Financieel jaarverslag

Financieel jaarverslag S.V. NOVA 2013-2014

door Mark van der Meer

Inhoudsopgave Inleiding.......................................................................................................3 SOP baten....................................................................................................4 Sop kosten...................................................................................................5 Kosten evenementen ..................................................................................9 Baten SooS.................................................................................................12 Kosten SooS...............................................................................................13 Conclusie...................................................................................................16 SOP conclusie................................................................................................................................16 Soos conclusie................................................................................................................................16 Algemene conclusie.......................................................................................................................16

Evaluatie....................................................................................................17 Bijlage 1 begroting....................................................................................18 Bijlage 2: Sop Balans................................................................................20 Bijlage 3: Sop Resultaten.........................................................................21 Bijlage 4: SooS balans..............................................................................23 Bijlage 5: SooS resultaten........................................................................24 Bijlage 6: geconcilieerde Balans..............................................................26

1

Inleiding In dit verslag wordt de financiele situatie van het bestuursjaar 2013-2014 toegelicht, dit om duidelijk te maken hoe de inkomsten en uitgaven van S.V. NOVA zijn geweest. Alle vermelde bedragen zijn exclusief BTW en zullen weergegeven worden per grootboek. Ook zullen er toelichtingen zijn over hoe de bedragen begroot waren, hoe deze vallen ten opzichte van het uitgegeven bedrag en waarom deze begroting wel of niet gehaald is. Waneer er in dit document gesproken wordt over SOP en SooS gaat dit over de 2 boekhoudingen die bijgehouden worden binnen NOVA. De SOP boekhouding heeft de volgende kosten en baten Kosten •

evenementen

•

kwartaalblad WP

•

vergunningen

•

verzekeringen

•

eventuele aankopen ongerelateerd aan de SooS

Baten •

contributie

•

sponsoring

•

bedrijvendagen

De SooS boekhouding heeft de volgende kosten en baten Kosten •

Inkoop eten/drinken

•

muziek

•

techniek en schoonmaak materiaal

•

Materiaal voor permanent gebruik in de SooS

Baten •

Verkoop eten/drinken

•

Winst flipperkasten pooltafel e.d.

De SOP boekhouding wordt door de penningmeester bijgehouden en de SooSboekhouding door de SooSbaas. De penningmeester is eindverantwoordelijke voor beide boekhoudingen Zie de bijlagen voor de eindejaarsbalans , resultatenrekening openstaande crediteuren en bediteuren van SOP en SooS

2

SOP baten Contributie leden Begroot: € 14000,-

Aan het einde van het jaar € 14675,-

Het begrote bedrag is hier behaald. Echter zijn er nog altijd veel leden die niet betaald hebben voor hun inschrijving. Wij hebben binnen 2 maanden na het incasso contact geprobeerd te leggen met de personen die niet betaald hadden, indien dit niet gelukt is zijn deze personen uitgeschreven bij NOVA. Overige inkomsten Begroot: € 0,00

Aan het einde van het jaar € 305,92

Deze Post bevat alle inkomsten die niet onder de normale categorien vallen. In dit geval zijn dit vooral zaken geweest die in bezit waren van het SOP en verkocht zijn aan derden. Denk hier aan bijvoorbeeld een zak houtskool die over was en door een SV die een BBQ wilt houden werdt overgekocht. Er staan ook een aantal terugbetalingen van prive aankopen met NOVA passen bij. Rente Begroot € 1000

Aan het einde van het jaar € 735.98

Hierbij is de begroting niet gehaald door een inschattingsfout in het begin van het jaar. Het rentebedrag is te berekenen echter zijn wij uitgegaan van cijfers van vorig jaar. Hierdoor is de begroting hoger geworden dan het eindbedrag. Bedrijvendag Begroot € 35000

aan het einde van het jaar € 43085.57

We hadden er bij de begroting rekening mee gehouden dat de voorgaande bedrijvendag mischien gewoon een piek was en dat die trend mischien niet zou doorzetten. Uiteindelijk bleek dat wel zo te zijn en daardoor hebben we flink wat meer geld binnengehaald dan begroot. Sponsoring Begroot € 8000

aan het einde van het jaar € 6444.58

Dit jaar is er bij contact met bedrijven meer gefocused op de bedrijvendag dan op individuele sponsoring. We hebben wel sponsoring gehad in samengang met het nova weekend en met de aanschaf van de nieuwe ledenpassen. De rest van de sponsoring is afgesproken in combinatie met het biercontract en verhuur van ruimte op de website/andere directe reclame.

3

Sop kosten Afschrijving Begroot € 4021.61

aan het einde van het jaar € 4021.61

Deze afschrijving is ten opzichte van het voorgaande jaar flink omlaag gegaan omdat de afschrijving van de geluidsinstalatie en een aantal andere dingen die aangeschaft zijn voor de nieuwe SooS tegelijkertijd eindigden. Verder zijn er dit jaar geen aankopen gedaan die op afschrijving moesten Bankkosten Begroot € 600

aan het einde van het jaar € 601.02

De bankkosten zijn om verscheidene redenen hoger uitgevallen ten opzichte van de begroting waneer we rekening houden met het feit dat gewoonlijk de SooS bankkosten erbij gerekend worden. We hebben veel contact gehad met de ABN-AMRO, Hebben een access card aangevraagd, Meer incasso's gedaan dan voorgaande jaren en hier is ook een programma om deze incasso's te verwerken bij aangeschaft vanwege de overstap naar IBAN. Bestuurskosten Begroot € 1300 aan het einde van het jaar € 2748.14 Deze bestuurskosten zijn een stuk hoger dan verwacht. Grootendeels komt dit door de BHV cursus waar het hele bestuur aan heeft meegedaan. Deze cursus was om te voldoen aan wettelijke eisen en voor de veiligheid van iedereen in de SooS. Het zelfde geld voor de SVH cursus die door een deel van het bestuur en RVC gedaan is. Er is tevens om een referentieboekwerk te hebben over de boekhouding een aantal kascommissiegidsen aangeschaft (ook voor RVC en kascom). Een deel van de kosten is echter ook vanwege het duurder uitvallen van het AKB weekend. Er waren meer mensen mee dan meestal het geval is. Hierdoor moest er ook een 3e huisje gehuurd worden. Bestuurskosten AKB weekend

