Forte#08
Denk mee over duurzaamheidscriteria Innovatief aanbesteden WMO Zeeuws model Plek inkoopadviseur naast budgethouder
Jaargang 03, mei 2008 - www.pianoo.nl -
[email protected]
Colofon
Forte is een uitgave van PIANOo, het kennisnetwerk voor aanbesteden in de publieke sector. Postbus 20101, 2500 EC Den Haag, tel. 070 3490 777. Tekstbijdragen van Mirjam van Strij de Regt, Peter de Zoete, Olga van Oort en Imi Lau. Eindredactie: PIANOo. Fotografie: Loes Schleedoorn. Ontwerp: Besides Purple Amsterdam. Vormgeving en druk: ministerie van Economische Zaken, afdeling PGF.
02 05 07 10
Publicatie Datum Pagina
: Cobouw : 25/03/2008 : 14
: 15.552 Oplage Frequentie : dagelijks
Advertentiewaarde Regio
: € 2773,11 : landelijk
Aanbesteden in het nieuws
Het onderwerp aanbesteden heeft duidelijk de aandacht van de landelijke en regionale media. PIANOo werd regelmatig geraadpleegd over actuele dossiers als de aanbesteding van het Rijksmuseum, de schoolboeken en overheidsaanbestedingen die niet soepel verliepen. Verder schreef het Financieele Dagblad over het onderwerp clusteren, waarvoor PIANOo-directeur Wouter Stolwijk werd geïnterviewd. Ook PIANOO zelf ontbrak het niet aan aandacht. ACHTGEVERS ERK OVERHEIDSOPDR NETW N Vooral Cobouw schreef EDE BEST AAN EL INNOVATIEF PIANOO - PROFESSIONE over PIANOo en dan met name over het evaluatierapport. 6014 00102 039 00 00
alleen voor intern/eigen
gebruik
Over enkele weken wordt het evaluatierapport inclusief de aanbevelingen van de minister van Economische Zaken naar de Tweede Kamer gestuurd. Meer informatie op www.pianoo.nl. Sinds maart schrijft PIANOo voor Cobouw iedere twee weken een column over aanbestedingszaken die spelen in de bouw. De eerste twee columns gingen over openbaarheid van prijzen en inkoopsamenwerking.
2
Denk mee over de duurzaamheidcriteria! Tot en met het eerste kwartaal van 2009 werkt SenterNovem aan de ontwikkeling van duurzaamheidcriteria voor de overheid. Dat doet ze voor alle – ruim 80 – productgroepen die de overheid inkoopt. Welke criteria wanneer ontwikkeld worden, vindt u op www.senternovem.nl/duurzaaminkopen. Hier ziet u ook in welke fase de ontwikkeling van de criteria zich bevindt. Iedereen die met de criteria te maken krijgt, heeft de mogelijkheid mee te denken over de invulling ervan. In de voorbereidingsfase van een productgroep, kunt u informatie die nuttig is voor het opstellen van criteria mailen naar
[email protected]. Tijdens de stakeholdersbijeenkomsten kunt u uw commentaar geven op een bespreeknotitie. Hierin staan de geïnventariseerde duurzaamheidsthema’s en voorzetten voor criteria van de betreffende productgroep. SenterNovem maakt een afweging tussen de verschillende mogelijkheden en toetst de juridische en financiële consequenties. Op basis van deze afweging formuleert SenterNovem conceptcriteria. Op 27 mei vindt er een stakeholdersbijeenkomst plaats voor de productgroep Straatmeubilair. Tot slot heeft u nog inspraak in de consultatieronde. In mei en juni vinden consultatierondes plaats voor de productgroepen Verkeersregelinstallaties, Groenvoorzieningen, Kleine kunstwerken en gemalen, Openbare verlichting, Waterzuiveringsinstallaties en slibbehandeling, Reiniging openbare ruimte, Blusmiddelen en – uitrusting. U heeft dan drie tot zes weken de tijd om schriftelijk te reageren op de criteria, die op de onderstaande site van SenterNovem (onder criteria) worden geplaatst.
Meer weten? Op www.senternovem.nl/duurzaaminkopen vindt u meer informatie over duurzaam inkopen en criteriaontwikkeling. U vindt hier ook de conceptcriteria die al gereed zijn. Deze zijn echter nog niet juridisch getoetst. Aanmelden als geinteresseerde stakeholder voor een bepaalde productgroep? Stuur een e-mail naar
[email protected] met daarin vermeld de productgroep(en) waarin u geïnteresseerd bent en de organisatie die u vertegenwoordigt. U ontvangt bericht als de data voor de betreffende stakeholdersbijeenkomst en/of de consultatieronde bekend zijn. U kunt zich tot twee weken voor de aanvang van de stakeholdersbijeenkomsten aanmelden.
Derde leergang aanbestedingsrecht afgerond
Leid uw eigen inkoopauditeur op Hoe excellent is de inkoopfunctie van onze organisatie? Om die vraag draait het bij de zelfscan van het programma Purchasing Excellence Publiek (PE Publiek). Nog beter is het om een meer gedegen meting uit te laten voeren door een gecertificeerd auditeur of uw eigen op te leiden auditeur. Het Ministerie van Defensie koos bijvoorbeeld voor die laatste optie. Om te bepalen waar u als organisatie staat, loopt u met de zelfscan van PE Publiek alle inkoopprocessen binnen de organisatie door aan de hand van het MSU+-model. De uitslag van de scan kan het startpunt zijn voor het ontwikkelen van een verbeteraanpak. Het PE Publiek programma biedt de mogelijkheid om de eigen resultaten van de organisatie af te zetten – te benchmarken – tegen die van andere organisaties. De PE Publiek-database bevat inmiddels gegevens van ruim 85 overheden, afkomstig van metingen door uitsluitend gecertificeerde auditeurs.
