Voorraadbeheer HANDLEIDING

Voorraadbeheer HANDLEIDING

© 2000 Nedsoft Telefoon: 0900-6337638 (1 GPM) 0900-NEDSOFT (1 GPM) Fax: 078-6920556 E-mail: [email protected] Internet: www.nedsoft.com

32

Inhoudsopgave 1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

Aantekeningen

Om te beginnen ........................................................................................ 3 1.1 Hartelijk welkom bij Voorraadbeheer ................................................. 3 1.2 Registratie .......................................................................................... 3 1.3 Copyright ............................................................................................. 3 1.4 Installatie van het programma ........................................................... 3 De werking van Voorraadbeheer ............................................................ 5 2.1 Uw voorraad bijhouden met behulp van een database .................... 5 2.2 Windows-programma ........................................................................ 6 2.3 Overzichten ......................................................................................... 7 2.4 Veelgebruikte knoppen ....................................................................... 7 Basisgegevens ........................................................................................ 8 3.1 Leveranciers ....................................................................................... 9 3.1.1 Leverancier toevoegen ................................................................ 9 3.1.2 Leverancier wijzigen ................................................................. 10 3.1.3 Leverancier verwijderen ............................................................ 10 3.2 Categorieën ...................................................................................... 11 3.3 BTW-tarieven .................................................................................... 11 3.4 Valuta’s ............................................................................................. 12 3.5 Mutatiesoorten .................................................................................. 13 3.6 Artikelen ............................................................................................ 14 Mutaties aan uw voorraad .................................................................... 17 4.1 Mutatie toevoegen ............................................................................. 17 4.2 Mutatiebonnen .................................................................................. 18 Zoekmogelijkheden in overzichten ...................................................... 19 5.1 Sorteren ............................................................................................ 19 5.2 Snelzoeken ....................................................................................... 20 5.3 Filter .................................................................................................. 21 5.4 Selectiemiddel ‘Alleen categorie’ in Overzicht Artikelen .................. 25 5.5 Tabblad selectie in Overzicht Mutaties ............................................. 25 Rapporten ............................................................................................... 26 Algemeen ............................................................................................... 27 7.1 Instellingen ....................................................................................... 27 7.2 Importeren ........................................................................................ 28 7.3 Exporteren ......................................................................................... 29 7.4 Einde ................................................................................................. 29

2

31

1. Om te beginnen

Aantekeningen

1.1 Hartelijk welkom bij Voorraadbeheer Het doet ons bijzonder veel genoegen om u als nieuwe gebruiker van Voorraadbeheer te mogen verwelkomen. U zult merken dat u al snel met Voorraadbeheer aan de slag kunt dankzij de eenvoudige bediening en de duidelijke indeling. Deze handleiding ondersteunt u daarbij; alle functies in het programma worden hierin uitgelegd. Daarnaast bevat in het programma zelf ook een helpbestand. U vindt deze in het menu Help onder de optie Inhoud.

1.2 Registratie Het is belangrijk dat u zich zo snel mogelijk aanmeldt als geregistreerde gebruiker van dit pakket. Alleen dan hebt u recht op telefonische ondersteuning.U kunt eenvoudig registreren door het Nedsoft-registratieformulier op internet (www.nedsoft.com) volledig in te vullen. Na verzending van een volledig ingevuld registratieformulier ontvangt u van Nedsoft een GRATIS softwarepakket. U kunt ook registreren via post. Schrijf dan een brief met uw naam- en adresgegevens, naam en aankoopdatum van het pakket en waar u het pakket heeft gekocht. Stuur dit in een voldoende gefrankeerde envelop naar Nedsoft Registratie-afdeling, Postbus 247, 2950 AE Alblasserdam. Let op! U ontvangt alleen een GRATIS softwarepakket wanneer u registreert via internet op www.nedsoft.com.

1.3 Copyright Alle software is beschermd via het auteursrecht. Dit houdt onder andere in dat u programma’s niet zomaar mag kopiëren. Het is u echter wel toegestaan om één kopie voor veiligheidsdoeleinden te maken. In plaats van kostbare hardwarebeveiligingen toe te passen, zijn op meerdere plaatsen in het programma codes aangebracht waarmee de oorspronkelijke koper kan worden herleid. Bij geconstateerde inbreuken op ons copyright zullen passende juridische stappen worden ondernomen.

1.4 Installatie van het programma Het programma Voorraadbeheer installeert u vanaf CD-Rom op uw computer. In de meeste gevallen zal de installatieprocedure automatisch starten als u de CD-Rom in de CD-Romspeler plaatst. Ga dan verder met punt 4 op de volgende pagina.

30

3

Begint de installatieprocedure niet vanzelf. Dan kunt u de installatie als volgt starten: 1.

2.

Dubbelklik op het pictogram ‘Deze computer’ op uw bureaublad.

Dubbelklik vervolgens op het pictogram van uw CD-Romspeler. Dit is meestal station D.

7.3 Exporteren Het is mogelijk om uw Artikelgegevens vanuit Voorraadbeheer te exporteren naar een ander bestand. Dit bestand krijgt dan het formaat ‘csv’ of ‘dbf’. Exporteren gaat als volgt: 1. Kies in het menu Algemeen de optie Exporteren. 2. Kies het gewenste exportformaat. 3. 4.

3.

Dubbelklik op het bestand Setup.exe.

4.

Het installatieprogramma wordt voorbereid en vervolgens wordt het welkomstscherm getoond. Klik op ‘Volgende’.

5.

5.

Gevraagd wordt waar u Voorraadbeheer wilt installeren. Standaard gebeurt dit op de harde schijf C:\Program Files\ Nedsoft\ Voorraadbeheer. Wilt u het programma op een andere schijf of in een andere directory installeren, wijzig dan de naam van de schijf en de directory.

7.4 Einde Met de optie Einde verlaat u het programma. 1. 2.

6.

Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen.

7.

Voorraadbeheer zal aan het Startmenu worden toegevoegd, in de nieuwe map Nedsoft Voorraadbeheer. Wilt u het programma aan een andere map toevoegen? Dan kunt u een andere map selecteren of een nieuwe mapnaam intypen.

8.

Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen.

9.

Het installatieprogramma zal nu de bestanden uitpakken en naar de juiste directories kopiëren. Klik op ‘Volgende’ en wacht terwijl de bestanden worden gekopieerd.

Klik op het mappictogram achter Bestandsnaam. Geef een naam op voor het te exporteren bestand, wijzig eventueel de lokatie waar u wilt opslaan en klik op ‘Opslaan’. Klik op de knop ‘Start exporteren’.

Kies in het menu Algemeen voor de optie Einde. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop Einde. U krijgt eerst nog een waarschuwing of u zeker weet dat u het programma wilt afsluiten. Klik op ‘Ja’.

Alle wijzigingen die u heeft doorgevoerd in deze sessie van Voorraadbeheer worden automatisch bewaard. De volgende keer dat u Voorraadbeheer opent, kunt u dus gewoon verder.

10. Als het installatieprogramma klaar is, klikt u op ‘Voltooien’. 11. U kunt Voorraadbeheer nu vanuit Windows opstarten: Via de Start-knop vindt u onder Programma’s de map Nedsoft Voorraadbeheer met daarin Voorraadbeheer.

LET OP! U kunt Voorraadbeheer slechts éénmaal op een computer of netwerk installeren. Wanneer u Voorraadbeheer voor een tweede keer installeert,

4

29

2. U kunt nu de volgende opties instellen: • Standaard BTW-code bij nieuwe artikelen: u kunt één van de vooraf ingevoerde BTW-codes uit het uitklapmenu kiezen. De gekozen code wordt bij nieuwe artikelen standaard geselecteerd. U kunt bij individuele artikelen echter altijd afwijken van deze code door handmatig een andere code in te voeren. • Standaard mutatiesoort bij nieuwe voorraadmutaties: hier kiest u uit het uitklapmenu de mutatiesoort die u standaard geselecteerd wilt zien bij het toevoegen van een nieuwe voorraadmutatie. Ook hier kunt u altijd van afwijken bij individuele mutaties. • Basisvaluta: u voert hier de valuta in, waar u het meest zelf mee werkt. Bij het toevoegen van artikelen in het systeem, berekent Voorraad beheer de prijzen hiervan in eerste instantie in de valuta die u hier heeft opgegeven. • Referentievaluta: u kunt hier een tweede valuta invoeren. De verkoop prijzen van artikelen zullen voor u ook in deze valuta worden berekend. Note: Op dit moment is het programma zo voor u ingericht dat uw basisvaluta de gulden is en uw referentievaluta de euro. Op het moment dat u overgaat op het gebruik van euro’s, kunt u beter de euro als uw basisvaluta aangeven. U dient dan bovendien de eurokoers op 1 te zetten en een eventuele referentievaluta tegen de eurovaluta af te zetten. 3. Klik op ‘OK’ als u klaar bent.

7.2 Importeren U kunt Artikelgegevens vanuit een ander bestand importeren naar Voorraadbeheer. 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Kies in het menu Algemeen de optie Importeren. Klik op de knop ‘Nieuw’ en typ een naam voor het een importprofiel (of kies een eerder geïmporteerd profiel uit de lijst m.b.v. het pijltje

).

Klik op de knop , blader naar het gewenste DBF-bestand op uw computer en klik op ‘Openen’. Kies de bronvelden, die u wilt importeren, door in een veld te klikken en uit het menu het gewenste veld te kiezen. Kies de gewenste doelvelden. Klik op het tabblad Opties. Geef eventueel aan van welk artikel de beginwaarden overgenomen dienen te worden. Voer eventueel de gewenste marge op de inkoopprijs in. Klik op de knop ‘Start importeren’.

28

Er is echter wel een manier om meerdere gebruikers toegang te verschaffen tot Voorraadbeheer. Dit doet u door middel van snelkoppelingen. U installeert Voorraadbeheer dus eenmaal en plaatst vervolgens snelkoppelingen bij de overige gebruikers.

