Zakelijke Gedragscode Beleid inzake Ethiek en Naleving
[Type text]
INHOUDSTABEL INLEIDING Bericht van de CEO
2
ZAKELIJKE GEDRAGSCODE 1. KERNWAARDEN
3
Responsible Care
3
Respect en integriteit
3
Verantwoording en waardecreatie
3
Innovatie
3
Toewijding aan klanten
3
2. RESPECT VOOR MEDEWERKERS
4
Diversiteit en gelijke kansen
4
Bescherming tegen intimidatie
4
Mensenrechten
4
Gezondheid en veiligheid op de werkplek
4
Verdovende middelen op de werkplek
5
Geweld op de werkplek
5
Bescherming van persoonlijke gegevens
5
3. MILIEUBESCHERMING
6
Doelstellingen
6
Naleving van EH&S-wetgeving
6
Vragen en zorgen
4. BESCHERMING VAN STYRONS BEZITTINGEN EN REPUTATIE
6
Gebruik van bedrijfsmiddelen
6
Vertrouwelijke informatie
7
Bestandsbeheer
7
Informatiesystemen
7
Geschenken en vermaak
7
Belangenconflict
8
Overheidsbetrekkingen
8
Interactie met het publiek
8
Politieke betrokkenheid, lobbyen en bijdragen
9
5. INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS
9
Concurrentie en eerlijke handel
9
Internationale handelswetten
9
Voorkennis
10
Verzamelen van concurrentie-informatie
10
Verbod op verdachte betalingen
10
6. FINANCIËLE INTEGRITEIT
11
Volledige en accurate gegevens
11
Naleving van GAAP
11
Vragen en zorgen
11
7. BEZWAREN RAPPORTEREN
12
Rapporteren van vermoedelijke overtredingen
12
Antivergeldingsbeleid
12
Vragen
12
ONDERSTEUNEND BELEID
14
Anticorruptiebeleid
14
Antidiscriminatiebeleid
18
Beleid inzake het verzamelen van concurrentie-informatie
19
Nalevingsbeleid concurrentiewetgeving
24
Belangenconflictbeleid
28
Beleid inzake liefdadigheidsbijdragen
32
Beleid inzake milieu, gezondheid en veiligheid (EH&S)
36
Overheidscontractbeleid
37
Informatiebeheerbeleid
40
Internationaal handelsbeleid
44
Beleid inzake arbeids- en mensenrechten
49
Privacybeleid
50
Beleid inzake inkoopethiek
53
Bestandsbeheerbeleid
54
Beleid inzake respect en verantwoordelijkheid
58
Beleid inzake sociale media
61
Beleid inzake vrijwilligerswerk
67
Klokkenluidersbeleid
68
BERICHT VAN DE CEO Styron-collega’s,
Styron* is een toonaangevende, wereldwijd opererende productieonderneming. Onze focus ligt bij onze mensen, onze technologische kennis en onze klanten. We hebben een lange geschiedenis van ongekende relaties met ‘s werelds grootste bedrijven, gebaseerd op onze kennis en passie om anderen te helpen bij het oplossen van elk probleem. Wereldwijd binnen de hele Styron-organisatie streeft Styron ernaar zaken op wettelijke en ethisch verantwoorde wijze te regelen. Wij verwachten van Styron-medewerkers dat zij de hoogst mogelijke ethische en zakelijke normen nastreven, in alle zaken waarbij het bedrijf betrokken is, en dat zij alle toepasselijke wetten en overheidsregels naleven in de landen waar Styron zaken doet. Deze Zakelijke Gedragscode (Code) omvat de Styron-waarden, omschrijft jouw aansprakelijkheid als Styron-medewerker en biedt belangrijke ethische principes en beleidslijnen om je te helpen bij het wereldwijd zakendoen. De Code is ontwikkeld als aanvulling op, niet ter vervanging van, de bestaande Styron-beleidslijnen en -normen, en de wetten en regels die gelden in de landen waar Styron werkzaam is. Naleving van de principes in deze Code is een verplichting die geldt voor alle directors, leidinggevenden en medewerkers van Styron. Neem de tijd om de Code te lezen en te begrijpen (beschikbaar op www.styron.com onder ‘Our Company'). Pas de principes en beleidslijnen in de dagelijkse uitvoering van je taken toe en zorg ervoor dat je eventuele problemen onmiddellijk rapporteert via de beschikbare kanalen.
Hartelijk dank voor jouw bijdrage aan het succes van Styron.
Chris Pappas President and Chief Executive Officer
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
2
Zakelijke Gedragscode 1. KERNWAARDEN Styrons waarden vormen de grondslag van deze Code; elke waarde is een wezenlijk onderdeel van de ethische en zakelijke normen van het bedrijf. Naleving van deze code, en van de bestaande Styronbeleidslijnen en -normen, is van essentieel belang voor de volledige implementatie van Styrons waarden. Vragen, bezwaren of rapporten over enig onderdeel van deze Code kunnen worden doorgegeven aan je supervisor, Human Resources of de Chief Compliance Officer. Je kunt rechtstreeks contact opnemen met een of meer van deze mensen of organisaties, of je kunt gebruikmaken van de Ethics & Compliance Hotline, die zowel telefonisch als online kan worden geraadpleegd en waarbij je anoniem kunt blijven als je dat wilt. De lijst met Hotline-telefoonnummers voor verschillende landen is beschikbaar op http://styron.intranet.styron.com/gov/default.htm. Het online formulier kun je ook via deze link vinden.
Responsible Care ®
Als Responsible Care -bedrijf stellen wij de hoogste prioriteit aan het welzijn en de veiligheid van onze medewerkers en de bescherming van onze omgeving. Daarbij streven wij ernaar aan de hoogste milieu- en veiligheidsnormen te voldoen of die te overtreffen.
Respect en integriteit Wij behandelen elkaar, onze klanten en onze stakeholders met respect en waardigheid. Wij hanteren de hoogste ethische normen voor al onze zakelijke activiteiten. Overal waar we actief zijn, zetten wij ons volledig in om de wetgeving na te leven.
Verantwoording en waardecreatie Wij geloven dat snelheid en flexibiliteit in combinatie met een goed beleid tot waardecreatie zullen leiden. Wij hebben affiniteit met ons bedrijf en leggen verantwoording af voor ons succes.
Innovatie Wij geloven dat innovativiteit binnen onze technologie en de creativiteit van onze medewerkers de motor vormen van ons succes en dat van onze klanten.
Toewijding aan klanten Door samen te werken met onze klanten bieden wij meerwaarde via onze technologie, innovatie en oplossingen.
3
2. RESPECT VOOR MEDEWERKERS Styron heeft als beleid alle medewerkers te voorzien van veilige werkomstandigheden en een omgeving waarin alle medewerkers respect krijgen voor hun waardigheid en diversiteit. De in deze sectie omschreven principes zijn van kritiek belang voor het bereiken van dit doel. Als medewerkers het overtreden van een verplichting uit deze sectie waarnemen of vermoeden, dan moeten zij dit melden aan hun supervisor, Human Resources of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline.
Diversiteit en gelijke kansen Styron stimuleert een cultuur met wederzijds respect waarin iedereen de overeenkomsten en verschillen van medewerkers begrijpt en waardeert. Dit geldt onder andere voor religieuze opvattingen en handelswijzen. Styron biedt alle medewerkers gelijke werkkansen en tolereert geen discriminatie op de werkplek. Dit betreft elk aspect van de arbeidsrelatie, inclusief werving, indienstneming, werkregelingen, promotie, overplaatsingen, salaris en voordelen, training of beëindiging van het dienstverband, die allemaal in naleving zijn van toepasselijke wetten en regels (zie Antidiscriminatiebeleid).
Bescherming tegen intimidatie Het is Styrons beleid om alle medewerkers te voorzien van een omgeving waarin wederzijds respect is en die vrij is van enige vorm van intimidatie, vijandigheid, vernedering of andere beledigende gedragingen die onder de noemer ‘intimidatie’ kunnen vallen. Intimidatie van welke soort dan ook, inclusief seksuele intimidatie, is streng verboden. Ongeacht hoe dit volgens de toepasselijke nationale wetten wordt behandeld, is intimidatie altijd in strijd met de Styron-waarden en is het verboden volgens deze Code (zie Beleid inzake respect en verantwoordelijkheid).
Mensenrechten Styron gelooft dat respect voor de waardigheid en rechten van alle medewerkers van essentieel belang zijn. Styron erkent en leeft alle arbeids- en werkgelegenheidswetten na bij het doen van zaken; het bedrijf verwacht dat de leveranciers en contractbedrijven met wie het zaken doet, soortgelijke waarden en normen hanteren. Styron-medewerkers zullen altijd meewerken aan de volledige naleving van deze elementen (zie Beleid inzake arbeids- en mensenrechten).
Gezondheid en veiligheid op de werkplek Styrons regels en procedures voor gezondheid en veiligheid zijn ontwikkeld om een veilige en gezonde werkomgeving te creëren, in naleving van toepasselijke gezondheids- en veiligheidswetten. Het onderhouden van een veilige en gezonde werkomgeving is sterk afhankelijk van het gedrag van de individuele medewerkers. Elke medewerker moet zich bewust zijn van de regels en procedures die van toepassing zijn op de werkplek. Deze regels moeten nauwlettend worden nageleefd en anderen moeten worden aangemoedigd om hetzelfde te doen. Elke medewerker moet onmiddellijk elke onveilige situatie of elk onveilig gedrag rapporteren (inclusief gedrag dat staat omschreven in de volgende twee secties) aan de juiste Styron-medewerker of het gepaste kantoor, zoals zijn/haar manager, Human Resources of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline.
4
Verdovende middelen op de werkplek Styron streeft naar een werkomgeving zonder verdovende middelen. Een dergelijke omgeving zorgt voor de gezondheid, veiligheid en bescherming van onze medewerkers en operaties, en die van anderen die in contact komen met onze werkplekken en eigendommen. Het gebruik van verdovende middelen heeft een negatief effect op de productiviteit, aanwezigheid en de werkveiligheid. Het onwettig gebruiken, bezitten, verkopen, overdragen, verspreiden, verbergen, transporteren of produceren van illegale verdovende middelen of aanverwante middelen op Styron-terreinen, in Styron-voertuigen of tijdens het uitvoeren van Styron-zaken buiten de terreinen van Styron is streng verboden.
Geweld op de werkplek Styron tolereert geen enkele vorm van bedreiging of geweld, inclusief verbale of fysieke bedreigingen, intimidatie en/of dwang. Om de veiligheid en bescherming van medewerkers te kunnen waarborgen, zijn wapens, vuurwapens, munitie, explosieven en brandapparatuur niet toegestaan op bedrijfsterreinen of in bedrijfsvoertuigen.
Bescherming van persoonlijke gegevens De persoonlijke gegevens van Styron-medewerkers, waaronder persoonlijk identificerende informatie (zoals huisadres, burgerservicenummer en persoonlijke financiële informatie) moeten altijd worden beschermd tegen ongepaste vrijgave. Styron-medewerkers mogen geen persoonlijke gegevens vrijgeven zonder specifieke toestemming en in navolging van toepasselijke wetten. De meeste landen hebben wetten die de verzameling en het gebruik van persoonlijke gegevens regelen. De aard van de bescherming en de manier waarop bescherming wordt afgedwongen, kunnen echter per land verschillen. Styron streeft ernaar alle toepasselijke wetten op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens na te leven. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor de naleving van de gegevensprivacyvereisten volgens de geldende wetten en regels van de respectieve landen en de richtlijnen en/of beleidslijnen van het bedrijf (zie Privacybeleid).
5
3. MILIEUBESCHERMING Doelstellingen Styron heeft als doel alle verwondingen en ziekten op de werkplek te vermijden, negatieve milieu-invloeden te voorkomen, afval en uitstoot te verminderen en resourcebescherming te stimuleren in elk stadium van de levenscyclus van zijn producten. Styron doet zaken met respect en bezorgdheid voor het milieu (zie Beleid inzake milieu, gezondheid en veiligheid).
Naleving van EH&S-wetgeving Naleving van de toepasselijke wetten en regels inzake Environmental Health & Safety (EH&S), evenals interne EH&S-beleidslijnen en -normen, is verplicht. Styron verwacht dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de EH&S-wetten en -regels, en van de EH&S-beleidslijnen die van toepassing zijn op hun werkgebied. Wanneer dat nodig is, kunnen Styron-medewerkers advies inwinnen bij een EH&S-vakexpert.
Vragen en zorgen Als een medewerker een overtreding van deze normen waarneemt of vermoedt, dan moet hij/zij dit rapporteren aan zijn/haar supervisor, Human Resources of de EH&S-afdeling (indien van toepassing de EH&S Leader van de site), of de Chief Compliance Officer; dit kan rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline.
4. BESCHERMING VAN BEDRIJFSBEZITTINGEN EN -REPUTATIE Styron-medewerkers zullen hun professionele activiteiten uitvoeren volgens ethische normen en in het beste belang van het bedrijf. De bezittingen en waarde van het bedrijf moeten worden beschermd tegen onethisch gedrag. In deze sectie bespreken we verschillende soorten onethisch of onwettig gedrag die moeten worden vermeden. Alle overtredingen moeten worden gerapporteerd aan je supervisor, Human Resources of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline.
Gebruik van bedrijfsmiddelen Styrons resources zijn hoofdzakelijk voor zakelijke doeleinden bestemd. Medewerkers mogen af en toe, en onder gepaste omstandigheden, gebruikmaken van bedrijfsmiddelen, zoals kopieermachines, internet, telefoon of e-mail, voor persoonlijke doeleinden. Een beperkte mate van persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen is aanvaardbaar, zolang hierbij de beleidslijnen van Information Systems en andere beleidslijnen worden nageleefd (voornamelijk, maar niet uitsluitend, die in sectie 2 van deze Code), er geen waarneembare kostenverhogingen zijn en collega's niet worden afgeleid door het gebruik.
6
Vertrouwelijke informatie Vertrouwelijke informatie heeft betrekking op handelsgeheimen, eigen kennis, personeelsbestanden, zakelijke plannen en voorstellen, capaciteits- en productie-informatie, marketing- of verkoopvoorspellingen en -strategieën, klantenlijsten, prijslijsten of -strategieën, bouwplannen, gegevens van leveranciers, zakelijke ontwikkelingen, informatie over R&D en alle andere informatie die niet algemeen bekend is buiten Styron en die commerciële waarde heeft of betrekking heeft op persoonlijke privacy. Vertrouwelijke informatie is uitsluitend bestemd voor zakelijke doeleinden. Elke Styron-medewerker is verantwoordelijk voor het beschermen van alle vertrouwelijke informatie en mag deze informatie uitsluitend vrijgeven aan mensen met een geldig zakelijk doel die handelen in Styrons belang. Styron-medewerkers die het bedrijf verlaten, zijn verplicht om Styrons vertrouwelijke informatie te beschermen (zie Informatiebeheerbeleid).
Bestandsbeheer Informatie en bestanden zijn belangrijke bedrijfsbezittingen. Zij zijn vitale bestandsdelen van onze besluitvormings- en operationele processen, en moeten op de juiste manier worden gemanaged om hun optimale waarde te kunnen behalen en vasthouden. Alle medewerkers zijn verplicht zich op de hoogte te stellen van de bestandsbeheerbeleidslijnen en -normen die van toepassing zijn op hun werk, en moeten deze ook toepassen. Als je vragen hebt, neem dan contact op met je supervisor of met de juridisch adviseur van Styron (zie Bestandsbeheerbeleid).
Informatiesystemen Computers en alle informatie op Styron-computers, evenals Styron-informatie op andere apparaten, is eigendom van het bedrijf. Licentiesoftware of -documentatie moet worden gebruikt volgens de licentieovereenkomsten. Elke medewerker moet ervoor zorgen dat het gebruik van Styron-informatiesystemen, -netwerken en -tools voldoet aan de beleidslijnen en normen van Styron; dit geldt onder andere voor IS-beleidslijnen, beveiliging en plaatselijke wettelijke vereisten. Medewerkers zijn ook verantwoordelijk voor de inhoud van hun e-mailberichten. Medewerkers moeten beschermde wachtwoorden gebruiken voor toegang tot bedrijfsnetwerken en mogen hun Styron-titel en -contactinformatie niet gebruiken voor persoonlijke postberichten of e-mails die geen betrekking hebben op bedrijfszaken zonder dat zij hiervoor specifieke toestemming van hun supervisor hebben gekregen (zie Informatiebeheerbeleid en Beleid inzake sociale media).
Geschenken en vermaak Styron kiest producten en diensten op basis van prijs, kwaliteit en algemene geschiktheid voor bedrijfsdoeleinden. Al onze zakelijke transacties moeten op deze basis worden gevoerd en moeten onpartijdig, objectief en zonder externe invloeden zijn. Bescheiden geschenken, gunsten en vormen van vermaak worden vaak gebruikt om zakelijke relaties te versterken. Geschenken, gunsten of vormen van vermaak mogen echter niet worden geaccepteerd of gegeven indien dit verplichtingen schept of lijkt te scheppen voor de ontvanger, of wanneer dit kan worden gezien als een poging om een eerlijk oordeel te beïnvloeden. Geen enkele medewerker, staflid, director, familielid van een medewerker, vertegenwoordiger of familielid van een vertegenwoordiger mag een geschenk of vorm van vermaak accepteren of aanvaarden indien dit: •
in de vorm van contant geld is;
•
niet overeenstemt met gangbare werkwijzen;
•
een aanzienlijke waarde vertegenwoordigt;
•
een overtreding van wetten of regels vormt.
7
Als je vragen op dit gebied hebt, vraag dan advies aan de Chief Compliance Officer of via de Ethics & Compliance Hotline.
Belangenconflict Elke Styron-medewerker heeft de verantwoordelijkheid om altijd te werken in het beste belang van Styron. Een belangenconflict bestaat wanneer een familielid, vriend of kennis van een medewerker, een financieel of ander belang heeft bij een klant, concurrent of leverancier van Styron en die invloed kan uitoefenen op het vermogen van de medewerker om in het beste belang van Styron te handelen en onpartijdige beslissingen te nemen namens Styron (zie Belangenconflictbeleid). Styron-medewerkers moeten duidelijk onderscheid maken tussen officiële en persoonlijke zaken en mogen hun positie bij – of relatie met – Styron nooit gebruiken om hun eigen belangen na te streven bij zakelijke activiteiten. Alle medewerkers van Styron moeten investeringen, belangen, verbanden of activiteiten vermijden die mogelijk hun vermogen kunnen verstoren om hun werk objectief en effectief uit te voeren of die ertoe kunnen leiden dat anderen de eerlijkheid en integriteit van het bedrijf in twijfel trekken. Styronmedewerkers mogen persoonlijk geen zakelijke mogelijkheden benutten of voordelen behalen die toebehoren aan Styron, of op geen enkele wijze concurreren met het bedrijf. In het geval dat een conflict of de schijn van een belangenconflict zich voordoet, moet de medewerker het bedrijf hierover informeren; hierbij moeten de bedrijfsrichtlijnen voor het oplossen van deze conflicten worden nageleefd. Daarom moet je, in geval van een mogelijk of daadwerkelijk conflict, dit bekendmaken aan je supervisor of de Chief Compliance Officer, zodat zij instructies voor het oplossen van het conflict kunnen geven. Als het conflict betrekking heeft op een director, dan moet de Board of Directors (of een geschikt comité van de Board) hierover worden ingelicht; dit bestuursorgaan zal vervolgens bepalen hoe het conflict wordt opgelost.
Overheidsbetrekkingen Zaken doen met overheidsinstanties is niet altijd hetzelfde als zaken doen met bedrijven. De speciale regels voor overheden kunnen betrekking hebben op vele onderdelen van zakelijk gedrag, zoals het geven en bijhouden van kosten voor producten en diensten, het beschermen van eigendomsinformatie, het aanbieden en accepteren van geschenken of vormen van vermaak, en het in dienst nemen van voormalige overheidsmedewerkers. Wetten die betrekking hebben op overheidszaken, zijn vaak ingewikkeld en er kunnen ernstige civiele of strafrechtelijke straffen worden opgelegd voor overtredingen, zowel voor het bedrijf als voor de verantwoordelijke medewerker. Als je niet zeker weet hoe je moet werken met ambtenaren en overheidsinstanties, neem dan contact op met Public Affairs of de Chief Compliance Officer.
Interactie met het publiek Elke Styron-medewerker moet zijn of haar persoonlijke activiteiten apart houden van de werkactiviteiten die voor Styron worden uitgevoerd. Bij het uitvoeren van liefdadigheidsactiviteiten of activiteiten in het belang van de gemeenschap waarbij persoonlijke of politieke standpunten op een publiek forum worden geuit (inclusief politieke bijdragen), mag de Styron-medewerker het bedrijf op geen enkele wijze vertegenwoordigen of een betrokkenheid van het bedrijf impliceren (zie Beleid inzake sociale media en Beleid inzake vrijwilligerswerk). Alleen medewerkers van wie de werkverantwoordelijkheden ook betrekking hebben op communicatie met het publiek of de media, zijn gemachtigd om Styron te vertegenwoordigen in openbare communicaties. Andere Styron- medewerkers moeten voorkomen dat zij namens het bedrijf spreken of handelen, in het openbaar of in de media. Als een medewerker een verzoek ontvangt, schriftelijk of mondeling, van een buitenstaander over een bedrijfskwestie, dan moet de medewerker dit verzoek doorsturen naar de juiste woordvoerder van het bedrijf, of naar een vertegenwoordiger van Public Affairs. Het doel van deze eis is niet dat er geen individuele meningen naar buiten mogen worden gebracht, maar ervoor te zorgen dat er één mening namens het bedrijf wordt geuit, en dat dit bericht zorgvuldig en duidelijk een evenwicht vertegenwoordigt van alle belangen en relevante factoren.
8
Politieke betrokkenheid, lobbyen en bijdragen Styron moedigt zijn medewerkers aan om een bijdrage aan de gemeenschap te leveren en om volledig deel te nemen aan het politieke proces. Medewerkers van Styron moeten echter ook de wetten naleven zoals die gelden voor politieke betrokkenheid, inclusief wetten voor politieke bijdragen en lobbyen. Geen enkele Styron-medewerker mag zich bezig houden met lobbyen, tenzij dergelijke handelingen zijn goedgekeurd door de juiste Styron-leidinggevende. Evenmin mogen medewerkers in de Verenigde Staten of in het buitenland politieke bijdragen doen namens Styron of donaties geven aan een politieke kandidaat, partij of campagne in de vorm van bedrijfsfondsen, -goederen of -diensten zonder dat hiervoor de nadrukkelijke goedkeuring is verkregen van de juridisch adviseur van Styron of de Chief Compliance Officer.
5. INTEGRITEIT OP DE MARKTPLAATS Styron streeft ernaar op een ethisch verantwoorde manier zaken te doen en hierbij de hoogste normen van fundamenteel eerlijk zakendoen te hanteren. Deze norm vereist dat we alle wetten, regels en gangbare ethische werkwijzen nastreven die van toepassing zijn op de zakelijke activiteiten van het bedrijf. Wij verwachten dat Styron-medewerkers zich op integere wijze gedragen op de marktplaats en dat zij alle toepasselijke wetten volledig naleven. Eventuele overtredingen van deze verplichting of eventuele kwesties die kunnen ontstaan en invloed hebben op het streefdoel van Styron, moeten onmiddellijk worden gerapporteerd aan je supervisor of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline.
Concurrentie en eerlijke handel Styron streeft naar eerlijke, open en vrije zakelijke concurrentie en wil graag op ethische wijze zakendoen, in naleving van de concurrentiewetten die gelden op de marktplaats. De meeste landen hebben een mededingingswetgeving en handelswetten en -regels die een eerlijke en vrije concurrentie voorschrijven. Deze wetten moeten worden nageleefd. Niet-naleving van deze wetten kan leiden tot strafrechtelijke stappen tegen de individuele medewerkers en het bedrijf. Daarom mogen Styron-medewerkers geen discussies voeren of overeenkomsten of verdragen afsluiten, formeel of informeel, schriftelijk of anderszins, met concurrenten of anderen, die een belemmering kunnen vormen voor een vrije en openlijke concurrentie (zie Nalevingsbeleid concurrentiewetgeving). Styron respecteert ook de handelsgeheimen, copyrights, handelsmerken en patentrechten van anderen. Tenzij goedgekeurd door de eigenaar, of indien het gebruik op andere wijze wettelijk is toegestaan, is het kopiëren van dergelijk materiaal mogelijk een overtreding van de wet en van deze Code.
