Voorraadbeheer in Bricks & Clicks Hoe kan er een betrouwbaar voorraadbeheer systeem gerealiseerd worden waarmee de tijd die medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd en het aantal fouten in het voorraadbeheer tot 0 wordt terug gebracht?
Auteurs Erik de Groot Joost Schildwacht 4 juli 2014 Documentinformatie en copyright Copyright © 2014 Total Internet Group B.V. De Bilt, Amsterdam. Niets uit deze uitgave mag vermenigvuldigd of openbaar gemaakt worden zonder toestemming1 van de Total Internet Group.
Managementsamenvatting Een parfumerie in het midden van het land heeft sinds 2005 haar fysieke verkoopkanaal uitgebreid met een webshop. Sinds de komst van de webshop zijn de taken van de medewerkers steeds uitgebreider geworden, waardoor het steeds vaker voor komt dat medewerkers niet meer toekomen aan alle dagelijkse taken. Voornamelijk het voorraadbeheer neemt veel tijd in beslag. De hoofdvraag die bij dit project is opgesteld luidt dan ook: “Hoe kan er een betrouwbaar voorraadbeheer systeem gerealiseerd worden waarmee de tijd die medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd en het aantal fouten in het voorraadbeheer tot 0 terug wordt gebracht?” Het huidige voorraadbeheer In de huidige situatie is er geen geautomatiseerd voorraadbeheer systeem. De voorraden van de producten worden bijgehouden in de beheeromgeving van de webshop. In de winkel is er geen computergestuurde kassa, die voorraadmutaties direct terugkoppelt aan de webshop. De medewerkers zetten alleen producten waarvan de laatste in het schap is verkocht handmatig op 0 in de beheeromgeving van de webshop. Uit observaties is gebleken dat dit regelmatig vergeten wordt, waardoor de voorraadniveaus die in de webshop worden aangegeven dus niet betrouwbaar zijn. Bestellen bij de leverancier Momenteel vormen de onbetrouwbare voorraadniveaus in de webshop de basis voor bestellingen bij de leverancier. Doordat de voorraadniveaus onbetrouwbaar zijn, moeten de voorraadbeheerders eerst bij het schap controleren of het aangegeven voorraadniveau van de te bestellen producten wel accuraat is. Dit doen zij door de producten, waarvan in de webshop is aangegeven dat er minder dan twee in voorraad zijn één voor één bij het schap te controleren. Dit kost veel tijd. Het bestellen is een intensief proces voor de medewerkers. Voor elk product bepalen zij op eigen inzicht hoeveel producten er besteld moeten worden. Hierbij wordt volledig vertrouwd op het inzicht van de medewerker, wat de kans op fouten vergroot. Ook het ontvangen en verwerken van een bestelling van een leverancier kost de medewerkers veel tijd. Hierbij moet tevens het voorraadniveau van de binnengekomen producten één voor één worden bijgewerkt in de beheeromgeving van de webshop. Oplossingsrichting Er zijn, mede aan de hand van de observaties en interviews met de medewerkers, gebruikerseisen in kaart gebracht. Daarnaast is uitgebreid onderzoek gedaan naar de 2
automatiseringsmogelijkheden en techniekkeuze waarna er functionele eisen voor het te realiseren systeem zijn opgesteld. De oplossing die uit het onderzoek is gekomen is om een bestaand voorraadbeheer te implementeren. Er zijn zeven bestaande voorraadbeheer systemen onder de loep genomen. Om te kunnen bepalen welk systeem het beste in het programma van eisen voorziet is er onder andere een vergelijkingsmatrix gemaakt waar alle zeven de systemen aan diverse criteria zijn getoetst. Uiteindelijk is mede aan de hand van de vergelijkingsmatrix en demonstraties van de systemen de keuze gevallen op het voorraadbeheer systeem van Microcash. Het voorraadbeheer systeem van Microcash bestaat uit een Point of Sale (computergestuurde kassa) met barcode scanner. De Microcash kassa is de centrale plek waar de voorraadniveaus van de producten worden opgeslagen. De productdata die in de kassa worden gebruikt (productnaam, merk, EAN code, prijs, e.d.) worden dagelijks gesynchroniseerd met de webshop. De Microcash API is geïmplementeerd in de webshop. Gedurende het project is de koppeling tussen de kassa en de webshop gerealiseerd. Op deze manier worden zowel fysieke als online voorraadmutaties automatisch centraal bijgehouden waardoor er een betrouwbaar beeld van de voorraadniveaus gegeven kan worden. Resultaat Doordat de voorraadniveaus nu een stuk betrouwbaarder zijn, hoeft de voorraadbeheerder niet meer wekelijks bij het vak te controleren wat de voorraadniveaus zijn. Tevens bevat de kassa een inkoop module waarmee gemakkelijk bestellingen gemaakt kunnen worden aan de hand van de voorraadniveaus. De kassa helpt de voorraadbeheerder door per product een besteladvies te geven aan de hand van de omloopsnelheid van het product. Zodra de voorraadbeheerder zijn bestelling heeft opgemaakt, kan deze met één druk op de knop worden verstuurd naar de leverancier. Producten van leveranciers die binnenkomen hoeven de medewerkers alleen te scannen. De voorraad zal direct worden gewijzigd. Met het nieuwe voorraadbeheer systeem wordt een hoop tijd bespaard. Ook komt het nauwelijks meer voor dat klanten een product kopen dat niet in voorraad blijkt te zijn.
3
Inhoudsopgave Managementsamenvatting .................................................................................................... 2 Inhoudsopgave .......................................................................................................................... 4 1. Inleiding ................................................................................................................................. 5 1.1. Aanleiding .......................................................................................................................................... 5 1.2. Probleemstelling ............................................................................................................................. 5 1.3. Doelstelling ....................................................................................................................................... 5 1.4. Hoofdvraag ....................................................................................................................................... 5 1.5. Deelvragen ........................................................................................................................................ 6 1.6. Aanpak ................................................................................................................................................ 7 2. Probleemanalyse ................................................................................................................. 8 2.1. Observatie van de werkzaamheden ....................................................................................... 8 2.2. Het huidige voorraadbeheer ..................................................................................................... 9 2.2.1. Het up-‐to-‐date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop ........................................................................................................................................................... 9 2.2.2. Het bestellen van producten bij de leveranciers: ............................................................ 9 2.2.3. Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers: ............................................................................................................................................... 12 3. Programma van eisen ..................................................................................................... 15 3.1. Gebruikerseisen ............................................................................................................................ 15 3.2. Taken die geautomatiseerd kunnen worden ................................................................... 16 3.3. Functionele eisen voor het systeem ..................................................................................... 17 4. Oplossing ............................................................................................................................. 18 4.1. Techniek keuze ............................................................................................................................. 18 4.2. Onderzoek bestaande voorraadbeheer systemen ......................................................... 19 4.3. Vergelijkingsmatrix .................................................................................................................... 19 Lock-‐in .......................................................................................................................................................... 19 5. Conclusie en aanbevelingen ......................................................................................... 22 5.1.1. Het up-‐to-‐date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop ........................................................................................................................................................ 22 5.1.2. Het bestellen van producten bij de leveranciers ........................................................... 22 5.1.3. Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers ................................................................................................................................................. 23 6. Conclusie en aanbevelingen ......................................................................................... 25 6.1. Tijdsbestek ...................................................................................................................................... 25 6.2. Fouten in het voorraadbeheer ............................................................................................... 25 6.3. Tijdsbesparing .............................................................................................................................. 26 6.4. Slot ..................................................................................................................................................... 27 Bibliografie .............................................................................................................................. 28 7. Bijlagen ................................................................................................................................ 29 7.1. Overzicht van de leveranciers ................................................................................................ 29 7.2. Verantwoording keuze techniek voorraadbeheer systeem ....................................... 30 7.3. Request for Information ........................................................................................................... 34
4
1. Inleiding 1.1.
Aanleiding
Een parfumerie is in 2005 uitgebreid met een online verkoopkanaal door middel van een webshop. Waar in de beginjaren van de webshop slechts één tot vijf bestellingen per week werden verstuurd, zijn de medewerkers nu dagelijks bezig om tientallen bestellingen te verwerken.
