Focus Bricks
Welcome CCS
Focus Bricks Gebruikershandleiding voor Focus Bricks Oplossing voor Nazorg bij Corporaties, Bouw- en Installatiebedrijven
Laatste juli 2014 Niets van deze uitgave mag verveelvoudigd worden en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Welcome CCS.
2
Focus Bricks
Welcome CCS
Voorwoord Beste gebruiker, Welkom in deze handleiding! Voor u ligt een handleiding waar de gebruiksmogelijkheden van Focus Bricks in worden behandeld. U krijgt stapsgewijze uitleg met duidelijke voorbeelden. Welcome CCS levert complete software oplossingen voor het klantgericht omgaan met vragen, meldingen, opmerkingen en klachten die uit de markt komen. Met behulp van de Focus software bent u in staat om klantgericht en efficiënt in te spelen op alle soorten reacties van uw klant
Vriendelijke groet, Welcome Company Care Solutions Postbus 1144 5004 BC TILBURG T 013 – 571 88 44 F 013 – 571 88 43 E
[email protected] W www.welcomeccs.nl
1
Focus Bricks
Welcome CCS
1. Algemene informatie De inhoud van deze handleiding is opgebouwd naar de logica van de applicatie.
Opbouw van de handleiding De hoofdstukken hebben een vaste opbouw en wel als volgt: Hoofdstukindeling
Toelichting
Inleiding
Korte tekst over de toepasbaarheid vande te behandelen functionaliteit.
Uitleg in de paragrafen
Bespreking van een bepaalde functie of handeling.
Screenshots
Schermafdrukken laten het effect van een bepaalde handeling zien.
Verdieping in de subparagrafen
Na de algemene uitleg van een functie in een paragraaf wordt er dieper ingegaan op het onderwerp in de subparagrafen.
Schrijfwijze en symbolen In de cursushandleiding worden de volgende schrijfwijzen en symbolen gehanteerd: Schrijfwijze/symbool
Betekenis
Cursief
Alle tabbladen, namen van menu's en schermonderdelen worden cursief geschreven.
Hoofdletters
Alle bestands- en mapnamen worden met hoofdletters geschreven.
=1 =2 =3
Een verwijzing naar een onderdeel van het screenshot dat erboven staat afgedrukt.
Hiermee wordt een tip of belangrijke extra informatie weergegeven.
2
Focus Bricks
Welcome CCS
2. Inhoudsopgave
Voorwoord ................................................................................................ 1 1.
Algemene informatie ....................................................................... 2
Opbouw van de handleiding .......................................................................................................... 2 Schrijfwijze en symbolen ............................................................................................................... 2
2.
Inhoudsopgave ................................................................................ 3
3.
Introductie in klachtenbeheer ........................................................ 5
Wat is een klacht? ......................................................................................................................... 5 Hoe ziet een klachtenbehandelingprocedure eruit? ...................................................................... 6 Het programma Focus Bricks ........................................................................................................ 7
4.
Introductie in configuratie .............................................................. 8
Het doel van dit document............................................................................................................. 8 Voor wie is dit document bedoeld? ............................................................................................... 8
5.
Van opstarten tot afsluiten ............................................................. 9
FOCUS BRICKS opstarten ........................................................................................................... 9 FOCUS BRICKS afsluiten en/of uitloggen .................................................................................. 10
6.
De schermindeling ........................................................................ 11
De Generieke Knoppenbalken – Boven ...................................................................................... 13 De Generieke Knoppenbalken - Onder ....................................................................................... 15
7.
Registratie ...................................................................................... 17
Registratie van een melding ........................................................................................................ 17 Registratie van een melding via de Mailbox ................................................................................ 20 Registreren / Toewijzen van een Taak ........................................................................................ 24
8.
Mailen vanuit Focus Bricks .......................................................... 26
Mailen van een Melding .............................................................................................................. 26 Mailen van een Taak ................................................................................................................... 29
9.
Koppelen van bijlagen .................................................................. 31
Koppelen van Afbeeldingen ....................................................................................................... 31 Koppelen van Documenten ......................................................................................................... 33
10. Weblinks ......................................................................................... 35 Stap 1 - Plaats de Weblink in de mail ......................................................................................... 35
11. Zoeken ............................................................................................ 38 Snelzoeken .................................................................................................................................. 38 Filteren ......................................................................................................................................... 40
12. Overzichten .................................................................................... 41 Algemeen .................................................................................................................................... 41 Persoonlijke overzichten ............................................................................................................. 41 Overzicht filteren.......................................................................................................................... 42 Kolommen verplaatsen ................................................................................................................ 42 Kolommen toevoegen ................................................................................................................ 43
3
Focus Bricks
Welcome CCS
Overzicht bewaren ...................................................................................................................... 44 Overzicht verwijderen .................................................................................................................. 44
13. Abonnementenservice .................................................................. 45 Algemeen .................................................................................................................................... 45 Structuur ...................................................................................................................................... 45 Rapporten/Abonnementen .......................................................................................................... 46 Instellen abonnementen .............................................................................................................. 47
14. Portalen voor externe partijen
(optioneel) ............................... 53
Portaal voor Opdrachtgevers ...................................................................................................... 54 Portaal voor Onderaannemers .................................................................................................... 62
15. Notificaties instellen ..................................................................... 71 16. Mailsjablonen ................................................................................. 73 17. Bevoegdheden ............................................................................... 75
4
Focus Bricks
Welcome CCS
3. Introductie in klachtenbeheer Klanten die storingen, meldingen of klachten doorgeven, geven aan dat in uw bedrijf een probleem is opgetreden. Het kan zijn dat er een fout is gemaakt of dat bij de klant een verkeerde verwachting is gewekt. Door de klacht te onderzoeken kan uw bedrijf lering trekken en een dergelijke situatie in de toekomst proberen te voorkomen. Hoe groter het bedrijf en hoe meer klanten, hoe moeilijker het wordt om voorkomende klachten systematisch te verwerken. Het programma Focus Bricks is speciaal ontworpen om u te helpen bij alle onderdelen in het proces Storingen- en Klachtenbeheer. Het omvat registreren en verwerken van allerhande meldingen, inclusief de diverse hulpmiddelen om snel en eenvoudig een uitgebreide klachtenrapportage te genereren.
Wat is een klacht? “Bent u tevreden; vertel het verder. Heeft u klachten; vertel het ons!” is een oude handelswijsheid. Het serieus nemen van klachten stelt u in staat om zowel een beter inzicht te krijgen in de wensen van uw klanten, als uw bedrijfsvoering te optimaliseren. Zo gezien is een klacht een kans op kwaliteitsverbetering. Het is vaak moeilijk om het onderscheid te maken tussen een echte klacht, een opmerking of een positief bedoelde suggestie. De volgende soorten reacties kunnen zich voordoen: -
Het compliment. De opmerking of suggestie. De klacht. De claim.
Compliment
Complimenten zijn positieve uitingen waarin een klant zijn tevredenheid en waardering uit. Organisaties zijn het meestal niet gewend om complimenten te krijgen. Overigens zijn klanten vaak ook niet gewend om complimenten uit te delen als daar aanleiding toe is.
Opmerking of suggestie
Hierbij is sprake van een uiting waarin de klant wil aangeven dat zaken beter kunnen worden geregeld, zonder dat er sprake hoeft te zijn van ontevredenheid. Als er niet of niet juist gereageerd wordt op de suggestie van de klacht, kan dat later aanleiding geven tot ontevredenheid. De grenzen tussen een klacht en een opmerking zijn niet altijd scherp te trekken. Het verschil zit hem in de door de klant gewenste follow-up. Een klacht kan gezien worden als een uiting waarbij de klant een of andere vorm van genoegdoening verwacht, terwijl bij een opmerking een bedankje kan volstaan.
Klacht
Zoals uit de definitie naar voren komt, is een klacht een uiting van ontevredenheid. Het vertrouwen van de klant in het product of de dienstverlening is geschaad. Hij heeft niet gekregen wat hij verwachtte. De klager vraagt nadrukkelijk aandacht voor zijn probleem en verwacht of eist genoegdoening.
Claim
Een claim is een klacht met een eis tot schadevergoeding. Aan een claim zijn altijd financiële en/of juridische consequenties verbonden.
5
Focus Bricks
Welcome CCS
Hoe ziet een klachtenbehandelingprocedure eruit? Voor een juiste behandeling van klachten is het noodzakelijk een vaste procedure aan te houden. Deze procedure omvat: -
Registratie van de klacht; Benoemen van acties en verantwoordelijkheden; Uitvoeren en afhandelen van deze acties; Analyse en kwaliteitsverbetering.
Registratie van de klacht
Bij de registratie worden alle gegevens die van belang zijn vastgelegd, zoals de naam van de klager, het product, de aard van de klacht(en) enzovoort. De klacht krijgt een volgnummer, zodat deze gemakkelijk is terug te vinden. Als er meerdere klachten zijn, worden deze individueel geregistreerd. Iedere klacht krijgt een volgnummer.
