GEDRAGSCODE VOOR DE AMATEUR-GENEALOOG

GEDRAGSCODE VOOR DE AMATEUR-GENEALOOG

Voorontwerp, versie 1.0.

Genealogy Privacy

INHOUDSTAFEL VOORWOORD..........................................................................................................................VI VERWIJZINGEN .......................................................................................................................VI 1.

WAAROM EEN GEDRAGSCODE ?................................................................................... 1

2.

BEROEPSETHIEK VAN DE AMATEUR-GENEALOOG..................................................... 1

2.1.

De plicht van onderlinge hulp ................................................................................................... 1

2.2.

De intellectuele rechtschapenheid ............................................................................................. 1

2.3.

De plicht van integriteit............................................................................................................. 2

2.4.

De rol van de verenigingen........................................................................................................ 2

2.5.

De eerbied voor de archieven.................................................................................................... 2

2.6.

De verspreiding van de werken................................................................................................. 3

3.

INLEIDING TOT DE WETGEVING OP DE PERSOONSGEGEVENS................................. 4

3.1.

Onderwerp van de richtlijn 95/46/EG ...................................................................................... 4

3.2.

Nationale wet van toepassing .................................................................................................... 4

3.3.

De genealoog en het doel van zijn opzoekingwerk.................................................................... 4

3.4. De verwerking van genealogische gegevens .............................................................................. 6 3.4.1. Definities van verwerking, verantwoordelijke, toeleverancier ......................................... 6 3.4.2. Toepassingsgebied van de wet en het begrip verwerking ................................................. 6 4.

DE GEGEVENS VAN DE LEVENDE PERSONEN ............................................................. 8

4.1.

De naleving van de genealogische doelgerichtheid van de gegevens ........................................ 8

4.2.

De categorieën van persoonsgegevens....................................................................................... 8

4.3.

De gevoelige gegevens................................................................................................................ 9

4.4. De handhaving van de kwaliteit van de gegevens ..................................................................... 9 4.4.1. Eerlijkheid en wettigheid................................................................................................... 9 4.4.2. Nauwkeurigheid................................................................................................................. 9 4.4.3. Mogelijkheid om de betrokken personen te identificeren ...............................................10 4.4.4. Bewaringstermijn .............................................................................................................10 4.5. Het belang van de bronnen ......................................................................................................11 4.5.1. Bescherming van de auteursrechten ................................................................................11 4.5.2. Referenties bij gevoelige gegevens ....................................................................................11 4.5.3. Hoe de bronnen noteren ? ................................................................................................12 4.5.3.1. De referenties..............................................................................................................12 4.5.3.2. De auteurs en de tussenpersonen .................................................................................13 4.6.

De adressen van de levende personen ......................................................................................14

15/06/2001 – 15:00

Gedragscode voor de Amateur-genealoog

blz. ii

4.7. Vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerkingen............................................................15 4.7.1. Vertrouwelijkheid van de verwerkingen..........................................................................15 4.7.2. Veiligheid van de verwerkingen .......................................................................................15 4.8. Bescherming van de gegevens op Internet ...............................................................................16 4.8.1. Tegen het omzeilen van de genealogische doelgerichtheid ..............................................16 4.8.1.1. E-mail.........................................................................................................................16 4.8.1.2. Webstekken met nominatieve genealogieën.................................................................16 4.8.1.3. Discussiegroepen ........................................................................................................17 4.8.2. In de contacten met de toeleverancier..............................................................................17 5.

DE RECHTEN VAN DE LEVENDE PERSONEN .............................................................. 19

5.1. Recht op informatie..................................................................................................................19 5.1.1. Identificatie van de verantwoordelijke genealoog............................................................19 5.1.2. Doel van de verwerkingen ................................................................................................20 5.1.3. De ontvangers van de gegevens ........................................................................................20 5.1.4. Het bestaan van het recht op toegang en op correctie .....................................................20 5.1.5. De categorieën gegevens ...................................................................................................21 5.1.6. Onmogelijke informatie of informatie die onredelijke inspanningen impliceert ............21 5.2. Recht van toegang en correctie ................................................................................................22 5.2.1. Voorwaarden tot oefening van het toegangsrecht............................................................22 5.2.2. De inlichtingen die als antwoord moeten verstrekt worden ............................................23 5.2.3. De correctie, het wissen of de afscherming van de gegevens ...........................................23 5.2.4. De melding aan derden van de aangebrachte wijzigingen...............................................24 5.3. Recht van verzet .......................................................................................................................24 5.3.1. Verzet tegen bepaalde verwerkingen, tegen bepaalde gegevens......................................24 5.3.2. Verzet wegens overwegende en wettige redenen..............................................................25 6. 6.1.

AANGIFTE VAN DE VERWERKINGEN BIJ HET NATIONAAL TOEZICHTORGAAN ..... 26 De inhoud van de aangifte........................................................................................................26

6.2. De toegang tot de nationale registers bij de toezichtorganen..................................................26 6.2.1. Toegangswegen .................................................................................................................26 6.2.2. Nagaan of een aangifte bestaat .........................................................................................27 6.3. De rol van de genealogische verenigingen in de voorafgaande controles................................27 6.3.1. Aanpassing van de Gedragscode voor de Amateur-genealoog ........................................27 6.3.2. De opleiding van de amateur-genealoog door de verenigingen .......................................28 6.3.3. Het toetsen na opleiding door de verenigingen ................................................................28 6.4. De overtreding van de gedragscode door de amateur-genealoog............................................28 6.4.1. Bestraffing door de verenigingen .....................................................................................28 6.4.2. Melding van overtredingen aan het nationaal toezichtorgaan ........................................29 7.

HET DOORSPELEN VAN DE GENEALOGISCHE GEGEVENS ...................................... 30

7.1. Het logboek van documentenverkeer van de amateur-genealoog...........................................30 7.1.1. Het belang om het logboek bij te werken .........................................................................31 7.1.2. De inhoud van het logboek ...............................................................................................31 7.1.3. Het bewaren van de doorgespeelde documenten .............................................................31 7.2. Het doorspelen aan een andere genealoog ...............................................................................32 7.2.1. Binnen de Europese Unie..................................................................................................32 15/06/2001 – 15:00


blz. iii

7.2.2.

Buiten de Europese Unie ..................................................................................................32

7.3.

Het doorspelen van gegevens aan de databanken....................................................................33

7.4.

Het doorspelen van gegevens binnen discussiegroepen op Internet........................................33

7.5.

Het doorspelen van gegevens door publicatie op een webstek ................................................34

BIJLAGE 1: LIJST VAN DE NATIONALE TOEZICHTORGANEN .......................................... 35 België ....................................................................................................................................................35 Denemarken .........................................................................................................................................35 Duitsland ..............................................................................................................................................35 Finland .................................................................................................................................................36 Frankrijk..............................................................................................................................................36 Griekenland .........................................................................................................................................36 Ierland..................................................................................................................................................36 Italië .....................................................................................................................................................36 Luxemburg...........................................................................................................................................37 Nederland.............................................................................................................................................37 Oostenrijk ............................................................................................................................................37 Portugal................................................................................................................................................37 Spanje...................................................................................................................................................38 Verenigd Koninkrijk ...........................................................................................................................38 Zweden .................................................................................................................................................38 BIJLAGE 2: INLICHTINGEN TE VERSTREKKEN AAN DE PERSOON BIJ WIE MEN GEGEVENS INZAMELT DIE HEM/HAAR BETREFFEN ......................................................... 40 1.

Identiteit van de verantwoordelijke genealoog en van zijn eventuele vertegenwoordiger.........40

2.

Doel van de verwerkingen waarvoor de gegevens bestemd zijn .................................................40

3.

De ontvangers van de gegevens....................................................................................................41

4.

De betrokken categorieën gegevens .............................................................................................41

5.

Geen verplichting om op de vragen te antwoorden.....................................................................42

6.

Uw rechten van toegang en correctie...........................................................................................42

15/06/2001 – 15:00


blz. iv

BIJLAGE 3: INLICHTING DIE AAN DE BETROKKEN PERSOON MOET VERSTREKT WORDEN, WANNEER ZIJN GEGEVENS NIET BIJ HEM WERDEN INGEZAMELD .............. 43 1.


2.


3.


4.

De betrokken categorieën gegevens .............................................................................................44

5.

Uw rechten van toegang en correctie...........................................................................................45

BIJLAGE 4: AANGIFTE VAN DE VERWERKING BIJ HET NATIONAAL TOEZICHTORGAAN ................................................................................................................................................. 46 1.


2.


3.

De categorieën personen waarop de verwerking slaat ................................................................47

4.

De categorieën gegevens waarop de verwerking slaat.................................................................47

5.


6.

De geplande overdracht van gegevens naar derde landen ..........................................................48

7.

Duur van het bewaren van de gegevens, uiteindelijke bestemming van het archief ..................48

8.

Beschrijving van de veiligheidsmaatregelen................................................................................49

15/06/2001 – 15:00


blz. v

Voorwoord Het opstellen en invoeren van een gedragscode voor de amateur-genealoog is een weloverwogen stap van amateur-genealogen, en genealogische bonden, kringen en verenigingen die hun steun aan dit initiatief willen geven. Deze code, voorgesteld als voorontwerp, is bedoeld voor allen die werkzaam zijn op het vlak van de amateur-genealogie, om op Europees niveau een onderzoek in te stellen naar de gevolgen van de nationale wetgevingen afgeleid van de richtlijn 95/46/EG over stamboomonderzoek. De nationale toezichtorganen hebben de mogelijkheid om voorstellen in te dienen voor vereenvoudiging van en uitzonderingen op de verplichtingen die uit deze wetgeving voortvloeien. Dit kan leiden tot een sterke ongelijkheid tussen de landen van de EU op het vlak van de nationale maatregelen die in de praktijk van toepassing zijn op de amateur-genealoog. De genealogische bonden, kringen en verenigingen die hun steun aan dit initiatief willen geven, zijn van mening dat dit voorontwerp van gedragscode voor de amateur-genealoog een waardevolle basis vormt om in de EU een debat te openen over een harmonisering, op het gebied van amateur-genealogie, van de communautaire uitvoeringsmaatregelen betreffende de nationale wetgevingen afgeleid van de richtlijn 95/46/EG. De voornoemde instanties achten het bovendien wenselijk dat dit harmoniseringswerk van de wetgevingen ten slotte leidt tot het opstellen van een Europese Gedragscode voor de Amateur-Genealoog die zou mogen stoelen op een zo breed mogelijke erkenning door allen die in de EU werkzaam zijn op het gebied van de amateur-genealogie. © Genealogy Privacy Organization, 06 december 2000. Alle rechten voorbehouden. Kopiëren, aanpassen of vertalen wordt slechts toegestaan aan de instanties die het voornoemde initiatief zonder voorbehoud steunen.

Verwijzingen Twee soorten verwijzingen worden gebruikt in deze Gedragscode voor de Amateur-genealoog : -

De interne verwijzingen naar hoofdstukken of afdelingen van deze code worden aangegeven tussen vierkante haakjes door [Hoofdstuk x.y.z];

-

De andere verwijzingen naar artikels, paragrafen en secties van de richtlijn 95/46/EG worden aangegeven tussen vierkante haakjes door [art.x §y.z];

Waarin x, y, z cijfers of letters vertegenwoordigen.

15/06/2001 – 15:00


blz. vi

1. Waarom een gedragscode ? Wanneer de richtlijn 95/46/EG in het recht van de Lidstaten van de Europese Unie werd ingevoerd, is het absoluut noodzakelijk gebleken om zich te buigen over de verschillende reeds bestaande codes van beroepsethiek. Men heeft geprobeerd om deze inbreng, aangevuld met de nieuwe eisen van deze wetgeving, te bundelen in een referentiegids voor de genealoog. De verenigingen die hebben bijgedragen tot deze gedragscode vertegenwoordigen personen voor wie genealogie een hobby is die zij op vrijwillige basis beoefenen. Voor de professionele genealoog daarentegen betekent genealogie een reeks van handelingen die gehonoreerd worden in het kader van een officieel beroep, dat hij individueel of binnen een onderneming beoefent. Daarom werd de bepaling “ amateur ” aan de titel van dit document toegevoegd om te verduidelijken dat deze gedragscode slechts op het vrijwilligerswerk van toepassing is. Deze verenigingen verklaren hun voornemen om dit voorontwerp van Gedragscode voor de Amateurgenealoog voor te leggen als uitgangspunt voor de discussie die moet leiden tot de uitwerking van een Gedragscode voor de Europese Amateur-Genealoog, in het raam van de beschikkingen die in paragraaf 1.d van artikel 30 van richtlijn 95/46/EG werden vastgelegd. De verenigingen vragen aan de Groep voor de Bescherming van Personen ten opzichte van de Verwerking van Persoonsgegevens, die door artikel 29 van bovenvermelde richtlijn werd ingesteld, om een speciale groep op te richten voor de amateurgenealogie met het oog op de uitwerking van die gedragscode.

2. Beroepsethiek van de amateur-genealoog Dit hoofdstuk herneemt grotendeels de ethiek die in talrijke verenigingen1 geldt. Deze begrippen zijn niet nieuw.

2.1. De plicht van onderlinge hulp In de mate van zijn mogelijkheden, werkt de amateur-genealoog vrijwillig samen met andere genealogen, met de verenigingen en andere instanties die in de genealogie of samenhangende gebieden werkzaam zijn. De amateur-genealoog deelt de resultaten van zijn onderzoeken met anderen door ze in ruime mate toegankelijk te maken.

2.2. De intellectuele rechtschapenheid De amateur-genealoog mag de informatie die hij in het kader van zijn werkzaamheden heeft verzameld niet verzinnen, vervormen, verbergen of bagatelliseren; hij mag ze evenmin opzettelijk overdrijven, noch informatie publiceren die hij niet heeft nagetrokken of waarvan hij weet dat ze verkeerd is. De amateur-genealoog geeft de bron van elke informatie aan die hij in zijn gegevens opneemt. Hij geeft de eventuele confrontaties met zijn bronnen aan. Hij identificeert de uittreksels van teksten door verwijzing naar het origineel document. De amateur-genealoog pleegt geen plagiaat. Hij eerbiedigt de auteursrechten en het intellectuele eigendom op werken gepubliceerd of geproduceerd door anderen : hij eigent zich hun inhoud niet toe zonder de toestemming van de auteur, en hij vermeldt de bronnen van de uittreksels en citaten die hij publiceert. Bij het publiceren van zijn werken of van uittreksels ervan, let de amateur-genealoog erop dat hij de toestemming geeft voor de reproductie, de verspreiding en het vrije opnieuw gebruiken van de erin vervatte informatie binnen de exclusieve grens van een gebruik voor genealogische, historische of statistische doeleinden, en dat hij anderen verbiedt om er een geldwinst of een persoonlijk voordeel uit te halen. 1

Bepaalde clausules van dit hoofdstuk werden ontleend aan de Beroepsregels van de Genealoog, met de vriendelijke toestemming van het Verbond van Genealogische Genootschappen van Québec (Fédération Québécoise des Sociétés de Généalogie).

15/06/2001 – 15:00


blz. 1

2.3. De plicht van integriteit In de genealogie geven verschillende stromingen en gevoeligheden hun bijzonderheden te kennen via het associatieve en ondernemersleven. De amateurs zowel als de beroepsgenealogen hebben de werken van anderen nodig. Er komt altijd wel een dag waarop de amateur-genealoog moet samenwerken met de professionele. Zij zullen dit doen op basis van een evenwichtige en vrijwillige uitwisseling van informatie, met inachtneming van deze Gedragscode voor de Amateur-Genealoog. De amateur-genealoog zal gewoonlijk geen winst halen uit zijn opzoekingen, hij zal evenmin proberen om, zelfs gedeeltelijk, de kosten die ze baren te compenseren door zijn informatie bij anderen te gelde te maken. Nochtans kan niet iedereen zich scharen achter het streven naar een beroepsethiek die uitsluitend stoelt op vrijwilligerswerk, wat de grondslag was voor het opstellen van deze code. Sommigen zijn van mening dat winst een normale beloning van elke activiteit is; iedereen geeft echter toe dat het slechts mag gaan om een marginaal inkomen dat niet doorweegt in het globale loon dat de amateurgenealoog uit een andere activiteit of uit zijn beroep haalt. Wanneer de amateur-genealoog aanvaardt om opzoekingen voor anderen te doen, zal hij het in deze geest doen. Hij zal de aanvrager verwittigen als zijn financiële middelen hem niet meer toelaten om de gevraagde opzoekingen verder te zetten of als de vergoeding die de aanvrager voor zijn rekening neemt, niet langer marginaal is in verhouding tot zijn andere inkomsten. Hij zal dan proberen om de aanvrager te verwijzen naar een vereniging of een professionele genealoog. In deze geest mag de amateur-genealoog op de aanvrager de kosten verhalen voor het verkrijgen van kopieën van archiefdocumenten wanneer deze kopieën hem worden gevraagd, op voorwaarde dat hij de aanvrager hiervan vooraf op de hoogte heeft gesteld. De amateur-genealoog presenteert deze kosten objectief en op verzoek levert hij de tarieven. De amateur-genealoog weigert principieel elk onderzoek dat indruist tegen de belangen van personen evenals om het even welke onthulling van informatie die de eer of de reputatie van personen kan aantasten.

2.4. De rol van de verenigingen De verenigingen voor amateur-genealogen staan achter de principes en regels van de Gedragscode voor de Amateur-Genealoog (hierna: de Code). De verenigingen leiden hun leden op in verband met hun rechten en plichten ten opzichte van de Code. De verenigingen leggen aan hun nieuwe leden de verplichting op om, na een beperkte opleidingsperiode, de Code te onderschrijven indien zij lid van de vereniging willen blijven. De verenigingen voorkomen tekortkomingen en overtredingen door in hun interne reglementen de verplichting in te schrijven om de Code na te leven, alsmede door elk middel dat zij preventief nuttig achten. De tekortkomingen aan en de overtredingen van de Code worden door de verenigingen bestraft na afloop van een onderzoek dat het recht op verdediging van het betrokken lid eerbiedigt. In geval van bestraffing van een van hun leden, zullen de verenigingen hun Nationaal Toezichtorgaan, voorzien in artikel 28 van de richtlijn 95/46/EG, inlichten over de tekortkomingen of overtredingen waarvan zij kennis hebben en over de aard van de sanctie die zij hebben genomen.

2.5. De eerbied voor de archieven De amateur-genealoog eerbiedigt de nationale wetten betreffende het archief waar hij zich bevindt en in het bijzonder de termijnen die voor hun raadpleging werden voorgeschreven. Hij eerbiedigt evenzo het huisreglement eigen aan elk archiefdepot. Bij het betreden van het archiefgebouw identificeert hij zich spontaan en geeft het doel van zijn onderzoek op. De amateur-genealoog moet zich bewust zijn van het feit dat hij studiezalen bezoekt, naast onderzoekers van andere disciplines die soms belangrijke werkzaamheden binnen een vaak zeer korte termijn moeten afwerken, en dat het belangrijk is om hun de toegang tot de documenten te 15/06/2001 – 15:00


blz. 2

vergemakkelijken in een geest van solidariteit. De amateur-genealoog eerbiedigt bij zijn opzoekingwerk de werkzaamheden van de onderzoekers rondom hem en streeft naar een goede verstandhouding met hen. De amateur-genealoog mag zijn onderzoeksinstrumenten of de documenten die hem ter beschikking worden gesteld, op welke drager ook (boeken, registers, fiches, manuscripten, plannen, foto's, microfilms, microkaarten, films, elektronische apparaten, enz.) niet ontvreemden, stelen, beschadigen, bederven of verminken; hij mag er evenmin aantekeningen in maken, noch enig merkteken op aanbrengen. Hij behandelt ze met de grootste zorg, en wanneer het om originele stukken gaat, let hij nog beter op om niet bij te dragen tot hun aftakeling. De amateur-genealoog leeft de regelgeving na inzake kopiëren van documenten. Hij gebruikt bij voorkeur de instrumenten die hem ter beschikking worden gesteld om de kopieën te verwezenlijken, en betaalt plichtsbewust de kosten aan de voorziene tarieven. Als hem wordt toegestaan om foto's te nemen, verkiest hij de digitale foto om zodoende de andere onderzoekers niet de storen met de lichtflitsen van de opnames.

2.6. De verspreiding van de werken De amateur-genealoog zal zijn onderzoeken publiceren en een kopie deponeren, niet alleen bij de verenigingen waarvan hij lid is, maar ook bij bibliotheken, archiefdepots, genealogische en/of historische documentatiecentra. Als hij toegang heeft tot Internet en in de mate van zijn middelen, zal de amateur-genealoog zijn resultaten via dit kanaal publiceren door de drie volgende middelen te gebruiken : -

Enerzijds zal hij op de webstek van een vereniging of op zijn persoonlijke webstek de lijst van de familienamen waarop hij werkt publiceren en het doel van zijn opzoekingwerk bekendmaken.