1279.73 euro

Bestuurskleding(2x AKB en 607,24 euro BOB shirts 1x bestuursblouses) BHV kosten

495 euro

SVH kosten

242.87 euro

Kascommissiegidsen en KVK cursus

123,3 euro

4

Kantoorartikelen en papier Begroot € 900

aan het einde van het jaar € 1133.75

We hebben van dit geld 2 nieuwe computers gekocht voor in het bestuurshok en tevens de printertoner vervangen. Verder zijn er verscheidene kantoorartikelen aangeschaft door het jaar heen. Bij deze post is er vooral overheen gegaan met in het achterhoofd dat we een stuk meer inkomsten hebben gehad dan verwacht. Kassa verschillen Begroot € 0.-

aan het einde van het jaar € 36.92

Dit zijn waarschijnlijk een aantal kleine fouten die gebeurd zijn met de kas. Deze fouten tellen zichzelf op naar een kasverschil wat hoger is dan gehoopt maar binnen de perken Mediacomkosten Begroot € 150

aan het einde van het jaar € 103.58

De reden dat er hier onder de begroting is gebleven is omdat er slechts de kosten van de domeinen die we beheren vanaf gegaan is. Er was geen behoefte om nieuw materiaal aan te schaffen of dingen te veranderen. Er is hier door de facturering vanuit het bedrijf een situatie ontstaan waardoor een deel van de kosten op het aankomende bokjaar zijn gevallen. NOVAbandkosten Begroot € 300

aan het einde van het jaar € 76.42

De reden dat hier ver onder de begroting is gebleven is een klein conflict tussen de NOVAband en het bestuur waardoor er een tijdje niet geoefend of gespeeld werdt. Uiteindelijk is dit opgelost en de rest van het geld is voor oefenruimte voor de novaband. Shirtskosten Begroot € 300

aan het einde van het jaar € 617.46

Deze post werd in het verleden vaak gebruikt voor shirts van NOVA leden tijdens de code geel. Echter was er in ons jaar geen code geel commissie waardoor deze geen shirts hadden besteld. Uiteindelijk hebben wij het geld gepoold samen met de klerenzooi om iedereen die daarbij iets aanschafte een gratis ledenshirt te geven. Hierbij waren er meer "verkopen" dan verdacht waardoor we over deze post heen zijn gegaan.

5

Materiaal en licenties Begroot € 2000 aan het einde van het jaar € 2193.01 Hierbij zitten een aantal podiumdelen die we vanwege de door ons veroorzaakte schade overgekocht hebben van de school. Hier is ook het DVB cadeau op gekomen. Wij waren van mening dat een aanhanger over het algemeen vrij weinig te maken heeft met de SooS. Hier zitten ook de licenties van het nieuwe ledenbestand en voor het gebruik van ons boekhoudprogramma bij. Overige kosten Begroot € 0.-

aan het einde van het jaar € 61.29

Hier is het touw van de Sportcom op gegaan. Dit omdat we hier nog geen bestaand postje voor hadden. Portokosten Begroot € 4000 aan het einde van het jaar € 1904.51 Op dit postje komen alle verzendkosten voor JV brieven WP's en andere post. De reden dat het dit jaar zo laag is is dat we goede afspraken hebben gemaakt met ROB reclame zodie de laatste WP's gedrukt heeft. Hierdoor konden de WP's direct vanuit ROB reclame verstuurd worden waardoor deze kosten flink omlaag zijn gegaan. Reiskosten Begroot € 300 aan het einde van het jaar € 74.72 Dit postje is lager uitgevallen vooral omdat er weinig gereden is. Dit zijn 2 lange ritjes in totaal.Dit zijn de algemene reiskosten. Evenement specifieke rijkosten zijn op dat evenement gekomen. Relatiegeschenken Begroot € 500 aan het einde van het jaar € 1244.06 Hier is flink overheen gegaan omdat er tijdens de JV al cadeaus waren aangeschaft door alle partijen ten waarde van 400 euro. Daarnaast hebben wij hier wat meer geld ingestoken om niet aleen onze leden maar ook onze goed gezinde externe partijen te vriend te houden. Hier is later op het jaar meer geld in gestoken door het geven van bijvoorbeeld een commisie bedank cadeau, omdat bekend was dat we meer inkomsten hadden dan verwacht.

