Financieel en Materieel beleid

1

Financieel en Materieel beleid * Maatregelen voor interne controles Procedure GEBRUIK GEBOUWEN EN INFRASTRUCTUUR VOLTIJDSE VERHURINGEN EN INHURINGEN, NASCHOOLSE VERHURINGEN EN HOSPITERINGEN

Datum Herziening

14-10-2005

1

Beschrijving herziening

INHOUDSTAFEL Doelstelling .................................................................................................................................. 4 Inhoud ......................................................................................................................................... 4 Referentie .................................................................................................................................... 4 Verantwoordelijkheidsmatrix ................................................................................................... 5 Aansluiting wet ........................................................................................................................... 7 Procedure .................................................................................................................................... 8 Controlepunten ......................................................................................................................... 11 8.

Veranderingen – Verbouwingen ................................................................................... 28

9.

Plaatsbeschrijving .......................................................................................................... 28

10.

Registratie ....................................................................................................................... 28

3.

Onroerende voorheffing ................................................................................................ 29

4.

Waarborg ........................................................................................................................ 29

5.

Onderhoud en herstellingen .......................................................................................... 29

6.

Richtprijzen .................................................................................................................... 30

7.

Registratie ....................................................................................................................... 30

Artikel 1 - Verhuurd goed ..................................................................................................... 30 Artikel 2 - Bestemming .......................................................................................................... 31 Artikel 3 - Duur ...................................................................................................................... 31 Artikel 4 - Huurprijs ............................................................................................................... 32 Artikel 5 - Indexatie ............................................................................................................... 32 Artikel 6 - Kosten en lasten ................................................................................................... 32 Artikel 7 - Belastingen............................................................................................................ 32 Artikel 8 - Overdracht van huur en onderhuur .................................................................. 33 Artikel 9 - Waarborg.............................................................................................................. 33 Artikel 10 - Herstellingen en onderhoud .............................................................................. 33 Artikel 11 - Dringende herstellingen .................................................................................... 33 Artikel 12 - Veranderingen - Verbouwingen ....................................................................... 33 Artikel 13 - Herkenningstekens - publiciteit ........................................................................ 34 Artikel 14 - Wanbetaling ....................................................................................................... 34 Artikel 15 - Brandverzekering .............................................................................................. 34 Artikel 16 - Verbreking.......................................................................................................... 34 Artikel 17 - Onteigening ........................................................................................................ 34 Artikel 18 - Ontruiming - plaatsbeschrijving - huurschade ............................................... 34 2

Artikel 19 - Registratie ........................................................................................................... 34 Artikel 20 - Keuze van woonplaats ....................................................................................... 35 Artikel 21 - Bijzondere voorwaarden ................................................................................... 35 BIJLAGE 4: OMZENDBRIEF (ARGO/730/N/-92-11) ............................................................................................. 35 BIJLAGE 6: STANDAARDFORMULIER “AANVRAAG GEBRUIK GEBOUWEN EN INFRASTRUCTUUR” ................... 12 BIJLAGE 7: VERHUUR INFRASTRUCTUUR, MODEL REGISTER ............... FOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD.

3

DOELSTELLING Het doel van deze procedure is het beschrijven van de organisatie van : 1. Voltijdse verhuringen ∗ (minder dan 9 jaar) van gebouwen en infrastructuur gebruikt van het Gemeenschapsonderwijs en de geldstromen die er aan verbonden zijn. 2. Voltijdse inhuringen* van gebouwen en infrastructuur minder dan 9 jaar gebruikt door het Gemeenschapsonderwijs en de geldstromen die er aan verbonden zijn. 3. Naschoolse verhuringen van gebouwen en infrastructuur van het Gemeenschapsonderwijs en de geldstromen die er aan verbonden zijn. 4. Hospitering van een scholengroep in de gebouwen van een andere scholengroep en de geldstromen die er aan verbonden zijn. Vallen niet onder deze procedure: 1) verhuringen en inhuringen van meer dan 9 jaar 2) gehele domeinen beschikbaar voor verhuring 3) protocolakkoorden met de VAH Voor 1) en 2) moet de aanvraag worden ingediend bij Rago Centraal ( zie Bijzonder decreet betreffende het gemeenschapsonderwijs van 14 juli 1998 art. 23 § 1.ten 4°punt g )

INHOUD •

Financiën & Controle • Registratie ontvangsten • Gebruik gebouwen en infrastructuur • Hospitering

REFERENTIE Verwante procedures: NIHIL

∗

Voltijdse verhuringen betreft lokalen of gebouwen die voor de duur van de verhuring niet meer gebruikt worden door de school. 4

VERANTWOORDELIJKHEIDSMATRIX

1. Voltijdse verhuringen en inhuringen minder dan 9 jaar. Functie

Niveau

Raad van Bestuur

Scholengroep

Hoofd Boekhouding of FME

Scholengroep


Scholengroep

Directeur

Entiteit/domein

Raad van Bestuur

Scholengroep

Verantwoordelijkheid Behandelen aanvragen en opstellen van contracten voor gebruik gebouwen of infrastructuur

Naam

Opvolging betalingen huur en verzekering (*) meedelen aan entiteit/domeinverantwoordelijk e afgesloten contracten Verrichten boekingen Opvolging betalingen (*) Verstrekken van informatie nodig voor berekenen verdeelsleutel Controleplaatsbeschrijving en registratie verrichten Beslissing toe te passen tarieven verhuringen en waarborgen geïndexeerde richtprijzen (bijlage 1) Beslissing toe te passen modaliteiten Behandelen klachten

(*): De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de betalingen, ook deze van de verzekering, kan zowel bij de FME als bij de SGR liggen. Dit is afhankelijk van de rekening waarop de overschrijving gebeurt, respectievelijk de werkrekening van de entiteit of de rekening van de scholengroep. Inhuringen groter dan 25.000 EURO kunnen aan Rago Centraal worden voorgelegd ( zie punt 3.2 omzendbrief 2017)

2. Naschoolse verhuringen Functie

5

Niveau

Verantwoordelijkheid

Naam

Entiteitsdomeinverantwoordelijke of gedelegeerde*

Algemeen directeur of gedelegeerde Financiële medewerker entiteit (= FME)

Entiteit/Domein

Scholengroep Entiteit/Domein/of gedelegeerde

Hoofd Boekhouding

Scholengroep

Financiële medewerker scholengroep (= FMS)

Scholengroep

Behandelen aanvragen en opstellen van overeenkomsten voor gebruik gebouwen of infrastructuur Verlenen van toegang tot de gebouwen of infrastructuur na voorlegging betalingsbewijzen Kennisneming van de aanvragen Opvolging betalingen (*) meedelen aan fin. Cel afgesloten overeenkomsten Verrichten boekingen + controle Opvolging betalingen (*) Controle boekingen

Beslissing toe te passen tarieven verhuringen en waarborgen tarieven Raad van Bestuur (= RvB) Scholengroep Beslissing toe te passen of gedelegeerde modaliteiten Behandelen klachten klachten (*): De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de betalingen kan zowel bij de FME als bij de SGR liggen. Dit is afhankelijk van de rekening waarop de overschrijving gebeurt, respectievelijk de werkrekening van de entiteit of de rekening van de scholengroep. * Domeinverantwoordelijke: De domeinverantwoordelijke wordt aangesteld door de Algemeen Directeur,, die deze functie schriftelijk bekend maakt aan de verantwoordelijken van de entiteiten binnen éénzelfde domein bij de indiensttreding van diens ambt.(zie BDGO art. 30 §4) Als er slechts één verantwoordelijke entiteit per domein is, is deze automatisch domeinverantwoordelijke. Deze taakbeschrijving wordt eveneens schriftelijk door de Algemeen Directeur bekend gemaakt bij de indiensttreding in diens ambt als domeinverantwoordelijke.

Hospitering Functie Raad van Bestuur (= RvB) of gedelegeerde

6

Niveau Scholengroep

Verantwoordelijkheid Behandelen aanvragen hospitering/opstellen van overeenkomsten


Scholengroep


Scholengroep

Directeur

Entiteit / domein

Opvolging betalingen (*)+ sturen van rappels Verrichten boekingen + controle boekingen Opmaken inventaris Verstrekken van informatie nodig voor berekenen verdeelsleutel

(*): De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de betalingen kan zowel bij de FME als bij de SGR liggen. Dit is afhankelijk van de rekening waarop de overschrijving gebeurt, respectievelijk de werkrekening van de entiteit of de rekening van de scholengroep.

AANSLUITING WET

Omzendbrief van 15 februari 2000 kenmerk Argo/VAD/2000-017 betreffende de implementatie van het Nieuw bijzonder decreet (kosten en baten van inhuringen en verhuringen) bijlage 2 Omzendbrief van 18 april 2000 kenmerk Argo/VAD/2000-026 betreffende lasten ten gevolge van huurschade en teruginstaatstellingswerken bij het beëindigen van de huurovereenkomst. bijlage 3 Omzendbrief van 20 mei 2003 kenmerk Argo/730/N/-92-11 betreffende het gebruik van de Gemeenschapsscholen, met uitzondering van de zwembaden bijlage 4. Voor zwembaden gelden de basisprincipes van deze omzendbrief aangevuld met door de Raad van Bestuur vastgelegde bepalingen (tarieven, verzekeringen, e.d.).

7

Besluit van de Vlaamse regering van 6 juli 1999 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de scholengroepen en het centrale niveau van het Gemeenschapsonderwijs .(verder afgekort als BVR) Bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het Gemeenschapsonderwijs vastlegging van de bevoegdheden op financieel vlak . (verder afgekort als BDGO)

1. Voltijdse verhuringen en inhuringen minder dan 9 jaar.

Voorafgaandelijke beslissingen door de Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur dient de goedkeuring te geven aan elke aanvraag tot voltijdse verhuring. De Raad van Bestuur legt de modaliteiten en modelbepalingen vast. Van de bepalingen die in de omzendbrieven zijn opgenomen, kan niet worden afgeweken. Alle beslissingen van de Raad van Bestuur worden schriftelijk kenbaar gemaakt aan de verantwoordelijken van de betrokken entiteiten. ( Controlepunt 1)

PROCEDURE Na de goedkeuring van de Raad van Bestuur, sluit de algemeen directeur het contract af en brengt hij de financiële cel SGR en de domeinverantwoordelijke hiervan op de hoogte met een kopie van het contract. (Controlepunt 2 ). Het contract wordt bewaard op de administratie van de SGR. In geval van een voltijdse verhuurovereenkomst is het verplicht om een contract af te sluiten volgens het model huurovereenkomst in bijlage 5. De registratie van de huurovereenkomst is ten laste van de huurder (zie artikel 19 van model huurovereenkomst). Bij iedere ingebruikname moet er voorafgaandelijk een plaatsbeschrijving ondertekend worden. De plaatsbeschrijving omvat een beschrijving van o.a.: vloeren, plafond, muren, deuren, ramen, verwarming, verlichting, ingebouwde kasten, vaste uitrusting …De aanvragen worden door de financieel medewerker van de SGR sequentieel genummerd en geklasseerd onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur. (controlepunt 3) Om eventuele schade te dekken kan de SGR bijkomend een waarborg vragen voor het gebruik van de gebouwen en infrastructuur. (bijlage 6) De waarborg wordt terugbetaald door de SGR na afloop van het gebruik en nadat door de financieel medewerker van de scholengroep werd vastgesteld dat er geen verdere schulden zijn van de huurder ten opzichte van de SGR, de entiteit of het domein. De financieel medewerker van de scholengroep voegt daarom een bewijs van de historiek van de klant toe aan het document voor terugbetaling. Het hoofd van de boekhouding/de financieel directeur van de SGR controleert en keurt de terugbetaling goed op het document van de waarborg. (controlepunt 4) Bij iedere ingebruikname moeten de verschuldigde bedragen, zowel voor waarborg, voorschotten als verzekeringen per overschrijving betaald zijn.(geen cashgeld) (zie artikel 9) De financiële cel wordt belast met de opvolging van de te ontvangen /of te betalen gelden. De financiële medewerker van de scholengroep dient aanmaningen te sturen naar wanbetalers. (zie procedure debiteurenbeheer) In het geval van verhuring is de financiële cel verantwoordelijk voor een aanpassing van de huurindexprijzen en de financieel medewerker van de scholengroep geeft deze jaarlijks per verjaring van het contract door aan de huurder. ( Controlepunt 5) 8