2. De werking van Voorraadbeheer 2.1 Uw voorraad bijhouden met behulp van een database Voorraadbeheer is een programma voor het bijhouden van uw voorraad. Het programma werkt met een zogenaamde database. Het is de bedoeling dat u in de database informatie invoert over uw voorraad. Deze informatie kunt u dan verder beheren. Het invoeren van een aantal standaardgegevens in het systeem zorgt ervoor, dat u bij het verdere beheer deze zaken steeds op eenvoudige wijze kunt kiezen uit de beschikbare uitklapmenu’s. De database genereert de menu’s namelijk automatisch vanuit de informatie die u zelf aan het systeem heeft meegegeven. Zo kunt u bij het invoeren van uw artikelen onder andere de leverancier en het juiste BTW-tarief aanklikken in de betreffende menu’s. Op deze manier wordt uw voorraadbeheer eenvoudig en overzichtelijk. Verder is het programma opgedeeld in twee onderdelen: Basisgegevens Allereerst voert u allerlei basisgegevens in over uw voorraad. Zo voert u gegevens in over uw leveranciers, de BTW-tarieven die u toepast, de valuta’s waarmee u te maken heeft in uw inkoop en verkoop, enzovoorts. Vervolgens voert u alle artikelen van uw voorraad in. Voorraadbeheer biedt ook de mogelijkheid om gegevens over uw artikelen uit andere bestanden te importeren. Andersom kan overigens ook: uw artikelgegevens kunt u vanuit Voorraadbeheer ook exporteren naar een ander bestand. Mutaties aan de voorraad De artikelen in uw voorraad staan natuurlijk niet stil. Er worden allerlei wijzigingen in de vorm van inkopen en verkopen en eventuele retourzendingen van producten, in uw voorraad doorgevoerd. Ook kunnen inventarisatieverschillen ontstaan. Al deze veranderingen in de voorraad worden in Voorraadbeheer ‘Mutaties’ genoemd. Tot slot geeft het extra onderdeel Rapporten u de mogelijkheid om diverse voorraadoverzichten en mutatiebonnen op papier af te drukken.

5

2.2 Windows-programma

Dit gaat als volgt:

Voorraadbeheer is een standaard Windows-toepassing. Dit betekent, dat er gebruiksvriendelijke menu’s aanwezig zijn, waarin u opties kunt aanklikken met de muis van uw computer.

1. 2. 3.

Klik op het gewenste rapport. Kies in het menu Bestand de optie Ontwerp. In het menu Help kunt u met de optie Help-onderwerpen instructies vinden over de verschillende functies in deze ontwerper (Engelstalig).

Onder deze menubalk vindt u bovendien een werkbalk met de meest gebruikte opties in duidelijke knoppen met pictogrammen.

7. Algemeen Het menu-onderdeel Algemeen bestaat uit vier onderdelen: Instellingen, Importeren, Exporteren en Einde.

7.1 Instellingen

Verder kunt u in de diverse vensters van het programma uw gegevens eenvoudig invoeren. In de invoervelden bent u vrij om de tekst in te typen, zoals u dat wilt. Overigens zijn alle invoervelden optioneel. Als u bepaalde gegevens niet wilt invoeren, bijvoorbeeld omdat u ze niet weet of omdat ze niet van toepassing zijn, kunnen de betreffende invoervelden leeg worden gelaten. Naast de invoervelden zijn er in veel gevallen handige uitklapmenu’s waarin u eerder ingevoerde gegevens terugvindt en eenvoudig kunt selecteren. Deze zijn te herkennen aan het pijltje waar u op kunt klikken.

6

In het onderdeel Instellingen kunt u een aantal zaken als standaard instellen. Bij het toevoegen van nieuwe artikelen zullen deze standaardwaarden dan geselecteerd staan in de betreffende menu’s. U kunt echter voor een bepaald artikel altijd afwijken van een standaard door deze handmatig aan te passen bij het invoeren van dat artikel. 1.

Kies in het menu Algemeen de optie Instellingen. U kunt ook in de werbalk op de knop Instellingen klikken.

27

Ook zijn er een paar uitklapmenu’s, waar u zowel gegevens in kunt selecteren als nieuwe gegevens kunt invoeren. Deze zijn te herkennen aan de ‘puntjes’-knop waar u op kunt klikken.

6. Rapporten In Voorraadbeheer vindt u een aantal rapporten en formulieren die u probleemloos kunt afdrukken op papier. U maakt in een handomdraai overzichten van uw voorraadmutaties en van artikelen, eventueel per categorie. 1. Klik in het menu Rapporten op de optie Rapporten onderhouden en afdrukken. U kunt ook in de werkbalk op de knop Rapporten klikken. Nu verschijnt de lijst met rapporten en bonnen. Alle rapporten worden automatisch gegenereerd. 2. Klik op de gewenste map aan de linkerkant: Besteladvieslijsten: aan de hand van de mutaties in uw voorraad wordt door Voorraadbeheer de huidige voorraad van ieder voorraadartikel bijgehouden. Op het moment dat de huidige voorraad onder het minimum aantal daalt, wordt het betreffende artikel op de besteladvieslijst geplaatst. Facturen: aan de hand van de mutaties in uw voorraad worden voorbeeldfacturen gemaakt op bonnummer. Mutatiebonnen: Magazijnuitgiftebon voor een bepaald bonnummer en voorraadmutatiebon met verkoopprijzen. Mutatieoverzichten: Periodeoverzicht van mutaties in de voorraad met verkoopprijzen weergegeven. Voorraadoverzichten: Overzichten van de gehele voorraad, ingedeeld per categorie en overzicht van categorietotalen. 3. Dubbelklik op het gewenste rapport of de gewenste bon aan de rechterkant. 4. Voer in het geval van een mutatiebon eventueel het gewenste bonnummer in en klik op ‘OK’. U komt vervolgens terecht in het afdrukvoorbeeld. U kunt dit voorbeeldvenster maximaliseren door te klikken op de knop in de rechter bovenhoek van het venster. Vervolgens kunt u met de knop de weergave van het voorbeeld vergroten (100%). U kunt ook het gewenste percentage intypen en op de ‘Enter’-toets van uw toetsenbord drukken. 5. Klik op het print-pictogram rapport af te drukken.

in het afdukvoorbeeld om het betreffende

2.3 Overzichten Ieder gegevensbestand in het programma, zoals Artikelen, Leveranciers, Categorieën enzovoorts, heeft een overzichtsvenster. Hierin worden alle gegevens van de ingevoerde items steeds weergegeven. Dit is een weergave van gegevens in een tabel met rijen en kolommen. Rondom een overzicht zijn schuifbalken aanwezig, waarmee u door de gegevens kunt bladeren.

In de overzichten zijn diverse zoek- en sorteermogelijkheden ingebouwd, die het u gemakkelijk maken om uw gegevens snel terug te vinden. In hoofdstuk 5 komen deze zoekmogelijkheden uitgebreid aan de orde.

2.4 Veelgebruikte knoppen

Overigens kunt u vanuit het venster Overzicht mutaties ook direct in het onderdeel Rapporten terechtkomen met behulp van de knop ‘Afdrukken actieve bon’.

In ieder overzicht van Voorraadbeheer vindt u de volgende knoppenbalk terug:

Met behulp van de hierboven beschreven methode kunt u uw rapporten afdrukken met een standaard layout. Daarnaast beschikt u ook over een Rapportontwerper waarmee u het ontwerp van uw rapporten en voorraadbonnen geheel in eigen handen heeft.

26

7

In deze balk staan de knoppen, die u veel zult gebruiken. Hier volgt een overzicht met een korte beschrijving van de betekenis van elke knop: afdrukken van het betreffende overzicht

5.4 Selectiemiddel ‘Alleen categorie’ in Overzicht Artikelen Naast gebruik van het filter om selecties te maken, bevat het Overzicht Artikelen een extra selectiemiddel. Voor de selectie van een bepaalde categorie is in het ‘Artikeloverzicht’ een speciale, snelle methode aanwezig.

terugbladeren naar het eerste item in het overzicht 10 items terugbladeren één items terugbladeren

Het selectiemiddel ‘alleen categorie’ werkt als volgt:

één record verder bladeren

verder bladeren naar het laatste item in het overzicht

1. Klik in het selectievakje voor de optie ‘alleen categorie’. 2. Kies in het uitklapmenu de gewenste categorie. Nu worden alleen de artikelen van de gekozen categorie getoond. 3. Klik nogmaals in het selectievakje om alle artikelen van het overzicht weer in beeld te krijgen.

een item toevoegen

5.5 Tabblad selectie in Overzicht Mutaties

10 items verder bladeren

het geselecteerde item verwijderen - Er wordt gevraagd of u het record echt wilt verwijderen. Klik op ‘Ja’ als dit het geval is. het geselecteerde item wijzigen. NB. U kunt ook altijd dubbelklikken op het item zelf om het te wijzigen.

Ook het Overzicht Mutaties bevat een extra selectiesysteem. Hiermee kunt u een selectie maken van alleen bepaalde Soorten mutaties, van de mutaties van een bepaald Artikel of die van een bepaalde Categorie. Ook kunt u een selectie maken van alle mutaties met een specifiek bonnummer. U doet dat met het speciale tabblad Selectie.

een selectie maken met behulp van het filterprogramma: zoeken aan de hand van specifieke waarden. In 5.3 wordt deze functie verder uitgelegd. een gemaakte selectie weer opheffen.

3. Basisgegevens Het menu Basisgegevens bestaat uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen vindt u op de werkbalk onder de menubalk terug als knoppen met pictogrammen. Het gaat hier om alle basisgegevens van uw voorraad. U kunt ze in de diverse onderdelen invoeren en verder onderhouden. Dit kunt u doen met behulp van de knoppen in de werkbalk van ieder onderdeel (zie 2.4). U dient te beginnen met het invoeren van uw leveranciers, productcategorieën, gehanteerde BTW-tarieven, valuta’s en mutatiesoorten. Pas als deze basisgegevens bij het programma bekend zijn, voert u uw artikelen in. Door de overige basisgegevens vooraf eenmalig in te voeren, kunt u ze later gemakkelijker oproepen binnen de uitklapmenu’s (bij het toevoegen van artikelen).

8

Dit werkt als volgt: 1. Klik één van de drie uitklapmenu’s open (Mutatiesoort, Artikel, of Categorie) en kies het gewenste selectiecriterium. Of blader met behulp van de pijltjes naar het gewenste Bonnummer. 2. Klik nu op de knop ‘Selectie activeren’. Het door u gekozen selectiecriterium wordt toegepast op uw voorraad. U krijgt nu alleen die artikelen te zien die aan het door u gekozen criterium voldoen. 3. Klik op ‘Selectie opheffen’ om de selectie ongedaan te maken. U ziet nu weer het hele overzicht met mutaties. U kunt vervolgens eventueel een ander selectiecriterium kiezen (begin opnieuw vanaf punt 1).

25

b. Als u slechts de eerste paar letters van de leverancierscode heeft ingevoerd, kunt u kiezen voor ‘komt voor aan begin’. U kunt bijvoor beeld ‘Sn’ ingeven. Het systeem zoekt dan op deze beginletters door het systeem naar leveranciersnamen.

3.1 Leveranciers Via het onderdeel Leveranciers van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht Leveranciers. Dit overzicht toont alle bedrijven die producten aan u leveren.

c. Als u een paar letters heeft ingevoerd, die wel in de leveranciers naam aanwezig zijn, maar waar de leveranciersnaam niet mee begint, kunt u ‘komt ergens voor’ aanklikken. Zo kunt u bijvoorbeeld ‘oe’ invoeren. d. ‘Hoofdlettergevoelig’ zal hier niet van toepassing zijn. Het zou alleen zinvol zijn om deze checkbox aan te vinken, als u twee leveranciers met dezelfde naam in het systeem heeft, waarvan bijvoorbeeld één in hoofdletters en één in kleine letters. 4.

Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster worden vervolgens slechts de artikelen getoond van de leverancier(s) die voldoet (voldoen) aan het selectiecriterium dat u heeft opgegeven, in dit geval de leverancier Snoepgoed.

De knoppen bovenin het venster (zie 2.4) kunt u gebruiken om te navigeren in het overzicht en leveranciers toe te voegen (3.1.1), te wijzigen (3.1.2) of te verwijderen (3.1.3).

3.1.1 Leverancier toevoegen Het toevoegen van een leverancier gaat als volgt: 1.

Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de werkbalk op de knop Leveranciers klikken.

2.

. Klik in de werkbalk boven in het overzichtsvenster op de knop Vervolgens verschijnt het venster Leveranciersgegevens. Voer in de invoervelden alle belangrijke informatie over de leverancier in: • Code: een unieke code voor deze leverancier • Naam: de bedrijfsnaam van de leverancier • Contactpersoon

3.

5. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op

24

.

• • • • • •

Adres Postcode Plaats Land Telefoonnummer Faxnummer

9

4. 5.

• E-mail: als de leverancier een e-mailadres heeft, is dit handig om te vermelden, maar het mag ook weggelaten worden; alle velden zijn optioneel. • Betalingscondities • Debiteurnummer • Inkoopvaluta: U voert deze van tevoren zelf in het systeem in (zie 3.4). Daarna kunt u hier de betreffende valutasoort eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Opmerkingen: U kunt hier nog extra informatie invoeren met betrekking tot de leverancier. Klik, nadat u alle leveranciersgegevens heeft ingevoerd, op ‘OK’. U ziet nu de zojuist ingevoerde leverancier in het overzicht. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.

3.1.2 Leverancier wijzigen Nadat u een leverancier heeft ingevoerd in het systeem, kunt u de gegevens over deze leverancier op elk gewenst moment wijzigen. Dit doet u als volgt: 1. 2. 3.

4. 5. 6.

Reeks 3. Voer de beginwaarde in van het bereik waarbinnen u wilt zoeken 4. Voer de eindwaarde in van het bereik waarbinnen u wilt zoeken. 5. Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster zijn vervolgens alleen de items te zien die voldoen aan het selectiecriterium dat u hebt opgegeven. 6. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op de knop in het artikeloverzicht.

Voorbeeld Filtergebruik Ter verduidelijking wordt nu een voorbeeld uitgewerkt van het gebruik van het filter in het Overzicht Artikelen. Om alle artikelen van leverancier Snoepgoed met behulp van het filter te vinden, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op het gewenste selectiecriterium ‘Leverancierscode’.

2.

Het tabblad Waarde staat geselecteerd. Aangezien het om één waarde gaat, namelijk de leverancierscode, kunt u met dit tabblad aan de slag. Typ nu een gedeelte van de naam van de leverancier in of de gehele naam. U heeft hierin een aantal keuzes: a. Als u de hele codenaam Snoepgoed heeft ingevoerd (en u weet zeker dat u deze goed heeft gespeld!) kunt u kiezen voor ‘komt Exact voor’. Er wordt dan immers gezocht naar items die precies de waarde bevatten die u in het invoerveld heeft ingevoerd. Als u niet zeker weet hoe u de naam spelt, kunt u het beste één van de andere opties kiezen en een deel van de naam intypen waar u zeker van bent.

Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de werkbalk op de knop Leveranciers klikken. Selecteer in het overzicht de leverancier waarvan u de gegevens wilt wijzigen. Klik in de werkbalk boven in het venster op de knop . Of dubbelklik op de leverancier. Vervolgens verschijnt het venster Leveranciersgegevens. Wijzig de informatie in één of meer invoervelden. Klik op ‘OK’. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.

3.1.3 Leverancier verwijderen 1. 2. 3.

4. 5.

Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de werkbalk op de knop Leveranciers klikken. Selecteer in het overzicht de leverancier die u wilt verwijderen. Klik in de werkbalk boven in het venster op de knop . Vervolgens verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u zeker weet dat u deze leverancier wilt verwijderen. Klik op ‘Ja’ als u deze leverancier met al haar gegevens zeker wilt verwijde ren. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.

10

3.

23

Het filter is per onderdeel van het programma verschillend wat betreft de beschikbare selectiecriteria. De selectiecriteria waarop u kunt zoeken, zijn steeds die gegevens die voor dat onderdeel van toepassing zijn. Globaal genomen past u het filter als volgt toe: 1.

Kies allereerst het gewenste selectiecriterium (veld).

2.

Kies één van de tabbladen aan de rechterkant. Het tabblad Waarde geeft aan dat u op één bepaalde waarde wilt zoeken. Reeks wil zeggen dat u binnen een bepaald bereik wilt zoeken.

Via het onderdeel Categorieën van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht Categorieën. Het gaat hier om de categorieën waarin u uw artikelen onderverdeelt.

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van categorieën gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). U kunt voor categorieën de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan deze categorie meegeeft • Omschrijving: een korte omschrijving van de categorie

Waarde 3. 4.

3.2 Categorieën

Voer de betreffende gegevens in het invoerveld ‘VeldWaarde’ in. Kies één van onderstaande opties, als deze beschikbaar zijn, om aan te geven op welke manier gezocht moet worden naar de ingevoerde waarde. • Komt exact voor: er wordt gezocht naar items die precies de waarde bevatten die u in het invoerveld hebt ingevoerd. • Komt voor aan begin: deze optie kiest u als u wilt zoeken op slechts een paar beginletters of -cijfers die u heeft ingevoerd. • Komt ergens voor: deze optie kiest u als u wilt zoeken op slechts een paar letters of -cijfers die u heeft ingevoerd, die willekeurig ergens in het woord of de code voorkomen. • Hoofdletter gevoelig: deze checkbox klikt u alleen aan als u wilt dat er onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.

22

3.3 BTW-tarieven Via het onderdeel BTW-tarieven van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht BTW-tarieven. Hier vindt u de percentages BTW, die u op uw artikelen toepast, terug. Er zijn voor u al drie standaard tarieven ingevoerd: het 0-tarief (0%), het laag-tarief (6%) en het hoog-tarief (17,5%).

11

2.

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van BTW-tarieven gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). U kunt voor BTW-tarieven de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan dit tarief meegeeft. • Omschrijving: een korte omschrijving van het tarief.

Als meerdere items een code hebben die begint met datzelfde teken, typ dan het volgende cijfer of letter in het gele veld, totdat het item dat u zoekt wordt geselecteerd. Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u een andere waarde zoekt.

In zowel het Overzicht artikelen als het Overzicht Mutaties is het snelzoeksysteem nog iets uitgebreider. U kunt in deze twee overzichten niet alleen op de code zoeken, maar ook op andere gegevens. U kunt op dezelfde gegevens zoeken als waar u op kunt sorteren (zie 5.1). Het gele invoerveld werkt in die overzichten dan ook met het sorteer-uitklapmenu. Het snelzoeksysteem werkt als volgt: 1. Klik eerst het uitklapmenu open met behulp van het pijltje en kies in het menu het gewenste zoekcriterium, in geval van het ‘Mutatieoverzicht’ bijvoorbeeld Bonnummer.

3.4 Valuta’s Via het onderdeel Valuta’s van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht Valuta’s. Hier vanuit kunt u alle verschillende valuta’s, waarmee u te maken heeft, invoeren. De rest van de zoekprocedure gaat dan op dezelfde manier als in de overige overzichten:

Er is al een drietal valuta’s voor u ingevuld: guldens, euro’s en Belgische franken. 2.

3.

Typ nu het eerste nummer van het bonnummer in, bijvoorbeeld de 2 voor 21. Zodra u een teken invoert, wordt de blauwe selectiebalk op de eerstvolgende waarde gezet die met dat teken begint. Als meerdere mutaties een bonnummer hebben dat begint met hetzelfde cijfer, typ dan het volgende cijfer in het gele veld, totdat het bonnummer dat u zoekt wordt geselecteerd. U kunt natuurlijk ook direct het gehele bonnummer intypen.

5.3 Filter Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van valuta’s gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3).

12

In elk overzichtsvenster bevindt zich rechts bovenin de knop . Met deze filter kunt u een selectie maken op grond van een selectiecriterium. Het systeem zoekt voor u de items die voldoen aan het ingegeven selectiecriterium en toont u alleen dat lijstje met items.

21

Dit gaat als volgt: 1. Klik het uitklapmenu open door op het pijltje te klikken. 2. Kies vervolgens een van de beschikbare kolommen uit het menu voor de gewenste sortering. Het overzicht wordt direct op die kolom gesorteerd.

U kunt voor valuta’s de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan deze valuta meegeeft. • Omschrijving: een korte omschrijving van de valuta. • Koers: de koers in relatie tot de gulden.

3.5 Mutatiesoorten

Het Overzicht Mutaties is op dezelfde manier te sorteren op: • Bonnummer - (‘Desc’ - descending - wil zeggen dat er aflopend in bonnummer wordt gesorteerd) • Soort mutatie • Artikelcode

Zoals eerder vermeld, worden wijzigingen aan uw voorraad Mutaties genoemd. Er zijn verschillende voorraadmutaties mogelijk. Deze worden in Voorraadbeheer ‘Mutatiesoorten’ genoemd. Ook de optie Mutatiesoorten vindt u via het menu Basisgegevens. U komt dan terecht in het overzicht Mutatiesoorten. Hierin zijn voor u alvast vier soorten ingevoerd: Inkoop, Verkoop, Retouren, Inventarisatieverschillen.

5.2 Snelzoeken Ieder gegevensoverzicht bevat een geel invoerveld, waarmee u snel gegevens kunt opzoeken in het overzicht. U kunt altijd zoeken naar de code van een item. Afhankelijk van het overzicht waar u zich in bevindt, is dat de code van een leverancier, een categorie, etc. U kunt een of meerdere letters/cijfers invoeren van bepaalde codes die u zoekt. M.a.w. het item dat voldoet aan uw invoer, wordt automatisch geselecteerd. Het gaat als volgt: 1. Typ de eerste letter of het eerste cijfer van de code in. In het Overzicht Leveranciers, is dat de eerste letter van de leverancierscode. Zodra u een teken invoert, wordt de blauwe selectiebalk op de eerstvolgende waarde gezet die met dat teken begint. Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u een andere waarde zoekt.

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van mutatiesoorten gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). U kunt voor mutatiesoorten de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan deze mutatiesoort meegeeft. • Omschrijving: een korte omschrijving van de mutatiesoort. • Bij/ Af: hiermee geeft u aan of er producten Bij (B) uw voorraad komen of van uw voorraad Af (A) gaan .