-

Voorts zal hij de lijst van de familienamen waarop hij werkt bezorgen aan minstens één geïndexeerde databank, en die namen linken met de personalia van de deponerende genealoog, om zo nieuwe contacten tussen genealogen te scheppen. Maar dit tweede middel zal enkel aangewend worden als het verstrekken van zijn gegevens en de toegang door derden tot de gegevens van de databank geen geldelijke vergoeding inhoudt.

-

Tenslotte kan de amateur-genealoog zijn genealogie op een persoonlijke webstek op Internet publiceren, mits hij de voorzorgen neemt betreffende de bescherming van de persoonsgegevens van levende personen [Hoofdstuk 4.8] en hij enkel gegevens publiceert die hij op een eerlijke manier van zijn informatiebronnen heeft verkregen.

15/06/2001 – 15:00


blz. 3

3. Inleiding tot de wetgeving op de persoonsgegevens 3.1. Onderwerp van de richtlijn 95/46/EG De richtlijn 95/46/EG heeft als onderwerp de bescherming van de fundamentele vrijheden en rechten van de natuurlijke personen, van hun privé-leven, tegenover de verwerking van persoonsgegevens [art.1 §1] en organiseert de beschermingsmiddelen en -wijzen met het oog op hun toepassing door de Lidstaten van de Europese Unie. Eens deze bescherming gewaarborgd is, kunnen de Lidstaten het vrije verkeer van persoonsgegevens tussen de landen van de Europese Unie noch beperken noch verbieden [art.1 §2]. De overdracht van dit soort gegevens naar derde landen kan slechts plaatsvinden als het desbetreffende derde land een adequaat beschermingsniveau waarborgt [art.25 §1] waarvoor onder meer rekening gehouden wordt met de aard van de gegevens, het doel en de duur van de verwerking [art.25 §2]. De lijst van de landen waarvan het niveau van bescherming ongeschikt is wordt bijgehouden door de Europese Commissie en de Lidstaten, dus door de nationale toezichtorganen [art.25 §3]. De verwerking van persoonsgegevens voor een genealogisch doel is wettig door het feit dat zij noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van het eeuwenoverschrijdende belang dat wordt nagestreefd door amateur-genealogen die verantwoordelijk voor hun verwerking en door de derden aan wie deze gegevens worden doorgespeeld, op voorwaarde dat noch de belangen noch de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken levende persoon doorwegen [art.7.f].

3.2. Nationale wet van toepassing Elke lidstaat van de Europese Unie zet de Europese richtlijn in zijn wetten om. De nationale wet van toepassing op de amateur-genealoog is die van het land van de Unie waar hij gevestigd is [art.4 §1.a], dat wil zeggen die waar hij woonachtig is. De amateur-genealoog heeft de verplichting om zijn genealogische activiteit aan te geven bij het nationale toezichtorgaan van het land van de Unie waar hij is gevestigd [art.18 §1, zie bijlage-1: lijst van de nationale toezichtorganen]. Voor de amateur-genealoog die niet in een Lidstaat van de Europese Unie woont, maar die op één of meer servers in de Unie persoonsgegevens van levende personen plaatst, gelden de nationale wetten van elke Lidstaat waar zijn gegevens worden gedeponeerd [art.4 §1.c]. Dit geldt niet voor servers van elektronische post die voor doorvoer worden gebruikt, hoewel zij zich op het grondgebied van de Unie bevinden. Bovendien is hij verplicht om in elke betrokken Lidstaat een vertegenwoordiger te hebben [art.4 §2] en om elke activiteit aan te geven bij de nationale toezichtorganen van deze Lidstaten [art.18 §1].

3.3. De genealoog en het doel van zijn opzoekingwerk De amateur-genealoog legt zijn onderzoeksdoelstellingen vast. Hij bepaalt het doel, de middelen en de categorieën van de verwerking. Het nauwkeurig en uitdrukkelijk vastleggen van de doelstellingen van de verwerkingen is vereist door de wet [art.6 §1.b]. Door hun gegevens te confronteren kunnen amateur-genealogen gemeenschappelijke voorvaders ontdekken. Tegelijk ontdekken zij eveneens nieuwe afstammelingen, waaronder tijdgenoten van wie men de rechten moet eerbiedigen. Precies om de rechten van deze levende personen te eerbiedigen, moet de amateur-genealoog de doelstellingen van zijn onderzoek nauwkeurig vastleggen. De doelstellingen van onderzoek zijn meestal zowel van genealogische als van historische aard. Een historisch onderzoek kan betrekking hebben op een plaats, een archieffonds, een familie, de voorvaders van een persoon, enz.; dus de voorvaders van tijdgenoten, maar niet deze tijdgenoten zelf. Een genealogisch onderzoek vereist het opstellen van individuele en/of familiefiches die zowel de persoonlijke historische gegevens van de overledenen als de niet-historische gegevens van de levende personen betreffen.

15/06/2001 – 15:00


blz. 4

De meest voorkomende klassieke objecten van genealogisch onderzoek zijn : -

De agnatische geslachten, dat wil zeggen de ascendanten en afstammelingen in eenzelfde familie, echtgenoten inbegrepen ;

-

De voorvaders van een persoon ;

-

De afstammelingen van een gekende voorvader, echtgenoten inbegrepen ;

-

Het onderzoek naar de voorvaders van een persoon en de neven afkomstig van dezelfde voorvaders, echtgenoten inbegrepen ;

-

De onderzoeken op familienaam, dat wil zeggen het opsporen van alle families van wie minstens een lid de familienaam draagt om zo de gemeenschappelijke wortels van deze families te vinden, echtgenoten inbegrepen ;

-

Het historische onderzoek naar families die iets gemeenschappelijk hebben, bijvoorbeeld hun woonplaats, hun huis, hun beroep, hun notaris, enz. met inbegrip van de afstammelingen van deze families met hun echtgenoten ;

-

Andere mogelijke historische thema's, die vereisen dat men persoonsgegevens verzamelt, met inbegrip van deze over levende personen.

Al deze onderzoeken hebben gemeen dat men een afstammingsverband “Kind-Ouders” registreert, dat wil zeggen voor elke persoon, naast de persoonsgegevens, twee banden die leiden naar zijn vader en zijn moeder. Zonder afstammingsverband spreken wij niet meer over genealogie, maar over verzamelingen van personen. In zijn aangifte bij de nationale toezichtorganen, moet de amateur-genealoog het doel van zijn handelingen omschrijven [art.19 §1.b]. Als hij later zijn onderzoeksdoeleinden uitbreidt, zal hij een nieuwe aangifte moeten indienen. Daarom moet hij van bij het begin een uiterste zorg besteden aan het vastleggen van zijn onderzoeksdoelstellingen. Zo bijvoorbeeld kan een eerste thema, waarbij hij zijn voorvaders opspoort, snel leiden tot een nieuwe aangifte, wanneer men gemeenschappelijke voorvaders met een andere levende persoon ontdekt, of als men een eigentijdse neef in zijn fiches wil meetellen. In dit geval zal de aangifte beter luiden: “ het onderzoek naar zijn voorvaders en neven afkomstig van dezelfde voorvaders, echtgenoten inbegrepen ”. Gezien de zorg die moet besteed worden aan het naleven van de wettelijke verplichtingen tot informatie ten aanzien van tijdgenoten, zal de amateur-genealoog de levende personen in zijn fiches best beperken tot wat strikt noodzakelijk is om het doel van zijn onderzoek te verwezenlijken. In dit verband dient bij het voorafgaande voorbeeld aangestipt te worden dat, indien men de voorzorg niet had genomen om “ echtgenoten inbegrepen ” toe te voegen, de familiefiches (vader, moeder en hun kinderen) van eigentijdse neven geen gegevens over de levende echtgenoten hadden mogen vermelden aangezien zij niet “ afkomstig zijn van dezelfde voorvaders ”. Voor deze eigentijdse echtgenoten, wordt men steeds vaker geconfronteerd met het bestaan van wat men noemt “ hersamengestelde families ” na echtscheiding, hertrouwen, of samenwonen. Enerzijds, zal het nodig zijn om duidelijk te stellen dat “ de term echtgenoten ook de partners en andere partners buiten huwelijk omvat”. Anderzijds kunnen bepaalde personen tijdens hun leven verschillende “ echtgenoten ” gehad hebben. Zo kan het voorkomen dat een amateur-genealoog, vertrekkend van één persoon, het thema van zijn onderzoek wil uitbreiden en de echtgenoten insluiten, vervolgens de echtgenoten van de echtgenoten en zo verder. In dit geval, zal het nodig zijn om te verduidelijken: “ Naast de echtgenoten, zal de verwerking ook de echtgenoten van echtgenoten, en zo verder, kunnen omvatten, met hun nakomelingschap ”. Ten slotte kan het zijn dat bepaalde amateur-genealogen voor elke “ echtgenoot ”, de familiefiche willen insluiten waarop deze echtgenoten als kinderen voorkomen. In dit geval zal het nodig zijn om te verduidelijken: “ De persoonsgegevens over de ouders en broers en zussen van bovenvermelde echtgenoten worden opgenomen in de verwerking ”. [zie: bijlage-4 “ aangifte ”].

15/06/2001 – 15:00


blz. 5

3.4. De verwerking van genealogische gegevens 3.4.1. Definities van verwerking, verantwoordelijke, toeleverancier De “verwerking van persoonsgegevens” wordt omschreven als “ elke verrichting of geheel van verrichtingen die al dan niet met behulp van geautomatiseerde procédés worden uitgevoerd en die op persoonsgegevens worden toegepast, zoals het verzamelen, de registratie, de organisatie, het bewaren, de aanpassing of de wijziging, het citeren, de raadpleging, het gebruik, de communicatie door overdracht, verspreiding of om het even welke andere vorm van beschikbaar stellen, de vergelijking of de koppeling, evenals de afscherming, het wissen of de vernieling ” [art.2.b]. De amateur-genealoog “ verantwoordelijk voor de verwerking ” wordt omschreven als “ de natuurlijke persoon [...] die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen bepaalt van de verwerking van persoonsgegevens [...] ” [art.2.d]. De “ toeleverancier ” wordt omschreven als “ de natuurlijke of rechtspersoon, de overheid, de dienst of om het even welke andere instantie die de persoonsgegevens behandelt voor rekening van de verantwoordelijke voor de verwerking” [art.2.e].

3.4.2. Toepassingsgebied van de wet en het begrip verwerking De definitie van het toepassingsgebied van deze wetgeving moet eerst zorgvuldig onderzocht worden. Het toepassingsgebied van de richtlijn omvat: “ de volledig of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, evenals de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een steekkaartenbestand voorkomen of er zullen in opgenomen worden ” [art.3 §1]. Maar de richtlijn weert meteen uit zijn toepassingsgebied “ de verwerking van persoonsgegevens die door een natuurlijke persoon wordt uitgevoerd voor de uitoefening van uitsluitend persoonlijke of huishoudelijke activiteiten” [art.3 §2 2e streepje]. Men kan stellen dat deze wetgeving niet van toepassing is op het bewaren in het huishoudelijke kader van persoonsgegevens die niet in een steekkaartenbestand voorkomen en er evenmin voor bestemd zijn. Ziehier enkele voorbeelden van documenten die door een persoon in een huishoudelijk kader mogen bewaard worden: kalenders met data van verjaardagen (geboortes, huwelijken) van levende personen, overlijdensberichten waarin de familiebanden met levende personen voorkomen, gastenlijsten met hun familiebetrekkingen, kopieën of uittreksels van registers van de burgerlijke stand, trouwboekjes, notariële akten van erfenisregelingen, van schenkingen of levende delingen, geannoteerde foto's met persoonsgegevens, enz. Dergelijke gegevens van verschillende herkomst liggen buiten het toepassingsgebied van deze wetgeving zolang men ze niet verzamelt met het oog op het samenstellen van “ een steekkaartenbestand in de vorm van een gestructureerd geheel van persoonsgegevens toegankelijk volgens bepaalde criteria, of deze verzameling nu wordt gecentraliseerd, gedecentraliseerd of nog functioneel of geografisch wordt opgesplitst ” [art.2.c]. Een eerste inzameling van persoonsgegevens uit dergelijke documenten van diverse oorsprong, en die op individuele of familiefiches of in de vorm van een stamboom worden samengebracht en manueel over papier worden genoteerd, vormt dus een niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens bedoeld om in een steekkaartenbestand voor te komen. Het feit dat men die gegevens begint te verzamelen vormt reeds een nieuw-genealogische handeling, want men heeft de gegevens gestructureerd om ze te kunnen raadplegen volgens bepaalde criteria (bijvoorbeeld per persoon, per familie of per afstamming), afhankelijk van de vorm die het resultaat van deze inzameling aanneemt. Men is dan in een tussenstadium beland waar persoonsgegevens reeds werden verwerkt, want zij werden verzameld en geheel of gedeeltelijk gestructureerd. Maar het is moeilijk om te zeggen of dit geheel strikt genomen een “gestructureerd ” steekkaartenbestand vormt “ dat toegankelijk is volgens criteria ” die echt bruikbaar zijn of tenminste begrijpelijk voor anderen. 15/06/2001 – 15:00


blz. 6

In een volgende etappe zal de persoon die dit inzamelwerk heeft gedaan op de grens van dit tussenstadium komen, zodra hij zijn voornemen te kennen geeft om deze persoonsgegevens aan anderen mee te delen, want op dit ogenblik zal hij zich buiten “ een persoonlijke of huishoudelijke activiteit ” begeven. Bijgevolg is deze persoon wettelijk verplicht om deze genealogische en historische activiteit vooraf aan te geven bij het nationaal toezichtorgaan waaronder hij sorteert; hij moet eveneens de andere verplichtingen naleven, waaronder de melding aan de betrokken personen.

15/06/2001 – 15:00


blz. 7

4. De gegevens van de levende personen Het is amateur-genealoog als “ verantwoordelijke voor de verwerking ” die de naleving moet waarborgen van de regels op de genealogische doelgerichtheid van de gegevens [art.6 §1.b], op de relevante en bovenmatige categorieën adequate gegevens [art.6 §1.c], de gevoelige gegevens [art.8], de handhaving van de kwaliteit van de gegevens [art.6 §1.a, §1.d], de identificatie van de bronnen, de localisatie van de betrokken levende personen [art.11 §2], en om de noodzakelijke maatregelen te treffen voor de vertrouwelijkheid [art.16] en de veiligheid van de verwerkingen [art.17]. Inleidende aantekening : Dit hoofdstuk betreft niet de persoonsgegevens van overledenen, die als historische gegevens worden beschouwd, behalve indien het tegengestelde specifiek geformuleerd staat.

4.1. De naleving van de genealogische doelgerichtheid van de gegevens Bij het inzamelen, het doorspelen, de publicatie, de verspreiding en om het even welke andere vorm van beschikbaar stellen van persoonsgegevens, moet de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen expliciet uitgedrukt worden; zij mag niet verduisterd worden noch weggelaten. De amateur-genealoog, verantwoordelijk voor de verwerking, haalt de wettigheid van zijn activiteit uit het belang dat in zijn onderzoeksdoelstellingen wordt aangegeven, belang dat primeert voor hem en voor de derden aan wie de gegevens worden doorgespeeld. Hij geeft absolute voorrang aan de fundamentele belangen en rechten van de betrokken personen inzake de bescherming die door de wet geboden wordt [art.7.f]. De amateur-genealoog mag niet toelaten dat persoonsgegevens later verwerkt worden op een wijze die onverenigbaar is met de genealogische doelgerichtheid [art.6 §1.b]. Hij mag deze gegevens niet doorspelen wanneer hij de ontvanger ervan verdenkt het voornemen te hebben om ze te gebruiken voor andere doeleinden of om ze aan anderen af te staan voor een gebruik voor andere doeleinden. De latere verwerking voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden is echter niet onverenigbaar met de genealogische doelgerichtheid indien aangewezen garanties voorzien worden door de Lidstaat waarvan men de wetgeving toepast [art.6 §1.b]. Dergelijke garanties zullen verduidelijkt worden in een regelgeving, want de verwerking van de gegevens van overledenen heeft zowel een genealogische als een historische doelstelling.

4.2. De categorieën van persoonsgegevens In grote lijnen bepaalt de richtlijn 95/46/EG dat de persoonsgegevens van levende personen adequaat, relevant en niet-bovenmatig moeten zijn ten aanzien van het genealogische doel van de verwerkingen [art.6 §1.c]. De volledige lijst van de categorieën van persoonsgegevens die als adequaat worden beschouwd voor het genealogische doel van de verwerkingen [zie. Bijlage-4, aangifte] moet identiek zijn : -

In de steekkaartenbestanden van de amateur-genealoog ;

-

In de informatie die aan de betrokken persoon worden verstrekt, wanneer de gegevens die hem betreffen, niet bij hem werden verzameld ;

-

In de aangifte van de verwerkingen bij het nationale toezichtorgaan.

De amateur-genealoog mag in zijn steekkaartenbestanden slechts relevante gegevens invoeren, dat wil zeggen gegevens die : -

rechtstreeks verband houden met een categorie van persoonsgegevens, waarvan de genealogische en/of historische doelgerichtheid erkend is ;

-

geregistreerd worden onder een taalkundige vorm en/of in een formaat van gegevens die voor de meeste personen direct begrijpbaar is, ten aanzien van de taal en van de betrokken gegevenscategorie ;

-

een onbetwistbare genealogische en/of historische waarde hebben volgens de betrokken persoon.

De amateur-genealoog registreert in zijn bestanden geen enkel gegeven dat het genealogisch doel van zijn verwerkingen te buiten gaat, in het bijzonder in de persoonlijke aantekeningen en de 15/06/2001 – 15:00


blz. 8

steekkaartenbestanden die horen bij de andere categorieën van persoonsgegevens over de betrokken persoon. Als bovenmatig kan worden beschouwd informatie die slechts zijdelings verband houdt met de genealogie of de geschiedenis, die nadelen kan presenteren, schade berokkenen, of die de betrokken levende persoon onbetamelijk of zonder grond vindt. Bijvoorbeeld : een curriculum vitae, een foto, het sinds lang opgezegde lidmaatschap van een groepering of organisatie, enz.

4.3. De gevoelige gegevens De mensenrechten en de fundamentele vrijheden indachtig, geeft de richtlijn 95/46/EG een opsomming van de verwerkingen die bijzondere categorieën van gevoelige gegevens betreffen [art.8]. Aldus heeft de amateur-genealoog niet het recht om de gevoelige gegevens te verwerken die de raciale of etnische oorsprong, de politieke meningen, de religieuze of filosofische overtuigingen, het vakbondslidmaatschap openbaren, alsmede de gegevens betreffende de gezondheid en het seksuele leven van de personen [art.8 §1]. Nochtans mag de amateur-genealoog die de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon heeft gekregen [art.8 §2.a] of die in zijn bronnen kan aantonen dat de betrokken persoon de gegevens klaarblijkelijk openbaar heeft gemaakt [art.8 §2.e], deze categorieën van gevoelige informatie verwerken, behalve in het geval dat de wetgeving en de regelgeving van de Lidstaat die op hem van toepassing zijn zouden bepalen dat het verbod niet kan opgeheven worden door de toestemming van de betrokken persoon [art.8 §2.a]. De amateur-genealoog mag evenmin gevoelige gegevens verwerken die overtredingen, strafveroordelingen of veiligheidsmaatregelen openbaren die levende personen betreffen [art.8 §5] behalve als zijn Lidstaat heeft voorzien in geëigende specifieke garanties voor verwerkingen met genealogisch doel. De amateur-genealoog die door de raadpleging van een historisch register van religieuze, confessionele of filosofische oorsprong een persoonsgegeven verkrijgt dat geacht wordt te vallen onder een adequate categorie, overtreedt dit verbod niet. Zo is het wettelijk toegelaten de geboortedatum van een persoon af te leiden uit de lezing van een parochieregister —een historisch document dat de religieuze oorsprong kenbaar maakt— , want de geregistreerde informatie, in dit geval de geboortedatum (die tot een adequate categorie behoort), onthult de religieuze overtuigingen niet. De amateur-genealoog mag gegevens van overleden personen die onder deze gevoelige categorieën sorteren, verwerken als historische gegevens, behalve als zij de echtgenoten, ascendanten of kinderen van deze overledenen kunnen benadelen of als de regelgeving van toepassing hierin voorziet.

4.4. De handhaving van de kwaliteit van de gegevens 4.4.1. Eerlijkheid en wettigheid De eerste kwaliteit van een gegeven is dat het eerlijk en wettig behandeld wordt [art.6 §1.a]. De eerlijkheid van de amateur-genealoog bestaat erin dat hij elke categorie gegevens met hetzelfde niveau van kwaliteit behandelt voor alle personen die in zijn steekkaartenbestanden voorkomen. De wettigheid van de verwerkingen vloeit voort uit de naleving door de amateur-genealoog van het geheel van de regels die in deze Gedragscode vervat zijn.

