Gedragscode
Inhoud 1
Basisprincipes van de gedragscode 3 1.1 Algemene gedragscode 3 1.2 Senior- en topmanagement en medewerkers 4 1.3 Business Compliance Officer 4
2
Specifieke uitwerking van de gedragscode 5 2.1 Omgang met zakenpartners en overheid/publieke instanties 5 2.1.1 Basisprincipes 5 2.1.2 Omgang met overheidsfunctionarissen 5 2.1.3 Omgang met klanten, leveranciers en andere zakelijk partners (‘zakenpartners’) 5 2.1.4 Aanvaarding van giften, andere voordelen of kortingen door werknemers 5 2.1.5 Geven van giften, andere voordelen of kortingen door werknemers aan derden 7 2.2 Situaties van belangenverstrengeling 9 2.2.1 Financiële investeringen 9 2.2.2 Secundair dienstverband 9 2.2.3 Zakelijke mogelijkheden 10 2.2.4 Zaken met privé relaties 10 2.2.5 Andere situaties van belangenverstrengeling 10 2.3 Vertrouwelijkheid 11 2.4 Voorkomen van handelingen met (de schijn van) een marktverstorend effect 11 2.5 UN-compact-list and EU-counter terrorism measures 11 2.6 Handel met voorkennis 12 2.7 Gebruik van bedrijfseigendommen of materialen 12 2.8 Uitvoering van taken en bevoegdheden 12
3
Praktische implementatie van de gedragscode 13 3.1 Business Compliance Officer 13 3.2 Maatregelen door Human Resources 13
4
Klokkenluiderprocedure 14 4.1 Inhoud van mededelingen 14 4.2 Vorm van mededelingen 14 4.3 Voorzorgsmaatregelen 14
3
1 Basisprincipes van de gedragscode 1.1 Algemene gedragscode Al onze activiteiten worden gekenmerkt door integriteit en rechtmatig gedrag. Al onze zakelijke relaties zijn volledig professioneel en in overeenstemming met legale commerciële praktijken. Bij alle handelingen wordt vermeden in strijd te handelen met de wettelijke regels, in het bijzonder die op het gebied van de mededinging. Indien bjj een (voorgenomen) handeling op een zeker moment twijfel zou kunnen ontstaan over of in strijd met de wettelijke regels gehandeld wordt, dan wordt vooraf de Business Compliance Officer geraadpleegd. Wij vermijden situaties waarin onze eigen persoonlijke belangen in conflict kunnen komen met de belangen van E.ON Benelux. In het bijzonder wordt vermeden dat door onszelf en, indien van toepassing, de medewerkers die direct dan wel indirect aan ons rapporteren in strijd wordt gehandeld met de geschenkenrichtlijn en/of er (een schijn van) belangenverstrengeling kan ontstaan door het aangaan van verbintenissen met privé relaties. Wij bewaken de vertrouwelijkheid van de E.ON bedrijfsgeheimen en alle zakelijke informatie waar wij bij de uitvoering van ons werk kennis van nemen. Wij houden ons voor persoonlijk gewin of dat van derden of ten nadele van E.ON Benelux, verre van misbruik van de macht waarmee wij worden bekleed. Bij twijfel over de toepassing van deze gedragsregels bespreken wij dit met onze superieuren. Leveranciers en aanbieders van diensten worden gekozen volgens een ordelijke procedure op basis van objectieve en redelijke criteria. Wij voeren zelf de taken uit die aan ons zijn toebedeeld.