Auditeur inhuren of opleiden Wie een meer gedegen meting wil, kan een gecertificeerd auditeur inschakelen. Die beheerst het MSU+-model beter, omdat hij een opleiding heeft gevolgd om onder meer inzicht te krijgen in
Purchasing Excellence, de criteria en wijze van beoordelen. Zo voorkomt u ‘windowdressing’. U kunt er ook voor kiezen een eigen auditeur voor uw organisatie op te leiden. Die moet dan wel een zekere onafhankelijke positie hebben ten opzichte van de organisatieonderdelen die hij gaat meten. In praktijk wisselen deelnemers aan de auditeuropleiding ook regelmatig cases met elkaar uit.
Auditeuropleiding Timen Bousema – werkzaam bij de Directie Beleid van het Ministerie van Defensie – volgde deze tweedaagse training. Hij sloot de training succesvol af met de verdediging van een nulmeting die hij uitvoerde bij een van de aanbestedende diensten van het Ministerie van Defensie. De uitslag van die meting bleek zeer positief. Waar de gemiddelden in de PE Publiek-database tussen de 1 en 2 liggen, scoorde de onderzochte aanbestedende dienst gemiddeld een 7. Bousema: “Natuurlijk waren er ook onderdelen ter verbetering, maar over het geheel genomen waren de resultaten inderdaad buitengewoon goed. Met deze meting heeft deze aanbestedende dienst een goed hulpmiddel in handen om op onderdelen de inkoop nog te verbeteren.’’
Ook intern vergelijken De directie waar Bousema werkzaam is, ontwikkelt voor de gehele defensie-organisatie onder meer het verwervingsbeleid. De PE Publiek-methodiek is in dit beleid geïmplementeerd. Dit betekent dat uiteindelijk alle aanbestedende diensten aan een meting worden onderworpen. De resultaten daarvan kunnen dan niet alleen met de PE Publiek benchmark, maar ook onderling worden vergeleken.
Meer informatie Zelf een auditeuropleiding volgen? Purchasing Excellence Publiek start regelmatig nieuwe tweedaagse opleidingen. Kijk voor meer informatie op www.pianoo.nl (Benchmark en statistieken/PE Publiek) Hier vindt u de zelfscan en informatie over de workshop Artikelgroepstrategie-ontwikkeling van PE Publiek. In deze workshop pakt u met een multidisciplinair team de inkoopstrategie voor een specifieke artikelgroep aan.
Tien cursisten sloten begin dit jaar de leergang Aanbestedingsrecht succesvol af met het behalen van hun certificaat. Het was de derde leergang die Huib van Romburgh, jurist bij het ministerie van LNV en voorzitter van de Nederlandse Vereniging voor Aanbestedingsrecht, gaf in opdracht van PIANOo. Het afgelopen najaar volgden 26 cursisten zeven hoorcolleges van twee uur bij PIANOo. Naar eigen keuze konden zij de leergang afsluiten met een toets. Die bestond deze keer uit twee cases. De eerste casus ging over een aan te leggen oeververbinding in een gemeente. De oeververbinding was functioneel aanbesteed. In de aanbesteding waren echter toch wel wat dingetjes fout gegaan. De tweede casus ging over het wel of niet mogen toepassen van uitzonderingen bij het aanbesteden van een automatiseringssysteem. Beide cases bevatten een behoorlijk aantal valkuilen. De kandidaten hadden de opdracht voor beide cases een advies te schrijven met aanbevelingen. De toets is goed gemaakt. In maart ontvingen de tien geslaagden - onder wie medewerkers van ministeries, gemeenten, waterschappen en een provincie - hun certificaat uit handen van Wouter Stolwijk, directeur van PIANOo. De vierde leergang is al weer van start gegaan.
Een deel van de geslaagden met Huib van Romburgh (midden) en Wouter Stolwijk (tweede van rechts). 3
3e PIANOo-congres: Schakelen! Schakelen! is het motto van het 3e PIANOo-congres, op 5 juni a.s. in Congrescentrum Orpheus te Apeldoorn. Schakelen tussen mensen én kennis. Daar draait het om in het PIANOo-netwerk: het koppelen van inkoopprofessionals bij de overheid die iets voor elkaar kunnen betekenen. Versnellen naar een hoger niveau in inkoop en aanbestedingen! Dagvoorzitter Wouke van Scherrenburg schakelt in de plenaire opening van het congres in rap tempo tussen actuele onderwerpen op inkoop- en aanbestedingsgebied. Van duurzaam inkopen naar de nieuwe aanbestedingswet. En van aanbestedingen in het nieuws naar enkele innovaties die hoogleraar Jan Telgen beschrijft in zijn nog te verschijnen publicatie. In het discussiespel ‘Sterke Schakels’ peilt zij de mening van prominente netwerkleden. U als deelnemer beïnvloedt de discussie en kiest de sterkste schakel.
24 deelsessies Schakelen doe je vooral samen. PIANOo daagt u dan ook uit om op 5 juni vooral ook kennis te délen. Onder meer tijdens de deelsessies waarin alle facetten van het inkopen en aanbesteden aan bod komen. U kunt kiezen uit een interessant en gevarieerd programma samengesteld met 24 sessies in de categorieën: Wet- en regelgeving, Professionaliteit van de inkoop, Innovatief aanbesteden, Duurzaam Inkopen en Relatie opdrachtgever-opdrachtnemer. De werkvormen lopen uiteen van een hoorcollege tot een discussiecafé, maar altijd is er ruimte voor discussie of vragen. U vindt de beschrijving van de deelsessies op www.pianoo.nl Tussen de programmaonderdelen door kunt u doorschakelen door bekenden te ontmoeten, nieuwe contacten te leggen en andere meningen te peilen.