Internationale handelswetten Styron doet internationaal zaken en alle Styron-medewerkers moeten zich bewust zijn van de basiswetten die gelden voor internationale handel. Het is bijvoorbeeld bij wet verboden dat medewerkers of vertegenwoordigers van Styron meewerken aan onwettige buitenlandse boycotten van landen waarmee de Verenigde Staten vriendschappelijke banden onderhouden. Boycotverzoeken staan meestal omschreven in documentatie voor internationale transacties; medewerkers moeten zorgvuldig zijn bij het uitvoeren van dergelijke documentatie. Ook wordt in een aantal wetten in de Verenigde Staten de verkoop van producten en technologieën door Styron (meestal inclusief zijn buitenlandse dochterondernemingen) verboden aan ondernemingen of mensen in bepaalde landen zoals Iran, Cuba of Noord-Korea. 9
Styron moet internationaal voldoen aan de exportwetten van de Verenigde Staten en van alle andere landen waar Styron zakelijk actief is. Bovendien zijn douanewetten van toepassing op de transacties tussen Styron en zijn partners, joint ventures en dochterondernemingen. Deze wetten gelden ook voor Styrons klanten. Omdat de wetten op het gebied van internationale handel erg complex en vaak verwarrend zijn, moeten medewerkers die vaak in het buitenland zaken doen, zelf advies inwinnen bij de geschikte juridische adviseur of de Chief Compliance Officer van Styron; zij moeten op de hoogte zijn van de specifieke beleidslijnen die het bedrijf hanteert voor internationale handelsvoering (zie Internationaal handelsbeleid).
Voorkennis Soms hebben medewerkers informatie over Styron, over zijn eigenaren of over een bedrijf waarmee Styron zaken doet die niet bekend is bij het investerende publiek. Als dergelijke informatie van materieel belang is – d.w.z. als een redelijke investeerder dit feit belangrijk zou achten bij het nemen van een investeringsbeslissing – dan mag deze persoon geen aandelen in een bedrijf kopen of verkopen waarover hij/zij die informatie heeft, indien deze informatie is verkregen als resultaat van zijn/haar werk voor Styron of anderszins. Evenmin mag deze informatie worden verstrekt aan anderen totdat de informatie openbaar wordt gemaakt (zie Informatiebeheerbeleid).
Verzamelen van concurrentie-informatie Om concurrentie-informatie te verzamelen over producten, diensten en prijzen gebruikt Styron openbaar verkrijgbare informatie, zoals gepubliceerde artikelen, marktanalyses en rapporten. Styron-medewerkers mogen geen vertrouwelijke informatie van concurrenten zoeken of aanvaarden van een derde zonder dat hiervoor toestemming door de eigenaar is verleend. In geen enkel geval zal Styron illegale (diefstal, omkoping, valse vertegenwoordiging of bedrijfsspionage met elektronische apparatuur) of onethische middelen gebruiken om informatie over de concurrentie te verkrijgen. Styron verwacht dat zijn medewerkers, leidinggevenden en directors geen pogingen ondernemen om dergelijke informatie te verkrijgen, op deze of andere soortgelijke wijzen. Ook hier geldt: als je vragen over dit onderwerp hebt, stel ze dan aan je supervisor of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline (zie Beleid inzake het verzamelen van concurrentie-informatie).
Verbod op verdachte betalingen Styron verbiedt nadrukkelijk, en verbiedt zijn werknemers tot het doen van, onwettelijke, ongepaste of andersoortige verdachte betalingen aan klanten, overheidsmedewerkers of ambtenaren, of andere derden. Wij doen zaken en verkopen onze producten op basis van hun prijs, kwaliteit en dienstverlening. Styron-medewerkers moeten alle toepasselijke wetten, regels en andere juridische vereisten naleven bij het aanbieden of leveren van geschenken, vormen van vermaak of andere items die een waarde vertegenwoordigen voor klanten, leveranciers of anderen. In het bijzonder mogen Styron-medewerkers onder geen enkele omstandigheden omkoopsommen, of andere elementen of voordelen voor persoonlijke winst, aanbieden aan overheidsmedewerkers, hetzij rechtstreeks of indirect via een derde partij.
10
Eventuele contacten met overheidsmedewerkers, in welk land dan ook, moeten in overeenstemming zijn met de vele zeer beperkende wetten voor dergelijke contacten, waaronder de Amerikaanse ‘Foreign Corrupt Practices Act’, de ‘United Nations Convention Against Corruption’, de ‘OECD Convention on Combating the Bribery of Public Officials’, de ‘United Kingdom Bribery Act’ en China’s ‘Anti-Unfair Competition Law’, evenals de ‘Provisional Regulations on Prohibition of Commercial Bribery Actions’; daarnaast gelden alle eventuele wettelijke vereisten van andere landen. Overtreding van een van de vele wettelijke vereisten kan leiden tot ernstige gevolgen voor zowel de betrokken medewerker als Styron. Dit kan zelfs uitmonden in strafrechtelijke vervolging en beëindiging van het dienstverband. Als je vragen hebt over de gepastheid van eventuele omgang met overheidsmedewerkers of andere openbare ambtenaren, bespreek dit dan onmiddellijk met je supervisor of neem contact op met de Chief Compliance Officer (zie Anticorruptiebeleid).
6. FINANCIËLE INTEGRITEIT Volledige en accurate gegevens Het bedrijft vertrouwt op boekhoudkundige gegevens voor het produceren van rapporten voor de raad van bestuur, het management, belanghebbenden, crediteuren, overheidsinstellingen en anderen. Alle boekhoudkundige bestanden en rapporten die hieruit afkomstig zijn, moeten worden bijgehouden en gepresenteerd volgens de geldende wetten van het betreffende rechtsgebied. De bestanden moeten een accurate en eerlijke weergave vormen van de bezittingen, aansprakelijkheden, inkomsten en onkosten van het bedrijf. Alle acties en verplichtingen moeten worden uitgevoerd volgens het Autorisatiebeleid en de schriftelijke autoriteitsoverdrachten. Elke Styron-medewerker moet er daarom voor zorgen dat er in de bedrijfsbestanden geen valse of opzettelijk misleidende gegevens worden opgenomen. Opzettelijk foutieve kwalificaties van transacties die betrekking hebben op rekeningen, afdelingen of boekhoudkundige periodes vormen een overtreding van de wet en van deze Code. Alle transacties moeten worden ondersteund door accurate documentatie met voldoende details, vastgelegd in de juiste account en in de juiste boekhoudkundige periode.
Naleving van GAAP Naleving van algemene boekhoudkundige principes (Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)) en het interne controlesysteem van het bedrijf is te allen tijde verplicht. Bij alternatieve boekhoudkundige werkwijzen volgens GAAP moet hiervoor de juiste beredenering worden gegeven. Wij verwachten van alle medewerkers dat zij financiële integriteit vertonen bij het verwerken van reis- en onkostenrapporten en andere financiële transacties. Contant geld of andere bezittingen moeten altijd in de boeken worden opgenomen en mogen niet op andere wijze worden beheerd.
Vragen en zorgen 11
Als je bezwaren of klachten hebt over verdachte boekhoudkundige praktijken, auditing of andere financiële bestanden, dan verwachten we dat je deze rapporteert bij je supervisor of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline.
7. BEZWAREN RAPPORTEREN Rapporteren van vermoedelijke overtredingen Zoals hierboven staat beschreven, moet je eventuele overtredingen of vermoedelijke overtredingen van de wet, de Code of Styron-beleidslijnen onmiddellijk rapporteren aan je supervisor (of een andere supervisor of functionele leader, indien dat beter gepast is onder de betreffende omstandigheden), of de Chief Compliance Officer, hetzij rechtstreeks of via de Ethics & Compliance Hotline. Styron verwacht dat je altijd advies vraagt als je een vraag hebt en dat je weet hoe je daadwerkelijke of mogelijke problemen kunt herkennen. Meldingen van vermoedelijke overtredingen zullen worden bestudeerd en, indien gepast, onderzocht worden door Styrons specifieke nalevingsmedewerkers, waarbij externe resources worden gebruikt als dat nodig is. Je zult op de hoogte worden gebracht van de oplossing van het probleem of de kwestie (tenzij je dit anoniem hebt gerapporteerd). Alle soorten meldingen zullen zo discreet en vertrouwelijk mogelijk worden behandeld. Wanneer het nodig is, zullen meldingen, onderzoeken en oplossingen worden bestudeerd door het senior management van Styron en het Audit Committee van de Board of Directors. Hoewel we de privacy van onze medewerkers willen beschermen, moeten we grondig te werk gaan bij eventuele meldingen van gedrag dat een overtreding vormt van de wet of van Styrons waarden, beleidslijnen of normen, schadelijk is voor de reputatie van Styron of van invloed is op de veiligheid. Alle medewerkers zijn verplicht om volledige medewerking te verlenen aan dergelijke onderzoeken. Gezien de ernst van de meldingen volgens deze Code of andere Styron-beleidslijnen, en onze reacties hierop, is het van essentieel belang dat elke melding in goed vertrouwen en in alle integriteit wordt gedaan. Indien een medewerker een melding maakt van een overtreding van de Code of ander ongepast gedrag, terwijl hij/zij weet dat dit niet waar of misleidend is, dan is dat op zichzelf een overtreding van de Code.
Antivergeldingsbeleid Ter ondersteuning van de Code en de naleving van de wettelijke en ethische verplichtingen door de medewerkers hanteert Styron een nultolerantiebeleid ten aanzien van vergeldingsmaatregelen tegen mensen die een bewezen of vermoedelijke overtreding van de Code melden. Styron zal disciplinaire maatregelen nemen tegen medewerkers die betrokken zijn bij bedreigingen, of (pogingen tot) vergeldingsacties. Dit kan in het uiterste geval zelfs leiden tot beëindiging van het dienstverband (zie Klokkenluidersbeleid).
Vragen Vragen, bezwaren of meldingen over enig deel van deze Code, de beleidslijnen en normen van het bedrijf, of wetten of regels van de landen waarin Styron werkzaam is, kunnen worden voorgelegd aan je supervisor, Human Resources of de Chief Compliance Officer. 12
Je kunt rechtstreeks contact opnemen met een of meer van deze mensen of organisaties, of je kunt gebruikmaken van de Ethics & Compliance Hotline, die zowel telefonisch als online kan worden geraadpleegd en waarbij je anoniem kunt blijven als je dat wilt. De lijst met Hotline-telefoonnummers voor verschillende landen is beschikbaar op http://styron.intranet.styron.com/gov/default.htm.
13
14
ONDERSTEUNEND BELEID ANTICORRUPTIEBELEID Dit Anticorruptiebeleid (het ‘beleid’) omschrijft het streven van Styron* om alle zaken eerlijk en ethisch af te handelen, zonder omkoping of twijfelachtige handelingen om zaken te kunnen doen, en in naleving van alle anticorruptiewetten die wereldwijd op Styron van toepassing zijn. Dit beleid verbiedt Styron of personen/entiteiten die verband houden met het bedrijf, inclusief eventuele joint ventures waarin het bedrijf aandeel heeft, om omkopingen, of andere ongepaste betalingen of voordelen in welke vorm dan ook, te betalen, aan te bieden of te ontvangen. Dit beleid weerspiegelt Styrons streven naar het naleven van de Amerikaanse anticorruptiewetgeving (FCPA), het OESO-Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren, de VN-Conventie aangaande corruptie, de bedrijfswetten in China en de aanvullende regelingen aangaande corruptie en omkoping in dit land, en de anticorruptiewetten van andere landen waar Styron zaken doet. Dit beleid vereist van alle directors, officials, medewerkers, vertegenwoordigers, contractors, consultants en alle aanverwante personen of entiteiten die op enigerlei wijze aan Styron verbonden zijn of het bedrijf vertegenwoordigen (Styrons personeel) dat zij deze wetten naleven en voldoen aan alle vereisten in dit beleid zoals die van toepassing zijn op Styrons personeel. Daarom zijn volgens dit beleid dergelijke onwettige of corrupte betalingen streng verboden, zoals gedefinieerd door de wetgeving. Dit geldt voor directe en indirecte betalingen via bovengenoemde personen of entiteiten.
Verantwoordelijkheid van Styrons personeel Elk lid van het personeelsbestand van Styron, of het nu gaat om een persoon of wettelijke entiteit, is individueel verantwoordelijk voor het naleven van het beleid. Als onderdeel van deze verantwoordelijkheid hebben medewerkers de plicht om eventuele twijfelachtige activiteiten of verdachte overtredingen van dit beleid onmiddellijk te rapporteren bij hun supervisors, een vertegenwoordiger van Human Resources, rechtstreeks bij Styrons Chief Compliance Officer, of via Styrons Ethics and Compliance Hotline.
Basisvereisten voor naleving van dit beleid en de anticorruptiewetten A.
Corrupte betalingen aan overheidsmedewerkers of politieke officials is verboden. Het is voor Styron en Styrons personeel verboden om corrupte betalingen te doen, te autoriseren, aan te bieden, of om zaken van waarde te geven aan een overheidsmedewerker (zoals gedefinieerd in de anticorruptiewetten) of aan een politieke partij of partijvertegenwoordiger, of een politieke kandidaat, om zo zaken te verkrijgen of vast te houden, zaken in iemands richting te sturen of een ander oneerlijk zakelijk voordeel te verkrijgen. Dit verbod geldt voor elke vorm van betaling, inclusief maar niet beperkt tot omkoping, smeergeld of kortingen, en voor voordelen of zaken van waarde, inclusief maar niet beperkt tot geld, vergoedingen of geschenken van enigerlei soort.
15
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
B.
Corruptie bepaald door doel van betalingen. Dit beleid en de anticorruptiewetten verbieden het doen of aanbieden van betalingen of beloftes van waardevolle zaken wanneer het doel hiervan is om: 1. een overheids- of politieke medewerker te beïnvloeden in zijn beslissing bij het toekennen van een contract of andere zakelijke mogelijkheid aan Styron; 2. een beslissing te beïnvloeden door een dergelijke persoon voor het verstrekken van overheidsgoedkeuring of -documentatie, zoals toestemmingen, vergunningen of licenties; 3. een beslissing te beïnvloeden door een dergelijke persoon voor het vrijwaren van Styron van overheidsverplichtingen die anders zouden gelden, zoals belastingen, inspecties of het verkrijgen van de vereiste vergunningen; 4. het aannemen of bestrijden van wetgeving te beïnvloeden, of invloed uit te oefenen op het gedrag of de uitkomst van juridische of regulerende processen. Evenmin mogen Styrons personeel of derden omkoopsommen, smeergelden of ongepaste betalingen accepteren of ontvangen van klanten, leveranciers of andere personen of entiteiten die een zakelijke relatie met Styron onderhouden.
C.
Nauwkeurige boekhouding en bestandsbeheer. Volgens dit beleid en de anticorruptiewetgeving is Styron verplicht tot het voeren en bijhouden van een nauwkeurige boekhouding en bestanden, met een redelijke mate van details; het bedrijf is verplicht om een redelijk systeem voor interne controlemaatregelen te ontwikkelen en gebruiken. Hoewel deze vereiste van toepassing is op alle bedrijfstransacties, moet Styrons personeel er extra voor zorgen dat eventuele uitgaven van bedrijfsgelden in verband met overheids- of politieke vertegenwoordigers nauwkeurig en volledig wordt gedocumenteerd, ongeacht het bedrag van een dergelijke transactie.
D.
Brede definitie van overheidsmedewerkers. Voor het doel van dit beleid en volgens de anticorruptiewetten is de definitie van een overheidsmedewerker breed en omvat deze: 1. elke official of medewerker van een overheid of overheidsafdeling of -instantie, op elk overheidsniveau, hetzij nationaal, regionaal of lokaal; 2. elke official of medewerker van een commerciële onderneming die in bezit is van of wordt beheerd door een overheid; 3. elke official of medewerker van een openbare internationale organisatie, zoals het Internationaal Monetair Fonds, de Europese Unie of de Wereldbank; of 4. elke persoon die handelt in een officiële hoedanigheid namens een overheid, instantie, onderneming of organisatie zoals hierboven geïdentificeerd.
E.
Brede definitie van politieke officials. Naast overheidsmedewerkers is dit beleid en de anticorruptiewet ook bedoeld voor politieke officials, in de breedste zin van het woord, zoals: 1. officials, medewerkers of vertegenwoordigers van een politieke partij of organisatie; 2. kandidaten voor verkiezingen of aanstellingen in openbare functies, of hun vertegenwoordigers; en 3. kandidaten voor verkiezing of aanstelling als official van een politieke partij of andere politieke organisatie.
16
Toepasbaarheid voor joint ventures en andere entiteiten die verband houden met Styron A.
Zoals hierboven aangegeven is dit beleid niet alleen van toepassing voor Styron, maar ook voor joint ventures waarin Styron een aandeel heeft, en voor andere entiteiten die bij het zakendoen verband houden met Styron, in elk deel van de wereld. In navolging van de anticorruptiewetten verbiedt dit beleid corrupte activiteiten door en via joint ventures, partnerschappen of andere entiteiten en/of natuurlijke personen die verband (kunnen gaan) houden met Styron bij de bedrijfsvoering. Styron zal alle redelijke voorzorgsmaatregelen treffen om ervoor te zorgen dat dergelijke entiteiten en personen dit beleid en de anticorruptiewetten naleven, inclusief het uitvoeren van controles bij het selecteren van jointventurepartners, zakelijke partners, vertegenwoordigers, adviseurs, consultants, contractors en vertegenwoordigers van eender welke soort. Styron zal er alles aan doen om te garanderen dat dergelijke entiteiten en personen een goede reputatie hebben en eerlijk, ethisch verantwoord en gekwalificeerd voor hun rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn. Styron zal ook nauwlettend de acties en handelingen van alle dergelijke entiteiten en personen in de gaten houden nadat deze zijn geselecteerd. In geen geval mag een lid van Styrons personeel overtredingen van dit beleid of de anticorruptiewetgeving door een dergelijke persoon of entiteit negeren of door de vingers zien; elk lid van Styrons personeel heeft de verantwoordelijkheid om dergelijke activiteiten onmiddellijk te rapporteren via de hierboven omschreven middelen.
B.
Relaties tussen Styron en personeelsleden van Styron met andere entiteiten of personen die contacten hebben met overheids- of politieke medewerkers, moeten worden vastgelegd in een schriftelijk document. In dit document moeten de volgende nadrukkelijke anticorruptiemaatregelen zijn opgenomen: verbod op handelingen of gedrag dat in overtreding is van dit beleid of de toepasselijke anticorruptiewetgeving, en de toestemming aan Styron voor het beëindigen van de relatie als wij van mening zijn dat overtredingen van dit beleid of de toepasselijke anticorruptiewetgeving heeft plaatsgevonden of kan plaatsvinden.
C.
Elke joint venture of andere zakelijke regeling waarbij Styron een meerderheidsbelang heeft, moet deelnemen aan Styrons Ethics and Compliance-programma, inclusief dit beleid. Bij regelingen waarbij Styron minder dan een meerderheidsbelang heeft, moet Styron alle mogelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat de entiteit of persoon dit beleid of een soortgelijk beleid naleeft, een nauwkeurige boekhouding en bestanden bijhoudt en beschikt over een gepast intern controlesysteem, en voorts ook elke toepasselijke anticorruptiewetgeving naleeft. Bij dergelijke regelingen behoudt Styron het recht om zijn deelname te beëindigen indien het bedrijf dit noodzakelijk of gepast acht, naar eigen inzicht, voor het vermijden van een overtreding van dit beleid of de toepasselijke anticorruptiewetgeving.
D.
Als Styron deelneemt aan een overname, dan moet het bedrijfsonderzoek (due diligence) voor de voorgestelde overname ook betrekking hebben op het naleven van de entiteit van de anticorruptiewetgeving en het vermogen van de entiteit om dit beleid na te leven. Na voltooiing van een overname zal het bedrijf een grondig onderzoek instellen naar de houding van de overgenomen entiteit ten opzichte van anticorruptie; er zullen eventuele gepaste nalevingsmaatregelen worden doorgevoerd.
17
Betalingen die in bepaalde omstandigheden zijn toegestaan De FCPA en andere anticorruptiewetten staan bepaalde betalingen aan overheids- en politieke medewerkers of entiteiten toe, in bepaalde beperkte omstandigheden, zoals de volgende situaties: A.
Betalingen die nadrukkelijk wettelijk zijn toegestaan volgens de schriftelijke wetten en/of regels van het land waarin de official of entiteit waaraan de betaling wordt gedaan, woonachtig is.
B.
Betalingen als redelijke en bonafide uitgaven die worden gedaan aan of namens een overheids- of politieke medewerker en die rechtstreeks verband houden met de promotie, demonstratie of uitleg van producten of diensten, of rechtstreeks verband houden met de uitvoering van een contract met een overheidsinstantie. Onder ‘redelijke en bonafide uitgaven’ vallen geen uitgaven die als overdadig kunnen worden beschouwd, of waarvoor geen geldig zakelijk doel geldt.
C.
Kleine, gangbare betalingen aan lagere overheids- of politieke medewerkers voor het verkrijgen of mogelijk maken van een routinematige overheidsactie. Een overheidsactie is routinematig als deze gangbaar is en vaak wordt uitgevoerd door een overheidsmedewerker en waarvoor zijn/haar beoordelingsvermogen of discretie niet nodig is. Een routinematige overheidsactie is niet een besluitvorming door een overheidsmedewerker voor het voorkomen van handelingen of het toekennen van nieuwe zakelijke mogelijkheden of het voortzetten van zaken met Styron of Styrons personeel, of het leveren van een concurrentievoordeel voor Styron of Styrons personeel, zoals het voorrang verlenen bij het aanvragen van een licentie ten nadele van de concurrentie.
Geen van de voorgenoemde vormen van betaling mogen worden gedaan zonder de goedkeuring vooraf van de afdeling Legal; Legal moet onmiddellijk worden geraadpleegd als een dergelijke betaling wordt overwogen of voorgesteld.
Hospitaliteit, entertainment en andere geschenken A.
Hospitaliteit, entertainment en soortgelijke geschenken mogen niet rechtstreeks of indirect worden gegeven aan overheids- of politieke medewerkers voor het op oneigenlijke wijze verkrijgen, beïnvloeden of belonen van een officiële handeling of besluit, of als een daadwerkelijke of bedoelde quid pro quo (vergoeding) voor eventuele voordelen voor Styron of Styrons personeel.
B.
Hospitaliteit, entertainment en soortgelijke geschenken die worden beloofd, aangeboden of gegeven namens Styron of Styrons personeel aan een overheids- of politieke medewerker, moeten redelijk zijn in soort en hoeveelheid, in naleving van de gangbare gewoonten in de betreffende regio en het zakelijke vakgebied, verband houden met een geldig zakelijk doel en wettelijk zijn toegestaan volgens de anticorruptiewetgeving.
C.
Er mogen geen betalingen of toezeggingen van betalingen worden gedaan voor hospitaliteit, entertainment of soortgelijke geschenken aan overheids- of politieke medewerkers door of namens Styron of Styrons personeel op basis dat het is toegestaan zoals hierboven is omschreven, tenzij dergelijke betaling of belofte vooraf is goedgekeurd door een gepaste medewerker van de afdeling Legal of door de Chief Compliance Officer.
Politieke bijdragen en donaties aan liefdadigheid 18
Politieke bijdragen van Styron of Styrons personeel aan overheids- of politieke medewerkers en liefdadigheidsdonaties door Styron of Styrons medewerkers moeten in naleving zijn van de toepasselijke wetten in alle betrokken rechtsgebieden en de vereisten van dit beleid. Daarnaast beschikt Styron over bedrijfsbeleidslijnen voor het regelen van politieke bijdragen en liefdadigheidsdonaties; betalingen of geschenken door Styron of Styrons medewerkers voor deze doeleinden moeten in overeenstemming zijn met deze beleidslijnen.
Straffen en maatregelen Styron en Styrons personeelsleden kunnen te maken krijgen met ernstige strafrechtelijke en burgerlijke strafmaatregelen bij overtreding van de anticorruptiewetten. Styron kan met name aanzienlijke boetes en schadevergoedingen opgelegd krijgen; individuele personen die de anticorruptiewetten overtreden, kunnen ook aanzienlijke boetes opgelegd krijgen, die niet door Styron worden vergoed, en zelfs een gevangenisstraf behoort tot de mogelijkheden. Daarnaast moeten Styrons personeelsleden rekening houden dat bij overtreding van de anticorruptiewetten disciplinaire maatregelen kunnen worden opgelegd, met in het ergste geval de beëindiging van het dienstverband.
Naleving in nieuwe rechtsgebieden Als Styron voor het eerst zaken gaat doen in nieuwe landen of andere nieuwe anticorruptiegebieden, dan zal de Chief Compliance Officer een beoordeling uitvoeren van de anticorruptiewetgeving aldaar en Styrons personeel adviseren over de naleving van dergelijke vereisten. De Chief Compliance Officer zal ook het gedrag van Styrons zakelijke handelen in dergelijke nieuwe rechtsgebieden scherp in de gaten houden en actie ondernemen als dat nodig of gepast is om ervoor te zorgen dat Styron en Styrons personeel de anticorruptiewetten van dergelijke nieuwe rechtsgebieden én dit beleid naleven.
ANTIDISCRIMINATIEBELEID Styron* streeft ernaar een omgeving te creëren en te behouden waarin alle Styron-mensen een gelijke kans krijgen om hun potentieel waar te maken en volledig te kunnen bijdragen aan het succes van Styron. Alle Styron-medewerkers mogen verwachten dat ze kunnen werken in een professionele omgeving die vrij is van discriminatie. Wij verwachten dat alle Styron-medewerkers de vereisten uit dit beleid volledig naleven. Dit beleid is van toepassing op alle Styron-medewerkers wereldwijd.