1.2.
Probleemstelling
De bestellingen van de webshop worden door de medewerkers van de parfumerie ingepakt en verstuurd vanuit de parfumerie. Doordat de webshop steeds groter wordt, is het takenpakket van de medewerkers van de parfumerie steeds breder geworden. Denk hierbij onder andere aan het klaarmaken van de bestellingen, de klantenservice en content management voor de webshop. Hierdoor komt het steeds vaker voor dat dagelijkse taken, die gedaan moeten worden door de medewerkers, aan het einde van de dag blijven liggen. Er is geen geautomatiseerd voorraadbeheer systeem, waardoor vooral het op peil houden van de voorraad veel tijd van de medewerkers vergt.
1.3.
Doelstelling
De doelstelling is om binnen vijf maanden het voorraadbeheer te automatiseren, waardoor er geen problemen meer ontstaan met het voorraadbeheer. Dit systeem moet er voor zorgen dat de tijd die de medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd. De aangegeven voorraadniveaus van de producten moeten betrouwbaar zijn. De automatisering zal het bestellen bij de leverancier moeten vergemakkelijken waardoor er tijd wordt bespaard en er minder inspanning verricht hoeft te worden door de medewerkers. Ook de voorraadniveaus van binnengekomen producten moeten sneller bijgewerkt kunnen worden.
1.4.
Hoofdvraag
Hoe kan er een betrouwbaar voorraadbeheer systeem gerealiseerd worden waarmee de tijd die medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd en het aantal fouten in het voorraadbeheer tot 0 kan worden teruggebracht?
5
1.5.
Deelvragen
Deelvraag 1
Deelvraag 2
Deelvraag 3
Deelvraag 4
Deelvraag 5
Op welke manier wordt momenteel de voorraad op peil gehouden en wat doen de medewerkers naast deze werkzaamheden? - Wie zijn er betrokken bij het voorraadbeheer? - Welke taken voeren de medewerkers uit om de voorraad op peil te houden? - Welke taken vinden zij vervelend en kosten veel tijd? - Hoe komt een bestelling bij de leverancier terecht? - Wat vinden de medewerkers zelf van de huidige voorraadbeheer methode? - Wat doen de medewerkers naast het voorraadbeheer? Hoe ziet hun dagindeling er uit? Wat doen zij voor de webshop en wat voor de winkel? In hoeverre kunnen voorraadbeheer taken geautomatiseerd worden waarmee tijd wordt bespaard voor de medewerkers? - Welke hulpmiddelen kunnen worden ingezet om voorraadbeheer taken te versnellen? - Draagt automatisering van taken genoeg bij om het voorraadbeheer te vergemakkelijken? - Hoe zal automatisering het voorraadbeheer proces kunnen verbeteren? Waar moet het voorraadbeheer systeem aan voldoen om tegemoet te komen aan de wensen en behoeften van de medewerkers? - Wat vinden de medewerkers belangrijk wanneer het systeem geautomatiseerd wordt (gebruikerseisen)? - Wat zijn de functionele eisen voor het systeem? - Ga ik dit voorraadbeheersysteem zelf bouwen of een bestaand systeem implementeren en koppelen aan de webshop? Welk bestaand voorraadbeheer systeem voorziet het beste in de functionele eisen en wensen van de opdrachtgever die in het vooronderzoek zijn vastgesteld? - Wat kunnen de bestaande voorraadbeheersystemen? - Wat zijn de beperkingen van de voorraadbeheersystemen? - In hoeverre past het bedrijf achter het voorraadbeheersysteem goed bij de opdrachtgever? (Factoren als afstand van het bedrijf tot de parfumerie, ervaringen die het bedrijf heeft met “Bricks & Clicks” implementaties, hoe is de servicedesk geregeld, heeft het bedrijf veel referenties?) - Kan ik zelf de koppeling tussen de webshop en het voorraadbeheersysteem maken? In hoeverre beschikt de opdrachtgever over data die benodigd is om van start te kunnen gaan met het voorraadbeheer systeem? - Zijn alle producten uit het assortiment van de opdrachtgever opgenomen in de database van de webshop? - In hoeverre beschikken de producten over benodigde kenmerken zoals naam, EAN, inkoopprijs, adviesprijs, verkoopprijs webshop, verkoopprijs winkel zodat deze vlekkeloos opgenomen kunnen worden in het voorraadbeheer systeem? - Op welke manier zal vanaf de start op een betrouwbare manier van elk product het actuele voorraadniveau in het systeem opgenomen worden?
6
1.6.
Aanpak
Het vooronderzoek vormde de basis van dit project. Hierbij is onderzocht welke taken er momenteel door de medewerkers van de parfumerie worden uitgevoerd. Daarbij zijn er veel observaties gedaan. Naar aanleiding van het vooronderzoek zijn de doelstelling, hoofdvraag en deelvragen opgesteld die in voorgaande paragrafen zijn opgenomen. Deze deelvragen zijn in chronologische volgorde onderzocht. Aan de hand van de resultaten van de beantwoorde deelvragen, is het voorraadbeheer systeem ontwikkeld. Na de technische realisatie van het voorraadbeheer systeem, is het systeem door de medewerkers in gebruik genomen. Aan de hand van observaties is geëvalueerd in hoeverre de doelstelling wordt bereikt.
7
2. Probleemanalyse Om een goed beeld te krijgen van de taken die de medewerkers in de parfumerie uitvoeren, zijn de medewerkers gedurende vijf werkdagen geobserveerd en, waar mogelijk, ondersteund bij het uitvoeren van hun taken. Op deze manier kon de huidige manier van voorraad op peil houden in kaart gebracht worden.
2.1. Observatie van de werkzaamheden Tijdens de observaties viel op dat de taken van de medewerkers zeer afwisselend zijn. De taken voor de parfumerie en voor de webshop lopen door elkaar heen. Er is geen moment dat een medewerker even niets te doen heeft. Wanneer er geen klant in de winkel is, zijn er altijd andere taken die opgepakt kunnen worden. De meeste taken hebben te maken met voorraadbeheer. Deze taken zijn in de tabel hieronder dikgedrukt weergegeven. Er is in de huidige situatie geen geautomatiseerd voorraadbeheer systeem. Belangrijke dagelijkse taken van de
Taken die er bij zijn gekomen sinds
medewerkers in de parfumerie:
de komst van de webshop in 2005:
• Klanten in de winkel adviseren
• Webshop bestellingen inpakken
• Balieverkoop
• Telefoontjes en E-mails van webshop
• Producten bestellen • Binnengekomen goederen uitpakken
klanten beantwoorden • Klachten afhandelen • Content van de webshop beheren
• Producten prijzen
• Nieuwe producten toevoegen
• Producten spiegelen
• Voorraden van producten
• Winkel schoon houden
bijwerken
Een overzicht van de werkzaamheden in de parfumerie
De volgende paragraaf gaat dieper in op het huidige voorraadbeheer proces.