Meld u nu aan! Via onze website www.pianoo.nl kunt u zich direct aanmelden. Bij de inschrijving geeft u ook aan welke deelsessies u wilt volgen.
4
Halen én brengen in de bestekkenbibliotheek Eerder deden we in Forte een oproep voor het aanleveren van bestekken voor onze bestekkenbiblioteek. Een online dienst voor het uitwisselen van alle soorten gegunde bestekken. Verschillende aanbestedende diensten gaven gehoor aan onze oproep. PIANOo beschikt al over een aantal bestekken, maar dit aantal neemt dagelijks toe. De bestekkenbibliotheek moet een plek worden waar iedereen bestekken kan halen, maar ook brengen. De gemeente Woerden deelt die gedachte en leverde nu al bestekken aan. John van Gulik, inkoopcoördinator bij deze gemeente, is blij met de bestekkenbibliotheek: “Vooral voor aanbestedingen die we nog niet eerder hebben gedaan
is het erg nuttig om bestekken te kunnen downloaden. Je moet natuurlijk niet alles letterlijk overnemen van anderen, maar je kunt er wel veel van leren.” Andere gemeenten zullen op hun beurt ook van zijn bestekken kunnen leren, verwacht hij. Van Gulik vertelt dat zijn gemeente zelf een format heeft ontwikkeld, dat gebruikt kan worden voor alle bestekken. “We hebben dat laten toetsen door het adviesbureau van de gemeente en een advocatenkantoren aan de opdrachtgeverkant. Dus het is redelijk waterdicht. Het programma van eisen laten wij altijd door de materiedeskundigen ontwikkelen. Een aantal van onze bestekken, maar ook het format zullen straks in de bestekkenbibliotheek staan.” Van Gulik ziet echter voor zichzelf ook voordelen in het plaatsen van bestekken. “Wie weten kunnen anderen mij op foutjes of goede aanvullingen wijzen, die ik dan kan verwerken.”
Help de bestekkenbibliotheek vullen!
“Je moet natuurlijk niet alles letterlijk overnemen van anderen, maar je kunt er wel veel van leren.”
Mail uw gegunde bestekken naar
[email protected] De eerste versie van de bestekkenbibliotheek is naar verwachting in juni gereed. PIANOo zal tijdens het congres op 5 juni een concept presenteren in de ‘PIANOo-pitstop’ in de foyer. Meer informatie vindt u op www.pianoo.nl
PIANOo en NEVI Publiek organiseren in april en mei een reeks bijeenkomsten met als thema ‘Innovatief aanbesteden: risico of kans?’ Op deze en volgende pagina’s vindt u meer informatie over innovatieve vormen van aanbesteden.
Hoofd aanbestedingszaken Rotterdam:
“Goed nadenken of je wel innovatief moet aanbesteden” Wat te doen bij een werk, dienst of product waarvan de complexiteit en risico’s de aanbestedingservaring te boven gaan? Juist als bij een aanbesteding het onverwachte, onbekende of onplanbare de boventoon voert, ligt innovatief aanbesteden voor de hand. Dit stelt Rob Schnepper, hoofd aanbestedingszaken bij Gemeentewerken van de gemeente Rotterdam. Innovatief te werk gaan bij de dienst een routineklus, vindt hij veel minder voor de hand liggend. Innovatie als dogma is aan het hoofd aanbestedingszaken niet besteed. Mede daarom dient in zijn optiek geen enkele vorm van innovatief aanbesteden standaard te worden. Rob Schnepper: “Het gaat erom eerst goed na te denken of innovatie wel zinvol is. Maatwerk is veel belangrijker. Vervolgens kunnen innovatieve oplossingen daarin een plaats krijgen. Bij standaard zaken waarover de opdrachtgever zelf de benodigde basiskennis in huis heeft, is innovatief aanbesteden beslist af te raden. Heb je kennis en ervaring van de markt nodig, dan heb je een goede reden om innovatief aan te besteden.”
Voorbeelden Rob Schnepper gaat het lijstje van de 32 GWW-voorbeelden van innovatief aanbesteden langs, dat PIANOo onlangs liet opstellen door ingenieursbureau Tauw. Volgens hem kunnen de voorbeelden ook het nut van innovatief aanbesteden voor andere sectoren illustreren. Rob Schnepper: “Organisatievormen
en vernieuwende aspecten zonder meer, zijn niet bepalend voor succesvol innovatief aanbesteden. Bij de GWW-voorbeelden kan het werken met een bouwteam en het sluiten van een Design&Construct-contract zeker succesvol zijn. Maar doorslaggevend is hoe deze zaken per project zijn uitgevoerd. Een bouwteam is bijvoorbeeld alleen in uitzonderlijke gevallen interessant, als contracten zeer gecompliceerd zijn. Als project vind ik het Design-Construct-Maintenance-contract voor de historische kademuren in Den Bosch erg leuk. Hier kunnen
wederzijdse kennis en ervaring goed worden benut. Gesteld dat de culturen van de verschillende partijen niet te zeer verschillen.” Vormen van innovatief aanbesteden die Rob Schnepper toevoegt aan het PIANOo-overzicht zijn alliantiecontracten, het werken met een vaste prijs en elektronisch aanbesteden.