Benoemen van taken en verantwoordelijkheden
Meestal is het niet meteen duidelijk wat er is fout gegaan, en is het nodig om eerst uit te zoeken wat er precies is gebeurd. De taak is dan; onderzoek het probleem. Deze wordt aan een medewerker toegewezen, die daarmee verantwoordelijk is geworden voor het uitvoeren van die taak. Het kan voorkomen dat meerdere taken worden benoemd die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd, zoals het onderzoeken van het probleem én het vervangen van het product. Terwijl de ene medewerker onderzoekt wat er is gebeurd, gaat een andere aan de slag om voor een vervangend product of dienst te zorgen.
Uitvoeren en afwerken van deze acties
Een medewerker die een actie toegewezen heeft gekregen, voert deze uit. Daarna voert hij in het systeem in dat de actie is afgehandeld. Als alle taken zijn afgehandeld die bij één klacht horen dan wordt dat klacht afgesloten.
Analyse en kwaliteitsverbetering
Door alle klachten te archiveren, wordt het mogelijk deze te analyseren. Zo kan inzicht worden verkregen in de soort klachten, maar ook in de oorzaken. Daarmee is de basis gelegd voor interne kwaliteitsverbetering. Deze actie is normaal gesproken gereserveerd voor de (kwaliteits)manager.
6
Focus Bricks
Welcome CCS
Het programma Focus Bricks Focus Bricks is ontworpen om alle aspecten van de klachtenprocedure te ondersteunen. Het zorgt ervoor dat alle belangrijke gegevens gemakkelijk en op gestandaardiseerde wijze worden ingevoerd. Met signaalkleuren wordt aangegeven of meldingen of taken nog moeten worden uitgevoerd, te laat zijn, of reeds zijn afgehandeld. Iedere medewerker kan gemakkelijk een overzicht oproepen van taken waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Bovendien kan het programma zo worden ingesteld dat iedere nieuwe taak wordt gemeld via een e-mail bericht. Hiermee wordt voorkomen dat acties onopgemerkt blijven liggen. Focus Bricks is een zeer flexibel programma. Iedere gebruiker kan een aantal instellingen naar eigen smaak aanpassen. Op systeembeheerniveau biedt het uitgebreide mogelijkheden om bevoegdheden aan te passen aan de situatie in uw organisatie.
7
Focus Bricks
Welcome CCS
4. Introductie in configuratie
Het doel van dit document Voordat u FOCUS BRICKS binnen uw organisatie gaat gebruiken zult u wellicht een aantal bedrijfseigen zaken in de applicatie willen toevoegen. Pas nadat dit is gebeurd, kunt u optimaal gebruik maken van alle mogelijkheden die Focus Bricks u biedt. Daarbij gaat het voornamelijk om zaken als het invoeren van stamgegevens die binnen uw organisatie gebruikt worden. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld Projecten, Objecten, Relatie, Artikelen, Bewoners en Medewerkers.
Voor wie is dit document bedoeld? Dit document is bedoeld voor de zowel eindgebruiker van de applicatie Focus Bricks als de beheerder.
8
Focus Bricks
Welcome CCS
5. Van opstarten tot afsluiten Om Focus Bricks te kunnen gebruiken dient de Java-client van de applicatie op uw pc te zijn geïnstalleerd. Dit gebeurt geheel automatisch, zodra u de link geactiveerd heeft die u van ons heeft ontvangen. Zodra de installatie heeft plaatsgevonden, krijgt u automatisch een Focus Bricks-snelkoppeling op uw Bureaublad. Voorbeeld:
FOCUS BRICKS opstarten opstarten Om FOCUS BRICKS te starten neemt u de volgende stappen: −
Dubbelklik op de Focus Bricks snelkoppeling op uw Bureaublad.
−
Het scherm Login verschijnt.
−
Voer in het tekstvak Gebruikersnaam uw gegevens in.
−
Typ in het tekstvak Wachtwoord uw wachtwoord.
−
Typ in het tekstvak Eigenaar de Eigenaar in (in de meeste gevallen is dit uw Bedrijfsnaam. U heeft deze gegevens reeds ontvangen). Klik op de knop Login, of druk op de toets Enter om u aan te melden.
Zowel de Inlogcode als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig. Dit betekent dat het systeem onderscheid maakt tussen het invoeren van hoofdletters en kleine letters.
De Eigenaar wordt na de eerste keer bewaard. Wanneer u dus voor de tweede keer inlogt, zal de naam van de Eigenaar al ingevuld zijn.
−
9
Focus Bricks
−
Het startscherm wordt geopend.
−
Standaard wordt de lijst met meldingen getoond.
Welcome CCS
FOCUS BRICKS afsluiten en/of uitloggen Om FOCUS BRICKS af te sluiten of uit te loggen, gaat u als volgt te werk: Methode 2: − Klik op de knop Uitloggen (rechtsboven of linksonder) U komt weer terug in het Login scherm. −
10
Focus Bricks
Welcome CCS
6. De schermindeling Het scherm van FOCUS BRICKS bevat verschillende onderdelen. Hier volgt een korte toelichting. In de volgende hoofdstukken worden sommige van deze onderdelen nog verder behandeld.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Toelichting Vorige/Volgende knoppen om te navigeren tussen gebruikte schermen. Knoppenbalk met de meest essentiële functies. Historieknoppen om direct naar vorige pagina’s te navigeren. Snelzoek functie. Selecteer hier een van uw opgeslagen overzichten. Kolomkiezer. Sla het huidige overzicht op. Verwijder uw eigen overzichten. Filter hiermee uw overzicht. Exporteer uw overzicht naar Excel. Navigeer door de records met deze Vorige/Volgende knoppen. Geef de tellingen weer van dit overzicht. Nieuwe melding. Menubalk; hiermee navigeert u direct naar de volledige lijsten. Beheerpagina. Inbox. Notificatiecenter.
11
Focus Bricks
Welcome CCS
12
Focus Bricks
Welcome CCS
De Generieke Knoppenbalken Knoppenbalken – Boven Nader uitgelegd Linksboven Links boven in Focus Bricks bevindt zich de generieke Knoppenbalk met functies die beschikbaar zijn afhankelijk van de locatie waar men zich bevindt en uw bevoegdheden. De werkbalk ziet er als volgt uit:
Knop
Naam
Omschrijving
Nieuw
Hiermee maakt u een nieuw item aan.
Wijzigen
Hiermee zet u het scherm in de Wijzig-modus en kunt u de melding aanpassen.
Kopiëren
Hiermee kopieert u het geselecteerde record.
Mail
Hiermee kunt u een mail versturen.
Brief
Hiermee kunt u een brief opstellen.
Afsluiten
Hiermee sluit u de melding definitief af.
De laatste 2 worden zichtbaar als Focus zich in de Wijzig-mode bevindt.
Opslaan
Hiermee slaat u de wijzigingen op.
Annuleren
Hiermee annuleert u de wijzigingen.
Snelzoeken
Hiermee zoekt u snel binnen de onderstaande lijst.
13
Focus Bricks
Welcome CCS
Rechtsboven Aan de rechterzijde van de knoppenbalk boven in Focus Bricks bevinden zich de functionaliteiten die betrekking hebben op de overzichten. De werkbalk ziet er uit als volgt:
Knop
Naam
Omschrijving
Overzichten
Hier kiest u een van de bestaande of nieuwe overzichten. Standaard beschikt over de volgende overzichten: - Alle meldingen - Openstaande meldingen - Mijn meldingen (de meldingen waarvan u de behandelaar bent)
Kolomkiezer
Hiermee activeert u de kolomkiezer om uw overzichten aan te passen.
Overzicht opslaan
Hiermee kunt u het getoonde overzicht opslaan.
Overzicht verwijderen
Hiermee kunt u uw overzichten verwijderen (behalve het actieve overzicht).
Filter
Hiermee filtert u het onderstaande overzicht.
Exporteren
Hiermee exporteert u het onderstaande overzicht.
Navigatie
Hiermee navigeert u tussen de records in onderstaand overzicht.
Info
Toon de aantallen van onderstaand overzicht.
14
Focus Bricks
Welcome CCS
De Generieke Knoppenbalken - Onder Nader uitgelegd Linksonder Links onder in Focus Bricks bevindt zich de generieke Knoppenbalk. De werkbalk ziet er uit als volgt:
Knop
Naam
Omschrijving
Nieuw
Hiermee kunt u een nieuwe melding registreren.
Melding
Hiermee activeert u het overzicht met alle meldingen.
Taak
Hiermee activeert u het overzicht met alle taken.
Project
Hiermee activeert u het overzicht met alle projecten.
Object
Hiermee activeert u het overzicht met alle objecten (woningen e.d.).
Onderaannemer
Hiermee activeert u het overzicht met alle onderaannemers/leveranciers.
