LAMPIRAN IV PERATURAN DIREKTUR JENDERAL NOMOR: PER-046 /BC/2011 TENTANG PENINGKATAN PENERAPAN PENGENDALIAN INTERN DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI
FORMAT PELAPORAN PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN A. TABEL PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA TABEL PEMANTAUAN PENGENDALIAN UTAMA (TABEL PPU) No (1)
Pengendalian yang ada (2)
Atribut pengendalian (3)
Cara pengujian (4)
Frekuensi pengujian (5)
Pelaksana pengujian (6)
Hasil pengujian (7)
Jakarta, … 2011 Pelaksana Pemantauan
(nama) (NIP) Keterangan: (1) berisi nomor urut; (2) berisi pengendalian-pengendalian yang ada untuk mencegah atau mendeteksi kemungkinan kegagalan; (3) berisi karakteristik/ciri khusus yang melekat pada pengendalian atau bukti yang menunjukkan bahwa pengendalian telah dilaksanakan; (4) berisi cara melaksanakan pengujian terhadap pengendalian, termasuk menentukan ukuran sampel; (5) berisi waktu dilaksanakannya pengujian, yaitu harian, mingguan, atau bulanan; (6) berisi nama pegawai yang ditugaskan untuk melaksanakan pengujian; dan (7) berisi: (a) besar sampel yang diambil dibandingkan dengan populasi; (b) simpulan hasil pengujian berikut tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama yang diperoleh dari Daftar Uji Pengendalian Utama ; dan (c) temuan berupa tidak dijalankannya pengendalian utama (bila suatu pengendalian utama memiliki beberapa atribut pengendalian, maka ketiadaan satu atribut pengendalian berarti pengendalian utama tidak dijalankan); dan (d) rekomendasi atas temuan.
B. LAPORAN TEMUAN SIGNIFIKAN Laporan temuan signifikan disusun dengan sistematika sebagai berikut. 1. Judul Bagian ini berisi judul utama dan sub judul. Judul utama memuat nama kegiatan yang dipantau dan nama satuan kerja, sedangkan sub judul menyebutkan temuan signifikan yang diperoleh dari hasil pemantauan. Antara judul utama dan sub judul dipisahkan dengan tanda titik dua (:). 2. Nomor dan Tanggal Laporan Dalam bagian ini diisi nomor laporan dan tanggal penyusunan laporan. 3. Gambaran Umum Kegiatan Dalam bagian ini diuraikan secara singkat tentang proses kegiatan yang dipantau (jika dipandang cukup, hanya perlu menyajikan kelompok tahapan kegiatan), pengendalian utama yang terkait dengan temuan signifikan, dan cara menguji pengendalian utama tersebut. 4. Kondisi Dalam bagian ini diuraikan secara rinci fakta yang terjadi. Fakta yang diungkapkan harus disertai dengan bukti yang relevan dan memadai. 5. Kriteria Dalam bagian ini diuraikan cara jelas dan lengkap kriteria yang digunakan (yang seharusnya terjadi). Kriteria dapat berupa Standard Operating Procedures dan peraturan/kebijakan tertulis lainnya. 6. Sebab Dalam bagian ini diuraikan secara jelas penyebab terjadinya kondisi (temuan). Penyebab temuan dapat diperoleh dengan melakukan observasi atau wawancara kepada pihak-pihak yang terkait. 7. Akibat Dalam bagian ini diuraikan dampak yang ditimbulkan atau dapat ditimbulkan oleh temuan. Dampak yang ditimbulkan harus relevan, obyektif, dan didukung dengan data-data. 8. Upaya yang telah dilakukan (bila ada) Dalam bagian ini diuraikan upaya-upaya yang telah dilakukan pemilik atau pelaksana pengendalian untuk menghilangkan penyebab temuan dan/atau untuk meminimalisir dampak dari temuan. 9. Lampiran Dalam bagian ini disajikan Tabel PPU, Daftar Uji Pengendalian Utama, bukti-bukti, data-data, dan berkas-berkas lain yang terkait dengan temuan.