Cultuur allerbelangrijkst Voorwaarden die de haalbaarheid van een innovatieve aanbesteding vergroten, liggen volgens Rob Schnepper zonder uitzondering op het vlak van cultuur. “Zorg dat er een goede gedeelde cultuur is, dan volgen zaken als tijd, geld, kennis en procedures daaruit.” Ook het genoemde onderzoek naar innovatieve GWW-praktijken geeft verschillende aandachtspunten voor cultuur. Zo blijkt het voor opdrachtgevers moeilijk te zijn om minder invloed uit te kunnen oefenen op het moment dat zij niet overal bij betrokken worden. Tegelijkertijd willen opdrachtgevers juist graag risico’s en verantwoordelijkheid bij de opdrachtnemers onderbrengen. Conclusie: in veel gevallen moeten opdrachtgevers en opdrachtnemers wennen aan hun veranderende rollen.
Meer info Het overzicht met 32 innovatieve GWW-voorbeelden kunt u vinden in de groep ‘GWW’ op PIANOo-desk. U kunt zich voor deze groep aanmelden door een mail te sturen naar
[email protected]. 5
Ministerie van VWS:
“Beperkte Wmo-wijzigingen in de maak” Met de komst van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) in 2007 kregen gemeenten er een serieuze inkooptaak bij. Ondanks aanloopproblemen is de eerste Wmo-aanbesteding bijna overal goed verlopen, constateert ook Edith Scholten-Aalbers van het ministerie van VWS. Een paar wetsonderdelen over hulp bij de huishouding die voor verbetering vatbaar zijn, worden momenteel door het ministerie uitgewerkt. Edith Scholten maakt deel uit van het implementatieteam Wmo van het ministerie van VWS en staat desgevraagd kort stil bij de aanleiding voor de Wmo. “De Wmo is bedoeld om alle burgers een kans te geven mee te doen in de samenleving. Om die reden heeft de Wmo verschillende wetten gebundeld tot een coherenter geheel.
Aanpassen bestek Bij de huidige voorstellen voor de wetswijziging - die nog door beide kamers moet worden goedgekeurd - gaat het onder meer om het verstevigen van de rechten van de cliënt bij hulp bij de huishouding. Een cliënt kan volgens de voorstellen niet meer ongevraagd een alfahulp toegewezen krijgen. De alfahulp is de freelancer onder de hulpverleners. Ook krijgen zorgorganisaties aan wie het werk gegund wordt de verplichting om met andere zorgorganisaties in overleg te treden over het overnemen van personeel voor wie ontslag dreigt als gevolg van gemist werk (het ‘mens volgt werk’-principe). Dit is een wijziging naar aanleiding van de naar verluid enkele honderden ontslagen door de eerste aanbesteding van hulp bij de huishouding. Op deze punten zullen gemeenten hun bestek moeten aanpassen als de aangepaste wet in werking treedt.
Voordelen aanbesteden
Centraal punt in de Wmo was dat er geluisterd zou worden naar de wensen van cliënten.
Een ander doel is om de Wmo op het geëigende niveau te laten uitvoeren. Dus door gemeenten in nauwe samenwerking met cliënten en hun belangenbehartigers. Dat bijna alle gemeenten boven de grens van Europees aanbesteden zouden komen, was voorzien. Ook dat er meer ruimte voor marktwerking zou komen. Maar dit was geen doel op zich. Centraal punt in de Wmo was dat er geluisterd zou worden naar de wensen van cliënten. Velen bleken bijvoorbeeld de wens te hebben om hun vertrouwde hulpverleners te behouden. Volgens onderzoek is dat in vrijwel alle gevallen gelukt.” 6
Van de toegepaste inkoopmodellen vindt Edith Scholten het Zeeuwse Model een van de mooiste. “Omdat het een niet-selectief model is, kan iedereen echt zijn eigen aanbieder behouden. Een voordeel van Europees aanbesteden in het algemeen vind ik dat er meer mogelijkheden zijn gekomen voor aanbieders met een bijzonder aanbod. Bijvoorbeeld aanbod voor meervoudig gehandicapten of - om iets heel anders te noemen - voor bewoners van een klooster. Verder heeft 92% van alle gemeenten samengewerkt bij het aanbesteden van Wmo - in lang niet alle gevallen met dezelfde gemeenten als in bestaande inkoopsamenwerkingen. Daarnaast kregen tal van innovaties binnen de aanbesteding vorm. Onder meer door de inhoudelijke inbreng van cliënten. Dat laatste is door betrokkenheid van Wmo-raden en cliëntenplatforms goed van de grond gekomen.”
Meer informatie www.pianoo.nl voor informatie over Wmo en innovatief aanbesteden in het algemeen www.invoeringwmo.nl www.research.nl voor Aanbesteding hulp bij het huishouden (rapport in opdracht van VWS)
Zeeuws model:
Maximale keuzevrijheid voor cliënt bij huishoudelijke hulp Er zijn vele wegen die tot een Wmo-aanbesteding leiden. Onderzoeksbureau Significant beschreef in 2007 in opdracht van het ministerie van VWS achttien varianten voor het aanbesteden van hulp bij het huishouden. Het Zeeuwse Model is een van de varianten die worden beschreven in Sociaal overwogen aanbesteden. Esther Sluis-Thiescheffer, senior consultant bij Significant en medeauteur van de publicatie, licht het model toe. “Bij het Zeeuwse Model worden alle aanbieders van hulp bij het huishouden gecontracteerd die een minimum kwaliteit kunnen leveren tegen een door de gemeente bepaalde vaste prijs. De marktwerking en concurrentie die inherent zijn aan aanbesteden, vinden plaats op het moment dat Wmo-klanten een leverancier kiezen,” zegt consultant Esther Sluis.
