers de wetten moeten naleven van de landen waar we zaken doen, vereist onze Gedragscode vaak dat we voldoen aan een hogere standaard dan opgelegd door de lokale wetgeving; verschillende delen van de Code vereisen eveneens dat we een ethisch en respectvol gedrag hanteren dat helemaal niet door wetten geregeld wordt. Ik ben ervan overtuigd dat het naleven van de Gedragscode in al zijn onderdelen de juiste manier van handelen is en ons helpt om succesvol te zijn. We zullen geen wettelijke of ethische “sluiproutes” tolereren.

Het Executive Leadership Team en onze Raad van Bestuur hebben onlangs een nieuwe versie van de Gedragscode goedgekeurd, die hierbij is gevoegd. De nieuwe versie wordt met onmiddellijke ingang van kracht en zal worden gepubliceerd op het intranet. De nieuwe versie lijkt sterk op de vorige versie, maar bevat nieuwe rubrieken over communicatie en eerlijke arbeidspraktijken. De nieuwe versie bevat vele voorbeelden over toegestaan en verboden gedrag en bevat ook verwijzingen naar aanvullende beleidsregels. We zullen deze voorbeelden en verwijzingen regelmatig updaten; zo is de Code steeds het eerste wat geraadpleegd moet worden wanneer u een vraag hebt over de juiste manier van handelen. Alle werknemers zullen over de Code een opleiding krijgen.


September 2011

Page 3

De Gedragscode helpt de gedragsnormen te bepalen; het is niet mogelijk om gepast gedrag te beschrijven in iedere omstandigheid waarmee medewerkers geconfronteerd worden. Indien u niet zeker bent over welk gedrag in een bepaalde omstandigheid het juiste is, aarzel dan niet om te rade te gaan bij uw leidinggevende, bij Human Resources, bij Veiligheid, Gezondheid & Milieu, bij de juridische afdeling of bij de Compliance Office. Als u weet krijgt van een mogelijke overtreding van deze Gedragscode, dan verwachten we dat u dit onder de aandacht brengt van de gepaste mensen binnen het bedrijf. Uw eigen leidinggevende is in de meeste gevallen de logische persoon om overtredingen te melden. In andere gevallen, bv. als u zich niet comfortabel voelt om de kwestie te bespreken met uw leidinggevende of als u niet tevreden bent met de reactie van uw leidinggevende over het punt in kwestie, kunt u zich wenden tot de location manager, de human resources vertegenwoordiger, de environmental compliance manager of de controller die verantwoordelijk is voor uw locatie. Buiten uw eigen locatie, en afhankelijk van het soort aangelegenheid in kwestie, kunt u hulp zoeken bij Human Resources, Gezondheid & Milieu, Interne Audit of de juridische afdeling. Ten slotte, en in het bijzonder als u denkt dat het gaat om ernstig wangedrag of u zich zorgen maakt over mogelijke represailles, dan is het Compliance Office altijd beschikbaar om u op vertrouwelijke basis bij te staan. Met al deze beschikbare hulp heeft u geen excuus om te zwijgen bij mogelijk wangedrag. Het is ons beleid dat een medewerker nooit gestraft zal worden of het voorwerp van represailles zal zijn wanneer hij te goeder trouw over een overtreding van de Gedragscode een klacht indient. Ik zal zorgen voor de strikte handhaving van dit beleid. Werknemers die overtredingen van de Code melden die geverifieerd en gecorrigeerd worden, komen voortaan automatisch in aanmerking voor een passende beloning. Lees aandachtig de bijgevoegde Gedragscode en gebruik ze als een onderdeel van de manier waarop u voor onze onderneming handelt. We mogen zeer trots zijn op de manier waarop de Onderneming in het verleden ethisch gehandeld heeft. Laten we dat zo houden.

Met vriendelijke groeten,

Shane Fleming Namens de raad van bestuur, Cytes Industries, Inc. 1. 6


September 2011

Page 4

Inhoudsopgave Pagina

VERSTÖSSE MELDEN .............................................................................................................. 6 INLEIDING ........................................................................................................................... 10 Definities............................................................................................................................. 11 Mens en Veiligheid

1.

VEILIGHEID, GEZONDHEID & MILIEU ...................................................................... 12

2.

GELIJKE KANSEN OP WERK...................................................................................... 14

3.

EERLIJKE ARBEIDSPRAKTIJKEN ................................................................................ 15

4.

LEIDERSVERANTWOORDELIJKHEDEN ..................................................................... 16

Ethisch Zakendoen 5. INTEGRITEIT VAN DOCUMENTEN; EERLIJKE RAPPORTERING ................................. 17 6.

BELANGENCONFLICTEN .......................................................................................... 18

7.

CORRUPTIEPRAKTIJKEN .......................................................................................... 21

8.

HANDEL MET VOORKENNIS EN HANDEL IN CYTEC-EFFECTEN ............................... 22

Marktomgeving 9. CONCURRERENDE PRAKTIJKEN ............................................................................... 23 10

INTERNATIONALE HANDELSPRAKTIJKEN ................................................................ 25

Beveiliging van informatica en activa 11. BEDRIJFSMIDDELEN ................................................................................................ 26 12.

PRIVACY................................................................................................................... 27

13.

BEDRIJFSEIGEN INFORMATIE EN INTELLECTUELE EIGENDOM ............................... 29

Maatschappij 14. COMMUNICATIE ..................................................................................................... 31 15.

POLITIEKE ACTIVITEITEN ......................................................................................... 32

Inhoudsopgave .................................................................................................................... 33


September 2011

Page 5

VERSTÖSSE MELDEN Um Sie bei der Einhaltung des Verhaltenskodex zu unterstützen und Ihnen eine Person zur Seite zu stellen, an die Sie sich anonym und vertraulich wenden können, wenn Sie von Verstößen gegen diesen Kodex erfahren, wurde das Unternehmen Lighthouse Services, ein Fremdanbieter für Compliance-Fragen, engagiert, den Sie weltweit gebührenfrei anrufen oder per E-Mail kontaktieren können.


September 2011

Page 6


September 2011

Page 7


September 2011

Page 8

TELEPHONE: General Lighthouse Contact Information English-speaking USA and Canada 844-320-0008 Spanish-speaking USA and Canada 800-216-1288 Spanish-speaking Mexico 01-800-681-5340 French-speaking Canada 855-725-0002 All other countries 800-603-2869 (must dial country access code first) Primary Website www.lighthouse-services.com/cytec Language-Specific Links to Lighthouse Website English www.lighthousegoto.com/cytec/eng Spanish www.lighthousegoto.com/cytec/spa Traditional Chinese www.lighthousegoto.com/cytec/ctr Simplified Chinese www.lighthousegoto.com/cytec/csm Czech www.lighthousegoto.com/cytec/cze German www.lighthousegoto.com/cytec/ger French www.lighthousegoto.com/cytec/fre Korean www.lighthousegoto.com/cytec/kor Dutch www.lighthousegoto.com/cytec/dut Polish www.lighthousegoto.com/cytec/pol Arabic www.lighthousegoto.com/cytec/ara Italian www.lighthousegoto.com/cytec/ita Portuguese www.lighthousegoto.com/cytec/por Japanese www.lighthousegoto.com/cytec/jpn Russian www.lighthousegoto.com/cytec/rus Thai www.lighthousegoto.com/cytec/tha Turkish www.lighthousegoto.com/cytec/tur Ukrainian www.lighthousegoto.com/cytec/ukr Latvian www.lighthousegoto.com/cytec/lav MAIL: Cytec Industries Inc. Five Garret Mountain Plaza Woodland Park, New Jersey 07424 U.S.A. Attention: Compliance Office • Beschwerden zu buchhalterischen Vorgängen, internen Rechnungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten werden dem Prüfungsausschuss des Vorstands vorgelegt. • An den Vorstand gerichtete Mitteilungen werden zusammengefasst und dann an diesen weitergeleitet. • Sonstige Anliegen werden der Geschäftsleitung von Cytec und - wenn nötig - dem Vorstand vorgelegt. • Alle Mitteilungen, Beschwerden und Anliegen werden von Lighthouse Services oder gegebenenfalls dem Compliance Office von Cytec entgegengenommen und bearbeitet. • Sie können Ihr Anliegen anonym oder vertraulich einreichen. • Falls Sie Ihre Kontaktadresse angeben, erhalten Sie von Lighthouse Services oder gegebenenfalls dem Cytec Compliance Office nach Eingang Ihrer Mitteilung eine schriftliche Empfangsbestätigung.