Bewoner
Hiermee activeert u het overzicht met alle bewoners.
Opdrachtgever
Hiermee activeert u het overzicht met alle opdrachtgevers.
Medewerker
Hiermee activeert u het overzicht met alle medewerkers.
Beheerder
Hiermee activeert u het overzicht met alle beheerders/VVE’s.
15
Focus Bricks
Welcome CCS
Rechtsonder Aan de rechterzijde van de knoppenbalk onder in Focus Bricks bevinden zich de volgende functionaliteiten: De werkbalk ziet er als volgt uit:
Knop
Naam Beheer
Omschrijving Hiermee gaat u naar de beheerpagina (alleen voor applicatiebeheerders).
Inbox
Hiermee gaat u naar de e-mail Inbox, waar alle inkomende mailberichten binnenkomen.
Notificaties
Hiermee activeert u het Notificatiecenter; u ziet hier alle notificaties die voor u van toepassing zijn.
16
Focus Bricks
Welcome CCS
7. Registratie Focus Bricks is er voor gemaakt om o.a. Meldingen, Storingen en Klachten die uw organisatie bereiken, op een goede wijze te kunnen registreren, behandelen en analyseren. In dit hoofdstuk zullen we u stapsgewijs door het registratieproces heen loodsen.
Registratie van een melding −
Open Focus Bricks
−
Klik linksonder in het scherm op de knop ‘Nieuwe melding’.
−
−
Een nieuw meldingscherm wordt geopend, waar u gegevens kunt invullen.
Melding registratie scherm
−
Een nieuw meldingscherm wordt geopend, waar u gegevens kunt invullen.
−
U kunt met de muis of de TAB-toets door het scherm navigeren.
−
Vul de velden voor zover al mogelijk in, selecteer een waarde uit een keuzelijstje of zoek soms in een grote achterliggende lijst.
−
Sla de Melding op door te klikken op de knop Opslaan
−
Indien u de gegevens toch niet wenst op te slaan; klik dan op de knop Annuleren
17
Focus Bricks
Welcome CCS
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Melding nr.
2.
Tabblad Aard en Oorzaak
3.
Behandelaar
4.
Referentie
5.
Melddatum
6.
Deadline
7.
Afmelddatum
8.
Object
9.
Project
Na het opslaan van de Melding wordt hier automatisch het eerstvolgende volgnummer toegevoegd. In deze tabbladen kunt u kenmerken meegegeven aan de melding. Kies hier de medewerker die deze melding dient te behandelen. Vul hier de referentie van de klant in. Bijvoorbeeld het klachtnummer van de klant. Kies hier de datum waarop de klant/bewoner de melding gemeld heeft. Standaard wordt hier de datum van vandaag geplaatst. Indien nodig, kunt u de datum zelf handmatig aanpassen. Kies hier de uiterste datum waarop de melding verholpen dient te zijn. Hier kunt invullen op welke datum de melding is afgemeld of afgehandeld. Wanneer u hier niets invult, wordt automatisch de datum van vandaag ingevuld, op het moment dat de melding afgesloten wordt. Hier kunt u kiezen uit al uw Objecten. Ga in het veld staan en typ een deel van de naam en het Object wordt direct gezocht. Met het %-teken wordt in de gehele naam gezocht. Hier wordt het project weergegevens waar dit object bij behoort. U kiest hier de juiste contactpersoon. U kunt hier kiezen uit 1 of meerdere bewoners, opdrachtgevers en beheerders van het bovenstaande object/project. Klik in het veld en u kunt hier zoeken uit een lijst met de Onderaannemers van dít specifieke project. Wilt u een Onderaannemer selecteren die niet aan dit Project gekoppeld
10. Tabs Bewoner, Opdrachtgever,Beheerder 11. Verantw. Onderaannemer/Contact
12. Korte omschrijving 13. Toelichting 14. Tijdstempel
15. Notities
is, klik dan op de knop Lookup . Hier typt u een korte, bondige omschrijving van de melding. Hier kunt u extra, uitgebreidere informatie over de melding kwijt. Hiermee plaatst u een Tijdstempel of Timestamp in het memoveld met uw naam en datum en tijd van nu. De Tijdstempel wordt standaard onderaan de tekst geplaatst. Dit memoveld gebruikt u voor uw interne notities die misschien alleen voor u en uw medewerkers beschikbaar zijn.
18
Focus Bricks
Welcome CCS
Voorbeeld van een opgeslagen melding
19
Focus Bricks
Welcome CCS
Registratie van een melding via de Mailbox Naast het invoeren van meldingen via de hiervoor besproken methode, is het ook mogelijk direct meldingen te maken van mailberichten. Hiervoor dient uiteraard wel uw ‘Nazorg’ of ‘Service’ mailbox te worden uitgelezen door Focus Bricks. Vraag uw accountmanager of systeembeheer naar de mogelijkheden.
Bekijken van de mailbox Klik op de Mailbox-knop rechtsonder in het Focus scherm.
Het volgende scherm verschijnt:
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1. 2. 3. 4.
Verwijderen Doorsturen Afdrukken E-Maillijst
5.
Voorbeeld
6.
Bijlagen
7. 8.
Koppelen Nieuw
Hiermee verwijdert u de geselecteerde mail. Hiermee kunt u de geselecteerde mail doorsturen naar een ander. Hiermee kunt u de geselecteerde mail afdrukken. Hier ziet u een lijst van alle mails die u heeft ontvangen op uw mailadres (bijv,
[email protected]). Hier ziet u het voorbeeld van de mail die in de linkerlijst geselecteerd is. Elk meegezonden document wordt hier getoond. Door te klikken kunt u de bijlagen openen en bekijken. Hiermee koppelt u de mail aan een bestaande melding. Hiermee maakt u van deze mail een nieuwe melding aan.
20
Focus Bricks
Welcome CCS
Registreren van een nieuwe melding − Klik op de Mail Inbox-knop rechtsonder in Focus Bricks
− Het volgende scherm verschijnt.
− Klik bij de juiste E-mail regel op het icoon Nieuwe melding registreren.
om een nieuwe melding te
− Het volgende scherm verschijnt:
− − −
Een nieuw meldingscherm wordt geopend, alwaar u gegevens kunt invullen. Indien de mail bijlagen bevat, wordt een pop-up scherm getoond. Links ziet u de naam van de bijlagen.
21
Focus Bricks
− − − −
Welcome CCS
Door er een te selecteren, kunt u rechts een voorbeeld van een afbeelding bekijken. (Bij andere documenten verschijnt een knop om het document eerst nog te openen)
Zet een vinkje bij de bijlagen die wenst te koppelen en klik op OK. Vul de velden voor zover al mogelijk in, selecteer een waarde uit een keuzelijstje of zoek soms in een grote achterliggende lijst. U kunt met de muis of de TAB-toets door het scherm navigeren.
−
Sla de Melding op door te klikken op de knop Opslaan
−
Indien u de gegevens toch niet wenst op te slaan; klik dan op de knop Annuleren
Koppelen van een mailbericht aan een bestaande melding
−
− −
Klik op de Mailbox-knop in de linkerbalk
Klik op [3] om een nieuwe melding te maken van deze mail. Het volgende scherm verschijnt.
−
Klik bij de te koppelen E-mail op het Koppelen icoon
−
Een pop-up scherm wordt geopend om de melding te zoeken, aan welke u de mail (en bijlagen) wenst te koppelen. Vul een zoekwaarde in ( bijv. een deel van het Object adres of het Meldingnummer).
− − − − − − −
Selecteer de juiste melding. Klik op de knop Voeg mail toe aan melding. Indien de mail bijlagen bevat, wordt een pop-up scherm getoond. Links ziet u de naam van de bijlagen. Door er een te selecteren, kunt u rechts een voorbeeld van een afbeelding bekijken. (Bij andere documenten verschijnt een knop om het document eerst nog te openen). Zet een vinkje bij de bijlagen die u wenst te koppelen en klik op OK.
22
Focus Bricks
− − −
Welcome CCS
Vul de velden voor zover al mogelijk in, selecteer een waarde uit een keuzelijstje of zoek soms in een grote achterliggende lijst. U kunt met de muis of de TAB-toets door het scherm navigeren. Sla de Melding op door te klikken op de knop Opslaan
− Indien u de gegevens toch niet wenst op te slaan; klik dan op de knop Annuleren
Na het Opslaan vraagt Focus Bricks of u de mail uit de Mailbox wenst te verwijderen. Klik Ja indien de mail verder niet meer gebruikt wordt. Wilt u met dezelfde mail misschien nog een andere melding registreren? Klik dan op Nee.
23
Focus Bricks
Welcome CCS
Registreren / Toewijzen van een Taak Meldingen worden geregistreerd en vervolgens is het ook belangrijk dat de betrokkenen een Taak toegewezen krijgen, opdat de Melding ook daadwerkelijk behandeld zal worden. U kunt per Melding zelfs meerdere Taken toewijzen; zowel aan een Medewerker als aan een Onderaannemer en/of Contactpersoon. Ga als volgt te werk: −
Open een bestaande melding.