Aandachtspunten “Bijzonder aan het Zeeuwse Model is dat er dus niet op prijs of kwaliteit wordt geconcurreerd, maar dat cliënten dankzij maximale keuzevrijheid - uitgangspunt is dat alle aanbieders een contract krijgen - voor marktwerking kunnen zorgen. In onze publicatie vind je, aanvullend bij de beschrijving van het model, enkele aandachtspunten op basis van uitgebreid praktijkonderzoek aangevuld met onze eigen expertise. Zo is voor het bepalen van een redelijke vaste prijs, marktconsultatie aan te bevelen, die - mits goed voorbereid - waardevolle marktinformatie kan opleveren. Behoefteonderzoek is eigenlijk een standaard onderdeel van de aanbesteding. Maar je kunt als gemeente wel bewust
kiezen tussen een beperkter onderzoek, bijvoorbeeld via een Wmo-raad, of een veel uitgebreider onderzoek. Dat geldt evenzeer voor tevredenheidsonderzoek. Daarnaast is de leveranciersinformatie voor cliënten natuurlijk van belang. De gemeente Eindhoven heeft bijvoorbeeld een uitgebreide zorgcatalogus gemaakt voor Wmo-cliënten.”
Uitgangspunten Meer in het algemeen stelt Esther Sluis: “Duidelijkheid over uitgangspunten is eigenlijk het allerbelangrijkste aspect bij een Wmo-aanbesteding. Hoeveel wil je vooraf onderzoeken en borgen en hoeveel wil je gedurende het contract monitoren, meten en eventueel bijsturen met een bonus-malusregeling? Selecteer je wel of niet op prijs? Eis je alleen de essentiële kwaliteit of vraag je veel meer?” Daarnaast adviseert zij gemeenten om het eigen implementatieplan niet over te slaan. “Welk model je ook kiest: in het begin heb je altijd opstartproblemen. Verhuizing van gegevens die veel meer tijd kost dan gedacht, het aanpassen en uitbreiden van een administratie die moet worden aangepast. Eigenlijk zou een gemeente een goed implementatieplan moeten hebben, net zoals van de aanbieders kan worden gevraagd.”
Meer informatie Zie www.significant.nl voor de publicatie Sociaal bewogen aanbesteden, meer informatie over de aanpak van de gemeente Eindhoven en diverse interessante links waaronder een adviesrapport van de Raad voor Volksgezondheid en Zorg over zorginkoop. 7
In dialoog over het hoofdkwartier Sinds eind 2005 is het in Nederland toegestaan om de concurrentiegerichte dialoog toe te passen. Volgens de Europese richtlijn mag deze aanbestedingsprocedure uitsluitend worden gebruikt bij zeer complexe opdrachten waarvan men de oplossing vooraf niet kent. Het ministerie van Defensie was er dus vroeg bij, toen het in 2006 deze nieuwe aanbestedingsvorm koos voor de nieuwbouw van de Kromhout Kazerne. Die moet het operationele hoofdkwartier van het Commando Landmachtstrijdkrachten, en delen van het Commando Diensten Centra, de Defensie Materieel Organisatie en de Bestuursstaf huisvesten. Wat levert een jaar lang intensief overleg op? Een vraaggesprek met Jeroen Oehler, projectleider juridisch team van de PPS Kromhout Kazerne. Hoe bent u bij dit project betrokken geraakt? “Ik heb bij het ministerie van LNV veel ervaring opgedaan met het aanbesteden van projecten in het landelijk gebied. Daar heb ik gemerkt dat handig gebruikmaken van de kennis van marktpartijen in sommige omstandigheden een veel beter project kan opleveren. En ook dat de gebruikelijke aanbestedingstrajecten weinig ruimte bieden om die kennis volop te benutten. Zo ben ik bij dit project terechtgekomen. Het is uit aanbestedingsoogpunt een uniek project, alleen al vanwege de omvang. We willen 2.000 werkplekken, eventueel uit te breiden naar 3.000, legering voor 100 mensen, sport- en vergaderfaciliteiten. En dat allemaal op en top onderhouden gedurende 25 jaar tegen een vaste prijs per maand. Plus heel veel flexibiliteit. Complex genoeg dus.” Is dat de reden waarom is gekozen voor de concurrentiegerichte dialoog? ”Wij missen als overheid gewoon de kennis om alle mogelijkheden voor zo’n omvangrijke nieuwbouw in kaart te brengen. Maar het is vooral de overtuiging dat de complexiteit van onze wensen partijen uitdaagt om slimme oplossingen te bedenken, waar wij niet gauw op zullen komen. Nu moeten architecten met facilitymanagers praten over integrale oplossingen, dat gebeurt anders nooit.” Kunt u kort aangeven hoe zo’n concurrentiegerichte dialoog verloopt? ”Bijzonder is dat de procedure begint met een open vraag en niet met een inschrijving. Daardoor kun je heel intensief van gedachten wisselen met potentiële opdrachtnemers voorafgaand aan hun officiële bieding. Hoe je de dialoog inricht, kun je min of meer zelf bepalen. Belangrijk is dat je het proces transparant houdt en je alle partijen op dezelfde wijze behandelt. En oplossingen van de ene partij mogen niet bekend worden bij een ander. 8
Wij hebben gekozen voor drie dialoogfasen, na een voorafgaande selectie. Bij de eerste fase deden vijf consortia een zogeheten massastudie, een ruwe schets van hoe men dacht over oplossingen voor onze wensen. Toen bleven drie partijen over. Die hebben een voorlopige bieding gedaan. Gedurende de gehele dialoog hebben we intensief met elkaar van gedachten gewisseld. Tenslotte heeft dat begin 2008 geleid tot definitieve biedingen. Die zijn we nu aan het bestuderen en beoordelen. Ik verwacht dat we zeer binnenkort de gunningsbeslissing bekend kunnen maken.“ Wat was voor u het belangrijkste voordeel van deze manier van aanbesteden? ”Het intensieve contact met de drie consortia, ongetwijfeld. Ik denk dat we met iedere partij zeker 25 tot 30 keer om tafel hebben gezeten. In verschillende samenstellingen: we hielden een plenaire dialoog naast een juridisch-financiële en een technisch dialoog. We zijn gestart met 4.000 pagina’s aan functionele beschrijvingen. Bij vrijwel elke eis webben we uitvoerig stilgestaan. ‘Waarom wilt u schuine vloeren in de presentatieruimte? Is dat functioneel en mogen we dat ook anders oplossen?’ Daarin ligt de meerwaarde van de dialoog. Ik kan alvast wel zeggen dat we nu kunnen kiezen uit drie heel verschillende, maar ook heel goede voorstellen. De plafondprijs voor het project was van tevoren aangekondigd. Wij beoordelen nu wat we daar voor krijgen. Dat is nog complex genoeg. Prijs en kwaliteit tellen beide even zwaar mee.”