September 2011

Page 9

INLEIDING Toepasselijkheid en jaarlijkse certificering. Deze Gedragscode is van toepassing op bestuurders, Officers en werknemers van Cytec en haar dochterondernemingen wereldwijd. Ieder van u is verantwoordelijk voor de naleving van alle bepalingen van deze Gedragscode. Aan velen van u zal gevraagd worden om elk jaar te bevestigen dat u tijdens het voorbije jaar de Gedragscode hebt nageleefd en dat u geen weet hebt van een overtreding van de Code door anderen die nog niet werd behandeld.

Straffen voor overtreding. Als u de beleidsregels van Cytec schendt, waaronder de Gedragscode, dan stelt u zich bloot aan disciplinaire maatregelen, zoals de beëindiging van uw dienstverband. Hieronder volgen voorbeelden van gedrag die kunnen leiden tot disciplinaire acties: • schending van de Gedragscode • anderen vragen om de Gedragscode te schenden • het niet melden van een bekende of vermoede overtreding van de Gedragscode • represailles tegen iemand die een vermeende overtreding van de Gedragscode meldt

Ontheffingen De Onderneming meent dat er weinig of geen omstandigheden zijn waarin een ontheffing van de Gedragscode van toepassing is. In de juiste omstandigheden kan het Executive Leadership Team een ontheffing van de Code verlenen voor de werknemers van de Onderneming en haar dochtervennootschappen, de Officers van Cytec Industries Inc. niet inbegrepen. Een ontheffing moet op de volgende vergadering van het auditcomité van de raad van bestuur gemeld worden. Alleen de raad van bestuur kan ontheffing van de Code verlenen voor Officers of bestuurders van Cytec Industries Inc., en een dergelijke ontheffing dient onverwijld en publiekelijk bekendgemaakt te worden op de internetsite van de Onderneming,www.cytec.com. Dit document brengt met geen enkele persoon een arbeidsovereenkomst tot stand. Deze Gedragscode kan op ieder ogenblik gewijzigd worden door het Executive Leadership Team, of, voor zover de Code betrekking heeft op gedragingen van de bestuurders van Cytec Industries Inc., door de raad van bestuur van Cytec.


September 2011

Page 10

Definities De volgende termen met een hoofdletter die in deze Gedragscode worden gebruikt, hebben de betekenis die hieronder is vastgesteld. "Chief Executive Officer" betekent de Chief Executive Officer van Cytec Industries Inc "Onderneming" betekent Cytec Industries Inc. en al haar directe en indirecte dochtervennootschappen over de hele wereld,zolang Cytec Industries Inc. directe of indirecte beheerscontrole over een dergelijke dochtervennootschap heeft. "FCPA": de Foreign Corrupt Practices Act, een Amerikaanse wet inzake anti-corruptie die op de activiteiten van de Onderneming in de gehele wereld van toepassing is. “GPM” betekent General Procedure Memorandum. “Leider” (Leader) betekent een Cytec werknemer die gezag uitoefent over andere Cytec werknemers gezag uitoefent of die de leiding heeft over een team van werknemers die aan een project werken. “Leider” omvat tevens elke werknemer die eeb belangrijke taak uitoefent en die in het kader van zijn/haar functie verantwoordelijk is voor communicatie met en invloed uitoefent over ander werknemers. Al wie op het niveau van Graad 16 of hoger is, wordt geacht een Leider te zijn, evenals de vele werknemers onder deze Graad maar die aan de andere criteria beantwoorden. "Officer” betekent een lid van het topmanagement van Cytec Industries Inc., hierin niet inbegrepen de assistent-officers. De Officers worden van tijd tot tijd gekozen door de raad van bestuur van Cytec Industries Inc. Op 1 juli 2011 waren de zeven Officers: Chief Executive Officer; President, Cytec Engineered Materials: President, Cytec Specialty Chemicals; Vice President en Chief Financial Officer; Vice President, Corporate and Business Development; Vice President, General Counsel & Secretary, Vice President, Human Resources en Treasurer. “SH&E” betekent de afdeling Safety, Health & Environmental Services (Veiligheid, Gezondheid en Milieu) van onze Onderneming.


September 2011

Page 11

1.

VEILIGHEID, GEZONDHEID & MILIEU Bij Cytec doen wij zaken op een manier waaruit op consistente wijze onze betrokkenheid blijkt bij de gezondheid en veiligheid van onze medewerkers, klanten, buren en de bescherming van het milieu. Het is uw verantwoordelijkheid om u vertrouwd te maken met de wetgeving op het gebied van milieu, veiligheid en gezondheid en onze normen die van toepassing zijn op uw werkomgeving. Onze normen zijn vaak strenger dan de toepasselijke wetgeving. U moet bij het uitvoeren van uw werk alle toepasselijke wetten op het gebied van milieu, veiligheid en gezondheid en alle desbetreffende bedrijfsnormen en -voorschriften volledig naleven.

Wetten op het gebied van milieu, veiligheid en gezondheid en de normen van Cytec bevatten regels voor: 

een goed beheer van gevaarlijk afval;



lozen van materialen in de lucht, in het water of op het land;



de vereisten voor reiniging na lozing van gevaarlijke stoffen in het milieu;



de fabricage van chemische stoffen;



het veilige gebruik en beheer van gevaarlijke materialen, met inbegrip van grondstoffen, halffabricaten, producten en afvalstoffen;



de juiste communicatie van risico's en aansprakelijkheden met betrekking tot deze materialen; en



veiligheidspraktijken voor werkplekken en transport en veiligheidspraktijken voor productielocaties.

Vaak is het zo dat wetten met betrekking tot milieu, veiligheid en gezondheid een uiterst snelle reactie vergen, zoals onmiddellijke melding van een lozing van een gevaarlijke stof. Als u van mening dat er gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu bestaat, dat er een gevaarlijke stof geloosd werd, of dat onze richtlijnen inzake veiligheid, gezondheid en milieu niet gevolgd worden, dan moet u de situatie onmiddellijk melden aan uw leidinggevende en/of een vertegenwoordiger van ons afdeling Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Ook zijn we verplicht om arbeidsongevallen te registreren en te melden. Als u betrokken bent bij een arbeidsongeval dan moet u dit onmiddellijk melden aan een leidinggevende en moet u onze beleidsregels inzake het melden van ongevallen en verwondingen volgen.


