Ethiek en gedragscode

Ethiek en gedragscode 2015

RELX Group Gedragscode en bedrijfsdeontologie

Inhoud Onze toewijding aan integriteit Een bericht van onze Chief Executive Officer Onze bedrijfsfilosofie en waarden Gedragscode en bedrijfsdeontologie

2

3 4 5 6

Het beschermen van onze belangen en activa

7

Belangenverstrengeling Behandelen van onze eigendom en informatie Beheren van bedrijfsadministratie Systemen, netwerken, elektronische communicatie Diefstal en misbruik van eigendom Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie Informatieveiligheid Contacten met de media en de financiële gemeenschap Fraude en foute of misleidende verklaringen Reclame en promotieactiviteiten Gebruik van sociale media

8 10 10 11 12 13 14 14 16 18 18

Privacybescherming gegevensbescherming

Relaties met onze bedrijfspartner, klant, leverancier en concurrenten Concurrentie- en antitrustwetten Omkoping Aanbieden of aanvaarden van geschenken of amusement Handelssancties Contracten met andere partijen

Onze omgang met de overheid Zakendoen met overheden Het inhuren van overheidspersoneel Politieke betrokkenheid van het bedrijf

Respect voor collega’s en gemeenschappen Eerlijke omgang met medewerkers De werkplek Mensenrechten Het milieu

Bezorgdheden melden en onderzoeken Belang van melding Onderzoeken Vertrouwelijkheid Bescherming voor vergelding

Veelgestelde vragen

19 20

21 21 22 24 25 27 28

29 30 31 32

33 34 35 36 36

37 38 39 39 40

41


Onze toewijding aan integriteit 4

Een bericht van onze Chief Executive Officer

5

Onze bedrijfsfilosofie en waarden

6

Gedragscode en bedrijfsdeontologie

3

Terug naar inhoud


Een bericht van onze Chief Executive Officer Beste collega’s,

4

Als werknemers van RELX Group, zijn we heel trots op de bijdragen die we leveren en de manier waarop we zakendoen. Het bedrijf is een toonaangevende informatieleverancier voor professionele klanten in tal van sectoren, met meer dan 28.000 personeelsleden en bedrijfseenheden in honderden gemeenschappen wereldwijd die we beleven en waar we mee werken. We helpen wetenschappers om nieuwe ontdekkingen te doen, advocaten om zaken te winnen, dokters om levens te redden, kaderleden om een commerciële relatie te smeden met hun klanten. We helpen verzekeringsgroepen om hun klanten lagere prijzen aan te bieden door risico’s beter te beoordelen, te zorgen dat belastingbetalers en klanten geld besparen door de overheid en financiële instellingen te helpen bij het opsporen van fraude. Onze gedragscode en bedrijfsdeontologie vormen de normen en beleidslijnen waaronder we werken. De Code wordt gecombineerd met onze Waarden en onze bedrijfsverantwoordelijkheidsverplichtingen om het kader en de richtlijnen te bieden voor een open, eerlijke, ethische en principiële manier.

leveranciers en contractanten zijn ook verplicht om te voldoen aan de belangrijkste elementen van de Code via de Gedragscode van leveranciers. Gelieve ervoor te zorgen dat u de Code leest, begrijpt en gebruikt om u te begeleiden in uw werk. Dit zal ons helpen ervoor te zorgen dat al onze acties in het beste belang van ons bedrijf en onze klanten zijn. Als u vragen heeft over de Code en de toepassing ervan, kunt u praten met uw manager, human resources, een bedrijfsjurist, een lid van onze Corporate Compliance Group of een lid van RELX Group of van het Business Area Compliance Committee. Ik verzoek u ook om bezorgdheden te uiten en melden in geval van situaties waarvan u van mening bent dat de Code is geschonden. De Code legt uit hoe u dit kunt doen. Er wordt ook verklaard dat vergelding tegen iemand die praat niet getolereerd zal worden. Ons gedrag bepaalt onze reputatie. Ik heb er vertrouwen in dat we er samen voor zullen zorgen dat we blijven voldoen aan de hoge standaarden die verwacht worden van een leidinggevend lid van de wereldwijde zakelijke gemeenschap. Dank u.

Erik Engstrom Chief Executive Officer

De Code, die geldt voor ons allemaal. Het verklaart hoe we ons moeten gedragen op de werkplek, de marktplaats en in de gemeenschappen waarin we werkzaam zijn. Het beschrijft ook hoe elk van ons verschillende juridische en ethische problemen moet aanpakken. De Code erkent onze ecologische en gemeenschapsbedrijfslijnen en de voorschriften van het Global Compact van de Verenigde Naties dat RELX Group ondertekend heeft. Onze

Terug naar inhoud


Onze bedrijfsfilosofie en waarden Wij zetten ons in om uit te blinken in het inhuren van werknemers, het ontwikkelen van producten en diensten, in onze relaties met anderen en het bereiken van zakelijke doelstellingen op een open, eerlijke, ethische en principiële manier. Om ons te helpen voldoen aan deze betrokkenheid, dient u: n

onze Waarden van klantenfocus, Waardering van onze mensen, Passie om te winnen, Innovatie en grenzeloosheid te volgen;

n

alle toepasselijke wetten, waar we ook zakendoen, na te leven;

n

te voldoen aan het Global Compact van de Verenigde Naties, een vrijwillig initiatief inzake zakelijke verantwoordelijkheid, om te zorgen voor de bescherming van de mensenrechten, eerlijke en niet-discriminerende arbeidsomstandigheden, de zorg voor het milieu en het uitschakelen van corruptie;

n

ernaar te streven om zaken te doen met klanten en leveranciers met een sterk zakelijk karakter en reputatie;

n

te vermijden om een discriminerende organisatie te steunen; en

n

te rekenen op onze werknemers om te werken met eerlijkheid en integriteit.

Terug naar inhoud

5


Gedragscode en bedrijfsdeontologie Door de Code te lezen en volgen, vragen te stellen en alle illegale of onethische gedragingen te melden, helpt u ons om onze hoge ethische standaarden en ons streven om de wet na te leven aan te houden.

6

De Gedragscode en bedrijfsdeontologie van de RELX Group is bedoeld om de elementaire compliance en ethische richtlijnen die voor uw functie van toepassing zijn te begrijpen en volgen. De Code adviseert u ook over wanneer en met wie u bezorgheden kunt bespreken. De Code is van toepassing op elke werknemer, kaderlid en directeur die voor een van onze bedrijfselementen werkt. De Code weerspiegelt onze betrokkenheid om ethisch en wettelijk te handelen. Hij beschrijft echter niet elke wet en bedrijfslijn die voor elke situatie van toepassing kan zijn. Zorg ervoor dat u alle aanvullende RELX Group en zakelijke beleidslijnen die op u van toepassing zijn volgt. Als een van deze beleidslijnen strikter is dan de Code, dient u de strengste beleidslijn te volgen. U bent verantwoordelijk voor het lezen en naleven van de Code, en om uw werk ethisch uit te voeren. Als u de Code of andere beleidslijnen schendt, kunt u onderworpen zijn aan herstellende of disciplinaire handelingen, of zelfs uw job verliezen. We kunnen ernstige zaken ook aan openbare autoriteiten doorgeven voor mogelijke vervolging. RELX Group en elke bedrijfsactiviteit hebben Compliance Committees om richtlijnen en overzicht te bieden voor compliance-gerelateerde zaken. Leden van de Committee worden weergegeven op de intranetsites van de RELX Group en het bedrijf. Vragen over de Code kunt u richten aan uw manager, human resources, een bedrijfsjurist, een lid van de Corporate Compliance Group of van het Compliance Committee. Vragen over

bepaalde situaties kunt u best aanhalen als ze zich voordoen, en voordat u maatregelen neemt die de toepasselijke wet, de Code of andere beleidslijnen zouden kunnen schenden. Als u getuige bent of op de hoogte komt van onwettig of onethisch gedrag, heeft u een verantwoordelijkheid om dit te melden. We verbieden vergelding ten opzichte van een werknemer die een schending meldt, die naar zijn/ haar oprechte mening is voorgevallen. De Code is geen arbeidsovereenkomst. Hij is onderworpen aan, en wijzigt niet de voorwaarden van een bestaande individuele of collectieve arbeidsovereenkomst die voor u van toepassing is. De Raad van Bestuur van de RELX Group is verantwoordelijk voor de eindinterpretatie van de Code, en kan de Code wanneer dan ook herzien, in naleving van de voorwaarden van toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten of plaatselijke wetten. WAT ZIJN MIJN VERANTWOORDELIJKHEDEN MET BETREKKING TOT DE CODE? n

n

n

n

n

?

Lees de Code en begrijp hoe die van toepassing is op uw functie Volg de compliance en ethische voorschriften als beschreven in de Code Wees op de hoogte en volg aanvullende beleidslijnen en wetten die van toepassing zijn op uw specifieke bedrijfsactiviteit, locatie of functie. Als een probleem gedekt is door zowel de Code als een andere toepasselijke beleidslijn of wet, volg dan de strengste richtlijn Stel vragen als u niet zeker bent hoe de Code van toepassing is op een bepaalde situatie of beslissing waarmee u geconfronteerd wordt Meld alle overtredingen of vermoedelijke overtredingen die volgens u zijn voorgevallen, zonder angst voor vergelding

Terug naar inhoud


Het beschermen van onze belangen en activa 8

Belangenverstrengeling

10

Behandelen van onze eigendom en informatie Beheren van bedrijfsadministratie Systemen, netwerken, elektronische communicatie Diefstal en misbruik van eigendom Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie Informatieveiligheid Contacten met de media en de financiële gemeenschap

16

Fraude en foute of misleidende verklaringen

18

Reclame en promotieactiviteiten

18

Gebruik van sociale media

Terug naar inhoud

7


Belangenverstrengeling Vermijd activiteiten of financiële belangen die uw werkprestatie hinderen, uw loyaliteit ten aanzien van RELX Group, of de beslissingen die u namens ons neemt.