2. Naschoolse verhuringen

Voorafgaandelijke beslissingen Raad van Bestuur: Naschoolse verhuringen

Van de bepalingen die in de omzendbrief als richtgevend zijn opgenomen, zoals de gebruikte tarieven, waarborgen en de praktische modaliteiten, kan afgeweken worden. De Raad van Bestuur van de scholengroep beslist welke tarieven, waarborgen en andere praktische modaliteiten worden toegepast. Bij ontstentenis van beslissing van de Raad van Bestuur zijn de bepalingen in de omzendbrief van 20 mei 2003 van toepassing. De nieuwe bepalingen dienen per beslissing van de Raad van Bestuur formeel vastgelegd te worden en schriftelijk meegedeeld te worden aan de verschillende entiteiten van de scholengroep. ( Controlepunt 1 ) PROCEDURE De verenigingen en personen die in aanmerking komen voor het gebruik van de infrastructuur richten hun aanvraag voor het plaatsvinden van de activiteit aan de domeinverantwoordelijke – of de door hem schriftelijk bevestigde gedelegeerde, die instaat voor de infrastructuur welke ter beschikking kan worden gesteld. De aanvraag gebeurt door het invullen van een standaardformulier “Aanvraag gebruik gebouwen en infrastructuur” (zie Bijlage 7). Elk formulier tot aanvraag krijgt een verkoopfactuur en wordt verwerkt in de officiële boekhouding. (controlepunt 2) Om eventuele schade te dekken kan de entiteit of de SGR bijkomend een waarborg vragen voor het gebruik van de gebouwen en infrastructuur. De waarborg zal terugbetaald worden na afloop van het gebruik en nadat vastgesteld wordt dat er geen verdere schulden zijn van de huurder ten opzichte van de entiteit of het domein. De rekenplichtige voegt daarom een kopie van de historiek van de klant aan het document voor terugbetaling toe. De verantwoordelijke entiteit controleert en keurt de terugbetaling goed op het waarborgdocument. De domeinverantwoordelijke of de door hem schriftelijk bevestigde gedelegeerde vervolledigt, ondertekent en dateert de aanvraag voor goedkeuring. Er wordt duidelijk vermeld vanaf welke datum de verhuurovereenkomst in werking treedt. Op het aanvraagdocument staat het bankrekeningnummer vermeld waarop de huurder de verschuldigde bedragen dient te storten. (controlepunt 3) De toestemming wordt verleend op voorwaarde dat de aanvrager er zich toe verbindt vóór de ingebruikneming: a) de verschuldigde som, berekend op basis van de vastgestelde tarieven, samen met de eventuele waarborg, te storten op de werkrekening van de entiteit of op de rekening van de scholengroep. b) de verschuldigde som, vastgesteld overeenkomstig de bepalingen van de afgesloten polis, te storten voor de verzekering tegen brand aan Ethias te Hasselt of het betalingsbewijs van een verzekeringsmaatschappij die een zelfde dekking verleent. c) de verschuldigde som, vastgesteld overeenkomstig de afgesloten polis, te storten voor de verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid aan Ethias te Hasselt 9

(indien de gebruiker zelf geen verzekeringspolis voorlegt) of het betalingsbewijs van een verzekeringsmaatschappij die een zelfde dekking verleent. De verschuldigde bedragen moeten minstens vijftien dagen vóór de datum van ingebruikneming op de daartoe aangegeven bankrekening van de entiteit te worden gestort. Er worden geen cashbetalingen aanvaard. De domeinverantwoordelijke voegt de betalingsbewijzen aan het aanvraagformulier toe, alsook het bewijs dat de noodzakelijke verzekeringen in orde en betaald zijn. Het origineel wordt chronologisch bijgehouden door de verantwoordelijke. (controlepunt 4) Vervolgens gaat één kopie naar de aanvrager en wordt de andere kopie van het aanvraagformulier ter kennisgeving verstuurd naar de financiële cel van de scholengroep. Op basis van het ontvangen formulier worden in de financiële cel van de scholengroep de nodige boekingen gedaan. (controlepunt 5) De FME of de financiële cel doet de verdere opvolging van de betalingen en geeft indien voorkomend de nodige indexaanpassingen door aan de huurder. De gebruiker wordt enkel toegang verleend tot de gebouwen of de infrastructuur indien: ( Controlepunt 6) a) een bewijs van betaling van alle verschuldigde sommen voorgelegd wordt. b) Indien waarborg gevraagd: een bewijs van betaling van de waarborg kan worden voorgelegd c) een afschrift van de afgesloten polissen wordt voorgelegd waaruit blijkt dat deze voorzien in dezelfde waarborgen als deze die door het Gemeenschapsonderwijs bij Ethias zijn onderschreven plus het betalingsbewijs. d) de aanvrager in kennis wordt gesteld van de ter zake geldende voorwaarden en reglementen. e) de voorgeschreven antwoordbrief (zoals vermeld in de omzendbrief Hoofdstuk III, Gemeenschappelijke bepalingen – punt 2) tijdig opgestuurd wordt naar Ethias. Wordt de toestemming geweigerd, dan deelt de domeinverantwoordelijke of de door hem schriftelijk bevestigde gedelegeerde de reden van weigering mee op het aanvraagformulier. De aanvrager kan tegen deze weigering beroep aantekenen. Hij bezorgt zijn bezwaar aan de domeinverantwoordelijke of gedelegeerde en een afschrift hiervan aan de Raad van Bestuur of gedelegeerde. Dezelfde procedure kan worden gevolgd indien de aanvrager oordeelt dat de door de scholengroep vastgestelde tariefstructuur niet correct wordt toegepast. ( Controlepunt 7 ) De financiële cel van de scholengroep kan ten allen tijde steekproefgewijs ter plaatste controle uitoefenen of alle geregistreerde aanvragen correct georganiseerd worden. Deze controle dient minstens 2 keer per jaar onaangekondigd plaats te vinden. (Controlepunt 8) 3. Hospitering Definitie hospitering: een overeenkomst tussen twee scholengroepen waarin wordt gesteld dat beide scholengroepen van een zelfde net gebruik kunnen maken van de schoolinfrastructuur binnen de respectievelijke scholengroepen, zonder dat zij daarvoor huur betalen/ontvangen maar waar zij mogelijk wel een kostenvergoeding voor betalen/ontvangen. 10

Beslissingsbevoegdheid op niveau van Raad van Bestuur

De Raad van Bestuur is bevoegd voor het sluiten van overeenkomsten inzake de huur en de verhuring van gebouwen, de duur van de overeenkomsten inzake verhuring van gebouwen is niet langer dan 9 jaar. (BZD art.23$1 g) De scholengroep is slechts de gebruiker van de onroerende goederen die hij nodig heeft voor zijn onderwijs. Voor de periodes dat scholengroep -y een gebruik maakt van (gedeelte van) gebouwen toegewezen aan scholengroep -x, kan de scholengroep -x slechts een tussenkomst vragen voor reëel gemaakte werkings -/exploitatiekosten (nutskosten, poetsen, …). PROCEDURE De domeinverantwoordelijke dient de nodige informatie aan de financiële cel aan te reiken, teneinde de verdeelsleutel op te stellen. De kostenverdeelsleutel wordt het best door een overeenkomst tussen partijen bepaald. Indien dit niet mogelijk blijkt, is het aangewezen dat de financiële cel zich laat leiden door de (analytische) boekhouding. ( Controlepunt 1 ) De Raad van Bestuur stelt de overeenkomst op en na goedkeuring van de Raden van Bestuur van beide partijen, wordt een kopie van de beslissing door beide partijen aan de hen respectievelijke domeinverantwoordelijken en financiële cellen. ( Controlepunt 2) De financiële cel boekhouding in de SGR wordt belast met de financiële opvolging. ( Controlepunt 3 )

EINDE VAN DE PROCEDURE CONTROLEPUNTEN 1.Voltijdse verhuringen en inhuringen Ref. CP-1 CP-2 CP-3

Beschrijving van de controle Goedkeuring door de Raad van Bestuur (de RvB kan een aantal modaliteiten en modelbepalingen vastleggen) Goedkeuren van het contract Opvolgen van de betalingen, controle bewijs van verzekering, waarborg en betalingen.

Door Raad van Bestuur Raad van Bestuur Boekhouding SGR 24

2.Naschoolse verhuringen Ref. CP-4 CP-5

Goedkeuren aanvraag naschoolse verhuringen

CP-6

Opvolgen van de betalingen

CP-7

Behandelen van klachten Controle bewijs van betaling van huur, verzekeringspolissen en eventuele waarborg

CP-8 11

Beschrijving van de controle Formele goedkeuring door de Raad van Bestuur (tarieven; waarborgen; modaliteiten, delegatie )indien afgeweken wordt van de richtgevende bepalingen zoals vermeld in de Omzendbrief met kenmerk Argo/730/N/-92-11

Door Raad van Bestuur domeinverantwoordelijke Financiële medewerker entiteit of Boekhouding SGR 24 Raad van Bestuur domeinverantwoordelijke

3.Hospitering Ref. CP-9

Beschrijving van de controle Opmaken van de overeenkomst en doorgeven kopies aan financiële cel en domeinverantwoordelijke

CP-10

Doorgeven informatie financiële cel

CP-11

Opvolgen van de betalingen en boekingen

Door Raad van Bestuur domeinverantwoordel ijke Hoofd boekhouding

Bijlage 6: Standaardformulier “Aanvraag gebruik gebouwen en infrastructuur” Het Gemeenschapsonderwijs

Volledige benaming en adres van de Scholengroep

Aanvraag gebruik van de gebouwen infrastructuur van de Gemeenschapsscholen I. In te vullen door de aanvrager Ondergetekende, Naam:……………………………………………………………………………………………………………… Voornaam: ……………………………………………………………………………………………………….… Adres:……………………………………………………………………………………………………………… ..……………………………………………………………………………………………………………………… handelend in naam van en verantwoordelijk voor 1: ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .. .. .. .. .. ... ... ... ... ... ... ... .... ... .. . ……………………………………………………………... ... ... ... ... ... ... .. .. .. ... .... .... ... .... ... .. .... vraagt het gebruik van volgende infrastructuur:……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………….. ... ...……………… ……………………………………………………………………………………….……………… van de onderwijsinrichting: …………………………………………………………………………………………... ... ... ... ... ... gelegen te: ………………………………………………………………………………………………………. behorende tot de scholengroep: ……………………………………………………………………………………... ... ... ... ... ... ... .. . tijdens volgende uren, dagen, maanden: …………………………………………………………………………… ..... ... ... ... ... .. .. .. ... .... .... ..…………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………….……………………… ……………………………………………………………………………………………………..……………………… ………………………………………………………………………………..…………………………………………… …………………………………………………………..……………………… Doel van het gebruik: ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………. Ondergetekende gaat de verbintenis aan zich te houden aan de ter zake geldende voorwaarden en reglementen waarvan hij (zij) kennis genomen heeft. Datum: …………………………………………………………………………………………………………….. Naam: ……………………………………………………………………………………………………………… 12

Handtekening: ………………………………………………………………………………………..……………. 1

voor de verenigingen de benaming voluit schrijven

II. In te vullen door de entiteitsdomeinverantwoordelijke of gedelegeerde a)

De toestemming wordt verleend op voorwaarde dat de aanvrager er zich toe verbindt: 1. de som van ………EUR te storten op rekeningnummer ……………………………………. van de scholengroep met als reden van betaling “ gebruik infrastructuur en naam gebruiker”. 2.

de som van ………………..EUR te storten voor verzekering tegen brand op rekeningnummer 091-0035530-57 van Ethias te Hasselt. ( indien de gebruiker zelf geen verzekeringspolis voorlegt )

3.

de som van ………………..EUR te storten voor verzekering voor burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid op hetzelfde rekeningnummer (indien de gebruiker zelf geen verzekeringspolis en polisnummer voorlegt).

b) De toestemming wordt niet verleend om volgende reden: ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… De aanvrager kan tegen deze weigering beroep aantekenen. Hij bezorgt zijn bezwaar aan de entiteitsdomeinverantwoordelijke of gedelegeerde en een afschrift hiervan aan de Raad van Bestuur of gedelegeerde. Dezelfde procedure kan worden gevolgd indien de aanvrager oordeelt dat de door de scholengroep vastgestelde tariefstructuur niet correct wordt toegepast

c)

d)

Berekening van de vergoeding ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… Waarborg

Datum: Handtekening entiteitsdomeinverantwoordelijke of gedelegeerde 1

Datum van betaling

voor de verenigingen aangeduid met afkorting e.d : ook de benaming voluit schrijven.