8
2.2. Het huidige voorraadbeheer Het voorraadbeheer is onder te verdelen in drie verschillende hoofdtaken: Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop • Het bestellen van producten bij de leveranciers • Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers Deze hoofdtaken worden in de volgenden paragrafen nader toegelicht. •
2.2.1. Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop Momenteel worden de voorraadniveaus van alle producten bijgehouden in de beheeromgeving van de webshop. Op het moment dat er een product in de webshop wordt besteld en is betaald, wordt het voorraadniveau van het desbetreffende product automatisch bijgewerkt. Zodra het voorraadniveau van het product op 0 staat, is het niet mogelijk voor de webshop bezoeker om het product te bestellen. Het product wordt automatisch op de voorraadlijst gezet die gebruikt wordt bij het bestellen bij de leverancier. Aankopen die in de winkel worden gedaan, worden niet automatisch van de voorraad afgehaald. Wanneer het laatste product uit het schap wordt verkocht, zet de medewerker in de beheeromgeving van de webshop de voorraad van het product op 0. Uit de observaties is gebleken dat dit niet altijd gebeurt waardoor er fouten in de voorraadniveaus ontstaan.
2.2.2. Het bestellen van producten bij de leveranciers: Globaal bestaat deze hoofdtaak uit het controleren van de huidige voorraad, mede aan de hand van de voorraadniveaus van de producten dat is aangegeven in de beheeromgeving van de webshop. Vervolgens wordt er geïnventariseerd welke producten besteld moeten worden. De kenmerken: •
Twaalf verschillende taken
•
Bestellen gebeurt meestal op dinsdag
•
Zeven verschillende leveranciers; twee verschillende medewerkers
•
Duur van het bestellen is afhankelijk van de leverancier (gemiddeld 2,5 uur per week)
•
Het doorsturen van de bestelling gebeurt afhankelijk van de leverancier per telefoon, fax of via de vertegenwoordiger
Op de volgende pagina is het use case diagram afgebeeld van het bestelproces bij de leverancier. 9
Use Case diagram van de taken die worden doorlopen om te bestellen bij de leverancier
10
Hieronder de belangrijkste punten die tijdens de observatie aan het licht kwamen: -
Veel verschillende taken Er worden twaalf verschillende taken uitgevoerd voordat de bestelling uiteindelijk gestuurd wordt naar de leverancier.
-
Onbetrouwbare voorraadniveaus Het komt voor dat er producten die in de beheeromgeving van de webshop op 0 staan toch in het schap blijken te staan. Het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop is dus niet betrouwbaar. Hierdoor is de voorraadbeheerder genoodzaakt om in het schap te controleren of het aangegeven aantal klopt (taak 3 in use case diagram). Tijdens het observeren van de voorraadbeheerder bleek dat van de
56 producten die gecontroleerd werden van 7 nog één of meerdere producten in het schap stonden, terwijl in het webshop beheersysteem stond dat er geen één meer voorradig was. -
Veel op eigen inzicht van de voorraadbeheerder Het aantal dat van een product besteld wordt, wordt bepaald op het inzicht van de voorraadbeheerder. Hierbij wordt dus volledig vertrouwd op het inzicht van de medewerker. De voorraadbeheerder gaf aan dat hij het niet voor elk product even makkelijk vindt om in te schatten hoeveel hij moet bestellen. Er zijn twee voorraadbeheerders die verantwoordelijk voor de bestellingen bij de leveranciers. Wanneer beide afwezig zijn, wordt deze taak overgenomen door een verkoopmedewerker. Omdat die medewerker niet wekelijks bij het bestellen betrokken is, zal het voor die persoon nog moeilijker zijn om op basis van eigen inzicht het juiste aantal producten te bestellen.
-
Handgeschreven toevoegingen Producten die niet op de voorraadlijst staan, omdat in de lijst enkel producten zijn opgenomen waarvan er minder dan twee beschikbaar zijn, worden in de huidige situatie handgeschreven genoteerd. Dit kan consequenties
11
hebben voor de betrouwbaarheid. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een bestelling doorgefaxt wordt en de leverancier niet kan lezen welk product er staat?
-
Verschillende manieren van bestellen De manier van bestellen is afhankelijk van de leverancier en de persoon die de bestelling voor zijn rekening neemt. Dit is mede afhankelijk van de aanlevereisen van de leverancier. Bij een aantal van de negen leveranciers kan er zowel per telefoon, fax als E-mail besteld worden, waar andere alleen E-mail accepteren. Er is dus geen vaste flow om te bestellen bij een leverancier.
-
Invloed van buitenaf Degene die aan het bestellen is, doet tussendoor ook andere taken. Als een webshop klant belt of er een klant in de winkel is die geholpen wilt worden, verstoort dat dus het bestelproces. Dit vergroot de kans op fouten.
In het volgende hoofdstuk worden de bevindingen omgezet naar gebruikerseisen voor het te realiseren voorraadbeheer systeem. In de volgende paragraaf wordt de laatste hoofdtaak van het op peil houden van de voorraad toegelicht.
2.2.3. Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers: Deze hoofdtaak bestaat uit het controleren en opwaarderen van de voorraadniveaus van de binnengekomen producten in de beheeromgeving van de webshop. Vervolgens gaat het om het uit de dozen halen van de binnengekomen producten, het berekenen van de verkoopprijs, het prijzen van het product en het product in het schap zetten.
•
Bestaat uit elf verschillende taken
•
De producten komen meestal op vrijdag en zaterdag binnen
•
De verkoop medewerkers helpen bij het uitpakken, prijzen en in het schap zetten
•
De voorraadbeheerder zorgt dat de voorraadniveaus van de binnengekomen producten worden opgewaardeerd in de beheeromgeving van de webshop
Op de volgende pagina wordt het use case diagram gepresenteerd van de taken die worden uitgevoerd wanneer er producten binnenkomen.
12
Use Case diagram van de taken die worden uitgevoerd bij de ontvangst van goederen
13
Tijdens de observatie van het verwerken van de binnengekomen producten viel het volgende op: -
Voorraadniveaus van producten bijwerken is tijdrovend De producten die zijn binnengekomen worden door de voorraadbeheerder één voor één in de beheeromgeving van de webshop opgezocht om vervolgens het voorraadniveau bij te kunnen werken. Gezien er vaak +/- 70 verschillende producten tegelijk binnenkomen, is de voorraadbeheerder lang bezig om het voorraadniveau van alle producten bij te werken. Omdat de producten handmatig opgezocht moeten worden, komt het ook wel eens voor dat in de haast de voorraad van een verkeerd product wordt bijgewerkt.
-
Wekelijks opnieuw de prijzen berekenen Het opzoeken van de adviesprijs en het uitrekenen van de verkoopprijs voordat de binnengekomen producten geprijsd kunnen worden duurt lang. De medewerkers geven aan dat ze het uitvoeren van deze taak als vervelend ervaren. Uit de observatie bleek dat het uitrekenen en prijzen van de producten de meeste tijd van het gehele proces in beslag nam.