C. LAPORAN TEMUAN YANG BERINDIKASI FRAUD Laporan temuan berindikasi fraud disusun dengan sistematika sebagai berikut. 1. Judul Judul terdiri atas judul utama dan sub judul. Judul utama memuat nama kegiatan yang dipantau dan nama satuan kerja, sedangkan sub judul menyebutkan temuan berindikasi fraud yang diperoleh dari hasil pemantauan. Antara judul utama dan sub judul dipisahkan dengan tanda titik dua (:). 2. Nomor dan Tanggal Laporan Dalam bagian ini diisi nomor laporan dan tanggal penyusunan laporan. 3. Gambaran Umum Kegiatan Dalam bagian ini diuraikan secara singkat tentang proses kegiatan yang dipantau (jika dipandang cukup, hanya perlu menyajikan kelompok tahapan kegiatan), pengendalian utama yang terkait dengan temuan berindikasi fraud, dan cara menguji pengendalian utama tersebut.
4. Kondisi Dalam bagian ini diuraikan secara rinci fakta yang terjadi. Fakta yang diungkapkan harus disertai dengan bukti yang relevan dan memadai. 5. Kriteria Dalam bagian ini diuraikan secara jelas dan lengkap kriteria yang digunakan (yang seharusnya terjadi). Kriteria dapat berupa Standard Operating Procedures dan peraturan/kebijakan tertulis lainnya. 6. Sebab Dalam bagian ini diuraikan secara jelas penyebab terjadinya kondisi (temuan). Penyebab temuan dapat diperoleh dengan melakukan observasi dan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait. 7. Akibat Dalam bagian ini diuraikan dampak yang ditimbulkan atau dapat ditimbulkan oleh temuan. Dampak yang ditimbulkan harus relevan, obyektif, dan didukung dengan data-data. 8. Upaya yang telah dilakukan (bila ada) Dalam bagian ini diuraikan upaya-upaya yang telah dilakukan pemilik atau pelaksana pengendalian untuk menghilangkan penyebab temuan dan/atau untuk meminimalisir dampak dari temuan. 9. Lampiran Dalam bagian ini disajikan Tabel PPU, Daftar Uji Pengendalian Utama, bukti-bukti, data-data, dan berkas-berkas lain yang terkait dengan temuan.
D. LAPORAN BULANAN LAPORAN BULANAN PELAKSANA PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN KANTOR PELAYANAN … (nama kantor pelayanan/kantor wilayah/kantor pusat) BULAN … 2011 Ringkasan Hasil Kegiatan Pemantauan: ......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... No
Pengendalian utama
Sampel
(1) (2) (3) Nama kegiatan yang dipantau: Frekuensi pemantuan:
Rata-rata: No
Temuan
Rekomendasi
Tindak lanjut
(4)
(5)
(6)
(7)
Tingkat kepatuhan
Temuan
Rekomendasi
Tindak lanjut
(4)
(5)
(6)
(7)
Rekomendasi
Tindak lanjut
(4)
(5)
Status tindak lanjut (8)
(1+2+…+n)/n
Pengendalian utama
Sampel
(1) (2) (3) Nama kegiatan yang dipantau: Frekuensi pemantuan:
Rata-rata:
Status tindak lanjut (8)
(1+2+…+n)/n Nama kegiatan
(1)
Tingkat kepatuhan
(2)
Temuan (3)
Status tindak lanjut (6)
Perkembangan Tindak Lanjut atas Rekomendasi Temuan Sebelumnya
Jakarta, … 2011 Kepala … selaku Pelaksana Pemantauan
(nama) (NIP)
Keterangan: Ringkasan Kegiatan berisi nama kegiatan dan rata-rata tingkat kepatuhan per kegiatan dalam periode tersebut. (1) berisi nomor urut; (2) berisi pengendalian-pengendalian yang ada untuk mencegah atau mendeteksi kemungkinan kegagalan; (3) berisi jumlah sampel yang diambil (dalam bentuk persentase sampel dibandingkan dengan populasi) untuk setiap pengendalian utama;
(4) berisi rata-rata tingkat kepatuhan atas pelaksanaan pengendalian utama (penjumlahan tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama pada tiap kegiatan pemantauan dibagi jumlah kegiatan pemantauan dikali 100%); (5) berisi temuan seperti yang dijelaskan dalam pedoman umum pelaksanaan pemantauan pengendalian intern di lingkungan DJBC; (6) berisi rekomendasi yang dapat mengeliminasi atau meminimalkan penyebab utama terjadinya temuan; (7) berisi tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan; dan (8) berisi tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan pada periode sebelumnya.