13

Boekingsschema’s

1. Voltijdse verhuringen en inhuringen 1.1 Inhuring Goedkeuring inhuring Dt 6165 Huur gebouwen en lokalen (periodieke betaling huur) @ Ct 55 kredietinstellingen Betaling waarborg Dt 288 Borgtochten betaald in contanten @ Ct 55 Kredietinstellingen Terugbetaling waarborg Dt 55 Kredietinstellingen @ Ct 288 Borgtochten betaald in contanten

Eindejaarsverrichtingen

Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode -

-

Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig geboekt ( de huur met betrekking tot de maand december wordt maar in januari geboekt) Dt 6165 Huur gebouwen en lokalen @ Ct 492 Toe te rekenen kosten Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds geboekt ( vb. de huur voor de maand januari zit al verrekend in de factuur van december) Dt 490 Over te dragen kosten @ Ct 6165 Huur gebouwen en lokalen

Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt.

1.2 Voltijdse verhuring bij afsluiten contract en storting van de waarborg 55 Kredietinstellingen @ 488 Borgtochten ontvangen in contanten na afsluiten contract, op moment dat termijnbetalingen ontvangen worden 55 Kredietinstellingen @ 74300 verhuring gebouwen Bij terugbetaling waarborg 488 Borgtochten ontvangen in contanten @ 55 Kredietinstellingen

Eindejaarsverrichtingen

Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig ontvangen (de huur van december wordt pas in januari geboekt) Dt 491 Verkregen opbrengsten 14

-

@ Ct 74300 verhuring gebouwen Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds ontvangen (de huur van januari wordt reeds in december geboekt) Dt 74300 verhuring gebouwen @ Ct 493 Over te dragen opbrengsten

Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt.

2. Naschoolse verhuringen •

Bij goedkeuring verhuring en opstellen factuur: Dt 40 Vorderingen @ Ct 74310 verhuring schoolinfrastructuur

•

Bij opmaak creditnota Dt 74310 verhuring schoolinfrastructuur @ Ct 40 Vorderingen

•

Bij huurontvangst Dt 55 Kredietinstellingen @ 40 Vorderingen

•

Bij betaling waarborg: Dt 55 Kredietinstellingen @ Ct 488 Borgtochten ontvangen in contanten (waarborg)

. •

•

Terugbetaling waarborg: Dt 488 Borgtochten ontvangen in contanten @ Ct 55 Kredietinstellingen Dubieuze debiteuren: Dt 407 Dubieuze vorderingen @ Ct 40 Vorderingen Bij elk nieuw boekjaar wordt de waardering van de vordering herzien. (zie eindejaarsverrichtingen) De dubieuze vorderingen worden gewaardeerd. Dt 634100 Waardevermindering op handelsvorderingen @ Ct 409 Geboekte waardevermindering (-) Indien blijkt dat de reeds geboekte waardeverminderingen te hoog ingeschat werden. Dt 409 Geboekte waardevermindering @ Dt 634100 waardevermindering op handelsvorderingen

De Raad van Bestuur beslist dat de dubieuze vordering volledig als verloren beschouwd wordt: Dt 642 minderwaarde op de realisatie van werkingsvorderingen Dt 409 geboekte waardeverminderingen(-) (zie eindejaarsverrichtingen) @ 407 Dubieuze debiteuren Indien de huurder toch nog een deel van de factuur betaald bij beslissing van de Raad Dt 55 Kredietinstellingen Dt 409 Geboekte waardeverminderingen (-) Dt 642 minderwaarde op de realisatie van werkingsvorderingen @ 407 Dubieuze debiteuren Indien de volledige debiteur afgeboekt werd als waardevermindering maar er wordt toch nog betaald door de huurder Dt 55 Kredietinstellingen Dt 409 Geboekte waardeverminderingen (-) @ Ct 742 Geboekte meerwaarde op de realisatie van werkingsvorderingen @ Ct 407 Dubieuze debiteuren 15

Eindejaarsverrichtingen Op 31/12 werd de factuur nog niet opgemaakt maar vóór de jaarafsluiting opgemaakt werd, werd de factuur intussen wel opgemaakt. - Dt 414 Te innen opbrengsten @ Ct 74310 verhuring schoolinfrastructuur Op 31/12 werd de creditnota nog niet opgemaakt maar vóór de jaarafsluiting opgemaakt werd, werd de creditnota intussen wel opgemaakt. - Dt 74310 verhuring schoolinfrastructuur @ Ct 445 op te maken creditnota Deze boeking wordt rechtgezet bij de opmaak van de definitieve factuur/ creditnota Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de factuur voor de periode tot op 31/12/N nog niet geboekt (vb. de factuur van december wordt pas geboekt in N+1) Dt 491 Verkregen opbrengsten @ Ct 74310 verhuring schoolinfrastructuur - Op 31/12/N werd de factuur voor de periode na 31/12/N reeds geboekt (vb. de factuur van januari werd reeds geboekt in december) Dt 74310 verhuring schoolinfrastructuur @ Ct 493 Over te dragen opbrengsten Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. Dubieuze vorderingen: Bij elk nieuw boekjaar wordt de waardering van de vordering herzien. (zie eindejaarsverrichtingen) De dubieuze vorderingen worden gewaardeerd. Dt 634100 Waardevermindering op handelsvorderingen @ Ct 409 Geboekte waardevermindering (-) Indien blijkt dat de reeds geboekte waardeverminderingen te hoog ingeschat werden. Dt 409 Geboekte waardevermindering @ Dt 634100 waardevermindering op handelsvorderingen

3. Hospiteren 3.1 Opbrengsten uit hospitering Bij opmaak factuur hospiteren Dt 40 Vorderingen op gebruik infrastructuur (per debiteur) @ Ct 74305 Inkomsten uit hospitering Bij opmaak creditnota 16

Dt 74305 Inkomsten uit hospitering @ 40 Vorderingen Bij betaling factuur door andere SGR Dt 55 Kredietinstellingen @ Ct 40 Vorderingen op gebruik infrastructuur (per debiteur)

Eindejaarsverrichtingen Op 31/12 werd de factuur nog niet opgemaakt maar voor de opmaak van de jaarafsluiting werd de factuur intussen wel opgemaakt. - Dt 414 Te innen opbrengsten @ Ct 74305 Inkomsten uit hospitering Op 31/12 werd de creditnota met betrekking nog niet opgemaakt maar voor de opmaak van de jaarafsluiting werd de creditnota intussen wel opgemaakt. - Dt 74305 Inkomsten uit hospitering @ Ct 445 Op te maken creditnota’s Deze boeking wordt rechtgezet bij de opmaak van de definitieve factuur/creditnota Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode - Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig geboekt. (vb. de huur van december wordt pas in januari geboekt) Dt 491 Verkregen opbrengsten @ Ct 74305 Inkomsten uit hospitering - Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds geboekt (vb. de huur van januari wordt in december geboekt. ) Dt 74305 Inkomsten uit hospitering @ Ct 493 Over te dragen opbrengsten Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt.

3.2.Kosten als gevolg van hospiteren Bij ontvangst factuur Dt 61651 Hospitering VAH of SGR @ Ct 44 Leveranciers Bij ontvangst creditnota Dt 44 Leveranciers @ Ct 61651 Hospitering VAH of SGR Bij betaling factuur: Dt 44 Leveranciers @ Ct 55 Kredietinstellingen

Eindejaarsverrichtingen Op 31/12 werd de factuur met betrekking tot december nog niet ontvangen maar in de periode voor jaarafsluiting, werd de factuur intussen wel ontvangen. Dt 61651 hospitering VAH of SGR @ 444000 te ontvangen facturen Op 31/12 werd de creditnota met betrekking tot de periode voor 31/12/N nog niet ontvangen maar voor de opmaak van de jaarafsluiting werd de creditnota intussen wel ontvangen. - Dt 4141 Te ontvangen creditnota @ Ct 61651 hospitering VAH of SGR 17

Deze boeking wordt rechtgezet bij de opmaak van de definitieve factuur/creditnota Kosten en opbrengsten toewijzen aan de betreffende periode -

-

Op 31/12/N werd de huur tot op 31/12/N nog niet volledig geboekt. (vb. de factuur van december wordt pas in januari geboekt) Dt 61651 Hospitering VAH of SGR @ Ct 492 Toe te rekenen kosten Op 31/12/N werd de huur voor een periode na 31/12/N reeds geboekt (vb. de factuur van januari wordt reeds in december geboekt. ) Dt 490 Over te dragen kosten @ Ct 61651 Hospitering VAH of SGR

Op 01/01/N+1 worden de boekingen tegen geboekt. Gelieve bij onduidelijkheden over de boekingswijzen contact op te nemen met Rago centraal.

BIJLAGEN

Bijlage1

MINIMUMPRIJZEN. Geïndexeerde Richtprijzen ( index mei 2005 ) De minimum richtprijzen, op jaarbasis, voor de verhuur van eigendommen voor het gemeenschapsonderwijs bedragen voor : 18

1.

Duurzaam instapklare gebouwen met eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder

2.

Duurzaam instapklare gebouwen zonder eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder

3.

Voorlopig instapklare gebouwen met eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder

€ 14,05/m²

4. Voorlopig instapklare gebouwen zonder eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder € 11,71/m²

5.

Groenzones

6.

Verharde gedeeltes

19

€ 0,78/m² € 1,56/m²

€ 24,99/m² € 18,74/m²

Materiële en financiële organisatie – gebouwen materieel beheer

Bijlage 2

1040 Brussel, 15 februari 2000 Titel:

Implementatie van het Nieuwe bijzonder decreet. Kosten en baten van inhuring en verhuringen. Aanwending van de middelen verkregen door verkoop van onroerende goederen.

Ons kenmerk: ARGO/VAD/2000 – 017 Doelgroep(en):

afgevaardigd bestuurder

instellingshoofd

lokale bestuursorganen basisonderwijs

centraal bestuurde onderwijsinstellingen

buitengewoon basisonderwijs

autome internaten

voltijds secundair onderwijs

psycho-medisch-sociale centra

buitengewoon secundair onderijs

pedagogische begeleidingsdienst

deeltijds beroepssecundair onderwijs

onderwijs voor sociale promotie

Deeltijds kunstonderwijs

Inlichtingen: Verhuring/Inhuringen: Patrick Körmöczi/Daniël De Mey (050)39 39 29 Vervreemding: Rudy Gheyskens: (09)242 48 08

VAD / 2000 - 017 versie 1.0 geldig va n af

20

Pagina 1 van 4

01-01-2000

Vindplaats: 33.12.RH


Implementatie van het Nieuwe bijzonder decreet. Kosten en baten van inhuring en verhuringen. Aanwending van de middelen verkregen door verkoop van onroerende goederen. Samenvatting:

1

Deze omzendbrief behandelt het beheer van het onroerend patrimonium van het Gemeenschapsonderwijs door de Raad van het Gemeenschapsonderwijs (RAGO) en de scholengroepen (SGR) vanaf 01-01-2000

Algemeen Op 18 november beslisten de leden van de Centrale Raad de voorgestelde visie over het beheer van het onroerend patrimonium (dossier CR/99/267 en CR/99/274) ter discussie voor te leggen op de bijeenkomst van de voorzitters van colleges van directeurs die zou plaatsvinden op 1 december 1999. In hun zitting van 9 december 1999 hebben de leden van de Centrale Raad zich akkoord verklaard met de hierna genoemde visie over het beheer van het patrimonium. Deze visie werd door de voorzitters van colleges van directeurs op hun vergadering van 1 december 1999 goedgekeurd.

2

V e r hu r i ng

2.1

Op 1 januari 2000 is het domein geheel of gedeeltelijk verhuurd of geheel beschikbaar voor verhuring Een gedeelte van het domein is op 1 januari 2000 verhuurd, de rest wordt gebruikt door het Gemeenschapsonderwijs: • De scholengroep behoudt vanaf 1-1-2000 de verantwoordelijkheid over het hele domein. • De RAGO draagt het verhuurcontract over aan de scholengroep. • De scholengroep ontvangt de opbrengsten uit de verhuring en staat in voor het onderhoud van het gehele domein, inclusief het verhuurde gedeelte.

Het gehele domein is verhuurd of beschikbaar voor verhuring: In dit geval gaat men ervan uit dat het domein geen band heeft met een bepaalde scholengroep. De RAGO: • ontvangt de opbrengsten uit reeds afgesloten verhuringen; • kan in de toekomst verhuurcontracten afsluiten voor het domein en de opbrengst innen; • staat in voor het onderhoud van het domein. Dit onderhoud zal gefinancierd worden met de opbrengst van de verhuring. Wat overblijft komt in de centrale pot voor de grote infrastructuurwerken.