6

Reprokosten Begroot € 3000 aan het einde van het jaar € 2832.20 Deze kosten zijn voor het printen van de WP en evt. grote oplages van briefpost. Dit is sinds vorig jaar weinig verandert. De reden dat de kosten hiervoor wel t.o.v. Vorig jaar hetzelfde zijn gebleven is omdat rob reclame wel evenveel rekent voor deze kosten. Telefoonrekening Begroot € 800 aan het einde van het jaar € 0 deze kosten zijn dit jaar nogmaals niet doorgefactureerd door de HHS. Vergunningen en KVK Begroot € 150 aan het einde van het jaar € 11 Hier staan gewoonlijk nog andere vergunningen op echter zijn daar in ons jaar geen kosten van geweest. Dit is dus slechts het geld voor onze inschrijving bij de KVK. Verzekeringskosten Begroot € 1000 aan het einde van het jaar € 1390.24 Dit zijn de kosten geweest voor onze bestuursverzekering. Deze kosten zijn niet gering maar zorgen ervoor dat bij grote problemen we wel goed gedekt zijn. Dit jaar nog is er al 250 euro uitbetaald vanwege een incident met podiumdelen van de school. Ledenpasjeskosten Begroot € 850 aan het einde van het jaar € 462.50 Dit zijn de kosten voor het laten maken van nieuwe ledenpassen. Hiermee in combinatie stond een deel van de sponsoring TWV 1724.25 euro. Deze kosten zijn voor de helft op dit jaar gekomen en de andere helft valt op het volgende boekjaar.

7

Kosten evenementen Diaskosten Begroot € 2500 aan het einde van het jaar € 3107.17 Hierbij hadden wij de begroting gemaakt ervan uitgaande dat alle kosten voor de dias al binnen waren ten tijde van de JV. Dit bleek daarna niet het geval te zijn. Vandaar deze overschrijding van de begroting Eerste maand kosten Begroot € 3500 aan het einde van het jaar € 3743.07 Er was geen code geel commissie in de eerste maand. Hierdoor moesten we veel dingen op zeer korte termijn regelen wat vaak duurder uitvalt. Dit heeft geresulteerd in een kleine overschrijding van het geplande budget. Kerstdinerkosten Begroot € 1000 aan het einde van het jaar € 784.35 Er is bij het kerstdiner binnen de begroting gebleven. Dit heeft onder andere te maken met het type maaltijd wat we hebben gemaakt (minder luxe ingredienten dan voorgaande jaren) maar is vooral mogelijk gemaakt door een geweldige deal met het vlees. Er is ook dit jaar minder " gratis" wijn weggegeven dan voorgaande jaren. Wispokosten Begroot € 600 aan het einde van het jaar € 786.12 Deze kosten zijn vooral voor de promo van de wispo en evt kosten verbonden aan de WIA de rest van de kosten betalen zichzelf. Er is wat over de begroting heen gegaan echter is daar niet echt een groote achterliggende reden voor. Dit zal vooral zijn gekomen door gewoon te veel kleine aankopen naast de grote lijnen van de wispo promo. NOVAweekendkosten Begroot € 1500 aan het einde van het jaar €1544.93 Bij het NOVAweekend is er mooi aan de begroting gehouden door de commissie. De grootste reden dat we zo veel dingen hebben kunnen doen bij het NOVAweekend ondanks het verminderde budget ten opzichte van vorig jaar is dat de verblijfplaats dit jaar zeer goedkoop was.

8

Zeilvakantiekosten Begroot € 1000 aan het einde van het jaar € 1782.22 De reden dat hier flink over de begroting heen is gegaan is omdat de Zeilcommissie vrij snel realiseerde dat ze voor een budget van 1000 euro slechts naar een locatie konden waar we al eerder geweest zijn. Hierdoor heeft de Zeilcom het bestuur om meer geld gevraagd en uiteindelijk hebben wij besloten om een deel van onze extra inkomsten hierin te steken. Verder is er tijdens het zeilweekend schade ontstaan aan een boot waardoor we een deel van de borg niet terug hebben gekregen (dit viel jammer genoeg net onder het eigen risico van onze verzekering). BBQ/OP kosten Begroot € 5500 aan het einde van het jaar € 7638.23 Hierbij is ook grotendeels bewust over het budget heen gegaan. Dit om te zorgen dat dit geld naar een leuk evenement ging waar het ook zinvol gebruikt kon worden. Echter is er wel over deze verhoogde begroting ook heen gegaan. Hierdoor is het advies om volgend jaar goed de prioriteiten te stellen bij het begroten van BBQ/OP zodat de techniek en talent meer in balans staan. Tevens kan er naar mijn mening best een grotere hoeveelheid geld in gestoken worden als de promo maar goed gedaan wordt. Kleine evenementenkosten Begroot € 6000 aan het einde van het jaar € 5310.85 Hier staan alle uitgaven op van de verschillende SooSen dit jaar. Dit is gebruikt voor aankleding bedrankjes voor DJ's inslaan van evenement gerelateerd eten, drinken en machine's en het huren van bandjes. Er is in ons jaar voor ieder evenement in ieder geval in de basis een begroting gemaakt om te zorgen dat we geld overhadden voor de kleine evenementen later in het jaar. Mede hierdoor zijn slechts 1/2 van de kosten gemaakt na 7 maanden. Toen wij dit doorhadden zijn wij met hetzelfde idee van begrotingen per evenement doorgegaan maar hebben we gezegd dat er meer uitgegeven moest worden. Kwartaalfeestenkosten Begroot € 2000 aan het einde van het jaar € 2599.97 Bij deze kosten zitten alle kosten verbonden aan de kwartaalfeesten die zijn gegeven dit jaar. Dit jaar waren dat de HawaiiSooS en De Club Delft. Beide waren een groot success en dat is mede mogelijk gemaakt doordat wij toen we realizeerden dat we meer inkomsten zouden hebben hier een goede organisatie achter hebben gezet en die het geld gegeven wat ze nodig hadden. Ledenavondenkosten Begroot € 800 aan het einde van het jaar € 1525.94 Hier vallen onder andere de JV en het commissie bedankt uitje onder. De kosten hiervan zijn vooral vanwege het commissie bedankt uitje hoger uitgevallen dan begroot. Echter vonden wij dat een goed initiatief om geld aan uit te geven. De kosten van de JV in dit geval zijn geen relatiegeschenken maar zijn bijvoorbeeld het fust gratis bier wat weggegeven is. 9