-
Meerdere taken lopen door elkaar heen Tussendoor worden ook klanten geholpen, telefoontjes beantwoord en bestellingen voor de webshop ingepakt.
-
Rommelige uitstraling Doordat de dozen met binnengekomen producten de hele dag in de winkel staan totdat alle producten in het schap staan zorgt dit voor een rommelige uitstraling.
In het volgende hoofdstuk wordt behandeld hoe het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers verbeterd kan worden.
14
3. Programma van eisen In dit hoofdstuk worden de wensen en behoeften van de gebruikers in kaart gebracht en gekeken welke middelen er nodig zijn om hierin tegemoet te kunnen komen. De wensen en behoeften worden omgezet naar eisen voor het te realiseren voorraadbeheer systeem.
3.1.
Gebruikerseisen
Tijdens de observaties en bij de interviews noemen de medewerkers de huidige manier van voorraad op peil houden omslachtig, tijdrovend, inefficiënt en inspannend. Zij vinden het vervelend dat ze zelf voorraadniveaus van producten die in de winkel worden verkocht moeten aanpassen en dat het voorraadniveau van de producten vaak niet klopt. De medewerkers willen dat het voorraadbeheer nog liever gisteren dan vandaag wordt vereenvoudigd. Hieronder worden de belangrijkste wensen van de gebruikers ten opzichte van het te realiseren voorraadbeheer systeem toegelicht. Minder foutgevoelig Vaak klopt de voorraad in de beheeromgeving niet. Medewerkers vergeten regelmatig om het voorraadniveau van binnengekomen producten op te waarderen of van producten die in de winkel zijn verkocht te verlagen. Daardoor moet er continue gecontroleerd worden of de voorraad in de beheeromgeving van de webshop wel klopt. > De betrouwbaarheid van de voorraadniveaus moet minder afhankelijk zijn van de medewerkers en waar mogelijk automatisch worden bijgewerkt bij voorraadmutaties. Efficiënter maken Voordat een binnengekomen product geprijsd kan worden, moet de winkel verkoopprijs elke week worden berekend met een rekenmachine. > De verkoopprijs van de producten in de winkel moeten in het systeem worden opgeslagen zodat ze direct opvraagbaar zijn en deze niet elke week opnieuw berekend moeten worden voordat ze geprijsd kunnen worden. Tijd besparen Men is de gehele dag bezig om de voorraad op peil te houden. Wanneer producten binnenkomen, moet het voorraadniveau van de binnengekomen producten één voor één worden bijgewerkt. Dat kost veel tijd. 15
> Met één druk op de knop moet de voorraad van de binnengekomen producten worden opgewaardeerd. Minder inspannend Bij het bestellen van producten bij de leverancier moet de medewerker de aantallen bestellen op eigen inzicht. Dit kost de medewerker veel energie. > De medewerker helpen door bij het bestellen per product een bestel aantal suggestie te geven aan de hand van de omloopsnelheid
3.2.
Taken die geautomatiseerd kunnen worden
Er is onderzoek gedaan naar hoe de taken, die volgens de medewerkers niet geheel soepel verlopen, geautomatiseerd kunnen worden. Hierbij is een onder andere een expert interviews gedaan. Voorraadbeheer systeem suggesties Voor een voorraadbeheer systeem wordt aangeraden om gebruik te maken van een Point of Sale (computergestuurde kassa), kortweg POS, met barcode scanner en deze te koppelen aan de webshop. Op deze manier kunnen de voorraadniveaus van producten die in de winkel worden verkocht direct automatisch worden bijgewerkt. Hierdoor zijn meerdere taken die in het huidige proces gedaan moeten worden niet meer nodig en wordt de kans op fouten aanzienlijk verkleind. Tevens kan de barcode scanner worden gebruikt om voorraadniveaus van bestelde producten die binnenkomen direct bij te werken zonder dat men naar de beheeromgeving van de webwinkel hoeft te gaan en één voor één de voorraadniveaus moet aanpassen. Het gebruik van een barcode scanner verkleint tevens de kans op fouten, doordat aan de hand van de EAN code direct het juiste product wordt geselecteerd.
Een product scannen met een barcode scanner
16
3.3.
Functionele eisen voor het systeem
Mede aan de hand van de observaties, gebruikerseisen en de technische mogelijkheden van voorraadbeheer systemen zijn de volgende functionele eisen voor het te realiseren voorraadbeheer systeem opgesteld:
Het bestellen van producten bij de leveranciers - De medewerker moet eenvoudig een bestelling bij een leverancier kunnen doen aan de hand van een betrouwbaar overzicht van de voorraadniveaus van de producten. -
De medewerker helpen door een besteladvies te geven aan de hand van de ijzeren voorraad die ingesteld is of aan de hand van de omloopsnelheid van het betreffende product.
-
Er moet een mogelijkheid zijn om in de winkel met een barcodescanner producten aan de bestelling toe te voegen.
-
Met één klik de bestelling door kunnen sturen naar de leverancier.
-
Bestellingen die in het verleden bij leveranciers zijn gedaan, altijd kunnen terugvinden in een digitaal archief.
Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers - De voorraadniveaus moeten direct worden bijgewerkt, nadat de medewerker de binnengekomen producten heeft gescand met een barcodescanner en heeft aangegeven hoeveel er van het desbetreffende product is binnengekomen. -
Het moet mogelijk zijn om eenvoudig schap etiketten van de producten te printen, zodat de medewerkers niet langer producten hoeven te prijzen.
Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop - Het POS-systeem zorgt er voor dat het voorraadniveau van de producten die verkocht worden in de winkel wordt bijgewerkt in de beheeromgeving van de webshop. -
Het beheer van de producten kan blijven in de beheeromgeving van de webshop en men is niet genoodzaakt dit te doen in een ander systeem.
Niet functionele eisen -
De data moet op een veilige manier worden opgeslagen.
-
De informatie moet overal toegankelijk zijn.
-
Het systeem mag over vijf jaar gezien niet meer dan €10.000 kosten, exclusief service kosten.
In het volgende hoofdstuk wordt gekeken hoe het voorraadbeheer systeem gerealiseerd kan worden die in de eisen uit dit hoofdstuk kan voorzien. 17
4. Oplossing In dit hoofdstuk wordt het programma van eisen omgezet naar een oplossing. Hierbij komen onder andere de techniekkeuze, vergelijking van bestaande systemen en het definitief gekozen systeem aan bod.
4.1.
Techniek keuze
Er zijn drie mogelijkheden om het voorraadbeheer systeem te realiseren. •
Het complete voorraadbeheer systeem zelf bouwen
•
Een bestaande voorraadbeheer extensie gebruiken van het webshop platform
•
Een bestaand voorraadbeheer systeem implementeren
Van elk van deze drie mogelijkheden is een SWOT analyse gemaakt. Deze zijn terug te vinden in de bijlage. Hierin is tevens een vergelijkingstabel terug te vinden waarin de mogelijkheden naast elkaar staan. Uiteindelijk is er voor gekozen om een bestaand voorraadbeheer systeem te implementeren om de volgende redenen: -
Meeliften op succes van het bestaande ervaren systeem: Door jarenlange ervaringen hebben bestaande systemen handige en bruikbare functionaliteiten waar men zelf niet direct op komt.