Beleidsverklaring gelijke kansen Het beleid van Styron is om een werkgever te blijven die gelijke kansen biedt. Ons beleid blijft erop gericht om gekwalificeerde medewerkers te werven, in dienst te nemen, te ontwikkelen en te promoveren zonder hierbij onderscheid te maken in ras, huidskleur, godsdienst, nationaliteit, geslacht, leeftijd, status als oorlogsveteraan, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of mentale of lichamelijke handicap.
Verbod op discriminatie Styron tolereert geen handelingen, inclusief intimidatie of vergelding, die plaatsvinden als gevolg van het lidmaatschap van een persoon of groep personen in een vereniging of associatie en die van negatief effect zijn op de voorwaarden, mogelijkheden, voordelen, werkomstandigheden of werkprivileges van de betreffende persoon of groep personen. Styron tolereert ook geen enkele vorm van vergelding tegen mensen die, in goed vertrouwen, een melding doen of deelnemen aan een onderzoek naar discriminatie of 19
intimidatie. Overtredingen van dit beleid zullen worden aangepakt met corrigerende acties, passend bij de omstandigheden. Personen die dit beleid hebben overtreden, kunnen te maken krijgen met disciplinaire maatregelen die in het ergste geval kunnen leiden tot onmiddellijke beëindiging van het dienstverband. People Leaders moeten toezicht houden op werkgerelateerde activiteiten om te beoordelen of dergelijke activiteiten dit beleid ondersteunen. * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Bescherming volgens de Amerikaanse federale wetgeving De volgende Amerikaanse federale wetten bieden bescherming aan medewerkers: •
Employee Polygraph Protection Act
•
Fair Labor Standards Act
•
Family and Medical Leave Act (FMLA)
•
Burgerrechtenwetgeving
Styron streeft ernaar alle toepasselijke wetten en regels op het gebied van discriminatie in arbeidsverband na te leven. Als je vragen of opmerkingen hebt over de toepasselijkheid of gevolgen van dergelijke wetten of regels, neem dan contact op met Human Resources of de Chief Compliance Officer; dit kan rechtstreeks of via de Compliance Hotline.
Een probleem melden Klachten of bezwaren moeten onmiddellijk worden gerapporteerd aan je supervisor, Human Resources of de Chief Compliance Officer, rechtstreeks of via de Compliance Hotline. Klachten zullen snel, vertrouwelijk en op gepaste wijze worden beoordeeld en onderzocht. Wij verwachten van medewerkers dat zij hun medewerking verlenen aan het onderzoeksproces en dat zij een gepaste vertrouwelijkheid bewaren over zaken die worden onderzocht.
BELEID INZAKE HET VERZAMELEN VAN CONCURRENTIE-INFORMATIE Beleid inzake het verzamelen van informatie over concurrentie, business, productie en technische zaken In het kader van goede bedrijfspraktijken moeten bedrijven op de hoogte zijn van de activiteiten van de zaken of bedrijven waarmee zij concurreren, waarmee zij van plan zijn te concurreren of zaken te doen, of die zij willen overnemen. Deze informatie moet worden verzameld zonder inbreuk te wetgeving die eigendomsinformatie beschermd of (3) dit Gedragscode van Styron*. In geen geval zal Styron vertegenwoordiging of bedrijfsspionage met elektronische gebruiken om informatie over de concurrentie te verkrijgen.
plegen op (1) concurrentiewetgeving, (2) andere beleid, dat een weergave is van de Zakelijke illegale praktijken (diefstal, omkoping, valse apparatuur) of onethische zakelijke werkwijzen 20
Omvang Deze richtlijnen zijn door Styron ontwikkeld als hulp bij Styrons wereldwijde zakelijke activiteiten en voor het definiëren van gepast gedrag voor medewerkers die zaken doen of gebruik maken van concurrentiegegevens namens Styron. Omdat deze richtlijnen geen uitsluitsel geven voor elke situatie, en omdat wetten per rechtsgebied kunnen verschillen, moet je jouw juridisch adviseur van Styron of de Chief Compliance Officer raadplegen als je vragen hebt. * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Verantwoordelijkheid van de medewerker Alle Styron-medewerkers die deelnemen aan of opdracht geven tot het verzamelen van concurrentieinformatie, moeten erop toezien dat dit plaatsvindt binnen het kader van dit beleid. Je moet ook contact opnemen met je algemene functie- of businessleader en met de juridisch adviseur van Styron als er vragen zijn of als je op de hoogte bent van een eventuele overtreding van het beleid.
Basisprincipes en aanbevolen gedrag Concurrentie-informatie Concurrentie-informatie mag worden gedefinieerd als ‘commercieel nuttige ideeën of feiten’, met andere woorden: alle gegevens of plannen die verband houden met de zakelijke bedrijfsvoering. Informatie kan technisch van aard zijn (over proces, ontwerp, formule of productiemethode, etc.) of verband houden met zakelijke activiteiten (namen van klanten, kapitaalplannen, marketingplannen, financiële gegevens, etc.). Styron beschouwt dergelijke informatie over zichzelf als vertrouwelijk. We erkennen dan ook dat andere bedrijven hun technische en zakelijke informatie als vertrouwelijk beschouwen.
Basisprincipes •
Recht op bescherming van eigendomsinformatie – Styron respecteert het recht van een concurrent om zijn eigendomsinformatie te beschermen tegen vrijgave; Styron zal dergelijke rechten niet schenden in de zoektocht naar concurrentie-informatie. Rechten op vertrouwelijke informatie zijn echter niet meer geldig wanneer deze worden opgegeven door publicatie, hetzij rechtstreeks door een bedrijf zelf, of door een medewerker of tussenpersoon namens het bedrijf. Juridische uitspraken en wetten kunnen conflicteren en zijn niet altijd duidelijk over wat wordt beschouwd als ‘vrijgave door publicatie’. Daarom is het onmogelijk om een strikte richtlijn te bieden voor wat ‘vrijgave door publicatie’ is; inspanningen om op deze wijze informatie te verkrijgen, moeten per geval worden beoordeeld.
•
Methodes voor informatieverzameling – Het verzamelen van concurrentie-informatie moet voldoen aan de geldende wetten; Styron gebruikt geen illegale of onethische middelen om concurrentie-informatie te verzamelen. Wees altijd voorzichtig als je contact opneemt met een concurrent; dergelijke contacten, waarbij prijzen, marketingstrategieën, klanten, markten, kosten of toekomstige productieplannen kunnen worden vrijgegeven, kunnen Styron en de betreffende persoon blootstellen aan een mogelijke overtreding van concurrentie- of andere zakelijke wetten. Styron is in dergelijke gevallen altijd zeer behoudend.
•
Onderzoeksverplichting – Als concurrentie-informatie wordt verkregen van iemand die samenwerkt met of de eigenaar is van die informatie, en die informatie zou, indien deze van Styron zou zijn, als vertrouwelijk worden beschouwd, dan is er een verplichting om vast te stellen of de informatie met of zonder beperkingen is vrijgegeven. Misschien is de rechtstreekse aanpak wel de beste: vraag of de informatie vertrouwelijk is en als het antwoord ‘nee’ is, zorg dan dat wordt gecontroleerd of dat waar is.
21
•
Verantwoordelijkheid voor handelingen van tussenpersonen – Styrons vertegenwoordigers en adviseurs moeten zich houden aan deze richtlijnen. Styron kan verantwoordelijk worden gehouden voor het gedrag van een vertegenwoordiger of adviseur die in dienst is genomen door Styron voor het verkrijgen van concurrentie-informatie, tenzij de handeling van deze vertegenwoordiger of adviseur zonder toestemming of intentie was van Styron. Bij advies- en vertegenwoordigingsovereenkomsten moet worden vastgelegd dat dit beleid zal worden nageleefd.
•
Identificatie – Bij het zoeken naar informatie die als vertrouwelijk kan worden beschouwd, mogen medewerkers niet verbergen dat zij informatie zoeken namens Styron wanneer het vrijgeven van hun relatie met Styron een voorwaarde of vereiste is voor het verkrijgen van de informatie.
•
Vrijgave en gebruik door Styron – Alle concurrentie-informatie die voor Styron wordt ingezameld, mag alleen worden vrijgegeven en gebruikt ten voordele van Styron en zal niet worden gebruikt voor persoonlijk voordeel of vrijgegeven aan buitenstaanders of dochterondernemingen die niet volledig in bezit zijn van Styron, zonder ten minste de goedkeuring van een second level supervisor.
•
Openbare informatie – Het gebruik van informatie die openbaar is gemaakt, kan niet worden beperkt. Alle informatie die in algemeen beschikbare publicaties, in openbare berichten of in het openbaar wordt vrijgegeven, mag vrij worden gebruikt en doorgegeven.
•
Vrijgave aan Styron – Concurrentie-informatie die wordt vrijgegeven aan Styron, zijn dochterondernemingen of vertegenwoordigers, kan worden gebruikt in het voordeel van Styron mits deze informatie niet wordt beperkt door vertrouwelijkheid en het gebruik van de informatie geen overtreding is van Styrons naleving van (1) concurrentiewetgeving, (2) andere zakelijke wetten of (3) dit beleid.
•
Overheidsbestanden – Er zijn wetten die bedrijven verplichten om informatie vrij te geven aan verschillende overheidsinstellingen, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van werkvergunningen of afvalvergunningen. Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar van die informatie dat de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie wordt bewaakt en Styron heeft het recht om informatie te gebruiken die niet als zodanig is beschermd.
•
Omgekeerde engineering – Informatie die afkomstig is door het terugredeneren van openbaar beschikbare of wettelijk verkregen informatie, materialen of monsters, kan door Styron worden gebruikt of doorgegeven. Dit geldt ook voor het analyseren en/of ontmantelen van het product van de concurrentie om zo proceskenmerken te bepalen als het product zonder gebruiksbeperkingen is gekocht. Omgekeerde engineering van softwareprogramma’s vereist speciale procedures. Dit mag niet gebeuren zonder toezicht van de juridisch adviseur.
Geen giswerk. Als er twijfels bestaan over de wettigheid van een bepaalde methode die wordt overwogen voor het verwerven van concurrentie-informatie, of het gebruiksrecht en vrijgave van verkregen informatie, raadpleeg dan de juridisch adviseur of Chief Compliance Office voor advies.
Veelgestelde vragen 1.
Mag ik foto’s maken van het bedrijf van een concurrent? Ja, maar gebruik ook hier je gezonde verstand. Over het algemeen mogen foto’s worden gemaakt van openbare bezittingen (gebieden die open staan voor het publiek), zoals openbare wegen. Er mag geen apparatuur worden gebruikt waarmee zaken worden vergroot die met het blote oog niet kunnen worden waargenomen. Je mag geen verboden terrein betreden; de parkeerplaats van de concurrent is geen openbaar bezit.
22
Het luchtruim boven de bezittingen van een concurrent is geen openbaar gebied. Neem geen luchtfoto’s, of geef geen opdracht tot het nemen van luchtfoto’s aan adviseurs of een derde partij, van de bezittingen van een concurrent. Neem geen contact op met satellietdiensten voor het nemen van foto’s van de faciliteiten van een concurrent. Er zijn geschikte methodes voor het verzamelen van informatie in de lucht. In de Verenigde Staten is het toegestaan om exemplaren van foto’s op te vragen die openbaar toegankelijk zijn, zoals foto’s in de bestanden van de EPA, het leger, het Ministerie van Vervoer en andere openbare organen. Een andere bron van informatie zijn persberichten van het betreffende bedrijf. Volgens deze richtlijnen mag geen vergroting worden gebruikt die hoger is dan een lens van 150 mm bij het fotograferen vanaf een openbare plaats Het is echter wel toegestaan om foto’s te vergroten die vanaf een openbare plaats zijn genomen of zijn verkregen uit openbare archieven. Wees altijd discreet. Trek niet de aandacht door met een statief recht voor de faciliteit te gaan staan. Niet alleen kan zo onnodig controverse ontstaan, maar wordt de concurrentie er ook op geattendeerd dat Styron interesse heeft in de site. We zullen deze richtlijnen periodiek vernieuwen. Als een bepaalde technologie gemeengoed wordt, dan is de eigenaar van de eigendomsinformatie verplicht om redelijke stappen te ondernemen om deze informatie te beschermen in antwoord op de veranderende omstandigheden. Raadpleeg altijd een juridisch adviseur of het management voordat je aan de slag gaat in een zogenaamd ‘grijs gebied’. Een uitdaging kan leiden tot aanzienlijke onkosten en een aanval op Styrons reputatie, ook als we uiteindelijk als winnaars uit de strijd komen. 2.
Mag ik vertrouwelijke informatie inwinnen of vertrouwelijke informatie gebruiken die ik heb gekregen van een voormalige medewerker van een concurrent die nu in dienst is bij Styron? Niet tenzij de concurrent hiermee instemt. Een medewerker van de concurrent mag in volledige dienst bij Styron komen voor een positie waarbij gebruik gemaakt wordt van de algemene vakkennis van die medewerker. Zonder toestemming van de concurrent mag de medewerker niet in dienst worden genomen voor het onthullen van handelsgeheimen van de vorige werkgever, of voor een positie waarbij hij/zij onherroepelijk moet gebruik maken van de handelsgeheimen van de vorige werkgever. Bespreek altijd eerst de verplichtingen van de medewerker op dat gebied voordat hij/zij in dienst wordt genomen. Verkrijg en beoordeel eventuele geheimhoudingsverklaringen of concurrentiebedingafspraken die de medewerker heeft ondertekend. Laat de medewerker vervolgens Styrons beleid inzake de bescherming van eigendomsinformatie doornemen (onderdeel van de Arbeidsovereenkomst van Styron) zoals dat geldt voor jouw geografische gebied. Deze informatie staat ook op de intranetsite van Styron. Raadpleeg je plaatselijke Styron-adviseur als er vragen zijn over dit onderwerp.
3.
Mag ik een medewerker van een concurrent van Styron vragen om technische of zakelijke informatie, of mag ik proberen om te onderhandelen over dergelijke informatie? Raadpleeg de Styron Chief Compliance Officer of jouw Styron-adviseur voordat je overweegt om dergelijke vragen te stellen. Dit moet per geval worden beoordeeld; Styron is zeer behoudend op dit gebied en sommige handelingen kunnen verboden zijn of een onaanvaardbaar risico inhouden volgens ons beleid. Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de omstandigheden. Dit soort situatie zorgt voor vraagstukken op het gebied van concurrentiewetgeving en intellectueel bezit. Dergelijke contacten zijn wettelijk toegestaan als je eerlijk bent over je dienstverband bij Styron en niet op zoek gaat naar 23
informatie die in strijd is met Styrons naleving van de concurrentiewetten en andere zakelijke wetgeving. Omdat dingen anders kunnen lijken dan ze zijn, kan het contact met een concurrent een aanzienlijk risico met zich meedragen.
4.
Mag ik concurrentie-informatie gebruiken die vrijwillig aan mij is doorgegeven door een medewerker van de concurrent? Mogelijk wel, maar ook hier moet je onmiddellijk contact opnemen met een juridisch adviseur van Styron voordat je actie onderneemt. De informatie mag gebruikt worden, tenzij je vermoedt dat de informatie vertrouwelijk is of van mening bent dat de medewerker onjuist handelt bij het vrijgeven van de informatie aan jou. In dat geval mag je de vrijgegeven informatie niet accepteren. Ook hier moet je nagaan of het gebruik van de informatie een risico vormt op overtreding van concurrentiewetgeving (bijvoorbeeld: wordt de informatie vrijgegeven om zo tot een ongepaste overeenkomst te komen, zoals een prijsafspraak?).
5.
Mag ik vragen om monsters van het product van een concurrent? Ja, mits het vertrouwelijk behandelen van het monster geen gebruiksvoorwaarde is.
6.
Mag ik een onafhankelijke aannemer/leverancier inschakelen om concurrentie-informatie te verkrijgen? Ja, maar alleen als schriftelijk wordt overeengekomen dat de methodes waarmee de informatie wordt verkregen, voldoen aan de richtlijnen van Styron; bevestig dat de aannemer/leverancier op de hoogte is van de Styron-richtlijnen (voeg bijvoorbeeld een exemplaar van de richtlijnen toe aan het contract).
7.
Mag ik concurrentie-informatie gebruiken die ik heb opgevangen in een vliegtuig of restaurant? Meestal wordt ervan uitgegaan dat dergelijke informatie niet vertrouwelijk is en daarom mag worden gebruikt. Overleg echter eerst even met Styrons juridisch adviseur voordat je de informatie gebruikt of verspreidt.
8.
Mag ik vertrouwelijke informatie die mij per ongeluk is verstrekt, gebruiken zonder dat ik er navraag naar doe? Voorbeelden: verkeerd ontvangen fax, e-mailbericht of verloren geraakte zakelijke papieren. Raadpleeg Styrons juridisch adviseur voordat je de materialen gebruikt. In de meeste regio’s (inclusief de meeste staten van de VS) wordt informatie als vertrouwelijk beschouwd als de eigenaar redelijke stappen heeft genomen om de informatie te beschermen en ze toch onopzettelijk wordt vrijgegeven. Hoewel Styron dus niet aansprakelijk is voor het ontvangen van de informatie, kan het besluit om de informatie te gebruiken in strijd zijn met de wetten zoals die in vele rechtsgebieden gelden.
9.
Wat als ik de informatie aantref in een openbaar archief of een overheidslocatie? Er mag van worden uitgegaan dat informatie in een openbaar archief bruikbaar is. Raadpleeg echter de juridisch adviseur als je een situatie meemaakt waarbij duidelijk is dat de informatie niet in deze bron had mogen staan.
10. Moeten we de concurrent waarschuwen als we een fout ontdekken? Er is geen verplichting om de concurrent te waarschuwen. Raadpleeg echter toch je plaatselijke Styronadviseur. Mogelijk willen we het officieel aanpakken als we vertrouwelijke informatie teruggeven wanneer we die per vergissing hebben ontvangen – hierdoor wordt Styron beschermd tegen mogelijke aanklachten door de rechtmatige eigenaar. 24
11. Mag ik de leverancier of klant van een concurrent vragen om details van de dienstverlening of producten die worden geleverd aan of ontvangen van de concurrent? Ja, zo lang de leverancier of klant begrijpt dat je niet op zoek bent naar vertrouwelijke informatie. Je moet onmiddellijk stoppen als je vertrouwelijke informatie krijgt toegespeeld door de leverancier/klant.
12. Mag ik in de Verenigde Staten informatie zoeken bij plaatselijke of federale instanties, zonder dat ik hiervoor schriftelijke FOIA-verzoeken (Freedom of Information Act) hoef in te dienen? Ja, zolang je maar eerlijk bent over je dienstverband bij Styron en niet vraagt naar vertrouwelijke informatie. Omdat je deze informatie op de juiste wijze in handen kunt krijgen via een derde partij, mag je het verzoek onder jouw eigen naam en met jouw huisadres indienen. Je mag echter, indien hiernaar wordt gevraagd, geen valse informatie over je werkgever verstrekken. 13. Mag ik schriftelijke FOIA-verzoeken gebruiken om concurrentie-informatie te verkrijgen? Ja, zolang de gevraagde informatie niet als vertrouwelijk wordt beschouwd. Om misvattingen te voorkomen, moet het verzoek worden ingeperkt door het zinnetje: “Dit verzoek is uitsluitend bedoeld voor informatie die door de indiener niet als vertrouwelijk wordt beschouwd.” Het verzoek kan rechtstreeks door Styron worden gedaan. In dat geval moet Styron, indien nodig, worden geïdentificeerd als de aanvrager. Het verzoek mag ook anoniem via een derde partij worden ingediend. 14. Mag ik informatie gebruiken of vrijgeven aan andere Styron-medewerkers of dochterondernemingen van Styron die ik op vertrouwelijke basis heb ontvangen van een derde partij? Vrijgave van vertrouwelijke informatie mag alleen plaatsvinden volgens een schriftelijke overeenkomst waarin de verplichtingen voor beide partijen staan omschreven. Deze overeenkomsten stellen bepaalde beperkingen aan het gebruik en de verdere vrijgave van dergelijke informatie. Vraag om juridisch advies voordat je gebruik maakt van dergelijke informatie, of deze verder verspreidt. Individuele medewerkers mogen geen persoonlijke geheimhoudingsafspraken aangaan als het gaat over Styron-zaken. Deze overeenkomsten mogen alleen worden ondertekend door geautoriseerde Styron-medewerkers. 15. Mag ik de faciliteit van een concurrent observeren met een verrekijker? Ja, maar raadpleeg je Styron-adviseur over de toepasselijke wetten en regels voor het betreffende land; gebruik je gezonde verstand, wees discreet en gebruik standaard vergroting (normale gangbare verrekijker die in hobbyverband wordt gebruikt), zonder huisvredebreuk te plegen. In sommige landen kun je voor dit gedrag, vooral als het om een staatsfaciliteit gaat, strafrechtelijk en civiel worden vervolgd. Gebruik nooit apparatuur en gedrag dat in strijd is met de zakelijke ethiek in het desbetreffende geografische gebied. Gebruik geen infraroodfotografie, afluisterapparatuur of technologie die de redelijke verwachting van privacy overtreedt.
NALEVINGSBELEID CONCURRENTIEWETGEVING Het Nalevingsbeleid voor de concurrentiewetgeving (het ‘beleid’) van Styron* is bedoeld om de mededingings- en concurrentiewetgeving die van toepassing is op het bedrijf wereldwijd volledig na te leven. In het bijzonder, en in navolging van deze wetten, vereist het beleid dat alle Styron-medewerkers voorkomen dat met concurrenten afspraken worden gemaakt om prijzen te sturen, klanten of geografische gebieden te
25
verdelen, markten op onwettelijke wijze te monopoliseren of leveranciers of klanten te boycotten. Dit beleid is nadrukkelijk van toepassing op directors, officers, medewerkers, vertegenwoordigers, consultants of andere vertegenwoordigers (Styrons personeel) en het verbiedt dergelijke personen om deel te nemen aan het gedrag dat hierboven is omschreven, of aan andere anticoncurrentieactiviteiten. Dit beleid is ook van toepassing op alle Styron-bedrijven en joint ventures, ongeacht waar zij gevestigd zijn, en omvat de concurrentiewetten van alle toepasselijke rechtsgebieden. * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
1. Verantwoordelijkheid van Styrons personeel. Elk lid van Styrons personeelsbestand is individueel verantwoordelijk voor de naleving van dit beleid. Elk lid van Styrons personeelsbestand is ook verplicht om twijfelachtige activiteiten of verdachte overtredingen van deze wetten te rapporteren; dit kunnen ze doen bij hun supervisors, bij een vertegenwoordiger van Human Resources, rechtstreeks bij Styrons Chief Compliance Officer, of via Styrons Ethics and Compliance Hotline. 2. Kennis van de basisvereisten op het gebied van concurrentiewetgeving. We verwachten dat alle leden van Styrons personeelsbestand beschikken over de basiskennis van de belangrijkste concurrentiewetten en dat zij vragen stellen als zij dingen op dit gebied niet zeker weten. Dit beleid bevat een omschrijving van gedragswijzen die volgens de concurrentiewetten is verboden en waarvan Styrons personeelsleden op de hoogte moeten zijn en die zij moeten begrijpen. Ondanks dergelijke basiskennis en inzichten is specifiek juridisch advies over bepaalde handelingen of voorstellen ongetwijfeld af en toe noodzakelijk. Daarom moet je altijd onmiddellijk het advies inroepen van de Chief Compliance Officer of een passend lid van de afdeling Legal als je vragen hebt over de toepassing van concurrentiewetten bij een bepaalde activiteit van het bedrijf. Styrons personeelsleden moeten zich bewust zijn van de volgende soorten gedragswijzen die verboden zijn in de concurrentiewetten van de meeste landen: A. Overeenkomsten tussen concurrenten. Het is voor Styrons personeelsleden verboden een overeenkomst te sluiten met concurrenten over de volgende zaken: • Prijzen die worden berekend aan klanten, incl. maximum-, minimum- of gestabiliseerde prijzen • Andere prijsgerelateerde voorwaarden, incl. kortingen, kredietvoorwaarden, verkoopvoorwaarden en transportkosten • Biedingen bij concurrerende biedingssituaties, incl. biedingen waarbij de ene partij overeenkomt om een onredelijk hoog bod te doen, of een anderszins onaanvaardbaar bod • Output van volumes of productiecapaciteiten, incl. afspraken over het sluiten of toevoegen van capaciteit, of het beperken van de output om zo de prijzen op te drijven • Gebieden waar een bedrijf wel of niet verkoopt • Klanten aan wie een bedrijf wel of niet levert • Weigeren om zaken te doen met bepaalde klanten, leveranciers of andere concurrenten B. Communicatie met concurrenten. Communicatie met concurrenten moet zorgvuldig worden overwogen en worden beperkt tot wettelijke, goed gedefinieerde zakelijke doelen. Memo's of e-mailberichten over vergaderingen met de concurrentie moeten nauwkeurig worden bijgehouden zodat nauwkeurig kan worden gedocumenteerd wat er heeft plaatsgevonden. Het niet vastleggen van gesprekken met concurrenten kan later verkeerd worden opgevat; het kan suggereren dat er tijdens de bespreking concurrentieafspraken zijn gemaakt. Behalve bij een wettelijke klant- of leveranciersrelaties, zoals hieronder besproken, mogen Styron-personeelsleden met de concurrent geen gesprekken voeren over oude, huidige of toekomstige prijzen, prijsbeleid, biedingen, kortingen, promotie, verkoopvoorwaarden, klanten, marktafbakening, kosten, inventarissen, productplannen, marktonderzoeken, productie of productiekosten. 26
C. Zakelijke relaties met concurrenten. Omdat het niet verboden is voor concurrenten om producten van elkaar te kopen of aan elkaar te verkopen, is het Styron-personeelsleden toegestaan om met andere partijen onderwerpen te bespreken die van essentieel belang zijn voor het kopen of leveren van zaken, zolang deze besprekingen zijn gericht op de betreffende transacties en niet overlopen in verboden onderwerpen zoals die hierboven zijn omschreven. In de loop van onderhandelingen en de uitvoering van overeenkomsten om zaken te kopen van of verkopen aan concurrenten mag Styron wettelijk aan deze concurrenten informatie vrijgeven over prijzen, kosten, productie en andere zaken die nodig zijn voor de betreffende transactie. De uitgewisselde informatie moet echter uitsluitend zijn bedoeld voor onderhandelingen of het uitvoeren van die specifieke overeenkomst, en moet worden beperkt tot informatie die nodig is voor dat doel. Als je vragen hebt over de gepastheid of toegestane inhoud van eventuele besprekingen met een concurrent in een leverantie- of klantgerelateerde context, vraag dan juridisch advies voordat je doorgaat. Hiermee bescherm je zowel jezelf als het bedrijf, en zorg je ervoor dat de transactie goed wordt afgehandeld, zonder dat hier later negatieve gevolgen uit voortkomen. D. Monopolisatie. Hoewel Styron ingrijpend zakendoen niet verbiedt en het bedrijf mag profiteren van zakelijke strategieën en inspanningen, is het niet toegestaan om een monopolie of een dominante marktpositie te bereiken door ongepaste concurrentiemiddelen. Een aantal van de belangrijkste voorbeelden van ongepast concurrentiegedrag zijn de volgende: • Koppelen van de verkoop van één product of dienst aan de verkoop of koop van een ander product/dienst • Zetten van prijzen onder de kostprijs (de juiste meting van de kosten kan verschillen op basis van de betreffende situatie) • Weigeren om zaken te doen met een klant, leverancier of distributeur als een dergelijke weigering materiële schade oplevert voor het vermogen van de andere partij om zaken te doen • Voeren van een activiteit die erop is gericht een concurrent kapot te maken of te voorkomen dat potentiële concurrenten deelnemen aan een bepaalde markt Alle voorstellen waarbij een element van het bovengenoemde gedrag wordt verondersteld, moeten worden gemeld bij de Chief Compliance Officer of een lid van de afdeling Legal voor een beoordeling vooraf. E. Relaties met klanten en leveranciers. Over het algemeen geldt dat Styron een klant of leverancier niet dermate mag belemmeren in hun manier om te concurreren dat dit schade kan opleveren voor concurrenten of consumenten. Enkele belangrijke voorbeelden van gedrag dat een onwettige beperking kan vormen, staan hieronder: • Deelnemen aan exclusieve leverings- of koopovereenkomsten • Deelnemen aan exclusieve distributieovereenkomsten voor een bepaald gebied • Verplichten van klanten of distributeurs tot het doorverkopen van Styron-producten alleen binnen specifieke gebieden of aan bepaalde klanten of groepen klanten • Onderscheid maken in prijzen, voorwaarden of diensten tussen vergelijkbare klanten die dezelfde producten kopen voor dezelfde eindmarkt • Weigeren om een bepaald product/dienst te leveren aan een klant tenzij de klant ook een ander product/dienst aanschaft • Een klant of distributeur verplichten om producten onder/boven bepaalde prijzen te verkopen Ook hier geldt dat alle voorstellen waarbij een element van het bovengenoemde gedrag wordt verondersteld, moeten worden gemeld bij de Chief Compliance Officer of een lid van de afdeling Legal voor een beoordeling vooraf. 27
F. Fraude, verstoring van zakelijke relaties. Het plegen van fraude ten opzichte van elke entiteit of persoon waarmee Styron zaken doet, is uiteraard wettelijk verboden. Styron mag ook niet op oneigenlijke wijze zorgen voor verstoring van de zakelijke relaties van de concurrentie, klanten of leveranciers door middel van valse verklaringen, ontmoediging of andere anticoncurrentiemiddelen.