Promo NOVA algemeen kosten Begroot € 600 aan het einde van het jaar € 830.43 Deze kosten waren fluitjes voor tijdens de owee, code geel en de rest van het jaar. Echter waren deze al halverwege code geel op. Verder zijn er ook nog persoonlijke visitekaartjes voor de secretaris en voorzitter en NOVA visitekaartjes voor de rest van het bestuur aangeschaft. Cabaretkosten Begroot € 300 aan het einde van het jaar € 297.50 Dit geld is gebruikt om samen met de DIAS een cabaretavond te organiseren in de SooS. Lustrumkosten Begroot € 0

aan het einde van het jaar € -17.25

Hier staat een negatief bedrag op omdat we het lustrumboekje hebben betaald uit het overgebleven geld wat gereserveerd was voor het lustrum. Er stond nog 4000 euro op de lustrum reservering het boekje koste echter maar € 3982.75 Oweekosten Begroot € 2000 aan het einde van het jaar € 1926.22 Dit zijn de kosten voor alles wat met de Owee te maken had. Hierbij zijn ook de inkomsten gerekend voor de eettafel die tijdens de Owee bij NOVA geweest zijn Eerstejaarsweekend Begroot € 1400 aan het einde van het jaar € 2254.07 De kosten die hier zijn gemaakt boven de begroting zijn vooral naar het €15 onbeperkt bier gegaan tijdens het weekend. Hierbij is geen rekening gehouden dat iemand tijdens een EJW niet naar een kroeg gaat en dus meer drinkt dan tijdens bijvoorbeeld een NOVA weekend. Totalen SOP Sop baten

begroot: €58000

Sop kosten

begroot: € 20171.61 uitgegeven: €19512.43

Evenementen kosten

begroot: € 25950

Totaal

10

11620.80 winst

ingekomen: €65247.05 uitgegeven : €34113.82

Baten SooS Overige inkomsten Begroot € 0.00 aan het einde van het jaar € 153.96 Hiervan is het grootste gedeelte open en sluit kosten die wij verwacht hadden vanuit de school. En met dat vooruitzicht doorgefactureerd hebben aan externe partijen die dingen georganiseerd hebben in de SooS. Verder is 30 euro pintransacties die niet op een account gevallen zijn. Hier gaan wij voor de JV nog een oplossing voor proberen te vinden. Flipperkast pooltafel E.D. Begroot € 1000 aan het einde van het jaar € 848.49 Dit is de winst van de flipperkasten, pooltafel E.D. Deze was dit jaar jammergenoeg geen 1000 euro maar kwam er wel dicht in de buurt. Winst verkopen Begroot € 10000

aan het einde van het jaar € 11918.63

Deze winst is vooral verhoogd ten opzichte van het voorgaande jaar door het nieuwe biercontract. Dit biercontract heeft door de extra korting gezorgd voor een hoger winstpercentage op bier. De reden dat we hierbij niet de prijs van bier verlaagt hebben is omdat over 1 of 2 jaar de prijs van bier verwacht wordt omhoog te gaan om een prijs van 1 euro weer de norm te maken. Hierdoor hebben wij ervoor gekozen om in de tussengelegen jaren de extra inkomsten te gebruiken voor verbeteringen in de SooS. Hier is in het SooSbaas jaarverslag ook meer over te vinden Verder is er in ons bestuursjaar een recordaantal flugel verkocht en hebben we gezorgd dat het percentage winst op al onze producten zo veel mogelijk hetzelfde is geworden. Hierbij zijn we wel uitgegaan van het duurste product in een groep, bijvoorbeeld bij fris is de fris in flesjes veel duurder dan die in 1,5 Liter flessen waardoor deze het winstpercentage gemiddeld omhoog drijven.

11

Kosten SooS Afschrijving Begroot € 0

aan het einde van het jaar € 0

Er zijn dit jaar geen aankopen gedaan bij de SooS die over meerdere jaren afgeschreven konden/moesten worden. Bankkosten Begroot € 0

aan het einde van het jaar € 285.71

Deze kosten zijn door een fout in inschatting aan het einde van dit jaar niet op de SOP bankkosten gekomen maar ze zijn op SooS kosten blijven staan. Dit is echter vooral een schoonheidsfout. Buma + KN DJ Begroot € 800 aan het einde van het jaar € 701.62 Dit zijn de kosten voor het gebruik van de muziek die we afspelen in de SooS. Dit is een afspraak die we hebben met de nederlandse bond van auteursrecht. Eigen verbruik Begroot € 4000 aan het einde van het jaar € 4121.71 Deze kosten hebben wij dit jaar verhoogd naar 4000 euro mede omdat er het voorgaande jaar al snel gedreigd was overheen te gaan. Wij zijn hier dit jaar zeker niet streng mee geweest en hebben geprobeert om iedereen die het verdiende een biertje aan te bieden voor hun hulp. Verder hebben we voor onszelf de regels gesteld dat we op donderdag geen bier of wijn op eigen verbruik zullen drinken. We hebben fris hier vrij van gelaten zodat de nuchtere wel op donderdag gratis kon drinken. Tevens hebben we tijdens bestuurs vergaderingen vooral hertog jan op eigen kosten gedronken ipv. jupiler. Dit was niet met de intentie om eigen verbruik te sparen maar simpelweg omdat we liever HJ dronken. Hieronder staan de cijfers van de verdeling van het eigen gebruik uit de kassa Bier

€2739.27

Fris

€955.6

Wijn

€388.26

Munten

€47

Verschil

€-8.42

Zoals je hier ziet is er door het jaar heen een verschil ontstaan tussen de cijfers in de kassa en de cijfers in de boekhouding. Dit kan zijn door de veranderingen die we tijdens het jaar hebben aangebracht in de bedragen in het eigen verbruik. Deze bedragen hebben we verandert om beter weer te geven wat de daadwerkelijke inkoopprijzen waren. De munten in dit geval verwijzen naar munten die tijdens De Club zijn uitgegeven voor eigen verbruik.

