Opstarten van de module Voorraadbeheer
1
Welkom in de module Voorraadbeheer van WinBooks on Web De “Voorraad” module van WinBooks on Web zou ook de “Inventaris” module kunnen genoemd worden. Deze module is enkel beschikbaar vanaf de Enterprise versie. Met behulp van deze module, kunt u: de huidige voorraadhoeveelheid en de voorraadwaarde traceren na elke aan- en verkoop uw voorraad waarderen volgens de methodes FIFO, Gewogen gemiddelde aankoopprijs, of de Huidige aankoopprijs de waarde van uw voorraad, zowel automatisch als manueel, herberekenen uw voorraad in verschillende magazijnen beheren uw voorraad per lot- en serienummer beheren de voorraadoverzichten exporteren naar excel of in PDF formaat weergeven Opm.: dit document is voornamelijk gebaseerd op de module Voorraadbeheer. Als u vragen hebt over de facturatiemodule zoals hoe artikelen, documenten en andere dagboeken bij het instellen van standaardgegevens te creëren, gelieve dan het bestaand document Opstarten van de Facturatiemodule Business Versie.pdf te raadplegen. Om meer te weten over de versies van WinBooks on Web en hun prijzen, ga naar: http://www.winbooks.be/nl/prijzen We zouden graag uw mening willen horen! Als u vragen of opmerkingen hebt over de module Voorraadbeheer, gelieve contact op te nemen met uw verdeler. Bedankt om WinBooks on Web te gebruiken. We hopen dat u uw bedrijf efficiënter kunt beheren met behulp van de module Voorraadbeheer van WinBooks on Web.
2
Module Voorraadbeheer activeren Klik in de hoofdmenu op Instellingen – Configuratiescherm.
Klik onder Dossierinstellingen op Dossieropties.
3
Vink Voorraadbeheer aan en klik op Opslaan als u klaar bent. Gelieve te noteren dat om het Voorraadbeheer te kunnen activeren, de facturatiemodule eerst geactiveerd dient te worden. De toepassing zal moeten herstart worden.
Standaardgegevens instellen
Open het Configuratiescherm en klik onder Facturatie op Standaardgegevens instellen.
4
Vink de dagboeken aan die u wenst aan te maken (indien deze nog niet zouden bestaan). Opm.: u kunt de dagboeken hernoemen.
Klik op Volgende als u klaar bent.
Klik op Installeren en daarna op Beëindigen, zodat de instellingen worden doorgevoerd.
5
Voorraadopties
Klik in het Configuratiescherm onder Voorraad – op Voorraadopties.
Voorraadwaarderingsmethode 3 voorraadwaarderingsmethodes: Gewogen gemiddelde aankoopprijs Huidige aankoopprijs FIFO (meest gebruikte waarderingsmethode) Huidige aankoopprijs: vlugste manier om de voorraadwaarde te berekenen.
6
Standaard voorraadbeheer
Wanneer u In voorraad kiest, dan zullen de artikelen die u aanmaakt automatisch in voorraad geplaatst worden.
Het artikel wordt automatisch in voorraad geplaatst bij aanmaak.
7
Herbereken de voorraadwaarde Zo werkt de “Herberekening van de voorraadwaarde”: wanneer u een oude verrichting wijzigt, zoals de wijziging van hoeveelheden of de wijziging van de eenheidsprijs in een document van bijvoorbeeld een aantal weken geleden, zal de voorraadwaarde voor deze verrichting en de daaraan vasthangende verrichtingen worden herberekend. Er zijn 3 manieren om de voorraadwaarde te laten herberekenen. Naargelang de keuze, zal er een verschil in verwerkingstijd in de toepassing zijn.
“Altijd onmiddellijk”: dit kan veel tijd in beslag nemen wanneer u veel verrichtingen heeft. “Onmiddellijk wanneer het weinig verrichtingen betreft”: Wanneer het aantal te herberekenen verrichtingen lager is dan bijvoorbeeld 100, zal de voorraad onmiddellijk herberekend worden. Echter, wanneer het aantal verrichtingen groter is dan 100, dan dient u de herberekening manueel te starten vanuit de hoofdmenu Extra – Voorraad – Herberekenen van de voorraad (zoals de optie Op aanvraag). “Op aanvraag”: u kunt wanneer u wilt manueel de voorraad laten herberekenen door in de hoofdmenu op via Extra – Voorraad op Herberekenen van de voorraad te klikken.
