Geacht bestuur, Voor jullie ligt het nieuwe document voor het profileringsfonds van het bestuursjaar 2014-2015. In dit document zijn alle criteria, de puntentelling en de indeling van de map opgenomen. Kijk goed naar dit document en houd het door het jaar heen goed bij! Als je bewijslast aan het eind van het jaar terug moet zoeken kan het veel tijd kosten of kunnen ze verloren zijn. Mochten er nog vragen zijn dan kunnen jullie het SSA bestuur en specifiek de penningmeester altijd benaderen. Veel succes! Casper Andriessen Penningmeester 2013-2014
2
Inhoudsopgave Profileringsfondsmap .............................................................................................................................. 4 Puntentelling activiteiten ........................................................................................................................ 5 Bewijslast ................................................................................................................................................. 6 Indeling map ............................................................................................................................................ 7
3
Profileringsfondsmap Om in aanmerking te komen voor het profileringsfonds dient er per bestuur een map aangeleverd te worden. In die map moeten bewijslasten komen die bewijzen welke activiteiten er plaats hebben gevonden. Bij het keuren van de mappen van septemberbesturen wordt er gekeken naar de activiteiten die plaats hebben gevonden tussen 1 september 2014 en 1 september 2015. Bij februaribesturen wordt er gekeken naar de activiteiten die plaats hebben gevonden tussen 1 februari 2015 en 1 februari 2016. Activiteiten die buiten deze periode vallen worden niet meegerekend.
Procedure De besturen die begonnen zijn in het jaar 2014-2015 moeten in het jaar 2015-2016 hun map inleveren bij de SSA. De map zal een eerste keer worden ingeleverd waarna de mappen gekeurd worden. De besturen ontvangen na deze keuring feedback over hun map. Daarna krijgen de besturen een tweede kans om de map in te leveren. De mappen worden vervolgens nog een keer verstuurd. De penningmeester van de SSA zal vervolgens een adviesrapport opstellen en opsturen naar commissie Profileringsfonds. De besturen zullen van commissie Profileringsfonds vernemen of hun aanvraag goedgekeurd is. Als de aanvraag goedgekeurd is zal commissie Profileringsfonds in een brief aangeven welke formulieren en documenten moeten worden aangeleverd voordat er uitbetaald kan worden. De verschillende deadlines zijn terug te vinden op onze website: www.ssa-web.nl en op de bestuurskalender.
Goedkeuring Een profileringsfondsaanvraag wordt goedgekeurd als er voldaan wordt aan de algemene en bijzondere voorwaarden. Deze voorwaarden zijn terug te vinden in het studentenstatuut van de Hanzehogeschool in bijlage 2b: “Profileringsfonds II”.
4
Puntentelling activiteiten Hieronder staat een overzicht van de punten die te behalen zijn voor georganiseerde activiteiten. Ze zijn ingedeeld volgens de in het studentstatuut opgenomen indeling. De eisen per activiteit staan verderop bij de indeling van de map.
a) Extra bestuurslast op grond van het aantal activiteiten
max. 2 pt.
b) Extra bestuurslast op grond van een divers activiteitenaanbod
max. 2 pt.
c) Extra bestuurslast op grond van de omvang van activiteiten
max 2 pt. Totaal max. 6 pt.
5
Bewijslast Hieronder staan lijsten met documenten die wel en die niet goedgekeurd worden als bewijslast. Deze lijsten zijn niet uitputtend! Wordt niet goedgekeurd: - Facebook deelnemerslijsten - Aanmeldingsformulieren - Enquêtes - Facebookposts - Mails naar leden - Banners van websites - Reserveringen - HG-activiteitenfondsaanvragen Wordt wel goedgekeurd: - Deelnemerslijsten (met handtekeningen!) - Foto’s minimaal 3, maximaal 5 per activiteit - Filmpjes (op usb-stick) - Facturen/bonnetjes - Poster/flyer - Contracten - Mails van externe partijen waarin duidelijk bevestigd wordt dat de activiteit plaats heeft gevonden - Brief Definitieve goedkeuring HG-activiteitenfonds
6
Indeling map Hierna volgt de indeling zoals die aangehouden moet worden in de map. De volgende pagina’s kunnen uitgeprint worden om als indeling aan te houden in de map. Houd je aan deze indeling! Dit schept veel duidelijkheid voor zowel jezelf als voor de SSA.