E. LAPORAN TRIWULANAN
LAPORAN TRIWULANAN PELAKSANA PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN KANTOR WILAYAH … TRIWULAN …TAHUN 2011
No (1)
Ringkasan Hasil Kegiatan Pemantauan: ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Tingkat kepatuhan Kepatuhan Nama kegiatan per Kantor Kantor Kantor kegiatan pelayanan … pelayanan … pelayanan … (2) (3) (4) (5) (6)
Rata-rata Tingkat Kepatuhan PerKantor Pelayanan
(1+2+…+n)/n
(1+2+…+n)/n
(1+2+…+n)/n
Keterangan: Ringkasan kegiatan pemantauan berisi nama kegiatan yang dipantau, tingkat kepatuhan rata-rata Kantor Pelayanan yang berada di bawah Kantor Wilayah, dan temuan yang sering terjadi dan secara agregat berdampak signifikan. (1) berisi nomor urut; (2) berisi nama kegiatan yang dipantau oleh Pelaksana Pemantauan Pengendalian Intern masing-masing Kantor Pelayanan; (3) berisi nama kantor-kantor pelayanan yang ada di Kantor Wilayah tersebut; (4) berisi nama kantor-kantor pelayanan yang ada di Kantor Wilayah tersebut; (5) berisi nama kantor-kantor pelayanan yang ada di Kantor Wilayah tersebut; dan (6)berisi rata-rata tingkat kepatuhan untuk kegiatan yang dipantau dalam periode tersebut (penjumlahan tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama pada satu kegiatan pada tiap kantor pelayanan dibagi jumlah kantor pelayanan pada suatu wilayah).
No
Nama kantor
(1)
(2)
Jumlah temuan Periode Periode ini sebelumnya (3) (4)
Jumlah (5)
Status temuan Tuntas Belum tuntas (6)
(7)
Jakarta, … 2011 Kepala … selaku Pelaksana Pemantauan
(nama) (NIP) Keterangan: (1) berisi nomor urut; (2) berisi nama kantor-kantor pelayanan yang ada di Kantor Wilayah tersebut; (3) berisi jumlah seluruh temuan yang masih belum tuntas pada periode sebelumnya; (4) berisi jumlah seluruh temuan yang dapat diidentifikasi dari laporan masing-masing Kantor Pelayanan dalam periode tersebut; (5) berisi jumlah seluruh temuan sampai dengan periode tersebut; (6) berisi jumlah seluruh temuan yang sudah tuntas ditindaklanjuti dalam periode tersebut; dan (7) berisi jumlah seluruh temuan yang belum tuntas atau masih dalam proses tindak lanjut dalam periode tersebut. F. LAPORAN SEMESTERAN Laporan Semesteran disajikan dengan sistematika sebagai berikut. 1. Halaman Judul Berisi nama laporan, nama unit eselon I, periode pelaporan, nomor laporan, dan tanggal penerbitan laporan. 2. Kata Pengantar Berisi penjelasan ringkas atas tujuan dan isi laporan serta memuat tanda tangan, nama, dan NIP penyusun laporan. 3. Daftar Isi 4. Ringkasan Eksekutif, berisi pokok-pokok penting terkait pelaksanaan pemantauan di lingkungan DJBC yang disajikan dalam tiga paragraf. a.
b.
Paragraf pertama menjelaskan secara singkat mengenai lingkup pemantauan yaitu dengan menyebutkan jumlah kegiatan yang dipantau dilingkungan DJBC dan pada setiap tingkatan Pelaksana Pemantauan. Apabila jumlah kegiatan yang dipantau sedikit, maka pada paragraf ini dapat juga disebutkan nama-nama kegiatan tersebut. Paragraf kedua memberikan gambaran umum hasil pemantauan berikut perkembangan tindak lanjut atas rekomendasi yang dilakukan pada semester tersebut.
c.