20

13

3.6 Artikelen

5. Zoekmogelijkheden in overzichten

Nadat u alle leveranciers, categorieën e.d. heeft ingevoerd, bent u toe aan het invoeren van de artikelen van uw voorraad. De optie Artikelen bevindt zich eveneens in het menu Basisgegevens. In het Overzicht Artikelen komen uiteindelijk al uw artikelen te staan, met diverse artikelgegevens.

De overzichten van uw artikelen, leveranciers, mutaties en dergelijke kunnen zo groot worden dat u de zaken wat lastig kunt overzien. Om ervoor te zorgen dat u binnen de overzichten de informatie kunt vinden die u zoekt, is in de diverse onderdelen van het programma een aantal zoekmogelijkheden ingebouwd.

5.1 Sorteren Ieder overzicht in Voorraadbeheer is gesorteerd op de code van de betreffende items. Zo zijn de leveranciers in het Overzicht Leveranciers alfabetisch gesorteerd op Leverancierscode. Het Overzicht Categorieën is gesorteerd op Categoriecode en het Overzicht Artikelen is gesorteerd op Artikelcode, etc. Een tweetal overzichten kunt u echter tevens sorteren op andere gegevens, namelijk het Overzicht Artikelen en het Overzicht Mutaties. U gebruikt daarvoor het uitklapmenu dat u in beide overzichten aantreft.

U kunt een onbeperkt aantal artikelen invoeren in Voorraadbeheer. Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van valuta’s gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). Het venster Artikelgegevens is echter veel uitgebreider dan de overige vensters. U voert daarin alle belangrijke informatie over het artikel in. Als u de onderdelen die in 3.1 t/m 3.5 zijn uitgelegd, vooraf al heeft ingevoerd, kunt u hier de betreffende items uit een uitklapmenu kiezen. U kunt de volgende artikelgegevens invoeren: • • •

Artikelcode : de unieke code die u aan het artikel meegeeft. Omschrijving: een korte omschrijving van het artikel. Categorie: de categorie waaronder het product valt. U voert deze categorieën van tevoren in het systeem in (zie 3.2). Dan kunt u de categorie hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu.

14

Zo • • •

kunt u het Overzicht Artikelen desgewenst ook sorteren op: Leverancierscode Verpakkingsbarcode Barcode van de verkoopinhoud

19

Snel toevoegen via barcode Er is nog een manier om een mutatie toe te voegen; namelijk via de barcode van het betreffende artikel. Dit gaat als volgt: 1. Klik op het tabblad Snel toevoegen via barcode.

2. 3. 4.

Kies de gewenste mutatiesoort uit het uitklapmenu. Klik in het veld ‘Scan barcode’. Scan met een barcodescanner de barcode van het betreffende artikel. U kunt de barcode ook handmatig intypen, maar dan dient u daarna op ‘Ok’ te klikken. U kunt handmatig nog wijzigingen aan deze mutatie doorvoeren. Dubbelklik daarvoor op de mutatie en wijzig bijvoorbeeld de datum of het aantal.

5.

Klik op ‘OK’ om het mutatieoverzicht te verlaten.

Het wijzigen of verwijderen van een mutatie gaat op dezelfde wijze als is uitgelegd bij het onderdeel Leveranciers (zie 3.1.2 en 3.1.3).

4.2 Mutatiebonnen Iedere voorraadmutatie die u doorvoert, krijgt automatisch een bonnummer mee. Deze bonnen kunt u vervolgens afdrukken. Mutaties kunnen bij elkaar op dezelfde bon komen te staan, totdat u aangeeft dat u een nieuwe bon wilt starten. Als u afzonderlijke mutaties apart op bijvoorbeeld een factuur wilt zetten, is het verstandig steeds een nieuw bonnummer te starten. Dit doet u als volgt: 1. Klik op de knop ‘Start nieuwe bon’ om een volgend bonnummer te starten. De mutaties die hierna worden toegevoegd, krijgen het nieuwe bonnummer mee. 2. Klik eventueel op de knop ‘Klantgegevens actieve bon invullen’ om adresgegevens e.d. van uw klant in te voeren, voor gebruik op een factuur. 3. Klik op de knop ‘Afdrukken actieve bon’ om direct naar het onderdeel Rapporten te gaan. Van daaruit kunt u de recentste mutatiebon afdrukken.

18

Inkoopgegevens • Leverancierscode: de code van de leverancier die het artikel aan u levert. U voert de leveranciers zelf van tevoren in het systeem in (zie 3.1.1). Daarna kunt u de leverancier hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Bestelcode: de bestelcode van dit artikel bij de leverancier. • Levertermijn: De termijn voor het leveren van het betreffende artikel bij deze leverancier. • Inkoopeenheid: De eenheid waarin de producten door de leverancier aan u worden geleverd, bijvoorbeeld een doos, een zak, per stuk, etc. U kunt een eenheid kiezen uit het uitklapmenu of zelf een nieuwe eenheid toevoegen, door deze direct in te typen in het invoervenster. Vervolgens zal aan u gevraagd worden of u deze eenheid wilt toevoegen aan de tabel. Als u op ‘Ja’ klikt, zal deze eenheid de volgende keer in het uitklapmenu verschijnen. • Bevat aantal verkoopeenheden: De hoeveelheid verkoopeenheden die een inkoopeenheid van het artikel bevat. Een voorbeeld: u koopt lollies per doos van 100 in bij de leverancier, maar u verkoopt ze per stuk. Eén inkoopeenheid bevat in dat geval 100 verkoopeenheden. • Inkoopprijs in valuta: het bedrag, waarvoor u het artikel heeft ingekocht bij de leverancier, in de valuta, die u bij de gegevens voor deze leverancier heeft ingevoerd (zie 3.1.1). In het gele vakje ernaast wordt automatisch de inkoopprijs in de opgegeven basisvaluta (zie het onderdeel Instellingen, 7.1) gegenereerd. • Inkoopprijs per verkoopeenheid: het bedrag dat u voor één verkoopeenheid van het artikel betaalt aan inkoopkosten (in basisvaluta). Dit bedrag wordt automatisch berekend. Verkoopgegevens • Verkoopeenheid: de eenheid waarin u het artikel verkoopt, bijvoorbeeld stuks, zakje, dozijn, etc. U kunt een eenheid kiezen uit het uitklapmenu, of zelf een nieuwe eenheid toevoegen, door deze direct in te typen in het invoervenster. Vervolgens zal aan u gevraagd worden, of u deze eenheid wilt toevoegen aan de tabel. Als u op ‘Ja’ klikt, zal de volgende keer deze eenheid in het uitklapmenu verschijnen. • Marge in procenten: het percentage van de inkoopprijs, waarmee u het bedrag wilt verhogen om tot de verkoopprijs te komen. • BTW code: de code die hoort bij een bepaald BTW-tarief, dat geldt voor dit artikel. U voert deze codes met bijbehorende percentages van tevoren zelf in het systeem in (zie 3.3). Daarna kunt u de code hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Verkoopprijs excl. BTW: het verkoopbedrag van één verkoopeenheid van het artikel, exclusief BTW. Dit bedrag wordt automatisch voor u uitgerekend, op basis van de ingegeven inkoopprijs en de gewenste marge in procenten. Het bedrag wordt zowel in de basisvaluta als de referentievaluta - beide in te voeren bij het onderdeel Instellingen (zie 7.1) - uitgerekend.

15

•

U kunt echter ook de verkoopprijs zelf invoeren in de basisvaluta. Dan wordt de marge in procenten automatisch berekend. Verkoopprijs incl. BTW: het uiteindelijke verkoopbedrag, de prijs van het artikel inclusief BTW. deze prijs wordt automatisch berekend op basis van het door u ingegeven BTW-tarief. Het bedrag wordt zowel in de basisvaluta als de referentievaluta - beide in te voeren bij het onderdeel Instellingen (zie 7.1) - berekend.

Barcodes • Barcode inkoopeenheid: de unieke barcode van de inkoopeenheid van het artikel, oftewel de barcode die de leverancier heeft meegegeven. U kunt deze inscannen met behulp van een barcodescanner. Ook kunt u de barcode handmatig intypen, maar dan dient u daarna op ‘OK’ te klikken. • Barcode verkoopeenheid: de unieke barcode van de verkoopeenheid van het artikel. U kunt deze inscannen met behulp van een barcodescanner. Ook kunt u de barcode handmatig intypen, maar dan dient u daarna op ‘Ok’ te klikken. Voorraad • Voorraadartikel: dit artikel maakt deel uit van de vaste voorraad of niet. (Een voorraadartikel wordt op de besteladvieslijst geplaatst als de voorraad beneden het minimum zakt.) • Huidige voorraad: het aantal artikelen dat momenteel aanwezig is in de voorraad. • Gewenste voorraad: de voorraad waarbij uw inkoop en verkoop van het artikel optimaal op elkaar zijn afgestemd. • Minimumvoorraad: de voorraad die minimaal telkens aanwezig moet zijn. Als de huidige voorraad van het artikel onder dit ingevoerde minimum aantal zakt, dan wordt het artikel op de besteladvieslijst geplaatst (zie hoofdstuk 6). • Beginvoorraad: de voorraad die in uw bedrijf aanwezig is/ was op 1 januari van het lopende jaar.

4. Mutaties aan uw voorraad Mutaties is een functie voor het onderhoud van alles wat er met uw artikelen gebeurt, oftewel alles rond de inkoop en verkoop van artikelen. Met de optie Voorraadmutaties in het menu Mutaties komt u terecht bij het overzicht van alle mutaties die op uw voorraad zijn toegepast. De gegevens die u invoert bij een mutatie, vindt u terug in het Mutatieoverzicht samen met de verkoop- en inkoopwaarde van het betreffende artikel.

4.1 Mutatie toevoegen U kunt een onbeperkt aantal mutaties toevoegen. Dit kan op twee manieren: Toevoegen op de ‘normale’ manier U kunt een mutatie op dezelfde wijze toevoegen als u dat doet bij de andere onderdelen: 1. 2. 3.

•

Afbeelding • Bestandsnaam: als u een afbeelding van het artikel hebt, kunt u hier de bestandsnaam ingeven. U kunt de locatie intypen, maar u kunt ook bladeren door uw computer om de afbeelding op te zoeken. Daarvoor klikt u op de knop . De afbeelding wordt dan rechts in het venster getoond.

Aantal: het aantal producten dat wordt ingekocht, verkocht, etc. Hier is een handige rekenmachine bijgevoegd.

•

4.