-
Geen lange testperiode nodig om bugs te ontdekken en op te lossen: Er wordt gebruik gemaakt van het systeem dat al door meerdere bedrijven jarenlang succesvol wordt gebruikt. Doordat het systeem een “grote” gebruikersgroep heeft, is de kans groot dat de meeste bugs al getackeld zijn vanaf de ingebruikname van het systeem.
-
Toekomstige service en onderhoud is gegarandeerd: Wanneer er problemen zijn, kan men direct contact opnemen met een helpdesk waar vakkundige mensen direct kunnen helpen.
-
Bestaande Magento koppeling: De meeste voorraadbeheer systemen hebben al een koppeling met Magento, het e-commerce platform waar de opdrachtgever in de toekomst naar overstapt. Op het moment dat de opdrachtgever hier naar overstapt, hoeft niet het complete voorraadbeheer systeem op de schop.
Daarnaast speelde er mee dat er op dit moment mogelijk niet genoeg technische vaardigheden in huis zijn om alle functionele eisen van het te realiseren voorraadbeheer systeem zelfstandig in het systeem te kunnen verwerken. Daardoor zou er mogelijk gaandeweg het proces functionaliteiten niet gerealiseerd kunnen worden, wat de gebruikers niet ten goede zal komen. Het bouwen van de technische 18
koppeling tussen de webshop en de kassa zal een grote uitdaging worden bij het gebruik van een bestaand voorraadbeheer systeem.
4.2.
Onderzoek bestaande voorraadbeheer systemen
Tijdens het onderzoek zijn er zeven bestaande voorraadbeheer systemen geanalyseerd. Omdat bleek dat er uit het online onderzoek niet voldoende informatie over de systemen kon worden vergaard om een goede vergelijking te kunnen maken, is aan de onderzochte bedrijven een Request for Information gestuurd. In deze RFI is de bedrijven gevraagd om per opgestelde functionele eis aan te geven in hoeverre dat standaard in hun voorraadbeheer systeem zit, maatwerk is, niet mogelijk is of dat een additionele module vereist is. Daarnaast bevatte de RFI diverse specifieke vragen over onder andere de service en de kosten van het voorraadbeheer systeem. Een aantal pagina’s uit de verstuurde RFI is terug te vinden in de bijlage. De resultaten van de RFI’s zijn meegenomen in de vergelijkginsmatrix op de volgende pagina.
4.3.
Vergelijkingsmatrix
In de vergelijkingsmatrix zijn de zeven voorraadbeheer systemen getoetst aan de hand van 22 criteria die samen met de medewerkers en opdrachtgever zijn opgesteld. Deze criteria zijn mede gebaseerd op de functionele eisen en gebruikerseisen die zijn opgesteld. Van Cocosoft, Microcash, STN en SW-Retail is er een demonstratie op locatie geweest van het voorraadbeheer systeem.
Lock-in Microcash en STN zijn de enige partijen waarbij een lock-in van het voorraadbeheer systeem niet verplicht is. Mede hierdoor scoren zij als hoogste in de vergelijkingsmatrix. Lock-in houdt in dat men afhankelijk wordt van het systeem van de gekozen partij. Het productbeheer houden in de beheeromgeving van de webshop is niet mogelijk bij lock-in. Dit kan alleen in de software van de leverancier. Bij de meeste voorraadbeheer systemen is dit een Windows software applicatie. Gezien er ook medewerkers zijn die vanuit huis via een Mac content van producten beheren, is het niet handig om te kiezen voor een platform afhankelijk voorraadbeheer systeem. Bovendien is het voor de medewerkers een drastische verandering om het beheren van de producten in de webshop via een ander programma te doen dan dat zij gewend zijn. Zij willen niet gedwongen overstappen naar een ander systeem.
19
Vergelijkingsmatrix
tor sfac
We
gin g
oft wa re Val
kS
mo s Tel e
STR
SW -Re tail
rein fo)
STN
(Sto
ash
Uitstraling website
+
++
+/-
+
++
-
+/-
2
Gerelateerde referenties
++
++
+/-
+/-
+/-
+
++
3
Support
++
++
+
+
+
+
++
4
Sales contact
++
++
+
++
++
+
++
2
Aantal jaren actief
++
+
++
++
+/-
+/-
++
1
Afstand tot winkel
--
++
++
+
--
++
+
3
Point of Sale aanbod
++
+
+
+
++
+
+
1
Interace design van de kassa
+/-
--
++
+
++
+/-
--
2
+/-
++
++
++
++
++
++
2
Besteladvies
++
++
++
++
++
++
++
1
EDI Cosmetica databank toegang mogelijk
++
++
--
--
--
++
++
3
++
+
++
++
++
+/-
++
2
++
+
+
++
+
+
+
2
+/-
++
++
--
--
--
+/-
5
+
+
+
++
++
+/-
+
2
Koppeling met Magento
+
+
+
++
++
--
+/-
2
Koppeling met Exact
+
+
--
++
++
--
+
1
+
+
+/-
++
++
+
+/-
2
++
++
--
--
--
--
++
1
++
++
++
+
+
+
++
2
Keurmerk betrouwbaar afrekenen
--
--
++
--
--
--
++
1
Prijs
--
+
++
+/-
+
--
+/-
6
Punten
69
84,5
76,5
64
63
50
74,5
Co c
Mic
roc
ft oso
(Mp lus )
Cosmetica gerelateerd MKB bedrijf
Het bedrijf
Point of Sale
Voorraadbeheer software
Algemeen Innovativiteit
leidend blijven (Geen lock-in)
Instore prijs kiosk voor cosument
Toelichting Wegingsfactor 0. Onbelangrijk | 1. Lage prioriteit | 2. Redelijk belangrijk | 3. Belangrijk | 4. Heel belangrijk | 5. Essentieel | 6. Doorslaggevend Bedoordelingspunten -- 0 | - 0,5 | +/- 1 | + 1,5 | ++ 2
20
Toelichting beoordelingspunten Uistraling website -- Gedateerde vormgeving, niet actueel, veel tekst/weinig beeld, moeilijke termen. ++ -
Toegankelijkheid gegevens -- Gegevens zijn niet altijd opvraagbaar en alleen bij de kassa. ++ Gegevens zijn ook buiten de winkel opvraagbaar, gegevens wordt.
voldoende informatie. Productbeheer in webshop kan leidend blijven -kassa te doen. ++
Gerelateerde referenties -- Geen cosmetica gerelateerde klanten. ++ Veel cosmetica gerelateerde klanten. Support -++ Helpdesk met ruime openingstijden, groot team, snelle response. Sales contact -++ Snelle reactie op vragen, de tijd nemen om vragen te
++ Er zijn koppelingen met meerdere E-commerce platforms
Koppeling met Magento -gebruikt wordt in combinatie met Magento. ++ Er is een gemakkelijk te implementeren Magento extensie
klant. Aantal jaren actief -- Minder dan een jaar actief. ++ Bestaat meer dan 25 jaar.
