////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
BCP DEPARTEMENT KANSELARIJ EN BESTUUR Bedrijfscontinuïteitsplan (versie 15 december 2015) ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
www.vlaanderen.be
INHOUD 1
HOOFDLIJNEN .......................................................................................................................... 3
1.1 1.2
Doelstelling & scope Kritieke processen
3 4
1.3 1.4
Types van situaties voor het plan Referentie aan andere documenten
5 5
2 3 4 5 6 7 8 9 10
ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN................................................................................. 5 ACTIVATIE ................................................................................................................................. 8 COMMUNICATIEPROCESSEN ................................................................................................... 9 OPSOMMINGEN VAN BENODIGDHEDEN EN CONTACTEN .................................................... 10 NOODSCENARIO’S .................................................................................................................. 11 BEËINDIGING .......................................................................................................................... 16 DOCUMENT MANAGEMENT INFORMATIE ............................................................................ 17 VERWIJZINGEN ....................................................................................................................... 17 BIJLAGEN ................................................................................................................................ 18
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
Vooraf: Dit BCP is zowel als digitale versie (op memory-stick) als in harde kopie ter beschikking in de vergaderlokalen van het CMT en CCT. De leden van het CMT en CCT beschikken ook over een digitale versie en een harde kopie van dit plan. De bijbehorende vertrouwelijk informatie is enkel ter beschikking bij de verantwoordelijke proceseigenaars.
1 HOOFDLIJNEN 1.1 Doelstelling & scope Het departement Kanselarij & Bestuur (DKB) is sinds 1 april 2015 in werking. Het buigt zich nu volop op de wijze waarop het zich zal organiseren en haar dienstverlening zal uitbouwen in functie van haar kerntaken. Natuurlijk doet het departement dit niet “from scratch”. Ook in het verleden leverden de voorgangers van het departement al een adequate dienstverlening. De huidige constellatie van het departement is echter nieuw. En ook de netwerkstructuur van het nieuwe departement vereist een nieuwe manier van samenwerking. Tijdens zo’n opstartfase komen heel wat vragen aan bod over processen, producten, dienstverlening e.d. Net tijdens het uitvoeren van deze oefeningen is het zeer handig om in één beweging stil te staan bij vragen zoals: - Aan welke risico’s staan wij als entiteit bloot? Hoe gaan wij daarmee om? Wat zijn voor ons aanvaardbare risico’s? - Welk niveau van dienstverlening willen wij altijd garanderen aan onze klanten, ook als er zich een incident voordoet? - Hoe organiseren wij ons als er zich een incident voordoet? - … Net daarom maken wij in 2015 opnieuw1 werk van bedrijfscontinuïteit. Zo kunnen wij onze dienstverlening tav onze interne en externe klanten blijven garanderen na een incident. Op deze wijze zorgen wij er ook voor dat wij onze “reputatie” en de reputatie van de Vlaamse regering – ook na een incident– hoog kunnen blijven houden. Zorgen voor bedrijfscontinuïteit is bovendien een vorm van “goede bedrijfsvoering”. In de “Leidraad organisatiebeheersing / interne controle Vlaamse overheid”2 wordt op verschillende plaatsen aan bedrijfscontinuïteit gerefereerd. Bedrijfscontinuïteit is ook sterk verbonden met risicomanagement. DKB stelt in haar missie / visie dat zij wil optreden als een betrouwbare partner. Hiervoor is het noodzakelijk dat wij zorgen voor continuïteit in de werking door een professioneel risicobeheer. 1
De verschillende organisatorische “bouwstenen” waaruit het departement Kanselarij & Bestuur is opgebouwd hebben in het verleden – elk voor zich – al een BCP opgemaakt. Deze plannen vormen belangrijke basisinformatie voor het nieuwe BCP. 2 Zie http://www.auditvlaanderen.be/sites/default/files/Leidraad%20Organisatiebeheersing%20Vlaamse%20overheid_LR.pdf
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 3 van 18
Daarenboven zijn in DKB de verschillende onderdelen van de risicobeheersketen samengevoegd. Hierdoor ontstaat een intense samenwerking tussen de luiken preventie, risicomanagement, “business continuity” en de werking van het CCVO en het Vlaams Rampenfonds. In DKB werken in de cluster risicobeheer experts op het vlak van business continuity. Hun taak bestaat er o.a. in om hun expertise te delen en entiteiten van de Vlaamse overheid bij de invoering van “business continuity management” te ondersteunen. Vanuit deze opdracht is het de bedoeling dat het bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) van DKB als voorbeeld kan gebruikt worden voor andere entiteiten. DKB maakt een BCP omdat een aantal risico’s een impact hebben waarvoor geen zuiver preventieve maatregelen volstaan. Als zich een incident voordoet waarbij mensen, de dienstverlening (“business”), IT of faciliteiten in het gedrang komen, is het nodig om veerkrachtig te reageren. Hiervoor dient BCM werking, en daarbinnen is het BCP een strategische keuze om dit te helpen realiseren. De scope van het plan omvat de kritieke processen.