7
Algemene voorwaarden Contactgegevens van de organisatie en de contactpersoon
Organisatie Naam: Adres:
Kantoornummer: Telefoonnummer: E-mailadres:
Contactpersoon nr. 1 Naam: Functie: Telefoonnummer: E-mailadres (privé):
Contactpersoon nr. 2 Naam: Functie: Telefoonnummer: E-mailadres (privé):
8
Algemene voorwaarden Notarieel vastgelegde statuten Criteria: - Het moet een kopie van het origineel zijn - Er moeten een handtekening en stempel van de notaris op staan - Alle pagina’s moeten aanwezig zijn
Checklist (in te vullen door de aanvrager) Opgenomen in de statuten zijn: - Doelstelling van de organisatie
Art.:
-
Werkzaamheden van de organisatie
Art.:
-
De organisatiestructuur
Art.:
-
Personen die bestuurslid kunnen worden
Art.:
-
Wijze van verkiezing of benoeming van het bestuur
Art.:
-
Zittingstermijn van het bestuur
Art.:
-
In geval van vereniging welke personen lid kunnen worden
Art.:
Daarnaast is in de statuten bepaald dat: - De organisatie richt zich op de studentengemeenschap van de Hanzehogeschool Groningen HG, dan wel van een opleiding of school van de hogeschool Art.: -
Het uitvoerende bestuur van de organisatie bestaat uit studenten Art.:
-
De organisatie is in principe toegankelijk voor elke student ingeschreven bij de hogeschool, dan wel voor elke bij de hogeschool ingeschreven student van een bepaalde opleiding of school van de hogeschool Art.:
Tot slot geldt ook: -
De organisatie draagt bij aan een positieve uitstraling van de hogeschool en van Groningen als studentenstad
-
WAAR / NIET WAAR
De organisatie houdt zich aan de afspraken in de Regeling Introductietijden van de RUG en de HG
WAAR / NIET WAAR
9
Algemene voorwaarden Digitale ledenadministratie met student- of NAWnummers Criteria: - Het moet of op een usb-stick of op een cd-rom aangeleverd worden - Het moet een Excel-bestand zijn - Alleen de leden die een student- of NAWnummer hebben worden meegerekend voor het totale ledenaantal - Er dient een minimum aantal van 200 leden te zijn - Het dient een ledenlijst te zijn van het einde van het jaar. Voor een septemberbestuur betekent dit 1 juli en voor een februaribestuur 31 januari.
In te vullen door aanvrager: Totaal aantal leden:
leden
Aantal studenten bij het instituut:
studenten
10
Algemene voorwaarden Actuele registratie bij de Kamer van Koophandel Criteria: - Het moet een kopie van het origineel zijn - Alle bestuursleden die het profileringsfonds aanvragen moeten zijn ingeschreven en terug zijn te vinden op het uittreksel - Alle pagina’s moeten aanwezig zijn - Het moet duidelijk zijn dat het een officieel uittreksel van de Kamer van Koophandel is
11
Algemene voorwaarden Begroting Criteria: - Het moet de meest recente door de ALV goedgekeurde versie zijn - Per post op de begroting moet er een toelichting komen
Jaarverslag Criteria: - Het moet de meest recente door de ALV goedgekeurde versie zijn - Het moet een duidelijk beeld geven van de bestuurslast gedurende het jaar
Jaarrekening/resultatenrekening Criteria: - Het moet de meest recente door de ALV goedgekeurde versie zijn - Per post op de jaarrekening moet er een toelichting komen
Checklist (in te vullen door de aanvrager) -
De organisatie stelt jaarlijks een begroting op
WAAR / NIET WAAR
-
De organisatie stelt jaarlijks een jaarverslag op
WAAR / NIET WAAR
-
De organisatie stelt jaarlijks een jaarrekening/resultatenrekening op
WAAR / NIET WAAR
12
Bijzondere voorwaarden A. Checklist (in te vullen door de aanvrager) -
De vereniging heeft als doel het opvangen van studenten in een sociale structuur, waarbij interdisciplinaire ontmoeting wordt gestimuleerd
WAAR / NIET WAAR
Dit blijkt uit:
-
De vereniging organiseert diverse activiteiten gericht op sociale opvang van studenten WAAR / NIET WAAR
Dit blijkt uit:
-
De vereniging heeft een aanzienlijke bestuurslast op grond van tenminste 4 bijzondere evenementen in het jaar
WAAR / NIET WAAR
Dit blijkt uit:
13
Bijzondere voorwaarden B. Activiteitenaanbod Stop bij dit onderdeel alle door de vereniging georganiseerde activiteiten. Aan de hand van onderstaande criteria worden de punten toegekend. a) Extra bestuurslast op grond van het aantal activiteiten b) Extra bestuurslast op grond van een divers activiteitenaanbod c) Extra bestuurslast op grond van de omvang van activiteiten Criteria per activiteit: - Een tabel met: de naam, de datum, het aantal deelnemers en een korte beschrijving van de activiteit - Minimaal 3x bewijslast (zie blz. 6 van dit document)
14
Bijzondere voorwaarden C. Eigenaar van een eigen pand en aantoonbare exploitatielasten Criteria eigenaarslasten De eigenaarslasten bestaan uit de zorg voor roerende en onroerende zaken. Hieronder vallen: groot onderhoud, afschrijving/vervanging en verzekering. Uitgangspunt is dat het bestuur van de vereniging het materiële eigendom uitoefent. Andere juridische constructies dan eigen bezit worden toegelaten mits de uitvoering van de lasten aantoonbaar bij de organisatie ligt. Criteria exploratielasten De exploitatielasten bestaan uit de exploitatie van een pand of clubhuis voor de doeleinden van de vereniging. Externe verhuur blijft buiten beschouwing. Hierbij wordt ook gekeken of er een eigen keuken geëxploiteerd wordt voor de verstrekking van warme maaltijden. Bewijslasten Alle voorhanden documenten die kunnen bewijzen dat er voldoende eigenaars- en exploitatielasten zijn. Het is uiteindelijk aan de penningmeester van de SSA om te bepalen of de bewijslast voldoende is.
15