Koppeling met Exact -++
Afstand tot winkel -- Verder dan 170 km uit de buurt. ++ Binnen een straal van 40 km van de winkel. Point of Sale aanbod -ing, verouderde software. ++ Kunnen kiezen uit moderne kassa’s met innovatieve mo-
Interface design van de kassa -veel tekst/weinig symbolen, gedateerde vormgeving. ++
Koppeling met webshops --
Betrouwbaarheid dataopslag -++ worden gexporteerd naar een externe server waardoor ze altijd toegankelijk blijven. Instore prijs kiosk voor cosument --
-
++ teem gekoppeld kan worden aan een instore kiosk. -
-
Uitbredingsmogelijkheden --
gegaan. ++ -- Nooit ++ Altijd mogelijk Besteladvies -- Niet mogelijk ++ Mogelijk
-
e.d. Keurmerk betrouwbaar afrekenen -Keurmerk betrouwbaar afrekenen van de Besysteem garandeerd. ++ Keurmerk betrouwbaar afrekenen
EDI Cosmetica databank toegang mogelijk -- Niet mogelijk ++ Mogelijk
Prijs De prijs gebasseerd op de functionele eisen die bij dit project
Innovativieteit -- De leverancier is weinig vernieuwend. ++ De leverancier gaat mee met de tijd en speelt in op de
-- Meer dan €16,500 ++ Tot €10.000
21
5. Conclusie en aanbevelingen Bij het validatieonderzoek is op dezelfde wijze onderzoek gedaan als tijdens het onderzoek naar de probleemanalyse in het begin van het project (zie paragraaf 2.2). Na ingebruikname van het voorraadbeheer systeem zijn de hoofdtaken voor het op peil houden van de voorraad gedurende een week opnieuw geobserveerd. De paragrafen hieronder beschrijven per hoofdtaak de belangrijkste veranderingen.
5.1.1. Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop De voorraden worden niet langer meer in de beheeromgeving van de webshop opgeslagen maar in de POS. Wanneer iemand iets in de winkel koopt, wordt het voorraadniveau van het product direct automatisch bijgewerkt in de POS. De medewerkers zijn niet meer bezig om handmatig in de beheeromgeving van de webshop de voorraadniveaus bij te werken nadat ze een product in de winkel hebben verkocht. Naast dat dit tijd bespaart, verkleint dit ook de kans op fouten waardoor de betrouwbaarheid van de voorraadniveaus is vergroot.
5.1.2. Het bestellen van producten bij de leveranciers -
Het aantal taken waaruit deze hoofdtaak bestaat is teruggedrongen van twaalf naar negen.
-
Het bestellen gebeurt nog maar vanaf één plek. Deze hoofdtaak vindt volledig plaats achter de POS. De voorraadniveaus van de producten hoeven niet meer voor het vak te worden gecontroleerd.
-
De voorraadbeheerder hoeft voor het bestellen niet meer te printen en bestelinformatie op te schrijven. Dit verkleint de kans op fouten.
-
De voorraadbeheerder hoeft zich minder in te spannen doordat er per product een besteladvies wordt gegeven dat direct kan worden overgenomen of aangepast.
-
De tijd waarin de voorraadbeheerder bezig is met het plaatsen van een bestelling is aanzienlijk verkort doordat vrijwel alle taken zijn vereenvoudigd dan wel vervallen.
22
Het bestelproces voor en na ingebruikname van het voorraadbeheer systeem.
Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers 5.1.3. -
Het aantal taken van deze hoofdtaak is gelijk gebleven ten op zichten van de oude manier van voorraad op peil houden.
-
Men bespaart bij deze hoofdtaak enorm veel tijd doordat het de eerder geplaatste bestelling kan opzoeken in de POS en vanuit daar enkel de producten hoeft aan te geven die niet geleverd zijn. Nadat dat gedaan is, zijn de voorraadniveaus van alle geleverde producten met één druk op de knop bijgewerkt. De geleverde producten hoeven dus niet meer één voor één te worden opgezocht en aangepast.
-
Ook bij het prijzen van de producten wordt veel tijd bespaard, doordat de prijzen niet meer uitgerekend hoeven te worden maar overgenomen kunnen
23
worden van de lijst die wordt geprint nadat voorraden van binnengekomen producten zijn aangepast.
Het ontvang proces voor en na ingebruikname van het voorraadbeheer systeem.
24
6. Conclusie en aanbevelingen In dit hoofdstuk wordt toegelicht welke aanbevelingen er gedaan kunnen worden.
6.1.
Tijdsbestek
Onderdeel van de doelstelling was om binnen vijf maanden het voorraadbeheer te automatiseren. Helaas heeft het project ruim zeven weken langer geduurd.
De bovenste lijn is de beoogde planning, de onderste lijn is de uiteindelijke planning per week.
Onderzoek Tijdens het onderzoek naar de bestaande voorraadbeheer systemen werd er vertraging opgelopen doordat leveranciers weinig informatie prijs geven over hun systeem op hun websites. Hierdoor moest er een Request for Information opgesteld worden en naar elk bedrijf verstuurd worden om een goede vergelijking te kunnen maken. Realisatie De realisatie fase is uitgelopen doordat het optimaliseren van de productdata meer tijd in beslag nam dan gepland. Bij de bestaande data uit de webshop ontbraken er veel EAN codes en artikelnummers. Daarnaast was er voor het integreren van de Microcash API geen documentatie beschikbaar, waardoor veel zaken overgelegd moesten worden met Microcash, voordat de webkoppeling uiteindelijk ingebouwd kon worden. Het had verstandig geweest om de beschikbaarheid van de documentatie bij de webkoppeling en de mogelijkheden van de API ook als criteria op te nemen in de vergelijkingsmatrix.
6.2.
Fouten in het voorraadbeheer
Hieronder toont de grafiek die het aantal bestellingen weergeeft dat niet direct uit voorraad verstuurd kon worden. Vanaf week 30 is het nieuwe voorraadbeheer systeem in gebruik genomen. Sindsdien is het aantal bestellingen dat niet direct uit voorraad verstuurd kon worden afgenomen.
25
Het aantal keer per week dat een product niet uit voorraad geleverd kon worden nadat deze was besteld.
Fouten in voorraadbeheer niet tot 0 teruggedrongen Helaas blijven webshop bestellingen die per bankoverschrijving worden betaald een probleem. De webkoppeling is zo ingericht dat de voorraad van bestelde producten wordt verlaagd, nadat de betaling is ontvangen. Voor bankoverschrijvingen kan dit tot drie dagen duren, waardoor het mogelijk is dat een besteld product in de tussentijd wordt verkocht aan iemand anders. Hierdoor is het niet gelukt om voorraad problemen volledig tot 0 terug te brengen. Wel kan op basis van de eerste weken met het nieuwe voorraadbeheer systeem worden geconcludeerd dat er aanzienlijk minder vaak bestellingen niet direct uit voorraad geleverd kunnen worden. Ook is de eerste weken gebleken dat niet altijd het aangegeven voorraadniveau van een product klopt, doordat men bij het inregelen van de voorraad verkeerd had geteld. Een aanbeveling voor de medewerkers is om bij voorraadmutaties door binnengekomen producten, retouren, eigen gebruik enz. extra goed op te letten bij het af/bij te boeken van de voorraad.
6.3.
Tijdsbesparing
Naast dat er tijd wordt bespaard doordat medewerkers minder vaak een oplossing voor een klant moeten bedenken, omdat een product niet direct geleverd kan worden, wordt er ook veel tijd bespaard bij de hoofdtaken van het voorraadbeheer. Bij de observaties aan het begin van dit project is gemeten dat er ongeveer 10 uur per week besteed wordt aan de hoofdtaken van voorraad op peil houden. Bij de observatie tijdens het validatie onderzoek bleek dit aantal uur te zijn teruggedrongen naar 5 uur (up-to-date houden voorraad in beheeromgeving: 0; bestellen: 0,75 uur, ontvangen en verwerken 4,25 uur).