G. Fusies, acquisities, joint ventures, licenties. Styron mag geen fusies, acquisities of joint ventures ondernemen waardoor de concurrentie kan worden verminderd. Onwettige acquisities kunnen plaatsvinden als een daadwerkelijke of potentiële concurrent probeert om een andere concurrent over te nemen met als doel de concurrentie aanzienlijk te verminderen. Bepaalde overnames van leveranciers of klanten kunnen volgens de concurrentiewetgeving verboden zijn als er bepaalde regelingen voor de licentiering van intellectueel bezit (inclusief patenten, handelsgeheimen, handelsmerken en auteursrechten) zijn betrokken. Daarom moeten alle bovengenoemde activiteiten vooraf worden beoordeeld door de Chief Compliance Officer of een geschikt lid van de afdeling Legal. 3. Samenwerking met officiële onderzoeken. Dit beleid vereist van Styron en Styrons personeelsleden dat zij meewerken aan alle redelijke verzoeken om informatie of hulp bij onderzoeken door de instanties/autoriteiten die de concurrentiewetten opleggen in een bepaald rechtsgebied. Alle verzoeken van vertegenwoordigers van dergelijke instanties/autoriteiten om een gesprek met medewerkers van Styron, of om informatie of exemplaren van documenten of toegang tot bestanden moeten onmiddellijk worden doorverwezen naar Styrons Chief Compliance Officer. Daarnaast moeten alle verzoeken om informatie of toegang tot personeelsleden of bestanden die deel uitmaken van een rechtszaak door een particuliere partij onmiddellijk worden doorverwezen naar Styrons Chief Compliance Officer of een geschikt lid van de afdeling Legal. 4. Melding van juridische stappen door of tegen Styron. Styrons Chief Compliance Officer moet worden ingelicht voordat Styron dreigt met juridische stappen of daadwerkelijk juridische stappen onderneemt volgens de geldende concurrentiewetten van een bepaald rechtsgebied, en voordat Styron of Styron-personeelsleden klagen of een melding indienen bij een concurrentiewetsinstantie of -autoriteit over de acties van een andere entiteit of persoon. Indien wordt gedreigd met een rechtszaak of daadwerkelijk een rechtszaak wordt aangespannen tegen Styron door een concurrentiewetsinstantie of -autoriteit, of door een concurrent, klant of leverancier, dan moet Styrons Chief Compliance Officer hiervan onmiddellijk op de hoogte worden gebracht. 5. Straffen en maatregelen. Het is mogelijk dat Styron en Styrons personeelsleden ernstige civiele en strafrechtelijke straffen worden opgelegd voor het overtreden van de concurrentiewetten in alle rechtsgebieden waar Styron zaken doet. Bij deze mogelijke strafmaatregelen kan het gaan om aanzienlijke boetes of schadevergoedingen ten nadele van Styron en mogelijke gevangenisstraffen voor Styrons personeelsleden die dergelijke wetten overtreden. Daarnaast moeten Styrons personeelsleden rekening houden dat bij overtreding van de concurrentiewetten disciplinaire maatregelen kunnen worden opgelegd, met in het ergste geval de beëindiging van het dienstverband.
6. Naleving in nieuwe rechtsgebieden. Als Styron voor het eerst zaken gaat doen in nieuwe landen of andere nieuwe concurrentiegebieden, dan zal de Chief Compliance Officer een beoordeling uitvoeren van de concurrentiewetgeving aldaar en Styrons personeel adviseren over de naleving van dergelijke vereisten. De Chief Compliance Officer zal ook het gedrag van Styrons zakelijke handelen in dergelijke nieuwe rechtsgebieden scherp in de gaten houden en actie ondernemen als dat nodig of gepast is om ervoor te zorgen dat Styron en Styrons personeel de wetten van dergelijke nieuwe rechtsgebieden én dit beleid naleven.
28
BELANGENCONFLICTBELEID Alle medewerkers van Styron*, inclusief officers en directors, zijn verplicht om daadwerkelijke of potentiële belangenconflicten, of de schijn hiervan, te vermijden bij hun werk voor Styron. Dit beleid bepaalt de richtlijnen waaraan de medewerkers van Styron zich moeten houden. In dit beleid geldt dat de term 'Styron' betrekking heeft op alle dochterondernemingen en aanverwante organisaties, en op alle medewerkers, officers en directors daarvan. Het basisdoel van dit beleid is het bieden van assistentie bij het identificeren van omstandigheden waarin een belangenconflict kan bestaan en het aanmoedigen van Styrons medewerkers, officers en directors om opheldering of begeleiding te zoeken wanneer ze een reden hebben om zich zorgen te maken dat een dergelijk conflict kan bestaan.
Basiselementen van een 'belangenconflict' Het basisprincipe van Styrons Belangenconflictbeleid is dat de keuze van individuen of bedrijven waarmee het bedrijf een zakelijke relatie heeft, en de voorwaarden voor die relatie, uitsluitend mogen worden bepaald op basis van wat in het beste belang is voor het bedrijf. Het zelfbelang van een medewerker mag GEEN invloed uitoefenen op dergelijke keuzes. Een mogelijk belangenconflict kan zich voordoen wanneer een medewerker (de term 'medewerker' verwijst hierna ook naar alle directors en officers) of enige aanverwanten of familieleden van een medewerker zich in een positie bevindt om een besluit te beïnvloeden dat kan leiden tot persoonlijke winst voor die medewerker, of voor een aanverwante persoon of familielid van deze persoon, als gevolg van Styrons zakelijke handelingen. Voor het doel van dit beleid is een familielid iemand die verwant is via bloed, huwelijk of adoptie, of iemand wiens relatie met de medewerker vergelijkbaar is met die van iemand die verwant is via bloed, huwelijk of adoptie. Voor het doel van dit beleid wordt met een aanverwante onderneming bedoeld (a) een onderneming of organisatie waarbij een dergelijke medewerker een officer of partner is, of waarbij deze persoon rechtstreeks of indirect de begunstigde eigenaar is van vijf procent (5%) of meer van de normale aandelen; en (b) een fonds of andere nalatenschap waarin een dergelijke medewerker een aanzienlijk belang heeft of waarbij een dergelijke medewerker fungeert als bestuurder of een soortgelijke functie bekleedt. Daarnaast kunnen de conflicterende belangen waarin in dit document wordt verwezen, rechtstreeks of indirect zijn (het belang kan dat van de medewerker, een aanverwante onderneming of een familielid zijn), en de belangen kunnen financieel of anders van aard zijn, met waarde voor de medewerker, het familielid of de aanverwante onderneming.
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
29
Het is niet mogelijk om alle situaties met belangenconflicten hier te omschrijven. Het bestaan van een relatie tussen een medewerker en een bedrijf buiten Styron is niet op zichzelf een conflict. Als een medewerker echter invloed kan uitoefenen op transacties, contractafspraken of beleidslijnen waarbij Styron en het externe bedrijf zijn betrokken, dan is het van groot belang dat hij/zij onmiddellijk zijn/haar supervisor, de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer inlicht over het bestaan van daadwerkelijke of mogelijke belangenconflicten. De relevante omstandigheden kunnen vervolgens worden geëvalueerd en, indien nodig, kunnen er maatregelen worden getroffen om alle partijen te beschermen. De feiten van elke situatie zullen bepalen of er sprake is van een mogelijk belangenconflict. Dergelijke feiten zijn onder andere de hoeveelheid en het soort zaken waarop het conflict betrekking heeft, de mate waarin de medewerker invloed kan uitoefenen op de beslissingen van Styron voor wat betreft deze transactie, en of het belang van een dergelijke aard is dat het van invloed kan zijn op de objectiviteit of het zakelijke beoordelingsvermogen van de medewerker. In elk geval zal de bepaling of er sprake is van een conflict, worden gebaseerd op een grondige en objectieve overweging van alle relevante feiten. De afdeling Legal en de Chief Compliance Officer zijn beschikbaar bij het maken van dergelijke bepalingen.
Bepaalde transactietypes waarbij conflicten kunnen voorkomen Voorbeelden van zakelijke transacties waarbij er een belangenconflict kan zijn:
•
Het aangaan van een contractuele relatie
•
De aankoop of lease van materialen, leveringen, apparatuur of faciliteiten
•
De aankoop van advertentieruimte en/of -tijd
•
Het investeren of lenen van fondsen
•
De selectie en het gebruik van consultants of andere professionele adviseurs
•
De selectie van of het toezicht op vertegenwoordigers of medewerkers
Gangbare belangenconflicten Over het algemeen wordt het beschouwd als zijnde in conflict met Styrons belangen, en een overtreding van dit beleid, wanneer een medewerker, rechtstreeks of indirect, betrokken is bij de activiteiten die hieronder staan omschreven, zonder melding aan en goedkeuring door Styron vooraf: 1.
Belang in een andere organisatie. Beschikken over een belang in een organisatie (behalve dan een belang van minder dan vijf procent (5%) van de aandelen in een beursgenoteerd bedrijf) die zaken doet of wil doen met het bedrijf, waarbij er een kans bestaat op een voorkeursbehandeling die kan worden gegeven of gekregen, of die betrokken is of gaat zijn bij zaken die lijken op Styrons zakelijke handelingen. 30
2.
Belang in een onroerendgoedtransactie. Voor het kopen, verkopen of leasen van onroerende goederen, faciliteiten of apparatuur van of aan Styron, of aan of van een bedrijf, onderneming of persoon die een relatie met Styron heeft of wil aangaan, zoals een onderaannemer, contractor, leverancier, vertegenwoordiger of klant.
3.
Handelen voor een ander bedrijf dat zaken wil doen met of namens een concurrent van Styron. Te fungeren als een officer of director van een ander bedrijf, of in een managementcapaciteit voor, of als adviseur voor een individuele persoon, onderneming of ander bedrijf dat zaken wil doen of reeds doet met Styron en dat betrokken is in zaken die lijken op de zakelijke handelingen van Styron.
4.
Onthullen van vertrouwelijke informatie. Voor het vrijgeven, onthullen of bespreken van nog niet vrijgegeven gegevens of informatie over Styron met mensen die niet werkzaam zijn bij Styron (inclusief maar niet beperkt tot informatie of gegevens over besluitvorming, operaties, procedures, plannen, inkomsten, financiële situatie of zakelijke voorspellingen, diensten of producten), of het gebruik van dergelijke informatie voor het persoonlijk voordeel van de medewerker.
5.
Bekleden van andere posities ten nadele van Styron. In dienst zijn bij andere werkgevers, of deelnemen aan zaken of activiteiten, al dan niet met winstoogmerk, waarbij de medewerker aanzienlijke hoeveelheden tijd moet besteden aan deze werkgever, of een dergelijk dienstverband dat kan leiden tot een (ogenschijnlijk) conflict tussen de privébelangen van de medewerker en de belangen van Styron.
Geschenken Medewerkers kunnen slechts geschenken van zeer beperkte waarde accepteren van leveranciers waarmee Styron nu of recentelijk zaken heeft gedaan, of van plan is te doen. Dit mag alleen een symbolische blijk van waardering zijn. Als algemene regel geldt dat een geschenk met een waarde van meer dan € 75 niet gepast is en moet worden beoordeeld door de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer voordat het mag worden geaccepteerd. In beperkte, uitzonderlijke gevallen kunnen geschenken worden geaccepteerd met een waarde die hoger ligt dan de drempelwaarde; dit soort geschenken wordt dan door Styron onmiddellijk doorgegeven aan liefdadigheidsorganisaties. Daarnaast mogen medewerkers geen contant geld of vergelijkbare middelen, waardevolle objecten of voorkeursbehandelingen vragen of accepteren, direct of indirect, van mensen of ondernemingen die momenteel of recentelijk zaken doen of deden met Styron of dit naar verwachting in de toekomst zullen gaan doen. Medewerkers die geschenken aangeboden krijgen die kunnen worden beschouwd als overtreding van de bovenstaande richtlijnen, moeten dit aanbod onmiddellijk melden bij de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer. De geschenken worden meestal geweigerd of teruggestuurd, met een begeleidende brief waarin uitleg wordt gegeven over Styrons beleid, of het geschenk wordt doorgegeven aan een liefdadigheidsorganisatie.
Zakelijk entertainment Zakelijk entertainment (vermaak), aangeboden door Styron of door Styron-medewerkers, moet gepast zijn en moet de belangen van Styron dienen. Medewerkers moeten echter onthouden dat bij het accepteren of aanbieden van zakelijk entertainment de schijn van belangen, verplichtingen of conflicten met de belangen van Styron moet worden vermeden. Alle vormen van zakelijk entertainment moeten een duidelijk en gepast zakelijk doel dienen, bescheiden en redelijk van aard en omvang zijn, en mogen geen invloed uitoefenen, of lijken uit te oefenen, op het zakelijke beoordelingsvermogen van de betrokken medewerkers.
Een openbare functie vervullen Hoewel het Styrons beleid is om publieke betrokkenheid bij zijn medewerkers te stimuleren, kunnen verkiezingen of aanstellingen in openbare functies een belangenconflict (of de schijn hiervan) creëren. Dat is omdat een medewerker dan in een positie zou kunnen zijn om te proberen om tegelijkertijd twee werkgevers te dienen, van wie de belangen niet hetzelfde of zelfs tegenovergesteld kunnen zijn. Bovendien zouden Styron en de medewerker kritiek kunnen krijgen omdat de medewerker een openbare functie zou kunnen 31
gebruiken om Styrons belangen te behartigen. Daarnaast kan het vervullen van een openbare functie, onder bepaalde omstandigheden en volgens bepaalde wetgeving in een rechtsgebied, leiden tot beweringen dat de geldende wetten worden overtreden. Daarom moet het uitvoeren van een openbare functie nadrukkelijk worden gemeld aan en worden goedgekeurd door Styron voordat de functie wordt aanvaard. Styron zal tijdens het uitvoeren van de functie de situatie in de gaten houden om ervoor te zorgen dat eventuele conflicten die ontstaan, op gepaste wijze worden afgehandeld, in het belang van zowel de medewerker als Styron.
Volgens ERISA verboden transacties Volgens de voorwaarden van de Employee Retirement Income Security Act van 1974 (ERISA, Amerikaanse pensioenwetgeving) zijn bepaalde medewerkers begunstigden; Styron en bepaalde medewerkers en hun familieleden kunnen daarom als 'belanghebbenden' worden beschouwd in Styrons bonusplannen. Medewerkers die begunstigden of belanghebbenden zijn voor wat betreft dergelijke regelingen, mogen niet deelnemen aan verboden handelingen zoals die staan omschreven in ERISA. Verboden transacties zijn onder andere: verkoop, uitwisseling of leasing van bezittingen tussen een dergelijk plan en een belanghebbende; het lenen van geld of andere kredietverstrekking tussen een dergelijk plan en een belanghebbende; het verstrekken van goederen, diensten of faciliteiten tussen een dergelijk plan en een belanghebbende; en de overdracht aan of gebruik door een belanghebbende van de bezittingen van een dergelijk plan. Als een medewerker op de hoogte wordt gebracht van een dergelijke transactie waarbij Styrons pensioen- of bonusplannen zijn betrokken, dan moet hij/zij dit onmiddellijk doorspelen aan de afdeling Legal en/of de Chief Compliance Officer.
Toepassing van beleid op partners en familieleden van medewerkers In alle bovengenoemde gevallen verbiedt dit beleid ook partners of familieleden (bloedband of huwelijk) van een medewerker de deelname aan of het aanmoedigen van de verboden activiteiten, of het helpen/aanmoedigen van de deelname van een medewerker aan een verboden activiteit. Overtredingen van dit beleid door een partner of familielid van een medewerker, of het niet rapporteren door de medewerker van overtredingen van dit beleid door een partner of familielid, kunnen worden bestraft, in gepaste omstandigheden, alsof de medewerker zelf dit beleid heeft overtreden.
Rapporteren en implementeren van dit beleid Zoals hierboven is opgemerkt, moeten alle vragen die ontstaan naar aanleiding van dit beleid worden doorgegeven aan de afdeling Legal en/of de Chief Compliance Officer, met volledige opgave van alle relevante feiten en omstandigheden waarvan de betrokken medewerker op de hoogte is. Deze vereiste is bedoeld in het voordeel van de medewerkers en Styron, aangezien het medewerkers helpt om te voldoen aan hun verplichtingen volgens dit beleid. Als een medewerker een conflict of mogelijk belangenconflict openbaar maakt, of een dergelijk conflict komt aan het licht op een onvrijwillige manier, dan moet deze kwestie worden beoordeeld door de afdeling Legal en/of de Chief Compliance Officer; indien gepast zal de zaak dan worden besproken met de betrokken medewerker(s). Styron zal de medewerker snel voorzien van bruikbare begeleiding bij de verplichtingen van het beleid. Als wordt vastgesteld dat een conflict of de onaanvaardbare schijn van een belangenconflict bestaat, dan zal er gepaste actie worden ondernomen om het conflict te voorkomen of te verhelpen, inclusief maar niet beperkt tot het afblazen, door Styron of de betrokken medewerker, van een voorgestelde transactie, het afstoten van het conflicterende belang door de medewerker, of de herafstemming of -toewijzing van de taken van de betrokken medewerker. In het geval van een belangenconflict waarbij een medewerker bewust heeft deelgenomen zonder dit vooraf bekend te maken en goedkeuring te vragen aan Styron, kunnen 32
disciplinaire maatregelen worden genomen die in het ergste geval kunnen leiden tot de beëindiging van het dienstverband.
Beleid inzake liefdadigheidsbijdragen Strategie voor liefdadigheidsbijdragen Liefdadigheid draagt bij aan Styrons* strategische doelstellingen: het vasthouden van acceptatie door de gemeenschap en het stimuleren van Styrons reputatie bij belanghebbenden zoals buren, gemeenschapsleiders, plaatselijke overheden, medewerkers en mogelijke kandidaat-werknemers. Als industriële buurman met productiefaciliteiten over de hele wereld wil Styron* een actieve rol spelen in de gemeenschap; wij willen onze medewerkers aanmoedigen om hetzelfde te doen. Als onderdeel van dit streven heeft Styron een Global Contributions Programma waarin staat omschreven wanneer en hoe Styron bijdragen en donaties geeft – rechtstreeks aan non-profitorganisaties of in de vorm van vrijwilligerswerk door medewerkers.
Doelstellingen van het Global Contributions Programma De doelstellingen van Styrons Global Contributions Programma luiden als volgt: 1.
Ondersteunen van Styrons streven om een verantwoordelijk bedrijf en een goede buurman te zijn, behouden van Styrons werkvergunning door steun aan de gemeenschap te geven
2.
Uitbreiden van de betrokkenheid van medewerkers •
Verbeteren van medewerkertevredenheid en trots
•
Een positieve factor bij het aantrekken en werven van toptalenten
3.
Opbouwen van Styrons merk en reputatie, en versterken van relaties met bepaalde belanghebbenden
4.
Ondersteunen van zakelijke groei en stimuleren van aanpak van problemen
Omvang en grenzen 1.
Styron geeft donaties aan liefdadigheidsdoelen op sites waar: • EN •
Styron de enige aanwezige is, of zeer zichtbaar aanwezig is, of Styron de gebruiker van de site is en Dow een huurder is, er een strategische behoefte is aan donaties/relaties met de gemeenschap – zoals een goede band met de buren opbouwen, etc. 33
2.
Op sites waar Dow de hoofdaanwezige en Styron slechts een kleine huurder is, zal Dow de hoofdrol spelen bij donaties aan liefdadigheidsdoelen. Styron zal geen donaties doen op deze sites, tenzij er een specifiek probleem is met de reputatie van Styron op de betreffende site.
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
3.
•
De focus in Midland is het aantonen van de aanwezigheid bij Dow
•
Minimale zichtbaarheid in Philadelphia, aangezien hier geen chemische operaties zijn Gevestigd
In navolging van Styrons strategie en focus zal het bedrijf NIET beschikken over de volgende programma’s: •
Donaties als verdubbeling van persoonlijke donaties
•
Beursprogramma’s voor de gemeenschap
•
Donatieprogramma of ondersteuningsprogramma voor bedrijfsreputatie
Financiering Mogelijkheden tot het schenken van liefdadigheidsdonaties moeten worden gerangschikt naar belangrijkheid; ze moeten voldoen aan de behoeften die worden geïdentificeerd vanuit de gemeenschap, aansluiten op het profiel van de site binnen de gemeenschap en worden gefinancierd door het operatiebudget van de site. Alle donatieactiviteiten moeten passen binnen Styrons betaalbaarheidsmodel. Styron beschikt niet over een stichting of centraal kostencentrum voor donaties. Alle sitedonaties moeten worden gefinancierd door de kostencentra van de site; alle businessdonaties via de kostencentra van de business.
Donatiethema’s Waar mogelijk moeten donaties aansluiten op de volgende thema’s: 1.
Positieve bijdragen aan de plaatselijke economie en ontwikkeling van de gemeenschap
2.
Wetenschappelijke educatie en milieurentmeesterschap
3.
Veiligheid op de werkplek en in de gemeenschap
Donatiecriteria 1.