4.4.2. Nauwkeurigheid De tweede kwaliteit van de gegevens is hun nauwkeurigheid en, indien nodig, hun bijwerking [art.6 §1.d]. Ten dien einde treft de amateur-genealoog alle redelijke maatregelen opdat onjuiste of onvolledige gegevens, ten aanzien van het verklaarde genealogische doel, worden gewist of gecorrigeerd. De amateur-genealoog is verantwoordelijk als hij, na gewijzigde gegevens ontdekt of ontvangen te hebben, geen maatregelen treft om deze gegevens binnen een redelijke termijn bij te werken. 15/06/2001 – 15:00


blz. 9

Voor de overledenen, zal men data die onwaarschijnlijk lijken ten opzichte van andere gebeurtenissen als onjuist te beschouwen; bijvoorbeeld het overlijden van de moeder als dit de geboorte van een kind voorafgaat. Nochtans is het in de genealogie toegelaten om een benaderende historische datum te registreren die, bij een later onderzoek, het mogelijk zal maken om deze benadering gemakkelijker op te heffen. Zo bijvoorbeeld zal men een benaderende datum van huwelijk noteren (AVT 1855 of BEF 1855) in verhouding tot de geboortedatum van het eerste kind, enz. Voor de levende personen, mag een datum onvolledig geacht worden (enkel het jaartal, bijvoorbeeld) als voor andere personen gewoonlijk een nauwkeurigere datum wordt geregistreerd. De amateur-genealoog moet dan alle personen op gelijke wijze behandelen (eerlijkheidsprincipe), en de datum in kwestie corrigeren of schrappen. Hij zal van de informatieprocedure bij de betrokken persoon gebruik maken om de precieze datum te vragen; in afwachting zal hij het onjuiste of onvolledige gegeven schrappen.

4.4.3. Mogelijkheid om de betrokken personen te identificeren De volgende kwaliteit van de gegevens is dat zij bewaard worden in een vorm die de identificatie van de betrokken personen toelaat [art.6 §1.e]. De amateur-genealoog houdt ze zonder codering bij. Nochtans kan een persoon om overwegende en wettige redenen zijn recht van verzet inroepen [Hoofdstuk 5.3] om op geen enkele wijze in een genealogisch steekkaartenbestand voor te komen [art.14]. Maar het is mogelijk dat zijn echtgenoot en/of zijn ascendanten en/of belangrijke afstammelingen niet een identiek recht van verzet hebben laten gelden. In dat geval mag de amateur-genealoog het verband met de echtgenoot evenals de afstamming tussen de ascendanten en afstammelingen (verband met de echtgenoot, verband van kleinkinderen met grootouders) handhaven via een individueel element “ recht van verzet ”, zonder dat een ander gegeven wordt vermeld. Dit element wordt zo genoemd uit eerbied voor de wil van degene die verzet aantekende (ontbreken van naam en gegevens) en met de bedoeling om de finaliteit van de genealogische activiteit alsook de samenhang van de verbanden tussen de andere personen te handhaven. Derhalve, wordt deze benaming niet strijdig geacht met de verplichting tot identificatie van de persoon die verzet aantekent.

4.4.4. Bewaringstermijn Tenslotte mogen de gegevens bewaard worden gedurende een termijn die niet langer is dan de noodzakelijke duur voor de verwezenlijking van het doel, waarvoor zij werden verzameld of verwerkt [art.6 §1.e]. De bewaringsduur van de gegevens maakt deel uit van “ de aangifte ” bij het nationaal toezichtorgaan. Het mag geen onbepaalde duur zijn. Naargelang van zijn onderzoeksdoelstellingen zal de amateur-genealoog eventueel een welbepaalde termijn kunnen vooropstellen en meedelen die overeenstemt met zijn levensverwachting. Eens de bewaringstermijn verstreken is, zal de amateur-genealoog ofwel een nieuwe onderzoeksperiode kunnen inzetten door middel van een nieuwe aangifte, ofwel stellen dat zijn genealogische gegevens een privé-archief vormen. In dit laatste geval, alsmede in geval van overlijden, houden zijn genealogische activiteiten op. In het geval van overdracht van genealogische activiteit, moet de amateur-genealoog al zijn steekkaartenbestanden van het Internet weghalen, met inbegrip van de geïndexeerde databanken, en zijn genealogische steekkaartenbestanden off-line op papier archiveren voor uitsluitend historische doeleinden. In geval van overlijden van de amateur-genealoog gedurende de termijn die voor zijn onderzoeken werd bepaald, zijn de rechthebbenden (erfgenamen, ervende verenigingen en archieven) als opvolgers van “ de verantwoordelijke voor de verwerkingen ” verantwoordelijk voor dit weghalen en historisch archiveren. Voor de opslag van gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, na de geplande termijn, werden door elke Lidstaat aangepaste garanties bepaald [art.6 §1.e]. 15/06/2001 – 15:00


blz. 10

4.5. Het belang van de bronnen 4.5.1. Bescherming van de auteursrechten De amateur-genealoog verkrijgt “ auteursrechten ” op de individuele en familiefiches die hij aanmaakt door compilatie van gegevens van verschillende oorsprong en in zijn steekkaartenbestanden opneemt. Nochtans het is mogelijk dat hij bepaalde gegevens niet rechtstreeks uit archiefonderzoek of bij de betrokken personen verkregen heeft. Hij kan ze doorgespeeld gekregen hebben door een persoon die derhalve zelf auteursrechten kan hebben op de steekkaartenbestanden en/of documenten die hij heeft doorgespeeld op om het even welke drager en via om het even welk overdrachtskanaal. Dit probleem stelt zich als de informatie van een andere genealoog wordt gewonnen. Laatstgenoemde bezit auteursrechten op elke verwerking, specifieke compilatie en/of aanhaling van de gegevens die hij in steekkaartenbestanden en/of documenten op om het even welke drager heeft doorgespeeld, en op elke winning van gegevens die vanuit deze steekkaartenbestanden of dragers kan geschieden. Dus, bij de ontvangst van een steekkaartenbestand en/of document, moet de amateur-genealoog de identiteit van de auteur natrekken. Hij registreert dit stuk in zijn “ persoonlijk logboek van documentenverkeer ” om zodoende later de rechten van die auteur te kunnen eerbiedigen. Vervolgens gaat hij na of er geen verbod van de auteur weegt op het gebruik van het document/steekkaartenbestand voor genealogische en/of historische doeleinden van zijn onderzoeken. In geval van betwisting, enz., kan een auteur het gebruik van een document verbieden. De aldus benadeelde amateur-genealoog moet dan in al zijn steekkaartenbestanden elk individueel gegeven schrappen dat afkomstig is uit de steekkaartenbestanden en/of documenten waarop het verbod slaat, zelfs wanneer dat leidt tot het volledig schrappen van personen, van familietakken of een breuk veroorzaakt in de takken in zijn steekkaartenbestanden. De genealoog mag dan zijn gegevens enkel vanuit andere bronnen hersamenstellen. Bij voorkeur vanuit openbare archieven ofwel vanuit gegevens uit steekkaartenbestanden en/of documenten die niet van dezelfde auteur afkomstig zijn. Het is dan van het hoogste belang dat hij in zijn bronnen zorgvuldig de oorsprong van het steekkaartenbestand/document en de naam van de auteur noteert. Wanneer hij zijn gegevens geheel of gedeeltelijk doorspeelt, moet de amateur-genealoog ervoor zorgen dat hij bij elk gegeven de bronnen voegt. Zodoende geeft hij anderen aan op wiens naam de auteursrechten staan.

4.5.2. Referenties bij gevoelige gegevens Wanneer het gaat om een levende persoon die duidelijk bepaalde gevoelige gegevens openbaar heeft gemaakt [art.8 §2.e], noteert de amateur-genealoog in de bron naast elk gegeven de verwijzing naar het steekkaartenbestand en/of document, en zijn auteur. Hij noteert in zijn logboek van documentenverkeer de factoren die zijn overtuiging stoelen dat die gegevens door de betrokken persoon openbaar werden gemaakt. Voor de andere gevallen van niet openbaar gemaakte gevoelige gegevens, moet de amateurgenealoog de schriftelijke toestemming van de betrokken levende persoon bekomen alvorens hij ze in zijn steekkaartenbestanden opneemt. Hij noteert in de bron naast de gevoelige gegevens de referentie van het document waardoor hij de toestemming heeft gekregen van de betrokken levende persoon. Nochtans, indien de regelgeving en de wetgeving van kracht in zijn Lidstaat zouden bepalen dat het verbod om bepaalde gevoelige gegevens te gebruiken niet kan opgeheven worden door de toestemming van de betrokken persoon, dan mag de amateur-genealoog de desbetreffende gevoelige gegevens niet gebruiken.

15/06/2001 – 15:00


blz. 11

4.5.3. Hoe de bronnen noteren ? De amateur-genealoog moet zijn informatiebronnen op de individuele fiche van de overledene of van de betrokken levende persoon noteren om de oorsprong van elk gegeven van persoonlijke aard te identificeren. Dit stelt hem in staat om de rechten van de auteurs te respecteren, om de verplichting te eerbiedigen om de levende personen te informeren [Hoofdstuk 5.1] en om het eventuele bestaan van gevoelige gegevens te rechtvaardigen. Door enkele voorzorgen te nemen in de wijze om zijn informatiebronnen te noteren, waarborgt de amateur-genealoog de naspeurbaarheid van de informatie en beschermt zijn auteursrechten evenals die van anderen. Een genealogisch gegevensbestand is een geheel van individuele fiches van overleden en levende personen waartussen een verband bestaat van het type ouders, kinderen of echtgenoten. Elke individuele fiche bevat verschillende persoonsgegevens waarvan elk uit een verschillende bron afkomstig kan zijn. Zo zijn de data en plaatsen van geboorte, huwelijk en overlijden over het algemeen afkomstig uit verschillende documenten, met name verschillende registers. De “ bron ” die naast een persoonsgegeven wordt ingeschreven, zal in principe een referentie naar een document omvatten, een auteur en eventueel een tussenpersoon als de persoon die het document heeft doorgespeeld er niet de auteur van is.

4.5.3.1.

De referenties

De bundel van bewijzen om een genealogisch gegevensbestand kwalitatief te ondersteunen, bestaat uit een geheel van tekst-, geluids- en beelddocumenten, op willekeurige dragers, papier, filmrol, microfilm, cassette, CD, DVD, diskette (enz.), met inbegrip van de door de netwerken (Internet, enz.) ter beschikking gestelde documenten onder verschillende vormen van informaticaen multimediabestanden (tekst, audio, foto, video, webstek, e-mail, enz.). De amateur-genealoog klasseert deze documenten, voorziet ze van referenties en inventariseert ze in zijn “ logboek van documentenverkeer ” [Hoofdstuk 7.1]. In zijn genealogisch gegevensbestand noteert hij, naast elk individueel gegeven, in het veld “ bron ” de referentie van bedoeld document. Aldus maakt hij elke latere evaluatie van een individueel gegeven mogelijk, alsook een snelle toegang tot het document dat dit gegeven bevat. De talrijke documenten, originelen en kopieën, die een genealogisch gegevensbestand ondersteunen, vormen snel een flinke stapel. Het is primordiaal om een adequaat referentiekader te gebruiken vanaf het begin. Om de toegang tot de bronnen te vergemakkelijken, verdient het aanbeveling dat de referentie van een document minstens omvat : -

-

De herkomst van het document die verschillende betrouwbaarheidsniveaus van de gegevens aangeeft : -

Kopieën van originele documenten afkomstig uit archieven (Staat, plaatselijk, openbaar, particulier, notarieel, parochiaal, enz.), uit bibliotheken, uit de burgerlijke stand, van uitgeversfirma's (boeken, video's, multimedia), originele documenten of kopieën van persoonlijke productie (familiefoto's, -films en -video's, valuta en wapenschilden), enz. ;

-

Aantekeningen, transcripties en vertalingen uit originele documenten afkomstig uit dezelfde archieven, bibliotheken, burgerlijke stand, enz. En eveneens de paleografische transcripties en vertalingen ;

-

Aantekeningen die tijdens een interview werden genomen ;

-

Uittreksels uit genealogische gegevensbestanden. Deze uittreksels verwijzen niet altijd naar originele documenten. De amateur-genealoog bezit deze originelen niet en moet op anderen vertrouwen voor de analyse van de informatie uit deze documenten.

Een volgnummer van de referenties in de volgorde van de inschrijvingen : -

Een nummering voor de documenten uit het persoonlijk archief van de amateurgenealoog, dat de kwalitatieve ondersteuning is van zijn genealogisch gegevensbestand. Dus, een nummering voor de verkregen documenten ;

15/06/2001 – 15:00


blz. 12

-

-

Een verschillende nummering voor de documenten die hij bestemt voor andere genealogen of de betrokken levende personen. Dus, een nummering voor de verstuurde documenten.

Een aanwijzing over de drager van het document (papier, diskette, CD, DVD, cassette, andere multimedia). Zo worden de documenten op papier en op videocassette meestal afzonderlijk geklasseerd.

Dit referentiekader is slechts een suggestie. Het staat elke amateur-genealoog vrij om zijn eigen referentiekader te bepalen in functie van zijn behoeften en van het volume van de documenten in zijn persoonlijk archief die hij zal moeten klasseren, inventariseren en versturen. Dit hangt voornamelijk van het doel van zijn onderzoek af.

4.5.3.2.

De auteurs en de tussenpersonen

Naargelang van de wijze waarop de gegevens werden verzameld, hangen de aanwijzingen auteur en tussenpersoon af van de manier waarop het document werd verkregen (zie hierboven onder de titel "de referenties " voor alle vormen van documenten ) : Kopieën van originele documenten, gemaakt door de amateur-genealoog : Bij zijn onderzoek tracht de amateur-genealoog een kopie van de gebruikte originele documenten te bekomen (Staatsarchief, notarieel, parochiaal of privé-archief, alsook bibliotheken, burgerlijke stand en in het algemeen voor kopieën van originele documenten van willekeurige aard op willekeurige drager). In dit geval noteert hij op elke kopie de plaats van verwerving (archief, uitgever, enz.) en de referentie van het originele document, om de latere toegang ervan mogelijk te maken. Terug thuis, dateert hij deze kopieën, geeft hij ze zijn referentie, klasseert hij ze en schrijft ze in zijn “ logboek van documentenverkeer ” in. Vervolgens noteert hij in zijn genealogisch gegevensbestand naast elk persoonsgegeven een bron met zijn referentie en zijn naam als auteur, want hij is zowel de auteur van de kopie als de persoon die voor echt verklaart dat deze kopie gelijkvormig is aan het origineel. Aantekeningen, transcripties, vertalingen door de amateur-genealoog naar originele documenten : Als de amateur-genealoog tijdens zijn onderzoek geen kopieën van de gebruikte originele documenten heeft laten maken, dateert hij zijn aantekeningen (dit kunnen uittreksels zijn, volledige transcripties of vertalingen van originele documenten), kent ze zijn referentie toe, klasseert ze en schrijft ze in als nieuwe documenten in zijn “ logboek van documentenverkeer ”. Hij dateert deze documenten uit de archiefplaatsen en noteert ernaast de archiefreferentie van het originele document, om de latere toegang ervan mogelijk te maken. Vervolgens, in zijn genealogisch gegevensbestand, registreert hij naast elk persoonsgegeven, een bron met zijn referentie en met zijn naam als auteur, want hij is zowel de auteur van deze aantekening als de persoon die voor echt verklaart dat deze transcriptie en/of vertaling conform is aan het origineel. Persoonsgegevens afkomstig uit interviews verzameld door de amateur-genealoog : Voor de interviews van personen, schrijft de amateur-genealoog de datum, evenals de identiteit van ondervraagde en van de interviewer in, en geeft aan zijn aantekeningen een referentie die hij in zijn “ logboek van documentenverkeer ” inschrijft. Vervolgens registreert hij in zijn genealogisch gegevensbestand naast elk persoonsgegeven, een bron met deze referentie en met zijn naam als auteur. Kopieën van originele documenten door anderen gemaakt : De amateur-genealoog handelt op dezelfde wijze als voor de kopieën die hijzelf zou genomen hebben, behalve dat hij als auteur de naam van de persoon aangeeft die de kopie heeft gemaakt. Indien hij niet weet wie de kopie voor echt verklaart, geeft hij als tussenpersoon de naam op van de persoon die hem in laatste instantie de kopie heeft overgemaakt. 15/06/2001 – 15:00


blz. 13

Aantekeningen, transcripties, vertalingen gedaan door anderen naar originele documenten : De amateur-genealoog handelt op dezelfde wijze als voor de aantekeningen, transcripties of vertalingen die hijzelf zou uitgevoerd hebben, behalve dat hij als auteur de naam noteert van de persoon die de aantekening heeft opgesteld, de uittreksels, transcriptie of vertaling heeft gemaakt naar de originele documenten. Als hij niet weet wie de auteur ervan is, noteert hij als tussenpersoon de naam van de persoon die hem in laatste instantie dit document heeft verstuurd. Informatie ontleend aan andere genealogische gegevensbestanden : Toen deze nieuwe wetgeving nog maar net van toepassing was, vond men slechts zeer zelden bronnen in aangemaakte, gekopieerde of afgestane steekkaartenbestanden en/of documenten afkomstig uit genealogische gegevensbestanden. Wanneer men er vindt, ontvangt de amateurgenealoog maar zelden de kopieën van de overeenkomstige originele documenten die in de bronnen van elk persoonsgegeven worden vermeld. Als hij in uittreksels van gegevensbestanden enkele bronnen vindt die originele documenten identificeren waarvan hij mag veronderstellen dat zij door anderen werden gecontroleerd, mag de amateur-genealoog de referentie gebruiken die hij aan het geheel van het steekkaartenbestand en/of document heeft toegekend en in zijn “ logboek van documentenverkeer ” heeft ingeschreven om een koppeling te handhaven met (de kopie van) het originele document dat hij niet heeft verkregen. Als hij de persoon kan identificeren die de originelen heeft gezien, kan de amateur-genealoog deze inschrijven als auteur. Zoniet wordt de persoon die het document/steekkaartenbestand heeft overgemaakt, de tussenpersoon. Een zeer grote omzichtigheid is geboden. Men mag nooit een auteur inschrijven als men niet de zekerheid heeft dat deze persoon houder is van (een kopie van) het bewijskrachtig document. Persoonsgegevens zonder bron : Bij gebrek aan een bron die verwijst naar originelen in de willekeurige overgemaakte gegevens, zal men geen auteur noteren. De naam van de persoon die het steekkaartenbestand en/of document heeft overgemaakt moet dan als bemiddelaar genoteerd worden.

4.6. De adressen van de levende personen Wanneer persoonsgegevens niet bij de betrokken persoon werden gewonnen, heeft de amateurgenealoog de verplichting om deze persoon ervan te informeren [art.11 §.1, zie Hoofdstuk5.1]. Deze persoonsgegevens werden dan ingewonnen bij anderen, familieleden, derden of bij een andere genealoog. Bij deze uitwisseling van gegevens tussen genealogen, is het aanbevolen om de adressen van de betrokken levende personen in te sluiten. Zo zal de amateur-genealoog die deze gegevens ontvangt gemakkelijker de betrokken personen kunnen informeren. Er is nog een tweede reden om bij deze uitwisseling de adressen van de betrokken personen in te sluiten, en die door de historische aard van het genealogisch onderzoek bepaald wordt. Want bij historisch onderzoek kan het voorkomen dat de informatie aan de betrokken persoon onmogelijk blijkt of onredelijke inspanningen van de amateur-genealoog impliceert [art.11 §.2]. [Voor een discussie van deze wanverhouding van de inspanningen en deze onmogelijkheid om de betrokken persoon te informeren, leest men best Hoofdstuk 5.1.6]. Deze gedragscode suggereert dus aan de Lidstaten van de Unie, wiens verantwoordelijkheid het is om voor dergelijke gevallen aangewezen garanties te voorzien [art.11 §.2], om deze aanbeveling te veranderen in een verplichting om, bij uitwisseling van persoonsgegevens tussen genealogen, de adressen van de betrokken levende personen over te maken, als ze gekend zijn. Om efficiënt te zijn, zou deze verplichting eveneens moeten slaan op de gegevens die door professionele genealogen worden doorgespeeld. Teneinde het standpunt van de Lidstaten hieromtrent te harmoniseren, zou deze verplichting deel moeten uitmaken van de communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31] betreffende de activiteit van de amateur-genealoog. 15/06/2001 – 15:00


blz. 14

4.7. Vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerkingen 4.7.1. Vertrouwelijkheid van de verwerkingen Iedere persoon die handelt op gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking of op gezag van de toeleverancier, evenals de toeleverancier zelf, en die toegang heeft tot persoonsgegevens, mag deze slechts behandelen op uitdrukkelijke aanwijzing van de verantwoordelijke voor de verwerking, behalve op grond van wettelijke verplichtingen [art.16]. Dit artikel van de richtlijn 95/46 is van toepassing op de amateur-genealoog als verantwoordelijke voor de verwerking, evenals op de toeleverende instanties die met de toestemming van de amateur-genealoog de persoonsgegevens ter verwerking ontvangen om ze te behandelen en op alle personen onder hun respectieve verantwoordelijken. Geïndexeerde databanken moeten beschouwd worden als toeleveranciers, aangezien de amateur-genealoog er gegevens plaatst om ieders onderzoeken te vergemakkelijken. Het begrip gezag van de amateur-genealoog en van de toeleveranciers op bepaalde personen brengt voor deze laatsten de verplichting mee om slechts op bevel te handelen; zij zijn aansprakelijk bij elke inbreuk op deze instructies. Dit begrip gezag in het huishoudelijke kader kan van toepassing zijn op de huisgenoten en op de personen onder contract. In verband met de uitoefening van gezag op minderjarige kinderen, blijft de verantwoordelijkheid van de ouders op de handelingen van hun kinderen beslissend. Voor de rest, zal het begrip gezag van de amateur-genealoog ten opzichte van zijn plaats binnen de familie- en huishoudelijke cel bepaald worden door de rechtspraak van de Lidstaten. De amateur-genealoog moet dus instructies geven aan de personen van zijn omgeving die toegang hebben tot de lokalen en/of de steekkaartenbestanden voor de uitoefening van een genealogische activiteit. Deze instructies bestaan erin geen persoonsgegevens van levende personen te onthullen en geen enkele verwerking [Hoofdstuk 3.4.1] van deze gegevens te doen buiten het kader voorzien door de wetgeving voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens. Als een persoon van de omgeving verwerkingen dient uit te voeren, zal die deze gedragscode moeten onderschrijven en de wetgeving eerbiedigen. Voor een natuurlijke persoon die de hoedanigheid van toeleverancier heeft, zullen als instructies gelden de naleving van de wetgeving die voortvloeit uit de richtlijn 95/46/EG, en het onderschrijven van de voorschriften van deze gedragscode. De instructies bestemd voor een rechtspersoon (vereniging, vennootschap) die de hoedanigheid van toeleverancier heeft, zullen een contractueel karakter moeten hebben en dus uitgeschreven moeten worden. Het kan immers niet dat de amateur-genealoog zich in de onwettigheid bevindt door miskenning van de statuten, de regelgeving of de verplichtingen die worden opgelegd door een toeleverancier, ongeacht zijn juridisch statuut. De amateur-genealoog die verwerkingen in onderaanneming toevertrouwt (bvb.: databanken) is verantwoordelijk voor het kiezen van een toeleverancier die voldoende garanties biedt inzake de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens van levende personen die hem worden doorgespeeld. Het is het geval als databestanden in Gedcom-formaat aan een databank worden toevertrouwd.