8

Er kan een belangenconflict ontstaan als u een activiteit uitvoert of een financieel belang heeft, die u afleidt van of hindert in uw volledige, loyale en tijdige arbeidsprestatie; of op een ongepaste manier een invloed zou kunnen hebben op beslissingen die u neemt in uw functie. Het is belangrijk om dergelijke conflicten te vermijden. Als u ooit zou denken dat u een conflict heeft, of als u denkt dat zou kunnen lijken dat u er een heeft, dient u de situatie te bespreken met uw manager en een human resources vertegenwoordiger. Bepaalde schijnbare conflicten kunnen eenvoudig worden opgelost door ze openbaar te maken; andere moeten weggewerkt worden.

Belangenconflicten kunnen op vele manieren ontstaan. Gebruikelijke voorbeelden omvatten: Externe jobs, verplichtingen of lidmaatschappen Als u voor een andere firma werkt, er directeur van bent of er adviesdiensten aan verleent, of er een overeenkomst mee sluit, kan een belangenconflict of een schijnbaar conflict ontstaan. Om dit te vermijden, doe geen freelancewerk of zwartwerk of functie die: n

de kwaliteit of hoeveelheid van uw werk voor ons negatief beïnvloedt;

n

in strijd is met een van onze bedrijfsactiviteiten;

n

impliceert dat wij uw externe functie of de organisatie waarvoor u werkt sponsoren of steunen;

n

onze reputatie schaadt; of

n

gebruik maakt van of onze tijd, faciliteiten, bronnen of voorzieningen belast.

Marco is een werknemer van RELX Group, die ook voedingsproducten verkoopt. Tijdens zijn lunchtijd gebruikt Marco zijn computer en e-mailadres van het werk om zijn klanten te informeren over kortingen op bepaalde producten. IS DIT TOEGESTAAN?

?

Antwoord: Nee. Zelfs al doet hij deze activiteit in zijn privétijd, Marco gebruikt bedrijfseigendom (zijn computer en e-mailadres van het werk) om zaken te doen die geen verband houden met zijn functie.

Terug naar inhoud


Belangen in andere bedrijfsactiviteiten

We staan geen eigendomsbelangen toe in concurrenten, leveranciers of klanten, behalve voor kleine beleggingen in beursgenoteerde bedrijven. Investeren in of geld lenen aan een concurrent is een verboden belangenconflict. Hetzelfde geldt voor een belang in een van onze klanten of leveranciers waarmee u of iemand die aan u rapporteert werkt. Dergelijke economische belangen hebben is niet toegestaan.

Deze beperkingen zijn niet van toepassing op beleggingen via beleggingsfondsen, die toegestaan zijn ongeacht de investeringswaarde. Als u belangen heeft die groter zijn dan deze grenzen (of zullen groeien), dient u uw manager onmiddellijk op de hoogte te brengen.

De enige uitzondering op dit verbod is dat we kleine beleggingen in beursgenoteerde effecten van concurrenten, leveranciers en klanten toestaan.

Als uw echtgenoot/echtgenote, partner waarmee u samenwoont of een ander direct familielid werkt voor, overleg pleegt met of anderszins een financieel belang heeft in een van onze concurrenten of een klant of leverancier waarmee we handelen, bestaat er een mogelijk conflict. U moet dergelijke belangen meedelen aan uw manager en human resources vertegenwoordiger. Zorg ervoor dat er geen blijk van ongepaste communicatie of strijdige loyaliteit bestaat.

Een belegging wordt als “klein” beschouwd als het gaat om een bedrag dat niet: n

uw beslissingen namens ons beïnvloedt of schijnt te beïnvloeden, rekening houdend met uw discretionaire bevoegdheid inzake onze omgang met dat bedrijf, onze jaarlijkse vergoeding en andere relevante factoren; of

n

de beslissingen van het bedrijf waarin u geïnvesteerd heeft, beïnvloedt.

Bedrijfsopportuniteiten

In ieder geval mag u niet meer dan 1% van de uitstaande aandelen van het beursgenoteerd bedrijf bezitten.

U bent verplicht om onze wettelijke belangen te bevorderen wanneer de gelegenheid zich voordoet. Het zou ongepast zijn om persoonlijk voordeel te halen uit opportuniteiten die ontdekt worden via uw functie of gebruik makend van de bedrijfseigendom, -informatie of -tijd.

Nepotisme

Er is een conflict wanneer u een familielid of iemand waarmee u een nauwe persoonlijke relatie heeft overziet, of werkgerelateerde of contractuele beslissingen neemt waarbij hij/zij betrokken is. We verbieden tewerkstelling of werkbehoud van familieleden niet, en we willen niet betrokken worden in vrijwillige relaties tussen medewerkers. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat individuen niet op een ongepaste manier beïnvloed lijken te worden door het bestaan van een nauwe persoonlijke relatie. Het zou kunnen dat u niet rechtstreeks overziet, onderhandelt, goedkeurt of anders deelneemt in beslissingen met betrekking

tot de tewerkstelling, het behoud, de promotie, contractuele aanstelling of vergoeding van uw echtgenoot/echtgenote, partner waarmee u samenwoont, directe familieleden of anderen waarmee u het soort nauwe persoonlijke relatie heeft die redelijkerwijs uw mogelijkheid om onafhankelijke, neutrale zakelijke beslissingen te nemen, in gevaar zou kunnen brengen.

Terug naar inhoud

9


Behandelen van onze eigendom en informatie U moet onze eigendom en informatie verantwoord gebruiken, zonder misbruik of verspilling. Onze activa zijn bestemd om u te helpen om uw individuele werkdoelstellingen te 10

bereiken, evenals uw algemene bedrijfsdoelen. We zullen geen onwettig of ander ongepast gebruik van bedrijfseigendom of -informatie toestaan. Let er ook op dat u er zorg voor draagt.

Beheren van bedrijfsadministratie

Administratie moet nauwkeurig, volledig en tijdig zijn, en moet bijgehouden worden in lijn met de beleidslijnen voor het administratiebeheer van de RELX Group en het Schema voor documentbehoud, en alle toepasselijke schorsingen inzake administratievernietiging. Voorbereiden van administratie De integriteit van onze boekhouding en administratie is belangrijk voor onze geloofwaardigheid. We rekenen op u om een boekhouding en administratie te houden die correct en eerlijk alle transacties weergeven. Dit helpt ervoor te zorgen dat we de belanghebbenden en het publiek een volledige, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke financiële informatie bezorgen. Alle niet-financiële administratie die u creëert moet nauwkeurig, volledig en tijdig zijn. Dit omvat, bijvoorbeeld, de administratie van kosten, verkoop, tijdtabellen, onkostendeclaraties, loonbrieven en vergoedingsadministratie, regelgevende aanmeldingen, contracten en overnames. Tijdens de laatste week van het kwartaal denkt Ian erover om een week te wachten om de uitgaven voor de voorzieningen die hij eerder deze maand ontving te boeken, zodat hij de winst van dit kwartaal niet beïnvloedt. MAG HIJ DAT DOEN?

?

Antwoord: Nee. Ian moet alle interne verslagen en documentatie waarheidsgetrouw en nauwkeurig voorbereiden. Onze geloofwaardigheid en reputatie hangt af van de nauwkeurigheid van onze boeken, administratie en vertegenwoordigingen. Alle uitgaven moeten opgenomen worden in de periode waarin ze plaatsvonden. Terug naar inhoud


Nu vele RELX Group vestigingen bijna onbeperkte opslagruimte hebben voor e-mail in de cloud, neemt Frieda aan dat ze haar e-mails niet meer hoeft te verwijderen. HEEFT ZE GELIJK?

Answer: Nee. Vele soorten dossiers moeten niet onbeperkt worden bewaard; en de meeste dossiers die voor lange tijd bewaard moeten worden, moeten niet als e-maildocumenten worden bijgehouden. Een onbeperkte opslagruimte betekent niet dat het niet nodig is om e-mails actief te beheren en e-mails te verwijderen in overeenstemming met het beleid inzake administratiebeheer en het schema voor documentbehoud.

Bijhouden van administratie Wettelijk gezien moeten we bepaalde zakelijke dossiers bewaren gedurende bepaalde periodes. Om aan deze vereisten te voldoen, en om ruimte te bewaren en opslagkosten te beperken, dient u dossiers te bewaren en/of uit te sluiten zoals vereist in het beleid inzake administratiebeheer en het schema voor documentbehoud van de RELX Group. Dit omvat gedrukte kopieën van documenten; e-mailberichten; elektronische gegevens die op welke manier dan ook bewaard worden in om het even welk medium. Soms moet u bepaalde documenten langer dan de normale bewaarperiode bijhouden. Dit gebeurt wanneer u administratie heeft die relevant is voor een werkelijke, bedreigde of redelijkerwijs te verwachten rechtszaak, overheidsonderzoek, of dagvaarding voor documenten of informatie.

?

Wanneer dergelijke situaties zich voordoen, moet u alle mogelijke relevante administratie in gelijk welke vorm bijhouden, en onmiddellijk elke gewone verwijdering of wijziging van documenten in verband met het onderwerp van het geschil, het onderzoek of de dagvaarding opschorten. Een bedrijfsadvocaat zal contact met u opnemen als we op de hoogte komen van feitelijke of verwachte juridische of overheidsmaatregelen waarvoor een voortgezette bewaring van de administratie vereist is.