12

Koffie en limo Begroot € 500 aan het einde van het jaar € 692.67 Hier staan de kosten op voor de koffie sochtends en de limonade tijdens de gehele dag Kassa-verschillen Begroot € 0

aan het einde van het jaar € 424.75

Wij zijn dit jaar begonnen met een bestuurslid constant in de buurt van de bar om op te letten of transacties goedgingen. Dit hebben wij gedaan omdat het kassa verschill het voorgaande jaar erg hoog was. Dit bleek nadat anderhalve maand voorbij was al niet voldoende. Hierdoor hebben wij daarna het pinnen geblokeerd omdat wij van mening waren dat daar het grootste probleem voorkwam. Dit bleek inderdaad correct en de maand daarna was het kassa-verschil flink afgenomen. Echter vonden wij dit nog steeds niet goed genoeg en daarom hebben we na weer anderhalve maand ook de VIP storting in knop geblokeerd voor iedereen behalve SooScom en Bestuur. Uiteindelijk is hierbij nogmaals een daling in de kassa verschillen geweest echter was deze een stuk minder groot dan de vorige daling. Er zijn ondanks deze maatregelen nog steeds een aantal pieken geweest in het kassaverschil. Vooral bij het voorkomen van veel contante handelingen bleek dit het geval te zijn. Wij wisten verder weinig directe maatregelen los van een bestuurslid constant bij de kassa te zetten om dit af te laten nemen. En dit was tijdens de meeste SooSen gewoonweg onmogelijk Kluis verschillen Begroot € 0

aan het einde van het jaar € 81.32

Deze kosten zijn de verschillen tussen hoeveel geld er in de kluis verwacht werd en hoeveel er daadwerkelijk inzat. Deze kosten zijn waarschijnlijk ontstaan door fouten in kluishandelingen bij het storten van de kassa of bij het afleveren van het contant geld bij de bank. Schoonmaak + Keuken Begroot € 1000 aan het einde van het jaar € 1959.50 Dit zijn de kosten die ontstaan bij het aankopen van schoonmaakmidelen en nieuw keukengerei. Wij hebben dit jaar niet bespaard op schoonmaakmiddel omdat we graag wilden zorgen dat dit niet een beperkende factor was in het behalen van een goedkeuring door de HACCP. Verder hebben wij een aantal stukken keukenmateriaal aangeschaft of laten repareren. (O.A. Een aantal nieuwe spatels een rijstkooker een nieuwe magnetron en de reparatie van de spoelmachine.) Techniekcom Begroot € 500 aan het einde van het jaar € 148.20 Hier zijn de kosten van het techniekmateriaal op gekomen. Dit jaar hebben we alles waar het voor ons een twijfelgeval was of het hier of op soosmateriaal ingeboekt moest worden op SooSmateriaal gezet. Dat is de reden dat hier zo weinig geld op staat.

13

SooSmateriaal Begroot € 2500 aan het einde van het jaar € 4498.90 We zijn bij deze post flink over het begrote bedrag heen gegaan. Hier zijn vershillende redenen voor. Bijvoorbeeld het eerder genoemde feit dat we twijfelgevallen tussen techniek en SooSmateriaal op SooSmateriaal gezet hebben. Verder moesten we ook nieuwe apparatuur (koelkast, taplenzen E.D.) aanschaffen omdat we die in bruikleen hadden bij grolsch. Inbev leent geen apperatuur uit maar geeft wel korting via bepaalde online winkels om het aan te schaffen. Hier staan ook verscheidene klusmaterialen op voor klussen in de SooS (denk hierbij aan ontluchters voor bij de bar of hout voor de koelkast inham of onderdelen voor de bakfietsen) Muziek systeem kosten Begroot € 1100 aan het einde van het jaar € 1079.Dit zijn de kosten van het gebruik van het programma DDJ wat op de muziekcomputer staat. Dit is dus slechts de kosten voor het gebruik van het programma niet de kosten voor het auteursrechtelijke gebruik van de muziek Kassa + Pin-apparaat Begroot € 400 aan het einde van het jaar € 529.51 Dit zijn de kosten voor het gebruik van ons kassasysteem en de pinautomaat overige kosten Begroot € 0

aan het einde van het jaar € -0.26

Dit zijn kosten zoals prijsverschillen bij de inkoop en verkoop en andere kosten die we niet direct aan andere posten konden binden (dit jaar waren het slechts de prijsverschillen). Tapservice Begroot € 800 aan het einde van het jaar € 634.70 Dit zijn de kosten van het gebruik van de services van de Tapwacht. Dit bedrijf reinigt onze bierlijdingen en pleegt klein onderhoud aan de koelinstalatie indien dit nodig is. Deze kosten zijn lager uitgevallen omdat de centrale multidraft minder schoongemaakt hoefde te worden dan gedacht. Totaalen SooS SooS baten

begroot: €11000

ingekomen: €12921.08

SooS kosten

begroot: € 11700

uitgegeven: €15157.33

Totaal SooS:

€2236.25 verlies

14

Conclusie SOP conclusie We hebben dit jaar minder sponsoring binnengehaald dan verwacht echter zijn de inkomsten van de bedrijvendagen zeer toegenomen door een goed contact met de bedrijven en door intiatieven zoals het aanbieden van bepaalde studies aan bepaalde bedrijven (wat ook door de studenten erg goed ontvangen was) waardoor we een gevarierder scala aan bedrijven op de bedrijvendag hadden. De inkomsten waren zo veel hoger dan verwacht dat we na de 1e bedrijvendag al begonnen met extra geld te steken in leuke dingen zoals evenementen en vooral de kwartaalfeesten. Uiteindelijk bleek aan de kleine evenementen moeilijk meer geld uit te geven zonder het te verspillen dus besloten wij in BBQ/OP meer geld te steken. Desondanks is er alsnog meer winst gemaakt dan verwacht in de begroting aan het begin van het jaar. Richting het einde van het jaar dacht ik dat ik in de extra vakantietijd voordat de school sloot genoeg tijd zou hebben om de Sop boekhouding dit is echter niet volledig gelukt waardoor ik nog een aantal maal langs de woning geweest waar de boekhoudcomputer was neergezet ben gegaan om te proberen nog een aantal zaken af te maken. Uiteindelijk heb ik mijn boekhouding zo compleet als ik het in die tijd nog kon krijgen afgeleverd.

Soos conclusie Bij de SooS is vooral door het nieuwe biercontract een stuk meer geld binnen gekomen. Echter zijn door het afsluiten van ditzelfde contract ook een aantal extra kosten ontstaan. Verder is bewust besloten op de SooS "verlies" te draaien door de aankoop van led parren, een nieuw programma voor het beheer van het licht in de SooS en een nieuwe MP 3 speler. Deze kosten zijn bewust gemaakt om te zorgen dat we aan het einde van het jaar niet te veel winst zouden maken bij NOVA als geheel. Bij het eigen verbruik hebben wij in het begin van het jaar besloten dat dit omhoog moest om het vergrote aantal vrijwilligers nog steeds gewoon een biertje aan te kunnen bieden waneer ze aan het werk zijn voor de SooS. Hierbij hebben we een berekening gemaakt en deze leek zeer goed uitgekomen te zijn want we zitten slechts 122 euro naast het berekende bedrag.

Algemene conclusie Door het geweldige success van de bedrijvendagen is de begroting al relatief kort na de JV deels verouderd geworden hierdoor hebben wij als bestuur beslissingen moeten maken om extra geld uit te geven. We hebben echter besloten om dit niet aan "zinloze" dingen uit te geven maar zo veel mogelijk of te investeren in aankopen die meerdere jaren meegaan (bijv. SooS materiaal) of in geweldige feesten te steeken. Echter vonden wij het belangerijk om niet al te veel minder winst te maken dan gepland stond op de begroting dus zijn we hier voorzichtig mee omgegaan. Uiteindelijk is dit een gemengde zegen geweest en hebben wij meer winst gemaakt dan op de begroting gepland was. Dit is voordelig voor het omhoog krijgen van het kapitaal van NOVA voor toekomstige onverwachte tegenslagen. Echter moeten we er bij NOVA op letten om niet te veel winst te maken als vereniging omdat we anders belasting zullen moeten betalen over onze winst. Deze belasting is niet gering. Echter zijn we dit jaar met een mooie marge onder dit limietbedrag gebleven en toch een mooie hoeveelheid winst gehaald. 15

Evaluatie Net als andere bestuursleden zal ook ik kunnen bevestigen dat ik veel geleerd heb van dit jaar bestuur bij NOVA. Niet aleen heb ik nu een goed begrip van de basis van boekhouden maar mijn sociale kennis en ervaring heeft ook een gigantische boost gekregen. Ik ben ooit bij het bestuur gegaan om een verschil (of in ieder geval een goed lopend jaar) te maken bij NOVA omdat ik NOVA een geweldige vereniging vind en ik nog geen initiatief heb gevonden wat mijn tijd meer waard is. Ik heb uiteindelijk mijn bestuur met plezier volbracht. Het heeft veel tijd en moeite gekost om een goed bestuursjaar neer te zetten en dit was (leterlijk) onmogelijk geweest zonder de hulp van de vele vrijwilligers en natuurlijk mijn mede bestuursleden. Ik heb me in het eerste half jaar zo uitgebreid mogelijk meester gemaakt van de SOP boekhouding. Na dit eerste halve jaar heb ik een aantal keer meegekeken bij de SooSboekhouding en ook een aantal keer de details daarvan ingekeken. Ik heb echter niet genoeg tijd gehad om me zo ver te verdiepen in de SooS boekhouding als ik had gewilt. Naast mijn bestuurstaken heb ik soms moeite gehad om mezelf goed in te delen in het vervullen van algemene bestuurstaken. Als penningmeester heb je de minst tijdsconsumerende eigen bestuurstaak van alle bestuursleden, hierdoor wordt de penningmeester vaak een mannetje van alles. Dit is op zich niet een probleem maar door mijn gebrekige communicatie met mijn mede bestuursleden heeft dit in het begin van het jaar voor wat problemen gezorgd, echter is dit later in het jaar veel beter gegaan en heb ik zeker geleerd van de fouten die in het begin van het jaar gemaakt zijn. Uiteindelijk heb ik een geweldig bestuursjaar gehad met de rest van mijn bestuur en al mijn vrienden bij NOVA . Ik zou, indien ik aan het begin van mijn jaar geweten had wat de bestuursfunctie inhield, zeker de functie nogmaals aangenomen hebben.