Jeroen Oehler bij het ontwerp van de winnaar van de aanbesteding voor de Kromhout Kazerne: het consortium Komfort. Komfort is een samenwerkingsverband van Ballast Nedam, Strukton, John Laing, ISS Nederland BV, Meyer & Van Schooten Architecten en Karres & Brands Landschapsarchitecten.
Vindt u dat deze vorm van aanbesteden navolging verdient? En bij welk soort projecten? ”Deze manier van aanbesteden vraagt van alle partijen een grote inspanning. En een zeer gedegen voorbereiding; vooral de organisatie aan overheidskant
moet vanaf het eerste moment goed op poten staan. Zijn al die inspanningen te verantwoorden? Daar gaan we nog goed naar kijken, bij de evaluatie. Het zou goed zijn als PIANOo daar ook aandacht aan besteedt.”
IPPC 2008
Toenemende wetenschappelijke aandacht voor overheidsinkopen Van 28 tot en met 30 augustus komen inkopers en wetenschappers uit de hele wereld naar Amsterdam om de nieuwste inzichten over Public Procurement te presenteren en te bespreken. Voorzitter van deze International Public Procurement Conference (IPPC) is Jan Telgen, hoogleraar Inkoopmanagement aan de Universiteit Twente, die de organisatie samen met PIANOo, NEVI en Rijkswaterstaat verzorgt. Hoe gaat het met de voorbereidingen voor de conferentie? “Ik ben heel tevreden over de bijna 100 papers die we hebben ontvangen. Mensen konden kiezen tussen een langer en meer wetenschappelijke bijdrage en een kortere over ‘work in progress’. De oogst is fifty-fifty. De kwaliteit van de langere artikelen is zonder meer goed. Bij de kortere moeten mensen soms nog iets aanpassen. Het is vaak interessant materiaal, waar iets van te leren valt. Dat betekent ook dat we goede inleidingen krijgen, die veel stof voor discussie zullen opleveren. We mikken op 250 deelnemers, zo’n 50% meer dan bij het vorige congres, twee jaar geleden in Rome. Die komen uit 50 landen, waar ook ontwikkelingslanden bij zitten.” Kunt u al iets zeggen over de belangrijkste onderwerpen van het congres? “We zitten nog volop in de beoordeling van de papers. Deze papers worden beoordeeld door een internationaal gerenommeerd gezelschap van deskundigen. Wat je in
ieder geval ziet, is dat de belangstelling sterk is toegenomen om als overheden inkoopprocessen toe te passen als middel om duurzaamheid en innovatie te stimuleren. Het is interessant om te zien dat landen daar heel verschillend tegenaan kijken.” Is dit congres ook voor Nederlandse inkopers een must? “Voor mensen die belangstelling hebben voor de manier waarop het er in andere landen aan toegaat zeker wel. Het is een conferentie, gericht op concepten, met Engels als voertaal en niet gericht op directe toepasbaarheid. Je moet dus openstaan voor de wat meer conceptuele discussie die op zo’n conferentie plaatsvindt. Ik vind het zelf verhelderend om te horen dat zaken die bij ons niet zijn toegestaan - zoals het bevoordelen van MKB-bedrijven - elders juist verplicht zijn. Je wordt uitgedaagd om op een andere manier te denken.” Tot slot, wanneer bent u tevreden? “Ik ben tevreden als we naast een mooi vol programma ook een mooi volle zaal hebben. En als er een goede interactie is tussen de deelnemers. Met interessante discussies tijdens de bijeenkomsten. Maar vooral de sfeer op het congres is belangrijk. Wat er in
de wandelgangen gebeurt, de gesprekken en de ontmoetingen. Het enthousiasme waarmee mensen aan de discussies deelnemen. Zodat ze achteraf zeggen: goed dat ik er bij was!”