8
Magazijn
Klik in het Configuratiescherm op Voorraad – Magazijn.
Klik op Nieuw om een nieuw magazijn te creëren. Opm.: u dient ten minste 1 magazijn aan te maken om uw voorraad te beheren.
9
Vul de informatie van het magazijn in en klik op Opslaan al u klaar bent.
Beheer van prijzen voor artikelen Prijzen zijn vereist wanneer u artikelen wenst te beheren, of deze nu in voorraad worden bijgehouden of niet.
Klik in het Configuratiescherm op Facturatie - Opties Facturatie.
10
Activeer ten minste de Aankoopprijzen.
Indien u enkel Marge % activeert, dan is de Verkoopprijs = aankoopprijs / (1- marge %).
Klik op Opslaan als u klaar bent.
Opm.: wanneer u meer wenst te weten over prijsbeheer, gelieve dan het document Opstarten van de Facturatiemodule - Enterprise versie.pdf te raadplegen.
11
Invoeren beginvoorraad van artikelen Aanmaken van een “Inventaris” Wanneer u reeds voorraad hebt voordat u WinBooks on Web begint te gebruiken, dan dient u hoeveelheden in het systeem in te brengen. Het aanmaken van een fictieve leverancier ‘Inventaris’ laat u toe om op eenvoudige wijze de begininventaris in WinBooks on Web in te brengen.
Klik in de hoofdmenu op Stamgegevens – Relaties – Leveranciers.
Geef naam Naam en Referentie in.
Klik op Opslaan als u klaar bent.
12
Voer de beginvoorraad voor artikelen in U dient een dagboek aan te maken van het type “Levering leverancier” STOCKIN genaamd bijvoorbeeld, om de initiële voorraad voor artikelen in te brengen. Dit dagboek kan gebruikt worden voor initiële beginvoorraad of voorraadaanpassingen. Hierdoor vermijdt u dat de initiële beginvoorraad vermengd wordt met de echte aankoopleveringen.
Aanmaken van het dagboek “STOCKIN”
Klik in het Configuratiescherm op – module Facturatie – Dagboeken.
Klik op Nieuw om een nieuw dagboek te creëren.
Selecteer het dagboektype Levering leverancier.
13
Vul de informatie voor dit dagboek in. U dient Geen boeking aan te vinken. Dan zullen de facturen van dit dagboek niet met de boekhouding gelinked worden.
Klik op Toevoegen Lay-outs om de lay-out voor dit dagboek te zoeken.
Selecteer één van de 5 standaard lay-outs.
Klik op Selecteren.
Klik op Opslaan als u klaar bent.
14
Beginvoorraad voor artikelen invoeren
Klik op Nieuw om een nieuw document aan te maken.
15
Kies het dagboek STOCKIN.
Vul Artikel, Hoeveelheid, Eenheidsprijs (aankoopprijs) en Magazijn in.
Geef de datum van uw voorraad in.
Kies leverancier “INVENTARIS” en geef de Referentie in.
Klik op Opslaan als u klaar bent.
Voorraad van artikelen raadplegen Als gevolg van het inbrengen van de beginvoorraad van artikel Canon IXUS17, door het aanmaken van een document in het dagboek “Stock In”, wordt de voorraad als volgt beheert. In het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche, kan je de status van het Voorraadbeheer zien van artikel Canon IXUS17 en zijn hoeveelheden.
16
In het tabblad Voorraden van de artikelfiche, kan je de hoeveelheid voorraad, FIFO waarden en FIFO E.P. van dit artikel Canon IXUS 17 zien.
17
Voorraadrapporten Er zijn 3 overzichten in de Voorraadmodule van WinBooks on Web beschikbaar: Inventaris, Historiek voorraadbeweging en Brutowinst. Deze overzichten bieden u vlug en op overzichtelijke wijze informatie met betrekking tot uw voorraad, om u toe te staan betere beleidsbeslissingen te maken. Klik in de hoofdmenu op Overzichten – Voorraad.
18
Selecteer de relaties (klanten), magazijnen en artikelen.
2 beschikbare formaten voor het overzicht (PDF & Excel). Klik gewoon op het gewenste formaat om het overzicht af te drukken.
