FINANCIËLE GIDS
IOT 4
Departement Partnerships en Netwerk
FINANCIËLE GIDS
INHOUDSTAFEL 1. 2.
INLEIDING ...................................................................................................................... 3 ALGEMENE PRINCIPES ..................................................................................................... 4 A. B.
3.
Het effectieve subsidiebedrag (cf. artikel 10 van de overeenkomst)......................................... 4 De boekhoudkundige aanrekening van de subsidie................................................................. 4
DE KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN ....................................... 5 A. B. C. D. E. F. G. H.
4.
De personeelskosten.............................................................................................................. De werkingskosten ................................................................................................................ De investeringskosten............................................................................................................ De bewijsstukken................................................................................................................... Het principe van niet-dubbele financiering ............................................................................. De btw................................................................................................................................... De mededinging .................................................................................................................... De ontvangsten......................................................................................................................
5 5 6 7 7 7 8 8
BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARLIJKS DOSSIER ............................................... 9 A. B.
Het jaarlijks dossier ............................................................................................................... 9 De controle van het jaarlijks dossier ......................................................................................11 B. 1 Algemene principes ..................................................................................................11 B. 2 De controle ..............................................................................................................11 B. 3 De vereffeningsprocedure.........................................................................................11
Departement Partnerships en Netwerk
2/11
FINANCIËLE GIDS
1.INLEIDING Ieder jaar dient de partner bij Actiris een jaarlijks dossier in dat ten minste bestaat uit een activiteitenverslag en een financieel verslag. De uitgaven die in het kader van elke partnershipovereenkomst worden gedaan, worden verantwoord in het financieel verslag. Deze gids is bedoeld om de partner bij de samenstelling van zijn jaarlijks dossier te helpen. De wettelijke en de in de overeenkomst bepaalde verplichtingen waaraan de partner moet voldoen om de voorziene subsidie te ontvangen worden in deze gids verduidelijkt. De gegeven informatie is ter indicatie. We vragen de partner dan ook om de ondergetekende overeenkomst, het lastenboek en het kandidaatsdossier aandachtig te lezen daar zij de juridische basis vormt voor de subsidiëring. Deze gids is een bijlage bij elke partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Actiris kan deze gids op elk moment wijzigen. Indien dit gebeurt, wordt de gids naar het e-mailadres dat in de overeenkomst genoteerd staat verzonden.
Departement Partnerships en Netwerk
3/11
FINANCIËLE GIDS
2.ALGEMENE PRINCIPES A. Het effectieve subsidiebedrag (cf. artikel 10 van de overeenkomst) De maximumsubsidie wordt als volgt berekend het aantal forfaitaire begeleidingsuren x het aantal voorziene deelnemers x het uurbedrag Actiris bevestigt jaarlijks het jaarbedrag voor de subsidie per brief. Het effectieve subsidiebedrag wordt bij de vereffening herberekend aan de hand van het aantal door Actiris erkende deelnemers en de resultaten van de controle. het aantal forfaitaire begeleidingsuren x het aantal effectieve deelnemers geregistreerd in het NWP* x het uurbedrag *instap in het jaar n Het totaalbedrag van de uitgaven ten laste van de subsidie mag het bedrag van de subsidie bepaald in artikel 10.3 ‘Maximumsubsidie’ in de partnershipovereenkomst niet overschrijden.
B. De boekhoudkundige aanrekening van de subsidie De partner hanteert hetzij een systeem van gescheiden boekhouding, hetzij een geschikte boekhoudkundige codering voor de besteding van de gestorte subsidie, en dit in elektronische vorm. Zodanig dat alle inkomsten en uitgaven die met de subsidie verbonden zijn, in de boekhouding worden geïsoleerd. De berekeningswijze voor de verdeelsleutel die in het kandidaatsdossier beschreven is en door Actiris is goedgekeurd wordt gebruikt. De verdeelsleutel: – is op objectieve, meetbare en controleerbare elementen gebaseerd – wordt op coherente wijze berekend, rekening houdende met het type actie en de aard van de ingediende uitgave – wordt aan de hand van cijfermateriaal uitgelegd in het financieel verslag . Elke verdeelsleutel die afwijkt van het kandidaatsdossier, wordt op voorhand voor goedkeuring aan Actiris voorgelegd om aanvaardbaar te zijn.