U heeft bijvoorbeeld dit scherm:
− −
Activeer het tabblad Taken. Klik in de Tabbladen knoppenbalk (onderin!) op het Nieuw icoon U krijgt als eerste de keuze voorgelegd voor wie u de Taak wenst aan te maken.
−
−
Het volgende scherm komt op wanneer u een keuze heeft gemaakt. (in ons voorbeeld kiezen we Taak voor medewerker)
Hier vult u in: de Taakomschrijving, de Opvolgdatum én de Medewerker die het moet uitvoeren (Uit te voeren door).
24
Focus Bricks
Welcome CCS
−
Sla de Taak op door te klikken op de knop Opslaan
−
Indien u de gegevens toch niet wenst op te slaan; klik dan op de knop Annuleren
Na het Opslaan vraagt Focus Bricks of u deze persoon een mail wenst te sturen. Bij [Ja] wordt de mailclient opgestart. Lees voor meer informatie verder in [Mailen vanuit Focus Bricks]
Zodra u deze Taak heeft opgeslagen (en eventueel de mail heeft verstuurd), ziet de Melding er als volgt uit:
25
Focus Bricks
Welcome CCS
8. Mailen vanuit Focus Bricks Vanuit de gehele applicatie kan men mails versturen naar personen of organisaties. Bovendien worden alle mails die verstuurd worden vanuit de applicatie, opgeslagen en zijn later altijd nog te bekijken. De meeste mails zullen echter verstuurd worden via een Melding of een Taak en daarvoor zullen we deze onderdelen hier behandelen. 1. Mailen van een Melding 2. Mailen van een Taak
Mailen van een Melding Wanneer u bijvoorbeeld een Bevestigingsmail of een misschien wel een Afmeldingsmail wenst te sturen naar een Bewoner of Opdrachtgever, gaat u als volgt te werk: −
Open een bestaande melding.
U heeft dit scherm:
− −
Klik op de Melding knoppenbalk (bovenin!) op het E-mail icoon Het volgende scherm verschijnt:
26
Focus Bricks
Welcome CCS
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1. 2.
To CC
3.
BCC
4.
Email
5.
Geen geldig emailadres bekend
6.
Aan/CC/BCCknoppen (Adresboek)
7. 8.
Afzender Aan
9.
CC
10.
BCC
11. 12.
Sjabloon Onderwerp
13.
Bijlagen
Zet hier een vinkje als u de mail aan deze persoon wilt mailen. Zet hier een vinkje als u een CC van de mail aan deze persoon wilt mailen. Zet hier een vinkje als u een BCC van de mail aan deze persoon wilt mailen. Hier ziet u de namen van alle personen en organisaties, die én betrokken zijn bij deze Melding én waarvan een geldig e-mail adres bekend is. Hier ziet u de namen van alle personen en organisaties, die én betrokken zijn bij deze Melding én waarvan géén geldig e-mail adres bekend is. Door op een van deze knoppen te klikken, opent u het Focus Bricks adresboek met álle personen en organisaties met e-mail adres. Hier ziet u het adres van waaruit standaard verzonden wordt. Hier worden de Aan-geadresseerden getoond. U kunt hier zelf ook handmatig nog mailadressen intypen. Hier worden de CC-geadresseerden getoond. U kunt hier zelf ook handmatig nog mailadressen intypen. Hier worden de BCC-geadresseerden getoond. U kunt hier zelf ook handmatig nog mailadressen intypen. U kiest hier uit een van de beschikbare Mailsjablonen. Hier wordt automatisch het Onderwerp van de mail ingevoerd, welk toehoort aan het gekozen sjabloon. U kunt deze zelf nog handmatig aanpassen. Hier wordt getoond welke bijlagen u gaat meesturen met de mail.
27
Focus Bricks
14.
Knoppenbalk
15. 16.
Body van de mail Bijlagen
17. 18.
Preview Bestanden toevoegen aan mail Knop Annuleren Knop Verzenden
19. 20.
Welcome CCS
Deze knoppenbalk stelt u in staat de tekst van de mail(body) naar eigen wensen in te richten. Deze tekst kunt u zelf nog handmatig aanpassen en verrijken. Hier heeft u de keuze uit bijlagen die gekoppeld zijn aan de Melding, het Project of Object. Ideaal om mee te sturen. Hiermee kunt u het bestand eerst bekijken. Hiermee kunt u Documenten zoeken binnen uw lokale computer of netwerk en meteen koppelen als bijlage aan de mail. Hiermee maakt u deze actie ongedaan. Hiermee verzend u de mail naar de geadresseerden.
Vervolg: − − − − −
− −
Kies een of meerdere geadresseerden. Kies een sjabloon. Voeg naar wens een of meerdere bijlagen toe. Verzend de E-mail. U krijgt een melding dat de mail verzonden is.
De mail is direct aan de melding gekoppeld in het tabblad Communicaties. Wanneer u op de Openen knop klikt in de Communicatie regel, kunt u de verzonden mail ook nog later eens bekijken.
28
Focus Bricks
Welcome CCS
Mailen van een Taak Wanneer u bijvoorbeeld een Opdracht of een Taak wenst te sturen naar een Medewerker of Onderaannemer, gaat u als volgt te werk: −
Open een bestaande melding.
U heeft dit scherm:
− −
−
Selecteer het Tabblad Taken. Klik op de Tabbladen knoppenbalk (onderin!) op het E-mail icoon Het volgende scherm verschijnt:
29
Focus Bricks
Welcome CCS
Vervolg: − − − − −
−
Kies een of meerdere geadresseerden. Kies een sjabloon. Voeg naar wens een of meerdere bijlagen toe. Verzend de E-mail. U krijgt een melding dat de mail verzonden is.
De mail is direct aan de melding gekoppeld in het tabblad Communicaties.
30
Focus Bricks
Welcome CCS
9. Koppelen van bijlagen Voor een goede nazorg is het van belang dat u allerhande documenten kunt koppelen aan Focus Bricks; ideaal voor een snelle oplossing van de melding en u bespaart een hoop tijd door niet meer te hoeven zoeken naar de juiste gegevens. Zo kunt u allerhande Documenten en Afbeeldingen koppelen aan: -
Meldingen Projecten Objecten Opdrachtgevers en Onderaannemers.
Bij elke tabel is de werkwijze gelijk. We zullen daarom alleen uitleggen hoe u bijlagen aan een Melding koppelt.
Koppelen van Afbeeldingen Afbeeldingen Zo gaat u te werk: Open een bestaande melding. U heeft vervolgens bijvoorbeeld dit scherm:
Activeer het tabblad Afbeeldingen. Klik op de knop Nieuw Er verschijnt een Verkenner scherm.
31
Focus Bricks
Welcome CCS
Selecteer hieruit 1 of meerdere afbeeldingen Klik op Selecteer Zodra de afbeeldingen ingeladen zijn, krijgt u daarvan een melding.
De documenten worden nu aan de melding gekoppeld en zullen zichtbaar zijn in het tabblad Afbeeldingen.
32
Focus Bricks
Welcome CCS
Koppelen van Documenten Zo gaat u te werk: Open een bestaande melding. 16. U heeft vervolgens bijvoorbeeld dit scherm:
Activeer het tabblad Documenten. 17. 18. Klik op de knop Nieuw Er verschijnt een Verkenner scherm. 19. 20.
Selecteer hieruit 1 of meerdere Documenten 21. 22. Klik op Selecteer Zodra de documenten ingeladen zijn, krijgt u daarvan een melding 23.
33
Focus Bricks
Welcome CCS
De documenten worden nu aan de melding gekoppeld en zullen zichtbaar zijn in het 24. tabblad Documenten.
Om snelheid te winnen kunt u ook alle Documenten én Afbeeldingen tegelijkertijd koppelen; ongeacht welk tabblad men geopend heeft. Focus Bricks zorgt er zelf voor dat de bijlagen in het juiste tabblad geplaatst worden.
34
Focus Bricks
Welcome CCS
10.
Weblinks
De Weblinks van Focus Bricks zijn hyperlinks die men kan meezenden met de mails die men vanuit een taak naar onderaannemers of medewerkers stuurt. Wanneer zij vervolgens daarop klikken, komen zij online in de desbetreffende melding en kunnen daar de hoognodige handelingen uitvoeren, zoals: -
gekoppelde foto’s bekijken notities toevoegen aan de melding of de taak afmelden.
En wordt de taak afgemeld, krijgt u daar automatisch een melding van. Uw organisatie wordt daarvan automatisch via de mail op de hoogte gebracht.
Stap 1 - Plaats de Weblink in het mailsjabloon mailsjabloon
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Emailsjabloon
2. 3.
Edit Veldkiezer
4.