4
1.2
Senior- en topmanagement en medewerkers
Bestuursleden en senior managers hebben een belangrijke voor- beeldfunctie voor de naleving van deze gedragscode. De gebruikte standaarden voor het vaststellen van elk potentieel wangedrag door leden van de Board of Management en senior managers zijn strikter dan voor andere werknemers. Leden van de Board of Management en senior managers zijn ervoor verantwoordelijk dat de gedragscode altijd wordt nageleefd. Waar in deze gedragscode wordt gesproken over “medewerkers” worden tevens leden van de Board of Management en Senior Managers bedoeld. 1.3
Business Compliance Officer
De Business Compliance Officer moet op de hoogte worden gesteld van alle bestaande informatie, ontwikkelingen of transacties die een negatieve invloed op de zakelijke belangen van E.ON of het publieke imago kunnen hebben. Onder deze handelingen worden tevens verstaan alle handelingen die aangemerkt kunnen worden als marktverstorend of de schijn hebben dat handelingen worden verricht die een marktverstorend effect hebben. In deze situaties kan de Business Compliance Officer bij het uitoefenen van zijn of haar plichten ondersteuning vragen van de verant- woordelijke Senior Manager. In alle gevallen waarin gesprekken op management niveau worden gevoerd met concurrenten, wordt de Business Compliance Officer vooraf geïnformeerd over het doel van de bespreking. De besprekingen met concurrenten in het kader van de brancheverenigingen behoeven geen voorafgaande afstemming. Het is de verantwoordelijkheid van de betreffende managers om de mededingingsrechtelijke aspecten van die besprekingen te bewaken.
5
2
Specifieke uitwerking van de gedragscode 2.1
Omgang met zakenpartners en overheid/publieke instanties
2.1.1 Basisprincipes Het is essentieel dat er bij de omgang met zakelijke contacten (klanten, leveranciers, dienstverleners etc.) en overheid/publieke instanties, een duidelijke scheidslijn kan worden getrokken tussen de belangen van het bedrijf en de persoonlijke belangen van de werknemer. Hieronder staat een lijst van de basisprincipes voor het geven en ontvan- gen van giften of andere voordelen aan/van andere partijen. Deze zijn bedoeld als hulpmiddel bij het voldoen aan de regels binnen de scope van gebruikelijk zakelijk verkeer. 2.1.2 Omgang met overheidsfunctionarissen Bijzonder strenge regels zijn van toepassing bij het geven van geschen- ken en andere voordelen aan overheidsfunctionarisssen (in het bijzonder ministers, staatssecretarissen, burgemeesters en gemeenteambtenaren). Alle handelingen van deze aard moeten worden vooraf gecoördineerd en afgestemd met de Business Compliance Officer. 2.1.3 Omgang met klanten, leveranciers en andere zakelijk partners (‘zakenpartners’) Altijd wanneer giften of andere voordelen aan zakenpartners worden gegeven, moet men tot elke prijs de indruk vermijden dat een E.ON onder- neming een zeker gedrag als tegenprestatie verwacht. Bij twijfel, en in het bijzonder als het voordeel is gegund op een moment dat in verband kan worden gebracht met onderhandelingen over grote contracten, is het van belang dat men vooraf overlegt met de Business Compliance Officer. 2.1.4 Aanvaarding van giften, andere voordelen of kortingen door werknemers De volgende beperkingen regelen de behandeling van voordelen die vrij- willig aan E.ON Benelux medewerkers worden aangeboden door zaken- partners of concurrenten van een E.ON onderneming.
6