September 2011

Page 12

In elke fabriek is een Safety, Health & Environment ("SH&E")-vertegenwoordiger aangesteld, die helpt om ervoor te zorgen dat in die fabriek aan alle voorschriften op het gebied van milieu, veiligheid en gezondheid wordt voldaan. De lokale SH&E vertegenwoordiger beantwoordt vragen en helpt de fabriek om tijdig de vereiste rapporten op te stellen. Om ervoor te zorgen dat de lokale SH& E vertegenwoordiger over alle noodzakelijke informatie beschikt om zijn of haar taak uit te voeren, moet de lokale SH&E vertegenwoordiger prompt op de hoogte worden gesteld van alle informatie en problemen met betrekking tot behandeling, gebruik, opslag, transport en afvoer van alle materialen, met inbegrip van wijzigingen in het gebruik van of het beheer van de grondstoffen, producten, halffabricaten of afvalproducten van de fabriek. De Onderneming beschikt tevens over de volgende afdelingen die medewerkers of klanten verder behulpzaam kunnen zijn bij vragen over milieu, veiligheid of gezondheid: 

SH & E Services Department;



Juridische afdeling van Cytec (SH&E counsel);



Toxicology and Product Regulatory Compliance Department;



enCorporate Medical Services Department.


September 2011

Page 13

2. GELIJKE KANSEN OP WERK Een van onze vier kernwaarden is respect voor de werknemers. In overeenstemming met deze waarde bieden wij iedere medewerker gelijke kansen op werk. Dit ongeacht ras, kleur, religie, geslacht, nationaliteit, leeftijd, burgerlijke staat, fysieke of mentale handicap, veteranenstatus, geslachtsidentiteit of seksuele geaardheid. Wij zullen redelijke aanpassingen doen voor werknemers, en gekwalificeerde sollicitanten, met een handicap. Dit beleid is niet alleen van toepassing op indienstneming, maar op alle aspecten van de werkrelatie met inbegrip van promoties, salarisverhogingen, werkopdrachten en opzeggingen. U mag niemand lastig vallen op basis van ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, afkomst, handicap, militaire status, veteranenstatus, burgerlijke staat of nationaliteit status. Ongewenste seksuele intimiteiten, verzoeken om seksuele gunsten en andere verbale of fysieke contacten van seksuele aard zijn verboden als: • • •

onderwerping aan een dergelijk gedrag stilzwijgend of nadrukkelijk een bepaling of voorwaarde is voor de tewerkstelling van een persoon; onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen met betrekking tot de tewerkstelling van een persoon; of dergelijk gedrag het doel of gevolg heeft van een onredelijke inmenging in de werkprestaties van een persoon, of een intimiderende, vijandige of beledigende werkomgeving creëert.

Alle medewerkers hebben recht op een werkplekomgeving waarin ze hun volledig potentieel kunnen ontplooien. Wij erkennen dat om dit te realiseren, de werkomgeving vrij moet zijn van discriminatie in welke vorm dan ook. Dit onder andere op grond van: ras, huidskleur, religie, geslacht, nationaliteit, leeftijd, burgerlijke staat, fysieke of mentale handicap, veteranenstatus, geslachtsidentiteit of seksuele geaardheid in iedere vorm, met inbegrip van maar niet beperkt tot seksuele intimidatie of andere pesterijen. Een effectieve toepassing van dit beleid vergt uw oplettendheid en steun.


September 2011

Page 14

3.

EERLIJKE ARBEIDSPRAKTIJKEN

Wij voldoen aan alle arbeidswetgevingen in de landen waar wij actief zijn, inclusief alle wetten met betrekking tot kinderarbeid, mensenhandel en rechten van werknemers, zoals vrijheid van vereniging. Wij zullen alleen personen in dienst nemen die solliciteren omdat ze graag voor ons zouden werken. In sommige gevallen is ons beleid strenger dan een aantal lokale wetten.

Mensenhandel We verwachten dat onze leveranciers zich niet inlaten met, of zaken doen met leveranciers die zich bezighouden met mensenhandel. We voeren geen systematische controles uit van onze supply chain, en normaal gesproken hebben we geen certificeringen nodig. Wij zullen echter reageren op het bewijs van mensenhandel in onze supply chain want slavernij en mensenhandel zijn niet aanvaardbaar en zullen niet worden getolereerd.

Kinderarbeid. We zullen geen kinderen in dienst nemen jonger dan 16 jaar. Een uitzondering hierop vormen een aantal landen waar we leerlingen in dienst zullen nemen van 15 jaar in het kader van een tijdelijke stage, die geregeld wordt door de lokale wetgeving en onderdeel is van een beroepsopleidingsprogramma. We zullen geen kinderen in dienst nemen jonger dan 18 jaar indien het feit dat ze voor ons werken de leerplicht negatief zou beïnvloeden of verhinderen en we zullen geen werk geven aan kinderen jonger dan 18 jaar als dit schadelijk zou kunnen zijn voor hun gezondheid, veiligheid of ontwikkeling. Wij verwachten dat de leveranciers en contractanten met wie wij zaken doen soortgelijke waarden delen.


September 2011

Page 15

4.

LEIDERSVERANTWOORDELIJKHEDEN

Als u een leider bent in onze Onderneming, dan wordt van u verwacht dat u zich als rolmodel gedraagt voor de 1Cytec-cultuur en dan moeten uw woorden en daden een afspiegeling zijn van onze kernwaarden en cultuur. U dient aan uw team, binnen onze Onderneming en in uw zakelijke interacties met derde partijen, onder wie aannemers en consultants, klanten en leveranciers, het belang mee te delen van ethisch gedrag dat in overeenstemming is met onze Gedragscode. U dient ervoor te zorgen dat uw team een passende opleiding krijgt over de Code en over andere beleidsregels van de Onderneming in verband met hun werk. U dient een omgeving te creëren waarbinnen de 1Cytec-cultuur kan floreren. Elk lid van uw team moet begrijpen dat vermoedens over mogelijke schendingen van de wet of de Gedragscode gemeld moeten worden, en dat het melden van zulke vermoedens niet onderhevig is aan represailles. U moet ervoor zorgen dat een dergelijk vermoeden onmiddellijk onderzocht wordt. U mag personen die te goeder trouw een vermoeden over een schending van de wet of de Gedragscode melden, niet straffen of vergeldingsacties tegen hen ondernemen; ook mag u aan anderen niet toestaan om deze personen te straffen of tegen hen vergeldingsacties te ondernemen. U moet alert zijn voor gedrag of voor acties door leden van uw team of door anderen die in strijd kunnen zijn met onze Gedragscode of die de reputatie van onze Onderneming kunnen schaden. U moet onmiddellijk actie ondernemen om dergelijke situaties aan te pakken, en u moet dergelijke situaties melden aan uw leidinggevende, de Compliance Office, uw juridische, HR-, financiële of SHE-partner, afhankelijk van wat het meest is aangewezen in de situatie.


September 2011

Page 16

5. INTEGRITEIT VAN DOCUMENTEN; EERLIJKE RAPPORTERING Alle informatie die wij produceren bij de uitoefening van onze activiteiten wordt beschouwd als een bescheid. Voorbeelden van bescheiden omvatten, maar zijn niet beperkt tot; fabricage- en productiebescheiden, marketing- en bedrijfsplannen, verkoop- en technische verslagen, contracten, documenten over de supply chain, IT-bescheiden, boekhoudkundige en belastingbescheiden, reis-, verblijfs- en andere onkostenbescheiden. U moet ervoor zorgen dat alle boeken, bescheiden en rekeningen een nauwkeurige en getrouwe beschrijving en afspiegeling vormen van de transacties en informatie die ze registreren. Het volgende is verboden: • • •

het maken of laten maken van valse of kunstmatige boekingen; het manipuleren of laten manipuleren van enigerlei bescheiden of informatie teneinde commerciële of wetenschappelijke resultaten te veranderen of te vervormen of om enige andere reden; het opzetten of aanhouden van geheime of ongeregistreerde fondsen of activa.