E-mail
Kies het aan te passen Taak e-mail sjabloon. (Let op! De weblink is alleen toepasbaar binnen de Taakmails.) Zet het e-mailsjabloon in de edit mode. Selecteer het veld [Weblink] – Deze wordt meteen in uw geheugen geplaatst. Plak de [Weblink] in uw e-mail sjabloon, voeg extra tekst toe en sla uw wijzigingen op.
35
Focus Bricks
Welcome CCS
Stap 2 – Hoe ziet de ontvanger de mail? mail? Wanneer u de Taak mail naar de medewerker stuurt, kan de mail er als volgt uitzien:
1.
Veld of knop
Omschrijving
Weblink
De weblink wordt getoond als een hyperlink Klik hier
36
Focus Bricks
Welcome CCS
Stap 3 – Webpagina
1
2
3
4
Veld of knop
Omschrijving
1. 2. 3.
Infoscherm Afbeeldingen Notities
4.
Afmelden
Hier worden details van de taak en melding getoond Klik hierop en u kunt de gekoppelde afbeeldingen bekijken. Klik hierop en u kunt hier extra informatie/tekst aan de melding toevoegen. Ben u klaar met de werkzaamheden? Dan kunt u met deze knop de taak afmelden.
37
Focus Bricks
11.
Welcome CCS
Zoeken
De hoeveelheid gegevens die u in Focus Bricks zult toevoegen, zal groter en groter worden door de tijd heen. Op dat moment is het van groot belang dat u de juiste gegevens direct op een goede manier kunt vinden.
Snelzoeken In elk overzicht, bevindt zich een Snelzoekveld: We nemen het Meldingscherm als voorbeeld.
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Zoekveld
2.
Menubalk overzichten
Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Meldingen. Klik hierop om het desbetreffende overzicht te krijgen.
38
Focus Bricks
Welcome CCS
Op welke velden wordt gezocht? Om ervoor te zorgen dat de performance van Focus Bricks hoog blijft, wordt slechts op de meest belangrijke velden gezocht. Hieronder vindt u een overzicht waarop gezocht wordt. Overzicht
Omschrijving
1.
Melding
2.
Taken
3.
Project
4.
Object
5.
Bewoner
6.
Onderaannemer
7.
Opdrachtgever
8.
Zoekwaarde Medewerker
Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Meldingen. Er wordt nu gezocht op de volgende velden: Meldingnummer, Adres van het object, Korte omschrijving en Referentienummer. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Taken. Er wordt gezocht op: Taaknummer en Omschrijving van de Taak. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Projecten. Er wordt gezocht op: Projectnummer, Projectnaam en Plaats. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Objecten. Er wordt gezocht op: Adres van het object en Plaats. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Bewoners. Er wordt gezocht op: Achternaam van de bewoner en Adres van het object. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Onderaannemers. Er wordt gezocht op: Relatienummer, Naam van de Onderaannemer en Bezoek Plaats. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Opdrachtgevers. Er wordt gezocht op: Relatienummer en Naam van de Opdrachtgever. Vul hier een zoekwaarde in om te zoeken binnen de reeks Medewerkers. Er wordt gezocht op: Voor- én Achternaam en Functie van de medewerker.
Zo gaat u te werk: Vul een Zoekwaarde in het invoerveld van Actiebalk (1) 25. Klik op Enter 26. In het overzicht krijgt u een lijst met de gevonden resultaten te zien.
39
Focus Bricks
Welcome CCS
Filteren Naast de Snelzoekfunctie kunt u een tweede ‘Zoekfunctionaliteit’ activeren; het Filteren. Deze stelt u in staat te zoeken op een of meerdere kolommen of velden tegelijkertijd. Tevens zijn dan de zoekresultaten op te slaan als een vaste lijst, opdat u deze later altijd weer kunt opvragen. 27. Klik op de knop Melding in de Menubalk onderaan links om alle meldingen te bekijken. Het volgende overzicht verschijnt: 28.
29. Klik op de Zoekknop in de Menubalk rechtsboven om te kunnen filteren Het volgende scherm verschijnt: 30.
U kunt hiermee Filters instellen om uw Zoekoverzicht te verfijnen. 31. Vul waarden in en klik op de knop Zoeken 32.
40
Focus Bricks
Welcome CCS
Het zoekscherm wordt afgesloten en alleen de meldingen die voldoen aan de 33. zoekwaarden, worden getoond. (Alle klachten van 2014)
12.
Uw zoekwaarden worden gedurende deze sessie bewaard. Behalve wanneer u op de knop Herstel klikt. Dan worden alle zoekwaarden verwijderd.
Overzichten
Algemeen Focus Bricks beschikt over meerdere standaard overzichten bij Meldingen en Taken. Zo heeft u de beschikking over: Bij meldingen:
-
Bij taken:
-
Alle meldingen Openstaande meldingen Mijn meldingen (Openstaande meldingen waarvan de ingelogde medewerker de Behandelaar is). Meldingen zonder openstaande taken (NIEUW) Deze meldingen dienen dus nog opgepakt te worden, opdat deze niet gaan ‘zweven’ binnen de organisatie Alle taken Openstaande taken Mijn taken (Openstaande taken waarvan de ingelogde medewerker de uitvoerder is).
Persoonlijke overzichten Naast deze standaard overzichten, kan elke medewerker ook overzichten voor zichzelf samenstellen. Zo kan iedere medewerker over persoonlijke overzichten beschikken , die hem of haar het werken nog makkelijker maken. Zo beschikt iedereen over de volgende mogelijkheden: 1. Filteren 2. Kolommen verplaatsen 3. Kolommen toevoegen 4. Overzichten opslaan (en verwijderen)
41
Focus Bricks
Welcome CCS
Overzicht filteren U kunt de Melding- en Taakoverzichten filteren. Deze filterwaarden kunt u bovendien opslaan binnen uw overzichten. Hoe gaat u te werk? -
Klik in de knoppenbalk rechtsboven op de knop Filteren Het volgende scherm verschijnt:
-
Kies een of meerdere zoekwaarden. Klik op de knop ‘Zoeken’. Het zoekscherm verdwijnt en uw overzicht is gefilterd. Wilt u dat deze filters bewaard blijven? Volg dan de procedure ‘Overzicht opslaan’ verder in dit hoofdstuk.
Kolommen verplaatsen De kolommen van elk overzicht kunt u aanpassen (de breedte) en verplaatsen binnen een overzicht. Sleep een kolomkop met de muis naar links of rechts naar andere locatie. Laat vervolgens de kolom vallen. U zult zien dat de volgorde van de kolommen aangepast is.
-
Aanpassingen in de kolombreedte en – locatie, worden automatisch door Focus Bricks opgeslagen.
42
Focus Bricks
Welcome CCS
Kolommen toevoegen Hoe werkt het? 1. Kolommen toevoegen en verwijderen Kies een van de standaard overzichten. -
Klik in de knoppenbalk rechtsboven op de knop Kolomkiezer Het volgende scherm verschijnt:
-
Breng de kolommen die u wenst te zien van de linker zijde (Beschikbaar) naar de rechter kolom (Geselecteerd). Wanneer u de juiste kolommen heeft geselecteerd, klik dan op de knop ‘OK’. Het overzicht bevat nu de kolommen die u heeft geselecteerd. U kunt nu zelfs de kolommen verslepen naar de juiste positie.
-
43
Focus Bricks
Welcome CCS
Overzicht bewaren
-
Nu u een overzicht heeft samengesteld, wilt u deze ook opslaan om deze op een later tijdstip nogmaals te gebruiken. U ziet het volgende in uw knoppenbalk:
-
De tekst
verschijnt, zodra u een nieuw overzicht heeft gemaakt.
-
Klik op de knop ‘Overzicht bewaren’ Het volgende scherm verschijnt:
-
Vul hier de nieuwe naam van het overzicht in. Klik op ‘OK’ Het overzicht is nu opgeslagen en is te selecteren in uw Overzichten-keuzelijst.
-
Overzicht verwijderen -
Klik op de knop ‘Overzicht verwijderen’ Het volgende scherm verschijnt:
-
Klik op het rode kruisje in de regel om een Overzicht te verwijderen.
Welke lijsten zijn NIET te verwijderen? -
De standaard Focus Bricks overzichten Uw actieve overzicht (waarin u zich nu bevindt).
44
Focus Bricks
13.
Welcome CCS
Abonnementen Abonnementenservice
Algemeen Het is een feit dat veel faalkosten in de Bouw te wijten zijn aan geen of een gebrekkige communicatie. Dat is een van de redenen dat we de Abonnementenservice als functionaliteit aan Focus Bricks applicatie hebben toegevoegd. De abonnementenservice is een onderdeel van Focus Bricks, waarmee men kan instellen dat bepaalde personen, periodiek, ter informatie een lijst met gegevens of een ander rapport krijgen toegezonden. En dat geheel automatisch. We kunnen daarbij denken aan lijsten met Openstaande taken die elke week naar Medewerkers en Onderaannemers worden gestuurd of Openstaande meldingen die eens per maand naar de Opdrachtgevers gestuurd wordt.