Departement Partnerships en Netwerk
4/11
FINANCIËLE GIDS
3.DE KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN A. De personeelskosten De loonkosten loonkosten betreffen het brutoloon (basisloon, premies, wettelijke vergoedingen enz.)
Komen niet in aanmerking voorschotten en provisies extralegale voordelen met
de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid de
opzegvergoeding,
indien
de
opzeggingstermijn
gepresteerd werd tijdens de door de overeenkomst gedekte periode de
verplaatsingskosten
voor
woon-werkverkeer
of
opdracht de wettelijke verzekeringen
uitzondering van de maaltijdcheques de opzeggingsvergoedingen voor een niet gepresteerde opzeggingstermijn (niet gepresteerde opzeggingstermijn: geen verband met de actie) Forfaitaire bedragen.
de werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques de arbeidsgeneeskunde de beheerskosten.
Indien de loonkost van een statutair personeelslid wordt ingediend, voegt de partner een kopie van de nominatieve aanstelling van de statutaire persoon in het kader van de gesubsidieerde actie aan het jaarlijks dossier toe.
B. De werkingskosten De werkingskosten betreffen Algemene kosten klein bureaumateriaal (kantoorbenodigdheden, papier, fotokopieën, …) kantoormeubelen administratieve beheerskosten: post, portkosten, kosten voor opening van een bankrekening voor de subsidiëring via actiris aankoop van specifiek materiaal en onderhoud ervan
Komen niet in aanmerking debet intresten opgelden wisselkosten boetes kosten in verband met geschillen of betwistingen kosten voor gerechtelijke procedures.
Communicatiekosten telefoon Iinternet.
vooraf betaalde telefoonkaarten oproepen naar het buitenland of met toeslag, behalve indien het verband met de actie door de partner wordt bewezen.
Energiekosten water elektriciteit Departement Partnerships en Netwerk
5/11
FINANCIËLE GIDS gas chauffage de lasten die door derden (syndicus, eigenaar, …). Bezettingskosten de huurkosten onderhoud van het gebouw onderhoudsmateriaal en - producten ander subsidieerbare kosten in verband met het gebouw (brandblusser, …) de kosten voor het onderhoud van de lokalen. Publiciteitskosten voor de actie promotie en publiciteit die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de actie (boeken, abonnementen, …). representatiekosten (tewerkstellingsbeurs, …). Belastingen en verzekeringen voor de beheerders voor het materiaal de burgerlijke aansprakelijkheid voor het personeel de gewestelijke taks (indien geen vrijstelling).
Extralegale verzekeringen.
Kosten voor voortgezette opleiding van het personeel. Honoraria honoraria zoals boekhoudkosten, kosten voor juridische bijstand, notariskosten, … indien deze noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of uitvoering van de actie externe hulp zoals technische of financiële expertisekosten indien deze noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of uitvoering van de actie.
de vergoedingen voor vrijwilligerswerk
C. De investeringskosten –
De partner volgt de waarderingsregels voor de afschrijvingen die overeenkomen met de inschrijvingen in de boekhouding.