1.2 Kritieke processen Naam kritiek proces Ondersteuning van de besluitvorming van de Vlaamse regering CrisisCentrumVlaamse Overheid (CCVO) - CrisisManagementTeam (CMT) & CrisisCommunicatieTeam (CCT) DKB - CMT & CCT Ontsluiting datasets via DataWareHouse (DWH): VKBO5, demografie, lokale statistieken (incl. IT beheer ondersteunend aan ontsluiting van datasets) Ontvangen en verdelen van gerechtelijke betekeningen
< 1 uur
0
Niveau van herstel 100%
1u
NVT
100%
2
1u 12 u – 24 u
NVT 0
100% 100%
3 4
< 1 dag
0
100%
5
RTO3
RPO4
Prioriteit van herstel 1
Opmerkingen Proceseigenaars: unieke functie xxx is voorlopig enige woordvoerder
Altijd een back-up bij bron / leverancier
Altijd een back-up bij bron / leverancier
3
RTO: Recovery Time Objective RPO: Recovery Point Objective 5 Verrijkte KruispuntBank Ondernemingen 4
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
1.3 Types van situaties voor het plan Dit plan geldt voor het “worst case scenario” waarbij 50% van het personeel onbeschikbaar is, het gebouw (Boudewijn en/of het gebouw in de Koolstraat) ontoegankelijk is en IT uitgevallen is. Door combinatie van deze drie oorzaken komt het uitvoeren van de processen in het gedrang.
1.4 Referentie aan andere documenten • • • • • •
20150324_Crisiscentrum_Vlaamse_overheid_Opdracht_Rollen_en_Verantwoordelijkheden Besluit van de secretaris-generaal tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan personeelsleden van het departement (versie 1 april 2015) (hierna subdelegatiebesluit) SLA’s DORIS 2, databank betekeningen xls contacten CCVO interne richtlijnen DWH procesbeschrijvingen DWH
2 ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN Wij onderscheiden volgende teams: - Het Crisismanagement Team (CMT) van DKB: de samenstelling is gebaseerd op het CMT van het CCVO maar heeft als enige voorzitter de secretaris-generaal van DKB. - Het Crisiscommunicatieteam (CCT) van DKB is gebaseerd op het CCT van het CCVO. Het Incident management team is een virtueel team dat door het CMT wordt samengeroepen wanneer het CMT nood heeft aan advies en ondersteuning bij het optredend incident. We geven hieronder een samenstelling van de teams en de rollen en verantwoordelijkheden. De contactgegevens zijn terug te vinden in de contactlijsten van het CCVO. DKB-CMT: Rol Voorzitter Crisismanager Procesbewaker Notulist Experten
Wie NN NN NN NN (+ back-up) Proceseigenaars kritieke processen
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 5 van 18
DKB-CCT: Rol Woordvoerder Voorzitter medewerkers
Wie NN NN Zie CCP van het CCVO
DKB-IncidentMamagementTeam (IMT): Hiervoor wordt een beroep gedaan op de verschillende teams binnen DKB. Elk team heeft de verantwoordelijkheid om op het ogenblik dat er zich een crisis voordoet het CMT te informeren en evt. nood- en herstelplannen uit te voeren (cf. infra). De teamleden zorgen ervoor dat deze specifieke opdrachten opgenomen worden en maken hieromtrent voorafgaand duidelijke afspraken: binnen elk team neemt één iemand die verantwoordelijkheid op zich.