Structuur Om de Abonnementenservice het best te begrijpen, kunt u de werking eigenlijk het best vergelijken met de krant die bezorgd kan worden. Het Rapport / de Lijst Abonnement Hier worden de volgende zaken ingesteld: a. Welk rapport wordt er verstuurd? b. Vanaf welke datum loopt dit abonnement? c. Wat is de leverfrequentie van dit rapport? Ontvanger van het rapport Medewerker, Projectlid, Contactpersoon Onderaannemer of Opdrachtgever.
Dit is te vergelijken met de fysieke krant die bezorgd wordt. Dit is te vergelijken met een krantenabonnement. Sommige mensen ontvangen deze alleen door-de-weeks of alleen in het weekend.
Dit is de abonnee; de ontvanger van de krant
De abonnementen wordt in samenspraak door Welcome CCS, samen met de beheerder ingesteld. Vervolgens kunnen de abonnementen door de beheerder zelf ‘gekoppeld’ worden aan de juiste personen.
45
Focus Bricks
Welcome CCS
Rapporten/Abonnementen Momenteel zijn er binnen Focus Bricks een 10-tal rapporten gedefinieerd. Naam rapport Openstaande meldingen van ‘in Nazorg’ projecten Openstaande Taken Medewerker. Openstaande meldingen van ALLE projecten Openstaande Taken Alle Medewerkers Openstaande Taken Alle Onderaannemers Openstaande Taken voor Onderaannemer Openstaande Meldingen Projecten OG Contactpersoon Openstaande Meldingen Nazorg Projecten OG Contact
Openstaande Meldingen Nazorg Projecten OG Contact Openstaande meldingen voor projectleden
Omschrijving Dit rapport geeft alle openstaande meldingen van alle 'in Nazorg' projecten. Gegroepeerd per project. Openstaande takenlijst van de geselecteerde Medewerker. Dit rapport geeft alle openstaande meldingen van alle project. Gegroepeerd per project. Openstaande taken van de Alle Medewerkers. Gegroepeerd per Medewerker. Alle Openstaande Taken die zijn toegewezen aan de Onderaannemers. Gegroepeerd per Onderaannemer. Alle Openstaande Taken die zijn toegewezen aan de werkgever (Onderaannemer) van deze Contactpersoon. Alle Openstaande Meldingen van ALLE projecten waar de werkgever (Opdrachtgever) van deze Contactpersoon de Opdrachtgever is. Gegroepeerd per Project. Alle Openstaande Meldingen van alle 'In Nazorg' projecten waar de werkgever (Opdrachtgever) van deze Contactpersoon de Opdrachtgever is EN deze persoon is de Hoofdcontactpersoon . Gegroepeerd per Project. Alle Openstaande Meldingen van alle 'In Nazorg' projecten waar de werkgever (Opdrachtgever) van deze Contactpersoon de Opdrachtgever is. Gegroepeerd per Project. Alle Openstaande Meldingen van projecten waar de medewerker als projectlid bij betrokken is. Gegroepeerd per Project.
Bestemd voor Medewerkers
Medewerkers Medewerkers
Medewerkers Medewerkers
Contactpersoon Onderaannemer Contactpersoon Opdrachtgever
Contactpersoon Opdrachtgever
Contactpersoon Opdrachtgever
Project leden
46
Focus Bricks
Welcome CCS
Instellen abonnementen Abonnementen instellen instellen voor Medewerkers Om de abonnementen in te stellen bij Medewerkers, gaat u als volgt te werk: -
Zoek de juiste medewerker en open zijn Detailscherm. Klik op het tabblad Abonnementen.
-
Klik op de knop Nieuw
47
Focus Bricks
-
Welcome CCS
Het volgende scherm verschijnt:
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
Naam rapport
Hier kunt u een keuze maken uit een of meerdere rapporten die geschikt zijn om naar Medewerkers te sturen. Hier wordt een uitgebreidere omschrijving van het geselecteerde rapport getoond. Hier wordt de standaard ingestelde frequentie van het rapport getoond. Deze zijn ingesteld op de weekdagen of op een vaste datum in de maand. Hiermee kunt u een afwijkende frequentie voor deze persoon instellen. (Dit raden wij u niet aan, aangezien algemene wijzigingen naderhand dan niet voor deze medewerker gelden). Hiermee slaat u de instellingen op. Hiermee sluit u het scherm, zónder de wijzigingen op te slaan.
Omschrijving rapport Frequentie
Aanpassen
Opslaan Annuleren
-
Selecteer bij Naam rapport (1) het rapport waarop u deze medewerker wenst te abonneren. Pas desgewenst de Frequentie (3) aan door op de knop Aanpassen te klikken. U kunt nu de frequentie aanpassen. Klik op de knop Opslaan (5) om het scherm te sluiten en uw instellingen te bewaren. Het abonnement is vervolgens als regel aan het tabblad Abonnementen toegevoegd. Deze persoon zal voortaan dit rapport ontvangen op de ingestelde dagen (uiteraard mits er data beschikbaar is voor dit rapport).
48
Focus Bricks
Welcome CCS
Abonnementen instellen voor Project leden Medewerkers kunnen ook als Projectlid gekoppeld worden aan lopende projecten. Om ook gericht aan bepaalde medewerkers een rapport te sturen van alleen hún projecten, kun je ook abonnementen aan Project leden van een Project koppelen. Om de abonnementen in te stellen bij Projectleden, gaat u als volgt te werk: -
Zoek bij een Project de juiste medewerker in het tabblad Project leden
-
Aan het einde van de regel ziet u een kolom Abonnement met daaronder een button
49
Focus Bricks
Welcome CCS
-
Klik op de button en volgende scherm verschijnt:
-
U ziet hier 1 of meerdere rapporten waarop het Projectlid te abonneren is. Klik op het juiste vink-boxje om de persoon hierop te abonneren en klik op de knop OK.
Het scherm wordt gesloten en u ziet dat de knop in de kolom Abonnement nu een andere kleur heeft.
Bij de abonnementen voor Projectleden wordt automatisch altijd de standaard verzendfrequentie gebruikt.
50
Focus Bricks
Welcome CCS
Abonnementen instellen voor Contactpersonen van Opdrachtgevers of Onderaannemers Om de abonnementen in te stellen bij Contactpersonen van Opdrachtgevers, gaat u als volgt te werk: -
Zoek de juiste Contactpersoon en open zijn Detailscherm. Klik op het tabblad Abonnementen
Klik op de knop Nieuw d. Het volgende scherm verschijnt:
51
Focus Bricks
Welcome CCS
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Naam rapport
2.
Omschrijving rapport
3.
Frequentie
4.
Aanpassen
5. 6.
Opslaan Annuleren
Hier kunt u een keuze maken uit een of meerdere rapporten die geschikt zijn om naar de Contactpersoon te sturen. Hier wordt een uitgebreidere omschrijving van het geselecteerde rapport getoond. Hier wordt de standaard ingestelde frequentie van het rapport getoond. Deze zijn ingesteld op de weekdagen of op een vaste datum in de maand. Hiermee kunt u een afwijkende frequentie voor deze persoon instellen.* Hiermee slaat u de instellingen op. Hiermee sluit u het scherm, zónder de wijzigingen op te slaan.
Selecteer bij Naam rapport (1) het rapport waarop u deze Contactpersoon wenst te abonneren. Pas desgewenst de Frequentie (3) aan door op de knop Aanpassen te klikken. U kunt nu de frequentie aanpassen. Klik op de knop Opslaan (5) om het scherm te sluiten en uw instellingen te bewaren. Het abonnement is vervolgens als regel aan het tabblad Abonnementen toegevoegd. Deze persoon zal voortaan dit rapport ontvangen op de ingestelde dagen (uiteraard mits er data beschikbaar is voor dit rapport).
-
*Wees hier wel selectief in. Wijzigingen in de standaardabonnementen zullen dan geen invloed hebben op het abonnement van deze persoon.
52
Focus Bricks
Welcome CCS
14. Portalen voor externe partijen (optioneel (optioneel) oneel) Transparantie en samenwerking; twee kenmerken die steeds belangrijker voor de Bouw- en Vastgoedsector zijn; en zeker ook voor Nazorg in de Bouw. Dat zult u zeker bewerkstelligen met de Focus Bricks Portalen. Alle partijen zijn betrokken en hebben inzage in de laatste gegevens over alle Meldingen en Taken die hen aangaan. Momenteel beschikt Focus Bricks over een tweetal externe portalen, t.w.: 1. Portaal voor Opdrachtgevers. 2. Portaal voor Onderaannemers.