Daarnaast moet u alle transacties tijdig ondersteunen door nauwkeurige documentatie met een redelijke gedetailleerdheid. U moet ervoor zorgen dat de boeken en bescheiden waarvoor u verantwoordelijk bent, en het bijhorende interne controle systeem, op de juiste manier worden onderhouden in overeenstemming met de wet en met het beleid van de Onderneming. Als reis-, verblijfs- en andere onkostenaangiften indient of goedkeurt, dan moet u ervoor zorgen dat: • • •

de uitgaven gepast en redelijk zijn en in overeenstemming zijn met ons beleid; de onkostenaangiften tijdig worden ingediend; en de gemelde onkosten goed ondersteund worden met ontvangstbewijzen en toelichtingen.

Alle werknemers moeten er niet alleen voor zorgen dat ze zelf de beleidsregels naleven, maar moeten er ook voor zorgen dat deze worden nageleefd door onze agenten, contractanten en consultants die te maken hebben met onze boeken en bescheiden. Eén van de verantwoordelijkheden van onze onafhankelijke accountants en interne auditors is ervoor te zorgen dat onze Onderneming zich aan deze regels houdt. U moet samenwerken met de onafhankelijke accountants en de interne auditors en u mag in geen geval informatie voor hen verbergen. Enkele voorbeelden van onjuiste boekhouding zijn: • Vervalsen van onkostenaangiften. • Vervalsen of verzinnen van resultaten inzake de door onze productiefaciliteiten uitgestoten luchtkwaliteit • Beweren dat een kwaliteitscontrole werd uitgevoerd wanneer dit niet zo is. • Beweren dat wij de aanbevolen antwoorden op een interne audit geïmplementeerd hebben terwijl dit niet zo is. • Het opzettelijk boeken van inkomsten of uitgaven in de verkeerde categorie of in de verkeerde periode. • Het opzettelijk versnellen of uitstellen van kosten of inkomsten die niet voldoen aan de algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes. • Het opzettelijk verkeerd classificeren van een goed om een lager belastingpercentage te krijgen.


September 2011

Page 17

6.

BELANGENCONFLICTEN

U moet handelen in het beste belang van onze Onderneming bij het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten en uw persoonlijke belangen gescheiden houden van de belangen van onze Onderneming. U moet vrij blijven van enige verplichting jegens, of relatie met een klant, leverancier, schuldeiser, concurrent of een andere onderneming of persoon als die verplichting of relatie zou interfereren met uw verplichting om te handelen in het beste belang van onze Onderneming. Bovendien mag u uw functie bij onze Onderneming niet gebruiken om een ongepast persoonlijk voordeel of winst te verkrijgen. U mag niet direct of indirect concurreren met onze activiteiten of concurreren met onze Onderneming voor zakelijke opportuniteiten. Er moet geen sprake zijn van een feitelijk belangenconflict om deze bepaling te schenden. Activiteiten die de schijn van een belangenconflict creëren moeten ook worden vermeden om ervoor te zorgen dat de reputatie van de Onderneming niet wordt geschaad. Zonder de algemeenheid van het bovenstaande te beperken, is het volgende van toepassing op alle werknemers en bestuurders.

Zakelijke relaties U mag geen financieel belangen verwerven of hebben in enigerlei andere organisatie indien dat belang in strijd zou kunnen zijn met uw verantwoordelijkheid om te handelen in het beste belang van onze Onderneming. Als u een werknemer van "G"-niveau bent, dan mag u niet handelen als een werknemer, vertegenwoordiger of consultant van een derde bedrijfsorganisatie zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van een Officer, op voorwaarde dat u een onbetaalde vertegenwoordiger of consultant voor handels- of industriegroepen bent waarin onze Onderneming lid is met de goedkeuring van uw leidinggevende. Bovendien mag u niet handelen als een manager of bestuurder van een zakelijke organisatie (andere dan de organisaties die volledig of gedeeltelijk eigendom zijn van de Onderneming) zonder de vooraf gegeven schriftelijke toestemming van de Chief Executive Officer. Deze verbodsbepalingen worden niet geschonden door vrijwillig (onbetaald) werk voor een non-profit organisatie of voor een organisatie die deelneemt aan sociale, maatschappelijke, politieke en andere activiteiten van niet-zakelijke aard, inclusief een politiek ambt dat geen verband houdt met uw verantwoordelijkheden jegens onze Onderneming. Als u geen werknemer van "G"-niveau bent, dan mag u, tenzij uw arbeidsovereenkomst anders bepaalt, een tweede betrekking uitoefenen op voorwaarde dat dit niet voor één van onze concurrenten is en de tweede betrekking niet interfereert met de prestaties van uw werk bij Onze Onderneming. U mag uw functie bij onze Onderneming of onze Bedrijfsmiddelen niet gebruiken voor persoonlijk gewin.U mag uw functie bij onze Onderneming of onze Bedrijfsmiddelen niet gebruiken in verband met een externe activiteit waarvoor de sponsoring of ondersteuning door onze Onderneming nodig is, tenzij zulke gebruik op voorhand goedgekeurd wordt door een Officer, of in het geval van een bestuurder, door de voorzitter van de raad van bestuur.


September 2011

Page 18

Geschenken en entertainment U mag in geen geval geschenken of entertainment aanbieden, vragen of aanvaarden als een vereiste om zaken te doen met onze Onderneming. I.

Het verstrekken van geschenken en entertainment

U mag geen geschenk, entertainment of gunst aan enigerlei persoon of organisatie (of enigerlei van diens werknemers of vertegenwoordigers) geven of aanbieden om deze te geven die een zakelijke relatie heeft met onze Onderneming (waaronder overheids- en regelgevend toezicht op onze Onderneming), indien het geschenk of het aanbod:  een buitensporige waarde heeft;  niet in overeenstemming is met de gewone lokale zakelijke gebruiken en praktijk;  wordt gegeven om een zakelijke relatie of transactie op ongepaste wijze te beïnvloeden of tot stand te brengen;  in strijd is met enige toepasselijke wetten, regelgevingen en regels (waaronder lokale wetten en de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act);  in strijd is met enige toepasselijke ethische normen (met inbegrip van onze Gedragscode en/of enige beleidsregels van de organisatie van de ontvanger waarvan u op de hoogte bent of moet zijn);  niet in overeenstemming is met, of niet is goedgekeurd door de juiste persoon zoals vereist door onze toepasselijke richtlijnen of beleidsregels, of onze Onderneming of uzelf in verlegenheid zou brengen als ze openbaar worden gemaakt. II. Het ontvangen van geschenken en entertainment U mag aan een persoon of organisatie (of enigerlei van diens werknemers of vertegenwoordigers) die een zakelijke relatie met onze Onderneming heeft niet vragen om u enigerlei soorten geschenken of gratificaties te geven. U mag geen geschenk, entertainment of gunst van een persoon of organisatie (of van diens werknemers of vertegenwoordigers) aanvaarden die een zakelijke relatie met onze Onderneming heeft, indien dit:   

een buitensporige waarde heeft; in contanten is, ongeacht de waarde en de omstandigheden (behalve zoals toegestaan door onze eigen toepasselijke richtlijnen of beleidsregels); niet in overeenstemming is met de gewone lokale zakelijke gebruiken en praktijk;


September 2011

Page 19

   

wordt gegeven om een zakelijke relatie of transactie op ongepaste wijze te beïnvloeden; kan worden opgevat als een poging om de prestaties van uw taken te beïnvloeden; in strijd is met enigerlei toepasselijke wetten, regelgevingen en regels; of niet in overeenstemming is met, of niet naar behoren is aangegeven zoals vereist door onze toepasselijke richtlijnen of beleidsregels.