Opdrachten en verantwoordelijkheden van de teams: DKB-CMT: Zorgt voor de overkoepelende coördinatie van de reactie van een organisatie op een crisis, op een effectieve en tijdige manier, met als doel het voorkomen van schade of het minimaliseren ervan met het oog op het behouden van de dienstverlening, de reputatie, en de mogelijkheid tot functioneren. • • • • • • • • • •
Activeren van het BCP. Eerste verwittiging aan de leden van het IMT. Analyseren van de voorlopige schade rapporten om te bepalen of een incident al dan niet een calamiteit is en het noodzakelijk is om een crisis af te roepen. Bepalen van de toe te passen noodplannen en strategieën, inclusief het bepalen van welke teams in actie moeten komen in deze situatie. Bepalen welke communicatiestrategie de organisatie zal gebruiken, inclusief externe en interne acties van het CCT zal moeten aanwenden. Desgevallend afroepen van de crisis, en het opstarten van de bijhorende procedures. Het coördineren van een crisis Het testen van de plannen Het beschikbaar stellen van fondsen ten tijde van crisis Leveren van een back-up woordvoerder.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
DKB-CCT: Opereert in tandem met het Crisis Management, maar verzorgt daarvan de interne en externe communicaties. Het CCT plant de communicaties van en met de voorzitter van het CMT, en de experten op voorhand, zodat zij op de hoogte zijn van de gang van zaken in de crisis. • Opmaken van een Crisiscommunicatieplan (CCP) • Uitvoeren van het crisiscommunicatieplan • het “woord voeren” (door woordvoerder) • Testen van het CCP samen met de testen van het BCP en de slagkracht van het CMT. • Assisteren van het CMT door een communicatiestrategie voor te stellen en uit te voeren. • Initiële publieke / belanghebbenden / markt / leveranciers communicatie • Kerninformatie aan de contacten (media, leveranciers, concurrentie, hulpdiensten,…) • Activatie van de interne cascades van oproep (belbomen) • Opzetten van een proces omtrent de interne status-verwittigingen DKB-IMT: •
• •
Rapporteren aan het CMT over: o Inschatten van de bruikbaarheid en de hersteltijd van kritieke middelen en processen. o de stand van zaken op het terrein o schade aan structuren (gebouwen, kamers, kantoren, meubels), hardware en software, data communicatie voorzieningen, instrumenten en toestellen (zoals: airco, koelinstallaties, elektrische vermogensvoorzieningen, toegangscontrole, branddetectoren, alarmsystemen, verwarming…) Formuleren van aanbevelingen aan het CMT voor de evaluatie en selectie van het/de meest geschikte nood- en herstelplan(nen). Zorgen voor de uitvoering van de door het CMT besliste nood- en herstelplannen.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 7 van 18
3 ACTIVATIE -
Probleem opgemerkt
Ja
Melding aan verantwoordelijke in team
Einde crisis
Oplossing? Neen Verwittiging Procesbewaker
Neen
Ja CMT samen roepen?
Start CMT en CCT
Einde
1. Als een medewerker van DKB een bedreiging voor de dienstverlening van DKB opmerkt, meldt hij/zij dit onmiddellijk binnen zijn/haar team aan de medewerker die deze taak op zich neemt (cf. supra). 2. Als deze geen onmiddellijke oplossing voorhanden voorziet en vermoedt dat deze situatie kan escaleren verwittigt hij één van de procesbewakers. 3. Deze persoon en de procesbewaker beslissen in samenspraak (na goed begrip van de situatie) om het CMT al dan niet samen te roepen . 4. De procesbewaker contacteert de voorzitter van het CMT en de voorzitter van het CCT. (vanzelfsprekend gebeuren bovenstaande stappen in een zeer korte tijdsspanne) Het CMT en het CCT vergaderen in volgende lokalen: DKB-CMT: In het Boudewijngebouw: XX. Als back-up vergaderzaal: YY. DKB-CCT: In het Boudewijngebouw: XX.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
Als back-up vergaderzaal: YY.
