Bricks Webagenda Handleiding

Bricks Webagenda Handleiding Release

Tetra B.V.

15. July 2014

Inhoudsopgave

1

Snelle start 1.1 Inloggen . . . . . . . 1.2 Patiënten zoeken . . . 1.3 Afspraak inplannen . . 1.4 Afspraak wijzigen . . 1.5 Afspraak verwijderen 1.6 Afspraken opzoeken .

. . . . . .

3 3 3 5 6 7 7

2

Persoonlijke instellingen 2.1 Wachtwoord wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Profiel wijzigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9 9 9

3

Veelgestelde vragen 3.1 Hoe pas ik mijn wachtwoord aan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Hoe pas ik mijn mobiele nummer aan? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Hoe maak ik een nieuw account aan voor een collega? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 11 11 11

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

i

ii

Bricks Webagenda Handleiding, Release

Tetra B.V. heeft voor Bricks Huisarts twee soorten Webagenda’s, namelijk: Webagenda voor praktijk voor Call Centre

Uitleg Patiënten kunnen zelfstandig een afspraak maken Call Centre Medewerkers kunnen afspraken uit naam van één of meerdere praktijken

Deze handleiding geeft meer uitleg over de “Webagenda voor Call Centre Medewerkers”. Wilt u, als praktijk, meer informatie over de Webagenda mogelijkheden, neem dan contact op met Tetra B.V..

Inhoudsopgave

1


2

Inhoudsopgave

HOOFDSTUK 1

Snelle start

Om gebruik te kunnen maken van de Bricks Webagenda voor Call Centre Medewerkers dient u te beschikken over een login en een mobiel nummer. Het mobiele nummer i.v.m. de tweeweg authorisatie die aanwezig is in de Bricks Webagenda. Een login kunt u aanvragen via de praktijk waarvoor u werkt. De praktijk zal contact opnemen met Tetra B.V. om het account aan te laten maken. Meer hierover tref u aan op de pagina “Veelgestelde vragen (page 11)”.

1.1 Inloggen Zodra u een account heeft gaat u naar https://webagenda.tetra.nl. Vul hier uw gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in en klik op Login. Na het klikken op de Login knop ontvangt u op uw mobiel een SMS-bericht waarin een authenticatie code (PUKcode) staat. De PUK-code voer u in op de SMS verificatie pagina:

Na het invoeren van uw PUK-code klikt u op de “Verify” knop.

1.2 Patiënten zoeken Na het succesvol inloggen kunt u cliënten zoeken voor één of meedere praktijken:

3


Op het moment van schrijven van deze handleiding kunt u op de volgende manieren zoeken naar patiënten: Optie Geboortedatum Achternaam Postcode Straat

Uitleg Vul de geboortedatum in als dd-mm-jjjj, bijvoorbeeld 01-01-1956 (1 januari 1956) Vul een deel van de achternaam in Vul de postcode in Vul een deel van de straat in

Na het invullen van de zoekterm druk u op ENTER en start het zoeken.

1.2.1 Cliënt kiezen Wanneer er cliënten gevonden worden verschijnt het resultaat van de zoekopdracht onder het zoekveld:

Klik op de gewenste cliënt om een nieuwe afspraak te maken en / of gemaakte afspraken te bekijken / te verwijderen. Indien er in één of meerdere praktijkagenda’s niet gezocht kan worden door een (technische) storing wordt dit als volgt weergegeven onder de zoekresultaten:

1.2.2 Afsprakenoverzicht Na het kiezen van een cliënt gaat u naar het afsprakenoverzicht:

4

Hoofdstuk 1. Snelle start


In het bovenstaande voorbeeld zijn er: * Geen toekomstige afspraken; * Historische afspraken. Vanuit dit overzicht kunt u: Optie Nieuwe afspraken bekijken Oude én toekomstige afspraken bekijken Afspraken maken Afspraken verwijderen

Uitleg Dit overzicht ziet u standaard, of door op de knop “New appointments” te klikken Dit overzicht ziet u door op de knop “Old and new appointments” te klikken Klik hiervoor op de knop “Create appointment” Klik hiervoor op de knop “Remove appointment”

1.3 Afspraak inplannen Klikt u in het afsprakenoverzicht op de knop “Create appointment”, dan gaat u naar het scherm waar u een afspraak kunt inplannen:

Om de afspraak in te plannen en te bevestigen volgt u de volgende stappen: 1. Klik op het gewenste tijdstip 2. Er verschijnt nu aan de rechterkant op het scherm een bevestiging van het gekozen tijdstip en de arts 3. Vul (optioneel) het e-mailadres 1 van de cliënt in. Wanneer u het e-mailadres van de cliënt invult zal deze een e-mailbevestiging van de afspraak ontvangen 4. Vul een omschrijving van de klacht in (verplicht) 5. Klik op de knop “Save appointment” 1

Het getoonde e-mailadres in het invoerveld is een voorbeeld, hier worden geen e-mails naar verzonden.