Paragraf ketiga memuat langkah perbaikan yang masih diperlukan dan diharapkan akan dilaksanakan pada periode berikutnya. Langkah perbaikan yang dicantumkan pada paragraph ketiga adalah yang memerlukan perhatian dari Direktur Jenderal Bea dan Cukai, baik karena menyangkut perubahan kebijakan maupun karena pelaksanaannya akan membutuhkan sumber daya yang cukup besar.
5. Periode Pelaporan Berisi horizon waktu pelaksanaan pemantauan yaitu 1Januari sampai dengan 30 Juni tahun bersangkutan untuk pelaporan semester I dan 1 Juli sampai dengan 31 Desember tahun bersangkutan untuk pelaporan semester II. Apabila terdapat perbedaan dalam horizon waktu pelaksanaan pemantauan, maka penyebab terjadinya perbedaan harus diungkapkan. 6. Tujuan Pelaporan a. Berisi uraian mengenai tujuan penyusunan Laporan Semesteran yaitu memenuhi kewajiban yang dipersyaratkan dalam pedoman umum pelaksanaan pemantauan pengendalian intern di lingkungan DJBC, dan; b. mengkomunikasikan hasil pemantauan di lingkungan DJBC, langkah perbaikan yang telah dilakukan, serta rencana tindak untuk periode mendatang. 7. Ruang Lingkup Pemantauan Pada bagian ini disajikan lingkup pemantauan, meliputi jumlah kegiatan yang dipantau, nama kegiatan, alasan pemilihan kegiatan. 8. Gambaran Umum Proses Pelaksanaan Pemantauan Gambaran umum berisi empat paragraf. a. Paragraf pertama menjelaskan struktur pemantauan. Dalam paragraph ini disebutkan unit kerja yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas pemantauan, dimulai dari unit kerja pada tingkat kantor pelayanan sampai dengan unit kerja pada tingkat DJBC. b. Paragraf kedua berisi tahapan pemantauan, yaitu perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan tindak lanjut atas rekomendasi. c. Paragraf ketiga memuat penjelasan mengenai proses pelaksanaan pemantauan, yaitu pengujian atribut pengendalian utama sesuai cara yang dicantumkan dalam Tabel Pemantauan Pengendalian Utama didukung dengan Daftar Uji Pengendalian Utama. d. Paragraf keempat menyajikan kriteria yang digunakan dalam mengevaluasi temuan pada saat penyusunan laporan kompilasi, Laporan Temuan Signifikan, dan Laporan Temuan yang Berindikasi Fraud. Kriteria disajikan dalam bentuk parameter/ukuran kuantitatif maupun kualitatif yang digunakan untuk menentukan tinggi rendahnya pengaruh suatu temuan terhadap strategi dan aktivitas operasi maupun terhadap kepentingan stakeholders. 9. Hasil Pemantauan berikut Perkembangan Tindak Lanjut atas Rekomendasi Penyajian hasil pemantauan dibagi kedalam tiga kelompok. Kelompok pertama berisi ringkasan temuan-temuan dari laporan triwulanan yang memenuhi kriteria evaluasi untuk disajikan kepada Direktur Jenderal Bea dn Cukai dan Inspektur Jenderal. Adapun temuan per Kanwil hasil kompilasi Laporan Triwulanan disajikan pada lampiran Laporan Semesteran. Kelompok kedua berisi ringkasan temuan signifikan yang terjadi pada semester tersebut. Adapun kelompok ketiga berisi ringkasan temuan yang berindikasi fraud yang terjadi pada semester tersebut. Penyajian ringkasan temuan pada tiap kelompok diikuti dengan penyajian perkembangan tindak lanjut atas rekomendasi sampai dengan akhir periode