21

Pagina 2 van 4

01-01-2000

Vindplaats: 33.12.RH

Materiële en financiële organisatie – gebouwen materieel beheer 2.2 Op 1 januari 2000 is het domein volledig in gebruik door het Gemeenschapsonderwijs

Een gedeelte van het domein komt beschikbaar voor verhuring, de rest blijft in gebruik door het Gemeenschapsonderwijs: De scholengroep: • behoudt de verantwoordelijkheid over het hele domein; • sluit het verhuurcontract af en ontvangt de opbrengst uit de verhuring; • staat in voor het onderhoud van het gehele domein, inclusief het verhuurde gedeelte. Het gehele domein komt beschikbaar voor verhuring. In dit geval komt het domein terug onder beheer van de RAGO. De RAGO: • sluit (als enige) een verhuurcontract af voor het domein en int de opbrengsten; • staat in voor het onderhoud van het domein. Dit onderhoud zal gefinancierd worden met de opbrengst van de verhuring of uit de middelen voor grote infrastructuurwerken als de opbrengst ontoereikend is of het domein niet verhuurd geraakt.

Het (eventuele) saldo wordt als volgt verdeeld: • gedurende de eerste drie jaar wordt het doorgestort aan de scholengroep; • vanaf het vierde jaar wordt het toegevoegd aan de ‘centrale pot’ voor grote infrastructuurwerken en nieuwbouw. 3

I n hu ring en

3.1

Inhuringen afgesloten vóór 1 januari 2000 De scholengroepen nemen de contracten voor deze inhuringen over. Zij dienen deze inhuringen vanaf 1-12000 te financieren uit hun werkingsmiddelen. Indien de huurprijs m e e r dan 1 miljoen frank per jaar b e d r a a g t , compenseert de

RAGO de kosten van de inhuring door de werkingsmiddelen van de betrokken scholengroep te verhogen met een bedrag gelijk aan de huurprijs min 1 miljoen frank. 3.2

Inhuringen afgesloten na 1 januari 2000 De scholengroepen kunnen op eigen initiatief contracten afsluiten voor inhuringen. Zij dienen deze te financieren vanuit de werkingsmiddelen. Indien de huurprijs m e e r dan 1 miljoen frank per jaar b e draag t, en op voorwaarde dat de

scholengroep voor de inhuring voorafgaandelijk het akkoord van de RAGO heeft verkregen, compenseert de RAGO de kosten van de inhuring binnen het kader van zijn toegewezen bevoegdheid van beheer van onroerende goederen (art. 36.6°) door de werkingsmiddelen van de betrokken scholengroep te verhogen met een bedrag gelijk aan de huurprijs min 1 miljoen frank.

VAD / 2000 - 017 versie 1.0 geldig vanaf 01-01-2000

22

Pagina 3 van 4 Vindplaats: 33.12.RH



4

Gebruik

onroerende in frastructuur

door meerdere scholengroepen De scholengroep is slechts de gebruiker van de onroerende goederen die hij nodig heeft voor zijn onderwijs. Voor de periodes dat scholengroep-y een gebruik maakt van (gedeelte van) gebouwen toegewezen aan scholengroep-x, kan de scholengroep-x slechts een tussenkomst vragen voor reëel gemaakte werkings-/exploitatiekosten (nutskosten, poetsen, …). Dit gebeurt het best door een overeenkomst tussen partijen te sluiten. Indien dit niet mogelijk blijkt, is het aangewezen zich te laten leiden door de (analytische) boekhouding.

5

Aanwending inkomsten uit vervreemding onroerende

goederen Van de nett o-opbrengst (dit is na aft rek van kosten voor publiciteit, bodematt est, eventuele opmetingen, …) verkregen uit de verkoop van onroerende goederen, waarvan de raad van bestuur van de scholengroep na 1 jan uari 2000 het voorstel tot desaffectatie aan het centrale niveau heeft gedaan : 1. ontvan gt de scholengroep rechtstreeks 20 % via de middelen kleine nfr astructuurwerken. Dit bedrag wordt evenwel begrensd tot maximaal 20 % van de verkregen dotaties ‘Eigenaarsonderhoud’ en ‘Kleine infrastructuurwerken’. Indien dit bedrag kleiner is dan 1 miljoen fr ank wordt het verkoopbedrag (beperkt tot 1 miljoen) integraal overgemaakt aan de scholengroep. 2. kan de raad van bestuur van de scholengroep ten belope van 80 % van het resterende gedeelte voorstellen formuleren om via nieuwbouw en/of grote infr astructuurwerken de reële en pri oritaire noden in de scholengroep qua infr astructuur te lenigen. Deze voorstellen moeten leiden tot rationalisatie en/of verhoging van de functionaliteit van de onroerende infr astructuur binnen de scholengroep. 3. wordt de resterende 20 % vanuit het oogpunt van een solidariteitspri ncipe centraal beheerd en bestemd.

23

01-

01-2000

Bijlage 3: Materiële en financiële organisatie - gebouwen materieel en financieel beheer

materieel beheer verhuur infrastructuur

1000 Brussel, 18 april 2000

Titel: Ons kenmerk :

Ons kenmerk: Doelgr ( )

Lasten ten gevolge van huurschade en teruginstaatstellingswerken bij het beëindigen van de huurovereenkomst ARGO /VAD 12000 - 026

ARGO / VAD 12000 - 026 algemeen directeur bestuursorganen scholengroep basisonderwijs buitengewoon basisonderwijs voltijds secundair onderwijs buitengewoon secundair onderwijs deeltijds beroepssecundair onderwijs deeltijds kunstonderwijs

Inlichtingen:

24

(050)39 39 29 Patrick Körmöczi / Daniël De Mey Manitobalaan 48 bus 1 8200 SINT-ANDRIES Zie ook telefoonlijst in Kaderblad rubriek 40.04

instellingshoofd schoolraden onderwijs voor sociale promotie autonome internaten CLB’s pedagogische begeleidingsdienst personeelsleden instellingen

Materiële en financiële organisatie – gebouwen materieel en financieel beheer

materieel beheer verhuur infrastructuur

Lasten ten gevolge van huurschade en teruginstaatstellingswerken bij het beëindigen van de huurovereenkomst samenvatting:

Bij het beëindigen van een huurovereenkomst wordt een tegensprekelijke staat van bevinding opgemaakt. Een vergelijking met de staat van bevinding bij ingang van de overeenkomst laat toe de huurschade vast te stellen. Indien aanpassings- en/of inrichtingswerken werden uitgevoerd kan de verhuurder in bepaalde gevallen een werderinstaatstelling of een vergoeding eisen. In deze omzendbrief worden een aantal principes inzake de financiële verantwoordelijkheid van de Scholengroepen en van de Raad voor het Gemeenschapsonderwijs bij huurschade vastgelegd.

toelichting De omzendbrief ARGO/VAD/1999 – 051 / 16-11-1999 met als titel “Bevoegdheidsverdeling uitvoering infrastructuurwerken” bevat een overzicht van de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Raad voor het Gemeenschapsonderwijs en de scholengroepen betreffende de uitvoering van infrastructuurwerken. Het Bijzonder Decreet betreffende het Gemeenschapsonderwijs van 14 juli 1998 legt de bevoegdheden vast betreffende het sluiten van overeenkomsten inzake de huur en de verhuring van gebouwen en inzake de planning en de uitvoering van grote en kleine infrastructuurwerken. De Centrale Raad van het Gemeenschapsonderwijs heeft in zitting van 23 maart 2000, agendapunt CR/2000.04/6.5 zich akkoord verklaard met de hiernavolgende principes inzake de huurschade en de werderinstaatstelling waarvan sprake in de samenvatting.

De scholengroepen dragen de financiële verantwoordelijkheid voor: 1. 2.

de gewone of normale huurschade en de huurschade ten gevolge van slecht huurdersonderhoud, slecht beheer, vandalisme, vorstschade, … ; de werken nodig om de inhuring in zijn oorspronkelijke staat te stellen naar aanleiding van uitgevoerde kleine infrastructuurwerken;

3.

alle gevolgen van rechtsgedingen.

De Raad voor het Gemeenschapsonderwijs draagt de financiële verantwoordelijkheid voor: de werken nodig om de inhuring in zijn oorspronkelijke staat te stellen naar aanleiding vandoor het Gemeenschapsonderwijs uitgevoerde werken die in het kader van het nieuw Bijzonder Decreet betreffende het Gemeenschapsonderwijs gecatalogeerd kunnen worden als grote infrastructuurwerken.

Bijlage 5

25

Afsluiten van overeenkomsten verhuur van onroerende goederen

voor

de

huur

en

Ingevolge het bijzonder decreet van 14-07-1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs, Hoofdstuk III afdeling 2B, artikel 23 § 1.4.g, zijn de scholengroepen vanaf 1-1-2000 gemachtigd tot het sluiten van overeenkomsten inzake de huur en verhuur van gebouwen. Verhuurovereenkomsten met een huurtermijn langer dan 9 jaar daarentegen blijven echter tot de centrale bevoegdheid behoren. Hierna volgt een opsomming van de aandachtspunten die van belang zijn voor het afsluiten van dergelijke overeenkomsten.

I. INHURINGEN 1. Termijnen

2.

3.

1.1.

De vaststelling van de huur- en opzegtermijn is vrij overeen te komen tussen de partijen. Huurcontracten werden gewoonlijk afgesloten voor periodes van jaar tot jaar / 3 jaar/ 3 – 6 – 9 jaar, met opzegtermijnen van 3 tot 6 maanden vóóraf. Naargelang de omstandigheden kan hiervan worden afgeweken.

1.2.

Voor zover dit zou mogelijk blijken bij de onderhandelingen en mits het uitdrukkelijk akkoord van de verhuurder, kan er altijd gestreefd worden om in het contract een speciale clausule in te lassen die bepaalt dat wanneer gebouwen gekocht, gebouwd of ter beschikking wordt gesteld van de desbetreffende onderwijsinrichting, de huur voortijdig kan opgezegd worden mits een nader te bepalen opzegperiode.

1.3.

Wanneer blijkt dat dergelijke clausule niet mogelijk is, dan kan, in voorkomend geval onderhandeld worden met de eigenaar om het contract voortijdig te beëindigen. Over de voorwaarden van deze minnelijke verbreking kan tussen partijen vrij onderhandeld worden.

Huurprijs 2.1.

Over de bepaling van de huurprijs dient tussen partijen onderhandeld te worden. Er dient hier echter zoveel als mogelijk naar gestreefd om een redelijke huurprijs te bedingen die gelijk is aan de marktwaarde.

2.2.

In geen geval mogen de kosten en lasten begrepen zijn in de basishuurprijs. Deze moeten in afzonderlijke bepalingen in het contract worden vermeld.

2.3.

Eventuele herziening van de huurprijs kan slechts gebeuren op het tijdstip dat de termijn aan de huurovereenkomst komt te vervallen.

Indexering 3.1.

26

Wanneer het contract een aanpassing van de huurprijs aan de kosten van levensonderhoud voorziet, dan is men verplicht de wettelijke indexeringsformule toe te passen.

3.2.

Deze indexering kan slechts éénmaal per jaar worden toegepast en dit op de verjaardag van de inwerkingtreding van het contract, overeenkomstig onderstaande formule: basishuurprijs x nieuwe index (gezondheidsindex)* aanvangsindex** * Aanvangsindex is deze van de maand die voorafgaat aan de inwerkingtreding van het contract. **

4.

5.

De nieuwe index is deze van de maand die voorafgaat aan de maand van de verjaarding van de inwerkingtreding van het contract. Vanaf 1-1-1994 worden ook huurprijzen gekoppeld aan de gezondheidsindex teneinde de verhoging van huurprijzen te beperken.

Kosten en lasten 4.1.

Alle belastingen die door openbare besturen worden geheven zijn ten laste van de huurder, pro rata de bezette ruimtes. Het zijn immers lasten die slaan op het gebruik of genot van het gehuurde goed (bvb. belasting op afvalwater; ophaling huisvuil enz…).

4.2.

De onroerende voorheffing zijnde een belasting op het goed zelf, is normaal ten laste van de verhuurder; zeker wanneer de woninghuurwet van toepassing is…

4.3.

Bij de huur van een garage (of standplaats in een garage) voor de berging van een schoolbus, is het de verhuurder, in bepaalde gevallen, wettelijk toegestaan BTW aan te rekenen aan de huurder

4.4.

De kosten voor abonnement en verbruik van water, elektriciteit, gas, telefoon, enz… zijn uiteraard eveneens ten laste van de huurder

4.5.