4.7.2. Veiligheid van de verwerkingen De amateur-genealoog moet de passende technische en organisatiemaatregelen treffen om de persoonsgegevens van levende personen te beschermen tegen vervormingen of misdrijven alsmede tegen om het even welke andere vorm van onwettige verwerking. Deze maatregelen moeten een veiligheidsniveau waarborgen dat opweegt tegen de mogelijke gevaren [art.17 §.1]. De voornaamste te voorkomen problemen zijn : -

De toevallige of onwettige vernieling, het toevallige verlies, de vervorming : de amateurgenealoog moet regelmatig back-ups van zijn gegevensbestanden maken op externe dragers (diskettes, ZIP). Als hij het brandgevaar wil ontlopen, zal hij deze kopieën bewaren in een ander lokaal, en indien mogelijk in een ander gebouw dan dat waar zijn computer staat. Deze kopieën zullen het mogelijk maken om later de gegevens in hun oorspronkelijke toestand te herstellen. Om het verlies van gegevens tussen twee back-ups tot een minimum te herleiden,

15/06/2001 – 15:00


blz. 15

is het nodig om een kopie te maken na elke belangrijke update van gegevens, zoniet op regelmatige tijdstippen, bijvoorbeeld elke week ; -

De verspreiding of de onbevoegde toegang : de amateur-genealoog die de geïndexeerde databanken gebruikt en/of die zijn genealogische gegevens over een webstek publiceert moet zich bewust zijn van het feit dat de gegevens van levende personen aldus toegankelijk worden buiten het kader van “ genealogisch gerichte ” verwerkingen en dat hij bijgevolg verplicht is om deze gegevens te beschermen tegen een gebruik dat onverenigbaar is met deze doelgerichtheid [zie Hoofdstuk 4.8] ;

-

Wanneer de verwerking een gegevenstransfert binnen een netwerk inhoudt : de overdracht van persoonsgegevens van levende personen tussen genealogen moet beschermd worden binnen redelijke grenzen. Voorbeelden: In een e-mail, door de codering van het bericht en/of van de gegevensbestanden die aan de e-mail worden gehecht; bij toegang tot een beperkt toegankelijke webstek, door een beveiligde SSL-verbinding ;

-

Om het even welke andere vorm van onwettige behandeling : de voornaamste onwettige behandelingen zijn het omzeilen van de genealogische “ doelgerichtheid ” [zie Hoofdstuk 4.8], het gebruik van gegevens van een categorie die niet bij het nationaal toezichtorgaan werd aangegeven, en het gebruik van gegevens die zijn verkregen zonder inachtneming van het recht op informatie, op toegang, op correctie en van verzet van de betrokken persoon.

4.8. Bescherming van de gegevens op Internet 4.8.1. Tegen het omzeilen van de genealogische doelgerichtheid Op Internet blijft de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen behouden als de persoonsgegevens van levende personen enkel circuleren tussen genealogen die zich officieel bij hun nationaal toezichtorgaan hebben laten registreren, en als die gegevens niet opzettelijk toegankelijk gemaakt worden voor andere doeleinden. Maar de informatie die op Internet circuleert, kan publiek of privé gemaakt worden. Zij is publiek als ze voor iedereen toegankelijk is, en privé als veiligheidsmaatregelen nagaan wie ze raadpleegt en hoe de overgebrachte informatie beschermd wordt.

4.8.1.1.

E-mail

De amateur-genealoog, die verantwoordelijk is voor de inhoud van de berichten en bestanden in e-mails, moet de genealogische doelgerichtheid van de verwerking van gegevens van levende personen handhaven door zich ervan te vergewissen dat de ontvangers uitsluitend genealogen zijn. In geval van twijfel, kan hij nagaan of een ontvanger officieel als genealoog bij het nationaal toezichtorgaan geregistreerd staat. De amateur-genealoog geeft spontaan zijn registratienummer op bij een eerste contact. De kennisname van een e-mail die niet voor de lezer bestemd is vormt een strafbare handeling. In feite is de verantwoordelijkheid van de amateur-genealoog miniem bij het niet coderen van zijn e-mails. Niettemin verdient het steeds aanbeveling om, wanneer het om persoonsgegevens van levende personen gaat, de coderingsfuncties te gebruiken die door de software voor electronische post worden aangeboden.

4.8.1.2.

Webstekken met nominatieve genealogieën

Zelfs beperkte persoonsgegevens als de naam, voornaam en de banden met de ouders, laten een ondubbelzinnige identificatie van de betrokken levende persoon toe. Van nature zijn deze gegevens persoonlijk en moeten derhalve beschermd worden tegen een niet-genealogisch en dus onwettig gebruik [art.17.1]. Op webstekken die voor iedereen toegankelijk zijn, wordt de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen niet geëerbiedigd als er een persoonsgegeven van een levende persoon op voorkomt (bvb. het verband tussen de naam van een levende persoon en zijn ouders), 15/06/2001 – 15:00


blz. 16

behalve als men van de betrokken persoon de uitdrukkelijke toestemming gekregen heeft om dit gegeven op Internet publiek toegankelijk te maken. Daarentegen mogen, op webstekken waarvan de toegang beperkt is tot de genealogen die officieel bij hun nationaal toezichtorgaan geregistreerd staan, alle persoonsgegevens van levende personen toegankelijk zijn. In principe, wordt de beperkte toegang enkel verleend aan genealogen die bij hun nationaal toezichtorgaan geregistreerd staan, en die een wachtwoord hebben. De amateur-genealoog die een restrictieve webstek opzet met gegevens van levende personen, moet alvorens iemand een wachtwoord toe te kennen nagaan of de aanvrager wel degelijk bij het nationaal toezichtorgaan geregistreerd staat. Als deze controle en derhalve ook de toewijzing van wachtwoorden worden toevertrouwd aan een toeleverancier, bijvoorbeeld aan een Internet-provider, moet de amateur-genealoog verantwoordelijk voor de verwerking aan de toeleverancier instructies [art.17.3] geven om de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen te waarborgen. De toeleveringsinstanties die deze diensten aanbieden hebben hun eigen regelgeving die de genealoog niet mag aanvaarden als de toeleverancier weigert de verantwoordelijkheid te nemen voor deze voorafgaande controles [Hoofdstuk 6.2]. Behalve de toegangscontrole, moet de verbinding tussen de restrictieve webstek en de genealoog die hem raadpleegt beveiligd worden. De amateur-genealoog is verplicht na te gaan of wel degelijk een beveiligde verbinding, bijvoorbeeld SSL (Secure Socket layer), gebruikt wordt, teneinde het aftappen van gegevens tijdens de transfer te vermijden. Wanneer de amateur-genealoog “ die verantwoordelijk is voor de verwerking ” persoonsgegevens van levende personen wettig op een webstek openbaar maakt, moet hij de frequentie van zijn updates (met een redelijke tussentijd) vermelden, teneinde te kunnen voldoen aan de verzoeken tot correctie.

4.8.1.3.

Discussiegroepen

De amateur-genealoog is zich bewust van het feit dat "News Groups" en webstekken met genealogische discussiegroepen voor iedereen toegankelijk zijn. Zelfs wanneer alle leden van een gesloten discussiegroep officieel bij de nationale toezichtorganen als genealogen geregistreerd staan, kunnen ook buitenstaanders toegang krijgen tot de berichten die binnen de groep circuleren. De amateur-genealoog zal voorzichtigheid aan de dag leggen en geen gegeven beschikbaar maken dat de identificatie van een levende persoon toelaat. Hij zal bij voorkeur rechtstreeks via een beveiligde e-mail contact opnemen met de betrokken genealoog.

4.8.2. In de contacten met de toeleverancier De amateur-genealoog die verwerkingen aan een toeleverancier toevertrouwt (bvb.: voeding van databanken, Internet-providers) is verantwoordelijk voor het kiezen van toeleveranciers die voldoende garanties bieden in verband met de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen voor de uit te voeren verwerkingen. De amateur-genealoog moet toezien op de naleving van deze maatregelen [art.17.2]. De amateur-genealoog moet aan de toeleverancier gebonden zijn door een rechtshandeling [art.17.3] waarin het volgende bepaald wordt : -

De toeleverancier handelt slechts op aanwijzing van de amateur-genealoog : momenteel hebben de genealogische databanken op Internet hun eigen regelgeving en de amateurgenealoog aanvaardt deze regels of ziet af van hun diensten. Over het algemeen schuiven de Internet-providers de volledige verantwoordelijkheid voor de inhoud van alle bestanden op een stek af op de amateur-genealoog, die verantwoordelijk is voor wat hijzelf op zijn webstek heeft geplaatst of er door de toeleverancier heeft laten plaatsen.

-

De verplichtingen bedoeld onder art.17.1 van de richtlijn 95/46/EG [adequate technische en organisatorische maatregelen nemen ten aanzien van de risico's] zijn van toepassing op de toeleverancier volgens de wetgeving van de Lidstaat waar hij gevestigd is: Deze beschikking verplicht de toeleveranciers om een geheel van maatregelen te ontwikkelen die in wezen

15/06/2001 – 15:00


blz. 17

vergelijkbaar zijn met de maatregelen die de amateur-genealoog moet toepassen voor de beveiliging van de gegevens van levende personen in zijn eigen verwerkingen [Hoofdstuk 4.7.2].

15/06/2001 – 15:00


blz. 18

5. De rechten van de levende personen De richtlijn 95/46/EG geeft aan de levende personen recht op informatie [art.10 en 11], van toegang en correctie [art.12], en van verzet [art.14].

5.1. Recht op informatie Bij het inzamelen van persoonsgegevens van levende personen, is de amateur-genealoog verantwoordelijk voor het leveren van bepaalde informatie aan elke betrokken levende persoon. De richtlijn 95/46/EG verplicht de amateur-genealoog niet om de gegevens zelf als informatie te verstrekken. Hij kan het doen uit zorg voor transparantie en om de gegevens geldig te maken. Twee gevallen doen zich voor, naargelang van de manier van werving : Volgende inlichtingen moeten verstrekt worden op het moment van het inzamelen van gegevens bij de betrokken persoon [art.10] : -

De identiteit van de genealoog verantwoordelijk voor de verwerking en, eventueel, van zijn vertegenwoordiger ;

-

Het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd ;

-

De ontvangers van de gegevens ;

-

De wetenschap dat er geen enkele verplichting bestaat om op alle vragen te antwoorden ;

-

Het bestaan van het recht van toegang tot de gegevens, recht op correctie en op melding aan derden van de aangebrachte wijzigingen.

Om het leveren van deze informatie te vergemakkelijken, zal de amateur-genealoog bij voorkeur de lijst gebruiken voorzien in [bijlage-2]. De inlichtingen die aan de betrokken persoon moeten verstrekt worden, wanneer de gegevens niet bij hem werden verzameld [art.11] zijn dezelfde, min de vierde, maar met toevoeging van de volgende informatie : -

De betrokken categorieën van gegevens.

Om het leveren van deze informatie te vergemakkelijken, zal de amateur-genealoog bij voorkeur de lijst gebruiken voorzien in [bijlage-3]. In dit tweede geval moet deze informatie verstrekt worden bij de registratie van de gegevens of, als men van plan is om gegevens door te spelen aan een derde, uiterlijk bij het eerste doorspelen van gegevens, behalve als de betrokken persoon reeds werd ingelicht. Bijgevolg een onbelangrijk aanvullend gegeven over een levende persoon die reeds op de hoogte is van de aanwezigheid van gegevens over hem in het gegevensbestand van amateur-genealoog, geregistreerd worden zonder dat de betrokkene er opnieuw over ingelicht wordt. Nochtans, als het gaat om de toevoeging van een als gevoelig geklasseerd gegeven, kan deze toevoeging slechts gedaan worden onder de voorwaarden voorzien in [Hoofdstuk 4.3]. De lijst van de categorieën van gegevens die als adequaat en gevoelig beschouwd worden voor de genealogisch doelgerichtheid vindt men in [bijlage-4].

5.1.1. Identificatie van de verantwoordelijke genealoog Om zich te identificeren moet de amateur-genealoog zijn naam, voornaam, adres, telefoonnummer opgeven, alsmede elke informatie die het contact voor de betrokken persoon vergemakkelijkt, zoals zijn email-adres, zijn gsm-nummer, enz. Als de amateur-genealoog niet woonachtig is in een Lidstaat van de EU, moet hij eventueel op dezelfde wijze zijn vertegenwoordiger identificeren in het/de land(en) van de EU waar hij verwerkingsmiddelen gebruikt [art.4 §1.c]. Bijvoorbeeld: databanken, Internet-provider.

15/06/2001 – 15:00


blz. 19

5.1.2. Doel van de verwerkingen De amateur-genealoog moet aan de betrokken persoon het/de doel(einden) opgeven van de verwerkingen waarvoor zijn gegevens moeten dienen. Het doel van de verwerkingen dat onder de genealogie sorteert, hangt af van de onderzoeksdoelstellingen van de amateur-genealoog. Zie de bespreking van dit onderwerp in [Hoofdstuk 3.3] voor een nauwkeurige definitie van de verwerkingsdoelstellingen. In de inlichtingenlijsten in [bijlagen-2 en -3] kunnen de klassieke thema's van genealogische onderzoeken geselecteerd worden. Evenzo voor de onderzoeksvarianten besproken in [Hoofdstuk 3.3]. Men kan ook andere doelstellingen bepalen. Het is belangrijk dat de amateur-genealoog aan de betrokken personen dezelfde verwerkingsdoelstelling opgeeft als degene die hij bij zijn nationaal toezichtorgaan heeft opgegeven bij de aangifte [Hoofdstuk 6.1]. De doelstellingen opgegeven in [bijlagen-2, -3 en -4] moeten dus identiek zijn, anders werd de betrokken persoon niet eerlijk ingelicht [art.6 §1.a].

5.1.3. De ontvangers van de gegevens De amateur-genealoog moet aan de betrokken persoon verklaren dat hij van plan is om zijn gegevens in een uitsluitend genealogische context door te spelen, en met inachtneming van de nationale en communautaire wetgeving die voortvloeit uit de richtlijn 95/46/EG. De ontvangers kunnen genealogen zijn, of nog genealogische groeperingen, genealogische databanken die enkel voor genealogen toegankelijk zijn, archieffondsen of bibliotheken. De verantwoordelijke amateur-genealoog moet de betrokken persoon verzekeren dat : -

Vooraleer zijn gegevens worden doorgegeven, zal nagegaan worden of de ontvanger wel degelijk als genealoog geregistreerd staat bij een nationaal toezichtorgaan (of het equivalent buiten de EU) ;

-

De genealogische groeperingen waaraan hij zijn publicaties met gegevens over die persoon doorspeelt, zich ertoe verbonden hebben om hun toegang te beperken tot officieel geregistreerde genealogen, en een gedragscode op het gebied van genealogie eerbiedingen ;

-

Zijn persoonsgegevens niet doorgespeeld zullen worden aan databanken die niet waarborgen dat zij enkel voor officieel geregistreerde genealogen toegankelijk zijn, dit om elke schending van de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen te beletten [Hoofdstuk 4.8.1] ;

-

De archieffondsen en bibliotheken, waar hij zijn genealogische publicaties met gegevens over de persoon deponeert, zich ertoe moeten verbinden om ze niet openbaar te maken voor het verstrijken van de wettelijke termijn die op hen van toepassing is inzake archivering van persoonsgegevens ;

-

De door de wet voorziene voorzorgsmaatregelen inzake vertrouwelijkheid en inzake de veiligheid van de verwerking van de gegevens over die persoon getroffen werden en tijdens de volledige duur van zijn onderzoekingen gehandhaafd zullen blijven.

De amateur-genealoog kan eveneens aan de betrokken persoon de uitdrukkelijke toestemming vragen om sommige van zijn persoonsgegevens publiek toegankelijk te maken. Het kan meer bepaald nuttig zijn dat de naam, de kunne en het verband met de namen van ouders en echtgenoten de enige gegevens zijn die voor het publiek toegankelijk gemaakt worden op een genealogische webstek die voor iedereen toegankelijk is. Deze mogelijkheid moet aan de betrokken persoon als een optie voorgesteld worden.

5.1.4. Het bestaan van het recht op toegang en op correctie Om de betrokken persoon in staat te stellen zijn recht op toegang en op correctie uit te oefenen op gegevens die hem betreffen, moet de amateur-genealoog verklaren dat dit soort vraag door de wet voorzien is en vrij door de betrokken persoon kan uitgeoefend worden [Hoofdstuk 5.2]. De amateur-genealoog moet de voorwaarden tot uitoefening van het toegangsrecht [Hoofdstuk 5.2.1] verduidelijken en moet meedelen dat het recht op correctie door de wet voorzien is en vrij door de betrokken persoon kan uitgeoefend worden [Hoofdstuk 5.2.3]. 15/06/2001 – 15:00


blz. 20

5.1.5. De categorieën gegevens Het is nodig om in [bijlage-3] de volledige lijst -zonder weglating- te heernemen van de categorieën gegevens die aan het nationaal toezichtorgaan opgegeven werden [bijlage-4], opdat de betrokken persoon volledig geïnformeerd zou zijn over de omvang van de aangegeven onderzoekingen. Wanneer de gegevens niet bij de betrokken persoon werden ingezameld, moet de amateurgenealoog verduidelijken welke categorieën gegevens hij bezit over de betrokken persoon. Daartoe selecteert hij, in de inlichtingenlijst van [bijlage-3], de categorieën gegevens die hij bezit. De categorieën gegevens moeten ingedeeld worden in gevoelige en niet-gevoelige (of adequate) gegevens. De betrokken persoon moet ingelicht worden over de aard van de gevoelige gegevens, zoals die voortvloeien uit de mensenrechten en opgesomd zijn in de richtlijn 95/46/EG [art.8 §1]. De persoon moet er eveneens van op de hoogte gebracht worden dat voor de verwerking door de amateur-genealoog van de categorieën gegevens die als gevoelig geklasseerd zijn, zijn uitdrukkelijke toestemming vereist is, wat voor de andere niet het geval is. Bovendien kan hem eventueel medegedeeld worden dat zijn toestemming geenszins het verbod opheft om bepaalde gevoelige gegevens te behandelen, zoals bepaald door de nationale wet- en/of regelgeving die van toepassing is op de amateur-genealoog in functie van het land waar hij gevestigd is.

