Juli 2011 • uitgave 1
Inhoud:
Pagina 1 • dag uit het leven van
Pagina 2 • stage Ingenieursburo
• ervaringen stagiaires
Pagina 3 • hoe is ‟t toch met?
Pagina 4/5 • het Bredase werken
Pagina 6 • vervolg R. Meulenbroek
Een dag uit het leven van een medewerker, Richard Meulenbroek
Eerste nieuwsbrief! Voor je ligt de eerste nieuwsbrief voor (ex)stagiaires van de Gemeente Breda. De bedoeling is dat deze nieuwsbrief 1 x per kwartaal verschijnt. Ook jij kunt een bijdrage aan deze nieuwsbrief leveren. Stuur je ideeën, opinie, zelf geschreven stuk naar:
[email protected] onder vermelding van “nieuwsbrief stagiaires”. Wie weet wordt jouw bijdrage volgend kwartaal gepubliceerd!
Het Bredase Werken. Een bijdrage van Jacco le Duc, organisatieadviseur Gemeente Breda. Dit artikel gaat over het vermogen van de organisatie om zich aan te passen aan de veranderingen in haar omgeving. Aanpassen is voor organisaties en de mensen die er werken een continue gegeven. Hoe zorgen we er voor dat we steeds kunnen bereiken wat we willen bereiken? Niet alleen vandaag, niet alleen morgen maar ook over een paar jaar.
Foto Richard Meulenbroek, Gemeentesecretaris
Hoe lang bent u inmiddels werkzaam bij de Gemeente Breda? Ik ben in 1988 bij de Gemeente Breda komen werken. Daarvoor heb ik gewerkt in de gemeenten Nieuwegein, Goirle, Hooge en Lage Zwaluwe en de Gemeente Ridderkerk.
Heeft u binnen de Gemeente andere functies bekleed? Ja, ik ben in Breda begonnen als financieel beleidsmedewerker bij de afdeling Financiën. Daarna heb ik functies bekleed van hoofd van de afdeling Planning & Control, directeur Financiën, concerndirecteur Middelen, directeur Concernstaf, tevens loco gemeentesecretaris en concerncontroller.
Kunt u in het kort toelichten wat de dagelijkse werkzaamheden zijn van een gemeentesecretaris? Mijn dagelijkse werkzaamheden bestaan in hoofdzaak uit het ondersteunen en adviseren van de burgemeester en de wethouders bij hun dagelijkse werkzaamheden en het leiding geven aan de totale organisatie. Dat betekent in de praktijk heel veel overleg; in vergaderingen maar ook individueel met de collegeleden en collegaambtenaren. Daarnaast heb ik veel overleg buiten het Stadskantoor, bijvoorbeeld met de gemeentesecretarissen van de WestBrabantse gemeenten en de B5 en de Provincie.