Bijdragen moeten voldoen aan de belastingvoorwaarden voor de betreffende locatie waar de donatie wordt gegeven.
2.
De ontvanger van een bijdrage moet een liefdadigheidsorganisatie zijn gekwalificeerd volgens U.S. 501 (C)(3) of gelijkwaardig daaraan.
3.
De ontvanger van een bijdrage mag niet een van de volgende dingen zijn: 34
•
Individuele personen
•
Burgerorganisaties, sociale clubs, sportverenigingen, vakbonden en kamers van koophandel
•
Buitenlandse organisaties die niet gelijkwaardig zijn aan US 501(C)(3)-organisaties
•
Groepen die gericht zijn op persoonlijke winst
•
Groepen die als hoofddoel strijden voor wetsveranderingen
•
Vereniging van huiseigenaren
•
Politieke groeperingen of kandidaten voor overheidsfuncties
•
Religieuze organisatie uitsluitend ten behoeve van de desbetreffende religieuze organisatie (bedrijfsbeleid)
•
Politieke organisatie (geen aftrekpost volgens Amerikaans belastingrecht) – zie Politieke zakelijke regels
•
Pro-card VISA-betalingen aan een organisatie zonder winstoogmerk
•
Kandidaat voor een verkozen positie
•
Producten die worden gekocht voor non-profit in plaats van een geldbijdrage
•
Reisonkosten, maaltijden en advertentiekosten – als het evenement een combinatie betreft, voor een maaltijd en een bijdrage, dan moeten de onkosten worden gescheiden.
•
Lidmaatschappen
•
Onkosten voor lobbyen
•
Operatieonkosten
4.
Bijdragen moeten niet in de vorm van reisonkosten, maaltijden, contributies of lidmaatschapsbijdragen zijn.
5.
De voorkeur gaat uit naar mogelijkheden die door medewerkers worden aangedragen en aan ontvangende organisaties waar de medewerkers vrijwilligerswerk verrichten.
6.
De voorkeur moet uitgaan naar mogelijkheden die duurzame, aanzienlijke verbeteringen opleveren in gemeenschappen waarin het bedrijf strategisch aanwezig is.
7.
De voorkeur moet uitgaan naar mogelijkheden die aanzienlijke goodwill opleveren voor de Styronmerknaam en de reputatie van het bedrijf.
35
8.
Over het algemeen mag een organisatie niet meer dan eens per meerdere jaren een bijdrage ontvangen. Op die manier wordt gezorgd voor onafhankelijkheid en diversiteit in onze donaties. Meerjarige geschenken aan één enkel gemeenschapsproject zijn een uitzondering en vereisen de goedkeuring van de Styron VP van Public Affairs.
9.
Over het algemeen moet een organisatie laten zien dat ze in staat is om de volledige fondsen voor het voltooien van een project te kunnen werven, voordat ze een geschenk van Styron krijgen.
10.
Over het algemeen moet een donatie van Styron worden gebruikt ter ondersteuning van een project van de ontvangende organisatie, met andere woorden een initiatief met een duidelijk begin en einde; de donatie is niet bedoeld als dekking voor de lopende onkosten.
Programma-elementen Styrons Global Contributions Programma is ontwikkeld om uiteindelijk te bestaan uit drie programmaelementen:
Regionaal/site •
Donaties op plaatselijke sites met als doel betere relaties met de gemeenschap
•
United Way Campaign-bedrijfsdonaties (uitsluitend in de VS, indien beschikbaarheid van fondsen het toestaat)
Business •
Klantgestuurde donaties voor opbouw van relaties
•
Door openbaar beleid aangedreven donaties (aanvulling, maar geen kopie van handelsverenigingen)
•
Geschenken in de vorm van goederen – donaties van producten en apparatuur
Bedrijf •
Bedrijfsbrede gemeenschapsdag (‘Community Day’) (niet actief in 2010, heroverwegen in 2011)
•
Noodhulp bij rampen op locaties met sterke band met Styron (momenteel niet actief; goedkeuring ELT of Board Styron nodig bij financiering) 36
Vereisten en zakelijke regels voor de verwerking van bijdragen Er is een document met zakelijke regels ontwikkeld met daarin de definitie van het werkproces, de documentatievereisten en de rollen die verband houden met het goedkeuren en verwerken van donaties. Dit document is beschikbaar op de Styron Public Affairs Intranetsite op http://styron.intranet.styron.com/func/pa_comm_rel.htm. Styron-beleid vereist dat alle donaties/liefdadigheidsbijdragen moeten worden goedgekeurd door de Vice President van Public Affairs, waarbij het formulier moet worden gebruikt dat te vinden is op http://styron.intranet.styron.com/func/pa_comm_rel.htm.
Beleid inzake milieu, gezondheid en veiligheid (EH&S) Bij Styron* doen wij ons werk, het leveren van innovatieve oplossingen en superieure materialen, met integriteit en zorg voor onze collega’s, gemeenschappen, klanten en het milieu. Gezondheid, veiligheid en milieubescherming zijn kernwaarden die een onderdeel vormen van alles wat we doen. We streven naar een voortdurende en meetbare verbetering van onze prestaties op het gebied van milieu, gezondheid en veiligheid. Onze doelen zijn om verwondingen en ziekten op de werkplek te vermijden, negatieve milieu-invloeden te voorkomen, afval en uitstoot te verminderen en te elimineren, en resourcebescherming te stimuleren in elk stadium van de levenscyclus van onze producten. We leven de geldende EH&S-wetten en -regels na en houden ons aan de interne EH&S-beleidslijnen en -normen die onze kernwaarden ondersteunen. ®
Als Responsible Care -bedrijf heeft Styron de volgende principes geïmplementeerd: •
Het leiden van onze bedrijven op ethische manieren die de samenleving, de economie en het milieu steeds meer voordelen opleveren
•
Het ontwerpen en ontwikkelen van producten die op veilige wijze kunnen worden gemaakt, vervoerd, gebruikt en verwijderd of hergebruikt
•
Het samenwerken met klanten, transporteurs, leveranciers, distributeurs en contractors aan het veilige en beveiligde gebruik, transport en verwerken van chemische stoffen, en het leveren van gevaren- en risico-informatie die toegankelijk is en kan worden toegepast bij hun operaties en producten
37
•
Het ontwerpen en gebruiken van onze faciliteiten op een veilige, beveiligde en milieuvriendelijke manier
•
Het ontwikkelen van een cultuur, op alle niveaus van onze organisatie, waarin procesveiligheidsrisico’s voortdurend worden geïdentificeerd, verminderd en gemanaged
•
Het promoten van vervuilingspreventie, afvalbeperking en het behoud van energie en andere kritieke resources in elk stadium van de levenscyclus van onze producten
•
Het samenwerken met overheden en organisaties op alle niveaus aan de ontwikkeling van effectieve en efficiënte wetgeving, regels en normen op het gebied van veiligheid, gezondheid, milieu en beveiliging
•
Het ondersteunen van educatie en research op het gebied van de gezondheids-, veiligheids- en milieueffecten van onze producten en processen
•
Het doorgeven van product-, dienst- en procesrisico's aan onze belanghebbenden en het luisteren naar en rekening houden met hun opvattingen
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
•
Het boeken van voortdurende voortgang ten opzichte van ons doel voor wat betreft nul ongelukken, verwondingen of schade aan de volksgezondheid en het milieu als gevolg van onze producten en operaties, en het openlijk rapporteren van onze prestaties op het gebied van gezondheid, veiligheid, milieu en beveiliging
•
Het zoeken naar voortdurende verbeteringen van ons geïntegreerde Responsible Care Management ® Systeem voor de aanpak van onze prestaties op het gebied van milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging
•
Het promoten van Responsible Care door het aanmoedigen en assisteren van anderen bij het naleven van deze richtlijnen
®
Styron zal gepaste resources, training, normen en procedures toepassen om dit beleid te kunnen naleven. Elke medewerker en contractor is verantwoordelijk voor de naleving van deze principes en beleidslijnen. Wij zullen onze prestaties aan audits onderwerpen en het Executive Leadership Team zal onze beloftes en voortgang in de gaten houden.
Overheidscontractbeleid Fundamentele verplichtingen op het gebied van ethiek en naleving Styron* streeft naar het hanteren van de hoogste ethische normen en het naleven van de wetgeving. Bij onze handelingen moet integriteit de basis vormen van alle relaties die wij als bedrijf aangaan, inclusief de relatie met de Amerikaanse overheid, alle andere overheden in gebieden waar wij werkzaam zijn en alle medewerkers, contractors, vertegenwoordigers en agenten van een dergelijke overheid (collectief de ‘overheid' genoemd). Het is het beleid van Styron om zaken met overheden te doen in naleving van alle toepasselijke wetten en regels, in alle landen en locaties waar Styron actief is. Dit geldt ook voor werk dat rechtstreeks voor de overheid wordt uitgevoerd, of voor al onze klanten die Styron-producten verkopen of gebruiken bij het vervullen van hun overheidscontracten of -subcontracten. In navolging van Styrons doel, het garanderen van ethisch verantwoord gedrag en naleving van de wetgeving, moeten alle Styron-medewerkers die werken aan overheidscontracten op de hoogte zijn van de 38
zaken die in dit beleid worden besproken, evenals andere overheidscontractwetten en -regels die betrekking hebben op de projecten waaraan zij werken. Als je vragen hebt over dit beleid, of over toepasselijke wetten of regels op het gebied van overheidscontracten, dan moet je dit bespreken met je supervisor, een lid van de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer van het bedrijf. Niet-naleving van deze normen kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met de beëindiging van het dienstverband. Overtredingen van deze normen kunnen ook overtredingen van de wet betekenen en kunnen resulteren in civiele of strafrechtelijke straffen voor jou, je supervisors en/of Styron. Daarnaast kunnen overtredingen ertoe leiden dat de overheid onze bestaande contracten beëindigd en/of opschort of Styron verhindert om onze producten te verkopen aan de overheid en de contractors die werkzaam zijn voor de overheid. Als je beschikt over informatie dat een of meer van deze normen werd overschreden, zou kunnen overschreden zijn of in de toekomst kan worden overschreden, dan ben je verplicht om dergelijke informatie onmiddellijk te rapporteren aan de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer.
Nauwkeurigheid van informatie die wordt verstrekt aan overheden Het opzettelijk verstrekken van onnauwkeurige of misleidende informatie aan de overheid is een ernstige overtreding. Voorbeelden hiervan zijn: het verkeerd voorspiegelen van kosten of het uitgeven van oneerlijke * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
verklaringen tijdens onderhandelingen, of het onjuist voorstellen van de werkvoortgang. Het is van essentieel belang dat Styron-medewerkers nauwkeurig alle voorstellen, prijsopgaven, rapporten, facturen en andere informatie en documenten doornemen voordat deze worden ingediend bij de overheid of bij een klant die onze producten kan/gaat verkopen of gebruiken voor een overheidscontract.
Streng verbod op omkoping, geschenken en smeergelden De overheid hanteert voor haar contractors een streng verbod op het aanbieden of ontvangen van gratis geschenken aan of door een official of medewerker van de overheid om zo een voorkeursbehandeling te verkrijgen. ‘Geschenken’ kunnen alles zijn wat een waarde vertegenwoordigt, inclusief maaltijden, vermaak en cadeaus. Zelfs als een overheidsmedewerker bereid is om de geschenken te accepteren, moet je handelen in navolging van de geldende overheidsregels en eventuele verdachte overtredingen rapporteren. De Amerikaanse 'Foreign Corrupt Practices Act', het OESO-Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren, de VN-Conventie aangaande corruptie, de bedrijfswetten in China en de aanvullende regelingen aangaande corruptie en omkoping in dit land, en de anticorruptiewetten van andere landen waar Styron zaken doet, bevatten allemaal de regel tegen geschenken aan overheidsofficials in landen waarvan de aanbieder van de omkoping geen inwoner is. Daarnaast verbiedt Styrons corruptiebeleid ten strengste dergelijke betalingen of het leveren van waardevolle items aan overheidsmedewerkers. Styrons verbod op ongepaste betalingen strekt zich overigens verder uit dan alleen de overheid en overheidsmedewerkers. In geen enkel geval mag een Styron-medewerker omkopingen, smeergelden of geschenken aanbieden, geven of ontvangen van personen die in ruil hiervoor een voorkeursbehandeling willen krijgen of op andere wijze van invloed kunnen zijn op de toekenning, de voorwaarden of de uitvoering van een overheidscontract.
Belangenconflicten moeten worden vermeden Overheidszaken moeten worden uitgevoerd met volledige onpartijdigheid en voorkeursbehandeling voor geen enkele partij, inclusief divisies, bedrijfseenheden of joint ventures van Styron. Styron-medewerkers moeten waakzaam blijven voor mogelijke belangenconflicten en moeten zelfs de schijn van een belangenconflict vermijden.
Amerikaanse Procurement Integrity Act Styron-medewerkers die betrokken zijn bij biedingen of aannemingen van de Amerikaanse overheid, moeten de Procurement Integrity Act naleven. Over het algemeen verbiedt deze federale wet het verkrijgen of vrijgeven van niet-openbare informatie over de prijzen of technische strategie van een concurrent, of de 39
selectieplannen van een federale instantie bij het toekennen van een contract. Zelfs het verkrijgen van informatie van overheidsmedewerkers kan een overtreding van deze wet vormen. De wet legt ook beperkingen op voor het in dienst nemen van voormalige of huidige overheidsmedewerkers. Er moet eerst goedkeuring door de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer worden gegeven voordat kan worden deelgenomen aan besprekingen met deze mensen over werkmogelijkheden bij Styron.
Amerikaanse toegestane doorberekening van kosten en tijd Specifiek voor de Verenigde Staten worden de kostenprincipes van de Federal Acquisition Regulation (FAR) Part 31 gebruikt; hierin staat omschreven welke kosten er mogen worden voorgesteld en/of doorberekend aan de overheid. Hoewel deze regels niet altijd van toepassing zijn op Styrons contractuele regelingen voor overheidswerk, is het belangrijk dat je weet dat deze regels bestaan en waar ze, in algemene zin, betrekking op hebben. In de meeste gevallen zijn kosten toegestaan, zolang ze redelijk zijn, het contract gunstig beïnvloeden en niet conflicteren met andere voorwaarden of normen. Sommige kosten zijn alleen toegestaan als ze voldoen aan bepaalde specifieke criteria. Andere kosten zijn nadrukkelijk niet toegestaan, zoals kosten voor entertainment, alcoholische dranken of politieke bijdragen. Voor medewerkers die tijdkaarten moeten indienen is het van groot belang dat zij dit nauwkeurig doen. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om de overheid of haar contractors kosten aan te rekenen voor tijd die niet is gewerkt, of om tijd op een contract door te berekenen die eigenlijk is besteed aan het werken voor een ander contract. Deze fundamentele regels zijn altijd van toepassing, ongeacht het soort contract.
Beperkingen voor lobbyen Het is Styron en zijn medewerkers en vertegenwoordigers wettelijk en volgens dit beleid verboden om fondsen afkomstig uit een overheidscontract te gebruiken voor het beïnvloeden of proberen te beïnvloeden van een official of medewerker van een overheidsinstantie of wetgevende instantie in verband met het verkrijgen van een contract of het bewerkstelligen van contractaanpassingen. Dit beleid verbiedt Styron en zijn medewerkers, agenten en vertegenwoordigers eveneens om invloed uit te oefenen of te proberen uit te oefenen op een overheidsofficial teneinde een contract of contractaanpassing te bewerkstelligen, behalve in Styrons gangbare marketing- en verkoopinspanningen zoals die ook worden gebruikt bij nietoverheidsklanten.
Streng verbod op mensenhandel De Amerikaanse overheid en vele andere overheden hebben een nultolerantiebeleid voor wat betreft mensenhandel. Met name Amerikaanse medewerkers van Styron moeten zich bewust zijn van de beperkingen die de Amerikaanse overheid oplegt. Hierbij is het verboden (1) personen voor werk, dienstverlening of commerciële sekshandelingen te rekruteren, te herbergen of te vervoeren onder dwang van bedreigingen, kracht, misbruik, fraude of afpersing, (2) commerciële seksuele handelingen te verwerven tijdens de prestatieperiode, en (3) dwangarbeid te gebruiken in verband met de uitvoering van overheidscontracten. Styron is verplicht je te adviseren dat overtredingen van deze beperkingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met de beëindiging van het dienstverband.
Nalevingsverklaring Elke Styron-medewerker, contractor en vertegenwoordiger die verantwoordelijk is voor werk aan een overheidscontract, moet schriftelijk verklaren dat hij/zij dit beleid en de overheidswetten, -regels en -reguleringen naleeft die van toepassing zijn op het betreffende contract. Eventuele vragen over dergelijke verklaringen, of de toepassing of interpretatie van overheidswetten, -regels en -reguleringen, moeten onmiddellijk worden besproken met een geschikt lid van de afdeling Legal of met de Chief Compliance Officer. 40
INFORMATIEBEHEERBELEID Achtergrond Elke dag vertrouwen wij medewerkers en anderen bij Styron* het beheer van informatie toe die Styron nodig heeft om zaken te kunnen doen. Deze informatie bestaat in vele vormen, en we noemen dit met een algemene naam ‘Styron-informatie’. Veel van deze informatie kan, indien per ongeluk of opzettelijk vrijgeven, anderen een zakelijk voordeel geven of schade opleveren voor Styron of Styrons imago. Voor het beschermen van Styrons belangen is het bedrijf afhankelijk van de integriteit en het bewustzijn van Styron-medewerkers en anderen aan wie Styron-informatie is toevertrouwd. Wij gaan ervan uit dat zij deze informatie beschermen tegen diefstal, spionage, ongeautoriseerde vrijgave en ander soortgelijk verlies. De relatieve waarde van de ontastbare assets (informatie) van een bedrijf blijft sneller groeien dan die van de tastbare assets. Dit houdt in dat ontastbare assets (bronnen van waarde die worden gegenereerd door innovaties, unieke organisatieontwerpen, HR-werkwijzen en individuele kennis) vaak waardevoller zijn dan het kapitaal dat het ondersteunt. Experts schatten dat de Amerikaanse industrie ten minste één biljard dollar per jaar investeert in ontastbare assets; daarnaast vertegenwoordigen bestaande assets een waarde van ten minste 15 biljard dollar (Nakamura, US Federal Reserve). Volgens de Gartner Group, een industriële research- en adviesfirma, bedragen de jaarlijkse verliezen van Amerikaanse ondernemingen als gevolg van diefstal van handelsgeheimen zo’n 1 biljard dollar. Elke medewerker moet dus goed opletten: waardevolle informatie mag niet worden gestolen of per ongeluk worden weggeven tijdens werkzaamheden.
Beleidsstelling Elke gebruiker van Styron-informatie is verantwoordelijk voor het beschermen van Styron-informatie.
41
Vereisten Individuen die beschikken over Styron-informatie, omdat zij deze hebben gecreëerd of omdat deze informatie aan hen is toevertrouwd, zijn verantwoordelijk voor de bescherming hiervan op een manier die overeenstemt met de mate van vertrouwelijkheid en de resulterende informatieclassificatie. Dit geldt voor informatie die al dan niet is gemarkeerd, geschreven, uitgesproken of in elektronische versie is opgesteld. Styron-informatie moet worden gedeeld op een manier die overeenkomt met het niveau van de informatieclassificatie. * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Alle Styron-informatie moet duidelijk worden gelabeld om zo de informatieclassificatie duidelijk te kunnen aangeven. Elke pagina of elk deel van de informatie of het document moet een label krijgen. Het label moet zichtbaar zijn wanneer het bestand elektronisch wordt bekeken, ongeacht de classificatie. Styron-informatie moet op de juiste wijze worden verwijderd als het niet meer hoeft te worden bewaard. Hierbij moet rekening worden gehouden met de informatieclassificatie en Styrons Bestandsbeheerbeleid.
Definities 1.
In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
2.
Gebruikers van Styron-informatie: iedereen die Styron-informatie of Styron-informatieresources creëert, verwerft, hanteert, gebruikt of beheert.
3.
Styron-informatie: alle informatie of werkproducten, in welke vorm dan ook, gecreëerd met behulp van Styron-resources of resources van Styrons vertegenwoordigers namens Styron, of wettelijk verkregen van derden voor gebruik door Styron. Deze informatie kan in vele vormen voorkomen: schriftelijk, gesproken, elektronisch, videoband, geluidsband, fotografisch, microfiche of film, schema’s, grafieken, tekeningen, aantekeningen, agenda’s, etc. Informatie kan technisch van aard zijn (ontwerp, formule of productiemethode, etc.) of verband houden met zakelijke activiteiten (klantenlijsten, kapitaalautorisaties, marketingplannen, financiële rapporten, etc.).
4.
Styron-informatieresources: zowel de informatie zelf als de computersystemen en netwerkresources die worden gebruikt om de informatie te verwerken.
5.
Verwijderbare opslagmedia: informatie of gegevensopslagapparatuur zoals optische media (CD, DVD), floppydisks, zipdrives, beeldkaarten, etc. die kunnen worden verwijderd uit of ontkoppeld van een computer en waarop informatie kan worden opgeslagen of gelezen.
Classificatieomschrijvingen STYRON RESTRICTED – For internal use only – Styron-informatie die, indien bekendgemaakt of verstrekt aan mensen buiten Styron, een concurrentiewaarde kan hebben en/of op andere wijze een negatief effect kan hebben op Styron; het is echter onwaarschijnlijk dat ernstige schade wordt aangericht. 42
STYRON CONFIDENTIAL – Do not share without permission – Zeer belangrijke of gevoelige informatie van Styron die, indien bekendgemaakt of weggegeven, concurrentiewaarde oplevert voor anderen en/of op andere wijze negatieve gevolgen heeft voor Styron. STYRON CONFIDENTIAL – Received from third party – Informatie die is verkregen als onderdeel van een formele overeenkomst (geheimhouding, vertrouwelijkheidsverplichting, etc.) met een externe partij. ATTORNEY-CLIENT PRIVILEGE/ATTORNEY WORK PRODUCT – Vertrouwelijke berichten tussen een jurist en een cliënt die betrekking hebben op juridisch advies of werk dat is uitgevoerd door of voor een jurist in afwachting of ter ondersteuning van een rechtszaak of andere juridische activiteit. Deze classificatie mag alleen worden gebruikt na overleg met Styrons Legal-afdeling. PERSONAL AND CONFIDENTIAL – Informatie van een persoonlijk gevoelige aard aan of over een individuele Styron-medewerker (bijvoorbeeld prestatie-evaluaties of medische informatie). Deze classificatie lijkt sterk op STYRON CONFIDENTIAL, maar wordt alleen toegepast bij specifieke informatietypes. Voorbeelden zijn onder andere: informatie over salaris en betalingspositie, en medische testresultaten. Gedetailleerde begeleiding bij het gebruik van deze classificaties en het gebruik van Styron-informatie zal worden gegeven in de trainingsmaterialen en op interne websites van het bedrijf.
Bereik van de toepasbaarheid Dit beleid is van toepassing op alle Styron-informatie in elk formaat, waaronder maar niet uitsluitend, fysieke, elektronische en mondelinge informatie. Dit beleid is van toepassing op alle mensen die Styron-informatie creëren, hanteren, gebruiken of beheren of iedereen die toegang heeft tot Styrons computersystemen of informatieresources. Daarnaast geldt dit beleid in alle geografische gebieden die gebonden zijn aan de plaatselijke overheidswetten.
Impact/toepasbaarheid voor dochterbedrijven, etc. Deze beleidsverklaringen zijn van toepassing op alle bezittingen die verband houden met Styron-informatie. Wanneer een dochterbedrijf een wettelijke naam anders dan Styron gebruikt, mag het bedrijf ervoor kiezen om de naam Styron te vervangen door zijn eigen naam, mits het eigenaar is van de informatie of een overeenkomst heeft gesloten met Styron. Onder de noemer dochterbedrijven vallen partnerschappen en alle andere entiteiten waarin Styron een aanzienlijk aandeel bezit. De informatiehantering voor dochterbedrijven werkt als volgt: •
Dochterbedrijven in volledig bezit: Als Styron 100% van een dochterbedrijf in bezit heeft, moet de dochteronderneming Styrons programma voor informatiehantering aannemen en naleven.
•
Dochteronderneming met meerderheidsbelang: Als Styron meer dan 50% maar minder dan 100% van een dochterbedrijf in bezit heeft, of als Styron het beheer voert over de operaties van een dochterbedrijf:
•
-
Styron verwacht dat de dochteronderneming beschikt over een informatiehanteringsprogramma en dat dit programma wordt nageleefd.
-
Het dochterbedrijf mag Styrons programma in gebruik nemen of een soortgelijk eigen programma implementeren.
Dochteronderneming met minderheidsbelang: Styron neemt soms minderheidsaandelen over van andere bedrijven, zonder dat het bedrijf dan het management over de operaties voert.
43
-
Styrons informatiemanagementgroepen onderhouden meestal geen uitgebreide interactie met dergelijke dochterbedrijven.
-
Het bestaan van een werkend informatiehanteringsprogramma is echter wel een goede zakelijke werkwijze die door het management van Styron als factor wordt meegenomen bij het evalueren en uitvoeren van relaties met dergelijke dochterbedrijven.