5.1.6. Onmogelijke informatie of informatie die onredelijke inspanningen impliceert Wanneer de gegevens niet bij de betrokken persoon werden ingezameld, schrijft de richtlijn 95/46/EG in zijn [art.11 §2] voor dat de verplichting tot informatie van de betrokken persoon “ niet van toepassing is wanneer, in het bijzonder voor een verwerking in het kader van historisch of wetenschappelijk onderzoek, het informeren van de betrokken persoon onmogelijk blijkt of onredelijke inspanningen impliceert ”. In deze gevallen worden de Lidstaten geacht gepaste garanties te bieden. Bij deze garanties horen de erkenning van genealogie als discipline van het historisch onderzoek, voorzorgsmaatregelen en de aanvaardbare voorwaarden om het verzaken te rechtvaardigen van de plicht om de betrokken persoon te informeren wanneer deze voorwaarden door de amateur-genealoog worden vervuld. Het is dus een vraag van de verenigingen die bijgedragen hebben tot deze gedragscode dat amateur-genealogie wordt erkend als een discipline van het historisch onderzoek die –om voornoemde redenen— een vrijstelling geniet van de plicht tot informatie, voorzien in [art.11 §2]. Onder de gepaste garanties waarin de Lidstaten moeten voorzien, bevelen de verenigingen die tot deze gedragscode bijgedragen hebben een voorzorgsmaatregel aan: de verplichting opleggen om bij de uitwisseling van gegevens tussen genealogen de adressen door te spelen van de betrokken levende personen, voor zover ze gekend zijn. Als aanvaardbare voorwaarde die de onmogelijkheid tot informeren rechtvaardigt, bevelen de verenigingen die tot deze gedragscode bijgedragen hebben aan: Herhaalde mislukte pogingen om de betrokken persoon te vinden door : -

De raadpleging van een verzameling van jaarboeken in een lijst die vastgelegd is en up-todate gehouden wordt door communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31].

-

De raadpleging van de genealogen die de gegevens hebben verstrekt, na een termijn die door communautaire uitvoeringsmaatregelen moet bepaald worden [art.31].

Als aanvaardbare voorwaarde die stelt dat bepaalde inspanningen niet in verhouding staan tot de informatieplicht, stellen de verenigingen die tot deze gedragscode bijgedragen hebben voor : De kosten voortspruitend uit het grote aantal in te lichten betrokken personen. Voorgesteld wordt om de informatieplicht op te heffen in functie van een zeer verre graad van verwantschap met de amateur-genealoog verantwoordelijk voor de verwerkingen. Zo zou bijvoorbeeld een minimum aantal knopen, gemeten door het totaal aantal knopen dat in de stamboom moet doorlopen worden vanaf de betrokken persoon tot de amateur-genealoog, met inbegrip van de verbanden van ouder 15/06/2001 – 15:00


blz. 21

naar kinderen en tussen echtgenoten, de grens bepalen waarbuiten het verzaken van de informatieplicht aanvaardbaar is. Archivering van de onderzoeksresultaten bij genealogische genootschappen of verenigingen. In dit geval, zou een afwijking op de informatieplicht gepaard gaan met de volgende aangewezen garanties : Wanneer de gegevens van de betrokken personen in handen zijn van een rechtspersoon (genootschap of vereniging) die genealogisch werk verricht, en zij deel uitmaken van een databank met beperkte toegankelijkheid, en sorteren onder een historische archivering na toebehoord te hebben aan een genealoog die officieel geregistreerd staat bij een nationaal toezichtorgaan, wanneer de genealoog deze rechtspersoon in de aangifte bij zijn toezichtorgaan heeft opgegeven als de ontvanger van zijn onderzoeksresultaten na de medegedeelde einddatum van onderzoek, of wanneer de archivering gebeurde vooraleer de nationale wetgeving van toepassing werd, en voor zover de toegang beperkt is tot officieel geregistreerde genealogen. Aanvullende afwijkende maatregelen moeten voorzien worden voor de toegang door genealogen uit derde landen. Opdat de erkenning van de genealogie als historische discipline, evenals de voorzorgsmaatregelen en de aanvaardbare voorwaarden (minimum aantal knopen, archivering van de onderzoeksresultaten) in alle Lidstaten van de EU gelijkelijk zouden toegepast worden, moeten voor deze vragen communautaire uitvoeringsmaatregelen uitgevaardigd worden [art.31].

5.2. Recht van toegang en correctie Iedere betrokken persoon heeft het recht om van amateur-genealoog verantwoordelijk voor de verwerkingen, tegelijk of achtereenvolgens te verkrijgen : -

De toegang tot zijn persoonsgegevens ;

-

De correctie, het wissen of de afscherming van deze gegevens ;

-

De melding aan derden van de gemaakte wijzigingen.

5.2.1. Voorwaarden tot oefening van het toegangsrecht De betrokken persoon die zijn identiteit bewijst heeft recht op vrije toegang tot zijn gegevens, met redelijke tussenpozen en onverwijld en zonder bovenmatige kosten. De identiteit van de betrokken persoon wordt bewezen door de kopie van een identiteitsdocument die door een plaatselijke instantie voor gelijkluidend met het origineel werd verklaard. Aan de betrokken persoon kan geen enkele beperking opgelegd worden voor de toegang tot zijn gegevens. Zo kan zijn toegangsrecht niet verbonden worden aan zijn lidmaatschap van een genealogische vereniging. Aangezien in genealogie de bewaarde gegevens weinig veranderen, zijn de tussenpozen tussen twee aanspraken op toegangsrecht, zoals deze reeds vastgelegd werden in bepaalde afgeleide nationale wetgevingen, niet zeer gelukkig. De verenigingen die bijgedragen hebben tot deze Gedragscode vinden tussenpozen van drie maanden tot en met het derde recht van toegang, en vervolgens tussenpozen van een jaar, redelijker. De beoordeling van de bovenmatige antwoordtermijn kan verschillen van de ene Lidstaat tot de andere. Idem voor de bovenmatige kosten die, gezien het vrijwillige karakter van amateurgenealogie, aanzienlijk hoger kunnen liggen dan de prijs van een gefrankeerde envelop zoals gewoonlijk in de genealogie wordt aanvaard. De verenigingen die tot deze gedragscode hebben bijgedragen bevelen dan ook aan dat de voorwaarden tot uitoefening van het toegangsrecht, met name het bewijs van de identiteit van de betrokken persoon, de redelijke tussenpozen tussen de toegangen, de duur van de antwoordtermijn en de maatregel van de bovenmatige kosten, tussen de Lidstaten van de EU geharmoniseerd worden en het onderwerp vormen van communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31].

15/06/2001 – 15:00


blz. 22

5.2.2. De inlichtingen die als antwoord moeten verstrekt worden De inlichtingen die verplicht aan de betrokken persoon moeten verstrekt worden, in antwoord op een gerechtvaardigde vraag tot toegang tot zijn gegevens, zijn : -

De verklaring dat de gegevens al dan niet aanwezig zijn.

-

De informatie over het doel van de verwerking. Het is noodzakelijk om dezelfde inlichtingen te verstrekken als aan het nationaal toezichtorgaan [bijlage-4, zie Hoofdstuk 5.1.2].

-

De categorieën gegevens waarop de verwerkingen betrekking hebben. Het is noodzakelijk om dezelfde informatie te geven als die voorzien in [bijlage-3], zonder enige weglating, door in het geheel van categorieën gegevens die bij het nationaal toezichtorgaan werden aangegeven [bijlage-4], deze te selecteren die men werkelijk bezit over de betrokken persoon [Hoofdstuk 5.1.5].

-

De ontvangers of de categorieën ontvangers aan wie de gegevens worden doorgespeeld. De ontvangers opgesomd in [Hoofdstuk 5.1.3] krijgen de verzekeringen die hen vergezellen [bijlage-3].

-

Het doorspelen, in een begrijpelijke vorm, van de gegevens die verwerkt worden, alsmede elke beschikbare informatie over de oorsprong van de gegevens. Het afdrukken van al deze gegevens moet eerlijk geschieden, in klare taal en zonder uit de gegevensbronnen enige beschikbare informatie weg te laten die hun herkomst aangeeft, eventueel de naam van degene die ze verzameld heeft en de laatste tussenpersoon [Hoofdstuk 4.5].

-

De kennis van de logica die elke geautomatiseerde verwerking ondersteunt van de gegevens die de persoon betreffen, minstens in het geval van de beoogde geautomatiseerde beslissingen [art.15 §1]. Dit geldt niet voor de genealogie die geen enkele beslissing produceert, geautomatiseerd of niet, die een effect zou kunnen hebben op de betrokken persoon.

5.2.3. De correctie, het wissen of de afscherming van de gegevens De amateur-genealoog is verplicht om, naargelang van het geval, de gegevens te corrigeren, te wissen of af te schermen waarvan de verwerking niet in overeenstemming is met de richtlijn 95/46/EG, met name door het onvolledige of onjuiste karakter van de gegevens [art.12.b]. Er zij op gewezen dat de betrokken persoon niet verplicht is om de juiste waarde te geven van een verkeerd of onvolledig gegeven. Als hij vaststelt dat dit gegeven onvolledig of onjuist is, kan hij vragen dat het gewist wordt. Later, als de exacte waarde van dit gegeven gevonden is, bijvoorbeeld in een register van de burgerlijke stand, moet de betrokken persoon volgens de wet niet noodzakelijk over deze wijziging ingelicht worden, behalve als hij de afscherming heeft geëist of verzet heeft aangetekend. Nochtans, om eerlijk te blijven tegenover deze persoon, kan de amateur-genealoog hem er best van op de hoogte brengen. De afscherming bestaat erin dat de betrokken persoon de amateur-genealoog machtigt om de bedoelde gegevens te bezitten, maar hem verbiedt ze te gebruiken voor bepaalde verwerkingen. De afscherming kan al zijn gegevens in bepaalde verwerkingen betreffen, bijvoorbeeld het doorspelen aan anderen, de beperking van de toegang tot webstekken, het afdrukken van documenten volgens hun ontvangers, enz. De afscherming kan slaan op bepaalde categorieën gegevens in alle verwerkingen, bijvoorbeeld de gevoelige gegevens. De amateur-genealoog moet aan de betrokken persoon, binnen een redelijke termijn, bevestigen dat zijn verzoek werd ingevolgd. Bovendien verdient het aanbeveling om er een document bij te voegen dar bewijst welke gegevens hij na wijzigingen bezit. De vorm en de inhoud van deze mededeling en de duur van de redelijke termijn voor zijn verzending worden niet bepaald door de richtlijn 95/46/EG. Zij zouden moeten vastgelegd worden door communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31]. 15/06/2001 – 15:00


blz. 23

5.2.4. De melding aan derden van de aangebrachte wijzigingen Op verzoek van de betrokken persoon, moet de amateur-genealoog verantwoordelijk voor de verwerking elke correctie, wissen of afscherming melden aan derden aan wie de gegevens werden doorgespeeld, [Hoofdstuk 5.2.3], als dat niet onmogelijk blijkt of geen onredelijke inspanning impliceert [art.12.c]. Dat veronderstelt dat de amateur-genealoog een logboek van documentenverkeer bijhoudt [Hoofdstuk 7.1]. Hij moet kopieën bewaren van de documenten die aan anderen worden doorgespeeld, het enige overtuigend bewijs van het detail van de uitgewisselde gegevens [Hoofdstuk 7.1.3]. De melding aan derden kan onmogelijk blijken of een onredelijke inspanning veronderstellen omwille van gepaste garanties voor de informatie van de betrokken persoon (zie [Hoofdstuk 5.1.6]), die de verenigingen die deze gedragscode hebben samengesteld, mutatis mutandis, op de melding aan derden willen laten toepassen. De gepaste garanties, met name de voorzorgsmaatregel om de adressen van derden te bewaren en de aanvaardbare voorwaarden om het verzaken van melding aan derden te rechtvaardigen, komen naar analogie met de informatie van de betrokken persoon in aanmerking voor communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31] die in alle Lidstaten van de EU van toepassing zijn.

5.3. Recht van verzet Speciaal in het kader van de wettigheid toegekend aan de genealogie [art.7.f], wordt een recht van verzet toegekend aan de betrokken persoon, op elk moment en om overwegende en wettige redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie [art.14.a]. In geval van gerechtvaardigd verzet, mogen de gegevens die door de betrokken persoon werden aangewezen niet langer ingesloten worden in de verwerking die door de amateur-genealoog werd opgestart [art.14.a]. Wanneer de uitoefening van het recht op informatie niet mogelijk is geweest of onevenredige inspanningen zou hebben geïmpliceerd onder aanvaardbare omstandigheden [Hoofdstuk 5.1.6], en ze gevolgd wordt door een vraag van een betrokken persoon om zijn recht van verzet uit te oefenen, moet de amateur-genealoog hem de voorziene inlichtingen verstrekken voor het geval dat de gegevens niet bij die persoon werden ingezameld [bijlage-3]. De amateur-genealoog moet het recht op informatie steeds eerbiedigen. Zo kent de betrokken persoon het bestaan van een recht op melding aan derden waaraan de gegevens reeds werden doorgespeeld, een recht dat hij kan laten toepassen in geval van permanent wissen van gegevens [Hoofdstuk 5.2.4]. De amateur-genealoog moet aan de betrokken persoon, binnen een redelijke termijn, bevestigen dat zijn verzoek werd ingevolgd. Bovendien verdient het aanbeveling om er een bewijs bij te voegen van de gegevens die eventueel na verzet in zijn bezit blijven. De vorm en de inhoud van deze mededeling en de duur van de redelijke termijn voor de verzending ervan worden niet bepaald door de richtlijn 95/46/EG. Zij zouden moeten vastgelegd worden door communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31].

5.3.1. Verzet tegen bepaalde verwerkingen, tegen bepaalde gegevens De betrokken persoon kan de categorie(ën) van gegevens en de verwerking(en) bepalen waarop zijn verzet slaat. Zo kunnen de gevoelige gegevens getroffen zijn door een verzet tegen de publicatie en de verspreiding (vereniging, archief, enz.) maar niet tegen het doorspelen aan andere genealogen die officieel bij het nationaal toezichtorgaan geregistreerd staan. Dit voorbeeld heeft de waarde van een afscherming [Hoofdstuk 5.2.3]. Bij gebrek aan bijzondere bepalingen over de categorieën gegevens en de verwerkingen waarop de vraag tot verzet slaat, gaat de amateur-genealoog er best van uit dat het om alle gegevens en alle verwerkingen gaat, derhalve om een totaal verzet. De amateur-genealoog zal deze toelichtingen aan de betrokken persoon vragen en kan hem voorstellen om zijn verzet te beperken in functie van de motivering ervan. 15/06/2001 – 15:00


blz. 24

Het totale verzet van een persoon mag echter de samenhang van de verbanden tussen de andere personen in de verwerkingen niet in gevaar brengen. Zo nodig kan de amateur-genealoog de naam van de persoon vervangen door een vermelding “ recht van verzet ” en alle andere gegevens schrappen [Hoofdstuk 4.4.3].

5.3.2. Verzet wegens overwegende en wettige redenen De betrokken persoon moet zijn vraag tot verzet motiveren door ze te rechtvaardigen door overwegende en wettige redenen die verband houden met zijn bijzondere situatie. Een niet gemotiveerde vraag kan geweigerd worden bij gebrek van rechtvaardiging. In de motivatie kunnen de aangevoerde redenen de fundamentele belangen, rechten en vrijheden zijn, en moeten verband houden met de bijzondere situatie van de aanvrager. De amateur-genealoog, die verantwoordelijk is voor zijn verwerkingen, moet oordelen over de ontvankelijkheid van de vraag en, in geval van weigering, rekening houden met de strafrechtelijke risico's voor zijn recht om een genealogische activiteit uit te oefenen en zijn lidmaatschap van genealogische verenigingen.

15/06/2001 – 15:00


blz. 25

6. Aangifte van de verwerkingen bij het nationaal toezichtorgaan De richtlijn 95/46/EG legt aan de amateur-genealoog verantwoordelijk voor de verwerkingen, of eventueel aan zijn vertegenwoordiger, de verplichting op om zijn genealogische activiteit aan te geven bij het nationaal toezichtorgaan waarvan hij afhangt [zie Hoofdstuk3.2, "Nationale wet van toepassing"] vooraleer een volledig of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking op te starten of een geheel van dergelijke verwerkingen met een zelfde of verwante doelstellingen [art.18 §1].

6.1. De inhoud van de aangifte De richtlijn 95/46/EG bepaalt de minimum informatie die in de aangifte moet voorkomen [art.19 §1] : -

De naam en het adres van de amateur-genealoog verantwoordelijk voor de verwerking en, eventueel, van zijn vertegenwoordiger (het email-adres zou nuttig zijn) ;

-

Het/De doel(stellingen) van de verwerking ;

-

Een beschrijving van de betrokken categorie(ën) personen en van de gegevens of categorieën gegevens die er betrekking op hebben ;

-

De (categorieën) ontvangers aan wie de gegevens kunnen doorgespeeld worden ;

-

De geplande gegevensoverdrachten naar derde landen ;

-

Een bewaringstermijn van de gegevens die niet langer is dan die noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelstellingen [art.6 §1.e] ;

-

Een algemene beschrijving die het mogelijk maakt om vooraf in te schatten of de getroffen maatregelen gepast zijn om de veiligheid van de verwerking te waarborgen krachtens artikel 17 [Hoofdstuk 4.7.2 en Hoofdstuk 4.8].

Om het verstrekken van deze informatie te vergemakkelijken, zal de amateur-genealoog bij voorkeur de lijst gebruiken voorzien in [bijlage-4]. Wanneer elementen van de informatie uit de aangifte gewijzigd worden, deelt de amateur-genealoog deze wijzigingen mee aan het nationaal toezichtorgaan volgens modaliteiten die door elke Lidstaat moeten voorzien worden [art.19 §2]. Elke Lidstaat kan informatie toevoegen aan deze lijst, die dient beschouwd te worden als het minimum dat momenteel in de Europese wetgeving voor het geheel van de landen van de EU is voorzien. Om verschillen tussen de Lidstaten te vermijden, vragen de verenigingen die bijgedragen hebben tot deze gedragscode communautaire uitvoeringsmaatregelen ter harmonisatie [art.31]. Daarbij moet een bijzondere aandacht besteed worden aan de lijst van de gegevenscategorieën wat betreft hun geëigendheid aan het doel van de genealogische onderzoeken [art.6 §1.c] en hun eventuele classificatie in gevoelige gegevens [art.8]. De verenigingen die bijgedragen hebben tot deze gedragscode wensen dat het aantal en de aard van de inlichtingen die voor de genealogische aangifte moeten verstrekt worden, in alle landen van de EU geharmoniseerd worden.

6.2. De toegang tot de nationale registers bij de toezichtorganen Elke nationaal toezichtorgaan houdt een register van de gemelde verwerkingen bij dat minstens de eerste vijf punten moet bevatten die voorzien zijn als inhoud van de aangifte. Het register van de verwerkingen kan geraadpleegd worden door iedereen die erom vraagt [art.21 §2].

6.2.1. Toegangswegen Omwille van de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de verwerkingen [Hoofdstuk 4.7], alsmede ter bescherming van de persoonsgegevens op Internet [Hoofdstuk 4.8], moet de amateurgenealoog zich bewust zijn dat dit soort gegevens enkel kan uitgewisseld worden met genealogen die officieel bij een nationaal toezichtorgaan geregistreerd zijn of die erkend zijn door een adequaat systeem in derde landen. 15/06/2001 – 15:00


blz. 26

Van hun kant moeten de nationale toezichtorganen zich bewust dat zij binnen de normale antwoordtermijnen per e-mail of fax moeten antwoorden op de aanvragen tot toegang; het niet eerbiedigen van de elementaire beleefdheidsregel die voorschrijft dat men binnen de gewone termijn van e-mails en faxen antwoordt op de dringende verzoeken van zijn correspondent, maakt het voor de amateur-genealoog onmogelijk om zijn plicht tot verificatie in het register van de verwerkingen na te leven. Het is dus een wezenlijke eis van de verenigingen die bijgedragen hebben tot deze gedragscode om een gemakkelijke en snelle toegang te verkrijgen tot de registers van de verwerkingen, tenminste voor alle reeds geregistreerde amateur-genealogen. Aangezien de raadpleging ervan publiek is, wordt het aanbevolen om hun toegang te geven via Internet en per fax. De toegang via Internet zal on-line kunnen gebeuren en/of per e-mail.

6.2.2. Nagaan of een aangifte bestaat Voor elk verzoek om persoonsgegevens van levende personen, zal de amateur-genealoog erop letten dat hij spontaan aan zijn correspondenten zijn registratienummer opgeeft bij het toezichtorgaan waarvan hij afhangt [Hoofdstuk 3.2]. In geval van verzoek verzonden per e-mail, zal het gemakkelijk zijn dit na te trekken op voorwaarde dat in dit verzoek hetzelfde email-adres opgegeven wordt als het adres dat naast de naam van de aanvrager voorkomt in het register van de verwerkingen bij de nationaal toezichtorgaan waar de aangifte gebeurde. Men ziet meteen het belang van het email-adres dat de amateur-genealoog bij de aangifte bij zijn nationaal toezichtorgaan opgeeft. In zijn verzoeken zal hij dit adres samen met zijn registratienummer moeten gebruiken om tegenover zijn correspondenten zijn hoedanigheid van officieel geregistreerde amateur-genealoog te bewijzen.