26
De tijd die de medewerkers bezig zijn met de voorraad op peil houden van de voorraad zowel voor als na ingebruikname van Microcash.
Er wordt daadwerkelijk minder tijd aan voorraadbeheer besteed De doelstelling om de tijd die wordt besteed aan het op peil houden van de voorraad te halveren is exact behaald. Het up-to-date houden van voorraden van producten die in de winkel zijn verkocht in de beheeromgeving van de webshop is met de komst van de POS niet meer nodig. Een aanbeveling om nog meer tijd te besparen in de toekomst is om prijsstrips in de winkel te gebruiken. Hierdoor hoeft niet meer wekelijks elk binnenkomend product individueel geprijsd te worden waardoor het “ontvangen en verwerken” proces aanzienlijk kan worden verkort.
6.4.
Slot
De komst van het voorraadbeheer systeem was een drastische verandering voor de medewerkers. Het heeft even geduurd totdat de medewerkers goed overweg konden met de nieuwe kassa. Inmiddels zijn de medewerkers enorm enthousiast omdat ze gewend zijn geraakt aan de nieuwe kassa en merken dat ze veel tijd besparen met het op peil houden van de voorraad. “Ik bespaar veel tijd met bestellen doordat de aangegeven voorraadniveaus nu vrijwel altijd kloppen waardoor ik ze niet meer hoef te controleren. Daardoor heb ik sinds de komst van het voorraadbeheer systeem nog maar weinig klanten teleur moeten stellen omdat een product niet voorradig was, echt super,” zo liet de eigenaar van de parfumerie weten. Geconcludeerd kan worden dat de parfumerie met de in gebruik name van het voorraadbeheer systeem een grote stap heeft gemaakt. Er wordt gemiddeld 5 uur per week bespaard aan het op peil houden van de voorraad en er worden aanzienlijk minder vaak klanten teleurgesteld omdat een product niet direct uit voorraad geleverd kan worden.
27
Bibliografie Een andere kijk op online ondernemen, Deel II: De online consument, PostNL, Intomart GfK, 2013, 7 februari 2014. http://www.postnl.nl/zakelijk/Images/E-Commerce-behoeftenonderzoek-20132_tcm210-669982.pdf Kindt, M.R.J en S.J. van der Meulen, ING Sectorstudie: Fysieke distributie en ecommerce, Koninklijke BDU, juni 2011, 5 februari 2014. http://www.ing.nl/Images/ING-distributie-en-e-commerce-publicatie_tcm789778.pdf?id=20140112045215 Redactie MKB Servicedesk, Wat is voorraadbeheer?, MKB Servicedesk, 16 augustus 2013, 18 februari 2014. http://www.mkbservicedesk.nl/573/wat-voorraadbeheer.htm C. Jutras, ERP Optimization: Using Your Existing System to Support Profitable E-Business Initiatives, CRC Press, 2002. Fowler, M en K. Scott. UML Distilled Second Edition: A brief guide to the Standard Object Modeling Language, Boston, Addison Wesley Longman, april 2000. Koppeling fysieke winkel en webshop, Het Loyaliteitscentrum, 2013, 10 februari 2014. http://www.hetloyaliteitscentrum.nl/actueel-amp-faq/online-offline-koppeling-winkel/ Schildwacht, J. Wat is Omni-channel precies? Intranet Total Internet Group, 20 maart 2013, 18 mei 2014. http://famous.totalinternetgroup.nl/omni-channel-wat-het-is-voor-wie-het-nog-helemaalhelder-is/ Patel, R. Export MYSQL data into Excel/CSV via php, Programming Facts, 2 maart 2010, 10 juni 2014. http://www.programmingfacts.com/export-mysql-data-into-excelcsv-via-php/ Apache Friends, How do I install XAMPP?, Apache Friends, Onbekend, 12 juni 2014. https://www.apachefriends.org/faq_windows.html De Groot, J ,Microcash Handleiding, Den Haag, Microcash januari 2014.. PHP.net, SimpleXML, Onbekend, 29 juni 2014. http://php.net/manual/en/book.simplexml.php
28
7. Bijlagen 7.1.
Overzicht van de leveranciers
Leverancier Leverancier A Leverancier B
Wanneer 1x in de 6 weken
Manier van bestellen Bij vertegenwoordiger
9x per jaar
of telefonisch
1x in de 2 weken
Telefonisch
26x per jaar Leverancier C
1x in de 8 weken
Per fax
7x per jaar Leverancier D Leverancier E
1x in de 2 weken
Telefonisch (Volgende
26x per jaar
dag binnen)
Elke dinsdag
Per fax, kleine
52x per jaar
bestelling later in de week via telefoon (Vrijdag binnen)
Leverancier F Leverancier G
Elke dinsdag
Per E-mail (Vrijdag
52x per jaar
binnen)
1x in de 4 weken
Fax (10 dagen levertijd)
13x per jaar Leverancier H
1x in de 8 weken
Via vertegenwoordiger
7x per jaar Totaal:
192 x per jaar
29
7.2.
Verantwoording keuze techniek voorraadbeheer systeem
Zelf bouwen Sterke punten
-
-
-
Je kunt het voorraadbeheer systeem
Zwakke punten
-
Om alle bugs te kunnen tackelen, dient
exact bouwen zoals je het voor ogen
er een lange testperiode te worden
hebt.
ingepland.
Je bent niet afhankelijk van een
-
Datgene dat gebouwd moet worden van
automatiseringspartij als je een kleine
ontwerp tot werkend eindproduct is
wijziging in het systeem wilt
dusdanig groot dat het niet voor de
doorvoeren.
geplande einddatum gebouwd en
Bij Total Internet Group is er veel kennis
getest kan zijn.
in huis op het gebied van webwinkel
-
koppelingen en programmeertalen
Je kan niet meeliften op het succes van andere partijen.
waar ik bij de ontwikkelperiode gebruik van kan maken.
-
Verkoopcijfers, winstmarges en andere gevoelige informatie blijven intern en daardoor ontoegangkelijk voor concurentie.
Kansen
-
Wanneer het voorraadbeheer systeem
Bedreigingen
-
Na de realisatie dienen er periodiek
goed werkt, zou het ook doorverkocht
securityupdates te worden uitgevoerd
kunnen worden aan andere partijen.
aan de hand van recente ontwikkelingen om te voorkomen dat het systeem gehackt wordt.
-
Wanneer er problemen zijn met het systeem, ben ik de enige die het kan oplossen.
30
Bestaande extensie Sterke punten
-
De bestaande extenties hebben veel gebruikers en worden continue
-
Zwakke punten
-
Bestaande extensies zijn gemaakt door
doorontwikkeld.
Amerikaanse partijeen. De helpdesk is
Je betaald eenmalig een bedrag en hebt
daarom in het Engels en grotendeels
geen maandelijkse kosten.
buiten Nederlandse winkeltijden.
-
Er bestaat geen ondersteuning voor PIN.
-
Hardware dient zelf verzorgd te worden.
-
De kassa werkt in de browser waardoor je afhankelijk bent van de internetverbinding. Wanneer er geen internet is, werkt de kassa niet.