Vervolg op pagina 6
Lees verder op pagina 4
Stage lopen en afstuderen bij het Ingenieursbureau In 2009 zijn we met het Ingenieursbureau actief op zoek gegaan naar studenten die uitdagende opdrachten voor ons kunnen uitvoeren. Vaak zijn dit werkzaamheden die we willen doen maar door tijdgebrek of het stellen van prioriteiten niet hebben kunnen realiseren. In de afgelopen 2 jaar hebben we 10 studenten op onze afdeling gehad. Dit waren studenten MBO of HBO van onder meer van het ROC West-Brabant en Avans
Hogeschool, van 1e jaars tot en met afstudeerders (HBO). De studenten hebben zich aangemeld via stagecoördinator Monique de Ridder, nadat ze hebben gereageerd op stageopdrachten die op de scholen zijn uitgezet. De stageopdrachten hebben direct raakvlakken met de dagelijkse werkzaamheden van het Ingenieursbureau en de bedrijfsvoering. We hebben diverse opdrachten „in de kast‟ liggen waaruit ze zelf kunnen kiezen. Na een
Ervaringen en verbazingen stagiaires
oriënterend gesprek wordt een opdracht definitief en een stagebegeleider toegewezen. Afhankelijk van de opdracht wordt bepaald hoe de begeleiding plaats vindt. Dit kan in de vorm van een stuurgroep, maar individuele begeleiding is ook mogelijk. Studenten begeleiden kost tijd, maar daar staat tegenover dat ze je ook een product of dienst bieden. Zo hebben „onze studenten‟ onder meer een standaard projectplanning (MS-Project) opgeleverd, een handboek met (werk)procesbeschrijvingen, standaard detailtekeningen. De huidige afstudeerders Rob van Eersel en Rens van Laerhoven werken een model uit voor de kostenraming en stellen een advies op voor een initiatieframing en nacalculatie. Stagiair Jeroen Verhoef stelt een toezichtplan op waarmee tijdens de realisatie van projecten doelgericht toezicht wordt uitgevoerd. Olena Korolchuk, medewerkster projectcontrol, werkt aan haar afstudeeropdracht „Ingenieursbureau als regisserende organisatie‟. Deze HBO studie combineert ze met haar werk.
Foto Anton van Alphen, Rob van Eersel en Rens van Laerhoven
Rob van Eersel en Rens van Laerhoven, beiden studerende aan de Avans Hogeschool Tilburg, zijn in februari tot en met juni actief als afstudeerders bij de gemeente Breda op de afdeling Ingenieursbureau. Hier ontwikkelen ze een systeem om te bereken wat een project gekost heeft, de zogenoemde nacalculatie. Tevens wordt onderzocht hoe het beste een initiatieframing aan het begin van een project opgezet kan worden en of de gebruikte getallen uit verleden projecten gehaald kan worden door middel van de nacalculatie. Gedurende deze periode worden ze begeleid door Anton van Alphen. De eerste dagen was het vooral indrukwekkend om in zo‟n groot gebouw te werken. Gebouw C is als het ware een grote verdieping zonder muren, waardoor je snel in aanraking komt met een groot aantal personen. Een groot deel van de werknemers werkt zelfstandig en er heerst over het algemeen een rustige sfeer.
Naarmate je langer op de afdeling rondloopt beginnen er steeds meer onderlinge gesprekken te komen over wat je hier nu eigenlijk doet. Waar wij ons nog meer over verbaasden was het ventilatiesysteem. Wanneer het buiten koud is blijkt het binnen behoorlijk warm te zijn maar ook omgekeerd, wanneer het buiten warm is het binnen ijzig koud. Dit is wel eventjes wennen! Nu we een aantal maanden op de afdeling mee draaien blijkt de betrokkenheid bij de werknemers groot te zijn. Iedereen heeft eventjes tijd over om zomaar een praatje te maken of stelt zich graag beschikbaar wanneer ze kunnen helpen met de opdracht. De begeleiding is een zeer positief punt en hierdoor is de wil om een opdracht uit te voeren waar de afdeling ook echt iets aan heeft extra groot.