6.3. De rol van de genealogische verenigingen in de voorafgaande controles De richtlijn 95/46/EG bepaalt dat de Lidstaten erop moeten toezien dat verwerkingen waarvan aangifte werd gedaan, onderzocht worden vooraleer zij opgestart worden [art.20 §1]. Aangezien de genealogische verwerkingen zeer gestandaardiseerd zijn en gezien het grote aantal aangiften, zullen de nationale autoriteiten vooral de kennis van de amateur-genealoog moeten toetsen om te oordelen of hij de wettelijke beperkingen zal eerbiedigen. De organisatie van dit onderzoek naar de kennis valt onder de verantwoordelijkheid van elke nationaal toezichtorgaan [art.20 §2]. Het eerbiedigen van de wet zal dus afhangen van verschillende factoren: van een referentiedocument dat het geheel van de regels opsomt (de Gedragscode voor de Amateur-genealoog), van de kwaliteit van de opleiding van de amateur-genealoog en van een onderzoek naar zijn geschiktheid om de wet te eerbiedigen en om een gezonde houding aan te nemen met inachtneming van de beroepsethiek van de genealogische discipline.

6.3.1. Aanpassing van de Gedragscode voor de Amateur-genealoog Dit voorontwerp van gedragscode beperkt zich ertoe om de wetgeving na te leven zonder te proberen om ze te vereenvoudigen noch ervan af te wijken. De aangifte kan aanleiding geven tot vereenvoudigingen en/of afwijkingen [art.18 §2] die de aanpassing van deze gedragscode rechtvaardigen. Bovendien is het mogelijk om, zonder af te doen aan het wenselijke veiligheidsniveau in de uitwisseling van genealogische gegevens, de voorafgaande controles te vereenvoudigen die het nationaal toezichtorgaan moet uitvoeren op de kennis van amateur-genealogen. Bijvoorbeeld door zich van de opleiding van amateur-genealogen en van de controle van hun kennis te ontlasten op instructeurs en examinatoren die binnen de genealogische verenigingen erkend zijn. De vereiste harmonisatie van de communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31] is een tweede belangrijke reden om de Gedragscode voor de Amateur-genealoog aan te passen. Daarom dringt zich de noodzaak op van een multilaterale en multinationale discussie tussen de genealogische bonden en verenigingen van de EU-lidstaten teneinde de gedragscode aan te passen. 15/06/2001 – 15:00


blz. 27

Deze gedragscode moet dan ook op Europees niveau door een zo breed mogelijke waaier van genealogische bonden en verenigingen van de EU-landen bekrachtigd worden, in die zin dat zij de code nuttig en praktisch bruikbaar moeten maken en door adequate voorstellen vereenvoudigen, met inachtneming van de communautaire wetgeving.

6.3.2. De opleiding van de amateur-genealoog door de verenigingen Deze gedragscode voor de amateur-genealoog heeft ten doel bij te dragen tot een correcte toepassing van de nationale wetgevingen afgeleid van de richtlijn 95/46/EG [art.27 §1]. De voornamelijk individuele aard van de activiteit van de amateur-genealoog maakt het absoluut noodzakelijk om de opleiding van de leden van de genealogische verenigingen op lokaal niveau te organiseren, teneinde het begrijpen en het toepassen van de Gedragscode voor de Amateurgenealoog te vergemakkelijken. Voor de oudere leden, die reeds ervaring hebben in de genealogie, voert de wetgeving nieuwe praktijken en een nieuw gedrag in. Een eenvoudige bewustmaking is niet altijd voldoende om het gedrag te veranderen. Een aangepaste opleiding is dus noodzakelijk voor deze ervaren amateurgenealogen. De noodzaak om deze opleiding plaatselijk te kunnen aanbieden, door de bestaande associatieve structuren in te schakelen, moet een discussie op gang brengen over de opleiding van de plaatselijke instructeurs en over hun erkenning door het nationaal toezichtorgaan. De lesgevers zullen als taak hebben om aan amateur-genealogen kennis bij te brengen en na te gaan of die verwerkt werd.

6.3.3. Het toetsen na opleiding door de verenigingen Nochtans is het wenselijk om een onderscheid te maken tussen de rol van de lesgevers en die van de examinatoren. Deze laatsten moeten, voor rekening van een nationaal toezichtorgaan, nagaan of de kandidaat amateur-genealoog werkelijk de vereiste kennis bezit, aantonen dat hij de noodzakelijke adequate maatregelen voor zijn activiteit heeft getroffen, en dat hij in staat schijnt om de wettelijke verplichtingen te eerbiedigen. De examinator is dus een ervaren genealoog die op plaatselijk niveau banden heeft met één of meer verenigingen. Het is niet wenselijk dat dezelfde persoon beide rollen van lesgever en examinator in dezelfde vereniging vervult. Door uitwisseling tussen geografisch nabije verenigingen kan de examinator van de ene vereniging als lesgever fungeren bij een andere vereniging.

6.4. De overtreding van de gedragscode door de amateur-genealoog Iedere persoon die schade heeft geleden ten gevolge van een ongeoorloofde verwerking of van elke handeling die onverenigbaar is met het nationale recht afgeleid van de richtlijn 95/46/EG, heeft het recht om op de amateur-genealoog die verantwoordelijk is voor de betrokken verwerking een herstel voor de geleden schade te verhalen [art.23 §1]. De verantwoordelijke voor de verwerking kan van deze aansprakelijkheid vrijgesteld worden als hij bewijst dat het feit dat de schade heeft veroorzaakt hem niet ten laste kan gelegd worden [art.23 §2]. Een administratief beroep kan eerst bij de nationaal toezichtorgaan, en daarna bij het gerecht aanhangig gemaakt worden [art.22]. De Lidstaten leggen meer bepaald de sancties vast die moeten toegepast worden in geval van overtreding van de beschikkingen die krachtens de richtlijn genomen werden [art.24].

6.4.1. Bestraffing door de verenigingen In geval van overtreding van de voorschriften uit de gedragscode moeten de sancties van de verenigingen een rol spelen, wanneer deze overtreding niet noodzakelijk schade heeft berokkend aan de betrokken persoon of anders in zoverre de betrokken persoon geen administratief of gerechtelijk beroep wil indienen en vrede neemt met een herstel van de geleden schade onder de vorm van de sanctie uitgevaardigd door de vereniging van de amateur-genealoog. 15/06/2001 – 15:00


blz. 28

De voornaamste sancties van toepassing zijn een eenvoudige berisping, een blaam, de tijdelijke en de definitieve uitsluiting uit de vereniging. De ergste sancties stemmen overeen met een rechterlijk beroep. De sancties kunnen gepaard gaan met proeftijden onder toezicht op een examinator, teneinde zich ervan te vergewissen dat de oorzaken van de overtredingen werden weggewerkt.

6.4.2. Melding van overtredingen aan het nationaal toezichtorgaan Wanneer de Lidstaat de mogelijkheid heeft geschapen tot een administratief beroep bij het nationaal toezichtorgaan, moet de betrokken persoon die schade heeft geleden en geen vrede neemt met het herstel dat de verantwoordelijke amateur-genealoog hem voorstelt, door de betrokken vereniging geholpen worden om dit administratieve beroep in te dienen.

15/06/2001 – 15:00


blz. 29

7. Het doorspelen van de genealogische gegevens Elk elementair genealogisch gegeven dat pertinent is voor het genealogisch doel van het onderzoek [Hoofdstuk 4.2] wordt geklasseerd als gevoelig of niet-gevoelig gegeven [Hoofdstuk 4.3]. De elementaire gegevens worden volgens hun categorieën, in wisselende hoeveelheden en met een aantal onderlinge verbanden, verenigd in documenten van allerlei vorm die elk een eigen informatief doel beogen. Het gaat om documenten in allerhande vormen en op uiteenlopende materialen (aktes uit openbare registers, archiefdocumenten, lijsten van voorouders, van nakomelingschap, bomen, Gedcom-bestanden, enz.) waaraan auteursrechten verbonden zijn en die het bezit zijn van de personen die elk document hebben gemaakt. De elementaire gegevens daarentegen zijn objectieve feiten, en derhalve niet beschermd door auteursrechten. Maar de gevoelige gegevens zijn onderworpen aan de toestemming van de betrokken levende personen die deze kunnen beperken tot bepaalde aanwendingen en bepaalde overdrachten of nog zich tegen elk gebruik kunnen verzetten. De bescherming van de betrokken levende personen en van de auteursrechten verplicht de amateurgenealoog om de bronnen [Hoofdstuk 4.5] te noteren van elk elementair gegeven dat hij in zijn genealogisch gegevensbestand opneemt. Het eerbiedigen van de auteursrechten op doorgespeelde documenten, evenals het schriftelijk akkoord van de levende personen voor het gebruik van hun gevoelige gegevens, vereisen het bijhouden van de interview-aantekeningen en van de uitgewisselde documenten. Het inschrijven van deze documenten en aantekeningen in het logboek van documentenverkeer van de amateur-genealoog is noodzakelijk om de oorsprong, de bestemming en de chronologische orde van de uitgewisselde informatie vast te leggen, om hun naspeurbaarheid te waarborgen en om het voor de betrokken personen mogelijk te maken hun rechten op toegang, correctie en verzet efficiënt te laten gelden.

7.1. Het logboek van documentenverkeer van de amateur-genealoog De amateur-genealoog legt een logboek van documentenverkeer aan voor de volledige duur [Hoofdstuk 4.4.4] van zijn onderzoek. Aan het einde van het onderzoek zal dit logboek een spoor bieden van de verkregen resultaten en hun opslag voor historische doeleinden. De verplichting om een logboek van documentenverkeer aan te leggen steunt op twee beschouwingen. Enerzijds moeten de auteursrechten geëerbiedigd worden, krachtens het Verdrag van Bern voor de bescherming van de literaire en artistieke werken (28-Sep-1979). Een logboek helpt om de auteurs van de doorgespeelde documenten identificeren, maar voor het eenvoudig bewaren van de documenten met aanwijzing van hun auteur was het niet echt noodzakelijk om een logboek bij te houden, behalve als het om een groot aantal documenten ging. Anderzijds wordt de bescherming van de natuurlijke personen ten opzichte van persoonsgegevens ingesteld door de nationale wetgeving afgeleid van de richtlijn 95/46/EG. Bij het opstellen van de eerste versie van deze Gedragscode voor de Amateur-Genealoog was deze wetgeving nog niet van kracht in alle landen van de EU. Het aanleggen van een logboek van documentenverkeer, vooral met het oog op de naspeurbaarheid van de mededelingen die het mogelijk maakt om de rechten van de betrokken personen te vrijwaren, wordt slechts onontkoombaar van zodra de nationale wetgeving van kracht wordt [Hoofdstuk 3.2]. Nochtans kan de amateur-genealoog op eigen initiatief de levende personen beschermen door nu reeds een logboek van documentenverkeer aan te leggen, daar het zo goed als zeker is dat deze wetgeving snel zal ingevoerd worden en in alle landen van de EU van kracht zal worden. Het logboek van documentenverkeer is een bewijsstuk zowel voor het eerlijk verkrijgen van de gegevens die de amateur-genealoog in zijn gegevensbestand heeft ingevoerd als voor de aard van de gegevens die op een bepaalde datum aan anderen werden doorgespeeld. In de praktijk legt het logboek van documentenverkeer van de amateur-genealoog de band tussen de documenten met bronvermelding [Hoofdstuk 4.5.3.1] die de amateur-genealoog bewaart, en elk elementair gegeven met bron [Hoofdstuk 4.5] dat hij in zijn gegevensbestand registreert.

15/06/2001 – 15:00


blz. 30

7.1.1. Het belang om het logboek bij te werken Het nut van het logboek van documentenverkeer is dat het elk doorspelen van gegevens aantoont en dit rechtvaardigt door de chronologische inschrijving van een aantal inlichtingen omtrent het doorspelen. Als men verzuimt om in het logboek een uitwisseling van gegevens te relateren, kan dit de naspeurbaarheid van de informatie in het gedrang brengen, evenals de bescherming van de betrokken personen wat hun persoonsgegevens betreft, alsook de auteursrechten. De inschrijvingen in het logboek van documentenverkeer mogen niet beperkt worden tot de overdrachten van gegevens over levende personen, evenmin mogen die over de overledenen weggelaten worden. Want enerzijds kan het doorspelen van bepaalde gegevens betreffende overleden verwanten van bepaalde levende personen, eventueel schade aan deze laatsten berokkenen. En de schriftelijke toestemming van de overledene, voor zijn dood verkregen, wordt dan een onmisbaar bewijsstuk. Anderzijds zijn aan elk doorgespeeld document auteursrechten verbonden, zelfs voor een eenvoudig gegeven over een overledene dat in een korte e-mail wordt verzonden.

7.1.2. De inhoud van het logboek Deze code wil geen bijzonder formaat voor het logboek van documentenverkeer van de amateurgenealoog opleggen, maar veeleer de informatie-elementen opsommen die nodig zijn om de naspeurbaarheid van de uitgewisselde gegevens te waarborgen. De functie van het logboek is een chronologische inventaris op te bouwen van alle “ documenten ” met gegevens die in het gegevensbestand van de amateur-genealoog worden gebruikt. Het concept “ documenten ” wordt hier begrepen in ruime zin en dekt evengoed de originele documenten als hun kopieën, met de hele verscheidenheid van dragers en inhoud. Voorbeelden voor de inhoud: originelen, kopieën en uittreksels van documenten uit archieven, bibliotheken, de burgerlijke stand, boeken, video, multimedia, foto's, films, lijfspreuken en blazoenen, van stijgende en dalende afstammingen, familiefiches, stambomen, genealogische gegevensbestanden (Gedcom), toestemmingen voor het gebruik van gevoelige gegevens, enz. Voorbeelden voor de dragers: papier, gegevensbestand, audiobestand, video- of multimediabestand, filmrol, microfilm, audio-Cd, CD-ROM, DVD, e-mail, enz. -

De datum van ontvangst of verzending van het document ;

-

De titel van het document ;

-

De referentie [Hoofdstuk 4.5.3.1] die door de amateur-genealoog aan het document toegekend werd. De referentie is een code die in principe de herkomst van het document, de inschrijvingsorde in het logboek en de drager beschrijft ;

-

De auteur van het document [Hoofdstuk 4.5.3.2] als hij gekend is ;

-

De tussenpersoon die het document heeft verstuurd [Hoofdstuk 4.5.3.2] wanneer deze niet de auteur is ;

-

De herkomst van het document (archief, gegevensbestand, interview, enz.) ;

-

De informatie die de genealoog ervan overtuigd heeft dat de gevoelige gegevens in het document duidelijk door de betrokken persoon publiek toegankelijk werden gemaakt [Hoofdstuk 4.5.2], of de schriftelijke toestemmingen die bewijzen dat deze gevoelige gegevens voor bepaalde genealogische verwerkingen mogen gebruikt worden [Hoofdstuk 3.4].

7.1.3. Het bewaren van de doorgespeelde documenten Wanneer gegevens door levende personen worden gecorrigeerd, gewist of geschrapt en afgeschermd [Hoofdstuk 5], is het van essentieel belang dat men het spoor van deze gegevens kan terugvinden wanneer zij reeds werden doorgespeeld naar anderen, om gevolg te kunnen geven aan de vraag van de betrokken personen om deze wijzigingen aan anderen te melden.

15/06/2001 – 15:00


blz. 31

De complexiteit en de verscheidenheid van de ontvangen en verzonden documenten maakt dat het bewaren ervan de enige mogelijkheid is om juist de gewijzigde elementaire gegevens terug te vinden. De indeling gebeurt chronologisch per drager en wordt over het algemeen opgedeeld in ontvangen en verzonden documenten. Het verdient aanbeveling om een outprint van de electronische gegevensbestanden te bewaren om, aan het einde van een onderzoek dat meerdere jaren in beslag neemt, de uiteindelijke archivering te vergemakkelijken.

7.2. Het doorspelen aan een andere genealoog Wanneer zij nieuwe contacten leggen, hebben de genealogen er belang bij om het doel van hun respectief onderzoekswerk aan elkaar mee te delen. Want de aard en de verscheidenheid van de doorgespeelde gegevens hangen voornamelijk af van het doel van hun respectief onderzoek. Het heeft geen zin om een volledig gegevensbestand (Gedcom) door te spelen wanneer de contactpersoon enkel belang stelt in de mogelijke ontdekking van een gemeenschappelijke voorvader. In dit geval zal de ontvanger uit het ontvangen gegevensbestand enkel die gegevens selecteren die passen in het doel van zijn onderzoek [Hoofdstuk 3.3] om ze in zijn eigen gegevensbestand op te nemen. Als er later door betrokken personen correcties gevraagd worden [Hoofdstuk 5.2.3], moet aan alle ontvangers medegedeeld worden dat deze gegevens misschien niet nuttig waren voor hen. Dit overbodig werk kan vermeden worden door een duidelijker omschrijving van het doel van het respectieve onderzoek. Derhalve worden enkel die familietakken doorgespeeld die van gemeenschappelijk belang zijn.

7.2.1. Binnen de Europese Unie Het vrije verkeer van genealogische gegevens, met inbegrip van deze over levende personen, kan noch beperkt noch verboden worden door de Lidstaten [art.1 §2] uit hoofde van de nationale wetgevingen afgeleid van de richtlijn 95/46/EG, waardoor de amateur-genealogen verplicht worden om hun activiteit door een aangifte [Hoofdstuk 6] bij hun nationaal toezichtorgaan bekend te maken. Voorleer gegevens door te spelen, gaan de amateur-genealogen na of de respectieve aangiften ervan wel degelijk ingeschreven staan in het register van de verwerkingen [Hoofdstuk 6.2] dat door een nationaal toezichtorgaan wordt bijgehouden. De amateur-genealogen zijn volledig aansprakelijk voor de kwaliteit van de gegevens [Hoofdstuk 4.4], de te vervullen voorwaarden voor het doorspelen van als gevoelig geklasseerde gegevens [Hoofdstuk 4.3, Hoofdstuk 4.5.2], en het eerbiedigen van de auteursrechten [Hoofdstuk 4.5.1]. Wanneer hij gegevens doorspeelt, voegt de amateur-genealoog de bekende adressen van de levende personen bij hun gegevens [Hoofdstuk 4.6]. De amateur-genealoog die gegevens ontvangt over levende personen heeft de verplichting om deze hiervan op de hoogte te brengen [Hoofdstuk 5.1]. De amateur-genealoog handelt in overeenstemming met de voorschriften van de Gedragscode voor de Amateur-genealoog.

7.2.2. Buiten de Europese Unie Persoonsgegevens mogen slechts overgebracht worden naar een derde land als dit derde land een adequaat beschermingsniveau waarborgt [art.25 §1], te beoordelen volgens verschillende criteria, waaronder de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen [art.25 §2]. Steunend op deze criteria, oordelen de Lidstaten en de Europese Commissie welke landen geen adequaat beschermingsniveau hebben [art.25 §3]. De Europese amateur-genealoog vergewist er zich bij zijn toezichtorgaan van dat het land waarnaar hij gegevens over levende personen wil doorsturen, wel degelijk met een adequaat beschermingsniveau genoteerd staat. Indien dit niet het geval is, ziet hij van elke overdracht af ofwel schrapt hij vóór de overdracht alle levende personen uit de gegevens in het door te spelen document. 15/06/2001 – 15:00


blz. 32

Als een persoon uit een derde land beweert genealoog te zijn, zal men dit toetsen aan zijn lidmaatschap van een genealogische vereniging of bond en aan zijn genealogische publicaties. De aansprakelijkheid van de Europese amateur-genealoog blijft dezelfde als wanneer hij gegevens doorspeelt binnen de EU [Hoofdstuk 7.2.1].

7.3. Het doorspelen van gegevens aan de databanken De genealogische databanken zijn over het algemeen bedoeld om door onderlinge hulp de genealogen in hun onderzoeken vooruit te helpen. Bijkomend kunnen bepaalde databanken dienen voor het beschermen van het amateur-gegevensbestand tegen een toevallige vernieling en voor het archiveren na de vereiste onderzoekstermijn [Hoofdstuk 4.4.4]. De juridische statuten van de rechtspersonen die genealogische databanken aanleggen, kunnen zeer verschillend zijn, gaande van de non-profit vereniging tot de naamloze vennootschap. De wetgeving legt geen enkel bijzonder juridisch statuut op. Maar zij bepaalt welke bescherming de toeleverende databank aan de amateur-genealoog moet bieden inzake vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerkingen [Hoofdstuk 4.7], en dat de betrekking tussen de toeleverancier en de verantwoordelijke voor de verwerkingen (genealoog) moet geregeld worden door een rechtshandeling met een aantal te vervullen voorwaarden [Hoofdstuk 4.8.2]. Bij de databanken zijn twee modi te onderscheiden : -

Enerzijds de databanken waarvan de toegang beperkt tot genealogen die officieel bij een nationaal toezichtorgaan geregistreerd zijn: zij beschermen de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen tegen misbruik voor andere doeleinden en mogen dus gegevens over levende personen bevatten ;

-

Anderzijds de databanken die publiek toegankelijk zijn of waarvan de toegang beperkt is tot personen die niet als genealogen bij een nationaal toezichtorgaan geregistreerd zijn: deze mogen geen gegevens over levende personen bevatten; zoniet overtreden zij de wetgeving die verwerkingen uitsluit die geen duidelijk genealogisch doel hebben [art.6 §1.b].