16

Kies in het menu Mutaties de optie Voorraadmutaties. U kunt ook in de werkbalk op de knop Mutaties klikken. Klik in de werkbalk boven in het venster zelf op de knop . Vervolgens verschijnt het venster Mutatiegegevens. Voer de volgende informatie over de mutatie in: • Soort mutatie: de soort mutatie die op het product wordt uitgevoerd. Deze heeft u eerder in het systeem ingevoerd (zie 3.5). U kunt de gewenste mutatie hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Datum: u kunt de juiste datum in de kalender opzoeken. U kunt op Vandaag klikken (onderaan), of de betreffende dag waarop de mutatie plaatsvindt/-vond. • Artikel: het product waar het om gaat. U ziet de code, de categorie en de omschrijving van het artikel.

U kunt overigens vanuit dit venster ook nog iets aan het artikel zelf wijzigen. Klikt u daarvoor op de knop ‘Artikelgegevens wijzigen’. U komt dan terecht in het venster Artikelgegevens. Dit onderdeel is eerder in deze handleiding behandeld (zie 3.6). Klik op ‘OK’. U ziet nu de zojuist ingevoerde mutatie met alle gegevens in het overzicht. Iedere mutatie krijgt een uniek, opeenvolgend nummer mee.

17

•

U kunt echter ook de verkoopprijs zelf invoeren in de basisvaluta. Dan wordt de marge in procenten automatisch berekend. Verkoopprijs incl. BTW: het uiteindelijke verkoopbedrag, de prijs van het artikel inclusief BTW. deze prijs wordt automatisch berekend op basis van het door u ingegeven BTW-tarief. Het bedrag wordt zowel in de basisvaluta als de referentievaluta - beide in te voeren bij het onderdeel Instellingen (zie 7.1) - berekend.

Barcodes • Barcode inkoopeenheid: de unieke barcode van de inkoopeenheid van het artikel, oftewel de barcode die de leverancier heeft meegegeven. U kunt deze inscannen met behulp van een barcodescanner. Ook kunt u de barcode handmatig intypen, maar dan dient u daarna op ‘OK’ te klikken. • Barcode verkoopeenheid: de unieke barcode van de verkoopeenheid van het artikel. U kunt deze inscannen met behulp van een barcodescanner. Ook kunt u de barcode handmatig intypen, maar dan dient u daarna op ‘Ok’ te klikken. Voorraad • Voorraadartikel: dit artikel maakt deel uit van de vaste voorraad of niet. (Een voorraadartikel wordt op de besteladvieslijst geplaatst als de voorraad beneden het minimum zakt.) • Huidige voorraad: het aantal artikelen dat momenteel aanwezig is in de voorraad. • Gewenste voorraad: de voorraad waarbij uw inkoop en verkoop van het artikel optimaal op elkaar zijn afgestemd. • Minimumvoorraad: de voorraad die minimaal telkens aanwezig moet zijn. Als de huidige voorraad van het artikel onder dit ingevoerde minimum aantal zakt, dan wordt het artikel op de besteladvieslijst geplaatst (zie hoofdstuk 6). • Beginvoorraad: de voorraad die in uw bedrijf aanwezig is/ was op 1 januari van het lopende jaar.

4. Mutaties aan uw voorraad Mutaties is een functie voor het onderhoud van alles wat er met uw artikelen gebeurt, oftewel alles rond de inkoop en verkoop van artikelen. Met de optie Voorraadmutaties in het menu Mutaties komt u terecht bij het overzicht van alle mutaties die op uw voorraad zijn toegepast. De gegevens die u invoert bij een mutatie, vindt u terug in het Mutatieoverzicht samen met de verkoop- en inkoopwaarde van het betreffende artikel.

4.1 Mutatie toevoegen U kunt een onbeperkt aantal mutaties toevoegen. Dit kan op twee manieren: Toevoegen op de ‘normale’ manier U kunt een mutatie op dezelfde wijze toevoegen als u dat doet bij de andere onderdelen: 1. 2. 3.

•

Afbeelding • Bestandsnaam: als u een afbeelding van het artikel hebt, kunt u hier de bestandsnaam ingeven. U kunt de locatie intypen, maar u kunt ook bladeren door uw computer om de afbeelding op te zoeken. Daarvoor klikt u op de knop . De afbeelding wordt dan rechts in het venster getoond.

Aantal: het aantal producten dat wordt ingekocht, verkocht, etc. Hier is een handige rekenmachine bijgevoegd.

•

4.

16

Kies in het menu Mutaties de optie Voorraadmutaties. U kunt ook in de werkbalk op de knop Mutaties klikken. Klik in de werkbalk boven in het venster zelf op de knop . Vervolgens verschijnt het venster Mutatiegegevens. Voer de volgende informatie over de mutatie in: • Soort mutatie: de soort mutatie die op het product wordt uitgevoerd. Deze heeft u eerder in het systeem ingevoerd (zie 3.5). U kunt de gewenste mutatie hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Datum: u kunt de juiste datum in de kalender opzoeken. U kunt op Vandaag klikken (onderaan), of de betreffende dag waarop de mutatie plaatsvindt/-vond. • Artikel: het product waar het om gaat. U ziet de code, de categorie en de omschrijving van het artikel.

U kunt overigens vanuit dit venster ook nog iets aan het artikel zelf wijzigen. Klikt u daarvoor op de knop ‘Artikelgegevens wijzigen’. U komt dan terecht in het venster Artikelgegevens. Dit onderdeel is eerder in deze handleiding behandeld (zie 3.6). Klik op ‘OK’. U ziet nu de zojuist ingevoerde mutatie met alle gegevens in het overzicht. Iedere mutatie krijgt een uniek, opeenvolgend nummer mee.

17

Snel toevoegen via barcode Er is nog een manier om een mutatie toe te voegen; namelijk via de barcode van het betreffende artikel. Dit gaat als volgt: 1. Klik op het tabblad Snel toevoegen via barcode.

2. 3. 4.

Kies de gewenste mutatiesoort uit het uitklapmenu. Klik in het veld ‘Scan barcode’. Scan met een barcodescanner de barcode van het betreffende artikel. U kunt de barcode ook handmatig intypen, maar dan dient u daarna op ‘Ok’ te klikken. U kunt handmatig nog wijzigingen aan deze mutatie doorvoeren. Dubbelklik daarvoor op de mutatie en wijzig bijvoorbeeld de datum of het aantal.

5.

Klik op ‘OK’ om het mutatieoverzicht te verlaten.

Het wijzigen of verwijderen van een mutatie gaat op dezelfde wijze als is uitgelegd bij het onderdeel Leveranciers (zie 3.1.2 en 3.1.3).

4.2 Mutatiebonnen Iedere voorraadmutatie die u doorvoert, krijgt automatisch een bonnummer mee. Deze bonnen kunt u vervolgens afdrukken. Mutaties kunnen bij elkaar op dezelfde bon komen te staan, totdat u aangeeft dat u een nieuwe bon wilt starten. Als u afzonderlijke mutaties apart op bijvoorbeeld een factuur wilt zetten, is het verstandig steeds een nieuw bonnummer te starten. Dit doet u als volgt: 1. Klik op de knop ‘Start nieuwe bon’ om een volgend bonnummer te starten. De mutaties die hierna worden toegevoegd, krijgen het nieuwe bonnummer mee. 2. Klik eventueel op de knop ‘Klantgegevens actieve bon invullen’ om adresgegevens e.d. van uw klant in te voeren, voor gebruik op een factuur. 3. Klik op de knop ‘Afdrukken actieve bon’ om direct naar het onderdeel Rapporten te gaan. Van daaruit kunt u de recentste mutatiebon afdrukken.

18

Inkoopgegevens • Leverancierscode: de code van de leverancier die het artikel aan u levert. U voert de leveranciers zelf van tevoren in het systeem in (zie 3.1.1). Daarna kunt u de leverancier hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Bestelcode: de bestelcode van dit artikel bij de leverancier. • Levertermijn: De termijn voor het leveren van het betreffende artikel bij deze leverancier. • Inkoopeenheid: De eenheid waarin de producten door de leverancier aan u worden geleverd, bijvoorbeeld een doos, een zak, per stuk, etc. U kunt een eenheid kiezen uit het uitklapmenu of zelf een nieuwe eenheid toevoegen, door deze direct in te typen in het invoervenster. Vervolgens zal aan u gevraagd worden of u deze eenheid wilt toevoegen aan de tabel. Als u op ‘Ja’ klikt, zal deze eenheid de volgende keer in het uitklapmenu verschijnen. • Bevat aantal verkoopeenheden: De hoeveelheid verkoopeenheden die een inkoopeenheid van het artikel bevat. Een voorbeeld: u koopt lollies per doos van 100 in bij de leverancier, maar u verkoopt ze per stuk. Eén inkoopeenheid bevat in dat geval 100 verkoopeenheden. • Inkoopprijs in valuta: het bedrag, waarvoor u het artikel heeft ingekocht bij de leverancier, in de valuta, die u bij de gegevens voor deze leverancier heeft ingevoerd (zie 3.1.1). In het gele vakje ernaast wordt automatisch de inkoopprijs in de opgegeven basisvaluta (zie het onderdeel Instellingen, 7.1) gegenereerd. • Inkoopprijs per verkoopeenheid: het bedrag dat u voor één verkoopeenheid van het artikel betaalt aan inkoopkosten (in basisvaluta). Dit bedrag wordt automatisch berekend. Verkoopgegevens • Verkoopeenheid: de eenheid waarin u het artikel verkoopt, bijvoorbeeld stuks, zakje, dozijn, etc. U kunt een eenheid kiezen uit het uitklapmenu, of zelf een nieuwe eenheid toevoegen, door deze direct in te typen in het invoervenster. Vervolgens zal aan u gevraagd worden, of u deze eenheid wilt toevoegen aan de tabel. Als u op ‘Ja’ klikt, zal de volgende keer deze eenheid in het uitklapmenu verschijnen. • Marge in procenten: het percentage van de inkoopprijs, waarmee u het bedrag wilt verhogen om tot de verkoopprijs te komen. • BTW code: de code die hoort bij een bepaald BTW-tarief, dat geldt voor dit artikel. U voert deze codes met bijbehorende percentages van tevoren zelf in het systeem in (zie 3.3). Daarna kunt u de code hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Verkoopprijs excl. BTW: het verkoopbedrag van één verkoopeenheid van het artikel, exclusief BTW. Dit bedrag wordt automatisch voor u uitgerekend, op basis van de ingegeven inkoopprijs en de gewenste marge in procenten. Het bedrag wordt zowel in de basisvaluta als de referentievaluta - beide in te voeren bij het onderdeel Instellingen (zie 7.1) - uitgerekend.

15

3.6 Artikelen

5. Zoekmogelijkheden in overzichten

Nadat u alle leveranciers, categorieën e.d. heeft ingevoerd, bent u toe aan het invoeren van de artikelen van uw voorraad. De optie Artikelen bevindt zich eveneens in het menu Basisgegevens. In het Overzicht Artikelen komen uiteindelijk al uw artikelen te staan, met diverse artikelgegevens.

