FINANCIËLE GIDS
ALTERNERING
Departement Partnerships en Netwerk
FINANCIËLE GIDS
INHOUDSTAFEL 1. 2.
INLEIDING ...................................................................................................................... 3 ALGEMENE PRINCIPES ..................................................................................................... 4 A. B. C. D. E. F.
3.
Het subsidiebedrag ................................................................................................................ 4 De boekhoudkundige aanrekening van de subsidie................................................................. 4 Het principe van niet-dubbele financiering ............................................................................. 4 De btw................................................................................................................................... 4 De mededinging .................................................................................................................... 5 De ontvangsten...................................................................................................................... 5
DE KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN ....................................... 6 A. B. C. D.
4.
De De De De
loonkosten ....................................................................................................................... werkingskosten ................................................................................................................ investeringskosten............................................................................................................ bewijsstukken...................................................................................................................
6 7 7 8
BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET JAARLIJKS DOSSIER ............................................... 9 A. B.
Het jaarlijks dossier ............................................................................................................... 9 De controle van het jaarlijks dossier ......................................................................................11 B. 1 Algemene principes ..................................................................................................11 B. 2 De controle ..............................................................................................................11 B. 3 De vereffeningsprocedure.........................................................................................11
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
2/11
FINANCIËLE GIDS
1.INLEIDING Ieder jaar dient de partner bij Actiris een jaarlijks dossier in dat bestaat uit een schuldvordering, een activiteitenverslag en een financieel verslag. Het financieel verslag betreft de verantwoording van de uitgaven die in het kader van elke partnershipovereenkomst worden gedaan. Deze gids is bedoeld om de partner bij de samenstelling van zijn jaarlijks dossier te helpen. Hij verduidelijkt de wettelijke en de in de overeenkomst bepaalde verplichtingen waaraan de partner moet voldoen om de voorziene subsidie te ontvangen. De gegeven informatie is ter indicatie. We vragen de partner dan ook om de ondergetekende overeenkomst, het lastenboek en het kandidaatsdossier aandachtig te lezen daar zij de juridische basis vormen voor de subsidiëring. De financiële gids is een bijlage bij elke partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Actiris kan die op elk moment wijzigen. Indien dit gebeurt, wordt de gids naar het e-mailadres dat in de overeenkomst genoteerd staat verzonden.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
3/11
FINANCIËLE GIDS
2.ALGEMENE PRINCIPES A. Het subsidiebedrag Het subsidiebedrag is bepaald in de partnershipovereenkomst (cfr. art xx). Actiris bevestigt jaarlijks het jaarbedrag voor de subsidie per brief. Het effectieve subsidiebedrag wordt bij de vereffening herberekend aan de hand van het aantal door Actiris erkende deelnemers en de resultaten van de controle. Het totaalbedrag van de uitgaven ten laste van de subsidie mag het bedrag van de subsidie bepaald in artikel xx ‘Maximumsubsidie’ in de partnershipovereenkomst niet overschrijden.
B. De boekhoudkundige aanrekening van de subsidie De partner past hetzij een systeem van gescheiden boekhouding, hetzij een geschikte boekhoudkundige codering voor de besteding van de gestorte subsidie toe in elektronische vorm. Zodanig dat alle inkomsten en uitgaven voor de actie geïsoleerd worden in de boekhouding. De berekeningswijze voor de verdeelsleutel die in het kandidaatsdossier beschreven is en door Actiris is goedgekeurd wordt gebruikt. De verdeelsleutel: – is op objectieve, meetbare en controleerbare elementen gebaseerd. – wordt op coherente wijze berekend, rekening houdende met het type actie en de aard van de ingediende uitgave. – wordt aan de hand van cijfermateriaal uitgelegd in het financieel verslag . Elke verdeelsleutel die afwijkt van het kandidaatsdossier, wordt op voorhand voor goedkeuring aan Actiris voorgelegd om aanvaardbaar te zijn.
C. Het principe van niet-dubbele financiering De partner verbindt zich ertoe om eenzelfde uitgave niet bij Actiris en een andere subsidiërende overheid in te dienen. Hij formaliseert deze verbintenis tot niet-dubbele financiering via een verklaring op eer.
D. De btw De btw komt in aanmerking indien ze werkelijk en blijvend door de partner wordt gedragen. Indien de btw invorderbaar is, komt ze niet voor subsidiëring in aanmerking, zelfs als de partner ze niet daadwerkelijk heeft ingevorderd. De instellingen die aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen hun uitgaven exclusief btw in. De instellingen die niet aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen daarentegen hun uitgaven inclusief btw in. De instellingen die gedeeltelijk aan de btw-plicht zijn onderworpen, dienen tijdens de controles te bewijzen dat de door hen ten laste van de subsidiëring ingediende uitgaven inclusief btw niet het voorwerp van een aanvraag tot terugvordering van de btw kunnen uitmaken. Departement Partnerships en Netwerk Alternering
4/11
FINANCIËLE GIDS
E. De mededinging Aangezien de partner een subsidie van een overheidsinstelling ontvangt, is hij verplicht om de geldende Belgische en Europese reglementering over het mededinging na te leven. Uitgaven voor aankopen en bestellingen die in het kader van de uitvoering van een actie werden gedaan, worden niet voor subsidiëring in aanmerking genomen indien de Europese en federale regels inzake overheidsopdrachten niet werden nageleefd.