Systemen, netwerken, elektronische communicatie

Gebruik RELX Group systemen voor zakelijke doeleinden, en hou er rekening mee dat uw gebruik nooit privé is. Alle communicatie en informatie overgedragen door, ontvangen van, gecreëerd of bewaard op een bedrijfscomputer, telefoon of ander informatiesysteem (gezamenlijk “systemen” genoemd) zijn eigendom van RELX Group. U moet onze systemen naar behoren en in overeenstemming met de toepasselijke beleidslijnen gebruiken.

n

seksueel expliciet, beledigend, aanstootgevend of lasterlijk materiaal te maken, versturen, opzettelijk te ontvangen, te openen, downloaden of bewaren;

n

te gokken;

n

opzettelijk kwaadaardige programma’s, zoals virussen, in te voeren in een netwerk of server van RELX Group;

n

de auteursrechten, handelsgeheimen, octrooien of andere intellectuele eigendomsrechten van een andere partij te schenden; of

n

voor andere doelen die onze beleidslijnen schenden of kunnen leiden tot aansprakelijkheid of schade kunnen toebrengen aan het bedrijf.

Aanvaardbaar gebruik Onze systemen zijn bestemd voor zakelijke doeleinden. Hoewel u deze systemen kunt gebruiken voor beperkte persoonlijke redenen, mag dat gebruik niet tussenkomen in uw werk of uw collega’s of onze algemene bedrijfsactiviteiten verstoren. U mag bedrijfssystemen of apparatuur nooit gebruiken om: n

anderen lastig te vallen, te intimideren of er discriminerende of beledigende uitspraken over te doen;

Als u vragen heeft over het gebruik van bedrijfssystemen of zich bewust wordt van dubieus of verboden gebruik, moet u uw manager hier onmiddellijk van op de hoogte brengen.

Terug naar inhoud

11


Privacy Als u in de Verenigde Staten werkt, moet u geen verwachtingen hebben inzake privacy van alles wat u maakt, bewaart, verstuurt of ontvangt op onze systemen. Zelfs in landen met striktere privacynormen, garanderen we niet de vertrouwelijkheid van uw gebruik van onze systemen. E-mail en voicemailberichten en internetgebruik zijn onderhevig aan de onderschepping en openbaarmaking aan anderen

12

tijdens rechtszaken of onderzoeken. Indien wettelijk toegestaan, kunnen we uw gebruik van onze systemen voor wettelijke zakelijke doeleinden controleren. Dit omvat bijvoorbeeld ook dat men verdacht onwettig gebruik of ander wangebruik van de systemen tracht te voorkomen of ervoor zorgt dat we op een gepaste manier reageren op onze klanten en andere zakelijke contacten.

Diefstal of misbruik van eigendom

We verbieden werkelijke diefstal of poging tot diefstal of misbruik van bedrijfseigendom of persoonlijke eigendom van andere werknemers. Dit omvat ook overmatig of niet-toegestaan gebruik van bedrijfseigendommen. Verboden diefstal of misbruik van vennootschapsgoederen kunnen vele vormen aannemen, waaronder: n

het stelen van goederen, uitrusting, documenten, geld of andere lichamelijke zaken;

n

overmatig gebruik van telefoons, computers, kopieerapparaten, faxtoestellen of andere apparatuur voor niet-zakelijke doeleinden;

n

het indienen van vervalste urenstaten of onkostendeclaraties;

n

het gebruik van onze geheime informatie, handelsgeheimen of andere activa zonder toestemming; en

n

het behoud van enig persoonlijk voordeel van een klant, leverancier of anderen met wie wij zakendoen, die op gepaste wijze aan ons toebehoren.

Terug naar inhoud


Intellectuele eigendom en vertrouwelijke informatie

Net als alle bedrijfseigendommen, moeten vertrouwelijke informatie en intellectuele eigendom worden beschermd en in onze kantoren worden bewaard, met uitzondering indien noodzakelijk voor zakelijke doeleinden. U moet onze vertrouwelijke en geheime informatie, handelsgeheimen en andere intellectuele eigendomsrechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) even zorgvuldig als alle andere belangrijke eigendommen van het bedrijf beschermen. Dit betekent een juist gebruik en bescherming van de vertrouwelijkheid van informatie.

Alle documenten, bestanden, administratie en rapporten die u in de loop van uw dienstverband verkrijgt of maakt, behoren toe tot RELX Group. U mag originele of kopieën van dergelijke eigendom enkel verwijderen van een van uw kantoren, indien dit noodzakelijk is om uw werk uit te voeren. U moet deze administratie onmiddellijk en te allen tijde op verzoek terugbezorgen.

Voorbeelden van het soort informatie dat als vertrouwelijk of geheim wordt beschouwd, zijn:

Als u betrokken bent bij een overname of afstoting, kan u gevraagd worden om een geheimhoudingsovereenkomst te ondertekenen.

n

klantrelaties;

n

prijsplannen;

n

producten en diensten in ontwikkeling;

n

financiële vooruitzichten en administratie; en

n

verwachte overnames of afstotingen.

Raadpleeg de Informatie over waardeclassificatie procedures voor begeleiding inzake het kenmerken en behandelen van verschillende soorten bedrijfsinformatie.

Olivia en haar collega’s van RELX Group ontwikkelen gepatenteerde algoritmen om de relevantie van zoekresultaten te verbeteren. Een van haar algoritmen was niet geselecteerd voor implementatie, daarom besloot zij om dat werkproduct aan een universiteit te schenken. MAG ZIJ DAT DOEN?

Soms hebben we intellectueel eigendom en/ of vertrouwelijke of geheime informatie van iemand anders. Dit kan de licentie betreffen van auteursrechtelijk beschermd materiaal of informatie die in de loop van een voorgestelde overname ter kennis kwam. Kopieer en gebruik enkel intellectueel eigendom of informatie als uw gebruik voldoet aan de toepasselijke wetten en overeenkomsten met de eigenaar

?

Antwoord: Nee. Olivias werk is intellectueel eigendom van het bedrijf. Ze mag het werk niet met iemand delen, tenzij ze de specifieke toestemming heeft om dat te doen, zelfs indien het bedrijf momenteel geen plannen heeft om het te gebruiken.

Terug naar inhoud

13


Informatieveiligheid

We moeten allemaal de informatie die ons is toevertrouwd in onze functie bewaren en beschermen. We moeten ervoor zorgen dat ongeautoriseerde toegang tot onze systemen en gegevens voorkomen wordt. U moet alle beleidsmaatregelen en praktijken ontworpen om onze informatie te beschermen kennen en volgen. Dit omvat bijvoorbeeld: n

14

het vertrouwelijk houden en niet delen van gebruikersnamen of wachtwoorden;

n

het juist melden van pogingen om toegang te krijgen tot onze systemen, of om ze te beschadigen, door middel van trucs, zoals phishing, voorwendselen en social engineering;

n

het lezen en volgen van bedrijfscommunicatie en begeleiding voor de bescherming van informatie;

n

het niet laden van persoonlijke of ongeautoriseerde software op bedrijfscomputers of door het bedrijf uitgegeven mobiele apparaten zoals smartphones of tablets;

n

fysieke beveiliging en wachtwoordbescherming van alle draagbare apparaten (laptops, tablets, smartphones) en opslagapparaten;

n

het vrijwaren van bureau en werkgebieden van gevoelige informatie; en

n

het enkel verzenden van vertrouwelijke of beperkte informatie als u hier de toestemming voor heeft, en met de juiste voorzorgen ter bescherming van de informatie.

Als u in het kader van uw baan toegang heeft tot persoonlijke informatie, openbare registers of andere gevoelige informatie, zorg er dan voor dat u alle van toepassing zijnde beleidslijnen en wetten voor die informatie kent en naleeft. Als u vragen of bezorgdheden heeft over informatiebeveiliging, neem dan contact op met uw manager, uw gegevensbeveiligingsmanager of een bedrijfsjurist.

?

Een beller die zichzelf identificeert als informatiebeveiliger vraagt Audrey om haar aanmeldingsgegevens om te controleren of ze de laatste antivirussoftware op haar computer heeft. MOET AUDREY DE BELLER DEZE INFORMATIE GEVEN?

Antwoord: Nee. U mag nooit iemand toegang geven tot uw aanmeldingsgegevens.

Contacten met de media en de financiële gemeenschap

Enkel geautoriseerde werknemers mogen communiceren met de media of financiële gemeenschap.

Wij handhaven een openbaarmakingsbeleid om ervoor te zorgen dat alle meldingen en persberichten consistent en met toestemming worden uitgebracht. U mag geen informatie verstrekken of reageren op vragen van de media of de financiële gemeenschap zonder de juiste toestemming. Reageer liever als volgt op verzoeken: n

n

wijs mediavragen over uw individuele bedrijfsactiviteit door zoals vereist in de beleidslijnen en procedures van uw bedrijfseenheid; en

n

wijs verzoeken om informatie of bezoeken van de vestiging van financiële instellingen, brokers, analisten, commentatoren, aandeelhouders of andere leden van de financiële of beleggingsgemeenschappen door naar de financiële afdeling van de RELX Group.

wijs mediavragen over ons moederbedrijf - in het bijzonder over financiële of andere vertrouwelijke zaken - door naar de bedrijfscommunicatieafdeling van de RELX Group. Terug naar inhoud


Verzoeken om informatie door advocaten en overheidsinstellingen Als u benaderd wordt door een advocaat die ons niet vertegenwoordigt, door overheidsagenten, onderzoekers of andere derden die bedrijfsinformatie of -documenten vragen met betrekking tot een mogelijke of feitelijke rechtszaak of onderzoek, moet u onmiddellijk een bedrijfsjurist op de hoogte brengen. Dit is noodzakelijk zelfs wanneer het verzoek geen betrekking heeft op een zaak waarbij wij

betrokken zijn. Onmiddellijke verwijzing naar een bedrijfsjurist is van cruciaal belang als u dagvaardingen of een ander document ontvangt, waarvoor wettelijk vereist wordt dat men voor een bepaalde datum verschijnt of een antwoord bezorgt. Onze advocaat zal de situatie beoordelen, het juiste antwoord bepalen en werknemers die op de hoogte moeten zijn van de situatie waarschuwen.