Kansen
-
Gezien de overstap naar Magento op de planning staat, kan dit de eerste stap
Bedreigingen
-
De code is grotendeels open source waardoor het hackgevoelig is.
zijn.
31
Bestaand voorraadbeheer systeem Sterke punten
-
Je maakt gebruik van het systeem dat al succesvol wordt gebruikt. Doordat het
service en licentie kosten.
-
Sommige systemen zijn dusdanig
heeft, is de kans groot dat de meeste
uitgebreid, dat je snel het overzicht kwijt
bugs al getackeld zijn vanaf de
raakt. Hierbij zijn trainingen
ingebruikname van het systeem.
noodzakelijk om er mee aan de slag te
Door jarenlange ervaringen hebben
kunnen.
-
Wanneer er kleine wijzigingen in het
bruikbare functionaliteiten waar je zelf
voorraadbeheersysteem nodig zijn, zal
niet direct op komt.
dit gedaan worden op basis van
Wanneer er problemen zijn, kun je
nacalculatie.
direct contact opnemen met een
-
Je betaald een vast bedrag per maand. De kosten kunnen erg oplopen door
bestaande systemen handige en
-
-
door meerdere bedrijven jarenlang syteem een “grote” gebruikersgroep
-
Zwakke punten
-
Veel bestaande voorraadbeheer
helpdesk waar vakkundige mensen
systemen werken met lock-in. Hierdoor
direct kunnen helpen.
wordt je afhankelijk van het systeem
De meeste voorraadbeheer systemen
van de automatiseringspartij.
worden op de achtergrond continue doorontwikkeld en onderhouden.
Kansen
-
-
Bestaande voorraadbeheer systemen
Bedreigingen
-
Veel bestaande voorraadbeheer
hebben veel branchegenoten als klant.
systemen hebben grote concurrenten
Zij kunnen ons tips en adviezen geven
als Pour Vous en Douglas als klant.
aan de hand van hoe zij situaties
Omzetgegevens en andere gevoelige
hebben aangepakt bij concurrenten.
informatie die in het systeem staan
Automatiseringspartijen met
kunnen daardoor bij de verkeerde
voorraadbeheersystemen hebben vaak
persoon terecht komen.
ook andere modules zoals
-
Het voorraadbeheer systeem kan zo
loyaliteitesprogramma’s die gemakkelijk
ingericht zijn dat het overstappen naar
aan het bestaande systeem toegevoegd
een ander systeem vermoeizaamt.
kunnen worden.
-
Je weet niet in hoeverre de automatiseringspartij de security serieus neemt.
32
Bestaand systeem vs. bestaande extensie vs. zelf bouwen Bestaand systeem
Bestaande extensie
Compleet zelf bouwen
Point of Sale Interface (Front-end) Database Barcode scanner koppeling Pin koppeling Kassalade koppeling Bonprinter koppeling Webshop koppeling Webshop Productwijzigingen in de beheeromgeving moeten realtime worden doorgegeven aan de POS. De webshop moet, wanneer een product via de POS is verkocht, direct het voorraadniveau van het desbetreffende product aanpassen. Er moet, mede met behulp van de voorraadscanner, een bestelling opgemaakt kunnen worden en direct verstuurd kunnen worden naar de leverancier. Bestellingen die gedaan zijn bij leveranciers moeten opgeslagen worden in een archief. Voorraadscanner Binnengekomen goederen verwerken: Producten die binnenkomen worden gescant. Nadat alle producten gescant zijn, dient dit doorgegeven te worden aan de webshop. Het aantal producten dat is binnengekomen dient te worden opgeteld bij voorraadniveaus van de binnengekomen producten. Support en ontwikkeling Bij problemen kan er tijdens winkeltijden een helpdesk worden ingeschakeld. Het product zal ook na dit project worden doorontwikkeld en onderhouden.
33
7.3.
Request for Information
[Omschrijving van de opdrachtgever] Requirements Algemeen -
St
Ma
Ni
Ad
De data moet op een veilige manier worden opgeslagen. [must-have]
-
De informatie moet overal toegankelijk zijn. [must-have]
Het bestellen van producten bij de leveranciers - De medewerker moet makkelijk een bestelling bij een leverancier kunnen doen aan de hand van een betrouwbaar overzicht van de voorraadniveaus van de producten. [musthave] -
De medewerker helpen door een besteladvies te geven aan de hand van de ijzeren voorraad die ingesteld is. [must-have]
-
De mogelijkheid om in de winkel met een barcodescanner producten aan de bestelling toe te voegen. [nice-to-have]
-
Met 1 klik de bestelling doorsturen naar de leverancier. [nice-to-have]
-
Bestellingen die in het verleden bij leveranciers zijn gedaan, altijd kunnen terugvinden in een digitaal archief. [nice-to-
have] * Het is me niet geheel helder hoe jullie dit voor ogen hebben. Nader overleg nodig. Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers - De voorraadniveaus moeten direct worden bijgewerkt, nadat de medewerker de binnengekomen producten heeft gescant met een barcodescanner en heeft aangegeven hoeveel er van het desbetreffende product zijn binnengekomen. [must-have] -
Het moet mogelijk zijn om makkelijk schapetiketten van de producten te printen, zodat de medewerkers niet langer producten hoeven te prijzen. [must-have]
34
Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop - Het POS-systeem (computergestuurde kassa) zorgt er voor dat het voorraadniveau van de producten die verkocht worden in de winkel wordt bijgewerkt in de beheeromgeving van de webshop. [must-have] -
Het beheer van de producten kan blijven in de beheeromgeving van de webshop en men is niet genoodzaakt dit te doen in een ander systeem. [nice-to-have]
Vragen 1. Zou u op de voorgaande pagina per requirement kunnen aangeven in hoeverre deze is voorzien in uw systeem: - St staat voor standaard, de functionaliteit is standaard in het systeem aanwezig. - Ma staat voor maatwerk, de functionaliteit is niet standaard, maar middels maatwerk wel te maken (gelieve het geschat aantal uren op te geven). - Ni staat voor “Niet aanwezig / niet mogelijk”. De functionaliteit is niet in het systeem aanwezig en ook niet middels een add-on of maatwerk te realiseren. - Ad staat voor Add-on, een geïntegreerd extra product wat bij het pakket geleverd kan worden (gelieve de kosten hiervan aan te geven). 2. Tegen welke kosten kunt u het systeem leveren die voldoet aan onze requirements, uitgesplitst in: - eenmalige kosten (inclusief benodigde hardware) - maandelijkse kosten - andere relevante kosten waar de parfumerie dient te houden
rekening
mee
3. Welke ervaringen heeft uw bedrijf met het implementeren in het ecommerce platform Magento?
4. Heeft u referenties: - waarbij uw systeem gekoppeld is aan een webshop? - die parfum/cosmetica gerelateerd zijn?
35
5. Hoe zal de koppeling tussen uw systeem en onze webwinkel er technisch uit komen te zien? Kunnen wij deze koppeling eventueel ook zelf bouwen (indien deze niet al beschikbaar is)?
6. Hoe is de servicedesk in uw bedrijf ingericht? Welke tijden is de support beschikbaar en via welke communicatiemogelijkheden?
Gegevens van uw bedrijf Bedrijfsnaam: Adres: KvK nummer: Website: Oprichtingsdatum: Contactpersoon:
36