16

Bijlage 1 begroting SOP inkomsten Contributie leden

Begroot 14.000,00

Einde jaar 14675

Overige inkomsten

0,00

305.92

Rente

1.000,00

735.98

Bedrijvendag Sponsoring Totaal inkomsten

35.000,00 8.000,00 58.000,00

43085.57 6444.58 65247.05

SOP kosten Verwacht Afschrijving 4.021,61 Bankkosten 600,00 Bestuurskosten 1.300,00 Kantoorartikelen & 900,00 papier Kassa verschillen 0,00 Kosten Mediacom 150,00 Kosten NOVAband 300,00 Kosten Shirts 300,00 Ledenpasjes 850,00 Materiaal 2.000,00 Overige kosten 0,00 Porto 4.000,00 Reiskosten 300,00 Relatiegeschenken 500,00 Reprokosten 3.000,00 Telefoon 800,00 Vergunningen & KvK 150,00 Verzekering 1.000,00 Totaal Kosten 20.171,61

Einde jaar 4021.61 601.02 2748.14 1133.75

17

36.92 103.58 76.42 617.46 462.5 2193.01 61.29 1904.51 74.72 1244.06 2832.2 0 11 1390.24 19512.43

Kosten Evenementen B.B.Q & Open podium Lustrum reservering Cabaret Dias Eerste Maand Kerst Kleine Evenementen Kwartaalfeesten Ledenavonden NOVA-weekend Promo NOVA algemeen Zeil/survival vakantie WISPO Eerstejaars weekend OWee Totale kosten evenementen SooS inkomsten Overige inkomsten Winst flipperkasten e.d. Winst verkopen geschat Winst verkopen bier Winst verkopen fris Winst verkopen keuken Winst verkopen rookwaren Winst verkopen wijn Winst verkopen overige Winst verkopen Bargerei Totaal inkomsten

Verwacht 5.500,00 0 300,00 2.500,00 3.500,00 1.000,00 6.000,00 2.000,00 800,00 1.500,00 600,00 1.000,00 600,00 1.400,00 2.000,00 25.950,00 Verwacht 0,00 1.000,00 10.000,00

Einde jaar 153.96 848.49 11918.63

11.000,00

12921.08

SooS kosten Verwacht Afschrijving 0,00 Bankkosten 0,00 Buma + kn DJ 800,00 Eigen verbruik 4.000,00 Koffie en Limo 500,00 Kassa-verschillen 0,00 Kluis-verschillen 0,00 Schoonmaak+keuken 1.000,00 Techniekcom 500,00 SooSmateriaal 2.500,00 Muziek systeem 1.100,00 kosten Kassa+pin apparaat 400,00 Overige kosten 0,00 Tapservice 800,00 Totaal kosten 11.700,00 18

Einde jaar 7638.23 0 297.5 3107.17 3743.07 784.35 5310.85 2599.97 1525.94 1544.93 830.43 1782.22 786.12 2254.07 1926.22 34113.82

Einde jaar 0 285.71 701.62 4121.71 692.67 424.75 81.32 1959.5 148.2 4498.9 1079 529.51 -0.26 634.7 15157.33

Bijlage 2: Sop Balans GrBkRekNr Omschrijving Debet Credit 300 InventarisEnApparatuur € 3,064.72 310 InventarisEnApparatuurNieuweSooS € 12,200.00 500 Kapitaal € 91,511.15 1000 Kas € 605.89 1100 ABNsop € 4,837.70 1130 RvCrekeningAbn € 46,446.47 1140 SpaarRekeningAbn € 26,617.13 1200 Debiteuren € 4,012.71 1354 LeningAanSooS € 9,500.00 1506 BTW Verkopen Hoog 21% € 11,914.04 1510 BTW Verkopen Laag 6% € 95.32 1526 BTW Inkopen Hoog € 21% 9,615.52 1530 BTW Inkopen Laag 6% € 882.19 1560 Omzetbelasting betaald € 296.44 1600 Crediteuren € 575.09 1910 ReserveringMateriaalEnLicenties € 4,801.22 1915 BorrelSV € 0.68 1918 DelftDance € 50.00 1935 DiasNieuweBoekhoudingKosten € 814.14 1938 CodeGeelNieuweBoekhoudingKosten € 289.25 1946 OweeNieuweBoekhouding € 234.60 << winst >> TOTAAL

19

€ 11,620.80 € 119,992.53 € 119,992.53

Bijlage 3: Sop Resultaten GrBkRekNr Omschrijving Debet Credit 4240 BedrijvenDagKosten € 6,026.72 4300 Afschrijving € 4,021.61 4310 BankKosten € 601.02 4320 BestuursKosten € 2,748.14 4330 KantoorattikelenEnPapier € 1,133.75 4340 KassaVerschillen € 36.92 4350 MediaComKosten € 103.58 4360 NOVAbandKosten € 76.42 4370 ShirtsKosten € 1,827.62 4380 MateriaalEnLicentiesKosten € 2,193.01 4390 OverigeKosten € 61.32 4400 PortoKosten € 1,904.51 4410 ReisKosten € 74.72 4420 RelatieGeschenkenKosten € 1,244.06 4430 ReproKosten € 2,832.20 4450 VergunningenEnKvK € 11.00 4460 VerzekeringKosten€ 1,390.24 4480 LedenpasjesKosten € 462.50 4510 DIASkosten € 3,107.17 4520 EersteMaandKosten € 3,743.07 4540 KerstdinerKosten € 1,719.65 4550 WispoKosten € 34,277.69 4560 NOVAweekendKosten € 4,400.32 4570 ZeilVakantieKosten € 2,224.22 4580 BBQ/OPkosten € 7,954.27 4600 KleineEvenmentenKosten € 5,602.14 4610 KwarteelFeestenKosten € 2,599.97 4620 LedenavondenKosten € 1,977.82 4630 PromoNOVAalgemeenKosten € 830.43 4640 CabaretKosten € 297.50 4650 LustrumKosten € 3,982.75 4660 OweeKosten € 2,813.77 4670 EerstejaarsWeekendKosten € 2,569.07