Als u in onze inkooporganisatie werkt, dan mag u voor u zelf geen geschenken of geld, goederen of entertainment aannemen van een persoon of organisatie (of van dienst werknemers of vertegenwoordigers) die goederen of diensten aan onze Onderneming verkoopt of voorstelt om zulke goederen of diensten te verkopen. Dit beleid verbiedt geen geschenken aan de Onderneming die beschikbaar zijn voor uitstalling of gebruik door groepen van werknemers. Een leverancier of potentiële leverancier toestaan om uw maaltijd te betalen in een openbaar restaurant is geen overtreding van dit verbod zolang de prijs van uw maaltijd niet hoger is dan $60 of het equivalent daarvan in een andere valuta. Een leverancier of potentiële leverancier toestaan om uw maaltijd te betalen tijdens een conferentie van de beroepsvereniging of industrie is evenmin een overtreding van dit verbod. Elke uitzondering vereist de voorafgaande goedkeuring van de vicepresident, Supply Chain of zijn of haar aangewezene. Indien u twijfelt of het correct is om een geschenk, entertainment of gunst te geven of te aanvaarden, dan dient u de zaak te bespreken met uw leidinggevende en, indien nodig, advies in te winnen bij de juridische afdeling. Indien u twijfelt of het correct is om een geschenk, entertainment of gunst te geven, is het wellicht ook aangewezen om u te wenden tot de leidinggevende van de bedoelde ontvanger van het geschenk.

Persoonlijke relaties. U mag zich niet laten leiden door persoonlijke overwegingen en mag niet te schijn wekken dat u zich door zulke overwegingen laat leiden wanneer u onze Onderneming vertegenwoordigt in transacties met derde partijen. U mag niet betrokken zijn bij een beslissing van onze Onderneming om zaken toe te kennen aan een derde partij indien een naast familielid of enige andere persoon met wie u een nauwe persoonlijke relatie hebt betrokken is bij, of een aanmerkelijk belang heeft in de derde partij. Noch mag u betrokken zijn bij een beslissing waar de voorwaarden worden vastgelegd om bovenvermelde beslissingen te treffen indien een naast familielid of enige andere persoon met wie u een nauwe persoonlijke relatie hebt betrokken is bij, of een aanmerkelijk belang heeft in de derde partij Met aanmerkelijk belang wordt bedoeld dat u meer dan 1% van het eigen vermogen bezit of een functie uitoefent als executive officer (topmanagement). Intieme relaties met een andere werknemer kunnen bijzondere problemen veroorzaken. Om de grootste problemen te beperken, hanteren wij als beleid dat u geen romantische relatie mag hebben of beginnen met iemand die rechtstreeks of onrechtstreeks aan u rapporteert in een zakelijke of functionele hoedanigheid.


September 2011

Page 20

7.

CORRUPTIEPRAKTIJKEN

Wij concurreren eerlijk voor opdrachten met de kwaliteit en de prijs van onze innovatieve producten. Bijgevolg is de rechtstreekse en onrechtstreekse betaling of het rechtstreeks of onrechtstreeks aanbieden of beloven van steekpenningen, smeergeld of corrupte betalingen van welke aard dan ook aan de overheid of particuliere klanten, overheidsinstanties en autoriteiten, leveranciers of derden ten strengste verboden. Dergelijke betalingen zijn illegaal volgens de US Foreign Corrupt Practices Act ("FCPA") en volgens de wetten van bijna alle landen waar wij zaken doen, ongeacht of deze betalingen worden gedaan buiten die landen. Elke aanbieding, betaling of ontvangst van iets van waarde inclusief geld, geschenken of overdadig of extravagant entertainment met de bedoeling een individuele zakelijke beslissing of een actie van de overheid te beïnvloeden kan worden beschouwd als een steekpenning of smeergeld. U mag geen Ongepaste Betaling doen noch het voornemen tonen om deze te doen. Dit verbod strekt zich uit tot betalingen door of aan consultants, agenten, distributeurs of andere tussenpersonen wanneer u weet hebt van of reden hebt om te geloven dat alle of een deel van de betaling zal worden gebruikt om een Ongepaste Betaling te doen die verboden geweest zou zijn indien ze rechtstreeks door u gedaan was. Als u van iemand een vraag krijgt voor een Ongepaste Betaling, dan moet u onmiddellijk die vraag rapporteren aan uw leidinggevende en aan de Compliance Office. Bepaalde onofficiële faciliterende betalingen of smeergelden die typisch gedaan worden aan lagere overheidsambtenaren of overheidswerknemers om routines en niet-discretionaire acties te versnellen, kunnen in sommige landen en volgens de FCPA toegestaan zijn. Wij verbieden echter faciliterende betalingen of smeergelden. Volgens de FCPA moeten wij een gedetailleerde en accurate boekhouding voeren, alsook een intern controlesysteem waarmee alle aandeelhoudersactiva verantwoord worden. Onofficiële betalingen en eventuele frauduleuze boekhoudkundige praktijken of opzettelijke vervalsing van onze boeken en bescheiden om eventuele Ongepaste Betalingen te verdoezelen, zijn verboden. Iedereen dient naar waarheid alle transacties te melden en ervoor te zorgen dat er geen betalingen worden verricht op basis van valse documenten.


September 2011

Page 21

8. HANDEL MET VOORKENNIS EN HANDEL IN CYTEC-EFFECTEN Handel met voorkennis Niet-openbare informatie over de Onderneming mag u niet gebruiken met als doel om aandelen van Cytec of op deze aandelen uitgegeven derivaten te kopen of te verkopen, met inbegrip van eventuele belangen in Cytec-aandelen in uw pensioenplan. Op soortgelijke wijze mag u geen belangrijke nietopenbare informatie, die tijdens de uitvoering van de activiteiten van de Onderneming is verkregen, gebruiken met als doel om aandelen van andere bedrijven te kopen of te verkopen. Tevens mag u dergelijke informatie niet openbaar maken aan derden, mag u de aankoop of verkoop van deze aandelen op basis van dergelijke informatie niet aan derden aanbevelen die de informatie zouden kunnen gebruiken om in deze aandelen te handelen. "Belangrijke niet-openbare informatie" is alle informatie die niet algemeen bekend is gemaakt aan het publiek en die een redelijke belegger belangrijk zou vinden om te besluiten aandelen van een bepaald bedrijf te kopen of te verkopen. Significante gebeurtenissen die als "belangrijk" kunnen worden beschouwd, zijn onder meer: • • • • • • • • •

veranderingen in huidige of verwachte inkomsten; wijzigingen in dividenden; een terugkoopprogramma voor aandelen; belangrijke overnames, joint ventures of desinvesteringen; een omvangrijk leveringscontract; technische of productinnovatie of ontwikkelingen; een voorgestelde uitgifte van aandelen; aanzienlijke aankopen, verkopen of afschrijvingen op activa; en belangrijke ontwikkelingen in rechtszaken.

Informatie wordt pas als openbaar beschouwd nadat het openbaar is gemaakt (bv. via een persbericht of kwartaalbericht) en nadat een tijdsperiode (gewoonlijk ten minste een werkdag) is verstreken waarin de markten kennis hebben kunnen nemen van de informatie en deze hebben kunnen beoordelen. De hierboven beschreven verboden gedragingen verhinderen u niet om de rechten verbonden aan de waardevermeerdering van Cytec-aandelen en aandelenoptieplannen voor medewerkers uit te oefenen, maar kunnen vereisen dat u wacht tot de informatie openbaar is geworden voordat u het aandeel kunt verkopen dat u met de uitoefening van de optie hebt verkregen.