Het staat de partijen vrij om te bepalen welke bijkomende lasten in het contract aan de huurder kunnen worden opgelegd (bvb. onderhoud van gemene delen; liften; ventilatie, enz….).

Overdracht van huur en onderhuur

Het is de huurder niet toegestaan om, zonder uitdrukkelijk akkoord van de verhuurder, het goed of een gedeelte ervan onder te verhuren.

6.

Waarborg 6.1.

27

Het kan voorkomen dat door de verhuurder bij het begin van de huur, een waarborg wordt gevraagd gelijk aan maximum 3 maanden huur. Het is gebruikelijk dat dit bedrag dan door de huurder op een geblokkeerde bankrekening wordt gezet, zodat bij de vrijgave ervan de handtekening van verhuurder is vereist. Alhoewel deze procedure enkel door de woninghuurwet wordt opgelegd, is het aan te bevelen om dezelfde regeling toe te passen voor de huur van bvb. lokalen, werkplaatsen enz…

7.

6.2.

Er is echter geen enkele verplichting om een waarborg te vestigen. Alleen de overeenkomst kan de vestiging van een huurwaarborg opleggen.

6.3.

Tot op heden werden door de diensten van het Gemeenschapsonderwijs nooit een huurwaarborg betaald gezien de betalingen van de huurprijzen meestal zes maanden vooruit werden gestort, wat op zich reeds een vorm van waarborg inhield.

Herstellingen en onderhoud 7.1.

De verhuurder moet het goed bij het begin van de huur in een huurbare staat afleveren. Dit betekent ondermeer dat het gebouw moet voorzien zijn van alle nutsvoorzieningen enz…

7.2.

Zware herstellingen en het groot onderhoud zijn ten laste van de verhuurder, op voorwaarde dat deze werken niet het gevolg zijn van een gebrek aan onderhoud door de huurder. Herstellingen die te wijten zijn aan ouderdom en overmacht zijn eveneens voor rekening van de eigenaar.

7.3.

Kleine herstellingen en het normaal geringe onderhoud vallen ten laste van de huurder. De huurder wordt immers door het Burgerlijk Wetboek verplicht om het goed als een “goede huisvader” te beheren.

7.4.

Artikel 1754 van het Burgerlijk Wetboek geeft een niet limitatieve opsomming van huurherstellingen en gering huuronderhoud. Er kunnen ook nog andere huurherstellingen ten laste vallen van de huurder, die ondermeer bepaald worden bij plaatselijke gebruiken.

8.

9.

VERANDERINGEN – VERBOUWINGEN 8.1.

Aan het gehuurde goed mogen door de huurder, in geen geval, veranderingen of verbeteringen worden aangebracht, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de eigenaar.

8.2.

In voorkomend geval moet er rekening mede gehouden worden dat de verhuurder het recht heeft te eisen om het gehuurde goed in zijn oorspronkelijke staat te herstellen op kosten van de huurder. In het omgekeerd geval blijven alle aangebrachte veranderingen en/of verbeteringen, zonder vergoeding, eigendom van de verhuurder

9.1.

PLAATSBESCHRIJVING

Het is hoofdzakelijk voor de eigenaar van belang dat een plaatsbeschrijving van het goed wordt opgemaakt.

9.2.

Wanneer het contract dit oplegt dan moet deze plaatsbeschrijving, overeenkomstig de wet van 29-12-1983 omstandig en tegensprekelijk worden opgemaakt, binnen de maand dat het goed wordt ingebruik genomen wordt.

9.3.

Eventuele kosten verbonden aan de opmaak van dit document, dienen door beide partijen gedragen te worden

9.4.

Bij ontstentenis van een plaatsbeschrijving wordt, krachtens artikel 1731 van het Burgerlijk Wetboek, verondersteld dat de huurder het gehuurde goed heeft ontvangen in de staat waarin het zich bevindt op het einde van de huurovereenkomst.

10.

REGISTRATIE

De registratie van onderhavige huurcontracten is kosteloos wegens inhuurneming voor openbaar nut. Elke geschreven huurovereenkomst moet binnen een termijn van vier maanden na ondertekening geregistreerd worden.

28

II. VERHURINGEN 1. Met betrekking tot de materie “Verhuringen” is het vooreerst van belang de opmerkingen die destijds

werden geformuleerd door de Commissaris van de Vlaamse Regering onder de aandacht te brengen. Ondermeer werd door de Commissaris het volgende gesteld:

2.

“Wanneer het Gemeenschapsonderwijs zijn financiële belangen dient te behartigen dan dient vooreerst overwogen of de betrokken gebouwen op korte of middellange termijn nog dienstig zullen zijn voor het Gemeenschapsonderwijs. Bij deze overweging kan enkel de pedagogisch en organisatorische strategie van het net spelen. De financiële inkomsten die men door het verhuren van patrimonium zou verwerven spelen in deze overweging niet aangezien het Gemeenschapsonderwijs geen instelling is die tot doel heeft patrimonia te beheren en te rentabiliseren. Van zodra de “oorzaak”, de nood aan een patrimonium ophoudt te bestaan is het in feite gedesaffecteerd en volgt de beslissing tot verkoop”. De bijzonderheden vermeld onder de rubriek “Inhuringen” zijn in principe eveneens van belang bij

het afsluiten van verhuurcontracten; behoudens onderstaande specifieke toepassingen en opmerkingen. 3.1.

3.

ONROERENDE VOORHEFFING

Bij de verhuur van een eigendom van het gemeenschapsonderwijs dient men er rekening mede te houden dat de wettelijke vrijstelling van onroerende voorheffing op het betrokken goed, komt te vervallen. Het goed voldoet immers niet meer aan de voorwaarden zoals bepaald in het Wetboek der Inkomstenbelastingen. Artikel 253 § 3 van dit Wetboek voorziet een vrijstelling van het kadastraal inkomen voor onroerende goederen die 1. de aard van nationale domeingoederen hebben; 2. op zichzelf niet opbrengen; en

3.

voor een openbare dienst of een dienst van algemeen nut worden

gebruikt 3.2.

De onroerende voorheffing kan, in onderhavig geval, contractueel ten

laste gelegd worden van de huurder, voor zover de woninghuurwet hier niet van toepassing is.

4.

WAARBORG

Een waarborg gelijk aan 2 of 3 maanden huur kan aan de huurder contractueel opgelegd worden volgens de regeling zoals hiervoor vermeld.

29

5.

ONDERHOUD EN HERSTELLINGEN

5.1.

In het contract kan, al dan niet, een clausule ingelast worden die voorziet dat de huurder alle onderhoud en herstellingen ten laste zal nemen, zelfs deze die gewoonlijk aan de verhuurder zijn opgelegd.

5.2.

In dit geval zal rekening moeten gehouden worden bij de bepaling van de huurprijs, die dan lager dient vastgesteld te worden dan de normale huurwaarde.

6.

RICHTPRIJZEN

De minimum richtprijzen, op jaarbasis, voor de verhuur van eigendommen voor het gemeenschapsonderwijs bedragen voor : 1.

Duurzaam instapklare gebouwen met eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder€ 24,99/m²

2.

Duurzaam instapklare gebouwen zonder eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder€ 18,74/m²

3.

Voorlopig instapklare gebouwen met eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder€ 14,05/m²

4.

Voorlopig instapklare gebouwen zonder eigenaarsonderhoud ten laste van de verhuurder€ 11,71/m²

7.

REGISTRATIE

De registratie van de verhuurovereenkomst is ten laste van de huurder. Elke geschreven huurovereenkomst moet binnen een termijn van vier maanden na ondertekening geregistreerd worden.

Bijlage 6 Tussen

:

de Scholengroep vertegenwoordigd door ......................................................... de heer algemeen directeur van de scholengroep hierna verhuurder genoemd

en

:

................................................................................................................... wonende te ............................................................................................... hierna huurder genoemd

wordt het volgende overeengekomen §1

30

ARTIKEL 1 - VERHUURD GOED

De verhuurder geeft aan de huurder, die aanvaardt, een onroerend goed in huur gelegen te ...........................................

Het goed omvat ..................................................................................................... ...............................................................................................................................goed gekend door de huurder §2

Deze verklaart het te ontvangen in de staat die door de partijen of hun afgevaardigden tegensprekelijk zal worden vastgesteld in een plaatsbeschrijving vóór de ingebruikneming van het goed. Elke partij ontvangt een exemplaar van de plaatsbeschrijving.

ARTIKEL 2 - BESTEMMING De verhuurde ruimten zijn uitsluitend bestemd voor .................................................... ......................................................................................................................................

De huurder mag deze bestemming niet wijzigen zonder de schriftelijke en voorafgaandelijke toestemming van de verhuurder te hebben verkregen. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat deze overeenkomst geen handelskarakter heeft en niet onder toepassing valt van de wet van 30 april 1951 op de handelshuurovereenkomsten.

ARTIKEL 3 - DUUR Optie A: de woninghuurwet is niet toepasselijk Deze huurovereenkomst treedt in werking op ................................................................ Ze wordt aangegaan voor een duur van.......................................... (bv drie) jaar. Ze eindigt na het verstrijken van deze periode indien één van beide partijen de overeenkomst aangetekend opzegt ten minste drie maanden vóór de vervaldag ervan. Indien binnen deze termijn geen opzegging is betekend wordt de huurovereenkomst telkens voor een jaar verlengd onder dezelfde voorwaarden. De jaarlijkse verlenging kan worden opgezegd met een aangetekende brief die ten minste drie maanden vóór de vervaldag is verstuurd.

Optie B: de woninghuurwet is toepasselijk 1.

DUUR MINDER DAN DRIE JAAR

§1

Deze huurovereenkomst wordt aangegaan voor een duur van............................. die ingaat op ......................................., datum waarop deze overeenkomst in werking treedt. Ze eindigt na het verstrijken van deze periode indien één van beide partijen de overeenkomst aangetekend opzegt ten minste één maand vóór de vervaldag ervan.

§2

Indien er geen opzegging is betekend, wordt de huurovereenkomst telkens voor een duur van ............................... maanden verlengd tegen dezelfde voorwaarden. De totale duur van de opeenvolgende huurovereenkomsten al in geen geval drie jaar mogen overschrijden te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze huurovereenkomst. De duur ervan zal dus in voorkomend geval automatisch worden beperkt om de vervaldag samen te laten vallen met het einde van bedoelde driejarige periode.

§3

De huurovereenkomst wordt in ieder geval beëindigd indien één van beide partijen een opzegging betekent ten minste drie maanden vóór het verstrijken van een periode van drie jaar die ingaat op de datum waarop deze huurovereenkomst in werking is getreden. Indien binnen die termijn geen opzegging is betekend en indien de huurder het goed na die periode blijft bewonen, wordt de lopende huurovereenkomst geacht te zijn aangegaan voor een duur van negen jaar, te rekenen vanaf de inwerkingtreding van deze overeenkomst.

2.

DUUR VAN DRIE JAAR

31

§1

Deze huurovereenkomst wordt aangegaan voor een duur van drie jaar ......................................................, datum waarop deze overeenkomst in werking treedt.

die

ingaat

op

§2

(fakultatief) Het staat de beide partijen vrij deze huurovereenkomst te beëindigen bij het verstrijken van het eerste of het tweede jaar, mits de overeenkomst ten minste drie maanden ervóór aangetekend op te zeggen.

§3

idem als punt 1 § 3

3.

DUUR VAN NEGEN JAAR Indien de duur niet beperkt wordt tot drie jaar overeenkomst B.1. of B.2., is de huurovereenkomst geacht te zijn aangegaan voor een duur van negen jaar, te rekenen vanaf de inwerkingtreding ervan. Ze eindigt na het verstrijken van een periode van negen jaar, indien te minste zes maanden vóór de vervaldag door één van beide partijen een opzegging is betekend per aangetekende brief.

ARTIKEL 4 - HUURPRIJS

De huurprijs is bepaald op ............................... BEF per jaar en dient in ................... (maandelijkse, driemaandelijkse of zesmaandelijkse)schijven vooraf betaald te worden door overschrijving op rekening nr. 091-0099794-10 van de verhuurder.