Uitzien naar internationale contacten Wat kunnen we zoal verwachten op het congres? Emery Prenen is inkoopadviseur bij het stadsdeel Amsterdam Oud-Zuid. Voor zijn studie aanbestedingsrecht onderzocht hij of duurzaamheidcriteria een rol speelden in 150 recente bestekken. De resultaten zal hij tijdens het IPPC presenteren. Vooruitlopend daarop zegt hij: “Ik heb heel wat pagina’s doorgeploeterd en mijn misschien toch wel verrassende conclusie is dat overheidsinstanties zeer bedreven zijn in het toepassen van duurzaamheidscriteria. Bij werken, diensten en leveringen. Sociale en milieucriteria staan op het netvlies en werken ook door in de keuzes.” Hij ziet in het bijzonder uit naar de internationale contacten: “Ik hoop met Amerikaanse bezoekers te kunnen praten over de invloed van de strenge straffen in hun land op het maken van prijsafspraken. Wat betekent het risico van 3 jaar celstraf voor de marktverhoudingen?”
Professor Jan Telgen 9
Plek van inkoopadviseur is naast Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier (HHNK) begon ruim twee jaar geleden met het professionaliseren van de inkoop. “We zijn een heel eind op de goede weg”, vinden Leo Harmsen en Henkjan van Meer van het cluster inkoop, “al valt er nog genoeg te verbeteren”. Voor collega’s die aan de vooravond van deze ontwikkeling staan, hebben ze één boodschap: zorg voor een goede timing.
de aanschaf van potloden en papier gaat.” In 2006 kregen ze de opdracht van de directie om de inkoopfunctie binnen het schap verder te professionaliseren. Met onder meer als doel om op 1 januari 2010, als de gewijzigde Waterschapswet in werking treedt, goed voorbereid te zijn op de rechtmatigheidtoets1 die daarin is opgenomen.
“Zo’n moeilijk project kun je juist heel goed als katalysator inzetten”
Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier ontstond in 2003 uit een fusie. Er kwam een cluster inkoop, niet als onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken maar als deel van een grote afdeling met voornamelijk adviseurs. “Dat was essentieel”, realiseert Leo Harmsen, coördinator van het cluster zich nu, “daarmee kregen we een zelfstandige en duidelijke positie ten opzichte van de budgethouders en de projectleiders”. Henkjan van Meer vult aan: “Anders denken clusterhoofden dat inkopen alleen maar over
1
Successen delen Van Meer, van huis uit jurist en bijgeschoold tot inkoopadviseur: “Onze opdracht is om ervoor te zorgen dat de inkoopfunctie goed is geborgd in alle werkprocessen. Daarom vinden we het erg belangrijk dat bij het cluster inkoop goede adviseurs werken, die weten hoe ze zich naast in plaats van tegenover een budgethouder of projectleider moeten opstellen.” Harmsen, die ooit startte als inkoper in het bedrijfsleven: “Je moet je wel realiseren
Noot redactie: Met ingang van de jaarrekening over 2009 moet de accountant een goedkeurende verklaring afgeven bij het opstellen van de jaarrekening van het waterschap. Deze verklaring gaat ook over het juist en rechtmatig toepassen van inkoop- en aanbestedingsprocedures. Gemeenten kennen deze rechtmatigheidtoets al enkele jaren.
10
dat je een stukje van zijn ‘leuke’ werk overneemt. Je moet budgethouders dus overtuigen van de meerwaarde van professioneel inkopen. Jouw rol is: zijn behoefte signaleren.” “Want die behoefte aan een takkenversnipperaar heeft hij over vijf jaar weer”, weet Van Meer. “En alle projectleiders hebben ingenieursbureaus nodig. Maar hoe krijg je de beste producten tegen een goede prijs? Daar ligt de wezenlijke uitdaging. Daar willen wij de budgethouder in ondersteunen.” Eén van hun eerste gezamenlijke inkoopacties ging over dienstauto’s. Ieder onderdeel had zijn eigen voorkeur, vaak gebaseerd op jarenlange samenwerking met een dealer. “Zo’n moeilijk project kun je juist heel goed als katalysator inzetten”, zegt Henkjan. Dat was ook een aanbeveling uit het rapport van een externe adviseur over de manier van inkopen tot op dat moment. Zorg voor gezamenlijke successen en vier die ook. Maar dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Harmsen: “Je laat je in je enthousiasme gauw verleiden harder te lopen dan je collega’s kunnen bijbenen. Het is dus essentieel om te benadrukken dat hun specifieke kennis onmisbaar is bij een goed doorlopen inkoopproces. Dat geldt niet alleen voor de behoeftestellers, maar voor alle geledingen binnen de organisatie. Daarom hebben we die in een expertisegroep bij elkaar gezet. En dat werkt.”
budgethouder Bijstand van hogerhand Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier verkeert in de gelukkige omstandigheid dat de professionalisering door de directie en het bestuur wordt gedragen. Dat is zeker niet overal zo, realiseren Harmsen en Van Meer zich. Ze kregen op een bepaald moment zo vaak bezoek van leergierige collega’s dat ze besloten hun kennis in een seminar te gieten. Juist vanwege die betrokkenheid hoopten ze dat het seminar vooral ook bestuurders en directeuren zou trekken. Op 6 maart jl. ontvingen ze een grote groep, met vooral toch de inkopers zelf. En dat is jammer, want de bijdrage van een professionele inkoopfunctie aan de doelen van de organisatie wordt steeds groter. “Wij zijn nu op zoek naar uitbreiding van ons cluster met een strategisch adviseur. Iemand die in de directie en in het bestuur het belang van dit onderwerp kan borgen. Wat er aan nieuw beleid – zoals door de Waterwet en de Kaderrichtlijn Water – op de waterschappen afkomt, rechtvaardigt zo’n positie”, zegt Harmsen. “Of denk aan de toenemende digitalisering van het waterschapswerk. Wat betekent dat voor de inkoop van hardware, programma’s en mensen om alles in goede banen te leiden”, voegt Van Meer toe. “Op tactisch en operationeel niveau weten waterschappen zo langzamerhand wel wat er bij inkopen komt kijken. Maar de wisselwerking tussen organisatiedoelen en inkoopprocessen zal zeker nog veel aandacht vragen. Wij gaan dat nu bij Hollands Noorderkwartier in een strategisch platform met het management vorm geven.”