De bedrijfseenheid van Francis kondigde net aan dat een acquisitie een positieve impact zou kunnen hebben op de plaatselijke gemeenschap. Een zakelijke blogger stuurde Francis een tekstje waarin hij vroeg wat hij vindt van de acquisitie. WAT MOET FRANCIS DOEN? Antwoord: Francis moet op een beleefde manier de vraag afwijzen en de blogger doorverwijzen naar de communicatieafdeling van zijn bedrijf. Enkel personen die de toestemming hebben om te spreken namens het bedrijf, mogen antwoorden op een vraag van iemand in de media. Ongeautoriseerde of onnauwkeurige antwoorden kunnen schadelijke of andere ongewenste gevolgen hebben voor het bedrijf.

Terug naar inhoud

?

15


Fraude en foute of misleidende verklaringen Alle verslagen en schriftelijke of mondelinge verklaringen over ons bedrijf moeten nauwkeurig en niet misleidend zijn.

16

Onze geloofwaardigheid en reputatie hangt af van de nauwkeurigheid van onze boeken, administratie en vertegenwoordigingen.

of misleidende mondelinge of schriftelijke verklaringen of weglatingen over onze producten, diensten, financiële toestand, beleidslijnen, beveiliging, privacy of compliance praktijken.

We verbieden uitdrukkelijk iedere poging om een klant, leverancier, aandeelhouder, auditor of andere persoon waarmee we communiceren of zaken mee doen te frauderen. Dit omvat ook het maken van opzettelijke of roekeloze verkeerde

Als u communiceert met onze interne of externe auditoren, moet u alle noodzakelijke informatie in verband met de voorbereiding van auditverslagen bezorgen, en elke schijnbare verkeerde interpretatie van die informatie corrigeren vóór de publicatie van de verbonden verslagen. U moet ook alle interne verslagen en documentatie waarheidsgetrouw en nauwkeurig voorbereiden.

Tasha geeft een presentatie aan een mogelijke klant, die verschillende vragen stelt over onze producten. Tasha is niet zeker van de antwoorden, maar wil een goede indruk maken en verzint een redelijk klinkend antwoord. WAS DIT DE JUISTE BENADERING?

?

Antwoord: Nee. Het is altijd beter om nauwkeurig te zijn en om onze reputatie en geloofwaardigheid aan te houden, in plaats van feiten te omzeilen en mogelijk onjuiste informatie voor te leggen. Tasha zou RELX Group en de mogelijke klant beter van dienst geweest zijn door aan te bieden om de vraag op te zoeken en spoedig nauwkeurige antwoorden te geven.

Terug naar inhoud


Effectenfraude Het is illegaal om iemand te frauderen of te pogen te frauderen in verband met de effecten van een beursgenoteerd bedrijf, inclusief de aandelen van RELX Group en van ieder ander bedrijf waar u belangrijke, niet-openbare informatie van hoort in de loop van uw werk bij RELX Group. Het is bijvoorbeeld onwettig om: n

het publiek verkeerde of misleidende belangrijke informatie te geven over ons of een ander openbaar bedrijf;

n

het publiek geen belangrijke informatie te geven, waarvan het op de hoogte zou moeten zijn (onderhevig aan de vereisten van onze beleidslijnen met betrekking tot contacten met de media en de financiële gemeenschap, zoals hierboven beschreven);

n

effecten te kopen of verkopen op basis van belangrijke niet-openbare informatie; of

n

dergelijke informatie te bezorgen aan anderen die ze zouden kunnen gebruiken om effecten te kopen of verkopen.

Belangrijke, niet-openbare informatie wordt benoemd als “voorkennis”. Informatie is “belangrijk” als ze van invloed zou kunnen zijn op de prijs van de effecten of als een redelijke belegger die belangrijk zou vinden in zijn beslissing om de effecten al dan niet te kopen of verkopen. Informatie is “niet-openbaar” als ze niet is vrijgegeven in een jaarlijks of periodiek verslag aan aandeelhouders, een persbericht of in openbare dossiers aan regelgevende instanties. Als u twijfelt, moet u ervan uitgaan dat de informatie die u te weten komt als werknemer van RELX Group belangrijk en niet-openbaar is. Als u vragen heeft over de aankoop of verkoop van effecten of er sprake zou kunnen zijn van voorkennis (of dit zou kunnen uitschijnen), moet u een bedrijfsjurist vragen voordat u deze effecten aan- of verkoopt. Indien van toepassing, moet u voldoen aan onze Code voor het handelen in aandelen, voordat u effecten van onze bedrijven verhandelt.

Jorge komt te weten dat zijn bedrijf een concurrent zal kopen, wat zou kunnen leiden tot een verhoging van de aandelenprijs van de concurrent. Hij besluit om een aantal aandelen van de concurrent te kopen, en stelt zijn zus voor om hetzelfde te doen. IS DIT TOEGESTAAN?

?

Antwoord: Nee. Jorge mag zelf niet handelen met voorkennis, en ook geen informatie delen met anderen zodat zij dat kunnen doen. Dit geldt voor handel in aandelen van RELX Group of van gelijk welk ander bedrijf. “Voorkennis” is belangrijke, niet-openbare informatie met betrekking tot de prijs van de effecten, of die een redelijke belegger belangrijk zou vinden in zijn beslissing om de effecten al dan niet te kopen of verkopen.

Terug naar inhoud

17


Reclame en promotieactiviteiten Eerlijke en nauwkeurige publiciteit en verkooppraktijken zijn wettelijk vereist. Ze helpen ook onze goodwill en reputatie behouden. Alle reclameclaims en andere vertegenwoordigingen in welke print dan ook, in

een elektronisch of ander niet-geprint medium, moeten waarheidsgetrouw zijn en een redelijke basis hebben. Ze moeten ook voor publicatie of verspreiding onderbouwd zijn. Dit geldt ook voor mondelinge presentaties of zelfs informele gesprekken, waar u objectieve, feitelijke of meetbare opmerkingen over onze producten of diensten of die van andere ondernemingen maakt.

18

Gebruik van sociale media Sociale-mediaplatforms en -diensten zijn instrumenten die helpen onze merken te laten groeien, het bewustzijn van onze producten en diensten te bevorderen en relaties op te bouwen met onze klanten en aspirantkopers. Maar als u gebruikmaakt van de sociale media, moet u: n

persoonlijke integriteit, professionaliteit en verantwoordelijkheid uitoefenen;

n

onze intellectuele eigendomsrechten en die van externe partijen naleven;

n

enkel vertegenwoordigen of spreken namens RELX Group als u de toestemming hiertoe heeft; en

n

geen vertrouwelijke informatie of andere beschermde informatie delen.

Deze voorzorgsmaatregelen gelden voor door het bedrijf gesanctioneerde of gesponsorde activiteiten in de sociale media. Ze zijn ook van toepassing op uw persoonlijk gebruik van sociale media, als u: n

zich identificeert als werknemer van een bedrijf van RELX Group;

n

post over onze bedrijfsactiviteiten, producten, diensten of concurrenten; of

n

praat of zich verbindt met andere werknemers of onze auteurs, uitgevers, klanten, agenten, leveranciers of andere partners.

Raadpleeg het Sociale-mediabeleid voor aanvullende informatie. Jon is werknemer van RELX Group en deelt graag informatie en opinies op basis van zijn werkervaringen aan groepsdiscussies op LinkedIn. Een collega vertelde Jon dat zijn handelingen het voorwerp waren van het Sociale-mediabeleid van het bedrijf. Jon is het niet eens met zijn collega omdat hij dit in zijn vrije tijd doet en op zijn eigen LinkedIn account. WIE HEEFT GELIJK? Antwoord: Jons collega heeft gelijk. Het is Jon niet verboden om deze activiteiten te doen, maar hij is onderworpen aan het beleid omdat hij mogelijk identificeerbaar is als werknemer van RELX Group en daarom kan dit opgevat worden alsof hij namens het bedrijf spreekt. Als hij post over producten, diensten, concurrenten van RELX Group of verbonden is met andere werkgerelateerde contacten, is hij onderworpen aan het beleid. Hij moet dus het Sociale-mediabeleid van de RELX Group en alle aanvullende beleidslijnen en richtlijnen van zijn bedrijfsactiviteit kennen en volgen.

Terug naar inhoud

?


Privacybescherming 20

gegevensbescherming

19

Terug naar inhoud


gegevensbescherming We zetten ons in om de privacy en veiligheid van persoonsgegevens in verband met onze klanten, werknemers, klanten en andere te beschermen, en om alle wetten die regelen hoe we dergelijke informatie moeten behandelen na te leven.

20

We kunnen in de loop van onze bedrijfsactiviteiten persoonlijke informatie van onze klanten, leveranciers, werknemers, sollicitanten en aandeelhouders bijhouden, in deze hoedanigheid. Persoonlijke informatie zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om iemand te identificeren. Dit kan persoonsinformatie bevatten zoals de naam, het adres of telefoonnummer en zijn of haar identificatienummer van de overheid. We willen een omgeving van geloofwaardigheid en vertrouwen creëren, die mensen aanmoedigt om hun persoonsgegevens te delen met RELX Group, zoals gepast voor onze zakelijke behoeften. Op die manier kunnen we hun behoeften beter begrijpen en hen hoogwaardige informatie, diensten en producten aanbieden.

Daarom moet u: n

voldoen aan de geldende wetten en het beleid van de onderneming met betrekking tot de bescherming en het gebruik van persoonsgegevens;

n

geen persoonsgegevens verzamelen, verwerken, gebruiken, openbaar maken of opslaan, tenzij u een legitiem zakelijk doel heeft om dit te doen, en de nodige mededelingen verstrekt werden aan de relevante personen; en

n

nauwkeurig de bedrijfsbeleidslijnen en andere beschermingen in verband met het juist classificeren, verzamelen, verwerken, gebruiken, vrijgeven, bewaren, overbrengen en verwijderen van persoonsgegevens volgen. Ernaar streven om deze informatie te beschermen alsof het over u ging.