4 COMMUNICATIEPROCESSEN Escalatieprocedure: De nodige telefoonnrs (zie tabel met rollen hieronder) zijn idealiter reeds opgeslagen in het telefoontoestel van de verantwoordelijken binnen de teams. Volgende acties worden ondernomen: - De mensen vermeld in de linkerkolom van onderstaande tabel contacteren de personen vermeld in de middelste kolom. - Indien deze niet beschikbaar is, wordt de bijhorende vervanger opgebeld. In dit geval verwittigt de vervanger de personen in de middelste kolom. Elk van de personen stuurt nadien een mail t.a.v. de BCM verantwoordelijke (NN) met als onderwerp “cascade van oproep” en daarin de vermelding: - Het tijdstip waarop ze gecontacteerd werden - Het tijdstip waarop ze hun te contacteren mensen contacteerden. Deze mails mogen achteraf in de loop van de dag verstuurd worden. Deze mails zijn nodig omwille van : - Het bepalen of de cascade verliep binnen de gestelde tijd - Als bewijsmateriaal t.a.v. een mogelijke auditeur. - Verzekering door de BCM verantwoordelijke dat iedereen werd verwittigd in geval van crisis. Belboom: Beller Meldpunt Noodnummer Procesbewaker / Crisismanager
Voorzitter CCT
Gebelde Noodnummer CCVO Procesbewaker Crisismanager / Procesbewaker Voorzitter DKB-CMT Voorzitter DKB-CCT Team Crisiscommunicatieleden (Zie CCP)
Back-up gebelde crisismanager
Rapporteringslijnen: -
De experten in het veld (de medewerkers) rapporteren aan de vertegenwoordiger van hun team in het CMT-DKB. De vertegenwoordiger van het team in de betrokken module van het CMT rapporteert aan de voorzitter van het CMT en de notulist.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 9 van 18
-
De notulist rapporteert aan de voorzitter van het CCT als deze bij de briefing van de vertegenwoordiger van het team afwezig was.
5 OPSOMMINGEN VAN BENODIGDHEDEN EN CONTACTEN Wat? Sleutelpersonen en hun contactgegevens Crisisvergaderzalen en herstel-locaties Contactlijsten van stakeholders, contractors, onderhoudsdiensten, firma’s met SLA’s, …
Waar? Zie lijst xls CCVO Contactlijst stakeholders: zie contactlijst CCVO Contractors voor werken aan gebouwen: zie BCP HFB Onderhoudsdiensten: zie BCP HFB Firma’s met SLA’s voor werken aan IT: zie BCP HFB Zie BCP HFB HFB Astrid: 2 Sateliettelefoons: 4 GSM’s: iedereen van het CMT en het CCT heeft een GSM van het werk Laptops: iedereen van het CMT en het CCT heeft een laptop van het werk e-mail: iedereen van het CMT en het CCT heeft een email adres van het werk. Outlook is geback-upt. Zie BCP HFB Zie documentatie Juridische Module CCVO Zie strategisch document BCM van DKB MOD logistiek of HFB zie subdelegatiebesluit
Faciliteiten Voorraden Technologie en communicaties
Informatie, data en applicaties Wettelijke documenten en regelgeving Transport en logistiek Noodbudgetten
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
6 NOODSCENARIO’S Voor elke van de kritieke processen wordt hieronder een overzicht gegeven van volgende informatie: - de processen waarvan het kritieke proces afhankelijk is en de noodzakelijke gegevens; - de processen die afhankelijk zijn van het kritieke proces en de noodzakelijke gegevens; - de middelen die noodzakelijk zijn voor het adequaat laten verlopen van het kritieke proces; - de mensen die noodzakelijk zijn voor het adequaat laten verlopen van het kritieke proces. Zodra een kritiek proces uitvalt, moeten volgende stappen gezet worden: - verwittigen proceseigenaars van afhankelijke gebruikers; - contacteren proceseigenaars aan de leverancierszijde; - nagaan welke middelen beschikbaar zijn; - nagaan welke mensen beschikbaar zijn. In functie van de aard van het incident beslist het CMT welke medewerkers welke middelen moeten aanspreken om zo snel als mogelijk de dienstverlening terug op te starten.