We bieden onze studenten de ruimte om in de afdeling te werken aan hun stage opdracht, maar ook om kennis te nemen van de organisatie. We stimuleren de studenten in hun stageperiode gebruik te maken van deze mogelijkheden. Het is goed voor hun eigen ontwikkeling, maar ook om kennis te nemen van het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Wellicht zijn het onze toekomstige collega‟s, zo is Caroline Kemmeren na haar stage bij het Ingenieursbureau bij de Gemeente Breda gaan werken. Kennis ontwikkelen is en wordt steeds belangrijker voor Nederland. Het is dan ook goed om als organisatie studenten een stageplaats aan te bieden. Het is voor alle betrokken leuk en leerzaam. Je hebt daarnaast de mogelijkheid om een netwerk op te bouwen met deze studenten die in de toekomst van waarde kan zijn. Wij zijn bij het Ingenieursbureau inmiddels gewend dat we studenten om ons heen hebben en we blijven daar dankbaar gebruik van maken. Anton van Alphen, Teamhoofd directievoering en toezicht Ingenieursbureau Breda
Juli 2011 • uitgave 1
pagina
2 van 6
Hoe is het toch met? Interview met ex-stagiaire Eliska Suciati Wat heb je gestudeerd en op welke afdeling en directie liep je stage bij de Gemeente Breda (Afdeling en functie)? Studie: Bedrijfseconomie aan de Avans Hogeschool in Breda. Afdeling en directie: Concern. Mijn studiegenote en ik moesten een afstudeeronderzoek uitvoeren. „Risicomanagement binnen Projecten‟. Hierbij hebben wij de drie grootste projecten uitgekozen van de Gemeente Breda, namelijk: De Oosterhoutseweg, Via Breda en de Nieuwe Mark. De risico‟s van deze projecten werden (financieel en organisatorisch) in kaart gebracht, met behulp van de theorieën en vervolgens hebben wij een adviesrapport uitgebracht.
Waar hield je je mee bezig bij de gemeente? (Wat is de reden dat je binnen de gemeente actief was en wat deed je)? Gedurende mijn studie hebben wij voor 80% te maken met deprofitsector. Het was voor mij dus een uitdaging om mijn afstudeeronderzoek bij een non profit-sector uit te voeren. Ik wilde ergraag achterkomen wat nou (vooral in de praktijk) de belangrijkste verschillen zijn tussen de profit en non profit-sector. De stageperiode binnen de Gemeente Breda heeft mij dus een nieuw inzicht gegeven.
Hoe was je periode bij Breda, welke ervaringen heb je opgedaan en wat zijn je leermomenten geweest? Ik ben blij dat ik de organisatie heb leren kennen. Het belangrijkste leermoment van mijn stageperiode/werkperiode is dat een
organisatie nooit in control is. Wanneer er bijvoorbeeld nieuwe veranderingen zijn, dan is men meestal terughoudend. Men is „bang‟ om de nieuwe stap te nemen. Gedurende mijn stage- en werkperiode heb ik kunnen ontdekken dat communicatie en goede vastlegging van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden belangrijk zijn. Zo worden dubbelingen voorkomen en wordt er meer efficiënt gewerkt.
Foto Eliska Suciati
Waar werk je nu, waarom bij dat bedrijf? Gemeente Breda, gedurende mijn stage periode heb ik het heel erg naar mijn zin gehad. Ik heb toen aan mijn stagebegeleider gevraagd wat de mogelijkheden zijn binnen de gemeente Breda en aangegeven dat ik interesse heb om hier te blijven werken.
Wat zijn je bezigheden naast je werk? Fitness, wandelen en lekker op stap mijn vriend/vriendinnen.
Hoe zie je jezelf over 25 jaar?(privé en werk)? Privé: gelukkig. Werk: Ik hoop dat ik mijzelf over 25 jaar heb ontwikkeld, dat ik een functie krijg waar ik genoeg voldoening uit kan halen. Enthousiasme, erkenning en goede samenwerking met collega‟s zijn voor mij belangrijk.
Alumninetwerk stagiaires. Neem ook eens een kijkje op het alumninetwerk, een digitale ontmoetingsplaats voor stagiaires en oud-stagiaires, te vinden op www.breda.nl (onder vacatures en stages). Hier blijf je in contact met de organisatie. Je komt er oud-stagiaires en medewerkers tegen. Ook kun je er vragen stellen en relaties opbouwen, uitbreiden en onderhouden. Het alumninetwerk heeft een Linkedin groep. Via Linkedin plaatst de Gemeente de meest actuele vacatures. Naast de website vind je op Linkedin ook verschillende evenementen, open dagen en dergelijke, maar je kunt er ook discussies starten of meedoen met bestaande discussies, op de hoogte blijven van de laatste nieuwtjes en in contact komen met andere oud-stagiaires.