Terug naar inhoud


Relaties met onze bedrijfspartner, klant, leverancier en concurrenten 21

22

Concurrentie- en antitrustwetten

24

Omkoping

25

Aanbieden of aanvaarden van geschenken of amusement

27

Handelssancties

28

Contracten met andere partijen

Terug naar inhoud


Concurrentie- en antitrustwetten We zijn sterke maar eerlijke concurrenten. We verbieden onwettige afspraken met concurrenten, klanten en leveranciers, en monopolistische of oneerlijke handelspraktijken.

22

We concurreren krachtig, maar ook eerlijk, met integriteit, en in overeenstemming met antitrust- en concurrentiewetten Die wetten bevorderen vrije en eerlijke concurrentie wereldwijd, zodat klanten profiteren van open concurrentie tussen hun leveranciers; en verkopers profiteren op dezelfde manier van de concurrentie tussen kopers. Antitrust en concurrentiewetten verbieden “handelsbeperkingen”, met inbegrip van bepaalde soorten overeenkomsten of gedragingen waar concurrenten, klanten of leveranciers, of zelfs een enkele onderneming met een dominante marktpositie, bij betrokken zijn. Hier volgen voorbeelden van mogelijk onwettig gedrag: n

n

Het is concurrenten ten strengste verboden om overeenkomsten te sluiten of gezamenlijke acties te ondernemen met betrekking tot: q

prijzen, termijnen of offertes;

q

toewijzingen of verdelingen van producten of gebieden;

q

de selectie van klanten of leveranciers; of

q

beperkingen op productie, inventaris of onderzoek en ontwikkeling.

n

n

Individuele bedrijven met een “monopolie” of “dominante” macht mogen geen acties nemen die inspanningen lijken te zijn om een markt te controleren. Dergelijke acties omvatten algemeen: q

koppelverkoop of vereiste bundeling van afzonderlijke producten;

q

oneerlijke opzegging van dealers, distributeurs of leveranciers;

q

prijsdiscriminatie;

q

afbraakprijzen (onder de kostprijs verkopen); en

q

te beperkende exclusieve handelsafspraken.

Oneerlijke of misleidende handelspraktijken of concurrentiemethoden, bijvoorbeeld: q

misleidende reclame;

q

het kleineren van producten van een concurrent;

q

een concurrent lastig vallen; en

q

het stelen van bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie.

Leveranciers en hun klanten of licentiegevers hebben algemeen niet de toestemming om een akkoord te maken over de prijzen waartegen goederen of diensten zullen worden doorverkocht. Terug naar inhoud


Er zijn wettige redenen en gelegenheden voor interactie met concurrenten, op voorwaarde dat u zich niet bezighoudt met illegale samenspanning door middel van deze activiteiten. Dergelijke activiteiten omvatten betrokkenheid bij handelsassociaties, benchmarking, joint ventures, het verzamelen van informatie over concurrenten en bepaalde gezamenlijke activiteiten zoals lobbying en wetshandhaving. Schendingen van de antitrust en concurrentiewetten worden vaak behandeld als strafbare feiten die kunnen leiden tot veroordelingen van zowel bedrijven als particulieren, met inbegrip van hoge boetes en gevangenisstraffen. De kosten, boetes en burgerlijke aansprakelijkheid in dergelijke zaken liggen vaak veel hoger dan de winst uit of monetaire schade veroorzaakt door de onrechtmatige gedraging of overeenkomst. De mogelijke boetes en straffen zijn bijzonder hoog omdat wij, als bedrijf en als individu, onderworpen zijn aan de concurrentieen antitrustwetten van een land waarin ons gedrag een economisch gevolg heeft.

Thomas babbelde met een groep concurrenten tijdens een handelsconferentie, toen ze begonnen te praten over de noodzaak om de prijzen te laten stijgen. Thomas wist dat hij aspecten als kosten en prijzen niet mag bespreken met zijn concurrenten, dus ging hij onmiddellijk weg. GING HIJ OP DE JUISTE MANIER OM MET DE SITUATIE?

In de Europese Unie hebben de Europese Commissie (EC) en de lokale overheden de bevoegdheid om onaangekondigde inspecties (bekend als invalbeleid) uit te voeren wanneer zij vermoeden dat concurrentiewetten geschonden worden. De EC kan onze kantoren, of zelfs uw woning, binnenkomen om zakelijke administratie te onderzoeken en er kopieën van te nemen; om onze kantoren en administratie te verzegelen; om werknemers te ondervragen; om aantekeningen te nemen over feiten of documenten die verband houden met het voorwerp en het doel van de inspectie. U moet vertrouwd worden met het invalbeleid en de procedures voor uw bedrijf en vestiging, en vragen hierover stellen aan uw manager of een bedrijfsjurist. Voor meer informatie over de concurrentieen antitrustwetten, kunt u de RELX Groep Antitrust en concurrentiewetten compliancevoorschriften en alle relevante zakelijke beleidslijnen, richtlijnen en procedures raadplegen.

?

Antwoord: Gedeeltelijk correct. Thomas had gelijk om de conversatie te verlaten omdat zelfs informele gesprekken tussen concurrenten kunnen leiden tot schendingen van de antitrustwetgeving. Maar Thomas had meer moeten doen dan gewoon weggaan. Hij had duidelijk en nadrukkelijk moeten verklaren dat hij geen deel wenste uit te maken van het gesprek. Daarna had hij dit moeten opvolgen door contact op te nemen met een bedrijfsjurist om de situatie met hem te bespreken en te bepalen of actie gerechtvaardigd was, om elke schijn dat hij of het bedrijf betrokken waren bij het ongepaste gedrag te voorkomen.

Terug naar inhoud

23


Omkoping Bied, geef of ontvang van een andere partij niets van waarde, of een financieel of ander voordeel, in ruil voor een gunstige behandeling of om te proberen de beslissing van de ontvanger te beïnvloeden.

24

Omkoperij ontstaat als iemand iets van waarde, of een financieel of ander voordeel toestaat, aanbiedt, aanvraagt, geeft, ontvangt of aanvaardt, in ruil voor de gunstige behandeling door een bedrijf, overheidsinstantie, -ambtenaar of -functionaris. Omkoperij omvat cash betalingen, geschenken, gunsten, alle items of diensten van waarde, of ieder ander financieel voordeel. De meeste landen, alle Amerikaanse staten, en vele plaatselijke overheden handhaven wetten die omkoperij en corruptie verbieden. Vele van deze wetten zijn van toepassing zelfs wanneer het verkeerde gedrag is uitgevoerd buiten de grenzen van het land en/of door burgers van andere landen, zoals de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act. Schendingen van deze wetten worden vaak behandeld als strafbare feiten die kunnen leiden tot veroordelingen van zowel bedrijven als particulieren, met inbegrip van hoge boetes en gevangenisstraffen.

Om te kunnen voldoen aan de omkopingswetten, moet u vermijden om onjuiste betalingen te maken of ontvangen aan of van een andere commerciële partij, klant, vertegenwoordiger van een klant of een overheidsfunctionaris of -ambtenaar. U mag dergelijke betalingen ook niet onrechtstreeks maken via een consultant, agent of andere partij die diensten namens ons uitvoert. U moet ook een nauwkeurige boekhouding bijhouden, zodat alle betalingen eerlijk zijn beschreven en niet gebruikt worden voor onwettige doeleinden. De omkopingswetten beperken ook het aanbieden of geven van geschenken, entertainment of fooien, in het bijzonder aan overheidsfunctionarissen en -ambtenaren, zoals de volgende paragraaf over Aanbieden of geven van geschenken of entertainment uitlegt.

Greg onwikkelt bedrijfscontacten in een land dat nieuw is voor het bedrijf. Een plaatselijke agent vertelt Greg dat hij $ 5.000 nodig heeft om introducties te bevorderen met belangrijke overheidsambtenaren. MOET GREG HET GELD BEZORGEN? Antwoord: Nee. Greg moet heel duidelijk maken aan de verkoopsagent dat hij geen vergoedingen zal betalen om toegang of invloed te krijgen bij overheidsambtenaren, en hij moet dit verzoek melden aan zijn manager en een bedrijfsjurist. Geld aan iemand betalen om overheidsambtenaren te beïnvloeden is een schending van de wetten van vele landen, in het bijzonder de UK Bribery Act en de U.S. Foreign Corrupt Practices Act. Schendingen van deze wetten kunnen leiden tot strenge boetes voor het bedrijf en individuele overtreders, inclusief onbeperkte geldboetes en mogelijke gevangenisstraffen.

Terug naar inhoud

?


Aanbieden of aanvaarden van geschenken of entertainment Vraag, aanvaard, bied of geef geen geschenk of entertainment dat een invloed kan hebben of schijnen te hebben op de mogelijkheid om objectieve zakelijke beslissingen te nemen.

Waardevolle geschenken, frequente geschenken of entertainment, of entertainment dat meer is dan een routineuze sociale voorziening, kunnen lijken op een poging om u of de andere partij te beïnvloeden. Ons beleid is bedoeld om de realiteit en de schijn van

ongepaste relaties met lopende of prospectieve klanten, verkopers, consultants, leveranciers en andere zakelijke vennoten te vermijden. In aanvulling op dit beleid, moet u de strengere normen van uw individuele bedrijfsactiviteit of afdeling volgen.