Selecteer Periode of datum voor het overzicht. Selecteer de volgorde van de kolommen. U kan kiezen om per document een som te bekomen.
U kan de Brutowinst opvragen van de facturen of de creditnota’s voor klanten.
Klik hier om de regio en de gewenste taal voor de layout en gegevens van het overzicht te kiezen.
Hieronder vindt u een voorbeeld van “Brutowinst” met sortering per datum en som per document.
19
Vraag en antwoord 1. Wanneer worden de voorraadhoeveelheden en –waarden beïnvloed? Opm.: het volgende voorbeeld veronderstelt dat het bestellingenbeheer reeds geactiveerd werd. Gelieve het document Opstarten van de module Bestellingenbeheer.pdf te raadplegen om meer over deze module te leren.
Verkoopofferte Op 5/5/2015, werd er een verkoopofferte voor 4 artikelen gemaakt en naar de klant OLI TEAM verzonden.
Artikel Canon A410 (met beginvoorraad = 40) is één van de artikelen uit de offerte naar klant OLI TEAM. In het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche van dit artikel Canon A 410 (met beginvoorraad = 40), kunt u zien dat de offerte de voorraadhoeveelheid niet gewijzigd heeft.
20
In het tabblad Voorraden van de artikelfiche van dit artikel Canon A 410 (met beginvoorraad = 40), kunt u zien dat de offerte de voorraadhoeveelheid en de FIFO waarde van het artikel ook niet gewijzigd heeft.
Conclusie:
verkoopoffertes wijzigen de voorraadhoeveelheid niet.
Leveringen
Klik onderaan in de verkoopofferte op levering.
om de verkoopofferte rechtstreeks om te zetten in een
21
Selecteer het dagboek Levering klant en de leveringsdatum. Klik op
wanneer u klaar bent.
Levering klant 1 werd zonet gecreëerd naar aanleiding van de omzetting van Verkoopofferte 1.
22
Laten we kijken hoe deze levering klant 1 de hoeveelheden van de voorraad van artikel Canon A410 beïnvloedt.
In het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche zien we dat de voorraadhoeveelheid van artikel Canon A410 werd teruggebracht van 40 naar 30, ten gevolge van de levering van 10 artikelen Canon A410 in Levering klant 1.
23
In het tabblad Voorraden van de artikelfiche onder “DETAILS”, kunt u zien dat de voorraadhoeveelheden en de FIFO waarde van artikel Canon A410 werden verminderd.
Conclusie:
leveringen beïnvloeden de voorraadhoeveelheden, evenals de FIFO waarde.
Verkoopfactuur omgezet vanuit een levering Voor dit voorbeeld gebruiken we de levering klant 1 van hierboven.
Klik onderaan in het leveringsdocument op
om deze levering om te zetten in een factuur.
24
Selecteer dagboek Factuur klant, datum, boekjaar en periode. Wanneer klaar, klik op
.
Fac 1 (Factuur klant) werd zonet gecreëerd naar aanleiding van de omzetting van Levering klant 1 .
25
Omdat Fac1 gecreëerd werd naar aanleiding van de omzetting van Levering klant 1, beïnvloedt dit de voorraad niet van bv. artikel Canon A410. De voorraadhoeveelheid van dit artikel werd reeds aangepast door de Levering klant 1.
U kunt opmerken dat er geen magazijn is aangeduid in Fac 1.
26
In het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche van artikel Canon A410 is de voorraadhoeveelheid na aanmaak van Fac 1 nog steeds dezelfde (30 stuks).
In het tabblad Voorraden van de artikelfiche onder “DETAILS”, veranderen eveneens de voorraadhoeveelheden en FIFO waarde van dit artikel Canon A410 na aanmaak van FAC 1 niet (voorraad is nog steeds 30).
27
Conclusie:
een verkoopfactuur die werd aangemaakt naar aanleiding van een omzetting van een levering
klant, heeft geen impact op de voorraadhoeveelheden van artikelen.
Verkoopfactuur die rechtstreeks wordt aangemaakt (die niet het resultaat is van een omgezet document) In FAC2 worden er 8 artikelen Canon A410 (met actuele voorraad van 30 stuks) gefactureerd aan klant MACARENO.
In het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche, werd de hoeveelheid van dit artikel Canon A410 gereduceerd van 30 naar 22 artikelen.