Departement Partnerships en Netwerk
6/11
FINANCIËLE GIDS
D. De bewijsstukken De partner bewaart alle bewijsstukken betreffende de acties die door Actiris worden gesubsidieerd tot 31 december 2020. De gesubsidieerde uitgave – is gemaakt tijdens de periode die door de overeenkomst wordt gedekt (factuur is gedateerd tijdens de duur van de overeenkomst) – houdt verband met de acties die gerealiseerd worden tijdens de duur van de overeenkomst – is geboekt in de boekhouding volgens de wettelijke in werking zijnde normen. De bewijsstukken moeten – in verband gebracht kunnen worden met de partner(bijv. vermelding van de naam van de partner of van het adres waar de actie plaatsvindt, …) – het voorwerp van de uitgave vermelden. Worden als bewijsstukken aanvaard – de volledige facturen – de boekingsbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht op voorwaarde dat de dienstverlener geen factuur kan voorleggen en dat het verband met de partner duidelijk is – de loon- of individuele fiches – een schuldvordering opgesteld door een derde. deze kan slechts betrekking hebben op een gedeelte van de subsidie. om conform te zijn, moet het detail dat de berekening van het bedrag van de schuldvordering ondersteund, worden toegevoegd. Bij elk bewijsstuk hoort een betalingsbewijs. Worden als betalingsbewijzen aanvaard – de rekeninguittreksels, met vermelding van het rekeningnummer van de partner, de begunstigde, de referentie van de transactie, het bedrag en de referentie van de factuur, indien het bedrag en de referentie van de factuur niet met het betalingsbewijs overeenkomen, moet er toelichting worden verstrekt – het betalingsbewijs opgesteld door de leverancier – het kasboek voor de betalingen uit de kassa.
E. Het principe van niet-dubbele financiering De partner dient de bewijsstukken (of pro rata van de stukken) die ter subsidiëring worden voorgelegd uitsluitend bij Actiris in. Hij formaliseert deze verbintenis tot niet-dubbele financiering via een verklaring op eer.
F. De btw De btw komt in aanmerking indien ze werkelijk en blijvend door de partner wordt gedragen. Indien de btw invorderbaar is, komt ze niet voor subsidiëring in aanmerking, zelfs als de partner ze niet daadwerkelijk heeft ingevorderd. De instellingen die aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen hun uitgaven exclusief btw in. De instellingen die niet aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen daarentegen hun uitgaven inclusief btw in. De instellingen die gedeeltelijk aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen tijdens de controles te bewijzen dat de door hen ten laste van de subsidiëring ingediende uitgaven inclusief btw niet het voorwerp van een aanvraag tot terugvordering van de btw kunnen uitmaken. Departement Partnerships en Netwerk
7/11
FINANCIËLE GIDS
G. De mededinging Aangezien de partner een subsidie van een overheidsinstelling ontvangt, is hij verplicht om de geldende Belgische en Europese reglementering over het mededinging na te leven. Uitgaven voor aankopen en bestellingen die in het kader van de uitvoering van een actie werden gedaan, worden niet voor subsidiëring in aanmerking genomen indien de Europese en federale regels inzake overheidsopdrachten niet werden nageleefd.
H. De ontvangsten Alle inkomsten die door de realisatie van de actie worden verworven, worden in het jaarlijks dossier opgegeven. Alle terugbetalingen van kosten die tijdens een vorig boekjaar bij Actiris werden ingediend worden aangegeven bij Actiris.
Departement Partnerships en Netwerk
8/11
FINANCIËLE GIDS
4.BEHANDELINGSPROCEDURE BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARLIJKS DOSSIER A. Het jaarlijks dossier Uiterlijk op 31 maart van het jaar n+1 moet de partner zijn jaarlijks dossier bij Actiris indienen. Om ontvankelijk te zijn, moet het jaarlijks dossier alle vereiste elementen bevatten. Vereiste documenten De aangifte van schuldvordering, opgesteld door de partner Het jaarlijks activiteitenverslag Het financieel verslag bestaande uit: – de synthese aangeleverd door Actiris – het overzicht van de loonkosten – het overzicht van de werkingskosten – het overzicht van de investeringskosten – het overzicht van de ontvangsten –
de goedgekeurde en ondertekende balans en resultatenrekening n-1
–
de kopie van het attest van de RSZ
–
de kopie van het attest van de bedrijfsvoorheffing
–
de verklaring op eer (geen dubbele subsidiëring)
–
de uitleg van de pro rata indien afwijkend van het kandidaatsdossier