Bijkomende beperkingen inzake handel in Cytec-effecten Ons beleid is dat geen werknemer of een lid van de naaste familie van de werknemer dat bij de werknemer inwoont put- of call-opties op een Cytec-aandeel mag kopen of verkopen, of een Cytec-aandeel "short" mag verkopen of zich op andere wijze mag indekken tegen een prijsdaling van een Cytec-aandeel. Bovendien mogen werknemers die regelmatig toegang hebben tot vertrouwelijke financiële informatie alleen Cyteceffecten verhandelen tijdens 'open window' periodes, over het algemeen vier weken na de publicatie van ieder kwartaalcijferverslag. Werknemers die onderworpen zijn aan de 'window trading 'periode zullen daarvan op de hoogte gebracht worden door hun manager. c)


September 2011

Page 22

9.

CONCURRERENDE PRAKTIJKEN

Wij streven naar krachtige en wettige concurrentie die gebaseerd is op de superieure prestaties en de waarde van onze producten en technologieën. We zullen eerlijk concurreren, en we zullen zelfs de schijn van ongepaste overeenkomsten en afspraken met onze concurrenten vermijden.

Antitrust- en concurrentiewetgeving. U moet de antitrust- en concurrentiewetten naleven van elk land of van elke regio waarvan de wetten van toepassing zijn op onze activiteiten. Ons beleid is om antitrust- en concurrentiewetten strikt na te leven. Het niet-naleven van deze wetten kan leiden tot ernstige gevolgen voor u persoonlijk en ook voor de Onderneming. Antitrust- en concurrentiewetten verbieden vele soorten van anticoncurrentiegedrag. Hoewel deze wetten van land tot land verschillen verbieden nagenoeg alle concurrentiewetten waar we zaken doen, de volgende praktijken: het voorstellen of het aangaan van overeenkomsten of afspraken, impliciet of expliciet, schriftelijk of mondeling. Dit met het doel om met een concurrent of potentiële concurrent de prijzen vast te stellen. Of met het doel om klanten, markten, territoria of productieprogramma's toe te wijzen, zich te onthouden van de verkoop van bepaalde producten op enigerlei geografische markt of aan enigerlei categorie van klanten, of om het indienen van offertes of biedingen te coördineren. Bijeenkomsten met concurrenten, zoals vakorganisaties, zijn een gevoelig onderwerp. Terwijl de meeste onderwerpen die van algemeen belang zijn voor de industrie tijdens deze bijeenkomsten mogen worden besproken mag gevoelige informatie, zoals bedrijfsplannen, prijsstelling, klanten, markten, kredietvoorwaarden, output, capaciteiten, verkopen, biedingen, winst en marges, kosten, distributiekanalen, klant- of leveranciersclassificaties e.d. niet worden besproken. Zelfs toevallige gesprekken met een concurrent over de prijsontwikkelingen in de industrie dan wel over het feit of wij of een concurrent zullen uitbreiden of capaciteit zullen verminderen, kunnen worden gebruikt als bewijs. We moeten onafhankelijke prijsbeslissingen nemen voor elk van onze producten gebaseerd op factoren zoals waarde voor de klant, kosten, vraag en aanbod. Onderling afgesproken praktijken voortvloeiend uit een reeks eenzijdige verklaringen zijn ook verboden. Het vaststellen van de verkoopprijs van onze distributeurs of wederverkopers is ook een verboden praktijk in vele landen. Antitrust- en mededingingswetten zijn complex en algemeen opgevat en kunnen een andere uitwerking hebben in een bepaalde situatie. Daarom moeten transacties die potentiële mededingingsbeperkende gevolgen hebben worden besproken met, en goedgekeurd door Cytec Legal Services. Ook alle nietroutinematige contracten moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd door de juridische afdeling van Cytec om overtredingen van de antitrustwetgeving te voorkomen.

Eerlijk handelen. Alle handelingen met klanten, leveranciers en concurrenten moeten worden uitgevoerd zonder op enigerlei wijze misbruik te maken van iemand door middel van manipulatie, het achterhouden van informatie, misbruik van voorkennis, verkeerde voorstelling van essentiële feiten of enige andere oneerlijke handelspraktijken, en moeten in lijn zijn met onze Waarden.


September 2011

Page 23

Concurrentiegevoelige informatie. U mag niet proberen om op onwettige of onethische wijze concurrentiegevoelige informatie te verwerven. Diefstal, omkoping, bedrog, spionage, sabotage en onethische zakelijke maatregelen om concurrentiegevoelige informatie te verkrijgen zijn verboden.


September 2011

Page 24

10 INTERNATIONALE HANDELSPRAKTIJKEN Het is ons beleid om ons volledig te schikken naar de handelswetten in alle landen waar we zaken doen, waaronder wetten die de export of import beperken van verschillende gecontroleerde stoffen, antidumpingwetten, boycotwetten en douanewetten.

Naleving van export- en importwetten De Verenigde Staten en veel andere landen hebben wet- en regelgevingen die de export van bepaalde producten, diensten en technologieën beperken tot bepaalde landen of kopers. Er kan een vergunning vereist zijn alvorens bepaalde van onze producten, diensten of technische gegevens geëxporteerd mogen worden. Export van technologie kan plaatsvinden via een fabrieksbezoek door een buitenlandse staatsburger, onder meer door een werknemer van onze Onderneming.Het kan ook via een telefoongesprek of via e-mail. De wetten met betrekking tot controle op de uitvoer zijn complex en veranderen vaak. Onze exportprofessionals kunnen zorgen voor extra begeleiding en ondersteuning bij alle exportkwesties.

Antidumpingwetten Veel landen verbieden een importeur om in dat land goederen te verkopen tegen een prijs die lager is dan de prijs waartegen de importeur de goederen verkoopt in het land waar ze werden vervaardigd plus de verzendingskosten, indien de lokale producenten geschaad worden door de concurrentie.

Buitenlandse boycots. De VS-wetgeving verbiedt om deel te nemen aan economische boycots die door andere landen worden opgelegd (zoals de boycot van Israël door de Arabische Liga), tenzij de VS-regering uitdrukkelijk heeft ingestemd met een dergelijke boycot. Verboden activiteiten zijn onder meer: het weigeren om zaken te doen met geboycotte landen, hun burgers, of bedrijven op de zwarte lijst, het verstrekken van informatie over de relatie van de Onderneming of de relatie van enigerlei persoon met geboycotte landen of ondernemingen op de zwarte lijst, en het honoreren van een kredietbrief die boycotbepalingen bevat. Boycotverzoeken moeten worden gemeld aan de VS- regering. Als u een boycotverzoek ontvangt, dan moet u dit melden aan de juridische afdeling van Cytec. U mag zich niet inlaten met één van de bovengenoemde verboden boycotactiviteiten.


September 2011

Page 25

11. BEDRIJFSMIDDELEN Bedrijfsmiddelen zijn alle zaken die eigendom zijn van de Onderneming en die waarde hebben, waaronder zowel fysieke activa, zoals kantoor- en communicatieapparatuur en immateriële activa zoals bedrijfseigen informatie, goodwill van de klant en zelfs de tijd van onze medewerkers. U moet op verantwoorde en eerlijke wijze omgaan met bedrijfsmiddelen. U mag bedrijfsmiddelen alleen gebruiken voor legitieme zakelijke doeleinden of voor doeleinden die zijn toegestaan door het management. U bent verantwoordelijk voor het beschermen van Bedrijfsmiddelen waarover u de controle hebt en voor het waarborgen van het efficiënte gebruik ervan. Een van de belangrijkste middelen van onze Onderneming is onze reputatie, en het is bijzonder belangrijk dat wij door onze daden en woorden allemaal proberen om de reputatie van de Onderneming in stand te houden en te verbeteren. Persoonlijk of ongeoorloofd gebruik van Bedrijfsmiddelen is verboden; incidenteel gebruik van bedrijfsmiddelen voor persoonlijke doeleinden is daarentegen toegestaan indien het gebruik van deze middelen hun gebruik als activa van de Onderneming niet beperkt. Kredietkaarten van de Onderneming mogen alleen worden gebruikt voor toegelaten zakelijke doeleinden en mogen niet voor persoonlijke kosten worden gebruikt. Diefstal, onvoorzichtigheid en verspilling hebben een directe impact op de winstgevendheid van het bedrijf.