Impact/toepasbaarheid voor contractors Deze beleidsstellingen zijn van toepassing op alle gebruikers van Styron-informatie en Styroninformatieresources.
Mediatypes Dit beleid is van toepassing op alle mediatypes.
Apparatuur Dit beleid omvat alle communicatieapparatuur.
aanverwante
computers,
evenals
opslag-,
display-,
toegangs-
en
Verband met andere beleidslijnen Aanverwante beleidslijnen zijn onder andere het Bestandsbeheer- en het Informatiebeveiligingsbeleid van Styron. Andere processen en vereisten die hiermee verband houden, zijn Import/Exportbeheer, Overheidsrapportage, Gegevensprivacy, Copyright, Handelsmerken, Benchmarking en het Beleid inzake het verzamelen van concurrentie-informatie, evenals Styrons bedrijfsidentiteitsnormen en best practices.
Afdwingbaarheid 1.
Voor Styron-medewerkers geldt dat het overtreden van dit beleid door de verantwoordelijke persoon kan leiden tot disciplinaire maatregelen die in het uiterste geval kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband.
2.
Voor niet-Styron-medewerkers geldt dat het overtreden van dit beleid ertoe kan leiden dat er juridische stappen worden genomen tegen de verantwoordelijke persoon en of het bedrijf dat hij/zij vertegenwoordigt.
Uitzonderingsproces Het Records Management Committee voor Styron moet goedkeuring verlenen aan eventuele uitzonderingen op dit beleid.
Ingangsdatum 44
Dit beleid is in eerste instantie in gebruik genomen op 17 juni 2010, de officiële Dag Een van het nieuw opgerichte Styron.
Herzieningsdatum Dit beleid moet jaarlijks worden herzien, of wanneer hierom wordt gevraagd door het Records Management Committee van Styron.
Eigenaar en contactpersonen Dit beleid is het eigendom van Styrons Records Management Committee. Subject Matter Expert: Tom Hearity, Chief Compliance Officer.
Verantwoordelijk voor uitgifte Styrons Records Management Committee en Styrons Legal-afdeling.
Trainingsvereisten en -resources Er is een training op het gebied van informatie- en bestandsbeheer ontwikkeld die zal worden gevolgd door medewerkers: •
als onderdeel van de oriëntatiecursus voor nieuwe Styron-medewerkers;
•
verplicht voor alle mensen die Styron-informatie of Styron-informatieresources creëren of hanteren.
Management of Change-proces voor beleidsveranderingen Veranderingen kunnen worden veroorzaakt door: •
jaarlijkse beleidsbeoordeling door vakexperts van Styron;
•
incrementele veranderingen gebaseerd op ongeplande gebeurtenissen, de eerste reactie op de introductie van nieuwe technologie, implementatie van nieuwe businessmodellen of veranderingen in regelgeving; deze zullen worden opgenomen in het vraag-en-antwoorddocument of in scenarioomschrijvingen om zo een snel antwoord te kunnen bieden;
•
veranderingen in andere Styron-beleidslijnen waardoor dit beleid moet worden herzien en aangepast.
De impact van de veranderingen op andere beleidslijnen zal worden beoordeeld. Alle veranderingen zullen worden bestudeerd en goedgekeurd door het Records Management Committee van Styron of een gepaste plaatsvervanger. Meldingen van veranderingen zullen naar behoefte worden bekendgemaakt.
45
INTERNATIONAAL HANDELSBELEID Als internationaal bedrijf met internationale ondernemingen zal Styron* zaken doen volgens het Internationale Handelsbeleid (het 'beleid') en in naleving van alle internationale handelswetten die van toepassing zijn op de bedrijfsactiviteiten. Dit beleid vereist dat Styron de wetten en regels naleeft waarmee het vermogen wordt beperkt om goederen door te verkopen aan bepaalde eindgebruikers, voor bepaalde einddoelen en aan bepaalde eindbestemmingen. Het beleid verplicht Styron ook tot het zorgvuldig leveren * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
van informatie aan overheidsinstanties omtrent de materialen die worden geïmporteerd of geëxporteerd. Styron mag, als bedrijf met wereldwijd operating center en productiefaciliteiten in de Verenigde Staten, geen goederen verkopen aan bedrijven waartegen sancties en handelsembargo's gelden die van toepassing zijn op de transactie. Om dit te garanderen zal Styron zich houden aan de Export Administration Regulations (EAR) van de Verenigde Staten, de International Traffic in Arms Regulations (ITAR) en de sancties die zijn opgelegd door het Office of Foreign Assets Control (OFAC).
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Reikwijdte van het beleid. Dit beleid ondersteunt en dient ter aanvulling op Styrons Zakelijke Gedragscode; het is van toepassing op alle directors, officers, medewerkers, agenten, contractors, adviseurs en consultants van Styron of een aanverwante onderneming, ongeacht de locatie (‘Styron-personeelsleden’), en op alle bedrijven en dochterondernemingen van Styron (‘aanverwante bedrijven’). Dit beleid verbiedt activiteiten die rechtstreeks een overtreding vormen van de exportwetten van de Verenigde Staten of andere landen waar Styron zaken doet, evenals soortgelijke activiteiten waarbij andere derden handelen namens Styron ('derde partij'). Verantwoordelijkheid van de medewerker. Iedere medewerker is zelf verantwoordelijk voor de naleving van dit beleid. Als onderdeel van die verantwoordelijkheid zijn medewerkers ook verantwoordelijk voor het rapporteren van verdachte activiteiten en overtredingen van dit beleid; zij moeten vragen stellen als ze niet zeker zijn van de bedoeling of toepassing van het beleid in bepaalde situaties. Dergelijke rapporten en vragen kunnen worden gesteld aan de supervisor, het management, de afdeling Legal, de Chief Compliance Officer of via Styrons EthicsPoint Hotline. Styrons producten en technologie. Het is de verantwoordelijkheid van iedere Styron-medewerker die betrokken is bij de internationale verzending van Styrons producten, technologie of apparatuur om nauwkeurig te letten op de classificatie van producten volgens de 'Commerce Control List' of de Amerikaanse 'Munitions List', indien gepast, en op de classificatie van producten onder de 'Harmonized Tariff Schedules'. Producten, inclusief monsters, mogen niet worden verzonden tenzij de classificatie van het product eerst is vastgesteld volgens het ‘Harmonized Tariff System’ (tariefharmoniseringssysteem) en de ‘Commerce Control List’ óf de Amerikaanse ‘Munitions List’, naar behoefte, en tenzij Styrons ‘Export Licensing Procedures’ worden nageleefd. Bestemmingen. Styron kan en mag wettelijk geen goederen voor levering verkopen aan bestemmingen waartegen de Verenigde Staten sancties of embargo's heeft ingesteld. Het is Styron-personeelsleden en aanverwanten verboden om deel te nemen aan transacties met landen waartegen door de Verenigde Staten handelssancties zijn opgelegd. Daarnaast is het Styron-personeelsleden niet toegestaan om zaken te doen met mensen, ondernemingen of andere organisaties die zijn gevestigd in landen, waartegen de Verenigde Staten sancties of embargo's heeft ingesteld. Momenteel staan de volgende landen op de lijst van landen waarmee Styron, Styron-personeelsleden en aanverwanten geen zaken mogen doen: •
Birma (Myanmar)
46
•
Cuba
•
Iran
•
Noord-Korea
•
Soedan
•
Syrië
Deze lijst verandert regelmatig en dit beleid wordt onmiddellijk en automatisch bijgewerkt met dergelijke veranderingen.
Eindgebruikers. Het is Styron-personeelsleden en aanverwanten verboden om zaken te doen met of organisaties die staan genoemd op internationale sanctielijsten; alle klanten en tussenpersonen moeten worden gescreend om er zeker van te zijn dat de klant en de tussenpersoon niet worden gehinderd door een van de volgende protocollen: •
Lijst afgewezen personen (Denied Persons List)
•
Lijst met ongeverifieerde personen (Unverified List)
•
Inwoners met speciale aanmerking (Specially Designated Nationals List)
•
Wettelijk geweigerde partijen (Statutorily Debarred Parties)
•
Erkende terroristische organisaties (Designated Terrorist Organizations)
•
Wapenverspreiders (Missile Proliferators)
•
Chemische en biologische wapens (Chemical and Biological Weapons Concerns)
•
Koeriers van verdovende middelen (Narcotic Traffickers)
•
Wapenverspreiding Verenigd Koninkrijk (UK Proliferator Concerns List)
•
Lijst sancties Europese Unie (European Union Sanctions List)
•
Wapenverspreiding Japan (Japanese Proliferator Concerns List)
Deze lijsten worden bijgehouden door overheden, zoals het Bureau of Industry and Security van het Amerikaanse Ministerie van Handel, dat een online versie van de lijst met afgewezen mensen (Denied Persons List) onderhoudt, en worden regelmatig bijgewerkt. De lijsten moeten worden gebruikt bij internationale transacties; vragen over locatie, inhoud of toepasbaarheid van dergelijke lijsten moeten onmiddellijk worden gesteld aan de afdeling Legal of de Chief Compliance Officer. Er kunnen extra lijsten worden toegevoegd op basis van toekomstige ontwikkelingen in internationale zaken. Deze lijsten moeten worden gecontroleerd voordat Styron begint zaken te doen met nieuwe klanten, tussenpersonen, leveranciers of vendors, en voordat een verzending plaatsvindt naar een eindgebruiker. Risico op doorverkoop en rode vlaggen. Het is Styron-personeelsleden en aanverwanten verboden om deel te nemen aan transacties waarbij reden bestaat om aan te nemen dat Styron-producten worden 47
doorverkocht aan een land waarvoor sancties gelden, of aan een verboden eindgebruiker of einddoel. Aanwijzingen dat dergelijke doorverkoop plaatsvindt, zijn de volgende: •
De naam van de klant, of het adres, lijkt op een van de namen op de hierboven genoemde lijsten.
•
De klant of inkoper biedt weerstand bij het verstrekken van informatie over het eindgebruik (of de eindgebruiker) van het item.
•
De klant heeft geen of weinig zakelijke achtergrond. Bijvoorbeeld: er is geen financiële informatie beschikbaar uit normale commerciële bronnen en de handelsbronnen weten niet wie de belangrijkste bedrijfsvoerders zijn.
•
De klant is bereid om contant te betalen voor hele dure items, wanneer normaal gesproken financiering gebruikelijk zou zijn.
•
De klant is niet op de hoogte van de prestatiekenmerken van het product, maar wil het product toch aanschaffen.
•
Routine-installatie, training of onderhoudsdiensten worden door de klant afgewezen.
•
Bij ondervraging is de koper ontwijkend en onduidelijk over het gebruiksdoel van het product (binnenlands, export of doorvoering).
•
De klant gebruikt alleen een postbusadres of beschikt over faciliteiten die niet geschikt zijn voor de bestelde items.
•
Het is bekend of wordt vermoed dat de klant ongepaste contacten onderhoudt met landen waartegen embargo's gelden.
•
De leveringsdatums zijn vaag, of de leveringen zijn gepland voor bestemmingen in afgelegen gebieden.
•
De eindbestemming voor het product is een vervoersbedrijf.
•
De verzendroute is niet normaal voor het product en de betreffende bestemming.
•
De verpakking komt niet overeen met de verzendmethode of bestemming die is aangegeven.
Eindgebruik. Het is Styron-personeelsleden en aanverwanten niet toegestaan om producten te verkopen voor gebruik in chemische wapens voor doorverkoop. Styron heeft een duidelijke verantwoordelijkheid om situaties te onderzoeken waarbij het vermoeden bestaat dat de klant Styron-producten gebruikt voor dergelijke activiteiten, of waarbij het lijkt dat de klant niet beschikt over de ervaring of capaciteiten die men zou verwachten van een inkoper van het Styron-product. Styron-personeelsleden en aanverwanten moeten dergelijke transacties verder onderzoeken of weigeren deel te nemen hieraan. Dit kan worden bepaald door de volgende onderzoeken: •
Passen de capaciteiten van het product binnen de aard van de zaken die de koper doet? Bijvoorbeeld: een kleine bakkerij bestelt industriële hoeveelheden van een chemische stof.
•
Past het item niet bij het technische niveau van het land waar het naartoe wordt verzonden, zoals een chemische stof die wordt verstuurd naar een land zonder duidelijk industrieel vermogen om het te gebruiken?
•
Zijn er aanwijzingen dat het item rechtstreeks of indirect wordt gebruikt in: -
atoom- of nucleair-gerelateerde activiteiten;
-
raketsystemen;
-
militaire activiteiten; of 48
-
het ontwerp, de ontwikkeling, de productie, de opslag of het gebruik van chemische of biologische wapens?
Ongeoorloofde export. Het is een overtreding van de exportwetten en -regels van de Verenigde Staten om bepaalde informatie vrij te geven aan buitenlanders. Styron-personeelsleden zijn verplicht om op de hoogte te zijn van deze wetten en regels, en om toegang tot deze informatie voor buitenlanders te beperken, binnen en buiten het bedrijf, tenzij eerst een licentie is verkregen voor het vrijgeven van dergelijke informatie. Antiboycot. Het is een overtreding van dit beleid om mee te werken aan een internationale handelsboycot, embargo of discriminerende werkwijze tenzij deze naleving is toegestaan volgens de autoriteiten in de Verenigde Staten. Een verzoek om deel te nemen aan een boycot kan plaatsvinden in de vorm van verzoeken om te weigeren zakelijke transacties te doen met bepaalde bedrijven of landen op de zwarte lijst, het weigeren om bepaalde vervoerders te gebruiken, of te garanderen dat een Styron-product geen inhoud uit een specifiek land bevat. Het is verboden om in te stemmen met dergelijke maatregelen zelfs wanneer de maatregel praktisch niet toepasbaar is voor de betreffende transactie. Elk verzoek voor het naleven van een boycot moet onmiddellijk worden gerapporteerd via een van de hierboven omschreven manieren.
Douanewaardering. De waardering van handelswaar die internationaal wordt verhandeld, wordt bepaald door internationale regels. De prijs die wordt verklaard bij de import van handelswaar, moet de prijs zijn die daadwerkelijk is betaald of wordt betaald voor de handelswaar, of moet worden ondersteund door naslagwerken en gegevens van het bedrijf waaruit de waarde van de handelswaar blijkt. Internationale prijswaarderingen mogen niet willekeurig of verzonnen zijn. Prijsbepalingen tussen bedrijven, zoals vastgesteld voor internationale belastingdoeleinden, gelden wellicht niet als douanewaardering voor geïmporteerde handelswaar. De waarde van handelswaar die buiten de landsgrenzen wordt verkocht, moet apart worden geanalyseerd. Alle prijsbepalingen van Styrons handelswaar moet in navolging zijn van de vastgestelde werkwijzen en procedures voor dergelijke zaken. Het is een overtreding van dit beleid om te vragen of materialen, inclusief monsters, voor een willekeurige prijs kunnen worden aangeduid. Inzage in land van herkomst. Het land van herkomst van een product is van instrumenteel belang bij het begrijpen van de invoerbelastingtarieven voor een product; dit kan zelfs bepalen of het product überhaupt wordt geïmporteerd. De gedetailleerde regels voor het bepalen van het land van herkomst van een product zijn verschillend, afhankelijk van het doel van de bepaling van het land van herkomst. Het bedrijf zal daarom uitsluitend de oorsprong van een product certificeren op basis van een gedocumenteerde en gedetailleerde analyse van de toepasselijke regels. Antidumping-/compensatiebetalingen. Aanvullende vergoedingen kunnen worden gevraagd voor producten waarvan is vastgesteld dat zij een industrie schade kunnen opleveren omdat ze internationaal worden verkocht tegen een minder dan eerlijke waarde, of met behulp van subsidies. Het is een overtreding van dit beleid om de toepasselijkheid van antidumpingbetalingen niet te rapporteren voor een geïmporteerd product, of om te hinderen bij het bepalen dat een project in aanmerking komt voor antidumping- of compensatiebetalingen. Gebruik van douanemedewerkers en andere tussenpersonen. Hoewel er in een internationale handelsketen veel tussenpersonen betrokken zijn, zijn de nalevingsverplichtingen in dit beleid gericht op Styron, Styron-personeelsleden en aanverwanten. Het gebruik van een tussenpersoon kan en zal Styron niet vrijstellen van deze verplichtingen. Beveiliging van de lading. Styron streeft ernaar te garanderen dat de verzendingen niet worden gebruikt voor het verplaatsen van massavernietigingswapens. We hebben systemen ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de beveiliging van middelen, personeelsleden, informatie en procedures wordt toegepast, zodat onze verzendingen uitsluitend Styron-producten bevatten. Het is voor Styron-personeelsleden en aanverwanten verboden om goederen te verzenden met Styrons containers, tenzij deze items specifiek zijn besteld en staan vermeld op de factuur en verzendlijst. Styron-personeelsleden en aanverwanten moeten ervoor zorgen dat alle derden hetzelfde beleid naleven. Straffen en maatregelen. Dit beleid erkent dat Styron strafrechtelijke en civiele straffen opgelegd kan krijgen voor overtredingen van de internationale handels- en exportwetten die in dit beleid staan genoemd. Daarnaast kunnen individuele personen die de internationale handels- en exportwetten overtreden, te maken krijgen met ernstige strafrechtelijke en civiele strafmaatregelen, zoals gevangenisstraffen en aanzienlijke boetes. In dergelijke gevallen zal Styron geen boetes of andere onkosten zoals juridische 49
onkosten vergoeden. Daarnaast kunnen Styron-personeelsleden die de internationale handelswetten of -regels overtreden, te maken krijgen met disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband. Periodieke risicobeoordelingen. Wanneer het bedrijf zaken gaat doen in nieuwe landen, dan moet de Chief Compliance Officer, indien de omstandigheden hierom vragen, de internationale handels- en exportrisico's beoordelen voor de zaken die het bedrijf wil doen in de nieuwe markten. Op basis van die beoordeling zal Styron gepaste acties ondernemen om naleving van alle toepasselijke wetten en regels te kunnen garanderen.
Beleid inzake arbeids- en mensenrechten Arbeidsbeleid Styron* gelooft dat respect voor de waardigheid, rechten en ambities van alle mensen de hoeksteek vormt van zakelijke excellentie in de 21e eeuw. Dit beleid strekt zich uit tot alle medewerkers van Styron en alle mensen die werkzaam zijn op Styrons faciliteiten wereldwijd. Wij verwachten dat onze leveranciers en contractors soortgelijke waarden en normen hanteren. Overal waar Styron werkzaam is, erkent en respecteert het alle arbeids- en werkgelegenheidswetten – inclusief wetten omtrent het recht op vrijheid van vereniging, privacy en gelijke kansen. Styron is van mening dat een positieve en rechtstreekse samenwerking met medewerkers in ieders beste belang is. Styron streeft er ook naar samen te werken met vertegenwoordigers van onze medewerkers in het nastreven van de belangen van de medewerkers en de missie van het bedrijf.
Beleid inzake kinderarbeid Het beleid aangaande kinderarbeid heeft betrekking op Styrons inspanningen om een positieve impact uit te oefenen op het verminderen van onwettige kinderarbeid en de uitbuiting van kinderen. Styron houdt zich aan alle kinderarbeidswetten. Styron begrijpt dat kinderen legaal taken kunnen uitvoeren die hun opleiding niet in de weg staan, geen negatieve gevolgen hebben voor hun gezondheid, veiligheid en ontwikkeling, en in naleving zijn van de toepasselijke plaatselijke, nationale, provinciale en internationale wetten en regels. Styron zal ernaar streven zijn contractors, vendors en leveranciers bewust te maken van de verwachtingen en verplichtingen aangaande dit beleid. •
Styron zal de toepasselijke kinderarbeidswetten en -regels naleven op alle productie- en bedrijfsfaciliteiten wereldwijd en daarbij zonder beperkingen voldoen aan alle wettelijke voorschriften wat betreft kinderarbeidswetten en -regels.
•
Styron zal nauwkeurige documentatie bijhouden, zoals wettelijk is vereist, voor het verifiëren van de leeftijd van alle medewerkers, zoals vastgesteld in de toepasselijke kinderarbeidswetten en -regels.
•
Werkuren, betaling en voordelen zullen worden bepaald in naleving van de toepasselijke wetten en regels. 50
•
Op geen enkel moment zal een medewerker die wettelijk nog niet meerderjarig is, in een gevaarlijke positie worden geplaatst in overtreding van de toepasselijke wetten.
•
Het dienstverband van kinderen, volgens de plaatselijk geldende regels voor meerderjarigheid, zal onderhavig zijn aan gepaste extra interne EH&S-beoordelingen en controles van taken en verantwoordelijkheden.
•
Contractors, vendors en leveranciers die werken op Styron-faciliteiten, moeten zich houden aan de bepalingen in dit beleid. Daarnaast zal de Styron-afdeling Purchasing het doel en de verwachtingen van dit beleid opnemen in alle contractuele overeenkomsten met contractors, vendors en leveranciers van Styron.
•
Styron zal stageprogramma’s opstellen, vakantiekrachten aannemen en meewerken aan technische schoolprogramma’s voor middelbare scholen en hogere opleidingen. Dit draagt allemaal bij aan de verdere educatie en ontwikkeling van kinderen.
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
PRIVACYBELEID Doel en omvang van dit beleid Dit Privacybeleid beschermt de persoonlijke informatie van de medewerkers van Styron*. Het beleid is ontwikkeld voor het ontdekken, voorkomen en verminderen van de diefstal van persoonlijke informatie of de identiteit van medewerkers; het is een richtlijn voor de reactie wanneer er inbreuk wordt gepleegd op de beveiliging van informatie; en het biedt duidelijke handelswijzen voor het vernietigen van papieren en elektronische bestanden met persoonlijke informatie. Dit beleid en de handelswijzen die ermee worden geïmplementeerd, zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat Styron alle toepasselijke wetten, regels en regelgevingen naleeft in alle wetsgebieden waar het bedrijf wereldwijd actief is. Over het algemeen is de persoonlijke informatie die onder dit beleid wordt beschermd, informatie die kan worden gekoppeld aan een bepaalde persoon via één of meer identificerende elementen. Algemene identificerende elementen zijn burgerservicenummers, rijbewijsnummers, identificatienummers, rekeningnummers, creditkaartnummers, paspoortnummers, registratienummers voor buitenlandse medewerkers of het ziektekostenverzekeringsnummer van een medewerker. Persoonlijke informatie omvat meestal geen gegevens die openbaar zijn en die wettelijk beschikbaar kunnen worden gesteld uit overheidsgegevens of breed verspreide media. Indien persoonlijke informatie op ongepaste wijze wordt blootgegeven door Styron, dan zal het bedrijf zich houden aan de toepasselijke wetten, regels en reguleringen voor dergelijke vrijgave en de respectieve consequenties die gelden in de betreffende wetsgebieden. Styron biedt noodzakelijke persoonlijke informatie over zijn medewerkers aan een aantal gezondheids-, tandarts- en levensverzekeringsbedrijven, en mogelijk aan andere leveranciers van diensten of producten die voordeel opleveren voor onze medewerkers. Het is hierbij Styrons beleid om alleen derde partijen te selecteren en gebruiken die streven naar en in staat lijken te zijn gepaste veiligheidsmaatregelen te hanteren voor het beschermen van persoonlijke informatie.
Maatregelen voor de bescherming van persoonlijke informatie van medewerkers Gebouwenbeveiliging 51
Styrons faciliteiten beschikken over beveiligingsmaatregelen waarmee het niet mogelijk is voor nietmedewerkers om binnen te treden op Styron-terreinen zonder autorisatie of toezicht. Styrons gegevenscentra bevinden zich achter extra beveiligingsmaatregelen om zo te voorkomen dat persoonlijke informatie wordt ingezien, gebruikt of geopend.
Beperkingen voor de openbaarmaking en inzameling van persoonlijke informatie Dit beleid verbiedt de openbaarmaking van persoonlijke of vertrouwelijke informatie over een medewerker aan ongeautoriseerde personen of aan anderen voor een doel dat niet is goedgekeurd volgens Styrons bedrijfsprocedures. Styron gebruikt ook beveiligingsmaatregelen waarmee de toegang tot persoonlijke informatie in het salarissysteem en op de harde schijven van bedrijfscomputers wordt beperkt. Volgens dit beleid vraagt Styron uitsluitend informatie aan sollicitanten, medewerkers, leveranciers en klanten wanneer deze informatie noodzakelijk is voor zakelijke doeleinden; deze informatie wordt beschermd tegen ongeautoriseerde en onopzettelijke openbaarmaking zoals hierboven omschreven. * In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Vereisten voor de beveiliging van het computersysteem Algemeen Het is Styrons beleid om persoonlijke informatie te beschermen door een uitgebreide reeks maatregelen op het gebied van computerbeveiliging. Deze maatregelen kunnen bij een bepaalde Styron-faciliteit de volgende elementen omvatten: (1) 'secure user' identificatieprotocollen; (2) controlemaatregelen voor beveiligde toegang; (3) encodering van bestanden en gegevens met persoonlijke informatie; en (4) encryptie van persoonlijke informatie op laptops en draagbare apparatuur.
Protocollen voor gebruikersidentificatie Styron vereist het gebruik van vertrouwelijke wachtwoorden en de bescherming tegen overname of gebruik door ongeautoriseerde personen.