Juli 2011 • uitgave 1
pagina
3 van 6
Het Bredase werken door Jacco le Duc (P&O). Aanpassingsvermogen gaat in de kern om twee vragen. Hoe blijft Breda een aantrekkelijke gemeente om te wonen en te werken? Hoe blijft de Gemeente Breda een aantrekkelijke werkgever om voor te werken? De uitdaging is om in veranderende omstandigheden de talenten van de medewerkers en de werkwijze van de organisatie op een effectieve, efficiënte en plezierige wijze in dienst te stellen van én de realisatie van de organisatiedoelstellingen én de medewerkers met hun persoonlijke doelstellingen De maatschappij verandert voortdurend en snel. Daardoor worden steeds andere dingen gevraagd van mensen en organisaties. Ook wordt hetgeen dat wordt gevraagd steeds meer divers. In het huidige tijdsbeeld waarin vrijwel iedereen communiceert, informatie vergaart en deelt via wereldwijde (sociale) netwerken verwachten mensen van de organisaties waarmee zij te maken hebben als burger, klant of medewerker dat die organisaties het vermogen hebben om mee te bewegen of beter nog te anticiperen op relevante ontwikkelingen. „Het Nieuwe Werken‟ is een containerbegrip waaraan een groot aantal actuele thema‟s en ontwikkelingen op het terrein van mens, maatschappij en werk worden opgehangen. Het is een concept om nieuwe, andere manieren van werken te integreren in het werkconcept van organisaties. Als zodanig vormt HNW het startpunt om te komen tot een eigen, specifiek Bredase uitwerking; zo doen wij de dingen in Breda. Een waarneembaar „iets‟ in plaats van een abstract concept. Het gaat niet om het „nieuwe‟ tegenover het „oude‟ te plaatsen, maar om het borgen van een manier van denken gericht op het continu doorontwikkelen van bestaande wijzen van werken, door op flexibele wijze in te spelen op veranderingen in de omgeving door op het juiste moment, met de juiste mensen, de juiste kennis en de juiste middelen, de juiste dingen te doen. Breda staat voor de uitdaging een manier van werken te borgen gericht op het doorontwikkelen van bestaande werkwijzen en beschikbare talenten in relatie tot de organisatiedoelstelling? Waarbij: a. Het Bredase werken staat voor: Tijd – en plaatsonafhankelijk werken Vraaggericht werken -
Eigen verantwoordelijkheid Samenwerken
-
Betrokkenheid Leiderschap
-
Sturen op resultaten Creëren van ruimte om resultaten op eigen wijze te behalen
-
Vrije toegang tot kennis, informatie, ervaringen en ideeën
b. Het Bredase werken drie aspecten beslaat (de zogenaamde drie B‟s): -
Bricks: huisvesting, werkplek en faciliteiten Bytes: ICT
-
Behaviour: organisatie, HRM en managementstijl
c. Het Bredase Werken een continu proces van denken en doen is, waarin vertrouwen het sleutelbegrip is. HBW vraagt een andere stijl van aansturen, werken en samenwerken. Managen gaat over het organiseren en verbinden van talent. Managen gaat over het stellen van kaders en het creëren van een beschermende en stimulerende omgeving waarbinnen medewerkers hun talent kunnen waarmaken. Talentmanagement gaat niet over het oppoetsen van beperkingen, maar juist over het ontwikkelen van de dingen waar mensen goed in (lijken te) zijn. Vanuit die gedachte managet de medewerker zijn eigen talent en de ontwikkeling daarvan. Hij werkt samen met anderen aan het behalen van resultaten. In dat kader deelt hij zijn kennis met die anderen. Kennis is een teken van gezag en niet van macht. Als managers talent elkaar laat aanvullen en medewerkers hun talent blijven ontwikkelen kan de organisatie zich het beste aanpassen aan de veranderingen in de omgeving. In deze benadering is leiderschap een talent en daarmee niet gekoppeld aan een functie (manager), maar een persoon. Vertrouwen = effectiviteit, efficiency en plezier!