September 2011

Page 26

12. PRIVACY Onze Onderneming respecteert individuele privacy en beschermt de persoonlijke informatie van onze werknemers en derde partijen. Wij verzamelen en gebruiken persoonlijke informatie van werknemers, toekomstige werknemers en voormalige werknemers voor personeelszaken zoals: de wereldwijde rapportage over het personeelsbestand, statistische analyse, beloningsplanning en bijbehorende transacties, loopbaanontwikkeling, personeelsbehoeften; communicatie met werknemers, gepensioneerden en hun families, het bijhouden van informatie over voordelen die deel van de remuneratie uitmaken en wie hiervoor in aanmerking komt, veiligheidsaspecten, gezondheidsen veiligheidsbeheer, intern onderzoek en ethisch onderzoek, onderzoek door overheidsinstanties en gerechtelijk onderzoek, het volgen van het gebruik van eigendommen van Cytec, doelstellingen met betrekking tot intellectuele eigendom, beheer van medische zaken en fusies, overnames en desinvesteringen. Tenzij de plaatselijke wet anders vereist, zullen we geen persoonlijke informatie van werknemers, toekomstige medewerkers en voormalige werknemers gebruiken voor een doel dat niet vermeld is in deze alinea, tenzij we die persoon eerst de mogelijkheid geven om bezwaar te maken tegen, of zijn goedkeuring te geven voor zulk bijkomend gebruik van zijn of haar persoonlijke informatie. In het kader van dit beleid betekent persoonlijke informatie: elke informatie die verband houdt met een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Persoonlijke informatie omvat geen openbaar beschikbare informatie die niet gecombineerd werd met niet-openbare persoonlijke informatie. Als u toegang hebt tot persoonlijke informatie van een andere werknemer of een andere persoon, dan moet u de vertrouwelijkheid van die informatie behouden. U mag geen persoonlijke informatie van werknemers, toekomstige werknemers en voormalige werknemers gebruiken voor doelstellingen die niet in de bovenstaande lijst staan. U mag geen persoonlijke informatie van een andere persoon gebruiken voor een doelstelling die niet voorheen bekend gemaakt werd aan die andere persoon. Daarnaast mag u geen persoonlijke informatie van een andere werknemer of een andere persoon overdragen tenzij de ontvanger de informatie nodig heeft voor de legitieme doelstellingen van onze Onderneming zoals hierboven vermeld en, bij een overdracht buiten onze Onderneming, alleen indien de ontvanger ermee akkoord gegaan is de informatie goed te beschermen. Bovendien moet u ook de toepasselijke privacywetgeving naleven in de landen waar wij zaken doen. Privacywetten in de Europese Unie, Australië en Canada bieden extra bescherming voor gevoelige persoonlijke gegevens van personen die in deze regio's gevestigd zijn. Onder gevoelige persoonlijke informatie wordt verstaan: persoonlijke informatie over medische of gezondheidstoestanden, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging,


September 2011

Page 27

lidmaatschap van een vakbond (met uitzondering van het gebruik van deze informatie voor het verstrekken van vergoedingen en voordelen aan werknemers), of informatie over het seksleven van de persoon. U mag geen gevoelige persoonlijke informatie verzamelen of gebruiken van mensen die in deze regio's gevestigd zijn zonder hun voorafgaande schriftelijke toestemming.


September 2011

Page 28

13. BEDRIJFSEIGEN INFORMATIE EN INTELLECTUELE EIGENDOM Informatie en intellectuele eigendom van Cytec U moet onze vertrouwelijke bedrijfsinformatie (in welke vorm dan ook: papier, elektronisch, productstaal, enz.) beschermen en mag u deze niet openbaar maken aan derden, behalve in overeenstemming met goedgekeurde procedures. Bedrijfseigen informatie die ontwikkeld of verworven werd door onze Onderneming en niet vrij beschikbaar is voor anderen is een waardevol activum dat beschermd moet worden tegen diefstal of onopzettelijk verlies, net zoals we de fysieke activa van onze Onderneming zouden beschermen. Een ongeoorloofde bekendmaking kan de waarde van zulke informatie voor onze Onderneming teniet doen en onze concurrentiepositie aanzienlijk verzwakken. Voorbeelden van bedrijfseigen informatie zijn handelsgeheimen, evenals andere technische, financiële en zakelijke informatie, die onze Onderneming vertrouwelijk wenst of dient te houden. Zulke bedrijfseigen informatie kan betrekking hebben op onderzoeksresultaten, fabricageprocessen, kostengegevens, marketingstrategieën, financiële budgets en meerjarenplannen. U moet ervan uitgaan dat alle bedrijfsinformatie die het management niet aan het publiek bekend gemaakt heeft, vertrouwelijke informatie is. Krachtens dit beleid dient u de vertrouwelijke informatie van onze Onderneming te beschermen terwijl u een werknemer bent en zelfs indien u niet langer tewerkgesteld bent door de Onderneming. U dient eveneens de vertrouwelijke informatie van onze Onderneming te beschermen krachtens uw arbeidsovereenkomst met onze Onderneming en de wetten van de meeste landen waarin we zaken doen. De beslissing om onze bedrijfseigen technische informatie bekend te maken aan personen buiten de onderneming is zowel gebaseerd op zakelijke als op wettelijke overwegingen en gebeurt normaal gesproken krachtens een geheimhoudingsovereenkomst tussen onze Onderneming en de ontvanger van de informatie. Iedere overwogen bekendmaking van bedrijfseigen technische informatie moet worden geëvalueerd door de personen vermeld in ons beleid inzake geheimhoudingsovereenkomsten (NDA of non-disclosure agreement). Indien vereist door GPM 8, moet de bekendmaking van andere bedrijfseigen informatie besproken worden met de juridische afdeling om ervoor te zorgen dat onze informatie goed beschermd wordt.

Informatie en intellectuele eigendom van derden Het beleid van onze Onderneming is erop gericht de intellectuele eigendomsrechten van andere partijen te beschermen. Onze Onderneming kan vertrouwelijke informatie van of over andere ondernemingen bezitten, die wij wettelijk dienen te beschermen. Wij moeten deze informatie op een verantwoorde wijze behandelen, ze alleen delen op een "need to know"-basis en ze uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de voorwaarden waaronder deze informatie aan ons werd gegeven. Op dezelfde wijze hebben de werknemers van onze concurrenten een geheimhoudingsplicht jegens hun werkgevers, die verder reikt dan de duur van de arbeidsverhouding. U mag werknemers of concurrenten er niet toe aanzetten hun geheimhoudingsplicht te schenden; en als we de voormalige werknemer van een concurrent in dienst zouden nemen, dan mogen we deze werknemer er niet toe aanzetten zijn of haar verplichtingen jegens zijn of haar voormalige werkgever te schenden.


September 2011

Page 29

Het onrechtmatig gebruik of het kopiëren van auteursrechtelijk beschermd materiaal, waaronder auteursrechtelijk beschermde software, is een overtreding van de wet en is strikt verboden. Met betrekking tot software vermeldt de licentie die normaal gesproken bij het softwarepakket zit, het toegestane gebruik en de mate, indien van toepassing, waarin kopieën mogen worden gemaakt. Het gebruik van ongeautoriseerde, illegale, gekopieerde, nagemaakte of anderszins niet-goedgekeurde software kan (i) een virus binnenbrengen of op andere wijze de integriteit van de netwerksystemen van onze Onderneming in gevaar brengen en/of (ii) in strijd zijn met de wet.