Maatregelen voor toegangscontrole Styron gebruikt technologische regelingen die ervoor zorgen dat de computer of andere apparatuur van een gebruiker wordt vergrendeld als deze gedurende bepaalde tijd niet wordt gebruikt. Styron beperkt de toegang tot netwerkopslagruimtes en bestanden tot zijn Information Technologymedewerkers en andere medewerkers met een geldige zakelijke reden voor het openen van dergelijke informatie.
Virusbescherming en firewalls Al het internetverkeer dat komt en gaat vanaf Styrons netwerk wordt via een firewall geleid. Daarnaast zijn binnen de externe firewalls van Styron alleen bepaalde vormen van netwerkverkeer toegestaan. Emailberichten van buiten het netwerk moeten via de firewall en spamfilter worden geleid voordat ze worden binnengehaald op de e-mailserver. Alle servers gebruiken antivirussoftware waarmee Styrons filesharinggegevens worden gescand op de aanwezigheid van verdachte (mogelijk virale) codes.
52
Preventie van mogelijke identiteitsdiefstal Styron verzamelt soms noodgedwongen persoonlijke informatie over zijn medewerkers en sollicitatiekandidaten. Af en toe kan Styron persoonlijke informatie ontvangen en bewaren over individuele contractors, leveranciers of klanten. Op dit moment is Styron zich niet bewust van eventuele identiteitsdiefstallen of misbruik van dergelijke informatie over klanten of medewerkers. Het is een belangrijk doel van dit beleid om dergelijke diefstallen of misbruik te voorkomen. Persoonlijke informatie die Styron verzamelt, moet verplicht worden bewaard in beveiligde kasten of computerbestanden, die moeten worden afgesloten als ze onbeheerd zijn of niet worden gebruikt. Daarnaast zal Styron er redelijkerwijs alles aan doen om ervoor te zorgen dat de faciliteiten die buiten zijn terreinen voor gegevensopslag worden gebruikt, worden beveiligd.
Verminderen van schade en maatregelen tegen medewerkers Meldingen van medewerkers, klanten, slachtoffers van diefstal of wetshandhavers Als Styron een melding ontvangt over mogelijke diefstal, misbruik of onjuiste openbaarmaking van persoonlijke gegevens van een medewerker, een ander mogelijk slachtoffer van identiteitsdiefstal of van wetsdienaren, dan zal Styron snel reageren op een dergelijke melding. Styron zal er alles aan doen wat binnen de mogelijkheden ligt om te voorkomen dat er schade voortkomt uit de diefstal, het misbruik of het onjuist vrijgeven van persoonlijke informatie. Styron zal ook alle vereisten voor openbaarmaking of het oplossen van problemen naleven zoals die gelden binnen het rechtsgebied waarin de diefstal/het misbruik heeft plaatsgevonden.
Disciplinaire maatregelen voor medewerkers Een overtreding of schending van dit privacybeleid kan leiden tot disciplinaire maatregelen voor de betrokken medewerker(s), tot en met de beëindiging van het dienstverband. Daarnaast is het mogelijk dat overtreding of schending van dit beleid kan leiden tot civiele of strafrechtelijke zaken tegen de betrokken medewerker(s).
Vernietiging van persoonlijke informatiebestanden Dit beleid vereist dat bestanden met persoonlijke informatie aan het einde van hun bewaarperiode op juiste en effectieve wijze worden vernietigd. Met name persoonlijke informatie op papier moet worden nagekeken, verbrand, verpulverd of versnipperd voordat het wordt weggegooid. Ook elektronische gegevens moeten worden vernietigd of gewist zodat persoonlijke informatie niet gelezen, opgeroepen of opnieuw samengevoegd kan worden.
Beleidsveranderingen en melding van aanvullend gebruik Als de voorwaarden van dit beleid worden aangepast, uitgebreid of anderszins worden gewijzigd, dan zullen deze wijzigingen snel worden gepubliceerd op Styrons intranet; Styron zal andere noodzakelijke maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat Styron-medewerkers tijdig op de hoogte worden gebracht van 53
dergelijke beleidsveranderingen. Als Styron wettelijk is verplicht, of vaststelt dat het noodzakelijk en wettelijk is toegestaan, om persoonlijke informatie van medewerkers te gebruiken voor een doel anders dan of in aanvulling op het doel waarvoor de informatie in eerste instantie is verzameld, dan zal Styron dit melden en/of goedkeuring verkrijgen van de betreffende medewerker, voor zoverre dergelijke goedkeuring wettelijk is toegestaan en gepast is onder de geldende omstandigheden.
Beleid inzake inkoopethiek Bij Styron* vormen ethische overwegingen een wezenlijk onderdeel van de manier waarop wij zakendoen.
Scheiden van de inkoop-/verkooprelaties In sommige landen is het principe van reciprociteit (wederdienst) verboden. Alle activiteiten waarbij een overeengekomen wederzijdse koop-/verkooprelatie is afgesproken, worden niet getolereerd door Styron en zijn een reden voor het beëindigen van het contract met de betreffende leverancier. Styron vraagt prijsopgaven aan bij bestaande en mogelijke leveranciers, inclusief leveringsoffertes van onze klanten. Onder normale omstandigheden krijgt een klant geen leveringspositie aangeboden als dit vanuit een inkoopperspectief niet in Styrons beste belang is.
Belangenconflict Styron-medewerkers houden zich aan de regel dat zij activiteiten, investeringen of belangen moeten vermijden die een ongunstig licht kunnen werpen op de integriteit of goede naam van het bedrijf of die van henzelf. Zij zijn verplicht om Styrons belangen bij zakelijke transacties te plaatsen vóór hun persoonlijke belangen of winsten, of die van hun partners, familieleden of andere individuen. Alle Styron-medewerkers zullen in het bijzonder alle belangenconflicten vermijden door leveranciers te vragen geen geschenken of uitnodigingen voor vermaak te geven. Er kan ook een belangenconflict ontstaan als een medewerker of familielid een rechtstreeks of indirect persoonlijk of financieel belang heeft in een Styron-leverancier, -partner, -concurrent of -klant, wanneer een dergelijk belang van invloed kan zijn op Styrons omgang met deze leverancier, partner, concurrent of klant.
54
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Bestandsbeheerbeleid Achtergrond Bestanden en informatie zijn belangrijke bezittingen van Styron*. Zij zijn vitale bestandsdelen van de besluitvormingsprocessen en moeten op de juiste manier worden gemanaged om hun optimale waarde te kunnen behalen. Het Bestandsbeheerbeleid van Styron omschrijft de principes en werkwijzen die door het bedrijf zijn gedefinieerd voor het juiste beheer van bedrijfsbestanden. Styron zorgt ervoor dat bestanden niet langer worden bewaard dan de vastgestelde bewaartijden. Styrons werkwijze is ervoor te zorgen dat alle vastgestelde bewaartijden worden nageleefd. De belangrijkste beweegreden van Styrons Bestandsbeheerbeleid is het op efficiënte en georganiseerde manier onderhouden van zo min mogelijk bestanden, terwijl tegelijkertijd de zakelijke doeleinden met succes worden bereikt.
Beleidsstelling Alle bestanden, ongeacht het mediatype, moeten worden bewaard volgens Styrons Bestandsbeheerbeleid en het Bestandshandboek. Dit zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk bestanden op een zo efficiënt en duidelijk mogelijke manier worden onderhouden en er wordt voldaan aan overheidsvereisten en zakelijke/functionele behoeften.
Richtlijn Alle bestanden, inclusief audiovisuele bestanden en computergegenereerde materialen, moeten de volgende gegevens bevatten: datum, verantwoordelijke auteur/functie en de juiste Styroninformatieclassificatie (bijv. STYRON RESTRICTED – For Internal Use Only). Elk bestand heeft een vastgestelde bewaartijd; dit is de minimale en maximale bewaarperiode, tenzij die anders staat aangegeven. Algemene zakelijke bestanden mogen niet langer dan drie jaar worden bewaard. 55
Kopieën mogen niet langer worden bewaard dan het bewaarschema voor het originele bestand aangeeft. Ze mogen echter wel eerder worden verwijderd. Alle bestanden, ongeacht het mediatype (bijvoorbeeld papier, microfilm, elektronisch bestand, cd) moeten op alle gewenste momenten opvraagbaar zijn. Het Records Management Committee zal gebruikssystemen en procedures ontwikkelen voor het gecoördineerd onderhouden en verwijderen van bestanden, zodat dit aansluit op Styrons manier van zakendoen.
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Definities Bedrijf – In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styronbedrijven en -dochterondernemingen. Kopieën – Alle kopieën van een bestand (dus niet het officiële bewaarexemplaar). Algemeen zakelijk bestand – Alle bestanden bevinden zich in deze categorie, tenzij specifiek anders aangegeven, door de functie, in het Bestandshandboek. Styron – Dit beleid is ontwikkeld door Styron als ondersteuning bij het zakendoen wereldwijd; met dit beleid wordt een gepast bestandsbeheerprogramma gedefinieerd. In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen. Styron-informatie – Alle informatie of werkproducten, in welke vorm dan ook, gecreëerd met behulp van Styron-resources of wettelijk verkregen van derden voor gebruik door Styron. Deze informatie kan in vele vormen voorkomen: schriftelijk, gesproken, elektronisch, videoband, geluidsband, fotografisch, microfiche of film, schema’s, grafieken, tekeningen, aantekeningen, agenda’s, etc. Informatie kan technisch van aard zijn (ontwerp, formule of productiemethode, etc.) of verband houden met zakelijke activiteiten (klantenlijsten, kapitaalautorisaties, marketingplannen, financiële rapporten, etc.). Styron-informatiegebruikers – Iedereen die Styron-informatie of Styron-informatieresources creëert, verwerft, hanteert, gebruikt of beheert. Officieel bestand – Er is slechts één ‘officieel bewaarexemplaar' van elk bestand. Dit kan het origineel zijn, of een kopie. Bestanden – Elk van de volgende items: •
Een geschrift van welke aard dan ook (of het nu gaat om het origineel of een kopie, een proefversie of eindversie, inclusief documenten met aantekeningen in de zijlijn)
•
Fotografische opnames
•
Geluidsopnames
•
Video-opnames
•
Alle elektronische media
•
Micrografische afbeeldingen
•
Alle andere manieren waarop informatie wordt vastgelegd of doorgestuurd
56
Bestandsbeheer – De systematische controle van bestanden van het moment van creatie totdat het bestand wordt verwijderd. Records Management Committee – Binnen Styron is het Records Management Committee verantwoordelijk voor het onderhoud en de implementatie van dit beleid; de leden van dit comité worden aangesteld door de Shared Services Leader van het bedrijf. Bestandshandboek – Overzicht van bestandstitels en bewaartijden voor Styron-bestanden; de bestandstypes worden ingedeeld in secties en elke sectie wordt onderhouden door de gepaste functie.
Geografische toepasbaarheid Alle Styron-informatiegebruikers moeten het Bestandsbeheerbeleid naleven, ongeacht hun geografische locatie.
Impact/toepasbaarheid voor dochterbedrijven, etc. Onder de noemer dochterbedrijven vallen partnerschappen en alle andere entiteiten waarin Styron een aanzienlijk aandeel bezit. Het bestandsbeheer voor dochterbedrijven moet als volgt worden uitgevoerd: •
Dochterbedrijven in volledig bezit: Als een Styron-dochteronderneming voor 100% direct of indirect in handen is van een Styron-bedrijf, dan moet de dochteronderneming Styrons programma voor bestandsbeheer naleven.
•
Dochteronderneming met meerderheidsbelang: Als een Styron-bedrijf voor meer dan 50% maar minder dan 100% direct of indirect eigenaar is van een dochterbedrijf, of als een Styron-bedrijf het beheer voert over de operaties van een dochterbedrijf, dan verwacht Styron dat de dochteronderneming beschikt over een bestandsbeheerprogramma (dat van Styron of een soortgelijk programma) en dat dit programma wordt nageleefd.
•
Dochteronderneming met minderheidsbelang: De aanwezigheid van een bruikbaar bestandsbeheerbeleid is een goede zakelijke werkwijze. Het Styron-ouderbedrijf zal hier rekening mee houden, in gevallen waarbij het een minderheidsbelang verwerft in een bedrijf en/of geen leiding heeft over een onderneming.
Bestanden van dochterbedrijf in beheer van Styron: Als bestanden van een dochterbedrijf in bezit/beheer zijn van Styron-medewerkers, dan moeten ze worden bewaard volgens Styrons beleidslijnen voor het betreffende bestandstype (niet het bewaarschema van de dochteronderneming), tenzij een andere overeenkomst is goedgekeurd door Styron.
Impact/toepasbaarheid voor contractors Dit beleid is toepasbaar voor iedereen die een Styron-informatiegebruiker is.
Mediatypes Dit geldt voor alle bestanden, ongeacht het medium of het formaat ervan (bijv. papier, microfilm, elektronisch bestand, cd). 57
Afdwingbaarheid/consequenties •
Voor Styron-medewerkers geldt dat het overtreden van dit beleid door de verantwoordelijke persoon kan leiden tot disciplinaire maatregelen die in het uiterste geval kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband.
•
Voor niet-Styron-medewerkers geldt dat het overtreden van dit beleid ertoe kan leiden dat er juridische stappen worden genomen tegen de verantwoordelijke persoon en of het bedrijf dat hij/zij vertegenwoordigt.
Uitzonderingsproces Bevriezingsproces – Alle bestanden worden aan het einde van hun bewaartijd verwijderd, tenzij de verlopen bestanden worden aangehouden als gevolg van een ‘bevriezingsorder’ van de afdelingen Legal of Tax. Verlopen bestanden die als gevolg van ‘bevriezing’ worden behouden, mogen niet worden bewaard op de afdeling waar ze vandaan komen. Neem contact op met de Tax-afdeling of de verantwoordelijke jurist voor instructies voor het doorsturen van het bestand. Plaatselijke uitzonderingen – Tenzij een plaatselijke bewaartijd is goedgekeurd en opgenomen in het Bestandshandboek, geldt de algemene bewaartijd. In sommige gevallen is het volgens de plaatselijke wetgeving noodzakelijk om een langere bewaartijd te hanteren dan de algemene bewaartijd; dit geldt voor sommige soorten bestanden. Een langere ‘plaatselijke’ (landspecifieke) bewaartijd kan op de volgende manier worden ingesteld: •
Zorg voor schriftelijke verificatie van de verantwoordelijke jurist waarin de toepasselijke wet en de omschrijving hiervan staan. De jurist moet verifiëren dat er een daadwerkelijke verplichting bestaat (niet een aanbeveling of suggestie), dat de verplichting van toepassing is op de bestandscategorie en hij/zij moet aangeven wat de wettelijk verplichte bewaartijd is.
•
Dien een voorstel voor de plaatselijke bewaartijd in, samen met de documentatie van de jurist, bij het Records Management Committee.
•
Na goedkeuring zal de plaatselijke bewaartijd worden toegevoegd aan het Bestandshandboek, in een sectie waarin de plaatselijke bewaarbestanden voor dat geografische gebied staan genoteerd.
Ingangsdatum en beoordelingen Dit beleid treedt op 17 juni 2010 in werking. Dit beleid moet op aanvraag van het Records Management Committee worden beoordeeld.
Aanpak van de implementatie Alle programmawijzigingen, en wijzigingen in bestandstitels en bewaartijden, moeten worden goedgekeurd door het Records Management Committee.
Verantwoordelijk voor uitgifte 58
Het Records Management Committee is verantwoordelijk voor het onderhoud en de implementatie van dit beleid. Eventuele veranderingen in dit beleid moeten worden goedgekeurd door het Records Management Committee.
Toepasselijke regelgeving Bij het creëren van dit beleid is rekening gehouden met alle toepasselijke nationale wetgevingen en regelgevingen; deze zullen bij het implementeren van dit beleid ook worden nageleefd.
Beleid inzake respect en verantwoordelijkheid Beleid Het is het beleid van Styron* dat medewerkers worden voorzien van een werkomgeving die respectvol is en vrij is van elke vorm van ongepast of onprofessioneel gedrag, zoals intimidatie (inclusief seksuele intimidatie, pesten of lastigvallen) en elke vorm van onrechtmatige discriminatie. Dit beleid is wereldwijd van toepassing op alle medewerkers van Styron ∗. De toepassing van dit beleid in een bepaald land is in overeenstemming met de toepasselijke plaatselijke wetten, richtlijnen, regels en/of arbeidsovereenkomsten; indien nodig kan het beleid worden aangevuld door een regio- of landspecifiek beleid. Vergelding van enigerlei soort tegen een persoon die, in goed vertrouwen, gebruikmaakt van zijn of haar rechten onder dit beleid, een klacht indient of meewerkt aan een onderzoek, is verboden. Medewerkers op alle niveaus binnen de organisatie hebben de verantwoordelijkheid om een respectvolle werkomgeving te ondersteunen en eraan bij te dragen. Hieronder valt dus ook het voorkomen van deelname aan onacceptabel gedrag, impliciet of expliciet, dat in overtreding is van het beleid inzake respect en verantwoordelijkheid. Medewerkers moeten eventuele overtredingen van het beleid onmiddellijk aanpakken en indien nodig rapporteren via de toegewezen bronnen. Medewerkers die dit beleid overtreden, krijgen te maken met corrigerende acties die in het ergste geval kunnen uitmonden in de beëindiging van het dienstverband, indien dat volgens plaatselijke wetten, richtlijnen, regels en/of geldende arbeidsovereenkomsten is toegestaan. Leaders hebben de verantwoordelijkheid om een respectvolle werkomgeving te creëren en te handhaven, de naleving van het bovengenoemde beleid te controleren en snelle en gepaste stappen te ondernemen om onaanvaardbaar gedrag aan te pakken volgens de richtlijnen van het beleid om zo eventuele overtredingen van het beleid in de toekomst te kunnen voorkomen.
Waarom is een respectbeleid belangrijk voor Styron? Respect voor mensen is een belangrijke Styron-waarde. Positieve en productieve relaties met collega's, klanten, vendors en andere belanghebbenden vormen de fundering van Styrons succes. Effectieve relaties leiden tot innovatieve ideeën, een betere productiviteit, een hogere omzet en een verhoogde mate van tevredenheid en betrokkenheid bij iedereen. Het is daarom van essentieel belang dat onze individuele en collectieve acties een omgeving creëren waarin die relaties kunnen opbloeien en iedereen een maximale bijdrage kan leveren. 59
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
Styrons reputatie staat ook op het spel. Eventuele gevallen van respectloos, beledigend of vijandig gedrag kunnen onze positie als werkgever of zakenpartner in gevaar brengen. De hieruit voortkomende impact op zaken zoals personeelswerving, het vasthouden van medewerkers of klantloyaliteit, in combinatie met mogelijke financiële straffen als het gedrag onwettig is, kunnen ons zakelijke succes belemmeren. Daarom, en om andere redenen, is respectvol gedrag niet een optie, maar eerder een verwachting die geldt voor alle medewerkers. Alle medewerkers dienen te handelen op een manier die als respectvol en verantwoord kan worden beschouwd vanuit het perspectief van de mensen waarmee zij omgaan. Deze verantwoordelijkheid is van toepassing of de interactie nu plaatsvindt op een Styron-faciliteit of ergens anders waar Styronverantwoordelijkheden worden uitgevoerd of waar zakelijke relaties zich voordoen.
Voorbeelden van respectvol gedrag zijn onder andere, maar niet uitsluitend: •
Het luisteren naar – en proberen te begrijpen van – de opvattingen en meningen van anderen.
•
Het creëren van een omgeving waarin mensen zich comfortabel genoeg voelen om anderen met respect te vertellen als ze zijn beledigd.
•
Het bewust zijn van de gevoeligheden van anderen en de mogelijke impact van je handelingen. Bijvoorbeeld: je mag er nooit van uitgaan dat jij hetzelfde denkt als de anderen in de werkgroep wanneer je bepaald grapje vertelt of hoort dat mogelijk door iemand anders als beledigend kan worden beschouwd.
•
Het op professionele wijze behandelen van mensen.
•
Het rapporteren van gevallen van ongepast gedrag die gevaar opleveren voor het welzijn van de werkomgeving in plaats van ze te negeren.
Voorbeelden van onacceptabel gedrag zijn onder andere, maar niet uitsluitend: •
Het gebruik van beledigende of opruiende taal, inclusief grapjes waarin de draak wordt gestoken met iemand of waarin iemand wordt gekleineerd om inherente persoonlijke kenmerken zoals etniciteit, geslacht, ras, leeftijd, seksuele geaardheid, religie of handicap.
•
Het aanraken, knijpen, wrijven tegen of omhelzen van een collega, klant of andere zakenpartner wanneer het fysieke contact cultureel ongepast of onwelkom is voor de ontvanger.
•
Het gebruik van Styrons communicatiemiddelen en -tools, zoals internet, e-mail of voicemail voor het opzoeken, bekijken, vertonen of doorgeven van berichten of materialen die door anderen kunnen 60
worden beschouwd als ongepast, beledigend en/of onprofessioneel. Schriftelijke of elektronische communicaties of andere grafische materialen die van een seksuele aard zijn of duiden op de persoonlijke kenmerken van iemand, zoals ras of etniciteit, op een vijandige of beledigende manier, zijn ongepast en zijn volgens het beleid verboden. •
Het vragen om of dwingen tot seksuele gunsten van een ondergeschikte, collega, contractor of andere zakelijke relatie.
•
Het intimideren of saboteren van het werk van teamleden of andere medewerkers, of het zonder geldige zakelijke reden uitsluiten van mensen bij het deelnemen aan werkgerelateerde of door het werk gesponsorde activiteiten.
•
Het vernietigen of vernielen van Styron-eigendom of het persoonlijke eigendom van een collega, hetzij met opzet, hetzij als gevolg van een grap.
Klachtenonderzoek Elke melding van ongepast gedrag onder dit beleid moet serieus worden genomen en zal snel worden beoordeeld en, indien gepast, worden onderzocht volgens de toepasselijke wetten en regels, en in overeenstemming met de onderzoeksprocedures die Styron van tijd tot tijd zal aannemen. Wij verwachten dat alle medewerkers volledig zullen meewerken aan een dergelijke beoordeling en dergelijk onderzoek. Over het algemeen geldt dat de informatie die tijdens een dergelijk onderzoek wordt verzameld, uitsluitend wordt bekendgemaakt aan werknemers voor wie dat strikt noodzakelijk is, in navolging van de toepasselijke wetten voor gegevensbescherming. Vergelding tegen iemand die in goed vertrouwen meewerkt aan het klachten- of onderzoeksproces, zal niet worden getolereerd. Mensen op de Styron-werkplek die van mening zijn dat zij het slachtoffer zijn/getuige zijn van een mogelijke overtreding van dit beleid, moeten een of meer van de volgende stappen volgen, afhankelijk van de omstandigheden: •
Op respectvolle wijze de overtreder, ongeacht zijn/haar positie, vertellen dat het gedrag beledigend is en vragen of hij/zij onmiddellijk het beledigende gedrag wil stoppen. Als de medewerker de overtreder niet durft te confronteren of het gedrag gaat door nadat de overtreder is gevraagd om ermee te stoppen, dan moet de medewerker de mogelijke beleidsovertreding melden aan zijn/haar supervisor, Human Resources of de Styron General Counsel.
•
Als je een mogelijke beleidsovertreding hebt gerapporteerd, zal je worden gevraagd om specifieke informatie te verschaffen over het vermoedelijke beledigende gedrag, inclusief de namen van de betrokkenen, de data en de gebeurtenissen. Specifieke informatie is van kritiek belang voor het voeren van een eerlijk, onpartijdig en grondig onderzoek.
•
Aan het einde van het onderzoek krijg je een melding dat het onderzoek is afgerond en, indien van toepassing, dat er corrigerende acties zullen worden ondernomen of reeds zijn genomen.
Als het gaat om anderen met respect te behandelen, hebben alle medewerkers een hoofdrol te vervullen. Mensen mogen ongepast gedrag niet negeren of ervan uitgaan dat anderen er wel iets aan zullen doen. Alle situaties zullen op een manier worden aangepakt die aansluit bij de omstandigheden. Iedereen is persoonlijk verantwoordelijk voor het handhaven van respect op de werkplek. Voor meer informatie over dit beleid kun je contact opnemen met je plaatselijke HR-vertegenwoordiger.