Deze zijn van toepassing ongeacht of de werknemer de intentie heeft om direct of indirect voordelen te behalen van de giften of andere voordelen (bv. voordelen geboden aan familieleden van de medewerker of aan het bedrijf zelf) wil behalen. Het is onder geen enkele omstandigheid toegestaan om actief naar voor- delen of kortingen te vragen. a) Financiële giften en kortingen Medewerkers is het verboden om financiële giften of ongebruikelijke kortin- gen te vragen of te verlangen van zakenpartners en concurrenten van E.ON. b) Geschenken Geschenken mogen slechts worden aangenomen als deze “sociaal aanvaardbaar” zijn, d.w.z. zo lang als deze niet uitstijgen boven zakelijke gebruiken of ongepast zijn bij de levensstandaard van de gever of ontvan- ger. Het moet categorisch worden uitgesloten dat het voordeel van invloed kan zijn op zakelijke beslissingen. Men moet vermijden dat de indruk ont- staat, dat een zakelijke beslissing kan worden genomen op basis van onge- relateerde overwegingen als gevolg van een gift. Bij twijfel of waneer het gaat om bijzonder waardevolle giften, moet de medewerker vooraf met de leidinggevende overleggen en overeenkomen hoe hiermee moet worden omgegaan. Als algemeen richtpunt wordt aangehouden dat geschenken met een waarde hoger dan 50 euro boven de zakelijke gebruiken uitgaan. c) Uitnodigingen Hetzelfde geldt voor uitnodigingen (bv. naar restaurants, bijeenkomsten of reizen) die door medewerkers en naaste familieleden van zakenpartners of concurrenten van een E.ON onderneming worden ontvangen. In deze geval- len moeten de regels van sociale aanvaardbaarheid eveneens in acht worden genomen, d.w.z. de uitnodigingen moeten in het zakelijke verkeer gebruikelijk zijn en mogen niet uitstijgen boven de levensstandaard van de betrokken partijen. Dit betekent dat een medewerker alleen een uitnodiging mag aan- nemen als dit een verantwoord zakelijk doel dient, niet ongepast luxueus is en de uitvoering plaatsvindt binnen de scope van het gebruikelijke zakelijke verkeer (bv. lunch tijdens overleg of een receptie na een bijeenkomst). Het bijwonen van sportmanifestaties als gast van een zakenpartner of concurrent van een E.ON onderneming is alleen toegestaan als de aan- wezigheid in overeenstemming is met de levensstandaard van de betrok- kenen. Daarnaast moet een vertegenwoordiger van de gastheer bij de
7
bijeenkomst aanwezig zijn. Bij twijfel, of in geval van luxueuze uitnodigin- gen dient vooraf met de leidinggevende te worden overlegd. d) Diensten Aanbiedingen van derden om de privé- of werkomgeving kosteloos te ver- beteren of tegen een prijs die niet in overeenstemming is met de markt- prijzen (bv. verfraaien of decoreren van kantoren, andere werkplaatsen of organisatieomgevingen) dienen te worden afgewezen. 2.1.5 Geven van giften, andere voordelen of kortingen door werknemers aan derden a) Financiële giften en kortingen Medewerkers mogen geen financiële giften of ongebruikelijk kortingen geven aan medewerkers of zakenpartners van E.ON. Hetzelfde geldt voor medewerkers van overheid of publieke instanties. b) Geschenken en andere financiële voordelen Giften van enige aard en andere financiële voordelen zijn alleen toege- staan als deze “sociaal aanvaardbaar” zijn, d.w.z. als deze in het zakelijke verkeer gebruikelijk zijn, niet ongepast extravagant en ook anderszins in overeenstemming zijn met de levensstandaard van de betrokkenen. Zowel de positie van de ontvanger als de gelegenheid van de gift moeten bij het vaststellen van de geschiktheid in de overweging worden betrokken. Bij twijfel, of waneer het gaat om bijzonder waardevolle giften, moet men vooraf met de leidinggevende overleggen en overeenkomen hoe hiermee moet worden omgegaan. Als algemeen richtpunt wordt aangehouden dat geschenken met een waarde hoger dan 50 euro boven de zakelijke gebruiken uitgaan. a) Uitnodigingen voor bijeenkomsten aa) Algemene principes De volgende basisprincipes zijn van toepassing op alle uitnodigingen van een E.ON onderneming. Het moet categorisch worden uitgesloten dat de uitnodiging van invloed kan zijn op zakelijke beslissingen. Men moet vermijden dat de indruk ontstaat, dat enige zakelijke beslissing kan worden genomen op basis van niet-zakelijke overwegingen als gevolg van de uitnodiging. Om deze reden moeten voor alle uitnodigingen van een E.ON
8