De overzichten van uw artikelen, leveranciers, mutaties en dergelijke kunnen zo groot worden dat u de zaken wat lastig kunt overzien. Om ervoor te zorgen dat u binnen de overzichten de informatie kunt vinden die u zoekt, is in de diverse onderdelen van het programma een aantal zoekmogelijkheden ingebouwd.

5.1 Sorteren Ieder overzicht in Voorraadbeheer is gesorteerd op de code van de betreffende items. Zo zijn de leveranciers in het Overzicht Leveranciers alfabetisch gesorteerd op Leverancierscode. Het Overzicht Categorieën is gesorteerd op Categoriecode en het Overzicht Artikelen is gesorteerd op Artikelcode, etc. Een tweetal overzichten kunt u echter tevens sorteren op andere gegevens, namelijk het Overzicht Artikelen en het Overzicht Mutaties. U gebruikt daarvoor het uitklapmenu dat u in beide overzichten aantreft.

U kunt een onbeperkt aantal artikelen invoeren in Voorraadbeheer. Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van valuta’s gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). Het venster Artikelgegevens is echter veel uitgebreider dan de overige vensters. U voert daarin alle belangrijke informatie over het artikel in. Als u de onderdelen die in 3.1 t/m 3.5 zijn uitgelegd, vooraf al heeft ingevoerd, kunt u hier de betreffende items uit een uitklapmenu kiezen. U kunt de volgende artikelgegevens invoeren: • • •

Artikelcode : de unieke code die u aan het artikel meegeeft. Omschrijving: een korte omschrijving van het artikel. Categorie: de categorie waaronder het product valt. U voert deze categorieën van tevoren in het systeem in (zie 3.2). Dan kunt u de categorie hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu.

14

Zo • • •

kunt u het Overzicht Artikelen desgewenst ook sorteren op: Leverancierscode Verpakkingsbarcode Barcode van de verkoopinhoud

19

Dit gaat als volgt: 1. Klik het uitklapmenu open door op het pijltje te klikken. 2. Kies vervolgens een van de beschikbare kolommen uit het menu voor de gewenste sortering. Het overzicht wordt direct op die kolom gesorteerd.

U kunt voor valuta’s de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan deze valuta meegeeft. • Omschrijving: een korte omschrijving van de valuta. • Koers: de koers in relatie tot de gulden.

3.5 Mutatiesoorten

Het Overzicht Mutaties is op dezelfde manier te sorteren op: • Bonnummer - (‘Desc’ - descending - wil zeggen dat er aflopend in bonnummer wordt gesorteerd) • Soort mutatie • Artikelcode

Zoals eerder vermeld, worden wijzigingen aan uw voorraad Mutaties genoemd. Er zijn verschillende voorraadmutaties mogelijk. Deze worden in Voorraadbeheer ‘Mutatiesoorten’ genoemd. Ook de optie Mutatiesoorten vindt u via het menu Basisgegevens. U komt dan terecht in het overzicht Mutatiesoorten. Hierin zijn voor u alvast vier soorten ingevoerd: Inkoop, Verkoop, Retouren, Inventarisatieverschillen.

5.2 Snelzoeken Ieder gegevensoverzicht bevat een geel invoerveld, waarmee u snel gegevens kunt opzoeken in het overzicht. U kunt altijd zoeken naar de code van een item. Afhankelijk van het overzicht waar u zich in bevindt, is dat de code van een leverancier, een categorie, etc. U kunt een of meerdere letters/cijfers invoeren van bepaalde codes die u zoekt. M.a.w. het item dat voldoet aan uw invoer, wordt automatisch geselecteerd. Het gaat als volgt: 1. Typ de eerste letter of het eerste cijfer van de code in. In het Overzicht Leveranciers, is dat de eerste letter van de leverancierscode. Zodra u een teken invoert, wordt de blauwe selectiebalk op de eerstvolgende waarde gezet die met dat teken begint. Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u een andere waarde zoekt.

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van mutatiesoorten gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). U kunt voor mutatiesoorten de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan deze mutatiesoort meegeeft. • Omschrijving: een korte omschrijving van de mutatiesoort. • Bij/ Af: hiermee geeft u aan of er producten Bij (B) uw voorraad komen of van uw voorraad Af (A) gaan .

20

13

2.

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van BTW-tarieven gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). U kunt voor BTW-tarieven de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan dit tarief meegeeft. • Omschrijving: een korte omschrijving van het tarief.

Als meerdere items een code hebben die begint met datzelfde teken, typ dan het volgende cijfer of letter in het gele veld, totdat het item dat u zoekt wordt geselecteerd. Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u een andere waarde zoekt.

In zowel het Overzicht artikelen als het Overzicht Mutaties is het snelzoeksysteem nog iets uitgebreider. U kunt in deze twee overzichten niet alleen op de code zoeken, maar ook op andere gegevens. U kunt op dezelfde gegevens zoeken als waar u op kunt sorteren (zie 5.1). Het gele invoerveld werkt in die overzichten dan ook met het sorteer-uitklapmenu. Het snelzoeksysteem werkt als volgt: 1. Klik eerst het uitklapmenu open met behulp van het pijltje en kies in het menu het gewenste zoekcriterium, in geval van het ‘Mutatieoverzicht’ bijvoorbeeld Bonnummer.

3.4 Valuta’s Via het onderdeel Valuta’s van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht Valuta’s. Hier vanuit kunt u alle verschillende valuta’s, waarmee u te maken heeft, invoeren. De rest van de zoekprocedure gaat dan op dezelfde manier als in de overige overzichten:

Er is al een drietal valuta’s voor u ingevuld: guldens, euro’s en Belgische franken. 2.

3.

Typ nu het eerste nummer van het bonnummer in, bijvoorbeeld de 2 voor 21. Zodra u een teken invoert, wordt de blauwe selectiebalk op de eerstvolgende waarde gezet die met dat teken begint. Als meerdere mutaties een bonnummer hebben dat begint met hetzelfde cijfer, typ dan het volgende cijfer in het gele veld, totdat het bonnummer dat u zoekt wordt geselecteerd. U kunt natuurlijk ook direct het gehele bonnummer intypen.

5.3 Filter Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van valuta’s gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3).

12

In elk overzichtsvenster bevindt zich rechts bovenin de knop . Met deze filter kunt u een selectie maken op grond van een selectiecriterium. Het systeem zoekt voor u de items die voldoen aan het ingegeven selectiecriterium en toont u alleen dat lijstje met items.

21

Het filter is per onderdeel van het programma verschillend wat betreft de beschikbare selectiecriteria. De selectiecriteria waarop u kunt zoeken, zijn steeds die gegevens die voor dat onderdeel van toepassing zijn. Globaal genomen past u het filter als volgt toe: 1.

Kies allereerst het gewenste selectiecriterium (veld).

2.

Kies één van de tabbladen aan de rechterkant. Het tabblad Waarde geeft aan dat u op één bepaalde waarde wilt zoeken. Reeks wil zeggen dat u binnen een bepaald bereik wilt zoeken.

Via het onderdeel Categorieën van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht Categorieën. Het gaat hier om de categorieën waarin u uw artikelen onderverdeelt.

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van categorieën gaat op dezelfde wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3). U kunt voor categorieën de volgende informatie invoeren: • Code: de unieke code die u aan deze categorie meegeeft • Omschrijving: een korte omschrijving van de categorie

Waarde 3. 4.

3.2 Categorieën

Voer de betreffende gegevens in het invoerveld ‘VeldWaarde’ in. Kies één van onderstaande opties, als deze beschikbaar zijn, om aan te geven op welke manier gezocht moet worden naar de ingevoerde waarde. • Komt exact voor: er wordt gezocht naar items die precies de waarde bevatten die u in het invoerveld hebt ingevoerd. • Komt voor aan begin: deze optie kiest u als u wilt zoeken op slechts een paar beginletters of -cijfers die u heeft ingevoerd. • Komt ergens voor: deze optie kiest u als u wilt zoeken op slechts een paar letters of -cijfers die u heeft ingevoerd, die willekeurig ergens in het woord of de code voorkomen. • Hoofdletter gevoelig: deze checkbox klikt u alleen aan als u wilt dat er onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.

22

3.3 BTW-tarieven Via het onderdeel BTW-tarieven van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht BTW-tarieven. Hier vindt u de percentages BTW, die u op uw artikelen toepast, terug. Er zijn voor u al drie standaard tarieven ingevoerd: het 0-tarief (0%), het laag-tarief (6%) en het hoog-tarief (17,5%).

11

4. 5.

• E-mail: als de leverancier een e-mailadres heeft, is dit handig om te vermelden, maar het mag ook weggelaten worden; alle velden zijn optioneel. • Betalingscondities • Debiteurnummer • Inkoopvaluta: U voert deze van tevoren zelf in het systeem in (zie 3.4). Daarna kunt u hier de betreffende valutasoort eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu. • Opmerkingen: U kunt hier nog extra informatie invoeren met betrekking tot de leverancier. Klik, nadat u alle leveranciersgegevens heeft ingevoerd, op ‘OK’. U ziet nu de zojuist ingevoerde leverancier in het overzicht. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.

3.1.2 Leverancier wijzigen Nadat u een leverancier heeft ingevoerd in het systeem, kunt u de gegevens over deze leverancier op elk gewenst moment wijzigen. Dit doet u als volgt: 1. 2. 3.

4. 5. 6.

Reeks 3. Voer de beginwaarde in van het bereik waarbinnen u wilt zoeken 4. Voer de eindwaarde in van het bereik waarbinnen u wilt zoeken. 5. Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster zijn vervolgens alleen de items te zien die voldoen aan het selectiecriterium dat u hebt opgegeven. 6. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op de knop in het artikeloverzicht.

Voorbeeld Filtergebruik Ter verduidelijking wordt nu een voorbeeld uitgewerkt van het gebruik van het filter in het Overzicht Artikelen. Om alle artikelen van leverancier Snoepgoed met behulp van het filter te vinden, gaat u als volgt te werk: 1.

Klik op het gewenste selectiecriterium ‘Leverancierscode’.

2.

Het tabblad Waarde staat geselecteerd. Aangezien het om één waarde gaat, namelijk de leverancierscode, kunt u met dit tabblad aan de slag. Typ nu een gedeelte van de naam van de leverancier in of de gehele naam. U heeft hierin een aantal keuzes: a. Als u de hele codenaam Snoepgoed heeft ingevoerd (en u weet zeker dat u deze goed heeft gespeld!) kunt u kiezen voor ‘komt Exact voor’. Er wordt dan immers gezocht naar items die precies de waarde bevatten die u in het invoerveld heeft ingevoerd. Als u niet zeker weet hoe u de naam spelt, kunt u het beste één van de andere opties kiezen en een deel van de naam intypen waar u zeker van bent.

Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de werkbalk op de knop Leveranciers klikken. Selecteer in het overzicht de leverancier waarvan u de gegevens wilt wijzigen. Klik in de werkbalk boven in het venster op de knop . Of dubbelklik op de leverancier. Vervolgens verschijnt het venster Leveranciersgegevens. Wijzig de informatie in één of meer invoervelden. Klik op ‘OK’. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.

3.1.3 Leverancier verwijderen 1. 2. 3.

4. 5.

Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de werkbalk op de knop Leveranciers klikken. Selecteer in het overzicht de leverancier die u wilt verwijderen. Klik in de werkbalk boven in het venster op de knop . Vervolgens verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u zeker weet dat u deze leverancier wilt verwijderen. Klik op ‘Ja’ als u deze leverancier met al haar gegevens zeker wilt verwijde ren. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.

10

3.

23

b. Als u slechts de eerste paar letters van de leverancierscode heeft ingevoerd, kunt u kiezen voor ‘komt voor aan begin’. U kunt bijvoor beeld ‘Sn’ ingeven. Het systeem zoekt dan op deze beginletters door het systeem naar leveranciersnamen.

3.1 Leveranciers Via het onderdeel Leveranciers van het menu Basisgegevens komt u terecht in het Overzicht Leveranciers. Dit overzicht toont alle bedrijven die producten aan u leveren.

c. Als u een paar letters heeft ingevoerd, die wel in de leveranciers naam aanwezig zijn, maar waar de leveranciersnaam niet mee begint, kunt u ‘komt ergens voor’ aanklikken. Zo kunt u bijvoorbeeld ‘oe’ invoeren. d. ‘Hoofdlettergevoelig’ zal hier niet van toepassing zijn. Het zou alleen zinvol zijn om deze checkbox aan te vinken, als u twee leveranciers met dezelfde naam in het systeem heeft, waarvan bijvoorbeeld één in hoofdletters en één in kleine letters. 4.

Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster worden vervolgens slechts de artikelen getoond van de leverancier(s) die voldoet (voldoen) aan het selectiecriterium dat u heeft opgegeven, in dit geval de leverancier Snoepgoed.

De knoppen bovenin het venster (zie 2.4) kunt u gebruiken om te navigeren in het overzicht en leveranciers toe te voegen (3.1.1), te wijzigen (3.1.2) of te verwijderen (3.1.3).

3.1.1 Leverancier toevoegen Het toevoegen van een leverancier gaat als volgt: 1.

Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de werkbalk op de knop Leveranciers klikken.

2.

. Klik in de werkbalk boven in het overzichtsvenster op de knop Vervolgens verschijnt het venster Leveranciersgegevens. Voer in de invoervelden alle belangrijke informatie over de leverancier in: • Code: een unieke code voor deze leverancier • Naam: de bedrijfsnaam van de leverancier • Contactpersoon

3.

5. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op

24

.

• • • • • •

Adres Postcode Plaats Land Telefoonnummer Faxnummer

9

In deze balk staan de knoppen, die u veel zult gebruiken. Hier volgt een overzicht met een korte beschrijving van de betekenis van elke knop: afdrukken van het betreffende overzicht

5.4 Selectiemiddel ‘Alleen categorie’ in Overzicht Artikelen Naast gebruik van het filter om selecties te maken, bevat het Overzicht Artikelen een extra selectiemiddel. Voor de selectie van een bepaalde categorie is in het ‘Artikeloverzicht’ een speciale, snelle methode aanwezig.

terugbladeren naar het eerste item in het overzicht 10 items terugbladeren één items terugbladeren

Het selectiemiddel ‘alleen categorie’ werkt als volgt:

één record verder bladeren

verder bladeren naar het laatste item in het overzicht

1. Klik in het selectievakje voor de optie ‘alleen categorie’. 2. Kies in het uitklapmenu de gewenste categorie. Nu worden alleen de artikelen van de gekozen categorie getoond. 3. Klik nogmaals in het selectievakje om alle artikelen van het overzicht weer in beeld te krijgen.

een item toevoegen

5.5 Tabblad selectie in Overzicht Mutaties

10 items verder bladeren

het geselecteerde item verwijderen - Er wordt gevraagd of u het record echt wilt verwijderen. Klik op ‘Ja’ als dit het geval is. het geselecteerde item wijzigen. NB. U kunt ook altijd dubbelklikken op het item zelf om het te wijzigen.

Ook het Overzicht Mutaties bevat een extra selectiesysteem. Hiermee kunt u een selectie maken van alleen bepaalde Soorten mutaties, van de mutaties van een bepaald Artikel of die van een bepaalde Categorie. Ook kunt u een selectie maken van alle mutaties met een specifiek bonnummer. U doet dat met het speciale tabblad Selectie.

een selectie maken met behulp van het filterprogramma: zoeken aan de hand van specifieke waarden. In 5.3 wordt deze functie verder uitgelegd. een gemaakte selectie weer opheffen.

3. Basisgegevens Het menu Basisgegevens bestaat uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen vindt u op de werkbalk onder de menubalk terug als knoppen met pictogrammen. Het gaat hier om alle basisgegevens van uw voorraad. U kunt ze in de diverse onderdelen invoeren en verder onderhouden. Dit kunt u doen met behulp van de knoppen in de werkbalk van ieder onderdeel (zie 2.4). U dient te beginnen met het invoeren van uw leveranciers, productcategorieën, gehanteerde BTW-tarieven, valuta’s en mutatiesoorten. Pas als deze basisgegevens bij het programma bekend zijn, voert u uw artikelen in. Door de overige basisgegevens vooraf eenmalig in te voeren, kunt u ze later gemakkelijker oproepen binnen de uitklapmenu’s (bij het toevoegen van artikelen).

8

Dit werkt als volgt: 1. Klik één van de drie uitklapmenu’s open (Mutatiesoort, Artikel, of Categorie) en kies het gewenste selectiecriterium. Of blader met behulp van de pijltjes naar het gewenste Bonnummer. 2. Klik nu op de knop ‘Selectie activeren’. Het door u gekozen selectiecriterium wordt toegepast op uw voorraad. U krijgt nu alleen die artikelen te zien die aan het door u gekozen criterium voldoen. 3. Klik op ‘Selectie opheffen’ om de selectie ongedaan te maken. U ziet nu weer het hele overzicht met mutaties. U kunt vervolgens eventueel een ander selectiecriterium kiezen (begin opnieuw vanaf punt 1).

25

Ook zijn er een paar uitklapmenu’s, waar u zowel gegevens in kunt selecteren als nieuwe gegevens kunt invoeren. Deze zijn te herkennen aan de ‘puntjes’-knop waar u op kunt klikken.

6. Rapporten In Voorraadbeheer vindt u een aantal rapporten en formulieren die u probleemloos kunt afdrukken op papier. U maakt in een handomdraai overzichten van uw voorraadmutaties en van artikelen, eventueel per categorie. 1. Klik in het menu Rapporten op de optie Rapporten onderhouden en afdrukken. U kunt ook in de werkbalk op de knop Rapporten klikken. Nu verschijnt de lijst met rapporten en bonnen. Alle rapporten worden automatisch gegenereerd. 2. Klik op de gewenste map aan de linkerkant: Besteladvieslijsten: aan de hand van de mutaties in uw voorraad wordt door Voorraadbeheer de huidige voorraad van ieder voorraadartikel bijgehouden. Op het moment dat de huidige voorraad onder het minimum aantal daalt, wordt het betreffende artikel op de besteladvieslijst geplaatst. Facturen: aan de hand van de mutaties in uw voorraad worden voorbeeldfacturen gemaakt op bonnummer. Mutatiebonnen: Magazijnuitgiftebon voor een bepaald bonnummer en voorraadmutatiebon met verkoopprijzen. Mutatieoverzichten: Periodeoverzicht van mutaties in de voorraad met verkoopprijzen weergegeven. Voorraadoverzichten: Overzichten van de gehele voorraad, ingedeeld per categorie en overzicht van categorietotalen. 3. Dubbelklik op het gewenste rapport of de gewenste bon aan de rechterkant. 4. Voer in het geval van een mutatiebon eventueel het gewenste bonnummer in en klik op ‘OK’. U komt vervolgens terecht in het afdrukvoorbeeld. U kunt dit voorbeeldvenster maximaliseren door te klikken op de knop in de rechter bovenhoek van het venster. Vervolgens kunt u met de knop de weergave van het voorbeeld vergroten (100%). U kunt ook het gewenste percentage intypen en op de ‘Enter’-toets van uw toetsenbord drukken. 5. Klik op het print-pictogram rapport af te drukken.

in het afdukvoorbeeld om het betreffende

2.3 Overzichten Ieder gegevensbestand in het programma, zoals Artikelen, Leveranciers, Categorieën enzovoorts, heeft een overzichtsvenster. Hierin worden alle gegevens van de ingevoerde items steeds weergegeven. Dit is een weergave van gegevens in een tabel met rijen en kolommen. Rondom een overzicht zijn schuifbalken aanwezig, waarmee u door de gegevens kunt bladeren.

In de overzichten zijn diverse zoek- en sorteermogelijkheden ingebouwd, die het u gemakkelijk maken om uw gegevens snel terug te vinden. In hoofdstuk 5 komen deze zoekmogelijkheden uitgebreid aan de orde.

2.4 Veelgebruikte knoppen

Overigens kunt u vanuit het venster Overzicht mutaties ook direct in het onderdeel Rapporten terechtkomen met behulp van de knop ‘Afdrukken actieve bon’.

In ieder overzicht van Voorraadbeheer vindt u de volgende knoppenbalk terug:

Met behulp van de hierboven beschreven methode kunt u uw rapporten afdrukken met een standaard layout. Daarnaast beschikt u ook over een Rapportontwerper waarmee u het ontwerp van uw rapporten en voorraadbonnen geheel in eigen handen heeft.

26

7

2.2 Windows-programma

Dit gaat als volgt:

Voorraadbeheer is een standaard Windows-toepassing. Dit betekent, dat er gebruiksvriendelijke menu’s aanwezig zijn, waarin u opties kunt aanklikken met de muis van uw computer.

1. 2. 3.

Klik op het gewenste rapport. Kies in het menu Bestand de optie Ontwerp. In het menu Help kunt u met de optie Help-onderwerpen instructies vinden over de verschillende functies in deze ontwerper (Engelstalig).

Onder deze menubalk vindt u bovendien een werkbalk met de meest gebruikte opties in duidelijke knoppen met pictogrammen.