53
Focus Bricks
Welcome CCS
Portaal voor Opdrachtgevers Opdrachtgevers willen op de hoogte gehouden worden van de status van hun meldingen. Dat is iets van alle tijden. Wat is er niet makkelijker om hen gewoon toegang te geven tot (een deel van) uw Focus Bricks systeem. En zij kunnen over exact die informatie beschikken die zij nodig hebben; op het moment dat het hén het beste uitkomt. Om zover te komen, is het van belang dat u de juiste stappen doorloopt, om uw relaties uit te nodigen. Uitnodigingen versturen U kunt contactpersonen van Opdrachtgevers uitnodigen om in te loggen in hun eigen omgeving, waar zij openstaande en afgesloten meldingen kunnen bekijken, van projecten die hen aangaan. U gaat als volgt te werk: -
Zoek de juiste Opdrachtgever en open zijn detailscherm. Open, vanuit het tabblad Contactpersonen, het detailscherm van deze persoon. U krijgt dan het volgende scherm te zien:
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Checkbox
2.
Portaal inlog
3.
Verzendknop
Hiermee geeft u aan of iemand wel of geen toegang heeft tot het portaal. Hier vult u het de inlogcode in, waarmee deze persoon kan inloggen in het portaal. Dit dient een e-mailadres zijn. Hiermee verstuurt u de uitnodiging naar het hier ingevulde emailadres.
54
Focus Bricks
Welcome CCS
-
Zet het Detailscherm in de Editmode door op de knop Wijzig Vink de Checkbox aan. Vul in het veld Portaal inlog het email adres in.
-
Klik op de Verzendknop
-
te klikken.
Zodra u de checkbox aanvinkt, wordt automatisch het email adres van deze persoon als inlogcode genomen. Uiteraard kunt u deze aanpassen en een afwijkend email adres invullen. Klik op de verzendknop. Een mail met daarin de Logincode en het Password wordt nu naar de ontvanger gestuurd (zie voorbeeld email bericht).
Voorbeeld email bericht
55
Focus Bricks
Welcome CCS
Inloggen De ontvanger kan in het Portaal inloggen door op de link Klik hier om naar de inlogpagina te gaan te klikken. Het volgende scherm verschijnt in een browser:
-
Vul het E-mail adres en Password/Wachtwoord in. Klik op Login om het Portaal te openen. De contactpersoon krijgt nu toegang tot het Portaal.
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Begroeting
2.
Projectfilter
3.
Openstaande Meldingen Afgesloten Meldingen Nieuwe melding
Hier ziet de ingelogde persoon zijn naam en die van zijn organisatie. Hiermee filtert u de onderstaande resultaten op Project. Het is tevens mogelijk voor Alles te kiezen. De ingelogde ziet dan de taken van ál hun projecten ineens. Selecteer deze tab en u ziet alleen de openstaande taken.
4. 5.
Selecteer deze tab en u ziet alleen de afgesloten taken. Selecteer deze tab en u kunt een nieuwe melding invoeren.
56
Focus Bricks
Welcome CCS
6.
Datumfilter melddatum
Hiermee kunt u een van datum invoeren.
7.
Datumfilter melddatum Afdrukken Exporteren Wachtwoord wijzigen Uitloggen Kolomkoppen Openen Meldingen
Hiermee kunt u een tot datumfilter invoeren.
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Hiermee kan men het actieve overzicht afdrukken. Hiermee kan men het actieve overzicht exporteren. Hiermee kan men het wachtwoord zelf wijzigen. Hiermee kan men de applicatie verlaten. Door hierop te klikken, kan men zelf het overzicht nog sorteren. Hiermee opent men de melding voor meer informatie. Hier worden alle beschikbare meldingen getoond.
57
Focus Bricks
Welcome CCS
Meldingen bekijken Wanneer men ingelogd is, ziet men, afhankelijk van de filters die men heeft toegepast, de meldingen die voor die organisatie van belang zijn. Om van een specifieke melding meer informatie te kunnen bekijken gaat u als volgt te werk: -
Klik bij de gewenste melding op de knop Openen Het volgende scherm verschijnt:
-
Klik op het kruisje rechtsboven om het scherm te sluiten.
58
Focus Bricks
Welcome CCS
Nieuwe melding toevoegen Hoe werkt het? -
Klik op het tabblad Nieuwe melding
-
Het volgende scherm verschijnt:
-
Vul de velden in. Klik om de melding te registreren op de Opslaan knop
-
Het scherm wordt ververst en de gebruiker kan direct een nieuwe melding invoeren.
-
Wilt u de melding niet opslaan? Verlaat het tabblad of Klik op de Herstel knop.
Nieuwe melding toevoegen met bijlage(n) Wilt u ook bijlagen toevoegen aan de melding? Ga dan als volgt te werk: -
Registreer een melding als hierboven besproken. Sla de melding nog NIET op. Klik op de knop Bijlage
-
Het volgende scherm verschijnt:
59
Focus Bricks
-
Klik op de knop Bladeren …
-
Een Verkennerscherm wordt geopend:
-
Selecteer 1 of meerdere bestanden (formaat is onbelangrijk). Klik op Openen.
-
De bestanden worden in onderstaand scherm getoond.
-
Klik op de knop . De gebruikers krijgen bevestiging
-
Klik op OK. Alle bestanden zijn opgeslagen in Focus Bricks bij de juiste melding.
Welcome CCS
60
Focus Bricks
Welcome CCS
Meldingen afdrukken en exporteren Voor de bezoeker van het Portaal, kan het ook zeer handig zijn om de gegevens af te drukken of te exporteren voor distributie of anderszins gebruik Hiervoor zijn twee knoppen aanwezig, t.w. , respectievelijk voor Afdrukken en Exporteren. Hoe werkt het afdrukken?
-
Klik op
en het volgende scherm met een HTML afdrukvoorbeeld verschijnt:
-
Ga naar de Afdrukfunctie van uw browser om dit overzicht af te drukken.
Hoe werkt het exporteren? -
Klik op slaan.
en u kunt er voor kiezen het document direct te openen of eerst op te
Wanneer u kiest voor Openen, krijgt u het volgende scherm:
61
Focus Bricks
Welcome CCS
Portaal voor Onderaannemers Ook Onderaannemers willen op de hoogte gehouden worden van de status van hun taken en meldingen. Is het niet makkelijker om hen gewoon toegang te geven tot (hun deel van) uw Focus Bricks systeem? Zij kunnen over exact die informatie beschikken die zij nodig hebben; op het moment dat het hén het beste uitkomt. En ook hun taken nog eens bij u afmelden. Om zover te komen, is het van belang dat u de juiste stappen doorloopt, om uw relaties uit te nodigen. Uitnodigingen versturen U kunt contactpersonen van Onderaannemers uitnodigen om in te loggen in hun eigen omgeving, waar zij openstaande en afgesloten Taken kunnen bekijken, van projecten die hen aangaan. U gaat als volgt te werk: -
Zoek de juiste Onderaannemer en open zijn detailscherm. Open, vanuit het tabblad Contactpersonen, het detailscherm van deze persoon. U krijgt dan volgende scherm te zien:
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Checkbox
2.
Portaal inlog
3.
Verzendknop
Hiermee geeft u aan of iemand wel of geen toegang heeft tot het Portaal. Hier vult u de inlogcode in, waarmee deze persoon kan inloggen in het Portaal. Dit dient een e-mailadres zijn. Hiermee verstuurt u de uitnodiging naar het hier ingevulde emailadres.
62
Focus Bricks
Welcome CCS
-
Zet het Detailscherm in de Editmode door op de knop Wijzig Vink de Checkbox aan. Vul in het veld Portaal inlog het email adres in.
-
Klik op de Verzendknop
-
te klikken.
Zodra u de checkbox aanvinkt, wordt automatisch het email adres van deze persoon als inlogcode genomen. Uiteraard kunt u deze aanpassen en een afwijkend email adres invullen. Klik op de verzendknop. Een mail met daarin de Logincode en het Password wordt nu naar de ontvanger gestuurd (zie voorbeeld email bericht).
Voorbeeld email bericht
63
Focus Bricks
Welcome CCS
Inloggen De ontvanger kan in het Portaal inloggen door op de link Klik hier om naar de inlogpagina te gaan te klikken. Het volgende scherm verschijnt in een browser:
-
Vul het E-mail adres en Password/Wachtwoord in. Klik op Login om het Portaal te openen. De contactpersoon krijgt nu toegang tot het Portaal.
Extra uitleg van de velden en knoppen Veld of knop
Omschrijving
1.
Begroeting
2.
Projectfilter
3.
Openstaande Meldingen Afgesloten Meldingen
Hier ziet de ingelogde persoon zijn naam en die van zijn organisatie. Hiermee filtert u de onderstaande resultaten op Project. Het is tevens mogelijk voor Alles te kiezen. De ingelogde ziet dan de taken van ál hun projecten ineens. Selecteer deze tab en u ziet alleen de openstaande taken.
4.
Selecteer deze tab en u ziet alleen de afgesloten taken.