Geschenken Bij het omgaan met niet-gouvernementele medewerkers, beperk uw aanbod of aanvaarding van geschenken, waaronder producten, persoonlijke diensten of gunsten, tot een waarde van minder dan £ 100 of het equivalent in uw lokale munteenheid. Voor overheidsfunctionarissen en -ambtenaren leggen lokale wetten zelfs nog strengere wettelijke beperkingen inzake het geven van geschenken op, zoals uiteengezet in de Compliance voorschriften ter voorkoming van omkoping en corruptie van RELX Group. Deze monetaire beperkingen zijn bedoeld als een maximum, aangezien een geschenk van meer dan de nominale waarde verdacht kan lijken naargelang de omstandigheden. Vraag geen geschenken van welk bedrag dan ook aan. Bied of aanvaard ook niet de volgende geschenken: n

geldmiddelen, kasequivalenten (bijvoorbeeld American Express of Visa cadeaubonnen) of effecten;

n

aangeboden in ruil voor een tegenprestatie (“quid pro quo”);

n

gegeven op een moment dat u en de andere partijen onderhandelen over een contract of zich in een verbonden verkoperselectieprodure bevinden;

n

een deel van wat op een patroon van het

aanbieden van frequente geschenken lijkt, zelfs indien dit de nominale waarde heeft; n

geschenken die onfatsoenlijk of seksueel georiënteerd zijn;

n

geschenken die onwettig of in strijd met onze beleidslijnen zijn;

n

onze reputatie mogelijk negatief beïnvloeden; of

n

bestemd zijn of schijnen te zijn om de zakelijke beslissingen van de ontvanger te beïnvloeden.

Als u een geschenk ter waarde van meer dan £100 of het equivalent ervan ontvangt of wenst te geven, of dat anderszins een conflict lijkt te creëren, dient u uw manager te raadplegen alvorens het geschenk te aanvaarden; en bekijk samen met uw complianceverantwoordelijke of de Corporate Compliance Group van RELX Group of dergelijke geschenken geschikt zijn. Er kan u gevraagd worden om hoger gewaardeerde geschenken terug te geven, of dat het bedrijf het geschenk bijhoudt voor bedrijfsgebruik of om het aan een liefdadigheidsdoel te geven, in plaats van u de toestemming te geven om het bij te houden en het risico te lopen dat het partijdig lijkt. Hou er rekening mee dat zelfs geschenken van lagere waarde ongepast zijn als ze herhaaldelijk plaatsvinden of bestemd zijn om de ontvanger op een ongepaste manier te beïnvloeden (of als dat zo lijkt).

Terug naar inhoud

25


Entertainment Het aanvaarden of aanbieden van zakelijk entertainment zoals een routineuze lunch, diner, theater of sportgebeurtenis is toegestaan als dit redelijk is, niet frequent en in de loop van een bona fide zakelijke bijeenkomst of gebeurtenis is om zakelijke aangelegenheden te bespreken of om betere zakelijke relaties te smeden.

26

Als richtlijn, “normaal” en “redelijk” zakelijk entertainment omvat in het algemeen hetgeen gewaardeerd wordt aan dezelfde bedragen als voor geschenken. Het is ook onderworpen aan dezelfde beperkingen als hierboven weergegeven voor geschenken, ongeacht de kost of waarde. Buitengewone gebeurtenissen of entertainment met overnachting (bijvoorbeeld kaartjes voor de World Cup of een weekendje weg) worden in het algemeen niet geschikt bevonden.

Ander ongepast persoonlijk voordeel Breng uw manager op de hoogte als u ooit een persoonlijk voordeel wordt aangeboden of ontvangt als gevolg van uw functie bij RELX Group. Uw manager zal - eventueel met de hulp van een bedrijfsjurist - bepalen of het voordeel ongepast lijkt.

Bovendien moet men er bij het entertainen van overheidsfunctionarissen of -ambtenaren zeker van zijn dat men voldoet aan de strikte plaatselijke wettelijke grenzen zoals bepaald in ons Beleid over het aanbieden en geven van geschenken of fooien aan overheidsfunctionarissen. Voordat u entertainment dat overmatig zou kunnen lijken aanbiedt of aanvaardt, vraag de goedkeuring van uw manager. Vraag nooit entertainment van enige waarde aan. Zelfs entertainment met een lagere waarde is ongeschikt als die bedoeld is (of daar de schijn maar van wekt) om de ontvanger te beïnvloeden.

Marie beoordeelt software voor het beheer van activiteiten, dat moet worden aangekocht namens het bedrijf. Tijdens een bezoek aan het hoofdkantoor in Las Vegas van een prospectieve verkoper, biedt de verkoper aan om haar mee uit te nemen in de stad voor een etentje en een show. WAT MOET MARIE DOEN?

?

Antwoord: Marie moet de uitnodiging beleefd afwijzen. Het aanvaarden van duur entertainment terwijl men midden in het beslissingsprocedure om aan te kopen zit, zou Marie ongepast kunnen beïnvloeden, of dit zou zo kunnen lijken. De verkoper vergezellen op een zakenlunch om de zakelijke activiteiten te bespreken tijdens onderhandelingen kan geschikt zijn. Maar zelfs dan zou Marie haar maaltijd zelf moeten betalen om iedere schijn van mogelijke ongepastheid te vermijden. Zodra de onderhandelingen zijn afgesloten en Marie met een verkoper samenwerkt, is het wettelijk toegestaan voor haar om een maaltijd of entertainment te aanvaarden, die redelijk van waarde is, in samenspraak met de wettige zakelijke doeleinden, en wanneer het niet meer een poging lijkt om haar op een ongepaste manier te beïnvloeden.

Terug naar inhoud


Handelssancties Internationale wetten inzake handelssancties leggen beperkingen op voor onze mogelijkheid om zaken te doen met bepaalde personen, entiteiten en mogelijk hele landen. Deze wetten helpen overheidsdoelstellingen inzake buitenlands beleid te ondersteunen, waaronder prioriteiten als de bevordering van nationale veiligheidsbelangen, de bestrijding van terrorisme, het voorkomen van de verspreiding van massavernietigingswapens en het bevorderen van de mensenrechten en de rechtsstaat. We zetten ons in om te voldoen aan alle toepasselijke handelssanctiewetten. Deze niet naleven kan

de reputatie van de RELX Group schaden en kan ertoe leiden dat ernstige strafrechtelijke en civielrechtelijke sancties aan het bedrijf en onze medewerkers worden opgelegd. Onze inspanningen om sancties na te leven betreft in de eerste plaats vertegenwoordigers van elke bedrijfsactiviteit, die transacties beoordelen met behulp van juridische en compliance vertegenwoordigers, in tegenstelling tot het vereisen van de actieve betrokkenheid van de meeste werknemers. Het is echter belangrijk voor alle werknemers om vertrouwd te zijn met ons Handelssanctiesbeleid en de verbonden procedures, en om vragen of bezorgdheden die zouden kunnen ontstaan aan te halen.

Terug naar inhoud

27


Contracten met andere partijen

28

In de meeste omstandigheden is ons beleid om alle overeenkomsten schriftelijk te formaliseren. U mag enkel overeenkomsten sluiten in overeenstemming met het autorisatieniveau dat uw manager aan u heeft meegedeeld. Als u geen autorisatieniveau gegeven is, mag u geen overeenkomst namens ons sluiten zonder de goedkeuring van uw manager. U moet ook de toestemming van uw manager en bedrijfsjurist krijgen als u overweegt om een overeenkomst te beëindigen vóór de vervaldatum. Dit is omdat een overeenkomst met zelfs een klein geldbedrag ongepaste vergoedingsverplichtingen of andere contractuele lasten kan bevatten, of lastige competitie- of andere bezorgdheden kan opbrengen.

Terug naar inhoud


Onze omgang met de overheid 30

Zakendoen met overheden

31

Het inhuren van overheidspersoneel

32

Politieke betrokkenheid van het bedrijf

29

Terug naar inhoud


Zakendoen met overheden Strikte regels zijn van toepassing op onze onderhandelingen, contractvoorwaarden en zakelijke relaties met overheidsagentschappen en hun ambtenaren en bedienden.

30

We werken vaak samen met overheidsinstanties, ambtenaren en bedienden als klanten, auteurs, uitgevers en in andere hoedanigheden. Er zijn strikte regels van toepassing op onze zakelijke relaties, contractuele onderhandelingen contractvoorwaarden met overheidsinstanties en hun functionarissen. Deze verschillen soms van de richtlijnen die van toepassing zijn in onze omgang met commerciële of private klanten en andere.

Als u zakendoet met een overheidsorgaan, instantie, ambtenaar of bediende, moet u deze richtlijnen kennen en volgen. Schendingen van deze richtlijnen kunnen leiden tot strenge straffen, schorsing of ontzetting uit het meedingen naar overheidscontracten, en zelfs tot strafrechtelijke vervolging. Om ervoor te zorgen dat wij aan deze richtlijnen voldoen, dient u iedere vermoedelijke schending van de wet in verband met een overheidscontract te melden. In ons Beleid over het zakendoen met overheidsinstanties en -ambtenaren in de Verenigde Staten staat meer informatie over de vereisten waaraan u moet voldoen als u werkt met een overheid in de Verenigde Staten.

Terug naar inhoud


Het inhuren van overheidspersoneel Alvorens te praten met een huidige of recente overheidsfunctionaris over het werken voor RELX Group, controleer of het wel wettelijk is om ze in dienst te nemen.

Vele wetten beperken bedrijven die zakendoen met de overheid om een huidige of vorige overheidsfunctionaris die geen secretariële, administratieve of andere medewerker van soortgelijke graad had, in te huren als een werknemer of consultant, adviseur, uitgever of andere contractant.

Deze beperkingen dekken ook informele regelingen voor prospectieve tewerkstelling onder bepaalde omstandigheden. Raadpleeg daarom een bedrijfsjurist voordat u een voorgestelde tewerkstelling of werkbehoud bespreekt met een huidige overheidsfunctionaris of een vroegere overheidsfunctionaris die de overheid verliet binnen de twee jaar voor de voorgestelde tewerkstelling of werkbehoud.

Terug naar inhoud

31


Politieke betrokkenheid van het bedrijf Politieke bijdragen zijn verboden, tenzij voor bepaalde vooraf goedgekeurde bijdragen in de Verenigde Staten.

