Gedragscode voor de Hoornse medewerkers Inleiding. Het begrip integriteit staat hoog op de maatschappelijke agenda. Ook in de media wordt aan dit onderwerp veel aandacht gegeven. De aanleiding is echter niet altijd even positief. Onze maatschappij wordt de laatste tijd regelmatig geconfronteerd met incidenten waarbij de integriteit van medewerkers van overheidsinstanties en/of bedrijven een rol speelt. Ook in Hoorn maken we dat aan den lijve mee. Onze betrokkenheid bij het onderwerp ‘bouwfraude’ is daar het voorbeeld van. Binnenkort hopen we achter het onderwerp ‘bouwfraude’ echter een punt te kunnen zetten. Het onderzoek naar alle geruchten en signalen is afgerond. Het college van burgemeester en wethouders heeft besluiten genomen en daarmee is een einde gekomen aan een periode die velen niet als positief zullen hebben ervaren. Een eindpunt betekent echter ook weer een begin. Een mogelijkheid om een nieuwe start te maken en het verleden achter ons te laten. Een nieuwe start door afspraken met elkaar te maken die betrekking hebben op de vraag hoe we met elkaar en met de burgers en het bedrijfsleven van Hoorn omgaan. Welke waarden en normen willen we daarbij hanteren? Waar mag de burger op rekenen? Waar mogen onze collega’s op rekenen? Met andere woorden: waar staat de Hoornse medewerker voor? Om dit laatste duidelijk te maken is een gedragscode opgesteld . Deze code treft u aan. Met het vaststellen van de code zijn we er echter nog niet. Door er vanaf nu in de dagelijkse praktijk invulling aan te geven en er met elkaar over in gesprek te gaan, zal blijken of deze code voldoet of dat op onderdelen aanpassing gewenst is. Integriteit zal dan ook blijvend onderwerp van gesprek moeten zijn in onze organisatie. Pas dan ontstaat de situatie dat alle medewerkers de gedragscode van Hoorn kennen, dat ze die onderschrijven, dat ze zich ernaar gedragen, dat ze de collega’s daar op aanspreken en dat ze er ook zelf op aangesproken willen worden. In de gedragscode wordt een aantal onderwerpen benoemd. Elk onderwerp wordt kort uitgewerkt. Daarnaast is er nog een nadere toelichting die bij deze code hoort. Toch kunnen er nog onduidelijkheden zijn en dan is altijd overleg met de leidinggevende mogelijk. Elke medewerker ontvangt een exemplaar van de gedragscode. Door een bijbehorende verklaring te ondertekenen erkent iedere medewerker deze code te hebben ontvangen, deze te hebben gelezen, zich ernaar te zullen gedragen en anderen erop te zullen aanspreken. Om het belang van integer handelen van ambtenaren extra te benadrukken zal in de loop van 2004 de ambtseed worden ingevoerd.
Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
1
Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn. Medewerker zijn van de gemeente Hoorn Als medewerker van de gemeente Hoorn bent u zich bewust van het feit dat u werkt voor de gemeenschap van Hoorn en u zet zich daar volledig voor in. Dit betekent dat u op een respectvolle manier omgaat met de burgers en collega's en dat u verantwoord omgaat met de financiële middelen van de gemeente Hoorn. Op die manier versterkt u het vertrouwen in de gemeente Hoorn. Professioneel werken U voert uw werk professioneel uit en volgt dan ook de ontwikkelingen binnen uw vakgebied. U streeft er met uw collega's naar om te behoren tot de besten in uw vak. U bent verantwoordelijk voor uw eigen handelen en legt verantwoording af over de door u gemaakte keuzes. Omgaan met informatie U gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en politiek gevoelige informatie. Informatie waarover de raad of het college geheimhouding heeft opgelegd, houdt u geheim. U zorgt ervoor dat u bij het verlaten van uw werkplek de daarvoor in aanmerking komende stukken heeft opgeborgen en dat u uw computer heeft afgesloten. De informatie die u verstrekt aan burgers en collega's komt op tijd, is juist, eenduidig, volledig en helder. Nevenfuncties en privé-activiteiten Het uitoefenen van nevenfuncties of - activiteiten kan op gespannen voet komen te staan met de uitoefening van uw functie bij of de belangen van de gemeente Hoorn. U bent er zich dan ook van bewust dat u daarvan vooraf melding moet maken bij het college van burgemeester en wethouders. U realiseert zich dat uw