F. De ontvangsten Alle inkomsten die door de realisatie van de actie worden verworven, worden in het jaarlijks dossier opgegeven. Alle terugbetalingen van kosten die tijdens een vorig boekjaar bij Actiris werden ingediend worden aangegeven bij Actiris.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
5/11
FINANCIËLE GIDS
3. DE KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN De subsidie kan aangewend worden voor loon-, werkings– en investeringskosten -
de loonkosten hebben betrekking op de financiering van de loonkost de tewerkstellingsbegeleiders die minimum een graduaatsdiploma of bachelor hebben. de werkings– en investeringskosten houden rechtstreeks verband met de werkpost van de tewerkstellingsbegeleiders. de tewerkstellingsbegeleiding van de werkzoekende komt gedurende maximum 2 opeenvolgende jaren in aanmerking voor subsidiëring.
A. De loonkosten De loonkosten loonkosten betreffen het brutoloon (basisloon, premies, wettelijke vergoedingen enz.) de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid de vertrekvergoeding de wettelijke verzekeringen de arbeidsgeneeskunde de beheerskosten.
Komen niet in aanmerking voorschotten en provisies bovenwettelijke voordelen met uitzondering van de maaltijdcheques de opzegvergoeding voor een niet gepresteerde opzegtermijn (niet gepresteerde opzegtermijn: geen verband met de actie) forfaitaire bedragen.
Indien de loonkost van een statutair personeelslid wordt ingediend, voegt de partner een kopie van de nominatieve aanstelling van de statutaire persoon in het kader van de gesubsidieerde actie aan het jaarlijks dossier toe.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
6/11
FINANCIËLE GIDS
B. De werkingskosten De werkingskosten betreffen
Komen niet in aanmerking
Algemene kosten klein bureaumateriaal (kantoorbenodigdheden, papier, fotokopieën, …) kantoormeubelen administratieve beheerskosten: post, portkosten, promotie en publiciteit voor de realisatie van de actie (boeken, abonnementen, …) Communicatiekosten telefoon Iinternet.
vooraf betaalde telefoonkaarten oproepen naar het buitenland of met toeslag, behalve indien het verband met de actie door de partner wordt bewezen.
Voor het personeel Kosten voor voortgezette opleiding van het personeel. de werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques de
verplaatsingskosten
voor
woon-werkverkeer
of
restaurant parkingtickets taxi.
opdracht.
C. De investeringskosten De partner past dezelfde regels voor de afschrijvingen toe die gebruikt worden voor de inschrijvingen in zijn boekhouding (waarderingsregels).
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
7/11
FINANCIËLE GIDS
D. De bewijsstukken De partner bewaart alle bewijsstukken betreffende de acties die door Actiris worden gesubsidieerd tot 31 december 2020. De gesubsidieerde uitgaven voldoen aan volgende cumulatieve voorwaarden – zijn gemaakt tijdens de periode die door de overeenkomst wordt gedekt (factuur is gedateerd tijdens de duur van de overeenkomst) – houden verband met de acties die gerealiseerd worden tijdens de duur van de overeenkomst – zijn geboekt in de boekhouding volgens de wettelijke in werking zijnde normen. Om aanvaard te worden, moeten de bewijsstukken – in verband gebracht kunnen worden met de partner (bijv. vermelding van de naam van de partner of van het adres waar de actie plaatsvindt, …) – het voorwerp van de uitgave vermelden. Volgende documenten worden als bewijsstukken aanvaard – de volledige facturen – de boekingsbescheiden met een vergelijkbare bewijskracht op voorwaarde dat de dienstverlener geen factuur kan voorleggen en dat het verband met de partner duidelijk is – de loon- of individuele fiches – een schuldvordering opgesteld door een derde. Deze kan slechts betrekking hebben op een gedeelte van de subsidie. Om conform te zijn, wordt het detail dat de berekening van het bedrag van de schuldvordering ondersteund, toegevoegd. Bij elk bewijsstuk hoort een betalingsbewijs. Worden als betalingsbewijzen aanvaard – de rekeninguittreksels, met vermelding van het rekeningnummer van de partner, de begunstigde, de referentie van de transactie, het bedrag en de referentie van de factuur, indien het bedrag en de referentie van de factuur niet met het betalingsbewijs overeenkomen, moet er toelichting worden verstrekt – het betalingsbewijs opgesteld door de leverancier – het kasboek voor de betalingen uit de kassa.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
8/11
FINANCIËLE GIDS
4.BEHANDELINGSPROCEDURE BEHANDELINGSPROCEDURE VAN HET HET JAARLIJKS DOSSIER A. Het jaarlijks dossier Uiterlijk op 31 maart van het jaar n+1 dient de partner zijn jaarlijks dossier bij Actiris in. Om ontvankelijk te zijn, bevat het jaarlijks dossier alle vereiste stukken. Vereiste documenten documenten De aangifte van schuldvordering, opgesteld door de partner
Verzending via de post X