32

In de meeste landen is het verboden om bedrijfsgelden, -activa, -diensten of -voorzieningen ten behoeve van een politieke partij of kandidaat te gebruiken. Maar in sommige Amerikaanse staten zijn dergelijke bijdragen en activiteiten toegestaan als zij voldoen aan strikte rapportage- en bekendmakingsvoorschriften. Ook wij staan niet toe dat bedrijfsmiddelen gebruikt worden voor politieke bijdragen, tenzij in de VS, en dan enkel in naleving van de strikte richtlijnen om dergelijke bijdragen te doen, zoals uiteengezet in ons Beleid over het maken van politieke bijdragen.

Als u deelneemt aan politieke procedures, uw inzichten over wettige of politieke kwesties uitdrukt, zich bezighoudt met politieke activiteiten en/of persoonlijke politieke bijdragen maakt, moet u deze activiteiten in uw eigen tijd en op eigen kosten doen. Tenzij u vooraf de goedkeuring kreeg van het hoofd van uw regio/land inzake Overheidszaken en een bedrijfsjurist, moet u iedere verwijzing naar uw connectie met RELX Group of een van onze bijhuizen vermijden en duidelijk maken dat u persoonlijk optreedt en niet voor het bedrijf.

Terug naar inhoud


Respect voor collega’s en gemeenschappen 34

Eerlijke omgang met medewerkers

35

De werkplek

36

Mensenrechten

36

Het milieu

33

Terug naar inhoud


Eerlijke omgang met medewerkers Wij ondersteunen diversiteit en integratie, verbieden intimidatie en discriminatie en we zetten ons in voor de veilige en eerlijke behandeling van werknemers.

We zetten ons in voor het bevorderen van werkplekken waar teamwerk, diversiteit, integratie en vertrouwen bevorderd wordt. 34

Onze beleidslijnen en praktijken inzake tewerkstelling zijn consistent met en zijn bedoeld om te voldoen aan de beginselen van het Global Compact van de Verenigde Naties inzake eerlijke en niet-discriminerende tewerkstellingspraktijken.

Discriminatie

Intimidatie

We zijn een werkgever die gelijke kansen biedt. We zetten ons in om alle werknemers en sollicitanten met respect en waardigheid te behandelen en we verbieden discriminatie. We werven aan, huren in, bevorderen, straffen en bieden arbeidsvoorwaarden ongeacht het ras, de huidskleur, godsdienst, nationaliteit, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, handicap of een andere door de wet beschermde categorie.

We zullen geen enkele vorm van intimidatie toestaan, ook geen seksuele intimidatie of intimidatie van enigerlei aard op basis van de bovenstaande beschermde eigenschappen. Intimidatie kan verbaal, fysiek of visueel gedrag zijn dat een offensieve, vijandige of intimiderende omgeving creëert. We verbieden ook raciale, etnische, religieuze, leeftijdsgerelateerde of seksuele grappen of beledigingen; het verspreiden of tonen van aanstootgevende foto’s of cartoons; en het gebruik van voicemail, e-mail of andere elektronische apparaten om denigrerende of discriminerende informatie te communiceren.

Er kan extra bescherming zijn voor werknemers, op basis van plaatselijke wetten en weergegeven in toepasselijke extra tewerkstellingsbeleidslijnen. In de Verenigde Staten is bijvoorbeeld discriminatie op basis van bepaalde militaire veteranenstatuut verboden.

?

Nadat Juliette haar manager op de hoogte bracht dat ze drie maanden zwanger was, verklaarde hij haar dat hij haar niet in aanmerking kon nemen, omdat ze “misschien zou beslissen om thuisblijvende moeder te worden” en niet zou terugkomen naar haar werk. Juliette is bezorgd dat het hier om discriminatie gaat. IS HAAR BEZORGDHEID GERECHTVAARDIGD? Antwoord: Ja. De manager ontzegt Juliette werkopportuniteiten vanwege haar zwangerschap en een speculatie dat ze niet zou terugkeren naar haar werk. Dit zijn geen gepaste gronden om haar de promotie te ontzeggen

Arbeidsvoorwaarden We voldoen aan alle toepasselijke wetten inzake de tewerkstelling en arbeidsvoorwaarden. Wij respecteren uw recht op vertegenwoordiging, hetzij door middel van vakbonden, ondernemingsraden of enig ander passend forum. Arbeidsnormen We zijn actief in verschillende landen met verschillende arbeidsnormen en voorwaarden. Waar we ook zakendoen, we proberen ervoor te zorgen dat wij en onze leveranciers voldoen aan alle toepasselijke arbeidswetten en werknemers wereldwijd bevredigende arbeidsomstandigheden en lonen geven (rekening houdend met de lokale economie).

Terug naar inhoud


Net voor de wekelijkse teamvergadering begint, vertelt een van de teamleden een vernederende grap over een teamgenoot die op die dag afwezig was. De meeste mensen lachen met de grap en de manager van het team probeert om het terzijde te schuiven, maar Nathan voelt zich er ongemakkelijk bij. Nathan vraagt zijn collega om niet dergelijke grappen te maken, maar het gaat gewoon door. Moet Nathan zich bezorgd maken? WAT MOET HIJ DOEN? Antwoord: Nathan moet bezorgd zijn dat zijn collega’s grappen maken ten kosten van een afwezig teamlid. Beledigende, discriminerende, aanstootgevende of obscene

opmerkingen of grappen kunnen intimiderend zijn, of op zijn minst beledigend, kwetsend en storend. Vernederende uitdrukkingen of opmerkingen over iemands uiterlijk of over hun geslacht, ras, etniciteit, religie, leeftijd, handicap, seksuele geaardheid of ander kenmerk zijn ook ongepast. Dergelijke opmerkingen, grappen en opmerkingen zijn misplaatst op het werk.

?

Zoals Nathan al bezwaarde, en ervan uitgaande dat de manager van het team de situatie niet behandeld heeft, rekening houdend met haar nonchalante antwoord op de grappen, moet hij zijn bezorgdheid melden bij de personeelsafdeling.

35

De werkplek We zetten ons in om een veilige werkplek te verstrekken en om te voldoen aan de wettelijke vereisten om de veiligheids- en gezondheidsgevaren te vermijden.

We verwachten van onze werknemers dat ze zich zodanig gedragen dat het bevorderend is voor een gezonde, veilige en productieve werkomgeving.

Gezondheid en veiligheid We beheren onze faciliteiten in overeenstemming met alle toepasselijke gezondheidsen veiligheidsregelingen. Hiervoor moet iedereen in onze vestigingen al onze veiligheidsinstructies en -procedures volgen, ook degene die uiteengezet zijn in het Gezondheids- en veiligheidsbeleid van RELX Group. Breng uw manager en human resources onmiddellijk op de hoogte als u vragen of opmerkingen heeft over mogelijke gezondheidsen veiligheidsgevaren in een van onze faciliteiten.

Drugsvrije werkomgeving Het gebruik van drugs en alcohol kan een bedreiging vormen voor de veiligheid en hoort niet thuis in onze werkomgeving. Wij verbieden het gebruik, het bezit, de verkoop, de productie, de levering, de distributie of de aankoop van alcohol of drugs (tenzij op grond van een recent, geldig voorschrift van een arts) terwijl u op het werk of onze eigendom bent. We verbieden werknemers ook om namens RELX Group werk uit te voeren als u onder invloed bent. Alcoholische dranken

kunnen in bepaalde omstandigheden in onze gebouwen worden gebruikt, met de goedkeuring van het senior management. Werknemers die dergelijke functies bijwonen, worden verwacht zich op een gepaste en professionele manier te gedragen. Zorg er ook voor dat u voldoet aan elk toepasselijk drugs- en alcoholbeleid dat door uw bedrijf wordt afgedwongen.

Terug naar inhoud


Mensenrechten Als ondertekenaar van het Global Compact van de Verenigde Naties, zetten we ons in om de mensenrechten te beschermen. We ondersteunen en respecteren

de internationale mensenrechten binnen onze invloedssfeer. We trachten er ook voor te zorgen dat wij niet medeplichtig zijn in mensenrechtenschendingen.

Het milieu 36 We streven ernaar om de initiatieven voor het verbeteren van het milieu te steunen en om onze negatieve invloed op het milieu te beperken.

Onze bedrijven hebben een impact op het milieu, voornamelijk door het gebruik van energie en papier, het gebruik van print- en productietechnologieën en het recycleren van afval. We zetten ons in om deze impact zoveel we kunnen te beperken, en om ons te houden aan de drie ecologische beginselen die bepaald worden in de Global Compact van de Verenigde Naties, met name: n

ondersteuning van een preventieve aanpak betreffende milieuveranderingen;

n

het nemen van initiatieven om groter milieubesef te bevorderen; en

n

het stimuleren van de ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technologieën.

Om aan deze verplichting te voldoen, willen we gebruik maken van: n

duurzame en recycleerbare bronnen en materialen met een minimum aan afval;

n

technologieën, materialen en processen met een minimale impact op het milieu, indien mogelijk; en leveranciers en contractanten die dezelfde doelstellingen hebben.

We stellen maatregelen en doelstellingen vast, zoals weergegeven in het Milieubeheerssysteem van de RELX Group.

Terug naar inhoud


Bezorgdheden melden en onderzoeken 38

Belang van melding

39

Onderzoeken

39

Vertrouwelijkheid

40

Bescherming voor vergelding

37

Terug naar inhoud


Belang van melding Meld uw bezorgdheden over vermoedelijke schendingen van de Code, de wet of het beleid aan een of verschillende punten, zonder angst voor vergelding.