In functie van de aldus bepaalde modus heeft de amateur-genealoog, die een databank wil aanvullen met de bedoeling onderlinge hulp te bieden bij het onderzoek, in de tweede modus de verantwoordelijkheid om alle gegevens over levende personen uit te sluiten (te beginnen met hun naam). Elke invoer in een databank wordt ingeschreven in het logboek van documentenverkeer van de amateur-genealoog. Databanken met beperkte toegang worden vooral door de genealogische verenigingen aangelegd. Het zijn vaak historische archieven samengesteld met de resultaten van de onderzoeken van hun leden of vroegere leden. De toegang is voorbehouden aan de leden van deze verenigingen die hun bijdrage betaald hebben. Deze toegang wordt soms uitgebreid tot de leden van andere verenigingen. Verenigingen die databanken aanleggen zijn aansprakelijk in geval van schending van de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen, want om de bescherming van de levende personen te waarborgen moeten zij erop toezien dat de beperkte toegang en het doorspelen van hun gegevens slechts mogelijk zijn voor genealogen die officieel bij een nationaal toezichtorgaan geregistreerd zijn. Men zou kunnen denken dat bepaalde databanken met publieke modus geen direct identificeerbare personen omvatten, want zij registreren slechts verbanden van het soort: een familienaam die in een gemeente in een bepaald tijdperk voorkomt. Hetzelfde verband in de gegevens van twee genealogen duidt aldus op een sterke waarschijnlijkheid dat er gemeenschappelijke gegevens bestaan. Nochtans het is mogelijk dat dergelijk verband in het hedendaags tijdperk leidt naar een unieke persoon door eenvoudige raadpleging van het telefoonboek. Deze mogelijkheid bevestigt dat de amateur-genealoog in deze publiek toegankelijke databanken geen gegevens over levende personen mag invoeren.

7.4. Het doorspelen van gegevens binnen discussiegroepen op Internet De amateur-genealoog is zich bewust van het feit dat "News Groups" en webstekken die genealogische discussiegroepen organiseren, voor iedereen toegankelijk zijn [Hoofdstuk 4.8.1.3]. 15/06/2001 – 15:00


blz. 33

De amateur-genealoog zal voorzichtigheid aan de dag leggen en geen gegevens verspreiden die toelaten een levende persoon te identificeren. Wanneer hij gegevens toegankelijk maakt voor de leden van een discussiegroep, noteert de amateur-genealoog dit in zijn logboek van documentenverkeer en klasseert een kopie van het bericht in zijn archief. Wanneer de amateur-genealoog via een discussiegroep informatie ontvangt die nuttig is voor zijn onderzoek, schrijft hij de nuttige berichten in zijn logboek van documentenverkeer in en klasseert een kopie van deze berichten in zijn archief. Wanneer de berichten uit een discussiegroep erop aansturen om gegevens uit te wisselen betreffende levende personen, moet de amateur-genealoog de discussiegroep verlaten en trachten een rechtstreeks contact te leggen met de auteur van deze uitnodiging, zonder kopie aan de andere leden van de discussiegroep. In dit rechtstreekse contact, geeft de amateur-genealoog het doel van zijn onderzoek aan alsook zijn registratienummer bij zijn toezichtorgaan, en vraagt dezelfde inlichtingen van zijn correspondent. Het vervolg van het contact verloopt als het doorspelen aan een andere genealoog [Hoofdstuk 7.2].

7.5. Het doorspelen van gegevens door publicatie op een webstek De beschouwingen in deze code over de bescherming van de gegevens op webstekken met nominatieve stamboomgegevens [Hoofdstuk 4.8.1.2], hebben ten doel de schending van de genealogische doelgerichtheid van de verwerkingen voor andere doeleinden te voorkomen, wat de persoonsgegevens van levende personen betreft. Derhalve mag de amateur-genealoog die verantwoordelijk is voor een publiek toegankelijke webstek waarop nominatieve stamboomgegevens staan, er geen enkel gegeven over levende personen op plaatsen behalve deze over personen waarvan hij de uitdrukkelijke (geschreven) toestemming heeft ontvangen om bepaalde gegevens te publiceren op een publiek toegankelijke webstek. Ter herinnering: levende personen zijn perfect identificeerbaar vanuit minieme gegevens als hun naam en voornaam en het verband met de naam van hun ouders; een schriftelijke vergunning is dus eveneens vereist om deze minimale gegevens op een publiek toegankelijke webstek te plaatsen. De amateur-genealoog die een volledige nominatieve genealogie wil publiceren op een webstek, dat wil zeggen met de volledige gegevens over levende personen, draagt de verantwoordelijkheid voor het organiseren van een toegangscontrole beperkt door wachtwoorden die enkel worden toegekend aan genealogen die officieel bij een nationaal toezichtorgaan geregistreerd zijn. Hij moet er bovendien op toezien dat de verbinding tussen de beperkte webstek en de inkomende genealoog beveiligd is (bijvoorbeeld SSL, Secure Socket Layer). Deze maatregelen zijn evenzeer van toepassing op webstekken met statische bladzijden (hyper text markup language, HTML) als op die met dynamische beheerprogramma's en/of met opslag van persoonsgegevens van levende personen. De beschouwingen in deze code over de bescherming van de gegevens op webstekken in de betrekkingen met de toeleverancier [Hoofdstuk 4.8.2] beogen de contractuele voorwaarden en de verplichtingen tot vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerkingen [Hoofdstuk 4.7] die van toepassing zijn op de toeleveranciers die webstekken herbergen met nominatieve stamboomgegevens. De amateur-genealoog die nominatieve stamboomgegevens op een webstek publiceert, moet elke update van de webstek inschrijven in zijn logboek van documentenverkeer. Bij elke update bewaart hij een kopie van de aanwezige statische bladzijden die op de webstek staan. De amateur-genealoog bewaart en archiveert elke opeenvolgende back-up, telkens als er op een webstek wijzigingen of toevoegingen worden ingevoerd door middel van dynamische beheerprogramma's en/of programma’s voor de opslag van genealogische gegevens. Elke beschermingskopie wordt in dit geval ingeschreven in het logboek van documentenverkeer van amateur-genealoog.

15/06/2001 – 15:00


blz. 34

Bijlage 1: Lijst van de nationale toezichtorganen De richtlijn 95/46/EG moest voor 25 oktober 1998 omgezet worden in het nationale recht van de 15 Lidstaten van de Europese Unie. Voor elk land werd de stand van deze omzetting overgenomen uit het CELEX-gegevensbestand van de Europese Commissie op 25 oktober 2000.

België Commissie voor van bescherming van de persoonlijke levenssfeer Waterloolaan 115 B-1000 Brussel Commission de la protection de la vie privée Boulevard de Waterloo 115 B-1000 Bruxelles http://www.privacy.fgov.be mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : De wet van 11/12/1998 zet de richtlijn 95/46/EG om van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen ten opzichte van de verwerking van gegevens van persoonlijke aard en het vrije verkeer van deze gegevens - Belgisch Staatsblad van 03/02/1999 p. 3049 - Geen koninklijke besluiten die deze wet bekrachtigen. Volgende wetgevende etappes : De wet wordt gepubliceerd in het Belgische staatsblad (publicatieblad). Maar de koninklijke besluiten noodzakelijk voor de bekrachtiging van de wet werden nog niet gepubliceerd. (Toestand MAART 2000)

Denemarken Datatilsynet Christians Brygge 28, 4. DK-C1559 KOPENHAGEN V http://www.datatilsynet.dk mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : Lov nr. 400 af 26/06/1998 om ændring af lov om folkeregistrering. Indenrigsmin., 1998/6000-14. Lovtidende A 1998 hæfte nr. 93 udgivet den 27/06/1998 s. 2407 Volgende wetgevende etappes : Gedeeltelijke invoering van de wetgeving. Het Parlement moet nog een wet goedkeuren. Een proces tegen Denemarken wordt aangespannen bij het Europese Hof van Justitie wegens ontbreken van wetgeving. (Toestand MAART 2000)

Duitsland Bondsinstantie : Den Bundesbeauftragte für den Datenschutz Postfach 200112 D-53131 Bonn http://www.datenschutz.de Omzetting in nationaal recht : GEEN BESCHIKBARE VERWIJZING Volgende wetgevende etappes : Wettekst in voorbereiding. Parlementaire discussies waren gepland in het voorjaar 2000. De wetgeving moet op het niveau van Länder geïmplementeerd worden. Een proces tegen Duitsland werd aanhangig gemaakt bij het Europese Hof van Justitie wegens ontbreken van wetgeving. (Toestand MAART 2000) 15/06/2001 – 15:00


blz. 35

Finland The Data Protection Ombudsman Albertinkatu 25 P.O.Box 315 SF-00181 Helsinki http://www.tietosuoja.fi Omzetting in nationaal recht : GEEN BESCHIKBARE VERWIJZING Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd ingevoerd en van kracht op 1 juni 1999.

Frankrijk Commission Nationale Informatique et Libertés 21, rue Saint-Guillaume F-75340 Paris cedex 07 http://www.cnil.fr Omzetting in nationaal recht : GEEN BESCHIKBARE VERWIJZING Volgende wetgevende etappes : Een wet wordt voorbereid door de regering. De kamerdebatten wachten. Een proces tegen Frankrijk werd aangespannen bij het Europese Hof van Justitie wegens ontbreken van wetgeving in. (Toestand MAART 2000).

Griekenland Commissie voor de bescherming van de privacy 12, Valaoritou GR-10671 Athen http://www.dpa.gr mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : Wet nummer 2472 van 09/04/1997, FEK A nummer 50 van 10/04/1997 bladzijde 685 Volgende wetgevende etappe : GEEN. De richtlijn werd ingevoerd. Wet van kracht op 10 april 1997.

Ierland Data Protection Commissioner Block 4, Irish Life Center Talbot Street Dublin-1 Omzetting in nationaal recht : GEEN BESCHIKBARE VERWIJZING Volgende wetgevende etappes : De wet werd voorbereid. Wacht op de goedkeuring door de regering vooraleer hij aan het Parlement voorgelegd wordt. Een proces tegen Ierland werd aanhangig gemaakt bij het Europese Hof van Justitie wegens ontbreken van wetgeving in. (Toestand MAART 2000).

Italië Garante per la Protezione dei dati personali Largo del Teatro Valle, n 6 I-00186 Roma 15/06/2001 – 15:00


blz. 36

http://www.garanteprivacy.it mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : Legge del 06/10/1998 n. 344, differimento del termine per l'esercizio della delega prevista dalla legge 31 dicembre 1996, n. 676, in materia di trattamento dei dati personali, Gazzetta Ufficiale - Serie generale del 08/10/1998 n. 235 pag. 4 Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd ingevoerd en is van kracht.

Luxemburg Monsieur le Ministre de la Justice 16 Boulevard Royal L-2934 Luxembourg Omzetting in nationaal recht : GEEN BESCHIKBARE VERWIJZING Volgende wetgevende etappes : Wet door de regering goed te keuren en aan het Parlement voor te leggen. Een proces tegen Luxemburg werd aanhangig gemaakt bij het Europese Hof van Justitie wegens ontbreken van wetgeving. (Toestand MAART 2000).

Nederland Registratiekamer Prins Clauslaan 20 Postbus 93374 NL-2509 AJ Den Haag http://www.registratiekamer.nl mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : GEEN BESCHIKBARE VERWIJZING Volgende wetgevende etappes : Wet goedgekeurd door de Tweede Kamer (volksvertegenwoordigers). Voorgelegd aan de Eerste Kamer (Senaat). Een proces tegen Nederland werd aanhangig gemaakt bij het Europese Hof van Justitie wegens ontbreken van wetgeving in. (Toestand MAART 2000)

Oostenrijk Director Buro der Datenschutzkommission und des Datenschutzrates Bunderkanzleramt Ballhausplatz 1 A-1014 Wien Omzetting in nationaal rech : Bundesgesetz vom 18/10/1978 5uber den Schutz personenbezogener Daten (Datenschutzgesetz - DSG), Bundesgesetzblatt für die Republik Österreich, Nr. 565/1978 Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd geïmplementeerd en werd van kracht op 1 januari 2000.

Portugal Comissão Nacional de Protecção de Dados Rua de São Bento, nº 148, 3º P-1200 Lisboa 15/06/2001 – 15:00


blz. 37

http://www.cnpd.pt mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : Lei n.° 67/98 de 26/10/1998. Lei da Protecção de dados Pessoais (transpõe para a ordem jurídica portuguesa a Directiva n.° 95/46/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais e à livre circulação desses dados), Diário da República I Série A n.° 247 de 26/10/1998 Página 5536 Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd ingevoerd en is van kracht.

Spanje Agencia de Protección de Datos P° de la Castellana 41, 5.a planta E-28046 Madrid http://www.agenciaprotecciondatos.org Omzetting in nationaal recht : - 01 . Real Decreto número 156/96 de 02/02/1996, por el que se modifica el Estatuto de la Agencia de Protección de Datos, aprobado por Real Decreto 428/1993, de 26 de marzo, para designar a la Agencia de Protección de Datos como representante español en el grupo de protección de personas previsto en la Directiva 95/46/CE, de 24 de octubre, Boletín Oficial del Estado número 37 de 12/02/1996 Página 4939 (Marginal 2991) - 02 . Ley Orgánica número 5/92 de 29/10/1992 de regulación del tratado automatizado de los datos de carácter personal, Boletín Oficial del Estado número 262 de 31/10/1992 Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd ingevoerd en van kracht op 14 januari 2000.

Verenigd Koninkrijk Data Protection Commissioner Wycliffe House Water Lane Wilmslow Cheshire SK9 5AF http://www.dataprotection.gov.uk mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : The Data Protection Act 1998 Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd ingevoerd en werd van kracht op 1 maart 2000.

Zweden Datainspektionen Box 8114 S-104 20 Stockholm http://www.datainspektionen.se mailto:[email protected] Omzetting in nationaal recht : 01 Personuppgiftslag, Svensk författningssamling (SFS) 1998:204 02 Personuppgiftsförordning, Svensk författningssamling (SFS) 1998:119 03 Datainspektionens föreskrifter i fråga om skyldigheten att anmäla behandlingar av personuppgifter till Datainspektionen, Datainspektionens författningssamling (DIFS) 1998:2 04 Förordning med instruktion för Datainspektionen, Svensk författningssamling (SFS) 1998:1192 15/06/2001 – 15:00


blz. 38

Volgende wetgevende etappe : GEEN. De Richtlijn werd ingevoerd en werd van kracht 24 oktober 1998.

15/06/2001 – 15:00


blz. 39

Bijlage 2: Inlichtingen te verstrekken aan de persoon bij wie men gegevens inzamelt die hem/haar betreffen 1. Identiteit van de verantwoordelijke genealoog en van zijn eventuele vertegenwoordiger NB: De verantwoordelijke genealoog die buiten de Europese Unie (de EU) woont, is verplicht om u de identiteit van zijn vertegenwoordiger in de EU op te geven. Verantwoordelijke Genealoog :

Zijn eventuele vertegenwoordiger :

Voornaam:

Voornaam:

Naam:

Naam:

Adres :

Adres :

Tel.:

Tel.:

E-mail:

E-mail:

2. Doel van de verwerkingen waarvoor de gegevens bestemd zijn Onderzoeksobjecten geselecteerd door de verantwoordelijke genealoog: ! De agnatische geslachten, dat wil zeggen de ascendanten en afstammelingen in hetzelfde patronymisch geslacht, met inbegrip van de echtgenoten. Betrokken familienamen :... !

De voorouders van een persoon Naam van de persoon : …

!

De afstammelingen van een bekende voorouder, met inbegrip van de echtgenoten. Naam van de voorvader : …

!

Het onderzoek naar de voorvaders van een persoon en de neven afkomstig van dezelfde voorouders, met inbegrip van de echtgenoten. Naam van de persoon : …

!

Familienaam-onderzoek, dat wil zeggen het opsporen van alle families van wie minstens één lid de familienaam draagt om zo de gemeenschappelijke wortels van deze families te vinden, met inbegrip van de echtgenoten. Bedoelde familienamen : …

!

Historisch onderzoek naar families die een punt van overeenkomst hebben, bijvoorbeeld hun plaats, hun huis, hun beroep, hun notaris, enz. met inbegrip van de afstammelingen van deze families met hun echtgenoten. Punt van overeenkomst : …

!

Andere nader te omschrijven historische thema's , die het inzamelen van persoonsgegevens vereisen, met inbegrip van die van levende personen. Samenvatting van het onderzoeksobject :

15/06/2001 – 15:00


blz. 40

Onderzoeksvarianten : ! de term "echtgenoot" die bij de onderzoekobjecten hierboven wordt gebruikt, omvat eveneens de samenwonenden en andere buitenhuwelijkse partners. !

Met de aldus bepaalde echtgenoten, zullen de verwerkingen ook de echtgenoten van echtgenoten, en zo verder kunnen insluiten, met hun nakomelingschap.

!

De persoonsgegevens van de ouders en broers en zussen van de aldus bepaalde echtgenoten worden ingesloten in de verwerkingen.

3. De ontvangers van de gegevens De gegevens die u betreffen, kunnen doorgespeeld worden aan genealogen, aan genealogische verenigingen, aan genealogische databanken waarvan de toegang beperkt is tot genealogen en aan archieffondsen of bibliotheken, met eerbiediging van het doel van de verwerkingen (zie hierboven) en van de nationale wetgeving die voortvloeit uit de Europese richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van de natuurlijke personen ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens en het vrije verkeer van deze gegevens. De verantwoordelijke genealoog geeft u de verzekering dat : # Vooraleer uw gegevens doorgespeeld worden, zal nagegaan worden of de ontvanger officieel als genealoog geregistreerd staat bij een nationale instantie (ofwel of hij aan gelijkwaardige voorwaarden buiten de EU voldoet) ; # De genealogische verenigingen aan wie hij zijn publicaties wil toesturen met gegevens die u betreffen, zich ertoe verbonden hebben om hun toegang tot officieel geregistreerde genealogen te beperken, en verklaren dat zij een Gedragscode op het gebied van de genealogie erkennen ; # Uw persoonsgegevens niet doorgespeeld zullen worden aan databanken die niet waarborgen dat hun toegang tot officieel geregistreerde genealogen beperkt is, dit om elke schending van het genealogische doel van de verwerkingen te verhinderen ; # De archieffondsen en de bibliotheken, waaraan hij zijn genealogische publicaties zal bezorgen met gegevens die u betreffen, zich ertoe moeten verbinden om uw gegevens niet openbaar te maken voor de termijn voorzien door de wet die op hen van toepassing inzake archivering van persoonsgegevens ; # De door de wet voorziene maatregelen voor vertrouwelijkheid en veiligheid van de overdrachten en de verwerking van de gegevens die u betreffen, getroffen werden en zullen gehandhaafd blijven tijdens de volledige duur van het onderzoek.

4. De betrokken categorieën gegevens De verantwoordelijke genealoog is verplicht om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor het verzamelen en de latere verwerking van gevoelige gegevens die uw ras- of etnische oorsprong, uw politieke meningen, uw religieuze of filosofische overtuigingen, uw vakbondslidmaatschap, informatie betreffende uw gezondheid en uw seksuele leven aantonen (Overeenkomst van de Mensenrechten), evenals van gegevens die overtredingen, strafveroordelingen of veiligheidsmaatregelen onthullen, behalve voor gegevens die gehaald worden uit bronnen die aantonen dat u ze klaarblijkelijk zelf openbaar hebt gemaakt. Om het even welk ander niet-gevoelig persoonsgegeven dat u betreft, voor zover het nationaal toezichtorgaan (of gelijkwaardige voorwaarden buiten de EU) het toelaat voor het genealogisch doel van het onderzoek, kan bij andere bronnen dan uzelf gehaald worden. De verantwoordelijke genealoog is verplicht om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen om sommige van uw persoonsgegevens openlijk ter beschikking van het publiek te stellen. Bijvoorbeeld, uw geslacht, het verband met de namen van uw ouders en "echtgenoten", enz. Deze mogelijkheid moet u als een keuze geboden worden die u niet verplicht bent te aanvaarden; u kunt vrij bepalen welke categorieën gegevens in het publiek domein mogen komen.

15/06/2001 – 15:00


blz. 41

5. Geen verplichting om op de vragen te antwoorden U bent geenszins verplicht om op elke vraag te antwoorden. Het ontbreken van een antwoord heeft geen enkel gevolg.