privé-activiteiten schade kunnen toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van de gemeente Hoorn. U bent daar attent op. Belangen van familie, vrienden en kennissen U bent zich bewust van het feit dat u uit hoofde van uw functie te maken kunt krijgen met familie, vrienden en kennissen. U voorkomt de schijn van bevoordeling en bespreekt dit tijdig met uw leidinggevende. U bent terughoudend in het geven van adviezen over gemeentelijke aangelegenheden aan familie, vrienden en kennissen. Draaideurconstructies Oud-collega's en oud-bestuurders worden niet gevraagd voor het leveren van diensten aan de gemeente Hoorn in de eerste twaalf maanden na hun vertrek. Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
2
Geschenken en aanbiedingen Geschenken of aanbiedingen mogen uw onafhankelijkheid ten opzichte van de gever niet aantasten. U bent dan ook zeer terughoudend in het aannemen daarvan. Geschenken en aanbiedingen met een waarde van meer dan € 50 accepteert u niet. Van het aanbod daarvan maakt u melding bij uw leidinggevende. Het ontvangen van geschenken op het huisadres is niet toegestaan. Als u uit hoofde van uw functie voor verrichtingen betaald wordt door een derde dan geschiedt dat op basis van een factuur van de gemeente. Reizen, congressen, evenementen en etentjes Als u wordt uitgenodigd voor een reis, een congres, een evenement of een etentje beoordeelt u of dit functioneel is en in het belang van de gemeente, en bespreekt u dit met uw leidinggevende. Eventuele kosten zijn voor rekening van de gemeente. Algemene huisregels Het gebruik van internet, telefoon, kopieerapparatuur e.d. voor privé-doeleinden beperkt u tot het minimum. U bent zich bewust van de daarover gemaakte afspraken c.q. vastgelegde regels. Voor het lenen van gemeente-eigendommen is vooraf de instemming van uw leidinggevende noodzakelijk. U bent op de hoogte van en leeft de regelingen na die er zijn rond werktijden, ziekmelding, overwerk en declaraties. Het naleven van deze code U spreekt uw collega aan op het naleven van deze code. Indien dit niet tot het gewenste resultaat leidt, informeert u uw leidinggevende, uw sectordirecteur of de gemeentesecretaris. U kunt ook gebruikmaken van de Klokkenluidersregeling.
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 23 maart 2004.
Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
3
Toelichting Medewerker zijn van de gemeente Hoorn In de CAR-UWO (de rechtspositieregeling) is onder meer opgenomen dat medewerkers van een gemeente zich moeten gedragen “zoals een goed ambtenaar betaamt”. Iedereen kan zich wat bij deze formulering voorstellen, maar erg concreet is zij niet. Waar gaat het om? Van u wordt verwacht dat u zich houdt aan de wettelijke voorschriften. Van u wordt verwacht dat u op een professionele manier uw werk verricht. Van u wordt verwacht dat u de burgers met respect behandelt en dat u niet discrimineert. Eenzelfde houding wordt van u verwacht ten opzichte van uw collega's. De verwachtingen zijn hooggespannen, maar u werkt dan ook bij een overheidsinstelling! Professioneel werken Van iedere medewerker mag verwacht worden dat hij/zij professioneel handelt. Daarvoor wordt u immers betaald! Professioneel handelen betekent ook, dat u er zelf zorg voor draagt dat op de hoogte blijft van de ontwikkelingen op uw vakgebied. Dat kan door het bijhouden van vakliteratuur, maar ook door het volgen van cursussen. U neemt daarin het initiatief en bespreekt dit met uw leidinggevende. Met uw collega's van uw afdeling streeft u ernaar om tot de allerbesten te behoren binnen uw vak. Waar mogelijk en gewenst nemen we deel aan vergelijkingen met andere gemeenten in de vorm van benchmarking, intervisie of visitatie. De gemeente Hoorn is een lerende organisatie. Dit betekent dat we doorlopend werken aan verbeteringen. Fouten maken mag. Daar wordt u zonodig op aangesproken, maar niet direct op afgerekend. Fouten zijn er om van te leren! Als medewerker bent en blijft u verantwoordelijk voor uw handelen. U straalt dat uit en gevraagd en ongevraagd legt u verantwoording af over de door u gemaakte keuzes. Omgaan met informatie De overheid beschikt over veel informatie van burgers en bedrijven. Om de privacy van deze burgers en bedrijven te beschermen