onderneming de regels van sociale aanvaardbaarheid eveneens in acht wor- den genomen, d.w.z. de uitnodigingen moeten in het zakelijke verkeer gebrui- kelijk zijn en mogen niet uitstijgen boven de levensstandaard van de betrok- ken partijen. Bij twijfel dient men vooraf met de leidinggevende te overleggen. Met uitzondering van puur sociale bijeenkomsten mag aan gasten passend vervoer en accommodatie op kosten van de gastheer worden geboden. In deze gevallen moet het niveau van de accommodatie zijn aangepast aan de veiligheidseisen en de levensstandaard van de deelnemers (geen culinaire hoogstandjes of ongepast luxueuze hotels). Bovendien moet men erop toezien dat competente contacten van de gastgevende partij permanent beschikbaar zijn om gasten te assisteren. In de regel is het niet toegestaan om bijeenkomsten te organiseren zonder een vertegenwoordiger van het bedrijf ter plaatse. Het is van belang dat alle uitnodigingen aan ambtenaren worden gecoördineerd en afgestemd met de Business Compliance Officer. bb) Bijeenkomsten over gespecialiseerde onderwerpen, voortgezette opleiding of geavanceerde training Uitnodiging mogen worden verstrekt aan zakenpartners of medewerkers van bedrijven die concurreren met E.ON voor bijeenkomsten in verband met de functie, specialistische onderwerpen, voortgezette opleiding of geavanceerde training, als de professionele aard van de bijeenkomst duidelijk centraal staat. De locatie moet uitsluitend worden geselecteerd op basis van objectieve en logistieke criteria en niet naar toeristische waarde. Catering, bijeenkomsten en reizen die geen verband houden met het zakelijke doel zijn niet toegestaan. cc) Bijeenkomsten geassocieerd met sponsoring In de regel is het toegestaan om zakenpartners en concurrenten van een E.ON onderneming uit te nodigen voor culturele en sportieve bijeenkom- sten die door E.ON binnen de scope van haar sociale betrokkenheid wor- den gesponsord. Indien nodig, kunnen verantwoorde reiskosten, catering en accommodatie voor gasten door de gastheer worden vergoed. Deze kosten moeten echter van passende waarde zijn en in overeenstemming met de persoonlijke levensstandaard van de betrokkenen. Bij twijfel dient men vooraf met de Business Compliance Officer te overleggen.
9
dd) Commissie bijeenkomsten (bijvoorbeeld Raad van Commissarissen) Alle vergaderingen en andere bijeenkomsten die worden gehouden door een E.ON onderneming moeten in overeenstemming zijn met de doelstel- lingen van de onderneming zoals die in de statuten zijn vastgelegd. Het is niet toegestaan om vergaderingen of bijeenkomsten te organiseren die geen direct verband houden met de doelstellingen van het bedrijf of die niet zijn bedoeld om de belangen van het bedrijf te dienen. Voor maximale transparantie moet een niet betrokken en onpartijdige derde partij in staat zijn om op elk moment het onderwerp en het doel van de bijeenkomst te doorzien en de afloop van de gebeurtenissen te volgen. Daarom moeten de volgorde van de bijeenkomst en de behandelde onder- werpen op een heldere en begrijpelijke manier worden gedocumenteerd (agenda, notulen, lijst van deelnemers). In de regel worden commissievergaderingen gehouden op het bedrijfshoofdkantoor, een locatie van een E.ON onderneming of een andere loca- tie die wordt vastgesteld door de voorzitter van de commissie volgens objectieve en logistiek criteria. 2.2
Situaties van belangenverstrengeling
2.2.1 Financiële investeringen Medewerkers die (financiële) belangen hebben bij concurrerende bedrij- ven, klanten of leveranciers of plannen hebben om deze te verwerven, zijn verplicht deze te melden c.q. bekend te maken om vooraf toestemming te verkrijgen van de HR afdeling. Materiële financiële belangen van de naaste familieleden van de mede- werker die kunnen resulteren in een situatie van belangenverstrengeling moeten eveneens bekend worden gemaakt. 2.2.2 Secundair dienstverband Secundair dienstverband verwijst naar elk aanvullend dienstverband als voorzitter van de raad of algemene manager, als lid van de raad van toe- zicht of lid van een controlerende of adviserende commissie, als normale werknemer, of in enige andere positie buiten een E.ON onderneming.