ARTIKEL 5 - INDEXATIE

De huurprijs wordt jaarlijks op de verjaarding van de werkingtreding van deze overeenkomst aangepast aan de kosten van het levensonderhoud. De aangepaste huurprijs mag niet hoger zijn dan het bedrag verkregen door toepassing van de hiernavolgende formule: basishuurprijs vermenigvuldigd met het nieuwe indexcijfer van de konsumptieprijzen en gedeeld door het aanvangsindexcijfer. Het nieuwe indexcijfer is dat van de maand die voorafgaat aan de maand van de verjaardag van de inwerkingtreding van de huurovereenkomst. Het aanvangsindexcijfer is dat van de maand die voorafgaat aan de maand tijdens dewelke de overeenkomst in werking is getreden. De huurder zal vanaf elke jaarlijkse vervaldag de aldus verhoogde huurprijs betalen, zonder dat de verhuurder hem daartoe moet verzoeken of aanmanen.

ARTIKEL 6 - KOSTEN EN LASTEN

Het abonnement op en het verbruik van o.m. water, gas, elektriciteit, brandstof voor verwarming en telefoon zijn ten laste van de huurder. Ook het abonnement en alle kosten en lasten met betrekking tot radio, televisie, teledistributie, kijk- en luistergeld evenals alle verbruiksbelastingen op o.m. huisvuil en water zijn ten laste van de huurder. De plaatsing van tussentellers voor water, gas en elektriciteit zal - indien noodzakelijk - worden uitgevoerd door en op kosten van de huurder, in onderling akkoord met de verhuurder.

ARTIKEL 7 - BELASTINGEN

De belastingen die op het verhuurde goed worden of zullen worden geheven door openbare besturen - federale, regionale, lokale of andere - zijn uitsluitend voor rekening van de huurder. Ook de onroerende voorheffing wordt ten laste van de huurder gelegd. Optie (indien de woninghuurwet toepasselijk is) : vorige alinea vervangen door: De onroerende voorheffing is echter ten laste van de verhuurder

32

ARTIKEL 8 - OVERDRACHT VAN HUUR EN ONDERHUUR

De overdracht van de huurovereenkomst of de onderhuur van het geheel of een deel van het goed is verboden, behoudens schriftelijke en voorafgaandelijke toestemming van de verhuurder.

ARTIKEL 9 - WAARBORG

Tot nakoming van zijn verbintenissen plaatst de huurder bij een bank een som geld gelijk aan drie maanden huur op een op zijn naam geïndividualiseerde rekening. De intrest wordt gekapitaliseerd. Hij bezorgt de verhuurder een kopie van dit huurwaarborgkontrakt. Geen van de beide partijen mag over de waarborgrekening beschikken dan op voorlegging van een schriftelijk akkoord, opgemaakt ten vroegste na beëindiging van de huurovereenkomst, of van een afschrift van een rechterlijke beslissing.

ARTIKEL 10 - HERSTELLINGEN EN ONDERHOUD

De huurder verbindt zich het gehuurde goed in degelijke staat te onderhouden. Hij neemt de kleine herstellingen en het geringe onderhoud op zich, zoals deze bij artikel 1754 van het burgerlijk wetboek en bij de plaatselijke gebruiken worden bepaald. De herstellingen wegens ouderdom en slijtage vallen echter ook ten laste van de huurder. In voorkomend geval zorgt de huurder voor het onderhoud van de tuin, de beplantingen en de afsluiting. De huurder moet de verhuurder onmiddellijk schriftelijk verwittigen wanneer er herstellingen aan het gehuurde goed moeten worden uitgevoerd die ten laste van de verhuurder zijn. Indien de huurder dit niet doet is hij zelf verantwoordelijk voor de beschadigingen die er uit voortvloeien en zal de volledige herstelling op zijn kosten gebeuren. Het ruimen van putten en sekreten wordt ten laste van de huurder gelegd. Optie : de vier voorgaande alinea’s vervangen door de volgende bepaling : De huurder verbindt zich alle onderhouds- en herstellingswerken uit te voeren en te zijnen laste te nemen, met inbegrip van die welke gewoonlijk ten laste van de verhuurder vallen. Ook de herstellingen wegens ouderdom of overmacht neemt de huurder voor zijn rekening.

ARTIKEL 11 - DRINGENDE HERSTELLINGEN

De huurder zal de uitvoering moeten dulden van alle werken voor grote of kleine herstellingen die de verhuurder noodzakelijk acht. Indien die herstellingen langer dan 40 dagen duren, wordt de huurprijs verminderd naar evenredigheid van de tijd en van het gedeelte van het verhuurde goed waarvan hij het genot heeft moeten derven.

ARTIKEL 12 - VERANDERINGEN - VERBOUWINGEN

De huurder mag geen veranderingen, verfraaiingen, verbouwingen of andere werken aan het gehuurde goed uitvoeren zonder de uitdrukkelijke en voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de verhuurder. Indien de verhuurder toestemming verleent voor die werkzaamheden, kunnen ze slechts worden uitgevoerd op kosten van de huurder en onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid. Bij de inrichting van het gehuurde goed moet de huurder zich aan alle veiligheidsvoorschriften houden die eventueel op het gebouw toepasselijk zijn. Indien aan deze voorwaarde niet is voldaan, moet de huurder de uitvoering van de betreffende werkzaamheden te allen tijde tegenover de verhuurder kunnen verantwoorden en kan deze eisen dat de scheidingswanden of andere inrichtingswerken voor rekening van de huurder worden afgebroken, onverminderd het bepaalde in de overige alinea’s. Bij het einde van de huur worden alle veranderingen en verbeteringen zonder vergoeding eigendom van de verhuurder De verhuurder mag de huurder echter per aangetekende brief verzoeken alle veranderingen en verbeteringen geheel of gedeeltelijk te verwijderen en het gehuurde goed geheel of gedeeltelijk in de oorspronkelijk staat te herstellen, zonder dat hieruit kosten voor de verhuurder voortvloeien.

33

ARTIKEL 13 - HERKENNINGSTEKENS - PUBLICITEIT

De huurder mag slechts herkenningstekens op de gevels, het dak of in de tuin aanbrengen na het uitdrukkelijk en voorafgaand akkoord van de verhuurder. Hetzelfde geldt voor het plaatsen van antennes en vlaggemasten. Het aanbrengen van reklame, publiciteit of herkenninstekens van private aard op het gehuurde goed is verboden.

ARTIKEL 14 - WANBETALING

Indien de huurder de uit hoofde van deze overeenkomst verschuldigde bedragen niet betaalt binnen de 30 dagen vanaf huj eisbaarheid, zal hij daarop de wettelijke intrest betalen, zonder dat daartoe een ingebrekstelling is vereist en onverminderd de andere rechten van de verhuurder.

ARTIKEL 15 - BRANDVERZEKERING

De verhuurder beschikt over een brandverzekeringspolis » materiële schade » voor het onroerend goed. De huurder is verplicht zich te verzekeren voor de kosten die niet gedekt zijn door de polis van het Gemeenschapsonderwijs. De huurder blijft evenwel aansprakelijk voor de kosten die niet gedekt worden door de polis van het Gemeenschapsonderwijs , ondermeer dede vrijstelling van 25.00 euro, en de schade aan de inhoud. Inzake de aansprakelijkheid bedoeld in de vorige alinea gaat de huurder er uitdrukkelijk mee akkoord dat het brandrisico volledig te zijnen laste is, tenzij hij een fout van de eigenaar kan bewijzen.

ARTIKEL 16 - VERBREKING

Indien de huurder zwaar tekortkomt aan zijn verplichtingen kan de verhuurder de overeenkomst verbreken. In dat geval zal de huurder, bij wijze van schadevergoeding, de verhuurder een bedrag betalen gelijk aan zes maanden huur zoals deze op het ogenblik van de verbreking van kracht is. Deze forfaitaire som vertegenwoordigt alleen de vergoedingen voor wederverhuring, huurverbreking en onbeschikbaarheid van het goed, met uitsluiting van de vergoeding die kan verschuldigd zijn voor huurschade.

ARTIKEL 17 - ONTEIGENING

Bij gebeurlijke onteigening neemt de overeenkomst een einde op de datum van inbezitname door de onteigenende overheid. In dit geval verzaakt de huurder aan ieder verhaal tegen de verhuurder en zal hij enkel zijn rechten laten gelden tegenover de onteigenaar.

ARTIKEL 18 - ONTRUIMING - PLAATSBESCHRIJVING - HUURSCHADE

Ten laatste de eerste werkdag volgend op de datum van ontruiming van het gehuurde goed, wordt op verzoek van de verhuurder en in aanwezigheid van beide partijen of hun afgevaardigden, een omstandige plaatsbeschrijving opgemaakt. Ze wordt door de partijen of hun afgevaardiden gedagtekend en ondertekend. De plaatsbeschrijving geschiedt in een ononderbroken reeks van werkdagen. De datum van beëindiging daarvan wordt beschouwd als datum van overgave en overname van het gehuurde goed. De beschrijving van de eventueel geleden huurschade gebeurt op basis van de plaatsbeschrijving bij de ingebruikneming van het goed en die bij ontruiming van het goed. De kostprijs voor de herstelling van de huurschade wordt gedetailleerd geraamd. Ook bepalen de partijen de vergoeding voor de eventuele onbeschikbaarheid van het gehuurde goed. Deze wordt berekend op basis van de laatst betaalde huur en in verhouding tot de duur van de onbeschikbaarheid. De partijen kunnen in onderling akkoord een deskundige aanstellen; ieder draagt dan de helft van de kosten. De besluiten van deze deskundige zijn bindend. Elk van beide partijen kan zich ook, voor eigen rekening dan, laten vertegenwoordigen door een deskundige van zijn keuze. Wanneer het gehuurde goed opnieuw in het bezit is gesteld van de verhuurder, zonder dat aan de bepalingen van de voorafgaande alinea’s is voldaan, wordt verondersteld dat de verhuurder afziet van elke eis tot schadevergoeding wegens huurschade. Het proces-verbaal van overgave en overname stelt die verzaking vast. Alle documenten in verband met de plaatsbeschrijving worden door de partijen of hun afgevaardigden ondertekend maar de ondertekening door de afgevaardigde van de verhuurder is echter onderworpen aan de goedkeuring van de daartoe gedelegeerde ambtenaar.

ARTIKEL 19 - REGISTRATIE

De registratie van deze overeenkomst is ten laste huurder. Elke geschreven huurovereenkomst moet binnen een termijn van vier maanden na ondertekening geregistreerd worden.

34

ARTIKEL 20 - KEUZE VAN WOONPLAATS

Voor de uitvoering van deze overeenkomst doet de verhuurder keuze van woonplaats bij zijn bevoegde buitendienst........................................................................................ (benaming, adres, nummer tel. en fax, verantwoordelijke ambtenaar) De huurder stuurt alle briefwisseling betreffende deze overeenkomst naar voormeld adres.

ARTIKEL 21 - BIJZONDERE VOORWAARDEN

........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................

In drievoud opgesteld te .......................................... op .....................

De verhuurder

De huurder(s)

DE ALGEMEEN DIRECTEUR VAN DE SCHOLENGROEP

Bijlage 4: Omzendbrief (Argo/730/N/-92-11)

35

Gebruik van de infrastructuur van de Gemeenschapsscholen, met uitzondering van de zwembaden • (Argo/730/N/-92-11) 20-05-2003 (Bestuurlijke organisatie; Financiën en Begroting)

Hierbij wordt de omzendbrief Argo/730/-92-11 van 14 juli 1992 betreffende het gebruik van de infrastructuur van de Gemeenschapsscholen, hernomen. De tekst werd aangepast aan de nieuwe structuren van het Gemeenschapsonderwijs. Er wordt van uitgegaan dat de directeur van een school en CLB of een verantwoordelijke voor een domein of entiteit, toelating verleent tot gebruik van de door hen beheerde infrastructuur. In de tekst wordt deze persoon “domeinverantwoordelijke” genoemd. Tevens werden de geldsommen uitgedrukt in EUR en de nummers van de verzekeringspolissen, afgesloten door het Gemeenschapsonderwijs bij Ethias Verzekering, aangepast. Hoofdstuk I

1. Categorieën waarin de ter beschikking gestelde infrastructuur wordt gerangschikt. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

Braakliggende grond zonder enige accommodatie. Aangelegd openluchtterrein; overdekte speelplaats. Aangelegd openluchtterrein met inbegrip van kleedkamers, stortbaden of wasgelegenheid. Klas, leslokaal of om het even welk ander lokaal dat hierna niet expliciet wordt vermeld. Leslokaal, werkplaats, speelklas, bibliotheek, mediatheek of om het even welk ander lokaal met gebruik van didactisch materieel onder de voorwaarden gesteld door de scholengroep. Traditionele turnzaal, polyvalente zaal, eetzaal, toneelzaal, eventueel met inbegrip van kleedkamers, stortbaden of wasgelegenheid per bovenvermelde eenheid. Keuken (enkel te bedienen door of onder toezicht van het keukenpersoneel van de school). Plateau van een oefenzaal of minisportzaal of sporthal met 2 of meer plateaus. Internaat.