64
Focus Bricks
Welcome CCS
5.
Datumfilter melddatum
Hiermee kunt u een van datum invoeren.
6.
Datumfilter melddatum Afdrukken Exporteren Wachtwoord wijzigen Uitloggen Kolomkoppen Openen Meldingen/takenlijst
Hiermee kunt u een tot datumfilter invoeren.
7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Hiermee kan men het actieve overzicht afdrukken. Hiermee kan men het actieve overzicht exporteren. Hiermee kan men het wachtwoord zelf wijzigen. Hiermee kan men de applicatie verlaten. Door hierop te klikken, kan men zelf het overzicht nog sorteren. Hiermee opent men de melding voor meer informatie. Hier worden alle beschikbare meldingen/taken getoond.
65
Focus Bricks
Welcome CCS
Meldingen bekijken Wanneer men ingelogd is, ziet men, afhankelijk van de filters die men heeft toegepast, de meldingen die voor die organisatie van belang zijn. Om van een specifieke melding meer informatie te kunnen bekijken gaat u als volgt te werk: -
Klik bij de gewenste melding op de knop Openen Het volgende scherm verschijnt:
-
Klik op het kruisje rechtsboven om het scherm te sluiten.
66
Focus Bricks
Welcome CCS
Mutaties Onderaannemers hebben ook de mogelijkheid hun Taken af te melden in het Portaal. Of ze willen nog wat informatie en/of documenten toevoegen aan de melding, zodat u precies op de hoogte bent van de stand van zaken. Scheelt weer een hoop tijd en u bent direct op de hoogte welke werkzaamheden zijn uitgevoerd. Er zijn een 3-tal mogelijkheden: 1. Tekst toevoegen 2. Bestand toevoegen 3. Afmelden
Tekst toevoegen Hoe werkt het? -
Klik op de knop
-
Het volgende invoerscherm verschijnt:
-
De onderaannemer kan hier zijn informatie invoeren.
-
Klik op om de gegevens in Focus vast te leggen. De informatie wordt direct zichtbaar in het memoveld; aangevuld met een timestamp van de onderaannemer. Het ziet er uit als volgt:
-
67
Focus Bricks
Welcome CCS
Bestand toevoegen Hoe werkt het? -
Klik op de knop
-
Het volgende scherm verschijnt:
-
Klik op de knop Bladeren …
-
Een Verkennerscherm wordt geopend:
-
Selecteer 1 of meerdere bestanden (formaat is onbelangrijk). Klik op Openen.
68
Focus Bricks
-
De bestanden worden in onderstaand scherm getoond.
-
Klik op de knop . De gebruikers krijgen bevestiging.
-
Alle bestanden zijn opgeslagen in Focus Bricks bij de juiste melding.
Welcome CCS
Afmelden van taken Via het Portaal is het mogelijk om de Onderaannemers zélf hun taken af te laten melden. Hoe werkt het? -
Klik op de knop
-
Focus Bricks stelt een controlevraag:
-
Bij Ja wordt de taak afgemeld en wordt deze verplaatst naar het tabblad Afgemelde taken.
69
Focus Bricks
Welcome CCS
Meldingen afdrukken en exporteren Voor de bezoeker van het Portaal, kan het ook zeer handig zijn om de gegevens af te drukken of te exporteren voor distributie of anderszins gebruik Hiervoor zijn twee knoppen aanwezig, t.w. , respectievelijk voor Afdrukken en Exporteren. Hoe werkt het afdrukken?
-
Klik op
en het volgende scherm met een HTML afdrukvoorbeeld verschijnt:
-
Ga naar de Afdrukfunctie van uw browser om dit overzicht af te drukken.
Hoe werkt het exporteren? -
Klik op slaan.
en u kunt er voor kiezen het document direct te openen of eerst op te
Wanneer u kiest voor Openen, krijgt u het volgende scherm:
70
Focus Bricks
15.
Welcome CCS
Notificaties instellen
Notificaties, zijn signalen van Focus Bricks, waarmee wordt aangegeven dat er iets is gebeurd binnen Focus, wat voor u van belang is. Vergelijk het met signalen die zichtbaar zijn binnen Linkedin of Facebook. Zo ontgaat u niets meer wat er gebeurt binnen Focus en kunt u nog sneller reageren naar Bewoners, Klanten of andere betrokkenen. Hoe werkt het? Zodra er nieuwe notificaties bekend zijn, wordt dat rechtsonder duidelijk gemaakt in de knop Notificaties. Normale weergave:
Weergave wanneer er notificaties zijn:
Klik op de knop en u ziet welke notificaties er voor u zijn. Wanneer er notificaties zijn, wordt deze weergegeven als volgt:
Klik op een van de notificaties om direct naar de juiste melding te gaan.
71
Focus Bricks
Welcome CCS
Hoe kunt u dit instellen? Indien u rechten heeft om bepaalde beheerstaken uit te voeren, kunt u de instellingen voor de notificaties zelf instellen. Ga als volgt te werk: 1. Ga naar het Beheerscherm (F9). 2. Klik op de knop ‘Notificaties’
Het volgende scherm verschijnt:
U kunt hier zelf de instellingen aanpassen. Wie (bovenin) ontvangt een notificatie op welk moment (linkerzijde). Deze gelden dan voor alle gebruikers van Focus. De keuzemogelijkheden lijken logisch, maar voor alle zekerheid lichten we er 2 uit: 1. De Behandelaar/Verantwoordelijke van een melding ontvangt een notificatie zodra er een nieuwe melding op zijn/haar naam geregistreerd wordt. 2. Wanneer iemand een Taak afsluit, ontvangt de Behandelaar/Verantwoordelijke van een melding hiervan een notificatie. Zorg er wel voor dat u deze module eerst actief maakt door op de Edit-knop
te klikken.
72
Focus Bricks
16.
Welcome CCS
Mailsjablonen
U gebruikt bij elk scherm 1 of meerdere mailsjablonen om derden te verwittigen over zaken die de meldingen of taken aangaan. U kunt deze mailsjablonen helemaal zelf onderhouden. Hoe gaat u te werk? -
Ga naar het Beheerscherm (F9). Klik op de knop
Het volgende scherm verschijnt:
73
Focus Bricks
Welcome CCS
Extra uitleg van de knoppen en onderdelen Knop of onderdeel
Omschrijving
1.
Knoppenbalk
2.
Tabbladen
3.
Mailsjablonen
4.
Veldkiezer
5.
Name
6.
Subject
7.
Knoppenbalk HTML editor Status
Hiermee kunt u mailsjablonen Toevoegen, Wijzigen, Verwijderen of Kopiëren. Voor elk scherm is er een tabblad. Klik op een tabblad en u ziet de beschikbare mailsjablonen voor dat scherm. Hier ziet u verschillende mailsjablonen. Selecteer er een en u kunt de mail veranderen. Hier ziet u alle samenvoegvelden die u in uw mailsjablonen kunt gebruiken. Hier voert u de naam van het mailsjabloon in. Dit is de naam die de gebruikers zullen zien. Hier voert u het onderwerp van het mailsjabloon in. Dit is het onderwerp wat de ontvanger zal zien. U kunt hier ook al velden uit de veldkiezer in zetten. Hiermee kunt u de tekst aanpassen naar eigen wens en Look&Feel. Vraag u contactpersoon naar de mogelijkheden. Hiermee geeft u aan of de mail Actief, Niet-actief of alleen beschikbaar is voor de Automail.
8.
74
Focus Bricks
17.
Welcome CCS
Bevoegdheden
Waarschijnlijk gebruiken meerdere personen binnen uw organisatie Focus Bricks. Maar u wilt vast niet dat iedereen met de dezelfde mogelijkheden en bevoegdheden aan de slag gaat. Gelukkig kunt u dat helemaal zelf regelen. U kunt zelf meerdere bevoegdheidsniveaus aanmaken. Hoe gaat u te werk? -
Ga naar het Beheerscherm (F9). Klik op de knop
Het volgende scherm verschijnt:
75
Focus Bricks
Welcome CCS
Extra uitleg van de knoppen en onderdelen Knop of onderdeel
Omschrijving
1 2 3 4 5 6
Nieuw Wijzig Verwijder Kopieer Groep Tabel bevoegdheden
7
Functionaliteiten
Hiermee kunt u nieuwe groepen toevoegen. Hiermee kunt u de geselecteerde groep aanpassen. Hiermee kunt u de geselecteerde groep verwijderen. Hiermee kunt u de geselecteerde groep verwijderen. Hier ziet u welke groepen er gedefinieerd zijn. Hier kunt u per tabel aangeven tot welke bevoegdheden men gerechtigd is. Zo kan men aangeven of iemand records mag bekijken (Lezen), toevoegen (Nieuw), aanpassen (Wijzig) of verwijderen (Verwijder). Hier staan alle Focus Bricks functionaliteiten in die toegekend kunnen worden.
76
Focus Bricks
Welcome CCS
77