38

We onderzoeken vermoedelijke schendingen van de Code onmiddellijk en nemen de juiste corrigerende maatregelen als schendingen ontdekt worden. Dit is belangrijk om werknemers te beschermen, om onze reputatie te behouden en om juridische blootstelling te vermijden. Wij hebben uw hulp nodig bij het voltooien van deze inspanning. Als u te weten komt of vermoedt dat iemand de Code geschonden heeft of anderszins onethisch of onwettig is opgetreden, is het belangrijk dat u uw bezorgdheid onmiddellijk meldt aan uw manager, human resources, een bedrijfsjurist of een lid van het Compliance Committee.

www.ReedElsevierConfidentialLine.com of telefonisch via het telefoonnummer van uw land, zoals weergegeven op onze intranetsites. Meldingen via de vertrouwelijke lijn van of betreffende activiteiten in uitsluitend continentaal Europa zijn toegestaan in verband met vermoedelijke omkoping, corruptie of ernstige boekhoudkundige of financiële onregelmatigheden. Het is belangrijk om schendingen te melden, ongeacht de identiteit of positie van de verdachte overtreder. In vele landen wordt het niet melden van een criminele activiteit zelf beschouwd als een misdaad. We hebben liefst dat u zich identificeert als u een verdachte schending meldt. Maar we erkennen dat u het in sommige gevallen nodig vindt om anoniem te blijven. Rekening houdend met de beperkingen in continentaal Europa, kunt u meldingen doen via de vertrouwelijke lijn, ofwel open ofwel anoniem. Meldingen over twijfelachtige boekhouding- of auditingzaken kunnen rechtstreeks aan het Auditcomité gedaan worden

U kan schendingen ook melden via de vertrouwelijke lijn van RELX Group op

Paul ziet dat zijn manager een geschenk van een leverancier aanvaardt. Paul weet dat dit in strijd is met het bedrijfsbeleid, maar hij wil geen problemen met zijn manager. WAT MOET PAUL DOEN? Antwoord: Hij moet de zaak melden. Wie er ook bij betrokken is, het is uw verantwoordelijkheid om mogelijke overtredingen van onze Code te melden. We hebben verschillende kanalen om te melden en om een strikt anti-vergeldingsbeleid af te dwingen. U moet nooit bang zijn om een schending die naar uw mening is voorgevallen, te melden. Meldingen moeten gebeuren bij human resources, een bedrijfsjurist, een lid van het Compliance Committee, uw manager (als hij of zijn niet betrokken is bij de gedraging) of via de vertrouwelijke lijn. Als u gebruik maakt van de vertrouwelijke lijn, heeft u in de meeste gevallen de optie om anoniem te melden.

Terug naar inhoud

?


Onderzoeken We zullen alle meldingen van verdachte schendingen van de wet of de Code melden, inclusief anonieme.

Hiervoor dient u samen te werken aan het onderzoek van gemelde schendingen.

Vertrouwelijkheid We zullen niet de identiteit vrijgeven van iemand die een verdachte schending meldt of die deelneemt aan een verbonden onderzoek, tenzij de werknemer die de melding indient dit toestaat;

tenzij vrijgave vereist is bij wet, regelgeving of wettelijk onderzoek; of, na melding van de betreffende werknemer, vrijgave noodzakelijk is om de zaak naar behoren te onderzoeken.

Terug naar inhoud

39


Bescherming voor vergelding Vergelding in elke vorm tegen een individu die eerlijk gelooft dat een overtreding van de Code of wet zou kunnen hebben plaatsgevonden en dit meldt, zelfs als de melding verkeerd is, of die bijstaat in het onderzoek of een gemelde

schending, is op zich een schending van de Code en de wet. Een werknemer die verantwoordelijk is voor dergelijke vergelding, zal aan disciplinaire maatregelen worden onderworpen, tot en inclusief beëindiging.

40

Terug naar inhoud


Veelgestelde vragen

41

Terug naar inhoud


Veelgestelde vragen V

Waar staat de Code voor?

A

De Code verzamelt de belangrijkste algemene beleidslijnen en voorschriften die van toepassing zijn op RELX Group, de werknemers van al onze bedrijfsactiviteiten en de leden van onze raad van bestuur.

V

Zijn er andere beleidslijnen die op mij van toepassing zijn? Welke beleidslijnen krijgen voorrang?

A

In aanvulling op de beleidslijnen in de Code, dwingen RELX Group en haar bedrijven beleidslijnen af die in verband staan met alle of een deel van onze bedrijfsactiviteiten. In sommige gevallen hebben RELX Group of haar bedrijfsactiviteiten gedetailleerdere beleidslijnen over onderwerpen die zijn opgenomen in de Code. Als dat het geval is, zijn de gedetailleerdere beleidslijnen ook van toepassing, voor zover ze overeenstemmen met de Code.

De Code is bedoeld om een wettige, eerlijke en ethische omgeving in al onze bedrijven te behouden.

42

V

Op wie is de Code van toepassing?

A

De Code is van toepassing op iedereen, inclusief alle werknemers van de wereldwijde familie van RELX Group bedrijven. Wanneer de code verwijst naar “het bedrijf” of RELX Group, betekent dit alle RELX Group plc entiteiten, dochterondernemingen, divisies, filialen en bedrijfsactiviteiten.

V A

Wat is de basis voor alle beleidslijnen in de Code?

In geval van een conflict tussen de Code en een aanvullende beleidslijn, gelieve uw manager, human resources of een bedrijfsjurist te raadplegen.

V

Wat als ik vragen heb over de Code?

A

Zelfs nadat u de Code gelezen heeft en een opleiding over de Code en/of individuele beleidsleidslijnen inzake de Code gekregen heeft, kunt u toch nog vragen hebben. Uiteindelijk zijn vele van de beleidslijnen gebaseerd op complexe wetten en regelgevingen. Voldoen aan elk beleid is belangrijk, want zelfs een onbedoelde inbreuk kan ernstige gevolgen hebben voor betrokken individuen en voor RELX Group. Gelieve daarom alle vragen te stellen aan uw manager, human resources of een bedrijfsjurist.

V

Wat moet ik doen als ik op de hoogte raak van een schending van de Code?

A

Het is uw verantwoordelijkheid om een schending van een beleidslijn of wet waarvan u op de hoogte komt te melden. U kunt schendingen melden aan uw manager, human resources, een bedrijfsjurist, een lid van het Compliance Committee van de RELX Group of de juiste bedrijfseenheid of via de vertrouwelijke lijn van RELX Group.

Vele van de beleidslijnen in de Code zijn gebaseerd op wetten en overheidsvoorschriften en regelgevingen die van toepassing zijn op RELX Group en onze werknemers, waar ook ter wereld we zakendoen. Andere beleidslijnen in deze Code weerspiegelen onze vastberadenheid om een respectvolle en ethische werkplek te behouden, die bevorderlijk is voor ons bedrijf en vrij van discriminatie, intimidatie of ander ongewenst gedrag. Omdat RELX Group een wereldwijd bedrijf is, zijn er ook lokale wetten in elk land waar we actief zijn, die van toepassing zijn op onze activiteiten in deze landen. U wordt geacht te voldoen aan alle geldende wetten, regels en voorschriften, ook al worden ze niet specifiek in de Code besproken. In aanvulling op de Code, zijn er afzonderlijke beleidslijnen die worden afgedwongen voor RELX Group en elk bedrijf, land of groep waarvan u deel uitmaakt. Ook u wordt verwacht om te leren van en te voldoen aan dit beleid.

Terug naar inhoud


V

A

Kan de melding van een schending van een regel of beleidslijn mijn job in gevaar brengen?

V

Wat zijn de Compliance Committees?

A

De Compliance Committees zijn groepen van senior managers die benoemd zijn om de compliance te helpen verzorgen voor het bedrijf dat ze vertegenwoordigen en zijn werknemers. Er is een comité voor iedereen van RELX Group, samengesteld uit senior managers en vertegenwoordigers van onze bedrijven. Er zijn ook comités voor elk van de grote bedrijven. De contactinformatie voor de Compliance Committee leden is beschikbaar op onze intranetsites.

De beleidslijnen van RELX Group zijn ontworpen om iedereen die oprecht gelooft dat de Code geschonden zou kunnen zijn en dit meldt, te beschermen. Iedere poging tot vergelding zou niet alleen een schending zijn van het beleid van RELX Group, maar zou ook onwettig kunnen zijn, en zal als dusdanig behandeld worden.

V

Hoe meld ik via de vertrouwelijke lijn?

A

De vertrouwelijke lijn is een uitlaatklep om meldingen te doen als u zich niet gemakkelijk voelt om een gekende of vermoedelijke schending te melden aan uw manager, human resources, een bedrijfsjurist of een lid van het juiste Compliance Committee. Het is een dienst die 24 uur per dag, 7 dagen per week, 365 dagen per jaar beschikbaar is. U kunt online melden op www.ReedElsevierConfidentialLine. com of telefonisch. Telefonische toegangsinformatie voor elk land en elke taal is beschikbaar op de website en op onze intranetten.

V

Kan ik melden zonder mezelf te identificeren?

A

U kan aan de vertrouwelijke lijn melden op een anonieme manier, als u dat wenst. Als u dat doet, zorg er dan voor dat u zoveel mogelijk details geeft, opdat we de zaak beter kunnen onderzoeken. Anonieme melders krijgen een meldingsnummer toegekend, en worden verzocht om het meldingsverslag op een bepaalde datum te bekijken. Dit moet u doen omdat dit ons ook in staat stelt om verdere vragen te stellen als we meer informatie nodig hebben om een volledig onderzoek te voltooien.

V

Wat moet ik doen als mij gevraagd wordt om iets te doen waarvan ik denk dat het in strijd is met de Code?

A

U moet uw bezorgdheden bespreken met uw manager. Als u zich daar niet gemakkelijk bij voelt, moet u contact opnemen met human resources, een bedrijfsjurist of een lid van het Compliance Committee van de RELX Group of uw bedrijfseenheid.

Terug naar inhoud

43

Code of Ethics and Business Conduct 2015

Ethiek en gedragscode

Recommend Documents