6. Uw rechten van toegang en correctie U hebt het recht om van de verantwoordelijke genealoog te bekomen: De toegang tot uw persoonsgegevens ; De correctie, het wissen of de afscherming van die gegevens ; De melding van aangebrachte wijzigingen aan derden die uw gegevens reeds hebben ontvangen. Voorwaarden tot uitoefening van het toegangsrecht : Als uw adres niet meer overeenstemt met het adres dat op de dag van uw interview genoteerd werd, kan de verantwoordelijke genealoog een kopie eisen van een identiteitsbewijs dat door een plaatselijke instantie gelijkvormig met het origineel werd verklaard, dit om uw gegevens te beschermen tegen versturing naar een verkeerd adres. De gegevens die ik over u bezit voor genealogisch gebruik, mogen niet frequent gewijzigd worden. Daarom werden de als redelijk beschouwde tussenpozen tussen twee uitoefeningen van uw toegangsrecht beperkt, om uitzonderingsgevallen van lastigvallen te vermijden. De tussenpozen die u moet eerbiedigen, beslaan minstens drie maanden tot en met uw derde vraag tot toegang. Daarna beslaan zij minstens twaalf maanden voor de volgende vragen. Geen enkele andere voorwaarde noch verplichting kan u opgelegd worden om kennis te krijgen van alle u betreffende persoonsgegevens die in mijn bezit zijn. Correctie, wissen of afscherming : Het geheel van uw gegevens moet u in een duidelijke vorm en zonder weglating geleverd worden. De gegevens moeten vergezeld zijn van elke beschikbare informatie over hun oorsprong, dat wil zeggen hun bron. Bij het antwoord op uw vraag tot toegang moet u een overzicht krijgen van alle informatie vervat in dit document, over het doel van de genealogische verwerking, de categorieën gegevens waarop deze slaat, en de (categorieën) ontvangers waaraan de gegevens worden doorgespeeld. Ik verzoek U vriendelijk om uw gegevens te controleren en om ze eventueel te laten verbeteren. U kunt bepaalde gegevens laten wissen of afschermen, met name omwille van hun onvolledigheid of onjuistheid, omdat bepaalde gegevens als gevoelig werden geklasseerd of omdat bepaalde gegevens volgens U niet openlijk ter beschikking van het publiek mogen gesteld worden. De kennisgeving van de aangebrachte wijzigingen aan derden die uw gegevens eerder ontvangen hebben: Bij de uitoefening van uw toegangsrecht, kunt u aan de verantwoordelijke genealoog vragen dat de gevraagde wijzigingen worden gemeld aan de personen aan wie uw gegevens reeds werden doorgespeeld, als zulks niet onmogelijk blijkt of het geen onevenredige inspanning veronderstelt om deze personen terug te vinden, meer bepaald als de overdracht lang geleden geschiedde.

15/06/2001 – 15:00


blz. 42

Bijlage 3: Inlichting die aan de betrokken persoon moet verstrekt worden, wanneer zijn gegevens niet bij hem werden ingezameld Vanaf de registratie van de gegevens of, als hij overweegt om gegevens aan een derde door te spelen, uiterlijk bij de eerste overdracht van gegevens, moet de verantwoordelijke genealoog aan de betrokken persoon minstens de informatie verstrekken die in deze bijlage-3 wordt beschreven [ richtlijn 95/46/EG, art.11 §1 ], behalve als dat onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen impliceert [ art.11 §2 ].

1. Identiteit van de verantwoordelijke genealoog en van zijn eventuele vertegenwoordiger NB: De verantwoordelijke genealoog die buiten de Europese Unie (de EU) woont, is verplicht om u de identiteit van zijn vertegenwoordiger in de EU op te geven. Verantwoordelijke Genealoog :


Voornaam:

Voornaam:

Naam:

Naam:

Adres :

Adres :

Tel.:

Tel.:

E-mail:

E-mail:

2. Doel van de verwerkingen waarvoor de gegevens bestemd zijn Onderzoeksobjecten geselecteerd door de verantwoordelijke genealoog: ! De agnatische geslachten, dat wil zeggen de ascendanten en afstammelingen in hetzelfde patronymisch geslacht, met inbegrip van de echtgenoten. Betrokken familienamen:... !

De voorouders van een persoon Naam van de persoon:...

!

De afstammelingen van een bekende voorouder, met inbegrip van de echtgenoten. Naam van de voorvader:...

!

Het onderzoek naar de voorvaders van een persoon en de neven afkomstig van dezelfde voorouders, met inbegrip van de echtgenoten. Naam van de persoon:...

!

Familienaam-onderzoek, dat wil zeggen het opsporen van alle families van wie minstens een lid de familienaam draagt om zo de gemeenschappelijke wortels van deze families te vinden, met inbegrip van de echtgenoten. Bedoelde familienamen:...

!

Historisch onderzoek naar families die een punt van overeenkomst hebben, bijvoorbeeld hun plaats, hun huis, hun beroep, hun notaris, enz. met inbegrip van de afstammelingen van deze families met hun echtgenoten. Punt van overeenkomst:...

!

Andere nader te omschrijven historische thema's , die het inzamelen van persoonsgegevens vereisen, met inbegrip van die van levende personen. Samenvatting van het onderzoeksobject:

15/06/2001 – 15:00


blz. 43

Onderzoeksvarianten : de term "echtgenoot" die bij de onderzoekobjecten hierboven wordt gebruikt, omvat eveneens de samenwonenden en andere buitenhuwelijkse partners.

!

!


!

De persoonsgegevens van de ouders en broers en zussen van de aldus bepaalde echtgenoten worden ingesloten in de verwerkingen.

3. De ontvangers van de gegevens De gegevens die u betreffen, kunnen doorgespeeld worden aan genealogen, aan genealogische verenigingen, aan genealogische databanken waarvan de toegang beperkt is tot genealogen en aan archieffondsen of bibliotheken, met eerbiediging van het doel van de verwerkingen (zie hierboven) en van de nationale wetgeving die voortvloeit uit de Europese richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van de natuurlijke personen ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens en het vrije verkeer van deze gegevens. De verantwoordelijke genealoog geeft u de verzekering dat : # Vooraleer uw gegevens doorgespeeld worden, zal nagegaan worden of de ontvanger officieel als genealoog geregistreerd staat bij een nationale instantie (ofwel of hij aan gelijkwaardige voorwaarden buiten de EU voldoet) ; # De genealogische verenigingen aan wie hij zijn publicaties wil toesturen met gegevens die u betreffen, zich ertoe verbonden hebben om hun toegang tot officieel geregistreerde genealogen te beperken, en verklaren dat zij een Gedragscode op het gebied van de genealogie erkennen ; # Uw persoonsgegevens niet doorgespeeld zullen worden aan databanken die niet waarborgen dat hun toegang tot officieel geregistreerde genealogen beperkt is, dit om elke schending van het genealogische doel van de verwerkingen te verhinderen ; # De archieffondsen en de bibliotheken, waaraan hij zijn genealogische publicaties zal bezorgen met gegevens die u betreffen, zich ertoe moeten verbinden om uw gegevens niet openbaar te maken voor de termijn voorzien door de wet, die op hen van toepassing inzake archivering van persoonsgegevens ; # De door de wet voorziene maatregelen voor vertrouwelijkheid en veiligheid van de overdrachten en de verwerking van de gegevens die u betreffen, werden getroffen en zullen gehandhaafd blijven tijdens de volledige duur van het onderzoek.

4. De betrokken categorieën gegevens De verantwoordelijke genealoog is verplicht om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen voor het verzamelen en de latere verwerking van gevoelige gegevens die uw ras- of etnische oorsprong, uw politieke meningen, uw religieuze of filosofische overtuigingen, uw vakbondslidmaatschap, informatie betreffende uw gezondheid en uw seksuele leven aantonen (Overeenkomst van de Mensenrechten), evenals van gegevens die overtredingen, strafveroordelingen of veiligheidsmaatregelen onthullen, behalve voor gegevens die gehaald werden uit bronnen die aantonen dat u ze klaarblijkelijk uzelf openbaar hebt gemaakt. Om het even welk ander niet-gevoelig persoonsgegeven dat u betreft, voor zover het nationaal toezichtorgaan (of gelijkwaardige voorwaarden buiten de EU) het toelaat voor het genealogisch doel van het onderzoek, kan bij andere bronnen dan uzelf gehaald worden. De verantwoordelijke genealoog is verplicht om uw uitdrukkelijke toestemming te vragen om sommige van uw persoonsgegevens openlijk ter beschikking van het publiek te stellen. Bijvoorbeeld, uw geslacht, het verband met de namen van uw ouders en "echtgenoten", enz. Deze mogelijkheid moet u als een keuze geboden worden die u niet verplicht bent te aanvaarden; u kunt vrij bepalen welke categorieën gegevens in het publiek domein mogen komen. Lijst van de al dan niet als gevoelig geklasseerde categorieën gegevens : 15/06/2001 – 15:00 Gedragscode voor de Amateur-genealoog

blz. 44

[ Deze lijst moet identiek zijn aan de lijst in bijlage-4]

5. Uw rechten van toegang en correctie U hebt het recht om van de verantwoordelijke genealoog te bekomen : De toegang tot uw persoonsgegevens ; De correctie, het wissen of de afscherming van die gegevens ; De melding van aangebrachte wijzigingen aan derden die uw gegevens reeds hebben ontvangen. Voorwaarden tot uitoefening van het toegangsrecht : Als uw adres niet meer overeenstemt met het adres dat op de dag van uw interview genoteerd werd, kan de verantwoordelijke genealoog een kopie eisen van een identiteitsbewijs dat door een plaatselijke instantie gelijkvormig met het origineel werd verklaard, dit om uw gegevens te beschermen tegen versturing naar een verkeerd adres. De gegevens die ik over u bezit voor genealogisch gebruik, mogen niet frequent gewijzigingd worden. Daarom werden de als redelijk beschouwde tussenpozen tussen twee uitoefeningen van uw toegangsrecht beperkt, om uitzonderingsgevallen van lastigvallen te vermijden. De tussenpozen die u moet eerbiedigen, beslaan minstens drie maanden tot en met uw derde vraag tot toegang. Daarna beslaan zij minstens twaalf maanden voor de volgende vragen. Geen enkele andere voorwaarde noch verplichting kan u opgelegd worden om kennis te krijgen van alle u betreffende persoonsgegevens die in mijn bezit zijn. Correctie, wissen of afscherming : Het geheel van uw gegevens moet u in een duidelijke vorm en zonder weglating geleverd worden. De gegevens moeten vergezeld zijn van elke beschikbare informatie over hun oorsprong, dat wil zeggen hun bron. Bij het antwoord op uw vraag tot toegang moet u een overzicht krijgen van alle informatie vervat in dit document, over het doel van de genealogische verwerking, de categorieën gegevens waarop deze slaat, en de (categorieën) ontvangers waaraan de gegevens worden doorgespeeld. Ik verzoek U vriendelijk om uw gegevens te controleren en om ze eventueel te laten verbeteren. U kunt bepaalde gegevens laten wissen of afschermen, met name omwille van hun onvolledigheid of onjuistheid, omdat bepaalde gegevens als gevoelig werden geklasseerd of omdat bepaalde gegevens volgens U niet openlijk ter beschikking van het publiek mogen gesteld worden. De melding van de aangebrachte wijzigingen aan derden die uw gegevens eerder ontvangen hebben : Bij de uitoefening van uw toegangsrecht, kunt u aan de verantwoordelijke genealoog vragen dat de gevraagde wijzigingen worden gemeld aan de personen aan wie uw gegevens reeds werden doorgespeeld, als zulks niet onmogelijk blijkt of het geen onevenredige inspanning veronderstelt om deze personen terug te vinden, meer bepaald als de overdracht lang geleden geschiedde.

15/06/2001 – 15:00


blz. 45

Bijlage 4: Aangifte van de verwerking bij het nationaal toezichtorgaan De verantwoordelijke genealoog kan verwijzen naar de Gedragscode om te bepalen in welk land de nationale wet afgeleid van de richtlijn 95/46/EG, op hem van toepassing is [Hoofdstuk 3.2]. Op de webstek www.genealogyprivacy.org kan hij nagaan of de wet reeds van kracht is en het adres van het nationaal toezichtorgaan vinden. Om een nieuwe aangifte te doen of de wijziging van een bestaande aangifte te melden, moet de amateur-genealoog de aangifte verzenden volgens de procedure die door de instantie voorgeschreven is. De lijst van de te verstrekken inlichtingen, die hieronder opgesomd wordt, is het minimum dat door alle nationale autoriteiten vereist wordt. De amateur-genealoog zal bij zijn nationaal toezichtorgaan informeren of het bijkomende informatie noodzakelijk vindt.

1. Identiteit van de verantwoordelijke genealoog en van zijn eventuele vertegenwoordiger NB: De verantwoordelijke genealoog die buiten de Europese Unie (de EU) woont, is verplicht om u de identiteit van zijn vertegenwoordiger in de EU op te geven. Verantwoordelijke Genealoog :


Voornaam:

Voornaam:

Naam:

Naam:

Adres:

Adres:

Tel.:

Tel.:

E-mail:

E-mail:

2. Doel van de verwerkingen waarvoor de gegevens bestemd zijn (Het/De genealogische onderzoeksobject(en) aankruisen #) Onderzoeksobjecten geselecteerd door de verantwoordelijke genealoog : ! De agnatische geslachten, dat wil zeggen de ascendanten en afstammelingen in hetzelfde patronymisch geslacht, met inbegrip van de echtgenoten. Betrokken familienamen : … !

De voorouders van een persoon Naam van de persoon : …

!

De afstammelingen van een bekende voorouder, met inbegrip van de echtgenoten. Naam van de voorvader : …

!

Het onderzoek naar de voorvaders van een persoon en de neven afkomstig van dezelfde voorouders, met inbegrip van de echtgenoten. Naam van de persoon : …

!

Familienaam-onderzoek, dat wil zeggen het opsporen van alle families van wie minstens één lid de familienaam draagt om zo de gemeenschappelijke wortels van deze families te vinden, met inbegrip van de echtgenoten. Bedoelde familienamen (met spellingsvarianten) : …

!

Historisch onderzoek naar families die een punt van overeenkomst hebben, bijvoorbeeld hun plaats, hun huis, hun beroep, hun notaris, enz. met inbegrip van de afstammelingen van deze families met hun echtgenoten. Punt van overeenkomst : …

15/06/2001 – 15:00


blz. 46

!

Andere nader te omschrijven historische thema's , die het inzamelen van persoonsgegevens vereisen, met inbegrip van die van levende personen. Samenvatting van het onderzoeksobject : …

Onderzoeksvarianten : de term "echtgenoot" die bij de onderzoekobjecten hierboven wordt gebruikt, omvat eveneens de samenwonenden en andere buitenhuwelijkse partners.

!

!


!

De persoonsgegevens van de ouders en broers en zussen van de aldus bepaalde echtgenoten worden ingesloten in de behandelingen.

3. De categorieën personen waarop de verwerking slaat Het doel van het onderzoek [ §2 ] bepaalt de klasse van betrokken personen.

4. De categorieën gegevens waarop de verwerking slaat Een harmonisatie van de communautaire uitvoeringsmaatregelen [art.31] is vereist om de lijst van de categorieën gegevens die in de genealogie aan bod komen adequaat te maken aan de doelstellingen van genealogisch onderzoek [art.6 §1.c] en ze eventueel in gevoelige gegevens onder te delen [art.8]. De hieronder voorgestelde classificatie is noch definitief noch volledig. Zij is enkel bedoeld als basis voor de discussie over een harmonisatie van de aangiften aan het nationaal toezichtorgaan in alle landen van de EU. Niet-gevoelige gegevens Klassieke gegevens : (Al deze gegevenscategorieën worden automatisch # geselecteerd) # Achternaam, # voornamen, # geslacht, # gebruikelijke voornaam, # alias van de naam, # verband met de vader, # verband met de moeder, # geboortedatum, # datum van overlijden, # datum van huwelijk, # plaats van geboorte, # plaats van overlijden, # plaats van huwelijk, # viering van het huwelijk (ja/neen), # echtscheiding (ja/neen), # feitelijke scheiding (ja/neen), # datum van echtscheiding, # plaats van echtscheiding, # datum van feitelijke scheiding, # datum van begrafenis, # datum van crematie, # beroep/bezigheid, # aantekeningen, # laatste bekend adres Speciale gegevens : (Kruis # de categorieën gegevens aan die zullen gebruikt worden) $ Bijnaam, $ huwelijksovereenkomst, $ datum van goedkeuring, $ verband met de pleegvader, $ verband met de pleegmoeder, $ nietigverklaring van het huwelijk, $ legerdienst, $ toewijzing van een naam, $ huwelijkscontract, $ aanvraag tot echtscheiding, $ verhuizing, $ diploma's, $ datum van publicatie van de officiële huwelijksafkondiging, $ vrijstelling van publicatie van huwelijksafkondiging, $ expatriëring, $ datum van verloving, $ plaats van verloving, $ beslissing tot echtscheiding, $ immigratie, $ woonplaats, $ nationaliteit, $ datum van naturalisatie, $ volkstelling, $ datum van pensionering, $ testament, $ laatste wil, $ lichamelijke beschrijving, $ naam van de notaris, $ onroerende eigendommen, $ erfenissen, $ titel (die de naam voorafgaat), $ anciënniteit/orde (na de naam: vader/zoon, nummer, sénior/junior), 15/06/2001 – 15:00


blz. 47

Gevoelige gegevens (De categorieën gevoelige gegevens waarvoor de betrokken levende personen nog vóór de eerste verwerking hun expliciete toestemming moeten gegeven hebben opdat ze later mogen gebruikt en doorgespeeld worden) $ Doop, $ volwassendoop, $ bar-mitsva, $ zegening, $ oorzaak van overlijden, $ besnijdenis, $ plechtige communie, $ veroordelingen, $ (sacrament van het) vormsel, $ bekering, $ huidskleur, $ lichamelijke gebreken, $ excommunicatie, $ miskraam, $ vrijmetselaar, $ lichamelijke handicap, $ homosexualiteit, $ ziekenhuisopname, $ overtredingen, $ ziekte, $ missioneringszending, $ wijding, $ etnische oorsprong, $ kloosterorde, $ tribale oorsprong, $ foto, $ video, $ multimedia, $ eerste communie, $ ras, $ godsdienst, $ sacramenten, $ sancties, $ datum van het burgerlijke pact van solidariteit (PACS), $ plaats van het burgerlijke pact van solidariteit (PACS).

5. De ontvangers van de gegevens De gegevens die u betreffen, kunnen doorgespeeld worden aan genealogen, aan genealogische verenigingen, aan genealogische databanken waarvan de toegang beperkt is tot genealogen en aan archieffondsen of bibliotheken, met eerbiediging van het doel van de behandelingen (zie hierboven) en van de nationale wetgeving die voortvloeit uit de Europese richtlijn 95/46/EG betreffende de bescherming van de natuurlijke personen ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens en het vrije verkeer van deze gegevens. De verantwoordelijke genealoog verzekert dat: # Vooraleer de gegevens doorgespeeld worden, zal nagegaan worden of de ontvanger officieel als genealoog geregistreerd staat bij een nationale instantie (ofwel of hij aan gelijkwaardige voorwaarden buiten de EU voldoet); # De genealogische verenigingen aan wie hij zijn publicaties met gegevens wil toesturen, zich ertoe verbonden hebben om hun toegang tot officieel geregistreerde genealogen te beperken, en verklaren dat zij een Gedragscode op het gebied van de genealogie erkennen; # De persoonsgegevens niet doorgespeeld zullen worden aan databanken die niet waarborgen dat hun toegang tot officieel geregistreerde genealogen beperkt is, dit om elke schending van het genealogische doel van de verwerkingen te verhinderen; # De archieffondsen en de bibliotheken, waaraan hij zijn genealogische publicaties zal bezorgen met gegevens over naturrlijke personen, zich ertoe moeten verbinden om uw gegevens niet openbaar te maken voor de termijn voorzien door de wet die op hen van toepassing inzake archivering van persoonsgegevens;

6. De geplande overdracht van gegevens naar derde landen De verantwoordelijke genealoog mag enkel genealogische gegevens doorspelen aan personen uit landen waarvoor de vergunning inzake genealogische verwerking werd verleend door hun nationaal toezichtorgaan of door de Europese Commissie.

7. Duur van het bewaren van de gegevens, uiteindelijke bestemming van het archief De verantwoordelijke amateur-genealoog verklaart als uiterste datum voor het eind van zijn onderzoek bepaald te hebben:... Na deze uiterste datum, verklaart de amateur-genealoog dat hij de resultaten van zijn onderzoek zal deponeren bij de volgende verenigingen, bibliotheken en/of archieffondsen: -

15/06/2001 – 15:00


blz. 48

8. Beschrijving van de veiligheidsmaatregelen De verantwoordelijke amateur-genealoog verklaart dat hij de voorschriften van de Gedragscode voor de Amateur-genealoog gevolgd heeft. Meer bepaald werden volgende maatregelen getroffen: beschermingskopieën van de gegevensbestanden, natrekken van de identiteit en de registratie als genealoog alvorens de gegevens toegankelijk gemaakt of doorgespeeld werden, codering van de e-mails, webstek waarvan de toegang door wachtwoord werd beperkt, en SSL-verbinding. Hij heeft zich ervan vergewist dat de toeleverende databanken en Internet-providers dezelfde veiligheidsmaatregelen getroffen hebben, zoniet werden de gegevens over levende personen uit deze bewerkingen gelicht.

DATUM :

15/06/2001 – 15:00

ONDERTEKENING :


blz. 49

GEDRAGSCODE VOOR DE AMATEUR-GENEALOOG

Recommend Documents