Juli 2011 • uitgave 1
pagina
4 van 6
Het Bredase Werken in schema
Middelen op maat fysiek en virtueel minder kosten
Leidinggevende netwerken en kennisdelen leiderschap (richting geven) sturen op resultaten
vertrouwen geven en krijgen
Medewerker eigen verantwoordelijkheid keuzevrijheid netwerken en kennisdelen werken naar resultaten
(interne en externe) Klant vraaggericht
Doelstelling Binnen de gemeente Breda wordt vanuit het gewenste resultaat en de doelstellingen van de organisatie in het belang van de klant gewerkt. Gewerkt vanuit een relatie op basis van vertrouwen en het belang van organisatie en medewerkers om zo effectief, efficiënt en plezierig mogelijk te werken. De noodzakelijke middelen (fysiek en/of virtueel) zijn ondersteunend en altijd en overal benaderbaar, en bieden ruimte voor innovatie en andere manieren van werken, naast meer traditionele werkconcepten. Daarbij horen de volgende hoofddoelstellingen:
sturen op denkwijze over werken: aanmoedigen van een volwassen werkrelatie, verhogen van creativiteit, betrokkenheid, innovatiekracht, resultaatverantwoordelijkheid, zelfsturend vermogen van medewerkers, managementsturing op afstand
de arbeidsmarkt: interessant zijn voor nieuwe generaties medewerkers, de strijd met vergrijzing, ontgroening aangaan, partij blijven in „the battle for talent‟
ontwerpen modern, eigentijds kantoorconcept
ontwerpen modern, relevant ICT – concept: optimaal digitaal
Uitgaande van deze doelstelling wordt HBW aangehaakt op het traject van organisatieontwikkeling St@dswijs). In dat kader zijn de volgende resultaten geformuleerd: Bricks We investeren in de ontwikkeling van een nieuw huisvestingsconcept voor alle gemeentelijke kantoorgebouwen. Het huisvestingsconcept wordt gebaseerd op HBW. Gegeven de financiële taakstelling op het terrein van de bedrijfsvoering beogen we met het te ontwikkelen huisvestingsconcept in ieder geval een besparing te realiseren op de huisvestingskosten. Het huisvestingsconcept dient ook besparingen te realiseren door het terugbrengen van aantal (volledige) werkplekken en het gemeenschappelijk gebruik van faciliteiten. Tenslotte realiseren we een besparing op reis – en verblijfskosten door minder te reizen. ICT HBW gaat niet over twitter, niet over i-pads, niet over sociale media, niet over thuiswerken en niet over twee-punt-nul. Dat zijn slechts middelen. HBW staat voor het verbinden van talenten en werkwijzen aan het realiseren van doelstellingen. In die geest investeren we op het terrein van ICT in het realiseren van een veilige netwerkomgeving waarin in relevante nieuwe ontwikkelingen worden geïmplementeerd en waarin flexibele oplossingen worden aangeboden, bijvoorbeeld in relatie tot het gebruik van moderne communicatiemiddelen en verschillende (privé -)apparaten. Ook de toegang tot systemen, software en dossiers speelt hierbij een rol. Behaviour HBW is integraal onderdeel van het afwegingskader voor alle relevante projecten en processen binnen de gemeentelijke organisatie. We denken steeds in de geest van HBW na over hoe we dingen zouden kunnen/willen doen , maken daarbij duidelijke keuzes en handelen daar naar. Het resultaat hiervan is dat: 1. klanten snel en goed worden geholpen, op een manier, plaats en tijd die aansluit bij zijn behoeften 2. 3.
medewerkers effectief, efficiënt en met plezier werken klanten en medewerkers aantoonbaar tevreden zijn blijkens een score van tenminste
Juli 2011 • uitgave 1
pagina
5 van 6
„voldoende‟ in tevredenheidsonderzoeken 4.