61
Beleid inzake sociale media Samenvatting Het beleid inzake sociale media is van toepassing op alle locaties, tools en toepassingen die vallen onder de definitie van sociale media; het beleid geldt voor zowel externe, niet in bezit van Styron* zijnde locaties als alle websites en toepassingen die in handen zijn van Styron. Alle gebruik van externe sociale media in marketing- en communicatiestrategieën moet vóór publicatie worden goedgekeurd door Styron Public Affairs. Elke creatieve leverancier moet verplicht op de hoogte zijn van de normen die in het beleid inzake sociale media staan vermeld en moet deze normen ook naleven. Als jij een medewerker bent van Styron of een van zijn bedrijven of dochterondernemingen of een contractor voor een of meer van deze bedrijfsentiteiten, en je creëert of draagt bij aan blogs, wiki’s, sociale netwerken, virtuele werelden of andere soorten sociale media (zoals de term hier wordt gedefinieerd) waarbij Styron is betrokken, al dan niet door Styron gesponsord of anderszins, dan is dit beleid van toepassing. Alle gebruik van sociale media in naam van Styron of ten behoeve van Styron moet vooraf worden goedgekeurd door Styron Public Affairs (in overleg met Styron Legal). Elke medewerker en contractor die namens Styron of voor Styron deelneemt aan sociale media, moet verplicht op de hoogte zijn van de normen in dit Beleid inzake sociale media en moet deze normen ook uitdragen. Daarnaast gelden alle Bedrijfsidentiteitsrichtlijnen en Styrons beleidslijnen, inclusief de Zakelijke Gedragscode, het Beleid inzake concurrentie-informatie, het Informatiebeheerbeleid en het Beleid inzake respect en verantwoordelijkheid. Het breed verbreide gebruik van sociale media in de huidige samenleving kan leiden tot een vervaging van de grenzen tussen vrije tijd en werk. Styron heeft volledig respect voor de wettelijke rechten van zijn medewerkers en contractors in alle landen waarin het werkzaam is. Over het algemeen mag je zelf weten wat je in je eigen tijd doet. Activiteiten die binnen of buiten het werk echter van invloed zijn op je werkprestaties bij Styron, de prestaties van anderen bij Styron of Styrons zakelijke belangen, vallen onder het bedrijfsbeleid. Styrons Beleid inzake sociale media zal blijven ontwikkelen naarmate de nieuwe technologieën en socialemediatools verder ontwikkelen of ontstaan; we raden je dan ook aan om dit beleid regelmatig door te nemen, omdat het in de toekomst zal worden bijgewerkt. Voor vragen over dit beleid, of specifieke vragen over het gebruik van sociale media, kun je contact opnemen met het Styron Public Affairs Team.
Wat zijn ‘sociale media’? De term ‘sociale media’ (ook wel bekend als Web 2.0) wordt gebruikt voor het omschrijven van websites en online tools die internetgebruikers in staat stellen om contact met elkaar te hebben door het delen van informatie, meningen, kennis of gezamenlijke interesses. Sociale media stellen mensen in staat hun eigen media te creëren, inhoud te maken en dit te delen met een wereldwijd publiek.
Sociale media kunnen in drie categorieën worden verdeeld: 62
1.
Door de consument gegenereerde media
•
Blogs, vlogs, moblogs, microblogs
•
Sites waarop content wordt gedeeld (YouTube, Flickr)
•
Really Simple Syndication (RSS)
•
Podcasts and webcasts
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
2.
Sociale netwerken
•
Sociale netwerksites (MySpace, Facebook, Twitter, Hyves)
•
Zakelijke netwerksites (LinkedIn)
3.
Collectieve informatievergaring
•
Online communities
•
Yahoo Message Boards, Google Groups, MSN Groups
•
Wiki’s (Wikipedia)
•
Content ontdekken en delen (Digg, Newsvine)
Wanneer worden sociale media gebruikt? Net als bij alle andere communicatietactieken zijn ook de sociale media slechts tools; ze zijn een hulpmiddel op weg naar een doel, niet het einddoel zelf. Kiezen voor sociale media moet een beslissing zijn die is gericht op jouw doelstellingen en jouw doelgroep; deelname aan sociale media moet duidelijke waarde voor Styron opleveren. Over het algemeen vallen de doelstellingen in één of meer van deze categorieën: •
Luisteren – oren open voor markt- en klantinzichten en -informatie
•
Betrokken – een gesprek met je doelgroep om je bericht over te brengen en berichten te ontvangen
•
Energie doorgeven – laat klanten namens jou het woord doen bij toekomstige klanten (viral, mond-totmondreclame)
•
Ondersteunen – je klanten kunnen elkaar steunen
•
Verbeteren – betere producten en diensten opbouwen door samenwerking met de klant
Externe Web 2.0-technologieën kunnen worden gebruikt om extra aandachtspunten op te leveren voor de interactie met de klant: •
Online gemeenschappen creëren voor klanten rondom een merk, een markt, een kwestie, etc.
•
Klant- en merkloyaliteit opbouwen door contact met online klanten over bepaalde onderwerpen of kwesties 63
•
Een forum bieden waar klanten met elkaar in contact kunnen komen en waar eerlijke feedback kan worden gegeven over merken en diensten
•
De naamsbekendheid van styron.com verbeteren door klanten een dynamische reden te bieden om terug te komen
•
De online ervaring verbeteren voor klanten, zodat een betere klanttevredenheid ontstaat
•
Het vermogen verbeteren om te reageren op de behoeften en wensen van de klanten (verankeren van marketingberichten)
•
De effectiviteit van de marketingcampagne aanvullen met inzichten die voortkomen uit feedback van de klant (voedingsbodem)
•
De klanttevredenheid verbeteren door de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten die zijn gericht op de klantenbasis die heeft bijgedragen aan de ontwikkeling ervan
Als je ervoor kiest om sociale media te gebruiken, wees dan voorbereid om: •
resources in te zetten voor het managen van communities en het deelnemen aan gesprekken;
•
een proces op te starten voor het managen van content en het oppikken van inzichten die voortkomen vanuit de consument;
•
ROI en metingen te definiëren voor het meten van de impact;
•
een strategie te definiëren om verkeer naar de sociale media te leiden.
Sociale media kunnen een positieve impact hebben op je zoekresultaten online, doordat ze een breder netwerk van gesprekken, publicaties en verkeer naar je website of beginpagina genereren.
Richtprincipes 1.
Wees transparant. Sommige sociale media laten mensen anoniem, of onder een pseudoniem of valse naam, werken. Styron is geen voorstander van het gebruik van pseudoniemen of valse namen in blogs, wiki’s of andere online deelnames die verband houden met Styron, zijn businesses of kwesties waarbij Styron is betrokken. Wees helder en eerlijk. Als je blogt over je werk voor Styron, gebruik dan je echte naam, wees duidelijk over wie je bent en geef aan dat je voor Styron werkt. Niets krijgt meer aandacht in de sociale media dan eerlijkheid – of oneerlijkheid. Als je zelf belang hebt bij iets wat je bespreekt, wees daar dan duidelijk in. Maar zorg wel dat je jezelf en je privacy beschermt. Wat je publiceert, blijft nog lang rondhangen, dus kies je woorden voorzichtig en wees ook voorzichtig met het vrijgeven van persoonlijke details. Denk goed na over hoe je jezelf presenteert op online sociale netwerken. Het is maar een dun lijntje tussen publiek en privé, tussen persoonlijk en professioneel in online sociale netwerken. Wanneer je jezelf identificeert als medewerker of contractor van Styron binnen een sociaal netwerk, dan word jij in verband gebracht met Styron. Daarom is het belangrijk dat de inhoud die jij deelt op deze forums, consistent is met je werk bij Styron en voldoet aan de regels die gelden volgens de Zakelijke Gedragscode.
2.
Gebruik een disclaimer. Als je op een forum spreekt over een specifieke kwestie die verband houdt met jouw werk voor Styron, maak dan duidelijk dat wat jij zegt, een weergave is van jouw opvattingen en meningen, niet noodzakelijkerwijze de opvattingen en meningen van Styron, tenzij je gemachtigd bent om namens of voor Styron te spreken. Als je Styron of je werk bij Styron bespreekt op een forum dat je voor privédoeleinden gebruikt, dan moet je de standaard disclaimer (vrijwaring) gebruiken: "De meningen in dit bericht zijn mijn eigen opvattingen en vormen niet noodzakelijkerwijs een 64
vertegenwoordiging van de standpunten, strategieën of meningen van Styron of een van zijn dochterondernemingen." Managers en leidinggevenden opgelet! Deze standaard vrijwaring is niet voldoende om Styronmanagers en -leidinggevenden vrij te stellen van hun speciale verantwoordelijkheden bij het gebruik van sociale media. Als gevolg van hun positie moeten managers en leidinggevenden goed overwegen of hun persoonlijke opvattingen verkeerd kunnen worden opgevat als de mening van Styron; bovendien moeten managers er ook altijd van uitgaan dat zijn of haar team altijd kan lezen wat er wordt geschreven. Een openbaar blog is geen geschikt middel om beleidslijnen door te geven aan medewerkers.
3.
Endorsement van Styron-producten en -diensten. In navolging van de richtlijnen van de Federale Handelscommissie (FTC) in de VS inzake het gebruik van endorsements en testimonials in reclameboodschappen (16 CFR Part 225) zullen werkgevers verantwoordelijk worden gehouden voor ‘endorsement’-stellingen van hun medewerkers over producten en diensten van de werkgever, zelfs als deze stellingen worden uitgesproken zonder de toestemming of het medeweten van de werkgever. Werkgevers kunnen ook aansprakelijk worden gesteld als zij in geval van een endorsement een werkrelatie met de betreffende persoon niet openbaar maken. Het is streng verboden voor Styronmedewerkers om uitspraken te doen waarin zij Styron-producten of -diensten promoten in de sociale media zonder hiervoor vooraf toestemming te hebben gekregen van Styron, ongeacht of dergelijke uitspraken worden gedaan in verband met je werk bij Styron of in een ander verband. Als Styron vooraf toestemming heeft gegeven voor het promoten van een Styron-product of -dienst, dan moet je nadrukkelijk vermelden dat je een medewerker van Styron bent en dat je jouw promotieverklaring doet als een vertegenwoordiger van Styron.
4.
Respecteren van auteursrecht en wetten omtrent eerlijk gebruik. Voor de bescherming van Styron en jezelf is het van kritiek belang dat je respect toont voor de wetten omtrent auteursrechten en eerlijk gebruik die gelden voor auteursrechtelijk beschermde materialen die in bezit zijn van anderen. Dit geldt ook voor Styrons eigen auteursrechten en merknamen. Je mag nooit meer dan korte stukjes citeren uit het werk van een ander en je moet altijd vermelden wie de originele auteur is. Onder bloggers wordt het als beleefd beschouwd om een link naar het materiaal van een andere schrijver te vermelden, in plaats van het werk op jouw blog te publiceren. Houd er rekening mee dat de wetgeving op dit gebied kan verschillen. Dit is afhankelijk van waar je leeft en werkt. Maak geen gebruik van Styrons logo, boilerplate, handelsmerken of eigen afbeeldingen, foto’s of video’s van bedrijfseigendommen of producten zonder toestemming van de business-/functiemanager, de afdeling Legal en/of de juiste Public Affairs leader.
5.
Beschermen van vertrouwelijke informatie, eigendomsinformatie en persoonlijke informatie. Sociale media moedigen gebruikers aan om ‘te zeggen wat je denkt’, maar maken weinig onderscheid tussen persoonlijke en professionele berichten. Het is echter van kritiek belang dat je zelf duidelijk onderscheid maakt tussen wat werkgerelateerde en wat persoonlijke informatie is. Geef geen vertrouwelijke of eigendomsinformatie over Styron vrij en gebruik deze niet op een openbaar forum. Bijvoorbeeld: vóór het publiceren van foto’s van vergaderingen of evenementen met klanten moet je zorgen dat je een vrijwaringsverklaring krijgt van de mensen die op de foto staan afgebeeld. De Zakelijke Gedragscode van Styron en Reclamerichtlijnen zijn ook altijd van toepassing op sociale media. Je mag geen commentaar geven op vertrouwelijke financiële informatie van Styron, zoals toekomstverwachtingen voor prestaties, businessplannen of ontwikkelingen elders in de wereld. Dit geldt ook voor uitspraken over komende kwartalen of toekomstplannen of informatie over joint ventures, en dit geldt voor iedereen, inclusief gesprekken met financiële analisten, de pers of andere partijen (inclusief vrienden). Als iemand van de media of pers contact met je opneemt over je socialemediaactiviteiten die verband houden met Styron, overleg dan eerst met je manager voordat je antwoord geeft. Styron zal nooit commentaar geven op geruchten. Je kunt vragen beantwoorden met ‘geen commentaar’ of de andere partij verwijzen naar een geschikte woordvoerder van Public Affairs. Probeer niets te bevestigen of te ontkennen – of op subtiele wijze ontkenning of bevestiging te suggereren. 65
Als je met goedkeuring van Styron deelneemt aan sociale media, dan mag je nooit klanten, businesspartners, distributeurs of leveranciers citeren, of naar hen verwijzen zonder hun schriftelijke goedkeurig vooraf. Wanneer je sociale media privé gebruikt, mag je nooit een Styron-klant, -partner, distributeur of -leverancier bij naam noemen, en nooit vertrouwelijke gegevens vrijgeven over Styronklanten. Als je sociale media gebruikt namens Styron, dan moet je er rekening mee houden dat onze klanten, partners, distributeurs en leveranciers dit ook kunnen doen, dus houd er rekening mee wie jouw publicaties kunnen zien. Je mag geen persoonlijke informatie delen over Styron-medewerkers of hen identificeren, tenzij zij uit hoofde van hun werk Styron in het openbaar vertegenwoordigen of tenzij ze hiervoor toestemming hebben gegeven. 6.
Respecteer je lezers en je collega’s. Onthoud dat Styron een wereldwijde organisatie is met medewerkers en klanten die een diverse reeks gewoonten, waarden en standpunten hebben. Als je sociale media gebruikt namens Styron, dan zijn de Zakelijke Gedragscode en andere Styronbeleidslijnen van Styron van toepassing. Blogs, wiki’s, virtuele werelden, sociale netwerken of andere socialemediatools mogen niet worden gebruikt voor interne, zakelijke Styron-berichten. Gebruik je persoonlijke blog of andere online sociale media niet om arbeidsgeschillen te bespreken; dit strookt niet met Styrons Zakelijke Gedragscode.
7.
Sociale media moeten de business- of bedrijfsstrategie ondersteunen. Vooraf goedgekeurd gebruik van sociale media moet worden toegepast op een manier die waarde oplevert voor onze business. Als het gebruik van sociale media de omzet kan verbeteren, meer informatie kan verstrekken aan klanten, de zakelijke processen beter kan stroomlijnen of waardevolle contacten met belanghebbenden kan opleveren, dan kan het toegevoegde waarde bieden. Vragen over het gebruik van sociale media voor zaken of communicatie moeten worden gericht aan de juiste digitale manager.
8.
Voorkom deelname aan debatten op socialemediaforums. Als je ziet dat Styron door de media, analisten of anderen verkeerd wordt verwoord, dan kun je jouw persoonlijke forum (blog, Facebook of anders) of dat van een ander gebruiken om dit te corrigeren. Maak echter nooit minachtende opmerkingen. Houd je aan de feiten, laat duidelijk weten wat je band met Styron is en maak duidelijk dat jouw mening een persoonlijke mening is, niet noodzakelijkerwijs die van Styron. Als je praat over een concurrent, zorg dan dat de feiten kloppen en voorkom dat je de producten of diensten van de concurrent afkraakt of beledigt. Online woordenwisselingen kunnen de aandacht trekken en meer lezers voor het forum opleveren, maar het draagt niet bij aan de gezondheid of het welzijn van Styrons bedrijfsreputatie. Probeer de concurrent niet te verleiden tot een debat.
9.
Geef fouten toe. Als je een fout maakt bij het weergeven van een feit of situatie, geef die fout dan toe en corrigeer hem snel. Als je in je blog een eerdere publicatie wilt aanpassen, geef dan duidelijk aan wat je hebt gedaan. Vaak betekent het verwijderen van een blog of opmerking niet dat deze permanent van het forum is verdwenen. Daarom is het belangrijk om je fouten toe te geven, te verwijzen naar je publicatie, feiten aan te houden en professioneel te blijven.
10. Gebruik je gezond verstand. Als je iets gaat publiceren waar je je niet prettig bij voelt, lees dan dit beleid nog eens door en ga na waarom je je er niet prettig bij voelt. Als jouw opmerking verband houdt met Styron-zaken, bespreek het dan met je manager. Uiteindelijk ben jij de enige verantwoordelijke voor wat jij op je blog schrijft of publiceert in welke vorm van online sociale media dan ook. 11. Vergeet niet dan je ook nog een baan hebt. Zorg ervoor dat jouw persoonlijke online activiteiten geen belemmering vormen voor je werk of je verplichtingen aan je klanten. Het gebruik van sociale media 66
voor niet-zakelijke activiteiten is. streng verboden tijdens interne bedrijfsvergaderingen. Gebruik de Zakelijke Gedragscode en andere beleidslijnen van Styron voor het juiste gebruik van bedrijfsapparatuur voor persoonlijk gebruik.
Naleven van de Zakelijke Gedragscode De Zakelijke Gedragscode en andere beleidslijnen van Styron vormen de grondslag voor Styrons beleid inzake sociale media. De algemene principes en richtlijnen die gelden voor de activiteiten van Styrons medewerkers in het algemeen, zoals die staan omschreven in de Zakelijke Gedragscode, gelden ook voor activiteiten online en in alle vormen van sociale media. Het breed verbreide gebruik van sociale media in de huidige samenleving kan leiden tot een vervaging van de grenzen tussen vrije tijd en werk. Styron heeft volledig respect voor de wettelijke rechten van zijn medewerkers in alle landen waarin het werkzaam is. Over het algemeen mag je zelf weten wat je in je eigen tijd doet. Activiteiten die binnen of buiten het werk echter van invloed zijn op je werkprestaties bij Styron, de prestaties van anderen of Styrons zakelijke belangen, vallen onder het bedrijfsbeleid. Wat is de persoonlijke verantwoordelijkheid van een Styron-medewerker bij online activiteiten op het gebied van sociale media? Online sociale media zorgen ervoor dat individuen hun inzichten kunnen delen, hun meningen kunnen uiten en informatie kunnen delen, binnen de context van een wereldwijd zichtbaar gesprek. Elke tool en elk medium kent goede en slechte gebruiksvormen. Hoewel Styron zijn medewerkers aanmoedigt om deel te nemen aan sociale media, is het wel belangrijk dat deze medewerkers en contractors weten wat er wordt aanbevolen, verwacht en vereist als je Styron-onderwerpen bespreekt, of het nu op het werk is of in je eigen tijd. Wees op de hoogte van de Zakelijke Gedragscode. Als er verwarring is over of je iets wel of niet online mag publiceren, dan kun je het antwoord vaak in de Zakelijke Gedragscode terugvinden. Let goed op wat er staat over eigendomsinformatie, het voorkomen van verkeerde vertegenwoordiging en over concurrentie. Als je, na het raadplegen van de Code, nog steeds niet weet of een publicatie wel geschikt is, dan kun je er maar beter van afzien en je manager om advies vragen.
Juridische vereisten Voor het goedkeuren van inhoudelijke informatie en voor vragen over het gebruik van sociale media voor Styron kun je contact opnemen met de plaatselijke bedrijfsjurist. Alle inhoud voor externe publicatie moet worden doorgenomen en goedgekeurd via de afdeling Legal voordat publicatie plaatsvindt. Legal en Public Affairs moeten in een vroeg stadium worden betrokken bij het plannen van activiteiten in de sociale media, zodat zij input kunnen leveren; alle socialemediaprojecten moeten vóór implementatie worden goedgekeurd door Legal. Voor de creatie van online communities (intern of extern) is mogelijk de hulp van Legal nodig; zij moeten goedkeuring verlenen en er moet tijd worden ingepland voor budgettering en implementatie. Risicobeoordeling – aan sommige sociale media kleven juridische risico’s die mogelijk tot rechtszaken kunnen leiden. Neem met vragen over mogelijke gegevensprivacy-/risicobeoordelingen door Legal contact op met Styron Public Affairs. Als je vragen hebt over het beleid inzake sociale media of het gebruik van sociale media in marketing- en communicatiestrategieën, neem dan contact op met het Styron Public Affairs Team.
67
Beleid inzake vrijwilligerswerk Styrons* strategie voor relaties met de gemeenschap is gericht op het vestigen en promoten van Styrons reputatie, het verbeteren van de levenskwaliteit in locaties waar Styron werkzaam is en het behouden van Styrons werkvergunning. Een van de manieren waarop ons bedrijf een wezenlijk verschil kan uitmaken en steun bij de gemeenschap kan genereren voor ons werk, is door het vrijwilligerswerk van onze medewerkers. Hieronder staan de Styron-richtlijnen voor het ondersteunen van vrijwilligerswerk van onze medewerkers binnen de gemeenschap. Bij het toepassen van deze richtlijnen moeten de rechtstreekse supervisors en het management van de site, functie of business rekening houden met de specifieke werkgroepomstandigheden. •
Vrijwilligerswerk tijdens werkuren mag niet routinematig plaatsvinden, tenzij hiermee een specifieke zakelijke behoefte wordt vervuld, zoals deelname van de klant of teambuilding voor de werkgroep. Vrijwilligerswerk mag geen verstoring van de zakelijke verantwoordelijkheden of prestaties veroorzaken.
•
Styrons bedrijfswebsites kunnen worden gebruikt voor het publiceren van initiatieven en evenementen zonder winstoogmerk, maar dat mag alleen wanneer het bedrijf een donatie heeft gedaan ter ondersteuning van de organisatie of het evenement.
•
Medewerkers mogen zakelijke post of e-mailaccounts niet gebruiken om bijdragen of vrijwilligers te werven voor een organisatie of evenement.
•
Supervisors mogen aan hun ondergeschikten geen donaties of vrijwilligersbijdragen vragen.
•
Styron heeft geen voorkeuren voor waar medewerkers hun vrijwilligerswerk doen. Diversiteit is belangrijk en betekenisvol voor onze gemeenschappen, omdat het ervoor helpt te zorgen dat er zo veel mogelijk organisaties worden geholpen met ons vrijwilligerswerk.
•
People leaders kunnen erkenning bieden aan medewerkers die vrijwilligerswerk doen; ze kunnen een speciale gebeurtenis organiseren, zoals een informele ontbijt- of lunchbijeenkomst. Werkgroepen kunnen erkenning geven aan het vrijwilligerswerk van hun teamleden tijdens vergaderingen.
•
Werk samen met je contactpersoon bij Public Affairs om voldoende publiciteit te krijgen voor vrijwilligerswerk en je prestaties.
•
Het bedrijf beschikt over een schriftelijk beleid voor liefdadigheidsbijdragen/-donaties. Medewerkers mogen geen donaties namens het bedrijf toezeggen, tenzij zij hiertoe zijn gemachtigd en tenzij dit valt binnen het donatiebeleid van Styron.
68
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
KLOKKENLUIDERSBELEID VOOR HET RAPPORTEREN VAN WETSOVERTREDINGEN Styron* heeft als beleid om wereldwijd alle wetten en regels na te leven die van toepassing zijn op zijn operaties. Daarnaast is het, volgens dit Klokkenluidersbeleid, ook het beleid van Styron om medewerkers te beschermen tegen negatieve acties of vergeldingsmaatregelen als gevolg van het rapporteren van een overtreding van een wet of regel. Met name verbiedt dit beleid het opleggen van disciplinaire maatregelen of andere negatieve acties voor een medewerker als gevolg van de volgende handelingen van de medewerker: •
Openbaar maken van informatie aan een overheidsinstantie of gerechtsdienaar of medewerkers van een dergelijke instantie, waarbij de medewerker reden heeft om aan te nemen dat deze informatie aantoont dat een mogelijke of daadwerkelijke overtreding van een wet of regel heeft plaatsgevonden
•
Verstrekken van informatie, getuigen of anderszins deelnemen aan een onderzoek of handeling voor wat betreft het gedrag waarvan de medewerker in goed vertrouwen van mening is dat het een overtreding van een wet of regel betreft (mits dergelijke informatie geen handelsgeheim is of onderdeel uitmaakt van vertrouwelijke informatie tussen raadsman en cliënt)
•
Verstrekken van informatie aan management- of onderzoeksmedewerkers die in dienst zijn bij of anders zijn aangetrokken door Styron voor wat betreft een overtreding van een wet of regel
Ter bevordering van dit beleid kan Styron gunstige arbeidsvoorwaarden of financiële overwegingen bieden, in een vorm en wijze die kan worden aangepast aan de omstandigheden en naar eigen inzicht, aan een medewerker die in goed vertrouwen informatie verstrekt over een overtreding van een wet of regel. Dit Klokkenluidersbeleid biedt geen bescherming als er opzettelijk valse informatie wordt verstrekt of anderszins niet in goed vertrouwen wordt gegeven. Een medewerker die meent dat er sprake is van een overtreding, of het niet-naleven, van dit beleid door Styron of een Styron-medewerker, kan, en dat wordt aangemoedigd, deze kwestie bespreken met zijn/haar supervisor of een andere manager, een vertegenwoordiger van Human Resources, de Chief Compliance Officer, of via Styrons Ethics and Compliance Hotline. Dergelijke kwesties worden snel geadresseerd en Styrons Antivergeldingsbeleid verbiedt ten strengste alle vormen van vergeldingsmaatregelen tegen een medewerker die een dergelijke kwestie in goed vertrouwen meldt.
* In het hele document verwijzen de termen ‘Styron’ of ‘Bedrijf’ naar Styron LLC en de Styron-bedrijven en -dochterondernemingen.
69
70
STYRON 1000 Chesterbrook Boulevard Berwyn, PA 19312 USA Toll Free U.S. +1 888 STYRON1 Outside U.S. +1 989 633 1718 Fax (989 631 0003 www.styron.com Copyright © 2011 Styron LLC. All rights reserved. Form Number: 845-04408-0312