2. Verenigingen en personen die over de bovenvermelde infrastructuur kunnen beschikken. 2.1. Verenigingen die een binding hebben met het Gemeenschapsonderwijs, zoals b.v. vriendenkringen, ouderverenigingen, oud-leerlingenbonden, leerlingen- en personeelsclubs, het sportsecretariaat van de Gemeenschapsscholen, de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en verenigingen erkend door het Gemeenschapsonderwijs als verenigingen ten dienste van het Gemeenschapsonderwijs. 2.2. VZW's met een duidelijke binding met het Gemeenschapsonderwijs, die een kinderdagverblijf wensen in te richten. 2.3. Socio-culturele organisaties, jeugd-, sport- en turnverenigingen zonder winstoogmerk die geen rechtstreekse binding hebben met de onderwijsinrichting, de gemeenten, de openbare besturen. Bovenvermelde organisaties en verenigingen, aangesloten bij een nationaal of gewestelijk verbond, worden beschouwd als verenigingen zonder winstoogmerk, ook wanneer zij deze statutaire vorm niet werkelijk bezitten. 2.4. Personen die een binding hebben met het Gemeenschapsonderwijs 3.

Aard van de toegelaten activiteiten 3.1. Allerlei sociale, culturele-, jeugd-, sport- en turnactiviteiten (vergaderingen, lezingen, voorlichtingsavonden, tentoonstellingen, film- en diaprojecties, toneelopvoeringen, zang- en muziekuitvoeringen, cursussen enz.). 3.2. Allerlei feestelijkheden (bals, banketten, fancy-fairs, ruilbeurzen enz.). 3.3. Inrichten van een kinderdagverblijf. 3.4. Organisatie van verkiezingen, speelpleinactiviteiten, dagkolonies e.d. en vakbondsvergaderingen van de personeelsleden uit het Gemeenschapsonderwijs, in het kader van het syndicaal statuut. 3.5. Het gebruik van keukens of internaten. Daarbij moet een beroep worden gedaan op het daartoe bevoegde dienstpersoneel van de school. De praktische modaliteiten in verband met het dienstrooster en de eventueel bijkomende vergoeding van het personeel dienen met dit personeel te worden overeengekomen.

4. Niet toegelaten activiteiten 4.1. De in sub 2 vermelde verenigingen en gemeenten mogen de in gebruik genomen infrastructuur slechts onderverhuren of bepaalde exploitatieconcessies toestaan (b.v. uitbating cafetaria) mits zij het uitdrukkelijk akkoord krijgen van de scholengroep. 4.2. Elke politieke activiteit of propaganda of om het even welke handelsactiviteit. 4.3. De organisatie van snelheids-, regelmatigheids-, of behendigheidswedstrijden, rally's en toeristische uitstappen per motorvoertuig. Daarnaast is ook de organisatie van wielerwedstrijden uitgesloten.

36

5.

Gebruiksperiode. 5.1. De infrastructuur van de Gemeenschapsscholen staat ter beschikking van de sub 2 vermelde verenigingen en personen tijdens de perioden waarin de infrastructuur niet gebruikt wordt door de school en/of entiteit. 5.2. De woensdagnamiddag wordt prioriteit gegeven aan de naschoolse activiteiten, georganiseerd door de school en door het sportsecretariaat van de Gemeenschapsscholen.

6.

Te betalen vergoeding. 6.1. De Raad van Bestuur van de scholengroep bepaalt de tariefstructuur. Deze tariefstructuur moet eenvormig zijn voor alle gelijke gevallen en berusten op een verantwoorde prijsbepaling. Om dit te realiseren wordt volgende tariefstructuur als richtinggevend medegedeeld: 6.1.1. Infrastr.sub 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 vergoeding €0 € 1,5 € 7,5 € 4,5 € 12 €9 € 18 €9 Deze tarieven gelden per uur .Voor perioden van minder dan een uur wordt de vergoeding van een volledig uur aangerekend. 6.1.2. Infrastructuur sub 1.9. - internaat. Een vast bedrag van 25 EUR. per nacht wordt aangerekend voor het gebruik van het internaat. Dit bedrag wordt verhoogd met 2,5 EUR. per deelnemer en per nacht voor meer dan 1 overnachting en met 4,5 EUR. per deelnemer voor slechts één overnachting. Het tarief omvat het gebruik van de infrastructuur van het internaat. 6.2. Aan de scholengemeenschappen, vriendenkringen, ouderverenigingen, oud- leerlingenbonden, leerlingen- en personeelsclubs die een binding hebben met het Gemeenschapsonderwijs, kan de infrastructuur, voor de sub 3 vermelde activiteiten, gratis ter beschikking worden gesteld. 6.3. Dit geldt eveneens voor de gemeenten die speelpleinactiviteiten, dagkolonies e.d. voor de leerlingen uit het Gemeenschapsonderwijs organiseren. 6.4. Het sportsecretariaat van het Gemeenschapsonderwijs kan, binnen zijn opdracht, de sportinfrastructuur gratis ter beschikking krijgen. 6.5. Aan personen wordt minstens een vergoeding gevraagd die overeenkomt met de kosten die een gevolg zijn van het gebruik van de infrastructuur.

7.

Praktische modaliteiten 7.1. Aanvraag en toestemming 7.1.1. De verenigingen en personen, bedoeld sub 2, richten hun aanvraag in drievoud minstens 1 maand voor het plaatsvinden van de activiteit aan de domeinverantwoordelijke. Deze verleent, met inachtneming van de modaliteiten gangbaar in de scholengroep betreffende het gebruik van de infrastructuur, de toestemming. Wordt deze toestemming geweigerd, dan deelt de domeinverantwoordelijke de reden van deze weigering mee. De aanvrager kan tegen deze weigering beroep aantekenen bij de Raad van Bestuur van de scholengroep. Hij bezorgt een afschrift van zijn bezwaar aan de Raad van Bestuur van de scholengroep. Dezelfde procedure kan worden gevolgd, indien de aanvrager oordeelt dat de door de verantwoordelijke vastgestelde tariefstructuur niet correct wordt toegepast. De aangevraagde infrastructuur mag in geen geval in gebruik worden genomen bij het ontbreken van een schriftelijke toestemming. Als bijlage 2, is een model aanvraagformulier bijgevoegd. 7.1.2. Wat de verhuring betreft aan een VZW die een kinderdagverblijf wil inrichten, moet worden nagaan of deze VZW een duidelijke binding heeft met het Gemeenschapsonderwijs. Voor de technische en bouwkundige aspecten van deze verhuring, kan de afdeling Infrastructuur van het Gemeenschapsonderwijs worden geraadpleegd. 7.1.3. De domeinverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het bijhouden van een register. Daarin wordt het naschoolse gebruik van de infrastructuur chronologisch geïnventariseerd. Dit register geeft per aanvrager een nauwkeurige opsomming van de in gebruik genomen infrastructuur, de benodigde periode en eventueel de overeengekomen bijzondere voorwaarden. Deze inventarisatie moet gebeuren overeenkomstig het bijgevoegd model. (bijlage 3) 7.1.4. De bedragen, te betalen voor het gebruik van de infrastructuur, worden gestort op de rekening van de scholengroep of werkrekening van de verhurende entiteit. 7.2. De verenigingen worden verantwoordelijk gesteld voor de netheid en het goed gebruik van de ter beschikking gestelde infrastructuur. Zij zijn aansprakelijk voor elke aangebrachte schade, die zij zelf ter kennis moeten brengen van de domeinverantwoordelijke. Deze kan, in het belang van het Gemeenschapsonderwijs, voortijdig een einde maken aan de verleende toestemming. De

37

domeinverantwoordelijke treft de gunstigste schikkingen voor het verlenen van de toegang tot de ter beschikking gestelde infrastructuur. Hij kan hiertoe de sleutels zelf in bewaring houden, ze ter beschikking stellen van de huisbewaarder, van een lid van het bestuurspersoneel, het onderwijzend personeel, het opvoedend en administratief personeel of het meesters-, vak- en dienstpersoneel van de school. Indien nodig kan hij een beroep doen op de politiediensten van de gemeente. Op de plaats waar de sleutels moeten worden afgehaald, zal een register ter beschikking worden gehouden. Daarin vermelden de gebruikers bij elke ingebruikneming verplicht: a) datum en uur van het aannemen van de sleutels; b) datum en uur van de teruggave van de sleutels; c) opmerkingen (b. v. vaststelling van veroorzaakte schade); d) handtekening. De verantwoordelijken voor het afhalen en terugbrengen van de sleutels moeten steeds in het bezit zijn van een schriftelijke toestemming. Deze toestemming zal uitdrukkelijk de juiste periode van gebruik vermelden. Hoofdstuk II. Maatregelen inzake veiligheid Het gebouw, zijn aanhorigheden en de roerende uitrusting dienen te voldoen aan de bepalingen van het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming en aan het Besluit van de Vlaamse Regeringe van 6.2.1991 houdende vaststelling van het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning. Hoofdstuk III. Maatregelen betreffende de verzekering

Het Gemeenschapsonderwijs heeft bij Ethias Verzekering, abonnementspolissen ten gunste van de gebruikers van zijn gebouwen afgesloten.

De ondertekening van deze abonnementspolissen beoogt de administratieve beslommeringen te vereenvoudigen door iedere gebruiker te ontlasten van het afsluiten van een verzekeringscontract voor de manifestaties die hij organiseert. De organisators zijn niet verplicht zich te schikken naar onderhavige richtlijnen, voor zover zij in de mogelijkheid zijn via hun respectievelijke verzekeraar te beantwoorden aan de eisen van het Gemeenschapsonderwijs inzake de verzekering van hierna vermelde risico’s. In dit geval dient de organisator dit te staven door een verzekeringsattest met vermelding van het toepassingsgebied en gewaarborgde bedragen. Deze maatregelen gelden voor de gebruikers van de infrastructuur van de Gemeenschapsscholen van het Gemeenschapsonderwijs, zoals vermeld onder punt 2 van HOOFDSTUK I. Ongeacht of de gebruikte infrastructuur tegen betaling, ofwel gratis ter beschikking wordt gesteld, zijn de gebruikers verplicht twee verzekeringspolissen af te sluiten. Deze moeten voorzien in dezelfde waarborgen als deze in de hierna vermelde polissen die het Gemeenschapsonderwijs bij Ethias heeft onderschreven. Het bewijs hiervan moet aan de domeinverantwoordelijke worden geleverd vóór de ingebruikneming. Dit kan gebeuren : Æ ofwel door aan te tonen dat op de hierna vermelde polissen werd ingeschreven; Æ ofwel door voorlegging van een afschrift van de polissen. Daaruit moet blijken dat aan de gestelde verzekeringsvoorwaarden is voldaan. I. Verzekering inzake burgerlijke en contractueIe aansprakelijkheid (polis nr. 45.057.703) 1.

38

Burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden, voor eigen daden, nalatigheid en onvoorzichtigheid en voor daden van personen en dieren die onder toezicht staan. Deze polis waarborgt de burgerlijke aansprakelijkheid die ingevolge de artikels 1382 tot 1385 van het Burgerlijk Wetboek ten laste kan vallen van al wie in de uitoefening van zijn mandaat of functie en met toestemming van domeinverantwoordelijke gebruik maakt van de infrastructuur van het Gemeenschapsonderwijs. Dit geldt dus voor particulieren, verenigingen, groeperingen, instellingen of allerlei organisaties (of hun organen, aangestelden en andere medewerkers). Deze burgerlijke aansprakelijkheid heeft betrekking op schade veroorzaakt door een ongeval aan derden en voortvloeiend uit de organisatie, in bovenvermelde scholen, van diverse manifestaties zoals bals, fancy-fairs, thé dansants, banketten, avondmaaltijden, conferenties, vergaderingen, tentoonstellingen, kaartavonden, concerten, sportactiviteiten enz. Onder "derden " verstaat men iedere andere persoon dan de leden van de vereniging of groepering die op de polis inschrijft.

Bijgevolg worden o.a. als derden beschouwd : Æ de organen, aangestelden en andere medewerkers van de inschrijvende vereniging of groepering ; Æ de leden van het personeel van RAGO in de uitoefening van hun functie ; Æ de leerlingen die zich in het raam van de schoolactiviteiten of bijschoolse activiteiten tijdens de ingebruikneming van de lokalen op school bevinden. 2.