20

7920 Prijsverschillen inkoop € 0.45 8200 ContributieInkomsten € 14,675.00 8210 OverigeInkomsten € 305.47 8220 RenteInkomsten € 735.98 8230 SponseringInkomsten € 6,444.58 8240 BedrijvenDagInkomsten € 49,112.29 8370 ShirtsInkomsten € 1,210.16 8540 KerstdinerInkomsten € 935.30 8550 WispoInkomsten € 33,491.57 8560 NOVAweekendInkomsten € 2,855.39 8570 ZeilVakantieInkomsten € 442.00 8580 BBQ/OPinkomsten € 316.04 8600 KleineEvenementenInkomsten € 291.29 8620 LedenAvondenInkomsten € 451.88 8650 LustrumInkomsten € 4,000.00 8660 OweeInkomsten € 887.55 8670 EerstejaarsWeekendInkomsten € 315.00 9310 PrijsVerschillen € 0.03 << Winst >> TOTAAL

21

€ 11,620.80 € 116,469.98 € 116,469.98

Bijlage 4: SooS balans GrBkRekNr Omschrijving Debet Credit 500 Kapitaal € 10,795.89 1000 Kas € 624.03 1100 AbnAmroSooS € 12,145.68 1190 Kruisposten € 115.80 1194 TafelsKruisposten € 2,175.55 1200 Debiteuren € 305.52 1506 BTW Verkopen Hoog 21% € 11,443.17 1510 BTW Verkopen Laag 6% € 607.82 1526 BTW Inkopen Hoog € 11,853.68 21% 1530 BTW Inkopen Laag 6% € 518.08 1560 Omzetbelasting betaald € 2,140.48 1600 Crediteuren € 448.88 1953 LenenVanSop € 9,500.00 3000 BierVoorraad € 2,834.99 3100 FrisVoorraad € 335.58 3200 KeukenVoorraad € 394.82 3220 KeukenVoorraadHoog€ 37.17 3400 OverigeDrankVoorraadHoog € 1,246.68 3450 WijnVoorraad € 128.62 3500 Emballage € 896.57 << verlies >> TOTAAL

22

€ 2,236.25 € 35,392.63

€ 35,392.63

Bijlage 5: SooS resultaten

GrBkRekNr Omschrijving Debet Credit 1195 Open&SluitKosten € 123.96 4001 I1Bar € 4,121.71 4002 I2KoffieEnLimo € 692.67 4050 BarGereiEnVerwerkingsKosten € 3,231.30 4100 SooSmateriaalKosten € 4,498.90 4110 TechniekKosten € 148.20 4120 SchoonmaakKeukenKosten € 1,959.50 4130 TapserviceKosten € 634.70 4140 BumaSenaKosten € 701.62 4160 KassaKosten € 529.51 4180 Bankkosten € 285.71 4200 DDJkosten € 1,079.00 4250 OweeEtenKosten € 0.00 4790 KassaVerschil € 424.75 4791 Kluisverschil € 81.32 7000 BierVoorraadAfname € 34,631.30 7100 FrisVoorraadAfname € 3,087.24 7200 KeukenVoorraadAfnameLaag € 3,489.48 7220 KeukenVoorraadafnameHoog € 616.33 7400 OverigeDrankVoorraadAfname € 3,560.48 7450 WijnVoorraadAfname € 2,569.25

23

7920 Prijsverschillen inkoop 8001 BierKassa 8002 PulKassa 8003 HalveMeterOfKanKassa 8004 MeterKassa 8005 BierInkoopKassa 8006 FrisKassa 8008 MalboroKassa 8010 FrisInkoopKassa 8011 GlasWijnKassa 8013 OverigeDrank1 21%Kassa 8014 OverigeDrank2 21%Kassa 8015 WijnInkoopkassa 8016 PortieSnacksKassa 8017 BroodjeOfTostieKassa 8018 LosseSnackKassa 8100 FactuurBier 8110 FactuurFris 8120 FactuurKeuken 8122 FactuurKeukenHoog 8145 FactuurWijn 8160 FlipperKastenInkomsten 8190 OverigeInkomsten << Verlies >> TOTAAL

24

€ 0.26 € 12,565.75 € 12,012.00 € 1,434.43 € 19.84 € 2,257.66 € 3,207.05 € 0.00 € 881.49 € 1,539.06 € 3,949.20 € 5,656.18 € 327.08 € 1,286.13 € 1,059.74 € 1,900.17 € 11,946.93 € 1,632.11 € 318.37 € 80.67 € 1,030.15 € 848.49 € 30.00 € 2,236.25

€ 66,342.97

€ 66,342.97

Bijlage 6: geconcilieerde Balans Omschrijving InventarisEnApparatuur InventarisEnApparatuurNieuweSooS Kapitaal Kas Bankrekening Spaarrekeningen Kruisposten TafelsKruisposten Debiteuren Crediteuren BTW Verkopen Hoog 21% BTW Verkopen Laag 6% BTW Inkopen Hoog 21% BTW Inkopen Laag 6% Omzetbelasting betaald Voorraad ReserveringMateriaalEnLicenties BorrelSV DelftDance DiasNieuweBoekhoudingKosten CodeGeelNieuweBoekhoudingKosten OweeNieuweBoekhouding Emballage

Debet Credit 3064.72 12200 102307.04 1229.92 16983.38 73063.6 115.8 2175.55 3707.19 126.21 23357.21 703.14 21469.2 1400.27 2436.92 4977.86 4801.22 0.68 50 814.14 289.25 234.6 896.57

<< Winst >> Totaal

25

9384.55 142894.51

142894.51