Breda het imago heeft van een aantrekkelijk werkgever blijkens onderzoeken zoal Intermediair Beste Werkgevers Onderzoek
Om dit mentale aspect te verankeren in ons denken en doen investeren we in een intern ontwikkelingsprogramma voor managers en medewerkers. Hierbij geldt als voorwaarde dat het programma niet vrijblijvend is; iedereen krijgt er, in meer of mindere mate, mee te maken.
Een dag uit het leven van een medewerker, Richard Meulenbroek (Gemeentesecretaris) Vervolg interview van de voorpagina Met welke werknemers heeft u in de functie van gemeentesecretaris het meeste contact? Het meest contact heb ik natuurlijk met mijn secretaresse, Irene Tuhusula. Die spreek ik tussen alle afspraken door altijd wel even. Daarnaast veel met de burgemeester, de wethouders, directeuren, bestuursadviseurs, de concerncontroller, de Ondernemingsraad en veel collega's die betrokken zijn bij onderwerpen waar ik als gemeentesecretaris op hoofdlijnen over geïnformeerd wil en moet zijn. Welke eigenschappen zijn noodzakelijk voor deze functie? Eigenschappen die ik o.a. belangrijk vind zijn: - met mensen willen omgaan, - graag willen werken (de baan kost namelijk aanmerkelijk meer tijd dan de reguliere werktijd), - het leuk vinden dat je met veel dingen tegelijk bezig moet kunnen zijn, - met stress en druk kunnen omgaan, - goed kunnen luisteren, - op tijd je mening zeggen en soms ook even je mond houden. Welke schoolopleidingen heeft u afgerond? Ik heb na de lagere school de H.A.V.O.-opleiding gevolgd. Daarna - naast mijn werk bij de hiervoor genoemde gemeenten - heb ik aan de
Bestuursacademie de opleidingen Gemeenteadministratie I en II en Gemeentefinanciën I en II gevolgd. In totaliteit heb ik 10 jaar gestudeerd naast mijn loopbaan. Tot slot heb ik de opleiding SBG (Sturen van beleidsprocessen in Grote Gemeentelijke Organisaties) gevolgd bij de Stichting Publiek Domein in Utrecht. Hoe belangrijk vindt u de invulling van stagiaires binnen de gemeente Breda? Heel belangrijk. Ik heb zelf in de afgelopen jaren ook meerdere malen stagiaires begeleid. Stages geven studenten de mogelijkheid om zich te oriënteren op hun loopbaan. Stagiaires houden de organisatie waar ze werken door hun inzichten en vragen scherp. Wat vindt u van dit initiatief om een nieuwsbrief voor stagiaires op te stellen? Prima, een nieuwsbrief is een belangrijk hulpmiddel om elkaar te informeren en contact te leggen. Ik hoop ook dat zowel stagiaires als collega-ambtenaren binnen de organisatie hun ervaringen daarin willen delen. Aan welke medewerker binnen de gemeente Breda zou u de pen willen doorgeven voor de volgende nieuwsbrief? Ik wil "de pen" voor de volgende nieuwsbrief graag doorgeven aan Mieke Roozen, voorzitter van de Ondernemingsraad.
Colofon: De Nieuwsbrief van het Alumninetwerk Stagiaires is een uitgave waarmee (ex)stagiaires worden geïnformeerd over actuele info van de Gemeente Breda en haar werknemers. Deze nieuwsbrief is een kwartaaluitgave en wordt uitsluitend digitaal verspreid. Redactie: Mariët Slinkert, Monique de Ridder (Postbus 90.156, 4800 RH Breda, telefoon: 076-5293845 en mail:
[email protected] Wij danken voor hun bijdrage: Richard Meulenbroek, Anton van Alphen, Rob van Eersel, Rens van Laerhoven, Eliska Suciati en Jacco le Duc.
Juli 2011 • uitgave 1
pagina
6 van 6