28
In het tabblad Voorraden van de artikelfiche onder “DETAILS”, werden eveneens de voorraadhoeveelheden en de FIFO waarden van dit artikel Canon A410 verlaagd.
Conclusie:
een verkoopfactuur die rechtstreeks wordt aangemaakt heeft een impact op de hoeveelheid
artikelen in voorraad.
2. Hoe voorraadwijzigingen inbrengen? WinBooks on Web past uw voorraad automatisch aan bij elke aan- en verkoop. Echter, indien de hoeveelheden verminderen door toedoen van een brand, diefstal of beschadiging, dan dient u de voorraadhoeveelheid aan te passen door het aanmaken van documenten in een specifiek dagboek van het type “Retour aankoop”, bv. STOCKOUT genoemd. Zoals bij het dagboek STOCKIN, voorkomt het dagboek STOCKOUT dat u voorraadwijzigingen met leveringen aan klanten gaat vermengen. (de te volgen stappen om een dagboek STOCKOUT aan te maken zijn gelijkaardig als voor het aanmaken van een dagboek STOCKIN op pagina 13, behalve natuurlijk dat het dagboektype voor de STOCKOUT een Retour aankoop is)
29
Kies dagboek STOCKOUT
Vul Artikel, Hoeveelheid, Eenheidsprijs (aankoopprijs) en Magazijn in.
Geef de datum in.
Kies leverancier “INVENTARIS” en geef de Referentie in.
Klik op Opslaan als u klaar bent.
De voorraadhoeveelheden en de FIFO waarde van artikel Cameratas zijn verminderd.
30
Opm.: bovenstaande voorbeeld is ingeval van een “uitgaande correctie van de voorraad”. Ingeval van een “inkomende correctie van de voorraad”, hetgeen niet veel voorkomt, kunt u uw voorraad op gelijkaardige manier aanpassen: kies het dagboek STOCKIN en vul verder de nodige informatie in.
3. Hoe artikelen per lot-en serienummers beheren? WinBooks on Web maakt het makkelijker voor u om uw voorraad te beheren via de optie “Beheer van lot- en serienummers. Zoals u weet, worden lotnummers gebruikt voor voorraden die overvloedig in hoeveelheid zijn, zoals melk, eieren, enz. Een serienummer daarentegen is een specifiek geval van een lotnummer waar de voorraadhoeveelheid enkel 0 of 1 kan zijn voor één serienummer. Bijvoorbeeld: telefoontoestellen, auto’s, fototoestellen, enz…
Vink de vakjes Beheer van lotnummers en Beheer van serienummers aan. Klik op Opslaan als u klaar bent.
31
Selecteer bij het aanmaken van een artikel onder Beheer in het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche, “In serienummer” indien u het artikel per serienummer wenst te beheren.
Selecteer bij het aanmaken van een artikel onder Beheer in het tabblad Voorwaarden van de artikelfiche, “In lotnummer” indien u het artikel per lotnummer wenst te beheren.
32
Nu kan u bijvoorbeeld de beginvoorraad voor artikelen “Canon-G3” en “Pallet Eieren” in het dagboek STOCKIN inbrengen. Vul eerst Artikel, Hoeveelheid, Eenheidsprijs en het eventuele % (korting %) in. Vul de kolommen Lot-/serienum. en Vervalt rechtstreeks in, alsook het Magazijn.
Wanneer alle informatie werd ingevuld, klik op
.
33
In het tabblad Voorraden van de fiche van artikel “Canon-G3”, ziet u hoe het artikel beheerd wordt per serienummer.
Artikel “Pallet Eieren” daarentegen wordt beheerd per lotnummer met een vervaldatum.
34
Indien u de informatie m.b.t. het lot- of serienummer wenst te herzien en te wijzigen, open het document
waarin u het lot-en serienummer en de vervaldag ingevuld heeft en klik op
Selecteer vervolgens een lot-/of serienummer en klik op het opzoekknopje en serienummers te openen.
.
om het scherm met de lot-
35
Klik in dit lot- of serienummerscherm op om de informatie te herzien. In dit scherm kunt u het Nummer, datum waarop Geproduceerd en Vervalt wijzigen.
36
Klik na het doorvoeren van de wijzigingen op
om deze te bewaren.
--Einde van het document. Wij danken u om WinBooks on Web te gebruiken--
37