pelaporan. Selain menyajikan hasil pemantauan pada semester terkait berikut perkembangan tindak lanjut atas rekomendasinya, bagian ini juga menyajikan perkembangan tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan pada periode sebelumnya baik tindak lanjut yang selesai dilaksanakan pada semester tersebut maupun tindak lanjut yang masih harus dipantau perkembangannya pada periode mendatang. 10. Langkah Perbaikan yang Masih Diperlukan Atas temuan yang diperoleh dari pemantauan pada semes terterkait, dimungkinkan terdapat rekomendasi yang pelaksanaan rencana tindaknya tidak dapat diselesaikan segera pada semester tersebut. Rekomendasi tersebut biasanya adalah rekomendasi yang bersifat strategis serta memerlukan keputusan dan komitmen dari pimpinan organisasi dalam tindak lanjutnya, misalnya rekomendasi yang melibatkan perubahan kebijakan, perubahan sistem dan prosedur, perubahan struktur organisasi, dsb. Untuk rekomendasi seperti ini perlu dijelaskan kerangka waktu, tahapan, tenggat waktu pelaksanaan tahapan, dan orang yang bertanggungjawab atas rencana tindak yang ditetapkan untuk mempermudah pimpinan organisasi dalam memantau perkembangan pelaksanaannya. 11. Lampiran Lampiran Laporan Semesteran berisi: a. Tabel yang berisi uraian temuan hasil kompilasi yang diperoleh dari bagian Ringkasan Hasil Kegiatan Pemantauan di Laporan Triwulanan; b. Tabel yang menyajikan kompilasi nilai kepatuhan per Kanwil serta perhitungan nilai kepatuhan untuk tingkat DJBC; c. Tabel yang menyajikan rencana tindak yang masih diperlukan. TABEL 1 TABEL KOMPILASI STATUS TEMUAN SEMESTER …… TAHUN ……… DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI
No
Nama Kanwil
Uraian temuan
Jumlah temuan
Nilai temuan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Status temuan Jumlah Jumlah temuan belumtuntas tuntas (6) (7)
Keterangan: (1) berisi nomor urut; (2) berisi nama-nama Kanwil; (3) berisi uraian temuan hasil kompilasi yang diperoleh dari bagian Ringkasan Hasil Kegiatan Pemantauan di Laporan Triwulanan; (4) berisi jumlah/frekuensi terjadinya temuan-temuan pada nomor (3); (5) berisi nilai/potensi kerugian negara akibat terjadinya temuan-temuan pada nomor (3); (6) berisi jumlah temuan pada nomor (3) yang telah tuntas ditindaklanjuti selama semester terkait; dan (7) berisi jumlah temuan pada nomor (3) yang belum ditindaklanjuti atau belum tuntas selama semester terkait.
TABEL 2 TABEL KOMPILASI NILAI KEPATUHAN PER KANTOR WILAYAH PER KEGIATAN SEMESTER ……… TAHUN …………. DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI
No
Nama kegiatan
Kanwil ……………
Kanwil ……………
Kanwil ……………
(1) 1 2 3 … n
(2)
(3)
(4)
(5)
No
Nama kegiatan
Kanwil ……………
Kanwil ……………
Kanwil ……………
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Rata-Rata Nilai Kepatuhan per Kanwil
(1+2+…+n)/n
(1+2+…+n)/n
(1+2+…+n)/n
1
Rata rata nilai kepatuhan per kegiatan (6)
Rata rata nilai kepatuhan per kegiatan (6)
Keterangan: (1) berisi nomor urut; (2) berisi nama kegiatan yang dipantau oleh PPPI; (3) berisi tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama atas satu kegiatan pada suatu Kanwil; (4) berisi tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama atas satu kegiatan pada suatu Kanwil; (5) berisi tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama atas satu kegiatan pada suatu Kanwil; dan (6) berisi rata-rata tingkat kepatuhan untuk kegiatan yang dipantau dalam periode tersebut (penjumlahan tingkat kepatuhan pelaksanaan pengendalian utama pada tiap kegiatan pemantauan pada setiap kanwil dibagi jumlah kanwil dikali 100%);
TABEL 3 TABEL RENCANA TINDAK YANG MASIH DIPERLUKAN SEMESTER …….. TAHUN …………. DIREKTORAT JENDERAL BEA DAN CUKAI No
Uraian tahapan
(1)
(2)
Jangka waktu pelaksanaan (3)
PIC (4)
Keterangan: (1) berisi nomor urut; (2) berisi uraian tahapan rencana tindak yang akan dilaksanakan; (3) berisi rencana jangka waktu pelaksanaan tahapan rencana tindak; dan (4) berisi nama/jabatan penanggung jawab pelaksanaan tahapan rencana tindak.
DIREKTUR JENDERAL,
AGUNG KUSWANDONO NIP 196703291991031001