zult u daar gepast mee om moeten gaan. Met andere woorden: informatie wordt alleen gebruikt voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Daarnaast is er veel informatie waar anderen belang bij kunnen hebben en wellicht hun voordeel mee kunnen doen. Informatie over ontwikkelingen van nieuwe gebieden, informatie over bouwplannen etc. Ook daar dient u gepast mee om te gaan. Verder zijn er de media. Ook die hebben belang bij informatie en benaderen soms een medewerker om die informatie te krijgen. De stelregel is en blijft dat contacten met de media verlopen via de afdeling Communicatie. Sta dus nooit zelf de pers te woord, tenzij daarover duidelijke afspraken zijn gemaakt. Tot slot is er nog de vertrouwelijke informatie. Wat is echter 'vertrouwelijk'? Duidelijker is het om te spreken van onderwerpen waarvan de raad of het college heeft bepaald dat zij geheim zijn. Het spreekt voor zich dat dit dan ook voor u geldt. In dit verband vraagt ook het opbergen van stukken om uw aandacht. Bij het verlaten van de werkplek zorgt u ervoor dat opgeborgen is wat opgeborgen moet worden en dat uw computer is afgesloten. Nevenfuncties en privé-activiteiten Over het vervullen van nevenfuncties zijn bepalingen opgenomen in onze rechtspositieregelingen (CAR/UWO). Kort samengevat komen deze erop neer dat u Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
4
nevenfuncties vooraf moet melden, zodat de werkgever in staat is om te beoordelen of het vervullen van die functie op gespannen voet staat met de functie die wordt vervuld bij de gemeente Hoorn. De bepalingen in de gedragscode gaan echter wat verder. Het gaat niet alleen om nevenfuncties maar ook om privé-activiteiten. Medewerkers van de gemeente Hoorn worden door de burger ook gezien als een verlengstuk van de plaatselijke overheid. U moet zich dat realiseren en zich afvragen of de burger dat onderscheid in de 'twee petten' wel ziet, ondanks dat dit onderscheid voor u als medewerker volstrekt duidelijk is. Bij twijfel geldt: bespreek dergelijke kwesties met uw leidinggevende, zodat achteraf geen problemen kunnen ontstaan in de relatie werkgever-werknemer. Om te bepalen of er risico's zijn kunnen onderstaande vragen behulpzaam zijn: - zijn er raakvlakken met de functie die u uitoefent bij de gemeente; - hoe kijkt de buitenwereld tegen de nevenactiviteiten aan in relatie tot de functie bij de gemeente; - maakt u voor de nevenactiviteit gebruik van informatie van de gemeente; - hoe is de reputatie van het bedrijf, stichting of vereniging waarvoor u activiteiten verricht; - kan er in de toekomst - door welke verandering dan ook - een probleem ontstaan? Belangen van familie, vrienden of kennissen Het kan zijn dat u bij uw werkzaamheden voor de gemeente familieleden, vrienden of kennissen tegenkomt. Voorkom de schijn van bevoordeling en overleg met uw leidinggevende over het tijdig overnemen van dat werk door een collega. Het kan ook gebeuren dat u iets gevraagd wordt over wet- of regelgeving, plannen van de gemeente etc. Voorkom belangenverstrengeling en stel u terughoudend op in het geven van antwoorden c.q. reacties. Draaideurconstructies Soms starten oud-collega's of oud-bestuurders een eigen bedrijf of treden zij in dienst van een bedrijf dat diensten levert aan de gemeente. Voorkom de schijn van bevoordeling en laat minimaal een periode van een jaar voorbij gaan voordat u van hun diensten gebruikmaakt. Geschenken en aanbiedingen Met het begrip 'integer handelen' wordt vaak gedoeld op het aannemen van geschenken of het ingaan op aanbiedingen. Niet zelden wordt daarbij gewezen op het aannemen van kerstpakketten of flessen wijn. Meestal gaat het om gebaren van het bedrijfsleven, gericht op het instandhouden of verbeteren van contacten met medewerkers. Soms ook is het een waardering voor samenwerking in een project. Op zich is daar niets mis mee en in die zin moet er ruimte blijven voor het aannemen van een blijk van waardering. Het aannemen van een geschenk vraagt echter om een grote mate van alertheid van u als medewerker. Waar houdt de goede bedoeling op en begint het traject van 'inpalmen'? Bekend is dat bedrijven in het verleden op dit onderwerp strategieën hebben ontwikkeld: beginnend met een flesje wijn, een etentje, een uitnodiging voor een sportwedstrijd en zo steeds verder. Op een gegeven moment kan dit te ver gaan en bent u als medewerker min of meer gebonden aan het bedrijf onder het motto: voor wat hoort wat. Ook in dit geval geldt dat tijdig overleg met de leidinggevende gewenst is. In overleg met uw leidinggevende kan de koers bepaald. Het is in ieders belang, dat voorkomen wordt dat de relatie te innig wordt. In Hoorn is geen sprake van de zogenoemde nuloptie. Het aannemen van geschenken overigens in principe altijd eigendom van de gemeente omdat u deze functioneel ontvangt -
Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
5
is toegestaan, mits de waarde van het geschenk de € 50 niet overschrijdt. Wel dient er in alle gevallen melding van te worden gedaan bij het hoofd van de afdeling. Het ontvangen van geschenken op het huisadres is niet toegestaan. Reizen, congressen, evenementen en etentjes Medewerkers van de gemeente worden nogal eens uitgenodigd voor deelname aan reizen, congressen of evenementen. Bijvoorbeeld om de goede contacten te onderhouden of kennis te nemen van nieuwe ontwikkelingen. Soms gaat het om uitjes in een wat meer ontspannen sfeer en is de toegevoegde waarde niet zo groot. Te denken valt aan een uitnodiging voor een bedrijfsbezoek of een excursie naar een lopend of net afgerond werk. Vaak worden aan dit soort bezoeken ook etentjes gekoppeld. Ga er bewust mee om en ga alleen op dit soort uitnodigingen in als dat functioneel is voor u en de gemeente. Als die vraag bevestigend beantwoord kan worden. is er ook niets op tegen dat de gemeente de eventuele kosten voor haar rekening neemt. Ook in dit geval is overleg met uw leidinggevende de aangewezen weg. Voor een uitnodiging voor een lunch of diner gelden dezelfde regels. Een lunch of diner kan zeer functioneel zijn, maar zorg er dan voor dat de betaling 'om en om' gaat. Uitnodigingen voor etentjes vragen bijzondere aandacht als er nog onderhandelingen plaatsvinden. Een overdadige lunch of diner kan in die situatie een sfeer van verplichtingen scheppen. Algemene huisregels Bij huisregels denkt menigeen aan het lenen van apparatuur voor thuisgebruik. Dat wordt er ook mee bedoeld en daarover kunnen we duidelijk zijn. Het lenen van apparatuur is alleen toegestaan als uw leidinggevende daarmee akkoord gaat. Op dit punt bestaat nog geen regeling, maar binnenkort zal die worden opgesteld. De algemene huisregels zijn ook van toepassing op het gebruik van de kantoorvoorzieningen waar we dagelijks mee omgaan, zoals de (mobiele) telefoon, de computer, internet, de kopieermachine en de fax. Deze voorzieningen zijn in de eerste plaats bedoeld voor het werk, maar beperkt gebruik voor privé-doeleinden is toegestaan. Daar wordt ook gewag van gemaakt in de betreffende regelingen, zoals 'spelregels bij het gebruik van internet' en 'spelregels bij gebruik van e-mail’. Deze regelingen zijn allemaal te vinden op intranet. Ten slotte zijn er nog de personeelsregelingen zoals de pc-privé regeling, de NS voordeelurenkaart en de fietsregeling. Van u wordt verwacht dat u eerlijk met deze regelingen omgaat. Niet meer en niet minder. Datzelfde geldt voor de bepalingen rond werktijden, overwerk, declaraties en ziekmelding. Ook deze regelingen zijn te vinden op intranet. Het naleven van deze code Het kan zijn dat u ziet of hoort dat collega's deze gedragsregels niet volgen. De meest voor hand liggende oplossing is, dat u daarover in gesprek gaat met de betreffende collega(‘s) Vaak is daarmee de zaak opgelost. Mocht een gesprek niet helpen of zijn er andere redenen waarom u het gesprek hierover met een collega niet wilt aangaan, neem dan contact op met uw leidinggevende. Wilt u ook dat niet doen, dan kunt u ervoor kiezen om uw sectordirecteur of de gemeentesecretaris te benaderen. Het u liever te maken met een onafhankelijk aanspreekpunt ,dan kunt u terecht bij de vertrouwenspersoon uit de Klokkenluidersregeling. Daar kunt u altijd anoniem uw melding kwijt en kunt u ervan verzekerd zijn dat deze persoon actie onderneemt. De Klokkenluidersregeling is eveneens te vinden op intranet. Hoorn, maart 2004.
Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
6
Gedragscode voor medewerkers van de gemeente Hoorn
7