10
Behalve indien anders overeengekomen vereist een secundair dienstver- band bij een concurrent, klant of leverancier voorafgaande toestemming van de Board of Management. Medewerkers zijn bovendien verplicht elk secundair dienstverband bekend te maken als dat een negatieve invloed kan hebben op hun prestaties voor E.ON. 2.2.3 Zakelijke mogelijkheden Medewerkers mogen voor eigen gewin of dat van derden geen gebruik- maken van zakelijke mogelijkheden die voor een E.ON onderneming van belang kunnen zijn. 2.2.4 Zaken met privé relaties Ter voorkoming van (een schijn van) belangenverstrengeling mogen medewerkers zelf geen verbintenissen namens een E.ON onderneming aangaan met privé relaties. Onder privé relaties worden verstaan familieleden (tot de tweede graad), vrienden/kennissen die nog geen relatie hebben met een E.ON onderneming en organisaties waar de medewerker direct of indirect bij betrokken is en die nog geen relatie hebben met een E.ON onderneming. Indien een medewerker betrokken is bij het aangaan van een verbintenis waarbij een privé relatie betrokken is, wordt ofwel door de medewerker ofwel door de manager van de medewerker onverwijld de Compliance Officer ingeschakeld en wordt bekeken hoe (de schijn van) belangenver- strengeling kan worden vermeden. 2.2.5 Andere situaties van belangenverstrengeling Behalve indien anders overeengekomen moet vooraf bericht aan de verantwoordelijke HR afdeling worden gegeven in gevallen • waarin medewerkers of hun directe familieleden onroerende goederen of andere assets willen kopen, huren of leasen, met een waarde van meer dan 2.500 euro (kosten per maand in geval van huur- of leaseovereenkomsten) van een E.ON onderneming; • waarin medewerkers of hun directe familieleden onroe rende goederen of andere assets willen verkopen, verhuren of in lease geven, met een waarde van meer dan 2.500 euro (kosten per maand in geval van huur- of leaseovereenkomsten) aan een E.ON Groep onderneming; • of waarin een E.ON onderneming plannen heeft om mede werkers of hun directe familieleden, leningen, garanties of zekerheden te ver- strekken.
11
2.3
Vertrouwelijkheid
Het is medewerkers verboden om vertrouwelijke informatie of handels- geheimen (bijvoorbeeld financiële gegevens, bedrijfsstrategieën of geplan- de transacties) bekend te maken aan onbevoegde derden, zelfs als hun dienstverband is beëindigd. Het is medewerkers verboden om vertrouwelijk bedrijfsinformatie direct of indirect voor eigen gewin, het gewin van derden of ten nadele van E.ON te gebruiken, zelfs als het dienstverband is beëindigd. Om het voor E.ON mogelijk te maken, een uniforme verschijning naar het publiek te presenteren, zijn medewerkers verplicht om alle verzoeken om informatie van media of analisten onmiddellijk door te verwijzen naar de afdeling Corporate Communications. Alle medewerkers zijn -binnen hun invloedsfeer- ervoor verantwoordelijk dat derden geen toegang hebben tot vertrouwelijke informatie (bescher- ming tegen bedrijfsspionage) in overeenstemming met de bestaande richtlijnen. 2.4
Voorkomen van handelingen met (de schijn van) een marktverstorend effect
E.ON bevordert eerlijke competitie zonder beperkingen en tolereert op geen enkele wijze verboden kartel afspraken en andere handelingen met een marktverstorend effect. Alle medewerkers zullen zich onthouden van handelingen die op enigerlei wijze in strijd zijn met het mededingingsrecht. In gevallen waarin twijfel zou kunnen bestaan over de toelaatbaarheid van het contact met de concurrenten, wordt vooraf de Business Compliance Officer geraadpleegd. 2.5
UN-compact-list and EU-counter terrorism measures
E.ON hecht groot belang aan sociale verantwoordelijkheid als onderdeel van de ondernemingsactiviteiten. E.ON participeert derhalve aan het „United Nations Global Compact “ initiatief. Het initiatief is gebaseerd op de tien fundamentele waarden bedoeld om de globalisering op sociaal en economisch gebied te bevorderen en het tegengaan van corruptie. Alle medewerkers zijn verplicht deze principes na te leven bij het aangaan van zakelijke relaties voor E.ON.