Hoort zegt het voort Eén van de aandachtspunten van Harmsen is de opstelling van sommige bedrijven onder de nieuwe inkoopregels. “Die moeten daar duidelijk ook aan wennen. Bijvoorbeeld meer open zijn over hun specifieke sterke punten. De tijd van ons kent ons is voorbij.” En Van Meer denkt dat inkoopadviseurs andere competenties nodig hebben om met bedrijven – met name uit het MKB – te leren omgaan: inlevingsvermogen en overtuigingskracht. “Goed als NEVI en PIANOo daar aandacht aan besteden. Liever daaraan dan aan de nieuwe Aanbestedingswet”, kan hij niet nalaten eraan toe te voegen.
Leo Harmsen (links) en Henkjan van Meer (rechts). 11
Jos Nouwt
“Aanbesteden vooral een kwestie van goed vooruit denken” In 2001 begon financieel specialist Jos Nouwt namens het ministerie van Financiën aan een groot en onbekend avontuur met Europees aanbesteden: de renovatie van het ministerie aan het Korte Voorhout (gegund bedrag 173 miljoen euro). Bij dit eerste PPS-project voor een rijksgebouw werkt Jos Nouwt sinds 2004 nauw samen met Sigrid Pikker van de Rijksgebouwendienst.
U bent projectdirecteur van de renovatie van het ministerie van Financiën. Dit is uw eerste Europese aanbesteding en direct een uiterst innovatieve. Waarom bent u daaraan begonnen? En vooral: hoe? “Op het ministerie, waar ik al heel lang werk en veel mensen ken, had men er vertrouwen in dat ik het kon. Zelf vind ik het erg leuk om nieuwe dingen te doen. Natuurlijk moet je veel kennis vergaren. Maar uiteindelijk is het toch vooral een kwestie van goed vooruit denken, doordenken en doorleven. Dat is wat we als projectteam heel grondig hebben gedaan. We hebben geoefend met alles wat er op ons af zou komen. Dat heeft wel eens voor ongeduld in onze omgeving gezorgd. Maar ik heb altijd gezegd dat we ons conceptcontract en de outputspecificatie 80% klaar wilden hebben, vóórdat de aanbesteding zou worden gepubliceerd. Een ander belangrijk aspect is dat van kracht en tegenkracht. We hebben naast de argumenten steeds de tegenargumenten gezocht. Maar we hebben ook hectiek gekend hoor; en bloed, zweet en tranen.” Bij de aanbesteding heeft u maar liefst Design, Build, Finance, Maintenance en Operate geïntegreerd. Waarom? “Met een geïntegreerd contract bleken we 15% lager uit te komen dan bij een traditionele aanpak. Essentieel was dat wij als ministerie met de Rijksgebou-
wendienst overeenkwamen dat we het gebouw 25 jaar zouden gebruiken. Dat was zeer gunstig voor de investeringsmogelijkheden. Een voorbeeld. De kosten van een natuurstenen vloer zijn hoger dan van tapijt. Maar dat natuursteen gaat wel 25 jaar mee en is uiteindelijk goedkoper dan tapijt dat je tegen die tijd voor de derde keer moet vervangen. Systemen voor het binnenklimaat vergen een investering, maar door 25 jaar energiebesparingen verdien je ze dik terug. Een aannemer die verantwoordelijk is voor onderhoud en een aantal operationele voorzieningen, denkt daar bij het ontwerp al over na.” Aan welke adviezen en voorbeelden heeft u het meeste gehad tijdens dit project? “We hebben in het begin projecten bezocht. In Engeland had het ministerie van Financiën ervaring met PPS. Later hebben we veel gehad aan externe juristen. Zij hebben ons veel geleerd over de inrichting van het proces. Maar ook over praktische zaken zoals het opstellen van selectiecriteria. We hebben eveneens profijt gehad van een innovatief model voor outputspecificatie. Hierin staat wat je nodig hebt: de eisen. De outputspecificatie schrijft niet voor hoe dit moet worden gerealiseerd. Ook heel belangrijk was ons eigen team. De samenwerking met Sigrid Stikker en de Rijksgebouwendienst is van een leien dakje gegaan.”
PROFESSIONEEL EN INNOVATIEF AANBESTEDEN, NETWERK VOOR OVERHEIDSOPDRACHTGEVERS
Jos Nouwt (ministerie van Financiën) en Sigrid Pikker (VROM, Rijksgebouwendienst) combineerden innovatie en Europees aanbesteden bij de renovatie van het ministerie van Financiën aan het Korte Voorhout 7. De voorbereiding startte in 2001. Inmiddels is de renovatie begonnen. Het bouwproject won onlangs de Rijksinkooptijger in de categorie ‘De aanbesteding waar wij trots op zijn’. De Rijksinkoopprijs is een initiatief van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid, dat hiermee goed presterende inkoopteams van de rijksoverheid in het zonnetje wil zetten. Andere prijzen die de renovatie won, zijn de publieksprijs en de prijs in de categorie ‘Integraal ontwerpen en bouwen’ van de Nederlandse Bouwprijs 2007. De renovatie kwam tevens in de top-3 van de categorie ‘Best European project to sign’ van de Britse Public Private Finance Award 2007.