Ontsluiting datasets via DWH 1a Afhankelijke processen (leverancier) Naam proces Noodzakelijke gegevens Productie van Contactgegevens statistieken (van VO productie: NN lokaal tot Federaal productie: NN internationaal): contactpunt statistiek federaal: jaarlijkse NN statistische Eigen productie surveys: NN programma’s (VO6, Eigen productie Brussel, EU, bevolkingsprojecties: interfederaal7) NN Eigen productie KBO NN Eigen productie Lokale statistieken NN Privacy: privacyPrivacycommissie: NN commissie / VTC (Vlaamse 6 7
1b Afhankelijk processen (gebruiker) Naam proces Noodzakelijke gegevens Monitoring Monitoring: NN
onderzoek mbt transversale thema’s
Onderzoek: NN
andere diensten VO
Andere gebruikers: NN
Metadata
Metadata: NN
Vanaf 1 jan 2016 Vanaf 1 jan 2016
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 11 van 18
ToezichtsCommissie) IT beveiligingsbeleid VO: verantwoordelijken HB+ + generieke SLA’s / verantwoordelijken diensten
Interne richtlijnen: XX
Integriteit VO: NN Interne richtlijnen: XX
IT-analist team data & kwaliteit: NN Interne richtlijnen informatiebeveiliging SVR: XX HB+: NN Informatieveiligheidsconsulent: NN
2 Middelen Algemeen: contactgegevens van perso(o)n(en) die de noodzakelijke middelen kunnen vrijmaken: zie delegatiebesluit DKB Geld: Dienstencentrum F&B - eigen IT-middelen: YY Logistiek: Facilitair bedrijf - Servers contract HB+ (plaatsonafhankelijk) - Data lokalen met toegangscontrole incl medewerkers & infrastructuur (cf. thuiswerk met VPN of VAC) - Lokaal XX IT: - Softwareprogramma’s: afname bij HB+: XX, YY en ZZ - VO laptop - Toegang tot beveiligde server: ZZ Andere: - Proces- en productdocumentatie Procesbeschrijvingen: XX - Elektriciteit, telefonie, ICT: Facilitair Bedrijf, Facilipunt - Accountmanager NN 3. Mensen
-
Interne IT + webmaster: NN Databeheerder: NN Databeheerder: NN HB+ Analisten: NN
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 12 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
CCVO / CCT / CMT Extern 1a Afhankelijke processen (leverancier) Naam proces Noodzakelijke gegevens Ondersteunen van Contactgegevens federale fase; woordvoerders (xls provinciale of contacten CCVO) gemeentelijke fase
1b Afhankelijk processen (gebruiker) Naam proces Noodzakelijke gegevens Inhoudelijke modules xls contacten CCVO van het CCVO; Kennis van verantwoordelijkheden binnen V.o.
Intern 1a Afhankelijke processen (leverancier) Naam proces Noodzakelijke gegevens Opvolgen IBOBBO-cyclus Gegevens modules: (zie in agenda CMT ledenlijst CCVO) HFB: gebouw / IT MOW: transmissie
Kennis VO
-
1b Afhankelijk processen (gebruiker) Naam proces Noodzakelijke gegevens Alle betrokken - Docx “rollen en tijdskritieke processen verantwoordelijkh van betrokken entiteiten eden CCVO” in geval van een - BCP’s en BIA’s bij activering van het CCVO de entiteiten volgens de principes van docx “rollen en verantwoordelijkheden CCVO”
Beslissingen CAG: te updaten door VZC Historiek incidenten 2 Middelen
Intern: IT: - Centerstage / SharePoint - Netwerkschijven Noodbudget CCVO: zie subdelegatieregeling Noodbudget DKB-CMT: zie subdelegatieregeling Communicatiemiddelen: OSR, Astrid, satelliettelefoons
Intern & Extern: Communicatiemiddelen: - Algemeen: ICT, telefonie, sociale media - Externe VO: Infolijn (informatiekanalen)
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 13 van 18
Andere: - Contactgegevens woordvoerders. - Geborgde afspraken
-
3. Mensen Communicatieadviseurs (intern); incl noodzakelijke mediatraining (2 jaarlijks herhalen) Woordvoerder Contacten van de expertenmodules
Ontvangen gerechtelijke betekeningen 1a Afhankelijke processen (leverancier) Naam proces Noodzakelijke gegevens Indienen gerechtelijke betekeningen
-
Coördinaten Nationale Kamer Gerechtsdeurwaarders: NN Grondwettelijk Hof: NN Raad van State: NN
1b Afhankelijk processen (gebruiker) Naam proces Noodzakelijke gegevens Behandelen Coördinaten gerechtelijke kabinetten & betekeningen contactpersonen VO: zie xls CCVO