September 2011

Page 30

14. COMMUNICATIE Interne communicatie Interne mededelingen zijn mededelingen aan werknemers en bestuurders van Cytec. U moet ervoor zorgen dat uw interne mededelingen nauwkeurig en eerlijk zijn. Uw interne mededelingen moeten worden voorbereid in overeenstemming met onze kernwaarden van ethiek en respect voor werknemers. Uw interne mededelingen mogen de Onderneming niet in diskrediet brengen en mogen u niet in verlegenheid brengen indien ze aan een ander publiek gedaan zouden worden dan oorspronkelijk de bedoeling was.

Externe mededelingen Externe mededelingen zijn mededelingen aan iedereen die geen werknemer is. Externe mededelingen zijn onder andere mededelingen aan nieuwsmedia, investeerders, financiële analisten, klanten, leveranciers, contractanten, inwoners van de gemeenschappen waarin we actief zijn, industriegroepen, de overheid en ambtenaren, en zelfs de leden van uw eigen familie. Onder externe mededelingen valt ook het materiaal dat u op internet publiceert op een blog of een social media website of anderszins. U moet ervoor zorgen dat uw externe mededelingen aan de zelfde normen voldoen als de normen voor interne mededelingen. Daarnaast mogen uw externe mededelingen ons beleid inzake vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie niet schenden. Als u van plan bent om informatie aan het publiek mee te delen, dan moet uw informatie vooraf goedgekeurd worden door de juiste persoon zoals aangewezen in GPM nr. 8, Approval of Public Releases, Articles, Broadcasts, Speeches and other Public and Employee Communications (Goedkeuring van publicaties, uitzendingen, toespraken en andere openbare mededelingen en mededelingen van werknemers). Indien u als onderdeel van uw persoonlijke activiteiten contact hebt met de nieuwsmedia of informatie publiceert op "blogs" of sociale media sites zoals 'twitter' en 'Facebook', dan mag u de naam van de Onderneming niet gebruiken en op geen enkele manier laten uitschijnen dat uw verklaringen in dergelijke publicaties de standpunten van de Onderneming vertegenwoordigen. Als er enige kans bestaat op verwarring, dan moet u duidelijk maken dat u uw persoonlijke mening publiceert, die niet noodzakelijkerwijs de mening van uw werkgever is. U moet ervoor opletten dat u geen vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie van de Onderneming op zulke sites publiceert en dat u op dergelijke sites geen ongepaste uitspraken over onze Onderneming, uw werk of uw collega's doet.


September 2011

Page 31

15. POLITIEKE ACTIVITEITEN U wordt aangemoedigd om deel te nemen aan het lokale, nationale en internationale politiek gebeuren van uw keuze. U mag persoonlijke bijdragen doen aan een politieke partij, comité of kandidaat van uw keuze zo lang hiervoor geen fondsen of activa van de Onderneming worden gebruikt. Om de schijn van een belangenconflict te voorkomen en ervoor te zorgen dat de toepasselijke wet wordt nageleefd, mogen de naam, informatie, eigendom, tijd of andere middelen van onze Onderneming nooit gebruikt worden voor politieke activiteiten of bijdragen die niet specifiek gesponsord worden door onze Onderneming of niet goedgekeurd zijn door het Executive Leadership Team. De wetten van vele landen staan bedrijven niet toe om, direct of indirect, bijdragen te betalen in verband met verkiezingen voor overheidsfuncties. Er mogen geen fondsen of activa van de Onderneming worden gebruikt voor illegale politieke bijdragen of activiteiten. Elk gebruik van fondsen of activa van de Onderneming voor wettelijk toegestane doeleinden vereist voorafgaande toestemming van het Executive Leadership Team. We hebben een Political Action Committee ("PAC") in de Verenigde Staten, dat campagnebijdragen mag doen aan politieke kandidaten in de VS. Het PAC ondersteunt de politieke kandidaten die aangelegenheden ondersteunen die belangrijk zijn voor onze Onderneming. Alleen mensen die in de VS werken mogen bijdragen aan het PAC. Alle bijdragen door werknemers aan het PAC zijn volledig vrijwillig. Bijdragen aan politieke kandidaten zijn een zaak van het persoonlijke geweten. Daarom mag u andere werknemers er niet toe overhalen om bijdragen te betalen. Politieke contributies (of het in gebreke blijven om politieke contributies te betalen)hebben geen effect op de beloning, tewerkstelling of promotie van een medewerker. Mededelingen aan overheidsambtenaren of overheidsmedewerkers door onze werknemers, agenten of contractanten in verband met het standpunt van de Onderneming over politieke aangelegenheden kunnen ertoe leiden dat onze Onderneming en de betrokkenen onderworpen zijn aan de toepasselijke lobbywetten. Veel lokale, provinciale en nationale overheden vereisen de registratie van politieke voorstanders of lobbyisten, met aanzienlijke boetes voor niet-naleving. U moet overleg plegen met de juridische afdeling van Cytec alvorens politieke voorstanders te contacteren of met dergelijke overheidsambtenaren- of medewerkers te spreken namens onze Onderneming.


September 2011

Page 32

Inhoudsopgave Antidumping ......................................................................................................................... 23 Antitrust ................................................................................................................................ 21 Bedrijfseigen informatie ....................................................................................................... 27 Beroepsverenigingen ............................................................................................................ 21 Beurshandel .......................................................................................................................... 21 Blogs ...................................................................................................................................... 29 Boycots .................................................................................................................................. 23 Communicatiemet beleggers ................................................................................................ 29 Discriminatie ......................................................................................................................... 12 Eerlijke transacties ................................................................................................................ 21 Exportvergunningen.............................................................................................................. 23 Facebook ............................................................................................................................... 29 Faciliterende betalingen ....................................................................................................... 20 FCPA ...................................................................................................................................... 20 Gebruik van bedrijfsmiddelen............................................................................................... 24 Geschenken........................................................................................................................... 17 Handicap ............................................................................................................................... 12 Intieme relaties ..................................................................................................................... 19 Kinderarbeid.......................................................................................................................... 13 Leidersverantwoordelijkheden ............................................................................................. 14 Mededingingsrecht ............................................................................................................... 21 Mensenhandel ...................................................................................................................... 13 Nieuwsmedia ........................................................................................................................ 29 Ongevallen ............................................................................................................................ 10 Ongewenste intimiteiten ...................................................................................................... 12 Onkostenaangifte.................................................................................................................. 16 Politieke bijdragen ................................................................................................................ 30 Politieke functie .................................................................................................................... 30 Prijsafspraken........................................................................................................................ 21 Privacy ................................................................................................................................... 25 Represailles ........................................................................................................................... 13 Reputatie............................................................................................................................... 24 Romantische relaties............................................................................................................. 19 Smeergelden ......................................................................................................................... 20 Steekpenningen .................................................................................................................... 20 Tweede baan......................................................................................................................... 16 Twitter .................................................................................................................................. 29 Uitgaan .................................................................................................................................. 27 Verwondingen ....................................................................................................................... 10


September 2011

Page 33

www.cytec.com © 2011 Cytec Industries Inc. all rights reserved. Rs/mvd/09-11ja


September 2011

Page 34

GEDRAGSCODE Veiligheid, Gezondheid & Milieu Ethiek Respect voor medewerkers Toegevoegde waarde

Recommend Documents