Het jaarlijks activiteitenverslag Het financieel verslag bestaande uit: – de synthese aangeleverd door Actiris – het overzicht van de loonkosten – het overzicht van de werkingskosten – het overzicht van de investeringskosten – het overzicht van de ontvangsten
Verzending via ee-mail
X
X
X X X X X
–
de goedgekeurde en ondertekende balans en resultatenrekening n-1
Een gescande versie indien neergelegd bij de Griffie van de handelsrechtbank
–
de kopie van het attest van de RSZ tot en met het derde trimester
Een gescande versie
–
de kopie van het attest van de bedrijfsvoorheffing tot en met het derde trimester
Een gescande versie
–
de verklaring op eer (geen dubbele subsidiëring)
–
de uitleg van de pro rata indien afwijkend van het kandidaatsdossier
X
X
Indien een vereist document niet beschikbaar is bij de samenstelling van het dossier, vermeldt de partner dit op de hiervoor voorziene checklist.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
9/11
FINANCIËLE GIDS Het overzicht van de loonkosten vermeldt per persoon die geboekt wordt op de subsidie het brutoloon de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid de verplaatsingskosten voor woon-werkverkeer of opdracht de wettelijke verzekeringen de arbeidsgeneeskunde de opzegvergoeding, indien de opzeggingstermijn gepresteerd werd tijdens de door de overeenkomst gedekte periode de werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques de beheerskosten de totale loonkost de verschillende financieringsbronnen voor dat loon. Het overzicht van de vermeldt per factuur dat geboekt wordt op de subsidie het type kost de boekhoudkundige referentie de factuurdatum de naam van de leverancier het totale factuurbedrag het bedrag dat op de subsidie van Actiris geboekt is. Het overzicht van de investeringskosten vermeldt per factuur dat geboekt wordt op de subsidie het type kost de boekhoudkundige referentie de factuurdatum de naam van de leverancier het totale factuurbedrag de duur van de afschrijving het afgeschreven bedrag in de voorgaande jaren het afgeschreven bedrag voor het jaar n het bedrag dat op de subsidie van Actiris geboekt is. Het overzicht van de ontvangsten vermeldt het ontvangen bedrag de bron het verband met de actie. De tabel aangeleverd door Actiris is een synthese van de kosten die voor Actiris zijn geboekt.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
10/11
FINANCIËLE GIDS
B. De controle van het jaarlijks dossier B. 1 Algemene principes Artikel xx van de overeenkomst bepaalt dat Actiris op ieder moment, op haar verzoek, toegang moet krijgen tot de documenten en de boekhouding van de operator om de besteding van de uitbetaalde subsidies en de uitvoering van de actie te controleren.
B. 2 De controle De controleprocedure bestaat uit twee controlefases: •
De eerste fase is de systematische controle van ieder jaarlijks dossier: dit is de deskcontrole. deskcontrole Zij gebeurt op basis van het jaarlijks dossier van de partner, de uitvoering van de actie en de conclusies van de controles van de jaren n-1 en n-2.
•
De tweede fase is facultatief. Zij bestaat in een specifieke controle die twee vormen kan aannemen: aannemen o
de gerichte controle, controle die zich toespitst op een welbepaald probleem dat bij de deskcontrole aan het licht is gekomen of die voortvloeit uit een vraag van het Departement Partnerships en Netwerk. Deze controle geschiedt op basis van papieren documenten of gebeurt ter plaatse, of volgens een combinatie van beide.
o
de steekproefcontrole wordt bij iedere nieuwe partner gehouden en gebeurt minstens driejaarlijks bij alle partners. Deze controle gebeurt steeds ter plaatse.
Het kan voorkomen dat beide controlevormen samenvallen.
B. 3 De vereffeningsprocedure Wanneer het dossier volledig aanvaard wordt, verstuurt Actiris de beslissing naar de partner en wordt de betaling van het saldo aangevraagd. Actiris verstuurt een voorstel voor vereffening naar de partner als de actie niet volledig gerealiseerd is of wanneer de boeking van de onkosten niet volgens de voorschriften van de gids is. Vanaf de datum van verzending heeft de partner dertig kalenderdagen om op de opmerkingen van Actiris te reageren. Nadat de betrokken dienst van Actiris de bijkomende elementen die de partner heeft meegedeeld heeft geanalyseerd, verstuurt Actiris de beslissing voor vereffening. Indien het aanvaarde bedrag lager is dan de voorschotten die de partner al heeft ontvangen, wordt het verschil ofwel afgehouden van de voorschotten op de subsidie voor het jaar n+1, ofwel door de partner terugbetaald. De terugbetalingsvoorwaarden worden duidelijk in de brief met de beslissing voor vereffening vermeld. Aangezien het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 februari 2008 niet in interne administratieve beroepsmogelijkheden voorziet, bestaat de enige beroepsmogelijkheid in een verzoekschrift tot nietigverklaring van de vereffeningsbeslissing voor de Raad van State, in toepassing van artikel 19, lid 2 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.
Departement Partnerships en Netwerk Alternering
11/11