1.3. Afspraak inplannen

5


Na het bevestigen van de afspraak wordt er (optioneel) een e-mail bevestiging verzonden naar de cliënt. Tevens verschijnt er op uw scherm een bevestiging van de afspraak op het scherm. Vanaf dit punt heeft u de mogelijkheid om: • Terug te keren naar het afsprakenoverzicht van de huidige cliënt • Een afspraak in te plannen voor een nieuwe cliënt

1.3.1 Tips Navigatie Wanneer u met uw muispijltje boven het tijdenoverzicht “hangt” kunt u met uw scrollwiel van uw muis het overzicht horizontaal heen-en-weer scrollen. Indien u de (gehele) pagina verticaal wilt scrollen met het scrollwiel van uw muis dient u uw muispijltje naar een plaats op de pagina te bewegen waar het tijdenoverzicht niet zichtbaar is. Nadat u dit gedaan heeft kunt u verticaal scrollen. Filters Wanneer er afspraken gemaakt kunnen worden op één of meerdere dagen met één of meerdere artsen kunt u het tijdenoverzicht filter d.v.m. de daarvoor aanwezige selectielijsten:

Betekenis kleuren in tijdenoverzicht Kleur Groen Rose Blauw

Betekenis Beschikbaar tijdstip Gekozen tijdstip Bezet tijdstip

Meerdere afspraken maken Het is niet mogelijk om meerdere “tijd slots” in één keer te kiezen. Indien u een dubbel afspraak voor een cliënt wilt maken dient u twee losse afspraken te maken

1.4 Afspraak wijzigen Om een afspraak voor een cliënt te wijzigen doorloopt u de volgende stappen: 1. Zoek de cliënt op 2. Kies de juiste cliënt (indien er meerdere cliënten gevonden worden) 3. U komt in het afsprakenoverzicht voor de gekozen cliënt 4. Verwijder de gemaakte afspraak 5. Maak een nieuwe afspraak

6



1.5 Afspraak verwijderen Om een afspraak te verwijderen zoekt u de cliënt op waarvoor u een afspraak wilt verwijderen en gaat u naar het afsprakenoverzicht:

De afspraken die u kunt verwijderen bevatten een “Remove appointment” knop. Klik op deze knop om de afspraak te verwijderen. Na een bevestiging zal de afspraak uit het scherm en de praktijkagenda verwijderd worden. Let op: Het is niet mogelijk om afspraken die in het verleden liggen te verwijderen.

1.6 Afspraken opzoeken Om een gemaakte afspraak voor een cliënt op te zoeken doorloopt u de volgende stappen: 1. Zoek de cliënt op 2. Kies de juiste cliënt (indien er meerdere cliënten gevonden worden) 3. U komt in het afsprakenoverzicht voor de gekozen cliënt 4. U kunt nu aan de cliënt doorgeven op welke dag en tijdstip de afspraak gemaakt is

1.5. Afspraak verwijderen

7


8


HOOFDSTUK 2

Persoonlijke instellingen

Binnen de Bricks Webagenda heeft u de mogelijkheid om een aantal instellingen aan te passen. Deze instellingen kunt u aanpassen door op My settings in het menu te klikken, of op uw naam rechtsbovenin het scherm. Na het klikken op My settings komt u terecht op een pagina waarin uw huidige instellingen aantreft. Het scherm bestaat uit drie kolommen: Kolom Navigatie (My settings) My profile Practice access

Uitleg Klik op één van de buttons om naar de betreffende pagina te gaan Uw geregistreerde gegevens (naam, e-mailadres en uw mobiele nummer) Een overzicht van de praktijkagenda’s waar u toegang tot heeft

2.1 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen doorloopt u de volgende stappen: 1. Ga naar de Change password pagina 2. Vul uw huidige wachtwoord in 3. Vul uw nieuwe wachtwoord in 4. Bevestig uw nieuwe wachtwoord 5. Klik op de knop “Change password” Bij uw volgende bezoek aan de Bricks Webagenda dient u zich aan te melden met uw nieuwe wachtwoord!

2.2 Profiel wijzigen Om uw naam, mobiele nummer en / of e-mailadres aan te passen doorloopt u de volgende stappen: 1. Ga naar de Change profile pagina 2. Pas uw (achter)naam, mobiele nummer en / of e-mailadres aan 3. Klik op de knop “Save profile” Vanaf nu zijn de gegevens aangepast. Indien u uw e-mailadres heeft aangepast dient u bij uw volgende bezoek aan de Bricks Webagenda in te loggen met uw nieuwe e-mailadres!

9


10

Hoofdstuk 2. Persoonlijke instellingen

HOOFDSTUK 3

Veelgestelde vragen

3.1 Hoe pas ik mijn wachtwoord aan? Meer hierover leest u in het hoofdstuk: “Persoonlijke instellingen (page 9)”.

3.2 Hoe pas ik mijn mobiele nummer aan? Meer hierover leest u in het hoofdstuk: “Persoonlijke instellingen (page 9)”.

3.3 Hoe maak ik een nieuw account aan voor een collega? Een nieuw account kan alleen aangevraagd worden door de praktijk waarvoor u werk. De medewerker van de praktijk van hiervoor een formulier in te vullen dan men kan downloaden vanaf de website van Tetra B.V. (www.tetra.nl). Voor het aanmaken van een account heeft Tetra B.V. de volgende gegevens nodig: • Voor en achternaam • E-mailadres • Mobiele nummer

11

Bricks Webagenda Handleiding

Recommend Documents