Verzending via de post Ja
Verzending via ee-mail
Ja Ja
Ja Ja Ja Ja Ja Een gescande versie indien neergelegd bij de Griffie van de handelsrechtbank Een gescande versie Een gescande versie
Ja
Ja
Indien een vereist document niet beschikbaar is bij de samenstelling van het dossier, vermeld de partner dit op de hiervoor voorziene checklist. Het overzicht van de loonkosten vermeldt per persoon die geboekt wordt op de subsidie het brutoloon de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid de verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer of opdracht de wettelijke verzekeringen de arbeidsgeneeskunde
Departement Partnerships en Netwerk
9/11
FINANCIËLE GIDS de opzegvergoeding, indien de opzeggingstermijn gepresteerd werd tijdens de door de overeenkomst gedekte periode de werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques de beheerskosten de totale loonkost de verschillende financieringsbronnen voor dat loon. Het overzicht van de vermeldt per factuur dat geboekt wordt op de subsidie het type kost de boekhoudkundige referentie de factuurdatum de naam van de leverancier het totale factuurbedrag het bedrag dat op de subsidie van Actiris geboekt is. Het overzicht van de investeringskosten vermeldt per factuur dat geboekt wordt op de subsidie het type kost de boekhoudkundige referentie de factuurdatum de naam van de leverancier het totale factuurbedrag de duur van de afschrijving het afgeschreven bedrag in de voorgaande jaren het afgeschreven bedrag voor het jaar n het bedrag dat op de subsidie van Actiris geboekt is. Het overzicht van de ontvangsten vermeldt het ontvangen bedrag de bron het verband met de actie. De tabel aangeleverd door Actiris is een synthese van de kosten die voor Actiris zijn geboekt.
Departement Partnerships en Netwerk
10/11
FINANCIËLE GIDS
B. De controle van het jaarlijks dossier B. 1 Algemene principes Artikel 12 van de overeenkomst bepaalt dat Actiris op ieder moment, op haar verzoek, toegang moet krijgen tot de documenten en de boekhouding van de operator om de besteding van de uitbetaalde subsidies en de uitvoering van de actie te controleren.
B. 2 De controle controle De controleprocedure bestaat uit twee controlefases: •
De eerste fase is de systematische controle van ieder jaarlijks dossier: dit is de deskcontrole. deskcontrole Zij gebeurt op basis van het jaarlijks dossier van de partner, de uitvoering van de actie en de conclusies van de controles van de jaren n-1 en n-2.
•
De tweede fase is facultatief. Zij bestaat in een specifieke controle die twee vormen kan aannemen: aannemen o
de gerichte controle, controle die zich toespitst op een welbepaald probleem dat bij de deskcontrole aan het licht is gekomen of die voortvloeit uit een vraag van het Departement Partnerships en Netwerk. Deze controle geschiedt op basis van papieren documenten of gebeurt ter plaatse, of volgens een combinatie van beide.
o
de steekproefcontrole wordt bij iedere nieuwe partner gehouden en gebeurt minstens driejaarlijks bij alle partners. Deze controle gebeurt steeds ter plaatse.
Het kan voorkomen dat beide controlevormen samenvallen.
B. 3 De vereffeningsprocedure Wanneer het dossier volledig aanvaard wordt, verstuurt Actiris de beslissing naar de partner en wordt de betaling van het saldo aangevraagd. Actiris verstuurt een voorstel voor vereffening naar de partner als de actie niet volledig gerealiseerd is of wanneer de boeking van de onkosten niet volgens de voorschriften van de gids is. Vanaf de datum van verzending heeft de partner een maand de tijd om op de opmerkingen van Actiris te reageren. Nadat de betrokken dienst van Actiris de bijkomende elementen die de partner heeft meegedeeld heeft geanalyseerd, verstuurt Actiris de beslissing voor vereffening. Indien het aanvaarde bedrag lager is dan de voorschotten die de partner al heeft ontvangen, wordt het verschil ofwel afgehouden van de voorschotten op de subsidie voor het jaar n+1, ofwel door de partner terugbetaald. De terugbetalingsvoorwaarden worden duidelijk in de brief met de beslissing voor vereffening vermeld. Aangezien het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 niet in interne administratieve beroepsmogelijkheden voorziet, bestaat de enige beroepsmogelijkheid in een verzoekschrift tot nietigverklaring van de vereffeningsbeslissing voor de Raad van State, in toepassing van artikel 19, lid 2 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.
Departement Partnerships en Netwerk
11/11