7. Algemeen Het menu-onderdeel Algemeen bestaat uit vier onderdelen: Instellingen, Importeren, Exporteren en Einde.

7.1 Instellingen

Verder kunt u in de diverse vensters van het programma uw gegevens eenvoudig invoeren. In de invoervelden bent u vrij om de tekst in te typen, zoals u dat wilt. Overigens zijn alle invoervelden optioneel. Als u bepaalde gegevens niet wilt invoeren, bijvoorbeeld omdat u ze niet weet of omdat ze niet van toepassing zijn, kunnen de betreffende invoervelden leeg worden gelaten. Naast de invoervelden zijn er in veel gevallen handige uitklapmenu’s waarin u eerder ingevoerde gegevens terugvindt en eenvoudig kunt selecteren. Deze zijn te herkennen aan het pijltje waar u op kunt klikken.

6

In het onderdeel Instellingen kunt u een aantal zaken als standaard instellen. Bij het toevoegen van nieuwe artikelen zullen deze standaardwaarden dan geselecteerd staan in de betreffende menu’s. U kunt echter voor een bepaald artikel altijd afwijken van een standaard door deze handmatig aan te passen bij het invoeren van dat artikel. 1.

Kies in het menu Algemeen de optie Instellingen. U kunt ook in de werbalk op de knop Instellingen klikken.

27

2. U kunt nu de volgende opties instellen: • Standaard BTW-code bij nieuwe artikelen: u kunt één van de vooraf ingevoerde BTW-codes uit het uitklapmenu kiezen. De gekozen code wordt bij nieuwe artikelen standaard geselecteerd. U kunt bij individuele artikelen echter altijd afwijken van deze code door handmatig een andere code in te voeren. • Standaard mutatiesoort bij nieuwe voorraadmutaties: hier kiest u uit het uitklapmenu de mutatiesoort die u standaard geselecteerd wilt zien bij het toevoegen van een nieuwe voorraadmutatie. Ook hier kunt u altijd van afwijken bij individuele mutaties. • Basisvaluta: u voert hier de valuta in, waar u het meest zelf mee werkt. Bij het toevoegen van artikelen in het systeem, berekent Voorraad beheer de prijzen hiervan in eerste instantie in de valuta die u hier heeft opgegeven. • Referentievaluta: u kunt hier een tweede valuta invoeren. De verkoop prijzen van artikelen zullen voor u ook in deze valuta worden berekend. Note: Op dit moment is het programma zo voor u ingericht dat uw basisvaluta de gulden is en uw referentievaluta de euro. Op het moment dat u overgaat op het gebruik van euro’s, kunt u beter de euro als uw basisvaluta aangeven. U dient dan bovendien de eurokoers op 1 te zetten en een eventuele referentievaluta tegen de eurovaluta af te zetten. 3. Klik op ‘OK’ als u klaar bent.

7.2 Importeren U kunt Artikelgegevens vanuit een ander bestand importeren naar Voorraadbeheer. 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Kies in het menu Algemeen de optie Importeren. Klik op de knop ‘Nieuw’ en typ een naam voor het een importprofiel (of kies een eerder geïmporteerd profiel uit de lijst m.b.v. het pijltje

).

Klik op de knop , blader naar het gewenste DBF-bestand op uw computer en klik op ‘Openen’. Kies de bronvelden, die u wilt importeren, door in een veld te klikken en uit het menu het gewenste veld te kiezen. Kies de gewenste doelvelden. Klik op het tabblad Opties. Geef eventueel aan van welk artikel de beginwaarden overgenomen dienen te worden. Voer eventueel de gewenste marge op de inkoopprijs in. Klik op de knop ‘Start importeren’.

28

Er is echter wel een manier om meerdere gebruikers toegang te verschaffen tot Voorraadbeheer. Dit doet u door middel van snelkoppelingen. U installeert Voorraadbeheer dus eenmaal en plaatst vervolgens snelkoppelingen bij de overige gebruikers.

2. De werking van Voorraadbeheer 2.1 Uw voorraad bijhouden met behulp van een database Voorraadbeheer is een programma voor het bijhouden van uw voorraad. Het programma werkt met een zogenaamde database. Het is de bedoeling dat u in de database informatie invoert over uw voorraad. Deze informatie kunt u dan verder beheren. Het invoeren van een aantal standaardgegevens in het systeem zorgt ervoor, dat u bij het verdere beheer deze zaken steeds op eenvoudige wijze kunt kiezen uit de beschikbare uitklapmenu’s. De database genereert de menu’s namelijk automatisch vanuit de informatie die u zelf aan het systeem heeft meegegeven. Zo kunt u bij het invoeren van uw artikelen onder andere de leverancier en het juiste BTW-tarief aanklikken in de betreffende menu’s. Op deze manier wordt uw voorraadbeheer eenvoudig en overzichtelijk. Verder is het programma opgedeeld in twee onderdelen: Basisgegevens Allereerst voert u allerlei basisgegevens in over uw voorraad. Zo voert u gegevens in over uw leveranciers, de BTW-tarieven die u toepast, de valuta’s waarmee u te maken heeft in uw inkoop en verkoop, enzovoorts. Vervolgens voert u alle artikelen van uw voorraad in. Voorraadbeheer biedt ook de mogelijkheid om gegevens over uw artikelen uit andere bestanden te importeren. Andersom kan overigens ook: uw artikelgegevens kunt u vanuit Voorraadbeheer ook exporteren naar een ander bestand. Mutaties aan de voorraad De artikelen in uw voorraad staan natuurlijk niet stil. Er worden allerlei wijzigingen in de vorm van inkopen en verkopen en eventuele retourzendingen van producten, in uw voorraad doorgevoerd. Ook kunnen inventarisatieverschillen ontstaan. Al deze veranderingen in de voorraad worden in Voorraadbeheer ‘Mutaties’ genoemd. Tot slot geeft het extra onderdeel Rapporten u de mogelijkheid om diverse voorraadoverzichten en mutatiebonnen op papier af te drukken.

5

Begint de installatieprocedure niet vanzelf. Dan kunt u de installatie als volgt starten: 1.

2.

Dubbelklik op het pictogram ‘Deze computer’ op uw bureaublad.

Dubbelklik vervolgens op het pictogram van uw CD-Romspeler. Dit is meestal station D.

7.3 Exporteren Het is mogelijk om uw Artikelgegevens vanuit Voorraadbeheer te exporteren naar een ander bestand. Dit bestand krijgt dan het formaat ‘csv’ of ‘dbf’. Exporteren gaat als volgt: 1. Kies in het menu Algemeen de optie Exporteren. 2. Kies het gewenste exportformaat. 3. 4.

3.

Dubbelklik op het bestand Setup.exe.

4.

Het installatieprogramma wordt voorbereid en vervolgens wordt het welkomstscherm getoond. Klik op ‘Volgende’.

5.

5.

Gevraagd wordt waar u Voorraadbeheer wilt installeren. Standaard gebeurt dit op de harde schijf C:\Program Files\ Nedsoft\ Voorraadbeheer. Wilt u het programma op een andere schijf of in een andere directory installeren, wijzig dan de naam van de schijf en de directory.

7.4 Einde Met de optie Einde verlaat u het programma. 1. 2.

6.

Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen.

7.

Voorraadbeheer zal aan het Startmenu worden toegevoegd, in de nieuwe map Nedsoft Voorraadbeheer. Wilt u het programma aan een andere map toevoegen? Dan kunt u een andere map selecteren of een nieuwe mapnaam intypen.

8.

Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen.

9.

Het installatieprogramma zal nu de bestanden uitpakken en naar de juiste directories kopiëren. Klik op ‘Volgende’ en wacht terwijl de bestanden worden gekopieerd.

Klik op het mappictogram achter Bestandsnaam. Geef een naam op voor het te exporteren bestand, wijzig eventueel de lokatie waar u wilt opslaan en klik op ‘Opslaan’. Klik op de knop ‘Start exporteren’.

Kies in het menu Algemeen voor de optie Einde. U kunt ook in de werkbalk klikken op de knop Einde. U krijgt eerst nog een waarschuwing of u zeker weet dat u het programma wilt afsluiten. Klik op ‘Ja’.

Alle wijzigingen die u heeft doorgevoerd in deze sessie van Voorraadbeheer worden automatisch bewaard. De volgende keer dat u Voorraadbeheer opent, kunt u dus gewoon verder.

10. Als het installatieprogramma klaar is, klikt u op ‘Voltooien’. 11. U kunt Voorraadbeheer nu vanuit Windows opstarten: Via de Start-knop vindt u onder Programma’s de map Nedsoft Voorraadbeheer met daarin Voorraadbeheer.

LET OP! U kunt Voorraadbeheer slechts éénmaal op een computer of netwerk installeren. Wanneer u Voorraadbeheer voor een tweede keer installeert,

4

29

1. Om te beginnen

Aantekeningen

1.1 Hartelijk welkom bij Voorraadbeheer Het doet ons bijzonder veel genoegen om u als nieuwe gebruiker van Voorraadbeheer te mogen verwelkomen. U zult merken dat u al snel met Voorraadbeheer aan de slag kunt dankzij de eenvoudige bediening en de duidelijke indeling. Deze handleiding ondersteunt u daarbij; alle functies in het programma worden hierin uitgelegd. Daarnaast bevat in het programma zelf ook een helpbestand. U vindt deze in het menu Help onder de optie Inhoud.

1.2 Registratie Het is belangrijk dat u zich zo snel mogelijk aanmeldt als geregistreerde gebruiker van dit pakket. Alleen dan hebt u recht op telefonische ondersteuning.U kunt eenvoudig registreren door het Nedsoft-registratieformulier op internet (www.nedsoft.com) volledig in te vullen. Na verzending van een volledig ingevuld registratieformulier ontvangt u van Nedsoft een GRATIS softwarepakket. U kunt ook registreren via post. Schrijf dan een brief met uw naam- en adresgegevens, naam en aankoopdatum van het pakket en waar u het pakket heeft gekocht. Stuur dit in een voldoende gefrankeerde envelop naar Nedsoft Registratie-afdeling, Postbus 247, 2950 AE Alblasserdam. Let op! U ontvangt alleen een GRATIS softwarepakket wanneer u registreert via internet op www.nedsoft.com.

1.3 Copyright Alle software is beschermd via het auteursrecht. Dit houdt onder andere in dat u programma’s niet zomaar mag kopiëren. Het is u echter wel toegestaan om één kopie voor veiligheidsdoeleinden te maken. In plaats van kostbare hardwarebeveiligingen toe te passen, zijn op meerdere plaatsen in het programma codes aangebracht waarmee de oorspronkelijke koper kan worden herleid. Bij geconstateerde inbreuken op ons copyright zullen passende juridische stappen worden ondernomen.

1.4 Installatie van het programma Het programma Voorraadbeheer installeert u vanaf CD-Rom op uw computer. In de meeste gevallen zal de installatieprocedure automatisch starten als u de CD-Rom in de CD-Romspeler plaatst. Ga dan verder met punt 4 op de volgende pagina.

30

3