Burgerlijke contractuele en/of extracontractuele aansprakelijkheid voor schade aan gebouwen en materiaal. Deze polis waarborgt tevens de burgerlijke contractuele en/of extracontractuele aansprakelijkheid die ten laste valt van de verzekerden in geval van schade veroorzaakt door een ongeval : - aan de lokalen die in gebruik werden genomen met het oog op de organisatie van de verzekerde activiteit; - aan het materiaal en de voorwerpen, van welke aard ook, die zich in de lokalen bevinden en door de afgevaardigd bestuurder ter beschikking van de verzekerden worden gesteld. Er is uitdrukkelijk bepaald dat, bij aangifte van ieder gewaarborgd ongeval, deze verzekerden het bestaan moeten meedelen van gelijk welke verzekering inzake burgerlijke aansprakelijkheid waarop zij, bij ongeval veroorzaakt aan derden, een beroep kunnen doen

3.

Nadere bepalingen omtrent het gewaarborgd risico 3.1. De waarborg van deze polis wordt uitsluitend verleend aan de particulieren, verenigingen, groeperingen, instellingen of organismen allerhande die de verzekerde activiteiten organiseren. Deze waarborg geldt ook voor hun organen, aangestelden en andere medewerkers, maar met uitsluiting van alle andere personen die deze manifestaties bijwonen. 3.2. De waarborg wordt uitgebreid tot de burgerlijke vergoedingen, waartoe de organisatoren, hun organen, aangestelden en medewerkers zouden gehouden zijn (artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek met betrekking tot handelingen van personen onder toezicht of zaken onder bewaring). Dit heeft betrekking op de voorlopige installaties, loges, afsluitingen, kiosken, en, in het algemeen, op al wat voorlopig opgericht wordt ter gelegenheid van de gewaarborgde activiteiten. 3.3. Deze polis is eveneens van toepassing op de schade, veroorzaakt door een ongeval aan derden en waarvoor de organisatoren (of hun organen, aangestelden en medewerkers) burgerlijk aansprakelijk zouden zijn door het gebruik van rijtuigen zonder motor en van alle materiaal en werktuigen, vast of beweegbaar, al dan niet voortbewogen door drijfkracht of waarmee deze worden vervoerd in het kader van de verzekerde activiteiten. 3.4. De waarborg geldt zowel gedurende de manifestaties als gedurende de voorbereiding ervan en het opnieuw in orde brengen van de lokalen waarin de gewaarborgde activiteiten plaatsvinden. 3.5. De verzekering dekt de burgerlijke aansprakelijkheid van de verzekerden voor ongevallen, veroorzaakt aan derden en voortspruitend uit de aanwezigheid van vreemde stoffen in spijzen en dranken, die tijdens de verzekerde activiteiten eventueel worden aangeboden. 3.6. De uitsluiting in verband met "deelneming aan wedrennen, weddenschappen, wedstrijden, prijskampen of aan hun voorafgaande proeven" is niet van toepassing op de spelen die normaal in het kader van de verzekerde activiteit worden georganiseerd. 3.7. Door de uitbetaling van een vergoeding op grond van de waarborg inzake burgerlijke contractuele en/of extracontractuele aansprakelijkheid (waarvan sprake in punt 3.2. hierboven), verkrijgt Ethias uitdrukkelijk rechten en behoudt zij die van de verzekerden tegen alle eventuele verantwoordelijken voor de schade. Door het feit de polis te onderschrijven, stellen de verzekerden Ethias in hun plaats voor al hun rechten, rechtsvorderingen en verhalen tot het bedrag van de betaalde vergoeding. Het is echter duidelijk dat Ethias geen enkel verhaal zal uitoefenen tegen de verzekerden zelf, behalve in geval van kwaadwilligheid. Mocht een aangestelde of een medewerker zich hieraan bezondigen, dan blijft de waarborg nochtans voor de organiserende vereniging behouden. 3.8. Deze polis dekt eveneens de lichamelijke of stoffelijke schade die voortvloeit uit brand of ontploffing. Deze polis verzekert echter in geen geval de schade veroorzaakt door brand of ontploffing aan: 3.8.1. de door de organisatoren gebruikte lokalen en hun inhoud; 3.8.2. de gebouwen grenzend aan de verzekerde lokalen en hun inhoud. Deze risico's moeten door een brandverzekering gedekt zijn (zie II.). 3.9. Het Gemeenschapsonderwijs handelt voor rekening van de belanghebbenden. Deze polis verbindt dan ook geenszins het Gemeenschapsonderwijs in geval van onder meer niet-betaling van de premie door de gebruikers.

4.

39

Uitsluitingen Wat voorafgaat impliceert dat sommige vormen van schade uit de verzekering gesloten zijn. Dit geldt in casu voor de schade die voortspruit uit: 4.1. het gebruik van voertuigen die onder toepassing vallen van de wet inzake de verplichte autoverzekering;

4.2. de organisatie van activiteiten zoals koersen, snelheids-, regelmatigheids- of behendigheidswedstrijden, rally's, toeristische uitstappen per motorvoertuig en van wielerwedstrijden. De uitsluiting is echter niet van toepassing op de spelen die normaal in het kader van de verzekerde activiteit worden verzekerd; 4.3. wateroverlast, brand of ontploffing, veroorzaakt aan de gebruikte lokalen en hun inhoud en aan naburige gebouwen en hun inhoud. Deze risico' s moeten het voorwerp uitmaken van een brandverzekeringspolis; 4.4. de organisatie van pop- en rockconcerten 5.

Waarborgen 5.1. Lichamelijke schade De waarborg is beperkt tot 2.478.935,25 EUR per slachtoffer, maar begrensd tot 1.859.201,44 EUR voor het geheel der schadegevallen veroorzaakt door een vergissing of een gebrek in het ontwerpen, bereiden, de uitvoering of voorstelling van producten, koopwaren of geleverde voorwerpen.. 5.2. Materiële schade De waarborg is beperkt tot 247.893,52 EUR per ongeval. 5.3. Schade aan de gebruikte lokalen De waarborg wordt verleend tot beloop van een bedrag van 12.394,68 EUR

6.

Premies Duur van de ingebruikname Tot 1 dag Tot 2 dagen Tot 4 dagen Tot 8 dagen Tot 31 dagen Tot 62 dagen Tot 6 maanden Tot 1 jaar

Premie 24,54EUR 32,23 EUR 39,17 EUR 46,60 EUR 53,79 EUR 61.23 EUR 73,38 EUR 97.67 EUR

II. Verzekering tegen brand- en waterschade (polis nr. 38.027.292) 1. Toepassingsgebied 1.1. Deze polis waarborgt de aansprakelijkheid die ten laste kan vallen van al wie in de uitoefening van zijn mandaat of functie en met toestemming van de domeinverantwoordelijke gebruik maakt van de scholen van het Gemeenschapsonderwijs. Dit geldt dus voor particulieren, verenigingen, groeperingen, instellingen of allerlei organisaties (of hun organen, aangestelden en andere medewerkers). Deze aansprakelijkheid heeft betrekking op schade veroorzaakt door een ongeval aan derden en voortvloeiend uit de organisatie, in bovenvermelde scholen, van diverse manifestaties zoals bals, fancy-fairs, thé dansants, banketten, avondmaaltijden, conferenties, vergaderingen, tentoonstellingen, kaartavonden, concerten, sportactiviteiten enz. 1.2. De schade is gedekt zowel ten opzichte van het Gemeenschapsonderwijs, op basis van artikel 1733 van het Burgerlijk Wetboek over de aansprakelijkheid van de huurder inzake brand, als ten opzichte van derden, ingevolge artikels 1382, 1383 en 1384 van het Burgerlijk Wetboek. 1.3. De schade, veroorzaakt zowel aan de gebouwen (en/of gedeelten van gebouwen) als aan hun inhoud, is gedekt. 2.

3.

40

Speciale bepalingen 2.1. De waarborg van deze polis geldt zowel gedurende de eigenlijke manifestaties als gedurende de voorbereiding ervan en het opnieuw in orde brengen van de gebruikte lokalen. 2.2. Ethias verzaakt aan elk verhaal tegen de begunstigden van de verzekering die vermeld zijn onder punt II, 1 hierboven. Het Gemeenschapsonderwijs handelt voor rekening van de belanghebbenden. Deze polis verbindt dan ook geenszins het Gemeenschapsonderwijs in gevaI van onder meer niet-betaling van de premie door de gebruikers. Verzekerde kapitalen

De schadevergoeding wordt, zonder toepassing van de evenredigheidsregel, verleend tot de hierna vermelde kapitalen. 3.1. Huur- en/of gebruiksgevaar van gebouwen of gedeelten van gebouwen en van hun inhoud : 495.787,05 EUR 3.2. Verhaal van de buren en/of medegebruikers : 247.893,52 EUR 3.3. Afbraak- en/of opruimingskosten : 49.578,70 EUR

4 Premies Premie Bijdrage* EUR EUR Tot 1 dag 3,97 0,26 Tot 2 dagen 5,16 0.34 Tot 4 dagen 6,32 0,41 Tot 8 dagen 7,54 0,49 Tot 31 dagen 8,73 0,57 Tot 62 dagen 9,40 0,61 Tot 6 maanden 11,90 0,77 Tot 1 jaar 15,87 1,03 (*) bijdrage bestemd voor het Rijksfonds voor sociale reclassering van de minder-validen Duur van ingebruikneming

Te betalen EUR 4,23 5.50 6,73 8,03 9,30 10,01 12,67 16,90

III. Gemeenschappelijke bepalingen 1.

Bepalingen van de "Duur van de ingebruikneming" Onder "duur van de ingebruikneming" wordt verstaan het aantal dagen dat de verzekerde manifestaties zelf in beslag nemen. Voor het vaststellen van de premie wordt dus geen rekening gehouden met de periode van het klaarzetten van de benodigdheden en het opnieuw in orde brengen van de gebruikte lokalen. Wanneer de ingebruikneming van de lokalen over een termijn van niet-opeenvolgende dagen verspreid is, worden voor de berekening van de premie de effectieve gebruiksdagen samengeteld en dit over een periode van maximaal één jaar. Deze periode neemt een aanvang bij de eerste ingebruikneming en eindigt 365 dagen erna.

Indien éénzelfde organisme de lokalen van verschillende gebouwen gebruikt, is de premie voor elk van de gebruikte gebouwen verschuldigd. De gebruiksdagen mogen in dit geval NIET worden samengeteld.

2. Betaling van de verzekeringspremies De verantwoordelijke van de organiserende vereniging of de particulier die toestemming krijgt om de lokalen van het Gemeenschapsonderwijs te gebruiken, moet het bedrag van de verschuldigde premies minstens vijftien dagen vóór de datum van de ingebruikneming storten. Deze storting gebeurt rechtstreeks op rekening nr. 091-0035530-57 van Ethias Hasselt, met vermelding van de polisnummers 45.057.703 en 38.027.292. Vanwege de vereenvoudiging volstaat één enkele storting van het samengevoegd bedrag van de twee verschuldigde premies. 41

Daarnaast moeten volgende inlichtingen vóór de ingebruikneming aan Ethias worden medegedeeld door middel van een antwoordbrief : Æ naam van de organiserende vereniging; Æ naam van het gebouw dat in gebruik wordt genomen; Æ naam, adres en bankrekeningnummer van de verantwoordelijke of de organisator; Æ aard van de manifestatie; Æ datum (data) van de ingebruikneming of het maximum aantal dagen van ingebruikneming voor de periode van ……………tot …………….; Æ bedrag van de betaalde premie en datum van de storting. De domeinverantwoordelijke zal op het overschrijvings- of stortingsformulier, bestemd voor Ethias, de datum van de verzending van de antwoordbrief vermelden. Opmerkingen: 1. bij de inschrijving op deze polissen worden er geen polissen of andere documenten naar de gebruikers opgestuurd; het stortings- of overschrijvingsformulier is het verzekeringsbewijs; 2. indien de gebruiker dit wenst, kan steeds een volledig exemplaar van de polissen nrs. 45.057.703 en 38.027.292 bij Ethias worden verkregen. Ethias heeft alle scholengroepen een beknopte verzekeringsnota betreffende “VERZEKERING DER BURGERLIJKE EN CONTRACTUELE AANSPRAKELIJKHEID EN TEGEN BRAND VAN DE ORGANISATORS VAN DIVERSE MANIFESTATIES IN DE SCHOLEN TOEBEHOREND AAN HET GEMEENSCHAPSONDERWIJS” gezonden samen met de te gebruiken antwoordbrief.

42

Financieel en Materieel beleid

Recommend Documents