12
Met het oog op antiterrorisme is het verbod op directe en indirecte finan- ciering van bepaalde personen, rechtspersonen, groepen en organisaties geïntroduceerd door de EU-richtlijn (EC) nr. 881/2002 en (EC) nr. 2580/2001, welke direct van toepassing zijn in iedere lidstaat van de Europese Unie. Alle medewerkers zijn verplicht dit verbod in acht te nemen en af te zien van het aangaan van transacties met personen, rechtspersonen, groepen en organisaties waarvan de naam en identiteit voorkomt op de voornoem- de lijsten. 2.6
Handel met voorkennis
Strikte naleving van de E.ON Energie Group Guidelines for Preventing Insider Trading is vereist om elke schending van wetgeving op het gebied van handel met voorkennis en alle beschuldigingen van dien aard te voor- komen. 2.7
Gebruik van bedrijfseigendommen of materialen
Het misbruik van persoonlijke bronnen of bedrijfseigendommen voor niet bedrijfsgerelateerde doeleinden is verboden. 2.8
Uitvoering van taken en bevoegdheden
In het werk worden aan medewerkers taken en bevoegdheden toegekend. Deze toekenning gebeurt op basis van het vertrouwen dat deze mede- werker die in staat is die taak of bevoegdheid juist uit te voeren. Dit brengt met zich mee dat deze taak of bevoegdheid niet zondermeer kan worden overgedragen aan een andere medewerker. Indien de uitvoering van een taak aan een specifieke medewerker of een medewerker met een specifieke functie wordt toegewezen, dan moet deze medewerker deze taak zelf uitvoeren. Indien de uitoefening van een bevoegdheid aan een specifieke medewerker of een medewerker met een specifieke functie wordt toegewezen, dan moet degene die de bevoegdheid uitoefent deze zelf uitoefenen. Bovenstaande geldt voor zowel feitelijke taken en bevoegdheden als admi- nistratieve taken en bevoegdheden.
13
3
Praktische implementatie van de gedragscode 3.1
Business Compliance Officer
De Business Compliance Officer is verantwoordelijk voor de toezicht op implementatie en naleving van de gedragscode. De Business Compliance Officer is verplicht alle vraagstukken die naar voren worden gebracht, op een onafhankelijke en onpartijdige manier te behandelen. De Business Compliance Officer is niet onderworpen aan de autoriteit van de CEO. De Business Compliance Officer is er tevens om vragen van medewerkers te beantwoorden en hen te adviseren over vragen met betrekking tot de gedragscode. De Business Compliance Officer is gebonden aan geheim- houding en strikte vertrouwelijkheid van alle informatie. De Business Compliance Officer moet alle informatie die hij/zij ontvangt zorgvuldig vastleggen en opvolgen. Alle ontvangen informatie moet als strikt vertrouwelijk worden behandeld. Indien de Business Compliance Officer vol- doende informatie heeft verzameld die op een mogelijke schending van de basisprincipes van de E.ON gedragscode wijst, moet hij/zij de verantwoorde- lijke HR afdeling of interne audit afdeling bij verdere stappen betrekken. Wij willen uitdrukkelijk alle medewerkers uitnodigen om alle vragen over de gedragscode aan de Business Compliance Officer of de leidinggevende te richten. Wij garanderen dat medewerkers die informatie doorgeven aan de Business Compliance Officer of hun medewerkers geen nadelige gevol- gen hiervan zullen ondervinden.
3.2
Maatregelen door Human Resources
Elke schending van de basisprincipes van de E.ON gedragscode kan resul- teren in passende maatregelen.
14
4
Klokkenluiderprocedure Gebaseerd op E.ON richtlijnen heeft E.ON een procedure opgesteld voor de aanname en opvolging van klachten van medewerkers op terreinen van boekhouding, interne verslaglegging en auditing (financiële fraude). De procedure legt de volgende kernpunten vast: 4.1
Inhoud van mededelingen
Medewerkers van de E.ON-Groep kunnen E.ON op de hoogte stellen van alle aangelegenheden van boekhouding, interne ver- slaglegging en auditing (financiële fraude). Mededelingen van andere soorten van wangedrag zullen door de Business Compliance Officer aan de juiste afdeling binnen E.ON worden doorverwezen. 4.2
Vorm van mededelingen
Mededelingen aan de Business Compliance Officer kunnen schriftelijk, elektronisch of telefonisch worden gedaan. Mededelingen kunnen ook anoniem worden gedaan. Voor dit doel is er een speciale pagina op het E.ON Intranet die het mogelijk maakt om een mededeling te versturen zonder dat de afzender wordt getraceerd. 4.3
Voorzorgsmaatregelen
Op basis van mededelingen kunnen geen sancties aan personen worden opgelegd. Dit geldt ook voor mededelingen waarvan de inhoud ongegrond is voor zover deze mededelingen in goed vertrouwen werden gedaan. De bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn van toepassing.
15
E.ON Benelux Capelseweg 400 3068 AX Rotterdam Postbus 8642 3009 AB Rotterdam T 010 289 57 11
[email protected] www.eon-benelux.com www.eon.com