2 Middelen Document van gerechtelijke betekening Communicatiemiddelen: - mailomgeving - telefonie (vast / GSM) Logistiek: - Kantoorruimte - Netwerkprinter - Scanomgeving - Kopieertoestel IT: - VO laptop - Toegang tot beveiligde server; oa voor databank betekeningen (netwerkomgeving) Andere: - Omzendbrieven (mbt vertegenwoordiging in rechte, procedure van beslaglegging, grondwettelijk hof) - Delegatiebesluit
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 14 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
-
Documentbeheersplan Kanselarij Archief
-
3. Mensen Inhoudelijke experten: NN Administratieve ondersteuners: NN Estafette (HFB) tussen gebouwen VO/ kabinetten
Ondersteunen besluitvorming Vlaamse regering 1a Afhankelijke processen (leverancier) Naam proces Noodzakelijke gegevens Opmaken Coördinaten kabinetten: beleidsvoorstellen algemene mailinglijst
1b Afhankelijk processen (gebruiker) Naam proces Noodzakelijke gegevens Beleidsuitvoering - Coördinaten kabinetschefs (zie xls CCVO) Communicatie over Verzendlijsten: NN beleidsbeslissingen - Contactpersonen VO - Parlement - Rekenhof - Pers Publicatie staatsblad Contactgegevens (codexen) staatsblad
2 Middelen Besluitvormingsdossier Communicatiemiddelen: - mailomgeving - telefonie (vast / GSM) Logistiek: - wagen - Netwerkprinter - Scanomgeving - Kopieertoestel IT: - DORIS 2: zie bijlage - VO laptop - Toegang tot beveiligde server (netwerkomgeving) voor raadplegen en bewerken van de regeringsdocumenten (agenda, persagenda, beslissingen, notulen, nota’s en mededelingen): alg gegevens via HB +
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 15 van 18
Andere: - Notulen - Beslissingsfiches - Nota’s en mededelingen - Agenda Deze documenten worden conform de archiefwetgeving bewaard in het archief in het Boudewijngebouw. De documenten van na 2005 zijn digitaal ter beschikking op de netwerkomgeving en in DORIS 2 (retroactieve invoer gebeurt wanneer de tijdsbesteding dit toelaat). Omzendbrieven en relevante wet- en regelgeving 3. Mensen -
-
NN Administratieve ondersteuners: NN Estafette (HFB) tussen gebouwen VO / kabinetten
7 BEËINDIGING
Implementeren oplossing
Evaluatie: crisis opgelost?
Ja DK
Einde crisis
Nee DKBStel nieuwe oplossing voor
Bij de implementering van de oplossing zoals voorgesteld door de experten (proceseigenaars) wordt steeds de vraag gesteld of deze oplossing de crisis heeft opgelost / afdoende heeft behandeld. -
Indien “Ja”, dan wordt het einde van de crisis aangekondigd door de voorzitter van het DKB-CMT en gaat men verder met de herstelfase. Indien “Nee”, dan wordt aan de experten gevraagd om een nieuwe oplossing voor te stellen, en om die te implementeren na goedkeuring van het DKB-CMT. Daarna herbegint de cyclus.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 16 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
8 DOCUMENT MANAGEMENT INFORMATIE Actie Eigenaar van het plan Activeren van het plan
Wie SG Departement Kanselarij en Bestuur (DKB) Voorzitter DKB-CMT of bij afwezigheid Procesbewaker DKB-CMT. SG DKB; voorzitter DKB-CMT; Procesbewakers DKBCMT; Teams
Verspreiding ter nazicht
Triggers voor herzien van het plan: - Wijzigingen in de omgeving (belanghebbenden, organisatie van de V.o., maatschappelijke wijzigingen met impact op de dienstverlening van DKB of haar belanghebbenden) - Wijzigingen (organisatorisch, technisch, …) binnen DKB - Jaarlijkse review - Lessons identified en lessons learned nav oefeningen en crises Wijzigingsbeheer en Versiebeheer Versie Reden 0.1
Datum
Goedkeuring & handtekening
Eerste draft
9 VERWIJZINGEN Dit document is niet confidentieel (met uitzondering van persoonsgegevens en aangegeven vertrouwelijke informatie) en wordt gedeeld als een voorbeeld voor de andere entiteiten van de VO en organisaties buiten de VO.
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// versie 0.1
BCP van DKB
pagina 17 van 18
10 BIJLAGEN
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 18 van 18
BCP van DKB
versie 0.1 / (15 december 2015)
